SISTEMAS CONTABLES

I. Primera Parte:
Usuarios de los sistemas
contables de información.

Unidad uno: Las organizaciones y el

proceso administrativo.

Organizaciones

Las organizaciones son unidades sociales,

(incididas por el contexto), y con NECESIDAD
de información. La organización es un

sistema ABIERTO al interactuar

con el entorno que la rodea.

Es una agrupación de múltiples

participantes individuales con

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fines heterogéneos que por algún proceso de negociación aceptan restricciones a sus propias conductas
y se abocan a la búsqueda de un objetivo común, que debería resultar de la sumatoria de los objetivos
individuales. Para ello desarrollan una actividad y cuentan con recursos.

ORGANIZAR es determinar: QUIEN – DONDE y CON QUE desarrollar la actividad.

 QUIEN. Refiere a los recursos humanos y las capacidades requeridas

 DONDE. Refiere al espacio físico y elementos para ello, y

 CON QUE desarrolla la actividad necesaria para el logro de los fines. Refiere a los recursos
materiales, e inmateriales, tecnológicos

La organización es un sistema de partes VARIABLES e INTERDEPENDIENTES, dentro de un sistema de

sociedad más amplio e inclusivo.

La organización puede ser: informal o formal.

Organización formal: es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación
e integración del personal de acuerdo a algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio. Cuenta con una estructura y la misma se compone por el organigrama y el manual de
funciones.

Organización informal: se refiere a la red de relaciones interpersonales, no establecida por la

organización formal, sino que se desarrollan espontáneamente, a medida que se asocian entre sí, y que
se nutren lazos de amistad y camaradería, o enemistad y competencia.

Elementos de las organizaciones:

 Participantes: son los agentes o individuos.

 Objetivos organizacionales: individuales o grupales.

 Metas específicas: para asegurar la acción.

 Actividad necesaria para lograr los objetivos: operativa, social, administrativa.

 Recursos para desarrollar las actividades: económicos y humanos.

Clasificación de las organizaciones:

1. Según el punto de vista jurídico: Visible o ideal.

2. Según la necesidad de su existencia: Posible o necesaria.

3. Según los objetivos: De producción o de consumo.

4. Según la situación jurídica de los titulares: Pública, privada o mixta.

5. Según la extensión y la división interna de la organización: Simple o compleja.

6. Según su capacidad económica: PyMEs o grandes empresas.

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7. Según el sector productivo al que se orienten: Sector primario, secundario, terciario, cuaternario y
quinario.

8. Según el marco normativo que regula su accionar: De derecho público o de derecho privado.

Niveles jerárquicos de las Organizaciones

Encontramos que el contexto cambiante fue incrementando los tamaños de las organizaciones. Esto
generó la DIVISION DEL TRABAJO.

La estructura de un ente es su organización interna, la misma se visualiza en el manual de funciones y en

el organigrama. Del mismo, y del manual de funciones, surgirá la asignación de funciones de cada puesto
de trabajo y las responsabilidades.

Cuando la organización crece como la actividad que desarrolla adquiere volumen, se hace necesario
realizar una división del trabajo, es decir asignar a distintas personas tareas y responsabilidades (dotarla
de estructura).

La división del trabajo se efectúa de dos formas:

a) Vertical (Niveles de jerarquía y autoridad)

 Nivel político, superior o directivo: máximo nivel, máxima responsabilidad. Aquí se fijan los
objetivos y se toman las decisiones a largo plazo. Su tarea es el planeamiento estratégico.
Es responsable de la conducción global de la organización fijando políticas y estrategias a
largo plazo. Definen el rumbo de la organización y las decisiones son no repetitivas.
Ejemplos: Asamblea de accionistas – Directorio Gerencia General – Consultores y asesores.

 Nivel intermedio, táctico o administrativo: en este nivel se fijan las responsabilidades y

planes en base a la estrategia fijada por el nivel superior. Son el intermediario entre el nivel
superior y el nivel inferior. Planean, gestionan o controlan un área específica. Ejemplos:
Gerente de sector – Director de área – supervisores – capataces – etc.

 Nivel operativo: ejecución de actividad específica, cumple órdenes. Dinámica, base de la

organización. Participación activa de operarios y empleados.

En sentido físico es la transformación de insumos. En sentido administrativo es la

producción de la información.

b) Horizontal (En función de actividades)

 Agrupamiento funcional: agrupamiento de actividades homogéneas conforme al

conocimiento y habilidades requeridas para la tarea: comercialización, producción,
finanzas.

 Agrupamiento por producto, propósito u objetivo: Productos o servicios altamente

diferenciados.

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 NO EXISTE UNA ORGANIZACIÓN MODELO. LAS ALTERNATIVAS NO SON EXCLUYENTES. SE DAN
PREMISAS GENERALES.

Empresa

Diferentes conceptos:

 Unidad organizada, compuesta por un grupo humano y recursos materiales, que se constituye para
alcanzar determinados objetivos, desarrollando actividades de índole económica.

 Es una organización en la cual se coordinan el capital y el trabajo; y que valiéndose del proceso
administrativo, produce y comercializa bienes y servicios en un marco de riesgo.

 Son organizaciones que se dedican a los negocios, desarrollan actividades económicas a partir de
ciertos recursos humanos, financieros, materiales, etc., que se aplican a procesos de producción y/o
prestación de servicios, los que a su vez se comercializan con vista a satisfacer las necesidades de los
consumidores.

Características:

 Objetivo básico es obtener ganancias para distribuir entre los propietarios.

 Ente autónomo (unipersonal o societaria); es una unidad económica independiente y distinta.

 Su actividad es económica: industrial (extractivas, manufactureras, constructoras), agropecuaria,

comercial, financiera, de servicios, etc.

Clases:

 Según el ámbito geográfico: locales, nacionales, multinacionales y globales.

 Según su tamaño: grandes, medianas y pequeñas empresas.

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La empresa como organización es un sistema social, complejo, dinámico, abierto, con múltiples
interrelaciones que cambian constantemente e interactúan en el contexto

PyME

PyMES (Pequeñas y medianas empresas): son empresas de más de 5 empleados y menos de 250.
Generan el 60% de los puestos de trabajo. Son pequeñas empresas que deben ser administradas para
ser grandes.
Las PyMES deberían ser dinámicas y flexibles, pero no todas lo son y esto se debe a una mala
administración.

Según ley 24476: Pequeña empresa es aquella que reúna las dos condiciones siguientes:

a) Su plantel no supere los cuarenta (40) trabajadores.

b) Tengan una facturación anual que variara de acuerdo a la actividad (comercial, industrial, de
servicios agropecuarios).

Características de las PyMES:

 Empresario o gerente con escasa especialización en administración.

 Estrecha relación entre empresario, proveedores y clientes.

 El ciclo de vida de la empresa coincide con el de su fundador/flia.

 La dirección es independiente.

 Capital de reducida envergadura.

Ventajas de las PyMES:

 Promueven el desarrollo económico, permiten la redistribución de la renta y resuelve los problemas

del desempleo.

 Son un verdadero nexo entre los proveedores y los consumidores.

Proceso

Según el diccionario de la RAE (Real Academia Española) en su vigésima edición:

 Ac. 1 – “Acción de ir hacia adelante.”

 Ac. 2 – “Transcurso del tiempo.”

 Ac. 3 – “Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.”

Conjunto de fases sucesivas, se superponen unas con otras, es un proceso continuo: planea, actúa,
controla, sin cortes. Es una secuencia de actividades interrelacionadas que producen un resultado. Todo
proceso tiene un sentido de continuidad. El procedimiento administrativo se compone de procesos.

El proceso administrativo

Administrar una empresa consiste en combinar todos los elementos que la integran para el logro de sus
objetivos, un dirigente eficiente y exitoso sabe definir los objetivos y encarar la acción con los recursos
que se cuenta.

Administrar es un proceso complejo, de muchas facetas, algunas de matiz político, y requieren un

acabado conocimiento del contexto.

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La decisión adoptada tiene sentido si se transforma en acción, y ésta en resultados esperados. Se debe
achicar la brecha de tiempo entre la decisión y la acción. La acción es el medio que tiene la organización
para incidir en el contexto y obtener los resultados.

Para ejercer la conducción creativa necesita información puesta a su disposición en forma, lugar y
tiempo apropiados. Datos que son obtenidos en la empresa y recogidos del contexto.

El proceso administrativo tiene la cualidad de ser continuo y aplicable a todos los entes.

Según Fowler Newton, el proceso administrativo tiene tres fases (o subsistemas): decidir – actuar –
controlar.

El proceso decisorio

La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones.

Toma de decisiones: proceso de elección entre alternativas en orden al llevar a cabo un objetivo o
solucionar problemas.

La decisión es el combustible que hace mover al proceso administrativo, sin ella no podría haber
administración, decide durante todo el proceso y se basa de información útil.

La toma de decisiones cuenta con los siguientes elementos:

 Agente decisorio: la ética del administrador que condiciona la toma de decisiones.

 Llevar a cabo un objetivo.

 Preferencias o criterios para la toma de decisiones.

 Alternativas: plan para solucionar.

 Resultado: efecto logrado por las alternativas.

Clases de decisiones:

Hay de distintas características, según el nivel de la pirámide organizacional.

1. En función de su importancia: estratégicas o tácticas.

2. En función de su frecuencia: rutinarias o no rutinarias.

3. En función de su estandarización: programadas o no programadas.

Contexto de la decisión:

 Ambiente de certidumbre: se tiene conocimiento total sobre el problema, las alternativas que se
planteen van a causar siempre resultados conocidos e invariables.

 Ambiente de riesgo: la información con la que se cuenta es incompleta, se conoce el problema, las
posibles soluciones, pero no se conocen con certeza los resultados que puedan arrojar.

 Ambiente de incertidumbre: se posee información deficiente para tomar la decisión, no se tiene

ningún control sobre la situación. Hay dos clases de incertidumbre: Estructurada: no se sabe que
puede pasar entre diferentes alternativas, pero sí que puede ocurrir entre varias posibilidades. No
estructurada: no se sabe que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones.

La información como aspecto clave para la toma de decisiones

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Es muy importante para el proceso administrativo de toda empresa la existencia de un adecuado sistema
de información que permita reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos. Las organizaciones se
vinculan con el contexto que los rodea a través de los sistemas de información.

Un sistema de información es el conjunto de procedimientos relacionados entre sí encaminados a

proporcionar elementos de juicio necesarios para la correcta toma de decisiones y el logro de los fines
organizacionales. El proceso administrativo mide cada una de las áreas de la organización, para lo cual
necesita informes que contengan información cuali y cuantitativa que permitan tomar decisiones
oportunas y eficaces. La información es un recurso utilizado por todos los integrantes de una
organización, pero el grado de detalle con que debe proveerse información a los distintos niveles de la
estructura, se incrementa de arriba hacia abajo. Cuanto más alto sea el nivel, más sintética la
información. La información eficaz, capaz de cubrir las necesidades del usuario, deberá reunir ciertas
características básicas. Confiable, fidedigna, creíble, verificable, con un alto grado de aproximación a la
realidad económica del ente, oportuna, suficiente, completa, incluyendo toda la información pertinente
y significativa con un nivel de detalle condicionado a las necesidades del usuario, una información
suficiente pero inoportuna nunca es efectiva. Además de información interna (informes internos sobre
horas de mano de obra trabajadas, ventas diarias, materia prima y productos terminados en depósitos;
costos totales de producción, salarios abonados, etc.) se necesita información recogida del contexto
(existencia de proveedores alternativos, precios de venta de competidores, etc.) en épocas actuales los
volúmenes de información han llegado a volúmenes impensados, la informática se ocupa del
tratamiento de la información desde que se genera hasta que llega al usuario.

El Sistema de Información Contable

Sistema

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen un resultado

superior a la simple agregación de elementos y distinto de ella. Los sistemas son entes complejos que
interactúan vinculados por la estructura. La estructura es lo que le da coherencia al sistema, no existe
sistema sin estructura.

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes funcionando como un todo. Un conjunto de

elementos que se interrelacionan regular y ordenadamente para la consecución de determinados
objetivos.

Al estar interrelacionadas las partes, cada parte produce un efecto sobre el comportamiento del
conjunto, que afecta a todo el sistema produciendo resultados diferentes a los que se producirían
actuando individualmente.

Las salidas de un sistema constituyen las entradas de los otros subsistemas.

El concepto de sistema es relativo, ya que existe una jerarquía de sistemas en el cual todo el sistema es
un subsistema (respecto del sistema mayor del cual ya forma parte), y es a su vez, un meta sistema
(respecto a los sistemas que forman parte de él). Por ejemplo: podemos considerar al sistema contable,
y dentro de este al subsistema de fondos, o al subsistema contable dentro del sistema de información
general.

Componentes del sistema:

 Elementos varios: son los recursos.

 Relaciones entre los elementos.

 Objetivos: este es el elemento que los unió como sistema.

Hay que tener en cuenta:

 Las relaciones entre los sistemas y subsistemas.

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 Las conexiones entre el sistema y el ambiente (contexto)

 Existe siempre en un sistema una jerarquía de subsistemas. Para asegurar el funcionamiento

eficiente y distintos grados de análisis de la información.

 Cada subsistema encara la identificación y solución de problemas como un todo. Enfoque sistémico.

Organización como sistema: está compuesta por elementos (departamentos y secciones) que
interactúan entre sí, es decir que realizan actividades relacionadas y necesarias para cumplir con el
objetivo organizacional (objetivo común). Es un sistema socio - técnico complejo, abierto, integrado e
integrante, generado de sinergias positivas o negativas.

Sistemas de información

Según Saroka y Collazo: “Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales,
financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan u a
quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus
respectivas funciones.”

La información es un recurso, luego es administrable, agotable y se puede tornar obsoleta.

Los sistemas de información se construyen para atender las necesidades proyectadas de hoy hacia el
futuro, siempre existen en forma subyacente y superpuesta con el sistema administrativo.

Es SI es un conjunto de partes interrelacionadas entre sí, cuyo objetivo es justamente brindar

información.

El Sistema de Información Contable: Se lo denomina así porque tiene todas las características y
desarrolla la totalidad de los pasos de cualquier Sistema de Información. Es un proceso de comunicación
de datos cuantificables, medibles , mensurables que constituyen la información contable, la cual es de
carácter irremplazable y única y además es utilizada como lenguaje de negocios.

El objetivo de los Sistemas de Información Contables (SIC) es proporcionar información eficiente, a los
decididores para medir el desvío en la realización de los objetivos definidos previamente, permitiéndole
implementar las medidas correctivas. Cada organización social tiene sus propios objetivos, no puede
hablarse de un sistema de información contable único, aunque sería factible establecer una metodología
útil para el desarrollo de sistemas de información contable integrados que tiendan a satisfacer las
necesidades. Cada grupo dentro de la organización analiza de distinta manera a un mismo conjunto de
datos, el patrón de medición depende de sus intereses particulares.

El sistema de información contable podría constituir, el sistema de información básico de una

organización que permite además de procesar operaciones de rutina, diseñar las salidas que marquen
los desvíos, para una buena gestión y planeamiento estratégico.

Datos

Un dato es una letra, un número, un símbolo, que describen hechos o acontecimientos ocurridos.

El dato es la materia prima para la obtención de información. El dato se ubica en la entrada del proceso y
la información en la salida. La información puede ser el dato para un nuevo proceso.

Los datos no necesariamente son información; la información debe aportar utilidad para reducir la
incertidumbre, es imprescindible para el planeamiento y para el control.

Información

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Es el conocimiento previo que fundamenta la razón para optar por una de varias alternativas que se
disponen, es el significado o interpretación que se le da a un hecho o dato.

Tiene una idea de utilidad y es un conocimiento bajo una forma comunicable.

La información sólo será tal solo si le aporta al decididor un conocimiento nuevo y útil para la de toma de
decisiones, son los datos que procesados tienen para el usuario un valor real al reducir la incertidumbre
en la decisión.

DATOS INFORMACIÓN
Hecho descripto Significado del hecho y análisis.
No siempre son útiles ni se transforman en Debe ser útil.
información.
Son los datos que para el usuario tienen un valor real al
reducir la incertidumbre

Dentro del proceso “DECIDIR – ACTUAR – CONTROLAR” la información es:

 Elemento imprescindible para el planeamiento: suministra elementos de juicio interno y externo a

los órganos encargados de tomar decisiones. Se ubica a la entrada del proceso administrativo y
decisorio.
 Como producto del proceso de control: es la información referida a las desviaciones respecto a lo
programado, que a la vez es utilizada para la toma de decisiones (retroalimentación).
 La información solo será tal si le aporta al que decide un conocimiento nuevo y útil.

La Contabilidad como sistema de control

Contabilidad S/ Enrique Fowler Newton: “Disciplina técnica que a partir de la captación y

procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio del ente, los bienes de
propiedad de terceros en su poder, y ciertas contingencias, produce información útil para la toma de
decisiones de administradores y terceros interesados, y la vigilancia sobre los recursos y obligaciones
del ente.”

El Sistema de Información Contable brinda el producto final del proceso contable, denominado
“información financiera” – a través de informes – con destino a quien tiene la facultad de decidir, para
que luego efectúe el análisis, controle por su intermedio y tome decisiones.

Básicamente son 3 los fines perseguidos por la contabilidad:

1. Información: brindar información útil y oportuna para la toma de decisiones y el control referido a
la situación patrimonial, económica y financiera del ente.
2. Control: los datos contables permiten que los acontecimientos ocurridos sean confrontados con lo
planificado; vigilar la evolución de los recursos y erogaciones de una empresa, y posibilitan
introducir correcciones oportunas de las desviaciones.
3. Protección legal: permite dar adecuado cumplimiento a las obligaciones impuestas por el Código de
Comercio y por las normas impositivas. Las constancias contables, libros, deben complementarse
siempre con la documentación respectiva.

La aplicación concreta de la contabilidad de las organizaciones constituye lo que llamamos Sistemas

Contables, y brinda información sobre:

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 Información del pasado: permite obtener información clara y completa de lo ocurrido en el pasado
con objeto de informar a todas las partes interesadas sobre las operaciones realizadas, y los hechos
económicos ocurridos.
 Información del presente: permite proporcionar información razonablemente aproximada a la
realidad en el momento que se la requiere, referida a bienes, derechos y obligaciones. Con esa
información se podrá reducir la incertidumbre en la toma de decisiones.
 Información del futuro: debe permitir en base a estadísticas contables anteriores y datos actuales,
formular un plan de trabajo futuro.

La esencia de la contabilidad es brindar información, y la información es el elemento administrativo

indispensable para dirigir una empresa, sin dejar de reconocer la intuición empresarial, la cual con datos
concretos se podrá anticipar a los acontecimientos relacionados con su empresa.

El SIC brinda el producto final del proceso contable denominado información financiera a través de
informes con destino a quien tiene la facultad de decidir para que luego efectúe el análisis, controle por
su intermedio y tome decisiones.

La informatización en el SIC hace que sea más fácil el acceso a datos (informática), el SIC brinda
información financiera, no es ni patrimonial ni económica. Sirve para orientación para decisiones y
control.

Los datos contables colaboran con la organización, el control compara la actuación real con la prevista y
marca los desvíos para corregir la acción y/o bien rever las decisiones y planes. Es un proceso dinámico y
continuo. Toda información debe pasar por un sistema de control para ser confiable.

Como elemento de control, la contabilidad colaborará con la organización en la ejecución de los dos
niveles de control:

1. Control operativo: control continuo que se centra en las decisiones programadas o corrientes y en el
planeamiento operativo, permitiendo la introducción de modificaciones. Son situaciones
meramente operativas que no involucran a ningún elemento contable.
2. Control de gestión: le corresponde a la decisión superior y al presupuesto, se efectúa a través de la
información referida directamente a los resultados obtenidos y su evolución. El control de gestión es
aquel que abarca o involucra cualquiera de los elementos del proceso contable (archivos, registros,
cuentas, etc.) por ejemplo un inventario, partiendo del mero recuento de mercaderías, involucra
cuentas, registros, mayores (en el caso de ajustes).

Contexto

Conjunto de elementos externos a la organización, que constituyen factores exógenos que influyen sobre
el funcionamiento de esta, ya sea de manera directa o indirecta, afectando en los resultados y a todos
sus niveles organizacionales. Estos factores son poco controlables y generan oportunidades y amenazas
que deben ser enfrentados por la organización para lograr eficacia y eficiencia en sus objetivos.

Llamamos contexto a todos las fuerzas y variables que están fuera del control de la organización. Éstas
son tan amplias e importantes que deben ser permanentes estudiadas en capítulos o secciones. A estos
los denominamos ambientes, que pueden ser generales o específicos.

El sistema contable debe estar estructurado de acuerdo a las actividades y a la magnitud del ente.

En el análisis del contexto se tendrá en cuenta:

 Los empleados con que cuenta la empresa;

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 La ubicación de la empresa;
 La actividad de la empresa;
 A quién vende la empresa;
 La estructura jurídica.

Características del contexto actual y su impacto en el Sistema de Información

Es importante conocer esta realidad porque es el marco conceptual de todas las organizaciones:

 Gran avance tecnológico en informática y comunicación.

 Globalización económica: impone contar con información sobre un contexto más amplio, as
empresas están influidas económicamente por el contexto local, regional y mundial.
 La tecnología: aplicación sistemática del conocimiento, permite por si solo el desarrollo económico.
 Creciente competitividad.
 Implantación del concepto de calidad total en productos y servicios.
 Alto grado de obsolescencia de la ciencia y la tecnología.
 Nuevas figuras negociables: alianzas estratégicas entre las empresas.
 Nuevas formas de organizar el trabajo: tercerización.
 Satisfacción al cliente como objetivo primordial.
 Necesidad de conocimiento y capacitación continua.
 Cambios de todo tipo: jurídico, político, económico.
 Los negocios son cada vez más complejos.

El control no puede desprenderse del contexto. Ver a la empresa en el contexto donde desarrolla sus
actividades.

El control NO SIEMPRE ES CONTABLE.

Departamento, función y subsistema

Teniendo en cuenta como premisa que cuando hablamos del SIC nos referimos a una especie de sistema
de información, podemos claramente pensar que el Input y el output es siempre información. Si el SIC es
proveedor y cliente de información, también se comportan de la misma manera sus sistemas menores,
denominados para la contabilidad: subsistemas contables.

Los subsistemas contables son los sistemas menores que utiliza el enfoque sistémico contable para
representar la organización. Cuando hablamos de aquí de la organización, lo hacemos en sentido
genérico, por ende es inclusivo de los conceptos de empresa o ente sin fin de lucro, que consume el
producto final de la contabilidad que son sus informes.

Si decimos del SIC, cliente y proveedor de información, su materia prima (dato) y su producto final
(información) fluyen a lo largo y ancho de sus elementos y sistemas menores. Y dentro del enfoque
sistémico contable, la diferencia sustancial entre dato e información estará dado por su ubicación en los
subsistemas, si se encuentra en la entrada de un sistema menor será dato y si se encuentra en la salida
será información, y así sucesivamente y repetidamente mientras dure el proceso de información hasta su
producto final.

La información contable será producto en la medida que el SIC entrega “informes contables” a sus
usuarios - así denominado por casi la totalidad de la doctrina a los destinatarios de los informes
contables -, aunque usuario se denomina a los receptores de los servicios. Estaríamos en presencia de un
servicio que se materializa a través de un producto final denominado Informe Contable.

Los subsistemas contables representan las funciones, operativas o administrativas, de cualquier

organización visualizando a partir de ellos e informando de las variaciones patrimoniales que se
producen. Por ejemplo: toda adquisición de materia prima provoca una variación patrimonial, la función
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compras está representada en el SIC por el subsistema de compras, por ello, este subsistema informa al
subsistema de Contabilidad General dicha transacción, ¿Cuáles pueden ser los canales de información?
En un medio manual, podrá integrarse por medio de lo que se conoce con el nombre de Minuta
Contable, pero si el medio es un soft bien podría integrarse automáticamente, integración significa
recibir – enviar información de un subsistema a otro.

Dentro del SIC fluye información contable, básicamente podría afirmarse que el centro de atracción o
aglutinador es el subsistema de Contabilidad General, en él se concentra la información para ser
procesada y lograr el producto final, los informes contables.

Una vez que se entienda conceptualmente lo que es un “subsistema contable”, debemos diferenciar a los
mismos de la estructura organizativa. Sabemos que las funciones operativas básicas (comprar-pagar-
vender-cobrar) se presentan independientemente de la dimensión del ente, lo vamos a encontrar tanto
en un kiosco vecinal como en una compañía multinacional que cotiza en la bolsa de Wall Street. Por ello,
podemos afirmar que la estructura organizativa sí depende de la dimensión del ente, difícilmente un
kiosco este organizado con una gerencia general, gerentes operativos, de producción, de cobranzas, etc.,
cuestión muy probable en una gran empresa. De esta manera la separación en subsistemas contables no
siempre será acompañado en paralelo por la estructura organizativa, que queremos decir con esto, que
el “subsistema contable de compras” frecuentemente no estará acompañado por un departamento de
compras o gerencia de compras y aunque así fuera, ese departamento o gerencia lleva a cabo la función
operativa, no una función contable, la misma siempre debe ser llevada en el departamento o gerencia de
contabilidad y ésta última está representada en el SIC con el nombre de “Subsistema de Contabilidad
General”.

De allí podemos afirmar las diferencias conceptuales que existen entre la función operativa, los
subsistemas contables y la estructura organizativa.

Función operativa: corresponde a las tareas básicas de cualquier organización, comprar – pagar – vender
– cobrar y el resto de las funciones que se desprenden de ellas. Con esto queremos decir que las
funciones operativas que se desarrollan en el ente sirven para la prosecución de sus fines y existen
independientemente de la dimensión de la organización.

Las funciones SIEMPRE existen, el subsistema depende de la existencia de una función.

Subsistema contable: representación de las funciones operativas por parte del Sistema de Información
Contable, donde fluye información contable, a partir de una exteriorización de variación patrimonial o
información cualitativa de interés.

Es decir que a partir del concepto de sistemas visualizamos al ente y sus funciones como si fuera un
sistema, con partes, actividades y con un fin determinado, que no es otra cosa que generar información
útil para la toma de decisiones y el control.

Estructura organizativa (organigrama): forma en la que se organiza la pirámide de decisiones y

actividades de un ente. Forma parte de temas de estudio de la ciencia de la administración y
básicamente esta estructura organizativa depende de la dimensión del ente. Es decir que se relaciona
con la distribución de funciones y autoridades, cuestiones ajenas al SIC que por lo mismo solo deciden
sobre todo ello los directivos de la organización. En la realidad no siempre existe una estructura
organizativa formalizada (organigrama de misiones y funciones), muchas veces podemos encontrar
informalidad en la asignación de autoridades y tareas a desarrollar y retornamos a lo mismo, depende de
las dimensiones de la organización.

Vinculación entre Subsistemas Contables

Los subsistemas contables se vinculan con información contable.

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La vinculación puede llevarse a cabo por un medio físico, como puede ser una minuta contable, un
comprobante tradicional o bien por un medio no físico, se da esto en el caso de la integración
automática por medio de un soft.

La vinculación puede tener una doble vía:

1. Vinculación interna del SIC: se presenta básicamente con el fluir de información entre los
subsistemas contables y el subsistema de contabilidad general.

Como el subsistema que concentra el flujo de información es el subsistema de Contabilidad General, la

información contable va desde los diferentes subsistemas contables a su centro de reunión, por ello la
vinculación contable tiende a una sola dirección, y es hacia el subsistema de Contabilidad General en
todos los casos, ahí este subsistema concentra, procesa y emite información útil para la toma de
decisiones y el control a través de los diferentes informes que puede generar. Ahora bien, como el SIC es
un sistema menor del Sistema de Información General del ente, participa siempre en los informes que
llegan a las manos de quien tiene la facultad de decidir en el ente.

2. Vinculación externa del SIC: en este tipo de vinculación también estamos hablando de flujo de
información, en este caso, el SIC sale a obtener información del contexto, un ejemplo típico se da
cuando el SIC obtiene los índices de las variaciones de precios que utiliza para aplicar el mecanismo
de “Ajustes por inflación.”

En síntesis, la vinculación contable es todo flujo de información contable que circula entre los
subsistemas y el Sistema de Contabilidad General.

Ejemplos:

Subsistema de Compras – Proveedores y subsistema de Contabilidad General: La información que va a

fluir del subsistema de compras – proveedores será también sobre la compraventa mercantil, pero ahora
desde el punto de vista del comprador, interviniendo la documentación tradicional factura, remito, nota
de pedido, cotización, luego vendrá la financiación por cuenta corriente del proveedor.

Elemento portador de información: factura (u otro comprobante que haga las veces) y remito.

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Comprobante registrable: factura o minuta contable si correspondiere.

OUT – PUT: desde el subsistema de compras – proveedores, informa la operación de compraventa

mercantil.

IN – PUT: recibe subsistema de contabilidad general, la información necesaria para el reconocimiento

contable de esa transacción.

Reconocer el costo no consumido de la compra, determinar los impuestos que correspondan y

contemplar el movimiento en la cuenta de proveedores que refleja la cuenta corriente mercantil.

El proceso contable

Podemos definir al proceso contable como un proceso continuo, que toma del contexto y de la empresa
datos dispersos, para transformarlos en información útil para la toma de decisiones y el control,
expresada en moneda de curso legal. Luego el sistema capta y procesa valuaciones de partidas.
Actualmente también suele suministrar datos en unidades físicas, u otras medidas además de la
información monetaria para quienes gestionan al ente, sus propietarios y terceros que están
relacionados con el mismo o potencialmente podrían relacionarse en el futuro.

Se trata de enfocar a la contabilidad como un proceso que a partir de la recolección de datos referidos a
los elementos sobre los que debe informar, los convierte en informes contables.

Concepto amplio: es el conjunto de fases a través de las cuales el sistema contable obtiene y comprueba
información básicamente de índole financiera.

Concepto restringido: primero debe contar con un SIC organizado como requisito previo y condicionante
al logro de sus fines.

Todo sistema de información tiene entradas y salidas.

 Las entradas son los datos captados con motivo de transacciones y hechos sobre el patrimonio.
 Las salidas son informes para:

 La toma de decisiones.
 La vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.
 El cumplimiento de ciertas obligaciones legales.

La transformación de datos de entrada en informes contables implica la ejecución de las siguientes

tareas:

 La captación de datos que podrían poner en evidencia hechos que la contabilidad debe registrar.
 Procesamiento de los datos.
 Producción de informes previstos por el sistema contable.

1. La captación de datos

La contabilidad debe registrar efectos de hechos que se producen debido a:

 Operaciones con terceros (compras, ventas, pagos, cobros)

 Hechos internos (transformación de bienes, estimaciones)
 Hechos del contexto (variaciones del mercado, política económica, tributaria, previsional).
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Consecuentemente, el sistema contable debe estar organizado de tal modo que a él lleguen datos
verificables y completos sobre todos los hechos susceptibles de contabilización.

Documentación respaldatoria

Debido a los tipos de información que la contabilidad procesa, la preparación manual de asientos puede
realizarse a partir de la lectura de:

 Formularios que el ente emite o recibe con motivo de:

a) Transacciones con terceros

b) Operaciones internas

 Documentos importantes (actas de asamblea y de directorio, escrituras, contratos, etc.)

 Informaciones confiables sobre hechos del contexto (cotizaciones de bienes fungibles, costos de
reposición de materias primas o mercaderías de reventa, ajuste de inflación, etc.)
 Salidas de otros sistemas computarizados o manuales (facturación, calculo de depreciaciones y otros
devengamiento, control de producción, etc.)

Estos elementos constituyen la documentación respaldatoria de los asientos, cuya obtención y

conservación interesa tanto por su carácter de input del sistema contable como porque:

 Es necesaria para que los auditores de los estados contables y los organismos de fiscalización interna
del ente puedan realizar su trabajo;
 Suele ser requerida por la legislación, incluyendo la impositiva y la previsional;
 Puede ser útil como elemento de prueba en casos de controversias.

2. Procesamiento de los datos

Esta segunda etapa posee sub-etapas:

A. Control y examen de los datos captados.

B. Registración.

A. Control y examen de los datos captados

Recogidos los datos por medio de los comprobantes, es necesario su procesamiento, ejecutándose a
través de varias fases consecutivas. Pero antes se deben practicar los controles de entradas pertinentes,
es decir, se controla que no falte ningún dato necesario, que todos los datos sean correctos y que no
hayan sido contabilizados anteriormente.

Una vez finalizado el control se procede a clasificar los datos, estos mismos, recogidos del contexto o
dentro de la empresa, deben adoptar un criterio de sistematización, cuya finalidad es identificar y
agrupar los datos en conjuntos homogéneos, y ordenarlos, teniendo en cuenta la manera en que la
organización tiene prevista su recuperación (generalmente para consulta).

La clasificación y agrupación de los comprobantes deberá estructurarse teniendo en cuenta el sistema

de procesamiento contable, y también las necesidades de la organización.

El “elemento humano” es imprescindible en esta etapa, ya que debe captar y analizar todo los datos de
cada comprobante, para determinar si produce o no una variación en el patrimonio de la empresa.

15
B. Registración de los efectos de los hechos y operaciones

En esta etapa los elementos materiales del sistema de mayor relevancia son:

 Cuentas.
 Registros.
 Medios de registración.

Los datos con efecto patrimonial objetivamente medibles, son volcados en registros cronológicos (libros
diarios y subdiarios) y sistemáticos (mayores y submayores).

Los registros contables son, al igual que los comprobantes, elementos integrantes del proceso contable.

3. Salida de información (Producción de informes).

En esta etapa los elementos materiales del sistema de mayor relevancia son:

 Prebalance.
 Informes de gestión.
 Estados Contables.

En esta última etapa se prepara y ordena la información contable procesada. Se obtiene la correcta
apropiación de elementos patrimoniales, según la pauta de devengamientos y se realizan los respectivos
ajustes. Por último se realiza la exposición de la información contable (Estados Contables).

Elementos del Proceso Contable

Con un enfoque sistémico en el sistema contable encontraremos:

Elementos Actividad Objetivos Interrelaciones

 Elemento humano: es el elemento que desarrolla la acción, lo constituyen las personas que realizan
las diferentes tareas o funciones y se encuentran presentes en todas las etapas del proceso, con
diferente importancia relativa y capacidades relativas.
 Elementos materiales: son los soportes de la información.

 Cuentas: plan y manual de cuentas.

 Registros contables: principales y auxiliares.
 Comprobantes y formularios.
 Borradores de asientos.
 Sistemas de registración: directo o indirecto.
 Medios de registración: manuales o electrónicos.
 Normas contables.

 Elementos de control: son los que aseguran que el sistema ha captado los datos necesarios (control
de entrada). Que el procesamiento de los comprobantes ha sido correcto (control de
procesamiento) y que los saldos periódicos son correctos (control de salidas y consistencia de
saldos).

Sistematización

Introducción

16
El contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la
toma de decisiones acertadas en beneficio de la empresa es el sueño de todo auditor, en este trabajo se
expone lo que son los sistemas de información contable.

Hoy día es indispensable la sistematización en áreas administrativas como contabilidad y finanzas,

mercadotecnia, recursos humanos, etcétera. Esto con la finalidad de entender la relevancia de las
herramientas disponibles.

En la sociedad de la información debido a los grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y

más aún en la rama de la informática donde la velocidad y la conectividad juegan un papel de vital
importancia en las organizaciones que sin exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo
información día con día.

Concepto

Es la fase inicial del proceso general del proceso contable (en sentido amplio), en la cual se organizan los
elementos de la contabilidad para que ésta alcance su objetivo. La sistematización implica el
establecimiento de un sistema de información financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo,
diseñarlo e instalarlo.

Etapas de la sistematización contable:

1. Selección:

Seleccionar el sistema de información financiera; Un sistema está integrado por un conjunto de

elementos, procedimientos y métodos específicos. Para seleccionar con un grado razonable de
adecuación el sistema de información contable, resulta necesario tener en cuenta:

 Conocimiento de la entidad económica: investigar su actividad: marco legal, ejercicio contable,

políticas de operación, recursos con los que cuenta, organigrama.
 Elección del procedimiento para procesar los datos: se debe ponderar, la magnitud de la unidad
económica, volumen de operaciones, necesidad de información, costo de las maquinas y
posibilidades de mantener personal idóneo.
 Elección del sistema de registración.
 Elección del método de costeo.

2. Diseño:

Diseñar el sistema. Seleccionado el sistema, conforme a lo antes indicado, se pasa al diseño del sistema y
se tendrán en cuenta especialmente los siguientes elementos:

 Cuentas y plan de cuentas: lista clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital,
ingresos y egresos de una entidad económica.
 Documentación fuente: instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba,
justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica aportando los
datos para su procesamiento.
 Registros contables.
 Diagrama de flujos de documentos: tránsito que estos siguen desde su lugar de origen hasta su
arribo a las diferentes divisiones de la organización.
 Guía de procesamientos / Políticas contables: instructivo que señala el procedimiento para
registrar una operación desde su origen. Complemento del plan de cuentas.
 Sistemas de archivo: si se va a contar con una base de datos común, o cada subsistema va a tener su
propio archivo: pero además los datos van a estar en el sistema de contabilidad general.
17
 Lineamientos a atender para la preparación de informes: previsión de la información financiera
principal y adicional que requieren los decisores.

3. Instalación

Instalar los diferentes elementos para el SIC, significa poner en actividad los elementos seleccionados y
diseñados con anterioridad, teniendo en cuenta las pautas fijadas.

Una vez que los diferentes elementos se encuentran en condiciones de trabajar para el objetivo del SIC
estamos con posibilidad de poner en marcha el proceso contable.

Luego surgirán ajustes, nuevas necesidades de información, nuevos negocios o transacciones que genere
el ente, detección de errores y necesidad de solucionar, puntos de control, etc.

Sistema Contable

El sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una
empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros
etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura y

configuración cumpla con los objetivos trazados.

Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema
general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

El diseño y las capacidades varían de una organización a otra y sus dimensiones y elementos dependen
del tamaño de la empresa u organización y de los requerimientos de información.

Los factores que afectan a la estructura de una organización son: necesidad de información contable y
recursos disponibles para la operación del sistema.

Funciones básicas del SIC:

 Interpretar y registrar los efectos de las transacciones del negocio.

 Clasificar los efectos de transacciones similares de tal forma que permita la determinación de
totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados por la contabilidad.
 Resume y transmite la información contenida en el sistema a quienes toman decisiones.

Tareas a cumplir por los Recursos Humanos

Tareas operativas

Tareas administrativas operativas

18
Tareas  De alta
gerencia.
 No rutinarias.
 No
Tareas contables de programadas.
decisión  No operativas.

 Especiales.
Tareas administrativas y Tareas administrativas  Rutinarias.
Contables contables  Programadas.
Tareas contables de  Operativas.
operación
 Ordinarias.

Tareas administrativas operativas: actividades o trabajos de carácter administrativo que no se

encuentran vinculados con algún elemento contable.

Tareas contables de decisión: son todas aquellas que deben ser realizadas por quien tiene la facultad de
tomar decisiones. En general se requerirá mayor especialización, conocimientos contables en su
conjunto, experiencia y conocimiento del ente. Están dentro de las políticas contables generales del
ente.

Tareas contables de operación: son todas aquellas que no requieren la facultad de decidir para llevarlas
a cabo. Pueden requerir un mínimo de conocimiento contable, conocimiento del medio de registración,
del soft. Están dentro de las políticas contables particulares del ente.

Las capacidades y actitudes dependerán del tipo de tarea asignada, las operativas necesitan menor
capacitación y la necesidad crece a medida que la complejidad de las mismas se incrementa.

Subsistemas

El término subsistema denota primeramente la subdivisión de un sistema. Para el enfoque sistémico

contable (ESC), un subsistema es la representación de una parte de la realidad de un ente vista por el ojo
del ESC.

Los subsistemas pueden partir de diferentes enfoques, el que utiliza la cátedra como punto de partida las
actividades básicas: comprar, pagar, vender, cobrar y en su caso producir, los vinculados con ellos
recursos humanos y activos fijos, más el aspecto integrador de la información contable.

Asi tenemos:

 Subsistema de compras y proveedores.

 Subsistema de ventas y clientes.
 Subsistema de fondos.
 Subsistema de Contabilidad General.
 Subsistema de producción, etc.

Papel del profesional en Ciencias Económicas

 Partícipe indispensable en el proceso de sistematización contable.

 Responsable de las funciones y tareas contables a ser desarrolladas en cualquier ente.
 Capacitado para llevar adelante la teneduría de libros contables.
 Habilitado para emitir opinión de los informes externos (Estados contables).
19
 Controlador natural de todo proceso contable de un ente.
 Asesor contable, impositivo y financiero de cualquier organización.

Unidad tres: Marco Normativo.

Las normas

Diferentes conceptos:

 Son reglas de conductas que nos imponen un determinado modo de obrar o de abstenernos.
 Reglas o pautas para poder organizarnos.
 Pautas de ordenamiento social que se establecen en una comunidad para organizar el
comportamiento, las actitudes y las diferentes formas de actuar de modo de no entorpecer el bien
común.

En términos generales pueden ser establecidas desde el propio individuo (autónomas) o fijadas
independientemente del sujeto que las cumple (heterónomas).

Toda norma impone un deber ser, de acuerdo con lo que la sociedad, la profesión, la empresa, ve como
deseable.

Las normas contables

Son reglas para la preparación de información contable.

El funcionamiento del sistema de información contable reclama la creación de normas particulares de

cada ente, y la existencia de un interés público, justifica la presencia de normas contables legales a ser
aplicadas por los emisores de información contable de uso externo.

Justificación: su existencia obedece a las necesidades de funcionamiento de los sistemas contables y la

necesidad de que los usuarios obtengan información confiable y creíble.

El funcionamiento del SIC reclama la creación de normas particulares de cada ente. Y la labor de
auditoría contable de la información, hizo necesaria la existencia de normas contables profesionales. La
globalización ha generado la creación y aplicación de normas contables internacionales.

20
Bases del SIC

1. Normas Contables de valuación y exposición: datos, oportunidad de los informes, exposición para
asegurar la adecuada interpretación, medición o valores que se asignaran a las distintas partidas.
2. Realidad económica contextual y necesidades de información: el sistema de información contable
se basa en:

a) Normas contables legales: Código de Comercio y Ley de Sociedades Comerciales.

b) Normas contables profesionales: las emitidas por los CPCE (Consejos Profesionales de
Ciencias Económicas).
c) Normas contables propias de cada ente emisor: manuales de procedimientos, emitidas
por el Directorio.

Fuentes posibles de las Normas Contables

1. Usos, costumbres y procesos derivados del razonamiento lógico, con consenso.

2. Normas dictadas por organismos del Estado, con autoridad para imponerlas.
3. Pronunciamientos de la profesión a través de organismos profesionales con competencia para
dictarlas.
4. Dinámica de cambios en los mercados, que demandan información útil y flexible.
5. Experiencia de los usuarios (emisores-receptores) de Estados Contables.
6. Formas de ordenamiento jurídico y económico.
7. La globalización económica, las normas internacionales.

Clasificación de Normas Contables:

 Normas contables legales: solo pueden emanar del Gobierno Nacional o Provincial (organismos
gubernamentales que tengan facultades legislativas delegadas). Estas normas obligan a los emisores
de la información (personas físicas o jurídicas).
 Normas contables profesionales: son las emitidas por organismos que regulan la actividad
profesional. Obligan a los profesionales matriculados.
 Normas contables propias: aquellas emitidas por cada organismo para su aplicación interna. Son
específicas y analíticas. En general no colisionan con las normas contables profesionales. Obligan a
todos los miembros de la organización.

Breve reseña de las normas legales y profesionales

La existencia de normas es necesaria para el funcionamiento adecuado de cualquier sistema, y el

contable es un sistema. Así como el funcionamiento del sistema de información (del cual forma parte el
subsistema contable) requiere la creación de normas particulares de cada ente como la existencia de un
interés público justifica la presencia de normas contables legales a ser aplicadas por los emisores para la
confección de su información contable de uso externo. Por otra parte, la labor de auditoría (mediante la
cual se examina dicha información a los efectos de verificar su representatividad razonable de la
situación patrimonial, económica y financiera del ente) hace necesaria la existencia de normas contables
profesionales a ser utilizadas como punto de referencia por el profesional auditor.

Una de las cuestiones a resolver en el marco de los mercados globalizados es la de contar con
información contable que pueda ser preparada e interpretada por cualquier emisor o usuario, con
independencia del país donde habite o desarrolle sus actividades, lo que supone una tarea de
armonización de normas contables a utilizar en cada región y país. En el ámbito del Mercosur (AUBP)
iniciaron trabajos de investigación para la confección de una guía de normas armonizadas, a la fecha, la
profesión en general basa la aplicación de su mecanismo en las normas contables internacionales (NIC),
que tienden a establecerse como normas generalizadas en el mundo.

21
Normas contables legales (NCL)

Son normas de cumplimiento obligatorio por parte de los entes emisores de estados contables
alcanzados por las mismas. Son dictadas por organismos con facultades legislativas delegadas: el
congreso, el BCRA, obligatorias para los entes que emiten información contable.

Se incluyen acá las normas contables institucionales, son las emitidas por determinados organismos de
control. Estas normas solo obligan a aquellos que quedan bajo su órbita. Es el caso de las disposiciones
de la DGI, BCRA, etc.

Las normas contables legales solo pueden emanar del gobierno nacional o provincial. Se sancionan por
parte de leyes, decretos o disposiciones de organismos gubernamentales que tengan facultades
legislativas delegadas, requisito imprescindible para revestir el carácter de normas legales.

Estas normas van a ser consideradas contables si se refieren a algún elemento del SIC.

Requerimientos del Código de Comercio:

 Determina la forma de llevar los libros indispensables: requisitos intrínsecos/extrínsecos.

 Impone el respaldo de las registraciones: complementadas por comprobantes.
 Determina registraciones en el Libro Diario: cronológicas y diarias.
 Requisitos del subdiario de caja: para que sea integrante del Libro Diario.
 Fija plazos de conservación de libros y documentación respaldatoria.

Requerimientos de la Ley de Sociedades Comerciales (LSC): alcanza a los comerciantes organizados en

forma de sociedad.

 Registraciones globales por un mes.

 A quienes alcanza el sistema de Procesamiento Electrónico de Datos (PED).
 Las normas de exposición básicamente, y algunos otros aspectos.
 También trata sobre los libros societarios a los cuales les alcanza los requisitos de los libros de
contabilidad porque la LSC los considera como tales.

Normas contables institucionales: existen órganos/entes que emiten normas, por poder delegado del
Estado, que regulan determinadas actividades y que disponen cuestiones contables, estos entes
estatales tienen funciones de control y normalización de esas determinadas actividades, como por
ejemplo los que se dedican a actividades financieras, aseguradoras, las que hacen oferta pública de sus
títulos valores, así también como los relacionados con el cumplimiento de determinadas obligaciones
fiscales: DGI, AFIP (administración federal de ingresos públicos).

 Banco Central de la República Argentina (BCRA): entidades financieras y cambiarias en general,

emite normas que regulan la actividad financiera.
 Superintendencia de Seguros de la Nación (SSN): emite normas para ser cumplidas por todas
aquellas entidades aseguradoras encuadernadas en la órbita de la superintendencia.
 Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social (INAES): dicta normas a ser cumplidas por
las cooperativas, mutuales, etc.
 Comisión Nacional de Valores (CNV): regula la comercialización de acciones, cuotas, partes en el
mercado de valores, para las sociedades que hacen oferta pública de sus títulos valores.
 Inspección General de Justicia (IGJ): regula la conformación de determinadas personas jurídicas.
 Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones (SAFJP):
administradoras de fondos de jubilaciones y pensiones (AFJP), que forman parte del régimen
jubilatorio de capital privado.

22
Normas contables profesionales (NCP)

Conjunto de pautas y reglas emitidas por los organismos profesionales de cumplimiento obligatorio para
profesionales que actúan como auditores. Estos organismos están facultados para dictarlas y hacerlas
cumplir a los matriculados en su jurisdicción.

Éstas resultan de aplicación y cumplimiento obligatorio para los profesionales que actúan como
auditores, no son obligatorias para los entes emisores de estados contables ya que son normas
sancionadas por organismos profesionales encargados de la regulación del ejercicio profesional.

Son un conjunto de reglas y pautas desarrolladas por el Centro de Estudios Científicos y Técnicos
(CECYT) dependiente de la Federación Argentina de Concejos Profesionales de Ciencias Económicas
(FACPCE) las cuales, una vez emitidas, requieren la aprobación de los distintos Concejos Profesionales
de Ciencias Económicas (CPCE) para que sean de cumplimiento obligatorio para los profesionales.
Verificando este último organismo que se dé cumplimiento a las mismas.

Pueden ser agrupadas en:

 Marco conceptual y general de las normas contables.

 Normas contables particulares.
 Normas de exposición.
 Normas de auditoría y de actuación profesional.

Marco conceptual:

RT 16: Marco conceptual de las normas contables profesionales (modificada por RT 28).

Normas contables generales:

RT 17: Desarrollo de cuestiones de aplicación general.

Normas contables particulares:

RT 6: Reexpresión en moneda homogénea.

RT 14: Información contable de participación en negocios conjuntos.

RT 18: Desarrollo de algunas cuestiones de aplicación particular.

RT 21: Valor patrimonial proporcional – Consolidación de Estados Contables – Partes relacionadas.

RT 22: Actividad agropecuaria.

RT 23: Beneficios a los empleados posteriores a la terminación de la relación laboral.

RT 24: Entes cooperativos (exposición contable y procedimientos de auditoría).

RT 26: Adopción de Normas Internacionales de Información Financiera.

RT 27: Modificaciones a las Resoluciones Técnicas 6, 8, 9, 11, 14, 16, 17, 18, 21, 22, 23 y 24.

RT 29: Modificación de la Resolución Técnica 26 (Adopción de las NIIF).

23
Normas contables de exposición:

RT 8: Normas generales de exposición de Estados Contables (Modificada por RT 28).

RT 9: Normas particulares de exposición de Estados Contables para entes con fines de lucro.

RT 11: Normas particulares de exposición de Estados Contables para entes sin fines de lucro.

RT 25: Modifica RT 11.

Normas contables particulares del ente

Son pautas definidas por cada empresa a los fines de su propio funcionamiento contable interno.
Pueden estar volcadas en manuales de procedimientos contables.

Son elaboradas atendiendo a las características propias del ente, teniendo en cuenta su tamaño, su
actividad, los informes contables que necesite el contexto donde desarrolla su actividad entre otros
factores que determinarán la dirección y fines perseguidos con su creación. Con ellas no se deja librada
la elección de las alternativas en los distintos niveles administrativos del ente.

Son emitidas por la dirección y/o la comisión fiscalizadora.

Utilidad: en general es brindar el mejor funcionamiento del SIC.

 Permite asegurar uniformidad en el tratamiento de situaciones similares.

 Asigna tareas y controla el adecuado cumplimiento de las mismas.
 Facilita el recambio o la rotación del personal.
 Para asegurar su utilidad deberían estar plasmados en manuales de procedimientos contables.

Procedimientos contables y políticas contables

Procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan
para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

En sentido amplio incluye no solamente las tareas de registración, sino todas las tareas llevadas a cabo
por el SIC.

Se refiere a todas las acciones tomadas para el desarrollo, planificación, formulación y evaluación de las
decisiones.

Las normas y procedimientos son el conjunto de pautas y reglas que emanan de autoridad competente
para normar determinadas actividades y funciones.

Es conveniente que existan estas pautas en todos los departamentos porque permiten ordenar la
realización de las tareas.

El procedimiento contable es una especie en el género de las políticas contables, si bien no existe una
diferencia sustancial hacemos referencia a la forma en que deben realizarse algunas tareas.

Las políticas contables crean procedimientos contables. Estos procedimientos son definidos para que
exista ordenamiento, uniformidad, por ello son necesarios para cumplir los fines del SIC. Lo que
diferencia a los procedimientos contables de los no contables es que los primeros versan sobre
elementos del SIC o de la contabilidad.

24
Las políticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados
por la empresa en la preparación y presentación de sus Estados Contables e informes financieros de uso
interno.

Son definiciones efectuadas por quienes desarrollan tareas decisorias contables.

Refieren al SIC y al procesamiento contable y abarca a todos los recursos humanos y materiales que
trabajan en forma sistémica para producir información contable útil.

Por lo antes dicho, podemos afirmar que las políticas contables de una empresa revisten el carácter de
normas contables propias que pautaran todas las cuestiones de los elementos del sic, desde cuentas,
sistema de registración, medios, controles internos contables, archivos.

Se plasman en un manual de procedimientos contables, memorandos, circulares, y toda otra

manifestación escrita u oral.

Estas pautas deben respetar el criterio de lo devengado, normativas legales y laborales. Las llamaremos
políticas contables internas para diferenciarlas de las externas (normas contables internacionales, que
también son llamadas políticas contables).

No deberían colisionar con la teoría contable, pero podrían utilizar otra unidad de medida o criterio de
valuación, siempre y cuando el informe contable no trascienda a terceros y sea de uso interno.

Las políticas contables pueden no respetar estos principios rectores, siempre que sean de uso interno.

Clasificación de las políticas contables:

 Políticas operativas: como llevar adelante las funciones. Hacen a la función sin tocar elementos del
SIC.
 Políticas contables: como llevar adelante el subsistema. Criterios y procedimientos utilizados en
todo el proceso contable hasta culminar en la confección de sus estados. Tocan algún elemento del
SIC. Pueden ser:

 Políticas contables generales: versan sobre elementos comunes del SIC, que en
general afecta a más de un subsistema o bien no pueda identificarse con alguno en
particular.
 Políticas contables particulares: las mismas atañen a un subsistema contable en
particular, versan sobre un determinado aspecto o elemento de un subsistema.

Vinculación interna: las políticas contables permiten que fluya la información desde los distintos
subsistemas hacia la Contabilidad General.

Vinculación externa: facilitan la obtención y aplicación de los datos del contexto al SIC.

Otras normas internas

 Memorandos: son comunicaciones internas de una organización que se caracterizan por comunicar
la fijación de una pauta o criterio, norma o decisión de algún funcionario responsable de algún
sector de la organización. Diseño: encabezamiento – cuerpo – pie.
 Instructivos: a diferencia de los memorandos son documentos con información analítica y detallada,
generalmente para llevar a cabo un procedimiento específico. No llegan a gran cantidad de personas
y tienen un matiz personal.

25
 Circulares: los destinatarios de los mismos son numerosos, comunicándose guías o pautas de acción
específicas. De utilización con frecuencia en área comercial cuando existen numerosas bocas de
ventas dispersas geográficamente.
 Manuales: de utilización frecuente en el área contable. Son documentos utilizados para comunicar y
documentar procedimientos contables. Tienen un ordenamiento lógico. Siempre asignan un
responsable de la acción a ejecutar.
 Manuales de cuenta: en él se compendia información relativa al Plan de Cuentas, análisis de
cuentas, comprobantes respaldatorios hasta pautas de control.
 Manual de procedimientos contables: es el registro donde se detallan todos aquellos procesos,
secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones
que realiza la empresa en los libros de contabilidad. No siempre esta formalizado este manual en el
ente.
 Manual de contabilidad: podría incluir el plan de cuentas, información sobre políticas adoptadas
por el ente, información sobre el manejo de cada cuenta, controles contables a efectuar, asientos
tipos, manual de procedimientos contables si existiese, etc.

Otras normas

Existen a nivel nacional, provincial y municipal normas legales e institucionales que afectan al SIC
(valuación, exposición, documentación, etc.) y al profesional en Ciencias Económicas.

Legales mercantiles/ Societarias: Código de Comercio, Ley de Sociedades Comerciales, otros.

Legales Laborales: Ley de Contrato de Trabajo, Ley de Empleo, Ley de Jornada de Trabajo, Ley de Obras
Sociales, etc.

Legales Impositivas: Ley del Impuesto al Valor Agregado, Ley del Impuesto a las Ganancias, Ley Tarifaria
Provincial, Municipal, Normas emanadas de AFIP – Rentas y Municipalidad, etc.

Requerimientos de índole Tributaria

 La Dirección General Impositiva o AFIP, es la encargada de dictar toda la normativa propia de esta
materia.
 Las mismas se materializan mediante el dictado de Resoluciones Generales que son de aplicación
obligatoria para todos los entes que se encuentran bajo su jurisdicción o sea todos los sujetos
responsables de tributar distintos impuestos de carácter nacional.
 No incursiona en normas contables específicas, pero si tienen una estrecha relación.
 El sistema contable, se diseña o debería hacerlo teniendo en cuenta disposiciones tributarias y sus
requerimientos. Además en los casos que el contribuyente lleve contabilidad la AFIP tiene otras
disposiciones.
 Trata en libros: IVA ventas e IVA compras.
 Trata en comprobantes: disposiciones sobre forma y contenido.
 Del plazo de conservación de los comprobantes.

Normativa Laboral

Ley de contrato de trabajo: regula las relaciones entre el trabajador y el empleador, la autoridad de
aplicación de esta normativa le corresponde a la Dirección Provincial de Trabajo y a nivel nacional es el
Ministerio de Trabajo de la Nación.

Normatiza e impone la utilización con formalidades del Registro Laboral, de la forma de cancelación de
sueldos.

No se vincula directamente con el SIC, pero genera información con efectos patrimoniales y por ende
registrable.
26
Unidad cuatro: Elementos del Sistema Contable: Cuentas.

Cuentas

Son elementos que se utilizan principalmente para registrar y acumular mediciones referidas a los
objetos de reconocimiento y medición contable (cada activo, pasivo, ingreso, bienes recibidos de
determinado tercero, contingencias, etc.).
Cada cuenta debe referirse a un objeto dado o a un conjunto de elementos de naturaleza similar.

Es la herramienta para estandarizar los datos provistos al proceso contable a través de los comprobantes,
los cuales contienen toda la información cuali-cuantitativa, respecto a hechos económicos registrables o
no.

Son instrumentos por medio de los cuales nos valemos para representar y expresar contablemente, la
repercusión patrimonial de los actos administrativos y hechos ciertos o eventuales, cualitativa y
cuantitativamente considerados.

Es el elemento irremplazable para el sistema de registración contable.

Las cuentas en contabilidad cumplen una doble función:

 Clasifican la información cualitativamente: la agrupan por conceptos homogéneos

predeterminados, permitiendo satisfacer las distintas necesidades de la empresa.
 Cuantifican en moneda utilizada como común denominador de valor.

Cada cuenta aglutina y reúne:

 Todas las partidas de igual naturaleza;

 Todas las partidas que respondan a igual concepto;
 Todas las partidas que tienen características similares.

Datos de una cuenta:

 Datos cualitativos:
 Nombre de la cuenta.
 Parte descriptiva: operación y documentación respaldatoria.
 Datos cuantitativos: importes.

Partes que integran una cuenta:

27
 Parte gráfica: el rayado de una cuenta depende del grado de detalle de la operación que se quiera
brindar y de las columnas valorativas que se prevean.
 Cuentas de una sola columna: en una misma columna se registran los aumentos,
disminuciones y las diferencias entre ellos.
 Cuentas de dos columnas: en este caso pueden preverse columnas separadas para los
aumentos y disminuciones o también una columna para las variaciones y otra para el saldo.
 Cuenta de tres columnas: se prevén columnas valorativas separadas para los aumentos, las
disminuciones y los saldos.
 Esquema T.
 Parte cuantitativa: para registrar las valoraciones en unidades monetarias. Refleja los cambios que
se producen en una partida, como consecuencia de la realización de operaciones. Reciben los
nombres: sumas (débitos y créditos) y saldos (deudor y acreedor).
 Parte literal: se debe tener en cuenta que, existen denominaciones de uso generalizado para
uniformar la información contable, la actividad que desarrolle la empresa, que ciertos organismos
técnicos o de controlador han establecido denominaciones uniformes que deben respetarse;
además el titulo de una cuenta debe ser: claro, preciso, único, conciso, lógico.
Posee una parte descriptiva, es la narración del momento o fecha en que se exterioriza la operación,
el comprobante o documento que la respalda y las características de ellas.

Funciones de las cuentas

 Clasificar e interpretar hechos económicos traduciéndolos a lenguaje contable.

 Representar contablemente el efecto patrimonial de los actos y hechos ciertos o eventuales.

 Cuantificar en dinero elementos patrimoniales.

 Almacenar información.

Clasificación de las cuentas

1. Según el objeto que representan o por su naturaleza:

 Patrimoniales: representan los elementos que componen el patrimonio de un ente. A su vez este
tipo de cuenta se subdivide en los siguientes tipos de cuentas:
 Activo
 Pasivo
 Patrimonio Neto

 De resultado: son las cuentas que clasifican las causas del resultado del ejercicio económico. Las
cuentas podrán ser de resultado positivo o negativo, y entonces las subdividimos en:
 Ingresos
 Ganancias
 Gastos
 Pérdidas

 De movimiento: son cuentas transitorias. Como máximo al cierre del ejercicio se cancelan con cargo
o crédito a una cuenta patrimonial o de resultado. NUNCA aparecen en los estados contables.
Son utilizadas para acumular datos con fines estadísticos y también a veces como cuentas de enlace
o cuentas puente.

 De orden: son utilizadas para registrar hechos eventuales o contingentes que pueden afectar al
patrimonio del ente si llegan a concretarse; es decir aquellos hechos cuyo valor y existencia se
encuentran sujetos al cumplimiento de una condición o eventualidad.
Su utilización no genera modificación patrimonial.

28
2. Según su agrupamiento

 Compuestas: son el agrupamiento de cuentas colectivas o sintéticas. Son los llamados “rubros”.
Ej.: caja y bancos, clientes, proveedores, etc.

 Recompuestas: son el agrupamiento de los rubros. Son máximo agrupamiento. Ej.: Activo, Pasivo,
Patrimonio Neto. Todas estas se desagregan en cuentas compuestas.

3. Según su extensión

 Simples o analíticas: conforman un conjunto homogéneo de conceptos simples y no son

susceptibles de nuevas divisiones.

 Colectivas o sintéticas: representan un conjunto de elementos del Activo, del Pasivo o del
Patrimonio Neto, desagregables en cuentas simples; o también una agrupación de resultados
positivos o negativos.

4. Según el significado de sus saldos

 Acumulativas: cuando sus saldos son el resultado de la acumulación sucesiva de importes. Se

incluyen en esta clasificación esencialmente las cuentas de resultado, las vinculadas a activos
permanentes, las cuentas de capital y reservas.

 Residuales: cuando sus saldos son representativos de un residuo de movimientos de signos

contrarios y en general varían al corto plazo.

Cuentas de movimiento

Son cuentas intermedias o transitorias. Como máximo al cierre del ejercicio se cancelan contra una
cuenta patrimonial o de resultado. Nunca aparecen en los Estados Contables. Son utilizadas para
acumular datos con fines estadísticos. Útil para la toma de decisiones. Por el significado de su saldo son
acumulativas.

También se las utiliza como cuentas de enlace o puente, es el caso de compras y ventas al contado que
brindan información estadística cuando se utiliza un sistema de registración indirecto.

Se utilizan cuentas de movimiento como enlace, pero eso no quiere decir que las de enlace sean de
movimiento necesariamente.

Ejemplos:

 Cuentas de movimiento que se cancelan con cuentas de resultados:

 Bonificaciones sobre ventas – ventas;

 Devoluciones de ventas – ventas;

 Ventas al contado – ventas;

 Ventas crédito – ventas.

 Cuentas de movimiento que se cancelan con cuentas patrimoniales:

 Compras – mercaderías;

 Devoluciones sobre compras – compras – mercaderías;

 Mano de obra fábrica y gastos de fabricación – producción en proceso.

29
Cuentas de orden

Son cuentas referidas a bienes de terceros y hechos contingentes.

Reflejan a las operaciones neutras y registran probables activos y pasivos derivados de la ocurrencia de
contingencias. Son utilizadas para registrar hechos eventuales que pueden afectar al patrimonio del
ente, si llegan a concretarse. No aumentan ni disminuyen el patrimonio del ente (no generan variación
patrimonial). No repercuten en los resultados.

Aparecen en los estados contables. Aparecen en las notas complementarias.

Características:

 Funcionan de a dos. En un asiento solo deben intervenir cuentas de orden;

 Si se concreta el hecho contingente y existe alteración patrimonial, se cancelan entre sí, debiéndose
reflejar patrimonialmente el hecho;

 Si desaparece la contingencia las cuentas se cancelan entre sí a través de un contraasiento.

Ejemplos:

 Riesgos o compromisos eventuales:

 Pasivo contingente: documentos descontados, debiendo mostrar el riesgo que corre la

empresa si el tercero no cumple con la obligación.

 Bienes de terceros: posesión de bienes que no son de propiedad del ente, pero asume su tenencia,
por lo tanto, también su responsabilidad de mantenimiento y conservación.

Cuentas regularizadoras

Se utilizan para ajustar la valuación o medición del saldo de otras cuentas, ya sean activo, pasivo o
patrimonio neto. Siempre debe individualizarse a que cuenta regularizan.

Son cuentas complementarias que mejoran la exposición de la información contable y corrigen el saldo
de las respectivas cuentas principales. Tienen saldo contrario a las cuentas que regularizan y en el plan
de cuentas figuran en el mismo rubro que las cuentas que regularizan. Según el significado de su saldo
son cuentas acumulativas.

Ejemplos:

 Cuentas regularizadoras del Activo:

 Previsión para incobrables: cuentas por cobrar;

 Intereses positivos adelantados: clientes y documentos a cobrar;

 Amortización acumulada sobre: bienes de uso, intangibles.

 Cuentas regularizadoras del Pasivo:

 Intereses negativos adelantados: proveedores, documentos a pagar;

 Anticipo impuestos a las ganancias y retenciones impuestos a las ganancias: impuestos a

las ganancias a pagar.

 Cuentas regularizadoras del Patrimonio Neto:

 Descuentos de emisión: capital social:

30
  Dividendos provisorios: resultados a distribuir.

Cuentas de enlace

Permiten registrar una misma operación en dos o más subsistemas o registros. Permiten el registro por
separado de una misma operación. En cada registración, deben mantener saldos iguales de naturaleza
contraria, o bien éstos quedar en cero, no aparecen en los informes contables.

Estas son necesarias cuando el ente utiliza algún sistema de registración descentralizado.

Esta descentralización puede ser:

1. Cuando el ente decide descentralizar la registración de distintas operaciones, incorporando diarios

auxiliares.

2. Cuando el ente decide determinar resultados seccionales.

3. Cuando existen sucursales, las cuales tienen cierta autonomía en la registración.

Ejemplos:

 Compras al contado y ventas al contado: suministran datos estadísticos, y también cumplen la

función de enlace entre los diferentes registros auxiliares utilizados.

 Cuando el ente tiene en funcionamiento sucursales o secciones los cuales tienen cierta autonomía
funcional y llevan sus propios registros: una empresa con casa central en Buenos Aires y sucursal en
Resistencia, en el plan de cuentas de la casa central tendrá la cuenta sucursal Resistencia y en la
sucursal la cuenta casa central. Ambas cuentas con el mismo saldo y signo contrario.

Los registros pueden llevarse de forma totalmente independiente a la organización o bien revestir las
características auxiliares y periódicamente transferir en un asiento resumen los movimientos a
Contabilidad General.

Características:

 Cada unidad procede a la apertura de una cuenta para la central con la cual interactúa.

 La central procede a la apertura de una cuenta para cada sucursal.

 A cada débito que realice la central en la cuenta de una sucursal, le corresponde un crédito por el
mismo importe en la cuenta de la central.

 El saldo deudor de una unidad, en la contabilidad de otra, debe coincidir con el saldo acreedor de la
primera en la contabilidad de la segunda.

 Estas cuentas no aparecen en los EECC a fin de ejercicio, porque se compensan entre sí, mediante
un asiento resumen o integrando los activos y pasivos.

Rol del libro mayor

Los registros contables constituyen el soporte físico de que se vale la teneduría de libros para dejar
constancias escritas de las variaciones patrimoniales (objetivamente medibles y respaldadas por los
pertinentes comprobantes) producidas por las operaciones que realiza el ente o los hechos del contexto.

 Libro mayor en medios manuales

Sintetiza y agrupa las registraciones del Libro Diario por conceptos homogéneos (cuentas). Resume
el movimiento de cada cuenta clasificándolas según su naturaleza dentro del proceso contable.

31
 No es obligatorio pero es imprescindible a efectos de manifestar la expresión dinámica y analítica de
cada cuenta y para la elaboración de los informes.

Representa el total de las cuentas utilizadas en un momento determinado para la registración de

hechos y operaciones.

Es una herramienta de control contable y un paso necesario para confeccionar estados contables.

 Libro mayor en medios de Procesamiento Electrónico de Datos (PED)

Es de confección automática en la utilización de medios de procesamiento electrónico. Puede ser

consultado por pantalla, imprimirse o grabarse en discos para su consulta y análisis.

Permite conocer el movimiento y el saldo de las cuentas en todo momento y permite el ahorro de
tiempo y evita la ocurrencia de errores en el traspaso de los saldos.

El libro mayor tiene el mismo rol con medios manuales y con medios PED, solo cambia sus
características y su forma de generación.

Plan de cuentas. Concepto, finalidad y características

En virtud de constituir las cuentas, elementos irremplazables dentro del sistema contable, resulta
imprescindible disponer de una lista ordenada y metódica de las cuentas a utilizar, que permita
sistematizar las registraciones contables. A este listado de cuentas denominamos “Plan de cuentas”, el
cual suministra la estructura del agrupamiento de las mismas.

Fowler Newton: “Es el ordenamiento metódico y sistemático de todas las cuentas utilizadas por el
proceso contable para lograr sus fines.”

Marin – Bisordi: “Es la lista ordenada y metódica de las cuentas utilizadas en el sistema contable que
suministra la estructura de agrupamiento de las mismas y permite sistematizar las registraciones
contables.”

Los objetivos que se persiguen con la utilización del plan de cuentas son en general:

 Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad.

 Facilitar la registración contable. Es una herramienta imprescindible en el procesamiento de datos a

partir de la registración.

 Desarrollar el proceso de control patrimonial, a través de los distintos grados de análisis de las
cuentas utilizadas.

 Facilitar la preparación de los Estados Contables.

 Suministrar información sistematizada a la gerencia, por ejemplo detalle de existencias o cuentas

por cobrar.

Las características del plan de cuentas:

 Debe ser completo: o sea contener todas las cuentas necesarias para reflejar los efectos de los
hechos y operaciones que desarrollará el ente, con el grado de análisis requerido.

 Ordenado: conforme a un criterio racional predeterminado.

 Flexible: a efectos de permitir el agregado de cuentas nuevas.

 Homogéneo: agrupando las cuentas por conceptos iguales o similares.

 Claro: utilizando para cada cuenta una denominación inconfundible.

32
 Racional: debe resultar de la aplicación de reglas lógicas.

 Univoco: a cada cuenta debe corresponderle un único objeto y cada objeto debe estar representado
por una única cuenta.

 Íntegro: el plan debe contener todo lo necesario para que cumpla con su propósito.

 Sistemático: las cuentas y grupos de cuentas deben presentarse de una manera ordenada.

 Eficiente: la cantidad de cuentas no debe ser tan alta como para que los costos de funcionamiento
del sistema contable no se vean compensados con la obtención de información financiera de
calidad.

Aspectos a considerar en el diseño del Plan de Cuentas

El diseño adecuado del plan de cuentas ayudara a cumplir con los objetivos de la contabilidad, ya que
facilitará el agrupamiento adecuado en partidas homogéneas otorgando flexibilidad en la adaptación a
los cambios que afecten a la organización lo que determinará que la información contable sea
presentada en forma práctica, sencilla y oportuna para la toma de decisiones y el control.

 Naturaleza jurídica: de qué tipo de ente se trata. Si es una empresa unipersonal, cooperativa, sin
fines de lucro, etc.

 Objeto social: actividades principales previstas en el contrato social y las secundarias más
probables.

 Dimensión económica: es decir si encuadra dentro de una pequeña, mediana o gran empresa.

 Dispersión geográfica: si tiene una o más sucursales.

 Departamentalización: si tiene estructura simple o con división departamental.

 Marco normativo que la alcanza.

 Factores impositivos: situación tributaria.

 Sistema de registración y división de tareas: es decir si es un sistema centralizado o

descentralizado.

 Medios de registración: es decir si es manual o electrónico.

 Centros de costos: determinar su utilización o no.

Todo plan de cuentas deberá prever varios niveles de cuentas, los que estarán en consonancia con la
información que necesiten los niveles gerenciales y los noveles intermedios de la pirámide
organizacional.

Codificación del Plan de Cuentas

Codificar un Plan de Cuentas significa sustituir el nombre de las cuentas por códigos (ya sean éstos letras,
números, o ambos combinados).

Consiste en reducir a símbolos breves y fácilmente reconocibles los nombres de las cuentas.

El objetivo de la codificación es economizar tiempo y trabajo, ya que el símbolo utilizado facilitará la

memorización de la cuenta, su ordenamiento y su identificación y localización dentro del plan de
cuentas.

La codificación debe tener las siguientes características o cualidades:

33
 Sencillez que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos.

 Precisión, cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por
semejanza con otros símbolos.

 Flexibilidad, de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las
circunstancias lo exijan.

 Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de

los rubros.

 Mnemotécnicos (fáciles de recordar), el más perfeccionado es el numérico decimal, ya que permite

en forma ilimitada agrupar todas las cuentas que sean necesarias e intercalar nuevas cuentas.

Pasos a seguir en el diseño del Plan de Cuentas

A. Asignar un número en las cuentas recompuestas: consiste en determinar el primer grado o nivel de
análisis, que siguiendo la clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a
las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de análisis.

1. ACTIVO

2. PASIVO

3. PATRIMONIO NETO

4. RESULTADOS

5. CUENTAS DE MOVIMIENTO

6. CUENTAS DE ORDEN

B. Asignar un número a las cuentas compuestas: consiste en determinar el segundo grado o nivel de
análisis, asignando el segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas.

1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.2 ACTIVO NO CORRIENTE

2. PASIVO

2.1 PASIVO CORRIENTE

2.2 PASIVO NO CORRIENTE

C. Asignar un número a las cuentas colectivas o sintéticas: consiste en determinar el tercer grado o
nivel de análisis, asignando el tercer dígito a las cuentas colectivas o sintéticas, que son aquellas
representativas de los rubros.

1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES

1.1.3 CREDITOS POR VENTAS

34
 1.1.4 OTROS CREDITOS

1.1.5 BIENES DE CAMBIO

D. Asignar un número a las cuentas simples o analíticas en primer grado de análisis: consiste en
determinar el cuarto grado de análisis, asignando el cuarto dígito a las cuentas simples o analíticas
de primer grado de análisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser
utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este grado de análisis se
formaliza la apertura analítica que se desee en función de los requerimientos de información de
cada ente en particular.

1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.1.1 CAJA

1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA

E. Asignar un número a las cuentas simples o analíticas en segundo grado de análisis: consiste en
determinar el quinto grado o nivel de análisis, asignando el quinto dígito a las cuentas simples o
analíticas de mayor grado de análisis, son aquellas que podrían ser utilizadas para registrar
anotaciones en el libro diario general.

1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.1.1 CAJA

1.1.1.1.1 Cobranzas a depositar

1.1.1.1.2 Fondo Fijo

Un Plan de Cuentas mal diseñado puede conducir a la obtención de información contable poco apta
para la toma de decisiones y para el control, la difusión pública de información falsa e incompleta, el
incumplimiento de normas legales y creación de responsabilidades civiles o penales para los
administradores.

Revisión del Plan de Cuentas

La necesidad de la revisión periódica deviene por las siguientes causas:

 Cambios en las modalidades operativas de la organización, (incorporación de nuevas modalidades

de financiamiento de las ventas);

 Nuevas actividades que se incorporan, (ventas de mercaderías en consignación, se modifica el rubro

Bienes de Cambio y aparecen las cuentas de orden);

 Cambios en las necesidades de información de la gerencia, (información más detallada, por sucursal,
clientes, proveedores, etc.);

 Modificación de las normas legales y/o tributarias de presentación de información contable.

35
Aspectos diferenciadores del Plan de Cuentas

RUBRO Comercial Agropecuaria Industrial Constructora Sin fines de Financieras

lucro

Bs de cambio SI SI SI SI SI -

Cuentas por SI - - SI SI SI
cobrar

Bienes de uso - SI - - - -

Gastos SI - - - SI -

Ingresos - SI - SI SI -

Formadoras de - SI SI SI - -
costo

Rubros comunes

Caja y Bancos Fondo Fijo, Cobranzas a Depositar, Banco XX cuenta corriente.

Inversiones Plazo Fijo, Títulos Públicos, Intereses a cobrar Títulos Públicos.

transitorias

Otros créditos IVA Saldo a favor, Socio XX Cuenta Aporte, Adelantos de Sueldos.

Inversiones Inmuebles en alquiler, Amortizaciones Acumuladas sobre inmuebles en

permanentes alquiler.

Pasivos Proveedores, IVA a pagar, Sueldos y Jornales a pagar, Contribuciones y aportes

a depositar.

Cuentas de orden Mercadería recibida en consignación, Proveedores por mercadería recibida en

consignación.

Empresas Agropecuarias

Bienes de cambio Trigo, Soja, Sementeras, Semillas, Novillos, Novillos de más de dos años,
Terneros, Cabritos, Chivitos, Capones, Cabras.

Bienes de uso Reproductores, Bienes de uso bióticos, maquinarias, silos, campos,

alambrados, etc.

Cuentas integrativas del costo (Cuentas de movimiento): mano de obra, manutención del personal,
de producción fertilizantes consumidos, mortandad, etc.

Ingresos Procreación, valorización de hacienda, venta de animales.

36
Empresas Industriales

Bienes de cambio Productos terminados, Producción en proceso, Materias Primas,

Materiales, Insumos, etc.

Bienes de uso Maquinarias diversas según la rama de la industria, inmuebles.

Cuentas integrativas del Materias primas consumidas, insumos consumidos, mano de obra, cargas
costo de producción sociales, vigilancia, honorarios ingeniero, seguros personal y planta, etc.

Empresas Constructoras

Cuentas por cobrar Certificados de obra a cobrar obra pública; obra privada, Fondos de
Reparo.

Bienes de cambio Obras terminadas, Obras en curso, Materiales, Inmuebles.

Cuentas integrativas del costo Materiales consumidos, Mano de obra, Gastos de licitación, Alquiler de
de producción maquinarias, aberturas, honorarios ingenieros.

Ingresos Ventas obras públicas (certificación obra pública); Ventas obras a

particulares.

Entes sin fines de lucro

Créditos Cuotas Sociales a cobrar (clubes deportivos), Matrículas a cobrar (Instituciones

educativas), Aportes empresarios a percibir (Sindicatos).

Bienes de Bienes para consumo: Pelotas, Redes, Elementos didácticos, Papelería, Drogas y
cambio Medicinas.

Bienes de Bienes de comercialización: Vestimentas y Equipos Deportivos, Libros, Apuntes, Prótesis

cambio y Ortopedia.

Ingresos Cuotas Sociales, Matrículas, Aportes empresarios.

Egresos Retribución a profesores, gastos de estructura administrativa, vigilancia, etc.

Centros de información

Son herramientas complementarias al Plan de Cuentas que permiten acumulación de información.

NO es una cuenta. Es un conjunto de información contable que surge de la agrupación de información

contenida en distintas fuentes contables que tienen un hilo conductor común. El uso de estos Centros de
Información (a veces llamados Centros de Costos, a veces Centros de Resultados) está facilitado por
medios PED.
37
Dado que la estructura de los CI a informar se decide cuando se diseña el Plan de Cuentas, será una
Política General de la empresa. Afecta al tamaño del Plan de Cuentas, lo reduce, porque no necesita ser
tan analítico.

Es información de uso interno dirigida especialmente a quienes toman decisiones.

Son unidades funcionales u operativas, distribuidas con el propósito de asignar y/o distribuir resultados.
Son segmentos de la empresa perfectamente delimitados que permiten identificar los costos/ingresos
de una o más operaciones.

El concepto de Centro de Información, no necesariamente está restringido a los costos de un ente, es así
que los mismos pueden ser válidamente aplicados a: cuentas de resultados y cuentas patrimoniales.

Ventajas:

 Evita la duplicación de cuentas en el Plan de Cuentas.

 Permiten medir y valorar el costo de los productos.

 Permiten proporcionar informes relativos a resultados para medir la utilidad y evaluar los distintos
productos elaborados y/o comercializados por un ente.

 Ofrecen información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa

(informes de control).

 Proporcionan información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de

decisiones referidas a las actividades desarrolladas y productos vendidos.

Manuales

Son documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar o documentar los
procedimientos contables y no contables.

Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo el

esquema de una especie de libro actualizable.

Manual de cuentas

El manual de cuentas es un auxiliar administrativo contable que proporciona un estudio individual y en

profundidad de las cuentas que integran el plan de cuentas del ente.

Son documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar o documentar los
procedimientos contables y no contables; consiste en la organización lógica y ordenada de todos los
procedimientos identificados bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

El manual de cuentas es un instrumento explicativo del Plan de Cuentas, previamente ordenado y

codificado. Describe de manera sencilla el significado de cada cuenta, el registro de sus movimientos y el
significado de sus saldos.

Contenido del manual de cuentas:

En sentido restringido está compuesto por:

 El Plan de Cuentas

 El análisis de las cuentas incluidas en el Plan de Cuentas.

 Las instrucciones para su utilización.

 Asientos tipo.

38
 Normas de control interno aplicables.

Utilidad del manual de cuentas:

 Explica detalladamente el concepto y significado del saldo de las cuentas.

 Explica las razones del débito y/o crédito de las cuentas.

 Detalla en que hechos económicos debe utilizarse.

 Colabora con la tarea de registración contable.

 Da recomendaciones de control interno.

 Da normas de funcionamiento del SIC.

En la práctica no siempre existe, y además puede ser confeccionado con distinto grado de profundidad.
Lo más adecuado para el correcto funcionamiento del sistema contable, es que a través del manual de
cuentas se asignen con precisión, las responsabilidades que les competen a quienes están encargados de
las tareas mencionadas y deberán realizarse en forma diaria, semanal, quincenal, mensual o anual
facilitando el control interno como externo.

Su mayor utilidad es facilitar la elaboración de los documentos fuentes, colaborando con la tarea de
registraciones contables y la posterior preparación de Estados Contables de cierre.

Comparación con Manual de Procedimientos Contables y Manual de Función u Organización

El concepto amplio y abarcativo del Manual de cuentas sería el de manual de contabilidad.

El manual de contabilidad podría incluir al Plan de Cuentas, información sobre las políticas contables
adoptadas por el ente e información sobre el manejo de cada cuenta.

También incluye los controles a efectuar, los saldos y partidas en que deben incluírselos cuando se
preparan informes.

Los asientos tipos, elementos que faciliten la obtención de información contable y la consecución de los
objetivos del sistema de control interno también forman parte del manual de contabilidad.

Manuales de organización: son cuerpos sistemáticos que describen la estructura de la organización, las
pautas seguidas para su diseño, el organigrama y para cada posición la definición del nivel, dependencia
de autoridad, responsabilidades y funciones de la misma.

Puede incluir un detalle de recursos, personas integrantes, información que emite y recibe cada una de
ellas.

Incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura de un ente, sus relaciones y las
responsabilidades de cada empleado. NO ES CONTABLE.

Manuales de procedimientos contables: es un manual en el cual se encuentran detallados los procesos,

secuencias de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Detalla bajo el esquema de responsable/acción todos los procedimientos contables.

Contiene la secuencia de pasos a realizar para el registro de las transacciones u operaciones que se
desarrollan en una empresa.

39
Vinculación con las políticas contables

Las políticas contables son las normas contables, los métodos, las convenciones, y las reglas y
procedimientos contables adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus Estados
Contables, e información contable en general.

Las políticas contables versan sobre el plan de cuentas y manuales de cuentas, entre otros aspectos.

En las políticas contables particulares se detallan las cuentas a emplear en cada subsistema y los
respectivos manuales de cuentas.

40
Unidad cinco: Elementos del Sistema Contable: Formularios y comprobantes.

Formularios

Pieza de papel impreso que proporciona espacio para anotar, registrar información o instrucciones que
han de llevarse o transmitirse a otros individuos, departamentos o empresas.

Los formularios son modelos que se utilizan para capturar el análisis, interpretación, registro y control de
las operaciones de una organización.

Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia de todo el trabajo que
llevan a cabo los empleados en forma escrita.

Es una herramienta que la técnica contable utiliza para uniformar y facilitar el proceso contable,
referidos a las operaciones de las empresas.

Un formulario es:

a) Una hoja de papel (soporte físico).

b) Con diseño y formas predeterminadas: Empresa – Normas legales/impositivas.

c) Pre – Impreso. Pre – numerados en algunos casos.

Es el medio impreso predeterminado donde se vuelcan en forma estandarizada los datos que resultan
necesarios para el proceso contable.

Los formularios constituyen la parte más significativa de la documentación respaldatoria de las

variaciones patrimoniales, ellos sirven para registrar, almacenar y transportar datos para tener
información.

Los mismos no siempre exteriorizan variaciones registrables.

Es el medio impreso apto para contener y simplifica los datos que se originan en el curso de las
operaciones económicas financieras repetitivas, permitiendo que sean comunicados al proceso contable
de manera uniforme.

Los formularios permiten y facilitan que los datos referidos a hechos y operaciones que producen
variaciones patrimoniales ingresen uniformemente al proceso contable en cuanto a: formato, contenido
y ordenamiento de los datos. El formulario es el soporte físico, pero hay que tener en cuenta que hoy
también existen formularios virtuales. El formulario puede o no dar origen a un comprobante, pero el
mismo no es la fuente que da inicio al proceso, por ejemplo, un cheque hasta que no se llene, no es un
comprobante).

El formulario, es el medio impreso apto para contener y simplificar los datos que se originan en el curso
permitiendo que sean comunicados al proceso contable, de manera uniforme.

Permite que una vez que sea transformado en comprobante, los datos que contiene se puedan analizar
para corroborar si produce variación patrimonial, o no.

Un formulario completo, conforma un comprobante que muestra las variaciones patrimoniales y

respalda las registraciones contables, plasmados en un elemento físico.

41
Los formularios y comprobantes permiten el ingreso uniforme de datos al proceso contable, a igual tipo
de operaciones, igual clase de comprobantes (estandarización).

Si el hecho económico produce efectos los datos brutos se convierten en información contable
procesable.

Hay que tener en cuenta que dentro de una organización hay formularios solo operativos, ejemplo, una
solicitud de crédito, que llenada no da origen a una registración.

La presentación del formulario debe ser funcional y estética. Funcional en cuanto a los datos que
contiene, y la distribución debe ser acorde a la cantidad de información contenida.

Destacamos cuatro aspectos:

1. Origen de los datos.

2. Proceso contable. Etapa del proceso en que se comunica un dato. INPUT.

3. Operaciones repetitivas. Igual formulario para igual operación.

4. Uniformar la información.

Características que deben tener los formularios:

 Sencillez en su diseño.

 El diseño de cada uno debe responder a un procedimiento específico.

 Las copias deben ser hechas únicamente para los sectores que manejen esa información contenida
en ellos.

 Si están pre – numerados facilitan el control.

Diseño de formularios

Los formularios son elementos materiales que suministran todos los datos para el proceso contable.

Los aspectos a considerar son básicamente tres:

1. Encabezamiento: datos fijos, son más extensos cuando son para terceros.

 Datos del emisor del formulario: empresa, nombre, logo, cuit, domicilio.

 Datos referidos al formulario: nombre del formulario pre – impreso, número, fecha.

2. Cuerpo del formulario: texto.

 Datos cualitativos subjetivos: se refiere a la identificación del destinatario/receptor.

 Datos cualitativos objetivos: información de la operación, fecha, explicación, artículos.

 Datos cuantitativos de la operación: importes, precios, etc.

3. Pie del formulario:

42
  Aclaraciones del hecho económico que contiene el formulario.

 Minuta de seguimiento: constancia de las personas que intervinieron en la rutina del

formulario. A través de casilleros donde cada responsable debe dejar constancia de su
intervención. Si alguien no firma es una falla de control interno.

 Número CAI: es el Código de Auto Impresión. Este parámetro se utiliza únicamente a los
efectos de imprimir el número otorgado por la DGI al pie de los comprobantes.

Diseño normalizado de formularios

Se deben cumplir dos pasos:

1. Designar al encargado del diseño de los formularios: debe conocer la organización, las necesidades
de información y debe tener conocimientos básicos de diseño, formas e impresión.

2. Confeccionar el manual de formularios: debe contener: el circuito de circulación física del

comprobante, rutina del comprobante.

También debe contener el conjunto de instrucciones (hecho, cuándo, cómo, dónde, quién, cantidad
y destino de las copias).

Pautas a tener en cuenta para el diseño:

a) Nombre del formulario.

b) Información que se desea comunicar. Cualitativa y cuantitativa.

c) Estética del formulario: tamaño, color, tipo de papel.

Un diseño normalizado de formularios implica que existe un encargado responsable, que existe un
manual de formularios que contiene todas las instrucciones de uso.

Comprobantes

Los comprobantes son los elementos materiales que evidencian y exteriorizan las modificaciones
ocurridas en el patrimonio del ente.

Constituyen la fuente de la registración ya que dan inicio e impulso al procesamiento contable.

Representan el soporte de entrada al proceso, transformándose luego en soporte de salida,

retroalimentando al sistema.

Los comprobantes de entrada son considerados documentos fuente, y a la salida del proceso
documentación respaldatoria.

La documentación respaldatoria puede consistir tanto en formularios como en otros elementos:

escrituras públicas, contratos, minutas, etc.

Según Chilkowsky, los comprobantes son la fuente de registración y, en ellos, consta con certeza y
claridad las operaciones realizadas por la empresa, que configuran actos económicos y administrativos
que la contabilidad debe recoger y reflejar en sus libros.

En la primera fase del proceso contable, la captación de datos consiste en obtener datos referidos a
operaciones y hechos internos y externos con incidencia patrimonial. No se trata de una fase de

43
generación espontanea, se inicia con la existencia de elementos materiales, denominados
comprobantes, que exteriorizan la ocurrencia de esas determinadas operaciones y hechos, conformando
lo que se denomina fuente de datos del proceso contable. Será tarea del sector contable:

 Examinar la documentación captada, analizarla e interpretarla.

 Verificar que refleje en forma clara y cierta, las operaciones y hechos a registrar.

 Determinar la integridad de la misma.

 Descartar toda aquella que no respalde una variación patrimonial o que de respaldarla, no sea de
medición objetiva.

La documentación respaldatoria

Es el conjunto de documentos que sirven de respaldo al registro de las operaciones y hechos que
provocan variaciones patrimoniales cualitativas y cuantitativas, objetivamente medibles. En ella debe
constar con certeza y claridad la variación patrimonial producida y la cuantificación de sus efectos.

En general, la documentación respaldatoria se traduce en comprobantes de uso repetitivo, consistentes

en formularios pre – impresos, que son completados manualmente por el sector emisor. Muestran
formas variadas al igual que su contenido, siendo un elemento común, la manifestación de un efecto
patrimonial, de cuyo análisis se desprende la procedencia o no de su registración.

Le corresponde al sistema administrativo contable diseñar:

 Los circuitos documentales necesarios para asegurar toda documentación respaldatoria de

variaciones patrimoniales cuantificables objetivas que ingresen a la base de procesamiento.

 Los sistemas de control que aseguren el cumplimiento de los recaudos formales establecidos.

Utilidad de la documentación respaldatoria:

 Probar que las operaciones se han realizado.

 Registrarlas en libros contables e impositivos.

 Consultar la información contenida en ellos.

Clasificación de comprobantes

1. Según su origen y circulación:

 Origen interno: son confeccionados dentro de la empresa, pueden ser: facturas, remitos,
notas de débito y crédito, resúmenes de cuentas, pedidos de cotización, órdenes de
compra, cotizaciones. Son originados en el ente y entregados a terceros, son de exclusiva
circulación interna.

 Origen externo: emitidos por los ajenos al ente, pueden ser: facturas, remitos, notas de
débito y crédito, etc. Son emitidos por terceros y controlados dentro del ente (factura de
compra), emitidos por terceros y entregados nuevamente (pedido de cotización).

 Circulación interna: exteriorizan hechos que: originan imputaciones de costos dentro de la

misma empresa, depreciaciones de bienes, distribución de costos que benefician a varios
períodos, imputaciones relacionadas con procesos productivos. La información captada
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 procede del ente, sobre la base de comprobantes tales como minutas que determinan
estimaciones, vales de requerimientos de materia prima, etc. También son de circulación
interna documentos como actas de socios que exteriorizan decisiones societarias con
efecto patrimonial.

Refieren situaciones que no provocan variaciones patrimoniales, que sirven de nexo entre
sectores del ente, y que se vinculan por procedimientos internos: órdenes de pago
internas, notas de pedido, notas de recepción.

 Circulación externa: exteriorizan las operaciones de origen transaccional, resultante de la

interacción con terceros ajenos al ente, como ventas, compras, pagos, cobros, justificadas
por comprobantes tales como la factura y el recibo. Estos comprobantes pueden ser de
origen interno o externo.

2. Según su uso o destino:

 Para uso interno dentro del ente emisor: se restringe su circulación dentro de la empresa.

 Con efecto patrimonial directo: partes de producción, minutas que determinan las
estimaciones por depreciaciones, vales de requerimiento de materias primas,
actas de socios que exteriorizan decisiones con efecto patrimonial.

 Sin efecto patrimonial directo: órdenes de pago, notas de pedido, etc.

 Para uso externo: son destinados a terceras personas y generalmente se vinculan a

operaciones de venta, compra, pago y cobro.

 Con efecto patrimonial directo: factura, remito, recibo, nota de débito.

 Sin efecto patrimonial directo: cotizaciones, órdenes de compra, etc.

3. Según se trate de formularios estándar o no:

 Estandarizados: facturas, remitos, notas de débito.

 No estandarizados: contratos, escrituras públicas, actas de asamblea.

4. Según su forma de confección:

 Incompletos o a completar.

 Completos.

5. Según el efecto patrimonial

 Registrables (Contables).

 No registrables (Operativos).

Importancia de los comprobantes en el proceso contable

Los efectos de los hechos del contexto y de las operaciones que realiza la empresa surgen de los
comprobantes. El sistema administrativo contable debe tomar los recaudos necesarios para asegurar
que todos ellos lleguen al departamento contable para su procesamiento.

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Asimismo deberá efectuar los controles de cumplimiento de recaudos formales, impositivos y de control
e intervención de las personas.

La utilidad de los documentos comerciales puede resumirse:

 Exteriorizar las variaciones patrimoniales registrables.

 Probar que las operaciones se han realizado.

 Registrar en los libros contables e impositivos.

 Cumplir normas legales diversas.

 Consultar la información contenida en ellos.

Circuito de los comprobantes

El circuito de los comprobantes se refiere al recorrido o rutina de los mismos dentro del proceso
contable, cumpliendo distinta función en cada etapa y sub etapa del mismo.

Los comprobantes, cualquiera sea el tipo, se ubican siempre en la entrada del proceso contable.

La captación de datos se produce por medio de la documentación. Constituyen la fuente de datos o

soporte de entrada que dan inicio al proceso.

El comprobante es, en sí mismo, un archivo, donde se produce el almacenamiento de la información

(soporte de almacenamiento).

Y al final del proceso es la documentación respaldatoria.

El comprobante como soporte de entrada de la información ingresa al proceso contable y sus datos son
registrados en los soportes de almacenamiento, su función de documentación – fuente de datos, se
transforma en documentación respaldatoria de la información procesada.

Aspectos legales, técnicos e impositivos a considerar

Los comprobantes son documentos formales y en su confección deben respetarse normas legales,
disposiciones de órganos de control y tributarios. Existen requisitos mínimos en cuanto a tamaño,
formato, contenido, etc. Como también pueden existir requerimientos internos del ente emisor.

Aspectos impositivos a considerar

La resolución general 3491 de la Dirección General Impositiva (DGI) y sus modificaciones determinaron
un régimen de emisión de comprobantes y su registración, fijando requisitos con respecto al emisor, del
comprador, traslado de bienes, definición de documento equivalente, requisitos de comprobantes
emitidos por computadoras.

 Actividades sujetas al control tributario:

 Compra – venta de cosas muebles.

 Locaciones y prestaciones de servicios.

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  Locaciones de obras y/o cosas.

 Señas o anticipos que fijan precios.

 Comprobantes alcanzados en general por la norma:

 Facturas.

 Remitos.

 Recibos profesionales.

 Documentos equivalentes: instrumentos que por usos y costumbres sustituyen a las

facturas, remitos, etc.

 Sujetos no alcanzados por la norma: son aquellos no alcanzados por las exigencias normativas
extrínsecas:

 Organismos estatales.

 Empresas de comunicaciones.

 Prestadores de servicios de correos, encomiendas, etc.

 Entidades financieras.

 Transporte de pasajeros.

 Tipos de sujetos según el régimen de control de la Resolución General 3419 - DGI:

 Responsable inscripto en el IVA.

 Exentos en IVA.

 No responsables de IVA.

 Consumidores finales.

 Comprobantes según Resolución General 3491 – DGI:

 Factura “A”: se discrimina el impuesto en la factura, el emisor y el receptor son

responsables inscriptos en el impuesto.

 Factura “B”: no se discrimina el impuesto. El emisor es responsable inscripto, el receptor

puede ser exento, no responsable, monotributista o consumidor final.

 Factura “C”: no discrimina el impuesto. El emisor puede ser responsable no inscripto,

exento o monotributista y no importa la situación impositiva del receptor.

 Aspectos impositivos Resolución General 1415/03 AFIP:

 Notas de créditos y notas de débitos: tienen idénticos requisitos que las facturas.

 Remito “X”: son comprobantes que respaldan el traslado y entrega de los productos.
Contienen los mismos requisitos formales que las facturas, excepto la letra.

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  Casos especiales: no cumplen requisitos cualitativos formales, pero si deben cumplir
iguales requisitos cuantitativos. Ejemplo: facturas de servicios públicos de gas, teléfonos,
cloacas, electricidad, correo, etc.

 Características de los comprobantes alcanzados:

 Datos pre-impresos: datos de la empresa y formulario.

 Datos no pre-impresos: fecha de emisión, letras identificadoras. La palabra original o

duplicado.

 Datos a incluir en el diseño: datos del receptor.

 Datos que contengan la descripción del bien vendido.

 Requisitos extrínsecos: medidas mínimas y pautas de diseño.

 Resolución General 100: determina nuevas formas de impresión.

 Facturas, notas de créditos y débitos y comprobantes de compras de bienes usados a

consumidores finales deben tener un código de autorización de impresión (CAI).

 Los contribuyentes tienen que efectuar una función de control para su deducción y/o
computo del crédito fiscal, comprende: CUIT del emisor, carácter ante el IVA, CAI, fecha de
emisión y vencimiento.

Comprobantes no estandarizados

Entre la documentación diversa que debe ser considerada contablemente encontramos:

1. Contratos diversos: imprescindiblemente el contrato social. En un contrato siempre intervienen dos

o más partes, hay que analizarlo para determinar su validez y los efectos patrimoniales, presentes
y/o a futuros de ambas partes intervinientes.

2. Contratos con entidades bancarias para aperturas de cuentas y acreditaciones de sueldos del
personal.

3. Acta societaria: en general es un documento que surge de una reunión de personas, en la misma se
anotan claramente (formalizan) los temas y acuerdos arribados en la sesión.

4. Actas impositivas de determinación de pasivos.

Tecnología, formularios y comprobantes

La tecnología y la informática están cambiando la realidad de los comprobantes y formularios, como así
también de los archivos.

Existen formularios virtuales, de completamiento vía PC, vía internet, terminales de bancos.

El uso de formularios electrónicos tiene sus ventajas:

 Información coherente: garantizar una organización coherente y una formalización de la

información, evitando entradas no válidas al establecer restricciones en el ingreso de datos.

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 Integración con los sistemas existentes: cuando se envía un formulario, los datos de éste pueden
almacenarse automáticamente.

 Líneas de tiempo: reduce el retardo entre el momento en que son rellenados hasta sus respuestas.
Pudiendo quedar todo el circuito que recorrió almacenado en una base de datos y ser consultado en
cuanto a su estado de aprobación o trámite.

 Reducción de gastos de papelería y envío.

Conservación y archivo

Archivo es el lugar donde se guardan los comprobantes para su consulta posterior, habitualmente por el
propio ente, y por organismos de control: fiscales, sindicatos, etc.

Estos detentan por razones comerciales, legales, impositivas y deben necesariamente asegurarse su
conservación en buen estado y orden, con claras y completas referencias.

Por lo tanto, el archivo también se vincula con la obligación de conservar la documentación

respaldatoria.

Los comprobantes detentan gran importancia, por razones comerciales, legales, impositivas, societarias,
ya que además de tener debidamente ordenados los comprobantes existe una normativa explícita que
obliga a los que ejercen actos de comercio a conservar esta documentación.

Los entes además de conservarla para las sucesivas inspecciones de los entes de contralor, también
recurren al archivo ya que facilita las tareas de control que se realizan en las tres fases del proceso
contable, ante posibles diferencias.

Organización del archivo de comprobantes

Para asegurar un sistema de archivo, previamente hay que determinar:

 ¿Qué elementos deben ser conservados?: aquellos que respalden la información contable
procesada.

 ¿Durante cuánto tiempo?: según las características de los comprobantes y la normativa legal e
impositiva.

 ¿Cómo deben ser acomodados para facilitar su consulta posterior?: se debe seguir un criterio
lógico, diferentes formas de archivar:

 Criterio objetivo o temático: los comprobantes se archivan agrupados teniendo en cuenta

el tipo de operación, objeto o hecho económico que representan.

 Criterio subjetivo: se guardan en función del sujeto interviniente en la operación. Lo

fundamental es distinguir al sujeto.

 Criterio mixto: sería el criterio ideal. La combinación de los dos anteriores, para los
distintos sectores. Ejemplo: un estudio contable que almacena información de sus clientes,
y a la vez, por impuestos.

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 Determinar el espacio disponible, su ubicación y los medios técnicos disponibles: se vincula a los
tipos de archivos: papeles, cintas magnéticas, CD.

La organización del archivo de una organización también dependerá del tamaño de la misma y de su
forma de organizarse.

Si tiene un profesional en Ciencias Económicas como Cr. Externo, podría utilizar dos criterios para
archivar la documentación respaldatoria:

Archivo interno: toda la documentación se guarda en la empresa. Es una política de archivo.

Archivo mixto: parte de la documentación se guarda en la empresa y parte en el estudio del Cr. Externo.

En ambos casos se deberá identificar bien los comprobantes básicos utilizados y su forma de archivo.

Plazo de conservación de comprobantes

Plazo legal: Art. 67 Código de Comercio: diez (10) años desde la fecha de su confección.

Plazo impositivo: Art. 48 Decreto 1397/79: cinco (5) años después de operada la prescripción al período
fiscal a que se refieran.

Clasificación de archivos

En atención al lugar y uso de la documentación podemos clasificar los archivos en:

1. Archivo permanente: son los que tienen vigencia durante toda la vida de la empresa, o durante el
tiempo que permanezca el bien en el activo.

2. Archivo de gestión o archivo de oficina: está compuesto por los documentos en fase de tramitación
o aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las propias unidades administrativas que
los producen a fin de facilitar la gestión de actividades corrientes.

3. Archivo intermedio: recoge aquella documentación que deja de ser utilizada de forma frecuente,
aunque su uso es hipotético.

4. Archivo final: en esta fase la documentación ha perdido prácticamente en su totalidad el valor de

gestión administrativa. Se procede a su valoración, selección y expurgo para conservar los realmente
importantes.

El sistema de archivos puede ser llevado:

 Por el contador: solo documentación relativa a cierta documentación registrable, especialmente

impositiva y en empresas pequeñas.

 Por la propia empresa: en empresas medianas y grandes cuando tienen requerimiento constante de
consulta o revisión, maneja considerables volúmenes de los mismos, o las funciones contables se
encuentran en la empresa.

 Mediante tercerización: se emplea en general cuando los volúmenes de la documentación son muy
significativos y provee las funciones ya detalladas.

Archivos y tecnología

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Como consecuencia de la informatización y los archivos digitales se reducen considerablemente los
espacios de almacenamiento de documentación, si bien requieren equipos de resguardo y/o almacenaje
en lugares separados para evitar pérdidas de estos datos por siniestros.

El uso de la documentación digital permite su consulta directa desde cualquier equipo remoto sin los
problemas que acarrea el movimiento de documentos escritos.

Adicionalmente los datos pueden ser encriptados para salvaguardarlos en caso de robo; y comprimidos
para incrementar el espacio de almacenamiento virtual.

Nuevos horizontes del comprobante

Debido al uso de la tecnología el comprobante papel viene perdiendo terreno frente al virtual.

Esto permite el archivo en medios magnéticos u ópticos que aseguren la inalterabilidad de los datos
(como CDs o DVDs).

Factura electrónica (RG 2177/06 mod. RG 2485/08) ha establecido un régimen especial para la emisión
y almacenamiento electrónico de comprobantes originales, respaldatorios de las operaciones de compra
venta de cosas muebles, locaciones y prestaciones de servicios, locaciones de cosas y obras y las señas o
anticipos que congelen precios.

La RG 1361/02 AFIP establece en su Capítulo III un régimen de almacenamiento de duplicados

electrónicos. Entre otros regula:

 Soportes para el almacenamiento, período de información.

 Copias y lugar de resguardo.

 Plazo para el resguardo de las copias.

 Código de seguridad.

 Modificación de la información almacenada.

Minutas contables

Todas aquellas anotaciones preliminares que pueden respaldar asientos contables y que reúnen las
características de evidencia, sustento y antecedentes suficientes de determinados hechos económicos
registrables para el ente (hay que tener en cuenta que pueden ser registrables, no siempre lo son).

Las minutas contables, constituyen un soporte físico complementario a los comprobantes tradicionales.
Representan también elementos que en algunos casos dan inicio y soporte al proceso contable.

Forman parte de los papeles de trabajo. Estos en la teneduría de libros son los que contienen (muestran
y almacenan) anotaciones preliminares. Tienen contenido literal y numérico.

Son todas aquellas anotaciones preliminares que pueden respaldar asientos contables y que reúnen las
características de evidencia, sustento y antecedente suficiente de determinados hechos económicos
contables.

Se confeccionan en base a algún comprobante. Deben archivarse porque respaldan a las registraciones.

Es el soporte físico complementario a los comprobantes.

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Características de las minutas contables:

 Representan evidencias escritas que manifiestan con certeza la ocurrencia de determinados hechos
económicos registrables.

 Sustentan bajo una modalidad documental la intervención de los responsables en los procesos de
confección y control, ello permite el seguimiento y control.

 Contienen todos los antecedentes relativos a datos, cálculos e información relevante que hacen al
hecho económico.

 No reemplazan a la documentación fuente.

 Deben referenciar siempre a la documentación fuente de su confección.

Necesidad e importancia de las minutas contables

El SIC debe estar diseñado para permitir el ingreso solamente de los hechos considerados como válidos
para su procesamiento, solo aquello que establece relaciones jurídicas con terceros con efectos
objetivamente medibles, o bien variaciones patrimoniales no transaccionales internas o externas, pero
procesables desde el punto de vista contable. Éstas últimas son las que habitualmente generan mayores
dificultades para su exteriorización escrita o documental.

Todas las variaciones patrimoniales, transaccionales o no, siempre deben probarse, registrarse y
justificarse (estar respaldada) por medio de elementos físicos escritos, a los cuales denominamos
documentación respaldatoria.

Existen determinados hechos económicos registrables que por su naturaleza, generalmente no

transaccionales que por razones de control interno y de gestión necesitan exteriorizarse por escrito para
generar así la aparición de una documentación de respaldo.

La importancia radica en:

 Integrar los distintos subsistemas, cuando no existe integración automática electrónica, a través de
un comprobante escrito. Por ejemplo, las minutas conteniendo los asientos resúmenes de los
subdiarios en un sistema de registración indirecta.

 Llegan a funcionar como documentación respaldatoria de aquellas transacciones o hechos con

efectos patrimoniales objetivamente medibles, y que no tengan documentación.

 En general efectúan la exteriorización escrita de determinados hechos obrando como

documentación de respaldo y todos sus antecedentes.

 Obran como elementos de control: si el medio es manual (conservando la minuta) o en medios PED
(consulta por pantalla).

Partes y contenido mínimo común a todas las minutas contables

La minuta en el enfoque sistémico del Sistema Contable, representa uno de los elementos que uno los
distintos subsistemas a través de la información. La minuta lleva información que la hace circular.

En el diseño de minutas, cambian las funcionalidades de los comprobantes, siguen conteniendo un

encabezado (que en este caso, puede o no estar prenumerado, según las normas de la empresa) y al pie

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de la misma conviene dejar constancia de quien la confecciono, quien la controla, quien registra, que por
normas de control interno siempre conviene que sean diferentes personas.

En líneas generales una minuta debe contener la siguiente información:

ENCABEZADO Numeración. Lo ideal, sería Correlativa – identificatoria – codificación. Ello

que la misma esté permitirá el seguimiento y control de las mismas,
preimpresa. incluso de las anuladas.

Fecha de emisión de la Muy importante para la registración y para determinar

minuta. la demora en circular.

Emisor. Sector – área – sección – departamento – gerencia

Destinatario. Es importante su colocación para que no quede dudas

a quien entregar. Marca la rutina de la misma.

CUERPO Cálculos y fuentes Detalle de los cálculos preliminares y antecedentes de

documentales. los importes a registrar. Debe imprescindiblemente
citar la documentación fuente de la minuta.

Planillas - Gráficos Con información relevante. Por ejemplo: planilla de

amortización.

Asiento propuesto Asiento propuesto por el emisor para su posterior

registración. Acá tendrá en cuenta si existen asientos
prediseñados en la organización.

PIE Confección Informa la persona que confeccionó, y debe ser la que

corresponde en función de asignación de tareas.

Supervisión Debe figurar la constancia del control de quién

superviso.

Control Situación preliminar a la anterior. Se utiliza así para

determinar el seguimiento o circulación de la minuta,
si fue sometida al control de quien correspondía.

Acuse de recibo Determina que la información llegó a su destinatario.

En consecuencia podrá ser utilizada.

Las minutas contables también son utilizadas a los fines de la compilación y síntesis de la información
contenida en múltiples documentaciones respaldatorias que, por su importancia, volumen y razones de
seguridad, se encuentran resguardadas, por lo que puede transformar un comprobante no habitual en
minuta contable.

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Unidad seis: Elementos del Sistema Contable: Registros.

El SIC está compuesto por elementos materiales y humanos.

Humanos: fuerza laboral y sus distintas capacidades.

Materiales:
 Marco normativo.
 Cuentas.
 Planes y manuales de cuentas.
 REGISTROS.
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  Sistema de registración.
 Medios de registración.

Una de las etapas de la sistematización es el diseño de un sistema de información financiera, teniendo

en cuenta:
 Cuentas y plan de cuentas;
 Documentos fuente;
 Registros contables, societarios, impositivos y laborales vinculados.

Registros
Son los soportes físicos que dejan constancia escrita de las variaciones patrimoniales producidas por las
operaciones o hechos del contexto respaldados por los comprobantes.
Permite la acumulación permanente y el almacenamiento ordenado y sistemático de la información
contable.

Cumplen una función administrativa y organizativa ya que almacenan los datos captados por el proceso
contable y los informa, luego de clasificarlos y elaborarlos con el fin de que sean utilizados, bajo la forma
de información contable procesada en la toma de decisiones y el control.

Finalidad de los registros:

 Servir de medio de prueba por lo que constituyen una constancia escrita de las variaciones
patrimoniales registradas.
 Disponer de información sistémica y cronológica: es decir información adecuada, lo que implica
facilidad para la toma de decisiones.
 Tener un panorama global y personalizado de la actividad empresarial.
 Brindar información a terceros.
 Son de utilidad a organismos fiscales y previsionales.
 Control de actividad rutinaria: saldos en caja, bancos, cuentas por cobrar, por pagar, etc.
 Obtener información detallada de alguna operación en particular.
 Determinar eficiencia y desempeño de los distintos departamentos.
 Sirven de evidencia documental de las actividades del negocio, de la empresa.

Tipos de registros que se encuentran habitualmente en una empresa:

Libros Contables: Son los soportes físicos que dejan constancia escrita de las variaciones patrimoniales
producidas por las operaciones o hechos del contexto respaldados por los comprobantes.

Libros Laborales: Los registros vinculados al mantenimiento de personal en relación de dependencia en

la empresa no integran específicamente el sistema contable, pero sí constituyen una fuente de
información para el mismo, fundamentalmente en la etapa de registración y control. Opera como
elemento respaldatorio. El registro de remuneraciones es de uso obligatorio, por la Ley de Contrato de
Trabajo (Ley 20744) y puede ser llevado en distintas modalidades, manual o con procesamientos
electrónicos.

Libros Societarios: Son obligatorios para las sociedades comerciales. Básicamente lo constituyen los
libros de Actas donde constan las deliberaciones y resoluciones de los órganos societarios colegiados. Su
obligatoriedad deriva de la normativa de la Ley de Sociedades Comerciales y puede ser ampliada por
pautas contractuales. Deben ser llevados conforme a las formalidades previstas en la Ley (LSC y Código
de Comercio). Brindan información para las registraciones al constar en los mismos las decisiones
tomadas por los órganos administrador y volitivo que producen algún tipo de efecto patrimonial.
Funcionan como proveedores de información al proceso contable.

Libros impositivos: Son los registros exigidos por las normas tributarias, referencia a los libros del
sistema contable. En particular nos referimos a los libros de IVA compras e IVA ventas.

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Clasificación de los registros:

Según la calidad de información contenida

 Cronológicos: los efectos de los hechos y operaciones son anotados en el orden en que se
producen en el tiempo. Básicamente son el Libro Diario y los Diarios Auxiliares.
 Sistemáticos: los efectos de los hechos y operaciones se registran por cuentas, es decir por
conceptos. Dentro de cada una de ellas el ordenamiento es cronológico. Los registros
sistemáticos son el Mayor y los Mayores Auxiliares.

Según la cantidad de información que contienen

 Principales: en ellos se anotan en forma detallada o resumida TODOS los efectos de los hechos
y operaciones realizadas por el ente. Son registros principales el Diario General y el Mayor
General.
 Auxiliares: la función de estos registros es facilitar el manejo del sistema contable mediante la
descentralización de las operaciones repetitivas, y permitir la obtención de información
analítica para la toma de decisiones. Son registros auxiliares los Subdiarios y los Submayores.

Según sus características físicas, diseño y forma

 Encuadernados: obligatoriamente – conforme el Código de Comercio – el Libro de Inventarios y
Balances.
 De hojas sueltas: el libro Diario General, en los casos permitidos por la ley de Sociedades
Comerciales y también el libro Mayor (que no es legalmente obligatorio). Siempre, en los casos
en que se usen medios electrónicos para su procesamiento de datos.

Según su exigencia por parte de las normas legales

 Obligatorios: por disposiciones legales diversas, según el Código de Comercio, son obligatorios
el libro Diario General y el libro de Inventarios y Balances.
 No obligatorios: son todos los libros restantes, y entre ellos se encuentra el Mayor General.

Según la fuente de donde provienen sus datos

 Primera entrada: se utiliza un único libro diario general donde se registran todas las
operaciones en forma analítica, tomando los datos directamente de los comprobantes y un
mayor general donde se asientan todas las operaciones en forma analítica a partir de los
asientos del libro diario.
 Segunda entrada: el sistema acude al empleo de diarios auxiliares descentralizando las
operaciones y mayores auxiliares, en los cuales recoge información analítica y posteriormente a
la concentración periódica de dicha información en los libros principales.

Los registros y los avances tecnológicos – informáticos

Los registros manuales poseen ciertas desventajas:

 Desaprovechamiento de la división del trabajo, ya que se debe terminar de registrar las operaciones
en el diario general y luego recién empezar con las registraciones en el mayor general.
 Las registraciones en el libro diario general, operan como cuellos de botella demorando el
procesamiento de la información.
 Las cuentas utilizadas son en general colectivas y por lo tanto no permite la elaboración de
información de carácter analítico.
 La carencia de información simple, ya que las registraciones se realizan una a una sin posibilidad de
ser concentradas en asientos globales.
 El mayor general recibe información directamente del diario, lo que determina la existencia de
dificultades para detectar errores tales como: omisión de débitos y créditos, registros de cuentas
equivocadas, imputaciones de importes erróneos.

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La utilización de medios mecánicos es utilizado hoy en casi todas las empresas, ya que al realizarse
automáticamente la tarea de mayorización y cálculo de saldos, el trabajo ha disminuido sensiblemente,
incidiendo favorablemente en la afectación de tiempo y en los atrasos en la disposición de información
analítica, al permitir la utilización de cuentas simples (que operan como submayores) las que se integran
automáticamente sumarizando en la cuenta de nivel inmediato superior, aunque sin posibilitar el control
cruzado de los comprobantes, salvo que el plan de cuentas prevea la registración de cuentas para la
registración de los asientos del diario general. Además nos posibilitan:
 Emisión del libro diario y de los subdiarios por medios PED (hojas sueltas posteriormente analíticas
encuadernadas).
 Registración del libro inventarios y balances a través del medio copiativo, manteniéndose la
encuadernación en forma de libro.
 Visualización de los movimientos de las cuentas del mayor general a través de pantallas.
 Registración en el libro diario por códigos.
 Generación automática del libro mayor.
 Realización de cálculos de nuevos saldos de manera automática.
 Desaparición de errores numéricos que generaban desbalanceo en los asientos contables.

Normativa de aplicación a los registros

Los alcanzan las disposiciones del Código de Comercio con el alcance de las emergentes de la Ley de
Sociedades Comerciales.

Normas Legales

Conservación: la documentación de respaldo debe conservarse por el plazo de diez años contados desde
la fecha de emisión. Los libros de comercio deben ser conservados hasta diez años después del cese de
las actividades.

Norma 1415 AFIP: el plazo de conservación establecido por el Derecho Tributario es de diez años. No
obstante dicho plazo excede al de la prescripción liberatoria que ocurre a los seis años de vencimiento de
las Declaraciones Juradas que los han utilizado.

Valor probatorio: el valor probatorio de los libros se apoya en el cumplimiento de las formalidades
intrínsecas y extrínsecas y en el respaldo de la documentación que dio origen a las transacciones.
El hecho de que los libros contables sean llevados en legal forma no implica necesariamente que la
información contable que contienen sea veraz y se correspondan con la realidad económica de la
organización.
Art. 53 Código de Comercio: “Los libros que sean indispensables conforme a las reglas de este código,
estarán encuadernados y foliados, en cuya forma los presentará cada comerciante al Tribunal de
Comercio de su domicilio…”

Art. 54 Código de Comercio: “En cuanto al modo de llevar,… se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones;
2. Dejar blancos ni huecos;
3. Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas (contra asientos);
4. Tachar asiento alguno;
5. Mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación, foliación.

Art. 55 Código de Comercio: “Los libros mercantiles que carezcan de algunas de las formalidades
prescriptas en el Art. 53, o tengan algunos de los efectos y vicios notados en el procedente, no tienen
valor alguno en juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan.”

Normas impositivas

RG 1415 (modificatoria de la RG 3419):

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Operaciones alcanzadas:

 Artículo 1 – Establécese un régimen de emisión de comprobantes, de registración de comprobantes

emitidos y recibidos e información, aplicable a las operaciones que se detallan a continuación:
a) Compraventa de cosas muebles.
b) Locaciones y prestaciones de servicios.
c) Locaciones de cosas y locaciones de obras.
d) Señas o anticipos que congelen el precio de las operaciones.
e) Traslado y entrega de productos primarios o manufacturados.
f) Pesaje de productos agropecuarios.

Sujetos obligados:

 Artículo 2 – Están alcanzados por el presente régimen los sujetos – comprendidos en los artículos 5º
y 6º de la Ley Nº 11.683, texto ordenado en 1998 y sus modificaciones -, que realicen en forma
habitual las operaciones mencionadas en el artículo anterior, inclusive quienes actúen como
intermediarios.

Registración:

 Artículo 36 – Los comprobantes que se emitan o se reciban, como respaldo documental de las
operaciones realizadas, serán registrados en libros o registros.
La registración se efectuará en forma manual o mediante la utilización de sistemas computarizados.
 Artículo 37 – Los sujetos que confeccionan estados contables, a partir de su sistema de registración,
utilizarán los libros o medios que se encuentren autorizados por la LSC y/o el Código de Comercio.
 Artículo 38 – En el caso de no efectuarse registraciones que permitan confeccionar estados
contables, se utilizarán libros o registros que cumplan con las formalidades establecidas por el
Código de Comercio, artículo 54, puntos 1,2,3,4 y, en su caso, 5.
 Artículo 39 – Cuando las registraciones se efectúen mediante métodos manuales, los libros o
registros deberán estar encuadernados y foliados.
 Artículo 40 – En el caso de utilizarse sistemas computarizados para efectuar la registración, las hojas
contendrán DOS (2) numeraciones:
a) Una preimpresa y progresiva – no necesariamente consecutiva-, y
b) Otra asignada por el sistema utilizado, consecutivo y progresivo.
 Artículo 41 – Las hojas mencionadas en el artículo anterior serán conservadas, ordenadas
correlativamente, y encuadernadas por lote de hasta CIEN (100) hojas o por semestre calendario,
cuando dicho lapso no se alcance la citada cantidad.

Responsabilidad en el mantenimiento de los registros

La responsabilidad en la conservación y mantenimiento de los registros contables, a los efectos de que

conserven valor probatorio, recae en el propietario o representante legal de la organización.
Responde al concepto de una adecuada gestión de un buen hombre de negocios.

Registros contables principales

Libro de Inventarios y Balances

Es un registro principal en la cual se vuelca el detalle valorizado de todos los bienes, derechos y
obligación de un ente a la fecha de cierre de cada ejercicio económico y los estados contables del mismo.
Es un registro de uso esporádico, prácticamente con una frecuencia anual.

Características del libro:

 Cronológico: registro sucesivo del inventario y de los EECC.

 Heterogéneo: resume todo tipo de información.

58
 Principal: contiene la totalidad de la información.
 Manual o copiativo: no puede llevarse de manera electrónica.
 Obligatorio: exigido por el Código de Comercio Art. 44.
 Primera entrada: al inicio del primer asiento de apertura.
 Segunda entrada: en los ejercicios siguientes, extrae información del libro mayor.
 Encuadernado: según el Código de Comercio debe ser llevado en forma de libro.
 Rubricado: habilitación del libro por el Registro Público de Comercio.
 Foliado: numeración correlativa y progresiva.

Requisitos que debe cumplir:

Extrínsecos:

 Encuadernado: debe ser llevado en forma de libro.

 Rubricado: debe estar habilitado por la autoridad de contralor, Registro Público de Comercio.
 Foliado: debe estar numerado de manera consecutiva y progresiva.

Intrínsecos:

Art. 54 Código de Comercio: “En cuanto al modo de llevar,… se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones;
2. Dejar blancos ni huecos;
3. Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas (contra asientos);
4. Tachar asiento alguno;
5. Mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación, foliación.

Art. 48 Código de Comercio: impone que este libro se abrirá con la descripción exacta del dinero,
muebles y bienes raíces, créditos y otra cualquiera especie de valores que formen el capital del
comerciante al tiempo de empezar su giro.
El inventario constituye la base y paso previo y necesario para la confección del Balance – Luego ambos
deben coexistir, pues se complementan y son interdependientes.-
Es el único libro que legalmente prevé la firma de los interesados (dueño o responsable legal).
El libro debe contener:
 Rúbrica: habilitación del libro por el Registro Público de Comercio.
 Inventario inicial: también llamado inventario de aporte.
 Autorización del Registro Público de Comercio: según Art. 61 Ley 19550 para el caso de que se lleve
medios P.E.D.
 Inventario de cierre: detalle premonizado del conjunto de Bienes, Derechos y Obligaciones.
 Balance o Estados Contables: contiene información financiera básicamente de uso externo.

¿Quiénes firman el libro de inventarios y balances?

 Representante Legal.
 Auditor Externo.
 Síndico o presidente del órgano de fiscalización.

Libro Diario General

Es un registro contable cronológico, principal e histórico donde se anotan los efectos patrimoniales y los
resultados producidos por la ocurrencia de hechos y operaciones del ente, conforme orden en que se
fueron produciendo.

Características:

59
 Obligatorio: contiene toda la información referida a la organización en forma analítica o resumida.
Muestra el acto de todas las operaciones económico – financiera del ente.
 Cronológico e histórico: registra las operaciones conforme ocurren en el tiempo. Los asientos se
orden por fecha conforme se van produciendo las operaciones o al fin del período mensual.
 Heterogéneo: no agrupa la información por conceptos homogéneos sino en forma completa cada
operación, utilizando las cuentas para reflejar las variaciones cualicuantitativas.
 De primera entrada: en los casos de único Diario, pero se transforma en registro de Segunda
Entrada, cuando usa Diarios Auxiliares y registra esta parte de la información por medio de asientos
resúmenes.
 Encuadernado: hojas sueltas (PED).

Contenido de los asientos contables:

 Fecha de operación económica financiera.
 Codificación alfanumérica de las cuentas a utilizar.
 Cuentas colectivas y analíticas.
 Importe numérico de la operación en moneda nacional.
 Leyenda: descripción conceptual y detallada de la operación con mención de los comprobantes que
la respaldan.

Clases de asientos en el Libro Diario:

1. Según la cantidad de cuentas que utiliza:

 Simples: contienen solo dos cuentas.
 Compuestos: contienen más de dos cuentas.
2. Conforme a los tipos de asientos:
 Asientos de apertura: se efectúan al inicio de las actividades (fuente: inventario de aporte,
contrato social) y al inicio de cada ejercicio económico.
 Asientos resúmenes: provenientes de los subdiarios o de minutas contables.
 Asientos de operaciones económico – financieros: en forma individual.
 Asientos de ajuste: originados por conciliaciones de saldos contables internos o
internos/externos.
 Asientos de cancelación de cuentas de resultados o asiento de refundición.
 Asientos de cierre o cancelación de cuentas patrimoniales.
 Asientos tipos: son asientos predefinidos que contienen más de dos cuentas y que facilitan
la registración de las operaciones.

Libro Mayor General

Es el registro contable necesario para la técnica contable, pero no obligatorio conforme normas legales.
En el mayor se anotaran todos los movimientos habidos en las cuentas obteniendo los respectivos saldos
luego de cada transacción. Son registros temáticos.
Por medios PED es generado de manera automática y es de emisión continua. Es un proceso de
clasificación de la información contable por procesos análogos.
Resumen el movimiento total operativo de cada cuenta.
El Libro Diario es su fuente de datos de donde capta la información y se modifican todas las cuentas y los
importes surgen del asiento del Diario, que siempre provoca dos o más modificaciones en las cuentas del
Libro Mayor, por eso el Mayor es de segunda entrada (al tomar información del Diario General).
El Libro Mayor representa el conjunto de cuentas que utiliza la contabilidad de una empresa.
Su objeto es reunir las anotaciones por semejanza de operaciones, seleccionando la cuenta a utilizar en
el momento de registrar las variaciones que exterioriza el comprobante. Es el instrumento base para la
preparación del balance de sumas y saldos y consecuentemente para la preparación de los Estados
Contables.

Características:

60
 Homogéneo: agrupa los efectos de los hechos y operaciones por concepto o tema.
 Principal: porque contiene el efecto de la totalidad de los hechos y operaciones registradas en el
Diario General.
 De segunda entrada: porque capta o toma los datos del Diario General, es decir de otro registro y
no directamente del comprobante.
 No obligatorio: legalmente no es obligatorio, pero es indispensable para la técnica contable.
 No tiene forma predeterminada: puede ser llevado en libros encuadernados, en fichas o en hojas
sueltas. Su formato depende del medio de procesamiento utilizado y de las pautas internas de la
organización.
 Es un registro de emisión continua: si se utilizan medios PED.

La registración en el Libro Mayor cubre dos aspectos:

1. Aspecto cualitativo:
 Nombre de la cuenta y código asignado.
 Referencia a la fecha de la operación.
 Referencia al número de asiento del Diario General.
 Detalle de la operación, referenciado el comprobante respaldatorio.
2. Aspecto cuantitativo:
 Debe.
 Haber.
 Saldo.

Registros Contables Auxiliares

La incorporación de registros auxiliares persigue diferentes fines:

 Pretende implementar un mayor grado de análisis de las cuentas (utilización de las cuentas simples
o analíticas).
 Pretende dividir el trabajo.
 Busquen distintas capacidades por la necesidad de información, por la dispersión geográfica de la
empresa, entre otros factores.

El grado de análisis que se pueda implementar en los libros principales estará dado por la cantidad de
cuentas individuales en el Plan de Cuentas. Y la desagregación del Plan de Cuentas considerará las
personas afectadas a la tarea, porque a mayor cantidad de cuentas simples mayor cantidad de trabajo,
excepto que se dispongan que los medios de procesamiento sean electrónicos.
En realidad la desagregación de los registros principales en auxiliares nació básicamente por la necesidad
de dividir el trabajo, de acortar los tiempos para poder contar con información oportuna y analítica.

Mayores auxiliares

A partir de las registraciones realizadas en el libro diario en el que se inserta la totalidad de los datos del
sistema y se utilizan las cuentas correspondientes de acuerdo con la sistematización diseñada en el plan
de cuentas, con sus débitos y créditos respectivos, se efectúan las anotaciones en el libro mayor. Este es
el que contiene las registraciones ordenadas por unidad temática: las cuentas.
Los mayores auxiliares surgieron por la existencia de un gran número de cuentas individuales, que al
estar incluidas en el Mayor General. Generaban un registro de considerable tamaño y volumen, cuyo
manejo, por razones físicas, estaba bajo la responsabilidad de una persona produciendo los problemas
de estrangulamiento del normal flujo de la información.
En vista a estas circunstancias, se hizo necesario desagregar el Mayor General en tantos Mayores
auxiliares,
Según el grado y calidad de información que se deseaba obtener y de la cantidad de cuentas individuales
en que se subdivide una cuenta colectiva.
Por el contrario, si las cuentas individuales son pocas no se justifica la utilización de estos mayores
auxiliares, llevándose las mismas directamente en el Mayor General

61
La implementación de auxiliares en el proceso de elaboración de datos, permite diseñar un SISTEMA
ANALÍTICO- SINTÉTICO DE REGISTRACIÓN, en contraposición al esquema sintético que implica la
utilización exclusiva de registros principales.
Sin embargo esto no puede tomarse en un sentido absoluto y dependerá fundamentalmente del Medio
de Registración que se utilice.

Subdiarios

En los subdiarios o registros auxiliares se registran los detalles de las operaciones que luego se registran
mensualmente en forma resumida en el diario, separados por cada tipo de operación (puede existir un
subdiario de compras, otro de ventas, de movimientos de fondos, etc.
Los subdiarios son registros cronológicos auxiliares que muestran la información esencial que debería
exponerse en el diario, pero que por razones de practicidad se segregan de éste, realizando agrupaciones
homogéneas por tipo de operación. Obviamente, estos subdiarios se hacen sumamente útiles cuando
existe una importante cantidad de operaciones rutinarias.
Existen actividades u operaciones que casi toda empresa realiza habitualmente y en forma repetitiva,
con su documentación de respaldo específica. De ahí que haya subdiarios que generalmente utilizan la
mayor parte de las empresas.
Las anotaciones en los subdiarios se realizan directamente de la documentación respaldatoria y los
datos que debe contener cada registración no difiere de las requeridas para el diario principal;
simplemente, se incorporan los datos que individualizan cada operación, mas la información que en cada
caso resulta útil para el sistema de control interno de la organización.
Si el ente utiliza subdiarios, debemos tener en cuenta que las registraciones cronológicas se realizan en
éstos en tanto que en el diario aparecen los asientos resúmenes mensuales con cifras globales.
El ente económico, entre el gran número de operaciones que realiza, algunas sonde carácter repetitivo,
es decir referidas a una cuenta o a conceptos análogos, por ejemplo comprar, vender, pagar y cobrar.
Como todas estas operaciones deben registrarse en un solo Diario, se presenta un nuevo “cuello de
botella” en el normal flujo de la información, ya que solo una persona puede trabajar al mismo tiempo
en él.
Los subdiarios son registros diseñados para sistematizar los asientos de las operaciones económico-
financieras repetitivas

Diseño de los subdiarios

La primera desagregación que experimentó el Diario General estuvo referida al movimiento de fondos,
dando origen al Subdiario de Caja, el que luego para profundizar la división del trabajo y cumplir con
pautas de control interno se lo subdividió en Subdiario de Caja Ingresos y en Subdiario de Caja Egresos.
Todos lo Subdiarios que se explicarán están referidos a medios manuales.
En general todos los subdiarios están diseñados bajo la forma de un diario tabulado, correspondiendo un
conjunto de columnas para movimientos al debe (flujos) y un conjunto de columnas para movimientos
al haber (flujos).

Por ejemplo:

Subdiario de caja ingresos o entradas:

1. Un conjunto de datos cualitativos distribuidos en columnas de la siguiente forma:

- Fecha: día y mes.
- Comprobante: tipo y número.
- Detalle de la operación.
2. Un conjunto de datos cuantitativos distribuidos en columnas de la siguiente forma:
- Una primera columna de importes que representan débitos a la cuenta caja.
- Un conjunto de columnas específicas con los nombres de las cuentas que representan los
créditos (haber).
3. Una parte de “cuentas varias” compuesta de:
- Una columna cualitativa para el nombre de la cuenta de haber o acreditada que no tiene
columna especifica.
62
 - Una columna cuantitativa para el importe acreditado en dicha cuenta.

Con respecto al Subdiario de Caja Egresos o Salidas, la distribución es similar, solo que la primera
columna corresponde a los créditos (haber) en la cuenta caja, y el resto de las columnas especificas y la
columna de “varios” corresponde a movimiento al debe.

Subdiario de Compras:

1. Un conjunto de datos cualitativos distribuidos en columnas de la siguiente forma:

- Fecha: día y mes.
- Comprobante: Tipo y número.
- Detalle: (puede incluirse algún dato que identifique al proveedor).
2. Un conjunto de datos cuantitativos al debe y que corresponden, entre otros a:
- Cuenta Mercaderías, discriminadas por tipo de artículo, por tipo de sección, etc.
3. Una primera sección de columnas “varios”:
- Detalle o nombre de la cuenta que debita.
- Importe debitado en dicha cuenta.

4. Un conjunto de datos cuantitativos al haber y que corresponden, entre otros a:

- Cuenta Proveedores, por las operaciones realizadas en cuenta corriente.
- Cuenta Compras al Contado, que es la cuenta puente con el Subdiario de Caja Salidas.
5. Una segunda sección de columnas Varios:
- Detalle o nombre de la cuenta que se acredita.
- Importe acreditado en dicha cuenta.

El diseño del Subdiario de Ventas es similar, cambiando solamente la parte de los datos cuantitativos al
debe y al haber:

1. Un conjunto de datos cuantitativos al debe, que comprende entre otros:

- Una cuenta Deudores por Ventas; para las ventas en cuenta corriente.
- Una cuenta Ventas al Contado: que es la cuenta puente con el Subdiario de Caja Entradas.
2. Un conjunto de datos cuantitativos al haber, que comprende entre otros:
- Cuentas de Ventas, pudiendo estar discriminadas por tipo de artículo vendido, por sección o por
cualquier otro tipo de clasificación.

La cantidad de columnas depende del movimiento de cuentas con que normalmente opera el ente, no
obstante se aconseja no extender demasiado la cantidad de las mismas por cuanto se tornan
inmanejables e incómodas.

Distintas políticas contables en cuanto a su modo de utilización.

La empresa llevará registros contables auxiliares:

Mayores auxiliares
- Mayor auxiliar de Clientes: se habilitará una cuenta por cada cliente por las ventas en cuenta
corriente.
- Mayor auxiliar de Bancos: se habilitará una cuenta por cada banco y tipo de cuenta (corriente,
de ahorro, etc.).
- Mayor auxiliar de Mercaderías (fichas de stock): se habilitará una cuenta por cada artículo
destinado a la venta.
- Mayor auxiliar de Proveedores: se habilitará una cuenta por cada proveedor por las compras
en cuenta corriente.
- Mayor auxiliar de Documentos a Pagar: Se habilitará una cuenta por cada documento pagaré
emitido.
- Mayor auxiliar de Documentos a Cobrar: Se habilitará una cuenta por cada documento pagaré
recibido.

63
Mensualmente, se sumarán los saldos de las cuentas individuales de cada mayor auxiliar y se
confrontarán con el saldo de la cuenta colectiva. En caso de diferencias, se requerirá al cliente,
proveedor remita estado de cuenta a fin de ajustar los saldos pertinentes, si correspondiere, el
subsistema confeccionará minuta contable.

Subdiarios

- Subdiario de Cobranzas (Entradas): Todos los ingresos de efectivo, valores (cheques, cheques de
pago diferido, transferencias bancarias, etc.) se registrarán diariamente con débito a la cuenta
Cobranzas a Depositar, se acreditará la cuenta pertinente: Clientes, ch. de Pago Diferido Recibido,
Ventas Contado, IVA Débito Fiscal. Mensualmente se sumaran las columnas y se confeccionará una
minuta contable a fin de efectuar el pase al Diario General.
- Subdiario de Pagos (Salidas) y Depósitos: Todas las salidas de efectivo y/o valores (efectivo,
cheques, cheques de pago diferido) ya sea por pagos o depósitos se registraran con crédito a la
cuenta respectiva y con débito al concepto o persona que reciba el pago o depósito.
- Subdiario de Ventas: Todas las ventas al contado se registrarán utilizando la cuenta Clientes como
cuenta puente o enlace (con débito a la cuenta Clientes, con crédito a Ventas e IVA DF, en el
Subdiario de Cobranzas, se debitará la cuenta cobranzas a Depositar con crédito a la Cuenta
Clientes). Las ventas a crédito se registrarán utilizando cuentas simples para los clientes habituales.
Mensualmente se sumaran las columnas y se confeccionará una minuta contable a fin de efectuar el
pase al Diario General.
- Subdiario de Compras: Todas las compras de bienes y servicios se registraran con débito a la cuenta
que corresponda según la naturaleza del bien o servicio adquirido, se registrara el IVA CF pertinente,
las cuentas acreedoras indicaran la modalidad de la compra, registrándose en cuentas simples las
que sean habituales.

Unidad siete: Elementos del Sistema Contable: Sistemas de registración.

Sistema de registración

Sistema de registración es la coordinación de un conjunto de comprobantes, cuentas y registros, los que

combinados con una determinada rutina o circuito, permiten transformar datos en información útil para
la toma de decisiones.

Elementos del sistema de registración

De esta definición se deriva que un sistema de registración debe contener los siguientes elementos:

- Conjunto de comprobantes (con efecto patrimonial medible y determinado). Implica considerar

todos los comprobantes internos o externos al ente
- Un conjunto de cuentas: significa contar con el plan de cuentas y su correspondiente manual de
cuentas.
- Un conjunto de registros principales y auxiliares. Y la interrelación que existe entre ellos.
- Una rutina o circuito por donde circula la información partiendo de la documentación fuente hasta
la salida transformada en informes contables

Se muestra el flujo de datos a través del proceso de elaboración de la información, desde la

documentación fuente, pasando por la salida intermedia de información a través de reportes, hasta
llegar a los estados contables y su vuelco al Libro Inventario y Balances.

Cuentas -PCtas-
MCtas 64

Registros
 Comprobantes Información
contable

(al final de los distintos sistemas se vuelve a este grafico y se lo relaciona con la clasificación dada)

Flujo unidireccional

Los pases de información entre los distintos registros producen vinculación entre ellos y les exige
trabajar en forma interactuada y coordinada. Estas vinculaciones son irreversibles, es decir el pase de
información va en un solo sentido y no a la inversa. Por Ej.

Diario general -----► Mayor General -----► Libro Inventarios y Balances

Registros de análisis y Síntesis

Para organizar un sistema de registración debemos distinguir entre registros de análisis y registros de
síntesis
En los sistemas de registración inciden las características de los Registros contables, siendo estos

Analíticos► mayor grado de Mayor SUB- MAYORES

desagregación► grado de DIARIOS► AUXILIARES
detalle►

Registros contables

Sintéticos► menor grado de Menor DIARIO MAYOR

desagregación► grado de GENERAL► GENERAL
detalle►

Entre los analíticos encontramos los subdiarios y mayores auxiliares.

Entre los sintéticos tenemos el Diario General y el Mayor General.
Tipos de sistemas de registración

Partiendo de los distintos tipos de registros de análisis y síntesis y de los medios de registración que la
organización haya implementado, podemos encontrar los siguientes sistemas de registración:

1. Sistema Directo De Registración

65
Modalidades:

1.1 Sistema de registración DIRECTO propiamente dicho: Es el sistema tradicional de registración

utilizado, en el cual todas las operaciones son registradas en un único diario, el Diario General. Se
utilizan únicamente los registros Principales (que contienen la totalidad de la información de los
hechos económicos registrables). Los sistemas directos se llaman también CENTRALIZADOS porque
tienen una vía única por donde circula la información.

Registros a utilizar:

- Diario General: registra todos los efectos de los hechos y operaciones con repercusión patrimonial
objetivamente medible en forma analítica.
- Mayor General: la registración también en analítica porque los asientos del diario son detallados.
- Inventarios y Balances: la registración en completa y resumida, cualquiera sea el Sist. de
registración y cualquiera sean los medios utilizados.

El circuito es el tradicional: Comprobantes--►Diario General ---► Mayor General ---►EECC----►Inv. y

Balance

1.2 Sistema de registración DIRECTO con el agregado del Libro Caja:

Considera el Libro Caja como parte integrante del libro Diario General: Esta alternativa implica que los
comprobantes, en la medida que se vinculen a operaciones de cobros y pagos pasen directamente al
Diario de Caja y el Diario General capta el resto de las operaciones.

Pagos y cobranzas ----► Libro Caja

Comprobantes Mayor General--►EECC-►LIB

Resto operaciones -----► Diario General

En estos casos el Libro Caja es considerado parte integrante del Diario General y por lo tanto debe ser
llevado con todas las formalidades legales de este.

ACLARACION: Si se considera el Libro Caja como un registro auxiliar, registrándose en ella todas las
operaciones de cobranzas y pagos e integrándose al Diario General a través de un asiento resumen,
implica que el Libro Caja está siendo usado como Subdiario de Cobranzas y Pagos, por ello es indudable
que en este caso estaríamos en presencia de un Sistema Indirecto de registración.

Pagos y cobranzas ----► Libro Caja

Comprobantes Mayor General--►EECC-►LIB

66
 Resto operaciones -----► Diario General

Resumiendo, sólo estamos en presencia de un Sistema de Registración DIRECTO cuando el Libro Caja se
utiliza como parte integrante del Diario General.

Vinculación Sistema Directo con los medios de registración

El sistema directo por medios manuales sólo era utilizado en empresas con pequeño volumen de
operaciones, porque la registración insumía mucho tiempo, lo que lo hacía poco apto para empresas con
gran volumen de operaciones y repetitivas. Hoy eso no ocurre porque con el procesamiento electrónico
se evitan los pases manuales al mayor porque esas tareas y las de cálculo se han automatizado.

2. Sistema indirecto de registración

Modalidades:

2.1 Sistema INDIRECTO de registración

Empezaremos estudiando el Sistema Indirecto de Registración, considerando un medio de registración

manual. El ente económico, entre el gran número de operaciones que realiza, algunas son de carácter
repetitivo, es decir referidas a una cuenta o a conceptos análogos, por ejemplo comprar, vender, pagar y
cobrar. Como todas estas operaciones deben registrarse en un solo Diario, se presenta un nuevo “cuello
de botella” en el normal flujo de la información, ya que solo una persona puede trabajar al mismo
tiempo en él.
Este sistema de registración, entonces, acude al empleo de diarios auxiliares descentralizando las
operaciones, en los cuales recoge la información analítica y para luego llegar a la concentración periódica
de dicha información en los libros principales.
Se llama INDIRECTO porque las operaciones repetitivas llegan indirectamente al registro Diario General
desde los comprobantes. Estos son previamente registrados en los Subdiarios, para luego a través de un
asiento resumen pasar al Diario General.

Subdiario Asiento
Cobranzas resumen

Subdiario Asiento
Ventas resumen
comprobantes Diario -►Mayor ►EECC ►L.I.B
Resto General General
operaciones
Subdiario Asiento
Compras resumen

Subdiario Asiento
Pagos y resumen
Depósitos

Los sistemas indirectos se llaman también DESCENTRALIZADOS porque los datos y/o información
circulan a través de los distintos subdiarios en forma descentralizada antes de llegar al Libro Diario
General.

67
Existen dos etapas en el sistema indirecto de registración:

Primera Etapa: Descentralización de los registros: Existe una registración analítica de operaciones
repetitivas en los distintos Subdiarios. Esto requiere la agrupación previa de los comprobantes
ingresados por operaciones homogéneas. Los Subdiarios habitualmente utilizados son desagregados por
operaciones de compra, venta, pagos y cobranzas.
No siempre se utilizan todos estos subdiarios, solo cuando la frecuencia de las repeticiones lo justifique.
Segunda Etapa: Síntesis o Centralización: Se reúnen las anotaciones de los Registros Auxiliares a través
de asientos resúmenes y se pasan al Diario General y de allí se transcriben al Mayor General; es decir
que periódicamente el diario general resume las anotaciones analíticas de los Subdiarios.

Vinculación de sistema indirecto de registración con medios de registración

Hablamos que al existir gran número de operaciones de carácter repetitivo. Como todas deben
registrarse en un solo Diario, se presenta un “cuello de botella” en el flujo de la información, ya que solo
una persona puede trabajar al mismo tiempo en él.
Este problema así expresado, ocurre únicamente cuando el sistema de registración emplea Medios
Manuales, debiendo recurrirse al auxilio de Subdiarios. No es así, si se utilizan Medios de Procesamiento
Electrónico de Datos (PED), donde las características ya expresadas hacen inexistente el problema de la
gran cantidad de operaciones repetitivas.
Es por eso que, generalmente cuando se implementan medios electrónicos no se contempla la existencia
autónoma de diarios auxiliares (o Subdiarios) ya que estos se encuentran incorporados “dentro” del
propio Diario General.
Si bien en medios electrónicos normalmente no se segregan estos Subdiarios, habrá quienes
implementen sistemas de computación que contengan sub-sistemas con utilización de subdiarios, todo
dependerá:
- del tipo de información que se requiera
- de la característica específica de la empresa
- del tipo de equipo de procesamiento que se disponga y
- fundamentalmente, de las exigencias de los organismos de contralor.

Otra vinculación:

En cuanto a la integración (con asientos resúmenes mensuales del Subdiario al diario general) pueden
vincularse:
- EN FORMA MANUAL: Cuando no existe integración automática. Se hará vía Minuta contable.
- EN FORMA AUTOMATICA: Cuando se encuentra informatizado y vinculado dentro del programa de
contabilidad. (PED)

1.2 y 2.2.Sistemas de registración con el uso de MAYORES AUXILIARES:

Como se ve en la clasificación de sistemas de registración, el uso de mayores auxiliares (estudiados en

detalle en la unidad 6) no es exclusivo de ninguno de los sistemas de registración tanto Directo como
Indirecto.
Introducción:
Los Mayores auxiliares surgen por la existencia de un gran número de cuentas individuales, que al estar
incluidas en el Mayor general, generan un registro de considerable tamaño y volumen, produciendo
también un estrangulamiento del normal flujo de información.
Entonces, se desagrega el Mayor General en tantos Mayores Auxiliares como sea necesario, según el
grado y calidad información que se desee obtener.

Ventajas en el uso de Mayores auxiliares:

Esto permite la simultaneidad de tareas y posibilita encargar el manejo de cada registro auxiliar a
distintos responsables, por lo que se dice del Mayor Auxiliar que:
- facilita la división del trabajo y
- la implementación de áreas de responsabilidad dentro del SIC.
68
La incorporación de estos auxiliares en el proceso de elaboración de datos permite diseñar un sistema
analítico- sintético de registración, distinto del sistema sintético que implica la utilización exclusiva de
registros principales.

Vinculación de Mayores auxiliares con medios de registración

La utilización de uno u otro sistema (es decir, con o sin mayores auxiliares) dependerá
fundamentalmente del medio de registración empleado por la organización y de la cantidad de cuentas
individuales a usar:
- Si las cuentas individuales (analíticas o simples) son pocas no se justifica la utilización de Mayores
Auxiliares.
- El uso de Mayores Auxiliares se justifica cuando el medio de registración es manual.
- Cuando el medio de registración es por PED, no se justifica el uso de Mayores auxiliares pues por la
característica que tiene el PED se pueden manejar gran cantidad de cuentas individuales, las que
quedan incorporadas sin problemas en el Mayor General.
Rutina o circuito con el uso de submayores

En el sistema que incorpora los submayores o mayores auxiliares, el Mayor general trabaja con cuentas
colectivas o sintéticas resumiendo la información que se expresan en forma detallada en cada una de las
cuentas simples del mayor auxiliar respectivo. Esta relación entre cuentas simples y las colectivas
permite usar estas últimas como CUENTAS DE CONTROL, verificándose que el saldo de la cuenta
colectiva del Mayor General sea igual a la Sumatoria de los saldos de las cuentas individuales que
conforman el Mayor Auxiliar.

En un sistema directo

Comprobantes--►Diario General ---► Mayor General ---►EECC----►Inv. y Balance

Mayores Auxiliares - - - - control

En un sistema indirecto

Subdiarios Asiento
resumen
Diario --►Mayor --►EECC --►L.I.B
comprobantes General General

Mayor -------- - - - control

auxiliar
Control

Es característico el control que se realiza entre el registro Mayor General y los Mayores Auxiliares. Este es
un control de la SINTESIS que se registra en el Mayor General versus el control de ANALISIS que se
registra en los Mayores Auxiliares.
Este control es efectivo dado que las cifras del Mayor General se obtienen del comprobante original, de
la misma forma en que se obtienen las cifras de los Mayores Auxiliares. De esta manera s evita que un
error de lectura del comprobante original se pase de un registro a otro sin ser detectado, ya que el
comprobante es leído dos veces. Si existe inconsistencia entre las cuentas del Mayor auxiliar con la
cuenta colectiva del Mayor General, significa que: una lectura ha sido mal realizada o que la
mayorización (el pase del registro Diario general al Mayor General) ha sido realizada en forma incorrecta.

Políticas contables en cuanto al sistema de registración a aplicar

Referidos al Sistema Directo de Registración: La empresa selecciona el Sistema de Registración Directo

para el procesamiento de la información contable. A tales efectos, se utilizarán los siguientes registros:
Libro Diario General, mayor General y el Libro de Inventarios y Balances.
69
Referidos al Sistema Indirecto de Registración:

La empresa selecciona el Sistema de Registración Indirecto para el procesamiento de la información

contable. A tales efectos, se utilizarán los siguientes registros: Los libros Subdiarios “Cobranzas”, “Pagos
y Depósitos”, “Ventas” y “Compras”, Libro Diario General, mayor General y el Libro de Inventarios y
Balances.
Se utilizarán las siguientes cuentas de enlace: “Ventas contado” para vincular el Subdiario Ventas con el
Subdiario Cobranzas. Y la Cuenta “Compras Contado” para vincular el Subdiario Compras con el
Subdiario Pagos y Depósitos. Mensualmente, a partir de las registraciones realizadas en los libros
subdiarios se confeccionará el asiento resumen para su pase al Libro Diario General.
La integración con el Libro Diario General se hará a través de una minuta contable por cada Subdiario.
Los asientos resúmenes de la información contenida en los subdiarios se confeccionarán en base a
Asientos tipos elaborados para cada caso, donde se incluirán todas las cuentas necesarias para tal fin.

- Subdiario de Cobranzas (Entradas): Todos los ingresos de efectivo, valores (cheques, cheques de
pago diferido, transferencias bancarias, etc.) se registrarán diariamente con débito a la cuenta
Cobranzas a Depositar, se acreditará la cuenta pertinente: Clientes, ch. de Pago Diferido Recibido,
Ventas Contado, IVA Débito Fiscal. Mensualmente se sumaran las columnas y se confeccionará una
minuta contable a fin de efectuar el pase al Diario General.
- Subdiario de Pagos (Salidas) y Depósitos: Todas las salidas de efectivo y/o valores (efectivo,
cheques, cheques de pago diferido) ya sea por pagos o depósitos se registraran con crédito a la
cuenta respectiva y con débito al concepto o persona que reciba el pago o depósito.
- Subdiario de Ventas: Todas las ventas al contado se registrarán utilizando la cuenta Clientes como
cuenta puente o enlace (con débito a la cuenta Clientes, con crédito a Ventas e IVA DF, en el
Subdiario de Cobranzas, se debitará la cuenta cobranzas a Depositar con crédito a la Cuenta
Clientes). Las ventas a crédito se registrarán utilizando cuentas simples para los clientes habituales.
Mensualmente se sumaran las columnas y se confeccionará una minuta contable a fin de efectuar el
pase al Diario General.
- Subdiario de Compras: Todas las compras de bienes y servicios se registraran con débito a la cuenta
que corresponda según la naturaleza del bien o servicio adquirido, se registrara el IVA CF pertinente,
las cuentas acreedoras indicaran la modalidad de la compra, registrándose en cuentas simples las
que sean habituales. Las reposiciones de Fondo Fijo se registrarán en el Subdiario “Pagos y
Depósitos”. Las rendiciones de Fondo Fijo se registrarán directamente en el Libro Diario General.
Esta sería Particular del subsistema Fondos.

Referidos a los Mayores Auxiliares:

Se llevarán Mayores auxiliares de las cuentas colectivas Proveedores y Clientes. Los mayores auxiliares se
llevarán en hojas sueltas, siendo responsable del registro y archivo ordenado el responsable del
departamento xxxx.

- Mayor auxiliar de Clientes: se habilitará una cuenta por cada cliente por las ventas en cuenta
corriente.
- Mayor auxiliar de Bancos: se habilitará una cuenta por cada banco y tipo de cuenta (corriente, de
ahorro, etc.)
- Mayor auxiliar de Mercaderías (fichas de stock): se habilitará una cuenta por cada artículo
destinado a la venta.
- Mayor auxiliar de Proveedores: se habilitará una cuenta por cada proveedor por las compras en
cuenta corriente.
- Mayor auxiliar de Documentos a Pagar: Se habilitará una cuenta por cada documento pagaré
emitido.
- Mayor auxiliar de Documentos a Cobrar: Se habilitará una cuenta por cada documento pagaré
recibido.
70
Mensualmente, se sumarán los saldos de las cuentas individuales de cada mayor auxiliar y se
confrontará con el saldo de la cuenta colectiva. En caso de diferencias, se requerirá al cliente, proveedor
remita estado de cuenta a fin de ajustar los saldos pertinentes, si correspondiere, el subsistema
confeccionará minuta contable.

Sistema Indirecto de Registración

Ventajas del sistema de registración indirecto:

1. Reducción o ahorro del tiempo de trabajo:

1.1 Permite la división del trabajo administrativo contable, esto permite la simultaneidad de las
tareas, al existir la posibilidad de asignar la registración en cada subdiario a un responsable
distinto.
1.2 Reduce la cantidad de pases desde el Diario General al Mayor General. Los datos que recibe
el Diario General son acumulados o agregados y provienen de asientos resúmenes o
globales de los Subdiarios. Esto hace que la mayorización se simplifique al reducirse
considerablemente la cantidad de asientos de diario.
1.3 En función del diseño de los Subdiarios en forma tabulada, una operación se puede
registrar en una sola línea o en dos en función de la cantidad de cuentas deudoras o
acreedoras, eliminándose la necesidad de escribir el detalle de las cuentas.
2. Reducción de la posibilidad de cometer errores.
2.1 La división del trabajo genera áreas de responsabilidad que facilitan asignar tareas y delimitar
responsabilidades, permitiendo también la ubicación y localización de errores
2.2 De lo anterior, se deduce que aumenta el control interno.

¿Cuando no conviene utilizar el Sistema de registración Indirecto?

- Cuando hay que encolumnar demasiadas cuentas

- Cuando las operaciones de igual naturaleza no son repetitivas con intensidad.
- Cuando la empresa es reducida y una sola persona puede registrar todas las operaciones
- Cuando se lleva procesamiento electrónico de datos (PED)

Registros a utilizar en un sistema indirecto

El elemento clave de la descentralización es la incorporación de registros auxiliares, los SUBDIARIOS, los

que permiten una separación de las operaciones para posteriormente proceder a su centralización en el
libro Diario General.
Los registros utilizados básicamente son:
- Diario General
- Mayor General
- Subdiarios: compras, ventas, pagos, cobranzas
- Submayores (no necesario)
- Inventarios y Balances
Los registros funcionan coordinadamente y se vinculan a través de pases de información captada desde
los comprobantes.

Utilización de subdiarios

Los subdiarios deberán tener en cuenta varios aspectos:

- El objeto y actividad principal de la empresa
- La forma en que desarrolla sus actividades (si existe dispersión geográfica)
- La forma de financiación de sus ventas
- Los plazos de pago que obtiene o estima obtener de sus proveedores
- Los bancos con que opera y su modalidad
- Su situación como contribuyente de impuestos, etc.

71
Formato de los subdiarios

Los subdiarios tienen similares datos cualitativos y cuantitativos que los asientos del diario general en su
formato tradicional solo que distribuidos gráficamente de una manera diferente: Todas las cuentas
distribuidas en columnas y se asienta, generalmente en una sola línea cada operación. (Generalmente
con forma de planilla, cuando son llevados en forma manual y si son computarizados tendrán el diseño
implementado por el sistema).

Sistema Indirecto de Registración en función de las operaciones

Denominación de los registros- Alternativas

Subdiarios

Subdiario de cobranzas o ingresos: Se registran diariamente todas las operaciones representativas de

ingresos de fondos. En este subdiario ingresaran los cobros en: dinero en efectivo, cheques de terceros
(a la vista y diferidos, del cliente o endosado por el cliente), giros postales o bancarios.

Subdiario de pagos o egresos: Este subdiario registra todos los movimientos que significan pagos o
egresos de dinero y/o de cheques cualquiera sea su causa.

Subdiario de compras: En este subdiario se registran las compras de bienes de cualquier naturaleza.
Cuando las compras son al contado es habitual efectuar las conexiones de las dos operaciones (compra y
pago) a través de una cuenta de enlace (movimiento) “compras al contado”. De este modo se logra la
vinculación con el subdiario de pagos.

Subdiario de ventas: En subdiario asentamos los efectos de las operaciones de ventas de bienes de
cambio. Las ventas son asentadas analíticamente, y también debe esta preverse la registración del costo
de ventas, cuando la empresa lleva sistemas que permiten determinar el mismo a continuación de cada
operación de ventas. El subdiario de ventas suele ser adecuado a los requerimientos impositivos,
sobretodo en pequeñas y medianas empresas y subsume en el llamada libro IVA VENTAS.

Esto no significa que los Libros de IVA pueden suplir, sin más, a los subdiarios de Compras y Ventas. Para
que ello ocurra deberán agregarse las columnas necesarias para identificar adecuadamente la operación
y las cuentas a debitar o acreditar incluidos sus códigos.

Análisis Comparativo Entre Ambos Sistemas De Registración

Captación de datos

- Análisis de las operaciones: es la etapa de la captación de datos, donde se seleccionan los

comprobantes registrables y no registrables. No existe diferencia entre ambos sistemas.

Procesamiento de datos

- Clasificación de los comprobantes registrables: acá se manifiestan diferencias entre ambos

sistemas, ya que en el indirecto la etapa de clasificación de los comprobantes se efectuara de
acuerdo a los distintos subdiarios implementados por la empresa.

Registración

- ¿En qué libros?

 Sistema directo: Libros Diario general. Mayor General. Libro Inventarios y Balances.
 Sistema Indirecto: Se agregan los Libros subdiarios.

- En cuanto a la centralización de la registración.

72
  Sistema directo: registra directamente todas las operaciones en forma analítica. Pimera
entrada. Centralizado

 Sistema indirecto: registra las operaciones en forma resumida y en forma analítica. Primera y
Segunda entrada. Descentralizado.

- Mayorización de asientos del diario al mayor: siempre se da esta tarea cualquiera fuese el sistema
de procesamiento.

 Sistema directo: mayoriza todas las operaciones en forma analítica.

 Sistema indirecto: mayoriza todas las operaciones en forma resumida y en forma analítica.

- Confección de ajustes diversos al cierre: no existen diferencias entre ambos sistemas.

- Calculo de sumas y saldos del diario y el mayor: se realiza en ambos sistemas. Pero si el
procesamiento es electrónico lo realiza automáticamente el Sist.

- Almacenamiento de la información: En el sistema directo el almacenamiento se efectúa en el diario

y el mayor, en el indirecto se agregan los subdiarios.

Salida de datos

- Confección de balances de saldos de mayores auxiliares, mayor general y otros informes obtenidos a
partir de ellos: no hay diferencia entre los sistemas, aunque en el SIR existen o pueden existir
reportes de los subdiarios.

Decimos que en un sistema de registración se coordina:

1. La entrada de los comprobantes al proceso contable. Es decir en qué registro contable se asienta
para comenzar el proceso.
1.1 En un sistema directo: los comprobantes se ingresan directamente al Diario General.
1.2 En un sistema indirecto: los comprobantes se ingresan en el Diario General o al
Subdiario cuando corresponda de acuerdo a las políticas de la empresa (cuantos y cuales
subdiarios se usarán y qué se registrará en cada uno de ellos).
2. Proceso: para hacer el registro de las distintas operaciones en base a los comprobantes se deben
usar cuentas. Estas pueden diferir según los registros que se usen. Y tanto las Cuentas (con el Plan
de cuentas, Manual de cuentas) y los Registros se relacionan a través de una rutina
2.1 En un sistema directo: se usarán las cuentas que ya hemos estudiado. Los registros a
usar son Diario General, Mayor General y Libro Inventarios y Balances. La rutina de registración es
la que han aprendido en C.B.
2.2 En un sistema indirecto: Se usarán además las “cuentas de enlace” que unirán los
distintos Subdiarios con el Diario General. Los registros a usar son Libros Subdiarios (en la cantidad
y para las operaciones que definan las políticas contables), Diario General, Mayor General y Libro
Inventarios y Balances.
3. La salida corresponde a informes que resultan del proceso anterior y que depende del sistema de
registración empleado. Se debe tener presente que los REPORTES, indispensables para la toma de
decisiones, son considerados una salida intermedia de la información. No requieren cumplir con
todos los aspectos formales de los estados contables ni deben ser volcados al registro Libro
Inventario y Balances.

Registración seccional y de sucursales

73
Sección: es una unidad productiva dentro de la empresa. Y pueden existir secciones sin que exista
dispersión geográfica en la empresa. Se refiere a una misma organización o empresa cuyo objetivo es la
determinación de resultados de explotación por sectores o líneas de productos.
Esta forma de registración considera cada sector productivo de resultados operativos como una pequeña
unidad productiva independiente, con patrimonio resultados propios.

Sucursal: expansión geográfica de la empresa. Es todo establecimiento secundario dotado de

representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se desarrollen, total o
parcialmente, las actividades de la sociedad.

Descentralización operativa y funcional:

 Registración seccional: se aplica cuando en una misma empresa el objetivo es la determinación de

resultados por sectores o líneas de productos.
Se determinan los resultados separados por secciones, refundiéndose al final del período y con el
agregado de los gastos de administración general se procede a la obtención del resultado final.
Cuando la administración central cuenta con sistemas computarizados esto puede diseñarse en el
Plan de Cuentas previéndose las cuentas patrimoniales y de resultado por sector.
Los SCP tienen planes de cuentas diseñados de tal modo que sin desdoblarlos y hacerlos extensos,
se codifique en función de centros de costos.
 Registración de sucursales: crear sucursales es uno de los procedimientos típicos para la expansión
empresarial, implica la descentralización de operaciones, no teniendo esas bocas de venta o
sucursales de personalidad jurídica propia, y realizando en la misma parte de la actividad
empresarial.
Es habitual que se autorice a las sucursales a efectuar pagos menores habilitando una caja chica o
fondo fijo con una periodicidad determinada de rendimiento y reposición.
Se pueden contabilizar tres situaciones:

 Contabilidad centralizada en la administración central (descentralización operativa): para

funcionar la sucursal puede llevar registros auxiliares y periódicamente le suministrará
información en forma global a casa central.
 Sucursales con autonomía contable (descentralización operativa y funcional): existen libros
contables independientes en la administración central y en cada sucursal. Es decir que
existen cuentas de enlace para cada sucursal en la contabilidad de la administración
central.
 Sucursales con autonomía contable relativa: es una situación intermedia y más
generalizada, por el cual la sucursal lleva algunos libros para registrar determinadas
operaciones, que luego se cancelan con el traspaso a la contabilidad de la casa centra a
cifra total de las operaciones realizadas en forma global y el detalle estaría en cada
sucursal.

Registración indirecta en función de la dispersión geográfica

Es el caso de la descentralización de las actividades de producción, sobre todo en el caso de empresas

con fábricas alejadas de la administración central.
Esto ocurre cuando hay impedimentos normativos en cuanto al establecimiento en zona urbana de
determinadas actividades fabriles. En otros casos, se origina con el aprovechamiento de beneficios
fiscales impositivos que promocionan la actividad industrial. En estos casos las fábricas controlaban sus
propios activos. Operan prácticamente como sucursales, aunque realicen actividades de producción.
Siempre un proceso de descentralización en la registración implica la incorporación de registros
auxiliares. La descentralización administrativa contable de sucursales incorpora diarios auxiliares en cada
sucursal.

Cuentas de enlace:

74
 En cada una de esas unidades deben abrirse cuentas de enlace, para registrar las transacciones con
las otras unidades.
 Cuando una unidad contabiliza un débito en la cuenta de otra, esta debe registrar un crédito por el
mismo importe en la primera y viceversa.
 Periódicamente debe verificarse que los saldos entre esas unidades coincidan (con signos opuestos).
 Dichos saldos no deben aparecer en los informes contables.
 La documentación respaldatoria de esa cancelación es la rendición de cuentas de cada sección.

Unidad ocho: Elementos del sistema contable: Medios de registración.

Medio de registración

Es un elemento imprescindible del SIC. Se ubican en la primera fase de la sistematización, en la selección

del sistema contable. Condiciona y determina las características de los otros elementos del sistema
contable, y que se desarrolla en la etapa de diseño.

Ostengo: La forma en que los datos contenidos de los comprobantes son asentados en los registros
contables y los elementos materiales y técnicos, físicos o no, que se utilizan para efectuar dichas
anotaciones cuali – cuantitativas se denomina Medios de Registración.

Clasificación:

 Medios manuales: la registración a partir de los comprobantes es manual en el libro diario, y luego
se realiza en el mayor. También son denominados manuscritos porque las anotaciones en los
registros son realizadas de puño y letra. Aún cuando para la realización del trabajo se utilice algún
elemento auxiliar mecánico, no se modifican las características de este medio de registración. El
inconveniente es su lentitud.
 Procesamiento electrónico de datos (PED): es muy útil ya que agiliza el proceso, de los
comprobantes se registra en el libro diario y automáticamente en el mayor, automatizando tareas,
se gana tiempo en la registración para disponerlo al análisis de información. El PED tiene una
capacidad muy superior para efectuar cálculos y anotaciones, tanto en calidad como en velocidad en
relación a los otros medios, y además con capacidad de almacenamiento, las causas históricas que
generaron la necesidad de crear mayores auxiliares y subdiarios hoy quedan desactualizadas. Al
utilizar el PED vuelve a los orígenes de un sistema de registración directo con un Diario General y un
Mayor General.

Causales de evolución hacia el medio PED:

 Grandes volúmenes de datos generados por el contexto que deben ser transformados en
información.
 Información obsoleta debido al atraso en su obtención.
 Requerimientos impositivos actuales.
 Constante avance tecnológico.
 Abaratamiento y facilidad de compra de software y hardware.
 Aparición de cultura computacional: la computadora se ha convertido en una herramienta de
trabajo del SIC, para resolver problemas individuales ante el crecimiento y complejidad de las

75
 operaciones, sino que existe la posibilidad de comunicación entre computadoras: fax, módem,
redes, internet, que permiten intercambiar información.

El sistema de registración no depende del medio, puede ser directo o indirecto en ambos casos.

Si bien puede utilizarse por cualquier medio de registración, el PED facilita el uso de asientos tipo, donde
uno importa el asiento y agiliza la carga homogeneizando la forma de registración, disminuyendo el
número de errores. Además permite una capacitación al personal activa.

La LSC autoriza el PED, pero se requiere autorización del Registro Público de Comercio para el libro Diario
General. Exime únicamente el requisito de estar encuadernados, deben estar foliados y rubricados.

El medio PED utiliza los siguientes elementos:

 Hardware: partes físicas o tangibles de una computadora.

 Software: conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación y datos
asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación.

Analogía de Hardware y Software del SIC:

 Hardware: lo vinculamos a las cuentas, plan de cuentas, comprobantes y registros. Son los
elementos del SIC.
 Software: lo vinculamos a las políticas contables, ya que determina como utilizar los elementos,
como combinarlos.

Base de datos

Colección integrada de datos de computadora, organizados y almacenados de manera tal que se facilite
su recuperación.

Conjunto de información almacenada en memoria auxiliar que permite el acceso directo y un conjunto
de programas que manipulan esos datos.

Los datos están ordenados, y ocupan un único lugar de archivo dentro del sistema (disminuyendo el
volumen del mismo).

La información es un activo no mensurable.

Las ventajas de las bases de datos son:

 Independencia de datos y de tratamiento.

 Coherencia de resultados: reduce la redundancia.
 Mejora la disponibilidad de datos.
 Respaldo y recuperación.
 Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
 Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

Contabilidad e informática

La informática es la ciencia aplicada que abarca el estudio y aplicación del tratamiento automático de la
información, utilizando sistemas computacionales, generalmente implementados como dispositivos
electrónicos. También está definida como el procesamiento automático de la información.

76
Una de las aplicaciones más importantes de la informática es proveer información en forma oportuna y
veraz.

Políticas contables

Una política se establece con la finalidad de regular toda la actividad contable referida a registros,
medios, tratamientos y presentación resumida de las transacciones financieras. La elección del medio de
registración se ubica dentro de las políticas contables generales, definirla involucra a todo el ente. Lo
define el contador y los gerentes, pero para que cumpla las funciones de respaldo que requiere la
autorización del RPC: esa autorización la pide la empresa más el dictamen de un contador público que se
hace responsable de garantizar que el software permite llevar una contabilidad ordenada y que no
puede ser adulterada cerrados los ejercicios contables.

Información de tareas contables

Informatizar implica reducir el tiempo que tradicionalmente se afecta a tareas de procesamiento de

datos contables, recuperando tiempo para las tareas que requieren atención del profesional de datos
contables, recuperando tiempo para las tareas que requieren atención del profesional como análisis e
interpretación. La informática es utilizada por el SIC como una herramienta.

Tareas contables que pueden ser automatizadas e informatizadas, aplicando la tecnología al desarrollo
de la actividad contable:

 Captación de datos: lectores de códigos de barras.

 Registros de asientos.
 Comparaciones lógicas y cálculos matemáticos.
 Clasificación de datos.
 Presentación por pantalla de informes.
 Búsqueda de saldos: consulta por pantalla.
 Emisión de informes.
 Impresión de listados.
 Plan de cuentas.
 Asientos de apertura y refundición.

Ventajas de la informatización:

 Recuperar tiempo y dedicarse al análisis e interpretación.

 Efectuar proyecciones de datos contables, proyectar resultados.
 Diseñar sistemas que aseguren el suministro rápido de información.

Normativa vigente: el Art. 61 de la LSC autoriza el uso de medios de procesamiento electrónico de

datos. Requisitos:

Petición efectuada ante el RPC.

 Dictamen técnico de un profesional en ciencias económicas.

 Autorización obtenida debe ser transcripta en el libro Inventario y Balances.
 Autorización tácita: pasado los 30 días de pedida la autorización, ante el silencio, se presume
otorgada.

Tipos de aplicaciones contables computarizadas

77
Las aplicaciones contables computarizadas son software o programas que realizan las tareas de
procesamiento electrónico de la información contable y se construyen así en uno de los elementos del
SIC.

En la elección del sistema se deben tener en cuenta las necesidades de la empresa y la

actividad que desarrolla.

Software enlatado Software a medida

Son estándar: Holistor, Tango. Se diseña un programa
específico, se debe consultar con
el ingeniero en sistemas que tan
a medida lo puedo hacer y
debemos contar con
capacidades del personal para
poder implementarlo.
Es de menor costo y no La informatización es gradual, el
susceptible de modificación. manual de funcionamiento debe
confeccionarse dependiendo de
las características. El servicio
post venta depende del
programador.
Contiene un manual de El costo es más alto.
funcionamiento, al adquirirlo se
adquiere su propiedad e incluye
un servicio post venta.

Elementos a considerar en la elección de uno de ellos

 Necesidades específicas del ente en materia de información en el momento de relevamiento.

 Periodicidad, contenido y forma de informes.
 Posibilidad de informatización progresiva: que el programa se vaya actualizando.
 Que sea compatible con la operatividad del ente y el control interno.
 Plazo de disponibilidad del producto.
 Costo de la implementación.
 Servicio post venta: dependencia de ingenieros en sistemas: conocimiento del servicio post venta
(su ubicación geográfica).

Características de los productos

 Mono o multiusuario: por ejemplo, que la casa central reciba información instantánea de las
sucursales por internet.
 Sistema operativo.
 Tareas que se efectúan y el grado de integración: un programa o software tiene distintos módulos
(contable, liquidación de sueldos) que generan información contable que podrá integrarse al SIC.
 Hardware requerido.
 Instalación.
 Personalización: claves para los distintos grados de usuarios, que el operario o encargado de cargar
los asientos, por ejemplo, no tenga acceso a su modificación sin previa autorización.
 Ayuda en pantalla: guías.
 Conocimiento de la estructura de base de datos.

Producto ideal o aceptable

78
El producto ideal NO existe, se requiere definir el aceptable, que es el que nos permite obtener
mínimamente lo que la organización necesita:

 Satisface necesidades.
 Brinda la mayor seguridad: es conveniente realizar copias de seguridad, claves, etc.
 Tiene el menor costo.
 Compatible con la operatividad del ente y el control interno.

Sistemas PED

La importación de datos permite ingresar información a una base de datos desde fuentes internas o
externas.

Por el contrario la exportación permite enviar datos de una base a otra.

Características del plan de cuentas y manual de cuentas con medios PED

El Plan de Cuentas permite la autorización de tareas y el agrupamiento de la información. Al ser utilizado

con medios PED tiene la ventaja de ser más analítico y es imprescindible la codificación del mismo.

El Plan de Cuentas como sistema de información y control, se presenta con una gran complejidad debido
a los múltiples hechos que debe contemplar y a la forma analítica y a la vez, sintética en que dicha
información ha de ser suministrada.

La importancia que el Plan de Cuentas informatizado posee en la contabilidad computarizada, a través

de programas o sistemas de contabilidad incorporados por las empresas, permite a las mismas obtener
sus informes con mayor precisión, facilidad y en el menor tiempo posible.

A partir de los movimientos y el Plan de Cuentas utilizado por la empresa, cargados en el sistema, la
misma va generando los informes correspondientes: Libro Diario, Libro Mayor, Balance General, Balance
de Sumas y Saldos.

La codificación favorece:

 El agrupamiento y archivo de la información.

 El agregado de cuentas nuevas, la ubicación de las cuentas a utilizar.
 El procesamiento de comprobantes.

El manual de cuentas o codificador de cuentas es necesario para guiar el trabajo que lleva a cabo el
personal de contabilidad.

La ventaja de que el mismo sea emitido por medios PED, es la forma de actualización del mismo y que se
puede presentar como ayuda dentro del sistema PED.

Centros de información

Es una herramienta que ofrecen los Soft Contables Profesionales (SCP), para facilitar la complicación de
información por sub-conceptos diferentes que brindan las cuentas del Plan de Cuentas del SIC.

También son llamados centros de costos o centros de beneficios.

Son unidades funcionales u operativas distribuidas con el propósito de asignar y/o distribuir resultados.

Utilidad de los centros de información:

79
 Sirve para imputar información por conceptos diversos.
 Brinda soporte y complementan el Plan de Cuentas del SIC.
 Útil para generar informes de gestión.
 Su parametrización es a elección de los usuarios.

Seguridad en procesamiento electrónico

El control interno de cualquier empresa debe prever mecanismos para la protección de los datos
contables, los cuales son considerados un activo valioso para la misma.

Cuando se informatizan las tareas contables, la aplicación de los mecanismos referidos depende, en
parte, del grado de seguridad de los sistemas computarizados que se utilicen. Sin embargo, también es
necesario considerar el grado de seguridad en otros niveles, como lo son, en el software de base y el
hardware. Si el grado de seguridad en algunos de estos niveles no es el adecuado, la aplicación podrá ser
atacada por más que esta posea un excelente nivel de seguridad.

Controles y sistema PED

Los controles consisten en métodos, políticas y procedimientos organizacionales que garantizan la

seguridad de los activos de la organización, la exactitud y confiabilidad de sus registros contables y el
apego de sus operaciones a los estándares que defina la administración. Control es cualquier actividad o
acción realizada manual o automáticamente para prevenir, corregir errores o irregularidades que pueden
afectar al funcionamiento de un sistema.

Existen en una empresa dos tipos de controles internos:

1. Control interno administrativo: se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el
ente.
2. Control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a
salvaguardar los activos y a la confiabilidad de los registros contables. El control interno contable del
PED forma parte del ambiente de control interno de sistemas de información de la organización. El
mismo debe implementarse tomando en consideración la naturaleza de los sistemas de
información, incluyendo el grado de mecanización del procesamiento de las transacciones, la
complejidad de la tecnología utilizada y el grado en que la información contable generada depende
de PED.

El sistema de información contable computarizado está controlado por una combinación de:

Controles generales: consiste en una combinación de hardware, software y procedimientos manuales

que crean un entorno de control global. Estos controles los diseñan los analistas en sistemas, pero los
usuarios finales o gerentes participan en los denominados controles administrativos.

Controles administrativos: estos incluyen políticas o procedimientos por escrito que establecen
estándares formales para las operaciones del sistema de información o responsabilidades formales.

Objetivos de controles se clasifican:

 Controles preventivos: es evitar problemas futuros, antes de que aparezcan. Monitorea las
operaciones y las transacciones de entrada. Trata de predecir problemas potenciales antes de que
ocurran y hacer ajustes, prevenir un error, omisión.
 Controles detectivos: son controles que cuando fallan los predictivos, detectan error, omisión que
haya ocurrido, cuanto antes, reportando su ocurrencia.

80
 Controles correctivos: reduce el impacto de una amenaza, facilitando la vuelta a la normalidad
cuando fallan los anteriores, subsana problemas una vez ocurridos. Corrige problemas descubiertos
por problemas detectivos, conociendo su causa y modificando lo necesario para reducir las futuras
ocurrencias del problema.

Controles de aplicación: son controles específicos, únicos para cada aplicación computarizada:

 Controles de entrada: verifican la exactitud e integridad de los datos cuando ingresan. Estos
controles de entrada pueden realizarse manualmente o por lectores ópticos:
 Control de balanceo de asientos.
 Uso de asientos tipos para disminuir errores.
 Marcas, sellos en comprobantes para evitar duplicación en la registración.
 Uso de claves.
 Controles de procedimientos: establece que los datos estén completos y exactos durante la
actualización.
 Controles de salida: asegura que los resultados del procesamiento sean exactos, estén completos y
se distribuyan adecuadamente.

Protección de los datos contables

Los retos en la administración consisten en diseñar sistemas que no estén subcontrolados ni

sobrecontrolados y aplicar estándares para garantizar calidad en proyectos de inversión. Las amenazas
más comunes en los sistemas de información son:

 Fallas de hardware o software.

 Acciones del personal.
 Penetración de acceso a terminales.
 Robo de datos, servicios o equipos.
 Problemas electrónicos.
 Cambio de programas.
 Errores de usuarios.

La informática crea riesgos informáticos de los cuales hay que proteger y preservar a la entidad, estos
riesgos se deben contrarrestar con la composición de factores como normativa, organización,
metodología de trabajo, objetivos de control, procedimientos de control, tecnología de seguridad,
herramientas de control.

La seguridad en la informática abarca los conceptos de seguridad física y seguridad lógica.

 Seguridad física: se refiere a la protección del hardware y de los soportes de datos, así como los
edificios e instalaciones que los albergan. Contempla las situaciones de incendios, sabotajes, robos,
catástrofes naturales. Se refiere a la seguridad ambiental (protección del equipamiento ante
siniestros, tanto robos como naturales).
La seguridad física y ambiental se refiere a los controles y mecanismos de seguridad dentro y
alrededor del área de informática, así como a los medios de acceso al mismo, implementados para
proteger el hardware y medios de almacenamiento de datos.
 Seguridad lógica: se refiere a la seguridad de uso del hardware, a la protección de los datos,
procesos, programas, así como la del ordenado y autorizado acceso de los usuarios a la información.
Restringir el acceso a personas extrañas, proteger el programa, archivo con claves y copias de
seguridad, niveles de acceso, backups (ante un siniestro, la empresa pueda recuperar los datos para
seguir funcionando).

Backup

81
Es una copia de seguridad, se refiere a la realización de copias de datos a fin de que estas puedan
utilizarse para restaurar el original después de una eventual pérdida de datos.

Fundamentalmente son útiles con dos fines:

 Recuperarse de una catástrofe informática.

 Recuperar una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente.

Las copias de seguridad son un proceso que se utiliza para salvar toda la información, de tal manera, que
almacenada en algún medio tecnológicamente disponible.

Política de seguridad

Una política de seguridad explica con documentación el por qué una organización protege su
información.

Los estándares de la organización explican con documentación lo que la organización quiere hacer para
implementar y administrar la seguridad de su información. Los procedimientos explican exactamente
como la organización obtendrá los requerimientos ordenados por estándares y políticas de nivel
superior.

82
 III. Tercera Parte: El sistema contable y los distintos subsistemas.

Unidad nueve: Subsistema de Compras y Proveedores.

Compra de bienes y servicios

Comprar: es la tarea comprensiva de una serie o conjunto de actividades realizadas con el propósito de
lograr el ingreso de un bien ante la necesidad de satisfacer un aprovisionamiento, que se extiende hasta
que el elemento adquirido es entregado por el proveedor y registrado en la documentación contable.

Las características y magnitudes de las compras serán diferentes conforme a la actividad de la empresa,
el tipo de bienes a adquirir, el volumen o cuantía, la ubicación geográfica del vendedor.

Su importancia es variable según la empresa. En la empresa comercial es la función de mayor peso, pero
se ve reducida al valor de los insumos en una empresa de servicios.

La compra puede tener distintas características, puede estar centralizada en una empresa con sucursales
para comprar adecuadamente, obtener mejores precios por cantidad, y luego distribuye.

Función compras

El objetivo básico de cualquier organización es mantenerse en el mercado, e ir incrementando la

participación que tenga en el mismo. Lograr esto se vincula a la adquisición de bienes necesarios para
desarrollar esa actividad.

Una buena compra incide en el costo, y de esta manera en el precio de venta, tengo que considerar que
si es muy alto puedo quedarme fuera del mercado. Por lo tanto una buena gestión de compras reduce el
costo de ventas y amplia el margen de resultado bruto.

En cualquier empresa la diferencia entre el precio de venta y el precio de costo de los bienes vendidos da
origen al resultado bruto. Este puede variar por:

 Aumento de las ventas: producidos por incrementos del precio unitario de la venta del artículo o
incremento del volumen físico de los bienes vendidos.
 Por disminuciones en el costo de ventas: en una empresa comercial el costo de venta suele ser
coincidente con el costo de compras. Luego el costo total de lo comprado es determinante del
precio de venta.

83
La función compras no solo comprende la acción de comprar, sino que se debe comprar de la mejor
manera posible, lo más eficaz, eficiente y al menor costo posible.

La función compras implica trabajar no solo sobre los precios sino sobre los productos que deberán ser
adecuados a los requerimientos. Deben tener la calidad requerida, ingresar en el momento justo,
manteniendo los niveles adecuados de inventarios.

Importancia desde el punto de vista operativo:

 Indispensable para proveer a la función ventas, producción, administración, porque proveerá de

bienes de cambio, las materias primas, papelería y útiles, según corresponda.
 Administración de stock.
 Calidad de los bienes y servicios adquiridos.
 Modalidad de la adquisición de bienes y servicios.

Importancia desde el punto de vista contable:

 Debe reconocer y registrar los efectos de la compra venta observando la documentación fuente.
 Gastos por el mantenimiento de stock.
 Mercadería de reventa.
 Elemento a considerar por costo de venta: método de diferencia de inventario, fichas de stock y
costeo permanente.

La función de compras es operativa, ya que es función del ciclo operativo, vinculada en forma directa con
otros subsistemas, principalmente con contabilidad general por actividades de su función que
provoquen efectos patrimoniales.

Actividades operativas: detección de necesidad de comprar, realizar presupuesto, enviar notas de

pedido u órdenes de comprar, comparar cotizaciones.

Actividades que influyen en el subsistema contable compras: la compra, con su documentación

respaldatoria. También deben pasar a Contabilidad General las bonificaciones y devoluciones, si hubiere.
No importa si las compras se realizan al contado o a crédito, igualmente se informan a Contabilidad
General con la factura y a Tesorería se informa el pago o que se debe pagar, y esta información entra a
Contabilidad General por Tesorería.

Vinculación con Contabilidad General

La vinculación es permanente, a través de minutas contables para la registración de transacciones:

ingresos y egresos de mercaderías. La forma y la periodicidad dependerán de las políticas contables
operativas y los medios de registración (si utiliza PED puede crear archivos de exportación automática).

Si la contabilidad incluye al departamento impositivo: remite minutas para la liquidación o registración

de impuestos relacionados.

Informa a contabilidad las diferencias (no temporales) que impliquen ajustes en la registración, como
resultado de la conciliación de cuentas corrientes con proveedores.

Compras informa el resultado de recuentos físicos que producirán registraciones contables en el caso de
existir diferencias con la contabilidad, o de ser necesario para el costeo (método diferencia de
inventario).

Departamento de compras

En las empresas medianas y grandes, la adquisición de bienes en forma habitual se encuentra vinculada
básicamente al rubro bienes de cambio; pueden dar origen al departamento de compras. Este forma
parte de la estructura organizativa del ente, dependiendo del tamaño de la organización puede o no
84
existir, lo que no implica la inexistencia de la función compras. El departamento es la forma en la que se
organiza la pirámide de decisiones y actividades de un ente. Forma parte de temas de estudio de la
ciencia de la administración, se relaciona con la distribución de funciones autoridades.

En empresas pequeñas puede no resultar recomendable y muy costoso mantener un departamento solo
para compras.

Generalmente el departamento de compras actúa a requerimiento o pedido de otros sectores, en

sentido de que no es autónomo para realizar las compras solo por iniciativa propia.

Deberá tener en cuenta:

 Cantidad a comprar: determinado por el sector producción o ventas o; por almacenes.

 Oportunidad de efectuar la compra: vinculado con las necesidades de cada sector.
 Precio de compra: el mismo es responsabilidad del sector de compras ya que es el que se encuentra
en contacto permanente con los proveedores.
 Calidad de los bienes a comprar: fijado por el sector solicitante.
Subsistema compras: es la representación teórica, enfoque sistémico, de la función compras, es la parte
donde fluye información contable, a partir de una exteriorización de variación patrimonial o información
cualitativa de interés.

La compra – venta mercantil: es una operación donde uno compra y el otro vende: valor de
incorporación de las compras:

 Costo de la compra.
 Impuestos recuperables.
 Intereses adelantados. Implícitos y explícitos.
 Total facturado.

La información que requiere contabilidad general: es el precio de compra según factura (de contado),
menos intereses, más gastos necesarios.

Vinculaciones de la función compras con el sistema de registración que utilice la empresa:

Dependiendo del sistema de registración se podrá observar en el subsistema compras:

 Sistema indirecto:
 Existirán subdiarios que requerirán cuentas de enlace entre subdiario compras y pagos o
diario general (compras al contado).
 Cierres periódicos para informar a contabilidad general (asiento resumen) podrá preverse
asiento tipo para tal fin.
 Puede integrarse el libro IVA compras con el subdiario de compras.
 Sistema directo por medio manual: cuentas sintéticas que faciliten la registración manual
(proveedores).
 Sistema directo o indirecto por medios PED: se podrá incrementar el uso de cuentas simples,
facilitando controles y emisión de informes detallados.

Comercio electrónico: E – Commerce

Consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como
Internet y otras redes informáticas. Cualquier forma de transacción comercial (no solo comprar y vender)
en la que las partes interactúan electrónicamente en lugar de un intercambio físico o contacto físico
directo.

Las partes interactúan en forma electrónica, sin contacto físico, se compran y venden bienes del
mercado. Se pueden lograr:

85
 Ventas de productos finales de empresas a consumidores.
 Comercio entre empresas, donde encontramos una empresa cliente y una proveedora.
 Subastas donde particulares venden productos. Ejemplo: Mercadolibre.com
 Agrupaciones de consumidores.
 Transacciones entre el sector público con ciudadanos y empresas.
 Comunicación entre empresas y trabajadores.

El impacto del comercio electrónico en la función compra consiste en:

 Mayor capacidad para captar proveedores.

 Optimización de procesos.
 Reducción de costos y tiempos.
 Exige controles ante los riesgos de Internet.

Estas operaciones requieren la existencia de facturas electrónicas. El impacto de las operaciones con
modalidad electrónica cambia la estructura física procedimental disminuyendo costos, tiempo y espera.
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital, e – factura o efactura, es un
documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las
facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido. La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en
soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las
facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o
digitales.

Impacto del comercio electrónico en el SIC:

 Informes: se determino un lenguaje estándar que permita el intercambio de información contable.

 Circuitos de comprobantes y archivos: cambia la transferencia de información, que al ser
electrónica es inmediata entre subsistemas, al igual que la captura, almacenamiento y recuperación
de documentos electrónicamente.
 Controles: necesidad de aplicar programas de auditoría para detectar anormalidades en la falta de
papeles.

Comprobantes usuales vinculados a las compras: es una función en la que existe una gran cantidad de
formularios operativos.

 Nota de pedido: es el documento a través del cual una persona o empresa formula un pedido a un
proveedor en la que se detalla la mercadería solicitada en cuanto a cantidad, unidad, precio
unitario, etc.; las condiciones de pago: contado, crédito, documentado, la forma de entrega y el
plazo de entrega.
El original se remite al proveedor y el duplicado queda en poder del comprador para verificar la
ejecución de la compra y el control de los respectivos bienes.
Es un documento interno, de uso externo, no origina registración pero debe ser tenido en cuenta en
la toma de decisiones, completa el legajo de documentación de las compras.
 Pedido de cotización a proveedores: habitualmente es pedido a varios proveedores, es un
formulario no registrable.
 Cotizaciones recibidas de los proveedores: más que un comprobante es un informe o resumen de
las propuestas recibidas, puede contener sugerencias o directamente la elección del proveedor.
 Orden de compra emitida: esta es destinada al proveedor. Es un comprobante interno que lo emite
quien tiene poder decisorio para ordenar las compras en el ente. Debe estar formado por el que
hizo la elección. Éste documento formaliza la compra.
 Informe de recepción de la mercadería: es un documento interno, de uso interno, no se registra. Es
la evidencia de la recepción de los elementos comprados. Se lo debe enviar al sector compras para
que verifique la coincidencia con la nota de pedido y la factura, y una copia al departamento de
contaduría para que asiente en el sector las cuentas por pagar y autorice la forma de pago.

86
 Remito del vendedor: acredita la entrega y recepción de los bienes vendidos, acompaña a la factura.
Habitualmente no contiene importes. Constituye el respaldo documental jurídico e impositivo de la
tradición de los bienes comprados.
 Factura: es la fuente registral o documento fuente de la operación de compra. Al comprador se le
entrega el original y el duplicado queda para el vendedor. En las operaciones de compras la factura
es un documento externo de uso interno. Conforme a la situación impositiva que se tenga ante el
IVA la factura podrá ser: A, B o C. Constituye el respaldo documental jurídico e impositivo de la
operación compra.
 Nota de débito: son comprobantes que se encuentran directamente relacionados con las
operaciones de compra y venta, generalmente es recibido del proveedor informando el débito en la
cuenta corriente en concepto de recargos por pagos fuera de término, o intereses conformes a las
condiciones pactadas. En la compra es un documento externo de uso interno, es registrable porque
genera aumentos en el saldo del proveedor.
 Nota de crédito: comprobante recibido por el proveedor informando una reducción en el saldo de la
cuenta corriente en concepto de error de facturación, devolución de mercaderías, bonificaciones
acordadas. Es un comprobante externo de uso interno.
 Orden de pago: es un documento interno de uso interno, se autoriza la emisión de valores que un
sector de la organización efectúa al responsable del manejo de fondos. Es un medio de control
interno para las salidas de valores, y debe estar firmado por el que tiene la responsabilidad de
autorizar pagos. Habitualmente genera la emisión de un cheque de la empresa o transferencia de un
cheque de tercero en poder del ente.
 Recibo: es el documento que se vincula con el pago (lo respalda). Al comprador se le entrega el
original y el duplicado queda para el vendedor. En las operaciones de compra es un comprobante
externo de uso interno. Es registrable.

Proceso Compras – Proveedores

Procesos administrativos:

1. Recepción de una nota de pedido interna.

2. Emisión de orden de compra de origen interno de uso externo.
3. Aprobación de la orden de compra: este documento no genera registraciones en los libros
contables, se la tiene en cuenta en el legajo completo de una buena documentación de compras.
4. Envío de orden de compra al proveedor.
5. Recepción de los bienes o servicios: con la recepción comienzan los procesos contables.

Procesos contables:

6. Registro de entrada del activo o recepción del servicio. Provoca impacto patrimonial, quedando
constancia de ello en el sector compras, en contabilidad general y en fondos.
7. Pago del bien o servicio.
8. Registro del pago: fondos envía la información a contabilidad general. Si lleva registración indirecta
se registra en el subdiario de pagos.

Circuitos administrativos documentales

Se refiere a los sectores donde nace la documentación vinculada a compras y a la forma en que los
documentos circulan dentro de la organización, determinando quienes son los responsables de la
confección, con que periodicidad, el archivo, el soporte de archivo (si es físico o electrónico).

1. Se confecciona una nota de pedido y se remite al departamento compras en el momento que surja
la necesidad de un bien o servicio en cualquier área de la organización.
2. El departamento de compras realiza la búsqueda de proveedores que puedan satisfacer el
requerimiento.
3. Se confeccionan las solicitudes de cotización que se remiten a proveedores.
4. Se reciben los presupuestos en el departamento de compras.

87
5. Con los datos reunidos se evalúa la calidad, precio y condiciones de pago.
6. Se selecciona la mejor oferta y se confecciona la orden de compra, debe estar autorizada por el nivel
jerárquico que corresponda de acuerdo a su importancia.
7. Cuando se reciben los bienes adquiridos el encargado debe controlar la concordancia entre el
remito y la factura con la copia de la orden de compra, visando de conformidad o procediendo a la
devolución total o parcial si los bienes no corresponden a la cantidad o calidad solicitada. Se registra
en ficha de stock si existe.
8. Se confecciona la orden de pago, la factura conformada se remitirá a tesorería para su pago, compra
contado, contra entrega o para su archivo hasta el momento de vencimiento.
9. Se remite una minuta a contabilidad con informe de transacciones para su registro correspondiente.

Minuta contable: algunas aplicaciones en el subsistema compras:

 Con sistema de registración indirecto: respaldo de la registración en el diario general del asiento
resumen del subdiario compras.
 Respaldo de posición mensual de IVA CF.
 Fuente de registración de ajustes originados en diferencias no temporales en los controles de
cuentas corrientes de proveedores.

Procesamiento contable de las compras

Bonificaciones

Las bonificaciones (descuentos comerciales) consisten en rebajas o disminuciones de precio que el

proveedor concede a la empresa. No provocan desplazamiento físico de los bienes, ni disminución de las
existencias. Estas rebajas de precios disminuyen el costo del bien adquirido, se otorgan por el volumen
de la compra, por mercaderías fuera de moda o de temporada.

No son descuentos financieros, son disminuciones del precio por razones comerciales.

Documentación respaldatoria: factura de compra, nota de crédito.

Tratamiento contable: será la registración diferente, según el momento que se la otorgue y conforme la
instrumentación del vendedor. Se distinguen los momentos:

1. Se otorga al momento de la compra y viene discriminada en la misma factura: la mercadería puede

ingresar directamente por el valor neto.
2. Se otorga en el momento de la compra y viene por nota de crédito: la factura es por el monto total
sin deducir la bonificación. La bonificación se registra con la nota de crédito.
3. Se otorga con posterioridad: debe venir por nota de crédito. En este caso se puede utilizar la cuenta
de movimiento o hacer un contraasiento.

Se puede registrar:

 Utilizando cuentas patrimoniales, directamente reduciendo el valor de la cuenta del activo.

 Utilizando cuentas de movimiento, esta cuenta de movimiento se cancelara con una cuenta
patrimonial para obtener mayor información en la toma de decisiones.

Asientos contables:

Mercaderías Xxxx

IVA CF Xxxx

A Proveedores Xxxx

88
Proveedores Xxxx

A Bonificaciones S/ Compras Xxxx

Bonificaciones S/ Compras Xxxx

A Mercaderías Xxxx

Descuentos: constituyen rebajas a causa de las condiciones de pago de tal forma de financiación de la
operación. No inciden en el valor del costo del producto adquirido. Se trata de disminuciones de saldos a
pagar, principalmente por pago anticipado de saldos pendientes o pagos de contado. Constituyen un
resultado.

Devoluciones sobre compras

La devolución es una operación inversa u opuesta a la compra, por ello anula total o parcialmente a la
operación de compra. Siempre genera un desplazamiento físico de los bienes devueltos. Puede operarse
en el momento de la recepción de la mercadería o con posterioridad.
Habitualmente responden a que los bienes recibidos no guarden coincidencia con los solicitados, ya sea
porque difieren en la calidad, difieren en la cantidad, o no se encuentran en adecuadas condiciones.

Documentación respaldatoria: nota de crédito emitida por el proveedor, remito elaborado por la
empresa.

Tratamiento contable

Se puede registrar:

 Haciendo un asiento inverso a la compra por el importe de la misma. Se utilizan las mismas cuentas.
En algunas circunstancias eso no es posible por las modalidades de pago de la compra en su
momento inicial. Por ejemplo, si la compra fue al contado se utiliza la cuenta “Anticipo a
proveedores.”
 Utilizando la cuenta de movimiento “Devoluciones sobre compras”, que se cancelará con débito a
compras o mercaderías al final del ejercicio.

Asientos contables:

Proveedores / Anticipo a proveedores Xxxx

A Devoluciones S/ Compras Xxxx

Devoluciones S/ Compras Xxxx

A Mercaderías / Compras Xxxx

Mercaderías en tránsito

Son casos de bienes adquiridos geográficamente distantes a los depósitos de la empresa y que viajan por
cuenta y orden de la empresa. La transferencia de la propiedad ya se produjo lejos de los depósitos del

89
adquiriente. En esos casos hay que determinar cual es el momento en que opera la transferencia de la
propiedad, como hecho sustancial para su registración.
Se registran en una cuenta de activo transitoria, como por ejemplo “Mercaderías en tránsito” o
“Compras en tránsito.”

En el caso en que la transferencia de la propiedad de las mercaderías adquiridas no permite su inmediata

disposición la misma se imputará a una cuenta transitoria que vaya acumulando todas las erogaciones
asumidas. Esta cuenta acumula todos los gastos relacionados con la compra: comisiones, fletes, seguros,
gastos de aduana, hasta la efectiva posesión de los bienes, momento en que se cancelará el saldo
acumulado contra la cuenta de activo definida.

En el caso de estar en la fecha próxima al cierre de ejercicio, en la confección del inventario y balances
deben aparecer estos bienes en tránsito.

Asientos contables:

Mercaderías en tránsito / Compras en tránsito Xxxx

A Proveedores Xxxx

Mercaderías / Compras Xxxx

A Mercaderías en tránsito / Compras en tránsito Xxxx

Mercaderías recibidas en consignación

Participan más de dos personas. Los bienes se encuentran físicamente en la empresa, pero estos no son
propiedad de la misma. Se registra utilizando una cuenta de orden. Las mercaderías recibidas en
consignación deben ser inventariadas para un control operativo contable, reflejando que no son de su
propiedad.

El consignatario se beneficia por la comisión de ventas por otorgar al comitente un servicio de

comercialización. Obtiene de esta manera un ingreso: “Comisiones por consignación.”

Políticas contables

Las políticas operativas de esta función son el conjunto de procedimientos operativos, de ejecución y de
control. Si no se cumplen estas políticas operativas de compras, se puede decir que dentro de esta
función no hay un ambiente de control. El control interno se vincula con los procedimientos de la
empresa. Dentro de compras puedo realizar:

Controles internos operativos: controlar todas las actividades que deben realizarse en compras, verifica
si esa función se desarrollo de acuerdo a los recaudos de la empresa. Debemos incluir dentro del control
interno operativo: la separación de funciones, determinar el nivel de compra, pedidos de cotización,
adjudicación de la compra, recepción de mercaderías, seguro de mercaderías en tránsito y de
mercaderías en almacenes. La separación de funciones condiciona a las siguientes, y dependerá de la
magnitud de la empresa, y luego de centralización o no de la función compras.

Controles internos contables: es un control que afecta a los elementos del SIC. Si el sistema de compras
es caótico y no se cumplen los controles internos operativos necesarios, se debe intensificar este control
90
interno contable, por ejemplo, si el inventario está mal realizado la información contable puede ser
incorrecta. En cambio, si el control operativo es sólido es un buen paso para el contable. El control
interno contable puede o no generar variación patrimonial, efecto negativo o no. Si no se realizan, la
empresa está más expuesta a estos efectos negativos.

Dentro del control interno contable, podríamos incluir:

1. Controles del uso adecuado de comprobantes:

 De importes facturados: se realiza a través de comprobaciones globales. La comprobación

global consiste en comprobar la razonabilidad del total de las compras.

 Control de minuta de asiento resumen de subdiario IVA compras con destino a

Contabilidad General.

 Coincidencia de remitos y facturas: verifica coincidencia de lo facturado y lo solicitado y

valores de incorporación.

2. Revisión del Plan y Manual de cuentas y controlar desagregación del Plan de Cuentas: los errores
afectan al SIC porque si no es adecuada afecta a la calidad de información.

3. Utilización de leyendas en el Libro Diario General.

4. Inventario físico de existencias.

5. Sistema de registración.

6. Control de cumplimiento de políticas contables.

Controles internos:

 Control de integridad: numeración correlativa de los comprobantes internos involucrados. Que

estén todos los comprobantes del circuito sobre la normativa del subsistema de compras, que todos
los comprobantes estén con todos los datos conforme a las normativas vigentes.

 Control de existencias: inventario de los bienes, hay que determinar la periodicidad contable.
Conformidad en los comprobantes, control de entrada por el que se verifica el cumplimiento de las
normas establecidas.

 Control de exactitud: documentación y registro por el monto exacto. El departamento contable es

involucrado, tiene que asegurar que se le provea la información completa y en tiempo oportuno.
Puede venir por integración automática, en cuyo caso periódicamente hará controles por muestreo.

 Control de autorización: compras y pagos previamente autorizados por los niveles de autorización
de acuerdo a las políticas e instrucciones predeterminadas.

 Otros controles:

 Establecer la modalidad de las compras cuando existan sucursales o puntos de venta varios.

 Establecer normas escritas referidas a la documentación, procedimientos y comprobantes

que integran el circuito de compras.

 Controlar la inexistencia.

Controles netamente contables, que tienen que ver con:

 Los registros contables que intervienen en compras, proveedores y stock, Diario General, subdiario
de compras, Mayor General, submayores de proveedores, submayor de mercaderías, materias
primas, materiales, etc.
91
 Control de cumplimiento de políticas contables generales, normas contables, profesionales, normas
contables legales, procedimientos.

 Revisión del Plan y Manual de Cuentas, reformulación, actualización, mejora continua.

 Sistema de registración: cuentas a utilizar, asientos tipo, etc.

 Control sobre documentación vinculada, control de formalidades, de pertinencia, cumplimiento de

normas por parte de los compradores, etc.

 Control contable de ingreso, análisis de documentación respaldatoria, de los datos a ingresar,

verificación de autorizaciones escritas.

 Control contable de proceso, registración, inventarios, cálculos, almacenamiento, etc.

 Control contable de salida, saldos de cuentas, informes, cumplimiento de calidad de información,

satisfacción de los requerimientos de información, etc.

 Control contable del sistema PED, exponer al sistema PED a prueba de congruencia, consistencia,
controles cruzados de información, etc.

 Archivo de información contable, modalidad y criterio, espacio físico, soporte de almacenamiento,

seguridad, responsables, etc.

Políticas contables

Elemento del SIC Consideraciones

Sistema de Indirecto: que operaciones centralizar para los subdiarios, cuentas de enlace, diseño
registración de los asientos resúmenes y determinar periodicidad.

Directo: diario general, cuentas de movimiento. Escaso nivel de desagregación de

cuentas si no hay información.

Medios de PED: con integración automática.

registración
Manual: minutas manuales con ayuda de la información reunida por el sistema.

Registros Subdiario de compras: como llevarlo, como se integra, periodicidad. Su integración

con el registro impositivo IVA compras.

Controles Cumplimiento de políticas y normas.

Control de entrada: en la recepción de mercaderías en los precios y cantidades,

valor de incorporación, depuración crédito fiscal. Control de las mercaderías en
tránsito.

Comprobantes Registrables: factura, nota de débito y crédito, minutas contables.

Asientos tipo PED: asientos resúmenes de operaciones repetitivas.

Plan de cuentas Cuentas de pasivo (proveedores, int negativos adelantados), de resultados

(intereses por financiación) y cuentas de movimiento (compras, devoluciones sobre
compras, bonificaciones sobre compras).

Informes Para el subsistema impositivo (IVA CF, impuesto a las ganancias), para la gerencia
(totales de compras), para el subsistema ventas (informes de stock).

Archivo Objetivo: separación por tipo de operación; compra de bienes de cambio; compra

92
 de bienes de uso.

Subjetivo: por proveedores para un mejor control de cuentas corrientes.

Unidad diez: Subsistema Ventas y Clientes – Costeo de ventas.

Ventas de bienes y servicios

Las ventas constituyen la principal fuente de ingresos para las empresas, todas las empresas venden
algún elemento. Las ventas son una de las operaciones del ciclo operativo de cualquier ente, es
considerada una operación del tipo transaccional y operativa.

Las ventas pueden ser de bienes o servicios o ambas simultáneamente, conforme sea el objetivo de
constitución. En general son susceptibles de venta todos los recursos que posea una empresa, excepto
aquellos que llamamos intangibles no identificables (gastos de organización, llave de negocio, campañas
publicitarias activadas).

La operación venta constituye el conjunto de operaciones por medio de las cuales una empresa
transfiere a otra un bien o les presta un servicio y recibiendo como contraprestación el precio pactado,
en dinero o a través de una promesa de pago futura.

Función ventas

La función ventas en una empresa consiste en el planeamiento, dirección y control de las actividades de
los vendedores de una empresa y además del reclutamiento, selección, entrenamiento, equipamiento,
asignación, supervisión, compensación y motivación de la fuerza de los vendedores. Es la acción de
vender y comprende la búsqueda, atención y retención de los clientes, comunicación de productos y
servicios, y los servicios post venta; si los hombres no pueden vender su producto por haber sido mal
seleccionados, supervisados, los esfuerzos dedicados a productos, promoción, publicidad, no tendrán
valor.

Tareas habituales que engloba la función ventas:

 Búsqueda de clientes nuevos: en el mercado local, y también en otros mercados, abriendo nuevas
bocas de ventas en otras localidades.

 Atención y retención de los clientes actuales: se puede decir que “el mejor cliente de una empresa
es el que realmente tiene”.

 Comunicación e información de los productos y servicios adicionales de las empresas.

 Ventas propiamente dichas.

 Servicios post – venta a los clientes: es el caso de los servicios de reparación sin costo cuando el
producto se encuentra dentro del plazo de garantía, como asegurar el servicio con costo al concluir
el período de cobertura. Se pueden distinguir dos aspectos:

 Servicio de garantía: que deben contemplar las empresas que fabrican y venden productos
con garantía de fábrica.
93
  Servicio post – venta con costo: es de importancia en productos de tecnología avanzada,
como por ejemplo las computadoras. Donde el asegurar la prestación de este servicio es un
elemento altamente tenido en cuenta por el adquiriente por ser la forma de optimizar el
uso del bien adquirido.

El costo de la administración en la función ventas se traduce en el estado de resultados en el rubro

“Gastos de comercialización”.

Departamento de ventas: forma parte de la estructura organizativa, dependiendo del tamaño del ente
puede como no existir. Su inexistencia no implica la inexistencia de la función de ventas.

Subsistema de ventas: es la representación teórica (enfoque sistémico) de la función ventas, en la parte

donde fluye información contable.

Clasificación de las ventas

1. Según la frecuencia y habilidad de la operación:

 Ventas habituales o principales:

 Mercaderías compradas o producidas con ese fin.

 Los servicios prestados por el ente como parte de su actividad principal.

 Ventas con menor asiduidad:

 Derechos contra terceros. Ej: descuento de documentos.

 Bienes de uso que se resuelve enajenar con motivo de reemplazos,

modernizaciones o reorganizaciones.

 Inversiones adquiridas como colocaciones temporarias de fondos.

 Subproductos o desperdicios de producción.

 Participaciones permanentes en otros entes.

 Ventas de menor habitualidad:

 Bienes en proceso de producción, partes semielaboradas, materias primas o

materiales.

 Bienes intangibles identificables como marcas, patentes, procesos secretos, etc.

2. Según condiciones de pago de la venta:

 Ventas al contado: cuando las mismas se cobran en su totalidad con efectivo o con cheque
de depósito inmediato. Son frecuentes en los negocios al por menor y por parte de quienes
prestan servicios.

 Ventas en cuenta corriente: cuando se cobran a plazo y sin la firma de documento alguno.

 Ventas documentadas: cuando se vende a plazo y mediante pagarés, letras de cambio,

cheques diferidos, factura conformada u otros instrumentos financieros firmados o
endosados por el cliente.

 Ventas con garantía: cuando se vende a plazo y mediante la firma de un contrato de

prenda o hipoteca.

94
  Ventas con tarjeta o vales: el cliente suscribe cupones de su tarjeta de crédito o vales, los
que luego son presentados para su cobro ante las entidades emisoras que los pagan días
después.

3. Según el lugar donde se concretan y perfeccionan:

 Ventas mostrador.

 Ventas locales.

 Ventas nacionales.

 Ventas en el exterior.

Tener en cuenta el diseño del plan de cuentas según sea el modo de pago, pueden variar las cuentas
contables para su registración.

Estructuras que pueden asumir las ventas

Las estructuras de ventas que se adopten varían según el producto o servicio que se ofrece y se vinculan
básicamente a la combinación de dos factores: uno es el segmento de clientes que pretende atender la
empresa y el otro a la modalidad de financiación. Pueden ser:

 Operaciones de ventas al por menor: es la venta de productos de consumo final a familias, lo que
implica variedad de productos, surtidos y distribución. Generalmente ubicados cerca de los
consumidores, existe una gran variedad de empresas minoristas y su facturación es muy importante.

 Operaciones de ventas al por mayor: habitualmente tienen trato directo con los productores y
deberían vender únicamente a minoristas. Mantienen niveles de stock adecuados para cumplir con
los clientes minoristas. Con frecuencia las ventas son a crédito.

 Ventas al contado en mostrador: el cliente expone su necesidad al vendedor, quien le ofrece, vende
y confecciona la factura por duplicado o triplicado. Se envía la mercadería a empaque con una copia
de la factura donde se controla. El cliente abona en caja donde se sella la factura, le entregan las
mercaderías y el original de la factura sellada.

 Ventas con facturación financiadas: se solicitan los bienes mediante una orden de compra por
teléfono, por fax, por correo, etc. Se consulta sobre la existencia de los bienes en almacenes y los
créditos, se confecciona la factura y conjuntamente con el remito se entregan al cliente.

E – Commerce

Impacto del comercio electrónico en la función ventas:

 Captar clientes.

 Marketing.

 Aparición de empresas .com (Comercio electrónico directo).

 Automatización de fuerza de ventas.

 Exige controles (riesgos de internet).

Importancia del E – Commerce en el SIC:

 Informes: XBRL (Lenguaje estándar que permite el intercambio de información contable).

 Circuitos, comprobantes y archivos: transferencia, captura, indexación, almacenamiento,

recuperación de documentos electrónicamente (factura online, DDJJ online, contabilidad online).
95
 Controles: necesidad de aplicar programas de auditoría para detectar anormalidades ante la falta de
papeles, sobre todo en comercio electrónico directo.

Instrumentación: Normas

Sin ventas no hay negocio. Todas las actividades de un negocio dependen del mismo dado que es su
única fuente de ingresos. Los productos o servicios que no son solicitados por los consumidores o que no
son vendidos, la empresa puede perder el mercado y no podrá hacer frente a sus obligaciones.

La venta se inicia con el pedido efectuado por un cliente, luego viene la remisión de los bienes,
facturación, registración contable y control de las operaciones de venta realizadas.

Vinculación con Contabilidad General

Su vinculación es permanente a través de minutas contables para la registración de transacciones.

La periodicidad y la forma de las minutas dependerán de las pautas fijadas para su registración, como así
también de los medios utilizados. Si es electrónico, se crearán los archivos para su exportación
automática.

Comprobantes usuales vinculados a las ventas

Distintos comprobantes. Análisis de sus efectos patrimoniales ciertos y contingentes.

 Nota de pedido u orden de compra: no da origen a ninguna registración contable, ni tiene

requisitos formales impositivos. Es un comprobante externo emitido por el comprador, de uso
interno y debe ser firmado por el cliente que efectuó el pedido. Este documento formaliza la venta.
No obliga al vendedor si no hubo por parte de este una oferta previa, donde se consignaron las
características de los bienes, el precio unitario, forma de pago y otras condiciones, y ni aún así si el
pedido se efectúa vencido el plazo de mantenimiento de la cotización.

 Remito: es un comprobante interno de uso externo para las ventas que acredita la entrega y
recepción de los bienes vendidos, generalmente acompaña a la factura y no contiene importes, es
emitido por el remitente de los bienes, que acompaña a las mercaderías enviadas. Constituye el
respaldo documental jurídico e impositivo de la tradición de los bienes vendidos.

 Factura: es el elemento registral o documento fuente de la operación de venta. En ella se establece

el importe total que el comprador debe abonar al vendedor como contraprestación de lo recibido.
Es un documento interno de uso externo en las ventas. Al comprador se le entrega el original y el
duplicado queda para el vendedor. Constituye el respaldo documental jurídico e impositivo de la
operación compra – venta de cosas muebles o de prestación de servicios.

 Recibos: es el documento fuente de las cobranzas y la fuente documental para su registración, es

por excelencia el comprobante del Sistema de Fondos; comprobante emitido por quien ha recibido
determinados valores en pagos cancelatorios de sus acreencias también podrá emitirse cuando se
reciban bienes en carácter de pago indicando elemento recibido y valor asignado.

 Notas de crédito y débito: son comprobantes internos de uso externo en las operaciones de ventas.
Son utilizadas para contabilizar devoluciones, bonificaciones, descuentos financieros, recargos por
pago fuera de términos, intereses conforme a las condiciones pactadas, etc. Originan siempre
registración contable.

Circuitos administrativos y documentales

1. Realización y aprobación de la venta: interviene el sector ventas conjuntamente con stock o

almacenes. En realidad la venta se empieza a gestar con anterioridad, cuando se inserta el producto
en el mercado. Esta inserción tiene un costo generalmente vinculado a alguna forma de
instrumentar la publicidad.

96
2. Realización y aprobación de los créditos: se vincula a la forma de pago y aparece cuando la venta es
financiada. Generalmente en este momento no se origina registración. Interviene el Sector Créditos,
que analizará toda la documentación y antecedentes del cliente que solicita la financiación.

3. Envío de las mercaderías al comprador: origina movimientos en el Sistema de Stock de la empresa,

debiendo darse de baja los bienes de las existencias, e incluso si está informatizado se pueden dar
movimientos en los saldos de los clientes. El documento respaldatorio es el remito.

4. Facturación de la venta: se tendrá en cuenta la situación impositiva del cliente y la de la empresa,

las retenciones impositivas no aparecen cuando el cliente es consumidor final. Se vincula a partir de
acá con el Sistema contable, dando origen a registraciones en el Libro Diario General o en el
Subdiario que corresponda.

5. Cobranza de la venta: interviene el Sector de Movimiento de Fondos. La documentación

respaldatoria es el recibo.

6. Registración contable del cobro: se deberán tener en cuenta las condiciones de pago y garantías a
efectos de imputar a la cuenta a cobrar que corresponda.

Minuta contable

Algunas aplicaciones en el subsistema ventas:

 En un sistema de registración indirecto puede respaldarse a registración en el Diario General del

asiento resumen del subdiario ventas.

 Respaldo del devengamiento de impuestos vinculados a las ventas.

 Fuente de registración del devengamiento de intereses, cambios de categorías de clientes.

Informática y subsistema ventas

Los medios PED permiten:

 Emisión automática de comprobantes.

 Procesamiento contable rápido, integración automática de movimientos de cuentas corrientes de

clientes, de stock.

 Emisión del libro IVA ventas.

 Disponibilidad permanente de información para el control interno.

 Respecto de la función ventas permite control de existencias, evolución y control de cobranzas,

recordatorios de vencimientos, análisis de incobrabilidades, control de las ventas, forma de cobro.

Para el archivo y guarda de la documentación respaldatoria pueden adoptarse alguno de los siguientes
criterios:

 Objetivo o temático: separando venta de bienes de venta de servicios.

 Subjetivo: agrupando por cuenta corriente de cada cliente.

 Combinación de ambas: los archivos se ordenan por clientes e internamente se dividirá en bienes y
servicios.

Procesamiento contable de las ventas

Bonificaciones

97
Son rebajas o descuentos comerciales originados por ventas en cantidades elevadas, mercaderías
obsoletas, fuera de moda, o fin de temporada. No implica desplazamiento físico de bienes (no ingresa
mercaderías a los depósitos del vendedor).

El impacto de la bonificación es la reducción del monto de lo vendido. La registración se podrá efectuar

de forma directa, reduciendo la partida de resultados (ventas), o en forma indirecta utilizando la cuenta
“Bonificaciones sobre ventas”, las que se cancelan a fin de mes con cargo a “Ventas”.

Asientos contables:

Clientes Xxxx

A Ventas Xxxx

A IVA DF Xxxx

Bonificaciones S/ Ventas Xxxx

A Clientes Xxxx

Ventas Xxxx

A Bonificaciones S/ Ventas Xxxx

Devoluciones

Las devoluciones se originan en entregas de mercaderías de calidad distinta a la solicitada o en exceso de

la cantidad estipulada, lo que requiere un tratamiento contable inverso a las ventas.

La documentación respaldatoria será la nota de crédito; remito que acompaña a la mercadería devuelta;
se confecciona un asiento inverso a la vena, utilizando las mismas cuentas; una opción sería usar la
cuenta de movimiento “Devoluciones sobre ventas”, que a fin del período se cancelan con cargo a
ventas.

El tratamiento de las devoluciones de ventas estará incidido por el método de costeo utilizado.

1. Costeo por método de diferencia de inventario: implicará solamente la anulación de la registración

de la venta, y el producto ingresará físicamente al stock y allí el tratamiento será operativo. Se
realiza un contra asiento; mercaderías ingresa al mismo valor del que salió. Esto causará una
alteración en informes de cantidades vendidas.

2. Costeo en oportunidad de venta: dando en consecuencia la baja contable de stock, se anula la

registración de venta y de costeo, lo que genera contablemente el reingreso de la mercadería por el
valor que corresponda según el método utilizado para su baja.

Asientos contables:

Devoluciones S/ Compras Xxxx

A Clientes Xxxx

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Ventas Xxxx

A Devoluciones S/ Ventas Xxxx

Descuentos

Disminución o reducción que se hace en el precio de venta.

La cuenta a utilizar es “Descuentos otorgados”. Representa los descuentos efectuados a los clientes de la
empresa generalmente por pronto pago o por pago al contado.

Se debita al otorgar el descuento.

Asientos contables:

Clientes Xxxx

Descuentos otorgados Xxxx

A Ventas Xxxx

A IVA DF Xxxx

Ventas de mercaderías en consignación

Son mercaderías entregadas a terceros para su venta futura, por lo que la empresa conserva el título de
propiedad, no se encuentran físicamente en poder de la empresa pero integran sus bienes de cambio y
deben incluirse en el inventario. La consignación es el contrato por el cual una persona llamada
comitente, remite mercaderías o efectos para ser vendidas por su cuenta a otra persona llamada
consignatario mediante el pago de una comisión. Las personas intervinientes tienen derechos y
obligaciones diferentes:

 Comitente o remitente: es el que envía a otro la mercadería para que se las venda por su cuenta.

 El consignatario o comisionista: que recibe o vende las mercaderías por cuenta del comitente
cobrando una retribución o comisión.

Los derechos y obligaciones de las partes intervinientes son:

1. Comitente:

Derechos:

 Exigir la buena conservación de la mercadería consignada a terceros.

 Pagar una sola comisión por operación siempre conforme a lo pactado.

 Percibir todas las ventajas o beneficios que el consignatario consiga en la contratación.

Obligaciones:

99
 Aceptar las operaciones que realiza el consignatario en la medida en que se ajustaron a las
instrucciones pactadas.

 Reconocer y pagar una comisión al consignatario por su trabajo.

 Pagar los gastos que demande la consignación: administración, fletes, impuestos, etc.

2. Consignatario:

Derechos:

 Aceptar o rechazar la consignación en el plazo pactado.

 Sustituir en otra persona la consignación.

 Retener el importe de gastos que hubiere efectuado con relación a la consignación conforme a lo
convenido.

 Cobrar una comisión por la tarea de venta de bienes de terceros.

 Cobrar una comisión de garantía cuando se haya pactado.

Obligaciones:

 Dar aviso al comitente dentro de las 24 horas si no aceptara el encargo.

 Asegurar la buena conservación de las mercaderías.

 Cumplir las instrucciones recibidas del comitente para la enajenación de los bienes consignados.

 Cumplir con la normativa legal y fiscal.

 Mantener informado al comitente sobre la gestión y comunicarle el resultado de la operación.

 Comunicar cualquier daño que sufrieren las mercaderías.

 Correr con los riesgos de cobros si se pacta una comisión de garantía.

 Comunicar al comitente el nombre y dirección de los compradores.

 Concluida la consignación rendir cuenta al comitente de las operaciones efectuadas.

La retribución del consignatario consiste en una comisión por el trabajo y puede asumir dos
modalidades:

Comisión ordinaria: es la retribución obtenida por la gestión de venta.

Comisión de garantía: es obtenida por la gestión de cobranza, lo que implica tomar a su cargo los riesgos
derivados de las ventas a plazo.

Esta situación de las ventas de mercaderías recibidas en consignación debe reflejarse en una cuenta, es
necesaria para la desagregación en bienes de cambio.

Método de costeo de ventas

100
Es necesario registrar el costeo de la mercadería vendida para:

 Dar de baja todo tipo de bienes fungibles, en función del criterio de lo devengado.

 Para reflejar el efecto patrimonial y en los resultados de una transacción con terceros o interna de la
empresa.

 Requiere determinar la oportunidad y asignar valor a los bienes.

 Hay que determinar cuáles partidas deben imputarse como vendidas y cuales en existencia.

En resumen, los objetivos son: dar de baja la mercadería vendida y determinar el resultado bruto.

Las situaciones que se pueden presentar a efectos de determinar el costo de ventas son:

 La empresa lleva registros permanentes de existencias valorizadas.

 La empresa determina el costo de las unidades vendidas por diferencia de inventario después de
realizar un inventario físico de las unidades en existencia al momento en que se realiza el costeo.

 La empresa no lleva registros permanentes de existencias pero por las características del producto
que comercializa le resulta posible determinar estimativamente el costo de ventas.

Es necesario implementar un método para la adecuada correlación de ingresos y gastos.

Método de costeo de inventario permanente

Inventario permanente: conjunto de procedimientos y de registros que permiten establecer

constantemente y de manera directa, la descripción y valuación de todos y cada uno de los bienes que
integran el activo de la empresa.

Se lo encuentra frecuentemente en bienes de cambio.

Consiste en llevar fichas para cada uno de los artículos en existencia, anotando todos los movimientos
que afecten ese artículo. Siempre que se realiza una operación de venta, implica que un costo no
consumido se ha transformado en costo consumido, nace así la necesidad de dar de baja de las
existencias los bienes vendidos.

El sistema de costeo de ventas por inventario permanente obliga a la selección de un método para
asignar el valor del costo de los bienes dados de baja por la venta o cualquier circunstancia. La
contabilización del costo de los bienes se basa en lo siguiente:

1. Deben disminuirse el saldo de las cuentas de activo que muestran la existencia de los bienes
vendidos.

2. Deben debitarse las cuentas específicas de gastos.

Características:

 Todos los movimientos de compras son a su costo incurrido.

 Se utiliza una ficha para cada artículo, que funcionan como submayores de stock.

 El costo de ventas se determina luego de cada venta o período establecido según la necesidad de
información.

 La suma de los saldos en las fichas de stock debería coincidir en cualquier momento con el saldo del
mayor general.

101
 Al cierre del ejercicio (mínimamente) se efectuará el inventario físico y se confrontara con este
saldo.

 Permite imputar pérdidas por deterioro, hurtos y otras causas.

Ventajas:

 Finalidad contable: permite la realización periódica de estado de situación patrimonial y de

resultados y posibilita la registración del costo de venta en oportunidad de cada venta.

 Finalidad de control escritural o interno: el control escritural surge porque debe existir una
vinculación de los registros de dicho inventario con la contabilidad sintética. La función de control
interno se concreta respecto al manejo de los bienes de cambio, lleva noticia de las existencias y
permite controlar las existencias finales, realizando ajustes para eliminar las diferencias.

 Función informativa: se puede determinar el stock mínimo, punto de corte y los pedidos para
nuevas compras.

 Brinda información sobre los bienes vendidos y las existencias de mercaderías en cualquier
momento que se lo requiere.

 Permite detectar faltante de mercaderías: a fin del ejercicio se realizara el recuento físico de la
existencia final de mercaderías, conforme a las unidades en existencia utilizando la cuenta diferencia
de inventario.

Fichas a utilizar:

El registro o ficha, es el soporte físico en donde constan todos los movimientos que afectan a cada uno
de los artículos que se encuentran en stock, en los cuales se registran todos los movimientos inherentes
a las existencias: compras, ventas, devoluciones, bajas por deterioro, hurto, pérdida, roturas, incendios,
etc.; representan el mayor auxiliar de la cuenta mercaderías.

El diagrama de la ficha varía según la empresa. Pero las fichas de stock deben siempre contener:

 Nombre del artículo.

 Código del artículo.

 Fecha de cada operación que genera movimiento del stock.

 Descripción de cada operación.

 Movimiento físico de los bienes en cantidades.

 Precios unitarios a los que se computaran las entradas de los bienes y las salidas de los bienes.

 Valores a los que son computadas las entradas y salidas de existencias.

 La existencia final debe quedar discriminada indicando los distintos precios de bienes.

En un sistema de registración manual en la ficha de stock se registra directamente el comprobante.

Las fichas de stock pueden ser utilizadas con sistemas de registración directo o indirecto; con medios
manuales o PED.

102
Alternativas a utilizar con el método de inventario permanente

Primero Entrado Primero Salido (PEPS)

Consiste en asignar las salidas de mercaderías al costo de las unidades más antiguas en existencia.

Las salidas de mercadería se originan básicamente en las ventas, pero también pueden darse por
pérdidas, roturas, donaciones, robos, etc., en ese caso corresponde utilizar el mismo sistema de costeo,
variando la cuenta deudora a utilizar, en lugar de “Costo de venta” podría ser: diferencia de inventario,
pérdida de hurto, etc.

Para el reintegro de mercadería por devoluciones de los clientes rigen las siguientes pautas:

 Si los bienes están identificados al valor de los mismos.

 Si no están identificados al valor de los bienes que no hubieran salido del stock si la operación de
venta fuera por un volumen menor.

 Si serán devueltos posteriormente al proveedor a valor de recepción del proveedor.

Las existencias finales con PEPS quedan reflejadas en el saldo de mercadería a sus valores más recientes
y corresponden a las últimas compras.

Ultimo Entrado Primero Salido (UEPS)

Consiste en asignar como costo de las unidades vendidas en primer término a las correspondientes a las
unidades recientemente adquiridas. Luego las unidades más nuevas en el stock son las que primero se
venden y salen quedando en existencia las más antiguas.

El costo de venta contabilizado se aproxima más al valor del costo del bien en el mercado y por ello la
utilidad bruta de ventas se aproxima cuantitativamente a la real. Pero simultáneamente las existencias
finales en el activo quedaban expresadas a sus valores más antiguos y por ende más desactualizados y
alejados de la realidad, por mas que muchos coinciden en que la existencia final está más desactualizada
esto se arregla al reflejar el saldo de mercaderías a su costo de reposición.

La utilidad bruta determinada por este método es menor que por PEPS.

Precio Promedio Ponderado (PPP)

Este método costea los bienes vendidos a su PPP, vigente en el momento de la venta.

Se obtiene: Costo de unidades anteriores + costo de unidades entradas

Unidades anteriores + Unidades entradas

Es un método muy práctico por la simplicidad de los cálculos, es más sencillo que PEPS y UEPS por
valorar el costo y las existencias empleando un único valor. Al hacer un promedio se ajusta más a la
realidad pero no es factible si en el país no hay datos verídicos.

Las devoluciones recibidas y realizadas se computan al PPP vigente al momento de la devolución. Con la
excepción de que estén identificadas, sean devueltas al proveedor y por ello su impacto debe ser neutro.

Si hay devoluciones de bienes vendidos los mismos ingresan al PPP vigente.

103
El PPP solo puede variar por compras.

Método de costeo por Identificación específica

Consiste en la asignación de los costos sobre la base de identificación física de los bienes.

 Cada artículo en el inventario es único y está identificado.

 Requiere la determinación del costo de cada bien, por lo que suele ser un método costoso.

 Es apropiado para inventario de artículos de precios altos y volumen bajo.

Consiste en hallar el costo de los productos vendidos en función del costo que corresponde a cada una
de las unidades enajenadas, o sea que en cada caso debe identificarse específicamente el costo de la
unidad vendida.

No se lleva ficha de inventario valorizada sino ficha de unidades.

No es necesario que los registros de existencia contengan datos sobre la valuación de las mercaderías,
sino que se expongan en fichas las cantidades entradas, salidas y en existencia.

Método de diferencia de inventario

Es un método que pese a sus desventajas es muy utilizado en la práctica por su simplicidad (sobre todo
en pequeñas empresas), en este método no resulta posible la determinación de la mercadería vendida
en cada oportunidad que se realice una venta, para la obtención del costo de venta se requiere realizar
un inventario físico, quiere decir que no se obtiene en forma inmediata el dato del costo de venta.

Toda unidad en existencia al comienzo del ejercicio o incorporada durante el mismo debe encontrarse
forzosamente en almacenes al fin del período o haber sido vendida.

Desventajas:

 Mientras no se efectúe un inventario de las existencias no se cuenta con información del costo de
venta, la utilidad bruta, la existencia de mercaderías.

 No provee la posibilidad de que hubieran existido salidas de mercaderías por conceptos distintos a
las ventas.

 No brinda información sobre el costo de los bienes vendidos durante el período.

Ventajas:

 Simplicidad para determinar el costo, utilizando la siguiente fórmula:

Costo de venta = existencia inicial + compras – existencia final

La existencia final se obtendrá mediante la utilización de un criterio para la asignación del valor a los
bienes recontados.

Pasos a seguir para su determinación:

1. Realizar inventario físico de las mercaderías en forma periódica.

2. Establecer un método para valuar las unidades en existencia.

La cuenta mercaderías se desdobla en:

 Mercaderías: refleja la existencia inicial de mercaderías.

104
 Compras: cuenta de movimiento que refleja las compras del período.

El tratamiento de las devoluciones de ventas implicara solamente la anulación de la registración de la

venta y el producto ingresará físicamente al stock y allí el tratamiento será operativo.

Método de la Ganancia Bruta

Calcula el costo de las unidades vendidas sobre la base del margen de ganancia aplicado sobre los costos
de adquisición para determinar los precios de venta. El costo representa el 100%, la ganancia bruta, por
ejemplo el 30% y el precio de venta el 130%.

Ventajas:

 Permite que el costeo de venta se realice después de cada venta.

 Permite tener información aproximada del costo de venta y de las existencias de mercaderías.

Desventajas:
 Las empresas no trabajan con márgenes fijos e iguales durante el ejercicio, lo que implica mantener
cálculos separados para cada producto.
 Los porcentajes de ganancias cambian con el tiempo complicando el cómputo.
 Posibilidad de incluir como costo de la mercadería vendida salidas producidas por otros conceptos.
 El costo así determinado es estimativo y requiere de ajustes al cierre del período.

Ajustes: este método es conocido como el “Método de porcentaje y ajuste” porque el costo de venta se
calcula sobre la base de un porcentaje (estimativo) y luego se ajusta al realizar el recuento físico, y tener
que ajustar como contrapartida el saldo deudor de la cuenta “mercaderías” para que refleje la existencia
final.

Los ajustes que deben realizarse son:

 Se ajusta la cuenta mercaderías al cierre del ejercicio contra la cuenta costo de ventas, ya que el
costo se calculó durante el ejercicio estimativamente. Por ende contiene los errores de
estimaciones.
 El monto del ajuste proviene de la diferencia entre el inventario final, valorizado, de las existencias
de mercaderías, comparado con el saldo que arroja la cuenta mercaderías.

Análisis comparativo

 SIEMPRE se debe realizar el recuento físico de las existencias de mercaderías.

 Los datos obtenidos son cotejados con los contenidos en las fichas de inventario permanente.

Puede ocurrir que:

 No haya diferencias entre los datos del recuento físico y el saldo en cantidades de la ficha de
inventario permanente.
 Que el recuento físico arroje una cantidad menor a la señalada en las fichas de inventario. En este
caso se registrará:
 Si llevamos UEPS daremos de baja las últimas unidades.
 Si llevamos PEPS daremos de baja las más antiguas
 Si llevamos PPP se darán de baja al precio promedio ponderado vigente al momento de la
toma de inventario físico.
 La partida contable a utilizar puede ser Faltante de mercaderías.
 Que el recuento físico arroje una existencia mayor que las señaladas en las fichas de inventario. En
este caso se registrará:

105
  Si llevamos UEPS ingresan las unidades sobrantes por el valor de las unidades que no
hubieran egresado en la última venta si esta hubiera sido menor.
 Si llevamos PEPS ingresan las unidades en exceso por el valor de las unidades que no se
hubieran vendido en la última transacción.
 Si llevamos PPP ingresan al precio promedio ponderado vigente al momento de la toma de
inventario físico.
 La partida contable a utilizar puede ser Sobrante de mercaderías.

Cualquiera sea la alternativa de Inventario Permanente elegida, al cierre del ejercicio SIEMPRE se debe
realizar el recuento físico y si hubiera diferencias con las cantidades que surgen de las fichas de stock
se debe registrar la “Diferencia de inventario”.

Políticas contables

Elemento del SIC Consideraciones

Sistema de Directo: tradicional. Afectará el diseño del plan de cuentas.

registración
Indirecto: determinar si llevará subdiario de ventas.

Subdiario de ventas: integración con libro IVA Ventas.

Medios de PED: con integración automática de datos, desagregación del plan de cuentas, uso
registración de asientos tipo automáticos. Celeridad en la obtención de informes y
automatización de controles.

Controles Cumplimiento de políticas y normas de registración.

Análisis de cuentas corrientes, cobranzas: fondos o contabilidad general.

Controles cruzados con registros impositivos. Control de importes facturados a

través de comprobaciones globales.

Comprobantes Registrables: factura, nota de débito y crédito, minutas contables.

No registrables: nota de pedido, órdenes de compra de clientes.

Asientos tipo PED: asientos resúmenes de operaciones repetitivas.

Plan de cuentas Cuentas de activo (rubro créditos – bienes de cambio).

Cuentas de resultado (se utilizará la cuenta ventas desdoblada por jurisdicción o

desdoblada en ventas al contado o con tarjeta de crédito, o solamente la cuenta
colectiva ventas.

Informes Para el subsistema impositivo (impuestos relacionados), para el subsistema recursos

humanos (liquidación de comisiones), para la gerencia (totales de ventas por áreas
geográficas, por artículo, etc.).

Archivo Objetivo: separación por tipo de operación; venta de bienes; servicio post venta.

Subjetivo: por clientes para un mejor control de las cuentas corrientes.

Control interno contable en la función ventas consiste en:

106
 Inventario físico de existencias (operativo – contable): operativo porque es un recuento físico, pero
si al cotejar el recuento con los importes de la cuenta del mayor surgen diferencias se transforma en
operativo contable. Se hace como mínimo al cierre del ejercicio.

 Coincidencia de remitos y facturas: la documentación respaldatoria debe coincidir.

 Control de importes facturados a través de comprobaciones globales: controles cruzados con libro
IVA Ventas.

Unidad once: Subsistema de administración de fondos.

Fondos. Concepto

107
Fondos es la existencia de dinero en efectivo en caja y banco del país y del exterior y otros valores de
poder cancelatorio y liquidez similar (RT 9).

Se incluyen: cheques de terceros a la vista, giros postales, depósitos a plazo fijo a la fecha en medida que
tengan disponibilidad inmediata, movimientos con cajeros automáticos, cheques de terceros diferidos
que serán utilizados como medio de pago.

El poder cancelatorio es la capacidad de servir como medio de pago y la liquidez es la irrestricta

posibilidad de su utilización inmediata.

Se suelen entender por fondos a las siguientes cuentas: caja, cobranzas o recaudaciones a depositar,
banco xx c/c, moneda extranjera, valores al cobro, plazos fijos, cheques de pago diferido.

Subsistema fondos

El subsistema fondos en realidad surge del funcionamiento y confluencia de los pagos y cobranzas, de
donde se puede visualizar todas las interrelaciones. Forma parte del subsistema de información contable
y que representa en forma teórica todas las actividades de la función fondos en su aspecto contable.

Función fondos

La función fondos hace referencia a todas las actividades relativas a la administración de fondos de un
ente en general.

Departamentalización del subsistema

Que exista en el ente un departamento de fondos dependerá de su importancia relativa frente a las
demás funciones y tamaño de la organización.

Actividades que desarrolla el departamento:

 Administración de fondos de un ente en general.

 Custodia de fondos.
 Guarda de documentos y valores.
 Responsable de los cumplimientos de pagos a proveedores, acreedores diversos, empleados,
propietarios, etc.
 Responsable de efectuar las cobranzas de clientes, préstamos, deudores varios, etc.
 Administración de fondos fijos.

Es importante dentro del ente porque es el responsable de dos operaciones básicas del ente, cobrar y
pagar. Además de estar a cargo de las colocaciones de fondos excedentes.

Función financiera dentro del ente:

Tipo de empresa

Pequeña Mediana Grande

108
Tareas básicas Pagar, cobrar, Pagar, cobrar, depositar, Pagar, cobrar, depositar,
depositar, colocar colocar excedentes. colocar excedentes.
excedentes.
Independencia del Nula Relativa Total
departamento contable
Control interno Periódico Periódico permanente Permanente
Responsable Propietario Encargado, jefe, Gerente
gerente

Las normas internas serán sobre los siguientes rubros o temas:

 Cobranzas.
 Depósitos.
 Destino de fondos.
 Movimientos bancarios: apertura de cuenta, tipos, personas autorizadas para operar.
 Arqueos, conciliaciones, periodicidad.
 Política de otorgamiento de créditos.
 Recurrir a fuentes de fondos: obtener préstamos bancarios, normas sobre plazos, garantías, etc.

Cobranzas

La operación básica de cobranzas puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones necesarias

para transformar un activo exigible, documentado o no, en un activo líquido (disponibilidades).

Llamamos cobranzas al ingreso de dinero en efectivo en cheques de terceros, giros y/o postales.

El origen de las cobranzas puede ser por: ventas al contado, cobros efectuados a clientes por ventas
financiadas, cobros de ventas con tarjeta de crédito, alquileres, comisiones, intereses.

Los cobros son esencialmente operaciones permutativas, interviniendo en su registración cuentas

patrimoniales. Hay situaciones en las cuales el cobro y la operación de venta ocurren en forma conjunta,
en cuyo caso es habitual la registración directa y conjunta del ingreso de efectivo y la venta utilizando
una cuenta de resultado (Ventas), que exteriorizan dos operaciones del ciclo operativo.

Comprobantes vinculados al ingreso de fondos: facturas de ventas al contado, recibos de cobros,

rendición de cobradores, liquidaciones bancarias de cobranzas, boleta de depósitos bancarias de los
clientes, cheques propios cobrados, documentos a cobrar, extractos bancarios, préstamos bancarios,
depósitos de cuentas recaudadoras de los cobradores, comprobantes de cajeros automáticos, planilla de
caja ingresos y egresos.

Depósitos

En general por medidas administrativas el producto de las cobranzas es depositado en forma parcial o
total en cuentas corrientes abiertas en nombre del ente en uno o varios bancos. Este sistema facilita el
control de los recursos y mejora las condiciones de seguridad.

Modalidades:

 Depósito parcial: el ente mantiene total o parcialmente el efectivo recaudado por la cobranza y
deposita los cheques en varias cuentas bancarias.

109
 En este caso es conveniente utilizar la cuenta caja para registrar el efectivo y la cuenta valores a
depositar para los cheques.

 Depósito íntegro o total: el total de las cobranzas se depositan en uno o varios bancos, para la
registración se pueden utilizar: una sola cuenta para el total recaudado (cobranzas o recaudaciones
a depositar), o la cuenta caja para el efectivo y la cuanta valores a depositar para los cheques
recibidos.

Implicará la existencia de un fondo permanente para hacer frente a los gastos menores, se reflejará
en la cuenta “Fondo Fijo.”

Pagos

Conjunto de operaciones necesarias para la cancelación de una obligación contraída, esto implica una
disminución de disponibilidades y por consiguiente también se producirá una disminución de deudas.

Los pagos provocan salida de dinero en efectivo, o de cheques de terceros en poder del ente, de cheques
de la empresa o pagos por débitos automáticos en cuentas bancarias para la cancelación de pasivos.
Generalmente se concretan para la cancelación de pasivos previamente asumidos por la empresa.

Los pagos dan origen a operaciones permutativas, generan un débito a las cuentas representativas de las
obligaciones canceladas (proveedores, acreedores, honorarios a pagar, remuneraciones a pagar, etc.) y la
acreditación de caja o banco xx cuenta corriente, conforme a la forma de pago.

Cuando la obligación nace y se cancela en el mismo momento, el débito será una cuenta de activo
(mercaderías) o de gastos (honorarios, alquileres) y se acredita caja o banco. No existirá el
desdoblamiento de la operación de compra y del pago.

Comprobantes vinculados al egreso de fondos: factura de proveedores de contado, orden de pago,

recibo de pago, cheques en todas sus modalidades, planillas y recibos de liquidación de haberes,
documentos a pagar, boletas de depósitos bancarias, extractos bancarios, constancia de pagos de
impuestos, constancia de pagos de aportes, planilla de caja de ingresos y egresos, resumen bancario de
débitos automáticos.

Circuitos documentales y administrativos: son los circuitos o rutinas que deben seguir para ingresos o
egresos de fondos.

De las cobranzas: se vincula con las ventas realizadas. Las modalidades pueden ser:

 En efectivo: relacionada con la política de descuentos y bonificaciones, se da en el caso de las ventas

al mostrador.

 Con cheques o valores: imputación inmediata. Por razones de seguridad es conveniente la

existencia de normas en cuanto a las características del cheque a recibir.

 Por giros, correo, depósitos en cuenta corriente: el recibo se envía a posteriori, una vez acreditada
la recepción de fondos.

 Por rendiciones de cobradores: depende si envían por correo, depositan o rinden personalmente.

 Con documentos: existirá la emisión de un recibo por la recepción de los fondos y devolución del
documento. El circuito será diferente si se descontó el documento del cliente en el banco.

 A través de bancos: el cobro lo realiza la institución financiera, quien rinde periódicamente a través
de una planilla de cobranzas y acredita en la cuenta.
110
De los pagos: se vincula con la cancelación de pasivos contraídos por la empresa. Emite autorizaciones y
realiza el pago a su término y/o conforme a la disponibilidad financiera. Recibe el recibo del proveedor,
toma nota del pago, los registra en Banco y archiva recibo con orden de pago.

Los destinatarios y las modalidades del pago son diferentes:

 Efectivo por caja: solo se permite hasta $999 o sumas menores por fondo fijo.

 Por banco: puede ser con cheque propio a la vista o diferido, cheques de terceros endosados, o a
través de transferencias bancarias o del cajero automático.

 Con documentos a pagar: puede ser con garantías documentadas cuando se requiere mayor plazo o
son sumas mayores.

 Con endoso de documentos a cobrar: opera como un pago en especie ya que se produce la
cancelación del pasivo con la transferencia del derecho.

 Pago de sueldos y jornales: siempre abona tesorería y se envía recibo a contaduría, quien lo
registra.

 Pagos para la constitución de fondo fijo.

 Rendición de fondo fijo: este subsistema rinde a contaduría los comprobantes que respalden la
planilla de fondos, contaduría controla, emite orden de pago y la envía a tesorería que es quien libra
el cheque. Contaduría procede a la registración en el diario general a si sea que se utilice sistema
indirecto o directo.

Vinculación con el sistema de Contabilidad General

 Emitirá las minutas contables para confeccionar los asientos de movimientos de fondos.

 Con registración indirecta, periódicamente emitirá las minutas para la confección y registro del
asiento resumen de los subdiarios de pagos y cobranzas.

 Emitirá el resultado de determinados controles (arqueos, conciliaciones).

 La incorporación o baja de los medios de cobros y/o pagos, los que podrían originar modificaciones
en el plan de cuentas.

 Medios de financiación, prestamos, intereses, colocaciones temporarias de fondos, etc.

Ley anti – evasión (Ley número 25.345).

La ley 25.345 determinó que los pagos a terceros en la medida que superen los $10.000, debían ser
realizados de la siguiente manera:

 Depósitos bancarios o en entidades financieras.

 A través de giros o transferencias bancarias.

 Con cheques cancelatorios.

111
 Con tarjetas de créditos o con otros procedimientos autorizados por el poder ejecutivo.

Este artículo fue modificado por la ley 25.413 denominada “Ley de competitividad”, que redujo el
importe de $10.000 a $1.000 para disminuir la evasión fiscal.

Esta imposibilidad de pagar en efectivo rige para todas las operaciones de compra excepto para compra
de bienes inmuebles, en la medida que se pague ante el escribano interviniente.

Procesamiento contable Ingreso de fondos

Cobranzas

La función cobranzas refiere a la percepción de dinero, cheques de terceros o algún otro elemento con
poder cancelatorio similar. Está ligada a la operación de ventas.

Registración variable según:

 Sistemas de registración: ya sea directo o indirecto. Si se utiliza sistema indirecto, generará la

utilización de subdiarios de pagos, cobranzas y depósitos.

 Medios de registración.

 Influenciado por normas de seguridad: depósito íntegro y diario de las cobranzas.

 Todos los pagos con cheques.

 Constitución de un fondo fijo.

Si se efectúa el depósito integro y diario de los fondos y los pagos son con cheques, deberán existir
normas de control interno sobre la emisión de cheques, el resguardo de los fondos, montos sobre la
autorización de pagos, etc.

Tratamiento contable

Las cobranzas deberían ser contabilizadas cuando ocurren.

Su medición no ofrece problemas porque se trata de dinero o de valores de depósito inmediato que
puede computarse por su valor nominal. No valdría la pena calcular los valores descontados de cheques
que se acreditarán uno o dos días hábiles después.
Las entradas de moneda extranjera o de valores expresados en ella deberían convertirse a la moneda en
que se expresan los informes contables empleando el tipo de cambio de la fecha de la cobranza.

Para contabilizar una cobranza deben considerarse:

 El importe recibido, que incrementa las disponibilidades.
 Si las normas internas obligan al depósito de toda cobranza, en cuyo caso debería emplearse una
cuenta como Recaudaciones a depositar.
 Los conceptos a que corresponda la cobranza y las deducciones que puedan haber incidido sobre el
importe cobrado.

Ventas con tarjeta de crédito

Es una operatoria donde el cliente suscribe cupones de sus tarjetas de crédito, los que posteriormente
serán abonados por las empresas emisoras.
Habitualmente tiene el mismo tratamiento de una operación al contado, de acuerdo a las condiciones de
adhesión a la tarjeta emisora. Existen gastos adicionales que pueden o no ser transferidos al cliente.
112
Cuando se realizan estas ventas se deben tener en cuenta los débitos que las empresas emisoras de
tarjetas efectúan descuentos pueden considerarse como gastos de comercialización o reducción del
importe de ventas.
Las ventas con tarjeta de crédito pueden hacerse a través de dos sistemas: Sistema tradicional o sistema
posnet.

Momentos susceptibles de contabilización

Sistema tradicional Sistema posnet

1. Venta con tarjeta 1. Venta con tarjeta

2. Cómputo del débito 2. Cómputo del débito

3. Presentación al cobro 3. Cobro de los cupones

4. Cobro de los cupones

Transferencias bancarias

Por razones de manejo financiero, es habitual transferir fondos entre cuentas bancarias, abiertas en la
misma entidad o entre distintas entidades.

Contabilización:

1. Entre cuentas de distintos bancos: cuando la operación implica la emisión de un cheque contra una
cuenta y su depósito en otra, conviene contabilizar ambas operaciones por separado sobre la base
de la documentación respaldatoria, utilizando una cuenta de movimiento (Transferencias bancarias)
que debe ser saldada una vez contabilizados ambos pasos.

2. Entre cuentas de un mismo banco: no es necesaria la utilización de una cuenta de movimiento.

Cuentas de distintos bancos:

Concepto Debe Haber

Transferencias bancarias (M) 4000
Comisiones y gastos bancarios 40
IVA CF 10
A Banco Galicia c/c 4050
S/ ND Banco Galicia y/o resumen bancario

Concepto Debe Haber

Banco Patagonia c/c 4000
A Transferencias bancarias 4000

113
S/ NC Banco Patagonia y/o resumen bancario

Cuentas de un mismo banco:

Concepto Debe Haber

Transferencias bancarias (M) 4000
A Banco Galicia c/c 4000
Banco Galicia c/c 4000
A Transferencias bancarias (M) 4000

Préstamos

 Descubiertos en Cuenta Corriente: facilita la disponibilidad de fondos autorizando el sobregiro de la

cuenta por un monto preestablecido por períodos breves (no puede superar los 30 días), pueden
existir autorizaciones por tiempos más largos y renovables en varias oportunidades.

 Documentados a sola firma.

 Documentos con pagarés de terceros endosados.

 Préstamos con garantía real: son a más largo plazo y pueden ser con un destino prefijado o en
entidades financieras.

 Préstamos con garantía prendaria: la financiación obtenida de terceros puede estar garantizada con
derecho real de prenda, que es un accesorio de la obligación principal. Esta garantía puede estar
adicionada a una operación de compra de bienes muebles (rodados). Como costo tiene además de
los intereses de financiación, los gastos de tramitación de la garantía. En caso de incumplimiento el
acreedor podrá cobrarse el crédito con el producido eventual remate judicial del automotor.

 Préstamos con garantía hipotecaria: la garantía se constituye sobre bienes inmuebles, y debe ser
instrumentado a través de escritura pública. El solicitante del crédito mantiene siempre la propiedad
del bien, pero tiene restringida su disposición. Permite la obtención de plazos de financiación más
extensos y montos mayores. El costo total de obtención de este tipo de préstamos lo integran: el
interés pactado, los gastos de constitución de hipoteca (escribano, sellos, etc.) gastos y comisiones
bancarios, seguro contra incendio del bien, seguro de vida del solicitante.

Pasos de solicitud de préstamos:

1. La solicitud conjuntamente con toda la documentación requerida (solicitud indicando monto,

plazos y garantía).

2. La evaluación de la solicitud, para evaluar la solvencia crediticia.

3. La aprobación del crédito, varía en cada banco.

4. El préstamo, al tomarlo se firma un contrato de garantía a favor del acreedor.

5. La amortización o pago del préstamo, se efectúa en los plazos fijados.

Documentación requerida relacionada al crédito y la garantía.

 Documentación registrable:

114
  Resolución autoritativa del crédito, de la autorización para girar en descubierto.

 Nota de crédito del banco, donde informa el neto acreditado y los distintos conceptos
descontados.

 Documentación no registrable:

 Solicitud de préstamo.

 Documentación vinculada a la prenda e hipoteca como garantías.

 Tasaciones de los bienes, necesarios para el banco.

 Planilla o cuadro de amortización del crédito, donde consta todo el detalle de cancelación
del préstamo, con la determinación del monto de la cuota, y la discriminación de los
conceptos que la integran a efectos de una adecuada registración y fecha de pago.

Descuento de documentos

El descuento de documentos se utiliza para financiar las operaciones comerciales, pudiendo

instrumentárselo de distintas formas.

El descuento bancario de documentos recibidos de terceros es una fuente de financiación muy utilizada
en la empresa y se sustenta en el crédito que la empresa tiene para con sus clientes cuando las ventas no
son al contado y se encuentra documentada en pagarés con vencimiento posterior a la solicitud del
descuento.

El banco anticipa el importe de los créditos antes de su vencimiento y cobra por ello un interés,
deduciéndolo del importe total y cobra una comisión previamente pactada.

Contabilización del descuento

Se debe evidenciar:

 Disminución de la existencia física de documentos en cartera.

 Ingreso de efectivo.
 Los intereses negativos a devengar a partir de la fecha de la operación.
 Contingencia ó riesgo que el librador del pagaré no lo pague al vencimiento.

Momentos de contabilización:

 Descuento del documento.

 Devengamiento de intereses
 Pago del documento.
 Por el firmante
 Por la empresa

Procesamiento contable Egreso de fondos

Pagos

Conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligación contraída. Esto implica una
disminución de disponibilidades y por consiguiente también se producirá una disminución de deudas.

115
Un pago se origina mediante la existencia de una obligación hacia un tercero. Esta obligación puede
estar representada tanto en una cuenta a pagar como en un documento, y produce el egreso de activos,
ya sea dinero o cheques.

En síntesis los pagos representan disminuciones de valores por cualquier concepto, pero normalmente
se los concreta para cancelar pasivos previamente asumidos por la empresa.
Los pagos generan variaciones permutativas; se debitan las cuentas representativas de las obligaciones
canceladas y se acreditan las cuentas de activo teniendo en cuenta la forma en que se realice el pago.

Modalidades de pago:

 Efectivo.

 Con cheques a la firma.

 Con cheques de 3ros endosados.

 Con débito automático en cuentas bancarias, con giros o transferencias.

Tratamiento contable: los pagos deben contabilizarse cuando se efectúan y por el importe nominal
correspondiente a los valores entregados.
 La realización de un pago en efectivo o en cheque debe motivar la reducción de los saldos de las
cuentas de activo que representan los valores entregados, ejemplo: caja; fondo fijo; banco xx cuenta
corriente.
 Las cancelaciones o reducciones de pasivos deben cargarse a las cuentas que los representan.
 Los pagos que originen activos deben imputarse a las cuentas que los representen.
 Los gastos o comisiones ocasionados por los pagos deberían cargarse a cuentas de gastos.

Retenciones impositivas a practicar

En oportunidad de efectuar pagos a proveedores de bienes o servicios, la norma impositiva impone a la

empresa la obligación de efectuar retenciones a cuenta del impuesto que deberá abonar el acreedor. Se
vincula con el subsistema impositivo, por cuanto esas retenciones son cobranzas realizadas por cuenta
del fisco, y deben ser depositadas previa presentación de la declaración jurada.

En relación a las mismas se deberá prever:

 La confección y entrega de comprobantes al tercero referidos a las retenciones realizadas

(certificado de retención).

 La confección, presentación y posterior pago de las retenciones realizadas.

Las retenciones a practicar sobre los pagos que realiza la empresa tienen su origen en:

 Normas impositivas nacionales: impuesto a las ganancias.

 Normas impositivas provinciales: ingresos brutos.

Depósitos bancarios

El monto de los depósitos está relacionado con la decisión que tome la empresa respecto del destino de
sus cobranzas. Algunos depósitos en cheques son acreditados por el banco uno o más días después de la
fecha en que se los efectúa. Situación que debe ser considerada por el manejo diario de las finanzas.

116
Clearing: cuando un cheque a cargo de un banco es depositado en otro, el banco en el que el librador
tiene cuenta recibe el débito a través de una cámara compensadora, en la que se computan y
compensan todos los débitos y créditos recíprocos entre los distintos bancos que participan en ella.

Colocaciones de fondos

Las colocaciones de fondos generan salidas de dinero, afectando el circuito de fondos. Consisten en
orden a su liquidez:

 Depósitos en cuenta corriente y cajas de ahorro.

 Depósitos a plazo fijo.

 Colocaciones de fondos comunes de inversión.

 Colocaciones en acciones que cotizan en bolsa.

Depósitos en cuenta corriente bancaria: la cuenta corriente bancaria es un contrato comercial entre la
empresa y la institución bancaria por el cual el banco procede a la apertura de una cuenta, a efectos de
canalizar el movimiento de dinero de su titular. Una vez autorizada la apertura, deberá efectuarse el
depósito inicial y se hará solicitud y entrega de talonarios y el importe será debitado en la misma.
Suscribirán un compromiso formal por el solicitante de no librar cheques sin la suficiente provisión de
fondos con o sin la autorización para girar en descubierto.

Mensualmente el mantenimiento de la cuenta puede originar gastos como ser: comisiones, impuestos a
los débitos y créditos e intereses.

Caja de ahorro: es una cuenta bancaria a la vista a través de la cual se efectúan depósitos en efectivo o
de cheques de terceros y extracciones, y que reditúa un interés en función de los saldos disponibles. A
diferencia de las cuentas corrientes bancarias, las cajas de ahorro no disponen de chequeras para las
extracciones, las cajas de ahorro permiten a su titular: obtener un rendimiento mensual por fondos
depositados, efectuar depósitos de cheques recibidos de terceros, adherirse a un sistema de débitos
automáticos de servicios, consultar saldos y movimientos todos los días. El costo de mantenimiento es
menor a la cuenta corriente bancaria.

Depósitos a plazo fijo: es un tipo de inversión y consiste en un contrato entre dos partes (Banco –
Cliente), en el cual el cliente deposita una suma de dinero por un tiempo determinado y a cambio el
banco le abona intereses.

Finalizado el plazo pactado el inversor puede optar por retirar el dinero colocado más los intereses
obtenidos, o renovar el depósito total o parcialmente por un nuevo período.

El certificado de plazo fijo es el instrumento probatorio donde constan las cláusulas del contrato
establecido entre el banco y el depositante.

Documentación respaldatoria

 Bancos: nota de crédito bancaria (boleta de depósito). Confeccionada en dos cuerpos individuales y
con el sello del cajero.

 Cajeros automáticos: nota de crédito bancaria (boleta de depósito) emitida por el cajero
electrónico.

117
Tratamiento contable

La empresa xx recaudó en el día $3000 y una de sus políticas con respecto al movimiento de fondos es
depositar diariamente las recaudaciones obtenidas.

 Se debita la cuenta Banco xx cuenta corriente por un valor de $3000.

 Se acredita la cuenta recaudaciones a depositar por el mismo valor.

Planilla de caja

Es confeccionada en forma diaria por el responsable de fondos, el cual en ella registra todos los
movimientos de fondos acudidos durante el día.

La misma se subdivide en dos partes:

 Ingresos de fondos (originan débitos).

 Egresos de fondos (originan créditos).

Cada una de las partes tiene prevista una columna para los comprobantes, descripción e importes.

El punto de partida de la planilla es el saldo del día anterior, al cual sumados los ingresos los egresos,
arrojará el saldo final del día, que deberá ser confrontado con un arqueo a ese momento para verificar
su correspondencia.

Las planillas de caja pueden funcionar como una minuta para la registración contable en el libro diario.
Con frecuencia es desagregada en los subdiarios de cobranzas y pagos.

Las planillas pueden llevarse:

 Acumulativa: se inicia con el saldo al cierre del día anterior, se registran los egresos e ingresos de
dinero, arribándose al cierre a un nuevo saldo.

 No acumulativa: el saldo al final del día es depositado, por ello al día siguiente se empieza con saldo
cero.

Hay que tener en cuenta que la persona que realiza la planilla de caja no debe ser la misma que toma el
arqueo, la planilla debe ir acompañada de los comprobantes.

Planilla de cobranzas

Consiste en un detalle donde la cuenta deudora siempre va a ser caja, suelen levarlo las instituciones sin
fines de lucro que mandan cobradores. Siempre tienen que tener archivados recibos, que pueden ser
controlados por correlatividad.

Registra todos los ingresos de fondos por cobranzas realizadas a terceros. Habitualmente la usan
empresas con ventas a consumidores finales a plazos (muchos clientes poco importe), inmobiliarias que
administran alquileres de terceras personas; clubes; a veces mutuales, etc. Es de funcionamiento muy
simple, su saldo final es siempre cero, y al final del día el saldo será el total de cobranzas respaldadas por
recibos; luego es un detalle de los cobros realizados. Al final del día debería ejecutarse el arqueo por la
persona que recibe el dinero, firmando ambos, la hoja de arqueo y los comprobantes que lo respaldan.

118
Políticas particulares contables

 Plan de cuentas: referidas principalmente al rubro caja y bancos y las vinculadas con los medios de
financiación otorgados y recibidos en los rubros créditos y deudas.

 Asientos tipo: para operaciones repetitivas de cobros, pagos y depósitos y para la confección de
asientos resúmenes de traspaso de asientos de subdiario de cobranzas y pagos al diario general.

 Registros: relativos a los registros propios del sistema. Ejemplo: el archivo físico de todos los
comprobantes y demás documentación se realizará dentro del departamento administrativo. Las
notas de crédito y débito bancarias, una vez registradas, son archivadas de manera objetiva y en
forma cronológica.

 Comprobantes: notas relacionadas con la documentación vinculada al subsistema fondos. Minutas,

recibos, órdenes de pago, boletas de depósito, etc.

 Circuitos: relacionadas con el flujo de la información contable desde la captación de datos hasta la
emisión de los informes contables elaborados por el subsistema.

 Archivos: toda la documentación se archiva en la empresa y por funciones. Dentro del subsistema
fondos la documentación emitida podrá ser archivada siguiendo los siguientes criterios:

 Recibos y órdenes de pago: archivo objetivo, correlativo, y en biblioratos caratulados por

fecha y número de recibos.

 Informe de cheques emitidos y boletas de depósitos: archivo subjetivo por banco.

 Cuentas corrientes: archivos subjetivos: contendrá facturas, órdenes de pago, recibos y

toda otra documentación vinculada.

 Informes: normas relacionadas con informes tales como:

 Informe mensual de depósitos efectuados.

 Informe diario de cheques emitidos/anulados/devueltos/rechazados.

 Informe para el subsistema ventas (en forma mensual se informará el total de cobranzas en
contado en cuenta corriente y con tarjeta de crédito).

 Informe para el subsistema compras (se informará con periodicidad mensual el detalle de
pago efectuado a los proveedores o acreedores).

 Informe para el subsistema impositivo (se notificará cada uno de los pagos efectuados de
impuestos).

Controles contables

Arqueo

El arqueo de caja es el procedimiento por el cual se lleva a cabo el inventario en la cuenta “Caja”,
“Recaudaciones a Depositar”, “Moneda extranjera” y “Fondo Fijo”, y se realiza el recuento físico de
dinero, cheques de terceros, giros y valores asimilables en la caja del ente, existentes a un determinado
momento.

119
El objetivo es comprobar la coincidencia entre la realidad (representada por el valor obtenido en el
arqueo) y la información suministrada por los registros contables (obtenida del libro mayor).

El arqueo se debe practicar como mínimo al cierre del ejercicio económico, las diferencias darán origen a
los asientos de ajustes para que el saldo contable de la cuenta sea coincidente con los datos del arqueo.
Las diferencias pueden surgir por:

 Comprobantes de pagos realizados y no contabilizados: estos comprobantes arqueados pendientes

deben ser contabilizados, dando origen a asientos de ajustes.

 Vales por anticipos de sueldos al personal: existe un hecho con efectos patrimoniales
objetivamente medibles que consiste en el egreso de fondos, en consecuencia deben registrarse las
salidas de dinero, imputando a la cuenta “Anticipos de Sueldos”, es una cuenta patrimonial,
regularizadora de pasivo, que ajusta la valuación de “Remuneraciones a pagar”.

Al cierre del ejercicio, una vez hecho el devengamiento de sueldos del mes traducido en el saldo
acreedor de remuneraciones a pagar, se tienen dos alternativas:

 Cancelar “Anticipo de Sueldos” con débito “Remuneraciones a pagar”, con lo cual el saldo
acreedor de la cuenta de pasivo queda por el neto a abonar.

 No realizar ningún asiento de ajuste y exponer la cuenta “Anticipo de Sueldos” restando de

sueldos a pagar, funcionando como regularizadora de pasivos. La cuenta anticipo de
sueldos se cancela en el momento de efectivo pago del pasivo.

 Cheques de terceros recibidos: ocurre cuando se tiene en existencia cheques de terceros con fecha
adelantada. Corresponde realizar el asiento de ajuste, enviándolo a una cuenta de activo,
denominado “Valores al cobro” o “Caja”.

Es aplicable cuando la intención del ente es esperar hasta su vencimiento para proceder al cobro de
dichos valores, pero si la intención y forma de operar consiste en recibir estos cheques posdatados y
hacerlos circular como dinero, no sería incorrecto dejarlos dentro de caja.

Se compara este nuevo saldo con el saldo que corresponde según el arqueo y si persiste la diferencia
entre el importe que surge del arqueo y el saldo ajustado de la cuenta será un “Sobrante de caja” o
“Faltante de caja”. Pueden existir normas internas por los cuales los faltantes de caja se consideran
responsabilidad del cajero, en esos casos se utilizará la cuenta “Anticipo de sueldos” que será soportado
por el personal.

Conciliación Bancaria

Conciliar significa solucionar diferencias. Es el procedimiento mediante el cual se busca verificar las
coincidencias entre las anotaciones contables de la empresa en sus registros contables (mayor en banco)
con las registraciones de los resúmenes bancarios remitidos por el banco; implica verificar las diferencias
entre el extracto bancario con el mayor de la cuenta “Banco xx c/c” de la empresa.

Las razones de las diferencias las podemos agrupar:

 En relación a los cheques emitidos:

 Existen cheques emitidos que incidieron en el saldo contable modificándolo, pero que a la
fecha de la conciliación no fueron presentados al banco para su cobro. No genera ajustes.

120
  Cheques emitidos por la empresa, cobrados por el tercero, pero contabilizados en exceso o
de menos. Genera contra-asiento por la diferencia.

 Cheques emitidos por la empresa y presentados al cobro en el banco, pero no

contabilizados por la empresa. Genera la registración de los mismos.

 En relación a los depósitos realizados:

 Depósitos realizados y contabilizados por la empresa, pero no acreditados por el banco. No

generan ajustes.

 Depósitos contabilizados en exceso o de menos. Genera contra-asiento.

 Depósitos omitidos de contabilizar. Genera registración.

 En relación con las Notas de Débito Bancarias o Notas de Crédito Bancarias:

 La empresa omitió su contabilización porque el banco no las suministro.

 La empresa contabilizó en exceso o de menos.

Elementos que se necesitan para hacer una conciliación:

 Conciliación anterior: para verificar que los ajustes emergentes de la misma hayan sido registrados,
de lo contrario pasarán a ser ajustes pendientes a registrar en ese momento. También se la usa para
verificar si los depósitos pendientes se acreditaron a esa fecha o fueron acreditados durante el
período siguiente, igual situación se da en los cheques no presentados al cobro.

 Hojas del extracto bancario: que contenga todos los movimientos de todo el período a conciliar.

 Hojas del Mayor o Libro Bancos de la empresa: deben figurar todos los movimientos registrados
por la empresa.

 Determinar los saldos al cierre del ejercicio de la cuenta “Banco xx c/c” según la contabilidad y
según extracto.

 Control o cotejo columna por columna de todos los movimientos del extracto bancario con la hoja
de contabilidad determinando las diferencias.

 Hacer la conciliación ubicando las diferencias.

 Registrar los asientos de ajuste a efectos de que el saldo a exponer sea el correcto.

121
Unidad doce: Subsistema de Recursos Humanos (RRHH).

Recursos Humanos (RRHH): Concepto e importancia.

En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el

conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero lo más frecuente es llamar así a
la función o gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los
colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en
concreto junto a los directivos de la organización.

El objetivo básico que persigue la función de Recursos Humanos con estas tareas es alinear el área o
profesionales de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia
organizacional a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e
inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en día se percibe en
la fuerte competencia mundial. Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos
humanos, sino que se administra con las personas viéndolas como agentes activos y proactivos dotados
de inteligencia, creatividad y habilidades.

Función de Recursos Humanos

Recursos humanos comprende todas las tareas tendientes a la búsqueda y mantenimiento de los RRHH y
todos los aspectos vinculados a las remuneraciones (salarios, beneficios, premios, indemnizaciones, etc.)
que van a percibir los trabajadores de la organización.

122
Comprende dos grandes aspectos:

1. Aspectos remuneratorios: se refiere a la administración de sueldos y salarios como también al

ofrecimiento de incentivos y beneficios. Es comprensivo de:

 Liquidación de las remuneraciones: documentación respaldatoria directa y vinculada.

Diferenciamos:

 Liquidación de sueldos, SAC, vacaciones.

 Asignaciones no remunerativas.
 Liquidación de retenciones al personal.
 Liquidación de aportes patronales.
 Indemnizaciones.

 Libro de sueldos y jornales

 Minutas contables: tomadas de los dos aspectos anteriores.
 Recibos de sueldos: se vincula con los pagos.
 Mantenimiento de legajos de los empleados.

2. La búsqueda y mantenimiento de los RRHH: los aspectos relacionados son:

 Análisis de los puestos de trabajo en la empresa: se refiere a las características de cada lugar
de trabajo, capacitación requerida, relación funcional y responsabilidades.
 Búsqueda: como se la va a encarar: a través de terceros, por medios publicitarios, en
instituciones educacionales que tengan servicio de empleo (pasante universitario).
 Selección del personal de los candidatos: se debe buscar el perfil o atributos requeridos para
cada puesto de trabajo.
 Capacitación: tanto a los nuevos empleados como a los antiguos.
 Evaluación del desempeño.
 Servicios médicos. Ausentismo.

Las remuneraciones y cargas sociales comprenden el total de las retribuciones que la empresa abona al
personal en relación de dependencia y las obligaciones fiscales, provisionales y de la seguridad social
que las legislaciones pertinentes impongan al empleador.

Departamento RRHH

Es el ámbito dentro de la estructura organizacional donde se va a desarrollar esta función si el volumen

de personal en relación de dependencia de la misma así lo requiriese. Se visualiza en el organigrama,
incide el tamaño de la organización.

El lugar de la estructura organizativa que ocupará el departamento de RRHH dependerá de: la magnitud
de la empresa, la interdependencia como departamento, la actividad que desarrolla la empresa, su
dispersión geográfica.

Si se tratara de una Pyme las funciones igualmente deben desarrollarse, pero al no estar
departamentalizada seguramente el responsable de contabilidad será la misma persona encargada de
realizar las tareas de mantenimiento de la relación laboral, mientras que las tareas de selección del
personal recaerían sobre el dueño/propietario.

123
Subsistema RRHH

Representación conceptual de la función, es la parte donde fluye información contable a partir de la

exteriorización de variaciones patrimoniales.

Tipos de remuneraciones

Las formas en que las organizaciones retribuyen al personal en relación de dependencia pueden ser:

1. Remuneraciones: se subdividen en:

 Pagos en función del tiempo: a su vez se subdivide en:

 Pagos mensuales: habitualmente para personal jerárquico y administrativo.

 Pagos por día: pagaderas quincenalmente, generalmente obreros u operarios.

 Pagos en función del nivel de actividad:

 Por volumen de producción o piezas (destajo): de aplicación en la industria y en la

actividad primaria.
 Por volumen de venta: comisiones.

 Pagos en función de las utilidades: habitual para directores y gerentes.

2. Beneficios financieros indirectos: son prestaciones diversas como: cobertura de salud y gastos
médicos, vacaciones anuales pagas, seguro de vida, guardería, etc.
3. Compensaciones no financieras:

 Remuneraciones en dinero:

 Por unidad de tiempo: horas, días, semanas, meses.

 Por unidad de resultado o rendimiento: a destajo, comisión, habilitación.
 SAC.
 Viáticos
 Gratificaciones
 Propinas

 Remuneraciones en especie:

 Vivienda
 Alimento
 Ropa – Uniformes
 Transporte.

Base imponible para la determinación de aportes y contribuciones

Es importante destacar que los aportes y contribuciones que deben realizar trabajador y empleador
resultan de aplicar alícuotas a la base imponible consistente en el conjunto de conceptos remunerativos
que forman parte del salario del trabajador, entendido como remunerativa toda contribución abonada

124
en compensación de la actividad personal del trabajador: sueldo, SAC, comisiones, participaciones en
ganancias, propinas, gratificaciones y suplementos adicionales que tengan el carácter de habituales y
regulares, viáticos y gastos de representación, excepto la parte efectivamente gastada y acreditada por
medio de comprobantes y toda otra retribución, cualquiera fuere la denominación que se le asigne
percibida por sus servicios ordinarios o extraordinarios prestados en relación de dependencia.

Aportes personales

Los aportes personales son importes (a cargo de los trabajadores) por distintos conceptos vinculados a la
actividad laboral, y que por disposiciones legales deben ser determinados o calculados y retenidos por
los empleadores a sus empleados y posteriormente depositados a los distintos organismos de seguridad
social.

Estos aportes personales no constituyen un mayor costo de la mano de obra para el empleador, sino una
disminución del importe a recibir por el trabajador, el empleador actúa como agente de retención e
intermediario entre los empleados y los organismos respectivos.

Los efectos de estos aportes personales son:

1. Disminuyen el monto neto a pagar a los trabajadores. Pero no significan mayores costos para el
empleador.
2. Se transforman en deudas de la empresa hacia los organismos destinatarios de las mismas.

Por lo tanto para la organización y desde el punto de vista contable significan:

- El pasivo originado por el devengamiento de las remuneraciones de los empleados en relación de

dependencia tienen dos destinatarios:

 Sueldos y jornales a pagar: es acreditada por el monto neto a abonar al trabajador.

Representa el pasivo para con el empleado. Tiene fecha de vencimiento.
 Retenciones a depositar u otra cuenta de pasivo equivalente: refleja los pasivos con los
organismos destinatarios de las retenciones. Tiene otra fecha de vencimiento y distintas
modalidades para su cancelación.

Contribuciones patronales

Los aportes a cargo de la empresa, son contribuciones a ser soportadas por ellas. También son llamadas
“cargas sociales” o “aportes patronales”. Son obligatorias y se calculan sobre conceptos remunerativos,
ejemplo: ART, AFJP, INSSJP, Obra Social, etc.

Constituyen mayores costos laborales para la empresa. Los importes por aportes patronales se cargan a
la misma clase de cuentas a las cuales se imputaron las remuneraciones brutas.

Su contabilización debe seguir pautas:

1. Deben acreditarse cuentas de pasivo específicas representativas de los destinatarios de dichos

importes. Ejemplo: aportes y contribuciones a depositar AFIP.
2. Deben debitarse las mismas cuentas imputadas al contabilizar las remuneraciones sobre las cuales
se calculan las cargas sociales. Ejemplo: remuneraciones.

125
Los porcentajes de las retenciones a los trabajadores y de los aportes patronales se calculan sobre el
monto de las remuneraciones mensuales totales, excepto sobre el salario familiar y sobre la
indemnización por despido.

Sistema Único de Asignaciones Familiares (SUAF)

El trabajador en relación de dependencia goza de un régimen de asignaciones familiares para cuyo pago
existe el sistema de pago directo:

 Asignaciones de pago único

 Asignaciones de pago anual
 SUAF

Sistema de pago directo SUAF: este sistema implementado por el ANSeS contribuye a eliminar los
trámites y mecanismos de compensación, liberando a los empleadores de la carga financiera y
administrativa que implica la necesidad de anticipar el pago de las asignaciones familiares y procurar su
posterior reintegro. De esta manera las asignaciones no tienen impacto patrimonial en la empresa, ni en
sus costos y gastos.

Las asignaciones familiares son ayudas del estado con fondos del empleador; el cual aporta desde que
tiene empleados en relación de dependencia un porcentaje sobre el sueldo bruto.

Las AF constituyen un incremento de las sumas a percibir por el empleado, se efectiviza con el pago del
sueldo mensual.

Seguros e impuestos

Seguros de vida: todos los empleados, incluyendo al administrador, tienen el deber de tener a su
disposición un seguro de vida en caso de que este la pierda.

Según el decreto 1567/74: es un seguro de vida de contratación obligatoria para todas las empresas con
personal en relación de dependencia.

En el artículo 2 determina que la Superintendencia de Seguros de la Nación instrumentará el régimen a

aplicar.

Dicho seguro cubre el riesgo de muerte e incluye el suicidio como hecho indemnizable, sin limitaciones
de ninguna especie, quedando excluidos de la cobertura los trabajadores rurales amparados en la Ley
16.600 y los trabajadores contratados por un término menor a un mes.

Las pólizas son tomadas por los empleadores en cualquiera de las entidades aseguradoras que estén
autorizadas por la SSN para operar en el ramo vida y se encuentren inscriptas en el registro especial para
operar. El pago de las primas está a cargo del empleador-tomador del seguro.

Aseguradoras de riesgos de trabajo (A.R.T)

Los empleadores son responsables de la integridad física y psíquica de sus empleados y de los posibles
accidentes laborales (imprevistos) y enfermedades.

La finalidad es la prevención de riesgos y reparación de los daños derivados del trabajo, estableciéndose
que la misma rige para todos aquellos que contraten trabajadores. Están a cargo de entidades de
derecho privado denominadas “Aseguradoras de Riesgos de Trabajo” constituidas para minimizar el
impacto en el costo laboral de contingencias vinculadas a accidentes de los trabajadores.

126
Es de contratación obligatoria para la patronal, inclusive en los casos de pasantías.

Para la prestación del servicio, perciben una retribución por parte de la empresa (que es el costo laboral)
variable en función porcentual sobre sueldos y una suma fija por cada empleado que la empresa tenga.
Este importe así determinado representa para la empresa un mayor costo laboral. La cuota debe ser
declarada y abonada conjuntamente con los aportes y contribuciones. Cada ART fija su régimen de
alícuotas.

Beneficios sociales a cargo del empleador

Los empleadores pueden brindar a sus empleados otros beneficios sociales tales como:

 Vales alimentarios
 Servicio de comedor
 Seguro de vida o retiro
 Guardería
 Provisión de ropa de trabajo
 Reintegro de gastos de medicamentos

Impuesto a las ganancias: el régimen de retención

Las empresas están obligadas a actuar como agentes de retención del impuesto a las ganancias, por los
sueldos y jornales que abonan a sus empleados. A tal efecto consideran el ejercicio fiscal conforme al
año calendario, calculando las retenciones sobre la base del sistema de lo percibido; es decir que, se
retiene el impuesto en el momento de efectuarse el pago de la remuneración.

Base imponible del impuesto:

 Sueldos y jornales, jubilaciones, pensiones, aguinaldo

 Adicionales remunerativos
 Conceptos no remunerativos

No integran la base de cálculo las asignaciones familiares.

Sindicatos

El sindicato es una asociación profesional voluntaria de personas que se dedican a la misma actividad,
profesión u oficio, o sea que pertenecen al mismo gremio, con el objetivo de la defensa y promoción de
sus intereses profesionales. El gremio por su parte es el conjunto de personas que ejerce una misma
actividad.

Una de las actividades claves de la función de recursos humanos es mantener relaciones laborales
cordiales con el personal y el sindicato.

Los propósitos de los empleados empiezan en las remuneraciones, pero se extienden a: condiciones
laborales, estabilidad, beneficios adicionales, promoción, seguridad, salubridad. Los sindicatos defienden
esos intereses y además los suyos propios como la estabilidad y crecimiento del propio sindicato.

Vinculación con Contabilidad General

El subsistema de Recursos Humanos se vincula con Contabilidad General en las siguientes etapas:

127
 Ingreso del personal: RRHH envía información y documentación contable de facturas provenientes
de profesionales, consultoras, avisos por la búsqueda, selección y capacitación del personal, que
podrán imputarse como gastos.
 Mantenimiento: se vincula con Contabilidad General mediante los devengamientos de sueldos y
toda la documentación respaldatoria interviniente: recibos, cheques, transferencias bancarias,
planillas de sueldos, minutas contables, boletas de depósito.
 Egreso del personal: independientemente del motivo (renuncia, despido, jubilación, etc.) impacta
en el SIC por el reconocimiento del gasto de la desvinculación laboral: costo de arreglos
extrajudiciales, recibos, transferencias bancarias, planilla de liquidación final, planes de pago, etc.

Comprobantes operativos y contables

Legajos del personal

Si bien estos no se encuentran establecidos formalmente permitirán la individualización de toda la

documentación del personal que certifique sus datos personales, su situación psico – física y las
notificaciones que hacen a la relación de trabajo.

Se debería incluir en los legajos como mínimo la siguiente documentación:

 Fotocopia del DNI del trabajador, con constancia de domicilio actualizado.

 Examen psico – físico preocupacional.
 Constancia de CUIL
 Formularios de DDJJ del trabajador, donde indica las personas que generan derecho al cobro de
asignaciones familiares con documentación de respaldo.
 Constancia del alta del trabajador y sus familiares a cargo ante el Sistema Nacional de Salud.
 Copia del alta del trabajador ante la obra social elegida y los cambios habidos.
 Exámenes médicos periódicos.
 Comunicación fehaciente al personal sobre el procedimiento a seguir en caso de accidente laboral y
centros médicos a los cuales deberá concurrir.
 Constancia de afiliación del personal a la entidad gremial correspondiente.
 Pólizas de seguro de vida con indicación de los beneficios.
 Notas y comunicaciones cursadas al personal involucrado (vacaciones, solicitudes de licencias, etc.)

Planilla de remuneraciones

Básicamente se refiere a la planilla liquidatoria, muy similar a la hoja del Libro Sueldos y Jornales cuando
es llevado en forma manual.

En ella figuran en primer término todas las remuneraciones brutas, recibidas por diferentes conceptos,
obteniendo el total de la remuneración bruta.

Se calcularán luego todas las retenciones en concepto de aportes del trabajador. Este importe se irá
deduciendo de las remuneraciones. Y al importe así obtenido se le adicionará el salario familiar que le
corresponde conforme a la constitución del grupo familiar. Con ello se arribará al valor neto a percibir
por el trabajador. Esta es la documentación respaldatoria directa del devengamiento de los sueldos.

Anticipo de sueldos

Son adelantos otorgados al personal en relación de dependencia a cuenta de sus próximas

remuneraciones.

128
Cuenta patrimonial del activo, rubro Créditos, representa los adelantos abonados al personal y
pendientes de rendición o reintegro. Se debita cuando se abona el adelanto y se acredita cuando se paga
la totalidad del sueldo.

El empleador podrá entregarle adelantos de salarios al trabajador, pero está limitado al 50% de un
período de pago. La ley admite sin embargo que se supere este límite en casos de extrema gravedad o
necesidad del trabajador. Si los adelantos superan el 50% sin motivo, puede generar el derecho del
trabajador a reclamar el pago total al finalizar el período.

Cuando el empleador facilita fondos al trabajador a restituir en cuotas mensuales que se deducirán de su
salario, las cuotas de dicha deducción no pueden afectar más del 50% de la retribución.

Recibo de sueldos: Es la documentación que certifica el cobro por parte del trabajador de su retribución.
La Ley de Contrato de Trabajo (LCT) establece algunos requisitos intrínsecos para dar validez a su
contenido, deberá contener como mínimo la siguiente información:

 Respecto del empleador: nombre o razón social, domicilio, CUIT.

 Respecto del empleado: nombre y apellido, calificación profesional, CUIL, fecha de ingreso, tarea
cumplida.
 Respecto de la remuneración: tipo, fecha del último pago de aportes y retenciones, total bruto,
importe de las deducciones, importe neto a percibir, lugar y fecha de pago, constancia de recepción
del duplicado por el trabajador.

DDJJ o boletas de depósito: certifican el ingreso por parte del empleador de las retenciones sufridas por
los sueldos de los empleados. También prueban el cumplimiento por parte del empleador de sus
obligaciones referidas a cargas sociales.

Medios para efectuar el pago

Pueden ser: en efectivo, con cheque a la orden del trabajador para ser cobrado personalmente por éste
o quien él indique, o a través de la acreditación en Caja de Ahorro abierta a nombre del empleado en
una entidad bancaria o institución de ahorro oficial (sin costo para el empleado).

La última modalidad indicada es hoy obligatoria para todas las empresas, cualquiera sea su tamaño,
excepto que el trabajador indique en forma expresa que desea cobrar en efectivo e indique las causas de
tal pedido. La modalidad de pago a través de Cajas de Ahorro apunta entre otras cosas a brindar mayor
seguridad al no tener que transportar el dinero y un mayor control sobre las empresas en relación a
empleadores no declarados (ley antievasión).

Los empleados pueden también efectuar sus cobros a través de cajeros automáticos.

También el Ministerio de Trabajo expresó que las Cajas de Ahorro a nombre de los trabajadores deben
ser abiertas en Bancos autorizados y que posean Cajeros Automáticos dentro de un radio de acción
determinado, gratuitos y sin límites de extracción.

Circuitos sobre liquidación de remuneraciones

El sistema se pone en movimiento a partir de que cada sector donde el empleado presta servicios (sector
beneficiado) emite la documental que exterioriza este hecho. La documental es variada y consiste en:
tarjetas reloj, partes de asistencia, certificados médicos de inasistencia, etc.

Con toda esa documental el responsable del sector donde presta servicios confecciona la planilla de
asistencia que es enviada al sector de Personal (queda una copia en el sector).

129
El sector personal liquida los sueldos en función de la planilla, las inasistencias, el legajo personal, los
datos de salario familiar, los convenios colectivos de la actividad, leyes fiscales, previsionales y de la
seguridad social, etc., y con ellos confecciona la Planilla de Remuneraciones. También confecciona los
recibos de sueldo; envía a Contabilidad y Tesorería la documental.

Luego contabilidad:

 Con la planilla liquidatoria remitida por Recursos Humanos: devengará los sueldos, contribuciones
personales y aportes patronales, y efectuará las imputaciones a gastos o costos según corresponda.
La integración podrá ser automática entre sectores, o manual vía minutas.
 Con los recibos, boletas de depósitos y pagos enviados por fondos, efectuará los descargos de las
distintas partidas.

Sistema de archivo: en principio subjetivo: se archivará la documentación por personal. El archivo de c/u
estará ordenado cronológicamente.

Registros Laborales

El empleador se encuentra obligado a llevar el registro Libro Sueldos y Jornales, donde se anotará como
mínimo:

 Datos filiatorios del personal

 Fecha de ingreso a la empresa
 Calificación profesional
 CUIL
 Personas que generan derecho al cobro de asignaciones familiares
 De corresponder, fecha de egreso de la empresa.

Deberán asentarse en el Libro Sueldos y Jornales todas las liquidaciones efectuadas al personal,
específicamente:

 Indicación del período al cual corresponde la liquidación

 Fecha de pago
 Detalle de los conceptos que se abonan: sueldo básico, adicionales de convenio, salario vacacional,
horas extras, asignaciones familiares, SAC, etc.
 Retenciones legales: jubilación, obra social, FSP, sindicato, seguros.
 Retenciones por orden judicial.
 Indicación precisa del importe neto cobrado o a cobrar

Este libro debe ser firmado por el personal de modo de autenticar los datos allí consignados. Es el
elemento probatorio clave en cualquier conflicto que suscite con el personal, y también de respaldo para
verificaciones de los organismos de control.

Este registro debe cumplir en lo pertinente con las formalidades intrínsecas y extrínsecas de los libros de
comercio.

El libro debe ser rubricado ante Autoridades Administrativas del Trabajo. Se encuentra permitido llevar
este libro de dos maneras:

 Forma manual: encuadernado, foliado y autorizado por la autoridad pertinente.

 Forma electrónica: la LCT permite el reemplazo del libro Sueldos y Jornales manual por un registro
de hojas móviles luego encarpetadas. En esta situación el sistema previamente debe ser autorizado
por la misma autoridad de contralor. En este caso las hojas (en blanco) deben ser foliadas y

130
 rubricadas por la misma autoridad, quien extenderá una constancia donde certifique la cantidad
(numeración) de hojas en blanco habilitadas.

La ley PYME permite a las empresas que clasifiquen como tal, a sustituir libros y registros exigidos por las
normas, por un libro denominado “Registro Único de Personal.”

Incluye los mismos datos que el registro sueldos y jornales, pero difiere en que los datos del personal se
asientan una sola vez y sólo ante modificaciones se requieren nuevas anotaciones, y también permite
sustituir las planillas horarias, mientras que en el libro se deje constancia de la jornada laboral.

Políticas Contables, control e informes

Normas de control interno

 Comprobación global de importes: partir de los datos de la liquidación anterior; sumar altas y restar
bajas del personal; adicionar horas extras y remuneraciones especiales.
 Control de requisitos legales a recibos de sueldos y registros laborales.
 Control de pago de remuneraciones: si es en efectivo, recaudos para transporte de dinero; si
interviene el banco, verificar que existan cajas de ahorro abiertas para el trabajador y que exista
liquidación suministrada por el banco.

Controles documentales

 Legajo del personal: verificar actualización de datos.

 Planilla novedades: que las horas extras no superen límites legales, ausencias y licencias, comisiones
por ventas: exigir informes de ventas para determinarlas.
 Liquidaciones efectuadas de retenciones por impuesto a las ganancias.
 Recibos de sueldo firmados.
 Registros completos y firmados.

131
Unidad trece: Subsistema de Activos Fijos.

Activos fijos

Básicamente se integran con los bienes de uso que son: aquellos bienes tangibles e intangibles
destinados a ser utilizados en la actividad principal del ente y no a la venta habitual, incluyendo a los que
están en construcción, tránsito o montaje. Su permanencia debe trascender el ejercicio económico.

Función, departamento, subsistema

La función de Activos Fijos se refiere al conjunto de actividades vinculadas a la administración de los

Activos Fijos (comprar, mantener, usar, dar de baja/vender).

El departamento corresponde a la estructura organizativa del ente, dependerá de la necesidad o no de

su creación.

El subsistema es la representación de la función operativa en el SIC, es donde fluye la información

contable.

Clasificación:

 Bienes sujetos a depreciación.

 Bienes sujetos a agotamiento.
 Bienes no sujetos a depreciación ni agotamiento.

Características

 Deben ser de carácter físico o corpóreo: ello implica tener cubiertos aspectos de mantenimiento,
custodia, reparación, asignación de responsables.

132
 Deben estar afectados a la actividad principal del ente: su cualidad es facilitar al ente la obtención
de ingresos en forma indirecta y permanente, permitiendo el desarrollo de la actividad principal del
ente, o el funcionamiento de los sectores.
 Su permanencia debe ser constante o inmovilizada: debe trascender el ejercicio económico.
 Son adquiridos para uso y no reventa.

Momentos a considerar para el tratamiento contable

1. Incorporación: los bienes son adquiridos para ser usados, lo que implica no serán almacenados. No
obstante dada su prolongada permanencia igualmente se deben tomar recaudos para su custodia.
 Adquisición: resulta de aplicación de los conceptos vertidos en oportunidad del tratamiento
de la “Función Compras”. Debe existir siempre un requerimiento del sector pertinente y se
cumplirán los distintos pasos indicados para las compras.
 Valor de incorporación: precio de factura de contado más todas las erogaciones necesarias
para que el bien cumpla con su función.
 Montos a activar: es necesario determinar cuáles bienes de escaso valor (y vida útil
prolongada) no justifican su activación en función de la insignificancia de sus costos.
Ejemplo: martillos, pinzas, abrochadoras, basureros, etc. Es conveniente imputarlos a
gastos o costos en el momento de su adquisición, sin perjuicio de asignar responsables de
su custodia y mantenimiento.

2. Mantenimiento: el mantenimiento o permanencia de los bienes del activo fijo, nos lleva
mínimamente a analizar los siguientes aspectos:

 Custodia y conservación: identificación del bien para su control (código), asignar a que
sector de la organización corresponde el bien, asignar un responsable de custodia y
mantenimiento, llevar inventarios físicos periódicos.
 Consumos parcializados: se refiere a las amortizaciones a practicar.
 Políticas de mantenimiento: se vincula a la política a seguir por el ente referida a
reparaciones y mantenimiento preventivo.
 Análisis de la vida útil (necesidad de recálculo)

3. Baja

 Por venta
 Por obsolescencia
 Por destrucción/robo

En todos los casos implica dar la baja de todas las cuentas relacionadas con el bien.

Costo de adquisición

Precio de contado facturado + impuestos no recuperables + fletes + seguros sobre fletes + carga,
descarga, gastos aduaneros + impuestos y patentes atrasados + instalación y montaje + otros gastos
necesarios.

NO integran: intereses, impuestos recuperables, impuestos y patentes, tasas no vencidas, seguros por el
uso.

Depreciación

133
Es el reflejo contable de la disminución de valor a que se encuentran sometidos ciertos activos como
consecuencia de diversos factores. Éstos pueden ser:

 Desgaste causado por la utilización normal del bien (puede depender del grado de utilización, del
paso del tiempo, o de ambos).
 Agotamiento en el caso de recursos naturales
 Deterioro físico causado por algún siniestro
 Obsolescencia económica

Amortizar: es redimir o compensar el capital de una deuda y también recuperar o compensar fondos
invertidos (Dividir un capital y recuperarlo en cuotas).

Vinculación con Contabilidad General

Es a través de información contable sobre aspectos como altas, mantenimiento, bajas, depreciaciones,
mejoras, cambios en la vida útil, otros.

Medio físico: minutas contables, planillas de depreciaciones, facturas, etc.

Sistemas o métodos de amortización

Los bienes duraderos se incorporan al patrimonio por un valor determinado, pero su consumo abarca
varios ejercicios.

Esta vida prolongada determina la necesidad de fijar mecanismos para registrar su consumo gradual a lo
largo de ella y así proceder a su registración de los efectos patrimoniales y en los resultados
correspondientes al ejercicio contable, que a su vez puede ser fraccionado en forma mensual.

La depreciación de los bienes representa la porción de los bienes que ha sido consumida en el período
bajo análisis.

El costo de los bienes amortizables trae aparejada la necesidad de fijar pautas, que son:

 Estimar a vida útil: existen distintas maneras, y además deben tenerse en cuenta situaciones
especiales y políticas de mantenimiento y reparación de la empresa titular de ellos.
 Determinar el valor de recupero al final de la misma.
 Elegir un método de amortización.
 Determinar las pautas para la imputación contable: es decir se relacionan con período, con
ingresos.

Antes de explicar los métodos de amortización debemos diferenciar valores que son conceptualmente
distintos:

 Valor de origen o incorporación del bien: es el valor que surge del mayor de la cuenta respectiva, y
responde al total de costos incurridos computables.
 Valor de recupero: es el valor de rezago, el que se estima tendrá el bien al concluir su vida útil.
 Valor amortizable: es el que se determina por diferencia entre el valor de origen y el valor de
recupero estimado para el final de su vida útil. Es el valor que se debe distribuir a lo largo de la vida
útil. Para su distribución se requiere la elección de un método de amortización.
 Valor de libros o valor contable del bien: definimos así al que se obtiene por diferencia entre el
valor de origen y los saldos de las cuentas de sus amortizaciones acumuladas.

134
 Saldo pendiente de amortización: es el valor amortizable neto de las amortizaciones ya
computadas.

Método de amortización según unidades producidas

Este método tiene en cuenta la intensidad en la utilización del bien. La vida útil se estima en términos de
la cuantía o volumen de la producción. Pasos a seguir:

a) Estimar el valor amortizable: valor de origen – valor de recupero.

b) Obtener el dato técnico del número total de unidades de producción a obtener con el uso del bien
(vida útil total). Este dato debe ser respaldado por un informe técnico elaborado por personal
idóneo en el tema, quizás también el fabricante del bien.
c) Con el dato del valor amortizable y el número de unidades a producir por el bien establecer la cuota
de depreciación por unidad producida, la que será luego multiplicada por la cantidad de unidades
producidas en cada período, y tendremos así el cargo por amortización del período en cuestión.
Valor amortizable / Vida útil (Unidades).
d) Obtener el informe del sector fábrica o producción sobre la producción del período.
e) Determinar el importe en concepto de depreciación imputable al período. Cuota de depreciación x
Unidades producidas.
f) Seleccionar cuentas a imputar.

Para aplicar este método se debe llevar un registro de la producción alcanzada en cada período por el
bien.

Método de amortización en función de las horas trabajadas

Presenta similitud con el método según unidades producidas, pero se diferencia de él en que se basa en
una cuota de amortización calculada por horas de trabajo totales estimadas y en la cantidad de horas de
trabajo reales de cada período contable.

Pasos a seguir:

a) Costo total del bien a amortizar.

b) Valor de recupero al término de su vida útil.
c) Hallar por diferencia entre a y b el valor amortizable.
d) Obtener el dato de las horas a trabajar durante toda su vida útil.
e) Haciendo el cociente entre el valor amortizable (c) y el total de la vida útil expresada en horas de
trabajo, se obtiene la cuota de amortización por hora trabajada.

La determinación de la vida útil de los bienes de uso en función de las horas de funcionamiento debe ser
realizada teniendo en mente un funcionamiento normal del bien (no intensivo ni forzado).

Método de amortización de línea recta o constante

La amortización de los bienes de uso en línea recta parte del supuesto que el bien pierde su valor en
forma constante a lo largo del tiempo, por lo que todo período de igual duración debe recibir una
porción igual en concepto de cargo por depreciación. La pérdida de valor de los bienes es proporcional al
tiempo transcurrido. Su base es el tiempo, y la distribución del cargo se realiza de igual manera entre los
períodos de duración de vida útil.

Método de amortización creciente por suma de dígitos

Parte del supuesto de que la depreciación de los bienes es menor en los primeros años de su utilización
y luego acelera. Por ello se calcula una amortización creciente a medida que transcurre la vida útil del
bien.
135
Para llevarlo a cabo se emplea el sistema de la suma de dígitos comprendidos entre 1 y n, siendo n el
número correspondiente a la cantidad de años de vida útil estimada para ese bien.

Se aplica el siguiente procedimiento:

a) Se suman los dígitos correspondientes a los años de vida útil del bien. Ejemplo: 1+2+3+4+5=15
b) Se imputa a cada año la proporción del valor amortizable del bien que resulte de dividir el dígito
correspondiente al año sobre el total de la suma de dígitos. Año 1,2,3… / 15

Situaciones en las que el bien va perdiendo su valor en forma acelerada no son muy frecuentes en la
realidad, por eso no es un método muy utilizado.

Método de amortización decreciente por suma de dígitos

Es un sistema opuesto al anterior. Parte del supuesto de que los bienes se deprecian en mayor medida
en los primeros años de su vida y que la desvalorización periódica disminuye a medida que transcurra el
tiempo.

Los activos fijos pueden ser más valiosos en sus primeros años de servicio en la empresa que en los
últimos años por diversas causas, entre otras:

 Por la eficiencia mecánica que disminuye con el tiempo.

 Porque los gastos de mantenimiento aumentan con la antigüedad brindando, asimismo, mayores
beneficios al inicio de su actividad.

Se aplica igual que el método creciente, pero se invierte la escala de amortizaciones anuales
comenzando por la que corresponde al enésimo dígito y finalizando por la que corresponde a la unidad.
Año 5,4,3,2,1 / 15

NO EXISTE METODO ALGUNO PARA CALCULAR LA DEPRECIACION QUE RESULTE ADECUADA A TODAS
LAS SITUACIONES Y A TODO TIPO DE BIENES. EL METODO QUE PROVOQUE BUENOS RESULTADOS EN
UNA SITUACIÓN DETERMINADA PUEDE NO RESULTAD APLICABE EN OTROS CASOS. HABRA ENTONCES
QUE CARACTERIZAR CADA SITUACIÓN Y ASI ESTAR EN CONDICIONES DE SEÑALAR EL METODO MAS
ADECUADO.

Imputación y Contabilización de la amortización

Las variantes con que comúnmente nos podemos encontrar son:

 Computar amortización completa en el año de la compra, y no computar depreciación alguna en el

año de la venta.

Resultado distorsivo: sobreamortizacion a algún ejercicio, impacta en los resultados. Sobre todo si el bien
está afectado a la producción, porque determina el costo de los bienes.

 Computar amortizaciones desde el mes siguiente al de la compra y hasta el mes de la baja o venta,
inclusive.
 Computar amortizaciones desde el mes de la compra y no computarlas en el mes de la baja o venta.
136
Amortizar los bienes por la primera alternativa puede ocasionar un impacto significativo tanto en los
resultados como en el activo, sobre todo cuando el mismo ha sido adquirido al final del ejercicio. Entre
las consecuencias derivadas está la sobreamortización del bien y su mayor impacto en los resultados del
primer ejercicio, y provoca problemas en el año de baja.

Debemos tener en cuenta que un sistema de amortización mensual es de más difícil administración que
uno anual, y por ello se tendrá en cuenta al decidir, los costos de una información más adecuada y el
costo de su obtención.

Todas las empresas mantienen una cantidad abultada de bienes de uso, y a efectos de tener una
información organizada sobre la depreciación de los mismos, se debe por lo menos contar con planillas
donde se indique el valor de costo por el que ingresó cada uno de los bienes y la depreciación a
computar en cada período.

Cuentas deudoras a utilizar en su registración

La imputación contable de la amortización dependerá del sector beneficiado con el uso del bien, y con
ello el impacto directo en los resultados del período, o bien el impacto futuro a través del consumo del
bien producido.

Distinguimos:

 Costo de fabricación: bien destinado a la producción de bienes de cambio o a la prestación de

servicios. Es una cuenta de movimiento, acumulativa de los importes correspondientes a los gastos
de fábrica.
 Obras en curso: el bien está afectado a la producción de bienes de uso, de inversión, etc., por la
empresa.
 Amortización del ejercicio: la utilización del bien que origina la depreciación está vinculada con la
obtención de ingresos presentes, o se vincula con el período actual. Se imputará a la función que
corresponda.

Cuentas usuales de amortización

1. Rodados

 20% Vida útil estimada: 5 años (sistema de línea recta).

 Por km recorridos en el período si el bien está afectado a la prestación de servicios (basado
en la producción total del bien).

2. Muebles y útiles / Instalaciones

 10% Vida útil estimada: 10 años (línea recta)

3. Cosechadoras, tractores, etc.

 Generalmente es por horas trabajadas y se imputan a la cuenta de movimiento: “Costo de

explotación agrícola”.
 Vida útil estimada de 15 años (línea recta).

4. Inmuebles

 Separar valor del terreno y del edificio. El terreno no se amortiza.

137
  El edificio: en 50 años 2% anual (si es nuevo)
 Si está un poco deteriorado 33 años.

5. Reproductores machos

 Tienen un periodo de gracia donde no se amortizan, porque recién entran en servicio a los
dos años. Hasta ese momento no se los amortiza.
 Se estima llegan a su plenitud a los siete años. Se acostumbra a amortizarlos en 5 años
(desde los 3 a los 7) a razón de un 20% anual.

Estos coeficientes mencionados surgen de la experiencia de distintas empresas, pero no existe

fundamento teórico contable para su adopción.

Reparaciones y mejoras

Reparaciones: son costos imputables al período en que se practican ya que no existe posibilidad de
vincularlos con ningún ingreso en particular. Cuenta a utilizar: “Reparaciones y mantenimiento (G)”.

Mejoras: existen cuando se realizan erogaciones que:

 Aumentan la vida útil del bien: costos incurridos que deben ser cargados a cuentas del activo.
 Aumentan la productividad del bien

Reparaciones  Costos imputables al período actual  No activable

Mejoras  Costos imputables a períodos futuros  Activable

Documentación respaldatoria

Planilla de amortizaciones

Se confeccionará mensual o anualmente, según la organización. Deberá contener como mínimo la

siguiente información sobre cada uno de los bienes de la empresa, tabulados por columnas:

 Sector al cual está afectado el bien (determinará la cuenta de gasto)

 Nombre completo del bien e identificaciones correspondientes.
 Fecha de origen o de incorporación a la empresa.
 Años de vida útil estimada.
 Período cubierto por la planilla.
 Períodos o años transcurridos por el bien.
 Vida útil restante
 Sistema de amortización elegido.
 Coeficiente de amortización, o los elementos para su cálculo.
 Valor de origen o incorporación.
 Amortización acumulada al inicio del período.
 Amortización del período.
 Amortización acumulada al cierre.

Informes técnicos

Son emitidos por el personal capacitado, idóneo en el tema.

138
 Al momento de incorporación, respalda la estimación de la vida útil.
 Durante la permanencia, pueden referirse a reestimaciones de la producción esperada.
 También versan sobre el estado de conservación y mantenimiento de los bienes.
 En casos de deterioro o para registrar una obsolescencia.

Minutas contables

Resume los datos de la planilla de amortizaciones, respaldando la registración de la depreciación.

La registración de la amortización SIEMPRE se efectúa en el Diario General. Es un devengamiento por

consumo de activos.

Procedimientos de control

Control de la real existencia del bien y lógicamente acreditación de la propiedad de la empresa para ser
incluido en el activo.

La verificación del estado de conservación del bien: se vincula a la asignación de valor representativa de
la realidad económica, y en el caso de este tipo de bienes a su capacidad de prestación de servicios a la
empresa que pertenece en particulares.

Para los dos puntos primeros el procedimiento de control es el INVENTARIO.

Amortización al cierre del período: se vincula a la porción consumida de los bienes de uso, y se
relaciona con todos los aspectos vistos. Está estrechamente relacionada con la valuación del rubro.

Análisis de saldos: se cruzará el total informado por los registros permanentes con el saldo del rubro.

Normas de control interno

 Separación de funciones: custodia  registración.

 Medidas de seguridad: guardias, acceso restringido.
 Seguros contra incendios, robos, etc.
 Capacitar al personal para uso adecuado.
 Programa de mantenimiento periódico.

139
Unidad catorce: Subsistema tributario

PUNTO 1. TRIBUTOS

Concepto

Los tributos consisten en prestaciones pecuniarias obligatorias a cargo del ente, impuestas
unilateralmente y exigidas por leyes impositivas emanadas de distintos niveles estatales. Su fin
primordial es el de obtener los ingresos necesarios para el sostenimiento del gasto público, sin perjuicio
de su posibilidad de vinculación con otros fines.

Existen distintos tipos de tributos:

 Impuestos: Constituyen para los terceros obligaciones de pagar sumas de dinero al Estado sin que
exista una contraprestación especifica del mismo para con el contribuyente.
 Tasas: Son también obligaciones de pagar al Estado determinadas sumas de dinero. Los fondos
recaudados están destinados a afrontar prestaciones de servicios públicos específicos en beneficio
de la comunidad (alumbrado, barrido, etc)
 Contribuciones específicas: Son tributos a cargo de un contribuyente cuya causa-origen es un
beneficio particular obtenido por la persona derivado de la ejecución de una obra pública o gasto
público.

Función – Departamento – Subsistema

Función: La función operativa vinculada a los tributos está determinada desde el inicio de la organización
del ente por aquellas actividades que hacen al encuadre tributario del mismo, la diagramación de todas
las tareas relacionadas con la liquidación, devengamiento, cumplimiento de obligaciones formales,
práctica de retenciones/percepciones y pago de los diferentes tributos y sus anticipos.

Departamento: La existencia del mismo dependerá de la magnitud y necesidad que tenga el ente de
organizarse. En algunas organizaciones de mediana envergadura, las tareas operativas de impuestos se
llevan a cabo dentro del departamento de Contabilidad.

Subsistema: Es la representación en el SIC del conjunto de funciones que se desarrollan para atender
todo lo vinculado a los tributos. Este subsistema tiene una particularidad respecto de otros, que es la
posibilidad de tener registros impositivos que pueden ser incorporados al conjunto de registros
contables. Esta característica tiene su implicancia en la contabilidad porque estos registros pueden ser
contables en tanto cumplan con la rúbrica en el RPC como registros auxiliares (Libros IVA compras – IVA
ventas).

Vinculación con el Subsistema de Contabilidad General

140
Ejemplos de información que puede integrar el Subsistema Tributario hacia el de Contabilidad:
 A través de minutas contables o integración automática, el devengamiento de los diferentes tributos
 A través de Registros Impositivos más la minuta contable, de la posición mensual del IVA
 A través de DDJJ, por ejemplo de la Municipalidad, sobre las tasas que debe abonar por el total
facturado del mes o bimestre.
 A través de minuta contable, el devengamiento anual de la provisión para el Impuesto a las
Ganancias.

Sujetos pasivos de los impuestos

El sujeto pasivo es la persona sobre la cual recae la obligación de pagar el tributo.

Clases:

 Sujetos pasivos por deuda propia o contribuyente: Es el que ejecuta el hecho imponible que da
nacimiento a la obligación tributaria
 Sujetos pasivos por deuda ajena: Es el sujeto que no lo soporta pecuniariamente, sino que es un
intermediario asignado por el Estado. Clases:
 Agentes de retención: La capacidad contributiva la tiene un tercero, el sujeto pasivo está
obligado al pago del impuesto por cuenta de ese tercero. Es el agente de retención quien debe
cobrar, reteniendo la porción de impuesto a ese tercero para luego depositarlo al fisco.
Para actuar como agente de retención, no se precisa contar con una designación expresa del
Estado, sino que existen montos a partir de los cuales procede la obligatoriedad de la retención.
 Agentes de percepción: La capacidad contributiva también la tiene un tercero, pero en este
caso la percepción es efectuada por el proveedor. Para tener la obligación de actuar como
agente de percepción, debe existir una designación del organismo tributario.

Registraciones impositivas. Devengamiento. Hecho sustancial.

Para registrar los efectos contables derivados del ejercicio del poder fiscal del Estado, lo que se debe
hacer es:

 Identificar el hecho imponible en cada caso: Conocer la transacción o circunstancia en que se

produce el efecto.
 Momento de su ocurrencia: Para conocer el instante en que se debe proceder a su registración.
 Conocer el impacto patrimonial.

Hecho sustancial:

 Hechos de registración inmediata: Su característica es la instantaneidad (impuestos de sellos, pago

de un anticipo, impuesto a los débitos y créditos bancarios…).
 Hechos de registración diferida: Su característica es la gestación de un hecho a lo largo de un
período determinado (Devengamiento de impuesto a las ganancias, ingresos brutos, tasa municipal
de servicios…).

Hecho imponible: Es el hecho o conjunto de hechos de naturaleza económica descriptos en la norma

legal cuya ocurrencia da nacimiento a la obligación tributaria.
La existencia del hecho imponible es el hecho sustancial que da nacimiento al pasivo.

Base imponible: es la base numérica sobre la cual se aplica la alícuota del impuesto.

141
Para determinar el monto de la obligación, se tiene en cuenta la capacidad contributiva de la persona. Se
la puede determinar por diferentes indicadores:

 Tributos que gravan exteriorizaciones inmediatas de riqueza: ganancias netas, ingresos brutos
devengados, patrimonio de un ente o una parte del mismo a una fecha dada.
 Impuestos que gravan exteriorizaciones mediatas de riqueza: consumo periódico, impuestos
internos y el valor agregado
 Otras manifestaciones: Celebraciones de contratos (impuestos de sellos), venta de una propiedad
inmueble (imp. Sobre transferencia de la propiedad).

Hay que tener en cuenta: El momento en que ocurre el hecho imponible y nace la obligación fiscal;
distinguir si el impuesto será soportado por el ente o será soportado por un tercero; cuando el impuesto
es retenido por un tercero, diferenciar si es recuperable o no; si nos efectuaron retenciones, determinar
si los importes abonados o pasivos asumidos son definitivos o son pagos a cuenta de un impuesto a
liquidar en el futuro.

Contribuyente por deuda propia

Momentos:

1- Devengamiento del impuesto: Ocurre cuando nace la obligación fiscal, en el periodo que ocurre el
hecho sustancial. En ese momento se debe proceder al devengamiento del impuesto, dando origen
al nacimiento de un pasivo, exigible o no.
Es una operación modificativa y produce patrimonialmente:
 La aparición y reconocimiento de un gasto o de un costo no consumido
 La generación de un pasivo, que puede ser cierto y exigible o puede ser cierto pero no
exigible.
Documentación respaldatoria: Minutas confeccionadas a partir de datos obtenidos de la
contabilidad, libros IVA compras e IVA ventas. Podrán ser, en algunos casos, de integración
automática.
2- Presentación de la DDJJ: La presentación de la misma es obligatoria a la fecha de su exigibilidad, y
con ella se declara ante el fisco la cuantía de la obligación tributaria. Implicará la transformación de
un pasivo no exigible (Provisión para Impuestos) en un pasivo exigible (Impuestos a Pagar). Funciona
como una operación permutativa.
Documentación respaldatoria: Formularios de las DDJJ con los acuses de recibo pertinentes.
3- Pago del impuesto: Generalmente, coincide la cancelación de la obligación impositiva con la
presentación de la DDJJ. Pero esta cancelación puede ser total o parcial y, en sí misma, será una
operación permutativa (si existió devengamiento previo).
El pago de un impuesto puede demorarse y obtenerse un plan de refinanciación. La misma es una
operación permutativa, y los intereses que se pacten serán adelantados.
Documentación respaldatoria: Boletas selladas por el banco y/o formularios de refinanciación y
todas las planillas de cálculos confeccionados.

Cancelación de Pasivos Impositivos

El pago puede ser:

 En forma anticipada: La ley dispone en algunos casos la realización de anticipos.

 A su vencimiento: Cuando el impuesto ya existe por haber ocurrido el hecho sustancial que lo
genero. En este momento, el pago puede, a su vez, ser:
 Pago total del impuesto adeudado
 Pago parcial o no pago y obtención de refinanciación.

Presentada la DDJJ, aparece el momento de la cancelación del impuesto, puede ocurrir:

142
 Que tenga saldos a favor provenientes de retenciones y percepciones sufridas, de anticipos
abonados y de la apropiación emitida de otras contribuciones
 Si existe alguna de las situaciones indicadas, esos importes serán deducidos del impuesto declarado
a efectos de determinar el neto adeudado, el cual deberá ser depositado en alguna entidad bancaria
con la documentación correspondiente para proceder a su pago
 En caso de no pagar, o de efectuarse en forma parcial, el contribuyente podrá realizar algún trámite
de financiación o refinanciación, conforme lo prevea la norma impositiva.

Retenciones de impuestos practicadas por terceros. Anticipos de impuestos.

Puede ocurrir que la empresa haya:

 Soportado retenciones de terceras personas, las que serán computadas como pagos a cuenta del
impuesto definitivo. El comprobante será la constancia recibida del tercero, donde deberán figurar
discriminadas.
 Soportado percepciones de terceros, las que serán, también, computadas como pagos a cuenta del
impuesto definitivo. Aparecerán detalladas en la factura del proveedor.
 Realizado pagos directos de anticipos al fisco. También serán computadas como pagos a cuenta del
impuesto pertinente. El comprobante en estos casos será la boleta de depósito ante el fisco con el
sello bancario.
Los importes se registrarán en cuentas de Activo, y serán deducidas del impuesto a pagar una vez
devengado el mismo.

Anticipos de impuestos

Son los pagos que realiza el contribuyente a cuenta de liquidaciones finales futuras del impuesto.
Pueden ser determinados por el fisco o liquidados por el mismo obligado al pago, habitualmente sobre
la base del impuesto liquidado en el periodo anterior.
“Anticipo del impuesto…”: Es una cuenta patrimonial del activo, que se expone en el rubro Otros
Créditos, hasta tanto no se haya determinado la obligación fiscal.
En oportunidad de la liquidación del impuesto y el consiguiente nacimiento del pasivo expuesto en la
cuenta “Impuestos a pagar”, la cuenta del anticipo puede tener el siguiente tratamiento:
 Ser cancelada con debido a “Impuestos a pagar”, disminuyendo el monto del pasivo fiscal
 Permanecer con saldo deudor, en cuyo caso revestirá el carácter de cuenta Regularizadora de
pasivo, siendo expuesta deducida de “Impuestos a pagar”, dentro del rubro Deudas Fiscales.
Si los anticipos resultan mayores que el monto del impuesto liquidado, la diferencia representa un Activo
para el ente. Podrá ser utilizado en ejercicios posteriores, o bien darle alguno de los destinos previstos
por la ley tributaria (compensación con otros tributos o reintegros, si está previsto legalmente).

Retenciones

Ocurre cuando terceras personas retienen a un ente importes a cuenta del impuesto a determinar en el
futuro, conforme normas impositivas que así lo disponen.
Debe quedar constancia de estas en los recibos de cobranza, debiendo, además, el tercero retenedor
entregar una constancia a la empresa, en la cual figure el impuesto retenido y el monto.
“Retenciones sufridas Impuesto…”: Es una cuenta patrimonial del Activo o Regularizadora del Pasivo,
según lo expuesto en los anticipos.

Contribuyente por deuda ajena

La empresa puede ser contribuyente por deuda ajena como Agente de Retención o como Agente de
Percepción.
El caso más común es ser Agente de Retención. La empresa es sujeto pasivo del impuesto, es
responsable del ingreso del impuesto de terceros al fisco, pero no soporta económicamente el impacto
del impuesto en sus resultados.

143
Momentos:
1- Se realiza la retención. Contablemente se registrará:
 Débito: Proveedores, Sueldos a pagar, u otra integrando el saldo de la cuenta que la contiene.
 Crédito: Retenciones a depositar Impuesto X.
2- Presentación de la DDJJ y pago al fisco. Contablemente se registrará:
 Débito: Retenciones a depositar Impuesto X
 Crédito: Caja o Banco

En el caso de ser Agente de Percepción, la empresa factura el impuesto a sus clientes. Figura en la
factura y funciona para el contribuyente por deuda propia en forma similar a las retenciones sufridas.

Impuestos más comunes

Impuesto a las Ganancias

El hecho imponible es la obtención de ganancias netas de gastos y costos de obtención por la empresa
en un periodo.
Los criterios contables pueden y suelen ser diferentes de los criterios impositivos en la determinación de
la Base Imponible. Cuando existen diferencias, corresponde realizar una adecuación del resultado
conforme las normas impositivas. Esta adecuación es extracontable y al solo efecto de obtener la Base
Imponible para la liquidación impositiva.
El devengamiento de este impuesto es susceptible de realizarse en forma mensual en las empresas que
determinan resultados mensuales y en forma anual en las PyMES

Impuesto a los Ingresos Brutos

Es un impuesto de orden provincial, recaudado por la DGR de cada provincia, y los fondos obtenidos
coadyuvan al desarrollo de las actividades de cada Estado Provincial.
El hecho imponible que da origen a la obligación de pagar está dado por:
 El ejercicio de una actividad económica (debe ser real y no potencial)
 Este ejercicio debe ser habitual (periódico y repetido)
 A título oneroso
 Debe tener sustento territorial
 Debe pertenecer al ejercicio fiscal (se lo tributa en forma mensual)
La base imponible la constituyen todos los ingresos brutos devengados en el periodo fiscal, por el
ejercicio de las actividades que configuran el hecho imponible.
El monto del impuesto surge de aplicar la alícuota que corresponde según el tipo de actividad
desarrollada por el ente, a los ingresos obtenidos en el período.
Este impuesto representa para la empresa un Gasto de Comercialización, y representa un costo
consumido relacionado con un ingreso, por ende deberá ser imputado al mismo periodo en el que se
imputó el ingreso a partir del cual se generó.

Impuesto al Valor Agregado

Es un impuesto al consumo, en el cual el hecho imponible está constituido por las ventas de bienes y/o
servicios a los consumidores. Es un impuesto indirecto, porque lo tributa un ente, pero no es un mayor
costo para el mismo porque es trasladado y soportado por los consumidores de los bienes. Las empresas
lo van ingresando al fisco en cada una de las etapas del proceso económico y de producción, distribución
y venta, en proporción al valor agregado en cada una de ellas. Se lo factura en oportunidad de la venta.
El objeto perseguido es lograr que los contribuyentes abonen al Estado un tributo determinado sobre el
valor agregado por su intervención en la actividad económica.

Clases de contribuyentes:

144
 Responsable inscripto: Determina su porción de valor agregado en el desarrollo de la actividad por
confrontación de ingresos, compras y gastos. Está previsto un mecanismo práctico de
enfrentamiento de créditos y débitos fiscales.
 Liquidan el IVA sobre la venta de bienes y servicios aplicando la alícuota vigente. El importe
obtenido se denomina Débito fiscal. Aumenta la obligación impositiva.
 Se computa como Crédito fiscal el IVA sobre compras de bienes y servicios efectuadas a
proveedores que revistan el carácter de responsables inscriptos. Disminuye la obligación
impositiva.
 Abonan al fisco la diferencia entre el Débito y el Crédito fiscal
 El IVA no afecta el precio de adquisición de los bienes y servicios.

 Responsable no inscripto: categoría ideal para pequeños comercios que no cuentan con una
estructura administrativa. Cuando el volumen de sus operaciones no superan los montos indicados y
cuando no corresponde encuadernarlos en el monotributo, estos contribuyentes pueden optar por
revestir el carácter de responsable no inscripto.
 No se determina mensualmente el impuesto
 El IVA no se discrimina en el comprobante que emiten
 Cuando realiza compras, además de la alícuota general, se le adiciona una sobretasa del 50% del
tributo facturado, es decir que abonan un 31,5%.

 Exento: Se encuentran dentro del ámbito del impuesto, pero en virtud de la ley, se dispone que no
deben cobrar el impuesto a sus clientes: venta de libros, intereses bancarios si el titular del crédito
lo destina a la adquisición de viviendas.

 No responsable: Es el sujeto que realiza una actividad que no se encuentra alcanzada por el IVA:
Alquileres de inmuebles destinados a ser viviendas, venta de inmuebles sin ser empresas
constructoras.

 Consumidor final: Son aquellos que destinarán el bien o servicio adquirido a su consumo particular.
Sobre ellos recae el IVA (21%) que no se discrimina en el comprobante.

 Monotributista: Es un régimen opcional y simplificado para pequeños contribuyentes.

Débito fiscal: Surge de aplicar la alícuota vigente sobre:
 Los precios netos de ventas
 Los intereses por financiación
 Los importes de Notas de Crédito de proveedores.
Crédito fiscal: Lo integran los siguientes conceptos:
 Importes liquidados por este concepto por los proveedores responsables inscriptos. Surgen de las
facturas de compra o documentación equivalente.
 Importes liquidados en Notas de Débito de los proveedores por conceptos varios.
 Importes liquidados en Notas de Crédito emitidas por la empresa.

PUNTO 2. COMPROBANTES USUALES VINCULADOS A LOS TRIBUTOS

Minutas contables: Sirven para respaldar registraciones contables en las que se manifiestan variaciones
patrimoniales objetivamente medibles de las cuales no existe documentación tradicional utilizable a esos
efectos.
Si bien existe documentación particular como las DDJJ para cada tributo, en ellas pocas veces subsiste
suficiente información para la reconstrucción numérica o conceptual de una registración contable
referida a los tributos, de ahí la importancia de que en la minuta contable quede antecedente suficiente
para la futura necesidad de reconstrucción de la información solicitada por auditoría.

Declaraciones juradas: Son el comprobante típico operativo del conjunto de funciones operativas
relacionadas a la administración de tributos del contribuyente, puede sin ninguna restricción respaldar
registraciones contables y ser el soporte documental para el SIC, pero como ya se dijo, las minutas tienen
145
la posibilidad de sustentar de una manera más práctica y útil a los fines de las necesidades de la
generación de información contable.
En general, las DDJJ las cumplimenta el contribuyente, las mismas pueden ser rellenadas a partir de un
formulario en soporte papel o bien generarse a partir de los softaplicativos que suministra la
administración tributaria estatal, y en otras oportunidades, son enviadas al domicilio del contribuyente
en forma impresa y completa para el pago, sin necesidad de ninguna intervención o determinación por
parte del destinatario.
Las DDJJ pueden tener diferente tratamiento:
 Cumplimiento de un requisito formal
 Informar al fisco de los resultados que arroja una liquidación de tributos
 Informar el ingreso al fisco del tributo en cuestión

Internet y el sistema tributario: El Estado Argentino, desde hace varios años, ha ido avanzando en el
desarrollo de diferentes aplicaciones para el mejor desarrollo de sus actividades y vinculación con los
contribuyentes, de ello algunos ejemplos:

Clave Fiscal: se trata de un password de acceso a una página de internet que la administración tributaria
entrega a cada contribuyente, que lo habilita para ingresar y realizar con ella transacciones diversas o
acceder a información útil. Las transacciones más relevantes y usuales son:
 Presentación de DDJJ de los diferentes tributos
 Consulta de información tributaria confidencial: cuentas corrientes tributarias, estado de cuentas,
DDJJ presentadas, estado de trámites, otros.
 Modificación de la inscripción a los diferentes tributos
 Aplicativos: Por ejemplo los utilizados para la generación de DDJJ
 Normativa: posibilita el acceso a una base de datos de la totalidad de normas tributarias vigentes
 Formulario: Posibilidad de consultar, descargar, completar en la misma web los formularios para su
posterior impresión.
 Asesor impositivo online

PUNTO 3. REGISTROS TRIBUTARIOS

Todos los sujetos obligados a emitir comprobantes, están obligados a registrar las operaciones que
surjan de dichos comprobantes según:

 Ley de procedimientos impositivos

 Ley de IVA
 Resolución general 1415

Libro IVA Ventas: Registra todas las operaciones de venta de bienes y servicios emergentes de los
comprobantes, debiendo discriminar el IVA DF; luego se confeccionará la minuta contable que
comunicará las operaciones en forma mensual para su registración en el Libro Diario, en el caso de que
se utilicen sistemas computarizados para registrar, se genera automáticamente el asiento. En este libro
se deberán registrar:
 Todas las facturas o equivalentes emitidos vinculados a las ventas
 Notas de débito y crédito
 Se deberá discriminar el IVA DF derivado de cada venta y de las devoluciones o bonificaciones
 Las retenciones en el periodo fiscal que se producen

Este registro encuadernado debe encontrarse en el domicilio del responsable, a disposición del órgano
de control y fiscalización a partir de los 15 días corridos de cumplido el plazo semestral, o el límite de las
100 hojas, según corresponda.

146
Libro IVA Compras: Registra todas las operaciones de compra de bienes y servicios emergentes de los
comprobantes, debiendo discriminar el IVA CF

Ventajas de un sistema informatizado

Hablamos de un sistema informatizado gracias a la incorporación de controladores fiscales, que son

equipos electrónicos homologados por la DGI y destinados a procesar, registrar y emitir comprobantes, y
conservar datos de interés fiscal generados como consecuencia de la realización y facturación de ventas,
prestaciones, servicios y locaciones.
Están obligados a usarlos aquellos contribuyentes que desarrollan las actividades indicadas en la norma
fiscal, para la emisión del ticket factura o comprobante equivalente.

Ventajas:
 Agilidad y eficiencia de la información generada por el sistema PED
 Emisión de comprobantes, etc.
 Registración bajo ambientes PED
 Integración automática con otros subsistemas
 Reducción de tareas repetitivas de cálculos
 Controles y verificaciones automáticas, reporte de errores, etc

147
Unidad Quince: Subsistema de Producción de Bienes y Serivicios

1. PRODUCCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Función Producción: Es la parte de la organización que existe para generar y fabricar bienes y
servicios. Producción es el nombre genérico que se da al resultado de un proceso productivo.

Subsistema Producción: Es la parte de la función de producción por la cual fluye información

de índole contable. Representación teórica a partir del enfoque sistémico.

Departamento Producción: La existencia o no del mismo, dependerá del tamaño de la

organización, su dispersión geográfica, magnitud de operaciones y la importancia relativa de
esta función frente a las demás. Hace referencia a la estructura organizativa.

Vinculación con Contabilidad General: Este subsistema se vincula con el de contabilidad

general mediante diversos informes:
- Informe sobre la producción terminada y el costo: Para realizar el costeo de la misma.
- Informe sobre fallas de producción: Para su registración, e indicando el valor de los
bienes fallados (si tienen valor de reventa).
- Informes sobre el nivel de ocupación de planta: Para la imputación de la proporción de
costos fijos que corresponda.
- Informes sobre personal ocupado, horas trabajadas, producción obtenida: Para la
adecuada liquidación de sueldos y jornales.
Además, se vincula con el ya mencionado subsistema mediante diversos partes, remitos que
indiquen que la producción es depositada en almacenes, facturas que respalden la compra de
insumos y materiales, etc.

2. PROCESAMIENTO CONTABLE

Clasificación de los costos

Según su influencia en el volumen de producción:

- Costos fijos: No se ven afectados por la variaciones de los volúmenes de producción.

Son siempre necesarios para el desarrollo de la actividad productiva. Ej: Interés,
alquileres, seguros, etc.
Son directos en función de los centros fabriles, pero indirectos en relación al producto.

- Costos semifijos: Se mantienen fijos dentro de ciertos límites en la producción, pero se

modifican notablemente cuando se pasan los mismos. Pueden, a su vez, ser:
o Reversibles: varían por saltos al aumentar o disminuir la producción. EJ:
sueldos de capataces y supervisores
o Irreversibles: son aquellos que saltan cuando aumenta la producción pero no
se reducen cuando esta disminuye. EJ: aumentos en las existencias de bienes
de uso.

148
 - Costos variables: Son aquellos que varían continuamente con el cambio de volumen de
producción. Ej: materias primas, fuerza motriz, mano de obra, etc.
o Proporcionales: Varían en forma proporcional a la producción.
o Progresivos: Varían mas que proporcionalmente a los cambios en la
producción.
o Degresivos: Varían menos que proporcionalmente a la producción.
o Regresivos: Disminuyen al aumentar la producción (son poco frecuentes).
Son directos respecto de los sectores fabriles y de los productos que elaboran.

Según la forma de asignación al costo del producto fabricado:

- Costos directos: Pueden asignarse epecificamente a un producto en particular

obtenido, no requiriendo la aplicación de un prorrateo. Es el caso de materias primas,
materiales auxiliares importantes, sueldos y cargas sociales del personal afectado
directamente a la producción de un bien. Son, generalmente, variables con el volumen
de la producción.

- Costos indirectos: No son costos variables. Deben ser asignados al costo de los
productos mediante alguna base de distribución. Para ello existen varios
procedimientos de apropiación posibles, pero ninguno asegura una atribución exacta.
Ej: Amortizaciones, intereses, seguros, alquileres, etc.

Determinación del costo de producción

- Costeo directo: El costo de producción está dado únicamente por la sumatoria de los
costos directos o variables. Los costos fijos van en forma directa al estado de
resultados. En la práctica no se usa y está descartado por las Normas Contables
Profesionales.
La utilidad de este método consiste en:
o Conveniencia práctica, porque los costos directos son de atribución inmediata.
o Reducción del trabajo material que implica la atribución de los costos
indirectos.
o Se utiliza en la contabilidad de gestión como elemento de medición de la
eficiencia de la gestión del cuerpo directivo.

- Costeo por absorción o completo: El costo de producción está dado por la sumatoria
de costos necesarios variables y fijos proporcionales a la producción. La porción de
gastos fijos imputables a la inactividad de la planta o capacidad ociosa, se imputan
directamente a resultados: Pérdidas.
Los costos fijos integran el costo de la producción de un período SOLO SI son
necesarios (y en la proporción que corresponda).

Valor de los bienes producidos y en proceso

149
El ingreso de los productos terminados o en proceso a los registros de existencias de la
empresa, se realiza al costo incurrido en su elaboración. El mismo está dado por la sumatoria
de costos de todos los insumos utilizados en su producción. Intervienen los siguientes
componentes:

1- Materias primas: Son elementos materiales físicos susceptibles de almacenamiento,

utilizados en una empresa industrial y cuyo destino dentro de ella es la transformación,
a lo largo del proceso productivo, en productos terminados o elaborados.
El costo por el cual ingresa la materia prima debe incluir el precio de contado que
figura en la factura, adicionándole todos los costos necesarios hasta almacenarla en los
depósitos de la empresa.
Las alternativas que existen en relación al movimiento de estos elementos son, o bien
hacer stock de los mismos, o no realizarlo.
En el caso de que se decida hacerlo, se deberá contar con un lugar para su
almacenamiento, contratar seguros, determinar stock máximo y mínimo y establecer
un seguimiento con fichas de existencia. Como ventajas, podemos citar que se pueden
obtener mejores precios por volúmenes de compra y no hay riesgos de paralizar la
producción.
Si se opta por no llevar stock, las materias primas adquiridas ingresan directamente al
proceso productivo, aunque no siempre es posible adoptar este criterio.
La materia prima es SIEMPRE un elemento de costo directo.

2- Materiales: Son elementos tangibles y, por ende, susceptibles de almacenarse, que

tienen el carácter de elementos secundarios: no integran el producto específicamente,
pero colaboran en el proceso productivo como necesarios y complementarios. Por este
motivo, forman parte del costo. Son ejemplos de materiales: Combustibles,
lubricantes, pegamentos, clavos, tornillos, pinturas, herrajes, etc.
Los envases que pierden su utilidad luego del primer uso, también son considerados
materiales. Pero si tienen la cualidad de poder ser utilizados en reiteradas
oportunidades, integran el rubro bienes de uso.
Al igual que con las materias primas, se puede optar por hacer o no stock de
Materiales, aunque no es frecuente que se realice.
Los materiales pueden ser elementos directos o indirectos del costo.

3- Mano de obra: Incluimos aquí la mano de obra utilizada durante el desarrollo del
proceso productivo del personal que presta servicios en relación de dependencia en
cualquier sector de la fábrica.
La mano de obra puede estar directamente relacionada al producto y ser variable con
su volumen (obrero), pero también puede corresponder a la fábrica en general, sin
tener ninguna asignación directa (jefes departamentales, personal de vigilancia). En el
primer caso, son de asignación directa y en el segundo se debe determinar una base de
apropiación.
El costo de la mano de obra debe contener el monto de los salarios y las cargas sociales
de pago inmediato y diferido de todo el personal afectado a las tareas productivas, sea
que revista el carácter de mano de obra directa o indirecta.

4- Otros costos de fabricación: Se exponen aquí todos los gastos relacionados con el
sector fábrica, como ser: Energía eléctrica consumida, amortizaciones de bienes de uso
afectados, honorarios profesionales, reparaciones, alquiler de fábrica, etc.

150
 Todos estos también son considerados costos de fabricación, y puede procederse a su
acumulación en varias cuentas de movimiento, o bien en una única cuenta “Costos de
fabricación” (lo más usual en industrias reducidas)

Los costos que no deben ser incluidos en el valor de incorporación son:

- Costos relacionados con las improductividades en el uso de los factores de la
producción
- La porción que corresponda a ociosidad, producida por la falta de aprovechamiento de
los factores productivos
- La parte no utilizada de la capacidad de planta usualmente empleada.

Momentos y análisis de las cuentas a utilizar

En oportunidad de la utilización o consumo de materias primas o materiales y su incorporación

a la producción, se deberá reflejar contablemente dando de baja la cuenta de Activo
representativa “Materias primas” o “Materiales”, con débito a una cuenta de Activo
denominada “Producción en proceso”.
También se puede dar el caso de que se necesite recopilar información estadística sobre el
consumo de Materias primas o la utilización de Materiales, para lo cual se procederá al uso de
cuentas de movimiento (Materias primas consumidas; Costos de fabricación), que
posteriormente deberán ser canceladas con cargo a la cuenta “Producción en proceso”.

Con respecto a la mano de obra, se contabiliza el devengamiento de los salarios y cargas

sociales, debitando la cuenta “Costos de fabricación” o una cuenta específica que acumule
todas las erogaciones vinculadas a este concepto “Mano de obra”, con crédito a las cuentas de
Pasivo representativas de los distintos conceptos. Estas cuentas deberán ser canceladas con
débito a “Producción en proceso” o “Productos terminados”, según sea el caso.

Todas las restantes erogaciones incurridas para llevar a cabo el proceso industrial, deben ser
acumuladas en cuentas de movimiento indicativas de cada uno de los diferentes conceptos, o
bien concentrar todas en una única cuenta: “Costos de fabricación”.

Concluido un período contable, los importes acumulados en la o las cuentas de movimiento

deben ser cancelados para transferir su saldo al costo de la producción procesada durante el
mismo.
Se determinan los saldos de todas las cuentas de movimiento acumuladoras de costos, que se
deben corresponder con la totalidad de insumos cargados durante el mes. Estos importes son
acreditados (quedando las cuentas saldadas), con débito a la cuenta “Producción en proceso”.
De esta forma se incorpora al Activo la producción en curso de elaboración.

Para dar ingreso al stock a la producción terminada en cada ciclo o período, se debe descargar
el importe contenido en la cuenta “Producción en proceso”, debitando otra cuenta del Activo,
denominada “Productos terminados”.

Materias primas: Cuenta patrimonial del Activo, residual, colectiva. Pertenece al rubro Bienes
de Cambio. Incluye todas las existencias de materias primas a ser transformadas durante el
proceso de producción.
Se debita por aporte realizado por los socios cuando se hubieran comprometido a ello. En
oportunidad de su compra, al producirse el ingreso a los depósitos de la empresa.

151
Se acredita en oportunidad de su salida del depósito con destino a la fábrica para ser
incorporada al proceso productivo. También por diferencias por pérdidas, roturas o
sustracciones detectadas en oportunidad de la realización del inventario físico.
Saldo: Deudor o saldada. Su saldo deudor es indicativo de las existencias de materias primas en
ese momento, a sus valores de costo.

Materiales: Cuenta patrimonial del Activo, residual, colectiva. Pertenece al rubro Bienes de
Cambio. Se la utiliza cuando la empresa decide hacer stock de los mismos. Incluye todas las
existencias de materiales que todavía no ingresaron al proceso productivo.
Se debita en oportunidad de su compra, al producirse el ingreso a los depósitos de la empresa.
Se acredita en oportunidad de su salida del depósito con destino a la fábrica, o bien por
diferencias por pérdidas, roturas o sustracciones.
Saldo: Deudor o saldada. Su saldo deudor es indicativo de las existencias de los distintos
materiales a sus valores del costo.

Materias primas consumidas: Cuenta de movimiento, colectiva y acumulativa. Se la utiliza con

fines estadísticos, para tener información sobre el total de las materias primas consumidas
durante el proceso.
Se debita durante el proceso productivo, en cada oportunidad que ingresan materias primas al
proceso productivo, con crédito a la cuenta de activo Materias Primas.
Se acredita al finalizar el período mensual para proceder a su cancelación, con cargo a la
producción en proceso.
Saldo: Deudor a lo largo del período de fabricación, pero concluido el mismo debe quedar
saldada.

Costos de fabricación: Cuenta de movimiento, colectiva y acumulativa. Acumula todos los

insumos utilizados en el proceso productivo (excepto las que se registren en cuentas
separadas).
Se debita por todos los costos de fabricación incurridos durante el período, exceptuando
aquellos que se acumulan en cuentas específicas.
Se acredita al finalizar el período, procediendo a su cancelación con cargo a “Producción en
proceso”.
Saldo: Deudor durante el proceso, representando todos los insumos cargados en el mes en el
proceso productivo, con excepción de la materia prima. Al finalizar el período debe quedar
saldada.

Mano de obra: Cuenta de movimiento, colectiva y acumulativa. Representa todas las

erogaciones derivadas de la utilización de personal en relación de dependencia.
Se debita en oportunidad del devengamiento de remuneraciones y cargas sociales del
personal.
Se acredita al finalizar el período con cargo a “Producción en proceso”
Saldo: Al finalizar el período deben quedar saldadas.

Producción en proceso: Cuenta patrimonial del activo, colectiva, residual. Se la expone en el

rubro Bienes de Cambio. Habitualmente se la considera como una partida corriente, pero si el
proceso productivo supera el ejercicio económico, podría ser considerada no corriente.
Se debita por el total de insumos utilizados durante el período en el proceso productivo.
Se acredita al finalizar el proceso productivo, con cargo a “Productos terminados”.
Saldo: Deudor o saldada. Su saldo deudor es representativo del valor de la producción
pendiente de finalización al concluir el mes o el período.

152
Producción terminada: Cuenta patrimonial del Activo, colectiva y residual. Se la expone
integrando el rubro Bienes de cambio. Será considerada una partida corriente o no corriente,
dependiendo de la duración del plazo de realización estimado.
Se debita por el total de la producción terminada durante el mes o período. También en
oportunidad de recibir devoluciones de ventas.
Se acredita por salidas de productos a su precio de costo. La salida será por ventas y,
eventualmente, por pérdidas, roturas, robos o reingreso al proceso productivo.
Saldo: Deudor, representativo de las existencias de productos terminados, disponibles para la
venta, o saldada.

Venta y costeo de la producción terminada

La venta de los productos terminados produce los mismos efectos que la venta de mercaderías
de reventa. El devengamiento de las ventas es coincidente con el momento en que ocurre la
transferencia de la propiedad al comprador, lo que se efectiviza con la entrega del bien.
La determinación del Costo de Ventas de Productos terminados, se registrará dando de baja a
los precios de costo que correspondan de acuerdo al método de costeo que utilice la empresa.

Unidad dieciseis: Sistemas Contables en otras organizaciones

Punto 1. SIC en otras organizaciones. Necesidad de su existencia

153
Necesidad: desde el punto de vista de la disciplina contable, la necesidad de contar con un Sistema de
Información Contable está lejos de cualquier discusión, no solamente por ser la herramienta que
permite a cualquier persona –física / jurídica- inscripta como comerciante cumplir con las normas
legales, sino también como una herramienta de gestión, decir que el producto final del SIC es la
información contable materializada en Informes, útiles para la toma de decisiones y el control de todo
ente. Con lo cual, podemos por analogía decir, que independientemente de la actividad que desarrolla
el ente, tiene la necesidad de contar con un Sistema de Información Contable.

Obligatoriedad: las normas legales -Código de Comercio- obligan a los comerciantes a llevar cuenta y
orden de sus operaciones, tener registros (Diario e Inventarios y Balances) y documentar dichas
operaciones. Para las sociedades tipificadas en la Ley de Sociedades Comerciales, obliga a dichos entes a
presentar balances, posibilita eximirse de requisitos de los registros contables, entre otras disposiciones.

Pero además existen entes que se encuentran regulados por órganos que controlan sus actividades
como ser el BCRA, CNV, SSN que también norman pautas contables de cumplimiento general y
obligatorio. También como en el ítem anterior, podemos inferir que independientemente de la actividad
que desarrolla el ente, tiene la obligación de contar con un Sistema de Información Contable en
cumplimiento de las normas contables.

Punto 2. Empresas agropecuarias

Si bien son muy diferentes a las empresas comerciales e industriales tienen en común que al final del
ciclo productivo siempre comercializan sus productos y/o servicios. Y por sobre todo se asemejan a las
empresas industriales porque realizan al igual que estas un proceso de fabricación – producción para
obtener un producto final.

Crecimiento vegetativo: es un proceso o acontecimiento inherente a los seres vivos consistente en la

capacidad que muestran las plantas y los animales de tener conformaciones genéticas que permiten
autogenerar su propio crecimiento y reproducción.

Provoca que un bien adquiera valor no solo por la incorporación de insumos, sino también por la acción
de la naturaleza.

También existe un “decrecimiento vegetativo” es un proceso o acontecimiento inherente a los seres

vivos que provocan su propio crecimiento y agotamiento.

Ese crecimiento o decrecimiento se mide a través de informes técnicos hechos a lo largo del período de
crecimiento.

Actividad agrícola

Reconocimiento de costos de producción

154
Costos de producción agrícola: total de insumos complementarios del proceso biológico de
reproducción y crecimiento de plantas con el objeto de obtener bienes económicos.

Aspectos a tener en cuenta en el sistema contable de una explotación agrícola:

 Gastos directos del proceso: se imputan directamente al producto obtenido, porque son
susceptibles de individualización. Ejemplo: gastos de preparación de la tierra, de la siembra, de
cosecha, de almacenamiento.

 Gastos indirectos del proceso: son gastos de carácter general relacionados con la totalidad de la
producción: impuestos, patentes, arrendamientos, combustibles, alimentos para personal no
afectado, sueldos y jornales indirectos, etc. Estos gastos se pueden imputar afectando el costo de
obtención del producto en particular. De lo contrario se expondrán en una cuenta colectiva
denominada “Gastos de Explotación”, que afectará el total del costo de producción del ejercicio en
forma colectiva, en lugar de hacerlo por tipo de producto.

Elementos que afectan el Costo de la producción agrícola:

 Clima: es naturaleza incontrolable. La influencia de cada tipo de clima es fundamental para el

desarrollo de los distintos cultivos según la zona geográfica.

 Suelo: rendimiento de los cultivos: la conservación de los mismos exige tratamientos y cuidados
especiales que influyen en los costos.

 Riego: la aplicación artificial del agua al terreno para suministrar a las especies vegetales la
humedad para su desarrollo. Los costos de la instalación de los sistemas de riego se exponen en el
rubro Bienes de uso y son amortizables.

Etapas de la producción agrícola:

1. Etapa de producción: las tareas son: preparación de la tierra, siembra, cuidado del sembrado,
recolección de la cosecha, trilla.

2. Etapa de cultivo y sembrado: constituyen el inicio del desarrollo de la explotación agraria, la tarea
básica es la preparación del suelo, se debe tener en cuenta la rotación de los cultivos.

3. Etapa o ciclo de cosecha: una vez cumplida la etapa anterior se inicia la cosecha. Con lo que
obtenemos el rendimiento de la producción.

Luego existen etapas posteriores, que pueden ser: almacenamiento, cuidado, ventas.

Reconocimiento de ingresos por producción

Aspectos especiales en la actividad agrícola: destacamos:

155
 Valuación de la tierra: se sugiere que se efectúe a sus valores corrientes.

 Depreciación: la depreciación de los bienes del reino animal debería ser proporcional a su
contribución al proceso productivo.

 Apropiación de costos de producción: la medición del crecimiento vegetativo que llaman

producción, genera la necesidad de un adecuado apareamiento del devengamiento con los costos,
luego los mismos deberían ser asignados en función del crecimiento del bien.

Precios: en la producción agropecuaria en la mayoría de los productos terminados el precio no lo fijan

los productores, sino que está dado por el mercado.

Registración contable. Distinguimos los siguientes momentos:

 Imputación de los gastos directos e indirectos: las operaciones se van registrando conforme van
ocurriendo. Se utilizan cuentas de movimiento para la acumulación de los distintos gastos a lo largo
del proceso agrícola que luego se cancelarán con la cuenta que contenga la producción agrícola en
proceso: “Sementera” y posteriormente la producción terminada: “Trigo”, “Maíz”, etc. Recordemos
que en esta actividad EL PRECIO LO DA EL MERCADO.

 Imputación a la cuenta de Activo del Rubro “Bienes de Cambio”: la registración será: débito a la
cuenta que representa el producto, ejemplo “Trigo”, con crédito a “Gastos de cosecha” y a
“Sementera”.

 Baja por venta: registración del costo de venta: se deberá elegir algún método de costeo. Con
frecuencia se utiliza el método de diferencia de inventario. Débito a “Costo de venta del producto
xxxx” con crédito a “Producto xxxx”.

Actividad Ganadera

La ganadería es la actividad vinculada a la cría y el tráfico de ganado. Las operaciones típicas de esta
actividad dependerán del tipo de explotación ganadera que se realice:

Cabañeros: establecimientos dedicados exclusivamente a la cría de reproductores de raza. Por razones

de control contable es conveniente separar las clases de hacienda por su categoría además de su raza.
Este aspecto debe ser considerado al confeccionar el plan de cuentas.

Criadores: son los establecimientos que se dedican a la cría de hacienda flaca o normal para venderla
luego a los invernaderos.

Invernaderos: son los establecimientos dedicados al engorde de hacienda previamente comprada a los
criadores, con el fin de engordarlos y luego venderlos en los mercados de hacienda o en los frigoríficos, a
un precio relativamente mayor.

Ganaderos: también puede ser que se dediquen simultáneamente a dos o más de los tipos de
explotación anteriores.

Mixtos: se dedican a la agricultura y a la ganadería (agropecuarios).

Registración contable: pasos a seguir:

Las cuentas de Activo, de bienes de cambio, se incrementan por: compras, procreación y por crecimiento
(cambio de categoría). En el caso de procreación existe un aumento físico de la cantidad de bienes, en
cambio en el caso de crecimiento hay un incremento del valor de las cabezas.
156
Las existencias de Bienes de Cambio disminuyen por: ventas, mortandad. Este último se imputa a los
costos de explotación de la actividad, no es pérdida.

Los acrecentamientos provienen de:

 Cambios de categoría: en el ganado generan aumentos en el valor de los animales. Son cambios
cuantitativos. Da origen a un incremento de activo, se imputa a la cuenta de activo y a una cuenta
de ingresos, se podría denominar variación por cambio de categoría.

 Procreación del Ganado: aumento de animales en existencia. Cambios cuantitativos. Da origen a un

incremento del activo, a la cuenta de activo y a una cuenta de ingresos, se podría denominar
“Procreación”, imputada al valor de mercado en ese momento.

Las salidas por ventas se pueden costear por: diferencia de inventario o bien inventario permanente.

Actividad frutícola

Clasificación:

 En función de las actividades desarrolladas:

 De cultivos plurianuales: con relación a las plantas frutales, las cuales tardan varios años en
entrar en servicio. Las plantaciones recién entran en servicios a los cinco años. Una vez que
entran en servicio, se amortizan por agotamiento.

 Cultivos anuales: producción de la fruta. La obtención de la fruta, que es destinada a

comercialización.

 Por el momento del ciclo vegetativo:

 Bienes de ciclo vegetativo terminado: fruto obtenido.

 Bienes con ciclo vegetativo en crecimiento: plantines que aún no han entrado en servicio.

 Ciclo vegetativo en producción: las plantaciones frutales en producción. Se consume por

agotamiento de su capacidad productiva.

Etapas de la producción frutícola:

1. Elección del ciclo de plantación: tiene que ver con los factores que inciden en la producción frutícola
como es el clima y la tierra apta.

2. Preparación de la tierra: la forma de encarar la explotación, desde la preparación de la tierra, la fruta

elegida, la variedad, la forma científica, son determinantes de los resultados.

3. Implantación

4. Cuidados posteriores a la plantación: métodos especiales de poda, cultivos. También todo lo

inherente a sanidad vegetal, que tiende a evitar enfermedades.

5. Cosecha: la cosecha empieza recién después que las plantaciones han llegado a su plenitud, lo que
tarda 4 o 5 años. Luego los frutos tienen ciclos anuales.

6. Destino de la producción: la cosecha de la fruta se efectúa cuando la misma aún no está en

condiciones de consumirse, pero si tiene “madurez comercial”. Esta es enviada a los galpones,
157
 donde pasará a ser clasificada y enviada a los mercados consumidores. Se hará la separación de la
fruta por calidades.

Los ciclos productivos indicados, no incluyen la etapa del empaque que es determinante cuando la
fruta está destinada al consumo de la población. El costo del empaque forma parte del costo final
del producto.

Tipo de elementos del costo frutícola:

Gastos directos del proceso: se imputan directamente al producto: gastos de preparación de la tierra, de
plantación, de cuidado de plantaciones logradas, de poda, de recolección de la producción.

Gastos indirectos del proceso: relacionados con la totalidad de la producción: impuestos, patentes,
arrendamientos, combustibles, sueldos y jornales, etc. Estos gastos si son susceptibles de prorrateo se
pueden imputar afectando el costo de obtención del producto en particular. De lo contrario se
expondrán a una cuenta colectiva “Gastos de explotación”, que afectará al total del costo de producción
del ejercicio en forma colectiva en vez de por tipo de producto.

Registración contable. Pasos:

 Imputación de los gastos directos e indirectos: las operaciones se van registrando conforme van
ocurriendo. El precio lo da el mercado. Los costos en consecuencia revisten gran importancia, por
ser sobre ellos donde puede actuar el empresario, pero no son determinantes del precio de venta.

 Imputación a la cuenta Activo del rubro Bienes de cambio: la registración será: débito a la cuenta
que representa el producto, ejemplo “naranjas”, con crédito a “Gastos de explotación” y a
“Sementera”.

 Baja por venta: registración del costo de venta: se deberá elegir algún método de costeo. Con
frecuencia se utiliza el método de diferencia de inventario. Débito a “Costo de venta del producto
xxxx” con crédito a “Producto xxxx”.

Actividad forestal

Esta explotación puede encararse como:

 Explotación básica y principal cuya finalidad es la obtención de madera para reventa.

 Explotación básica para obtener la materia prima para la explotación principal de productos a partir
de madera.

 Explotación secundaria a una frutícola: cuyo objetivo es la obtención de madera para cajones de la
explotación frutícola principal.

Organización de la empresa forestal. Su organización es conforme a la actividad que desarrolle:

 Solo obtención de madera:

 Produce plantines: aparece el vivero: produce para consumo propio o también para vender.

 Compra los plantines ya hechos.

158
 Procesamiento de la madera: tendrá un sector de fabricación. Se deben contemplar aspectos
fabriles. El paso previo a la obtención de madera, en este caso el modo es la obtención de la materia
prima.

 Venta de subproductos: plantines.

Tipos de elementos del gasto forestal:

 Gastos directos del proceso: se imputan directamente al producto obtenido: gastos de preparación
de la tierra, de plantación, de cuidado de plantaciones, de poda, de corte de madera.

 Gastos indirectos del proceso: relacionados con la totalidad de la producción: impuestos, patentes,
arrendamientos, combustibles, sueldos y jornales, etc. Estos gastos si son susceptibles de prorrateo
se pueden imputar afectando el costo de obtención del producto en particular. De lo contrario se
expondrán a una cuenta colectiva “Gastos de explotación”, que afectará al total del costo de
producción.

Etapas de la producción forestal:

1. Elección del sitio de plantación: para obtener una buena productividad se debe hacer una correcta
elección del sitio de plantación. Existen diferencias productivas, como consecuencia del drenaje y la
fertilidad del suelo.

2. Elección del material de plantación: con la correcta selección de las especies y el origen de la semilla
a utilizar, es posible incrementar la productividad. En todos los casos al contar con plantas
mejoradas genéticamente, es una buena inversión.

3. Sistematización del terreno y plantación: delimitación de las parcelas, pasos a seguir para la
preparación del suelo, limpieza del sitio, plantación, fertilización.

4. Cuidados posteriores a la plantación: aplicar herbicidas, control de plagas.

5. Otras tareas a realizar: reposición de plantines, mantenimiento de contrafuegos.

6. Poda: el objeto principal es generar madera libre de nudos para la obtención de madera de alta
calidad.

7. Raleo: relacionada con el objeto de la plantación y que reduce el número de árboles por hectárea y
permite el mejor crecimiento de los árboles que quedan en la plantación.

8. Tala: luego de transcurridos los años especies de 10, 15, 30 años, se realiza el corte o tala de los
árboles los cuales son enviados conforme al destino de la producción previsto.

9. Destino de la producción: venta de madera; venta para aserradero.

Registración contable: Pasos a seguir:

 Imputación de los gastos directos e indirectos: las operaciones se van registrando conforme van
ocurriendo.

 Imputación a la cuenta Activo del rubro Bienes de cambio: la registración será: débito a la cuenta
que representa el producto, con crédito a “Gastos de explotación”.

159
 Baja por venta: registración del costo de venta: se deberá elegir algún método de costeo. Con
frecuencia se utiliza el método de diferencia de inventario. Débito a “Costo de venta del producto
xxxx” con crédito a “Producto xxxx”.

Punto 3. Empresas constructoras

A menudo las obras de gran magnitud se llevan a cabo a través de agrupaciones de empresas. La
mayoría de empresas constructoras, son de pequeñas y medianas empresas organizadas en forma de
persona jurídica o como unipersonal.

Características:

 Desarrolla actividades que abarcan desde el estudio de los materiales, hasta los medios y
procedimientos para aplicarlos en las obras objeto del proyecto.

 Son demandantes de gran cantidad de mano de obra.

 Esta mano de obra requiere distintas especialidades.

 Son consumidores directos o indirectos de casi todas las ramas de la industria y los servicios.

 Suelen exhibir un plantel de bienes de uso de valor significativo, según la rama de la construcción a
la que se dediquen.

 Aparece el subcontratista que contrata con el contratista principal.

Operaciones típicas:

 Construcciones viales: puentes, puertos, aeropuertos.

 Obras civiles: industriales, viviendas.

 Obras hidráulicas.

Formas de operar: básicamente se puede operar en la esfera pública o en la privada, según el

contratante ejecutara obras públicas o civiles.

El marco regulatorio difiere según las partes intervinientes, básicamente distinguimos:

 Obra pública: legislación en general, leyes de contratación del estado, contratos específicos de obra
y convenios laborales.

 Obra privada: legislación en general, contratos específicos de obra, convenios laborales, códigos
municipales de construcción.

Principales insumos:

 Un anteproyecto de obra que incluye o debe contemplar: presupuesto, tipo de obra a realizar,
especificaciones de obra, detalles de la obra.

 Según la naturaleza de la obra a construir se deberán confeccionar los siguientes elementos: planos
generales de obra, planos de instalaciones eléctricas, instalaciones sanitarias, cómputos métricos,
cálculos de costos.
160
 Tareas habituales ya específicamente de construcción: albañilería, hormigón armado, revoques,
pisos, herrería, carpintería, pinturas, vidrios, sanitarios, entre otros.

 Elementos del costo: materiales, mano de obra.

 Otros gastos: amortización de maquinarias, gastos de licitación, gastos de papelería, gastos de

sellados de contratos, temas impositivos, subcontratos con terceros.

Mano de obra: puede estar afectada en relación de dependencia, es muy numerosa. Tiene
características especiales vinculadas a indemnizaciones por cese de la relación laboral, licencias,
vacaciones, escala remuneratoria, etc. Pero también puede subcontratarse parcialmente los servicios
con terceros.

Cuentas integrativas del costo de construcción: pueden ser llevadas en cuentas de movimiento
discriminadas por concepto:

 Materiales: ladrillos, cal, arena, cemento, hierro, piedra partida, mosaico, baldosas, cerámicos,
madera, vidrios, pinturas.

 Mano de obra: sueldos y jornales, cargas sociales, asignaciones no remunerativas, gastos de

farmacia, etc.

 Otros costos: honorarios profesionales, terrenos, servicios contratados con terceros, aberturas,
combustibles, reparaciones y mantenimiento, vigilancia, amortizaciones de maquinarias, gastos de
sellado e impuestos, gastos de pliego y licitaciones, etc.

Documentación vinculada: además de la documentación habitual vinculada a compras, sueldos,

aspectos impositivos, fondos, etc., encontramos documentación específica de esta actividad:

 Certificados de obras públicas: es un documento – comprobante confeccionado por la empresa

constructora que fue contratada para realizar alguna obra pública. Se le asigna el carácter de
documento equivalente a la factura, pero es común que igualmente las empresas constructoras
facturen en el comprobante correspondiente el total del certificado una vez aprobado. En el consta
detalle del porcentaje de avance de obra, tanto del mes que se concluye como de los acumulados a
la fecha. Para poder habilitar el derecho de cobro el certificado debe estar aprobado por el inspector
de obra.

 Certificado de obra privada: es similar al anterior pero tiene menos requisitos, ya que el comitente
es sujeto del derecho privado, este también requiere la aprobación del propietario.

 Contratos: la actividad de la industria de la construcción se desarrolla alrededor de los contratos

formalizados por las partes.

Entidades sin fines de lucro

Las entidades sin fines de lucro pueden ser: fundaciones, colegios, asociaciones civiles, clubes deportivos
o sociales.

La organización administrativa es igual a la de las anteriores organizaciones, existiendo variaciones en el

subsistema tributario, por cuanto no son sujetos de impuestos.

Pueden efectuar transacciones con terceros. En estos casos se aplican todos los circuitos ya vistos para
compras y ventas.

161
No reparten utilidades porque los excedentes se reinvierten siempre.

Características:

 Objeto principal: bien común.

 No persiguen el lucro.

 Pueden desarrollar actividades económicas.

 Deben tener patrimonio propio.

 Son entes capaces de adquirir derechos y contraer obligaciones.

 Deben tener ingresos propios y no subsistir exclusivamente del estado.

 Tienen obligación de llevar libros de contabilidad y emitir estados contables.

 No generan interés fiscal. Son ante el IVA sujetos no responsables.

 No confeccionan informes de gestión.

Registros contables y sociales

Los registros contables en cualquier organización acumulan los efectos de los hechos del contexto y las
transacciones realizadas por la empresa. Esos datos transformados en información son utilizados en la
preparación de estados contables.

Los empleados y directivos de una organización utilizan los registros contables para:

 Determinar la responsabilidad de los activos y transacciones para el control

 Efectuar el control de las actividades rutinarias

 Obtener información detallada de alguna operación en particular

 Determinar la eficiencia y desempeño de los distintos departamentos

 Sirven de evidencia documental de las actividades del negocio de la empresa.

Plan de cuentas de empresas ganaderas, constructoras y entes sin fines de lucro.

Empresas Ganaderas

Bienes de cambio Novillos, Novillos de más de dos años, Terneros, Cabritos, Chivitos,
Capones, Cabras.

Bienes de uso Reproductores, Bienes de uso bióticos, maquinarias, campos,

alambrados, etc.

Cuentas integrativas del costo (Cuentas de movimiento): mano de obra, manutención del personal,
de producción fertilizantes consumidos, mortandad, etc.

162
Ingresos Procreación, valorización de hacienda, venta de animales.

Unidad diecisiete: Subsistema de Contabilidad General

Función – Departamento - Subsistema

Por sub-sistema o sistema de contabilidad general, nos vamos a referir al ESC (Enfoque Sistémico
Contable) aplicado al punto aglutinador de información contable en el SIC (Sistema de Información
Contable). En él se llevarán a cabo las tareas contables de decisión y operación y en tanto exista una
división del trabajo y asignación de responsabilidad respectiva, estará representado en el organigrama
por el Departamento de Contabilidad (Gerencia –Sector – otras denominaciones).

163
En el Departamento de Contabilidad General, las funciones operativas responden básicamente a las
tareas contables, en la medida de la separación de funciones, estas funciones operativas (tareas
contables) las ejecutará el Departamento de Contabilidad y por ende el Subsistema de Contabilidad
General reconocerá estas variaciones patrimoniales, controlará la información y luego informará. Por ello
es dificultoso separar conceptualmente al subsistema-departamento-función de contabilidad, son
elementos y conceptos próximos. La afirmación que complementa estos conceptos es que la vinculación
contable es en todos los casos una transmisión de información contable.

Subsistema de Contabilidad General: Este subsistema, representa al conjunto de funciones operativas –

tareas contables que se desarrollan en cualquier ente a los fines de lograr los informes contables en sus
diferentes niveles, origen y destino de los mismos. En sentido amplio incluirá las tareas de captación,
procesamiento, control y salida del proceso contable, archivo, definición de políticas contables entre
otras tareas vinculadas al SIC.

En el caso del subsistema de contabilidad, surgirán determinados reconocimientos contables que no son
consecuencia de vinculaciones con otros subsistemas, sino que nacen algunas veces por ejemplo del
principio de lo devengado como ser las periodificaciones contables, estas no tienen documentación
registrable tradicional por ende la Minuta Contable juega un papel importante al momento de respaldar
dichas variaciones patrimoniales.

También es preciso aclarar, que el subsistema de contabilidad puede o no tener su representación en la

estructura organizativa como departamento de contabilidad o en su caso gerencia de contabilidad. Todo
depende de las dimensiones y recursos que cuente el ente para organizar su funcionamiento interno, ya
sea administrativo u operativo.

En síntesis, el departamento de contabilidad general, el subsistema de contabilidad general y las

funciones operativas de contabilidad, se superponen de tal manera, que unos son conceptos,
abstracciones y otras son tareas propiamente dichas que se representan en los conceptos.

Ejemplos de Vinculación:

a) Vinculación Interna:

Subsistema de Ventas - Stock y Subsistema de Contabilidad General:

La información que va a fluir del S. Ventas hacia S. Contabilidad General será la que surge de la
compraventa mercantil, plasmada en un soporte físico denominado Factura, Nota de Crédito / Nota de
Debito / Certificado de Obra / Remito / Tickets u otra documentación de respaldo, informará sobre la
venta propiamente dicha, el reconocimiento impositivo que corresponda, el movimiento de la existencia
de bienes vendidos y en su caso el costeo de esa venta.

Elemento portador de información: Factura (u otro comprobante que haga las veces) y Remito.

Comprobante registrable: Factura o Minuta Contable si correspondiere.

Out-Put: desde el subsistema de ventas, informa la operación de compraventa mercantil.

In-Put: recibe subsistema contabilidad general, la información necesaria para el reconocimiento contable
de esa transacción. Reconocer el resultado transaccional Ventas, determinar los impuestos que
correspondan y contemplar el costeo de venta de dicha operación.

Subsistema de Compras - Proveedores y Subsistema de Contabilidad General:

164
La información que va a fluir del subsistema de Compras-Proveedores será también sobre la
compraventa mercantil, pero ahora desde el punto de vista del comprador, interviniendo la
documentación tradicional factura, remito, nota de pedido, cotización, luego vendrá la financiación por
cuenta corriente del proveedor.

Elemento portador de información: Factura (u otro comprobante que haga las veces) y Remito.

Comprobante registrable: Factura o Minuta Contable si correspondiere.

Out-Put: desde el subsistema de compras-proveedores, informa la operación de compraventa mercantil.

In-Put: recibe subsistema contabilidad general, la información necesaria para el reconocimiento contable
de esa transacción. Reconocer el costo no consumido de la Compra, determinar los impuestos que
correspondan y contemplar el movimiento en la cuenta de proveedores que refleja la cuenta corriente
mercantil.

b) Vinculación Externa:

Subsistema de Contabilidad General y el Contexto:

La información que sale a buscar el subsistema de contabilidad general será por ejemplo conseguir del
mercado:

1. Una tasa de interés vigente en la plaza para medir a valores corrientes sus créditos u obligaciones.

2. Los índices de variaciones de precios (IPIM2) para hallar los coeficientes de actualización del
mecanismo de Ajuste Integral por Inflación.

3. Cotizaciones de bienes para obtener de esa forma los valores corrientes de bienes, en las cuales las
normas profesionales autorizan valuaciones a Valores Corrientes.

Tareas contables

Tareas Administrativas Contables: son todas aquellas actividades o trabajos que están vinculados con el
objetivo del sistema contable que es la de brindar información útil para la toma de decisiones y el
control, por ende en relación directa con alguno de sus elementos: cuentas, plan de cuentas, manual de
cuentas, sistemas de registración, medios de registración, archivo, control contable, registros,
comprobantes, archivos, políticas contables, etc.

No necesariamente estas tareas se llevan a cabo por el personal en relación de dependencia del ente, es
decir como tarea interna del ente, muchas veces debido a la dimensión del ente y hasta por cuestiones
de costos, algunas de ellas suelen realizarse fuera del ente por un profesional independiente.

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Tareas Contables de DECISION: conjunto de tareas contables que deben ser realizadas por quien tiene
facultad para tomar decisiones y que además requiere de conocimientos técnico-contable por sí o por
asesoramiento de otros.

Caracterización: de alta gerencia, no rutinarias, no programadas, no operativas, especiales.

Responsables de llevar a cabo las funciones: directorio, gerencia, jefe de contabilidad, profesional en
ciencias económicas independiente.

Tareas Contables de OPERACIÓN: conjunto de tareas contables que no requieren de de la facultad de

decidir, prescinden de alguna capacitación especial y cumplen la condición de repetitividad.

Caracterización: rutinarias, programadas, operativas, ordinarias.

Responsables de llevar a cabo las tareas: auxiliar administrativo-contable, usuario no especializado,

funciones automáticas del sistema, otros.

Papel del profesional en ciencias económicas.

Por profesional en ciencias económicas nos referimos principalmente al Contador Público quien se
encuentra habilitado de manera especial para desarrollar su profesión en la disciplina contable, aunque
sin lugar a dudas es también campo de incumbencia para el Licenciado en Administración. En estas notas
vamos a referirnos de manera directa al contador público.

El profesional y el ente: La relación entre el profesional y el ente puede realizarse de dos maneras
básicamente: a) en relación de dependencia (contrato de trabajo) o, b) como asesor externo
independiente (contrato de locación de obra o servicios).

El profesional y la sistematización. Estamos hablando de armar los rieles por donde transitará la
información contable.

El profesional y las tareas contables: de acuerdo a la clasificación dada, el profesional debe participar,
casi en forma inevitable, en las tareas contables de decisión (proceso de sistematización) y como
controler en las tereas de operación. Desde luego las tareas contables se encuentras en la órbita de las
incumbencias del profesional en ciencias económicas, en especial en la del contador público.

El profesional y los informes: de hecho una vez que el profesional estuvo presente en la etapa inicial de
la sistematización, asesorar, participar en el proceso contable (como externo / interno al ente), luego de
efectuar los controles y verificaciones pertinentes, surge la necesidad de armar el producto final del
Proceso Contable que son los informes, nadie más idóneo que el profesional en ciencias económicas
para diseñarlos, organizarlos, presentarlos y luego adecuarlos.

SIC en las PyMES

Para una PyME, ¿se tiene que pensar en un SIC diferenciado y/o adaptado para este tipo de entes? La
respuesta en principio es SI. Decimos en principio porque la contabilidad es una disciplina que forma
parte de las ciencias sociales, no es una ciencia exacta, por ello es probable encontrar en ella soluciones
múltiples y/o respuestas con salvedades. Pero la respuesta afirmativa no es solo aplicable a las PyMES,
sino que para cualquier ente el SIC debe responder a las necesidades de sus usuarios, ya que es un
productor de información, entonces siempre hay que pensar en un SIC adaptado: por eso no existe un
plan de cuentas único para todas las organizaciones, las normas contables profesionales no son cerradas
(admiten alternativas), cada puede administrar sus políticas contables, decidir sobre su sistema de
registración, medio de registración, etc.

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Para cualquier organización en lo que hace a su contabilidad se la puede analizar por los conceptos de
sistemas, subsistemas, vinculación de información contable, etc.

Para una empresa de reducida estructura económica, escasa cantidad de personal y limitada cantidad de
operaciones/transacciones, el SIC tiene que estar adaptado a las necesidades de información de sus
titulares y responder al costo/beneficio que su mantenimiento demanda.

Esta explicación comulga con el pensamiento que si bien el SIC, conceptualmente no varía de un ente a
otro sí varía en sus particularidades, varía en su Plan de Cuentas, Documentación Respaldatoria,
Sistemas de Registración, de Archivo, de Costeo etc.

El SIC, entendido desde el enfoque sistémico, no varía conceptualmente de un ente a otro, pero sí
varía en sus particularidades.

Dimensión y Requerimientos: tenemos que posicionarnos en la dimensión económica de una PyME, la

escasez que tiene de recursos económicos, recursos humanos, recursos financieros, recursos físicos,
recursos profesionales. De tal manera, el SIC no puede ser ajeno a esa realidad por ende es a ella a la
cual se ve obligado a adaptarse. Los requerimientos de información dependerán de sus dirigentes, de sus
capacidades, experiencias, de su proximidad a la información o no, en estos casos el profesional es quien
debe poner su creatividad, criterio y experiencia profesional para diseñar y trabajar con el SIC, fuente
muchas veces casi exclusiva de fuente de información.

Necesidad de información contable existirá siempre, el profesional podrá estar dentro o fuera de la
organización, pero será siempre el mejor capacitado para diseñar y trabajar con el SIC.

Los requerimientos que surjan de la dirigencia serán más o menos complejos, periódicos, generales o
específicos y el SIC debe con recursos escasos optimizar su ingenio y productividad para satisfacer las
necesidades de sus usuarios.

Controles contables

Podemos decir que los controles serán contables cuando estas actividades de comprobación, inspección,
fiscalización e intervención tengan por objeto mejorar el producto final del proceso contable, que no es
otra cosa que información contable.

Luego de definir a los controles contables, por diferencia llamaremos “controles operativos” al resto de
las actividades de control que se encuentran determinados en un ente.

Dentro de los controles contables, podemos diferenciar dos clases:

Controles contables propiamente dichos: son aquellos que se aplican sobre elementos del SIC
exclusivamente.

Controles con consecuencias contables: son aquellos que se aplican a elementos distintos del SIC y cuyo
resultado generan (o pueden generar) variaciones patrimoniales. Por ejemplo: el control de stock hasta

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que no se detecte alguna variación patrimonial (faltante, sobrante, rotura, deterioro, etc.) y como tal
genere un ajuste contable, es un control que no involucra a elemento alguno del SIC.

Clasificación de los controles

Conformes a la temporalidad del control:

 Control anterior o presupuestario.

 Control posterior o de auditoría.

 Control concomitante.

Desde el punto de vista de su naturaleza:

 Control de gestión.

 Control contable.

Según el objetivo general:

 Controles preventivos.

 Controles detectivos.

También se pueden clasificar a los controles siguiendo los pasos del proceso contable, entonces
encontramos:

Control de ENTRADA: sintéticamente puede definirse al conjunto de tareas de verificación que se

realizan en la parte inicial del proceso contable, que tiene por objetivo ingresar el conjunto de datos a
procesar, de manera eficiente, analizando y seleccionando la mejor calidad del mismo previo al proceso.

Control de PROCESAMIENTO: en esta parte central, donde se llevan a cabo las tareas de registración,
clasificación, depuración, ajustes de los datos en su etapa de transformación hacia un producto final
(información contable), tiene por objeto lograr su adecuado análisis, depuración y afinado, por ejemplo:
control cruzado de información, cruzar información que deviene de diferentes registros, auxiliares y
principales, verificación de la correcta integración de subsistemas, validez de la documentación de
respaldo, etc.

Control de SALIDA: al estar en contacto con el producto final, estos controles estarán orientados a
mejorar la calidad de los informes, estructurar los mismos para mostrarlos de la mejor manera posible,
ajustar los tiempos de entrega de los mismos hasta los usuarios, verificar los saldos contables, su
razonabilidad, entre otros controles.

Diferencias entre la Auditoría Interna y Externa.

La auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los informes
contables; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la
razonabilidad de las cifras que muestran los informes contables emanados de ellos.

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus

actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e
información concerniente a las actividades revisadas.

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Auditoría Externa: Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información contable
de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma,
utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma
como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El
dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la
información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los
mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

Auditoría Interna: es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una

unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la
misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la Fe Pública.

Plan de Revisión y Ajuste

Es el programa de actividades de control contable destinadas al análisis de la razonabilidad de saldos

contables, de corresponder practicar los ajustes pertinentes para la emisión de informes contables.

Caracterización de la definición:

1. Programa: Proyecto ordenado de actividades4 a desarrollarse para cumplir un determinado objetivo

en el sistema de información contable.

2. Actividades de control: son todas aquellas verificaciones, observaciones y comparaciones que se

efectúan en el ámbito del SIC sobre alguno de sus elementos, que pueden tener diferentes objetivos
mediatos, en tanto que el objetivo aglutinador mediato será obtener información contable útil para
la toma de decisiones y el control.

3. Análisis de razonabilidad de saldos. En la teoría contable, se entiende por razonable un saldo,

cuando el mismo respeta con los principios y normas contables.

4. Ajustes contables: si las actividades de control, contenidas en el PRA se llevan a cabo, es probable
que la misma demande realizar adecuaciones a la información contable, lo cual conlleva
indefectiblemente practicar ajustes, con ello se está en camino a cumplir con el objetivo de adecuar
la información contable y así aproximarse a la realidad, .

5. Emisión de informes contables: vinculado directamente con los informes, ya que cumplido el plan de
revisión y ajuste, es altamente probable que la información contable contenida mejore en utilidad y
oportunidad.

Plan de Revisión y Ajuste de cierre: es el Plan de Revisión y Ajuste que se realiza para informes
contables de cierre de ejercicio económico.

Plan de Revisión y Ajuste periódico: es el Plan de Revisión y Ajuste que se realizan para informes
contables de períodos intermedios. Existen entes que se encuentran obligados, por normas legales, a
presentar informes de períodos intermedios como los bancos, compañías de seguro, empresas que
cotizan en bolsa y otros.

El objetivo principal de un P.R.A. es el de controlar la información contable, para que cumpliendo normas
contables, sean transmitidos a través de informes contables. Con ello queremos resaltar que no importa
la época en la que se lleve a cabo un PRA el objetivo es el mismo, mejorar la información contable.

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Si bien es común hablar de realizar la terea de controla la “razonabilidad de saldos”, el término
“razonable” debiera ser todavía más amplio al momento de interpretarlo. Entonces bien podríamos
desmenuzarlo en:

 Razonabilidad numérica, ver si los importes que se exponen en los saldos responden
razonablemente a operaciones que realiza el ente en su operatoria normal. Por ejemplo: el SIC
conoce de las operaciones normales, cuando existe un saldo en términos de significatividad
numérica, debería llamar la atención y aplicar algún procedimiento de control como para concluir,
que puede no estar dentro de los niveles normales de la operación, pero responden a la realidad
económica.

 Razonabilidad conceptual, en cuanto a este ítem podemos agregar, que el SIC debería realizar un
control, aunque este sea realizado por muestreo, controlando que las denominaciones de las
cuentas respondan adecuadamente a los bienes, derechos, obligaciones y/o resultados del ente.

 Razonabilidad en la aplicación de normas contables, acá nos referimos a que en cumplimiento de

las normas contables, tanto su valuación como exposición responden razonablemente a las normas
contables profesionales.

Informatización de tareas contables:

Informatizar significa: “Aplicar los métodos de la informática en un negocio, un proyecto, etc.”

Entonces, la informatización de las tareas contables depende básicamente del uso de SOFT que integre
información al proceso contable, esto puede tener diferentes posibilidad de materialización, puede pasar
que se tenga un Soft Contable Profesional (ejemplo: Holistor) donde se realiza el procesamiento de la
información contable y puede pasar que el ente cuente con un Soft Integral, en cuyo caso un módulo
puede referir al procesamiento contable.

La informatización del ente impacta así como en el sistema de control contable en el Plan de Revisión y
Ajuste, cuando más eficiente y fiable sea el sistema de control interno, mejor posicionado para el cierre
del proceso contable se encontrará el SIC. Como se dijera el sistema de control interno permite al ente
estar en condiciones inmejorables para generar informes, entre ellos los contables. Todo esto facilita a la
planificación y ejecución del Plan de Revisión y Ajuste, de la Auditoría Interna y Auditoría Externa.

Quiero decir con esta descripción, que la informatización impacta en las actividades de control de
manera directa, pero hay que analizar qué tipo de informatización e integración de información tienen
los SOFT con los que cuenta el ente. Cuando mayor integración automática tengan los SOFT del ente,
menos puntos de control necesitará el SIC para realizar sus tareas de control.

Cierre del proceso contable

Por cierre del proceso contable vamos a entender la culminación del trabajo realizado por el SIC para
obtener el producto final. Sabemos que el producto final del SIC son los informes, para ello necesita de
realizar un corte de información con las implicancias que ello demanda.

En su vinculación con el Plan de Revisión y Ajuste, el cierre del ejercicio económico determina la fecha
parámetro para emitir informes, ya sea por normas legales o propias del ente, estas tareas comienzan
con la emisión del balance de sumas y saldos, antes llamado prebalance.

Existen entes cuyas normas de aplicación obligan a la emisión de estados contables de períodos
intermedios, éstos obligan al SIC a realizar varios cierres del proceso contable durante el ejercicio

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económico, sucede esto con las entidades financieras, compañías de seguro, empresas que cotizan en
bolsa entre otras.

Entonces, el balance de sumas y saldos es el punta pie inicial de las tareas a realizar para producir los
informes contables.

Políticas Contables Plan de Revisión y Ajuste

Las mismas definirán en forma procedimental como se llevarán a cabo cada una de las tareas que
componen el Plan de Revisión y Ajuste, lo cual dependerá de la organización del SIC, la profundidad,
extensión y detalle de las mismas.

Una cuestión interesante para repasar sobre este tema es si las mismas deben o no estar formalizadas,
entendiendo por formalización a la exteriorización de las políticas contables en medios estables (soporte
impresos o informático). Concluir sobre la formalización de las mismas es de difícil posibilidad, siempre
dependerá del sistema organizativo del ente y de una decisión política interna.

La sugerencia del profesional en ciencias económica deberá estar orientada a la formalización y la

factibilidad dependerá del ente. El tipo de soporte (físico o lógico) depende del ente y la sistematicidad
de los mismos del profesional asesor, la evolución tecnológica cada vez más está incursionando en los
negocios, lo mismo sucede en la disciplina contable y luego deberán las normas acompañar este avance,
en la actualidad existen órganos que regularon la emisión de estados contables por el sistema
denominado “firma digital”, esto sucede hoy en la Argentina con la Comisión Nacional de Valores.

Políticas del Plan de Ajuste: propuesta de estructura de las políticas contables.

Definir: el Plan de Revisión y Ajuste para el ente. Ej.: se define el plan de revisión y ajuste anual, en el
que se desarrollarán las actividades de control de cierre.

Detallar las actividades, tiempo y forma de llevarlas a cabo. Ej.: el plan de revisión y ajuste se dará inicio
con el control a efectuar sobre el balance de sumas y saldos, primer control de razonabilidad de saldos
contables, etc.

Detallar por medio de asientos tipo los ajustes frecuentes a efectuar. Ej.: Asiento tipo del Arqueo: Débito:
Cta Gastos Varios Administración / Cta xxxxx / Cta xxxx Crédito: Cta: Caja / Efectivo, otros.

Detallar la documentación de respaldo obligatoria. Ej: se utilizará la minuta contable para la

determinación de las diferencias de inventario, firmada por el encargado de almacenes.

Determinar la asignación de responsabilidades. Ej.: La tarea de conciliación bancaria estará a cargo del
responsable de tesorería y la registración de los ajuste a cargo de Contabilidad General.

Indicar los papales de trabajos a utilizar. Ej.: Se utilizará el mayor de la cuenta Banco Nación Cta. Cte., los
extractos bancarios del Banco Nación y la planilla de conciliación anterior más otra documentación
anexa.

Indicar detalles del archivo de la documentación. Ej.: la documentación de respaldo se conservará en

caja separada por ejercicio económico finalizado.

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Indicar las pautas de autorización del plan. Ej: el plan de revisión y ajuste deberá al momento de
asignación de tareas autorizado por el gerente administrativo.

Informes contables

Se llama así al producto final del proceso contable, en cumplimiento de normas contables, destinado a
usuarios con el objeto de brindar información útil, referida a la situación económica, financiera y/o
patrimonial de una persona, para la toma de decisiones y el control.

Usuarios: los usuarios son las personas llamadas a ser los destinatarios del producto final del SIC, ellos
pueden ser internos o externos al ente.

El SIC termina su actividad cuando en tiempo oportuno pone a disposición de los usuarios los informes
contables.

Un usuario de informes contables, debe tener conocimientos técnicos mínimos en materia de

contabilidad, si bien una de las cualidades de la información contable (contenido de los informes) es que
la misma debe ser “CLARA.”

Tipos de Informe

Existen infinitas clases de informes, que describen de manera parcial las innumerables variantes de los
mismos, en ellos participa el SIC, ya sea de manera capital o solo una participación menor. En la medida
que un informe haya tenido como fuente a la información nacida del proceso contable ese informe tiene
que ser de interés para el SIC, con esto queremos decir que el preparador de la información contable,
tendrá en cuenta las necesidades de los usuarios de estos informes para planificar por ejemplo su plan
de cuentas, la documentación fuente, estructura del mismo informe entre otros cosas.

En todos los casos los informes se deben ajustar a las necesidades del usuario, con lo cual el SIC debe
conocer de estas necesidades, pero en otras cuando por ejemplo la estructura de los informes están
regulados, el SIC debe conocer/obedecer esas normas.

Según los usuarios:

Informes Internos / Informes Externos (Estados Contables)

Según su formalización:

Informes Formales (cuya forma se encuentra determinada en alguna norma contable) /

Informes Informales (son lo que no están obligados a guardar requisito alguno para su emisión)

Según el tiempo de su periodicidad:

Informes Anuales / Trimestrales / Mensuales.

Según su contenido:

Informes Contables (son básicamente los de uso externo representado por los Estados

Contables) / Informes de Gestión (son aquellos que contienen información de rentabilidad por unidad de
producto, por sucursal, el SIC colabora en su contenido) / Informes Operativos (son aquellos que
contienen información no contable, de interés para las áreas operativas: Informe de Unidades
Terminadas. Cantidad de Horas Hombre consumidas en Fábrica, etc.)

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Informes contables de uso interno: son los llamados informes de gestión. La característica distintiva es
que no trascienden a terceros y se confeccionan conforme normas internas propias del ente. Con
frecuencia pueden llegar a ser confidenciales de acceso solo para la alta gerencia.

Informes contables de uso externo: caracterizados por los estados contables y otros informes especiales
solicitados por entidades financieras que otorgan crédito u otros organismos de control. Sus
características distintivas son: trascienden a terceros, son de elaboración obligatoria y se confeccionan
conforme a las normas contables legales y profesionales vigentes, las que prevén su utilidad para la
diversidad de usuarios externos.

Contenido básico de los Estados Contables (EECC)

Estado de situación patrimonial: en un momento determinado, el estado de situación patrimonial

expone el activo, el pasivo y el patrimonio neto y, en su caso, la participación minoritaria en sociedades
controladas.

Los activos y pasivos se clasifican en corrientes y no corrientes (en base al plazo de un año) y, dentro de
esos grupos, integran rubros de acuerdo con su naturaleza. Los rubros del activo se ordenarán en
función de su liquidez. Los pasivos se ordenarán exponiendo primero las obligaciones ciertas y luego las
contingentes.

En el caso de entes con fines de lucro, el patrimonio neto debería discriminarse de modo que puedan
identificarse los aportes de los propietarios y los resultados acumulados, identificándose los que no
puedan ser distribuidos por razones legales, estatutarias o contractuales.

Estado de evolución del patrimonio neto: informa la composición del patrimonio neto y las causas de
los cambios acaecidos durante los períodos presentados en los rubros que lo integran.

Las partidas integrantes del patrimonio neto deben clasificarse y resumirse de acuerdo con su origen:
aportes de los propietarios y resultados acumulados.

El capital debe exponerse discriminando sus componentes, tales como aportes de los propietarios a su
valor nominal y el ajuste por inflación.

Los resultados acumulados, distinguiendo los no asignados de aquellos que su distribución se ha

restringido.

Estado de resultados: suministra información de las causas que generaron el resultado atribuible al
período.

Estado de flujo de efectivo: informa sobre la evolución de la situación financiera del ente, descripta de
modo que permita conocer las actividades de inversión y de financiación acaecidas, y evaluar su
capacidad de generar fondos para cancelar deudas y distribuir utilidades.

Información complementaria: debe contener todos los datos que, siendo necesarios para la adecuada
comprensión de la situación patrimonial y de los resultados del ente, no se encuentran expuestos en el
cuerpo de dichos estados.

Se expone en el encabezamiento de los EECC, en notas o cuadros anexos.

Ética en la información contable

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En la etapa final del proceso contable nos encontramos con su producto final que no es otra cosa que
“información contable” materializada básicamente en los informes contables, que es el producto que
llega a terceros interesados, internos y externos a una organización.

La ética es la teoría o ciencia del comportamiento moral de los hombres en sociedad, es decir ciencia de
la conducta humana.

El preparador de la información contable, en este caso el profesional en ciencias económicas deberá

actuar cumpliendo con pautas de conductas profesionales éticas, que lo deberá aplicar desde el
momento inicial del proceso hasta la culminación de las tareas de preparación, lo cual implica entregar al
usuario un trabajo (informe contable) consecuente con la conducta llevada a cabo.

Aporte del SIC a los informes gerenciales .

Los informes gerenciales son aquellos que se emiten para los directivos de una organización y contienen
información tanto interna como externa, tienen por objetivo transmitir a los decididores elementos
facilitadores para la toma de decisiones. En general los informes gerenciales son de uso interno y con
información confidencial, de acceso restringido.

Estos informes con frecuencia no tienen normas específicas para su confección y determinación de su
contenido, responden muchas veces a necesidades puntuales que luego con frecuencia pasan a
estandarizarse en su confección. Responden básicamente al cumplimiento de normas internas y a
necesidades particulares de cada organización. Se dice que la información es un bien invaluable para las
organizaciones, todavía más para empresas que viven en mercados altamente competitivos.

Es claro que el SIC al formar parte de un sistema de información mayor, colabora indefectiblemente con
el producto final de éste último. Pero en esta instancia cabe recordar que la unidad de medida de la
disciplina contable es la moneda de curso legal vigente, pero existen otras unidades de medida que son
necesarias al momento de construir un informe gerencial.

Para empezar a desmenuzar el tema de los informes gerenciales, tendríamos por empezar a hablar de las
necesidades de información que puede tener la dirección de una organización, por ejemplo información
sobre: Penetración en el mercado de una marca, un producto, un servicio, etc. o producción obtenida, en
unidades, tiempo promedio, calidad de los bienes, kilos, litros, metros, etc.

Los datos a procesar para lograr los informes gerenciales, pueden tener su fuente tanto dentro como
fuera de las organizaciones en las cuales se confeccionan.

También es frecuente en la práctica profesional, que los profesionales en ciencias económicas son los
encargados de llevar adelante esta tarea de generación de informes gerenciales, siendo usual en las
grandes empresas contar con sectores dedicados al control de gestión, en donde se confeccionan.

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