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:psinova:

The SAP Experts for Innovation and System Integration

White Paper

:psinova:InvoiceFlow Web

FI - und MM - Rechnungen prüfen, genehmigen und kontieren.

Mit dem :psinova:InvoiceFlow Web bringt die PSINOVA AG einen Web-basierten Workflow
für die Freigabe von Rechnungen auf den Markt.
Das neue Produkt zielt auf Unternehmen, deren genehmigungsberechtigte Mitarbeiter nicht in
jedem Falle auf einen eigenen SAP-Anschluss zurückgreifen können.
Der korrekte Ablauf des Prozesses wird gewährleistet, indem die Steuerung der Freigabe
ausschließlich im SAP-System erfolgt: Alle Kontroll- und Überwachungsfunktionen, die
Protokollierung sowie der Start- und Endpunkt des Workflows liegen innerhalb des SAP-
Systems.
Die interaktive Freigabe findet hingegen ausserhalb von SAP statt: Am Freigabevorgang
beteiligte Mitarbeiter werden per E-Mail über anstehende Aufgaben informiert und erhalten für
jede anstehende Freigabe einen Link auf eine einmalig generierte Web-Seite. Auf dieser
können die erforderlichen Schritte durchgeführt werden.

© PSINOVA AG 2009 Alle Rechte vorbehalten. Stand: 12'2009


SAP ist eingetragenes Warenzeichen der SAP AG
Kundeninformation :psinova:InvoiceFlow Web
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Motivation

Das Ziel steht im Vordergrund. So stellen sich fachlich verantwortliche Mitarbeiter ihren
Aufgaben. Sie wählen und beschaffen ihre erforderlichen Arbeitsmittel selbst. Die Rechnung
geht an die Buchhaltung des Unternehmens. Eine Verbuchung ohne fachliche Prüfung kommt
natürlich nicht in Frage. Ein SAP-System ist vorhanden, der Anschluss bei der fachlich
verantwortlichen Stelle nicht. Warum auch? Buchhaltung ist doch nur ein notwendiges Übel…
Selbstverständlich mag es noch andere Gründe geben, warum Genehmigungsberechtigte oder
besser: Genehmigungsverpflichtete nicht über einen direkten SAP-Zugang verfügen.
Das Grundproblem der Buchhaltung eines Unternehmens bleibt bestehen: Eine Rechnung
muss geprüft, kontiert und genehmigt werden; ein modernes SAP-System ist vorhanden. Muss
nun ein schwer kontrollierbarer, papierhafter Umlauf gestartet werden, um die Rechnung
anschließend buchen zu können?

Bewältigung

Nein. An dieser Stelle wird ein Workflow benötigt, der eine flexible Auswahl von
Genehmigungsberechtigten unter Berücksichtigung der im SAP-System hinterlegten Regeln
und Rollen ermöglicht.
Diese Aufgabenstellung bewältigt der :psinova:InvoiceFlow Web mühelos. Er bindet
Mitarbeiter ohne direkten SAP-Zugang in einen SAP-gesteuerten Workflow für die
Rechnungsfreigabe ein. Dieser Workflow wird in SAP gestartet, von dort überwacht, darin
protokolliert und der Endpunkt des Workflows liegt auch wieder in SAP.

Ablauf

Ad Hoc Workflow
Der Workflow kann durch den Buchhalter ad hoc in der InvoiceCenter Maske zusammengestellt
werden oder automatisch durch entsprechende auslösende "Ereignisse", sog. Trigger, gestartet
werden. Dabei kann der Freigabeprozess aus mehreren Schritten bestehen.
Aufforderung über E-Mail
In der Folge wird der Mitarbeiter per Mail über eine anstehende Aufgabe informiert. Die Mail
enthält einen Link auf eine für diesen Freigabeschritt einmalig generierte Web - Seite.
Information auf Web - Seite
Die erzeugten Web-Seiten lassen sich mit praktisch allen gängigen Browsern betrachten. Eine
Authentifizierung des Genehmigenden ist notwendig.
Der ergonomische Aufbau orientiert sich an den Anforderungen der Rechnungsprüfung und ist
sachbezogen gegliedert. Neben Informationen über den Geschäftspartner, den Kopfdaten und
den Beträgen, stehen auch die Positionsdaten zur Verfügung. Die einzelnen Kontierungsfelder
der Positionsdaten können bei Bedarf geändert werden, zudem können Positionszeilen kopiert
bzw. neue Zeilen hinzugefügt werden. Als Hilfestellung wird dem Bearbeiter auf Feldebene eine
Auswahlliste möglicher Feldinhalte angeboten.
Bearbeitungshinweise des Buchhalters sowie Kommentare aus vorangegangenen Prüf- und
Freigabeschritten werden in einem Kommentarfeld angezeigt. Selbstverständlich können auch
auf der aktuellen Web-Maske Kommentare hinterlegt werden.
Down Load
Über weitere Links auf dieser Web-Seite kann der prüfende Mitarbeiter auch auf Anlagen
zugreifen. Die Links verweisen dabei zum Beispiel auf die Hauptanlage - das Bild der
gescannten Rechnung ("Image") - oder auf Anlagen wie der Rechnungshistorie oder auf eine
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Liste der verwandten Dokumente. Unter den verwandten Dokumenten sind alle Rechnungen
des gleichen Kreditors innerhalb eines definierten Zeitraums zu verstehen.
Up Load
Auch ein Hochladen von neuen oder geänderten Dokumenten durch den Mitarbeiter kann bei
der Festlegung des Workflows zugelassen werden.
Per Knopfdruck genehmigen
Per Knopfdruck kann die vorliegende Rechnung dann kontiert, genehmigt, abgelehnt,
freigegeben oder weitergeleitet werden. Ebenso kann sich der Mitarbeiter als "nicht zuständig"
erklären. Auch kann ein Folgemitarbeiter über eine E-Mail - Liste bestimmt werden.
Zurück ins SAP
Mit dem Abschluss der Aktionen durch den Mitarbeiter kehrt der Rechnungsumlauf in das SAP-
System zurück. Dort wird der Rückläufer anhand eines hinterlegten Regelwerkes geprüft.
Solche Regeln können zum Beispiel das Vieraugenprinzip oder in einer Unterschriftenregelung
festgelegte Betragsgrenzen umfassen.
Werden die Prüfkriterien nicht erfüllt, starten hinterlegte Abläufe.
Liefert die Prüfung ein positives Ergebnis, wird der nächste Workflow-Schritt initiiert. Bei diesem
kann es sich um die Weiterleitung der Rechnung an einen Folgemitarbeiter handeln oder es
wird ein entsprechendes Work Item an den Postkorb des zuständigen Buchhalters gesendet.
Der Buchhalter kann nun erfolgte Änderungen in der :psinova:InvoiceCenter Maske
überprüfen. Sind die Informationen vollständig und richtig, kann die Bearbeitung der Rechnung
mit Standardtransaktionen fortgesetzt werden.
Andernfalls kann der Buchhalter einen weiteren Umlauf der Rechnung initiieren.
Kontrolle in SAP
Die Steuerung des Freigabeworkflows erfolgt vollständig aus dem SAP-System heraus. Hier
wird das Regelwerk für den Workflow hinterlegt: Zuständigkeit und Rechte der Mitarbeiter und
Buchhalter, Vertreterregelungen, Umgang mit Abwesenheitsnotizen, Terminüberwachung und -
eskalation, Zulässigkeit von Dokumenttypen beim Hochladen, Verfahren mit neuen oder
geänderten Anlagen und vieles mehr.
Ebenfalls werden hier alle Schritte eines Freigabeworkflows protokolliert. Mit dem Ende des
Workflows wird das Protokoll mit dem Rechnungsbeleg verknüpft und im SAP-System
archiviert.

Erweiterter Ablauf

Unter der Überschrift 'Ablauf' wurde die Standardfunktionalität des :psinova:InvoiceFlow Web
vorgestellt. Diesem Produkt liegt ein sehr generischer Ansatz zugrunde, der es grundsätzlich
gestattet, Erweiterungen des Standardproduktes vorzunehmen. Dies gilt sowohl für die SAP-
seitige Workflowsteuerung mit ihrem Regelwerk als auch für die Gestaltung der Web-Seite.
So können mit geringem Aufwand Kopf- und Positionsfelder hinzugefügt werden, wie zum
Beispiel kundenspezifische Felder oder weitere Kontierungs- / Ergebnisobjekte.
Entsprechend flexibel lässt sich auch in der Workflowsteuerung eine Matrix hinterlegen, über
die in Abhängigkeit von der Höhe des Rechnungsbetrags eine Auswahl der Zeichnungs-
berechtigten automatisch getroffen werden kann. Entsprechend kann auch eine Prüfung eines
Rückläufers auf Basis dieser Matrix durchgeführt werden.

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Ein Blick unter die Motorhaube

Motor
Der Motor des :psinova:InvoiceFlow Web ist das :psinova:Object Release Management,
kurz ORM. Bei dem ORM handelt es sich um einen allgemein konzipierten Freigabemechanis-
mus für Objekte in SAP. Er gestattet es, ein an die Objekteigenschaften gekoppeltes
Genehmigungsschema auszuwerten, einen Workflow für dieses Objekt zu starten und das
Ergebnis entgegenzunehmen und auszuwerten.
In dem Genehmigungsschema können Elemente wie Organisation, Zuständigkeit, Vollmachten,
Berechtigungen, Vertreter, Betragsgrenzen und vieles mehr hinterlegt werden.
Aus diesem konzeptionellen Ansatz resultieren die hohen Freiheitsgrade beim Customizing und
der Nutzung des :psinova:InvoiceFlow Web.
Karosserie
Die nach aussen sichtbare Wirkung des ORMs - so zu sagen die Karosserie - wird auf dem
Web Server aufgebaut und dargestellt. Hier wird die Web-Seite für den genehmigenden
Mitarbeiter generiert. Auf diesem Server werden auch die Anlagen der zu genehmigenden
Rechnung in einem Verzeichnis (WebDAV) hinterlegt und hier kann der Genehmigende - falls
entsprechende Rechte vorgesehen sind - auch eigene Anlagen oder geänderte Dokumente
einspielen.
Nachfolgende Abbildung zeigt den prinzipiellen Ablauf des Freigabe-Workflows mit dem
:psinova:InvoiceFlow Web.

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Nutzen

Flexible Anwendungsgestaltung
 Leistungsfähiger Mechanismus für das Anlegen und Prüfen von Regeln
 Einfache Erweiterbarkeit der Standardanwendung um kundenspezifische Felder oder
weitere Kontierungs- / Ergebnisobjekte
 Flexible Gestaltung der Web-Maske
Einfache Bedienbarkeit
 Aufruf über Standardbrowser
 Single Sign On
 Übersichtliche Web-Maske mit Vorschlagswerten für Feldinhalte ("F4-Hilfe")
 Zugriff per Link auf Anlagen, Historie, Verwandte Dokumente
 Länderspezifische Ausprägung der Web-Maske
 Automatische Übernahme neuer oder geänderter Anlagen in das SAP-System (falls
zulässig)
Prozesssicherheit
 Führender Prozess läuft im SAP- System
 Vollständige Protokollierung im SAP-System
 Terminüberwachung /-eskalation
Einfache Administration
 Automatische Bereinigung des Web-Servers nach
 "Rückholaktion" des Buchhalters
 Ablauf einer Frist
 Fehler
 Unterstützung verschiedener Firewall-Konfigurationen
 Automatischer Zeitabgleich des WebServers mit dem SAP-System

Randbedingungen

Folgende Mindestanforderungen müssen für die Nutzung des Freigabe-Workflows für


Rechnungen :psinova:InvoiceFlow Web erfüllt werden:
JAVA Server
Tomcat 1.5/1.6 auf Windows 32 Bit Basis
ORBEON Forms
SAP System
4.7 /ECC 6.0
Clients
Standard Web-Browser
:psinova:InvoiceCenter
ab Version 3.0

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Installation Web-Server

:psinova: stellt eine VM-Ware mit folgenden Komponenten zur Verfügung:


 Betriebssystem
 Java Server
 ORBEON Forms

Ausblick

In der Zukunft sollen weitere JAVA Server Varianten unterstützt werden. Ebenfalls soll die
Betriebssystembasis auf UNIX und auf 32 / 64 Bit erweitert werden.
Durch die flexible Architektur können weitere Anwendungen für Freigaben erstellt werden.
Diese können unabhängig voneinander ablaufen z.B. eine Anwendung "Reisekosten" oder
kombiniert: So ließe sich zum Beispiel, die Anwendung Rechnungsfreigabe mit einer
Anwendung "Signatur" koppeln.

Kontakt

Informationen über die PSINOVA AG und ihre Produkte finden Sie unter
www.psinova.com und
www.psinova.info (Passwort erforderlich)

Gerne nehmen wir Ihre Anregungen und Anfragen unter


Marketing@psinova.com oder
Sales@psinova.com
entgegen.

Ihre PSINOVA AG

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