December 28, 2017 
 
Attention Payroll Department: 
 
Please take note of these important changes for 2018: 
 
Department of Labor Overtime Rule: 
The proposed changes to the Federal Overtime Rule has still not gone into effect.  On November 
22, 2016, a Federal Court issued an injunction to temporarily block the DOL from implementing 
its new Overtime Rule, which would have increased the salary base for exempt employees as of 
January 1, 2017.  As of now the injunction stands and the DOL is in the process of revising the 
Overtime Rule to reflect lower salary thresholds then first proposed. We are anticipating final 
regulations in 2018 and will send out updates when there are new developments. 
 
Employment Development Department Electronic Filing: 
As of January 1, 2018, State law requires all employers to electronically submit all employment 
tax returns, wage reports, and payroll tax deposits to the EDD.  
 
California Minimum Wage Requirements Effective January 1, 2018: 
The following minimum wage law will go in effect for the following businesses 
  Businesses with 26 or more employees $11.00 hourly 
  Businesses with 25 or less employees $10.50 hourly (until 2019) 
 
As of January 1, 2018 the following payroll tax rates and depositing requirements will apply: 
 
PAYROLL TAX RATES FOR 2018 
Federal Taxes 
 
FICA (Federal Insurance Contribution Act): Consists of Social Security Tax & Medicare Tax 
2018  Medicare( $200K)  Medicare($200K)  Social Security 
Employee  1.45%  2.35%  6.2% 
Employer  1.45%  1.45%  6.2% 
Self‐Employed  2.9%  3.8%  12.4% 
    
    
Employees pay:  
(a) 6.2% Social Security tax on the first $128,400 of an employee’s wages.  The maximum tax is 
$7,960.80. 
(b) 1.45% Medicare tax on the first $200,000 of wages, plus 
(c) An additional .09% on all wages in excess of $200,000 (1.45% + 0.9% additional tax = 2.35%) 
 
     

Page 1 of 5 
 2018 Payroll Tax Rates 

 
Employers pay a 7.65% FICA tax consisting of:  
(a) 6.2% Social Security tax on the first $128,400 of an employee’s wages.  The maximum tax is 
$7,960.80. 
(b) 1.45% Medicare tax on the employee’s total wages.  There is no wage limit for Medicare tax. 
 
Self‐employed tax imposed on self‐employed people has three tiers: 
(a) 12.4% Social Security tax on the first $128,400 on self‐employed income, for a maximum tax 
of $15,921.60. 
(b) 2.9% Medicare tax on the first $200,000 of self‐employment income, plus 
(c) 3.8% on all self‐employment income in excess of $200,000 (2.9% + 0.9%) 

Additional 0.9% Medicare (hospital insurance, or HI) tax: applies only to employees, not 
employers. Employers must begin withholding the additional Medicare tax once an 
employee’s wages exceed $200,000, even if the employee may not ultimately be liable for 
the additional tax.  Any excess additional or overpayment of Medicare tax withheld will be 
credited against the total tax liability shown on the employee's income tax return.  
 
 
FWH (Federal Withholding):   
Please refer to the charts in the 2018 Federal Employer’s Tax Guide Circular E (Pub 15).  Amounts 
are to be withheld from employee’s wages. 
 
FUTA (Federal Unemployment Tax Act):   
Federal FUTA tax is 0.6% of the first $7,000 in wages per employee per year for 2018. This is an 
employer paid tax.    
 
FUTA Year End Increase for 2017:  California employers will continue to face a credit reduction 
in 2017‐‐an additional 2.1% tax on the total FUTA wages, resulting in a total rate of 2.7% or $189 
per employee earning at least $7,000.  One lump sum payment for the additional tax is due by 
January 31, 2018 with the year‐end filing of Form 940.  If you have any problems in calculating 
the year end 2017 FUTA liability feel free to call our office for assistance. 
 
State Taxes 
 
SDI (State Disability Insurance and Paid Family Leave):  
SDI for 2018 is 1.0% of gross wages capped at $114,967.  Total SDI tax withheld is not to exceed 
$1149.67.  Amounts are to be withheld from employee’s wages. 
 
SWH (State Withholding):   
Please refer to the charts in the 2018 California Employer’s Guide (DE‐44).  Amounts are to be 
withheld from employee’s wages. Employers may be required to withhold a different amount of 
California Personal Income Tax (PIT) on supplemental wages and  bonuses. Please contact our 
office if you have any questions about the withholding requirements 
 
 
 

Page 2 of 5 
 2018 Payroll Tax Rates 

SUI and ETT (State Unemployment Insurance and Employment Training Tax):   
State SUI rates are assigned individually to each employer based on historical data. The EDD will 
mail notifications of your SUI and ETT rates (Form DE‐2088) in December 2017.  If you have not 
received  your  notification,  you  may  call  our  office  or  look  it  up  on  the  EDD  website—go  to 
https://eddservices.edd.ca.gov/tap/open/rateinquiry/ . SUI withholding applies to gross wages 
limited to $7,000 per employee.  The employer pays both of these taxes.  
 
FILING AND DUE DATES FOR W‐2 AND 1099‐MISC FORMS: 
 
The  IRS  deadlines  for  submission  of  government  copies  of  both  1099‐MISC  (with  reporting 
amounts in Box 7) and W‐2 forms is still January 31. The same deadline also applies to issuing 
copies to both employees and contractors.  If you file 1099 Forms without amounts in Box 7, the 
deadline remains February 28. 
 
Employers that have 250 or more W‐2s must file electronically or you may be penalized by the 
Internal Revenue Service (IRS).  To file electronically go to 
https://www.ssa.gov/bso/bsowelcome.htm 
 
FEDERAL AND STATE TAX DEPOSIT REQUIREMENTS 
 
Under the IRS deposit rules, an employer’s deposit status is determined by the tax liability from 
the  annual  “look  back”  base  period  of  July  1,  2016  through  June  30,  2017.    Employers  must 
deposit federal income tax withheld and both the employer and employee Social Security and 
Medicare taxes quarterly, monthly, or semi‐weekly with the following exception:  If an employer 
accumulates tax liability of $100,000 or more, deposit the next business day.  If this happens the 
employer  becomes  a  semi‐weekly  depositor  for  the  remainder  of  the  calendar  year  and  the 
following calendar year. 
 
 QUARTERLY – If the tax liability is less than $2,500 for the entire quarter, the amount is 
paid with the quarterly return. 
 
 MONTHLY – If the accumulated tax liability is less than $50,000 for the annual “look back” 
base  period,  employers  are  required  to  deposit  employment  taxes  on  payroll  checks 
issued during the month by the 15th day of the following month.  This method will also be 
used for any new employers since their “look back” period is considered to be zero. 

 SEMI‐WEEKLY  –  If  the  accumulated  tax  liability  is  greater  than  $50,000  for  the  annual 
“look back” base period, employers are required to deposit employment taxes on payroll 
checks issued on Wednesday, Thursday, or Friday by Wednesday of the following week.  
Employment taxes on payroll checks issued on  Saturday, Sunday, Monday, or Tuesday 
must be deposited by Friday of the same week.  Please note:  the term semi‐weekly used 
by  the  Internal  Revenue  Service  does  not  mean  every  two  weeks.    Please  refer  to  the 
specific deposit days above. 
 
 FUTA  –  Calculate  FUTA  quarterly  for  deposit  purposes.    If  the  FUTA  tax  liability  for  a 
quarter is $500 or less, the amount may be carried forward and added to the liability in 

Page 3 of 5 
 2018 Payroll Tax Rates 

the  next  quarter.    If  the  FUTA  tax  liability  for  any  quarter  is  over  $500  (including  the 
amounts carried over from earlier quarters) the tax must be deposited using the EFTPS 
system.  Do not combine this payment with the Federal Withholding and Social Security 
Taxes.  The payment is due by the last day of the first month that follows the end of the 
quarter. 
 
 SUI, ETT, SDI, AND STATE WITHHOLDING ‐ In general, SDI and state withholding deposits 
should be made on the same day as the federal deposit. However, SUI and ETT deposits 
are  due  quarterly.  Additionally,  for  normal  quarterly  depositors,  if  more  than  $350  of 
State  withholding  (PIT)  has  been  accumulated by  the end  of  a  quarter,  then  a  deposit 
must be made by the 15th of the month that follows the end of the quarter.  Recently 
California has made it mandatory for some all employers with 10 or more employees to 
make deposits by EFT.    Employers not depositing by EFT should use tax deposit coupons 
(Form  DE88)  and  submit  them  directly  to  the  Employment  Development  Department.  
Once again, if you are using the Form DE88 coupon, we do strongly urge you to sign up 
and begin depositing by EFT.             
 
AFORDABLE CARE ACT (ACA) REPORTING 
 
Implemented in 2015, large employers with 50 or more full‐time equivalent employees will be 
required to file annual information returns, Form 1094‐C with the IRS and provide statements 
to their full‐time employees about their employer offered health insurance coverage (Form 
1095‐C). The statements must be furnished to employees by January 31, 2018 and the 
information return filed with the IRS by February 28, 2018 if filed on paper and March 31, 2018 
if filed electronically.   
 
The calculation of number of full‐time equivalent employees can be complicated.  Businesses 
with related ownership are required to report as “aggregates”, and add all employees together 
to get to the total count.  Please contact our office if you have questions about whether you 
qualify, or if you need assistance in filing the Forms 1094 and 1095. 

Employers who have filed more than 250 W‐2’s in the previous year are now required to report 
employer provided group healthcare coverage costs on the employee’s W‐2’s.  The cost of the 
health care benefits should be reported in box 12 of the Form W‐2, with the Code DD to 
identify the amount.  In general the amount reported should include the portion paid by the 
employer and portion paid by the employee.   
 
HIRING EMPLOYEES 
 
Employers are required to keep certain documentation on file for each new employee hired.  This 
documentation includes the Employee’s Employment Eligibility Verification Form I‐9 and Form 
W‐4. All employers are required to report new hires on form DE34, California New Employee 
Registry, within 20 days of their start‐of‐work date.  If you have any questions you may contact 
our office or the New Employee Registry Hotline at (916) 657‐0529.   
 

Page 4 of 5 
 2018 Payroll Tax Rates 

For  current  employees,  the  Form  W‐4  currently  on  file  remains  in  effect  until  the  employee 
submits a new one.  Any employees who claimed “exempt” from withholdings must file a new 
Form W‐4 each year by February 15. 
 
Employers are required to furnish each employee, semimonthly or at the time of each payment 
of wages, an itemized statement showing gross wages earned (i.e. a paystub), total hours worked 
by the employee, all deductions, net wages earned, inclusive dates of the period for which the 
employee is paid, the employee's name and Social Security number, the name and address of the 
legal entity that is the employer, all applicable hourly rates in effect during the pay period and 
the corresponding number of hours worked at each hourly rate, and accrued sick leave.  Visit 
http://www.leginfo.ca.gov/calaw.html to view the full text of the Labor Code. 
 
The  Division  of  Labor  Standards  Enforcement  has  useful  information  on  their  website, 
http://www.dir.ca.gov/dlse, and is a good resource for general labor code information. 
 
If you have any questions or would like to discuss any of the requirements in this letter, please 
do not hesitate to call our office. 
 
Sincerely, 
Godecke Clark 
CPA Professionals…Accountable to You 
44‐875 Deep Canyon Road  
Palm Desert, CA 92260   
Phone: (760) 346‐3861          
Fax:  (760) 568‐9123 
Website:    www.godeckeclark.com 

Page 5 of 5