PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTARIO

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Tabla de Contenidos

1. Objetivo ........................................................................................................................ 3

2. Alcance......................................................................................................................... 3

3. Abreviaturas ................................................................................................................ 3

4. Responsables ............................................................................................................. 3

5. Definiciones ................................................................................................................. 4

6. Procedimiento ............................................................................................................. 7

7. Archivo de documentos técnicos y administrativos. ............................................. 8

8. Transferencia de información ................................................................................... 9

9. Documentos de referencia ........................................................................................ 9

10. Anexos ......................................................................................................................... 9

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1. Objetivo

Este procedimiento permite definir los principios, estándares, flujos de trabajo y

metodologías que son requisitos para el control de los documentos técnicos y
administrativos que se elaboran durante el desarrollo del proyecto.

2. Alcance

Este procedimiento se aplica para todos los Proyectos Corporativos de

VOLCAN Compañía Minera SAA.

3. Abreviaturas

• GTE-V: Gerente de Proyecto Volcán

• AC: Administrador de Contratos.
• CD: Control Documentario.

4. Responsables

a) Gerente de Proyecto

Se entiende como “Gerente de Proyecto” (GTE-V) al responsable de un

proyecto.

GTE-V es responsable de garantizar que los requerimientos de este

procedimiento se implementen adecuadamente dentro del proceso del trabajo.

b) Administrador de Contratos

El AC verifica que la documentación recibida corresponda al alcance del

proyecto. Debe establecer la matriz de responsabilidades y distribución de
documentos.

c) Control Documentario

Es responsable de implementar los requerimientos de este procedimiento para

asegurar un flujo de comunicación objetiva y garantizar que la revisión más
reciente de los documentos esté disponible para su uso.

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Recibe, registra, distribuye, archiva y controla todos los documentos técnicos y

administrativos, es responsable de la actualización de los documentos en
copia electrónica y copia física.

Asistirá a todos las Reuniones de Inicio (Kick Off Meeting) y se asegurará de

proporcionar al Contratista el procedimientos de codificación de documentos y
los formatos a utilizar.

Emitirá un reporte semanal de donde indicará el estado de los documentos.

5. Definiciones

a) Propietario: Responsable que contrata los servicios de un Contratista para

que ejecute parte o la totalidad de un proyecto o servicio.

b) Contratista: Empresa especializada que ejecuta un proyecto o está

encargada de un servicio.

c) Subcontratista: Empresa especializada que es subcontratada por el

Contratista para ejecutar una parte del alcance de su trabajo.

d) Supervisión: Organización dedicada a ejercer la inspección técnica y

contractual en nombre del Propietario para los trabajos realizados por el
Contratista.

e) Usuario: Persona o área dentro de la Organización del Propietario que

requiere el documento para realizar sus actividades.

f) Documento: Para propósitos de este procedimiento, un documento se

define como cualquier escrito que contiene una comunicación, información
técnica, administrativa, comercial y/o contractual elaborada por el
Propietario, Contratistas, Proveedores y Consultores para el desarrollo de
un proyecto los cuales deben ser retenidos en el registro del proyecto. Los
documentos pueden ser impresos (copia física) o en formato electrónico
(formato nativo).

g) Documento interno: Documento que ha sido desarrollado por el

Propietario.

h) Documento externo: Documento que no ha sido desarrollado por el

Propietario. Estos documentos pueden encontrarse en medio impreso o

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medio electrónico. Son documentos externos: normas legales, normas

técnicas, catálogos de equipos entre otros.

i) Documentos Controlados: Para fines de este procedimiento, un

documento controlado se define como una copia de documento, cuyo
estado de revisión y/o distribución se encuentra bajo la responsabilidad de
CD. Los documentos controlados llevan el sello COPIA CONTROLADA
para diferenciarlos claramente de los documentos no controlados o sólo de
carácter informativo.

j) Documento No Controlado: Para los propósitos de este procedimiento,

un documento no controlado se define como una copia de documento
específicamente solicitada por un usuario, únicamente para propósitos de
revisión y planeamiento. CD no mantiene o controla estos documentos.
Cuando se solicita y emplea copias sólo para propósitos de información, el
usuario del documento no necesita verificar el estado de revisión del
documento. Los documentos con propósito sólo de información no deberán
usarse para realizar o inspeccionar la obra en campo. Los documentos
únicamente de carácter informativo llevan el sello de SÓLO PARA
INFORMACIÓN para identificarlos claramente de los documentos de
trabajo controlados. El usuario es responsable de la eliminación del
documento.

k) Formato: Medio sobre el cual se escriben o almacenan datos y/o

información. Cuando el formato contiene datos y/o información se
convierte en registro.

l) Hoja Transmisión Externo: Formato generado por CD Propietario,

Contratistas, Proveedor y/o Consultor que se utiliza para formalizar la
entrega de documentos técnicos y administrativos presentados para
revisión y/o aprobación. También servirá para el envío de documentos de
carácter informativo. Sirve para acusar recibo de los documentos
presentados.

m) Hoja Transmisión Interno: Formato generado por CD Propietario, este

contiene una lista de los documentos que serán entregados al usuario. La
distribución se realizará de acuerdo a la matriz de responsabilidades y
distribución. Sirve para acusar recibo de los documentos presentados.

n) Registro de Control de Documentos de Ingeniería (RDI): Es un formato

para el control, incluye el número de documento, revisión, título del
documento, tipo de documento, fecha de emisión, estado de aprobación,

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etc. Documentos como por ejemplo: planos de diseño, especificaciones,

memorias de cálculo, memorias descriptivas, hojas de datos, entre otros.

o) Registro de Documentos del Consultor o Proveedor (RDP): Es un

formato para el control, incluye la Orden de Compra, seguidos del número
de documento, Revisión, titulo del documento, etc.

p) Registro de Control de Ruteos (RDR): Es un formato para el registro de

documentos emitidos durante la semana, incluye el número de documento,
título del documento, tipo de documento, fecha de emisión o revisión,
estado de aprobación, fecha de entrega de revisión por responsable.

q) Matriz de Responsabilidades y Distribución de Documento (MRD): Es

un formato elaborado por el GTE-V del Proyecto para establecer las
responsabilidades y los requerimientos para la distribución de documentos
para cada responsable asignado al proyecto.

r) Lista Maestra de documentos (LMD): Es una lista en la cual se registra

todos los documentos utilizados en el desarrollo del proyecto.

s) Estructura del Sistema Archivo: Es la estructura básica que debe

mostrar el sistema de Archivo (Windows XP, Vista, 7) para organizar la
información electrónica del Proyecto. Contiene carpetas en la que se han
definido recursos y accesos dependiendo del módulo de trabajo.

t) Lista de Contactos: Es un formato que mostrará los datos de contacto de

todos los que participan o forman parte del proyecto, debe incluir como
mínimo nombres, apellidos, teléfonos personales y de trabajo, dirección de
correo electrónico y el cargo y/o responsabilidad asignada. Se elaborará
por proyecto.

u) Sello: Timbre impreso en un documento que lo identifica como certificado

por el CD estos pueden ser oficial o informativo.

v) Planos Red Line (Planos de replanteo): Son los planos de construcción

que muestran en color rojo todos los cambios realizados durante la
construcción. Se incorporará la información señalada a los planos de
construcción mediante anotaciones en color rojo, introduciendo las
revisiones necesarias de forma que éstos reflejen un registro fiel de lo
construido. Las anotaciones se harán sobre un plano físico en formato
original, se realizará la recolección de la información técnica a partir de los
registros, incluido los conjuntos de planos de inspección y supervisión y

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que documenten toda modificación, adaptación o alteración del contenido

original de los planos. También se debe considerar los planos del
Proveedor y/o consultores.

w) Planos de Construcción (Conforme a Obra) : Para la emisión final de los

planos de construcción (As Built), se tomarán como referencia las
anotaciones de los planos Red Line, luego estas anotaciones y cambios se
incluirán en versión electrónica en el Software Autocad, generando una
nueva revisión. CD guardará copias en el archivo maestro del Proyecto. El
Contratista deberá entregar los planos de construcción firmados por un
ingeniero colegiado. El Contratista entregara en copia física (en formato
ISO A1 y en formato ISO A3) y electrónica según el contrato.

x) SI-Documentos: Sistema diseñado para el registro y control de

documentos electrónicos y conservación en el tiempo.

6. Procedimiento

a) Alcance de Control de Documentos

El CD es responsable principalmente del manejo de la documentación

generada durante el desarrollo del proyecto. Las principales responsabilidad
son:

• Registro de Documentos y Planos elaborados por el Propietario y/o

Contratista.
• Registro de Documentación de los Proveedores.
• Distribución de documentos técnicos, administrativos y/o comerciales.
• Registro de documentos de referencia.

CD abarcará todas las fases del desarrollo del proyecto (Ingeniería, Procura,
Construcción y comisionado y Puesta en marcha).

b) Registro de documentos

CD será responsable por la mantención de los registros de documentos

utilizando la herramienta SI-Documentos.

c) Numeración de documentos

Ver Procedimiento PMO-PRC-CD-0002, Codificación de documentos técnicos y

administrativos.

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d) Emisión, Recepción y Distribución de Documentos técnicos y

Administrativos

Los documentos técnicos desarrollados por el propietario para un determinado

proyecto se iniciarán, revisarán y aprobarán para uso de acuerdo con el
proceso descrito en los diagrama de flujo 1.

Todos los documentos emitidos y recibidos por externos irán acompañados

por una hoja de transmisión en que incluye una sección para confirmar la
recepción por parte del destinatario y su subsiguiente devolución ver diagrama
de flujo 2 y 3.

Cuando el o los documentos y la hoja de transmisión se envíen

electrónicamente, la documentación será adjuntada en formato (Pdf), salvo
que el GTE-V aprueba la emisión de los documentos en su formato en que se
originó (Word, Excel, AutoCAD, etc.)

Todos los documentos técnicos y administrativos e información de los

proveedores serán registrados y almacenados en el
servidor \\limms21\proyectos\BD\PMV en la carpeta del proyecto
correspondiente durante el desarrollo del mismo.

Cuando se recibe o detecta algún tipo de información que no se ha registrado

en el SI-Documentos se deberá informar a CD y entregar una copia con la
información más reciente.

CD se asegurará que todos los documentos aprobados se entreguen de

acuerdo a la matriz de distribución de responsabilidad.

Todas las revisiones con letras A, B, C, etc. Se consideran para revisión del
propietario.

Todas las revisiones con números 0,1, 2, etc. Se consideran para construcción
y cuenten con las firmas correspondientes quien las origino.

7. Archivo de documentos técnicos y administrativos.

Los documentos en copia física durante el desarrollo del Proyecto serán

archivados de acuerdo al N° de Proyecto, Contrato en vigencia, y/o Orden de
compra correspondiente.
Así mismo para los documentos en copia digital, CD deberá registrar toda la
información en la estructura de archivo asignada para el proyecto respectivamente.

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8. Transferencia de información

En la etapa de Termino del Proyecto, el GTE-V es responsable de la transferencia

de la información.
Entre los principales documentos que se debe tomar en cuenta en la etapa de
transferencia son:

• Dossier final del Proyecto (QA/QC).

• Manuales de fabricante, manuales de operación y de mantenimiento.
• Planos As Built.
• Estudios, criterios de diseño y especificaciones técnicas,etc.

9. Documentos de referencia

Nro. de Documento Rev Descripción del Documento

PMO-PRC-CD-0003 0 Procedimiento de elaboración de documentos
PMO-PRC-CD-0004 0 Procedimiento de elaboración de planos
PMO-PRC-CD-0005 0 Procedimiento de Uso del Sistema SI-Documentos
PMO-PRC-CD-0006 0 Procedimiento de Manejo de correspondencia
PMO-LIS-CD-0001 0 Listado de Formatos

10. Anexos

• Diagrama de flujo Documentación Técnica

o Diagrama de Flujo Ingeniería Propietario
o Diagrama de Flujo Ingeniería Contratista
• Diagrama de Flujo Documentos Administrativos
• Diagrama de Flujo con Proveedores
• Diagrama de Flujo en Obra

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Documentos de Ingenieria del Propietario
Originadores
(G. Proyectos, Adm
Contratos, Ingeniería Disciplina Inter Disciplina Control de Documentos SI-PROY
Ingeniería, Procura,
Construcción)

Inicio

Preparar Asignar Códigos

Alcance de Modulo
Entregables de Entregables
Servicio Documento
Ingeniería Ingeniería

Distribuir
Conforme al
Tareas a Si
CD-PR-0002
Disciplinas

No

Elaborar
Documentos y/o Coordinar y
Planos reasignar de
códigos

Revisión de
Para
SI Documentos y/o
Comentarios
No Planos

Recopilar de
Comentarios
Revision de Documentos y/o Planos de Ingeniería Propietario

No

Documento y/o
Planos
Final

Aprobado

Si

Documento
Firmado

Registro de
Documentos y/o
Planos

Escanear
Documentos y/o
Planos

Generar
Modulo
Hoja de
Generar
Transmision

Entrega de
Documentos y/o Transmittal
Planos Ingeniería
Final

Fin Adjuntos

Cierre de Proceso
Modulo
de Revision de
Documento
documentos

Archivo
Documentos del Contratista y/o Proveedor

Contratista, Proveedores Control de Documentos Disciplina Ingenieria SI-PROY

Inicio

Recepcion de Preparar
Documentos y Procedimientos y
Formatos Formatos
Reunion de Inicio

Generar
Modulo
Hoja de
Generar
Transmision

Preparar
Entregables

Transmittal

Adjuntos

Recepcion de
Entrega de Documentos y/o
Documentos Planos

Transmittal Conforme al
CD-PR-0002

Si

Registrar de
Modulo
Documentos y/o
Documento
Planos
Revision de Documentos y/o Planos de Ingenieria Contratista y/o Proveedores

Adjuntos

Sellar y colocar
hoja de ruta
No

Distribuir de Para Revision y

Documentos y/o Comentarios
Planos (7 dias habiles)

Levantar
Observaciones
Aprobado Si Para Firma

No

Recopilar
Comentarios

Escanear
No Documentos y/o
Planos

Recepcion Generar
Modulo
Documentos y Hoja de
Generar
Planos Transmision

Transmittal

Aprobado

Adjuntos
Si

Cierre de Proceso
Modulo
de Revision de Seguimiento
documentos
Archivo

Fin
Documentos Comerciales / Administrativos del Contratista
Administrador de
Contratista / Proveedores Control de Documentos Disciplina SI-PROY
Contratos

Inicio

Entrega de
Documentos

Recepcion de
Transmittal
Documentos y/o
Planos

Conforme al
CD-PR-0002
Adjuntos

Si

Registrar de
Documentos Modulo
Administrativos/ Documento
Comercial

Sellar y colocar
hoja de ruta

Distribuir de
Para Revision y
Documentos
Comentarios
Administrativos /
(3 dias )
Comerciales
No

Para Revision y
Para Accion Si Comentarios
(4 dias)

No
Recopilar
No Aprobado
Comentarios

Levantar
Observaciones
Escanear
Documentos Verificacion/
Si
Administrativos / Aceptacion
Comerciales

Generar
Modulo
Hoja de
Generar
Transmision
No

Transmittal
Recepcion
Documentos y
Planos

Aprobado
Adjuntos

Si Cierre de Proceso
Modulo
de Revision de Seguimiento
documentos

Archivo Fin
 DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACION TECNICA DE PROVEEDORES
INGENIERIA VOLCAN - PMO VOLCAN - LOGISTICA PROVEEDORES

INICIO

RECEPCION
RECEPCIONA
PARA INFORMACION
INFORMACION TECNICA

REVISA ENTREGA INFORMACION

INFORMACION TECNICA TECNICA
PARA ACCION DE INGENIERIA

COMENTARIO
RECOPILA COMENTARIOS SI
NO

REVISION
NO INFORMACION TECNICA
FIN CON COMENTARIOS

APROBADO
SI
INFORMACION TECNICA
ACEPTADA

ENTREGA DE
INFORMACION TECNICA PARA INFORMACION

ACEPTACION
REVISION 0
RECEPCION DE ENTREGA DE
PARA INFORMACION
INFORMACION TECNICA INFORMACION TECNICA
REVISION 0 REVISION 0

FIN
 DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE DOCUMENTOS EN OBRA

INGENIERIA CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTRATISTA/VENDORS OBRA LIMA

CORREO (XLS - DIARIO 4:00 PM) GRABAR

ENVIA CORREO RECEPCION REGISTRO EN EL
INFORMACION controldocproy@v SIPROY

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MODELO- DIARIO CARGAR A LAS 6:00 PM
IMPRESION
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CORREO O TRANSMITTAL CITRIX
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\\LIMMS21\BD\BD-SIPROY\Temporal\
PROYECTO OXIDOS
PROYECTO ALPAMARCA
DISTRIBUCION
PROYECTO CHUNGAR FECHA
POR PAQUETE
O TRANSMITTAL RECIBIDOS
SEGUN MATRIZ COMENTADOS
UBICAR EN EL
SERVIDOR
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REVISION Y COMENTARIOS POR PROYECTO

ESCANEAR
POR PAQUETE COLOCAR CODIGO
O TRANSMITTAL DE ESTADO
DOCUMENTO,
PUEDE
ACTUALIZAR XLS
GENERAR CIERRE DEL
TRANSMITTAL Y PROCESO EN
PAQUETE

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