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TEMARIO OPOSICIÓN ADMINISTRATIVO ESTADO – TEMA 21 – WORD 1.

TEMA 21: PROCESADORES DE TEXTO: WORD. PRINCIPALES


FUNCIONES Y UTILIDADES. CREACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL
DOCUMENTO. GESTIÓN, GRABACIÓN, RECUPERACIÓN E IMPRESIÓN
DE FICHEROS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO.

1. PRIMER CONTACTO CON WORD.

El procesador de texto Microsoft Word se engloba dentro del paquete ofimático


Microsoft Office, que tiene las siguientes versiones: 96, 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010,
2013, 2016 y 365. Por defecto, se instala en el directorio C:\Archivos de
programa\Microsoft Office, y el ejecutable se llama WINWORD.EXE. Cuando se inicia,
aparece la pantalla de trabajo, en la cual hay muchos elementos comunes a otros
programas (barra de título, botones minimizar\maximizar, barras de desplazamiento). Los
archivos creados con él se llaman documentos, y tienen extensión .DOCX. También pueden
crearse plantillas, que tienen extensión .DOTX. El nombre de un documento de Word tiene
255 caracteres máximo. Para entrar en Word:

RATÓN: Clic en Inicio + Todos los programas + Microsoft Word 2010


TECLADO: 1. Abrir Menú Inicio (CTRL + ESC); 2. Ubicar el cursor con las flechas de
dirección en el comando Todos los Programas; 3. Seleccionar el grupo de programas de
Microsoft Office; 4. Presionar la flecha de dirección derecha; 5. Elegir Word con las
flechas de dirección; 6. Presionar ENTER
Otro método es hacer doble clic en el acceso directo en el escritorio.

VENTANA DE WORD

- BARRA DE TÍTULO: Siempre visible, no se mueve. Muestra el nombre del doc


(parte izq), seguido del nombre del programa. Dispone de los botones de
dimensión de ventana (MINIMIZAR, MAXIMIZAR, RESTAURAR, CERRAR).
Haciendo doble clic en la barra de título se maximiza y se restaura. El Menú
Contextual de la Barra de título: Maximizar, minimizar, restaurar, tamaño, mover.
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estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros.
Personalización del entorno de trabajo.
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Por defecto, el nombre que asignará Word a los ficheros es el de documento, seguido
de un número. Si el doc es guardado sin contenido, se nombra por defecto como
Doc1, doc2, etc, si tiene contenido, Word utilizará para nombrarlo los 255 primeros
caracteres escritos en caso de que no pongamos nosotros el nombre.

- CUADRO DE CONTROL (Antiguo botón office): Ubicado en la esquina superior izq,


contiene los comandos para el control de la ventana (Restaurar, cerrar, etc).
Haciendo doble clic en él se cerrará Word.

- BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO: Se puede personalizar


(agregándole comandos), se puede mover (modificar su ubicación mostrándola
bajo la barra de opciones) pero no dejar flotando. Se ubica en la parte superior de
la ventana de forma predeterminada, en la barra de título, y da acceso rápido a
herramientas que se usan con frecuencia. Para personalizarla usando el ratón basta
con hacer clic en el botón situado más a la izq, que despliega un menú para
personalizarla, que da la posibilidad de cambiarla de ubicación o añadir más
comandos. Los comandos que aparecen por defecto son guardar, deshacer-
rehacer.

1.1. CINTAS DE OPCIONES (ANTIGUOS MENÚS)

En Word 2010 los menús y las barras de herramientas han sido sustituidos por la
cinta de opciones. Es dinámica, se puede minimizar1 (ocultar o mostrar) y tb
personalizar (añadir fichas, grupos e iconos). Aparece en la parte superior de la
ventana, haya o no un doc abierto. Con sus diferentes fichas, contiene las herramientas
de Word, conformadas en grupos con botones de comando de acceso directo. Algunos
comandos antiguos no están disponibles en la cinta de opciones, pero sí en el programa, se
pueden utilizar añadiéndolos a la barra de herramientas de acceso rápido.

- FICHAS O PESTAÑAS: Están diseñadas para estar orientadas a las tareas. En Word
2010 hay las siguientes: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Referencias,
Correspondencia, Revisar, Vista. Para acceder a una ficha:
o Teclado: presionar la combinación de Alt + letra o grupo de letras que
aparezcan al lado del icono del comando que se desea, cuando sea
seleccionado, éste desplegará los grupos contenidos en la ficha. No es
necesario pulsar simultáneamente. El mismo sistema puede usarse para
acceder con el teclado a botones de comando, iniciadores de cuadros de
diálogo y para seleccionar opciones dentro de un cuadro de diálogo.

- COMANDOS: Están organizados por tareas en las fichas de la cinta y en grupos2


dentro de cada ficha. Normalmente se encuentran representados en forma de
botones o listas, otras aparecen en galerías. Algunos grupos tienen cuadros de
diálogo o paneles de tareas asociados, con más comandos.

- INDICADORES DE CUADROS DE DIÁLOGO: No están en todos los grupos, son


pequeños iconos que aparecen en algunos de ellos. Al hacer clic sobre ellos, se abre
un cuadro de diálogo o panel de tareas, que proporciona más opciones relacionadas
con dicho grupo. P.e., en la ficha de Inicio, en el grupo de párrafo se pueden
configurar la sangría y espacio, las líneas y los saltos de página.

1
Haciendo doble clic sobre las fichas, pulsando CTRL+F1, utilizando el menú contextual pinchando con el
BD sobre las pestañas o cintas de opciones y eligiendo la opción minimizar, haciendo clic sobre el icono
minimizar cinta de opciones, situado junto al de ayuda. Tb se puede mostrar u ocultar desde las opciones de
Word, en el desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido, seleccionando la opción más comandos y
luego personalizar cinta de opciones (que tb permite añadir fichas, grupos e iconos); tb desde el menú
archivo, seleccionando opciones y personalizar cinta de opciones.
2
Por ejemplo, en la ficha Inicio están los grupos de Fuente, Párrafo, Estilo, etc.
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La cinta es dinámica, si la ventana se reduce no se ven todos los comandos, la


apariencia de los comandos sobre ella va cambiando según cambia el ancho de la misma.
Un comando puede tener la forma de un botón grande, pequeño, con una etiqueta o bien ser
la entrada a una lista. Si la cinta de opciones se estrecha, las etiquetas de los botones
pequeños desaparecen y grupos enteros de botones se convierten en un solo botón que
representa al grupo. Haciendo clic en él se mostrará la lista de comandos disponibles. Si la
ventana es demasiado estrecha para mostrar todos los grupos, aparece una flecha de
desplazamiento en la parte derecha. Haciendo clic en ella se muestran los grupos ocultos.
El ancho de la cinta depende del espacio horizontal disponible, que a su vez está en
función de 3 factores: ancho de la ventana, resolución de la pantalla, densidad de la
pantalla.

Seleccionar opciones dentro de un cuadro de diálogo:

- Ratón: 1. Clic en la ficha deseada; 2. Clic en las opciones necesarias (cuadro de


lista3; una vez elegidas las opciones requeridas hacer clic en aceptar.
- Teclado: 1. Seleccionar la ficha deseada pulsando Alt+ letra subrayada; 2. Ubicar el
cursor en las opciones necesarias (casilla de verificación 4, botón de opción5, cuadro
de lista, etc), presionando Alt+ letra subrayada; 3. Desplazar el cursor, si es
necesario, con las flechas de dirección, para seleccionar alguna alternativa o
desplazarse a cada elemento con el Tabulador; 4. Elegidas todas las opciones, pulsar
ENTER.
Si se desea cerrar el cuadro de diálogo y cancelar las opciones establecidas, pulsar ESC

1.2. BARRA DE REGLA

No se puede mover, no puede flotar y se puede ocultar (con el botón correspondiente


en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y con la ficha vista, que sí da
la opción de mostrar u ocultar regla con una casilla de verificación). Se utiliza para definir
márgenes, sangrías y topes de tabulación (regla horizontal), o sólo para márgenes
(regla vertical).
Por defecto, está expresada en cm, pero puede modificarse la ud de medida en: menú
Archivo (W2010)Opciones de WordAvanzadasMostrar, donde se pueden seleccionar
cm, pulgadas, mm, puntos, picas. La visión de las reglas depende de la vista en que nos
encontremos.

1.3. VISTAS DE LA PÁGINA

En la Barra de Estado se encuentran los Botones de Vista del Doc que permiten pasar
de un modo de representación a otro, centrándose los distintos modos en determinados
aspectos del doc. Asimismo, en la ficha Vista se podrán encontrar más opciones

3
Cuadro de lista. Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede elegir el usuario.
4
En informática, una casilla de verificación, check box, checkbox, tickbox o tick box es un elemento de
interacción de la interfaz gráfica de usuario (widget) del Sistema Operativo con el usuario, que permite a éste
hacer selecciones múltiples de un conjunto de opciones.
5
Un botón de opción o botón de radio (a veces llamado incorrectamente «botón radial») es un tipo de widget de
interfaz gráfica de usuario que permite al usuario elegir una de un conjunto predefinido de opciones. Los botones
de opción se arreglan en grupos de dos o más y se muestran en la pantalla como, por ejemplo, una lista de
agujeros circulares que pueden contener un espacio blanco (para la opción de «no seleccionado») o un punto
(para la opción de «seleccionado»). Adyacente a cada botón de opción normalmente se muestra un texto que
describe la opción que representa el botón de opción.
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relacionadas con la vista del doc. La vista que más información muestra es la de Diseño de
Impresión y la de Esquema la que menos.

- VISTA BORRADOR: Alt + N +B. Muestra el doc como un borrador para editar el txt
rápidamente. Se visualiza en la vista borrador:
o Línea de cambio de página: se puede visualizar al activar Mostrar todo
(Ficha Inicio Grupo Párrafo, con teclado: CTRL + Mayús + 8). Activando
esta opción t se ve el salto de página.
o Línea Horizontal de final de documento: Sólo es visible en esta vista y en
la vista esquema.
o No se ven los gráficos, los encabezados ni los pies de página
o Sólo es visible la regla horizontal

- VISTA WEB (Diseño Web): Alt + N + W. Permite ver fondos con colores o
texturas6, el texto se ajusta a la ventana, y los gráficos se colocan del mismo modo
que en el explorador web. Es visible en ella:
o No se ve la barra de desplazamiento horizontal (el txt se ajusta a la
ventana)
o No aparece la línea horizontal de final de documento.
o Sólo es visible la regla horizontal
o No se ven encabezados y pies de página
o Se ven gráficos e imágenes
o No están activados los indicadores de posición de la barra de estado

- VISTA ESQUEMA: Alt+N+U (= CTRL+Alt+Q). Se utiliza para crear y editar


esquemas. Sólo muestra los títulos de un documento y es muy útil para elaborar
notas. En ella:
o Nunca pueden visualizarse las reglas horizontal ni vertical
o Aparece la línea de final de documento
o No aparece ningún indicador del cambio de página, excepto si marcamos la
opción Mostrar todo
o Visibles los saltos de página sin tener que activar Mostrar todo.
o Aparecen los cuadrados de esquema7.
o Se puede ver el doc en distintos niveles y permite asignar títulos a cada
tema, capítulo, apartado…
o No son visibles los gráficos ni encabezados o pies de página, sí imágenes.
o Se muestra la Cinta de opciones de esquema o Pestaña de Esquema8
- VISTA DE LECTURA EN PANTALLA COMPLETA: Alt+N+C

o Oculta todas las barras de herramientas excepto Diseño de Lectura y


Revisión
o No se muestra la barra de estado.
o Se visualizan los códigos de caracteres (con combinación de teclas)
o Si se quiere modificar el doc debemos activar Permitir Escritura.
o Son visibles encabezados y pies de página
 No se pueden modificar
 Se pueden ocultar  Mostrar Página Impresa9. Si esta opción está
activada, se muestran.
o Se ven gráficos y colores
o Opciones de vista:
 No abrir adjuntos a pantalla completa; Aumentar/reducir tamaño del
texto; Mostrar una/dos páginas; Mostrar página impresa; Configurar
márgenes; Permitir escritura; Control de cambios; Mostrar
comentarios y cambios; Mostrar documento original y final

6
También visibles en vista lectura pantalla completa.
7
8
Ver esquemas
9
Al igual que permitir escritura, a él se accede desde el desplegable de opciones de vista de lectura.
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- VISTA DISEÑO DE IMPRESIÓN: Alt+N+P (CTRL+Alt+P)

o Permite visualizar la página tal como se imprimirá, con gráficos, imágenes,


encabezados y pies de página10. En esta vista se puede definir o modificar
encabezados y pies de página, ajustar márgenes, etc.
o El cambio de página puede aparecer en Mostrar espacio en blanco o sin
mostrarlo, siempre aparecerá de forma continua y sin línea de puntos,
como sucede en otras vistas. Si se activa ocultar espacio en blanco, se ve
una línea continua cuando cambiamos de página.
o Son visibles la regla horizontal y la vertical. Es la única vista en la que
se pueden ver las dos reglas. La horizontal se puede ocultar como se ha
explicado anteriormente, y la vertical se puede desactivar desde: Menú
ArchivoOpcionesAvanzadasMostrar Mostrar regla vertical en
diseño de impresión

1.4. ÁREA DE TEXTO

El área donde insertaremos texto, gráficos, etc, y le daremos forma al documento. En


ella aparece una marca, el punto de inserción (indicador vertical parpadeante que muestra
la posición en la que se eliminarán o insertarán caracteres).

Hacer clic y escribir (Escribir al vuelo): Se puede escribir en cualquier punto de la página
haciendo doble clic sobre el lugar exacto, sin necesidad de crear párrafos sin contenido.
Al mover el cursor en una página de Word, en Vista Diseño o Web o Lectura pantalla
completa, éste toma diferentes formas, debido a esta función. Las formas del cursor
simbolizan el tipo de alineación de párrafo que adquiriría el texto si fuese insertado en el
lugar señalado. Tb se crearía una sangría automáticamente, a la altura donde hayamos
situado el punto de inserción con el doble clic.

1.5. BARRA DE ESTADO

No se puede ocultar ni mover. Nos muestra la info general del doc y del estado de
Word. Situada en la parte inferior de los docs, contiene info muy útil y algunos comandos
en la parte izquierda y botones en la derecha, que permiten modificar la visualización
del doc. Haciendo clic en el BD sobre esta barra, aparece toda la info y comandos
disponibles. Todo lo que está activado aparecerá si el contexto lo justifica.
Si se hace clic sobre alguno de los elementos de la izq, se abre una ventana de diálogo
conteniendo comandos y/o info complementaria. Por defecto, siempre está visible, sólo se
puede ocultar en la vista Lectura de Pantalla completa. Muestra la siguiente info:

Iconos de la izq:

- Número de página: página del doc que estamos viendo, no en la que está el
punto de inserción, página según la numeración de página (6 de 6), página que
visualizamos del total del doc, al hacer clic sobre este elemento, se abre una
ventana de diálogo:
o Buscar/Reemplazar/Ir a: ofrece la posibilidad de desplazarse en el doc X
págs. Adelante o hacia atrás, ir a la sección X, ir al próximo comentario del
revisor seleccionado, etc. La pestaña Ir permite desplazarse a un lugar
preciso del doc, muy útil si tiene varias págs.
- Palabras: al hacer clic, se abre una ventana de diálogo (Contar Palabras) que
contiene estadísticas sobre el doc: nº de caracteres con y sin espacios, párrafos,
líneas, páginas.

10
El encabezado y pie de página no siempre está visible en esta vista, si se activa la opción ocultar el espacio en
blanco entre páginas, ambos no se muestran.
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- Icono de errores de revisión: Si el doc contiene errores, haciendo clic en él se


puede ir al error detectado. Se abre una ventana sugiriendo algunas opciones para
corregirlo, al seleccionar la que convenga, la palabra es corregida y la ventana se
cierra. Junto a esta opción, la ventana de diálogo ofrece otros comandos de
revisión de ortografía y gramática.
- Idioma: Si el idioma que aparece en este elemento no corresponde con el del párrafo
seleccionado, haciendo clic se abre la ventana de diálogo idioma. En ella tb puede
activarse la verificación de la ortografía 11 en caso de que esté desactivada.
Seleccionando el idioma en la lista, Word aplicará las reglas de verificación
asociadas. Si el doc está escrito en varios idiomas, el programa activa por
defecto la casilla Detectar el idioma automáticamente.

Los iconos de la derecha tienen que ver con la visualización del doc: Iconos de
diferentes tipos de vista; Nivel de zoom, haciendo clic en él se abre la ventana de diálogo
Zoom; Alejar; Acercar; Control deslizante del Zoom. El Zoom va de 10% a 500% en
Word 2010.

Las opciones de personalización de la barra de estado:

- Sección: pone el nº de sección que actualmente se está visualizando, no las


secciones que tiene el doc actual. (Ir a)
- Posición de la Página Vertical en: informa de que estamos a X cm del borde
superior de la pág actual.(Ir a)
- Nº de línea: indica el nº de línea donde está el cursor con respecto al margen
superior de la página actual. (Ir a)
- Columnas: Indica el nº de columna donde está el cursor con respecto al margen izq
de la línea actual de la página activa. (Ir a). Sin escribir en el doc ya hay una
columna. Cuenta cada carácter y espacio.
- Modos de trabajo de Word:
o Modo extender selección: se activa con F8 y se desactiva haciendo clic en la
barra de estado, extender selección.
o Modo de sobrescribir e insertar: se activa o desactiva con clic en la barra
de estado. Por defecto está en insertar.
o Modo grabación de Macros: nos mostrará el cuadro de detener Macro
o Modo control de cambios: que tb puede activarse o desactivarse desde
Cinta de opciones RevisarGrupo de seguimientoControl de
Cambios, o con la combinación CTRL+Mayús+E.

1.6. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.

Permiten ver cualquier parte del doc sin desplazar el punto de inserción. Si
visualizamos una pág en la que no se encuentra el punto de inserción se desactivan los
indicadores de posición del puntero de la barra de estado12. Por defecto se visualizan en
todas las vistas, excepto en Vista de lectura de pantalla completa. Se pueden ocultar
desde: Menú ArchivoOpcionesAvanzadasMostrar

1.7. CUADRO DE DIVISIÓN.

Permite dividir la ventana en dos partes, llamadas Paneles. De esta forma, vemos el
mismo doc en 2 paneles distintos 13. Si modificamos el cdo de un panel, lo hacemos tb en
el otro. Para cambiar de panel se pulsa F6. Ambos tienen regla, pero la barra de estado
sólo se muestra en el de abajo. Se puede acceder a este modo con doble clic en el cuadro
de división de la barra de desplazamiento vertical 14; Arrastrar en la barra de

11
Activando o desactivando la casilla No revisar la ortografía ni la gramática
12
Desaparecen Posición de la Página Vertical, nº de línea, Columnas
13
Pueden tener distintas vistas cada uno
14
Creará así 2 paneles iguales. Para volver a llevar el cuadro a su posición normal, doble clic en la división de
la ventana.
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desplazamiento vertical; Ficha VistaVentanaDividir. Los paneles siempre son del


mismo doc y sólo pueden ser 2 paneles horizontales.

1.8. BOTÓN SELECCCIÓN OBJETO DE BÚSQUEDA (Alt + CTRL +Inicio)

Está situado en la esquina inferior derecha de la barra de


desplazamiento vertical. Permite acceder rápidamente a los
principales elementos de búsqueda de Word (Ir a, Buscar,
examinar por títulos, por campos, por modificaciones, por tablas,
por gráficos, por notas, por comentarios…)

BOTONES PÁGINA ANTERIOR Y PÁGINA SIGUIENTE.

Permiten desplazar el punto de inserción al principio de la


pág, siempre que haya varias págs., de lo contrario no tienen efecto. Si hemos activado la
opción de Botón de Selección de Objeto de Búsqueda, estos botones aparecen en azul.
No es lo mismo que los botones RePág y AvPág, ya que con estos botones que se sitúan
en el teclado no se sitúa al principio de la pág.

1.9. BARRA DE SELECCIÓN O ÁREA DE SELECCIÓN

Es una barra o zona que no es visible, zona comprendida entre el borde de la pág y el
margen izq. Al situarnos con el puntero del ratón sobre dicha zona, el puntero se convierte
en una flecha blanca apuntando hacia la derecha o izq dependiendo de la posición. Se
utiliza para seleccionar texto y se puede utilizar en todas las vistas.

1.10. SALIR DE WORD

Antes de salir de Word deben cerrarse todos los docs abiertos, para ello: Menú
ArchivoCerrar. Tb, para cerrar un doc, CTRL+F4. Una vez cerrados los docs, para cerrar
la aplicación:
- Desde la opción cerrar del botón de dimensión
- Alt+F4
- Menú ArchivoSalir de Word
- Doble clic en el Menú Control de la Ventana Word, o un clic en el Menú de
Control y elegir la opción cerrar.
1.11. AYUDA

Pulsando F1 o el icono de la cinta de opciones.

2. CREACIÓN DE UN DOCUMENTO

2.1. INSERCIÓN DE TEXTO

 Punto de inserción: es una pequeña barra vertical parpadeante que indica el lugar
del doc en el que se van a insertar los caracteres, es visible en las 5 vistas,
aunque en la Vista Lectura de Pantalla Completa tiene que estar activada la opción
Permitir Escritura.
 Puntero del ratón: cambiará su aspecto según las operaciones que vayamos
efectuando.
 Al escribir en un doc, Word cambiará por defecto a la 2ª línea sin partir la palabra en
2, de forma que si pulsamos ENTER cada vez que cambiamos de línea, estaremos
introduciendo un párrafo por cada línea15.
 Si queremos cambiar de línea sin haber llegado al final, pulsaremos
MAYÚS+ENTER (Varias líneas cortas consecutivas pueden ser tratadas como un
único párrafo).

15
Texto+Intro=Párrafo
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 Salto manual de página: CTRL+ENTER, también llamado salto duro. Los saltos
automáticos son llamados saltos suaves.
 Salto manual de columna: CTRL+MAYÚS+ENTER

Al escribir en un doc, deben tenerse en cuenta estas prácticas cotidianas:

 Guiones de no separación: Si estamos finalizando una línea y queremos introducir


por ejemplo una matrícula, tipo 1234-zyx, para evitar que quede separada entre las
2 líneas utilizamos la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ -, saltando
automáticamente la matrícula entera, manteniéndose la expresión separada por el
guión toda junta.
 Espacios de no separación: si estamos acabando una línea y queremos introducir el
nombre de una calle del tipo Calle Carlos V nº 7, no debería separarse la V del
nombre, cosa que puede conseguirse pulsando CTRL+MAYÚS.+ ESPACIO, que hace
que salte automáticamente el nombre a la línea siguiente si no hay espacio suficiente
en la actual16.

Cuando la página se llena salta automáticamente a la siguiente creando un salto de


página automático (salto suave), pero a veces interesa cambiar de página aunque no la
hayamos completado, lo que se hace pulsando CTRL+ENTER, creando un salto de página
manual (salto duro).

2.2. DESPLAZAMIENTOS POR EL DOCUMENTO

Podemos desplazarnos por él así:


Barras de desplazamiento: únicamente se desplazará la visualización del doc, no se
moverá el punto de inserción.
 Desplazando la visualización y el punto de inserción:
o Con un clic del ratón en la posición donde deseemos.
o Teclado, p.e. con teclas de cursores.
o Inicio: situando el punto de inserción al principio de la línea donde se
encuentra el punto de inserción.
o Fin: punto de inserción al final de la línea donde se encuentra
o Avpág: moviendo el punto de inserción (PI) al principio de la siguiente
pantalla de líneas, pero no al ppio de la pág. (Pantallazos)
o Repág: mueve el punto de inserción a la anterior pantalla de líneas, pero no
al final de la pág.
o Todas las anteriores se pueden emplear con la combinación de CTRL con las
siguientes funciones:
 CTRL+Inicio: principio del doc
 CTRL+FIN: final del doc, justo debajo del txt
 CTRL+ : principio de la palabra siguiente
 CTRL+: principio de la palabra donde está el cursor
 CTRL+↑: principio del párrafo donde está el cursor
 CTRL+↓: principio del párrafo siguiente
 CTRL+Avpág: principio de página siguiente (equivale al Botón de Pág
Siguiente)
 CTRL+Repág: principio de pág anterior (equivale al Botón de página
anterior). En estas dos últimas opciones, el cursor se situará al
principio de la página.
Tb se puede mover el punto de inserción con funciones adicionales de Word como Ir a y
Volver Atrás:

 IR A: Inicio  Edición Buscar, desplegamos menú Ir a; F5; CTRL+L; un clic


en la parte izq de la barra de estado (sección, página, línea, etc). Tb desde

16
Podemos saber si se está usando guiones o espacios de no separación activando Mostrar Todo
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seleccionar objeto de búsqueda (Alt+CTRL+Inicio) y pulsando el icono flecha hacia


la derecha.
o En el cuadro de diálogo de Ir a se puede elegir el tipo de elemento donde se
quiere llevar el punto de inserción (página, línea, sección). Una vez elegido el
lugar, se indicará en el cuadro de txt a la derecha. Tb se puede indicar + o –
en el cuadro de txt, de modo que si estamos en la pág 5 y queremos ir a la
35 escribiremos + 30.

 VOLVER ATRÁS: MAYÚS+F5


Word memoriza las 3 últimas posiciones del PI y la posición actual en el doc con la
combinación de teclas MAYÜS+F5. Tb se utiliza el comando Volver Atrás para
posicionar el PI en la última posición en la que se encontraba cuando se guardó
el doc, pues cada vez que abrimos un doc el PI se muestra al principio del doc.

2.3. SELECCIÓN DE TEXTO

Según se trabaja en el doc, surgen necesidades como copiar, pegar, etc, para ello, es
necesario seleccionar previamente el texto, al seleccionarlo, se pone en vídeo inverso,
es decir, cambia el color y el texto queda “en negativo”. Si se pulsa un carácter estando un
trozo de texto en dicho estado, el trozo es sustituido por el carácter. Se puede hacer la
selección de varias maneras:

 Ratón: con doble clic en cualquier parte de la palabra selecciona la palabra; un


clic ubica el PI donde se hace; con CTRL pulsado y un clic en cualquier parte de la
frase, selecciona la frase, es decir, hasta un punto seguido o punto y aparte; Triple
clic en cualquier parte del párrafo se seleccionará el párrafo; clic con el botón
principal sin soltarlo, se selecciona el txt que se desee; clic en la primera posición
del txt que se quiera seleccionar, pulsar MAYÚS y sin soltarla hacer clic en la
última posición que se quiera seleccionar.
o Selección de txt no contiguo: usando la tecla CTRL, seleccionando de
cualquier modo el primer fragmento, una vez seleccionado, pulsar CTRL y sin
soltarla seleccionar el nuevo trozo deseado.
 Teclado:
o Situando el PI al principio del txt y a continuación pulsando MAYÚS y sin
soltar seleccionar el txt con cualquier forma de desplazamiento. (Mayús
más flechas de mover el cursor)

o Extender selección: se usa para seleccionar txt sin tener que tener pulsado
MAYÚS. Se usa situando el PI al principio del txt que queremos seleccionar,
pulsamos F8, seleccionamos el txt con cualquier forma de desplazamiento.
Además, aparte de utilizar las teclas de desplazamiento, Word extenderá la
selección hasta el primer carácter que coincida con el pulsado 17. Esta opción
distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que si está activado el
Bloq Mayús no tendrá en cuenta los caracteres en minúscula. Si en lugar de
pulsar una letra se pulsa ENTER, la selección se extenderá desde la primera
letra hasta el final del primer párrafo.
o Seleccionar txt usando F818:
 Dos F8: seleccionamos la palabra en la que esté el PI
 Tres F8: selecciona la frase actual, hasta el primer punto, no
confundir con seleccionar línea
 Cuatro F8: seleccionamos el párrafo actual
 Cinco F8: seleccionamos todo el doc, excepto si hay una sección, en
ese caso selecciona la sección y es necesario un Sexto F8 para
seleccionar todo el doc.

17
PI al principio del txt F8Teclas de desplazamientoletra (distingue mayúsculas-minus)ENTER, lleva
al final del párrafo
18
El primer F8 se pulsa para activar la selección con F8, no cuenta para el modo de seleccionar (2 veces, 3
veces)
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o Salir del modo extender selección:


 con ESC (no deja de estar seleccionado)
 Utilizando una función sobre el txt seleccionado como p.e.
subrayado.

 Área de selección19

Se puede utilizar en todas las vistas. Un clic en el área de selección selecciona la línea en
la que está el ratón. Doble clic selecciona todo el párrafo. Tres clics selecciona todo el doc.

2.4. COPIAR Y MOVER O CORTAR TEXTO

Estas operaciones permiten cambiar el orden del txt (Mover o Cortar) y duplicar el txt
(Copiar). Se pueden hacer estas operaciones tanto con txt como con cualquier otro
elemento, incluidos gráficos. Estas operaciones pueden realizarse tanto dentro del mismo
doc como en docs distintos. Nos permiten utilizar texto nuevamente sin tener que volverlo a
escribir.

COPIAR

Lo primero que hay que hacer para poder copiar es hacer una selección. Una vez
seleccionado, colocar el PI en el lugar donde queramos copiar el txt, y seguir cualquiera
de estos pasos:
 InicioPortapapelesCopiar
 CTRL+C
 Clic con botón secundario del ratón y elegir la opción copiar
Para que la opción de copiar esté activa, ha habido que seleccionar previamente texto, en
caso contrario aparece desactivada. Con cualquiera de estas 3 opciones, la selección será
copiada en el portapapeles.

Portapapeles: es el lugar donde se guardarán todas las selecciones copiadas hasta un


máximo de 24. Para visualizarlo:
 InicioPortapapeles de OfficeIniciador de cuadro de diálogo o panel
 CTRL+CC. Para que funcione esta combinación, activar desde
PanelOpcionesMostrar Portapapeles al presionar CTRL CC
El cdo del portapapeles se mantiene en distintos docs de Word y tb en otros programas
como Excel

PEGAR: para pegar el txt deberemos situar el PI donde queramos pegar y seguir cualquiera
de estos pasos:
 InicioPortapapelesPegar
 CTRL+V
 Clic botón secundario eligiendo opción pegar
 Seleccionar el elemento que queremos pegar del portapapeles
Para que la opción pegar esté activa, ha habido que seleccionar y copiar primero, en caso
contrario se mostrará desactivada.

Se puede tb copiar txt sin utilizar el portapapeles con cualquiera de estos pasos:

 Una vez seleccionado lo que queremos copiar, pulsar CRTL y arrastrar la selección
donde queramos copiar. El puntero sale así (el de la izq es mover):


19
Se encuentra a la izquierda de toda línea de texto de todo el documento. En esta área el puntero cambia de
una como letra I a una flecha apuntando a la derecha
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estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros.
Personalización del entorno de trabajo.
TEMARIO OPOSICIÓN ADMINISTRATIVO ESTADO – TEMA 21 – WORD 1.5

 Con el botón Arrastrar Especial: una vez seleccionado lo que queremos copiar,
arrastrar donde queramos copiarlo con el botón secundario y soltar. Nos mostrará
el menú contextual de arrastrar especial (Mover Aquí, Copiar Aquí, Crear
Vínculo Aquí, Crear hipervínculo aquí, Cancelar)

Al utilizar cualquiera de estas 2 aparecerá una barra vertical de color gris que nos
indicará donde se va a copiar el txt y al final del txt copiado nos mostrará el botón de
Opciones de pegado (Conservar formato; Hacer coincidir con formato de destino;
conservar sólo texto)

MOVER O CORTAR

Funciona prácticamente igual que copiar, con la diferencia de que al mover el texto
original se desplaza, no pudiendo disponer de él en su posición inicial, para ello hay
que seguir estos pasos:
 InicioGrupo PortapapelesCortar
 CTRL+X
 Clic BSecundario en txt seleccionado y elegir opción cortar
Con cualquiera de estas opciones copiaremos la selección en el portapapeles de
Office.
Para pegar lo seleccionado, hay que situar el PI donde se quiera pegar y hacer
cualquiera de estas opciones:
 InicioPegar
 CTRL+V
 Clic BSecundario y elegir opción pegar
 Seleccionar el elemento que queramos pegar en el portapapeles
Se puede cortar txt sin pasar por el portapapeles, de las siguientes maneras:
 Seleccionado el txt a cortar, arrastrar la selección donde queramos insertarlo.
 Botón Arrastrar especial: seleccionado el txt a mover, arrastrar con el BSecundario
a donde lo queramos copiar. Nos mostrará el menú de arrastrar especial (Mover
aquí; Copiar Aquí; Crear vínculo aquí 20; Crear hipervínculo (Word 2007)21 aquí;
Cancelar)
Al utilizar cualquiera de estas 2 nos aparecerá una barra vertical color gris que nos
indicará dónde se va a mover el txt y al final del txt pegado nos mostrará el botón de
Opciones de pegado.

2.5. GUARDAR EL DOCUMENTO

Por el momento se verán opciones básicas para guardar el doc en distintos soportes como
Disco Duro del PC, Pen Drive, etc. Por defecto, cuando guardamos un doc se nos guarda en
Documentos o Mis Docs, según SO y versión de Office. Para guardar un doc, partiendo de
la base de que dicho doc no ha sido guardado previamente:
 El nombre asignado por defecto al doc, ya que nosotros no lo hemos renombrado,
será Doc+nº que le asigne Word
 Se puede guardar desde la Barra de Herramientas de Acceso RápidoGuardar
 Menú Archivo Guardar o Guardar Como
 CTRL+G
Al intentar cerrar un doc que no esté guardado, aparecerá un cuadro de diálogo
preguntando si queremos guardar el doc.
Al tratarse de un doc que no ha sido guardado previamente, con cualquiera de las
opciones anteriores siempre aparecerá el cuadro de diálogo de Guardar Como. En él
es donde le daremos la ubicación en la que queremos guardarlo, que por defecto es
Documentos/Mis docs, como hemos visto. Esta opción se puede cambiar desde el
Cuadro de diálogo Guardar ComoHerramientasOpciones al Guardar

20
Vínculo: lo que se cambia en el origen tb se cambia en el destino (no al revés)
21
Hipervínculo: p.ej, link a página web, en azul y subrayado, al clicar en él lleva a otro sitio
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TEMARIO OPOSICIÓN ADMINISTRATIVO ESTADO – TEMA 21 – WORD 1.5

Si ya hemos guardado el doc en una carpeta distinta a la ubicación por defecto, al


abrir de nuevo el cuadro de diálogo Guardar Como de ese doc, se mostrará la ubicación en
que se encuentra guardado dicho doc.
En el cuadro de texto de Nombre de Archivo es donde se introduce el nombre, aparece
un cuadro de texto con una lista desplegable de los 10 últimos docs guardados (hay
historial). El nombre tendrá 255 caracteres como máximo, y no podrá contener: \ | / <
> ? : * ”.
En la lista desplegable de Tipo es donde indicaremos el formato a dar a nuestro doc,
pudiéndose guardar en varios formatos (.DOCX, .DOTX, .PDF…)

2.6. GUARDAR UN DOC PREVIAMENTE GUARDADO

Al abrir un doc guardado previamente y hacer modificaciones, tenemos que volverlo a


guardar para que dichas modificaciones se almacenen. Para ello hay que usar alguna de
estas opciones, en las que no se abrirá el cuadro de diálogo Guardar Como, ya que
estamos guardando el doc con el mismo nombre y la misma ubicación:

 Menú ArchivoGuardar
 Botón Guardar de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido
 CTRL+G

Si queremos otra copia de nuestro doc o una copia del doc con el mismo o distinto
nombre pero en una ubicación distinta o con una extensión distinta, tendremos que
hacerlo accediendo al cuadro de diálogo Guardar Como, utilizando las siguientes opciones:

 Menú ArchivoGuardar Como


 F12

2.7. AUTOGUARDAR O AUTORRECUPERACIÓN.

Es una herramienta que permite recuperar una copia de seguridad en caso de cierre
fortuito o problema del sistema. Esta opción se puede activar o desactivar, por defecto
está activada para cada 10 minutos realice una copia (el intervalo máximo es cada 120
minutos, el mínimo 1). Para activarla, desactivarla o programar el intervalo:
 Menú ArchivoOpcionesGuardarGuardar Info de Autorrecuperación
La opción de autorrecuperación sólo recupera el cdo del doc de la última vez que se
hubiese guardado, ya que al grabar nuestro doc, la copia interna del sistema desaparece.
NO SE ESTÁN GUARDANDO CADA CIERTO TIEMPO LOS CAMBIOS, SINO QUE EL
SISTEMA HACE COPIAS DE SEGURIDAD INTERNAS PARA RECUPERAR PARTE O LA
MAYOR PARTE DEL ORIGINAL PERDIDO. La autorrecuperación no se hace sobre el
archivo (doc) que nosotros hemos guardado, sino sobre ficheros temporales, que se irán
borrando cada vez que guardemos el doc. La extensión del formato de autorrecuperación
es .asd.
Cuando hay un fallo del sistema, Office ofrece al arrancar las copias de seguridad de que
dispone para que elijamos la que consideremos que tiene más datos para recuperar. Esto no
sería posible con Autorrecuperación desactivado. Las copias aparecen en el Panel de
Recuperación de Docs, que se muestra automáticamente en la izq de la pantalla, cuando el
sistema falló en su última sesión y teníamos abierto algún doc. Sólo está disponible en
Word y Excel, no en Access. La opción funciona tanto si el doc está guardado como si
no.

2.8. ABRIR UN DOC

Con esta opción podemos abrir un doc previamente guardado, de las siguientes
maneras:

 Menú ArchivoAbrir
 Botón Abrir de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido
 CTRL+A

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Para seleccionar un archivo, primero tenemos que indicar su ubicación. Después,


desde Nombre de Archivo, podemos seleccionar el archivo, bien con el ratón, bien
escribiendo en el cuadro de texto el nombre del archivo que queramos abrir. En este cuadro
de texto funcionan los caracteres de búsqueda, de forma que poniendo T* ofrecería todos
los archivos que empiecen por T de la carpeta seleccionada o en la ubicación elegida. En
Tipo de Archivo le indicaremos de qué tipo es el archivo que queremos abrir, y sólo
mostrará archivos de ese tipo (PDF, Word, etc). Tb pueden abrirse varios docs a la vez,
seleccionando los docs con MAYÚS o CTRL.
- Al abrir un archivo desde el Botón de Abrir, se puede indicar el modo de
trabajo que se desea para trabajar con el doc o docs abiertos.
- Un doc de Word puede abrirse de varios modos:
o Abrir
o Abrir como de sólo lectura
o Abrir como copia
o Abrir en el explorador (disponible sólo si el doc se guardó como
HTML, o como Web)
o Abrir con transformación
o Abrir en Vista Protegida (sólo Word 2010)
o Abrir y Reparar
o
- Tb con la combinación de teclas CTRL+F12

3. CORRECCIONES DE UN DOCUMENTO

3.1. BORRAR TEXTO

Se puede eliminar desde un carácter, palabra, línea, párrafo e incluso todo el txt. Para
seleccionar todo el texto  CTRL+E o Cinta InicioGrupo EdiciónSeleccionar Todo.

- Tecla retroceso: borrará un carácter a la izq del PI.


- CTRL+RETROCESO: borrará la palabra o parte de la palabra a la izq del PI. Si se
borra la palabra entera, borrará tb el espacio en blanco a su izq, mientras que si
sólo borramos parte de ella, no borrará dicho espacio22.
- Suprimir (SUPR): borrará un carácter a la derecha del PI
- CTRL+SUPR: borrará la palabra o parte de la palabra a la derecha del PI. Ídem que
arriba con el espacio a la derecha de la palabra borrada 23.

Tb se puede borrar txt seleccionando éste y con una de estas opciones:

- Pulsando  o SUPR
- Pulsando cualquier carácter válido, el texto borrado se sustituirá por dicho
carácter24.
- Con cualquiera de las opciones de cortar, ya que si cortamos el txt y no lo
pegamos es como si lo elimináramos.

Podremos tb borrar espacios en blanco, tabulaciones, finales de párrafo (ENTER),


líneas cortas consideradas como párrafo (May+ENTER), Espacio de NO separación
(CTRL+May+Espacio)25. Todas estas opciones tienen su carácter correspondiente, pero por
defecto no se ven. Para verlas: Cinta de InicioGrupo PárrafoMostrar Todo, tb se
accede pulsando CTRL+MAYÚS+8, que es lo mismo que CTRL+(.

22
Cuando seleccionamos una palabra (doble clic), seleccionamos tb el espacio de la derecha
23
Para SUPR+CTRL y +CTRL, respeta espacio (der e izq) si el PI está en medio de la palabra; no lo respeta
si el PI está al final o al ppio de la palabra.
24
Vídeo Inverso: pulsando una tecla, la selección se sustituye por el carácter pulsado
25
Caracteres especiales
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3.2. DESHACER ACCIONES O REHACER ACCIONES

Word ofrece estas opciones para corregir fallos o por si queremos volver a un estado
anterior, siempre que las acciones que queramos deshacer sean borrado de texto o
acciones de edición (cortar, copiar, pegar, párrafo, fuente…) y otras opciones de formato
(Tabla, gráficos, etc). Sin embargo, no nos permitirá deshacer o rehacer opciones de
documento (Abrir, cerrar, Maximizar, Minimizar, Desplegar menús, etc).

A) DESHACER

- Barra de herramientas de acceso rápidoBotón o comando deshacer


- CTRL+Z
Se pueden deshacer varias tareas a la vez (deshacer en bloque) o sólo la última, pero
no salteadas. Se puede deshacer incluso después de guardar el doc.

B) REHACER (REPETIR26, SI NO SE HA UTILIZADO DESHACER)

- Barra de herramientas de acceso rápidoBotón o comando rehacer


- CTRL+Y

Hay que tener en cuenta que para deshacer una acción deben deshacerse primero las
acciones realizadas después de ella. Se puede repetir la última acción realizada
utilizando CTRL+Y, CUANDO NO HEMOS UTILIZADO DESHACER.

3.3. CAMBIO A MAYÚSCULAS

Hay 5 posibilidades en Word para cambiar las mayúsculas de un txt, y se hará o bien
todo el texto seleccionado o bien toda la palabra en la que se encuentre el PI, siempre

que se encuentre sobre ella, desde Cinta InicioGrupo FuentesComando o icono ,


en el que pueden desplegarse estas opciones:

- Tipo oración: la primera letra después de cada punto y de cada final de párrafo es
en mayúsculas, el resto en minúsculas.
- Minúscula: convierte todo el txt en minúscula
- MAYÚSCULAS: convierte todo el texto en mayúsculas
- Poner mayúsculas en cada palabra: la primera letra de cada palabra en
mayúsculas y el resto en minúscula.
- Alternar MAY/Min: la primera letra de cada palabra en min y el resto en may, o al
inverso de cómo se encuentren.

Word tb permite combinar mayúsculas con minúsculas, pulsando MAYÚS+F3 que


convertirá al texto en: 1º Mayúsculas, 2º Minúsculas, 3º Tipo oración o poner en
mayúsculas cada palabra27, pero nunca Alternar MAY/min.

3.4. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA

Hay una opción de Word para revisar errores ortográficos y gramaticales. La Revisión
ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la
Revisión gramatical corrige errores gramaticales en las frases. Pueden realizarse por
separado o de forma simultánea. El hecho de que el programa indique que una palabra es
errónea ortográficamente se traduce en que la muestra subrayada con una línea ondulada

26
Si no se puede repetir la última acción, el comando Repetir se convierte en No se puede repetir (botón de
repetir inactivo).
27
Distintas opciones en función de si seleccionamos el punto. Si seleccionamos punto (.), pone en mayúsculas
la 1º letra de la 1º palabra (tipo oración), si no lo seleccionamos pone mayúscula la 1º letra de cada palabra
(Poner mayús en cada palabra, Tipo Título)
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en rojo, si nos indica un error gramatical, la línea será verde. Esto quiere decir que la
palabra o expresión no se encuentra en los diccionarios de Word, pudiendo ser correcta a
pesar de ello28.
Existen 2 formas básicas de revisar ortografía y gramática:

- Revisión automática: Revisar mientras se escribe, para ello hay que activar dicha
opción en Menú ArchivoOpcionesRevisar ortografía/errores gramaticales
mientras se escribe. Por defecto, ambas están activadas. Con ellas activas, Word
lleva a cabo una revisión permanente, mostrando los errores que existan y los que
vamos cometiendo mientras escribimos.
- Revisar una vez hemos acabado de escribir: las opciones anteriores están
desactivadas.

Cuando escribimos, en la barra de estado se mostrará el indicador de estado de


ortografía y gramática, que tendrá aspectos diferentes conforme vayamos escribiendo,
independientemente de si está activada o no la revisión automática. Aunque si estas
opciones, nunca se mostrará el icono indicador de errores (el de la cruz roja).
 El icono con el lápiz es el que se muestra mientras escribimos, en un doc
nuevo es el primero que se muestra incluso antes de empezar a escribir.
 Icono de errores: aparece si el doc contiene algún error, no aparecerá si está
desactivada la revisión de errores automática.
 Icono de Ok: con un tic verde, aparece cuando el doc se ha revisado y no
contiene errores, o no tenemos activada la corrección.
Para revisar errores en Word, sólo tenemos que hacer clic con el BSec encima de la
palabra marcada y aparecerá un menú contextual con las principales opciones de
corrección. El menú ofrece las siguientes acciones:

 Sugerencias: palabras en negrita para corregir el error, si consideramos que alguna


de ellas es la correcta. Pinchando en ellas o marcándolas, Word las sustituirá. Si no
existieran sugerencias, Word lo indica poniendo no existen sugerencias.
 Omitir Todas: si consideramos que es correcta como está o queremos que quede así,
se usa esta opción, y aunque el texto tenga más errores como este, no los
considerará como tales
 Omitir: lo mismo que arriba, pero sólo omite el error concreto, si hay otros iguales,
los seguirá mostrando como errores.
 Agregar al diccionario: añade la palabra subrayada al diccionario personalizado
(sólo al personalizado) y no volverá a mostrar la palabra con el ondulado.
 Autocorrección: si la palabra marcada es una que escribimos mal a menudo se
puede indicar que reemplace de forma automática cada vez que la escribimos,
seleccionando del desplegable de opciones que ofrece Word la opción que sea la
correcta.
 Idioma: al hacer clic en esta opción, aparecerá una lista para que seleccionemos el
nuevo idioma. Si en el doc hay palabras en varios idiomas, Word podrá corregir si
dispone de dicho idioma en su lista.
 Ortografía: Haciendo clic en esta opción aparecerá la misma ventana de
corrección de errores que aparece cuando revisamos una vez introducido el
texto.

La ejecución de la corrección automática puede ralentizar el PC.

Independientemente de que usemos la corrección automática, en todo momento


podemos realizar la verificación ortográfica y gramática. Se activa y
funciona de la siguiente forma:

 Pulsando F7
 Botón Ortografía y Gramática de la Cinta de Opciones Revisar.

28
Existe un tipo de línea azul ondulada, llamado incoherencia de formato, p.e. palabras que se pueden
escribir con o sin tilde, y dependiendo del ctxt tienen o no sentido.
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 Menú ContextualOrtografía (situados en una palabra señalada como falta)


 Barra de estado

Funciona así:

1. Independientemente de la selección y de la ubicación del PI, WORD SIEMPRE


EMPIEZA A CORREGIR POR LA PRIMERA PALABRA DEL PÁRRAFO 29 QUE
ORTOGRÁFICAMENTE ESTÉ MARCADA COMO ERRÓNEA (línea ondulada roja),
después seguirá desde ella hacia abajo corrigiendo los errores ortográficos. Si el
párrafo contiene una frase con punto y seguido, la corrección se realizará a la
primera palabra de la frase.
2. Una vez el programa ha terminado de corregir ese párrafo o la frase del párrafo
ortográficamente, actuará de la misma forma, pero GRAMATICALMENTE (línea
ondulada verde), es decir, SIEMPRE va a empezar a corregir la PRIMERA
palabra del párrafo que GRAMATICALMENTE esté marcada como errónea, y
después seguirá desde esa palabra hacia abajo.
3. Una vez hace ambas revisiones en el párrafo, SIN PREGUNTAR, continuará por el
siguiente y realizará la revisión de la forma antes descrita párrafo por párrafo hasta
el final del txt, una vez llegue al final, si ha dejado párrafos arriba, empezará con
ellos hasta llegar donde empezó a hacer la corrección.
Si tenemos texto seleccionado, Word corrige igual que en el proceso descrito30, con la
diferencia de que, cuando termine de corregir la selección, nos preguntará si queremos
seguir con la revisión del txt31. En caso de que sí, pasará al siguiente párrafo o frase,
según lo dicho anteriormente.

CUADRO DE CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA Y GRAMÁTICA (Cinta Revisar):

Si la palabra es correcta:

 Omitir una vez: pasa el error señalado y va al siguiente, pero si Word encuentra
después una palabra idéntica, volverá a señalarla como error.
 Omitir todas: para pasar de esa palabra tanto en esa línea como en el resto del doc,
mejor dicho, de la sesión32 (todos los docs abiertos).
 Agregar al diccionario: agrega la palabra al diccionario, de forma que nunca nos la
volverá a marcar como errónea. Agrega al diccionario predeterminado, aunque
pueden existir varios diccionarios activos33.

Si la palabra no es correcta:

 Cambiar: Nos cambia la palabra errónea por la que tenemos seleccionada en las
sugerencias, es lo mismo que hacer doble clic en la palabra de las sugerencias.
 Cambiar todas: cambia todas las veces que aparezca el error en el doc, durante
toda la sesión.

Si la casilla Revisar Gramática está desactivada, no revisará los errores gramaticales.


Podemos ver cuál es el diccionario principal y el Botón de las opciones de Ortografía y
Gramática que nos abrirá la misma pestaña que desde Menú
ArchivoOpcionesRevisión (Sólo del diccionario ppal; Omitir palabras en mayus;

29
Mejor dicho, la primera palabra de la frase del párrafo si existe (si no hay frase, del párrafo, si hay frase,
de la frase)
30
Siempre la primera palabra del párrafo, mejor dicho, de la frase del párrafo, AUNQUE ESTÉ FUERA
DE LA SELECCIÓN. 1º Ortog., 2º Gramat.
31
Cuando termina de corregir las faltas de la selección, NO EL PÁRRAFO EN QUE SE ENCUENTRA LA
SELECCIÓN.
32
De las palabras escritas y de las que se escriban después durante la sesión.
33
Hace las sugerencias partiendo de las palabras contenidas en el diccionario principal o predeterminado,
pero no de los diccionarios activos, si se desactiva, entonces muestra la sugerencia de todos los diccionarios
activos, esta opción sólo tiene que ver con la sugerencia, no con la corrección ortográfica.
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Omitir palabras con números; Omitir archivos y direcciones de Internet, todas ellas
activadas por defecto)

AUTOCORRECCIÓN34

Es una herramienta capaz de detectar y corregir automáticamente determinados errores que


se producen al mecanografiar, es capaz de comprobar palabras y expresiones a medida que
escribimos, y si alguna puede ser reemplazada por otra palabra o expresión ya especificada,
la reemplaza automáticamente35. Para acceder: Menú ArchivoOpcionesRevisar
(Revisión) Se puede configurar desde aquí, seleccionando el Botón opciones de
autocorrección Pestaña Autocorreccción.

El cuadro de diálogo de autocorrección ofrece estas opciones, activadas por defecto:

 Mostrar los botones de autocorrección: si está activado, si Word modifica una


palabra o expresión, subraya la primera palabra de ésta con un cuadrito azul.
Esto significa que disponemos de la etiqueta inteligente de autocorrección, es
decir, del botón de opciones de autocorrección (Volver; detener la corrección
automática; controlar opciones de autocorrección)
 Corregir el uso de 2 mayus seguidas: si en una palabra en minus hay 2 mayus
seguidas, la segunda de ellas se convierte automáticamente en minus.
 Poner en mayus la primera letra de una oración: si está activada, pone en mayus
la 1ª letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración o
abreviatura, (punto, final de interrogación, etc)
 Poner en mayus la 1ª letra de celdas de tablas: lo mismo que la anterior pero
dentro de las tablas.
 Poner en mayus los nombres de días: sólo funciona con días en inglés, no con
español.
 Corregir el uso accidental del BLOQ-MAYUS: Corrige una palabra que contenga
una mezcla de mayus-minus. Si esta opción está activa, Word cambia la primera
letra a mayus, el resto a minus y desactivará el BLOQ-MAYUS.
 Reemplazar txt mientras escribe: si está activa, sustituye las palabras de la
columna Reemplazar con la palabra de la columna Con, de forma que cuando en el
txt se escriba la expresión que aparece en reemplazar, Word la sustituirá
automáticamente por la que aparezca en Con. Por defecto, Word tiene instaladas una
serie de expresiones, a las que podemos añadir otras, poniendo en Reemplazar el txt
que vamos a mecanografiar y queremos que reemplace y en Con la palabra o frase
que va a reemplazar, pulsando después el botón Agregar. Tb existe la opción de
eliminar expresiones, seleccionándolas de la lista y pulsando el botón eliminar,
situado al lado del anterior. Otra forma de añadir elementos a la lista reemplazar txt
se ha visto ya en el apdo de uso de la corrección ortográfica. Si la palabra no es
correcta, hacemos clic con el BS y una de las opciones del menú contextual que
aparece es la de autocorrección, de tal forma que la palabra mal escrita aparecerá
en la lista de Reemplazar y la palabra seleccionada del menú contextual en la de
Con.
 Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico: Word
reemplazará una palabra no encontrada por la sugerencia del corrector ortográfico.
 Excepciones: este botón permite especificar excepciones a algunas opciones de
Autocorrección:
o Letra inicial: introduciremos las abreviaturas que no queremos que después
de ellas se ponga automáticamente mayus. Esta función es útil siempre que
esté activado Poner en mayus la 1ª letra de una oración.
o Mayus inicial: introduciremos las palabras que no queremos que corrija en
caso de poner 2 mayus seguidas. Ídem con Corregir 2 mayus seguidas.

34
Afecta a todos los docs.
35
Reemplaza una palabra por expresión, pero expresión por palabra no porque no le dejamos espacio. Se puede
reemplazar por texto con formato. Corrige el txt automáticamente mientras escribes, no el texto que se ha
escrito ya, al escribir una palabra y PULSAR ESPACIO, la sustituye por otra.
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o Otras correcciones: introduciremos palabras o expresiones que aunque


estén en la lista de reemplazar, no queremos que las corrija, útil si está
activado corregir texto mientras escribe.
 Otra forma de corrección: Clic sobre el icono de la barra de estado, o Alt+F7,
siempre empieza corrigiendo en la palabra donde está el PI si es una falta o en la 1ª
falta que situada a la izq del PI.

3.5. DICCIONARIOS DEL USUARIO O PERSONALIZADOS

Puede ser que palabras correctas no estén incluidas en los diccionarios de Word, siendo
muy práctico agregarlas a ellos. Word permite crear tantos diccionarios personalizados
como se desee36. El diccionario principal de Word de forma predeterminada es
PERSONAL.DIC o CUSTOM.DIC, y las palabras que agregamos, siempre que no
indiquemos otro, se almacenan aquí. Su ubicación es C:\Documents and
settings\Nombre de Usuario\Datos de programa\Microsoft\Proof

A) Crear un diccionario37

Puede servir para usar determinados lenguajes o jergas sin que considere esas palabras
como errores ortográficos, lo que agiliza después el uso de las herramientas de corrección al
no tener en cuenta esas palabras que no son errores. La extensión de los diccionarios es
.DIC, que por defecto los que creemos se ubican en la misma dirección que el
personal.dic, aunque se les puede dar una ubicación distinta. Para crearlos: Menú
ArchivoOpcionesRevisiónBotón Diccionarios personalizados (Editar lista de
palabras (Agregar, Eliminar); Cambiar predeterminado; Nuevo (crear uno); Agregar (a la
lista un nuevo diccionario activo38); Quitar (dejar de usar sin eliminar39); Idioma del
diccionario).
Una vez creado, aparece en la lista de diccionarios, y se puede activar o desactivar
clicando en la casilla de verificación situada a la izq del nombre del diccionario. Se pueden
tener varios activos simultáneamente, hasta un máximo de 10. Para agregar o quitar
diccionarios activos, lo primero es que el diccionario ya debe estar creado, se hace con el
Botón Agregar (nos abre el cuadro de diálogo para que elijamos el diccionario a agregar) o
Quitar (para quitar un diccionario, hay que seleccionarlo de la lista y pulsar el botón).
Para modificar un diccionario40, esto es, agregarle o quitar palabras, lo haremos con la
opción Editar lista de palabras, del cuadro de diálogo Diccionarios personalizados. Desde
aquí agregaremos o eliminaremos. Tb desde aquí podremos indicar si queremos que un
diccionario lo utilice sólo en un idioma determinado o si, p.e., es de términos válidos en
varios, puede usarse en dichos idiomas. Tb indicaremos qué diccionario se tomará como
predeterminado, lo que se hará con el Botón Cambiar Predeterminado41. Las palabras que
se agreguen desde la corrección ortográfica irán al diccionario predeterminado.
Word tiene tb un diccionario de sinónimos, en el que pueden consultarse sinónimos de
la palabra seleccionada o escribiéndola directamente en el cuadro de diálogo de sinónimos.
Para consultarlos podemos usar cualquiera de las siguientes formas, que nos mostrarán el
panel de referencia:

 Cinta de Opciones RevisarGrupo RevisiónSinónimos


 MAYÚS+F7
 Menú Contextual
Si así lo indicamos, reemplaza la palabra el sinónimo que seleccionemos, y en algunos casos
puede tb mostrar el antónimo.

36
Máximo 10 diccionarios activos
37
Al crear un nuevo diccionario, por defecto se muestra activo, si hay más de 10 activos, se crea inactivo
38
Se activa o desactiva con la casilla de verificación, el que está activo es utilizado para la corrección
ortográfica.
39
Para eliminar un diccionario, hay que borrar el archivo en su ubicación. Desde quitar, deja de aparecer en la
lista pero no se elimina.
40
Todos se pueden modificar
41
Sólo puede existir un predeterminado por idioma
Tema 21: Procesadores de texto. Word. Principales funciones y utilidades. Creación y 18
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3.6. TRADUCIR.

Word tiene una función básica de diccionario y traducción bilingüe. Por defecto,
sólo funciona para Español-Inglés y viceversa, y se usa:

 Seleccionando la palabra que se quiere traducir o sin seleccionar.


 Cinta RevisarGrupo Idioma (Word 2010)
 En el Panel de Referencias ¿Qué desea traducir? Podremos indicarle el texto, la
selección o el doc que queramos traducir.
 Una vez marcado lo que queremos traducir, hay que indicarle cuál es el idioma
original y cuál el idioma al que queremos que traduzca. Una vez realizado, pulsar Ir
a y en el panel de resultados, en el caso de haber alguno nos mostrará la traducción.
Tb podremos traducir por medio de Web, lo que nos llevará a una pág web. En
Word 2010 hay 3 opciones: Traducir doc [Esp (alfab. Internacional) – Inglés
[EEUU]; Traducir txt seleccionado; Minitraductor [Inglés EEUU]

3.7. IDIOMA

Al hacer clic en Idioma, aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. Si
en el doc a corregir hay palabras en otro idioma, Word las podrá corregir si dispone de este
idioma y lo tenemos activo, de forma que pueda detectarlas. Para que Word pueda
hacerlo: Cinta RevisarGrupo IdiomaEstablecer Idioma de Corrección, o doble clic
diccionario idioma en la barra de estado42. En la ventana que aparece se pueden ver los
diccionarios de que dispone Word y no están instalados (no tienen tic) para poder
activarlos, y los que están instalados, pero no están activos, que son los demás (tienen
tic).
Para que al hacer la revisión, Word detecte automáticamente el idioma, tiene que estar
activa la pestaña Detectar el idioma automáticamente opción que aparece activada
por defecto. Si queremos que Word no revise alguna parte del doc, hay que seleccionar
dicho texto y marcar la casilla, de tal forma que revisará el texto excepto lo seleccionado. Tb
podemos cambiar el txt seleccionando el idioma de la lista siempre que esté instalado.

3.8. AUTOTEXTO

Es un texto predeterminado, que se inserta donde se encuentra el PI, cuando lo


indiquemos43. Es una función similar (pero distinta) a Autocorrección, pero esta opción,
además de admitir texto, admite gráficos, y en general todos los elementos que se
pueden incluir en docs de Word, con la ventaja de que pulsando unas teclas se pueden
insertar todos estos elementos. Se puede crear un autotexto de una imagen, pulsando
Alt+F3. P.ej., si enviamos fórmulas de saludo, membretes, etc. Los autotextos se pueden
crear, insertar, modificar y eliminar.
Para crear un autotexto: Cinta InsertarElementos RápidosAutotexto; tb se puede
Insertar el icono de autotexto en la barra de herramientas rápidas: Menú
ArchivoOpcionesPersonalizarComandos disponibles enTodos los
comandosAutotextoAgregar
Si ya tenemos insertados todos los elementos o textos, seleccionarlos Cinta de
opciones InsertarElementos RápidosAutotexto; Alt+F3, ambas pueden usarse en
2007 y 2010. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Crear nuevo Bloque de Creación, en
el que se nombra nuestro autotexto, junto con otras opciones, y pulsar después aceptar,
guardando así el autotexto. El nombre no podrá tener más de 32 caracteres, incluidos
espacios en blanco.
Si un elemento del autotexto incluye imágenes, gráficos o formatos especiales, en la
vista previa se mostrará el texto, y si sólo contiene una imagen, en la vista previa mostrará

42
Por defecto, activado Detectar el idioma automáticamente; desactivado NO revisar ortografía y
gramática.
43
Los autotextos creados se agregan a la plantilla y se pueden utilizar en un doc nuevo.
Tema 21: Procesadores de texto. Word. Principales funciones y utilidades. Creación y 19
estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros.
Personalización del entorno de trabajo.
TEMARIO OPOSICIÓN ADMINISTRATIVO ESTADO – TEMA 21 – WORD 1.5

esa imagen, esto se puede visualizar cuando insertemos los autotextos. El resto de opciones
del cuadro de diálogo de Crear nuevo bloque de Creación:
 Nombre: Máx 32 caracteres incluidos espacios
 Galería: por defecto Autotexto, pero pueden seleccionarse otras opciones en el
desplegable (bibliografías, cuadros de texto, encabezados…)
 Categoría: General por defecto, o se puede crear una nueva categoría dentro de los
autotextos
 Descripción: se puede añadir una pequeña descripción relacionada con el cdo del
autotexto
 Guardar en: en la plantilla en la que está basado el doc o en la plantilla de office.
 Opciones: distintos modos de insertarlo (sólo cdo, insertar cdo en su ppio párrafo,
etc)
Para insertar un autotexto:


Escribir el nombre del elemento de Autotexto y pulsar F3 (no distingue entre
mayus y minus).
 Cinta InsertarElementos rápidosAutotexto y elegir la categoría en la que se
encuentra nuestro Autotexto y clic en el nombre que queremos insertar.
Si tenemos activada la opción Mostrar sugerencias de Autocompletar y el elemento de
autotexto tiene 4 o más caracteres, si escribimos los 4 primeros caracteres del nombre
del autotexto, Word ofrecerá la posibilidad de insertarlo pulsando Enter o F3. Si no
deseamos insertar, seguiremos escribiendo. Para activar-desactivar esta opción: Menú
OpcionesAvanzadas. Está activado por defecto.
Para modificar o eliminar un autotexto, utilizaremos el icono o comandos de
autotexto, pulsando la opción Organizar y eliminar44.

44
Si se elimina un autotexto, los insertados previamente según ese modelo no varían.
Tema 21: Procesadores de texto. Word. Principales funciones y utilidades. Creación y 20
estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros.
Personalización del entorno de trabajo.