LOS INVENTARIOS Y SU ADMINISTRACIÓN

Desde el punto de vista de la administración logística, se define como ´´INVENTARIOS´´

a la cantidad de cada artículo que se guarda en las bodegas o almacenes y que la
empresa requiere para sus operaciones. Estos inventarios pueden ser materias primas,
artículos de consumo, semi acabados, partes y piezas, accesorios, herramientas,
productos terminados, productos en proceso o artículos para embalajes es decir todo
aquello que una empresa necesita para funcionar y que por lo tano hay que mantener
en niveles a adecuados, renovándolos oportunamente y controlándolos cada uno de
ellos.

La necesidad de administrar inventarios surge de lo expresado como única forma de

lograr la continuidad mencionada, de manera de facilitar el planeamiento y el control
de las existencias, para contar con niveles óptimos que ayuden hacer más eficiente a la
producción y a las ventas, y que al mismo tiempo reduzca los costos en que la empresa
incurre por tener inventarios y por renovarlos.

Generalmente, la administración de los inventarios fue considerada como un proceso

intuitivo en el cual se conjugaba la experiencia de los usuarios y almaceneros.

EL RPOBLEMA INVENTARIOS

Surge el problema de contar con inventarios para su funcionamiento y de disponer del

espacio suficiente para guardarlos en condiciones de ser utilizados en su entrega. Surge
el problema, pero son pocas las empresas que piensan en su solución y, más bien, dejan
está a la imprevisión cuando las circunstancias exigen que se tomen una decisión al
respecto. en cualquier de estos casos la falta de planteamiento origina desorganización
y da lugar al denominado PROBLEMA ALMACENES- INVENTARIOS, el cual aumenta y se
hace mas complejo, desde que el funcionamiento de la empresa obliga a la adquisición
y renovación de existencias. Este problema seguirá agravándose conforme crezca la
organización.

De esta manera el problema de contar con inventarios y su riesgo inherente, se ha

minimizado, reduciendo absorbencias y roturas se stock; disminuyendo las fricciones y
los enfrentamientos entre la logística uy las dependencias usuarias y proporcionando un
mejor servicio.

LA FUNCIÓN DE LOS INVENTARIOS

‘’los inventarios, desde el punto de vista panorámico de la industria, son muy parecidos
a la suspensión de un vínculo. Las vejaciones de la demanda son absorbidas por los
inventarios en la misma forma en que la suspensión del vínculo absorbe las
irregularidades de la carretera, sin los inventarios el proceso de la producción tendría
que responder directamente a la demanda para evitar la perdida de los clientes.

Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor
programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la
línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de
producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo,
de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el
subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar
problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata
de una política bien pensada, está bien; sin embargo, frecuentemente resulta ser un
camino fácil para obviar una tarea difícil.

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Dichas bases se refieren a objetivos, políticas; planes y normas, sistemas y

procedimientos, responsabilidades y comunicaciones; las cuales se consideran en
proporciona la importancia del planeamiento de la producción y la política de
inventarios que se aplique en las operaciones de la empresa.

1. Objetivos:

La definición de objetivos en una empresa y su constante revisión para actualizarlos, en

función de las variaciones que la realidad produce en ellos durante el desarrollo de sus
actividades, constituye una base administrativa que debe observarse y aplicarse de
acuerdo con la realidad de cada empresa.

Sin embargo, y como ilustración se citará a continuación algunos objetivos o metas que
puedan encontrarse en muchas empresas.

1.1. Minimizar la inversión en inventarios de acuerdo con las necesidades de

producción.
1.2. Evitar las demoras y paralizaciones de producción.
1.3. Mantener el nivel de productos terminados.
1.4. Evitar los artículos sin movimiento.
1.5. Revisar continuamente los inventarios.
1.6. Establecer control en los almacenes.
1.7. Estar alerta ante los cambios en la demanda.
1.8. Controlar las ventas no efectuadas por falta de stocks.
2. Políticas

E l establecimiento de políticas a las que deben sujetarse las dependencias constituye

una de las bases de la previsión, y en la administración de inventarios es importantísimo
definir qué política se desea aplicar, pues la previsión es básica para contar con los
materiales oportunamente. Aunque a continuación se mencionan algunas que son
comunes a varias empresas:

2.1. Establecer límites en la renovación de los inventarios

2.2. Establecer los niveles de inventario que deben almacenarse.
2.3. Definir niveles de existencia en los productos estacionales o de moda.
2.4. Determinar la forma de almacenaje y los niveles de inventario en los casos de
cadenas nacionales de distribución.
2.5. Establecer límites de adquisición de acuerdo con las posibilidades económicas de la
empresa.
2.6. Diseñar el sistema de almacenaje.
2.7. Diseñar el sistema de control de inventarios.

3. Planes y normas

El planeamiento de las operaciones puede ser a corto, mediano o largo plazo y por lo
tanto los planes sobre inventarios, su control y su renovación deben tener la misma
amplitud ya que se trata de abastecerse de materiales para satisfacer los planes
operativos de la empresa; para ocupar personal y utilizar los equipos y maquinarias en
épocas de baja producción, etc.

Las normas que hay que establecer en relación con los planes que se preparen,
generalmente incidirán sobre:

 Niveles de existencias
 Periodicidad de compras para cada producto (renovación)
 Posibilidades económicas para la adquisición de los materiales.
 Costos logísticos.
 Rotación de inventarios.
 Catalogación de materiales
 Amplitud de las variaciones de inventarios.

Entre otros muchos aspectos que, dependiendo de la empresa, se tengan que

establecer como resultado del análisis de los inventarios, las necesidades, la
demanda, etc.

4. Sistemas y procedimientos

Toda dependencia deberá establecer los sistemas y procedimientos para:

  Controlar los inventarios y renovarlos adecuadamente, estableciendo el sistema
a emplear para el control y el procedimiento a seguir para la renovación.
 Seguimiento de materiales de importación y nacionales
 Ordenes especiales.
 Ingresos y salidas de almacén
 Registros estadísticos de inventarios
 Lotes económicos
 Calculo de costos lógicos.

5.Responsabilidad

El que administra inventarios podrá autorizar al personal como, por ejemplo:

 Requisiciones
 Adquisición de materiales
 Registro de existencias
 Estadística y cálculos de punto de pedido, máximo, mínimo, cantidad económica,
etc.
 Decisión sobre cuanto renovar.
 Control de los sistemas.

6.Comunicaciones

La comunicación entre los elementos relacionados con la administración de inventarios

es muy importante, como uno de los medios de lograr la coordinación en la actuación
de todos los elementos o dependencias de la empresa. Por ello es necesario establecer
un sistema flexible de comunicaciones que permita informar y estar informado sobre las
necesidades de los usuarios y como se está actuando para satisfacerla.

QUISPE DIAZ MARIA MARIBEL