Controles internos sobre cuentas y documentos por cobrar

Un elemento significativo del manejo adecuado del control interno sobre las cuentas
y los documentos por cobrar es la separación de las funciones de manejo del efectivo
y la contabilización del mismo, es decir, quien recibe efectivo no debe ser el mismo
que realiza los cargos o registros contables.

Las empresas o entidades económicas deben establecer y presentar los

lineamientos que regirán las decisiones a tomar en torno a las cuentas y documentos
por cobrar, estos lineamientos funcionara como reglas de control interno. A
continuación, mencionamos algunas reglas comunes entre la mayoría de las
organizaciones:
1. Otorgar crédito únicamente a los clientes que tengan las mayores
probabilidades de pago.

2. Separar las funciones de manejo de efectivo, otorgamiento de crédito y

contabilidad, para evitar el robo potencial de parte de empleados que manejan
el efectivo cobrado a los clientes.

3. Promover la cobranza a los clientes para maximizar el flujo de efectivo.

4. Las cuentas por cobrar a clientes deben registrarse a su valor original.

5. Las cuentas por cobrar en moneda extranjeras se deben valuar a la tasa de

cambio oficial de presentación de los Estados Financieros.

6. Las cuentas por cobrar se deberán modificar por efectos de los descuentos y
bonificaciones pactadas con los clientes. Así como por cuentas malas.

7. Los documentos que soportan los valores por cobrar, deben estar físicamente
bajo suficientes medidas de seguridad.
8. Los cargos por atrasos a cuentas de los clientes, deben ser autorizados por un
funcionario con facultades para ello.

9. Las negociaciones sobre deudas deben ser autorizadas por la Gerencia

General.

10. El procedimiento para la recuperación de los valores vía cobradores móviles

debe prohibir la aceptación de efectivo, cheques al portador y/o futuristas.

11. Las personas que se involucran en la gestión de cobros, deben tener

cobertura de seguro por los valores máximos que manejan en un día.

12. Los cheques girados por los clientes y devueltos por el banco por insuficiencia
de fondos, deben ser manejados por un funcionario ajeno al control de las
cuentas por cobrar.

13. Los cobros parciales sobre documentos (pagare - letra) deberán anotarse en
el respaldo del documento, consignando la fecha y monto del pago,
estableciendo el nuevo pago.

14. Mensualmente deberán consignarse por escrito, los saldos de los clientes,
haciendo énfasis en los más significativos.

15. Los documentos sometidos al proceso legal para su recuperación, solamente

se recibirán abonos parciales y totales, con la autorización expresa del
abogado a cargo.

16. Mensualmente deberán producirse informaciones gerenciales sobre el

movimiento experimentado en los documentos y cuentas por cobrar,
destacándose los intereses generados por vencimiento, los valores en legal,
los documentos renovados, entre otros.
Norma Internacional de Contabilidad No. 39 (NIC 39)
La NIC 39 establece reglas para el reconocimiento, medición y revelación de
información sobre los activos y pasivos financieros poseídos por la empresa,
incluyendo la contabilización de las operaciones de cobertura.

La NIC 39 proporcionara una mejora sustancial en la contabilización de los

instrumentos financieros. Al mismo tiempo, el Consejo reconoce la necesidad de ir
más allá en el desarrollo de este tema particular. El IASC está participando en un
Grupo de Trabajo Conjunto, de ámbito internacional, que se encuentra explorando la
posibilidad de aplicación de la contabilidad a valores razonables para todos los
activos y pasivos de carácter financiero, partiendo de las propuestas del Documento
de Discusión emitido en marzo de 1997 por el propio IASC, con el título de
Contabilización de los Activos y Pasivos Financieros.

Norma Internacional de Contabilidad N° 32 (NIC 32)

El objetivo de esta Norma consiste en establecer principios para la presentación de
los instrumentos financieros como pasivos o patrimonio neto, así como para la
compensación de activos financieros y pasivos financieros.

Se aplicara en la clasificación de los instrumentos financieros, desde la perspectiva

del emisor, en activos financieros, pasivos financieros e instrumentos de patrimonio;
en la clasificación de los intereses, dividendos y pérdidas y ganancias relacionados
con ellos, y en las circunstancias en que los activos financieros y los pasivos
financieros puedan ser objeto de compensación.

Norma Internacional de Información Financiera no. 7 (NIIF 7)

La NIIF se aplica a todas las entidades, incluyendo a las que tienen pocos
instrumentos financieros (por ejemplo, un fabricante cuyos únicos instrumentos
financieros sean pallidas por cobrar y acreedores comerciales) y a las que tienen
muchos instrumentos financieros (por ejemplo, una institución financiera cuyos
activos y pasivos son mayoritariamente instrumentos financieros).
Errores de los inventarios
Vamos a abordar aquí algunos de los principales errores que se comenten en la
administración y gestión de inventarios.

 Gestión de la incertidumbre. La forma de administrar la variabilidad de la

demanda y los cambios en las condiciones del mercado son factores que la
empresa puede gestionar de forma efectiva. Un factor adicional que también
tiene que ver con este primer error, es el relacionado con la variabilidad en los
tiempos de entrega de los proveedores y de las áreas de producción que
provocan fallos en la planificación del inventario, al no contar con programas
consistentes y confiables de entrega de materiales.
 Excesos de producción. Muchos de estos están provocados por los tamaños
de los lotes de manufactura (muy pequeños o muy grandes), fallos en el
cálculo de los niveles de seguridad del inventario, tiempos de espera entre
lotes de producción, fallos en la estandarización de los procesos, lo que
provoca desequilibrio en las líneas de producción o de ensamble. Fallos de
planificación en las compras o en el análisis de los inventarios y excedentes
de mano de obra, lo que provoca sobreproducción por el hecho de mantenerla
ocupada.
 La ineficiencia administrativa. Aquí se involucran las áreas operativas y
comerciales con sus respectivos fallos de comunicación. También el divorcio
comunicativo entre las áreas de producción y compras, la forma en la que son
procesados y administrados los pedidos ya sean de clientes o de manufactura.
 Tiempo de espera entre procesos, debido entre otros factores a los fallos en
los planes de producción, fallos en la programación y fallos en la calidad o
problemas relacionados con los procesos que tienen que ver con la calidad.
 Exceso de movimiento de materiales entre plantas o entre almacenes por la
disposición de la planta o las ubicaciones geográficas de los almacenes, lo
que provoca a su vez demasiado material en tránsito.
  “Buffers de inventario” que se provocan cuando se tienen procesos
incontrolados, cuando existen cuellos de botella entre las líneas de ensamble,
cuando hay fallos en el mantenimiento de los equipos de fabricación o cuando
por errores de calidad o de diseño se provocan mermas de producción.

Normas internacionales y principios contables

Las Normas Internacionales de Contabilidad son un conjunto de estándares con el fin
de establecer cómo deben presentarse los estados financieros, desde lo que debe
presentarse hasta la forma en que debe presentarse. Estas normas fueron emitidas
por el IASC; las nuevas normas de contabilidad emitidas por este comité ahora son
conocidas como NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera).