Productividad Personal en La Era Digital - Google Actívate

Módulo 1: El Plan Estratégico y el Plan de Acción
1.1. ¿Qué es un Plan Estratégico?

El Plan Estratégico Personal o Branding Plan es una herramienta que nos
ayuda a situar quiénes somos, dónde estamos y qué deseamos ser o a dónde
queremos llegar. Leyendo esta sencilla forma de expresar el valor de un Plan
Estratégico, deducimos que se trata de una herramienta potente para nuestra vida
personal y profesional. Sin embargo, su gestión requiere de reflexión, de tiempo, de
paciencia, de constancia, de descubrir cosas sobre nosotros mismos que no nos
gustan, de aprender, de tratar de superarnos...

En múltiples ocasiones, especialmente en el entorno laboral, sentimos que las
cosas no funcionan porque no se ha planificado algún proceso o actividad, no se
han puesto los medios necesarios o no se ha prestado, en general, la atención
debida. En muchas de esas circunstancias no tenemos la posibilidad de intervenir de
una forma muy directa o de habernos anticipado para establecer una buena base de
partida. Aplicando esa misma reflexión al caso de todas las insatisfacciones que
tenemos y que sí dependen más de nosotros, probablemente caigamos en la cuenta
de q
ue podemos asumir una responsabilidad que estamos eludiendo.

Muchas insatisfacciones se producen porque ni siquiera tenemos claro qué
queremos, cuáles son nuestras prioridades y cómo gestionar nuestras relaciones,
nuestro empleo, nuestras pasiones, etc. Lo preocupante no es la inexistencia de
metas, lo preocupante es que esa realidad nos genere malestar.

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Es cierto que, generalmente, todos tenemos algún objetivo pendiente, cuya
satisfacción se produciría de una forma mucho más efectiva si articulásemos un
Plan Estratégico. También es cierto que, dependiendo del momento vital, de
nuestras prioridades, de nuestra situación en una fecha concreta, puede ser o no el
momento (o el mejor momento) para ponerlo en práctica. Un Plan Estratégico, por lo
tanto, no debe de ser un instrumento que nos agobie o nos encorsete, sino un
instrumento de ayuda, al que recurramos sólo cuando nos apetece y lo creamos
necesario.

Si tú tienes un propósito, un sueño, una aspiración, un objetivo, seguro que
esta lectura será interesante para ti. Si no lo tienes y su ausencia te impide sentirte
mejor, también la encontrarás interesante. ¡Vamos a indagar más en este tema!.

A lo largo de este módulo vamos a hablar de tres aspectos fundamentales,
que son los que podemos observar en la imagen. El primero es ¿quiénes somos? y
hablaremos sobre el autoconocimiento. El segundo es ¿qué deseamos? y
trataremos sobre nuestros objetivos, poniendo ejemplos sobre el empleo
(desafortunadamente, un objetivo para muchas personas en la actualidad).

El tercero es ¿cómo conseguirlo? para lo cual nos centraremos en el Plan de
Acción, que puede procurarnos un desarrollo personal y profesional y acercarnos
más a nuestros deseos. Los procesos de comunicación son importantes también en
este apartado, pero los analizaremos en el módulo 3 como temática específica.
Cerraremos el módulo hablando sobre apoyos que pueden facilitar nuestro proceso
de Planificación Estratégica, como es el caso del Coaching, la orientación y otras
fórmulas de acompañamiento y ayuda.

AVISO IMPORTANTE

1.2. El autoconocimiento

El autoconocimiento es un proceso reflexivo mediante el cual adquirimos una
mayor consciencia sobre nosotros mismos. ¿Sobre qué exactamente? Sobre
nuestros valores, nuestra visión, nuestras competencias, preferencias, forma de
relacionarnos con los demás, etc. Estos son algunos de los aspectos en los que nos
podemos fijar a la hora de conocernos más o fotografiar nuestro yo presente.

Podemos decir también que el autoconocimiento es un acercamiento sincero
a nuestros aspectos positivos y a nuestras áreas de mejora. Que se trata de un
proceso lento, circular y continuo (aunque en este caso lo trabajemos
secuencialmente) ya que estamos en constante evolución.

Realmente, el resultado de lo que vemos es nuestra Marca Personal Actual…
como podríamos decir… “sin depurar” sin seleccionar los aspectos más relevantes y
diferenciales de nosotros en positivo, convertirles en beneficios para el otro y
transmitirlos para vender una buena imagen. Todas nuestras características, las
buenas, las menos buenas, las neutras, conjugadas, nos hacen únicos.

Para ser más conscientes de nosotros mismos, no sólo debemos recurrir a la
reflexión personal, podemos recurrir a las personas que nos rodean para
preguntarles cómo nos perciben. Suele suceder que los demás no nos ven
exactamente de la misma forma que nosotros nos vemos. ¿Por qué no descubrir los
desfases entre ambas visiones?

AVISO IMPORTANTE


Empecemos por aquí. ¿Qué tal si os lanzo una propuesta? Vamos a recurrir a
la Ventana de Johari. Es una herramienta muy útil para el análisis de uno mismo. Lo
podemos aplicar con nuestra familia, amistades, compañeros de trabajo o de
aficiones, etc. Nos ayuda a comprender la manera en la que procesamos la
información y cómo varía la percepción que tenemos de nosotros mismos y de los
demás. Para sacarle todo el valor posible, conviene estar receptivo a los
comentarios que los demás nos hagan al respecto.

ÁREA PÚBLICA ÁREA CIEGA
Lo que yo conozco y los demás conocen Lo que los demás conocen y yo no

ÁREA OCULTA ÁREA DESCONOCIDA
Lo que yo conozco y los demás no Lo que ni los demás ni yo conocemos

AVISO IMPORTANTE


Fase 1
Escoge de la lista entre 6 características que tú consideres que son las que mejor te
representan, tanto positivas como negativas. Pregunta a un grupo de personas las 6
características que según ellos son las que mejor te definen.

Fase 2
Clasifica como “públicos” aquellas características que tú has identificado y, por lo
menos, otra persona también. Establece como “ciegos” las que otros hayan
señalado pero tú no. Pon como “ocultos” las características que tú has enumerado
AVISO IMPORTANTE

pero que los demás no han reconocido en ti. El resto de las características sitúalas
en el “área desconocida”.

Ya vamos teniendo más información para nuestra fotografía. ¿Queréis otra
propuesta? Esta la dejo más abierta. Selecciona a dos personas de tu familia, a dos
amistades y a dos personas que hayan compartido formación o trabajo contigo.
Plantéales que te contesten por escrito a preguntas que tú formules. Les puedes
preguntar por tus virtudes y tus defectos, lo que más valoran de ti y lo que menos, lo
que te hace diferente, qué aspectos destacarían de la forma en la que te relacionas
con los demás, de la forma en la que trabajas. Cuantas más sean (sin abrumar a los
demás, claro) y más específicas, más consciencia de nosotros mismos nos
arrojarán. El contraste entre la respuesta que tú darías y la suya, puede aportarte
muchas claves.

Ahora vamos a avanzar hacia aspectos más específicos del autoconocimiento.

Los valores

Los valores son principios que nos permiten orientar nuestro comportamiento
en función de realizarnos como personas. Los valores se refieren a necesidades
humanas y representan ideales, sueños y aspiraciones, con una importancia
independiente de las circunstancias. ¿Cuáles son tus valores? Como siempre, una
pregunta difícil… Prueba a hacerlo así. Poco a poco.

Fase 1
Piensa en, al menos, tus referentes de épocas pasadas (la infancia, la adolescencia)
y, si quieres también, en referentes actuales. Pueden ser personajes de películas, de
la literatura, de dibujos animados y series televisivas, intelectuales, profesores,
familiares, quienes tú quieras.
AVISO IMPORTANTE

Fase 2
Ahora piensa en las características de estas figuras. ¿Qué les hacía relevantes para
ti? Trasforma esas características en valores y describe su contenido respondiendo
a la pregunta de ¿qué significa para mi ser justo, ser excelente, ser auténtico, ser
bello, ser claro, (los valores elegidos)?

Fase 3
Si tuvieras que eliminar uno de esos valores ¿cuál sería? Si tuvieras que eliminar otro
¿cuál sería? Repite este ejercicio hasta que tengas como mucho tres valores.

Fase 4
Si relees tu lista priorizada de valores verás como tú mismo o tú misma acabas de
establecer los componentes sobre los que se asienta tu imagen ideal de vida. En la
medida que estén presentes en tu día a día, en todos tus ámbitos de actividad,
probablemente sientas un mayor bienestar. En la medida que todos tus pasos, tus
acciones, también los contemplen o se dirijan a ellos, probablemente estés
responsabilizándote acertadamente de procurarte ese bienestar.

La visión

La visión es el ideal al que tendemos, clave en el proceso de
autoconocimiento, porque es una fuente de inspiración, de motivación interna, para
actuar de forma acorde a ella aunque requiera de nuestro esfuerzo. Hace que el
camino sea más llano, porque consigue que nos apetezca más seguir el Plan de
Acción que establezcamos. De la visión se extraen las fuerzas en los momentos
difíciles, nos aporta motivos.

Piensa en el futuro, por ejemplo, en dentro de cinco años. Si tu vida fuera
perfecta ¿cómo sería? Esta pregunta nos pone en la senda de la definición de
AVISO IMPORTANTE

nuestra visión, pero es difícil contestarla ¿verdad? Si tenemos en cuenta el resultado

del ejercicio anterior nos será más fácil.

Las competencias

La competencia es la forma en que una persona utiliza todos sus recursos
para resolver una tarea en un contexto determinado. Las competencias son, dicho
de otra manera, un conjunto de comportamientos que denotan que una persona es
capaz de llevar a cabo, en la práctica y con éxito una actividad, en un contexto
determinado, integrando sus conocimientos, habilidades y actitudes personales. Los
conocimientos se refieren al plano del saber, mientras que las habilidades al del
saber hacer y las actitudes al querer hacer.

AVISO IMPORTANTE

De forma muy general distinguimos tres tipos de competencias: las básicas,
las específicas y las transversales. Las básicas son las adquiridas a lo largo del
proceso educativo; las específicas las propias de una profesión, puesto de trabajo,
distinguidas por su utilidad y las transversales aquellas que se pueden aplicar a
situaciones variables, transferibles de un contexto a otro. Especialmente nos
interesan las dos últimas. Un ejemplo de competencia específica puede ser el
manejo ágil de un programa informático. Un ejemplo de competencia transversal, la
resolución de problemas.

Otro ejercicio interesante para conocernos mejor, especialmente si tenemos
objetivos de carácter laboral, es la reflexión sobre nuestras competencias. ¿Cuáles
son nuestras competencias? ¿cuáles deberíamos adquirir o reforzar para lograr
nuestros objetivos? En el contexto laboral en el que nos encontramos, adquieren
mayor relevancia las competencias transversales, ya que el mercado demanda
profesionales polivalentes y nuestro recorrido se caracteriza por el cambio
constante (de organización, de funciones e incluso de sectores) y la propia exigencia
de estar actualizados y apostar por la innovación, implica movilizar competencias de
esta naturaleza.

Según las conclusiones del I Informe "Los perfiles universitarios más
demandados por las empresas en España", elaborado por el IE University la
consultora de comunicación Kreab Gavin Anderson en 2011, informe que se propuso
analizar la opinión de los responsables en recursos humanos de las principales
multinacionales en España, a la hora de seleccionar a un candidato dan un especial
valor a:
● Conocimiento de idiomas.
● Un perfil internacional.
● Relaciones públicas y habilidades interpersonales.
● Emprendedurismo.
AVISO IMPORTANTE

● Dotes comerciales.

La mayor parte de ellos, incluso los que tienen una cierta carga de
competencia técnica o específica, se definen especialmente por las competencias
transversales que lo explican. Proactividad, negociación, resolución de problemas,
cooperación, empatía, visión estratégica, y un largo etcétera, son algunos de los
ejemplos de competencias específicas necesarias para responder a esos aspectos.

La identificación de competencias no es fácil. Lo que está claro es que para
identificarlas tenemos que mirar a toda nuestra experiencia vital, no sólo a nuestra
formación y experiencia laboral. Las aficiones, los espacios de participación social
(asociaciones, etc), son un ejemplo de motores de adquisición de competencias que
no solemos tener en cuenta. Para identificar competencias de nuestra formación y
puestos de trabajo, pueden ser de ayuda las guías o informaciones que podemos
encontrar en internet acerca de una titulación o un puesto de trabajo, contrastadas
con nuestra valoración respecto a si las reconocemos en nosotros mismos. Las
competencias relativas a la gestión emocional las veremos en un apartado
específico.

AVISO IMPORTANTE


Las preferencias

Nuestras preferencias son aquellas opciones que valoramos más, que nos
gustan más, de entre un conjunto de distintas alternativas. En nuestro tiempo libre
preferimos hacer unas cosas que otras, emplear el tiempo con unas personas
determinadas. Nuestro recorrido formativo suele venir marcado por las preferencias.
Nuestras aficiones son preferencias. Nuestras prioridades, en definitiva, son
preferencias.

El tiempo es limitado y cuando tenemos capacidad de decidir cómo emplearle
priorizamos respondiendo a los siguientes interrogantes, que nos ayudan también a
plasmar nuestra foto y también a fijar posteriormente objetivos.

- ¿Qué me gusta hacer?
- ¿Cuándo?
AVISO IMPORTANTE

- ¿Con quién?

También se reconocen como preferencias aquellas tendencias naturales que
nos orientan a tener mayor predisposición o facilidad para responder de una
determinada manera ante una circunstancia. Algunas las podemos tener claras,
otras en cambio ni siquiera las tenemos identificadas, y su conocimiento nos ayuda
a entender nuestra realidad, el origen de determinados conflictos, los choques en
algunas relaciones interpersonales, etc.

La herramienta más completa que personalmente he probado para conocer
mis preferencias es el MBTI (Indicador de tipo de Myers-Briggs). Se trata de un test
de que devuelve información sobre diferencias en las personas basadas en cómo
enfocan su atención u obtienen su energía, cómo perciben o toman la información,
cómo prefieren tomar decisiones y cómo se orientan al mundo exterior, en 16
diferentes tipos. El indicador se diferencia de otros tests estandarizados y otros
parámetros de medida, tales como la inteligencia en que no mide una característica,
sino que clasifica los tipos de preferencias de las personas. No juzga ni encasilla. El
informe nos informa sobre:

● Características generales: personalidad, características, cómo nos ven otros,
posibles áreas de desarrollo, vida profesional, excesos.
● Información de nuestro tipo en las organizaciones: contribuciones, estilo de
liderazgo, estilo preferido de aprendizajes, método de resolver problemas,
ambientes preferidos de trabajo, dificultades potenciales y sugerencias para
el desarrollo.
● Información de nuestro tipo en los equipos: comunicación, cultura de equipo,
liderazgo, cambio, resolución de conflictos, estrés.
● Temperamento: rasgos generales, situaciones particulares, puntos débiles.

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La gestión emocional

Inteligencia emocional agrupa al conjunto de habilidades psicológicas que
permiten apreciar y expresar de manera equilibrada nuestras propias emociones,
entender las de los demás, y utilizar esta información para guiar nuestra forma de
pensar y nuestro comportamiento.

Reflexionar sobre nuestra inteligencia emocional es importante, porque se
refleja en todas las esferas de la vida y es un ámbito generalmente susceptible de
mejora y desarrollo para todas las personas. Para poder valorar nuestras
competencias emocionales, vamos a recurrir al modelo de Góleman, y a explicar las
conductas que suelen traer aparejadas cada una ellas. Así nos podemos hacer una
idea de dónde nos situamos nosotros en cada una de ellas. Otra opción para realizar
una autovaloración, más sencilla posiblemente, sea recurrir a test que Internet pone
a nuestra disposición, tomando sus resultados con cierta distancia y aprovechando
a rescatar áreas de mejora con las que estemos de acuerdo y veamos realmente
reflejadas en nosotros.

Central Test:
http://es.test-de-inteligencia.centraltest.es/esptest/@test/index.php?nomtest
=tqe01

A. El autoconocimiento: requiere una valoración adecuada y confianza en uno
mismo. Las personas con esta competencia:

✓ Saben qué emociones están sintiendo y por qué.
✓ Comprenden los vínculos existentes entre sus sentimientos, sus palabras y
sus acciones.
✓ Conocen el modo en que sus sentimientos influyen sobre su rendimiento.
AVISO IMPORTANTE

✓ Tienen un conocimiento básico de sus valores y de sus objetivos.

✓ Reflexionan y aprenden de la experiencia.
✓ Tienen sentido del humor que contribuye a tomar distancia de sí mismos.
✓ Manifiestan confianza en sí mismos.
✓ Pueden expresar puntos de vista impopulares y defender sin apoyo de nadie
lo que creen correcto.

B. El autocontrol: requiere de responsabilidad, integridad, versatilidad e
innovación. Las personas con esta competencia:

✓ Gobiernan adecuadamente sus sentimientos impulsivos y sus emociones
conflictivas.
✓ Permanecen equilibrados, positivos aún en los momentos más críticos.
✓ Su honradez y sinceridad proporcionan confianza a los demás.
✓ Son capaces de admitir sus propios errores y no dejan de señalar las
acciones poco éticas de los demás.
✓ Cumplen sus compromisos y sus promesas.
✓ Se responsabilizan de sus objetivos.
✓ Son organizados y cuidadosos en su trabajo
✓ Adaptan sus respuestas y tácticas a las circunstancias cambiantes.
✓ Su visión de los acontecimientos es sumamente flexible.
✓ Buscan siempre nuevas ideas de una amplia variedad de fuentes.
✓ Aportan soluciones originales a los problemas.

C. Motivación: requiere de compromiso, iniciativa y optimismo. Las personas
con esta competencia:

✓ Están dispuestas a sacrificarse en aras al objetivo superior de la empresa.
✓ Encuentran sentido a su subordinación en una misión más elevada.
AVISO IMPORTANTE

✓ Buscan de una manera proactiva oportunidades para cumplir la misión del
grupo.
✓ No dudan en saltarse las rutinas habituales cuando lo consideran necesario
para llevar a cabo el trabajo.
✓ Movilizan a otros a emprender esfuerzos desacostumbrados.
✓ Operan más desde la expectativa del éxito que desde el miedo al fracaso.

D. La empatía: requiere de comprensión y promoción del desarrollo del otro,
orientación hacia el servicio, aprovechamiento de la diversidad y conciencia
política. Las personas con esta competencia:

✓ Permanecen atentas a las señales emocionales y escuchan bien.
✓ Son sensibles y comprenden los puntos de vista de los demás.
✓ Ayudan a los demás basándose en la comprensión de sus necesidades y
sentimientos.
✓ Saben reconocer y recompensar la fortaleza, los logros y el desarrollo de los
demás.
✓ Buscan el modo de aumentar la satisfacción y la fidelidad de sus clientes.
✓ Afrontan los prejuicios y la intolerancia.
✓ Advierten con facilidad las relaciones clave de poder.
✓ Perciben claramente las redes sociales más importantes.

E. Las habilidades interpersonales: son la comunicación, la resolución de
conflictos, el liderazgo, la catalización de cambios, el establecimiento de
vínculos, la colaboración y cooperación y las habilidades de equipo. Las
personas con esta competencia:

✓ Recurren a presentaciones muy precisas para captar la atención de sus
oyentes.
AVISO IMPORTANTE

✓ Utilizan estrategias indirectas para recabar el consenso y el apoyo de los
demás.
✓ Abordan abiertamente las cuestiones difíciles.
✓ Escuchan bien, buscan la comprensión mutua y no tienen problemas en
compartir la información de que disponen.
✓ Alientan el debate y la discusión abierta.
✓ Buscan el modo de llegar a soluciones que satisfagan plenamente a todos los
implicados.
✓ Cuando resulta necesario, saben tomar decisiones independientemente del
puesto que ocupan en la empresa.
✓ Reconocen la necesidad de cambiar y eliminar barreras.
✓ Desafían el “status quo” y reconocen la necesidad del cambio.
✓ Promueven el cambio y consiguen que otros hagan lo mismo.
✓ Cultivan y mantienen amplias redes informales.
✓ Crean y consolidan la amistad personal con las personas de su entorno
laboral.
✓ Colaboran y comparten planes, información y recursos.
✓ Promueven un clima de amistad y cooperación.
✓ Buscan y alientan las oportunidades de colaboración
✓ Cuidan al grupo y su reputación, e incluso comparten los méritos.

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AVISO IMPORTANTE

1.3.1. La definición de objetivos

¿Qué te gustaría conseguir?

Tampoco esta pregunta es fácil, pero al haber reflexionado sobre nosotros
mismos seguro que hemos sido capaces de detectar qué queremos conseguir y
algún aspecto que podemos y queremos mejorar y nos ayude a conseguirlo. Al igual
que la visión, los objetivos deben ser motivadores si queremos que nos activen.
Cuando deseamos conseguir un objetivo solemos rendir más que cuando su logro
parte de una obligación. El deseo lo vivimos como propio, mientras que el debe lo
interpretamos como una especie de imposición externa.

Sea como fuere, todos nos planteamos objetivos o, al menos, somos
conscientes en determinados momentos de que tenemos áreas de mejora que
trabajar e ilusiones por materializar. La posición activa o pasiva ante estas
situaciones depende de cada persona, del momento (la urgencia, la motivación,
etc.). Una vez que tenemos delante de nosotros esa fotografía compuesta por
nuestra visión y valores, nos es más sencillo fijar objetivos generales.

A través de la rueda de la vida, otra técnica para ayudarnos en la fijación de
objetivos, identificamos aspectos relevantes de nuestra vida, los describimos,
valoramos nuestro nivel de satisfacción sobre los mismos (apelando a lo positivo y
a lo negativo) y decidimos sobre qué aspectos nos gustaría actuar de una forma
más prioritaria. Para realizar una rueda de la vida sigue los siguientes pasos:

AVISO IMPORTANTE

Fase 1
Dibuja una circunferencia y divídela en los 6, 7 u 8 aspectos más relevantes en tu
vida ahora mismo. Puedes plantearlos en un sentido muy general: familia, trabajo,
etc; o en un sentido más particular: la relación con mi pareja, la carga de trabajo, etc.

Fase 2
Describe a qué se refiere cada aspecto, a qué realidades y circunstancias aluden,
cómo se relacionan entre ellos, y valora del 1 al 10 tu satisfacción con cada uno,
fijando un punto según la puntuación dada (0 el punto central de la circunferencia y
10 el punto del radio más alejado del origen).

Fase 3
Teniendo delante de ti esta visión general de tu vida, reflexiona sobre en qué aspecto
te gustaría enfocarte, bien por tener la puntuación más baja o por resultarte más
interesante o prioritario en el momento actual.

AVISO IMPORTANTE

¿Qué pequeños objetivos te puedes ir marcando para ver satisfechos tus deseos?

Podemos distinguir entre los objetivos asociados al fin y los objetivos
asociados al rendimiento. ¿Qué diferencia existe entre ellos? Los objetivos
asociados al fin tienen que ver con la meta final. Normalmente tienen una
proyección a medio o largo plazo y no dependen al 100% de nosotros mismos.

En la siguiente imagen podemos diferenciar entre un posible objetivo de
finalidad: conseguir un empleo en un sector determinado y en el área geográfica en
el que tengo disposición de moverme, y objetivos de rendimiento: adquirir formación
y habilidades importantes para facilitar la consecución de dicho empleo, mejorar
competencias transversales y optimizar su proceso de búsqueda de empleo con un
currículum o manejo de Linkedin más efectivo.

AVISO IMPORTANTE

Observamos que el objetivo de finalidad se establece a más largo plazo, no
está bajo nuestro control absoluto y que, sin embargo, los objetivos de rendimiento
se establecen a un plazo más corto y están bajo nuestro control. Estos últimos
identifican el nivel de rendimiento que alguien considera necesario para lograr el
objetivo asociado al fin.

Además, los objetivos asociados al fin son más conscientes, los tenemos
más identificados, y los objetivos de rendimiento no siempre; tenemos que realizar
un proceso de reflexión para detectarlos. En la medida de lo posible, los objetivos
finales deben ir respaldados por objetivos de rendimiento, ya que los primeros son
inspiradores, pero los segundos definen lo que nos conviene hacer para llegar a la
meta.

Si volvemos a mirar nuestra fotografía y nos fijamos en nuestras
competencias y preferencias, nuevamente se hace más sencillo fijar objetivos, de
rendimiento en este caso.

Para establecer objetivos de rendimiento, una herramienta adecuada es el
DAFO. Nos ayuda a determinar puntos fuertes y, lo que más nos interesa en este
caso, áreas de mejora, conjuntando estas cuestiones externas con elementos
externos (potencialidades y amenazas). Recurriendo al ejemplo anterior. Una
persona joven con determinada visión, valores, preferencias y competencias, que
quiere conseguir un empleo relacionado con el mundo de la comunicación. Este
puede ser un ejemplo de su DAFO.

AVISO IMPORTANTE


Debilidades Fortalezas
-Escasa formación en gestión de -Dos titulaciones universitarias
comunicación a través de redes vinculadas a la comunicación
sociales. (Periodismo y Publicidad).
-Escasa experiencia laboral. -Polivalencia.
-Timidez. -Capacidad de trabajo.
-Comunicación no verbal inadecuada. -Autocrítica y deseo de mejora.

Amenazas Oportunidades
-Escasas ofertas de empleo. -No demasiadas responsabilidades
-Muchos profesionales del sector en personales, posibilidad de movilidad.
desempleo y con mayor experiencia. -Nuevos nichos de empleo en materia de
-Incremento del coste de la comunicación.
formación. -Red de contactos y posibilidad de
participar en grupos de trabajo.

Valorando las dificultades, las fortalezas, las amenazas y las oportunidades,
los objetivos de rendimiento podrían ser los siguientes (más detallados que en el
ejemplo anterior):

1. Identificar recursos formativos gratuitos o de buen precio sobre
community management.
2. Cursar dicha formación.
3. Dedicar un tiempo semanal al autoaprendizaje en la red sobre la materia.
4. Participar activamente en grupos de trabajo de linkedin sobre
comunicación.
AVISO IMPORTANTE

5. Identificar distintas alternativas para realizar unas prácticas profesionales.

6. Realizar una prospección de fuentes de información sobre ofertas de
empleo en el sector en el contexto nacional.
7. Realizar una prospección sobre necesidades sociales no satisfechas
vinculadas a la comunicación.
8. Participar en talleres de teatro.
9. Realizar un pequeño curso de oratoria.

En todo caso, los objetivos (especialmente los de rendimiento) han de ser
específicos, medibles, acordados, realistas y temporalizados (objetivos SMART),
para que no caigan en saco roto.

● Específicos (Specific): qué, dónde, cuándo y cómo.
● Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y beneficios.
● Realizables (Achievable)/Realistas (Realistic) que sea posible lograrlos en
relación a nuestros recursos y capacidad.
● Limitado en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de tiempo en el
que se deben alcanzar.

1.3.2. El Plan de Acción

¿Qué hábitos específicos de pensamiento y acción necesitas para ser una persona
capaz de alcanzar los objetivos que te has marcado?

El Plan de Acción está conformado por los objetivos de rendimiento que nos
hemos marcado y por las actuaciones que podemos poner en práctica para
alcanzarlos, evaluando en el corto plazo si las estamos llevando a cabo, si las
AVISO IMPORTANTE

estamos realizando de la manera que nos hemos propuesto y si están
resultándonos útil para ver más cerca de nosotros la consecución del objetivo final.

No tiene demasiado sentido hablar de planes de acción en genérico. Cada
Plan de Acción depende de las áreas de mejora detectadas en la etapa de
autoconocimiento y de los objetivos de rendimiento que hayamos establecido para
trabajarlas.

Si nuestro objetivo se refiere a la búsqueda de empleo por cuenta ajena o a la
generación de empleo por cuenta propia, es posible que en nuestro Plan de Acción
incorpore actuaciones vinculadas a la formación en materias importantes para
nuestro objetivo en las que no tenemos las competencias necesarias o a la
experiencia laboral en la misma línea.

En el ejemplo de referencia, uno de los objetivos de rendimiento era “dedicar
un tiempo semanal al autoaprendizaje en la red sobre la materia (community
management). Se trata de un objetivo de formación teniendo en cuenta una
limitación de recursos económicos. Para fijar un Plan de Acción en esta dirección, la
persona puede establecerse diferentes tareas como:

a) Identificar materias concretas sobre las que aplicarse (Twitter, Linkedin,
estratégias para conseguir más seguidores, detección de público objetivo, etc).
b) Identificar cursos gratuitos y otras websites con marketing de contenidos
en los que ofrecen información y consejos de calidad al respecto.
c) Temporalizar el proceso, fijando plazos de aprendizaje y horarios de trabajo
de forma realista.

La formación siempre suele estar presente en los Planes de Acción, y no
podemos olvidar que su coste se ha elevado bastante en los últimos años. Como
AVISO IMPORTANTE

indicábamos en el ejemplo, una buena alternativa es aprovechar webs y blogs con
marketing de contenido o recurrir a los MOOCS (Massive Online Open Courses);
píldoras formativas abiertas, gratuitas, online, que aportan bastante valor al
alumnado. Algunas de las plataformas más conocidas son las siguientes:

Google – Actívate: www.google.es/landing/activate
Coursera: https://www.coursera.org/
UniMOOC: http://unimooc.com/
Open2study: h
ttps://www.open2study.com/
Uned: https://unedcoma.es/
Edx: https://www.edx.org/

La experiencia profesional suele estar presente también en los Planes de
Acción, especialmente si el objetivo final es conseguir un puesto de trabajo. En ese
caso la persona se puede orientar a identificar diferentes oportunidades para
realizar unas prácticas profesionales y si esa vía resulta complicada (cada vez es
más difícil acceder a prácticas aún teniendo un carácter no remunerado), tratar de
conseguir esa experiencia acudiendo a otras opciones como pequeñas
colaboraciones con entidades o incluso un programa de voluntariado.

Los procesos de comunicación online y offline

¿Y qué es lo que ya funciona?

En el proceso de autoconocimiento no sólo detectamos áreas de mejora, sino
también fortalezas. Muchas de estas fortalezas pueden constituir elementos
diferenciales que nos caracterizan positivamente, y en el ejercicio de aprovechar las
potencialidades que el medio nos ofrece, su comunicación directa o su utilización
para generar contenidos y mensajes en el entorno online y offline es crucial.
AVISO IMPORTANTE


Un Plan de Acción no se basa únicamente en las áreas de mejora, sino que
puede incorporar acciones tendentes a comunicar lo que sí funciona, lo que nos
diferencia, nuestros puntos fuertes, el valor que podemos aportar a los demás con
nuestro quehacer como personas, trabajadores y/o emprendedores. En el siguiente
módulo analizaremos con más detalle estas cuestiones.

AVISO IMPORTANTE

1.4. Colaboración y ayuda

No resulta sencillo realizar procesos de planificación y acción como el
descrito en soledad. El trabajo en equipo, así como contar con profesionales, allana
el camino. Tener otros puntos de vista especializados o no especializados, apostar
grupalmente por objetivos comunes o contar con un apoyo que nos ayude a darnos
cuenta de más aspectos de nuestra realidad de los que no estamos siendo
conscientes, resulta más efectivo y agradable a su vez. Tenemos diversas opciones:
recurrir al Coaching, al mentoring y a la orientación, a la conformación de un grupo
de trabajo, etc.

El Coaching

Muchas personas gastan su tiempo, es decir su vida, en hacer cosas que no
les llenan, en satisfacer a personas que no les aportan ni verdaderamente les
importan. Cuanto más claro tengas quién eres, qué quieres y que tienes que hacer
para conseguirlo, más rápido avanzarás. Este es el mensaje que hemos tratado de
transmitir a lo largo de estas páginas.

La calidad de nuestro pensamiento determina la calidad de nuestra vida.
Nuestro mundo exterior es un reflejo de nuestro mundo interior, y para cambiar
cualquier cosa del exterior, debemos empezar cambiando lo que te acontece en
nuestro interior. Cuanto mejores sean las preguntas que nos hacemos, mejores
respuestas obtendremos de ellas.

AVISO IMPORTANTE

Hemos visto cómo la pregunta es una herramienta muy útil bien utilizada,
pero es mucho más efectiva cuando nos la realiza otra persona y de otra manera,
porque nos ayuda a salir del bucle de pensamiento estandarizado que utilizamos
(que genera siempre las mismas respuestas). Para eso nada mejor que un coach,
una persona que va a apoyarnos para que seamos capaces de generar más
consciencia sobre nuestra realidad y de responsabilizarnos de las acciones a
emprender para modificar algún aspecto que no nos viene bien, sin perder en ningún
momento nuestra capacidad de decisión, de guiar nuestra propia vida.

Solo podemos controlar aquello de lo que somos conscientes, y aquello de lo
que no somos conscientes nos controla a nosotros. La consciencia nos capacita.
Para tomar consciencia necesitamos reunir y percibir con claridad los hechos
relevantes y la información pertinente, para poder determinar qué es importante. La
consciencia requiere inevitablemente autoconocimiento, especialmente en lo que se
refiere a detectar cómo las emociones o los deseos distorsionan nuestra
percepción.

Tenemos un mecanismo que busca continuamente reducir la consciencia
para evitar la sobrecarga de información. La tarea de un coach consiste en elevar y
en mantener dicha consciencia a un nivel adecuado en las áreas necesarias. Pero
su labor no finaliza ahí. Es necesario implicar al coachee (persona que recibe
Coaching), hacerle responsable del proceso. Por ejemplo, si yo como coach le digo a
mi coachee que en el centro cultural hay una exposición de fotografías muy
interesante sobre la naturaleza, nada tiene que ver la imagen que recibirá en
comparación con preguntarle ¿de qué trata la exposición de fotografía del centro
cultural? En este segundo caso él tendrá que movilizarse (visitar el centro), ver en
primera persona las fotografías, y conseguir una imagen mucho más completa que
ha pasado por sus sentidos. Es más, si preguntamos detalles más concretos (¿de
AVISO IMPORTANTE

qué tonalidades son las fotos? ¿qué ilustra cada una de ellas?) la imagen será
mucho más rica.

Por esa razón la pregunta es el instrumento más poderoso del coaching.
Podemos preguntar por diversos aspectos de múltiples maneras. Las preguntas
muy largas o indirectas suelen despistar y promover una contestación dispersa. Las
preguntas cerradas evitan que la persona se vea obligada a pensar. Las preguntas
con un tono enjuiciador suelen traer consigo respuestas menos meditadas y de
justificación. Buscando la misma respuesta, hay mucha diferencia entre preguntar
¿por qué lo hiciste? que ¿qué te llevó a tomar esa decisión? En el segundo caso, el
coachee tenderá a reflexionar más su respuesta y no se sentirá tan enjuiciado. La
atención más concentrada de lo habitual conduce a un rendimiento más elevado de
lo normal, tal y como escribe John Whitmore en su libro “esto es coaching” una de
las mejores guías para entender la disciplina.

Para implicar al coachee ha de entrar en juego su responsabilidad. La
responsabilidad es crucial para un rendimiento alto. En el momento que aceptamos
o asumimos la responsabilidad sobre lo que pensamos o hacemos, aumenta el
compromiso y aumenta el rendimiento, a diferencia de cuando recibimos consejos u
órdenes. Puede ser que si recibimos una orden respondamos de forma favorable,
pero no suele optimizar el rendimiento. Si fracasamos, nos podemos sentir más bien
culpables, pero no responsables. Para sentirnos realmente responsables de algo es
imprescindible que hayamos tenido la posibilidad de elegirlo.

En términos generales, el recurso a la consciencia y a la responsabilidad que
potencia el coaching se materializa en resultados tangibles como: mayor seguridad
en nosotros mismos, mejores relaciones interpersonales y mayor productividad en
nuestra actividad.

AVISO IMPORTANTE


Técnicas más directivas

Cuando hablamos de profesionales que utilizan técnicas más directivas nos
referimos a orientadores, mentores, u otros profesionales especialistas en nuestro
campo de trabajo que, avalados por sus conocimiento y experiencia, nos indican
cuál es el mejor camino a seguir. No son técnicas mejores ni peores que el
Coaching. Dependiendo de la persona, del momento, del objetivo a conseguir,
pueden ser más o menos eficaces.

Para trabajar el autoconocimiento, suele resultar más útil el Coaching, por su
capacidad para la generación de consciencia sobre nosotros mismos. A la hora de
identificar fortalezas y debilidades y plantear un plan de acción, las técnicas
directivas y no directivas pueden aportar mucho valor de forma individual o
conjunta.

COACHING MENTORING ORIENTACIÓN
Apoya fomentando la Guía desde la experiencia previa de la persona
generación de consciencia orientadora/mentora a la tutorizada fomentando la
y responsabilidad en el transmisión de conocimientos. Directivo.
coachee. Participativo. Habilidades Comportamientos operativos

La colaboración
AVISO IMPORTANTE


El establecimiento de relaciones de colaboración con otras personas
constituye también una vía para adquirir información relevante sobre nuestros
intereses, descubrir nuevas oportunidades, ser más eficaces en nuestros planes de
acción o conseguir mayor visibilidad.

Podemos recurrir a ella en un plano más informal, agrupándonos con
personas con intereses afines de forma puntual o prolongada, o en un plano más
formal, como es el caso del asociacionismo. El equipo da fuerza. Hacen más un
conjunto de personas persiguiendo una misma meta que una persona sola.

AVISO IMPORTANTE

Módulo 2: Marca Personal y Reputación Online

2.1. La “marca personal integral”

El concepto de Marca Personal o Personal Branding surgió en la literatura
empresarial de los Estados Unidos a finales de los años 90. Los precursores de
dicho término fueron Tom Peters, con su obra “The Brand Called You“ y Dan
Schawbel, con su obra “Me 2.0: Build a Powerful Brand to Achieve Career Success”.

Marca Personal o Personal Branding en sentido estricto consiste en
considerarse uno mismo como una marca que, al igual que en el caso de las marcas
comerciales, ha de trabajarse en dos principales fases:

1. La c
oncreción de la marca.
2. Su transmisión, con el objeto de diferenciarse de otras personas y
conseguir el mayor é
xito en nuestras relaciones profesionales y laborales.

Todos nosotros somos consumidores de productos y servicios que se
representan a través de marcas. Dependiendo de nuestros gustos, preferencias,
necesidades y, especialmente, de nuestra experiencia de compra, generamos un
sentimiento negativo, indiferente o positivo y de confianza hacia dichas marcas. Si el
sentimiento es positivo, se materializa en procesos de compra que se efectúan en
ocasiones hasta de manera inconsciente. Eso es lo que nosotros tratamos de
conseguir y, para ello, ¿qué mejor que situarnos en el rol de consumidores y hacer
una lista de qué características vemos deseables en las personas, bienes y
servicios en general con los que interactuamos en nuestro día a día?
AVISO IMPORTANTE


Extrapolando este ejemplo a nuestra persona, si tratamos de trabajar en
nuestra Marca Personal debemos identificar y comunicar aquellas características
que nos diferencian (fase 1), atendiendo a criterios como poseer:

- Características que difícilmente se encuentran.
- Un conjunto de características que combinadas generan mucho valor para

nuestros interlocutores.
- Características más o menos comunes en las que somos “muy buenos”.
- Características deseables, sin más.

Obviamente, es necesario comunicar dichas características de manera clara,
concisa y efectiva (fase 2). Si nos fijamos en experiencias de nuestra vida cotidiana
como consumidores, como trabajadores, como emprendedores, seguro que nos
vienen a la cabeza ejemplos de cómo se venden más o a mayor coste bienes o
servicios que no son “los mejores”, los de mayor calidad, etc, etc. Para tener éxito en
un proceso de gestión de marca personal, tenemos que ser buenos candidatos, pero
no basta con eso. Es necesario convencer a nuestros interlocutores, a nuestro
target, de que realmente lo somos.

¿Cómo lo hacemos? Cuando investigamos sobre información teórica y
práctica para trabajar en nuestra marca personal, nos encontramos que la mayor
parte de artículos, post, consejos, se centran únicamente en la comunicación de
elementos diferenciales en el entorno online, olvidando este proceso previo de
reflexión y olvidando la comunicación de la marca personal en el entorno offline. Por
esa razón, consideramos más oportuno hablar de la Marca Personal Integral.

AVISO IMPORTANTE

Desde una perspectiva integral, la Marca Personal quedaría definida como un

proceso dinámico de planificación estratégica y acción en el que las personas
establecen objetivos personales y profesionales, realizan una labor de reflexión para
identificar características y áreas de mejora vinculadas a su objetivo, y establecen
un plan de comunicación efectiva de sus características diferenciales y un plan de
acción para evolucionar hacia su Marca Personal Deseada.

Después de trabajar en el módulo 2, este mensaje nos ha quedado claro. La
Marca Personal o Personal Branding concebida de un modo integral nos permite
generar una base de autoconocimiento básica para la identificación de
características diferenciales, y también prosperar trabajando en áreas de mejora
vinculadas a nuestro objetivo y mejorando nuestras estrategias de comunicación,
tanto en el entorno online como en el entorno offline.

Si habéis trabajado desde un punto de vista práctico atendiendo a las
sugerencias del módulo 2, tenéis una gran parte del trabajo realizada, gracias al
autoconocimiento, el establecimiento de objetivos de resultado y de rendimiento y
un primer avance del plan de acción. Ahora sólo tenemos que ordenar y dar
coherencia a dicha información y comunicarlo de la mejor forma posible. Y ¿qué tal
si nos apoyamos en la red de redes, Internet, para buscar ejemplos de una gestión
eficaz de la Marca Personal y para buscar también herramientas que nos ayuden a
transmitir nuestra marca? ¡Vamos con ello!.

AVISO IMPORTANTE


AVISO IMPORTANTE


2.2. Fase 1. Concreción de la Marca Personal. Nuestro argumentario de ventas.

Para realizar ese ejercicio de identificación de características diferenciales,
paso previo a la comunicación de las mismas de manera eficaz, debemos hacernos
una serie de preguntas esenciales:

¿Qué características positivas me definen?

Respondemos a este interrogante teniendo en cuenta el registro de
autoconocimiento que hemos realizado en el módulo 2, atendiendo a nuestras
competencias, nuestras preferencias, etc.

¿Cuál es mi objetivo de resultado?

Respondemos a esta otra pregunta recordado el objetivo final que nos habíamos
marcado.

Atendiendo a ese objetivo ¿a qué personas u organizaciones me dirijo? o,
formulada de otra manera, ¿quién es mi público? ¿mi target?

De todas las características señaladas, ¿cuáles aportan a mi público objetivo un
valor añadido? ¿a qué se debe? Puede ser que tengamos diferentes segmentos de
público y que a cada uno de ellos les aporte valor un conjunto de características
diferentes.
AVISO IMPORTANTE


Para acudir a la demostración o contraste de “aquello que decimos que
somos o que somos capaces de hacer”, podemos recurrir a múltiples vías:
recomendaciones en Linkedin u otros espacios online y offline, marketing de
contenidos, colaboraciones, etc.

AVISO IMPORTANTE


2.3. Fase 2. La transmisión de nuestra marca en los entornos offline y online.

Solemos vincular la comunicación de la Marca Personal al entorno online:
blogs, redes sociales, etc, pero nos olvidamos en ocasiones de que hay otro entorno
que quizá es más adecuado para satisfacer nuestros objetivos o que, al menos, es
igual de adecuado que el entorno online. Estamos hablando de la comunicación
offline.

El entorno de comunicación offline está conformado por toda aquella
información sobre nosotros mismos o sobre nuestros negocios que expresamos en
nuestras relaciones interpersonales con familia, amistades, colegas de profesión o
de aficiones, y también por aquella que expresamos a través de vías más formales
como la radio, la televisión, la prensa o incluso la entrega de currículos, las
entrevistas de trabajo, etc.

Tanto si somos personas emprendedoras que quieren vender sus productos o
servicios, como si queremos ofrecernos como trabajadores por cuenta ajena a
alguna organización como si simplemente queremos generar una comunidad de
personas que acudan a nosotros para visualizar contenidos de temas diversos,
tenemos que tener en cuenta que una de las primeras acciones que emprenderán
los segmentos de personas que nos interesan es la búsqueda de referencias
nuestras a través de Google.

AVISO IMPORTANTE

Nos adentramos, entonces, en el término de Reputación Online. La
Reputación Online, también llamada OnLine Reputation Management (ORM), afecta
directamente a la buena imagen de nuestra empresa o persona. La construcción de
una marca tiene altos costes de publicidad y marketing, pero gracias a Internet y a
las nuevas plataformas de participación social, nos es más sencillo y barato
comunicar y también opinar. Su utilización, en cambio, no es siempre la más
adecuada, o siéndolo, puede no coincidir con nuestros intereses. Las opiniones
constituyen una poderosa arma tanto para la promoción cuando son positivas como
para la desacreditación cuando son negativas.

Por ejemplo, Google ha ofrecido a sus usuarios múltiples oportunidades de
expresión relacionadas con la reputación online de personas y organizaciones.
Concretamente en diciembre de 2008 permitió que todos los usuarios con cuenta en
alguno de sus servicios pudieran opinar sobre cualquier web del mundo, a través del
sistema SearchWiki. En el buscador de Google el usuario puede visualizar 3
opciones al lado de cada resultado, pudiendo promocionar/recomendar ese sitio,
retirar ese sitio de las primeras posiciones y publicar sus comentarios acerca de ese
sitio. Posteriormente, en 2009, lanzó Google SideWiki, una nueva funcionalidad en su
barra de herramientas dirigida también a la generación de opiniones. Otras muchas
aplicaciones se basan también en las percepciones sociales sobre productos,
servicios, personas, etc, con lo cual las valoraciones no se reducen a nuestro
entorno más próximo, sino que se multiplican.

Para cuidar nuestra Reputación Online no nos debemos focalizar sólo en
recopilar sistemáticamente las informaciones que los buscadores devuelven sobre
nosotros, sino que tenemos que esforzarnos por realizar un seguimiento
atendiendo al criterio de si afecta o no negativamente a nuestra imagen, así como
tratar de influir sobre dichos contenidos. Una forma de influir en los citados
AVISO IMPORTANTE

contenidos es participar activamente en primera persona en la generación de dichos

contenidos, teniendo en cuenta como hemos señalado anteriormente:

¿Quién es o queremos que sea nuestro público?
¿Qué intereses tiene ese público?
¿Cómo podemos aportarles valor?

Según el segmento de personas en el que nos focalicemos, podremos optar
por un determinado diseño de blog y redes sociales, por los contenidos más
adecuados para ellos y por la manera de plantear nuestro mensaje: forma y fondo.

Al margen de ofrecer un formato o una información correcta, hemos de ser
capaces de ofrecer un formato o una información diferencial y de calidad. Nuestro
argumentario de ventas debe actuar como base para la articulación de nuestra
estrategia en la red, y justo en este momento debemos de dar el salto entre “el
discurso” y la “contrastación del discurso”. Ya no valen las promesas, tenemos que
utilizar la red para demostrar que todo lo que decimos sobre nosotros es cierto y,
además, interesante y útil para ellos.

Ejemplo de una buena práctica: Marian Lozano. Búsqueda activa de empleo.
http://marianlozano.es/

- Exposición clara del objetivo.
- Información clara, concisa y relevante sobre sí misma.
- Visibilización de sus competencias transversales.
- Vender realidades a las que normalmente no les damos importancia.
- Demostración de las competencias con ejemplos y recomendaciones.
- Sentido del humor.
- Toque personal – emocional.
AVISO IMPORTANTE

Módulo 3: Comunicación 2.0 y Redes Sociales

3.1. Introducción. ¿Hay algo más importante que la comunicación?

¿Hay algo más importante de la comunicación? Este fue el eslogan que un
grupo mediático de nuestro país utilizó hace unos años en sus propias campañas
publicitarias. Más allá del debate que pueda suscitar, empleamos esta pregunta
como gancho para presentar este módulo: Comunicación 2.0 y Redes Sociales.

En los siguientes videos nos introducimos de lleno en el apasionante mundo
de la comunicación para conocer la evolución que ha experimentado esta disciplina
en los últimos años, al auspicio de la globalización, propiciada por la convergencia
de las telecomunicaciones, la tecnología y la información.

Han surgido nuevos modos para conectarse a la red; con múltiples canales de
comunicación. El avance ha sido tan rápido, a un ritmo tan vertiginoso, que nos exige
no sólo atención, sino principalmente, continúo aprendizaje para adaptarnos a los
nuevos lenguajes y usos.

No nos comunicamos como antes, no consumimos información ni
accedemos a ella como antes. Contamos con dispositivos, herramientas y
procedimientos impensables años atrás. ¿Quién nos iba a decir que acabaríamos
eligiendo restaurante a través de una aplicación en el móvil? ¿O que íbamos a ver la
televisión, sentados en el sillón con la tablet, conectados a la red, para intercambiar
tuits del programa que estamos viendo con nuestros followers o seguidores?

AVISO IMPORTANTE


Recuerda la pregunta: ¿Hay algo más importante que la comunicación? Como
decía al principio, más allá del debate que se pueda suscitar, quizás sí haya algo
más importante: la propia capacidad de aprendizaje para adaptarse a los nuevos
modelos de comunicación que nos ha dejado la Sociedad de la Información, los
nuevos medios y las redes sociales, en las que el dinamismo y la participación de los
usuarios son relevantes; en las que antiguas consideraciones estilísticas como la
concisión y la claridad cobran nuevo protagonismo, supeditadas a nuevos factores
tecnológicos, propios de cara red, como puede ser, por ejemplo, el número de
espacios disponibles. Pero no son los únicos condicionantes, hay muchas más
normas y consideraciones a tener en cuenta.

La comunicación ha experimentado una auténtica revolución. Cuanto antes
conozcamos y entendamos los cambios, nos adaptemos a ellos y establezcamos
nuevos protocolos, mucho mejor para no quedarnos descolgados.

De todo ello vamos a hablar en las siguientes lecciones, en las que veremos
los nuevos apellidos de la comunicación 2 y 3.0; que basan su funcionamiento en la
idea de crear comunidad, de compartir información y generar conocimiento
colectivo. Hablaremos de la temida fiebre por las redes sociales; y la imperiosa
necesidad de establecer una estrategia de comunicación para conseguir que
nuestro mensaje se adapte a cada plataforma y llegue a su público de forma clara,
concisa y eficaz.

Todo ello, teniendo además presente una premisa y axioma, el cuidado y la
defensa que debemos hacer del lenguaje en estos nuevos medios y redes sociales;
para que los nuevos canales (como decía el historiador y escritor Tony Judt) no se
conviertan en motores de la “no-lengua”.
AVISO IMPORTANTE


3.2. Las modas cambian. ¿Qué tal te sienta la comunicación 2.0?

La evolución experimentada por la comunicación va estrechamente unida a
nuestra historia; no se puede desligar de los principales hitos y acontecimientos que
han marcado nuestra memoria pasada y más reciente y que, en su gran mayoría, han
llevado aparejado una revolución, ya fuera industrial, audiovisual o tecnológica.

Así, si hablamos de medios tradicionales y nos retrotraemos en el tiempo, es
vital recordar que la gran prensa de masas surgió al auspicio de la revolución
industrial y del desarrollo político del estado liberal, en una sociedad donde crecían
las clases medias articuladas, que demandaban información de forma más masiva,
con periódicos más plurales y más especializadas, con tiradas más grandes.

En el caso de la radio cobra especial importancia como medio de
comunicación a mediados del siglo XX, especialmente en el período entre la
Primera y la Segunda Guerra Mundial; mientras que el auge de la televisión llegará en
decenios posteriores, en la segunda parte de la centuria, en plena Guerra Fría.

En ese mismo contexto de los años 60, en ese mundo dividido por bloques, el
capitalista y el comunista, comienza a fraguarse Internet. Estados Unidos crea una
red exclusivamente militar, para que, en el hipotético caso de un ataque ruso, se
pudiera tener acceso a la información militar desde cualquier punto del país. Esta
red se creó en 1969 con 4 ordenadores conectados y se llamó ARPANET.

AVISO IMPORTANTE

En apenas dos años, ya contaba con unos 40 ordenadores conectados. Su
crecimiento fue tan espectacular que su sistema de comunicación se quedó
obsoleto. Entonces dos investigadores crearon el Protocolo TCP/IP, que se convirtió
en el estándar de comunicaciones dentro de las redes informáticas.

De aquella red, fueron surgiendo otras hasta llegar a lo que hoy conocemos
como Internet; pero no será hasta la caída del Muro de Berlín, y finales de la década
de los años 90, cuando las tecnologías interactivas de la información y de la
comunicación comienzan a popularizarse, cuando Internet, la red de redes,
comience a extenderse y comience a fraguarse la revolución tecnológica que aún
hoy sigue mudando y transformando la comunicación.

Este recorrido tan reducido, angosto y esquemático por la historia más
reciente de la comunicación (que podemos ampliar con la bibliografía que se aporta)
nos sirve no obstante para establecer un hilo conductor, con el que vamos cosiendo
el paso de la comunicación 1.0 a la comunicación 2.0.

Los medios de comunicación tradicionales de los que hemos hablado
(prensa, agencias, radio y televisión) y las incipientes páginas web habían seguido
un modelo de comunicación 1.0 El emisor lanzaba un mensaje a través de un canal a
un receptor o receptores; un sistema unidireccional, con receptores pasivos, que
únicamente consumían información.

Los grandes avances experimentados especialmente en las dos últimas
décadas, nos han brindado nuevos modos de conexión a Internet, nuevos
dispositivos, nuevos canales y nuevas herramientas de comunicación (webs, blogs,
wikis, redes sociales) con los que la comunicación ha evolucionado al modelo 2.0

AVISO IMPORTANTE

Ahora es bidireccional. Hay un emisor que lanza un mensaje a un receptor y
éste, a su vez, tiene también la posibilidad de convertirse en emisor, de realizar un
feedback y una retroalimentación de forma inmediata.

El receptor ya no sólo recibe; sino que ofrece, comparte y opina; es más que
un mero consumidor informativo, es un creador de contenidos, pasa a adquirir un
papel activo y dinámico.

Este apellido 2.0 del que hablamos y las redes sociales están en auge. Como
toda moda que irrumpe en nuestras vidas (ahora además en un contexto totalmente
globalizado e interconectado) hay quien se desvive por ellas, quien padece auténtica
fiebre desmedida; y hay quien se erige desde un primer momento como firme
detractor.

Más allá de las desventajas que presentan estas dos opciones tan opuestas y
contradictorias, nos vamos a centrar en el término medio, en el que nos sitúa en un
conocimiento adecuado de cada uno de estos nuevos canales y plataformas de
comunicación, que tienen su razón de ser en tres principios básicos: crear
comunidad, compartir contenidos y generar conocimiento colectivo.

Todo ello, la bidireccionalidad de los mensajes, la participación activa del
receptor y los principios de compartir y generar conocimiento colectivo, hace que
estos nuevos medios nos presenten infinidad de ventajas para la comunicación,
siempre y cuando su uso sea correcto y adecuado, se ajuste a los criterios de ética
que deben imperar en el tratamiento de la información.

AVISO IMPORTANTE


3.3. Redes: no navegues sin rumbo.

Hasta ahora hemos ido contando que la revolución tecnológica de las últimas
décadas nos ha brindado nuevas plataformas, mecanismos y dispositivos para
acceder a la red de redes: como los Smartphone o las tabletas; también nos ha
ofrecido nuevos canales y herramientas de comunicación, como los blogs, los wikis
o las diversas redes sociales, en las que el receptor, el usuario, se ha convertido en el
centro y protagonista del proceso de comunicación.

Hagamos una parada especial en las redes sociales. Su crecimiento y
proliferación ha tenido lugar en muy poco tiempo, en comparación con lo que los
medios tradicionales tardaron en su día en alcanzar una masa crítica de usuarios. Su
avance imparable es ya un hecho y fácilmente identificable con cifras que
repasamos.

● Facebook: es el rey de las redes sociales. Arrastra a más de 1.150 millones
de usuarios mundiales. En España hay 12 millones de usuarios diarios. Su
uso cada vez se ha ido extendiendo para comentarios personales entre
círculos de amigos, familiares y conocidos; y hay quien vaticina que la red no
crecerá tanto en los próximos años, en detrimento de otras…

● Twitter: el microblogging de los 140 caracteres. Tiene 570 millones de
usuarios en todo el mundo y España ocupa el noveno puesto en el ranking
mundial de usuarios. Las estadísticas dicen que se emiten 5.700 tuits por
AVISO IMPORTANTE

segundo. Su uso se está empezando a profesionalizar, cada día son más las
entidades, empresas o administraciones que están presentes de forma activa
y participativa en esta red.

● LinkedIn: la red del networking para profesionales. 270 millones de usuarios
en todo el mundo y más de 5 millones en nuestro país, con especial
incidencia de sectores vinculados a la Comunicación, la Publicidad y el
Marketing, así como los Recursos Humanos y las Relaciones Laborales.

● Google+: es la plataforma social basada en los círculos que tiene gran
acogida en el sector empresarial. Tiene más de 400 millones de usuarios en
todo el mundo, y 8 en España, entre las que figuran las grandes empresas.

● Instagram: la red de inspiración para imágenes y vídeos que arrastra a más
de 400 millones de usuarios en todo el mundo, con una media de 26
fotografías subidas por segundo.

● Pinterest: la red social basada en las novedades, en la inspiración y la
creatividad, con 800 millones de usuarios en todo el mundo, de los que un
80% son mujeres.

No cabe duda de que las redes sociales, más que una moda pasajera como
algunos identificaban de forma peyorativa o despectiva, han irrumpido en nuestra
vida cotidiana para quedarse. También en la hoja de ruta de empresas, gobiernos,
asociaciones y entidades de diversa índole, que van tomando conciencia progresiva
de la relevancia de la comunicación digital, participativa e interactiva.

AVISO IMPORTANTE

Especial relevancia adquieren para los profesionales del sector de la
Comunicación, que ha visto nacer la figura del Community Manager. La asociación
AERCO define así su perfil: “gestor, moderador y dinamizador de las comunidades
online, que define la estrategia de comunicación en las redes, vigila por la calidad de
los contenidos, atiende las demandas de los usuarios, mantiene viva la comunidad y
monitoriza lo que está ocurriendo en la red, mide la reputación on-line de su
empresa, proyecto o entidad”.

De este acotamiento y definición de las funciones del Community Manager
nos quedamos con varias palabras clave: definir, vigilar, atender, dinamizar y
monitorizar. Cinco verbos, cinco acciones fundamentales que debemos tener en
cuenta si queremos hacer un uso adecuado, eficaz y ventajoso de las redes sociales;
si queremos contribuir a los principios fundamentales de la comunicación 2.0: crear
comunidad, compartir contenidos y generar conocimiento colectivo.

Cada red social es diferente, tiene unas peculiaridades y características
intrínsecas; las hay horizontales (no tienen una temática definida, están dirigidas a
un público genérico, y se centran en los contactos; la motivación de los usuarios al
acceder a ellas es la interrelación general, sin un propósito concreto); las hay
verticales (las especializadas, que cada día van creciendo más, y que se pueden
dividir y categorizar por temáticas, por actividades, por contenidos compartidos,
etc.); cada una con unos usos, lenguajes y públicos diferentes.

Teniendo en cuenta estas consideraciones, antes de abrir una cuenta o
habilitar un perfil, antes de lanzarte a navegar sin rumbo, lo mejor es acercarte a
cada una de ellas, indagar sobre Facebook, Twitter o LinkedIn, saber cuál de ellas te
conviene más para tus objetivos y definir una estrategia especializada para cada
caso.

AVISO IMPORTANTE

Una planificación previa será siempre beneficiosa para que el mensaje llegue

de forma eficaz y eficiente; bastará con que nos detengamos a pensar y definir qué
queremos transmitir, a quién, cómo, en qué red y por qué.

¿Cuál es nuestro objetivo? ¿Qué queremos conseguir: compartir y difundir
contenidos, obtener mejor reputación digital o simplemente una cuestión de ocio?

Quizás nos interese crear una fanpage en Facebook y aprovechar el tirón de
amigos, familiares, compañeros y conocidos para dar a conocer de forma inicial un
proyecto; quizás lo más oportuno sea buscar la red profesional por excelencia,
LinkedIn, para obtener la visibilidad y los réditos profesionales que estamos
buscando para tu proyecto; o abrir una cuenta en Twitter, con seguidores que quizás
no conoces de primera mano, pero que ocupan un perfil profesional similar, con
intereses comunes y con los que pueden compartir datos e información de gran
interés.

El conocimiento de cada una de las redes exige tiempo y esfuerzo, que no se
puede resumir en unos minutos. No obstante, a modo de recomendaciones básicas,
podemos emitir una serie de consejos a la hora de utilizar las redes sociales:

● Estar por estar. La base de las redes sociales es la conversación. De poco
sirve estar si no participas en ellas. De poco sirve que tengas Instagram si no
compartes imágenes; de nada te sirve tu cuenta en Twitter si no publicas tus
tuis, retuiteas e interactúas con tus seguidores. Piensa, define tu estrategia y
elige la red social que es mejor para tu idea, proyecto, negocio o propósito.
● Sin orden ni concierto. No hagas que tu perfil, página o cuenta sea un
desastre, con contenidos volcados al tun tun. Antes de su apertura, recaba
información susceptible de ser compartida: textos, enlaces, imágenes, vídeos,
AVISO IMPORTANTE

infografías, etc. Posteriormente, lleva a cabo una planificación para su

correcta gestión y actualización, para evitar que las cuentas queden
saturadas, vacías de contenido o desactualizadas.

● Calidad. Cuida la calidad y cantidad de los contenidos que compartes en la
red. Ello, unido al cumplimiento de unas normas de cortesía, el respeto por el
lenguaje, ayudará a un mayor impacto y una mejor reputación digital.
● No es lo mismo. ¿Aceptas un consejo? No sincronices las cuentas, es
preferible “alimentarlas” de forma independiente, ya que cada red tiene un
tratamiento informativo y uso lingüístico d
iferente.

● Momento adecuado. La hora y la franja horaria en la que publicas no es
cuestión baladí. De hecho, es uno de los errores más frecuentes que se dan
en redes. No tiene sentido que publiques algo a las 8 de la mañana, o
programes una entrada a las 11, si tus contactos, seguidores o amigos no se
conectan hasta las 2 de la tarde. Hay herramientas y aplicaciones para medir
las franjas horarias más productivas, con mayor v
isibilidad e impacto.

● Te debes a tu público. Atiende correctamente cualquier tipo de solicitud o
comentario enviado por algún usuario, favoreciendo una actitud de escucha y
facilitando respuestas clarificadoras y conciliadoras. La ética y el respeto,
por encima de todo.

● Evaluación. Establece herramientas de control; estadísticas de seguidores y
medición de impactos. Es necesario llevar a cabo una monitorización de
seguimientos (contenidos, actividades o mensajes que más público
arrastran).
AVISO IMPORTANTE

● No todo son números. Está bien monitorizar los impactos, saber qué rédito
han conseguido, qué impacto y visibilidad. Ahora bien, que la fiebre por
incrementar las cifras de amigos, contactos o seguidores no te pierda, o te
haga caer en algunas trampas que existen. Es el dilema de toda la vida:
Cantidad versus Calidad. Tú eliges!

AVISO IMPORTANTE


3.4. No te andes por las ramas. “Sujeto, verbo y predicado”.

Hemos comprobado que el panorama de la comunicación ha cambiado
radicalmente con la irrupción de las redes sociales. Hemos aprendido que antes de
lanzarse a navegar hay que establecer un rumbo, que pasa por conocer las
características esenciales de cada red social, elegir la que más nos conviene para
nuestro proyecto, idea o negocio, para pasar posteriormente a desarrollar una
estrategia de comunicación, organizada, planificada, compartida y evaluada.

Nos fijamos ahora en el modo de acceder a la información y en el modo de
comunicarnos. Cada vez es más común utilizar nuevos dispositivos (teléfonos
móviles, tabletas, etc.) para leer las noticias. No leemos igual en papel que en
pantalla, hay optimizar los contenidos en función de cada soporte, prestando
especial atención a la extensión y jerarquización de los contenidos.

En la pantalla no leemos de forma lineal; sino que primero se efectúa una
lectura o escaneado horizontal en la parte superior; a continuación se realiza una
segunda lectura en horizontal más corta, para pasar posteriormente a una lectura
vertical. Es el denominado patrón en F que denomina Jakob Nielsen.

Teniendo en cuenta este cambio en el hábito de lectura y que el usuario de los
nuevos medios invierte un tiempo muy limitado en la lectura, se ha tenido que
rediseñar la escritura para Internet. No hay dictámenes como tal, pero sí es
conveniente priorizar los contenidos de mayor importancia y relevancia al inicio de la
AVISO IMPORTANTE

zona de lectura; y agregar elementos de diseño de fácil identificación (ladillos,
palabras clave, etc.) para facilitar la lectura al usuario.

La concisión y la claridad adquieren especial relevancia en este aspecto.
Conviene establecer una estrategia concisa de comunicación, no andarse por las
ramas e ir al grano: sujeto + verbo + predicado.

Conviene huir de las extensas y farragosas oraciones subordinadas, de las
frases carentes de significado, así como de pleonasmos o palabras irrelevantes al
comienzo de las frases. Es aconsejable evitar también la tendencia al
archiverbalismo, al alargamiento innecesario de las oraciones. Por ejemplo: “de cara
a la tarde se producirán precipitaciones en forma de nieve”, cuando podemos decir
sencillamente “por la tarde nevará”).

Es importante pensar bien las palabras que se van a emplear para aligerar el
texto, conseguir el estilo más directo posible y, por tanto, enganchar al usuario. Una
selección adecuada lleva tiempo, puede ser una tarea un poco tediosa, pero al final
es ventajosa y beneficiosa, porque nos permite que el mensaje llegue mejor al
destinatario y nos ayuda, a través de palabras descriptivas, a obtener un mejor
posicionamiento en la web (SEO).

Hemos visto cómo estos cambios de hábitos de lectura han obligado en
cierto modo a rediseñar la arquitectura de la palabra. Ahora bien, emplear
composiciones gramaticales más breves, no quiere decir que haya que mermar la
calidad.

Vemos especialmente en algunas redes sociales (como es el caso de Twitter,
por las restricciones de espacio) o de mensajería instantánea, que se abusa de
AVISO IMPORTANTE

abreviaturas y contracciones, se emplea una gramática más despreocupada, se

olvidan los signos de acentuación e incluso se comenten faltas de ortografía.

Este asunto merece especial atención de todos los protagonistas del proceso
comunicativo, tanto de emisores como receptores; una cosa es adaptar el lenguaje a
las circunstancias de los nuevos medios y otro muy diferente es su
empobrecimiento. Ha de ser compromiso de todos, contribuir al cuidado y buena
defensa del lenguaje, nuestra principal herramienta para comunicarnos.

Del mismo modo que es necesario atender el lenguaje, debemos cuidar
también las formas. Ya no sólo porque uno nunca sabe la dimensión global que
pueden adquirir nuestros comentarios en un blog, en Twitter o en Facebook; ya no
sólo por la reputación on-line, sino principalmente por cumplir unos requisitos éticos
fundamentales en la comunicación.

En Internet, como en cualquier otro nivel de comunicación, cabe comportarse
educadamente y cumplir una serie de buenas prácticas de cortesía. Hay que tener
presente en todo momento al público al que nos dirigimos; analizar en cada caso si
hay que emplear el tú o el usted; cuidar el lenguaje y la forma de expresarnos;
respetar las aportaciones de los demás, siempre que no caigan en la descalificación
o el insulto. Cuidar siempre nuestro estilo, nuestra reputación digital lo agradecerá.

Con este especial cuidado a la cortesía, la educación y el cuidado del lenguaje
cerramos este módulo. No te voy a consultar de nuevo la pregunta que ha servido de
“leitmotiv” para este breve recorrido por los avatares y cambios que estamos
viviendo en esta disciplina. A estas alturas estoy convencida de que compartimos
nuestro interés e ilusión por la importancia que tiene la comunicación.

AVISO IMPORTANTE

Hemos aprendido que los tiempos han cambiado, que los nuevos medios
exigen nuevos protocolos de comunicación, a los que nos estamos adaptando
progresivamente, prestando especial atención y compartiendo nuevos
conocimientos.

Hemos aprendido a adecuar los mensajes a los nuevos dispositivos y medios,
que demandan claridad y concisión, al mismo tiempo que calidad de contenidos,
respeto por el usuario y cuidado del lenguaje. Todo ello, para evitar que se cumpla el
temor de Tony Judt, que las redes sociales se conviertan en motores de la
“no-lengua”.

Contribuyamos pues a cuidar y proteger nuestro idioma; a no sucumbir a las
malas prácticas que florecen de las redes en detrimento del lenguaje; no son
exclusivos, son complementarios y el mejor remedio para hacer que la
comunicación, lo que más nos apasiona, siga avanzando por buen camino.

AVISO IMPORTANTE

Módulo 4: Trabajo en equipo y recursos colaborativos

4.1. Trabajo en equipo en el entorno digital.

En ocasiones, los proyectos y planes exigen la colaboración y la aportación de
varias personas para poder llevarse a cabo. La evolución de las TIC ha posibilitado
que se posible desarrollar proyectos de manera diferida, asíncrona, sin la necesidad
de presencialidad para que las diferentes tareas se lleven a cabo.

La falta de interacción humana tiene notables desventajas: se pierde la
comunicación inmediata, se eleva la posibilidad de que haya malentendidos etc.
Pero también tiene notables ventajas, como el hecho de poder trabajar sin
limitaciones espacio-temporales (hay equipos de proyecto transoceánicos etc.).

El entorno digital posibilita el trabajo en equipo de una manera distinta a lo
que se venía haciendo. Existen multitud de herramientas, aplicaciones, webs, suites
etc. que nos permiten trabajar en equipo en el ámbito digital. Pero hay que tener en
cuenta que no todo el trabajo que se desarrolla por más de una persona puede ser
considerado “trabajo en equipo”. Por eso, la primera distinción que hay que hacer es
la de “grupo” vs “equipo”.

AVISO IMPORTANTE

Grupo Equipo
Objetivos individuales Objetivos comunes
Bajo compromiso Compromiso elevado
Las tareas se realizan igualitariamente Las tareas se realizan por
capacidad y habilidades
Independencia Interdependencia
Evaluación centrada en el resultado Evaluación centrada
en el proceso y el resultado

Las principales diferencias se dan en los siguientes ámbitos:

1) Objetivos: en el grupo prevalecen los objetivos de carácter individual, propio
de cada una de las personas que lo forman. Por el contrario, en el equipo son
prioritarios los objetivos comunes, compartidos por sus miembros.

2) Compromiso: en el caso del grupo, esta variable toma un carácter más
instrumental. Hay compromiso en la medida que se satisfacen los intereses
individuales. Sin embargo, el equipo, aunque sea “digital”, desarrolla su propia
cultura y un compromiso elevado por parte de sus integrantes tanto para con
el equipo como para con los demás.

3) Tareas: en un grupo, las tareas se distribuyen normalmente de manera
igualitaria, o en función de objetivos individuales. Por el contrario, el equipo
tiende a atribuir tareas y responsabilidades basándose en las capacidades de
sus integrantes, que se enfocan al bien común.

4) Independencia: a pesar de que se puede llegar a trabajar colaborativamente,
el grupo genera una notable independencia de sus miembros y de los
resultados. El equipo genera relaciones de interdependencia, donde los
AVISO IMPORTANTE

resultados y procesos dependen de las personas y sus interacciones tanto de

proceso o “profesionales” como de la comunicación en sí misma.

5) Evaluación: en un grupo, la evaluación normalmente se dirige a la valoración
de los resultados, a ver si se han conseguido los objetivos (de carácter
independiente) de sus miembros. Sin embargo, en un equipo se evalúa tanto
el objetivo (común) como el proceso por el cual se ha llegado a ese objetivo.

Y es que el equipo se basa en el concepto de sinergia, el concepto central
para considerar a un equipo como productivo. Se define como la “acción conjunta
los integrantes del equipo que produce que el todo sea mayor a la suma de las
partes”.

Podemos decir que tenemos desarrollada la competencia de trabajar
virtualmente en equipo cuando somos capaces de desarrollar interacciones
digitales sinérgicas de colaboración y participación con otras personas para
conseguir objetivos comunes.

Para ello, se comparten recursos, procedimientos, experiencia y
conocimientos, y se ponen en marcha patrones de comunicación eficientes que
contribuyen de manera significativa al logro de los objetivos.

AVISO IMPORTANTE


AVISO IMPORTANTE


4.2. Herramientas digitales para el trabajo colaborativo.

Tal y como hemos visto en la lección anterior, el entorno digital abre un
amplio abanico de nuevas posibilidades para trabajar en equipo. Ya no es necesario
encontrarnos en un mismo espacio físico para poder desarrollar proyectos y planes
de manera colaborativa. Está claro que el contexto virtual genera pérdidas de
inmediatez y de calidez humana, pero sin embargo también tiene considerables
ventajas que hacen que cada vez se opte más por esta fórmula de trabajo en equipo.
Algunas de las principales ventajas son:

1) Reducen los costes: las herramientas digitales permiten trabajar desde casi
cualquier contexto, simplemente con un ordenador y una conexión a internet.
Por ello, se ahorra en alquileres de oficina y gastos de mantenimiento, viajes
etc. Con una simple aplicación de mensajería podemos hablar y trabajar a la
vez con personas en distintas partes del mundo.

2) Mayor flexibilidad: a la flexibilidad espacial señalada en el punto anterior hay
que sumar una flexibilidad temporal. Podemos ajustar nuestros horarios,
ritmos de trabajo etc. Ya no es necesario que contemos con un horario
laboral rígido, o una oficina. El contexto digital permite que nos adaptemos al
trabajo con los demás incluso con horarios intercontinentales.

3) Facilitan la gestión del conocimiento: muchas veces, el conocimiento que se
genera en entornos físicos se pierde o no se aprovecha en su totalidad
AVISO IMPORTANTE

porque es complicado de registrarlo y gestionarlo. El ámbito digital permite
almacenar y gestionar el conocimiento de una manera mucho más fácil y
rápida.

4) Mayor transparencia: como establece el dicho popular: “las palabras se las
lleva el viento”. Las herramientas del entorno digital permiten llevar un
registro de las comunicaciones (email etc.), así como mostrar en apenas
unos segundos los resultados o la evolución de un proyecto.

Si rastreamos la red, existe un amplísimo abanico de herramientas que
facilitan el trabajo en equipo, de muchos tipos y naturalezas y con casi infinitas
posibilidades. En este punto vamos a ver aquellas de fácil acceso y uso, siendo
algunas de ellas de las más extendidas. Nos vamos a centrar en dos aspectos:

1) Herramientas para la comunicación.
2) Herramientas para la gestión del conocimiento. En el siguiente punto
veremos plataformas de carácter más integral para trabajar colaborativamente en
planes o proyectos compartidos.

Herramientas para la comunicación:

Redes Sociales:

En primer lugar, hay que destacar las redes sociales como una poderosa
herramienta de comunicación tanto externa como interna, aunque quizás prevalezca
más el primer tipo.

Tanto en Facebook como con Google+ y, en menor medida, Twitter podemos
comunicarnos con el resto de integrantes de nuestros equipos, aunque
AVISO IMPORTANTE

principalmente lo que permiten estas herramientas es comunicar a los demás
nuestros proyectos y también recabar información valiosa para nuestro equipo.

Blogs:

Los blogs tienen la virtualidad de poder utilizarse para comunicar
externamente los avances o resultados (o cualquier cosa que queramos mostrar) de
nuestros planes y proyectos. Son un elemento muy importante para crear “marca”,
tanto personal como de equipo, al poder explayarnos más y tener otras posibilidades
que no tienen las redes sociales. También se pueden usar a modo de comunicación
interna, cerrando el blog a las personas del equipo, aunque este uso es menos
común. Las plataformas más conocidas son Blogger de Google y Wordpress.

Foros:

Se trata de una de las herramientas más clásicas de Internet y que, a pesar de
que su uso ha caído notablemente con el auge de las redes sociales etc., todavía
son útiles para trabajar en equipo. Su principal uso radica en que son una
herramienta muy poderosa para la comunicación interna, ya que permiten
categorizar las conversaciones por temas, materias etc. También se puede acudir a
AVISO IMPORTANTE

otros foros para recabar información para el equipo. La plataforma más común es
PHPBB, aunque también hay herramientas como Moodle etc. que permiten la
creación de foros en los que además se suben ficheros etc.

Herramientas de vídeo/audio en tiempo real:

Con el avance de la rapidez y la capacidad de las líneas de internet, se han
desarrollado paralelamente herramientas que permiten establecer conversaciones
en tiempo real, tanto en audio como en vídeo, por varias personas. Algunas además
permiten enviar ficheros etc. Las dos más conocidas son Google Hangout y Skype.

Herramientas para la gestión del conocimiento:

El trabajo colaborativo centrado en el conocimiento y su gestión y difusión también
se ha visto facilitado considerablemente por las nuevas tecnologías. Lo que se
produce se puede almacenar y registrar de una manera mucho más sencilla y rápida,
además de poder producirse de manera colaborativa. A este respecto cabe
destacar:

AVISO IMPORTANTE


Wikis:

Webs en las que se pueden tratar textos, enlaces, imágenes, etc. por varios
usuarios de manera colaborativa. El exponente más claro de macro-proyecto
desarrollado por millones de personas en distintos puntos del mundo es Wikipedia,
aunque se pueden aprovechar estas herramientas para el trabajo en equipo con
propósitos mucho más modestos. Algunas de las plataformas que nos permiten
desarrollar estas herramientas son TWiki (http://twiki.org) o Dokuwiki
(https://www.dokuwiki.org)

Google Drive:

Se trata de una aplicación basada en web que permite crear documentos en
línea con la posibilidad de colaborar con otras personas, así como tener un espacio
de almacenamiento compartido de ficheros. La tipología de documentos que se
pueden trabajar es variada: hojas de cálculo, procesador de texto etc.

AVISO IMPORTANTE

AVISO IMPORTANTE


4.3. Plataformas integradas.

Con posibilidades similares a las herramientas anteriormente mencionadas,
aunque de una manera mucho más integral, podemos encontrar distintas
plataformas que nos permiten trabajar en equipo de manera específica en uno o
varios proyectos. Se trata de herramientas que posibilitan tanto la comunicación (de
variadas maneras: mensajería tanto diferida como en tiempo real, hasta incluso
mediante videoconferencia), crear repositorios documentales, foros, listas de tareas,
agendas y calendarios etc.

Existen multitud de plataformas en la web, tales como Yammer (red social
empresarial), Basecamp, Redbooth etc.

Pero nos vamos a centrar en Wiggio, por su carácter gratuito y sus
posibilidades.

AVISO IMPORTANTE


https://wiggio.com

Se trata de una plataforma integrada que nos da múltiples posibilidades:

- Reuniones virtuales y conference calls
- Crear listas de tareas
- Mandar mensajes de texto y voz
- Generar eventos y calendarios compartidos
- Encuestas y cuestionarios
- Gestión de archivos y carpetas

Asimismo, es válida para d
iferentes equipos de trabajo:

AVISO IMPORTANTE

Una vez que hemos creado un equipo, en la interface nos encontramos:

1. Crear distintos grupos/equipos, con la posibilidad de añadir miembros a los
mismos.
2. El feed o timeline. Aquí podemos ver las últimas novedades, empezar una
conversación, añadir archivos, links, reuniones, tareas, mensajes y eventos.

Podemos añadir distintos miembros al equipo o a un proyecto concreto:
AVISO IMPORTANTE


En la pestaña “Folder” podemos crear diferentes carpetas y documentos:

En la pestaña “calendar” podemos ver los eventos programados, tareas etc.

Por tanto, vemos que es una herramienta muy completa, con grandes
posibilidades para desarrollar trabajos en equipo en un entorno digital.
AVISO IMPORTANTE

Módulo 5: Generación creativa de ideas

5.1. Innovación y creatividad en la productividad personal.

¿Qué es “innovar”?

Según la RAE Innovar se puede entender como:
“Creación o modificación de un producto, y su introducción en un mercado”.

¿Qué es “innovación”?

Podemos dar una definición más técnica y completa:
“La innovación es la introducción de nuevos productos y servicios, nuevos procesos,
nuevas fuentes de abastecimiento y cambios en la organización industrial, de
manera continua, y orientados al cliente, consumidor o usuario”. (J.A. Schumpeter)

Innovación en nuestros proyectos:

La innovación en nuestros proyectos, procesos, formas de actuar etc. requiere
la introducción de un cambio que nos genere valor, una ventaja competitiva que nos
permita llevar a cabo nuestros objetivos de una manera en la que ganemos algo.

La innovación se puede materializar en dos vías:

● Hacer algo completamente nuevo.
● Modificar algo que ya existe para mejorarlo de manera significativa.
AVISO IMPORTANTE

De aquí podemos extraer un lema: “No esperes resultados diferentes si sigues

haciendo las cosas igual y de la misma manera.”

¿Qué ganamos innovando?

✓ Aumentamos nuestra competitividad.
✓ Creamos oportunidades.
✓ Mejoramos nuestra eficiencia personal.
✓ Mejoramos nuestra comunicación.

Todo ello nos permite obtener resultados diferentes.

¿Cómo podemos innovar?

¿Cuál es la mejor innovación?

“Aquella que aporta nuevas soluciones de mayor o mejor valor a un conjunto,
por ejemplo a nuestro entorno y sociedad”.

AVISO IMPORTANTE


¿Qué es la “creatividad”?

Según la RAE la Creatividad se puede entender como la “facultad de crear” y la
“capacidad de creación”. Sin embargo a lo largo de la historia, diversos profesionales
relacionados con la creatividad o el pensamiento creativo, han formulado otras
definiciones más extensas:

Nos quedamos con las más significativas:

● Capacidad y actitud para generar ideas nuevas y comunicarlas”. (De la Torre
1991)
● “Habilidad de formar nuevas combinaciones de ideas para cubrir una
necesidad”. (Halpern 1984)

¿Qué ganamos en nuestros proyectos siendo creativos?

• Fluidez: generaremos un alto número de ideas.
• Originalidad: facilidad para responder y pensar de forma novedosa.
• Detallismo y redefinición: un buen grado de minuciosidad en las ideas y la
capacidad de transformar algo ya elaborado.
• Capacidad de análisis: Tener una visión de conjunto de una idea principal y
ser capaz de segmentarla para ir trabajando por partes.
• Síntesis: “menos es más”
• Comunicación: ser capaz de crear mensajes persuasivos.
• Motivación: entusiasmado con nuestra idea creativa para sacar nuestro
máximo rendimiento.
AVISO IMPORTANTE


5.2. Herramientas digitales que facilitan la generación de ideas creativas

A continuación os presentamos tres herramientas digitales que podemos
encontrar en internet, cuya finalidad es potenciar la consecución de diferentes y
variadas ideas creativas.

MoodStream: h
ttp://moodstream.gettyimages.com

Este programa nos permite generar ideas a través de imágenes elegidas al
azar mediante unos parámetros.

A través de esta herramienta podemos buscar imágenes/vídeos y audios
según unos parámetros que podemos introducir en función de nuestras
preferencias, gustos, estados de ánimo, intensidad del sonido o color de la imagen.
AVISO IMPORTANTE


En este cuadro podemos ajustar la
configuración del estado de ánimo,(feliz o
triste, calmado o animado, humorístico o
grave, nostálgico o contemporáneo,
caliente o fresco) o empezar de inmediato
con la rueda de abajo.

También podemos seleccionar la
transición de las imágenes, el blanco y
negro, volumen y duración de las mismas.
Por último tenemos el botón de refrescar.

En la esquina inferior izquierda
encontramos la identificación de la
foto/vídeo y el audio.

Clicando en las flechas podemos acceder directamente para
descargar/comprar la música y las imágenes y el vídeo.

Con el icono de sumar podremos añadir la imagen/vídeo y el audio a nuestra
lista o "placas de estado de ánimo"

También con los símbolos de Pause y el audio podremos parar y reanudar
nuestras imágenes/vídeos y audio.

AVISO IMPORTANTE


En la esquina superior derecha
encontramos nuestra "placa de estado
de ánimo" o listas.

A medida que vayamos añadiendo
nuestras imágenes/vídeo y audio se nos
almacenarán en nuestras listas.

Aquí podremos guardar, reproducir y
crear nuevas listas de imágenes/vídeo y audio
en función de nuestros intereses o estados de
ánimos.

Para finalizar, el programa MoodStream nos
permite desplegar una pestaña que se
encuentra justo debajo de nuestra lista o
"placas de estado de ánimo" donde podremos
ver las secuencias actuales en formato lista.

Aquí podremos buscar y elegir las
imágenes/vídeo y audio por separado y
añadirlas a nuestros listados.

AVISO IMPORTANTE

Visual Thesaurus: h
ttp://www.visualthesaurus.com

Esta web nos permite generar asociaciones de ideas a través de una palabra
“clave” que definimos previamente.

En este portal podremos escribir la palabra en la que estemos interesados,
también podremos utilizar una búsqueda al azar pulsando en la pestaña "Random
Word".

Si lo deseamos, podremos cambiar nuestro idioma de búsqueda.

Si estamos interesados en
encontrar asociaciones directas de
palabras que tengan que ver con
nuestra palabra elegida, en este
caso "football", sólo tenemos que
escribir en el buscador y clicar en la
tecla "Look it up".

AVISO IMPORTANTE


El portal nos generará este mapa de asociaciones de palabras relacionadas.
Si tenemos interés en palabras relacionadas sólo tenemos que clicar en los círculos
de color rojo. Ejemplo con la palabra "ball"

AVISO IMPORTANTE


5.3. La elaboración de mapas mentales como herramienta para generar y ordenar
ideas creativas

¿Qué es un Mapa Mental?

Un mapa mental es un diagrama usado para representar las palabras,
sub-ideas, u otros conceptos relacionados y dispuestos radialmente alrededor de
una idea central. Los mapas mentales son un método muy eficaz para extraer y
memorizar información. Son una forma lógica y creativa de tomar notas y expresar
ideas.

Se pueden utilizar para la generación, visualización, estructura, y clasificación
de las ideas, como ayuda interna para el estudio, planificación, organización,
resolución de problemas o la toma de decisiones.

Representación

1. Plasmar las ideas o palabras
principales sobre un gráfico.

En este ejemplo utilizaremos los ámbitos
de vida más importantes para la persona.

AVISO IMPORTANTE


2. A continuación añadiremos a cada una de las palabras clave aquellas
características que hacen que esas áreas estén potenciadas al máximo, es decir
aquellas características que se pueden desarrollar o pueden surgir en dichas áreas.

3. Para finalizar, complementaremos nuestro mapa mental con todo aquello
que necesitemos asociar entre ideas y palabras clave.

AVISO IMPORTANTE


Bbubl: h
ttps://bubbl.us

Se trata de una herramientas para crear un mapa mental a través de la web,
de manera sencilla y gratuita.

AVISO IMPORTANTE


El portal nos dará una serie de opciones como podemos contemplar en la
esquina superior izquierda. Como por ejemplo, ampliar el zoom, seleccionar
elementos y la más importante que nos permite el programa, descargar como foto a
nuestro PC.

Idea principal
Podemos escribir dentro de nuestras áreas o
casilleros, así como cambiar el tamaño de letra y
cambiar el color, también tenemos la opción de
borrar.

Con nuestro tabulador podemos crear
casillas (Complementarias) y pulsando las teclas ctrl
+ enter de nuestro teclado podremos crear casillas
ligadas a la idea principal (Sub idea).
AVISO IMPORTANTE


Si repetimos el proceso sucesivamente podemos tener en poco tiempo la
elaboración de nuestro mapa mental.

El portal también nos da la opción de registrarnos para tener más
posibilidades y opciones para crear nuestros mapas y que sean más completos.

La herramienta web es muy intuitiva y probando poco a poco se puede
conseguir mucha fluidez en el manejo de la misma.

¡Recordemos! Utilizaremos control los botones Ctrl+Enter de nuestro teclado
para ir añadiendo ideas y sub ideas a nuestro mapa mental, moviendo, arrastrando y
ordenando nuestras casillas con total libertad podremos conseguir uno como este:

Ejemplo:

AVISO IMPORTANTE

Módulo 6: Herramientas para el análisis y resolución de problemas
Módulo 6: Herramientas para el análisis

y resolución de problemas

6.1. El concepto de problema y su análisis
La palabra “problema” es recurrente en nuestras conversaciones, aparece

permanentemente en los medios de comunicación y Google te devuelve más de 500
millones de resultados cuando la incluimos en su herramienta de búsqueda. Incluso
se usa más que la tan manejada palabra “Crisis”.
Todos utilizamos el concepto y todos queremos evitar que aparezcan

problemas en nuestras vidas, trabajos, comunidades, etc. Eso es imposible, los
problemas son intrínsecos a nuestras actividades vitales y derivados de la creciente
complejidad social. A mayor complejidad de las relaciones y sistemas sociales
mayor complejidad de los problemas que se surgen y por tanto mayor dificultad para
resolverlos.
En este módulo aprenderemos cómo analizar y resolver problemas de la

forma más científica posible.
6.1.1. ¿Qué es un problema?
Si acudimos al diccionario de la Real Academia Española de la Lengua nos

ofrece las siguientes acepciones:
AVISO IMPORTANTE

problema.
(Del lat. problēma, y este del gr. πρόβλημα).
1. m. Cuestión que se trata de aclarar.
2. m. Proposición o dificultad de solución dudosa.
3. m. Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún
fin.
4. m. Disgusto, preocupación. U. m. en pl. Mi hijo solo da problemas.
5. m. Planteamiento de una situación cuya respuesta desconocida debe obtenerse a
través de métodos científicos.
(Fuente diccionario de la Real Academia Española de la Lengua www.rae.es)
Todas son interesantes pero nosotros nos fijaremos en la 3 y en la 5

partiendo de que en este módulo consideraremos problemas aquellas situaciones
no deseables o necesidades no satisfechas, circunstancias perjudiciales o con
potencial lesivo de nuestros intereses o de nuestro grupo, que podemos abordar
mediante planes de acción individuales o colectivos. Este módulo atiende, pues, a
los problemas que constituyen un obstáculo para la productividad personal o de la
entidad, grupo o empresa en la que nos integramos y no nos fijamos en aquellas
cuestiones de índole grave como catástrofes naturales, desgracias personales o
sociales, etc.
Consideramos los problemas como oportunidades para que, una vez

resueltos, podamos obtener aprendizajes relevantes que nos conduzcan a un
proceso de mejora personal o grupal. Y por último es oportuno resaltar que
problema es todo aquello solucionable. Si no tiene solución no podemos llamarlo
problema.
“No importa el problema, importa la solución”.
AVISO IMPORTANTE

6.1.2 Problemas con los problemas.
En muchas ocasiones, el peor problema es desconocer la existencia o el

alcance de los problemas. Como siempre la ignorancia es el peor de los males que
pueden afectarnos. Destacamos las siguientes situaciones:
● Ignorar la existencia de un problema. La falta de previsión hace que los

problemas aparezcan de forma inesperada y quizá de una forma más dañina.
Hablaremos más tarde de cómo pueden preverse los problemas.
● Conociendo que hay un problema no identificarlo con claridad. La falta de
reflexión adecuada puede impedir el aislamiento del problema importante y
urgente. Este, generalmente, aparece con otros no tan relevantes.
● No aislar las causas principales del problema. Los problemas pueden tener
múltiples causas, algunas más relevantes que otras, pero para manejar la
situación es preciso definir aquellas más importantes.
● No acotar el problema dentro de límites manejables. Para solucionar el
problema es preciso generar un plan de acción realista, con objetivos,
recursos y cronograma claros.
● Parchear el problema con soluciones parciales. Se produce cuando nuestra
acción no está bien orientada y de alguna manera corremos al ritmo que nos
imponen las circunstancias sin tomar la iniciativa. En este caso se actúa
sobre los efectos del problema pero no sobre las causas.
La dificultad de identificación o percepción temprana de los problemas deriva

en muchos casos de bloqueos mentales, socioculturales, conceptuales, psicológicos
o emocionales que velan nuestra capacidad de anticipación a los riesgos que
devienen en problemas. Estos bloqueos pueden superarse con la utilización de
metodologías de análisis y resolución de problemas, es decir, entrenando nuestra
AVISO IMPORTANTE

mente para la anticipación, el análisis y la planificación de respuestas frente a

circunstancias negativas.
6.1.3. Actitudes ante los problemas.
Podemos distinguir entre la actitud negativa y la positiva. La primera consiste

en la negación del problema, la ignorancia consciente, el desmoronamiento o
abatimiento, la inacción. Esta actitud no ayuda al arreglo del problema. La segunda
no implica que deseemos los problemas sino que, conociendo que suelen aparecer,
mantenemos una predisposición a afrontarlos. Esta actitud nos hace pensar incluso
que de los problemas vencidos pueden obtenerse aprendizajes diversos y
crecimiento personal u organizacional.
Por otra parte también podemos distinguir entre actitud proactiva, la que
pretende llevar la iniciativa y actitudes reactivas en las que las respuestas vienen
con posterioridad a la evidencia del problema y prácticamente a “remolque” del
mismo.
6.1.4. Problemas simples y problemas complejos.
Un problema simple tiene las siguientes características:
- Una causa lleva aparejada un efecto que siempre es idéntico si se dan las
mismas condiciones.
- Hay una sola causa que puede ser aislada.
- Si se suprime la causa se elimina el efecto. Si se incrementa la causa se
incrementa el efecto.
AVISO IMPORTANTE

Un problema complejo tiene características antagónicas:
- Múltiples causas generan un efecto único o bien efectos diversos.

- En condiciones similares las causas pueden provocar efectos diferentes.
- Los efectos pueden retroalimentar las causas.
- La relación lineal causa efecto no se cumple de forma inequívoca.
Los problemas complejos son, en muchas ocasiones, de difícil identificación.

Y que no sea percibido por todos o por aquellos que deben manejarlo no hace sino
agravar la situación. Los problemas suelen mantenerse en forma latente, en un
proceso de incubación oculta. Un problema en estado “larvario” es lo que se
denomina un riesgo.
6.1.5. Los riesgos como problemas futuros.
Un riesgo es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un

efecto positivo o negativo que se traduce, generalmente, en un impacto de tipo
económico, personal, organizacional, etc. Esta definición adoptada de la manejada
en la dirección de proyectos viene a resaltar los siguientes elementos:
● Incertidumbre: La ausencia de certeza de que el riesgo vaya a manifestarse.

Si un evento futuro es cierto no constituirá por tanto un riesgo.
● Previsibilidad: Hay riesgos previsibles y otros imprevisibles. Por ejemplo, que
llueva en abril es previsible pero no tenemos certeza previa de que vaya a
producirse, que se produzca un terremoto es imprevisible salvo que se actúe
en zonas de gran actividad sísmica. Los riesgos no conocidos o imprevisibles
son difíciles de gestionar.
● Probabilidad: Es la posibilidad de que el riesgo pueda ocurrir.
AVISO IMPORTANTE

● Impacto: Consecuencias de diverso tipo que puede originar el cumplimiento

del evento incierto.
● Frecuencia: Número de veces que puede manifestarse un riesgo.
A los efectos de este módulo un problema es la materialización de un riesgo con

un impacto negativo. En la dirección de proyectos se dice que es mucho más eficaz
y eficiente controlar los riesgos que solucionar los problemas.
La gestión de riesgos conlleva las siguientes actividades:
● Identificación de riesgos: Se realiza un listado de cuáles son los riesgos

previsibles, causas que los pueden originar y ámbito en el que pueden
impactar.
● Identificación de los “triggers” o disparadores que son señales de que el
riesgo se ha producido o está a punto de producirse.
● Análisis cualitativo de los riesgos: Evaluación de la probabilidad e impacto de
los riesgos identificados. Este análisis permite reducir el nivel de
incertidumbre e identificar aquellos riesgos prioritarios. A continuación
presentamos una matriz sencilla de probabilidad e impacto para el análisis
cualitativo de riesgos.
AVISO IMPORTANTE


Probabilidad Alta

Probabilidad Media

Probabilidad Baja

Impacto Bajo Impacto Medio Impacto Alto

● Análisis cuantitativo. Se realiza una ponderación numérica del efecto de los

riesgos lo que permite la toma de decisiones
Las respuestas a los riesgos entran en las siguientes estrategias:
● Eliminación: Se evita la amenaza eliminando su causa

● Transferencia: Se traspasa la consecuencia de un riesgo a un tercero. Un
ejemplo de esta estrategia es la contratación de seguros que compensan al
tomador en caso de que el riesgo se haga cierto.
● Mitigación: Esta estrategia busca reducir la probabilidad o la consecuencia
del riesgo.
● Aceptación: En este caso no se presenta oposición al riesgo y se admite su
impacto. Es así cuando las consecuencias del cumplimiento del riesgo son
menos gravosas que las medidas para eliminarlo, transferirlo o mitigarlo.
AVISO IMPORTANTE

Un plan de acción contra los riesgos básicamente contendrá los siguientes

puntos:
● Identificación del riesgo.

● Objetivo personal o grupal al que afecta.
● Estrategia adoptada (Eliminación, transferencia, mitigación o aceptación).
● Acciones previstas
● Responsable de la gestión del riesgo (en caso de proyectos colectivos)
La gestión de los riesgos con este método señalado evita que se conviertan en
problemas de una forma inesperada, también permite que de producirse hayamos
previsto estrategias adecuadas para mitigar el impacto.
“Prevenir es mejor que curar”.
6.1.6. Estilos de resolución de problemas.
Existen tres vías básicas o maneras de resolver problemas que reflejan tres
tipos de inteligencia útiles para ese cometido.
● Práctica: la inteligencia práctica, la pragmática puesta a disposición de la

resolución de problemas apela a la acción, a la intuición y a la resolución
rápida de problemas cotidianos. Un ejemplo clásico de la resolución de
problemas es el mito sobre cómo Alejandro resolvió el nudo Gordiano.
Muchas veces la solución tajante, y en este caso nunca mejor dicho, es la
más adecuada. En estos casos la búsqueda de la solución práctica elimina la
respuesta emocional.
AVISO IMPORTANTE

● Creativa: la inteligencia creativa, la imaginación para resolver problemas

complejos apela a la búsqueda de soluciones novedosas, al pensamiento
lateral, a la eliminación de restricciones mentales, a la superación de los
límites que, en ocasiones, impone nuestro raciocinio, a la eliminación de
prejuicios, de la autocensura y en definitiva a la apertura de mente.
Para obtener soluciones creativas a los problemas es preciso seguir algunos

pasos básicos:
o Observar con curiosidad: Para ello es preciso recoger y entender todos

los detalles del problema. Que no quede una arista del problema sin
analizar.
o Cuestionar el status quo: Se deben formular preguntas que cuestionen
tanto el problema en sí y sus causas como la forma en que se analiza.
o Liberar el pensamiento: En este momento se liberan las ideas, se
formulan listas de soluciones que incluyan un abanico amplio que vayan
desde lo más irracional y loco a lo racional y esperado.
o Tomar distancia del problema: Es preciso en muchas ocasiones alejarse
del problema, enfriar la mente para luego volver a la proposición de
soluciones con más frescura.
o Escoger la solución más útil: Entre las muchas vías de solución que
habrán aparecido, algunas descabelladas, otras no tanto, aparecerá
alguna factible y adecuada para resolver el problema que tenemos entre
manos.
● Analítica: la inteligencia analítica recurre al planteamiento de preguntas y la

búsqueda de buenas respuestas, se basa en la lógica y el razonamiento. Los pasos
habituales son los siguientes:
AVISO IMPORTANTE

1. Identificación y selección del problema.

2. Análisis del problema.
3. Generación de soluciones potenciales.
4. Selección y planificación de la solución.
5. Implementación de la solución.
6. Evaluación de la solución.
En el apartado posterior plantearemos un método que pone en práctica este

esquema para la resolución de problemas industriales.

AVISO IMPORTANTE



6.2. Método analítico para la resolución de problemas. Identificación del problema.

En el capítulo anterior hemos visto cuál es el camino habitual para la
resolución de problemas utilizando un método analítico y lógico. Este método ha
sido el que se ha utilizado y desarrollado, generando herramientas muy útiles, en la
disciplina de gestión de la calidad.

Concretamente el método denominado “Ocho disciplinas para la resolución
de problemas” o método 8D, fue implantado durante la Segunda Guerra Mundial
como método correctivo de las no conformidades en la producción de armamento.
Posteriormente la compañía Ford implantó en los años 60 y 70 este método que se
ha convertido en un estándar de la industria del automóvil para identificar, corregir y
eliminar problemas. En los años 90 Ford creó el estándar Global 8D que viene a
completar el método anteriormente mencionado.

Este método está orientado a la resolución de problemas en contextos
industriales, donde se presentan problemas complejos que afectan a la producción,
a la rentabilidad de las empresas así como a la satisfacción del cliente. Estos
problemas complejos pueden manifestarse por las quejas de los clientes,
inconformidades mayores en procedimientos de calidad o temas recurrentes de
carácter insatisfactorio. Es un método pensado para ser trabajado en equipo ya que
en la gestión de procesos es necesaria la implicación del equipo y para la resolución
de problemas de los procesos es oportuno contar con la visión del equipo.
AVISO IMPORTANTE


Por lo tanto es demasiado complejo si se desea aplicar a problemas
sencillos. En caso de que necesitemos aplicarlo a problemas individuales o simples
podemos reducir a lo básico el procedimiento.

7.2.1 Método 8D.

Los pasos de este método son los siguientes:

D0: Documentación de los síntomas del problema y de las acciones de contención

urgentes.
D1: Formación de un equipo de expertos que cubran todas las funciones.
D2: Definición íntegra del problema.
D3: Implementar y verificar una acción de contención provisional.
AVISO IMPORTANTE

D4: Identificar y verificar la causa raíz.
D5: Determinar y verificar acciones correctivas permanentes (en inglés P

ermanent
Corrective Actions, PCAs). Así como definición de acciones preventivas para evitar
que un problema similar surja de nuevo.
D6: Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes.
D7: Prevenir la re-ocurrencia del problema y/o su causa raíz.
D8: Reconocer los esfuerzos del equipo.

Para estudiar mejor este método agruparemos todos los pasos en tres
básicos:

● Identificación del problema.
● Análisis de las causas.
● Implementación la solución elegida.

7.2.2 Identificación del problema.

Los pasos incluidos en este grupo son los siguientes:

D0: Documentación de los síntomas del problema y de las acciones de contención

urgentes.
Es necesario previamente que exista una cultura de la resolución de

problemas en grupo. Esta cultura está relacionada con la mejora continua y sin ella
la implementación de procedimientos de este tipo es complicada. Recordamos aquí
que no todo problema requiere la aplicación del método 8D.
AVISO IMPORTANTE

La recopilación de síntomas del problema es necesaria con carácter previo
antes de iniciar un método 8D. Un síntoma puede parecer una causa del problema
pero realmente es el signo de que existe un problema.
Vamos a utilizar un ejemplo para facilitar la explicación: Imaginemos que
somos responsables de una editorial especializada y últimamente el negocio no va
bien. Estamos detectando síntomas: Descenso de ventas, escasa rotación de los
depósitos en librerías, atasco en el almacén.
Los síntomas de problemas pueden hacerse evidentes a través de las
siguientes vías (no exhaustivas):
● Insatisfacción de los clientes por defectos de calidad, demora en las entregas

o precios altos.
● Errores humanos detectados tanto voluntarios como involuntarios o de tipo

técnico.
● Inadecuada definición de objetivos (inalcanzables, variables, mal conocidos).
● Gestión cortoplacista (a remolque de las circunstancias).
● Ausencia de buen clima social en la entidad.
● Cualquier otro que sea relevante.
¿Cómo podemos detectar los síntomas? Mediante el uso, por ejemplo, de las
siguientes herramientas:
AVISO IMPORTANTE

● Tormentas de ideas.
● Informes de incidencias.
● Memorias de actividad.
● Registros de reclamaciones, defectos, etc.
En ocasiones también es necesario implementar medidas de contención de
emergencia antes de iniciar el método 8D para paliar los efectos. Volviendo a
nuestro caso esas medidas de contingencia urgentes pueden ser: actualizar el
inventario de depósitos en librerías, pedir información a los distribuidores,
comprobar la disposición de nuestros depósitos en las librerías, etc.
D1: Formación de un equipo de expertos que cubran todas las funciones.
Detectados los síntomas, implementadas las acciones de contingencia

urgentes ya es evidente que tenemos un problema. El primer paso propiamente del
método 8D consiste en la constitución de un equipo de expertos multidisciplinar, con
un líder del equipo al frente, con el encargo de solucionar el problema. Para ello debe
tener autoridad, recursos, tiempo y un procedimiento de trabajo para implementar
las medidas correctivas necesarias.
En nuestra editorial hemos creado un grupo de expertos compuesto por el
jefe de ventas, el editor jefe y el director financiero.

La utilización de equipos o grupos de resolución de problemas es útil en los
siguientes casos:
AVISO IMPORTANTE

● No existe una urgencia absoluta para su resolución.
● Es un problema complejo.
● Existen varios procesos implicados lo cual conlleva que afecta a diversas
personas.
● Es necesario recoger información diversa.
● Los intentos individuales de resolución han fracasado previamente.
● Las soluciones pueden ser diversas.
D2: Definición íntegra del problema.
“Un problema bien definido es un problema medio resuelto”.
La actividad que debe abordar el equipo de trabajo es generar una descripción
completa, clara, precisa y comprensiva de los distintos aspectos del problema. La
descripción debe realizarse en términos cuantificables. La información necesaria
para definir el problema se obtendrá de aquellas personas más directamente
relacionadas con el mismo. Es decir, de informantes clave y el contacto con estos
informantes debe realizarse en el lugar real donde surge el problema para ver lo que
está sucediendo. En este momento no se ofrecen soluciones, la finalidad es acotar
el problema.
En nuestro caso la definición del problema sería: La constatación de una
reducción del 20% de las ventas en el último semestre lo que conlleva un aumento
del periodo de depósito medio en librerías de 5 meses.
AVISO IMPORTANTE

Se pueden utilizar herramientas diversas para facilitar la definición del
problema. Algunas son las siguientes:
● Cuadros de datos.
● Gráficos evolutivos.
● Histogramas.
● Método Q.Q.D.C.C.P (en inglés 5W2H Analysis: What, Who, Where, How,
When, Why, How much).
Esté método se basa en preguntas para analizar en profundidad el problema,
sus causas y soluciones.
1/ ¿Qué?
● De qué se trata.
● Qué objetivos se buscan.
● Qué acciones deben realizarse.
● A qué procesos y fases afecta.
2/ ¿Quién?
● Quién está implicado.
AVISO IMPORTANTE

3/ ¿Dónde?
● Dónde se produce.
● En qué etapa.
4/ ¿Cómo?
● Materiales.
● Equipos.
● Medios necesarios.
● Métodos.
5/ ¿Cuándo?
● Cuándo se produce.
● Situaciones en las que se produce.
● Frecuencia.
6/ ¿Porqué?
● ¿Cuál es el alcance del problema?

● ¿Es relevante elegir ese problema?
● ¿Con qué otros interactúa el problema?
AVISO IMPORTANTE

7/ ¿Cuánto?
Es necesario cuantificar cada una de las respuestas para tener una referencia

de costos vinculados a la producción, calidad, daños, seguridad….
D3: Implementar y verificar una acción de contención provisional.
Habíamos visto en el D0 que en ocasiones es necesario contener los efectos
del problema de forma urgente. En este punto deben establecerse las medidas de
contención o soluciones provisionales oportunas para mitigar el impacto del
problema. Estas soluciones no son las definitivas, deben aprobarse por el equipo 8D
y son documentadas para la facilitar la remoción. El equipo seguirá trabajando en
las soluciones definitivas.

AVISO IMPORTANTE



6.3. Análisis de las causas de los problemas. El método de los 5 porqués y el
diagrama de causa-efecto.

Recordemos el esquema que estamos siguiendo en la aplicación del método
analítico de resolución de problemas (Método Global 8D). Nos centraremos en el
conjunto de disciplinas recogidas bajo el punto 4 y el concepto global de análisis de
las causas de los problemas.

AVISO IMPORTANTE

D4: Identificar y verificar la causa raíz.
En este momento, y sobre el problema descrito en el D2, es necesario buscar
las causas de los síntomas recogidos. Las causas previsibles de un síntoma
pueden ser varias, es necesario recoger todas mediante la observación y la
información que proviene de informantes clave. Estos son aquellos involucrados en
el proceso que contiene el problema. Una vez recogido el conjunto de circunstancias
susceptibles de ser causa del problema se utilizan distintos métodos para su
clasificación
7.3.1 Desarrollo del proceso
Para realizar este proceso es necesario:
Identificar las causas potenciales:
● Generar un listado de causas posibles.

● Agrupar las causas posibles por afinidades.
● Analizar los procesos donde está el problema.
● Ir más allá de los síntomas evidentes o de las causas más cercanas.
● No buscar culpables sino focalizar en los hechos.
Seleccionar las causas potenciales:
● Se realiza un análisis meticuloso de los datos disponibles abundando en los
mismos si es necesario.
● Se contrasta con opiniones de interesados o de expertos.
● Se analizan estas causas con relación al problema detectado.
● Se listan las causas más preponderantes.
AVISO IMPORTANTE

Identificar la causa raíz:
La causa raíz es aquella que constituye el origen de un fallo, es su punto de
partida, y a ella se vinculan otras causas que son las directamente productoras del
problema (causa de primer nivel).
Identificar soluciones posibles:
Se proponen medidas correctivas del problema. Aquellas que atacan

directamente a la causa raíz del problema. Hemos visto que previamente se han
aplicado soluciones provisionales con la intención de minorar las consecuencias del
problema.

● Se plantea un listado de soluciones.
● Se formulan con verbos en infinitivo.
● Se selecciona una solución.

Ahora se proponen, por tanto, soluciones que deberán ser definitivas, pero
antes de su implantación se realiza una evaluación de las mismas en la que se
tomarán en cuenta los siguientes aspectos:

● Se analizará el resultado esperado.
● Se contemplan las restricciones a las que está sometida la solución
propuesta (temporal, presupuestarias, de alcance) y se descartan las que no
cumplan esas restricciones.
● Se evalúan los riesgos asociados a la mejor solución.
● Se establecen los sistemas de medida para comprobar la idoneidad de la
solución

El método propone la implantación experimental de la solución propuesta.
AVISO IMPORTANTE

7.3.2 Método de los cinco porqués
Se trata de una técnica sistemática que se utiliza durante la fase de análisis
de problemas para buscar las causas principales. Consiste en preguntar de forma
insistente “¿por qué?”. La técnica manifiesta que antes de llegar al 5 ¿por qué?
habremos obtenido una respuesta adecuada, es decir, la causa raíz.
Los pasos adecuados para su aplicación son:
● Identificar el problema que debe solucionarse o el proceso que debe ser
mejorado.
● Realizar las preguntas ¿por qué?. La primera puede ser: ¿Por qué ha
aparecido este problema?
● Cuando no hay más respuestas a los porqués habremos llegado a la causa
potencial.
Utilizando nuestro ejemplo del sector editorial podemos aplicar la técnica
para el análisis de las causas de la reducción de ventas:
Problema Reducción de del 20% ventas del fondo editorial

¿Por qué? (1) ¿Por qué? (2) ¿Por qué? (3) ¿Por qué? (4) ¿Por qué? (5)
Las Internet facilita Existen Se tiende a Cambio de

publicaciones el acceso a muchos compartir paradigma de
especializadas contenidos contenidos en conocimiento acceso al
se venden especializados abierto conocimiento
menos
Las Las librerías La lenta La venta online

distribuidoras orientan su rotación del elimina los
no publicitan oferta al best stock supone libros
las obras seller un coste alto especializados
para las de las librerías
librerías
AVISO IMPORTANTE

Solución Evitar el canal editorial habitual sustituyéndolo por modalidades de publicación digital,
propuesta publicación bajo demanda, y tienda online
Facilitar contenidos abiertos que apoyen modelos indirectos de monetización

7.3.3 Diagrama de causa efecto o diagrama de Ishikawa

Este método también se conoce como diagrama en espina de pescado. Es un
método de representación visual de la relación entre las posibles causas y un
problema específico. Permite obtener una visión rápida de las causas posibles, que
se presentan ordenadas mostrando las relaciones entre ellas. Facilita al equipo de
trabajo una visión global y estructurada facilitando la comprensión del problema y
sus antecedentes. Ayuda a priorizar las acciones correctivas a implementar.

En el esquema superior vemos el formato del diagrama. En esta web podéis
descargar plantillas para elaborar este diagrama:
http://creately.com/diagram-community/popular/t/fishbone-diagram

Este diagrama se usa de la siguiente forma:

● Se sitúa el efecto problemático detectado en el recuadro central de la
derecha.
● La línea recta central representa el proceso estudiado.
● Los factores principales de las distintas causas se escriben en los recuadros
de los extremos de las espinas. Básicamente se usan los siguientes, que son
adecuados para procesos productivos: Mano de obra, método, materia prima,
maquina, medio ambiente, mantenimiento y mediciones. En todo caso
pueden ser sustituidos por otros mejor relacionados con el contexto en el que
se genera el problema.
AVISO IMPORTANTE

● Realizar un listado de causas y subcausas probables. Después se ordenan
atendiendo a sus vinculaciones.

Para analizar las causas del problema en nuestro negocio editorial hemos
sustituido los factores típicos por otros más adecuados a nuestro negocio. El
resultado es el siguiente:
AVISO IMPORTANTE



6.4. Implementación de acciones para resolver problemas.

Hemos avanzado ya en el camino para resolver el problema y hemos llegado
a la evaluación de soluciones más factibles de entre varias posibles. Este método
Global 8D recomienda la implementación experimental de alguna de las soluciones
vistas como más viables.

Recordemos el esquema del método:

AVISO IMPORTANTE

El método Global 8D, además de identificar la causa raíz en el paso 4, lo cual
conduce a la obtención de una solución satisfactoria, pide que se identifique la
razón por la cual el sistema de control (pensemos en sistemas de gestión de la
calidad) no fue capaz de detectar el problema a tiempo. Y que, por tanto, identifique,
en el proceso analizado, el punto más cercano a la causa raíz en el cual debía
haberse detectado ese problema.
D5: Determinar y verificar acciones correctivas permanentes (en inglés Permanent

Corrective Actions, PCAs). Así como definición de acciones preventivas para evitar
que un problema similar surja de nuevo.
El equipo de trabajo para la resolución del problema debe plantear soluciones

permanentes que ataquen la causa raíz directamente. Estas soluciones deben
probarse para asegurarse de que la causa atacada realmente es la causa raíz, que
ha sido adecuadamente analizada, entendida e identificada y, por supuesto,
eliminada.
El equipo debe asegurarse de que la solución será eficaz y que no generará
efectos secundarios no deseados. Debe establecer sistemas de medición para el
seguimiento de la solución prevista, estableciendo umbrales de alarma, frecuencia
de la medición, tolerancias, etc.
La prevención de nuevos problemas causados por la solución propuesta
requiere que se realicen las siguientes actividades:
● Identificación de procesos afectados por la solución.
AVISO IMPORTANTE

● Análisis de riesgo de impacto de la solución sobre otros procesos.
● Anticipar y analizar posibles fallos derivados de la solución.
● Implementar medidas de prevención de esos fallos.
El grupo de trabajo de la editorial decide las siguientes medidas correctivas.
● Crear una tienda online en el que venderá las publicaciones propias en
formato papel y en formato digital. De esta manera, eliminando comisiones a
distribuidores y librerías físicas compensará la reducción de ingresos por la
disminución de ventas en el canal tradicional.
● Transformar el fondo editorial al formato digital. Con el mismo fondo editorial

se generan más productos vendibles. Además se posibilita la reutilización de
contenidos para ser ofrecidos a clientes diversos.
● Generar contenidos gratuitos para ofrecerlos en las redes sociales como
elemento de atracción a la tienda digital.
D6: Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes.
Una vez elegidas, diseñadas y probadas experimentalmente las soluciones

elegidas se deben implementar mediante un plan de acción con fijación de objetivos,
recursos, costes, plazos y responsables de implementar las soluciones.
Además las acciones correctivas deben ser monitoreadas de forma

permanente comparando los resultados con los objetivos previstos y revisando los
fallos que pueden presentarse.
AVISO IMPORTANTE

Las acciones correctivas permanentes eliminan la causa raíz y no sólo los
efectos del problema. Este problema no debe repetirse en el futuro.
D7: Prevenir la re-ocurrencia del problema y/o su causa raíz.
Se deben identificar los pasos necesarios para evitar el problema solucionado
u otro similar pueda producirse en el futuro. Estos pasos pueden ser modificar
procedimientos, las especificaciones, la formación, los diagramas de flujo, etc. Para
ello es oportuno revisar los procedimientos que dieron lugar a que se produjera el
problema.
D8: Reconocer los esfuerzos del equipo.
Consolidada la solución definitiva, una vez auditados los resultados y

comprobando la eficacia de la misma se procede a eliminar la solución provisional
salvo que sea parte de la permanente.
El equipo de trabajo debe revisar el procedimiento seguido hasta el momento,

analizando los errores, las mejores prácticas, si se han cubierto las expectativas de
los interesados y las lecciones aprendidas.
El método recomienda el reconocimiento a los integrantes del equipo por su
contribución a la mejora continua de la organización.
AVISO IMPORTANTE

Módulo 7: Gestión del tiempo en el entorno digital

7.1. La importancia de la gestión del tiempo en entornos digitales

Resulta complicado dar una definición que abarque la polisemia del término
“tiempo”. La Real Academia Española lo define como una “magnitud física que
permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente
y un futuro”. En esa secuencia, el tiempo también sirve para determinar la medida y
duración de las cosas. Pero, desde el punto de vista de la gestión del tiempo,
debemos diferenciar entre dos dimensiones:

1) Dimensión interna: El tiempo como algo que percibimos, y de esa percepción
emerge actuaciones para gestionarlo. El plano interno es donde nosotros
podemos actuar, donde podemos aplicar herramientas, instrumentos, pautas
etc. que nos permitan optimizar nuestra disponibilidad y uso del tiempo.
Nosotros podemos establecer qué porcentaje de horas del día dedicamos a
cada cosa, qué instrumento o técnica aplicamos para gestionar mejor nuestro
tiempo etc.

2) Dimensión externa: en este caso, el tiempo viene marcado por otras
personas. Desde un plan más general e inmutable, como es la estructuración
del tiempo en días, semanas, meses etc., hasta otro que abarca horarios,
calendarios, plazos de entrega. Normalmente en este plano poco o nada
podemos hacer.

AVISO IMPORTANTE

Por tanto, este módulo se va a centrar en la dimensión interna del tiempo, es
decir, en aquello que está dentro de nuestra área de actuación.

¿Por qué es importante gestionar adecuadamente el tiempo en la era digital?

● Internet ha transformado profundamente nuestros modos de trabajo. Cada
vez tenemos acceso a más información, recursos etc., y trabajamos con más
posibilidades, hay más herramientas etc.. Es muy importante

● Las fuentes de distracción son cada vez más elevadas. Las posibilidades se
amplifican, pero también las que nos hacen perder el tiempo. La web es un
mar de contenidos en el que somos proclives a caer en distracciones y donde
aparecen ladrones del tiempo.

● La mayoría de las veces no nos paramos a pensar en cómo lo digital nos roba
el tiempo. Simplemente actuamos por inercia. Es necesaria una reflexión y
una identificación consciente de aquellas cosas que nos roban nuestro
tiempo, de las interrupciones que sufrimos, así como el desarrollo de
estrategias para optimizar nuestro tiempo.

Por ello, al igual que vimos en el módulo del Plan Estratégico, se puede decir
que todo empieza en el autoconocimiento. La secuencia que se va a seguir abarca
los siguientes pasos:

1) Qué hacemos: identificar nuestros hábitos en el entorno digital: para poner
remedio y/o mejorar, primero debemos saber qué es lo que hacemos. Por
ello, hay que tener en cuenta las páginas que visitamos, las herramientas que
utilizamos, para qué lo hacemos y el tiempo que dedicamos a cada cosa.

AVISO IMPORTANTE

2) Cómo lo hacemos: analizar nuestros hábitos en el entorno digital. El paso que

sigue a la identificación es el análisis, en el que tenemos que tener en cuenta
las cosas que hacemos bien, aquellas que nos funcionan, y aquellas que
necesitamos corregir.

3) Para qué actuaremos: las actividades que realicemos para mejorar nuestra
gestión del tiempo han de tener un propósito. Ahorrar tiempo, establecer
planes de mejora, corregir disfunciones etc.

4) Cómo actuaremos: qué es lo que vamos a hacer a partir de ahora. Tenemos
de establecer cuáles son las técnicas, herramientas, procesos etc. a aplicar.

5) Cuándo actuaremos: si estamos decididos a aplicar una mejora, los primeros
pasos son fundamentales. No hay que pretender emprender grandes obras,
sino contemplar objetivos realistas y medibles, así como asignarles un
horizonte temporal. Las primeras horas desde que nos decidimos a cambiar
alguno de nuestros hábitos o a adquirir otros nuevos son clave. El
compromiso con nuestro plan de acción es de vital importancia para que
funcione.

Debemos actuar sobre aquello que está en nuestra mano. Y para ello hemos
de identificar, analizar, marcarnos objetivos y proponernos un calendario.

AVISO IMPORTANTE


AVISO IMPORTANTE


7.2. Importante vs. urgente

En gestión del tiempo, sea cual sea el ámbito en el que nos movamos, es muy
importante que las tareas que tenemos que hacer se basen en prioridades, no en
orden de entrada u otros factores. Cualquier tipo de proyecto o plan que llevemos a
cabo va a desagregarse en un número muy amplio de tareas, desde aquellas que
son más triviales hasta algunas de importancia capital para el proyecto. Por eso, es
esencial que, cuando nos ponemos a planificar, lo hagamos en función de aquello
que es realmente importante.

Para cualquier tipo de tarea que queramos planificar, hay que tener en cuenta
dos factores fundamentales:

● Importancia: aquellas tareas cuya realización nos proporcionará resultados
satisfactorios, que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos.

● Urgencia: tareas que requieren una realización inmediata, ser atendidas en el
menor lapso de tiempo posible

AVISO IMPORTANTE

El primer paso es listar las tareas que hemos de realizar y asignarles una
importancia y una urgencia:

Tarea Importancia Urgencia
Tarea 1 Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja
Tarea N Alta – Media - Baja Alta – Media - Baja

En función de cómo las hayamos categorizado, las colocamos en el siguiente
cuadrante:

URGENTE NO URGENTE

¡HAZLO YA! ¡PLANIFÍCALO!

IMPORTANTE
CUADRANTE I CUADRANTE II

¡DELÉGALO! ¡A LA BASURA!
NO IMPORTANTE (SI PUEDES) CUADRANTE IV
CUADRANTE III

A continuación se muestran las características de las tareas incluidas en
cada cuadrante:

AVISO IMPORTANTE


URGENTE NO URGENTE

CUADRANTE I CUADRANTE II
Gestión del tiempo basada Analizar nuevas
IMPORTANTE en crisis, problemas, oportunidades, generar ideas
imprevistos, deadlines etc. creativas, planificación,
networking etc.

CUADRANTE IV
CUADRANTE III
Redes Sociales (aspecto
Notificadores de emails,
lúdico), navegación
NO IMPORTANTE redes sociales y blogs
inconsciente, emails y
(profesional), interrupciones
mensajes sin importancia,
en general etc.
vídeos (lúdico) etc.

Para planificar tareas, se enuncian las siguientes recomendaciones:

● Efectúa una planificación con base semanal. Establece una lista de tareas
que has de hacer esa semana para cumplir con tu plan o proyecto.
● Establece la importancia y la urgencia de cada tarea.
● Colócalas en el cuadrante.
● Actúa en consecuencia.
● Reflexiona al finalizar la semana sobre las tareas, naturaleza y cumplimiento.

AVISO IMPORTANTE


7.3. Planificando con Google Calendar

Google Calendar es una poderosa herramienta gratuita que tiene grandes
aplicaciones, tanto para la gestión de un calendario propio (planificación de tareas,
eventos etc.) como para realizar calendarios compartidos con otros miembros de
nuestro equipo. En este punto nos centraremos en la dimensión interna de la
gestión del tiempo, es decir, en la planificación de tareas propias.

Para poder acceder a Google Calendar, debemos crear una cuenta Google y
acceder a través de la web: https://www.google.com/calendar
AVISO IMPORTANTE

La vista inicial es la siguiente:

1. Aquí crearemos el evento/lista de tareas.

2. Podemos cambiar la vista por lapsos temporales. Se recomienda una
planificación semanal, aunque cada persona puede adaptarlo a sus necesidades.

3. Aquí crearemos nuestros calendarios. Podemos tener varios: por ejemplo, uno
que se llame “trabajo”, otro “personal” etc.

4. Aquí elegimos la semana que se desplegará en la vista de calendario (punto
siguiente)

5. Aquí aparecerán listadas las tareas que vayamos añadiendo.

AVISO IMPORTANTE

Cada vez que queramos añadir una tarea/evento, pulsamos en “Crear” (1) y se
abre la siguiente ventana:

1. Aquí añadiremos el nombre de la tarea, por ejemplo “diseñar la presentación”.

2. Asignamos una fecha/duración. Pueden durar desde días enteros a solo unos
minutos.

3. Señalamos el lugar (si la tarea se va a desarrollar en un espacio físico).

4. Aquí podemos añadir más información sobre el evento/tarea. En qué consistirá
etc.

5. Añadimos un color al evento/tarea. Este aspecto es muy importante para poder
diferenciar entre distintos tipos de tarea. Por ejemplo: rojo para las reuniones, azul
para las tareas en casa etc.

AVISO IMPORTANTE

6. Podemos añadir uno o varios recordatorios en forma de correo electrónico o
ventana emergente, y determinar cuándo queremos que aparezca. Por ejemplo, un
correo electrónico cuando quede 1 día para tener completada esa tarea.

Cada vez que añadimos una nueva tarea/evento, obtenemos la siguiente
vista:

1. Ubicación de la tarea/evento en el calendario
2. Aquí podemos imprimir y actualizar nuestro calendario.

AVISO IMPORTANTE


7.4. Pautas para terminar con las interrupciones

Sea cual sea la naturaleza de nuestro proyecto, el encuadre de todo o parte
del mismo en el ámbito digital genera, inevitablemente, la aparición de múltiples
fuentes de distracción e interrupciones. Funcionan como importantes frenos a
nuestra productividad y a nuestra eficacia en el entorno digital, afectando de manera
negativa a nuestro proyecto o plan de acción. Es necesario combatir las
interrupciones y distracciones, ya que:

1) Afectan a nuestra productividad: nuestro ritmo de trabajo se empeora, nos
hacen perder la concentración, nos hacemos más torpes y más lentos y nos
separan de nuestros objetivos.

2) Nos van desgastando poco a poco: no solo tienen incidencia sobre nuestro
trabajo, sino que también hacen mella en nuestra motivación, nuestra
creatividad, nos ponen de mal humor y son una fuente de estrés y ansiedad.

Por ello, hemos de desarrollar estrategias para combatir las interrupciones.
Estas son causadas por los ladrones del tiempo, aquellos elementos que nos roban
tanto tiempo en sentido estricto como eficacia y productividad.

AVISO IMPORTANTE

La secuencia para combatir las interrupciones es la siguiente:

1. El primer paso es identificar cuáles son nuestros ladrones del tiempo en el
ámbito digital. Los más comunes suelen ser el email, las redes sociales, el
móvil y los programas de mensajería, páginas de ocio etc.

2. En segundo lugar, hemos de determinar qué interrupciones son las que
emanan de esos ladrones y establecer: 1) El impacto que tienen sobre
nuestro proyecto, productividad personal etc. Alto, Medio, o Bajo; y 2) La
frecuencia con la que suceden. Muy a menudo, A Menudo o Pocas Veces.

Frecuencia
Impacto
Interrupción Muy a menudo – A menudo
Alto-Medio-Bajo
– Pocas veces
Interrupción 1
Interrupción 2
Interrupción 3
Interrupción 4
Interrupción 5

AVISO IMPORTANTE

3. En función de su impacto y frecuencia, las colocaremos en la siguiente matriz

y actuaremos en consecuencia:

Me interrumpen Me interrumpen a Me interrumpen pocas

muy a menudo menudo veces
Tiene un ¡Actuar ya! ¡Actuar ya! Planificar actuación

impacto alto
Tiene un ¡Actuar ya! Planificar Planificar actuación

impacto actuación
medio
Tiene un Planificar Analizar Analizar

impacto bajo actuación

Debemos actuar fundamentalmente en las que son categorizadas como
“Actuar ya”. Esas debemos acometerlas de inmediato. Las que categorizamos como
“Planificar Actuación” han de ir directas a nuestra agenda, y debemos poner un plazo
para actuar sobre ellas. Por último, las que categorizamos como “Analizar” pasan a
un espacio en “cuarentena”, iremos viendo su evolución aunque de momento no
requieren actuación.

Por último, se van a comentar algunas claves y recomendaciones importantes
que surgen de la gestión del tiempo en el ámbito digital y que se vinculan
directamente con lo anteriormente visto:

1. Desactivar todos las notificaciones y marcar unas horas del día específicas
para revisar el email, redes sociales etc. Las notificaciones son una fuente
muy importante de interrupción, porque no solo cortan con lo que estamos
AVISO IMPORTANTE

haciendo, sino que muchas veces hacen que desviemos nuestra atención y
esfuerzos hacia otras tareas. Por ejemplo, podemos estar trabajando en
nuestro proyecto o plan y recibir una notificación de un programa de
mensajería en el móvil, o del email. Automáticamente eso nos puede llevar a
contestar ese mensaje o email. O a visitar el timeline de una red social etc.

2. Recordar el propósito cada vez que entramos en una web, red social etc.
Evitar la navegación inconsciente. Conviene incluso escribirlo en un post-it y
dejarlo a la vista. ¿Para qué visitamos, por ejemplo, Facebook mientras
trabajamos? Si vemos el timeline podemos pinchar en un enlace que ha
compartido un amigo. De ahí vamos a una web donde vemos otro enlace que
nos lleva a otra… y cuando nos damos cuenta han pasado horas y estamos en
sitios webs que no nos aportan nada.

3. Cuando estemos haciendo algo importante, dejar el móvil en silencio, quitar la
conectividad de datos o el WiFi, etc. Los programas de mensajería tipo
Whatsapp, Line etc. tienen grandes beneficios, pero también son una de las
principales fuentes de interrupciones.

4. Abrir solo las pestañas del navegador que sean estrictamente necesarias. No
cabe duda de que el sistema de pestañas nos da muchas posibilidades, pero
también nos distrae de nuestros objetivos y es fuente de navegación
inconsciente.

5. Utilizar para nuestro proyecto únicamente aquellas redes sociales que sean
indispensables. A más redes, más interrupciones. Tendemos a registrarnos
en multitud de ellas sin un propósito claro, solo porque “están ahí”.

AVISO IMPORTANTE

Módulo 8: Presentaciones eficaces

8.1. Claves para realizar una presentación eficaz.

Podemos tener un gran proyecto, con ideas creativas, con aportaciones de
valor…y, sin embargo, una mala presentación puede arruinarlo totalmente. Ello hace
que sea de capital importancia una presentación bien diseñada, mesurada y
pensada, que ayude a transmitir el mensaje de una manera mucho más impactante.

En el ámbito físico contamos con nuestro cuerpo, con la comunicación no
verbal etc. para poder transmitir nuestras ideas y proyectos de una manera más
efectiva. Son armas tremendamente poderosas. En el ámbito digital, nuestras armas
en este sentido se ven minimizadas. ¿Significa eso que no se puedan realizar
presentaciones de impacto? No. El mundo digital nos da recursos muy poderosos
para abrir nuevos caminos. No podemos impresionar con nuestra presencia física,
pero sí tenemos otras opciones.

Lo ideal es combinar ambas situaciones, es decir, situaciones de interacción
cara a cara donde podamos valernos de recursos digitales.

En este módulo nos vamos a basar en la parte digital de la presentación, tanto
si luego la presentamos de manera física o no. En ambos supuestos, hay que tener
en cuenta una serie de elementos centrales para que ese mensaje se transfiera
adecuadamente:

AVISO IMPORTANTE


1. El mensaje debe ser el epicentro de la presentación.

Una presentación física puede tirar de otros recursos para captar la atención,
pero si la presentación se da puramente en el ámbito digital normalmente el
mensaje es lo primero. Por eso hay que tener muy claro qué se quiere comunicar, y
además hacerlo de manera breve y directa.

También debemos tener en mente cuáles son nuestros destinatarios: quién
va a ver el mensaje. No es lo mismo hacer una presentación pública de nuestro
proyecto, abierta muchas personas, que postularnos como candidatos a un empleo
o presentar un producto o servicio que hemos desarrollado a un posible inversor o
financiador. Por ello, una de las primeras tareas tiene que ver con la investigación
sobre los destinatarios de la presentación.

AVISO IMPORTANTE

2. Elegir el medio adecuadamente.

Una presentación que se realiza en el ámbito físico puede basarse solo en unas
pocas imágenes. También si la hacemos en formato digital, aunque ya tendremos
que agregar audio, vídeo etc.. Podemos utilizar alguno de los programas o
aplicaciones existentes, utilizar solo una presentación en vídeo, integrarlo todo etc.
Hay múltiples posibilidades, lo que hay que tener claro es cuál o cuáles de ellas
vamos a utilizar.

3. Hacer benchmarking.

La red es un repositorio inmenso de
presentaciones de todo tipo. ¿Por qué no extraer
buenas prácticas o incluso adaptar algo que ya
existe? No tenemos por qué crear desde cero. Hay
webs, recursos etc. de los que podemos sacar
mucho provecho.

AVISO IMPORTANTE


4. Regla del 10-20-30.

Especialmente indicada para presentaciones que requieran un contexto físico
en el cual nos ayudemos de medios digitales. Esta regla, muy popular, dice que no
hay que usar más de 10 diapositivas, no debe durar más de 20 minutos y con un
tamaño de letra de al menos 30 puntos.

5. Utilizar imágenes, formas geométricas y gamas de colores apropiadas:

Si introducimos elementos de este tipo en nuestra presentación, el mensaje
será captado con mayor facilidad por la mayoría de los destinatarios.

6. Limitar el texto.

Incluso aunque sea una presentación que se realice 100% de manera digital,
hay que intentar limitar el texto a lo imprescindible. Una presentación no es un
documento, ni siquiera un resumen ejecutivo. Tiene otros fines.

AVISO IMPORTANTE


7. Utilizar las posibilidades multimedia.

Hoy en día, es muy fácil utilizar combinadamente vídeos, imágenes, audios
etc. producidos por nosotros mismos o sacados de bancos libres de recursos. Las
opciones en este sentido son amplísimas. ¿Por qué conformarnos con texto y unas
slides cuando podemos enriquecer la presentación?

En las siguientes lecciones veremos sintéticamente cómo pueden
combinarse estas características para poder impactar más con nuestras
presentaciones.

AVISO IMPORTANTE


8.2. Software y páginas de utilidad.

Hoy en día hay multitud de aplicaciones, software, páginas, recursos etc. para
realizar presentaciones. Incluso hay mucha gente que con tan solo una imagen y
unas pocas líneas es capaz de transmitir de una manera eficaz el mensaje. En esta
lección nos centraremos en algunas de las herramientas más extendidas y en
alguna otra de gran utilidad para nuestras presentaciones.

Microsoft PowerPoint

Cuando hablamos de software de presentaciones, sin duda alguna tenemos
que hacer mención a PowerPoint, programa de Microsoft que viene siendo el más
utilizado desde hace años para diseñar y reproducir las presentaciones.

AVISO IMPORTANTE

PowerPoint es un software de uso sencillo, que ha ido ampliando sus
posibilidades con el paso de los años, con nuevos añadidos que han enriquecido la
calidad de las presentaciones. Las opciones que permite el programa son muy
amplias. Se parte, normalmente, de una presentación en blanco o plantilla y
posteriormente se va trabajando como si de un libro se tratase, añadiendo
diapositivas (páginas).

Como se ha dicho, las opciones son amplísimas, pudiéndose jugar con
multitud de temas, gráficos, opciones multimedia, SmartArts, animaciones etc. Se
trata de experimentar y de encontrar un estilo que nos resulte cómodo y que sea
efectivo para transmitir el mensaje que queremos transmitir.

AVISO IMPORTANTE

Keynote

Se trata del software de presentaciones
diseñado por Apple para sus dispositivos,
incluido dentro de su suite IWorks.

Su interface y utilidad es muy parecida a
PowerPoint, si bien el software de Apple tiene
una orientación en origen más minimalista.

AVISO IMPORTANTE

Prezi

Se trata de una aplicación web y un programa que ha revolucionado el mundo
de las presentaciones digitales. Su enfoque tridimensional, y no en formato
diapositivas que pasas como si fuese un libro, le ha valido una legión de seguidores
y un uso cada vez más extendido.

http://prezi.com

La aplicación dispone de multitud de plantillas que podemos utilizar y
moldear a nuestro antojo, si bien también podemos partir de una presentación en
blanco.

La interfaz parece similar a la de PowerPoint o Keynote, si bien en Prezi
debemos definir una ruta o “path” que nos permite hacer zoom in y zoom out, dar
saltos tridimensionales, giros etc. que hacen que las presentaciones sean más
AVISO IMPORTANTE

dinámicas y espectaculares que en los programas anteriormente citados. No

obstante, el uso que se hace a veces de florituras y giros puede resultar
contraproducente, ya que se generan presentaciones donde al final el mensaje no es
lo importante, sino la espectacularidad. El medio se vuelve un fin.

SlideShare

Hablando de presentaciones, SlideShare es una de las páginas webs más
interesantes que existen hoy en día en la red.

http://es.slideshare.net

Tiene numerosas utilidades, pero podemos destacar dos por encima de
todas:

1. En primer lugar, supone un enorme repositorio de presentaciones a las que
podemos acceder para extraer ideas, tips etc. para nuestras presentaciones.
Supone una interesantísima fuente de benchmarking. A este respecto, la web
tiene un apartado de presentaciones destacadas donde diariamente se
incluyen aquellas que son consideradas como más valiosas. Por otro lado,
también podemos buscar por temáticas (diseño, educación, arte etc.).
Además de estas claves, podemos obtener información muy valiosa para
incorporarlas a nuestras presentaciones.
AVISO IMPORTANTE


2. En segundo lugar, nos permite compartir nuestras presentaciones e
infografías, quedando alojadas en la web para que otros puedan consultarlas.

AVISO IMPORTANTE


8.3. Incrustación de elementos audiovisuales en las presentaciones.

Todo el software y aplicaciones anteriormente citados permite la inserción de
elementos audiovisuales en nuestra presentaciones, algo que las dota de mayor
riqueza y amplía las posibilidades de impacto en los destinatarios de nuestro
mensaje o mensajes. La posibilidad de incluir imágenes, vídeos o sonidos en las
presentaciones se puede hacer desde multitud de páginas o desde la creación
propia. En esta lección vamos a hacer referencia a algunas de las fuentes más útiles
para incluir estos elementos.

Imágenes

Google Imágenes

https://www.google.es

Google Imágenes es uno de los repositorios más grandes que existen. Las
opciones para poder filtrar imágenes son muy amplias: podemos elegir el tamaño de
las imágenes, el color, el tipo, la fecha de publicación o los derechos de uso
(tenemos que ser cautelosos respecto al copyright de las imágenes).

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Flickr

https://www.flickr.com

La aplicación de Yahoo también permite multitud de opciones, desde subir
nuestras propias fotos a buscar imágenes libres de derechos etc.

AVISO IMPORTANTE

TinEyeLabs

http://labs.tineye.com/multicolr

Se trata de una herramienta mucho más desconocida que las dos anteriores,
pero de gran utilidad para nuestras presentaciones. Es una web que nos permite
jugar con las combinaciones de colores (hasta 5), para ver cómo quedarán en
nuestras presentaciones.

AVISO IMPORTANTE

Vídeos

Youtube

Si lugar a dudas, la plataforma de vídeo más extendida. La cantidad de vídeos
que se almacenan en Youtube es enorme.

https://www.youtube.com

Podemos organizar nuestras búsquedas por fecha de subidas, duración,
derechos, etc. Además, con la opción de incrustación seremos capaces de insertar
los vídeos de manera muy ágil en nuestras presentaciones.

AVISO IMPORTANTE

Vimeo

Plataforma de vídeo similar a Youtube, aunque con mucha menor cantidad de
archivos. No obstante, incluye una interesante colección de vídeos con licencia
Creative Commons.

http://www.vimeo.com

AVISO IMPORTANTE

Sonido

Jamendo

Plataforma muy completa en la que podemos encontrar música con
diferentes licencias para nuestras presentaciones, desde canciones en Creative
Commons hasta licencias profesionales. Es posible buscar por estilos, artistas,
países etc.

http://www.jamendo.com/es

AVISO IMPORTANTE

Freesound Project

Base de datos colaborativa donde se almacenan efectos de sonido, clips etc.,
todo con licencia Creative Commons. Un amplio repositorio donde podremos
encontrar archivos de audio muy útiles para nuestras presentaciones.

http://www.freesound.org

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✓ Tienen un conocimiento básico de sus valores y de sus objetivos.

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1.3.1. La definición de objetivos

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5. Identificar distintas alternativas para realizar unas prácticas profesionales.

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1.4. Colaboración y ayuda

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De aquí podemos extraer un lema: “No esperes resultados diferentes si sigues