ANEXO 01

GLOSARIO DE PREGUNTAS

PARA CONOCER

EL ESTADO ACTUAL

DEL AREA DE MANTENIMIENTO

Empresa : ......................................................................................

Area : ......................................................................................
 2

Responsable : ......................................................................................

Fecha : __/___/___
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INDICE
1. ORGANIZACIÓN
2. PERSONAL
3. INFRAESTRUCTURA
4. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

4.1. Generales
4.2. Actividades de Mantenimiento
4.3. Planes de trabajo
4.4. Manual de Procedimientos
4.5. Cuaderno diario de ocurrencias
4.6. Centros de Costos

5. INFORMACIÓN TÉCNICA
5.1. Generales
5.2. Identificación y codificación
5.3. Fichas Técnicas
5.4. Criticidad de equipos
5.5. Repuestos y componentes

6. EQUIPOS
7. PLANIFICACION Y PROGRAMACION

7.1. Procedimiento de Planificación.

7.3. Sobre la Planificación de la Mano de Obra.
7.4. En la Planificación de Materiales.
7.5. Trabajos Pre-Planificado.
7.6. En la Planificación del tiempo.
7.7. Procedimiento de Programación.
7.8. Programación de la Mano de Obra.
7.9. Programación del Material.
7.10. Programación de Equipo de Apoyo.

8. SISTEMA DE ORDENES DE TRABAJO.

9. ACTIVIDADES PREVENTIVAS DE INSPECCION, REPARACION Y

ACTIVIDADES PREDICTIVAS
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10. INFORMES DE GESTION Y CONTROL

10.1. Generales.
10.2. Calidad de Informe.
10.3. Revisión.
10.4. Análisis.
10.5. Decisiones.

11. RELACION CON EL AREA LOGISTICA

11.1. Almacenes
11.2. Compras.
2.1.1. Requisiciones de compra.

12. RELACION CON EL AREA DE OPERACIONES.

13. TRABAJOS CON TERCEROS.

14. POLITICAS DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

“Las respuestas del siguiente cuestionario serán

verificadas in situ, vía documentos y/o constancia física”
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1. ORGANIZACIÓN:
1.1. ¿Defina los objetivos más importantes de su Unidad de mantenimiento?
1.2. ¿Quiénes son sus clientes internos y externos a los que brinda un servicio o
producto?
1.3. ¿Cuales son los productos y servicios que su área desarrolla o produce, Indique para
cada producto/servicio un atributo que su cliente valore como por ejemplo: Oportuno,
confiable, limpio, ordenado, eficiente, disponible, etc..?
1.4. Favor de proporcionarnos un Organigrama del Area. Indicar las funciones generales
y la cantidad de personal propio y contratado según su categoría.
1.5. ¿Para casos de emergencia existe un plan que contemple los recursos humanos y
materiales necesarios?
1.6. ¿Cuál es el respaldo administrativo que apoya a la gestión de mantenimiento?.
Detallar.

2. PERSONAL:

2.1. Favor de proporcionarnos un Listado del Personal estable y contratado. Indicar sus
nombres, edades, especialidades, funciones y ubicación dentro del organigrama.
2.2. ¿Cuantos y cuales son los turnos de trabajo?
2.3. ¿Cómo administra las horas extras?
2.4. ¿Se incentiva al personal con premios por metas de productividad?

3. INFRAESTRUCTURA:

3.1. Indicar los talleres centrales o zonales donde se realiza el mantenimiento, así como
la distancia a la que se encuentran o el tiempo de recorrido desde el área productiva.
3.2. Favor de proporcionarnos un listado de las maquinas, herramientas y/o instrumentos
más relevantes en cada taller.
3.3. ¿Cuáles son los servicios y/o fabricaciones más relevantes en cada taller?.
3.4. ¿Los talleres son propios o de terceros? . Si es de terceros ¿Cuál es el tipo de
convenio?. Detalle.

4. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO:

4.1. Generales

4.1.1. Elabore una lista de sus actividades administrativas y operativas de

mantenimiento, con una breve descripción, indique, si son procesos normados
o informales?
4.1.2. ¿Como se realiza la planificación, indicar que se planifica (Materiales,
repuestos, planes de trabajo, herramientas, personal, tiempo, etc.), especifique
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sí esta función es normalizada o informal y sí esta integrada a otras funciones

así como quien la realiza (Jefe, supervisor, planificador, etc.)

4.2. Actividades de Mantenimiento

4.2.1. Definir y explicar en términos generales que labores de mantenimiento

preventivo (limpieza, inspección, lubricación, ajuste/regulación, reparación
preventiva), son planificadas y/o programadas?
4.2.1. Existen formatos y procedimientos para estas labores?
4.2.2. ¿Estos formatos incluyen datos de especialidad del trabajo, tipo de Labor, la
prioridad, frecuencia, etc.?

4.3. Planes de trabajo

4.3.1. Están clasificadas aquellas bajo criterio de criticidad, complejidad,

importancia y respetabilidad? Sí ( ) No ( )
4.3.2. Requiere el desarrollo de un plan de trabajo? Sí ( ) No ( )
4.3.3. Tiene Información técnica necesaria para hacer un buen trabajo? Explique

4.4. Manual de Procedimientos

4.4.1. Existen para el Taller o Departamento? Sí ( ) No ( )

4.4.2. Existen para trabajos principales? Sí ( ) No ( )
4.4.3. Permiten mejorar la calidad del mantenimiento? Explicar

4.5. Cuaderno diario de ocurrencias

4.5.1. Existe para cada especialidad? Sí ( ) No ( )

4.5.2. Se Usa? Sí ( ) No ( )
4.5.3. Esta al día? Sí ( ) No ( )
4.5.4. Usa sistema computarizado? explique

4.6. Centros de Costos

4.6.1. Indicar tipos de presupuestos que maneja, Explicar

4.6.2. Lleva control sobre la variación del presupuesto por numero de cuenta y por
centro de costo? Explicar
4.6.3. Cuenta con Centros de costos donde se realiza labor de Mantenimiento?
Sí ( ) No ( )
4.6.4. Permiten costeo por labor, Area, maquinas y etc. ? Explicar

5. INFORMACIÓN TÉCNICA:
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5.1. Generales

5.1.1. Hacer una relación de Equipos y/o Instalaciones, más importantes a las que
se brinda mantenimiento
5.1.2. Están los Activos / Equipos numerados Sí ( ) No ( )
5.1.3. Esta Normada con códigos y funcionamiento Sí ( ) No ( )
5.1.4. Esta Ingresado a un sistema Informático Sí ( ) No ( )
Esta documentación es : ( ) Completa ( ) Parcial

5.2. Identificación y codificación

5.2.1. Indique sí Existen estándares de codificación de Ubicaciones de Planta, Areas,

Sistemas, Maquinas y Equipos:
Si ( ) Normada ()
Informal ( )
No ( )

5.2.2. Indique donde se realizan los trabajos de Mantenimiento? Explique.

5.2.3. Han sido ingresado a un sistema informático para su manejo? Sí ( ) No ( )
5.2.4. Los listados están respaldados con sus respectivos esquemas de Ubicación en
donde aparece el Código? Explique.
5.2.5. Son usados en forma genérica por el personal? Explique.

5.3. Fichas Técnicas

5.3.1. Cuenta con Fichas Técnicas: Maquinas, Equipos, etc. Si ( ) No ( )

5.3.2. Esta Normada con formatos, códigos y procedimientos Sí ( ) No ( )
5.3.3. Esta Ingresado a un sistema Informático Sí ( ) No ( )
5.3.4. La documentación es ( ) Completa ( ) Parcial
5.3.5. Cuenta con valores de funcionamiento (características técnicas, funcionales
y operacionales) y explicaciones complementarias Sí ( ) No( )

5.4. Criticidad de equipos

5.4.1. Existe un Sistema de Criticidad Sí ( ) No ( )

5.4.2. Se ha realizado un análisis de criticidad a cada equipo? Sí ( ) No ( )
5.4.3. Cuenta con códigos de criticidad ? Sí ( ) No ( )
5.4.4. Han sido ingresado a un sistema informático para su manejo ? Explique
5.4.5. Se usa este atributo ? Sí ( ) No ( )

5.5. Repuestos y componentes

5.5.1. Existe listado de partes de repuestos, componentes y subcomponentes

Sí ( ) No ( )
5.5.2. Se cuenta con listado de repuestos y componentes, desarrollados para cada
tipo de mantenimiento formalmente? Sí ( ) No ( )
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5.5.3. Esta Normada con formatos, códigos Sí ( ) No ( )

5.5.4. Esta Ingresado a un sistema Informático Sí ( ) No ( )
5.5.5. La documentación es : ( ) Completa ( ) Parcial
5.5.6. Hace seguimiento a los componentes, sub componentes y/o repuestos
Sí ( ) No ( )

6. EQUIPOS;
6.1. ¿Tiene el historial de mantenimiento de los equipos?
6.2. ¿Tiene el historial de costos de los equipos?
6.3. ¿Puede indicarnos el costo de mantenimiento por hora o TON o pies perforados
de los equipos ?

7. PLANIFICACION Y PROGRAMACION:

7.1. Procedimiento de Planificación

7.1.1. Existe normativa definida del procedimiento de Planificación ? Sí ( ) No ( )

7.1.2. Se Planifica para realizar trabajos ? ( ) Preventivo
( ) Correctivo
7.1.3. De donde llega la Información ?
7.1.4. Quien la realiza el Plan de Trabajo
7.1.5. Se aplica la planificación normada ? Explique
7.1.6. Los procedimientos cuentan con diagrama de flujos ? Sí ( ) No ( )
7.1.7. El plan responde a preguntas de información desde la recepción de la
necesidad de realizar la labor : definir que, para que y como realizarla?
Sí ( ) No ( )
7.1.8. El plan responde con información de que repuestos, materiales, herramientas,
personal y tiempo asignados ? Sí ( ) No ( )

7.2. Sobre la Planificación de la Mano de Obra

7.2.1. Se puede saber donde esta y estará el personal ? Sí ( )

No ( )
7.2.2. Con que adelanto de Tiempo ? Sí ( ) No ( )
7.2.3. Es función separada o integrada con algún sistema ? Explique

7.3. En la Planificación de Materiales

7.3.1. Existe sistema para saber con anticipación, stocks de materiales ?

Sí ( ) No ( )
7.3.2. Es Función separada o integrada ? Explique Sí ( ) No ( )

7.4. Trabajos Pre-Planificado :

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7.4.1. Existe información previa que permita planificar ? Si ( ) No ( )

7.4.2. Cuantos han sido pre-planificados ?

7.5. En la Planificación del tiempo :

7.5.1. Existe asignación de tiempo de la labor formal o Informal ? Sí ( ) No ( )

7.5.2. Cómo se asigna el tiempo a cada labor ? Explicar.
7.5.3. Se utiliza estimaciones ( x División de Trabajo ) ( ) Diario
( ) Inspección
( ) Histórica
( ) Otro
7.5.4. Se Usa experiencia anterior ? Explicar
7.5.5. Se usa Normas de Tiempo de Gestión ? Explicar

7.6. Procedimiento de Programación

7.6.1 Cuándo se realiza la labor ? Explique.

7.6.2 Los repuestos, Materiales y herramientas están separadas o Integrada ?
explique.
7.6.3 Existe normativa definida del procedimiento de la programación ? explique.
7.6.4 El procedimiento tiene diagrama de flujo ? Sí ( )
No ( )
7.6.5 Sé Programa Preventivo y Correctivo? Sí ( ) No ( )
7.6.6 Se Planifica y Programa en forma integra? Explicar.
7.6.7 Se Aplica la programación normada ? Explicar.

7.7. Programación de la Mano de Obra

7.7.1 Existe como función definida, separada o integrada ? explique.

7.7.2 Cómo Asigna y verifica labor ? Explique.
7.7.3 Existe un control de la fecha de la programación ? Explique.

7.8. Programación del Material

7.8.1 Existe como función definida, separada o Integrada ? Explique.

7.8.2 Como es Asignado y verificado la programación del material? Explique.
7.8.3 Existe un control de fechas predefinido ? Explique

7.9 Programación de Equipo de Apoyo :

7.9.1 Como es Asignado y verificado la programación del equipo de apoyo? Explique.

8. SISTEMA DE ORDENES DE TRABAJO:

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8.1. Existe la solicitud de trabajo como sistema formal de uso por el área operativa?
8.2. La solicitud de trabajo ayuda en la elaboración de la orden o es un simple aviso.
8.3. La solicitud de trabajo está normalizada con un formato, código y datos necesarios
para un buen sistema de información y coordinación?
8.4. La solicitud de trabajo se usa en un sistema informático?
8.5. Explique como la Orden de Trabajo se usa para el control de labores de
mantenimiento?
8.6. Permite la orden un control eficiente de la labor y una retroalimentacion de
información?
8.7. La O.T. se usa en un sistema informático.
8.8. Con respecto a la O.T., que % de la labor total lo usa y que % es preventivo?
8.9. Existen Procedimientos desde la solicitud de trabajo hasta su conclusión e ingreso
al Sistema de información?. Detalle.
8.10. Están relacionados con los procedimientos de planificación y programación?
8.11. Existe un Sistema o codificación de prioridades de trabajo? ¿ Se usa formalmente
o informalmente?
8.12. Las Ordenes de Trabajo concluidas son archivadas o ingresadas a un sistema
informático?
8.13. Se utilizan como historial para costos o documentos, explique?
8.14. Existen procedimientos ante las emergencias, estos son normados o informales y
una vez realizada la emergencia se regulariza la orden de trabajo?
8.15. Quién se hace responsable por la calidad de trabajo efectuado?
8.16. Existe procedimiento de entrega de maquina mantenida o reparada?
8.17. Se contabilizan horas-hombre realizadas y anotadas en las OTs?
8.18. Existen informes que permiten evaluar los tiempos realizados sobre los
programados.
8.19. Se cruza la información de tiempos en las O/T s con el área, con la maquina, con
el tipo de mantenimiento, con la especialidad?
8.20. Existe informe del uso de tiempo en las OTs con una frecuencia establecida?
8.21. Existen informes sobre retrasos de las Ordenes de Trabajo donde se les identifica,
se establece la calidad de desarrollo del trabajo y la frecuencia con que se
presentan?
8.22. Que porcentaje del trabajo total se asigna al
Trabajo proyectado en la planificación : _______ _______%
Trabajo no proyectado : _______ _______%
Emergencias : _______ ________%
8.23. El trabajo planificado se modifica, porque y en que porcentaje?
8.24. Quién determina la asignación de personal y cuadrillas, existen pautas
normativas?
8.25. Que nivel de supervisión se realiza?
8.26. Se revisa que porcentaje de los trabajos en curso, explicar?
8.27. Se realizan trabajos de diferentes especialidades en conjunto, hay coordinación?

9. ACTIVIDADES PREVENTIVAS, DE INSPECCION, REPARACION,

ACTIVIDADES PREDICTIVAS:
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9.1. Existe una filosofía o compromiso de tratamiento de las labores preventivas?

9.2. Se tiene una separación de funciones de las labores preventivas de otras. ?
Explique.
9.3. Existen puestos definidos de labores preventivas? ¿ Esto implica tener
supervisión dedicada?
9.4. Están definidos los inspectores y la inspección Existe como función separada o
integrada?
9.5. Hay coordinación para inspección de diferentes especialidades en las labores
preventivas?
9.6. Existe inspección predictiva?
9.7. Que equipos e instrumentos se usan en la inspección predictiva?
9.8. Existen Rutas definidas de labores preventivas?
9.9. Las Rutas se cumplen de acuerdo a un programa?
9.10. Las Rutas que porcentaje de aplicación tiene sobre el total de labores preventivas
y cuales su eficiencia de realización?
9.11. Que porcentaje de Ordenes de trabajo se generan del total?
O/T s de labores preventivas …................…....(%)
O/T s de labores correctivas …................…....(%)
O/T s de labores predictivas …................…....(%)
9.12. Se colocan etiquetas o rótulos que indiquen las labores preventivas programadas
y/o realizadas en los equipos indicando el problema o Numero de O.T.?
9.13. Los Históricos de trabajos realizados se ingresan a un Sistema Informático?
9.14. Cuentan con políticas de mantenimiento basado en la condición?
9.15. Qué tipo de estrategia tiene para la ejecución del Mantenimiento Predictivo?
9.16. Qué tipos de equipos están siendo sometidos a Mantenimiento Predictivo?
9.17. Qué porcentaje del total de equipos se están monitoreando?
9.18. Qué condiciones monitorean a través del Mantenimiento Predictivo?
9.19. Con que regularidad se realiza el monitoreo de cada una de las condiciones
por grupo de equipos?
9.20. El mantenimiento Predictivo es realizado por un externo?
En caso de ser negativa la respuesta anterior:
9.21. Se cuenta con instrumentación y software propio de Mantenimiento
Predictivo?
9.22. Con qué cantidad de personal se cuenta para llevar adelante este proceso?
9.23. El personal que realiza esta labor esta convenientemente capacitada?
9.24. Se lleva un registro grafico de las tendencias de las mediciones, existe un
historial de estas?
9.25. Los resultados del monitoreo del desempeño son un indicador del éxito
logrado por el departamento de Mantenimiento?

10. INFORMES DE GESTION Y CONTROL:

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10.1. Generales
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10.1.1. Cuantos informes se presentan ?

10.1.2. Que Tipo de Informes ? Explique.
10.1.3. Con qué Frecuencia ? Explique.

10.2. Calidad de Informe

10.2.1. Cuál es la calidad de los informes ? ( ) Bueno ( ) Regular ( )

Malos
10.2.2. Son actuales con datos recientes ? ( ) Siempre ( ) No siempre
10.2.3. Los datos son validos? ( ) Reales ( ) Estimados ( ) Ambos
10.2.4. Son distribuidos a tiempo ? ( ) Siempre ( ) No siempre

10.3. Revisión

10.3.1. Quién revisa los informes ?

( ) Superintendecia General
( ) Jefe de Planta
( ) Otros

10.4. Análisis

10.4.1. Quiénes discuten los informes ?

( ) Superintendencia General
( ) Jefe de Planta
( ) Otros
10.5. Decisiones

10.5.1. La gerencia basa sus decisiones en los informes de control para dotación del
personal por área ?
10.5.2. Las Horas Extras ?
10.5.3. Trabajo de contrata ?
10.5.4. Otros tipos de decisiones, Explicar

11. RELACION CON EL AREA LOGISTICA:

11.1. Almacenes

1.1.. Que tipos de almacén tiene ?

2.1.. Cuantos tienen ?
3.1.. Cuantos artículos tiene por cada almacén?
4.1.. Que tipo de artículos tiene?
5.1.. Cuantos artículos inventariados maneja?
6.1.. Cuantos artículos no-inventariados maneja?
7.1.. Cuál es el valor del inventario?
8.1.. Cuánto gasta mensualmente en refacciones y materiales ? ...........………
9.1.. Cuál es el valor del material no – inventariado?
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10.1.. Que porcentaje (% ) de inventario inactivo tiene?

11.1.. Que % de requisiciones no puede surtir por falta de Existencias en almacén.
12.1.. Cómo controla las transacciones a la O.T. ? Explicar.
13.1.. Cuenta con devoluciones de mantenimiento al almacén.
14.1.. Cuantos inventarios físicos realiza al año?
15.1.. Que frecuencias de reposición utiliza ? Explicar.
16.1.. Los artículos tienen asignados a una cuenta? Sí ( ) No ( )
17.1.. Las salidas ( movimientos ) del almacén afectan los números de cuenta y los
centros de costo ? Sí ( ) No ( )
18.1.. Los suministros afectan el punto de reorden ? Depende Como ?
19.1.. Que método de costeo utiliza en su almacén ? Cuales son ?
20.1.. Cómo mide la efectividad de su sistema de control de almacén ?
21.1.. Esta el inventario organizado y/o controlado por áreas ? Están las partes
enumeradas ? Sí ( ) No ( )
22.1.. Inventario de multi-ubicación ? Sí ( ) No ( )
23.1.. Existe algun método de conteo cíclico ? explicar
24.1.. Cada cuanto se realiza ?

11.1. Compras

2.2.1. Requisiciones de compra :

11.2.1.1. Describa como lleva el enlace con el almacén ? Explicar.

11.2.1.2. Existe apoyo para las compras técnicas ? Explique
11.2.1.3. Maneja información oportuna sobre :
( ) La entrega de artículos
( ) Listado de Proveedores
( ) Tarjetas Viajeras
( ) Otros
11.2.1.4. Cuantos Proveedores valida por articulo ? Explicar
11.2.1.5. Cuantos Almacenes se surten ?
11.2.1.6. Cuantas Entidades ?
11.2.1.7. Califica al Proveedor por :
Entrega a tiempo ( )
Calidad ( )
Entrega completa ( )
Variación de precio ( )
Otros : …………………….
11.2.1.8. El seguimiento de la orden de compra se enlaza con la requisición de
compra ?
11.2.1.9. Utiliza reportes de las ordenes de compra atrasadas ?
11.2.1.10. Los centros de costo y números de cuenta son afectados con las
adquisiciones ?
11.2.1.11. Compra con cargos a un centro de costo único ? Otros ? Explique.
11.2.1.12. Cuenta con formatos de:
Requisición ( )
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Requisición para cotización ( )

Orden de Compra ( )
Otros ( )
11.2.1.13. Tiene acceso a la información del comportamiento de los diferentes
artículos en el almacén para realizar las compras técnicas, materiales a
consignación, resguardos, etc.? Explicar
11.2.1.14. Cuántas ordenes de compra realiza en promedio al mes ?
11.2.1.15. Favor de indicar sus proveedores internos y externos principales con
sus respectivos insumos y productos.
11.2.1.16. ¿Tiene la estadistica de vida util de repuestos y/o componentes?

12. RELACION CON EL AREA DE OPERACIONES:

12.1. ¿Las reuniones de coordinacion cada que periodo se realizan?
12.2. ¿Practican el mantenimiento autonomo?
12.3. ¿Cuáles son los valores promedios por tipo de equipo del factor de utilizacion de
los equipos?

13. TRABAJOS CON TERCEROS:

13.1. ¿ Favor de indicar sus proveedores internos y externos principales con sus
servicios?

14. POLITICAS DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE:

14.1. ¿Tiene Ud. un reglamento interno?