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Dokumentations‐, Administrations‐ und 

Organisationsaufwand der Ärzte im 
Krankenhaus, 
Auswirkungen auf die Arbeitszeit 

D  J
Dr. Joannes Castelein, M.Sc.
 C l i  M S

Tiroler Landeskrankenanstalten GmbH
Ausbildungszentrum West für Gesundheitsberufe

Hannover  17.02.2011

1
Problemstellung
bl ll
„Der permanente Zuwachs an gesetzlich vorgeschriebenen 
D    Z h     li h  hi b  
bürokratischen Tätigkeiten, Dokumentations‐ und 
Verwaltungsaufgaben, behindere die Ärzteschaft 
mittlerweile extrem bei ihrer eigentlichen Arbeit – der 
Versorgung der Patienten“ [ÖÄK‐Brettenthaler 10.05.2006]

„Ist es nötig und möglich, den Anteil nicht ärztlicher und 
administrativer Aufgaben durch Delegation an andere 
fg g
Personengruppen oder durch Schaffung einer neuen 
Funktion zu reduzieren und den Anteil an medizinischen 
Dienstleistungen und Weiterbildung entsprechend zu 
erhöhen?“  [Peter/Ulich 2002]

2
F
Forschungsfragen
h f
Die primären Fragen:

a. Welche Determinanten bestimmen die zur Verfügung 
stehende Arbeitszeit der  Spitalsärzte und wie haben sich 
di  D t
diese Determinanten geändert?
i t   ä d t?
b. Welche Determinanten bestimmen die Menge an 
Dokumentations‐, Administrations‐
Dokumentations , Administrations und Organisations
und Organisations‐
aufgaben von Spitalsärzten und wie haben sich diese 
Determinanten geändert?
c. Können organisatorische, strukturelle, persönliche oder 
h k ll l h d
technische Änderungen eine Optimierung des 
spitalsärztlichen Personaleinsatzes zur Folge haben? 
3
U t
Untergeordnete Forschungsfragen
d t  F h f
11. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand 
 Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand 
der Spitalsärzte geändert und wie haben sich diese 
Änderungen ausgewirkt?
2. Wie haben sich die stationären Belagszahlen und  die 
Bettenauslastung entwickelt?
3. Welche Dokumentations‐, Administrations‐ und 
Organisationsaufgaben werden von den Spitalsärzten 
erledigt und wie viel Zeit wird dafür gebraucht?
4. Welche finanziellen Auswirkungen hat eine personelle 
administrative Unterstützung der Spitalsärzte?
g p
5. Welche technischen Änderungen können den 
p p
spitalsärztlichen Personaleinsatz optimieren?

4
Auswertung und Interpretation
d

Zuteilung der Arbeitszeit zu den spitalsärztlichen 
Aufgaben in Stunden und Minuten:
g

1.1 1.2 1.3 1.4  1.5 1.6


V
Versorgung St ti ä  
Stationäre  A b l t  
Ambulante  I  
Im  O
Operative 
ti   Wi
Wissenschaft 
h ft  G
Gesamte 
t  
Patienten Patienten Diagnostischen  Versorgung und Lehre Arbeitszeit
Bereich

Summe in  576:30 406:30 69:10 207:15 128:30 1.387:55


Stunden
% 41,6% 29,3% 5,0% 14,9% 9,3% 100%
Mittelwert  03:54 02:45 0:28 01:24 0:52 09:22
in Stunden

5
Auswertung und Interpretation
d

Durchschnittlicher Arbeitstag der Spitalsärzte laut 
Befragung. Dauer 9 Stunden und 22 Minuten.
g g 9

6
Auswertung und Interpretation
d

Durchschnittlicher Arbeitstag, Verteilung auf 
Deutschland umgelegt. (geringe ambulante Versorgung)
g g (g g g g)

7
Auswertung und Interpretation
g p

Stationärer Zeitaufwand Stationär Gesamt


N=117 N=148
Arbeitszeit in Stunden 576:30 1 387:55
1.387:55
Dokumentations‐,  479:20 479:20
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 83% 35%

Ambulanter Zeitaufwand Ambulant Gesamt


N=81 N=148
Arbeitszeit in Stunden 406:30 1.387:55
Dokumentations‐, 
D k i   310:45 310:45
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 76% 22%

8
A
Auswertung und Interpretation
t   d I t t ti
Vergleich der Prozentsätze der Dokumentations‐, 
Administrationszeiten verschiedener Untersuchungen

Autor Bereich Summe % Bemerkung


Edhag (S) Allgemein 25 Keine Angaben über Arbeitszeit
Peter/Ulich (CH) Innere Medizin stationär 25 Inklusive Überstunden
Bl /Müll  (D)
Blum/Müller (D) Chi
Chirurgie stationär
i   i ä 34 B i  A b i
Basis Arbeitstag mit 8 Stunden
  i  8 S d
Blum/Müller (D) Innere Medizin stationär 40 Basis Arbeitstag mit 8 Stunden
IFES 2006 (A) Allgemein 30 Inklusive Überstunden
Spötl (A) Innere Medizin stationär 32 Inklusive Überstunden
Castelein (A) Allgemein stationär 35 Inklusive Überstunden
Castelein (A) Allgemein ambulant 22 Inklusive Überstunden
Castelein (A) Allgemein Summe 57 Inklusive Überstunden

9
Auswertung und Interpretation
g p

Stationärer Zeitaufwand Stationär Gesamt


N=117 N=148
Arbeitszeit in Stunden 576:30 1 387:55
1.387:55
Dokumentations‐,  479:20 479:20
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 83% 35%

Ambulanter Zeitaufwand Ambulant Gesamt


N=81 N=148
Arbeitszeit in Stunden 406:30 1.387:55
Dokumentations‐, 
D k i   310:45 310:45
Administrationszeit in Stunden
Prozentsatz 76% 22%

10
Auswertung und Interpretation

Gruppendiskussionen ‐ Berechnungen
• Anhand der Angaben der Oberärzte, Assistenzärzte und 
Stationsärzte wurde pro Item der klinikspezifische Zeitwert 
f
festgelegt
l
• Pro Klinik wurden die stationären Leistungen eines Monats  
abgefragt  Bettenzahl  stationäre Auslastung  Aufenthalte und 
abgefragt, Bettenzahl, stationäre Auslastung, Aufenthalte und 
Entlassungen  sowie die stationäre Zuordnung der ärztlichen 
MitarbeiterInnen wurden berücksichtigt g
• Die Dokumentations‐/Administrationszeiten und die 
Organisationszeiten wurden getrennt berechnet

11
Auswertung und Interpretation 
g p
Beispiel: Klinik 1
Dokumentation und  Zeit in  Multipli‐ Summe 1 Multipli‐ Summe 2
Administration Minuten kator 1 kator 2

Anamnese/Aufnahmeuntersuchung 5 396 1.980 1 1.980


(Min./Fall) (Anamnesen)
Kurvenführung  8 70,6
70 6 564 8
564,8 31 17 509
17.509
(Min./Fall/Tag) (Betten) (Tage)

Aufklärungsgespräch 5 396  1.980 1 1.980


(Min./Fall) (Aufnahmen)
Untersuchungen Diagnostik  5 70,6 353 31 10.943
(Min./Fall/Tag) (Betten) (Tage)

Konsiliar‐Untersuchung 5 396  1.980 1 1.980


(Mi /F ll/T )
(Min./Fall/Tag) (A f h
(Aufnahmen)
)
Arztbrief‐Prozess  15 416 6.240 1 6.240
(Min./AB) ohne Schreibarbeit (Entlassungen)

MEL Verschlüsselung 
MEL‐Verschlüsselung  2 416 832 1 832
(Min./Fall) (Entlassungen)

ICD‐Verschlüsselung 2 416 832 1 832


(Min./Fall (Entlassungen)

Summe in Minuten 42.296

Summe in Stunden 705 12
Auswertung und Interpretation 
Beispiel: Klinik 1
Tätigkeitsart Zeit in  Multipli‐ Summe  Multipli‐ Summe
Minuten kator 1 1 kator 2 2

Organisation  10 70,6 706 22  15.532


Krankengeschichte (Betten) (Tage)

Telefonate  5 70,6 353 22  7.766


Zusatzuntersuchungen (Betten) (Tage)

Telefonate Konsiliar
Telefonate Konsiliar‐ 5 396  1.980 1 1.980
Anforderungen (Aufnahmen)

Summe Organisations‐ 25.278
zeit in Minuten
Summe Organisation‐ 424
zeit in Stunden

13
Auswertung und Interpretation

Beispiel: Klinik 1

Zusammenfassung Klinik 1 Summe
Ärztliche stationäre Dienstzeit in Stunden 2.560
D k
Dokumentations‐
i und Administrationszeiten in Stunden
d Ad i i i i  i  S d 705
Dokumentations‐ und Administrationszeiten in % 27,5
Organisationszeiten in Stunden 421
Organisationszeiten in % 16,4
Summe der Dokumentations‐, Administrations‐ und  43,9
Organisationszeiten in %

14
Auswertung und Interpretation
Vergleich Dokumentations-/Administrationszeit
und Organisationszeit in % der stationären
ärztlichen Dienstzeit

Mittelwert

Klinik 6

Klinik 5

Klinik 4

Klinik 3

Klinik 2

Klinik 1

0 20 40 60 80

Dokumentations-/Administrationszeit in % Organisationszeit in %

15
Auswertung und Interpretation
Vergleich Dokumentations-/Administrationzeit und
Organisationszeit pro belegtem Bett in Stunden pro
Monat

Mittelwert

Klinik 6

Klinik 5

Klinik 4

Klinik 3

Klinik 2

Klinik 1

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0

Dokumentations-/Administrationszeit in Stunden pro belegtes Bett

Organisationszeit in Stunden pro belegtes Bett

16
Auswertung und Interpretation
Vergleich
g Bettenzahl (belegt)
( g ) pro
p VZÄ-Arzt bzw.
Arztstunden pro belegtem Bett

Klinik 6

Klinik5

Kli ik 4
Klinik

Klinik 3

Klinik 2

Klinik 1

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0

belegte Betten pro VZÄ Arzt


Arztstunden pro belegtem Bett

17
Auswertung und Interpretation
Ergebnisvergleich quantitative‐ und qualitative Felduntersuchung
Ergebnisvergleich quantitative

Stationär Ambulant Summe 1 OP Summe 2


Arbeitszeit =148 83.275 83.275
Quantitativ 28 760
28.760 18 645
18.645 47 405
47.405 3 720
3.720 51 125
51.125
Prozentsatz der 
Gesamtarbeitszeit 35 22 57 4,5 61,4
Qualitativ 14.451 14.176 28.627 3.720 32.347
Prozentsatz der 
Gesamtarbeitszeit 17,4 17,0 34,4 4,5 38,9
Prozentsatz 
Organisationszeit 5,8 4,7 10,5

18
B
Beantwortung der Forschungsfragen
 d  F h f
1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand der
 H b   i h di  J h b i i  i  d  P l d d
Spitalsärzte seit 1991 geändert und wie haben sich diese 
Änderungen ausgewirkt? Zahlen für Österreich!

Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro  Jahres‐ Summe JDZ % JDZ


(N) (VZÄ) Woche dienstzeit (N x JDZ)
(WDZ) (JDZ) (42KW)
1991 11.827(1) 74(2) 3.108 36.758.316 100%
1997 14.606 72 3.024 44.168.544 120%
%
2007 17.966 59 2.478 44.519.748 121%

1. KAZ 2008
2. FESSEL 1991
3. IFES 2006 

19
Beantwortung der Forschungsfragen
d h f

1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand der
Spitalsärzte seit 1991 geändert und wie haben sich diese 
Änderungen ausgewirkt? Zahlen für Deutschland!

Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro  Jahres


Jahres‐ Summe JDZ % JDZ
(N) (VZÄ) Woche dienstzeit (N x JDZ)
(WDZ) (JDZ) (42KW)
1991 95.208 74 3.108 295.906.464 100%
1997 105.618 72 3.024 319.388.832 108%
2007 126.000 52 2.184 275.184.000 93%

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
Marburger Bund
a bu ge u d

20
Beantwortung der Forschungsfragen
d h f

Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro  Jahres‐


Jahres Summe JDZ % JDZ
(N) (VZÄ) Woche dienstzeit (N x JDZ)
(WDZ) (JDZ) (42KW)
1991 95 208
95.208 74 3 108
3.108 295 906 464
295.906.464 100%
1997 105.618 72 3.024 319.388.832 108%
20077 126.000 552 2.184
4 275.184.000
75 4 93%
93
2010 132.300 50 2.100 277.830.000 94%

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
Q
Marburger Bund

21
Beantwortung der Forschungsfragen
d h f

2. Wie haben sich seit 1995 die stationären Belagszahlen und die
Belagsdauer seit 1995 geändert? Zahlen für Österreich!

Jahr Stationäre  Liege‐ Betten Liegetage  Auslastung  Turnover


Fälle dauer pro Bett %
1991 1.640.790 10,2 59.597 281 77 0,53
1997 2.158.241 6,7 52.902 275 75 0,78
2007 2 743 237
2.743.237 56
5,6 48 983
48.983 316 87 1 08
1,08
91‐07 + 67% ‐ 45% ‐ 18% + 12% + 100%
1
1. KAZ 2008
2. FESSEL 1991
3. IFES 2006 

22
Beantwortung der Forschungsfragen
d h f

2. Wie haben sich die stationären Belagszahlen und die
Belagsdauer geändert?      Zahlen für Deutschland 

Jahr Stationäre  Liege‐ Betten Liegetage  Auslastung  Turnover


Fälle dauer pro Bett %
1991 14.576.613 14 665.565 307 84 0,42
1997 16.429.031 10,4 580.425 294 81 0,54
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
Q
2007 DKG17.178.573
8 8
8,3 506.954
6 281
8 77 0,65
6
91‐07 + 18% ‐ 60% ‐ 18% ‐ 7% +  55%
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
Quelle: Statistisches Bundesamt Dez  2008
Marburger Bund

23
Beantwortung der Forschungsfragen

Änderung der spitalsärztlichen Dienstzeit und stationärer Fallzahl 
g p
(Österreich)

Jahr Stationäre  Spitalsärzte Dienstzeit  Jahres‐ Summe JDZ  Dienstzeit 


Aufnahmen  pro Woche  dienstzeit pro SA
(SA) (N) (WDZ) (JDZ) (NxJDZ) (JDZ:SA)
1991 1.640.790(1) 11.827(1) 74(2) 3.108 36.758.316 22,4 Std.
2007 2.743.237 17.966 59(3) 2.478 44.519.748 16,20 Std.
1. KAZ 2008
2. FESSEL 1991
3. IFES 2006 

Bem. Die  Zeiten für die 13,6 Million spitalsambulanten Fälle sind nicht 
inkludiert (29% der Dienstzeit)

24
Beantwortung der Forschungsfragen

Änderung der spitalsärztlichen Dienstzeit und stationärer Fallzahl ?   
Ä d  d   it l ä tli h  Di t it  d  t ti ä  F ll hl ?   
Zahlen für Deutschland von 1998 bis 2008.

Jahr Stationäre  Spitalsärzte Dienstzeit  Jahres‐ Summe JDZ  Dienstzeit 


Aufnahmen  pro Woche  dienstzeit pro SA
(SA) (N) (WDZ) (JDZ) (NxJDZ) (JDZ:SA)
1991 14.429.613 95.208 74 3.108 295.906.464 20,3 Std.
2007 17.178.573 126.000 52 2.184 275.184.000 16,0 Std.
2010 17 500 000
17.500.000 128 117
128.117 50 2 100
2.100 268 800 000
268.800.000 15 4 Std
15,4 Std.

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008
DKG

Bem. Die  Zeiten für die 20 Million spitalsambulanten Fälle sind nicht 
inkludiert (6% der Dienstzeit)

25
Beantwortung der Forschungsfragen
d h f
3. Welche Dokumentations , Administrations und 
3. Welche Dokumentations‐, Administrations‐
Organisationsaufgaben werden von den Spitalsärzten erledigt 
f g
und wie viel Zeit wird dafür gebraucht?
Stationäre Dokumentations-, Administrations- und Organisationszeiten pro
Pflegetag in Minuten

50,0
Terminorganisation Konsil

45,0
Terminorganisation Diagnostik
40,0
Organisation Krankengeschichte
35,0

Verschlüsselungen ICD und MEL


30,0

25,0 Prozess Arztbrieferstellung

20,0 Konsiliaruntersuchungen

15,0
Untersuchungsanforderungen Diagnostik

10,0
Aufklärungsgespräch
5,0
Kurvenführung
-
Klinik 1 Klinik 2 Klinik 3 Klinik 4 Klinik 5 Klinik 6 Anamnese / Aufnahmeuntersuchung 26
Beantwortung der Forschungsfragen
4. Welche finanziellen Auswirkungen hat eine personelle
administrative Unterstützung der Spitalsärzte?
Am Beispiel der Hämatologie können die Auswirkungen des Einsatzes 
p g g
eines Administrationsassistenten evaluiert und berechnet werden: 
Zeitaufwand Administrationsassistent  Min./Tag
Summe übernommener  Dokumentation, Administration, Organisation  310 Min.
Wegzeiten, Wartezeiten, Gespräche 24 Min.
Kurvenvisite am Nachmittag 28 Min.
Visiten 107 Min.
Dienstzeit 470 Min.

Ärzte Zeitaufwand Min. /Tag 


3 Assistenzärzte 3 x 140 Min. delegiert pro Tag 420 Min.
2,87 Fachärzte 2,87 x 30 Min. delegiert pro Tag 86 Min.
Summe Pro Tag 506 Min.

5,87 Ärzte 5,87 x 20 Min. Information pro Tag 117 Min.


Eingesparte ärztliche Dienstzeit Pro Tag 389 Min.

27
Beantwortung der Forschungsfragen
d h f

• Finanzielle Auswirkung des Einsatzes eines Administrationsassistenten:
Finanzierungsberechnung Berechnung Summe

Abgegebene ärztliche Tätigkeiten pro Tag in Minuten 389 Min.

Kalkulatorischer Minutenwert Ärzte € 0,836

Kalkulatorischer Wert abgegebener ärztlicher Tätigkeiten 389 x € 0,836


0 836 € 325,20
325 20

Verwendete Dienstzeit Administrationsassistent pro Tag in Minuten 407 Min.

Kalkulatorischer Minutenwert Verwaltungsperson € 0,503
0 503

Kalkulatorischer Wert verwendeter Zeit 470 x € 0,503 € 236,41

Freigekommene Personalkosten in Euro pro Tag € 325,20 ‐
325 20  € 236,41
236 41 € 88,79
88 79

Finanzierbare ärztliche Dienstzeit in Minuten pro Tag 88,79 : 0,836 106 Min.

Finanzierbare ärztliche Dienstzeit in % von VZÄ 106 : 4,8 22%

28
Reflektion

 Die gesamte Jahresdienstzeit der Spitalsärzte hat sich in 
Österreich von 1991 bis 2007 um 20% erhöht, 
in Deutschland  ist diese um 7% zurückgegangen
 Ohne die ambulante Versorgung zu berücksichtigen ist 
d
die spitalsärztliche Dienstzeit pro stationärem Fall in 
l l h ll
Österreich von 1991 bis 2007 um 28% zurückgegangen, 
in Deutschland um 21% 
 In Österreich sind 2009 pro 100 Einwohner 31,9 
9p 3 ,9
Spitalsaufnahmen angefallen, 
in Deutschland waren es 21 8
in Deutschland waren es 21,8
29
Reflektion

In Österreich besucht im Schnitt jeder Einwohner pro 
I  Ö t i h b ht i  S h itt j d  Ei h    
Jahr 1,75 mal eine Spitalsambulanz, in Deutschland liegt die 
Z hl b i  
Zahl bei  0,25
 Im gemischten Tätigkeitsbereich werden in Summe 34% der 
spitalsärztlichen Arbeitszeit mit Dokumentation und 
i l ä li h  A b i i   i  D k i   d 
Administration verbracht. Davon sind etwa 50% delegierbar
 Im gemischten Tätigkeitsbereich werden in Summe 10,5% der 
spitalsärztlichen Arbeitszeit mit Organisationsaufgaben  
verbracht. Davon sind etwa 80% delegierbar
 Delegierbare Tätigkeiten können in gleicher oder teils besserer 
Qualität kostengünstiger erbracht werden
30
Ausblick
• Der Anteil der hochbetagten Menschen (über 75 Jr.) wird bis 2035 
g ( 75 J ) 35
auf  30% anwachsen 
• Der Anteil der Personen, die in den Arbeitsmarkt eintreten,
nimmt  von 2010 bis 2020 um ca. 15% ab 
• Es droht ein Kapazitätsproblem beim medizinischen Fachpersonal

• Optimierung der Arbeitsprozesse durch:
o Die Entwicklung von klinischen Behandlungspfaden
o Die Entwicklung von technischen Lösungen (ELGA; 
g ; g; p g)
Terminorganisation;  Arztbrieferstellung; Spracherkennung)
o Neuverteilung der Aufgaben im Gesundheitswesen
o Die Einstellung von medizinischen Organisationsassistenten

31
TILAK S ll
TILAK‐Stellenprofil
fil
Medizinische/r  Organisationsassistent/in 

Auf Basis dieser Studie hat die TILAK GmbH beschlossen, 
eine Klinik mit „Medizinischen Organisationsassistenten“ 
i  Kli ik  it  M di i i h  O i ti i t t “ 
auszustatten. Ihre Aufgaben sind:
1   Aufnahme:
1. 
 Geplante  Aufnahme abwickeln
 Unterlagen einfordern nach Rasterfragebogen
 Bettenplan aktuell halten 
2.  Stationärer Aufenthalt:
 Ansprechpartner  für  die Patienten auf Station
 Kontrolle und Ordnung der Krankengeschichte
ll d d d k h h
 Visitenbegleitung
 Telefonfilter bei der Visite
 A
Anruflisten führen
fli t  füh

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TILAK‐Stellenprofil
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Medizinische/r  Organisationsassistent/in 
g

2.  Stationärer Aufenthalt:
• Fortschrittübersicht des Untersuchungsprogramms
 Kontaktaufnahme mit Versicherung lt. Checkliste
 Rückholprozesse administrativ abwickeln
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3.  Entlassung:
 Einpflegen der ICD‐10‐Codierung
 Entlassungsdokumente zeitgerecht  bereitstellen
 Nachsorge, Nachbehandlung sicherstellen
 Kontrolltermine vereinbaren
 Spezialdatenbanken pflegen

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dr. Joannes H. Castelein, M.Sc.
Ausbildungszentrum West für Gesundheitsberufe
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der Tiroler Landeskrankenanstalten G.m.b.H.
Innrain 98, A‐6020 Innsbruck
98  A‐6020 Innsbruck
joannes.castelein@azw.ac.at
+43(0)50/8648‐2222

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