UNIVERSIDAD YACAMBU

VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DISTANCIA

FACULTAD DE CIENCIAS JURÍDICAS Y POLÍTICAS
DERECHO

Manual de Excel

NOMBRE: Wuilian Alexander Belandria

CÉDULA: V-11.495.970
CORREO: wabelandria@gmail.com
TELÉFONO: 0426-5329176
ASIGNATURA: Informática Básica.
SECCIÓN: ED03D0V 2018 – 2

Julio, 2018
 Manual de Excel Wuilian Belandria

Introducción.

Al elaborar el presente manual fue pensado en explicar cómo realizar

ciertas operaciones especificas, sin embargo, para el desarrollo del tema era
necesario explicar algunos conceptos previos que se consideran necesarios,
de tal manera que la información presentada sea más clara y el usuario
comprenda la información acá presentada y no tenga que realizar consultas
adicionales en otras fuentes.

Para una mejor comprensión se recomienda que se realice la práctica a

medida que se avance en el estudio del presente material. Cabe destacar que
muchos usuarios piensan que Excel es realizado para realizar operaciones
sencillas, no obstante, es una poderosa herramienta y puede ser tan
compleja como se quiera aprovechar las diferentes funciones que tiene.

Microsoft Office Excel es un programa que permite crear un Libro el cual

está compuesto por hojas de cálculo. A través del mismo se puede manejar
datos numéricos o alfanuméricos agrupados en filas y columnas, así como
crear gráficos, formularios, macros, entre otros.

Las distintas versiones aun cuando manejan la misma filosofía, difieren

en algunos casos en: su presentación general, la forma de hacer algunas
operaciones, entre otros; el presente manual está enfocado en la versión
2007 en español.

Durante el desarrollo cuando se indique “ hacer clic” significa “hacer clic

con el botón izquierdo del ratón ”, en caso de ser necesario hacer clic con el
botón derecho del ratón se especificará.

Algunas operaciones se realizan con una combinación de teclas, lo cual

requiere que se presionen simultáneamente dos teclas. Por ejemplo
“Ctrl+1”, indica que se debe presionar la teclas “CTRL” y sin soltarla se
presiona la tecla “1”.

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Para comodidad de los usuarios el programa permite realizar una misma

operación de diferentes maneras:

i. Haciendo uno o varios clic a través de diferentes iconos.

ii. Ir directamente con una combinación de teclas.
iii. Configurar el icono en la barra de herramientas de acceso rápido.

Por ejemplo para imprimir un documento es necesario hacer clic en el

Botón de Office, colocar el puntero del mouse sobre “ Imprimir”, esperar el
cuadro para luego hacer clic en “imprimir”, luego de esto aparecerá un
cuadro de dialogo, en el cual se configurará la impresión a realizar. Esta
misma operación se puede realizar configurando el botón de “ Imprimir” en la
barra de herramientas de acceso rápido; también se puede realizar mediante
el atajo de las teclas “Ctrl+P”.

Para trabajar en Excel de una mejor manera es conveniente saber cómo

seleccionar, sirve de punto de partida para muchas otras como por ejemplo
aplicar formato a los datos, formato a las celdas, realizar operaciones tales
como suma, resta, multiplicación, promedio, etc… Para ello es necesario
saber cómo realizar una selección:

i. Para seleccionar una sola celda. Hacer clic en la celda.

ii. Para seleccionar celdas contiguas. Hacer clic en la primera celda del
rango y arrastrar el puntero hasta la última celda.
iii. Para seleccionar celdas no contiguas. Hacer clic en la primera celda
manteniendo la tecla “Ctrl” presionada y arrastrar hasta la última, o
hacer clic sobre las diferentes celdas, siempre manteniendo la tecla “Ctrl”
presionada.
iv. Para seleccionar una columna o una fila completa. Hacer clic en el
encabezado de la fila o de la columna.

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

1.- Definiciones.

Libro de Excel. Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que contiene

una o más hojas de cálculo que se puede utilizar para organizar distintos
tipos de información relacionada. Los libros de Excel por lo general se asocian
a la extensión ".xls" o ".xlsx.

Hoja de cálculo. Una hoja de trabajo está compuesta por filas y columnas,
formando celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas. Es como
una gran hoja cuadriculada formada por 1.048.576 filas y 16.384 columnas.
Una hoja de cálculo siempre se almacena en un libro.

Celda. Una celda en Excel es el cuadro formado por la intersección de una

fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha,
instrucciones, funciones u otros datos. Son campos de variable tamaño y
disposición que permiten introducir datos, en general numéricos, para
ponerlos en relación y ejecutar operaciones matemáticas en hojas de cálculo.

Celda activa. Es una celda que está abierta para su manipulación. Solo una
celda está activa en un momento. Se identifica porque aparece resaltada o
más remarcada que las demás

Funciones. Una función es una fórmula predefinida que toma uno o varios
valores denominados argumentos, realiza una operación y devuelve uno o
varios valores. Excel contiene funciones especializadas en cálculos
matemáticos, financieros, funciones lógicas, etc.
La sintaxis de una función para Excel es de la siguiente manera:
=nombre de la función(argumento1; argumento2; argumento3… argumenton).

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Cada función tiene un conjunto de argumentos validos. Pueden ser

valores numéricos, alfanuméricos, direcciones de celdas, valores lógicos, etc.
e incluso otras funciones.

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse
para obtener el resultado correcto.
La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:
 Insertar un signo igual (=).
 Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función
para la adición).
 Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán
para hacer el cálculo.
 Ejemplo: “=SUM(A1+B1)”. Devuelve el resultado de la adición de los
valores contenidos en las celdas A1 y B1.

Fórmula. Son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o

procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a
la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general,
intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de
trabajo. Una fórmula siempre empieza con un signo igual (=), que puede ir
seguido de números, operadores matemáticos (como los signos + o – para
sumar o restar) y funciones integradas de Excel, que pueden ampliar el poder
de una fórmula.

Posición de una celda. Una de las cosas que se calculará en Excel son
valores en las celdas. Cada celda está identificada por su referencia: la letra
de la columna y el número de fila que se interceptan en la ubicación de la
celda. Por ejemplo, una celda de la columna D y la fila 5 será la celda D5.
Cuando utiliza referencias de celda en una fórmula, Excel calcula la respuesta
automáticamente usando los números de las celdas con referencia

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

2. Pantalla y elementos de Excel.

Antes de iniciar a trabajar con Excel, se considera importante darle una
vista general a los diferentes elementos que conforman la pantalla inicial de
una hoja de cálculo, Ver Fig. 1

Fig. 1 Elementos de la pantalla inicial

Barra de título. Contiene el nombre del documento sobre el que se está

trabajando en ese momento, seguido por el nombre de la aplicación:
“Microsoft Excel”. Cuando se crea un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que sea guardado y se le coloque el nombre a
utilizar.

Barra de herramientas de acceso rápido. Contiene las operaciones más

habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede
personalizarse para añadir cualquier otro botón que se desee. Igualmente se

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

puede configurar para que se visualice encima o por debajo de la cinta de

opciones.

Cinta de Opciones. Contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página,
Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Ver Fig. 2. La cinta de opciones Excel se
compone de los siguientes elementos:

i. Fichas para cada una de las principales tareas de Excel. Las fichas
reúnen y muestran todos los comandos necesarios para realizar una
determinada tarea.
ii. Grupos localizados dentro de las fichas, organizan los botones de
comando en subtareas relacionadas que realizan con la tarea principal.
iii. Botones de comando forman los grupos y permiten realizar una acción
en particular.
iv. Iniciador del cuadro de diálogo se encuentra en la esquina inferior
derecha de ciertos grupos, al dar clic sobre este, se abre un cuadro de
diálogo que contiene botones de comando adicionales.

Fig. 2 Cinta de Opciones

Barra de fórmulas. Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la

casilla donde se está situado. Ver Fig. 4

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Fig. 4 Barra de fórmulas

Barras de desplazamiento. Permiten moverse a lo largo y ancho de la

hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Vistas: Permite seleccionar la forma que se desea ver la Hoja de cálculo,

estas formas pueden ser: Normal, Diseño de Página, Vista previa de salto de
página.

Zoom: Permite acercar un archivo para obtener una vista más cercana de él
o alejarlo para obtener una vista de la página con un tamaño reducido. Se
pude realizar de dos maneras: a. - En la barra de estado, haciendo clic en el
control deslizante de Zoom. b.- haciendo clic en el % de zoom y aparecerá un
cuadro de dialogo el cual permitirá escoger el valor deseado.

Barra de etiquetas: Dentro del libro de trabajo existen varias hojas de

cálculo. Por defecto Excel crea 3 hojas de cálculo aunque el número podría
cambiarse. Uno los métodos para moverse por las distintas hojas del libro de
trabajo es usando la barra de etiquetas. Haciendo clic sobre cualquier
pestaña cambiará de hoja, es decir, si se hace clic sobre la pestaña Hoja3 se
pasará a trabajar con dicha hoja. Ver Fig. 5

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Para visualizar a partir de la Hoja1 o la primera hoja del archivo.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas
Fig. 5 Barra de etiquetas.

Barra de estado. La Barra de Estado está ubicada en la parte inferior de la

hoja de cálculo. (Ver fig. 8). Sirve para presentar una breve descripción
acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del libro de
trabajo.

La barra de estado muestra varios indicadores. A continuación se presentan

algunos ejemplos:

“Listo” indica que Excel está listo para recibir un nuevo comando.
“Introducir” indica que se está ingresando contenido en una celda.
“Editar” indica que una celda esta en modo de edición.
“Modificar” indica que se modificando una celda.
“Bloq Num” Si se pulsa el teclado numérico se activa o desactiva. Si el
teclado numérico esta activo puedes ver letras “NUM” en la barra de estado.
“Bloq Mayus” al estar activa muestra la palabra MAYUS en la barra de
estado.

Otras funciones se pueden configurar haciendo clic con el botón derecho del
ratón sobre la barra de herramientas y aparecerán opciones adicionales

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

3. Formato al texto: tipo de letra, tamaño y color

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de
celdas, se tiene que seleccionar aquellas celdas sobre las que se aplicaran, de
lo contrario solo aplicará sobre la celda activa. Existen varios métodos,
depende de la preferencia del usuario.

Método 1.
i. Hacer clic en la pestaña de Inicio. Ver fig. 6
ii. Hacer clic en la flecha desplegable al lado Fuente del tema.
iii. Seleccionar el tipo de fuente a utilizar. Ver fig. 7
iv. Seleccionar el tamaño de la fuente.
v. Seleccionar el “Color de fuente”. Ver fig. 8
vi. Aplicar el color deseado.

Fig. 6 Formato Fuente.

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Fig. 7 Fuentes del tema Fig. 8 Colores del tema

 Manual de Excel Wuilian Belandria

Método 2.
i. Hacer clic en el indicador de cuadro de dialogo del grupo “Fuente”. Ver
Fig. 9
ii. Hacer clic en la pestaña de “Fuente” del cuadro de dialogo. Ver Fig. 10
iii. Seleccionar el tipo de fuente a utilizar.
iv. Seleccionar el tamaño de la fuente.
v. Seleccionar el “Color de fuente”
vi. Aplicar el color deseado.

Fig. 9 Cuadro diálogo Grupo.

Fig. 10 Formato de celdas.

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Método 3.
i. Presionar “CTRL+1”. Ver Fig. 11
ii. Hacer clic en la pestaña de “Fuente” del cuadro de dialogo. Ver Fig. 10
iii. Seleccionar el tipo de fuente a utilizar.
iv. Seleccionar el tamaño de la fuente.
v. Seleccionar el “Color de fuente” y aplicar el color deseado. Ver Fig. 8

Fig. 11 Teclado

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

4. Aplicar bordes y colores a una celda

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de
celdas, se tiene que seleccionar aquellas celdas sobre las que se aplicaran, de
lo contrario solo aplicará sobre la celda activa. Existen varios métodos,
depende de la preferencia del usuario.

Método 1.
i. Hacer clic en la pestaña de Inicio. Ver Fig. 12
ii. Hacer clic en la flecha desplegable del icono de
“Bordes”.
iii. Seleccionar el tipo de borde a aplicar. Ver Fig.
13
iv. Hacer clic en la flecha desplegable del icono de
“Color de relleno.
v. Seleccionar el color deseado.

Fig. 13 Bordes.

Fig. 12 Formato Bordes.

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Método 2.
i. Hacer clic en el indicador de cuadro de dialogo del grupo “Fuente”. Ver
Fig. 14
ii. Hacer clic en la pestaña de “Bordes” del cuadro de dialogo. Ver Fig. 15
iii. Seleccionar el tipo de borde a aplicar.
iv. Hacer clic en la pestaña de “Relleno” del cuadro de dialogo.
v. Seleccionar el “Color de fuente” y aplicar el color deseado.

Fig. 14 Cuadro diálogo Grupo.

Fig. 15 Bordes.

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Método 3.
i. Presionar “CTRL+1”. Ver Fig. 11
ii. Hacer clic en la pestaña de “Bordes” del cuadro de dialogo. Ver Fig. 15
iii. Seleccionar el tipo de borde a aplicar.
iv. Hacer clic en la pestaña de “Relleno” del cuadro de dialogo.
v. Seleccionar el “Color de fuente” y aplicar el color deseado.

5. Configurando decimales y separador de mil

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de
celdas, se tiene que seleccionar aquellas celdas sobre las que se aplicaran, de
lo contrario solo aplicará sobre la celda activa.
De forma predeterminada, Microsoft Excel usa los separadores del
sistema que están definidos en la configuración regional del Panel de control.
Si alguna vez necesita que los números se muestren con separadores
distintos para los miles y los decimales, puede reemplazar temporalmente los
separadores del sistema con separadores personalizados.

i. Haga clic en Archivo > Opciones.

ii. En Opciones de edición, en la ficha Avanzadas, desactive la casilla
Usar separadores del sistema. Ver Fig. 22
iii. Escriba los nuevos separadores en los cuadros Separador decimal y
Separador de miles.

Nota: Si desea volver a usar los separadores del sistema, active la casilla
Usar separadores del sistema.

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Existen varios métodos, depende de la preferencia del usuario

Método 1.
i. Hacer clic en la pestaña de Inicio.
Ver Fig. 16
ii. Hacer clic en la flecha desplegable del icono
de “Formato de número”. Ver Fig. 17
iii. Seleccionar “Número”.
iv. Hacer clic en los iconos “aumentar
decimales” o “disminuir decimales”,
según la configuración a aplicar. Para
aumentar o disminuir la cantidad de
decimales hacer clic varias veces en el icono
correspondiente.
v. Hacer clic en el icono de “Estilo de
millares”.

Fig. 17 Número

Fig. 16 Formato de número

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Método 2.
i. Hacer clic en la pestaña de Inicio. Ver Fig. 17
ii. Hacer clic en el indicador de cuadro de dialogo del grupo “Número”.
iii. Hacer clic en la pestaña de “Número” del cuadro de dialogo.
Ver Fig. 18
iv. Seleccionar “Número” de la columna “Categoría”.
v. Seleccionar la cantidad de decimales de “Posiciones decimales”.
vi. Marcar la opción “Usar separador de miles”.

Fig. 17 Formato de número

Fig. 18 Formato de número

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Método 3.
i. Presionar “CTRL+1”. Ver Fig. 11
ii. Hacer clic en la pestaña de “Número” del cuadro de dialogo. Ver Fig. 18
iii. Seleccionar “Número” de la columna “Categoría”.
iv. Seleccionar la cantidad de decimales de “Posiciones decimales”.
v. Marcar la opción “Usar separador de miles”.

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

6. Suma de celdas, usando formulas y funciones

Antes de empezar a elaborar la formula o incluir la función suma,

asegurarse que la celda activa es la celda donde realmente desea realizar la
operación, en caso contrario active la celda haciendo clic en la celda a editar.

Para sumar dos o más números en Excel se necesita crear una fórmula.
Para ello se puede utilizar el operador de adición (+), la función SUMA o el
botón de autosuma, según la preferencia del usuario.

Sumar valores utilizando el signo de adición (+)

i. Escribir el signo “igual” (=). Ver Fig. 19
ii. Hacer clic en la celda que contiene el valor a sumar, a continuación
ingresar el signo de adición (+) y así sucesivamente continuar
seleccionando las celdas que contienen los valores a sumar.
iii. Al terminar de seleccionar los valores, pulsar la tecla “Enter”.

Fig. 19 Suma con el signo +

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Sumar valores utilizando la función suma

i. Escribir el signo “Igual” (=). Ver Fig. 20

ii. Escribir “SUMA”(al abrir el paréntesis seleccionar el rango de valores a

calcular), cerrar el paréntesis.

iii. Al terminar de seleccionar los valores, pulsa la tecla “Enter”.

Sumar utilizando el botón de autosuma

i. Hacer clic en la pestaña de Fórmulas. Ver Fig. 21
ii. Hacer clic en la flecha desplegable del icono de
“Autosuma”.
iii. Seleccionar “SUMA”. Ver Fig. 22Función SUMA
Fig. 20
iv. Seleccionar las celdas a incluir en el cálculo.
Fig. 22 Autosuma

Fig. 21 Función Autosuma

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

iv. Al terminar de seleccionar los valores, pulsar la tecla “Enter”. Ver Fig. 23

Nota: Excel también presenta el icono “Autosuma”, en la pestaña de

“Inicio” en el grupo “Modificar”. Ver Fig. 24

Fig. 23 Autosuma

Sumar utilizando el botón de “Insertar Función”

Fig. 24 Autosuma
i. Hacer clic en la pestaña de Fórmulas. Ver Fig. 25
ii. Hacer clic en el icono “Insertar Función”
iii. Seleccionar la función “SUMA” del cuadro de Dialogo. Ver Fig. 26
iv. hacer clic en “Aceptar”.
v. Aparece un segundo cuadro de Dialogo “Argumentos de la Función”
Ver Fig. 27. Hacer clic en el campo en blanco de “Número1”.
Puede hacer clic en las celdas de la hoja y hacer una selección de rango.

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Fig. 25 Autosuma
 Manual de Excel Wuilian Belandria

Si necesita agregar argumentos hacer clic en el campo en blanco de

“Número2”. Y seguir agregando celdas.

Fig. 26 Autosuma

Fig. 27 Autosuma

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

7. Calculo del Promedio, usando formulas y funciones

Antes de empezar a elaborar la formula o incluir la función promedio,

asegurarse que la celda activa es la celda donde realmente desea realizar la
operación, en caso contrario active la celda haciendo clic en la celda a editar.

Para calcular el promedio de dos o más números en Excel se necesita

crear una fórmula. Para ello se puede la función Promedio, el botón de
“Autosuma” o el botón “Insertar Función”, según la preferencia del usuario.

Promediar valores utilizando la función “Promedio”

i. Escribir el signo “Igual” (=).Ver Fig. 28

ii. Escribir “PROMEDIO”(al abrir el paréntesis seleccionar el rango de

valores a calcular) cerrar el paréntesis.

iii. Al terminar de seleccionar los valores, pulsa la tecla “Enter”.

Fig. 28 Promedio

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

Sumar utilizando el botón de autosuma

i. Hacer clic en la pestaña de Fórmulas. Ver Fig. 29
ii. Hacer clic en la flecha desplegable del icono de “Autosuma”
iii. Seleccionar “Promedio”. Ver Fig. 30
iii. Seleccionar las celdas a incluir en el cálculo. Ver cómo seleccionar
explicado al inicio del presente manual en la Introducción.

Fig. 29 Promedio

iv. Al terminar de seleccionar los valores, pulsar la tecla “Enter”. Ver Fig. 31

Fig. 30 Promedio

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Fig. 31 Promedio
 Manual de Excel Wuilian Belandria

Sumar utilizando el botón de “Insertar Función”

i. Hacer clic en la pestaña de Fórmulas. Ver Fig. 32
ii. Hacer clic en el icono “Insertar Función”.
iii. Seleccionar la función “PROMEDIO” del cuadro de Dialogo. Ver Fig. 33
iv. Hacer clic en “Aceptar”.
iv. Aparece un segundo cuadro de Dialogo “Argumentos de la Función”.
Hacer clic en el campo en blanco de “Número1”. Ver Fig. 34
Puede hacer clic en las celdas de la hoja y hacer una selección de rango.

Fig. 32 Promedio. Insertar Función

Si necesita agregar argumentos hacer clic

en el campo en blanco de
“Número2”. Y seguir agregando
celdas.

Fig. 33 Promedio. Insertar

Fig. 34 Promedio

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 Manual de Excel Wuilian Belandria

8. Graficar en Excel

Un gráfico es la representación de datos, generalmente numéricos,

mediante líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos
guardan entre sí y facilitar su interpretación.

Los gráficos se pueden clasificar en:

i. Numéricos: Normalmente se utilizan para representar el

comportamiento o la distribución de los datos cuantitativos de una
población.

ii. Lineales: en este tipo de gráfico se representan los valores en dos ejes
cartesianos ortogonales entre sí.

iii. De barras: que se usan cuando se pretende resaltar la representación

de porcentajes de datos que componen un total. Una gráfica de barras
contiene barras verticales que representan valores numéricos. Una
gráfica de barras se presenta de dos maneras: horizontal o vertical.

IV. Gráficas Circulares: gráficas que nos permiten ver la distribución

interna de los datos que representan un hecho, en forma de porcentajes
sobre un total.

V. Histogramas: Se emplea para ilustrar muestras agrupadas en

intervalos.

Para insertar se usa la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña

Insertar. Ver Fig. 35

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Fig. 35 Insertar gráfico
 Manual de Excel Wuilian Belandria

Se recomienda que se tenga seleccionado el rango de celdas que forman

parte de los datos del gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo
automáticamente.
i. Seleccionar las Celdas que se van a graficar, incluyendo los títulos de las
Columnas y las Filas. Ver Fig. 36

ii. Hacer clic en la pestaña “Insertar”.

iii. Seleccionar “Columna” del cuadro de Dialogo. Ver Fig. 37

Fig. 36 Selección de Celdas

iv. Seleccionar el tipo de grafico tipo columna a usar.

Fig. 37 Insertar Gráfico

v. El Gráfico aparecerá en la Hoja de Cálculo.

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Fig. 46 Tipo de Gráfico

 Manual de Excel Wuilian Belandria

vi. Una vez tenemos el gráfico incrustado en la hoja de cálculo de Excel

podremos modificar el diseño del gráfico y el estilo de diseño.

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Fig. 38 Ejemplo Práctico