ARCHIVO GENERAL

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE DOCUMENTOS

La implantación de un sistema de gestión documental es un paso decisivo de cualquier
organización dentro de su política de calidad y mejora continua: permite perfeccionar los
métodos de información de la institución, optimizando su gestión y la recuperación de la
información, y, por consiguiente, convertirse en una herramienta de apoyo a todas las
unidades para mejorar sus resultados.

La gestión integral de documentos es el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la

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concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas

administrativos y archivísticos necesarios, desde la creación o recepción de los
documentos en los Archivos de Gestión o de oficina hasta su destrucción o conservación
en el Archivo General, es decir, durante el ciclo de vida completo de los documentos.
Ctra. Sacramento La Cañada de San Urbano 04120 Almería Telf.: 950 014053 FAX: 950014054

El Sistema de Gestión Integral de Documentos tiene como finalidad tanto proporcionar

economía y eficacia a las unidades productoras, descargándolas lo antes posible de
aquella documentación que no precisan en el día a día de su gestión, como aplicar desde
el comienzo unas prácticas elementales de control, descripción y recuperación de los
documentos mediante la utilización de procedimientos normalizados.

El sistema ofrece soluciones organizativas que son coincidentes con las nuevas
tendencias de una Administración cada vez más eficiente y competitiva en la gestión de
sus recursos. En síntesis, se pueden destacar los objetivos siguientes:

• Permitir la consulta y recuperación rápida de los expedientes y documentos en

cualquier momento de su evolución o localización en las unidades administrativas,
docentes y centros de investigación.

• Asegurar el tratamiento uniforme de la documentación en distintos soportes y de

cualquier naturaleza (planos, carteles, fotografías, etc.).

• Identificar los documentos esenciales de la Universidad y determinar el tipo de

protección (duplicado, copia, digitalización, etc.).

• Gestionar los movimientos de fondos y las transferencias de documentos al Archivo

Administrativo, según aplicación de los criterios del calendario de conservación.

• Incorporar una regla de conservación o eliminación para cada serie documental, que
fija unos plazos de permanencia de la documentación en los distintos archivos hasta
su disposición final.

• Y, en general, agilizar todas las operaciones de archivo y rentabilizar los recursos de

información universitaria.

La función del Archivo General se concreta por tanto en tres grandes áreas de actividad: la
producción-recepción de los documentos, su conservación-eliminación y su utilización.
Por ello los principales componentes que integran el sistema de gestión documental de la
Universidad de Almería son:

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• Un sistema corporativo de clasificación de documentos, uniforme para toda la

documentación de la Universidad, cuya plasmación es el Cuadro de Clasificación.

• Un sistema corporativo de conservación y eliminación de documentos para establecer

su período de permanencia en cada fase de archivo y su destino final, que se
materializa en el Calendario de Conservación de documentos.

• Un sistema corporativo de descripción de documentos para recuperar y acceder a la

información en cualquier soporte y formato en que ésta se presente, que se concreta
en la elaboración de los instrumentos de descripción pertinentes (inventarios,
catálogos, etc.).
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