MODULO 7

7. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

CONTABLE

7.1. EFECTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS

Tal como se expresó en la unidad 1, uno de los objetivos básicos de la
contabilidad es proveer información financiera sobre un ente económico a
las personas encargadas de la administración de la empresa, para la
planeación, el control de las actividades y la toma de decisiones.

Con el objeto de suministrar información sobre el negocio, se hace

necesario estructurar un proceso sistemático de registro de la actividad
económica de la empresa por medio de procedimientos manuales,
mecánicos o electrónicos. La actividad económica de una organización se
manifiesta en acontecimientos comerciales denominados hechos
económicos, tales como compra de mercancía, pago de nómina, venta de
servicios a crédito, adquisición de un activo. Por hecho económico se
entiende cualquier evento que implique un intercambio financiero,
susceptible de expresarse en términos monetarios. La definición anterior
sugiere que no todos los hechos económicos de la empresa se puedan
manifestar en términos de la moneda funcional y, por tanto, no son
registrables en los libros. Por ejemplo, no serían registrables en los libros,
el grado de escolaridad del personal de la empresa, las relaciones
interpersonales existentes en la organización o establecimiento de una
cafetería en la empresa.

Los hechos económicos constituyen la fuente básica de la información que

presentan los estados financieros, razón por la cual para que una
transacción se considere hecho económico debe ser cuantificable y ejercer
influencia sobre los estados financieros

Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente,

base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las
facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los
comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales
deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los
acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y
terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta
en los estados financieros.

Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o

varios elementos de la ecuación contable. Los efectos de las transacciones
comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes
casos:
 Aumento en activo y disminución en activo. Ejemplo: la empresa
compra de contado un vehículo.
 Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa
compra a crédito un equipo de cómputo.
 Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso
de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo.
 Disminución en el activo y disminución en el pasivo. Ejemplo:
cancelación de una obligación bancaria.
 isminución en el activo y disminución en el patrimonio. Ejemplo:
retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo.

7.2. LA PARTIDA DOBLE

Todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza
en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada
operación debe tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado
izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que
no exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la
partida doble.
Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una
transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los
asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas:

 Registros simples
Son aquellos en los cuales la columna del débito es afectada por un solo
registro, contra otro registro único en la columna del crédito. Es decir,
se afecta una sola cuenta en el débito y una en el crédito.
 Registros compuestos
Son aquellos en los que la columna del débito y la del crédito son
afectadas por más de un registro monetario. Es decir, en una misma
transacción se afectan una o varias cuentas en el débito, y una o varias
cuentas en el crédito.
7.3. LIBROS DE CONTABILIDAD
Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos
soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que
cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los
libros de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Código del
Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos
legales:
a. Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad
y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o domicilio.
b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro mayor
y balances, libro de inventarios y balances.
c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el
correcto entendimiento de los libros principales.
d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al año, se presente un balance
general que refleje la situación económica de la empresa.
e. Está prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlas.

7.4. IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir
una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada,
oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de
su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su
situación financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de
decisiones por parte de los dueños o administradores.
Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los
hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de
vigilancia y control del Estado.

7.5. LIBROS OBLIGATORIOS DE CONTABILIDAD

 Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronológico todas y
cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el nombre de
libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente formato:
Para el manejo de los ejercicios se utilizará el número del registro en cambio
de la fecha; el detalle será el registro contable pero con sangría, y utilizando
la regla del débito y del crédito.

Ejemplo:
La empresa compra de contado un vehículo por $25.000 el 13 de mayo de
2012.

Fecha Referencia Detalle Débito Crédito

13 e mayo de 2012 Compra Vehículo $25.000
13 e mayo de 2012 Compra Bancos $25.000

Libro mayor y balances: en éste se registra la información contable

proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de los
débitos y la de los créditos a cada una de las cuentas que lo componen.
Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a
determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes
siguiente. Para este trabajo el libro diario estará representado por la cuenta
T.

Ejemplo:
Trasladar al mayor el registro de mayo 13 de 200x

VEHICULO BANCOS

(1)25.000 25.000(1)

Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los

registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa.
Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores.
Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, así
como para las cuentas del estado de resultados

Ejemplo práctico
La compañía de turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes
transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice:
registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba,
estado de resultados, balance general.
Febrero 1: La compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de
capital: 85.000 acciones de la compañía X a $450; un vehículo por
$17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de
$24.500.000.
Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de
$654.320.
Febrero 5: Se prestan servicios a crédito por valor de $2.560.000.
Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000.
Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga
el 45% de contado y el resto a 60 días.
Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000.
Febrero 11: La compañía vende 35.000 acciones a $450 cada una.
Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehículo por $320.000, a crédito.
Febrero 15: Se efectúan los siguientes pagos de contado: nómina
$1.259.460, asesorías $453.700.
Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000; por
papelería del préstamo se pagan $850.000.
Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000.
Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40%
de contado y el resto a crédito.
Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado:
nómina $1.745.600, reparación $456.000, servicios públicos $760.000 y
asesorías por $375.000.

Solución
A. Libro diario
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
(1) Inversiones $38.250.000
Vehículo $17.600.000
CxC $18.200.000
Bancos $24.500.000
Capital $98.550.000

(2) Gasto impuesto.

Industria y Comercio $654.320
Bancos $654.320

(3) C x C $2.560.000
Ingresos x servicios $2.560.000
(4) Gasto papelería $465.000
Bancos $465.000

(5) Muebles y enseres $3.240.000

Bancos $1.458.000
Cuentas x pagar $1.782.000
(6) Bancos $1.760.000
Ingresos x servicios $1.760.000

(7) Bancos $15.750.000

Inversiones $15.750.000

(8) Gasto mantenimiento. $320.000

CxP $320.000

(9) Gasto nómina $1.259.460

Gasto asesorías $453.700
Bancos $1.713.160

(10) Bancos $23.000.000

Obligaciones bancarias $23.000.000
préstamo $850.000
Bancos $850.000

(11) Bancos $9.500.000

C x C $9 9.500.000

(12) Bancos $1.040.000

CxC $1.560.000
Ingresos x servicios $2.600.000

(13) Gasto nómina $1.745.600

Gasto reparación $456.000
Gasto servicios públicos $760.000
Gasto asesorías $375.000
Bancos $3.336.600
B. Libro mayor (cuentas T)

BANCOS
(1) 24.500.000 654.320 (2)
(6) 1.760.000 465.000 (4)
(7) 15.750.000 1.458.000 (5)
(10) 23.000.000 850.000 (11)
(11) 9.500.000 1.713.160 (9)
(12) 1.040.000 3.336.600 (13)

75.550.000 8.477.080

67.072.920

CAPITAL
(1) 38.250.000 15.750.000 (7)

VEHICULO

(1)17.600.00

CxC

(1)18.200.000 9.500.000(11)
(3)2.560.000
(13)1.560.000

22.320.000 9.500.000
12.820.000

CAPITAL
98.550.000 (1)
 GASTO IMPUESTO
(2)654.320

GASTO PAPELERIA
(2)465.00

INGRESOS POR SERVICIOS

2.560.000(3)
1.760.000(6)
2.600.000(2)

6.920.000
MUEBLES Y ENSERES
(3)3.240.000

CUENTAS POR PAGAR

1782.000(3)
320.000 (8)

2.102..000

GASTO MANTENIMIENTO
(8)320.000
 GASTO NOMINA
(9)1.259.460
(13)1.745.600
3.005.060

GASTO ASESORIAS
(9)453.700
(13)375.000
828.700

OBLIGACIONES BANCARIAS
23.000.000(10)

GASTO PAPELERIA PRESTAMO

(10)850.000

GASTO REPARACION
(13)456.000

GASTO SERVICIOS PUBLICOS

(13)760.000

BALANCE DE PRUEBA
COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X

DETALLE DÉBITO CRÉDITO

Bancos $67.072.920
Inversiones $22.500.000
Vehículos $17.600.000
CxC $12.820.000
Capital $98.550.000
Gasto Impuesto I y C $654.320
Gasto papelería $465.000
Ingresos x servicios $6.920.000
Muebles y enseres $3.240.000
CxP $2.102.000
Gasto mantenimiento $320.000
Gasto nómina $3.005.060
Gasto asesorías $828.700
Obligaciones bancarias $23.000.000
Papelería Préstamo $850.000
Gasto reparación $456.000
Gasto servicios públicos $760.000

Sumas iguales 130.572.000 130.572.000

ESTADO DE RESULTADOS
COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X

Ingresos x servicios $6.920.000

- Gastos operacionales $(6.883.080)
Nómina 3.005.060
Industria y comercio 654.320
Papelería 465.000
Mantenimiento 320.000
Asesorías 828.700
Papelería préstamo 850.000
Serv. públicos 760.000
=Utilidad operacional $36.920
+ Otros ingresos 0
-Otros gastos (reparación) $(456.000)
= Utilidad antes de impuestos $(419.080 )
-% Estimado de impuestos 0
= Utilidad neta período $(419.080)
 BALANCE GENERAL
COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X

ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES

Bancos $67.072.920 Oblig. bcarias. $23.000.000

CxC $12.820.000 CxP $2.102.000
Inversiones $22.500.000 Total pasivo Cte. $25.102.000
Total activo Ctes.$102.392.920 Total pasivos $25.102.000

No Corrientes Patrimonio
Muebles y enseres $3.240.000 Capital $98.550.000
Vehículo $17.600.000 Ganan. acumu. ($419.080)
Total activos
no Ctes. $20.840.000 Total patrimonio $98.130.920
Total activos $123.232920
Pasivo + Patrimonio $123.232.920