COMPROBANTES Y DOCUMENTOS FUENTE

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la

información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de
comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se
dividen en:

a) Documentos Justificativos: que son todas las disposiciones y documentos legales

que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar
que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.

b) Documentos Comprobatorios: son los documentos originales que generan y

amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

Los comprobantes más utilizados son:

 Comprobantes de Ingreso
 Comprobantes de Egreso
 Contratos
 Cheques
 Comprobantes de venta
 Facturas
 Letras de cambio
 Notas de débito
 Notas de crédito
 Pagarés
 Papeletas de depósito
 Planillas de aportes
 Recibos
 Roles de pago

IMPORTANCIA

Los documentos fuente revisten importancia porque son evidencia de las operaciones
de la empresa. Además, la obtención y conservación de los documentos fuente es
necesaria e importante porque:

 Permite el control de las operaciones efectuadas o practicadas por la entidad y

la comprobación de los asientos de contabilidad.
 Los documentos fuente forman parte de la primera fase del proceso contable
denominada captación de datos.
  Los auditores independientes y los organismos de fiscalización interna los
requieres para realizar su trabajo.
 Son requeridos por disposiciones legales. En ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea
sus derechos y obligaciones.
 Pueden ser útiles como elemento de prueba en casos de controversia para
demostrar la realización de los actos de comercio.

CLASIFICACIÓN

 Documentos negociables: son aquellos que completan la actividad económica

comercial, generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para garantizar una
obligación, financiar una obra. La redacción de estas está fija a ciertas formalidades
legales, las mismas que requieren de un estudio e interpretación cuidadosa. Los
documentos negociables son aquellos con los cuales se puede comprar o vender
cualquier bien y además pueden convertirse en efectivo en el momento de su
presentación. Los documentos negociables más utilizados son: cheque, letra de
cambio, pagaré, acciones de sociedad anónima, etc.
 Documentos no negociables: Son aquellos que se requieren para la buena
marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente; son
indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar los gastos,
de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes. Los documentos
no negociables más usados son: nota de crédito, nota de débito, recibo, vale de caja,
vale de pago, etc.

Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia

de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas
con tributos:

a) Facturas
b) Notas de ventas – RISE
c) Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras
e) Boletos o entradas a espectáculos

Son documentos complementarios a los comprobantes de venta, los siguientes:

a) Notas de crédito
b) Notas de débito
c) Guías de remisión
REQUISITOS

1. Número, día, mes y año de la autorización de impresión del documento otorgado

por el servicio de Rentas Internas.
2. Número de registro único de contribuyentes del emisor.
3. Apellidos y nombres, denominación o razón social del emisor, en forma completa
o abreviada conforme conste en el RUC. Adicionalmente podrá incluirse el
nombre comercial o de fantasía, si lo hubiere.
4. Denominación del documento. (Factura, nota de venta, liquidación de compra de
bienes y prestación de servicios).
5. Numeración de quince dígitos, que se distribuirá de la siguiente manera:
a) Los tres primeros dígitos corresponden al código del establecimiento
conforme consta en el RUC.
b) Separados por un guion, los siguientes tres dígitos corresponden al código
asignado por el contribuyente a cada punto de emisión dentro de un mismo
establecimiento.
c) Separado también por un guion, constara el numero secuencial de nueve
dígitos.
6. Dirección de la matriz y del establecimiento emisor cuando corresponda.
7. Fecha de caducidad del documento, expresada en día, mes y año, según la
autorización del SRI.
8. Numero de RUC, nombres y apellidos, denominación o razón social y número
de autorización otorgado por el SRI, del establecimiento gráfico que realizó la
impresión.
9. Los destinatarios de los ejemplares. El original del documento se entregará al
adquirente, debiendo constar la indicación de Adquirente, Comprador, Usuario o
cualquier leyenda que haga referencia al adquirente. Una copia la conservara el
emisor o vendedor, debiendo constar la identificación del Emisor, Vendedor o
cualquier leyenda que haga referencia al emisor.
10. Los contribuyentes designados por el SRI como especiales deberán imprimir en
los comprobantes de venta las palabras “contribuyente especial” y el número de
la resolución con la que fueron calificados.
11. Los contribuyentes que se inscriban en el régimen simplificado deberán imprimir
en los comprobantes de venta autorizados para este régimen la leyenda:
“contribuyente RISE o contribuyente régimen simplificado”.
12. Las personas naturales y las sucesiones indivisas, que, de conformidad con la
Ley de régimen tributario interno, y su reglamento de aplicación, estén obligados
 a llevar contabilidad deberán imprimir en los comprobantes de venta la frase:
“Obligados a llevar contabilidad”.

FACTURA

Es el documento que el vendedor entrega al comprador con el detalle de las

mercaderías vendidas o servicios prestados, indicando cantidad, especificaciones,
precio (unitario, total), condiciones de pago (crédito o contado), impuestos fiscales,
numero del RUC.

Importancia: es un documento de utilización diaria y permanente en los negocios, es

de carácter obligatorio por las transacciones que superan los 4,00 dolares. Se debe
emitir en original y 2 copias; en la factura se recopila información utilizada en los
registros contables. Por medio de la factura se pueden controlar el movimiento de la
mercadería, el valor unitario y total y el pago de impuestos fiscales.

Requisitos: Información no impresa sobre la transacción:

1. Identificación del adquirente con sus nombres y apellidos, denominación o razón

social y número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) o cédula de
identidad o pasaporte, cuando la transacción se realice con contribuyentes que
requieran sustentar costos y gastos, para efectos de la determinación del
impuesto a la renta o crédito tributario para el impuesto al valor agregado; caso
contrario, y si la transacción no supera los US $ 200 (doscientos dólares de los
Estados Unidos de América), podrá consignar la leyenda “CONSUMIDOR
FINAL”.
2. Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la
cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de bienes que están
identificados mediante códigos, número de serie o número de motor, deberá
consignarse obligatoriamente dicha información.En los casos en que se refiera
a envíos de divisas al exterior, se deberá indicar el valor transferido al exterior y
si la transacción se encuentra exenta del impuesto a la salida de divisas, junto
con la razón de exención.
3. Precio unitario de los bienes o precio del servicio.
4. Valor subtotal de la transacción, sin incluir impuestos.
5. Descuentos o bonificaciones.
6. Impuesto al valor agregado, señalando la tarifa respectiva.
7. En el caso de los servicios prestados por hoteles bares y restaurantes,
debidamente calificados, la propina establecida por el Decreto Supremo.
 8. En el caso de que se refiera a servicios para efectuar transferencias de divisas
al exterior, prestados por agentes de percepción del impuesto a la salida de
divisas, se consignará el impuesto a la salida de divisas percibido.
9. En el caso de las ventas efectuadas por los productores nacionales de bienes
gravados con el ICE, se consignará el impuesto a los consumos especiales por
separado.
10. Importe total de la transacción.
11. Signo y denominación de la moneda en la cual se efectúa la transacción,
únicamente en los casos en que se utilice una moneda diferente a la de curso
legal en el país.
12. Fecha de emisión.
13. Número de las guías de remisión, cuando corresponda.
14. Firma del adquirente del bien o servicio, como constancia de la entrega del
comprobante de venta.

Cada factura debe ser totalizada y cerrada individualmente, debiendo emitirse

conjuntamente el original y sus copias o, en el caso de utilización de sistemas
computarizados autorizados, de manera consecutiva. En el caso de facturas emitidas
por sistemas computarizados autorizados por el Servicio de Rentas Internas, que
tuvieran más de una página, deberá numerarse cada una de las páginas que comprende
la factura, especificando en cada página el número de la misma y el total de páginas
que conforman la factura.

REGLAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

 Claridad en la escritura: Todo documento se redactará con sencillez para

permitir la fácil lectura e interpretación de los términos y signos que en ella
aparezcan.
 Numeración: Todo documento debe numerarse previamente (numeración pre-
impresa), esta es una condición necesaria.
 Copias: Además del original que es para el cliente se debe agregar una o más
copias, de acuerdo a las necesidades de la empresa.
 Escritura de cantidades: Las cantidades totales que se refieren al valor de los
artículos se deben en números y letras.
 Subrayado: Los totales de las sumas en facturas, notas de débito y crédito,
papeletas de depósito, etc., deben subrayarse en dos líneas paralelas
horizontales.
  Espacios en blanco: los espacios en blanco que quedan después de la
escritura de las cantidades, deben llenarse utilizando líneas de tal manera que
no se pueda agregar nada.
 Rectificaciones: Cualquier error cometido, ya sea en el nombre o en la cantidad
no se corrige borrando, se anula el documento y se procede a elaborar uno
nuevo.

CHEQUE

Es el medio de pago escrito mediante el cual una persona llamada girador, con cargo a
los depósitos que mantenga en una cuenta de la que es titular en una entidad financiera,
ordena a dicha entidad, denominada girado, que pague una determinada cantidad de
dinero a otra persona llamada beneficiario. El cheque librado, de acuerdo con lo
dispuesto en el cóigo orgánico monetario y financiero, tiene valor probatorio.

El cheque es la orden incondicional de pago por medio del cual el girador dispone al
girado el pago de una determinada suma de dinero a un beneficiario.

Personas que intervienen:

 Girador: persona que ordena el pago a la institución de crédito.

 Girado: Institución de crédito que tiene la obligación de pagar al momento de
presentar el cheque.
 Beneficiario: quien cobra el cheque.

Multa

Establece una multa a cargo del girador igual al 10% del valor cheque protestado por
falta o insuficiencia de fondos, que será debitada directamente de su cuenta corriente.

LETRA DE CAMBIO

Es una orden de pago que da el acreedor a su deudor para que pague en determinado
tiempo y lugar, el valor que se indica en el documento.

Importancia: La letra de cambio es de gran importancia en los negocios cuya actividad

económica consiste en comercializar mercaderías, y en la mayoría de los casos las
mercaderías se las vende a crédito, este documento garantiza el pago de cierta cantidad
de dinero por parte del cliente que compró mercadería a crédito.

Personas que intervienen:

 Girador: Es la persona que ordena pagar o el acreedor.

  Girado: Es la persona a quien va dirigida la letra y que es la que debe pagar.
 Tenedor: Es la persona que cobra la letra, la que tiene en su poder la letra.
 Garante: O aval, se constituye solidariamente responsable con el deudor.

Términos que se utilizan en relación con la Letra de Cambio:

 Principal: Es la suma que se presta excluyendo el interés.

 Valor de vencimiento: Es la suma del principal más el interés, es la suma total
que se debe pagar, también se denomina monto.
 Tipo de Interés: Es el porcentaje que se especifica para el pago de interés, este
porcentaje siempre es anual.
 Fecha de vencimiento: Es la fecha en la cual se debe pagar la letra.
 Fecha de la letra: Es la fecha en la que se gira la letra.
 Tiempo de la letra: Es el número de días o meses comprendidos desde la fecha
en la cual se expide la letra, hasta su vencimiento.

Requisitos:

 La denominación de letra de cambio inserta en el mismo título expresada en el

idioma empleado para su redacción.
 El mandato puro y simple de pagar una suma determinada en pesetas o moneda
extranjera convertible admitida a cotización oficial.
 El nombre de la persona que ha de pagar, denominada librado.
 La indicación del vencimiento.
 El lugar en que se ha de efectuar el pago.
 El nombre de la persona a quien se ha de hacer el pago o a cuya orden se ha
de efectuar.
 La fecha y el lugar en que la letra se libra.
 La firma del que emita la letra, denominada librador.

El endoso de la letra de cambio

La letra de cambio, aunque no esté expresamente librada a la orden, será transmisible

por endoso. Cuando el librador haya escrito en la letra de cambio las palabras “no a la
orden”, o una expresión equivalente, el título no será transmisible, sino en la forma y con
los efectos de una cesión ordinaria.

El endoso podrá hacerse incluso a favor del librado, haya aceptado o no, del librador o
de cualquier otra persona obligada en la letra. Todas estas personas podrán endosarla
de nuevo.
Efectos del endoso:

 El endoso transmite todos los derechos resultantes de la letra de cambio.

 El endosante, salvo cláusula en contrario, garantiza la aceptación y el pago
frente a los tenedores posteriores.
 El endosante puede prohibir un nuevo endoso.
 En este caso, no responderá frente a las personas a quienes ulteriormente se
endosare la letra.
 Cuando el endose contenga la mención “valor al cobro”, “para cobranza”, “por
poder”, o cualquier otra que indique un simple mandato, el tenedor podrá ejercer
todos los derechos derivados de la letra de cambio, pero no podrá endosar ésta
sino a título de comisión de cobranza.

La aceptación de la letra de cambio:

En toda letra de cambio el librador podrá establecer que habrá de presentarse a la

aceptación, fijando o no un plazo para ello. Todo endosante podrá establecer que la
letra deberá presentarse a la aceptación fijando o no un plazo para ello, salvo que el
librador haya prohibido la aceptación.

La aceptación se escribirá en la letra de cambio. Se expresará mediante la palabra

“acepto” o cualquier otra equivalente, e irá firmada por el librado.

La simple firma de éste puesta en el anverso de la letra equivale a la aceptación.

PAGARÉ

Es una promesa escrita de pagar cierta cantidad de dinero a una persona determinada
en el documento, o a su orden, o al tenedor del documento, en una fecha determinada.
Cuando en el pagaré se especifica un tanto por ciento de interés, éste es sobre el valor
nominal y el mismo se paga desde la fecha en que se expide el pagaré hasta su
vencimiento. Por lo tanto, lo que el deudor debe cancelar cuando se venza el documento
es el capital más el interés.

Importancia: Es importantes por cuanto garantiza el cumplimiento del pago por parte
del deudor, así mismo, facilita los actos de comercio que se realizan en la sociedad.

Personas que intervienen:

1. Beneficiario: Es la persona a la que se le debe un determinado valor.

2. Deudor: Es la persona que, con su firma, acepta el documento y está obligada
a cancelarlo a su vencimiento.
 3. Garante: Es la persona que abaliza el pago que tiene que hacer el deudor.

Requisitos

 La denominación de pagaré inserta en el texto mismo del título y expresada en

el idioma empleado para la redacción de dicho título.
 La promesa pura y simple de pagar una cantidad determinada en euros o
moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial.
 La indicación del vencimiento.
 El lugar en que el pago haya de efectuarse.
 El nombre de la persona a quién haya de hacerse el pago o a cuya orden se
haya de efectuar.
 La fecha y el lugar en que se firme el pagaré.
 La firma del que emite el título, denominado firmante.

El título que carezca de alguno de los requisitos que se indican en el apartado anterior
no se considerará pagaré, salvo en los casos siguientes:

 El pagaré cuyo vencimiento no esté indicado se considerará pagadero a la vista.

 A falta de indicación especial, el lugar de emisión del título se considerará como
lugar de pago y, al mismo tiempo, como lugar del domicilio del firmante.
 El pagaré que no indique el lugar de su emisión se considerará firmado en el
lugar que figure junto al nombre del firmante.

NÓMINAS: Es una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se

les va a remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrono. Es el instrumento
que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los
trabajadores, así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la
empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato de trabajo,

en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración

FORMULARIOS
 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
- Formulario 104: Formato de declaración del impuesto al valor agregado
- Formulario 100: Declaración informativa para casinos, casas de apuesta y
juegos mecánicos y electrónicos.
 - Formulario 104A: Formato de declaración del impuesto al valor agregado
para personas naturales y sucesiones indivisas que no actúan en calidad de
agente de retención y que no realizan actividades de comercio exterior.
 FORMULARIOS MÚLTIPLE DE DECLARACIONES
- Formulario 120: Para contribuyentes
 IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES
- Formulario 105: Formato de declaración del Impuesto a los consumos
especiales
 IMPUESTO A LA RENTA
- Formulario 101: Formato de declaración del impuesto a la renta y
presentación de balances formulario único sociedades y establecimientos
permanentes, vigente desde el 30/03/2018.
- Formulario 102: Formato de declaración del impuesto a la renta personas
naturales y sucesiones indivisas obligadas a llevar contabilidad.
- Formulario 102A: Formato de declaración del impuesto a la renta personas
naturales y sucesiones indivisas obligadas a no llevar contabilidad.
- Formulario 103: Formato de declaración de retenciones en la fuente del
impuesto a la renta.
- Formulario 107A: Comprobante de retención de la contribución solidaria
sobre las remuneraciones.
- Formulario 107: Formato de comprobante de retenciones en la fuente del
impuesto a la renta por ingresos del trabajo en relación de dependencia.
- Formulario 108: Formato de declaración del impuesto a la renta sobre
ingresos provenientes de herencias, legados y donaciones.
- Formulario 115: Formato del formulario para el anticipo de impuesto a la
renta.
- Formulario 116: Formato del formulario para la declaración y pago del
anticipo del impuesto a la renta espectáculos públicos.
- Formulario 119: Formato del formulario para la declaración de ganancias de
capital.
- Formulario 122: Formato del formulario del impuesto a la renta para
organizaciones de la economía popular y solidaria (Régimen Simplificado).
 GASTOS PERSONALES
- Formulario de proyección de gastos personales SRI – GP –
CONTINENTE: Declaración de gastos personales a ser utilizados por el
empleador en el caso de ingresos en relación de dependencia.
 - Formulario de proyección de gastos personales SRI – GP –
GALÁPAGOS: Declaración de gastos personales a ser utilizados por el
empleador en el caso de ingresos en relación de dependencia.
 MÚLTIPLE DE PAGOS
- Formulario 106: Formato del formulario múltiple de pagos.
 IMPUESTO A LOS ACTIVOS EN EL EXTERIOR
- Formulario 110: Formato de declaración del impuesto a los activos en el
exterior.
 IMPUESTO A LAS TIERRAS RURALES
- Formulario 111: Formato de declaración del impuesto a las tierras rurales.
 REGALÍAS A LA ACTIVIDAD MINERA
- Formulario 113: Formato de declaración de regalías a la actividad minera.
 PATENTES DE CONSERVACIÓN MINERA
- Formulario 117: Formato de declaración de patentes de conservación
minera.
 CONTRIBUCIÓN DESTINADA AL FINANCIAMIENTO DE LA ATENCIÓN
INTEGRAL DEL CÁNCER
- Formulario 118: Formato de declaración de la contribución destinada al
financiamiento de la atención integral del cáncer.
 CONTRIBUCION DE UNO POR MIL SOBRE EL VALOR AGREGAGO DE LOS
ACTIVOS FIJOS
- Formulario 106: Contribuyentes de Turismo.
 IMPUESTO A LOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS
- Formularios 112: Formato de declaración del impuesto a los ingresos
extraordinarios.

COMENTARIO

Los documentos fuente son importantes en contabilidad ya que es un escrito de carácter

administrativo, que sirve como instrumento físico, el cual expide o recibe como soporte
para comprobar, acreditar, controlar o hacer contar las operaciones comerciales en
términos monetarios, efectuado por las entidades comerciales reconocidas.

BIBLIOGRAFÍA

Recopilado de : https://www.mindomo.com/es/mindmap/documentos-fuente-de-las-
empresas-comerciales-y-de-servicios-7d224fac2279401ab7ec32483aaa3f60

Recopilado de : http://www.sri.gob.ec/web/guest/formularios-e-instructivos