SICOIN WEB

Es un sistema de la Dirección de Contabilidad del estado por el cual es el sistema

de contabilidad Gubernamental tiene la responsabilidad de dirigir el proceso de
funcionamiento, estableciendo métodos y procedimientos para que todo el Sector
Público no Financiero se puedan emitir Estados Financieros. Este sistema de
contabilidad integrada es el encargado de llevar un control de todos los ingresos y
egresos de la institución del estado, la actividad de teneduría de libros se realiza
automáticamente de acuerdo con el tipo de transacción y de la información que
sobre cada una de ellas se ingresa a la base de datos y que cumple con todos los
requerimientos de la teoría contable, el sistema proporciona información en tiempo
real.
La ley SIAF-SAG dispone que el Sistema de Contabilidad Integrada debe incorporar
transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en su sistema común,
oportuno y confiables, destino y fuentes de los gastos expresados en términos
monetarios, que genere información relevante y útil para la toma de decisiones,
creando un sistema que integra a varios subsistemas claves:
 Formulación y ejecución del presupuesto,
 Contabilidad
 Administración de efectivo
 Administración de deuda e inversión publica

Estructura del SICOIN WEB

Presupuesto

Tesorería
SICOIN Contabilidad
WEB

Informatica
Funcionamiento del SICOIN
El SICOIN mantiene una base de datos transparentes que permite organizar una
mesa de entrada. Donde los interesados puedan recibir información de cualquier
gestión, lo que podrá garantizar eficiencia en los procesos, además evitar tener
contacto en las etapas del proceso administrativo.

Objetivo
El objetivo general de SICOIN WEB es registras ingresos y egresos de los
programas y proyectos estatales, construyendo la contabilidad del estado, facilitar
las tareas de organización de los sistemas contables de la institución pública y
Economizar los gastos que realiza el sector público no financiero, al establecer un
modelo contable único y de validez universal.

Leyes, Acuerdos, Normas y Manuales de los procesos en

Sicoinweb
Leyes y Acuerdos
Dentro del marco legal del Sistema de Contabilidad Integrada, se hace mención de
manera primordial lo sujeto en el Decreto Numero 101-97 Ley Orgánica del
Presupuesto, en sus siguientes artículos:
“Artículo 48. El Sistema de Contabilidad. El sistema de contabilidad integrada
gubernamental lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normas y
procedimientos que permitan el registro de los hechos que tienen efectos
presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de fondos inherentes a las
operaciones del Estado, con el objeto de satisfacer las necesidades de información
destinadas a apoyar el proceso de toma de decisiones de la administración y el
ejercicio del control, así como informar a terceros y a la comunidad sobre la marcha
de la gestión pública.”
“Artículo 32 Bis. Información de entidades Receptoras de Transferencias. Los
recursos públicos que se trasladen en calidad de aportes al sector privado y
al sector externo, se realizarán bajo responsabilidad de las entidades de la
administración central, empresas públicas, entidades autónomas y descentralizadas
otorgantes. Dichas entidades deberán registrar en el Sistema de Contabilidad
Integrada (SICOIN), la información siguiente:

a) Nombre o razón social, nombre del representante legal y Número de

Identificación Tributaria (NIT);
 b) Número y fecha del convenio que ampara el traslado de recursos;
c) Monto de la transferencia;
d) Objetivos, metas e indicadores de resultados; y
e) Número y fecha de la resolución por medio de la cual se aprueba la
programación y reprogramaciones.”

A su vez el Artículo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 287-2016, complementa al

artículo citado anteriormente, dicho acuerdo que entre otros aspectos, aprobó la
distribución analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado
para el Ejercicio Fiscal 2017

“Artículo 9. Programación y reprogramación de las transferencias corrientes

y de capital. De conformidad con el Artículo 32 Bis del Decreto Número 101-97 del
Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, la
programación inicial y reprogramaciones de las transferencias corrientes y de capital
deberán aprobarse mediante resolución de la máxima autoridad que corresponda.
Para tal efecto, deberán emitirse los comprobantes respectivos dentro del SICOIN.”

NORMATIVA Y MANUALES
Mediante la Resolución Número DCE-06-2016, el Ministerio de Finanzas Públicas y
la Dirección de Contabilidad del Estado aprueba las modificaciones al Manual de
Inventarios Activos Fijos en el Sicoin Web, actualmente vigente para el uso de
dicha herramienta
El presente manual tiene como propósito orientar a los usuarios en las operaciones
que deben realizar en la aplicación de Inventario de Activos Fijos dentro del Sistema
de Contabilidad Integrada -Sicoin Web-, para que sea utilizado por las instituciones.
El Manual contiene la guía para el uso de los diferentes clasificadores, así como los
procedimientos a seguir para el registro de las operaciones dentro del Módulo de
Inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin Web-, descritos en forma
detallada con la finalidad de que el usuario disponga de la mayor cantidad de
información para el registro de las operaciones. Los registros correspondientes a
los Activos Intangibles, deben registrarse de acuerdo al procedimiento de Registro
de Bienes en Inventario Físico o bien Registro de Bienes en Inventario Físico para
Instituciones que Registran con la Metodología del Presupuesto por Resultados;
dependiendo la modalidad de ejecución que se utiliza en la entidad.
Objetivo:
Continuar con el proceso de modernización del Sistema Integrado de
Administración
Financiera del Estado y desconcentración del proceso de registro de bienes por las
distintas entidades, para la consolidación de los bienes del Estado.

Responsables:
El Encargado de Inventario de cada Entidad, Unidad Ejecutora o Unidad
Desconcentrada, será el responsable del registro de los bienes, del Resguardo de
Responsabilidad y de los bienes almacenados; y el Jefe Inmediato o la persona que
sea designada, será quien apruebe los registros ingresados por el Encargado de
Inventario.
La Unidad de Administración Financiera (UDAF) debe solicitar los usuarios y los
perfiles que considere convenientes al Administrador de Usuarios de la Institución.

Creación y habilitación de usuarios y funciones

La creación y habilitación de usuarios se da por medio del Ministerio de Finanzas
Públicas en la Dirección de Contabilidad del Estado, siendo estos los únicos
autorizados para la creación y Habilitación de Administradores locales del Sistema
Sicoinweb. Los Administradores locales se encuentran a cargo de la Unidad de
Administración Financiera -UDAF- (Director Financiero), cada entidad tiene
permitido únicamente contar con un Administrador local.
La Unidad de Administración Financiera -UDAF- de cada institución es la
encargada de crear, habilitar y desactivar usuarios en las unidades ejecutoras del
sistema Sicoinweb. Para la creación de usuarios las unidades ejecutoras, deben
solicitar e informar por oficio al Administrador Local de cada Entidad, indicando el
nombre y apellidos completos, NIT del usuario, puesto funcional que ocupa,
dirección de correo electrónico, nombre y puesto del jefe inmediato superior.

Módulos de Sicoinweb
Sicoinweb cuenta con tres módulos de ejecución los cuales son presupuesto,
contabilidad y tesorería.
El módulo de presupuesto, es un sistema operativo sistemático y funcional que
conlleva al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y
financieros para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener
resultados e información confiable, oportuna y transparente para la toma de
decisiones, en este módulo se realiza la formulación presupuestaria, se realiza y
verifica la programación y control de la ejecución presupuestaria de la entidad y la
realización de informes periódicos para verificación de la evaluación de la ejecución
física y financiera.
En el módulo de contabilidad se encuentra el diseño del sistema de contabilidad
integrada, el cual registra sistemáticamente todas las transacciones reconocidas
técnicamente que afecten o puedan afectar la posición económica-financiera de la
entidad autónoma y descentralizada, en este módulo se realiza el registro de la
ejecución presupuestaria, se realizan las operaciones contables, las cuales pueden
ser de diferente índole, como las donaciones, los pagos, los proyectos, los ingresos
a los diferentes bancos y demás registros contables y se aplica el plan de cuentas
y los clasificadores contables, establecidos por la dirección de contabilidad del
Estado, adecuándose a la naturaleza jurídica y características operativas de las
distintas entidades públicas.
El módulo de tesorería es el encargado de mantener la liquidez de la entidad,
contribuyendo al equilibrio y saneamiento de las finanzas, así como cumplir en
forma transparente con las obligaciones contraídas derivadas de movimientos
presupuestarios y contables de la entidad pública, en este módulo se encuentra el
manejo de las cuentas bancarias, proporciona información en tiempo real de las
disponibilidades bancarias, se puede ejecutar la programación de los pagos de los
compromisos adquiridos y el registro de los ingresos adquiridos por cada una de las
entidades públicas. Este módulo también se caracteriza por ser el medio de
autorización de cualquier pago a efectuar.

CLASES DE REGISTRO
Dentro del Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, se diferencian los
registros contables por su origen y su objetivo.
Las clases de registro contables identifican todas las posibles formas de registro
contable en el sistema.

CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES:

Las clases de registro contables, por su forma de registro pueden clasificarse en:

Asientos Contables Manuales. Los asientos contables manuales son aquellos que
deben digitarse en el módulo de contabilidad patrimonial. La digitación consiste en
ingresar los datos generales, documentación soporte y las cuentas contables en
forma de partida doble, a afectarse en el sistema. Estas cuentas contables deben
ser digitadas por el usuario. De cualquier manera, las cuentas contables se
encuentran limitadas por la matriz de operaciones, que es una herramienta del
SICOIN WEB, que permite pre-definir las cuentas contables de acuerdo a la clase
de registro.
Asientos Contables Automáticos. Los asientos contables automáticos son
generados en la contabilidad patrimonial, como su nombre lo indica, de forma
automática al realizar una transacción en cualquier modulo del SICOIN WEB, que
tenga efectos contables. Para que se realice un asiento contable de forma
automática, el sistema identifica el origen de la transacción y las variables que
intervienen en el proceso de registro, ya que el efecto contable debe ser predefinido.
Los asientos contables por su origen presupuestario se pueden clasificar en:
Asientos contables presupuestarios: los que se originan desde la ejecución del
presupuesto.

Asientos contables extra presupuestarios: los que nacen desde la propia

contabilidad patrimonial.

Los asientos contables, por su objetivo se clasifican:

Generados Automáticamente desde la Ejecución del Presupuesto.
DAG Devengado Automático de Gasto
PAR Pagado Automático de Regularización
CDG Corrección de Estructuras del Devengado de Gastos
DAI Devengado Automático de Ingresos
PAI Percibido Automático de Ingresos
CDI Corrección de Estructuras del Devengado de Ingresos
Reclasificaciones Contables
RRS Reclasificación de reintegros de sueldos
RAG Regularización Agua
EIE Extra presupuestario IVA Exportadores
RSA Reclasificación Sub cuentas y /o auxiliares
RAS Resultados Acumulados sobre la línea
RAB Resultados Acumulados bajo la línea
RGS Reclasificación Grupo de Cuentas
CCO Comprobante Cuentas de Orden
VPD Variación Patrimonio Descentralizadas
CAS Contra Asiento Automático
DPR Depreciaciones
AMO Amortizaciones
RBF Reclasificación Bajo la Línea Fidecomisos antes 1999,
APE Apertura Contable
CIE Cierre Contable
RASI Resultados Acumulados Sobre la Línea Inventarios de activo fijo.
Instrucciones de Pago Contables
EIP Extra presupuestario instrucción de Pago

EIR Extra presupuestario Instrucción de Pago Resultados Ejercicios

Anteriores
EIA Extra presupuestario instrucción de Anticipos
EIF Extra presupuestario Instrucción de Pago Fondos de Terceros
EIC Extra presupuestario Instrucción de Pago por Reposición de Cheque.
Fondo Rotativo
FRC Fondo Rotativo Constitución
FRA Fondo Rotativo Ampliación
FRR Fondo Rotativo Reposición
FRF Fondo Rotativo Rendición Final
FRD Fondo Rotativo Disminución
Bancarios
NCB Nota de Crédito con Boleta física del banco
NCD Nota de Crédito Contable deuda interna
NDB Nota de Débito con Boleta física del banco
NDD Nota de Débito Contable deuda interna
DIR Depósitos de Ingresos de recaudo
DEP Deposito Monetario con Boleta Física del Banco
DRS Depósito de Reintegro de Sueldos de Años Anteriores.
 DEA Depósito aduanal
DPA Depósito anticipos
CHR Reintegro con Cheque Físico
Operaciones de Tesorería
PAG Pago Automático de Gastos
PAT Pago Automático de Tesorería
PFR Pago Automático de Fondo Rotativo
PCO Pago Automático de Contabilidad
PAP Pago Automático de Anticipos
APA Anulación Pago de Acreedores
APB Anulación Pago de Beneficiarios
APC Anulación Pago de Contabilidad
ADA Anulación Documentos de Acreedores
ADB Anulación Documentos de Beneficiarios
ADC Anulación Documento de Contabilidad
TTB Transacción de Tesorería Bancaria

Vinculación Guatecompras-SIGES-SICOINWEB
Las unidades ejecutoras que efectuaron compras o contrataciones en ejercicios
fiscales anteriores al 2006 deben gestionar la obtención de número de operación de
Guatecompras –NOG-
Según el artículo 4 del acuerdo ministerial 01-2006
Las unidades ejecutoras que efectuaron compras o contrataciones en ejercicios
fiscales anteriores al 2006 y que por no usaron el sistema Guatecompras no poseen
NOG, deben observar lo siguiente.
a) En la descripción del evento, deberán colocar el texto “Vinculacion del sistema
guatecompras-siges-sicoinweb” seguido de la descripción real del evento.
b) Publicar en Guatecompras principalmente, el contrato y la aprobación del mismo
conforme a la ley.
c) Concluida la publicación según el literal anterior, registrar la identificación de él (los)
adjudicatario (s) y el (los) monto (s) respectivo (s).

Sistema de Nómina y Registro de Personal GUATENOMINAS

Con el nombre de GUATENOMINAS se conoce al Sistema de Nómina y Registro

de Personal, que permite la integración de la ejecución financiera del gasto de los
recursos humanos, con los sistemas financieros de la Administración Central SIGES
y SICOIN.

La implementación del Sistema tiene como base legal el Acuerdo Gubernativo 36-
2005, de fecha 8 de diciembre 2005, mediante el cual se autoriza la aplicación del
Sistema de Nómina y Registro de Personal en el Gobierno central.
El objetivo general de la implementación del sistema, es modernizar la gestión de
los departamentos de Recursos Humanos de las entidades, pretendiendo que la
misma se encuentre siempre actualizada dentro del sistema, aquí se incluye la
organización de la institución, los perfiles de puestos e información del personal, así
como mantener un registro oportuno de todos los movimientos del personal tanto
activos.

El Sistema tiene como objetivo que la nómina se descentralice en las entidades del
gobierno central y paulatinamente en las entidades descentralizadas, para que se
trabaje con criterios uniformes dentro del sistema. Se centra en la liquidación de
nóminas, sin embargo, para su adecuado funcionamiento se incluye el registro de
información de empleados, estructura organizacional funcional, registro de acciones
de puestos, registro de las acciones administrativas que garanticen el control
correspondiente a los puestos de trabajo y empleados de las entidades del Gobierno
Central.

El sistema se enlaza automáticamente con el Sistema de Contabilidad Integrada -

Sicoin- para la realización de los pagos y registros contables correspondientes.

El sistema contiene:

1. Creación de puestos 011

2. Contratación de personal para el renglón 011
3. Ejecución de la nómina para el renglón.
El sistema también refiere al Ordenamiento Funcional del módulo que permite tener
dentro del sistema la distribución del personal, las funciones de los puestos y los
perfiles de los mismos, contiene todo lo relativo a los puestos divididos en doce
capítulos de acuerdo al menú que se presenta dentro del sistema, incluyen el
módulo de empleados, que tocan las diferentes opciones que se realizan en el
sistema, las diferentes acciones que puede realizar el usuario dentro de
Guatenóminas, para la generación de las nómina y las variantes que pueden
derivarse de las diferentes acciones de personal o bien de las prestaciones
laborales que tienen los empleados. Para cada una de estas secciones se tienen
reportes que muestra el sistema en los diferentes módulos, los cuales pueden ser
generados por el usuario en el momento que estime conveniente.
Por último se encuentran aspectos generales como generación de reportes y
cambio de contraseña, entre otros, así como los procedimientos eventuales que
pueden ocurrir con el personal y que es necesario registrar para que el historial del
empleado se encuentre siempre actualizado.

Fondos Rotativos

Según Acuerdo Ministerial 06-98, artículo 2 –Objeto- “el fondo rotativo es una
disponibilidad en efectivo que sitúa el Ministerio de Finanzas Públicas –MFP-, a
través de la Tesorería Nacional, a las Instituciones del Estado dependientes del
Organismo Ejecutivo, para agilizar los gastos menores y se opere como fondo
revolvente, de acuerdo a las normas de ejecución presupuestaria, destinado a cubrir
gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantía que por su naturaleza no
pueden esperar el trámite normal de la orden de pago a través del Comprobante
Único de Registro (CUR); cuya suma se restablecerá periódicamente en su monto
original, en una cantidad equivalente al total de los desembolsos efectuados”.
Formulario (FR03) Es el documento donde se listan y liquidan los gastos realizados
por las Unidades Administrativas, por medio del fondo rotativo; ingresando toda la
información en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- WEB, en lo que se
refiere a número de partida o renglón presupuestario, número de factura, número
de identificación tributaria –NIT-, y monto de la compra.
Formulario (FR02) Es el documento donde se consolidan todos los gastos
liquidados por las Unidades Administrativas, descritos en el formulario (FR03).
Liquidación De Fondos Rotativos representa una integración de gastos realizados
por la Unidades Administrativas, los cuales deben registrarse en el formulario
(FR03) generado en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOINWEB,
trasladando al Subdirector Financiero para la aprobación de los gastos, una vez
aprobado el desembolso se consolidan los gastos del (FR03) a través del formulario
(FR02) en SICOIN WEB; posteriormente se elabora el Comprobante Único de
Registro –CUR- y se archiva.
Normas Específicas:
1. Es responsabilidad de la Dirección General, autorizar el trámite de solicitud del
Fondo Rotativo Institucional ante la Tesorería Nacional, el cual debe justificar la
necesidad de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
2. La Tesorería Nacional previo análisis presupuestario, fijará el monto y aprobará
mediante resolución, la constitución del Fondo Rotativo Institucional.
3. La constitución e incremento de los Fondos Rotativos Internos, únicamente
podrán ser autorizados mediante resolución emitida por la Dirección General de
acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones que las mismas establezcan.
4. El Fondo Rotativo Institucional autorizado por la Tesorería Nacional, en ningún
caso podrá exceder del cinco por ciento (5%) de la sumatoria de la asignaciones
presupuestales.
5. Es responsabilidad de la Subdirección Financiera liquidar el Fondo Rotativo
Institucional ante la Tesorería Nacional antes de 31 de diciembre de cada año,
debiendo adjuntar el comprobante de devolución de los saldos no utilizados en la
cuanta monetaria a la que se indique.
6. Los Encargados de los Fondos Rotativos Internos, son los responsables del
manejo y liquidación los gastos ante la Subdirección Financiera del Consejo, para
tal efecto utilizarán el formulario (FR03) generado en el Sistema de Contabilidad
Integrada –SICOIN- web, adjuntando los documentos de respaldo para la
aprobación de los gastos.
7. Los Encargados de los Fondos Rotativos Internos, son los responsables de
verificar que todos los documentos estén debidamente firmados y sellados.
8. Es responsabilidad del Subdirector Financiero revisar el contenido del formulario
(FR03), así como la documentación de respaldo y de estar conforme, lo aprueba en
el SICOIN WEB.
9. El Contador General es el responsable de consolidar los gastos descritos en el
(FR03) a través del formulario (FR02) en SICOIN WEB, posteriormente elabora y
aprueba el Comprobante Único de Registro –CUR- de gasto.