Configuración de flexfields clave

Los flexfields clave ya se encuentran configurados en el sistema, sólo es necesario asignarle un

juego de valores. Existen 3 flexfields clave: Categoría, ubicación de activos y clave de activo.

Configuración > Financiero > Flexfields > Clave > Segmentos

Buscar el módulo y el nombre del flexfield a configurar

Descongelar la definición del flexfield y a continuación dar click en segmentos. Se pueden

ingresar los flexfields de categoría y subcategoría de acuerdo a las necesidades de la compañía.
Generalmente se utiliza un mínimo de 2 flexfields: categoría y subcategoría.

Para asignar los juegos de valores a cada uno de los flexfields, dar click en Juego de Valores.
Crear el juego de valores con un nombre único que lo identifique. Es importante recordar que la
longitud máxima es de 30 caracteres (es decir, los nombres de la categoría y subcategoría no
deben exceder el número de caracteres máximo, el cual es de 30)
Generalmente, se configura la categoría como un juego de valores independiente (ya que es el
flexfield principal) y la subcategoría como un juego de valores dependiente, con el fin de que
exista control en la generación de las combinaciones de categoría – subcategoría. Con ello se
evitan registros erróneos en la creación de las categorías (por ejemplo, que para el equipo de
cómputo, se ingrese una combinación coherente como equipo de cómputo – laptop y no equipo
de cómputo – automóvil) Para ello es necesario que al configurar el juego de valores de la
subcategoría se especifique que el mismo es dependiente del juego de valores de categoría.

En la configuración de la subcateogría, asignar en el Tipo de validación – Independiente y a

continuación dar click en Editar información para asignar el juego de valores de la categoría
Al terminar, guardar los cambios con el botón ubicado en la barra de menú y compilar de nuevo el
flexfield. Al terminar el proceso comenzará a compilar automáticamente.

Asignación de valores a los juegos de valores

Una vez configurados los juegos de valores, estos deben ser llenados con la información requerida.
Ejemplo, asignar valores a las categorías y subcategorías de activos fijos.

Configuración > Financiero > Flexfields > Clave > Valores

Buscar el nombre del juego de valores creado para la categoría, en Encontrar valores
Ingresar el nombre y descripción de cada una de las categorías. Es importante recordar que el número
máximo de caracteres es de 30 (incluyendo espacios)

Para la configuración de las subcategorías, se reliza la búsqueda del flexfield de la subcategoría

Y a continuación buscar el nombre de la categoría en la que se ingresarán valores. Por cada
subcategoría a ingresar es necesario localizar la categoría a la que se encuentra ligada. Para buscar la
categoría, es necesario ubicar el cursor en el Valor Independiente y con las flechas de navegación arriba
y abajo se realiza la búsqueda. Al localizar la categoría, ya se pueden ingresar los nombres de la
subcategoría en los campos de valor
Para el caso de las claves del activo, después de configurar los valores del flexfield, es necesario dar de
alta las combinaciones en la siguiente pantalla:

Configuración > Sistema de activo > Claves de activo

Igualmente se pueden desactivar aquellas claves de activo que ya no se encuentren en uso

Controles del sistema

Configuración > Sistema de activo > Controles del sistema

Una vez ingresados los flexfields clave de activo, éstos se asignan en el control del sistema. Igualmente
contiene la información de la fecha del activo más antiguo y la numeración automática de los activos.

Calendarios
Configuración > Sistema de activo > Calendario

Los calendarios son necesarios para configurar los años naturales y fiscales con el fin de que cada libro
lleve su propio calendario. También son necesarios para definir los cierres anuales, los meses que posee
cada año y cómo se comunicará Oracle Assets con General Ledger.

LIBROS DE ACTIVO

Configuración > Sistema de activo > Controles de libro

Los libros de activo pueden ser:

  Corporativo: Es el libro principal, generalmente es utilizado para llevar el control histórico de los
activos y para las depreciaciones corporativas.
 Impuesto: Es el libro utilizado para llevar el control de los activos a nivel de impuestos, de
acuerdo al calendario fiscal y los porcentajes de depreciación establecidos en la ley
 Presupuesto: Se lleva el control de los activos a nivel presupuestal

A continuación se definen los atributos de la pantalla de controles de libro:

Para el caso de los libros fiscales, se activa una pestaña especial
 CATEGORÍAS DE ACTIVO

Configuración > Sistema de activo > Categorías de activo

Las categorías son utilizadas en Oracle Assets para clasificar los activos y asignarles un método de
depreciación y cuentas contables las cuales se utilizarán para su registro y contabilización en General
Ledger

La pantalla de categoría posee los siguientes campos:

 Activo: Escoger si esta categoría esta activada
 Capitalizar: Escoger si la categoría se utilizará para activos capitalizados por default (aunque
pueden cambiarse por cada activo)
 En inventario físico: Identifica los activos que se encuentran considerados para inventario físico
por default (aunque pueden cambiarse por cada activo)
 Nombre: Ingresar un nombre único.
 Descripción: Ingresar una descripción la cual debe tener una longitud máxima de 40 caracteres
(incluyendo los espacios)
 Tipo de categoría: Contiene información importante en caso de activos arrendados. Puede ser
no arrendado, arrendado, o de mejoras a los bienes arrendados.
 Propiedad: Escoger si la categoría poseerá bienes propios o arrendados

Cuentas de General Ledger

 Libro: Identifica el libro que se utilizará para esta categoría. Por cada categoría a ingresar, es
necesario configurarla en cada uno de los libros en los que se va a utilizar (corporativo, de
impuesto y presupuesto)
  Costo de activo: Cuenta contable en la cual se registrará el alta del costo del activo (cuenta de
cargo, la cual debe ser de activo en el balance)
 Compensación de activo: Cuenta contable en la cual se registrará el abono del alta del costo
del activo
 Gasto de depreciación: Cuenta contable en la cual se registrará la depreciación del ejercicio
(cuenta de resultados)
 Depreciación acumulada: contable en la cual se registrará la depreciación acumulada (cuenta
de abono, la cual debe ser de activo en el balance)
 Gastos de bonificación: Cuenta contable utilizada para registrar los bonos. En caso de no
existir, Oracle pone por default la cuenta de gasto de depreciación
 Reserva bonificación: Cuenta contable para registrar la contra cuenta de los bonos. En caso de
no existir, Oracle pone por default la cuenta de depreciación acumulada
 Reserva de la revaluación: Cuenta utilizada para registrar la revaluación derivada de la
depreciación acumulada
 Amortización de la revaluación: Cuenta utilizada para registrar la amortización de la
revaluación de acuerdo con la vida remanente del activo, en caso de que ésta se encuentre
activada para el libro a configurar.
 Costo CEP: Cuenta contable en la cual se registrará el alta del costo del activo que se encuentra
en proceso de construcción
 Compensación CEP: Cuenta contable en la cual se registrará el abono del alta del costo del
activo que se encuentra en proceso de construcción
 Costo del activo alternativo: Cuenta utilizada para compañías de gas y petróleo (en Estados
Unidos) para el seguimiento de gastos y aprobaciones de presupuesto. Esta cuenta se utiliza
para reclasificar el activo en caso de que las construcciones en proceso se cierren o abandonen
 Write-off expense: Utilizada para compañías de gas y petróleo (en Estados Unidos) para el
seguimiento de gastos y aprobaciones de presupuesto. Esta cuenta es utilizada para reclasificar
el valor en libros en caso de que las construcciones en proceso se cierren y clasifiquen como de
gasto
 Gasto de la depreciación no planeada: Cuenta contable utilizada para registrar la depreciación
no planificada o depreciación acelerada.

Al terminar dar click en el botón

Reglas de depreciación

 Método de depreciación: Ingresar el método de depreciación. Existen métodos por default y

métodos ingresados por el usuario
 Convención de prorrateo: Forma en la que el sistema depreciará los activos, ya sea en el mes
siguiente o en el mes actual. Igualmente pueden configurarse diferentes calendarios
 Convención de baja: Forma en la que el sistema dará de baja la depreciación de los activos.
Igualmente pueden configurarse diferentes calendarios
 Vida de los subcomponentes: Forma en la que se tratarán los subcomponentes de los activos,
ya sea que tomen la misma vida útil que el activo principal o la misma fecha de término.
 Línea recta de retiro: En caso de que se desee que los activos se den de baja en algún
momento, se puede configurar una vida útil para que al término de ésta se den de baja
automáticamente
 Usar límite de depreciación: Los límites de depreciación pueden ser por porcentaje o por una
cantidad fija y determinan hasta qué punto se depreciará el activo.
 Grupo de activo: Elegir si esta categoría pertenece a un grupo de activo

Opciones de grupos de activo

 Reconocer pérdidas o ganancias: Elegir si se desea conocer el monto de pérdidas o

ganancias del grupo de activo en caso de que uno de ellos se dé de baja
 Ganancia o pérdida terminal: Elegir si se desea reconocer la pérdida o ganancia en el
momento de que suceda, al final del año fiscal o no reconcerla