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ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE TIC

RICARDO ANTONIO MORALES ARCOS

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

ORITO PUTUMAYO

2018
ELEMENTOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE TIC

RICARDO ANTONIO MORALES ARCOS

Ensayo

Tutor magister

EDWARD ALBERTO ROPERO PÉREZ

MODULO:

Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA EDUCATIVA

ORITO PUTUMAYO

2018
PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS

“Los grandes logros siempre suceden en el contexto de las grandes expectativas”


Charles Kettering (2015)

Las empresas y las diferentes organizaciones deben estar a la vanguardia de los progresos tecnológicos
que compensen necesidades, ya sea, propia de la empresa por mejorar o por satisfacer las necesidades de
los clientes.

Ahora, el solo hecho de empezar un nuevo proyecto genera cierta incertidumbre con respecto a los
resultados y riesgos con su desarrollo, por esta razón emerge una herramienta muy poderosa, denominada
Gestión de Proyectos, definida por Romano, G. & Yacuzzi, E. (2011) como:

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en el


marco de un proyecto con el objetivo de aumentar las probabilidades de obtener un resultado favorable.
Estos conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas son diversas y se encuentran vinculadas con el
management en general. (p. 3)

Y es de gran importancia porque es lo que ayuda a la organización a finalizar dicho proyecto con el
cumplimiento de los objetivos y el alcance propuesto, en el tiempo establecido sin afectar los costos
presupuestados.

Estos componentes mencionados anteriormente (objetivos, alcance, tiempo y costo) son muy importantes
debido a que es lo que restringe a un proyecto, ya que su cumplimiento o no, impactará positiva o
negativamente el éxito de ese proyecto, así como la satisfacción del interesado. Por otra parte los
proyectos educativos no son ajenos a estas restricciones y es por esto que hay que tener muy claros estos
elementos, definirlo lo más concreto posible y hacer una adecuada gestión de ellos, para que dicho
proyecto finalice exitosamente, tal y como lo afirma el Centro De Educación Virtual CV-UDES. (s.f.):

La fase de planeación del proyecto tiene como fin recoger todas las posibles áreas en dónde un proyecto
tiene influencia y en las cuales se debe hacer énfasis para obtener un proyecto con excelentes resultados.
Estas áreas también llamadas fases son: Integración, Alcance, Tiempos, Costos. (p. 3).

Con estas razones surge una duda significativa. ¿Qué es la planeación de gestión de cada uno de estos
elementos y cuál es su importancia en proyectos educativos? A través de estas líneas se intenta dar
respuesta a este interrogante, donde se presenta de una forma clara y sencilla los elementos que
conforman el plan de gestión de un proyecto y el papel que juega dentro de él, permitiendo que se
desarrolle correctamente y finalice de manera satisfactoria.

Entre los elementos que conforman el plan de gestión se puede identificar la gestión de la integración, la
cual, como su nombre lo indica, es la encargada de unificar todos los procesos ineludibles para llevar a
cabo la identificación, definición y coordinación de las actividades, recursos y esfuerzos que permiten que
el proyecto llegue a feliz término, es significativa la anticipación de inconvenientes y saberlos manejar
cuando aparecen; por otra parte, también implica la priorización de los objetivos concurrentes y las
diferentes opciones. Desde luego no se puede dejar de lado la realización previa de un estudio de
factibilidad, ya que para muchas empresas la aceptación de un proyecto no es considerado formal si este
no está presente en la propuesta. Dentro de los componentes de la gestión de la integración están
contemplados: El acta de constitución, cuya función es documentar las razones que originaron el proyecto;
el enunciado del alcance, donde se explica completamente el alcance del proyecto; el control integrado
de cambios, especifica un diseño para la temprana detección, y consecuente aceptación o rechazo de cada
cambio ocurrido. Por último, el cierre del proyecto, es decir, la finalización de todas las actividades
cumplidas en el trascurso de todo el proyecto.

Otro de los elementos es la gestión del alcance, en esta etapa se debe tener muy claro que debe incluir el
proyecto y que no, que necesidades son las que presentan los afectados y definir de forma concisa y
coherente hasta donde se quiere llegar con el proyecto. Una herramienta clave a la hora de delimitar el
alcance de un proyecto es la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), descrita por Romano, G. & Yacuzzi,
E. (2011) como “una descomposición jerárquica del trabajo del proyecto, necesario para alcanzar sus
objetivos y generar los entregables identificados. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en partes más
manejables y controlables.” (p. 10), el EDT permite organizar y detallar el alcance completo del proyecto,
mediante la subdivisión de las actividades en actividades más pequeñas y sencillas de ejecutar, logrando
controlar y organizar cada nivel de actividad para una óptima programación, planificación y seguimiento
del proyecto.
También se encuentra la gestión del tiempo, este elemento estipula el tiempo en el que se tiene que
realizar el proyecto, por lo que es necesario llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos propuestos
dentro de los plazos señalados para que dicho proyecto se considere exitoso; por esta razón, hay que
establecer un cronograma de actividades y como se mencionó anteriormente la herramienta EDT facilita
la creación de un listado minucioso de las actividades que se deben realizar para el cumplimiento de los
objetivos logrando un desarrollo adecuado del proyecto. Sin embargo no se puede dejar de lado el hecho
de que el tiempo total del proyecto es directamente afectado por muchos factores externos que incurrirán
en la desviación del cronograma, por otra parte no olvidar que el mayor porcentaje de las actividades
depende de una actividad anterior por lo que hasta no finalizar dicha actividad no es posible continuar con
la siguiente. Por lo tanto es indispensable que se tenga en cuenta como estos factores van a afectar el
cronograma para diseñar un plan de contingencia que soporte cualquier tipo de contratiempo que pueda
darse desde el inicio del proyecto.

En consecuencia, se tiene la gestión de costos cuya misión es estimar el presupuesto general del proyecto,
teniendo en cuenta los recursos necesarios para completar las actividades propuestas; esto implica sumar
los costos aproximados de cada actividades planteada con el propósito de estimar una base del costo del
proyecto, todo esto lleva a la creación de procesos indispensables para la planificación, estimación y
control de los costos del proyecto con el objetivo de concluirlo con el presupuesto establecido.
CONCLUSIONES

La planeación en la gestión de proyectos es una herramienta que consiste en separar todas las etapas de
un proyecto permitiendo lograr un enfoque más puntual en cada una de ellas sin perder el enfoque global
alcanzando un máximo desempeño en la planificación y control de los proyectos educativos, sin perder de
vista el hecho de que el desfase en cualquiera de ella afectara considerablemente las demás, por ultimo
recordar que una buena gerencia debe tener un enfoque integrador de los elementos mencionados en la
ejecución, control y cierre, evaluando el impacto de cada acción en el desarrollo de cualquier proyecto
educativo.
REFERENCIAS

Barbosa, E. F., & de Moura, D. G. (2013). Proyectos Educativos y Sociales: Planificación, gestión,
seguimiento y evaluación (Vol. 125). Narcea Ediciones.

Cassanelli, A. N., Guarino, M. C. G., & Sánchez, G. F. (2014). PROYECTOS DE I+ D, CARACTERIZACIÓN DEL
TIPO DE INVESTIGACIÓN Y EL ROL DE GERENTE DE
PROYECTOS. Iberoamerican Journal of Project Management, 5(2), 01-16.

Centro De Educación Virtual CV-UDES. (s.f.). Rubrica de Evaluación 2. Recuperado de:


http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/Rubricas/01/Rubrica2.pdf

Centro De Educación Virtual CV-UDES. (s.f.). FASES INICIALES DE UN PROYECTOS. Recuperado de:
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap2/Capitu
lo_completo.pdf

Romano, G. & Yacuzzi, E. (2011). Elementos de la Gestión de Proyectos. UNIVERSIDAD DEL CEMA. Buenos
Aires, Argentina.