NOMBRE:

COMPRAS
 DEFINICION:

Es la acción de adquirir un producto ofrecido por un vendedor, a través de un contrato de

compra-venta, a cambio de un precio en dinero, cierto y no simulado.

Las operaciones de compra son realizadas por los consumidores finales de los productos,
como cuando en una familia se adquiere un televisor, una heladera o un kilo de pan.

En las empresas, es necesario adquirir ciertos insumos o materias primas, para poder
funcionar. Por ejemplo adquirir máquinas de coser, telas, hilo y botones, en una fábrica de
guardapolvos.

Para ello existe generalmente un área, llamada gestión de compras, que detecta las
necesidades, y planifica mediante un plan de compras, qué comprar, cuánto, cuándo donde,
y a qué precio.
 FINALIDAD Y OBJETIVOS

La finalidad del elemento COMPRAS se establece conforme se va viendo su importancia para

la empresa y de acuerdo a la necesidad que de los materiales tienen los usuarios, hasta
definirla en forma correcta como: ADQUIRIR MATERIALES, SUMINISTOS, HERRAMIENTAS,
MAQUINAS, EQUIPOS, etc. DE LA CALIDAD ADECUADA, EN LA CANTIDAD NECESARIA, EN EL
MOMENTO Y LUGAR PRECISO Y AL PRECIO MAS CONVENIENTE.

Para cumplir dicha finalidad se determinan los objetivos fundamentales que debe alcanzar,
los cuales constituyen las metas permanentes de sus actividades. Dichos objetivos son:

- Mantener la continuidad en el abastecimiento

- Invención mínima compatible con la seguridad y provecho económico
- Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales
- Mantener niveles de calidad acordes con el uso a que se destinan los materiales
- Obtener costos bajos, compatibles con la calidad servicio que se requieran
- Mantener la posición competitiva de la empresa.

Los objetivos descritos obligan a COMPRAS a conocer las características de los materiales y
el uso al cual se destinan para, en función de ello, realizar los refuerzos necesarios y efectuar
la adquisición sin olvidar las metas que deba alcanzar. En esta forma podrá solicitar a los
usuarios la información que requiera y no se dejara llevar por ofrecimientos de los
vendedores que aparentemente constituyen una ventaja para la empresa, pero que en
realidad puedan estar atentado contra la continuidad del abastecimiento; producir
duplicidades de adquisición; no disponer del servicio conveniente; o afectar la posición
competitiva de la empresa. En conclusión compras al efectuar las adquisiciones debe
analizar si está satisfaciendo al usuario y cumpliendo los objetivos que han asignado a su
función.

 AUTORIDAD Y RESPOSABILIDAD

Uno de los aspectos más controversiales con la relación a Compras es generalmente,

relacionado con autorización que la gerencia general debe otorgarle que pueda contar con
la suficiente utilidad en su labor de adquirir lo que la empresa requiera, pero al mismo
tiempo, es necesario controlar las adquisiciones que realiza, de manera de evitar malos
manejos que se supone es practica como la de los compradores. Es usual que en las
empresas al tratar de compras, se piense que los que intervienen en ellas se aprovechen del
puesto que desempeñan, obteniendo preventas de los vendedores.

Por este pensamiento se restringe la autorización que debe dárseles así, en vez de evitar
problemas, agilizar y flexibilizar las compras; aumentan los relacionados con roturas de
stock, paralizaciones y pérdidas. Al hacer las restricciones, se olvidan que los procedimientos
tienen una fuerte incidencia en los inventarios y si son largos y morosos, las existencias se
elevaran en función de la demora que tenga el procedimiento y en igual forma la inversión
que se requiere aumentará produciéndose un mayor desembolso de capital.

Es lógico que la compra sea autorizada, formal o tácticamente por cuanto ella responde a
una necesidad descubierta por el usuario o establecida por Logística en base al consumo de
los materiales. La autorización que se otorgue constituye una limitación para el elemento
Compras, que muchas veces comparte la responsabilidad inherente a la adquisición que se
realiza, es por ello conveniente definir con exactitud los límites de la responsabilidad
individual y de la mancomunada en el desempeño de la función, debiendo separar ambos.

Al tratar de definir características relacionadas con la calidad, tipo pruebas a las que se
someterá, análisis de sus propiedades, etc. La responsabilidad es compartida con el usuario,
quien debe asumir la tarea de especificar lo que sea y el uso al que destina el material,
mientras el comprador se responsabilizara de La selección del proveedor y de la fuente
donde lo adquirirá, en forma que resulte ventajosa para la empresa.

Los directivos de la entidad son los determinaran la responsabilidad que le incumbe al

elemento comprador, así como establece la autorización que le otorgan para que pueda
llevar a cabo las adquisición, autorización que puede adoptar unas de las siguientes formas:

- Para la fabricación durante un periodo determinado

- Para el cumplimiento de un programa de adquisición de materiales ya determinado
- Por órdenes de compra especificas
- Para la adquisición de determinados materiales que deben tenerse en existencia
(mantenimiento de stocks)
- Por determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra

Cualquiera de estas formas de autorización podrá ser utilizada por los directivos para que
compras ejecute su función sin tropiezos, en provecho de la entidad y asumiendo la
responsabilidad que le compete. Los directivos al delegar las tareas o funciones, otorgan la
autoridad necesaria para su cumplimiento, debiendo ser, esta autoridad proporcional a la
responsabilidad y a la capacidad que para al afrontarla tiene el comprador.

El alcance de la autoridad en cualquier caso dado, es determinado por la dirección, quien

deberá evaluar la responsabilidad y la capacidad que se requiere para hacerle frente. De
acuerdo a estos dos conceptos es que la dirección actuara, pero principalmente el relativo
a la responsabilidad, ya que si carece de capacidad para afrontar responsabilidades es muy
sencillo prescindir del comprador o restringirle sus actividades al mínimo.

 NORMAS PAARA REALIZAR LAS COMPRAS }

Al analizar la finalidad que tiene Compras en la Empresa, se puede establecer que existen
cuatro aspectos que rigen las adquisiciones y son:

- Calidad: está definida por la utilización que se va a dar al artículo que se adquiere, por
lo tanto las normas que fijemos deben estar de acuerdo con el fin o uso que se dará al
material que se adquiera. Estas normas son:
 La calidad debe definirse: esto significa que el comprador debe establecer las
propiedades y especificaciones que tendrá los materiales que quiere adquirir,
de manera que pueden ser medido por medio de sus propiedades físicas o
químicas
 La calidad no se mide por el precio: es muy común pensar que a mejor precio se
obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse presente que los precios varían
de una fuente de adquisición a otra, en artículos idénticos y aún de inferior
calidad.
 La calidad debe estar siempre disponible: de nada valdrá que obtengamos un
artículo de gran calidad, si cuando lo volvamos a necesitar no está disponible, o
sea que no lo encontramos en el mercado. Este concepto de disponibilidad se
refiere a que si material puede ser adquirido con facilidad a un precio
económico, dentro de un plazo razonable y varias fuentes de suministro.
En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores es
imprescindible que Compras disponga de las especificaciones necesarias para
saber exactamente lo que se necesita y pueda así ponerlo en conocimiento de
los proveedores, de manera que envíen los artículos capaces de ser sometidos
a inspecciones y pruebas que determinen si corresponden a la calidad deseada.
El comprador asume la responsabilidad de la compra, por lo que está en
obligación de asegurarse de lo que desea, y al serle proporcionado debe poderlo
comprobar.

- Cantidad: es un deber ineludible del comprador; el estar seguro de que la cantidad que
adquiere es la correcta. Para ello debe estar capacitado para determinar si la cantidad
que le solicitan responde al consumidor y al mismo tiempo poder establecer la cantidad
económica.
Para compras es una responsabilidad constante el poner a disposición de los usuarios
las cantidades que satisfagan sus necesidades y para ello debe equilibrar al hacer una
adquisición, tres aspectos importantes que son:
 Las necesidades de consumo
 Las ventajas económicas
 La seguridad de su almacenamiento

Y por ello las normas que sobre cantidad se establezcan, deben considerar estos tres
puntos. Dichas normas pueden ser las siguientes:

 La cantidad debe basarse en el control de existencias: para los artículos de

consumo constante que se mantienen en el almacén, las cantidades a pedir,
debe estar basadas en el consumo que ellos se haga. Por consiguiente, en la
entidad debe establecerse un control de existencias que facilite la obtención de
datos necesarios en la determinación de las cantidades a pedir, que permite
comparar las cantidades que se solicitan con las que se consumen y que evite
 los caprichos o preferencias de los usuarios. Solo así lograra adquirir cantidades
correctas y económicas.
 La cantidad debe estar respaldada: toda requisición que reciba Compras por
determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto a su
dicho respaldo será el control de existencias; en el caso de artículos que se
adquieren por primera vez o de adquisición esporádica, este respaldo consiste
en la indicación correcta que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.
 La cantidad no debe ser influenciada por el precio: se conoce que a mayor
cantidad en la adquisición será menor el precio unitario de compra. Sin
embargo, no por ello se compraran grandes cantidades. La obtención de un
buen precio obliga a analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el
consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe
influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirirá la cantidad prevista.
Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el
comprador para establecer su política de compras, que podría consistir en:
 Para artículos cuyo precio varían poco a poco, comprar de acuerdo a las
necesidades.
 Para artículos de mucha variación en el precio, comprar cuando baja,
tenido en cuenta las necesidades de los periodos en que sube.
 La cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo de demora: el
tiempo que se demorara en contar con el material desde sus trámites iniciales
hasta su disponibilidad en el almacén, es un factor que hay que tener siempre
en cuenta si se quiere mantener la continuidad del servicio a los usuarios, por
ello es que debe ser evaluado al establecer la cantidad por adquirir.
 El transporte a elegir está en función de la cantidad que se adquiera: si tenemos
en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volúmenes
mínimos al fijar sus precios es lógico que para determinar el medio y la vía a
utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artículo que se está solicitando.
Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir si el
consumo nos lo permite.
 La cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible: el espacio de que se
dispone en el almacén y el costo de disco espacio, influyen sobre la cantidad a
pedir y sobre el método a adoptar en la adquisición. El comprador deberá tener
este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y tendrá que
estudiar la solución adecuada antes de cursar el pedido.

- Momento en que hay q comprar: la determinación del momento en que hay que
comprar el material, evita gastos inútiles y compras de último minuto, y para ello hay
que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la vía a utilizar, por adquirir y la
distancia del proveedor. Podemos decir a este respecto que la norma a tener presente
es: EL MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR DEPENDE DE UN BUEN SISTEMA DE
CONTROL DE EXISTENCIAS, ya que es esta la única manera de poderse dar cuenta del
movimiento de nuestro stock y nos ayudara a establecer el punto de pedido
indispensable que nos alerte para solicitar el material.

- Precio más conveniente: este factor llama generalmente la atención de los dirigentes
porque se trata de desembolsar dinero
 CLASIFICACION DE LAS COMPRAS: las compras pueden clasificarse según la forma de
efectuarla o según el tipo de mercancía que se adquiera. En el primer caso pueden ser
centralizadas, descentralizadas o mixtas; en el segundo caso pueden ser compras de
materias primas, de suministros, y de piezas fabricadas o de maquinarias y equipo.
Veremos a continuación esta clasificación:
- Por la forma de efectuarla:
 Compras centralizadas: se denominan así cuando las requisiciones son remitidas
a un organismo denominado COMPRAS el cual dispone de la necesaria autoridad
para realizar la adquisición preocupándose por obtener.
 Compras descentralizadas: esta clasificación puede tener dos aspectos.
 Cuando existiendo el organismo denominado compras, solo ejercita el
control de las adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos
autónomos.
 Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.
 Compras mixtas: se denominan así cuando los artículos en general son
adquiridos por el organismo central COMPRAS, los de uso exclusivo o particular
son adquiridos por cada dependencia o por sus propios compradores.
- Por el tipo de mercancía que se adquiere:
 Materias primas: son aquellos materiales indispensables para la producción y q
a través de un proceso sufren una transformación. Su adquisición tiene las
siguientes características
 Consumo constante
 Grandes cantidades
 Información fácil de obtener
 Precios según acuerdo
 Ocupan mucho espacio de almacenes
 El transporte y la manipulación son muy costosos
 Suministros: son materiales necesarios para el funcionamiento y conservación
de la entidad. No forman parte del producto, pero siempre se requieren para la
producción. Las características de su adquisición son:
 Consumo en partidas pequeñas
 Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas
 Ocupan poco espacio en el almacén
 Mucho trabajo de oficina por la variedad
 Tienen especificaciones normalizadas
 Piezas fabricadas: son pequeños piezas o herramientas que se adquieren para
revender. Sus características son:
 Margen de ganancias en reventa decisivo
 Adquisición por cotizaciones para obtener mejor precio
 Tratándose de artículos estándar pueden obtenerse precios de
mayorista
 Su adquisición debe limitarse a programas establecidas