Manual y Protocolos de Procedimiento

Manual De Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FERREUNIVERSO
MANUAL Y POLITICAS DE PROCEOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS

PROCESOS DE ABASTECIMIENTO, ALMACENAMIENTO Y GESTION DE
INVENTARIOS.
FLORIDABLANCA JUNIO 2018

Contenido
1 Introducción .............................................................................................. 4
1.1 Descripción software administrativo de gestión Helisa GW ...................................... 4
1.1.1 Módulo Administrador ................................................................................... 4
1.1.2 Modulo Inventarios ....................................................................................... 4
1.1.3 Modulo Gestión de Compras............................................................................ 5
1.1.4 Módulo Gestión de ventas .............................................................................. 5
1.2 Descripción de las herramientas de apoyo .......................................................... 5
1.2.1 Modelo Compras FC ...................................................................................... 5
1.2.2 Modelo de Pronostico de ventas. ...................................................................... 8
2 Descripción del proceso de abastecimiento ........................................................ 10
2.1 Diagrama de flujo del proceso ........................................................................ 10
2.2 Selección de proveedores ............................................................................. 10
2.3 Estimación de demanda................................................................................ 10
2.4 Elaboración de documentos ODC, EMC, FC ......................................................... 11
2.4.1 Registro de ODC ......................................................................................... 11
2.4.2 Registro de EMC ......................................................................................... 11
2.4.3 Registro de FC ........................................................................................... 12
3 Políticas para proveedores ............................................................................ 13
3.1 Creación y actualización de proveedores ........................................................... 13
3.1.1 Documentos requeridos a proveedores ............................................................. 13
3.1.2 Documentos requeridos para la actualización de proveedores ................................. 13
3.2 Recepción y entrega de mercancía por parte de proveedores .................................. 13
3.3 Condición de pago ...................................................................................... 14
3.4 Modalidad de pago ...................................................................................... 14
3.5 Radicación de facturas ................................................................................. 14
3.5.1 Características de las facturas o cuentas de cobro ............................................... 14
3.5.2 Condiciones de las Facturas ........................................................................... 15
4 Descripción del proceso de almacenamiento ...................................................... 16
4.1 Diagrama de flujo del proceso ........................................................................ 16
4.2 Distribución física del almacén y la bodega ........................................................ 16
4.2.1 Nomenclatura de ubicación del almacén ........................................................... 16
5 Políticas de almacenamiento e inventario ......................................................... 18
5.1 Políticas generales ...................................................................................... 18
5.1.1 Políticas para el procedimiento para la toma de inventarios ................................... 19
5.1.2 Políticas para el procedimiento de recepción, registro y control de mercancía en el almacén
19
5.1.3 Políticas para el procedimiento salida de mercancía del almacén ............................ 20
5.1.4 Políticas para procedimiento de productos devolutivos ......................................... 20
5.1.5 Políticas para el procedimiento de salida de mercancía por Baja. ............................ 20
6 Gestión de inventario no hacer ....................................................................... 21

6.1 Método establecido para la creación de artículos en Helisa .................................... 21
6.2 Vinculación del producto nuevo al proveedor. .................................................... 24
6.3 Creación de un proveedor. ............................................................................ 24
6.4 Extracción de información de Helisa ................................................................ 24
6.5 Calificación del servicio de proveedores ........................................................... 28
6.6 Indicadores de Gestión ................................................................................. 28
6.6.1 Indicador de Compras perfectas ..................................................................... 28
6.6.2 Indicador de compras completas ..................................................................... 29
6.6.3 Indicadores de compras incompletas ................................................................ 29
6.6.4 Indicadores de compras con devolución ............................................................ 30
6.6.5 Indicadores de facturas de compras devueltas totalmente ..................................... 30
6.6.6 Indicador de Puntualidad de Proveedores .......................................................... 31
6.6.7 Indicador de aprovechamiento de Helisa ........................................................... 31
6.6.8 Tiempo promedio de ubicación de mercancía ..................................................... 32
6.6.9 Exactitud de inventario ................................................................................ 33
6.6.10 Rotación de inventario ................................................................................. 33
1 Introducción
La presente norma surge como respuesta a la necesidad de proveer una herramienta eficaz,
destinado a la estandarización del trabajo bajo el cumplimiento de criterios y políticas que
permiten una clara comunicación entre los involucrados, acciones de respuesta inmediata, y toma
administrativa de decisiones en los procesos de abastecimiento, almacenamiento y en la gestión
de inventario.
Este manual de procedimientos copila las guías de actividades, métodos de evaluación de demanda,
políticas y protocolo de selección de proveedores y compra de mercancía, manual de funciones y
responsabilidades.
1.1 Descripción software administrativo de gestión Helisa GW

Ferreuniverso cuanta con un software contable como herramienta principal para el registro
contable de sus actividad principales, compra y venta de mercancía, este software cuenta
principalmente con un módulo de administración, módulo de inventarios, módulo de gestión de
compras, módulo de gestión de ventas y modificación de parámetros
1.1.1 Módulo Administrador

El administrador es la base estructural de la serie de HELISA y es totalmente configurable y
adaptable a cualquier estructura contable. Se puede definir el tamaño, los niveles del código de la
cuenta contable y del centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se diseña la
forma y distribución de los documentos, el valor de las tarifas, los topes, las bases, las cuentas que
afectan cada operación y así se instala con el perfil que tendría un programa hecho a la medida,
calendario tributario y actualizaciones.
1.1.2 Modulo Inventarios

El módulo ayuda a controlar el proceso de compras, une la administración de los proveedores, con
la información adecuada. Tiene en cuenta los productos de compra de acuerdo al proveedor,
históricos de compras y ventas, precios de compra y venta. Para crear una orden de compra, el
sistema no cuenta con las actualizaciones que sugiere la cantidad a comprar, niveles mínimos,
máximos y puntos de re-orden, mercancía en tránsito (ya comprada), la mercancía comprometida
(ya vendida), la mercancía dejada de vender, los tiempos de entrega del proveedor y los ciclos de
venta de los productos, el modulo solo maneja el registro histórico de documentos tales como:
Orden de Compra, Entrada de Mercancía y Factura de Proveedor, con la correspondiente toma de
información entre los mismos, cantidades, precios, descuentos.
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1.1.3 Modulo Gestión de Compras

El módulo ayuda a visualizar el proceso de compras, une la administración de los proveedores, con
la información adecuada para entregar unos históricos de compras, precios y cantidades de compra
por cada registro realizado.
1.1.4 Módulo Gestión de ventas

Permite realizar el registro Tributario y financiero de las transacciones que componen la venta,
tales como: Reconocimiento de hechos económicos traídos a valor presente de ingresos ordinarios,
transferencia de riesgos y ventajas significativas al comprador por venta de bienes o servicios,
según el cumplimiento de las disposiciones emanadas en el Estatuto Tributario y las diferencias que
puedan surgir por disposiciones de las normas vigentes de la información financiera en Colombia a
través de diferentes documentos que facilitan el seguimiento del producto y/o servicio.
1.2 Descripción de las herramientas de apoyo

Las herramientas de apoyo son aplicativos en Excel que fueron diseñadas y desarrolladas con el fin
de hacer más eficiente el proceso de abastecimiento y almacenamiento, evitando errores como
compras dobles a mismos o a diferentes proveedores, compras con precios inflados, compras en
exceso o de productos de baja rotación, se debe tener un conocimiento previo en filtros, tablas
dinámicas y manejo de fórmulas.
1.2.1 Modelo Compras FC

Esta herramienta permite copilar mucha de la información derivada del proceso de abastecimiento
como tal, es un complemento idóneo para el seguimiento y control de las compras y sus
proveedores, ayuda a hacer más eficiente la tarea de ubicación de mercancía recibida y a registrar
información como tiempo de ocupación en la tarea, liquidación de precios, registro de días de
retraso, cumplimiento en la órdenes de compra, etc.
Esta herramienta cuenta con 12 pestañas las cuales son:
1. PMR - PARAMETROS: pestaña para el registro de los parámetros de liquidación anual de
retenciones, impuestos, etc.
2. B.D. - BASE DE DATOS: pestaña para el registro de datos de los proveedores como son nit, razón
social, ubicación, calificación anterior en puntualidad, calificación anterior de reputación,
método de pago, días de pago, tipo de retenciones a aplicar y tarifas.
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3. ODC – ODREN DE COMPRA: pestaña para el registro de las órdenes de compra, fecha de entrega,
su estado y su forma de entrega, parcial o completa.
4. EMC – ENTRADA DE MERCANCIA POR COMPRA: pestaña para el registro de las remisiones o
entradas de mercancía que se recibe por concepto de compra, consta de fecha de entrega,
valor de remisión , fechas, registro de días de retraso, novedades en la entrega, y si la
entrada proviene de una orden de compra.
5. FC – FACTURA DE COMPRA: pestaña para el registro de facturas de compras de mercancía que

se recibe por concepto de compra o de mercancía ya recibida, consta de fecha de entrega,
valor de remisión, fechas, registro de días de retraso, novedades en la entrega, alerta de
devoluciones, cemento, exentos de iva, etc registro proveniente de una orden de compra, o
entrada de mercancía de compra previamente elaborado.
6. DFC – DEVOLUCION FACTURA DE COMPRA: pestaña para el registro de las alertas de

devoluciones, estado de solicitud y valor para liquidar.
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7. LIQUID – LIQUIDACION DE PRECIOS: pestaña importante, donde se liquidan los precios en el

momento de solicitud de compras o elaboración de ODC que en conjunto con Helisa GW, se
pueden anticipar irregularidades como en cantidad y recios.
8. PRINT – LISTA DE IMPRIMIR: pestaña que refleja cada registro en el proceso de compra, ODC,
EMC Y FC con artículos y sus cantidades, precios, ubicación, y hora de entrega
9. RET – LIQUIDACION DE RETENCIONES: pestaña que refleja la liquidación según los parámetros
que se deben aplicar a cada factura de compra para su respectivo registro contable.
10. RESUMEN CONTABLE: pestaña que refleja el resumen global de los registros contables.
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11. TEXCO – LIQUIDACION TIPO TEXCOMERCIAL: Pestaña ayuda a liquidar el precio cuya factura
presentan más de 2 descuentos comerciales o los precios proviene con IVA agregado que
entorpecen el ritmo de registro.
12. PLANILLA PEDIDO PARA IMPRIMIR
1.2.2 Modelo de Pronostico de ventas.

Esta herramienta da una dirección enfocada a futuro de la demanda de productos. Los métodos de
pronóstico de producción a largo y mediano plazo manejan aspectos más generales, pues en ellos
se toman decisiones administrativas que impactan en la planeación de costos, los productos a
comercializar etc. Los pronósticos a corto plazo suelen ser más precisos que los de largo plazo, ya
que los factores que influyen en la demanda están cambiando constantemente y al ampliar la línea
de tiempo del pronóstico, será más probable que su exactitud se vea afectada. Por esto el
pronóstico se debe realizar de mes a mes utilizando como base la rotación de los 12 periodos
anteriores al periodo a pronosticar.
Esta herramienta cuenta con 16 pestañas las cuales son:
1. PRONOSTICO: Esta pestaña copila el pronóstico resultante de los 3 métodos seleccionados de
pronóstico, consta de una gráfica que ilustra el comportamiento de la demanda real, y los 3
métodos, además muestra el error en cada pronóstico y su calificación.
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2. RESUMEN: Esta pestaña recopila la información resultante del movimiento de inventario de los
12 periodos anteriores según la clasificación ABC utilizada en los últimos 3 periodos al periodo
a analizar.
3. MOVIMIENTO PERIODO (): estas son 13 pestañas que ilustran el movimiento registrado en el
programa Helisa GW durante el periodo seleccionado, esta informacion se extrae directamente
de Helisa GW mediante el módulo de administración de inventarios, se debe tener en cuenta
el orden de las columnas, la nomenclatura de cada pestaña como referencia.
4. Clasificación ABC: Esta pestaña ilustra la clasificación ABC que se debe realizar previamente
utilizando los registros de ventas de Helisa GW, de manera obligatoria se debe asociar la
información en base al código de artículo del programa Helisa, ya que es único e irrepetible.
Para más información de extracción de informes, movimientos, balances etc, consultar el

manual de operaciones de Helisa GW.
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2 Descripción del proceso de abastecimiento

El proceso de abastecimiento comienza en el momento en que se hace la solicitud de mercancía
por pedir, administrador autoriza los productos y cantidades a los respectivos proveedores, se hace
el sondeo de precios y se registran los valores en la pestaña de liquidación de precios, se autoriza
la ODC y se hace llegar la orden en medio físico o virtual al proveedor seleccionado, se pactan los
tiempos de entrega y se espera a su recepción de la mercancía, trascurrido el tiempo de entrega
se recibe a mercancía, se registra el tiempo de llegada, se hace un chequeo visual de los artículos
y cantidades recibidos en contraste con la ODC siguiendo las políticas de recepción de mercancía.
Se finaliza con la aceptación de los documentos correspondientes con firma y sello.
2.1 Diagrama de flujo del proceso

VER ANEXO 1. DIAGRAMA DE FLUJO – PROCESO ABASTECIMIENTO
2.2 Selección de proveedores

Para realizar el proceso de abastecimiento eficientemente se deben definir los lineamientos que
el proveedor debe cumplir, así poder efectuar una compra eficiente, hacer seguimiento de
compras y calificar a los proveedores; dentro de estas se incluyen:
 Precio
 Tiempo de entrega
 Ubicación
 Variedad de mercancía ofrecida
 Tiempo de cartera
 Relación y comunicación entre proveedor Ferreuniverso
2.3 Estimación de demanda

Para establecer la demanda futura, se deben tener en cuenta diferentes métodos de pronóstico
que se deben adaptar las características del mercado fluctuante de la zona.
Estos métodos se contrastaron entre sí para poder escoger el mejor método que encadenara con
Ferreuniverso, para el efecto práctico se deben tener en cuenta solo los artículos que pertenezcan
a la clasificación ABC. Los demás productos deben ser evaluados por el administrador
El aplicativo en Excel que sirve de herramienta para analizar y evaluar el pronóstico. Se debe tener
en cuenta la rotación de los 12 periodos anteriores cuya informacion se debe ordenar siguiendo las
características de cada pestaña.
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Generalmente se calcula el pronóstico de producción de forma cuantitativa con datos históricos, y

el valor resultante es ajustado según la intuición, experiencia y subjetividad de los conocedores
del producto, tanto del campo estratégico (los de oficina) como los de la operación (los vendedores
que están en el mostrador).
2.4 Elaboración de documentos ODC, EMC, FC

Para elaborar cada documento es indispensable tener a la mano lo siguiente:
Lista de artículos a solicitar por cada proveedor, documentos físicos como Órdenes de compra,
Remisiones y Facturas de compra.
Valor unitario sin IVA, cantidad y valor total sin IVA = (Valor unitario sin IVA*cantidad); en caso de
existir descuentos se deben aplicar antes de realizar la liquidación de precios
Muestra unitaria de cada producto (marca, nombre, referencia, código de barras)
Datos del proveedor, Nit, nombre, ubicación, tiempo de entrega; si en caso de entregarse en lotes
la mercancía como el caso del cemento se debe especificar la programación de entrega de cada
parcial.
Para mayor ilustración ver el video informativo.
2.4.1 Registro de ODC

La ODC u Orden de Compra es el documento que ordena la compra que se realiza como medio de
compromiso y control que se entrega al representante del proveedor como método formal de
solicitud de compra, en este documento se especifica el producto, su referencia, cantidad, se pacta
el precio de compra y el tempo de entrega, para realizar la ODC se deben tener presentes las
políticas establecidas por Ferreuniverso a los proveedores. Los pasos a seguir son los siguientes:
a. Confirmar lista de artículos a solicitar con los previos del proveedor
b. Digitar y liquidar los precios en la pestaña de LIQUID del aplicativo Modelo FC
c. Identificar y marcar con X los productos a solicitar, vincular al proveedor si es necesario
d. Actualizar precios nuevos
e. Solicitar autorización del administrador
f. Registrar de la ODC en Helisa
g. Imprimir y entregar la guía de ODC al proveedor
Para mayor información observar el video informativo.
2.4.2 Registro de EMC

La EMC o Entrada de Mercancía por concepto de Compra es el documento que se realiza al momento
de recibir la mercancía y funciona cómo método formal de aceptación de la mercancía por concepto
de compra futura, es decir, por próxima a facturar por parte del proveedor, en este documento se
especifica los productos entrantes, sus referencias, cantidades, el precio pactado de compra y la
fecha de entrega, cabe recalcar que este documento también está ligado a las políticas
establecidas a los proveedores. Para realizar la EMC se deben tener presentes los siguientes pasos:
a. Tener a la mano y en físico la ODC correspondiente a la EMC por recibir
b. Verificar cantidades recibidas con las cantidades en el documento emitido por el proveedor
c. Reportar novedades y solicitar la aprobación del administrador
d. De no presentar ODC, consultar la aprobación de recepción de mercancía bajo la
responsabilidad del administrador
e. Solicitar la aceptación la mercancía con firma y sello por parte del administrador
f. De no presentar ODC, liquidar los precios como en el proceso de ODC
g. De presentarse un producto nuevo se debe crear el producto en la cartilla de artículos y
vincularlo al proveedor
h. Registrar la entrada en el aplicativo de Excel Modelo FC, en la pestaña EMC y marcar su origen
y se calificar su cumplimiento
i. Registrar el documento EMC en Helisa
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j. Imprimir y entrega la guía EMC del Modelo FC a la persona encargada de ubicación de mercancía
k. Recibir la guía después de la ubicación y registrar los cambios de ubicación de la misma en
Helisa
l. Registrar en el aplicativo de Excel Modelo FC el tiemplo que se empleó para la actividad de
ubicación
2.4.3 Registro de FC
La FC o Factura de Compra es el documento que se realiza al momento de recibir la mercancía
sustentada mediante una Facturara de Venta por parte del proveedor, que legaliza la compra por
completo en el momento de su entrega, esta debe traer copia de la ODC, este documento debe
cumplir por completo y sin excepciones las políticas establecidas por Ferreuniverso a los
proveedores. Para realizar la FC se deben tener presentes los siguientes pasos:
a. Tener a la mano y en físico la ODC y numero de EMC correspondiente a la FC recibida
b. Verificar los datos solicitados en las políticas a proveedores
c. Verificar las cantidades y precios con las cantidades y precios en el documento emitido por el
proveedor
d. Reportar novedades y solicitar la aprobación del administrador
e. De no presentar ODC ni EMC, consultar la aprobación del administrador
f. De no presentar ODC ni EMC, liquidar los precios como en el proceso de ODC
g. De presentarse un producto nuevo se debe crear el producto en la cartilla de artículos y
vincularlo al proveedor
h. Registrar la entrada en el aplicativo de Excel Modelo FC, en la pestaña FC, marca su origen, se
califica su cumplimiento y puntualidad, de presentarse novedades marcar la casilla DFC
i. Creación del documento FC en Helisa
j. De no presentar EMC, Entrega la guía FC a la persona encargada de ubicación de mercancía
k. De no presentar EMC, recibir la guía después de la ubicación y registrar los cambios de ubicación
de la misma
l. De no presentar EMC, registra en el aplicativo de Excel Modelo FC el tiemplo que se empleó
para la actividad de ubicación
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3 Políticas para proveedores

Esta política se define con el fin de proporcionar a los proveedores de Ferreuniverso los
procedimientos establecidos para llevar a cabo el proceso de registro de proveedores, registro de
facturas, contabilización y pago de facturas suscritas a Ferreuniverso, junto con su selección y
evaluación.
3.1 Creación y actualización de proveedores

Al momento de definir y crear un nuevo proveedor en la base de datos, es necesario solicitar los
siguientes documentos:
3.1.1 Documentos requeridos a proveedores

 Certificado cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 60 días
 Fotocopia cedula de ciudadanía si es persona Natural.
 Fotocopia de la primera página del RUT
 Certificado de cuenta bancaria con fecha de expedición no mayor a 30 días
 Resolución DIAN de facturación vigente
 Certificado judicial de la policía nacional de Colombia
 Constancia de ingresos anual firmado por su revisor fiscal
 Tres referencias comerciales con fecha de expedición no mayor a 30 días
 Portafolio
 Carta de propuesta de trabajo de aprovisionamiento a Ferreuniverso especificando días y
método de pago, tiempo aproximado de entrega.
Una vez se hayan cumplido con todos los requisitos y documentos mencionados en este documento,
con su respectiva verificación y validación, se puede proceder a la creación de dicho proveedor en
la base de datos del programa Helisa GW.
3.1.2 Documentos requeridos para la actualización de proveedores

Tratándose de proveedores que se encuentran actualmente en la base de datos de Ferreuniverso y
cuya información se haya solicitado en un periodo de tiempo mayor a 1 año, se deben solicitar los
siguientes documentos:
 Certificado cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 60 días

 Fotocopia de la primera página del RUT
 Certificado de cuenta bancaria con fecha de expedición no mayor a 30 días
 Resolución DIAN de facturación vigente
3.2 Recepción y entrega de mercancía por parte de proveedores

La recepción y entrega de mercancía adquiridos por Ferreuniverso se realiza por medio de su
almacén general, ubicado en la calle 7 # 10 – 31 en Floridablanca – Santander. De la misma manera,
es importante tener en cuenta las siguientes indicaciones para que la mercancía sea recibida de
manera correcta:
a. Solo se recibe mercancía si tiene orden de compra de Ferreuniverso, ya sea generada
físicamente por el responsable de compras o impresión del email de la ODC, además, es
necesario adjuntar el original de la factura y/o remisión.
b. La fecha límite de recepción de mercancía con respecto a la fecha de la factura, es hasta 5
días de diferencia.
c. Ferreuniverso se reserva el derecho a no recibir mercancías por parte del proveedor que se
encuentren en mal estado o incompletas sin conocimiento previo o reporte de la novedad por
parte del proveedor. En el momento de la entrega la persona que recibe deberá verificar el
contenido de las cajas o en su defecto, se deberá especificar en la remisión o factura, que
recibe cajas cerradas sin verificación del contenido.
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3.3 Condición de pago

Es muy importante tener en cuenta que Ferreuniverso pagará a sus proveedores por medio de la
programación de pago de facturas que cada proveedor debe solicitar en un plazo de 30 dias
calendario a partir de la fecha de radicación de factura.
La solicitud de programar la factura para pago se hace mediante los teléfonos (7)6826209 –
3186062484 o al correo electro secretariaferreuniverso@outlook.com con la responsable de
tesorería. Dar la siguiente información:
 Numero de factura
 Fecha de la factura y fecha de vencimiento
 Valor de factura
 Contacto en cartera, email y teléfono, para informar su pago por medio
3.4 Modalidad de pago

El único medio de pago a proveedores utilizado Ferreuniverso es la transferencia electrónica o
consignación en banco, por ello se hace necesario que todos los proveedores tengan inscrita su
cuenta bancaria y la mantengan activa. De la misma manera, es importante tener en cuenta que
no se realizan pagos a terceros diferentes del mismo proveedor.
El pago será información mediante correo electrónico enviando la siguiente información:
 Imagen del registro de operación
 Relación de facturas canceladas con la transacción con sus respectivas retenciones y
devoluciones o notas crédito.
3.5 Radicación de facturas

La radicación de facturas es responsabilidad del proveedor quien debe enviar las facturas en físico
con su respectiva EMC firmada y con sello de Ferreuniverso y teniendo en cuenta las fechas y
condiciones establecidas, en el horario de atención de lunes a viernes de 7:00 AM a 4:00 PM jornada
continua.
En caso tal que no se puede entregar en el lapso de 5 días a la fecha de la facturación, se debe
enviar un email de las facturas que serán entregadas próximamente al correo electrónico
secretariaferreunvierso@outlook.com, debe adjuntar escaneada la EMC firmada y con sello de
Ferreuniverso.
De la misma manera, las facturas de venta o documentos equivalentes deben de cumplir con una
serie de puntos muy importantes como se describe a continuación.
3.5.1 Características de las facturas o cuentas de cobro

Todas las facturas, cuentas de cobro y/o documentos equivalentes deben cumplir con los requisitos
mínimos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, Ley 1231 de2008 y Código de
Comercio, los cuales describimos a continuación:
Requisitos de la Factura de Venta.
 Denominación de “Factura de Venta” en forma.
 Numeración consecutiva en forma.
 Fecha y lugar de expedición.
 Fecha de vencimiento.
 Apellido y nombre o razón social y NIT del vendedor.
 Apellido y nombre o razón social y NIT del comprador “GUARGUATI CASTILLO ANGELA –
FERREUNIVERSO; NIT:63,431,778 - 1”.
 Descripción específica o genérica de la mercancía o servicios.
 Cantidad y Precio Unitario por artículo
 Valor total de la operación.
 Indicar si es o no retenedor de IVA.
 Discriminación de IVA.
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 Nombre o razón social y NIT del impresor en forma.

 Firma en original del vendedor o prestador del servicio, con sello si es persona jurídica.
 Resolución de Autorización expedida por la DIAN vigente
 Fecha de recibido de la factura y de la mercancía.
 Sello de Ferreuniverso, Nombre e identificación del responsable de recepción.
3.5.2 Condiciones de las Facturas

Las siguientes son algunas consideraciones a tener en cuenta en el momento de presentar la factura
de venta:
 Ferreuniverso evaluará si la factura presentada por el proveedor, cumple con los requisitos
mínimos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, Ley 1231 de 2008 y en el
Código de Comercio. Para llevar a cabo este estudio de facturación, Ferreuniverso
solicitara a cada uno de los nuevos proveedores una copia de la Factura con el fin de
verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la ley.
 Si la factura presenta tachones, enmendaduras e incumple los requisitos anteriormente
mencionados será causal de devolución total por parte de Ferreuniverso.
 A partir de la fecha de radicación de las facturas inicia el plazo de entrega máximo de 5
días hables calendario para recepción y de 30 a 60 días calendario para pago de pago de
las mismas.
 Se recibirán solamente facturas liquidadas solamente en la moneda de Pesos Colombianos.
 Las notas crédito se deben radicar junto con la factura a la cual es aplicable dicho
descuento y debe estar denominada expresamente como "NOTA CREDITO", cumpliendo los
requisitos mínimos establecidos anteriormente.
 Si la nota crédito corresponde a facturas de periodos anteriores deben indicar el No. De
factura a la cual aplica para proceder con dicho descuento.
 La divulgación y conciliación de la anterior información con los proveedores estará bajo
responsabilidad del administrador de Ferreuniverso.
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4 Descripción del proceso de almacenamiento

El proceso de abastecimiento empieza con el traslado de la mercancía recibida al área de
liquidación de mercancía, después de recibir y comprobar el estado de la mercancía se entrega el
documento EMC o FC al auxiliar administrativo, se imprime la guía de entrada de mercancía con
sus cantidades, precios de ventas, ubicación actual, numero de documento y hora de entrega, el
encargado de la ubicación de la mercancía, la mercancía se debe etiquetar y ubicar en su lugar
asignado, el encargado marca la hora final de terminar la actividad y entrega la guía al auxiliar con
novedades de nueva ubicación
4.1 Diagrama de flujo del proceso

Hacer diagrama
4.2 Distribución física del almacén y la bodega

Las distribución física está sujeta bajo el criterio del tamaño de la mercancía y su naturaleza, los
materiales brutos para la construcción como son cemento, arena, triturado, ladrillos, varillas,
tubos, tejas etc., están almacenados en la BODEGA, en contraste la mercancía como Herramientas,
accesorios de tubería, aditamentos de construcción, pinturas y accesorios de instalaciones de
acueducto, energía eléctrica, gas y demás se encuentras en el ALMACÉN.
4.2.1 Nomenclatura de ubicación del almacén

En el programa Heliza GW, la ubicación del producto aparece en el cuadro lista de artículos en el
momento de realizar una venta de la siguiente manera
La localización se codifica de la siguiente manera:

XX-00 ; XX-00 ; XX-00
Que significa:
Pasillo-número, estante-numero, nivel-numero
Ejemplo: P-2 ; E-1; N-2
La abreviación para la nomenclatura es la siguiente:
E-#: Estante-(número de estante)
EXH.P-#: Exhibidor de pared-(número de pared)
VIT-#: Vitrina-(número de vitrina)
VIN-GL: Estante de Viniltex en galones
ICO-GL: Estante de Ico en galones
VIN-1/4: Estante de Viniltex en cuartos de galón
DOM: Estante de Domestico
P3N1: Estante de Pintulux 3en1
A-CÑ: Área de cuñetes
ELEC-#: Estante de eléctricos-(número de estante)
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E.ST-#: Estante de accesorios de tubería-(número de estante)

EST-TRUP: Estante de productos de TRUPER Y herramientas eléctricas
COS-#: Soporte en la cocina
BAÑO: Estante en el Baño
P-#: Pasillo-(número de pasillo)
La numeración de los niveles en los estantes se lee de abajo hacia arriba, empezando por nivel N-
0 que sería el piso (en el caso de productos muy pesados como los cuñetes de pintura) y siguiendo
con N-1 para el primer entrepaño de cada estante hasta el último.
Para realiza el seguimiento del estado y orden de la mercancía y el área de almacenamiento se
realiza un chequeo según la lista, teniendo en cuenta los criterios de organización y otros factores
como la limpieza del lugar de trabajo y orden de los instrumentos y materiales, con el fin
controlaros y darle seguimiento.
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5 Políticas de almacenamiento e inventario

Establecer un instrumento administrativo que permita hacer más eficientes los procesos de registro
y control de los inventarios en el almacén, a través de la distribución equitativa de las tareas y
responsabilidades, además de mantener el registro, documentación oportuna y suficiente de los
movimientos que se realicen en cada proceso.
5.1 Políticas generales

1. El control de Inventarios se llevará a cabo en forma permanente con cortes a 30 días bajo
los lineamientos y principios establecidos en el presente manual.
2. La prioridad de inventario recae para los productos cuya clasificación ABC sea A y/o a los
productos cuya rotación sea menor a 30 días.
3. El almacén deberá llevar un registro sistemático de los movimientos de la mercancía en

Kardex.
4. El almacén emitirá un informe de cierre sustentado con el reporte de entradas y salidas

para el respectivo cierre a petición del área administrativa.
5. Deberá quedar el soporte debidamente autorizado por los funcionarios responsables de las
acciones, de todos y cada uno de los movimientos del almacén, éste soporte debe estar
acompañado por los reportes, facturas y/o formatos correspondientes.
6. El administrador y el responsable de la Bodega serán los encargados de que en los

movimientos del almacén se acaten las disposiciones establecidas en el presente manual.
7. Los movimientos de almacén estarán registrados en sistema a través de un kardex para

reflejar una forma clara y precisa los saldos de las existencias físicas.
8. Se realizarán revisiones físicas periódicas contra las existencias en el sistema de inventarios

para verificar que estas existencias en el kardex coincidan con las existencias físicas en
almacén.
9. Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas, bodegaje y despachos del
almacén deberán ser autorizadas únicamente por el administrador.
10. El encargado del almacén deberá realizar revisiones periódicas de las actividades que se
están efectuando en el mismo.
11. Las personas responsables de los inventarios deberán abstenerse de transferir, conceder,
donar, obsequiar, vender o poner a disposiciones de otras dependencias, organismos,
funcionarios u otros particulares inventarios de la propiedad de Ferreuniverso a excepción
de los casos autorizados por el administrador.
12. Todas las donaciones, cesiones, transferencia, deberán otorgarse por medio de actas a
nombre del beneficiario y se deberán registrar en el programa Helisa GW, estas deberán
estar soportadas con factura o nota contable correspondiente
13. Será responsabilidad del almacén el registro y envío oportuno de la documentación e

información al departamento de contabilidad.
14. El responsable de la planeación, organización y control de inventarios será el

administrador.
18
15. Deberán levantarse mínimo (2) inventarios en 30 días de la BODEGA, para este, el área de
almacén el auxiliar de administración deberán programará con el área de contabilidad las
fechas para su ejecución y emitirá los lineamientos
16. El administrador tiene como deber servir de asesoría Gerente General del gasto y para tal
efecto debe ejercer inspección, análisis, y control sobre la información que produce el área
del almacén, el área de inventarios y el área de contabilidad, recomendando los ajustes y
correctivos frente a los planes y proyectos que se están realizando de tal forma que las
cifras que se emitan sean confiables y verídicas.
17. El Administrador debe verificar los planes y programas de trabajo, diseñar los mecanismos
y acciones requeridas para la realización de los inventarios, decidir sobre las bajas y el
destino final de la mercancía declarada como inservible, así mismo aprobar el acta de baja.
5.1.1 Políticas para el procedimiento para la toma de inventarios

1. Solo podrá participar en el inventario el personal asignado por el administrador.
2. El almacén deberá tener actualizado a la fecha de cierre el kardex, la clasificación ABC de

inventario, la lista de rotación índice de rotación de inventarios, para comprobarlo con las
existencias físicas.
3. El inventario deberá ser validado por el encargado de la Bodega o del almacén

respectivamente y por el administrador.
4. Deberá levantarse un acta de inventario de la toma física de inventario autorizado por el

administrador.
5. El almacén deberá tener separados y categorizado los tipos de mercancías y sepáralos entre
ellos por categorías o referencias de productos.
6. El almacén deberá hacer un corte de existencias antes del inventario, considerando los
movimientos de entradas y salidas que correspondan al periodo en el que se va a realizar
el inventario.
7. Es responsabilidad el administrador la correcta ejecución del inventario, así mismo como

su veracidad y validación de los datos administrados al departamento de contabilidad.
5.1.2 Políticas para el procedimiento de recepción, registro y control de mercancía en el

almacén
1. El almacén debe reportar al auxiliar administrativo y este debe registrar en el sistema toda
mercancía que ingresen proveniente de proveedores, donaciones, reintegros y cesiones.
2. Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada.
3. Todos los ingresos se deben soportar con factura y los reportes de entrada
correspondientes.
4. Las entregas parciales o totales deben estar soportadas por las facturas o remisiones y ser
autorizadas por el Administrador.
5. El auxiliar administrativo hará el alta después de recibir la autorización por parte del
administrador y generara las entradas correspondientes de la mercancía
6. La devolución a los proveedores por mercancía en mal estado se hará a más tardar en 5
días hábiles posteriores a la recepción.
19
5.1.3 Políticas para el procedimiento salida de mercancía del almacén

1. El almacén debe registrar todas las salidas
2. Se entregarán los productos únicamente al personal autorizado o titular de la facturación
3. Todas las salidas deben estar soportadas por la petición debidamente autorizada por el
área administrativa y con los datos correspondientes a cada ítem, de lo contrario no se
efectuará ninguna entrega
4. Por cada salida se generará un reporte de salida SMCV con un número consecutivo para
efectos de control
5. El almacén debe enviar las salidas al área contable para soportar las pólizas de salidas
correspondientes
5.1.4 Políticas para procedimiento de productos devolutivos

1. El almacén debe registrar todas las mercancías por devolución
2. Se entregarán los productos devolutivos únicamente al personal autor por el proveedor
3. Todas las devoluciones deben estar soportadas por la petición debidamente autorizada por
el área administrativa y con los datos correspondientes a cada ítem, de lo contrario no se
efectuará ninguna entrega
4. Por cada salida por devolución se generará un reporte de devolución de compra DFC de
mercancía con un número consecutivo para efectos de control
5. El almacén debe enviar los formatos de petición de devoluciones al área contable para
soportar las pólizas de salidas correspondientes
6. El auxiliar administrativo debe solicitar en los próximos 5 días a partir de la entrega de los
productos en devolución la nota crédito correspondiente para su conciliación contable
5.1.5 Políticas para el procedimiento de salida de mercancía por Baja.

1. Se realizarán las bajas de bienes por disminución de patrimonio, pérdida, deterioro
apreciable, inutilidad u obsolescencia
2. Si el bien es por obsolescencia se debe determinar el estado actual del bien solicitando un
concepto técnico y avalúo del estado en el que se encuentran
3. Se debe pasar el reporte al administrador para la autorización de la baja que se va a realizar
4. Por cada salida por baja de mercancía se generará un reporte de salida de mercancía por
baja SB con un número consecutivo para efectos de control
La divulgación y cumplimiento de las políticas expuestas con los trabajadores de Ferreuniverso
estará bajo la responsabilidad del administrador de Ferreuniverso.
20
6 Gestión de inventario no hacer

6.1 Método establecido para la creación de artículos en Helisa
Cada producto nuevo a registrarse y entrar debe tener la aprobación del administrador y cumplir
con los requerimientos para crear un producto en la cartilla de artículos de Helisa GW que son:
 Producto físico
 Marca
 Referencia opcional
 Código de barras opcional
 Precio base (sin IVA)
 Tarifa de IVA
Se debe observar el producto y buscar el producto en la cartilla de artículos en el siguiente orden
para corroborar su inexistencia.
 Código de barras
 Referencia
 Nombre
Para buscarlo por este criterio se recomienda buscar en ADMINISTRADOR DE INVENTARIO/Carilla de
Artículos/Consultar el inventario/Global inventarios por articulo y buscarlo por una palabra clave
escrita en mayúscula (todas las información en Helisa GW se debe digitar en mayúscula).
Una vez comprobado su inexistencia, procedemos a:
1. Crear el producto, damos click derecho y selecconamos insertar, o presionamos la tecla
Instert del teclado para abrir esta ventana.
2. Seleccionamos el grupo y la dependencia según la naturaleza del producto, es considerable

tener en cuenta el porcentaje del impuesto IVA.
21
3. Asignamos el código único del artículo, Helisa GW no permite que existan dos códigos
iguales en su cartilla de artículos.
4. Digitamos el nombre del producto, para ello debemos tener en cuenta los siguiente
parámetros:
a. Todo el nombre debe estar en mayúscula.

b. No se debe digitar signos de comas, puntos, asteriscos, comillas paréntesis etc.
c. Las abreviaturas de medidas deben ser las establecidas por S.I. exceptuando las
pulgadas que se usaran una P.
d. si el producto es comercializado en diferentes marcas usamos solo su nombre.
e. La digitación del nombre debe seguir este orden: “MARCA” - “NOMBRE DEL PRODUCTO”
- “PRESENTACION” Ejemplo: VINILTEX BLANCO PURO 1520 GL, PAVCO SOLDADURA LIQ
1/32, PAVCO TUBO PRES ½P METRO.
5. Digitamos la referencia del producto, si el producto tiene una referencia visible usamos
esa referencia, de lo contrario, usamos la referencia de la Facturación de Ventas del
proveedor.
6. Para la selección de Articulo Pesable, seleccionamos NO, Clase de medida y unidad,
seleccionamos Unidad.
7. Nos ubicamos en la pestaña Descripción del Articulo.
22
8. Si el nombre es demasiado largo escribimos el nombre completo en NOMBRE LARGO.

9. SI el producto tiene código de barras, escribimos todos los dígitos del código de barras, en
su defecto usamos el lector de códigos para visualizar el código.
10. OPCIONAL, transcribimos la descripción del producto si y solo si el envoltorio o empaque
del producto la especifica de lo contrario dejamos en blanco.
11. NO SELECCIONAMOS IMAGEN DEL PRODUCTO POR MOTIVOS DE CAPACIDAD DE
ALMACENAMIENTO DE BASE DE DATOS.
12. Nos ubicamos en la pestaña Impuestos, y seleccionamos el impuesto según la naturaleza
del producto.
13. Nos ubicamos en el aplicativo de Excel, en la pestaña de liquidación y liquidamos el precio

de venta.
23
14. Copiamos (Ctrl+C) el precio de venta y lo pegamos en el recuadro de precio fijo.

15. Los demás cuadros los podemos dejar en vacio, ya que el programa Helisa GW no toma en
cuenta Porcentaje al precio, Margen de Negociación, Redondeo debido a que el módulo de
inventario no está completo en su totalidad de utilización según licencia, mismo trato en
la pestaña de descuentos.
16. Nos ubicamos en la pestaña de Bodegas.
17. Y seleccionamos la bodega donde será ubicado el producto y digitamos la ubicación según
las normas y políticas de este manual.
18. El tope Mínimo, tope Máximo y Punto de Reorden serán suministrados por el análisis previo
del administrador.
19. Comprobamos los datos y damos click en aceptar.
6.2 Vinculación del producto nuevo al proveedor.

Para poder vincular el producto al proveedor debemos identificar el producto en la cartilla de
artículos y seguir el manual de procedimientos para la vinculación de un artículo a un tercero de
HELISA GW.
6.3 Creación de un proveedor.

Para poder crear un proveedor el proveedor debe haber cumplido con los lineamientos establecidos
en este manual en las políticas para proveedores, se debe seguir las indicaciones del manual de
procedimientos para la creación de terceros del manual de HELISA GW
6.4 Extracción de información de Helisa

Para poder realizar muchos de los análisis de la gestión de inventario como el análisis de la
demanda, el análisis de índices de rotación de inventario, clasificación ABC de los productos
activos, es necesario extraer la información de la base de datos del programa Helisa GW, para
tener una fuente fidedigna de los movimientos de los productos.
Se bebe tener claro que, no es viable valerse de la información de movimientos en base a NOMBRE
DEL ARTICULO, REFERENCIA DEL ARTICULO, CODIGO DE BARRAS, debido a una intervención en el
periodo contable del 2014 que modifico la mayoría de los datos de entrada mencionados, el único
e duplicable es el CODIGO DEL ARTICULO.
1. Debemos establecernos en el mes a trabajar al cual vamos a extraer el movimiento.
2. Nos ubicamos en ADMINISTRADOR DE INVENTARIO/transferencia de inventario/exportación
de movimiento.
24
3. Marcamos todas los días del calendario.
4. Nos ubicamos en la segunda pestaña, datos a transferir y en el tópico de columnas

desmarcamos todas las opciones.
25
5. Volvemos a selecciona solo con el siguiente orden:

a. CODIGO DEL ARTICULO
b. NOMBRE Y REFERENCUA
c. TIPO O TIPO DE DOCUMENTO
d. CANTIDAD
e. VALOR UNITARIO (BASE DE VENTA)
f. COSTO UNITARIO (BASE DE COMPRA)
6. Damos en aceptar y seleccionamos el formato de salida, en este caso el formato “Archivo

de Excel (*xls)”
7. Seguimos las indicaciones de formato de salida hasta llegar a la pestaña de selección de

ubicación de carpeta donde se guardara
26
8. Seleccionamos la ubicación conveniente y damos click en ejecutar.
9. El proceso tardara entre 2 a 5 minutos, cuando la barra indicadora llegue a 99.99% Y damos
en aceptar, verificamos que la información tenga el mismo número de columnas +1 de los
datos a exportar
Este método se debe utilizar para la elaboración de la clasificación ABC, base de datos del modelo
de pronóstico, base de datos del modelo EOQ. Siguiendo los siguientes pasos:
1. Copiar y pegar los datos en la hoja de calculo seleccionada, hay que tener en cuenta que
para el periodo anterior al mes de observación se utiliza la pestaña n12, para el penúltimo,
n11 y asi sucesivamente hasta llegar a periodo -12 que utilizara la pestaña n1.
2. Mediante la selección de una tabla dinámica filtramos la infomacion para darle formato a
la tabla según tipo de documento asi
3. Luego mediante el uso de fórmulas hallamos los valores de ventas, compras, salidas y
entradas por ajuste de sistema.
27
4. Y esa información es la que usamos en los modelos para alimentar el aplicativo.
6.5 Calificación del servicio de proveedores

La calificación de proveedores tiene como objetivo principal, tener una referencia de seguimiento
periódica de cada proveedor, para sincronizar los pedidos y solicitudes con la demanda del mercado
y así poder tener un tiempo idóneo de respuesta a los clientes
Cada proveedor tiene una calificación en general que debe ser analizada al finalizar el periodo
estipulado por el administrador, es decir cada mes, se hace una ponderación de los aspectos:
 Variación de precios
 Tiempo de entrega
 Tiempo de carteta
 Y servicio pos-venta
Estos resultados se extraen del aplicativo de Excel Modelo FC de las pestañas EMC, FC, y LIQUID,
se comparan con los datos copilados en la pestaña B.D, luego se agrupan mediante el uso de
tablas dinámicas y filtros para obtener los resultados copilados, como ejemplo se deja el archivo
Calificación y selección de proveedores.xls donde se puede apreciar lo siguiente: una pestaña de
Selección, ABC de proveedores, movimiento de compras, variación de precios, los periodos a
analizar, en este ejemplo se toman los 6periodos anteriores para el análisis.
6.6 Indicadores de Gestión
6.6.1 Indicador de Compras perfectas

Indica el nivel del compromiso del proveedor en la entrega tanto en productos referencias y
cantidades solicitadas como en el tiempo acordado en entrega sin presentar ninguna novedad. Este
indicador se calcula en base al cruce de información suministrado por el sistema Helisa y la
herramienta de compras FC donde se observan el total de ODC, órdenes de compras realizadas
28
contrastándolas con las EMC, entradas de mercancía por compra y FC, facturas de compras, y su
respectivas calificaciones.
El seguimiento de este indicador se lleva cabo periódicamente cada mes con el objetivo de evaluar
el la decisión de selección del proveedor y su compromiso con Ferreuniverso. En la siguiente TABLA
se ilustra la ficha técnica de este indicador.
INDICADOR Facturas Perfectas
OBJETIVO INDICADOR Indica el nivel del compromiso del proveedor en la entrega tanto
en productos referencias y cantidades solicitadas como en el
tiempo acordado en entrega sin presentar ninguna novedad
CALCULO =(FC sin novedades ni atrasos/Total facturas FC )*100%
FUENTE INFORMACION Helisa GW y modelo FC
UNIDAD DE MEDIDA (%) Porcentual
UMBRAL 45%
Calificación
EXCELENTE 99% - 80%
BUENO 79.9% - 50%
ACEPTABLE 49.9% - 45%
MALO MENOR DEL 45%
FRECUENCIA 30 días - 1mes
ANALISIS Y CONTROL 30 días - 1mes
RESPONSABLE Auxiliar Administrativo
6.6.2 Indicador de compras completas

Indica el nivel de variedad y capacidad en relación a referencias y cantidades solicitadas. Este
herramienta de compras FC donde se observan el total de EMC y FC con sus calificaciones.
la capacidad de oferta del proveedor. En la siguiente TABLA se ilustra la ficha técnica de este
indicador.
INDICADOR FC completas
OBJETIVO INDICADOR Es el porcentaje de compras realizadas sin ninguna devolución o
faltantes en el periodo, es decir no presentan novedad.
CALCULO =(FC sin novedad o devolución/total FC)*100%
FUENTE INFORMACION Helisa GW y Modelo Fc
UNIDAD DE MEDIDA (%) porcentual
UMBRAL 80%
Calificación
EXCELENTE 99% - 95%
BUENO 94.9% - 90%
MALO MENOR DEL 80%
6.6.3 Indicadores de compras incompletas

Indica las cantidades de facturas cuya entrega es incompleta, ayuda a dilucidar el motivo de su
incumplimiento ya sea por la naturaleza del producto o por su demanda, ejemplo: productos
especializados de marca SIKA que solo se ordenan bajo pedido, colores específicos de pintura marca
VINILTEX que no se comercializan en la zona. Este indicador se calcula en base al cruce de
información suministrado por el sistema Helisa y la herramienta de compras FC donde se observan
el total de EMC y FC con sus calificaciones.
29
la capacidad de respuesta del proveedor. En la siguiente TABLA se ilustra la ficha técnica de este
indicador.
INDICADOR FC incompletas
OBJETIVO INDICADOR Es el porcentaje de compras realizadas sin ninguna devolución pero
con faltantes entregadas con demora, es decir más de 24 horas
CALCULO =(FC incompletas/total FC)*100%

FUENTE INFORMACION Datos históricos Helisa GW y Modelo Fc
UMBRAL 20%
Calificación
EXCELENTE 0% - 5%
BUENO 5.1% - 10%
ACEPTABLE 10% - 20%
MALO MAYOR DEL 20%
6.6.4 Indicadores de compras con devolución

Indica las cantidades de facturas cuyos productos presentan novedad en estado físico, cantidades
no ordenadas, referencias no ordenadas o precios acordados. Este indicador ayuda a dilucidar
factores claves a la hora de lazar la orden de compras para evitar inconformidades a futuro. Este
herramienta de compras FC donde se observan el total de EMC y FC con sus calificaciones.
la metodología de compras. En la siguiente TABLA se ilustra la ficha técnica de este indicador.
INDICADOR FC con devolución

OBJETIVO INDICADOR Es el porcentaje de compras realizadas presentando alguna
devolución, o faltantes sin entregar.
CALCULO =(FC con novedad o devolución/total FC)*100%
UMBRAL 20%
Calificación
EXCELENTE 0% - 5%
BUENO 5.1% - 10%
ACEPTABLE 10% - 20%
MALO MAYOR DEL 20%
6.6.5 Indicadores de facturas de compras devueltas totalmente
Indica el nivel de facturas que se realizan a nombre de Ferreuniverso, y que no cumplen con los
criterios solicitados y/o son facturas cuyos productos nunca fueron solicitados, ayuda a dilucidar la
transparencia ética de los proveedores. Este indicador se calcula en base al cruce de información
suministrado por el sistema Helisa y la herramienta de compras FC donde se observan el total de
30
ODC, órdenes de compras realizadas contrastándolas con las EMC, entradas de mercancía por
compra y FC, facturas de compras, y su respectivas calificaciones.
El seguimiento de este indicador se lleva cabo periódicamente cada mes. En la siguiente TABLA se
ilustra la ficha técnica de este indicador.
INDICADOR FC devueltas totalmente
OBJETIVO INDICADOR Es el porcentaje de compras realizadas presentando devolución
total de la mercancía
CALCULO =(FC en devolución total/total FC)*100%
UMBRAL 5%
Calificación
EXCELENTE 0% - 1%
BUENO 1.01% - 2%
ACEPTABLE 2% - 5%
MALO MAYOR DEL 5%
6.6.6 Indicador de Puntualidad de Proveedores

Indica el nivel del compromiso en términos de tiempo, fechas de entrega acordados. Este indicador
se calcula en base al registro de información suministrado por la herramienta de compras FC donde
se observan las fechas en el total de ODC, órdenes de compras realizadas contrastándolas con las
EMC, entradas de mercancía por compra y FC, facturas de compras, y su respectivas calificaciones.
Este indicador ayuda a dilucidar criterios como lead time y programación de órdenes de compra
para que Ferreuniverso también responda con puntualidad a sus clientes.
el compromiso y puntualidad con Ferreuniverso. En la siguiente TABLA se ilustra la ficha técnica
de este indicador.
INDICADOR Puntualidad de Proveedores
OBJETIVO INDICADOR Calificación en días de demora en las fechas acordadas de entrega
por proveedor
CALCULO =Fecha programada de entrega - Fecha real de entrega
UNIDAD DE MEDIDA (d) días
UMBRAL 2 días
Calificación
EXCELENTE 4 - 0-24HORAS
BUENO 3 - 24-48HORAS
ACEPTABLE 2 - 2-5DIAS
MALO 1 - MAYOR A 5 DIAS
6.6.7 Indicador de aprovechamiento de Helisa

Indica el nivel de aprovechamiento de los activos de la empresa, en este caso la utilización del
software administrativo y de gestión Helisa GW. Ayuda a dilucidar el perfil técnico que debe tener
31
los usuarios del mismo sistema. Este indicador se calcula en base a las cantidades de registro de
ODC, órdenes de compras realizadas contrastándolas con las EMC, entradas de mercancía por
compra y FC, facturas de compras, en Helisa GW.
las capacidades y actitudes que tiene los operarios en el sistema. En la siguiente TABLA se ilustra
la ficha técnica de este indicador.
INDICADOR Aprovechamiento de Helisa
OBJETIVO INDICADOR Medir la utilización de la herramienta administrativa y de gestión
Helisa para evitar compras duplicadas o precios caros
CALCULO =(total ODC, total EMC/total FC)*100%

UMBRAL 60%
Calificación
EXCELENTE 99% - 80%

BUENO 79.9% - 50%
MALO MENOR DEL 45%
6.6.8 Tiempo promedio de ubicación de mercancía

Indica el nivel el tiempo empleado por cada trabajador encargado de la ubicación de mercancía en
termino de minutos, este indicador también ayuda a calificar el sistema de nomenclatura impuesto
en las mejoras de almacenamiento vistas en el capítulo. Este indicador se calcula en base al registro
de información suministrado por la herramienta de compras FC donde se observan los minutos
utilizados para ubicar la mercancía según la guía de liquidación de precios. Este indicador ayuda a
dilucidar los factores como la jornada de ordenamiento y ubicación de mercancía.
el tiempo asignado a la ubicación de mercancía en la empresa. En la siguiente TABLA se ilustra la
ficha técnica de este indicador.
INDICADOR Tiempo promedio de ubicación de mercancía
OBJETIVO INDICADOR Medir y controlar la productividad del trabajador en términos de
ubicación de mercancía
CALCULO =promedio(tiempo empleado/ numero de artículos por fc)
UNIDAD DE MEDIDA (min/art) minutos/artículos
UMBRAL 5 minutos
Calificación
EXCELENTE 1 - 3 minutos
BUENO 3 - 5 minutos
ACEPTABLE 5 - 8 minutos
MALO mayor a 8 minutos
TABLA FICHA TECNICA DE INDICADOR COMPRAS PERFECTAS
32
6.6.9 Exactitud de inventario

Indica en nivel de exactitud del inventario realizado periódicamente cada mes, El propósito de este
indicador es darle control a los inventarios, dilucidar problemas y factores que se deben tener
presentes en el momento de realizar inventario implementando metodologías que permitan
confrontar los resultados obtenidos por el sistema versus los conteos físicos.
la eficiencia de la tarea de inventario. En la siguiente TABLA se ilustra la ficha técnica de este
indicador.
INDICADOR Exactitud de inventario

OBJETIVO INDICADOR Medir y controlar la confiabilidad del inventario mediante la
medición de ajustes al inventario grupo A
CALCULO = 1 -(artículos ajustes el sistema/ total artículos inventariados)

UMBRAL 85%
Calificación
EXCELENTE 99% - 95%

BUENO 94.9% - 90%
MALO MENOR DEL 80%
6.6.10 Rotación de inventario

Permite conocer la cantidad de veces que se han renovado las existencias de un producto en un
periodo determinado. El cálculo se basa en obtener las ventas acumulas sobre el inventario o
existencias promedio. En la siguiente TABLA se ilustra la ficha técnica de este indicador.
INDICADOR Rotación de inventario

OBJETIVO INDICADOR controlar el moviente de inventario en días
CALCULO = (ventas obras registradas al mes/ inventario promedio al
mes)*100%
UNIDAD DE MEDIDA días/unidad
UMBRAL 45 días
Calificación
EXCELENTE menor a 15 días

BUENO 15 a 30 días
ACEPTABLE 30 a 45 días
MALO mayor a 45 días
33
Este indicador debe ser evaluado y analizado para cada uno de los productos activos, clasificación
tipo A, B, C, con el propósito de conocer si los pronósticos y la política de inventarios utilizada en
el área de abastecimiento están funcionando adecuadamente. Este indicador ayuda a dilucidar
problemas en el inventario tales como productos en exceso, y productos estancados. Este indicador
se calcula en base a la de información suministrada por el sistema Helisa GW donde se analizan los
movimientos de mercancía compras y ventas, discriminando las salidas y entradas por intervención
a inventarios, asociando los costos de inventario y las ventas realizadas en el mes. El seguimiento
de este indicador se lleva cabo periódicamente cada mes con el objetivo de evaluar la eficiencia
de los métodos de pronóstico de demanda y políticas de compra.
34
ANEXO 1. DIAGRAMA DE FLUJO – PROCESO ABASTECIMIENTO
35
36
37
38
39
ANEXO 2. DIAGRAMA DE FLUJO – PROCEOSO ALMACENAMIENTO
40
41
ANEXO 3. DISTRIBUCION FISICA DEL ALMACEN
IMPORTANTE
VITRINA 1
VITRINA 4
EXH.P B
En el área del pasillo principal nunca se debe
EXH.P A
depositarse o almacenarse en el piso productos u
objetos que obstaculice el tránsito en este.
ÁREAS VITRINA2 VITRINA3
1 VENTAS
E-0
2 ALMACÉN GENERAL EXHIBIDORES DE PARED XXX EXHIBIDORES DE P
3 PINTURAS
ENTRADA
4 ACCESORIOS TUBERÍA
E-12
E-11
E-1
5 OFICINA
E-16
6 COCINA
GRIV-P
7 BAÑO
8 LIQUIDACIÓN MERCANCÍA
SOPORTE PRODUCTOS GRANEL
E-13
E-10
E-2
9 PASILLO PRINCIPAL
10 XXXCAJON GRIVAL
PASILLO PRINCIPAL
PASILLO 3
PASILLO 2
PASILLO 1
SOP DALAMOS
NOMENCLATURA DE UBICACIÓN
E-14
E-9
E-3
La ubicación del producto aparece en el cuadro lista de
VIN-GL
artículos en el momento de realizar una venta de la siguiente
E-15
E-8
E-4
La localización se compone de la siguiente manera:
X00,XX-00,X-00
E-7
E-5
Que significa: pasillo-numero, estante-numero, nivel-numero
ELEC-A
ICO-GL
Lista de abreviaciones de pasillos y estantes
ELEC-B
E-# Estante-(número de estante)
E-6
EXH.P-# Exhibidor de pared-(número de pared)
ELEC-C
VIT-# Vitrina-(número de vitrina)
VIN-GL Estante de Viniltex en galones
PASILLO PRINCIPAL
ELEC-D
ICO-GL Estante de Ico en galones
P3N1
EST-TRUPER
VIN-1/4 Estante de Viniltex en cuartos de galón
VIN-1/4
DOM Estante de Domestico
P3N1 Estante de Pintulux 3en1
A-CÑ Área de cuñetes
ELEC-# Estante de eléctricos-(número de estante)
DOMESTICO
E.ST-# Estante de accesorios de tubería-(número de estante)
E-ST-1
EST-TRUP Estante de productos de TRUPER Y herramientas eléctricas

COS-# Soporte en la cocina
BAÑO Estante en el Baño
OFICINA
E-ST3
P-# Pasillo-(número de pasillo)

E-ST-2
Niveles de cada estante

La numeración de los niveles en los estantes se lee de abajo COS 2
hacia arriba, empezando por nivel n-0 que sería el piso (en el COS 1
caso de productos muy pesados como los cuñetes de pintura) y
siguiendo con n-1 para el primer entrepaño de cada estante
hasta el último. E-ST-4
COS 3
Elaborado por: BAÑO

Willian Camilo Jerez B.
Trabajo de Grado: Plan de mejoramiento del proceso logístico de
abastecimiento, almacenamiento y gestión de inventarios de la
ferretería Ferreuniverso
Enero - 2018.
42
ANEXO 4. DISTRIBUCION FISICA DE LA BODEGA
PISO 1 (F-1) PISO 2 (F-2) ÁREAS
ENTRADA T.PC Tejas plástica de policarbonato

T.PC. CEM. ENT CEM.ENT Cemento entrada
TANQUES AJOVER LAV Lavaderos
S.VAR Soporte varillas y tubos metálicos
LAV COND Soporte tubos conduit eléctricos
T-ET-# Teja Eternit asbesto-(número de área)
CARRETILLAS
ARENA PAREJA
ENTRADA
S.VAR
ARENA FINA
ALMACEN TRITURADO
TUBERIA LADRILLOS
ESTUCOS
PVC BODEGA PRINCIPAL DE CEMENTO
ZONA DE CARGA Y DESCARGA
COND
CARRETILLAS
TUBERÍA PVC SANITARIA Y VENTILACIÓN
T.ET-3
TANQUES PLÁSTICOS AJOVER
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
T.ET-2
T.ET-1
ARENA
PAREJA
LADRILLOS
ESTUCO
ARENA
FINA BODEGA CEMENTO
(CEM)
TRITURADO
Elaborado por:
Willian Camilo Jerez B.
Trabajo de Grado: Plan de mejoramiento del proceso logístico de abastecimiento,

almacenamiento y gestión de inventarios de la ferretería Ferreuniverso
Enero - 2018.
43
ANEXO 5. LISTA DE CHEQUEO DE ORDEN Y ASEO DE PRODUCTOS Y AREAS DEL ALMACEN
ELAVORADO POR: o BODEGA FEHA REVISADO POR:
o ALMACEN / /
METODO CALIFICACION: Cumple - 1 / No cumple - 0

CALIFICACION DE AREAS
CRITERIO DE EVALUACION % C.P OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8 8 10
ESTADO Y ORGANIZACIÓN DE LA MERCANCÍA
No presenta golpes, rayones,
abolladuras etc. 5,0%
No presenta partes oxidadas o en

deterioro 5,0%
Empaquetadura en perfecto estado

5,0%
Estado de vida útil activa y en óptima

5,0%
condiciones
Etiqueta de precio visible y en buen
5,0%
estado
Se encuentra dispuesta en forma
5,0%
organizada y visible
Permite un conteo rápido 5,0%
No presenta polvo, grasa u otro tipo

5,0%
de suciedad
La ubicación del producto concuerda
5,0%
con la asignada
Las ubicaciones estas debidamente

5,0%
surtidas según lo establecido.
ASEO Y ESTADO DEL AREA

No se encuentra mercancía en cajas
10,0%
en los pasillos
El pasillo se encuentra limpio libres

10,0%
de obstáculos
Los estantes se encuentran en

estado óptimo, libre de abolladuras, 10,0%
golpes, óxidos etc.
Los estantes se encuentran libre de

polvo, telarañas, papeles, cintas,
10,0%
cartones, cajas vacías y suciedad
en general
La iluminación en el área es la
adecuada y permite visualizar la 10,0%
mercancía
Prom edio de Calificacion
Excelente 85% - 99,9%
Bueno 75% - 84,9%
Aceptable 60% - 74,9%
Deficiente menor a 60%
44
ANEXO 6. LISTA DE PRODUCTOS POR PEDIR
RESPONSABLE: FECHA
PEDIDO
SUBIO
PEDIR
% IVA
ARTICULO CANT VALOR UNID PROVEDOR OK
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
OBSERVACIONES:
45
ANEXO 7. DOCUMETO DE DEVOLUCION
DEVOLUCION MERNACIA PROVEEDOR: NIT

VENDEDOR FECHA
FACTURA 1437806 CANCELADA SI NO RETIRAN POR RECOGER
MOTIVOS DEVOLUCION OPCIONALES
1 El producto presenta fallos o se devuelve por garantia 1 DEVOLUCION TOTAL FACTURA
2 El producto recibido no fue el producto solicitado 2 N.C. DESCUENTA MAYOR VALOR
3 El producto presenta un valor que no coincide con el acordado
MOTIVO
CAN NOMBRE ARTICULO FC REFERENCIA VALOR BRUTO
1 2 3
OBSERVACIONES:
FIRMA Y SELLO RECEPTOR FIRMA Y SELLO EMISOR

NOMBRE NOMBRE
CC CC
46
PLANILLA CONTROL CEMENTO
TRABAJADOR: TRABAJADOR: TRABAJADOR:

INV INICIAL: FECHA: INV INICIAL: FECHA: INV INICIAL: FECHA:
sabado 23 domingo 24 lunes 25
PENDIEN PENDIEN PENDIEN
HOLCI HOLCI HOLCI
FACTURA POR FACTURA POR FACTURA POR
M ENTREG M ENTREG M ENTREG
1 o 1 o 1 o
2 o 2 o 2 o
3 o 3 o 3 o
4 o 4 o 4 o
5 o 5 o 5 o
6 o 6 o 6 o
7 o 7 o 7 o
8 o 8 o 8 o
9 o 9 o 9 o
10 o 10 o 10 o
11 o 11 o 11 o
12 o 12 o 12 o
13 o 13 o 13 o
14 o 14 o 14 o
15 o 15 o 15 o
16 o 16 o 16 o
17 o 17 o 17 o
18 o 18 o 18 o
19 o 19 o 19 o
20 o 20 o 20 o
21 o 21 o 21 o
22 o 22 o 22 o
23 o 23 o 23 o
24 o 24 o 24 o
25 o 25 o 25 o
TOTAL SALIDAS TOTAL SALIDAS TOTAL SALIDAS

FINAL FINAL FINAL
CONTEO CONTEO CONTEO
OBSERVACIONES: OBSERVACIONES: OBSERVACIONES:
47

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Manual De Procedimientos

MANUAL Y POLITICAS DE PROCEOS Y PROCEDIMIENTOS DE LOS

FLORIDABLANCA JUNIO 2018

6 Gestión de inventario no hacer ....................................................................... 21

1.1 Descripción software administrativo de gestión Helisa GW

1.1.1 Módulo Administrador

1.1.2 Modulo Inventarios

1.1.3 Modulo Gestión de Compras

1.1.4 Módulo Gestión de ventas

1.2 Descripción de las herramientas de apoyo

1.2.1 Modelo Compras FC

5. FC – FACTURA DE COMPRA: pestaña para el registro de facturas de compras de mercancía que

6. DFC – DEVOLUCION FACTURA DE COMPRA: pestaña para el registro de las alertas de

7. LIQUID – LIQUIDACION DE PRECIOS: pestaña importante, donde se liquidan los precios en el

12. PLANILLA PEDIDO PARA IMPRIMIR

1.2.2 Modelo de Pronostico de ventas.

Para más información de extracción de informes, movimientos, balances etc, consultar el

2 Descripción del proceso de abastecimiento

2.1 Diagrama de flujo del proceso

2.2 Selección de proveedores

2.3 Estimación de demanda

Generalmente se calcula el pronóstico de producción de forma cuantitativa con datos históricos, y

2.4 Elaboración de documentos ODC, EMC, FC

2.4.1 Registro de ODC

2.4.2 Registro de EMC

3 Políticas para proveedores

3.1 Creación y actualización de proveedores

3.1.1 Documentos requeridos a proveedores

3.1.2 Documentos requeridos para la actualización de proveedores

 Certificado cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 60 días

3.2 Recepción y entrega de mercancía por parte de proveedores

3.3 Condición de pago

3.4 Modalidad de pago

3.5 Radicación de facturas

3.5.1 Características de las facturas o cuentas de cobro

 Nombre o razón social y NIT del impresor en forma.

3.5.2 Condiciones de las Facturas

4 Descripción del proceso de almacenamiento

4.1 Diagrama de flujo del proceso

4.2 Distribución física del almacén y la bodega

4.2.1 Nomenclatura de ubicación del almacén

La localización se codifica de la siguiente manera:

E.ST-#: Estante de accesorios de tubería-(número de estante)

5 Políticas de almacenamiento e inventario

5.1 Políticas generales

3. El almacén deberá llevar un registro sistemático de los movimientos de la mercancía en

4. El almacén emitirá un informe de cierre sustentado con el reporte de entradas y salidas

6. El administrador y el responsable de la Bodega serán los encargados de que en los

7. Los movimientos de almacén estarán registrados en sistema a través de un kardex para

8. Se realizarán revisiones físicas periódicas contra las existencias en el sistema de inventarios

13. Será responsabilidad del almacén el registro y envío oportuno de la documentación e

14. El responsable de la planeación, organización y control de inventarios será el

5.1.1 Políticas para el procedimiento para la toma de inventarios

2. El almacén deberá tener actualizado a la fecha de cierre el kardex, la clasificación ABC de

3. El inventario deberá ser validado por el encargado de la Bodega o del almacén

4. Deberá levantarse un acta de inventario de la toma física de inventario autorizado por el

7. Es responsabilidad el administrador la correcta ejecución del inventario, así mismo como

5.1.2 Políticas para el procedimiento de recepción, registro y control de mercancía en el

2. Para cada ingreso se debe generar un reporte de entrada.

5.1.3 Políticas para el procedimiento salida de mercancía del almacén

2. Se entregarán los productos únicamente al personal autorizado o titular de la facturación

5.1.4 Políticas para procedimiento de productos devolutivos

2. Se entregarán los productos devolutivos únicamente al personal autor por el proveedor

5.1.5 Políticas para el procedimiento de salida de mercancía por Baja.