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AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

A

Universidad Tecnológica De Honduras
Contabilidad Intermedia
Proyecto Manual De Políticas y Control Interno De La Empresas

Catedrático: Lic. Javier Urbina

Integrantes: Cuenta:
Claudia Paola Laureano A. 200810210002
Sindy Oscarina Chevez Mejía 201110610081
Yaritza Otoniela Cruz Reyes 201310010470
Olvin Iván Valle Gallardo 221081127
Aula: 238
Hora:7:40
San Pedro Sula,08 de Agosto 2013

AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A
OBJETIVOS ESPECIFICOS:

*Dar a conocer las herramientas de como contabilizar y llevar el control interno de la empresa
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*Mostrar las diferentes cuentas que utilizan en AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A

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INTRODUCCCION.

El siguiente manual es acerca de las políticas y procedimient5os de la empresa AQUAFINCA
SAINT PETER FISH S.A
En el cual se trató de seguir los procedimientos que se han realizado en la clase y en cada uno
de ellos se explica la forma en la que se deben aplicar en cualquier área de la empresa.
La responsabilidad del administrador de la empresa es controlar las operaciones, donde los
jefes fijan las metas y realizan las contrataciones como a los gerentes para que dirijan las
acciones y estos reclutan empleados para que se realicen los negocios satisfactoriamente.

El control interno es un plan organizacional y están diseñados para:
1. Salvaguardar los activos
2. Motivar a los empleados para que sigan las políticas y reglas de la compañía
3. Promover la eficiencia operativa
4. Asegurar los registros contables y confiables.

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POLITICA 1
CAJA CHICA

1. Fondo de Caja Chica:
Se define como la suma de dinero en efectivo asignado a los empleados de los distintos
departamentos de la compañía en el cual se deben considerar indicaciones para dicho manejo.
Monto: Son los valores asignados a la compañía de acuerdo a las necesidades de cada
departamento de la compañía y estos a su vez se pueden aumentar o disminuir de acuerdo a
los análisis de la administración.

2. Reembolso de Caja:
Es el reintegro de efectivo que se recibe cuando el fondo de caja chica se ha agotado en los
porcentajes establecidos en el presente reglamento producto de los gastos relacionados en el
rubro principal de la empresa (Ver Anexo Uno).
Sobrante:Cantidad de dinero que sin justificación exceda el valor total del fondo al momento
que se realiza el arqueo de caja chica.
Faltantes:Cantidad de dinero que sin justificación falte del valor total del fondo al momento
de realizar el arqueo de caja chica.

Se establece que los arqueos a los fondos de caja chica se arán un vez por mes. Todo fondo de caja chica estará respaldado por la asignación la cual será extendida por el contador general de la compañía AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A 3. Expediente De Control: Los empleados que administren los fondos de caja chica deberán tener un expediente conteniendo los siguientes documentos. Esta disposición quedara sujeta a cambio sí. Asignación y Responsabilidad. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Fotocopia de asignación del fondo 2. así lo decide la gerencia de la compañía (Ver Anexo Dos). funcionarios y empleados. 1. 4.A y este será firmado por el empleado responsable asiéndose responsable de los fondos asignados por la compañía. 5. Ejemplo: Sobrante:Otros Ingresos Faltantes: Cuentas por cobrar. Las diferencias encontradas sin justificación alguna en la práctica de arqueo de caja y serán contabilizados en la misma fecha. Registró De Diferencia. Fotocopia de creación del fondo 3. Observaciones de la revisión del fondo a la y memorándum de la gerencia administrativas . Fotocopia de arqueos practicados 4. Políticas de manejo 5.

A Es decir que no se aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseñado por el empleado responsable de este. salvo los autorizados por la administración. No se permite el reemplazo de facturas o recibos por comprobante de caja interna 7. Los fondos de caja chica no serán utilizados para gastos personales de los empleados de la compañía. 2. El reintegro de los fondos de caja chica será solicitado cuando este se allá agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo inicial. es decir que los primero deberán reportar a los segundos de la compra del producto que se realicen de su caja chica y tengan relación con el inventario. El fondo no puede ser utilizado para realizar préstamos. Coordinación: En este punto deberá existir total coordinación entre el responsable de caja chica y los almacenistas.A 6. . vales o bonificaciones a los empleados de la compañía. Los comprobantes de caja interna serán utilizados solamente para casos extremos de los cuales deberán ser documentados y escritos por parte de los proveedores 8. Formato de Reembolso: El formato que se utiliza para el fondo de caja chica será establecido por la administración y será de carácter único por la Compañía AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. La compra de materiales y suministros que se4 realicen por medio de caja chica y que se encuentren en la familia de inventarios que ya estén establecidos deberán reunir con todos los requisitos y contar con el siguiente procedimiento. 6. 9. En el documento de rembolso deberán de registrarse con el sello de pagado. Todos los gastos que se realicen deberán ser justificados con documentos legibles y de entera credibilidad. 7. 3. 8. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. 4. Procedimientos Generales: 1. 5. El fondo de caja chica será establecido para realizar compras y gastos que representen costos mínimos para la compañía esto es que no deben incurrir en egresos que superen el 30% del total del fondo.

Liquidación De La Cuenta. Prioridad Para Presentar Reembolso: Para ser efectivo el reembolso. si se presenta un día después el tramite queda sujeto a que el rembolso se pueda realizar hasta la siguiente semana. 11. este deberá ser presentado a más tardar el dio miércoles de cada semana. 10. compras de alimentación u otros no relacionados. . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Gastos de Caja Chica: El auxiliar de contador será el encargado de contabilizar de reembolso de caja chica. dicha cuenta deberá quedar con un saldo de cero cuando se acredite el pago una cuenta que no afecte los inventarios de almacén como: Servicios recibidos. deberá identificar todas las compras que tenga entrada de almacén para establecer un cargo a la cuenta (Gastos De Caja Chica) De manera que se vayan liquidando cada vez que se registre caja chica.A 9. Provisión De Gastos Por Caja Chica: Es el propósito de evitar que gastos del mes anterior se registren en el mes posterior donde el Auxiliar del Contador Ara un registro contable previo a la liquidación del gasto en la que debitara la cuenta de gastos y acreditara una cuenta puente. reparaciones de equipo.

sí así lo decide la gerencia administrativa. 3. 12. que estén relacionados directamente con el giro principal de la compañía. Proveer vales de caja o préstamos a los empleados de la compañía destinada para emergencias justificadas que se les presenten previo visto bueno a la gerencia administrativa. falté del valor total del fondo al momento de practicar el arqueo de caja. Fáltate: Cantidad de dinero. 14. exceda el valor total del fondo al momento que se practica el arqueo de caja. que sin justificación. Reembolso de Caja Es el reintegro de efectivo que se recibe cuando el fondo se haya agotado en los porcentajes establecidos por el presente reglamento. Propósito de Creación Fondo Principal de Caja. 1. producto de gastos relacionado directamente con la compañía. Sobrante: Cantidad de dinero. 13. 2. . Cualquier otro gasto que la administración considere necesario siempre y cuando sea agregado a la política y que no tenga relación con gastos de caja chica. Tendrá como propósito exclusivo lo siguiente. Arqueo De Caja Se establece que los arqueos de caja se harán una vez por mes lo que queda sujeto a cambio.A Política 2 Fondos Especiales De Caja Se define como la suma de dinero en efectivo creado para fines especifico. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. que sin justificación. Pago de viáticos y gastos de viaje a los empleados que por alguna razón estén relacionados con la compañía ya sea dentro o fuera del país.

A y firmada por el empleado responsable con el fin de asumir la responsabilidad sobre la asignación del fondo. salvo los casos que sean autorizados por la gerencia. Los montos correspondientes a viáticos y gastos de viaje serán entregados de acuerdo a lo establecido con las políticas de la compañía. Fotocopia de arqueos practicados 4. Expediente De Control: Los empleados que administren los fondos de caja chica deberán tener un expediente conteniendo los siguientes documentos. 3. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. la que será extendida por el gerente administrativo AQUA FINCA SAINT PETER FISH S. Los préstamos otorgados deberán ser liquidados el mismo mes que se originen. 2. . Políticas de manejo 5. 18. Procedimientos Generales: 1. 1. Ejemplo: Sobrante: Otros Ingresos Faltantes: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados. Registró De Diferencia. 16. El empleado tiene toda la responsabilidad de pago sobre los valores negativos (Faltantes) que puedan resultar del arqueo realizado a caja. Observaciones de la revisión del fondo a la y memorándum de la gerencia administrativas 17. Fotocopia de asignación del fondo 2. Asignación y Responsabilidad El fondo de caja. Fotocopia de creación del fondo 3.A 15. Estará respaldado por la asignación. Las diferencias encontradas sin justificación alguna en la práctica de arqueo de caja y serán contabilizados en la misma fecha.

El reintegro de fondo será autorizado cuando este se haya agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo.A 4. . Reembolso de Caja Es el registro de efectivo que se recibe cuando el fondo de haya agotado en los porcentajes establecidos por el presente reglamentó. Y se deberá utilizar para realizar compras al contado de materiales y suministros de uso exclusivo en periodos de emergencias. 20. Sobrante: Cantidad de dinero que sin justificación exceda el valor total del fondo al momento que se practica el arqueo de caja Faltante: Cantidad de dinero que sin justificación alguna falte del valor total del fondo al momento de practicar el arqueo de caja. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Política 3 Fondos De Emergencias Es la suma de dinero en efectivo con duración temporal asignado al empleado que defina el Gerente General. producto de gastos relacionados por las emergencias presentadas. Monto Es el valor establecido y asignado por la compañía de acuerdo a las necesidades imprevistas en un periodo de emergencia este monto puede ser fijo o con variaciones según su agotamiento o inactividad. 19. Por norma el gerente administrativo financiero. Los fondos de caja chica no deberán ser utilizados para gastos personales del empleado que los maneje ni otros empleados de la compañía. 5.

Fotocopia de arqueos practicados 4. Expediente De Control: Los empleados que administren los fondos de caja chica deberán tener un expediente conteniendo los siguientes documentos. 1. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. y su uso deberá ser exclusivo para ese tipo de situaciones. Propósito de Creación El fondo de emergencia es de carácter temporal. . Ejemplo: Sobrante:Otros Ingresos Faltantes: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados. No existe una fecha fija para la creación del fondo. por el tiempo que dure el mismo. Arqueo de Caja Se establece que el arqueo de fondos de emergencia se deberá realizar una vez por mes siempre y cuando se enmarque en los meses antes mencionados. 22. Observaciones de la revisión del fondo a la y memorándum de la gerencia administrativas 25. Fotocopia de creación del fondo 3.A.A 21. pero normalmente se establece tomando como referencia cuando hay estados de alerta. Políticas de manejo 5. 24. Asignación y Responsabilidad El fondo. Registró De Diferencia. Las diferencias encontradas sin justificación alguna en la práctica de arqueo de caja y serán contabilizados en la misma fecha. Fotocopia de asignación del fondo 2. estará establecido por la asignación el cual será extendido por el gerente administrativo y a la misma vez deberá ser firmado por el empleado responsable con el objetivo que asuma la responsabilidad sobre el fondo dado por la compañía AQUA FINCA SAINT PETER FISH S. 23.

1. Procedimientos Generales. 29. 6. su reembolso será solicitado directamente al departamento de contabilidad para su cancelación través de cheque. Coordinación: En este caso. vales o bonificaciones a ningún empleado de la compañía. El reintegro del fondo será solicitado cuando este ya se haya agotado en un porcentaje menor o igual al 70% del fondo 5. 8. El empleado tiene total responsabilidad del pago sobre los valores negativos (Faltantes) que resulten de la práctica del arqueo de caja. Los recibos de caja interna serán utilizados únicamente para casos extremos en los que no se reciba documento por parte del proveedor (Ver anexo tres) 7. No serán utilizados fondos personales ni de otros empleados para la compra que correspondan al fondo de emergencia en caso de que se den. Formato de Reembolso: El formato que se utiliza para el fondo de caja chica será establecido por la administración y será de carácter único por la compañía AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Todos los gastos deberán ser respaldados por undocumentó legible y de entera credibilidad 9. 4. Cuando una compra requiere entradas: Las compras realizadas con el fondo de emergencia que afecten la existencia física delo almacén deben ser ingresadas al mismo en el sistema SAP BUSINESS ONES . 27. 3. 28. se necesita total coordinación entre el responsable del fondo y los almacenistas. No se define un porcentaje límite en cuanto al monto y volumen de las compras ya 2.A Es decir que no se aceptara reembolso de fondo en cualquier otro formato diseñado por el empleado responsable de este. El fondo no será utilizado para realizar préstamos.A 26. e4s decir que los primero serán los responsables de notificar a los segundos acerca de las compras que realicen con su fondo de caja y que tengan relación con su fondo de caja. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. que es de uso exclusivo para situaciones de emergencia.

compra de alimentación. Al recibo de la caja se le adjunta la copia de la ficha del depósito bancario. Otras Compras Las compras que no afecten inventarios como los servicios recibidos. 33. Política 4 Cuenta Caja Colectora Ventas De Contado Es un mecanismo de control que sirve para conectar los ingresos que se generan por las diferentes maneras de transacciones de venta al crédito. Recibos de Caja: Es un documento de carácter obligatorio que extiende la empresa como mecanismo de control para comprobar la cancelación total o parcial de un bien o servicio brindado por la compañía. Registro Contable De La Empresa Las compras mencionadas anteriormente serán registradas con un cargo en inventario y almacén respectivo. 32. la periodicidad quedara sujeta de acuerdo a la discrecionalidad de la gerencia administrativa. Periodicidad Para Representar Reembolso Ya que se trata de un fondo para emergencias. acreditando la cuenta de orden para entrada de materiales y seguido deberá de registrarse la factura del proveedor en el sistema SAP. los pagos recibidos se depositaran al siguiente día y en los días feriados se realizaran hasta el siguiente día hábil.A 30. reparaciones de equipo. (Ver anexo Tres) . 31. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. u otros relacionados no será necesarios su ingreso a almacén ya que son contabilizados directamente en los cheques de reembolso. contado y6 pago a cuenta que realizan nuestros clientes.

comprobante de depósitos y transferencias bancarias. Ventas Al Contado: Son todas las transacciones de ventas. Esta deberá ser precisa entre las ventas y los ingresos recibidos (Anexo Cuatro) 37. Liquidación Diaria De Ingreso Es un reporte diario en el que se describen los ingresos de ventas por contado. Fines de Uso Es el uso de la cuenta Caja Colectora Ventas De Contado. crédito. 36. Conciliación Interna De Saldos Es el procedimiento que se aplica de forma interna en el sistema contable con el objetivo de garantizar que el saldo de la cuenta sea de cero. 35. 39.A 34. 38. ventas al contado. revisión y registro diario de esta cuenta asegurándose de que se cumplan los procedimientos establecidos. y que su transacción es estrictamente en efectivo y pueden realizarse con cheques certificados. realizar la liquidación. pagos por recibido por medio de cheques normales “Ventas al crédito” cheques certificados de caja. . depósitos a nuestra cuenta y cheques de caja. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. es para controlar el proceso de efectivo entre el pago de una factura y el depósito en los bancos. Liquidación Diaria Del Vendedor Son los ingresos por medio de un reporte que realiza el vendedor de ruta y que se adhiere a la liquidación diaria de ingresos. Control Contable Es la responsabilidad única del contador general y el auxiliar de contabilidad asignado.

depósitos. Formato De Liquidación: Son los formatos establecidos por la gerencia administrativa para la liquidación de ingresos y la liquidación diaria del vendedor y deberán ser de carácter único. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. El auxiliar de contabilidad. Procedimientos Generales 1. Liquidación diría de ingresos 2. depósitos estrictamente de contado y cheques certificados o de la caja. 4.A 40. deberá realizar la liquidación de esta cuenta. Expediente De Control Los departamentos de ventas y contabilidad tendrán un archivo similar a los siguientes documentos: 1. Liquidación diaria de los vendedores de ruta 3. El auxiliar de contabilidad deberá reportar de manera inmediata al contador general cualquier anormalidad que detecte el el informe con el firme propósito de hacerlo correctivo s oportunamente. El encargado de ventas traerá los documentos como cheques. Informe sobre las observaciones que realice el encargado de liquidar la caja y las recomendaciones que de la auditoria externa. 43. . 2. de entrega a la encargada de facturas. a diario y sin interrupción alguna. Registró De Diferencia Son las diferencias encontradas sin justificación alguna de la práctica de los arqueos de caja serán contabilizadas en la misma fecha. La encargada de facturas en presencia del encargado de ventas realizara la liquidación diaria del vendedor de ruta y consignara en el reporte todos los documentos realizados con la caja colectora de ventas al contado. facturas y comprobantes. es decir que no se aceptaran liquidaciones en otro diseño de formato. 42. más los documentos por venta al crédito 3. Así: Sobrantes=Otros Ingresos Faltantes=Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados 41. incorporando todos los documentos e incidencias como facturas.

Libro de Bancos: Libro de anotación de los movimiento de efectivo que representa las diferentes cuentas de bancos estos pueden se manuales o reportes generales por sistemas computarizados. Este saldo se cancelara cuando se realice una nueva venta de productos o se clasifiquen a la cuenta de anticipos recibidos por los clientes.La caja colectora de ventas de contado solo presentara saldos cuando se hayan realizado pagos en exceso de facturas. POLITICA 5 Bancos Descripción: Son empresas constituidas bajo la forma asociativa cuya actividad se dirije a colectar capitales ociosos dándoles colocación útil a facilitar las operaciones de pago y negociar con valores. Como lo dice el control contable de la presente política es responsabilidad única del auxiliar de contabilidad y contadorgeneral.A 5. . Estado de cuenta Bancario: Son los reportes proporcionados por los bancos. Para todo pago recibido se emitirá un recibo de caja a favor del cliente donde se detalle el concepto de pago haciendo mención de las facturas que está cancelando. contador de esta cuenta. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. en los cuales se reflejan el movimiento de efectivo que tienen las cuentas en una fecha determinada (Mensualmente) 46. 7. 10. Conciliación Bancaria: La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrado de una cuenta de ahorros o corrientes con los valores que el banco suministra por medio de extracto bancario (Anexo5) 45. 9. 8. Es obligatorio que el contador general revise las liquidaciones semanalmente y deberá pasar un reporte a la gerencia administrativa los días lunes 6. Como regla general la encargada de administración no deberá recibir efectivo de los clientes almenos que cuente con una autorización por escrito de la gerencia administrativa. 44. Queda prohibido que los supervisores de ventas y cualquier otro empleado reciban efectivo de los clientes.

Responsabilidad De Control: La responsabilidad de elaboración y control de las conciliaciones bancarias que corresponden al asistente de contabilidad. Restado de cuenta bancario del mes a conciliar 2. Fecha de Elaboración: Las conciliaciones bancarias serán elaboradas de cada mes por cada una de las cuentas del banco que tenga la empresa. Archivar mensualmente por separado los cheques pagados y devueltos por el banco en orden correlativo 5. No se debe admitir cheques al portador 6. Las conciliaciones deben estar formadas por los siguientes documentos: 1.A 47. Los cheques deben tener una leyenda ( No negociables) 7. Los cheques anulados en el sistema se mutilan y se les coloca el sello de anulado. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Libro de banco o detalles auxiliar generados por sistemas de computo 3. Conciliación Bancaria 4. 9. Esquema de Elaboración. El recibo anulado debe figurar el sello y anulado en el original y copia 48. Revisión y Aprobación: Las conciliaciones bancarias una vez que se elaboran deben de ser sometidas al proceso de revisión y aprobación el cual se define de la siguiente manera: . al cheque original y copias. Aunque las cuentas bancarias no presenten movimiento de debe elaborar las conciliaciones bancarias y se presentaran a más tardar dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente. 49. quien será nombrado por la administración supervisada por el contador general. mes se tengan saldos consistentes y comparables de los movimientos de los bancos. Todos los documentos que soportan el Boucher de cheques deben de estar a nombre de la empresa y no a nombre del empleado 8. cuentas de cheque o ahorro. Es el encargado de velar4 por que los movimientos de efectivo de registren de la mejor manera y que al final de cada. ya sea en monedas nacional y extranjera.

Por los valores del estado de cuenta que no se logren tener identificación de sui procedencia se debe hacer de inmediato la nota de reclamo al banco que corresponda.A Formato de Conciliación El formato de conciliación bancaria h utilizar. las conciliaciones bancarias deben esta elaboradas por los menos antes del décimodía del mes siguiente al cierre correspondiente y al SAP. salvo caso de cheques y depósitos en tránsito. considerando q quereúna los requisitos básicos de control (Si adjunta al formato) Procedimientos Generales: Utilizando las herramientas de reconciliación externa del sistema SAP BUSSINES ONE.gestión de bancos. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Antigüedad considerada Tipos de Operación para ajuste Depósitos en tránsito (operados por contabilidad y no por el banco) Un mes Cheques en circulación (operados por contabilidad y no por el banco) Seis meses Notas de crédito (operadas por el banco y no por contabilidad) Un mes . con el fin de conocer su procedencia y aplicar su registro. Previo a la elaboración de la conciliación bancaria de debe realizar minuciosamente todos los movimientos en forma comparativa a este reporte auxiliar o libro de banco o del estado de cuenta bancaria. Los valores que no se logren conciliar de acuerdo a lo mencionado en el párrafo anterior debe ser plenamente investigado por el empleado responsable. Se utiliza la herramienta DW de SAP BUSSINES ONE para bajar ONLINE el extracto bancario luego módulos. Sera el que elija la gerencia administrativa.extracto de cuentas y reconciliaciones – externas. Los valores que se presenten en la conciliación bancaria y que no se han logrado compensar o conciliar serán manejados de la siguiente manera. 2. 3. al fin de asegurarse que todos los registros estén operados de forma equivalente de esta labor será responsabilidad del asistente del contador como el encargado del banco 1.

Cuentas por Cobrar Al Cliente: Son valores originados por venta de productos. compañías afiliadas. 53. Cuentas por Cobrar a Socios: Son valores originados por préstamos de efectivo y desembolso e gastos personales de los socios de AQUA FINCA SAINT PETER FISH S. Estas cuentas pueden ser a corto o largo plazo.A. . socios. 50. empleados y otros. dicho valores eran de fácil convertibilidad dentro del ciclo operativo de la empresa y fuera de este cuando se trate de cuentas cubiertas de lago plazo. Cliente: Es la persona natural o jurídica que demanda productos y servicios con el fin de satisfacer su necesidad 51. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Sub-Productos y otros a los diferentes clientes establecidos y aceptados por ambos 52.A Notas de débito (operadas por el banco y no por contabilidad) Un mes POLITICA 6 Cuentas Por Cobrar Definición: Son valores constituidos por créditos concedidos a favor de clientes. Cuentas por Cobrar a Compañías Afiliadas: Son valores originados por préstamosporabsorción de gastos de una compañía relacionada o ventas de productos.

perdidas de archivos fijos. etc. garantías exigidas. Las condiciones son expresadas en los diferentes formatos de control que se establezcan para otorgar cuentas por cobrar. tales requisitos son límites de Crédito. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Cuentas por Cobrar a Funcionarios y Empleados: Son valores originados porprotestamos de efectivo. refinanciamiento de deuda. compra de producto y solicitudes de protestamos para empleados) (Anexo 6) . ampliación de crédito. efectivo. venta de producto al crédito. Ciclo Operativo: Es el tiempo establecido en que las operaciones financieras provocan un cambio en el capital de la compañía y que normalmente es dictado por las leyes fiscales del país. plazo de crédito. prestamos. Existen dos tipos de solicitudes (Solicitudes crédito. Cuentas por cobrar diversos: Son valores cargados a personas naturales o jurídicas que no están contemplados en los incisos anteriores pero que se alguna manera tienen relación con la compañía. 58. Crédito para empleados: El formulario Pre.Impreso Establecido por medio del cual se inicia el proceso e crédito. anticipo de derechos laborales. precios autorizados y formas de pago. nota para cargos médicos. solicitud de crédito. oferta de ventas. alimentación no cobrada y atenciones médicas a dependientes de los empleados y otros que estén relacionados con el mismo 55. 56. 57. además de definirse como periodo fiscal. Estos pueden se anticipos sobre contratos de servicio.A 54. Ejemplo: Solicitud de crédito por producto. Condiciones de Crédito: Son los requisitos que regulan las cuentas por cobrar desde su otorgamiento hasta su recuperación.

59. Para que deduzcan las responsabilidades del caso. proceden a realizar la entrada y factura al 100% de los artículos extraviados y según la orden. 2. La gerencia administrativa autoriza e indica la cuenta que afectaran en la salida y puede ser (Cuenta de gastos y/ o cuenta del agente de compras o empleado responsable de la perdida). Almacén Virtual: Como su nombre lo indica (Virtual) no es un espacio físico si no un código en el sistema SAP en el módulo de inventarios con el propósito de administrar eficientemente las transferencias de artículos entre almacenes. Almacén Ficticio: La finalidad de este almacén es exclusiva para registrar la cantidad de alevines y los consumos de alimentos o del a biomasa. Con la nota autorizada. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Almacenista: Empleado asignado para la gerencia administrativa como responsable de asegurar los materiales y suministros de la empresa dentro del área destinada para el almacén 70. SUMINISTROS Y ACTIVOS NO CORRIENTES Definición: Almacén: Espacio físico. suministros y quipos de la empresa ya que sean estas instalaciones permanentes o contenedores. Primero elaboran la nota informando a la gerencia administrativa y solicitando la autorización para correr este procedimiento. Este código de almacén se diferencia de los otros utilizado el código baso y agregando un carácter alfabético en este caso (V de Virtual) 60. El procedimiento para el registro es el siguiente: 1.A POLITICA 7 ALMACEN DE MATERIALES. destinado para el resguardo de los maritales. 3. .

el registro contable lo autorizara el contador. Sobrantes de materiales al terminar un proyecto en ejecución: Los monitores de los materiales sobrantes y lo entregan al contador general o al asistente quien verificara en el sistema la ejecución de presupuesto. 71. afectara la cuenta Obras en construcción y en cada fila del artículo se colocara el código del proyecto. el asistente junto con el almacenista registraran otras entradas de todos los artículos. 5. Para hacer la entrada. se requeriría un informe técnico por escrito del usuario del material y suministro justificando las razones para la devolución.El producto que viene dañado por causa del proveedor o no es igual a lo solicitado.A 4. el almacenista solicitara al contador general la autorización por medio de una clave de usuario para poder cambiar el precio en la entrada. Los precios no son iguales a la orden de compra Se pueden dar dos opciones: El precio es inferior al verdadero: Si esto sucede el agente de compras reportara al almacenista que el proveedor le hizo una rebaja de precio. la entrada será impresa y la firmaran los monitores de proyectos de inversión. el controlador y gerente administrativo. Una vez revisado. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. el almacenista y asistente de contador. 6. sin embargo. devoluciones que hacen en los departamentos o por problemas al momento de practicar un inventario físico de deberá cumplir el siguiente procedimiento: 72. La sub-dirección de aduanas DEI deberá aprobar el informe. En este caso. Otras entradas El almacenista no tendrá autorización para realizar otras entradas en el sistema. cuando sea necesario hacer ajustes por sobrantes. si la justificación no es existente el almacenista solicita al contador general para que haga el trámite administrativo. El precio es superior al precio de compra: Cuando esto se presenta el agente de compras deberá justificar por qué el proveedor subió el precio. . el almacenista tiene que solicitar la autorización al administrador para hacer la devolución si es concedida ambos firman el documento junto a la persona responsable de regresar la mercadería al proveedor.

. 75. Si el almacenista retira los materiales que están en la lista de firmas autorizadas. puede entregar físicamente los materiales al solicitante. Si es implemento de trabajo debe asignar el código de empleado haciendo clic en el menú (Vista-campos definidos por el usuario y a su derecha aparece la asignación).A 73. siendo todo registrado por el contador general. el almacenista junto con un auxiliar de contador buscaran la salida para ver las cuentas que se afecten y procederá a registrar la entrada afectando la cuenta de gasto utilizada cuando se realiza la salida. Aplicando correctamente la cuenta. 3. 76. los asientos contables los autoriza el contador general. Procedimiento para salida de Materiales Los almaceneros podrán entregar y realizar la salida de materiales cumpliéndose los siguientes requisitos: 1. Si este es gasto. 3. 2. 74. 77. Si se cumple el requisito anterior. 1.El que retira los materiales trae una requisición interna de materiales conteniendo una de las firmas autorizadas. Sobrantes por inventarios físicos: Después de haber practicado un inventario físico y se tenga que ajustar el stock en el sistema antes de hacer el registro de otras entradas se tiene que contar con un reporte autorizado por la gerencia administrativa y el contador general quienes decidirán las cuentas que se afectaran. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Siendo activo no corriente. de inmediato realiza la salida en el sistema. si es implemento de trabajo deberá colocar el código de empleado al cual se le asigno los implementos. una vez autorizados el almacenista y el auxiliar de contabilidad registraran la otra entrada. Fallo en la aplicación de cuentas al momento de hacer la salida: Para hacer este registro el almacenista notifica al auxiliar de contador para que ambos lo hagan. debe consultar con el asistente de contador cual es la cuenta que debe aplicar y además solicitar la hoja de asignación. debe buscar la cuenta que corresponde al departamento si no existe la cuenta se solicita al contador general para que la cree. Si 2. Devolución de materiales por un departamento: Cuando se devuelven sobrantes.

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78. Si el gasto pertenece al mantenimiento se debe hacer lo siguiente:
1. Consultar con el mecánico que se encarga de retirar los materiales si el mantenimiento que
realiza es preventivo o correctivo.
2. Debe pedir al mecánico que le adquiera el nombre y código de inventario del activo al que le
está haciendo mantenimiento. En la salida de inventarios específicamente en el
campo comentarios a nivel de línea el almacenista colocara lo siguiente: Si es mantenimiento
correctivo C=XXXXX.
3. Materiales para proyectos de inversión, la persona que retirara debe traer una requisición
interna de materiales con la autorización respectiva la que debe especificarse para que código
de proyecto serán, el almacenista buscara el presupuesto para comprobar si los materiales
solicitados están presupuestados, no entregara materiales que no estén en el presupuesto de
la obra, al menos que tengan la autorización de la gerencia administrativa. Cuando realice la
salida no se debe olvidar que por cada uno de los artículos entregados colocara el código del
proyecto en la columna proyecto.
79. Salida de Reactivos y Químicos de Laboratorio:
Por razones de seguridad e inocuidad, el procedimiento para salida de los químicos y reactivos
de laboratorio se registraran en una cuenta denominada Gastos diferidos de reactivos y
químicos de laboratorio.
80. El registro de consumo se hará bajo le siguiente procedimiento:1.Mensualmente el
contador general y el jefe de laboratorio revisaran los consumos de materiales y químicos de
laboratorio y redactaran un informe que lo firmaran para aplicar los registros contables.
2. Por lo menos dos veces al año el contador general y jefe de laboratorio practicaran un
inventario físico de materiales y reactivos de laboratorio y de existir diferencias redactaran un
informe para presentarlo a la gerencia administrativa y proceder a realizar los registros
contables.

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81. Salida de materiales cuando sea por descarte:
Hay productos que tienen vencimiento, se dañan, o que se ha descontinuado el uso, cuando
esto ocurra el almacenista no podrá hacer estos registros sin autorización de la gerencia
administrativa. Para hacer estas salidas el almacenista debe notificar al gerente de proyecto
que existen productos en esta condiciones y que requiere se levante un inventario supervisado
por el departamento de contabilidad, después del inventario físico, el contador general y
gerente de proyecto informaran al gerente administrativo para tomar la decisión de la cuenta
que afectaran al momento de hacer los ajustes. La salida de materiales la elaboraran el auxiliar
de contabilidad y el almacenista, este procedimiento debe ser informado y autorizado por el
sub administrador de la DEI.

82. Salidas por Donaciones:
Para realizar la salida de material por concepto de donaciones, los almacenistas deben contar
con una nota autorizada por la gerencia administrativa o por la gerencia general.
83. Salidas por medicamentos entregados a dependientes de empleados:
La compañía proporcionara el servicio de atención médica a dependientes de empleados, para
realizar esta operación el almacenista debe hacer lo siguiente:
1. Hacer la salida utilizando la cuenta 103200-00000 Cuenta puente por cobrar suministros.
2. Después de la salida, debe hacer un asiento de diario debitando la cuenta del empleado y
acreditando la cuenta 10320-00000 Cuenta puente por cobrar suministros. Imprime el registro
contable. Como hacer el asiento de diario,
(Módulos-Finanzas-Asiento), coloca la fecha, en el campo comentarios: colocar la sinopsis
Materiales cargado a: escribir el nombre del empleado. -. En el campo Cuenta mayor/Código
SN, presiona las teclas control-TAB. -. Busca el código de socio de negocios, si no está en la
base de datos lo reporta al contador general para que lo cree.
-. En la columna debito coloca el valor que se registró según el asiento contable.
84. Salida de materiales para eventos especiales:
Los almaceneros, podrán hacer la salida de materiales para celebraciones y eventos especiales,
pero algunos de estos materiales deben retornar al almacén una vez que haya culminado el
evento; para volverlo a utilizar. En este caso el almacenista realizara la salida utilizando la
cuenta puente y luego hará el registro contable debitando la cuenta del empleado y
acreditando la cuenta puente.

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85. Transferencia de Materiales:
En el proceso de transferencias de materiales y suministros los almacenistas deben tener bien
claro que existe un almacenista origen, quien es el que transfiere los materiales, y el
almacenista destino, quien es el que recibe los materiales; por lo tanto cada uno debe hacer lo
siguiente: Almacenista Origen
Primero: realiza la transacción de transferencia en el sistema SAP, rebajando el almacén
origen y afectando el almacén destino, el almacén virtual al cual está transfiriendo los
materiales y suministros.
Segundo: una vez que ha creado la transferencia en SAP imprime el formato, procede a la
entrega, conteo y revisión de los materiales junto con la persona que los transportara;
finalmente solicita la firma de recibidos en la transferencia; luego le aplica que esos materiales
tiene que entregarlos únicamente al almacenista destino.
Tercero: Informa al almacenista destino y le detalla los materiales que les está transfiriendo, y
también le comunica quien es el motorista responsable de llevar los materiales. Esta
comunicación la realiza vía radio comunicación y correo electrónico
Cuarto: El almacenista destino recibe del motorista la documentación y ambos tienen el deber
de contar y revisar todos los materiales en mención, luego el almacenista firmara el
documento de transferencia.
Quinto: El almacenista destino revisa en SAP, la transferencia.
Sexto: Si la transferencia en el sistema esta correcta, procede a realizar la transferencia del
almacén virtual a su almacén de materiales.
Séptimo: Si la transferencia en el sistema difiere a lo recibido, notifica de inmediato al
almacenista origen y debe aclarar donde está el error esto implica también al motorista
encargado, de este punto en adelante se debe seguir el mismo procedimiento definido de la
recepción y entrada de materiales.
86. Procedimientos Generales
Los procedimientos generales y contables que de estas políticas emana deberán cumplirse en
completo apego.
1. La recepción, las transacciones de entradas por compras y otras entradas, debe registrarse
en el momento que ocurre; no estápermitidos registros fuera de tiempo, solamente en
aquellos casos que la red o el sistema hayan fallado. Para esto se deberá solicitar autorización
del contador general y proceder a realizar registros con fechas posteriores

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2. Todo almacén debe tener un horario específico para la recepción y entrega de materiales, el
cual debe estar concertado con la gerencia del proyecto y gerencia administrativa. Este horario
debe estar colocado en un lugar visible para las partes involucradas. En caso de requerir usar
tiempo adicional al tiempo requerido se debe solicitar autorización a la gerencia de proyecto y
gerencia administrativa.
3. Queda prohibido para los almacenistas ingresar al sistema de materiales y suministros que
no hayan verificado físicamente.
4. Las únicas personas autorizadas para recibir materiales y suministros del agente de
compras son los almacenistas.
5. Cuando la entrada sea de activos no corrientes inmediatamente se debe marcar el activo,
siguiendo el procedimiento de marcación que se describe en las políticas de propiedad planta
y equipo.
6. Cuando la entrada sea por pedidos del exterior, a la entrada hay que adicionar los costos
de importación como ser (derechos arancelarios, gastos de aduana, fletes y seguro) y la
entrada la realiza el almacenista pero la aplicación de los costos de importación lo hace el
auxiliar de contador.
7. En caso que el medio de transporte tenga mecanismos de seguridad como, marchamos o
candados, estos deben ser verificados contra la documentación que envía el proveedor y
solamente pueden ser retirados por el almacenista.
8. Cuando sean repuestos que requieran de una opinión técnica, el almacenista solicitara a la
gerencia de logística para que le apoye en la revisión.
9. Entradas por compras de materiales a través de caja chica: las compras de materiales a
través de caja chica requerirá de entrada al almacén cuando estos no sean consumidos de
manera inmediata y, por lo tanto deberán estar bajo la custodia en un almacén. Los
procedimientos a seguir cuando se requieran son los siguientes:
10. Cuando la compra es sin orden de compra: Para identificar que una compra de esta índole
es por caja chica, el encargado caja o el agente de compras deberá informar al almacenista, en
este caso se hará uso del módulo de inventarios y afectara la cuenta del pasivo, Gastos de caja
chica por pagar. El auxiliar de contabilidad que revisa inventarios reportara al auxiliar que
realiza los pagos para que aplique el reembolso de caja chica.

La gerencia administrativa solicitara una revisión física de inventarios en porcentajes.5% sobre el valor total del producto. De manera visible los almacenistas deben contar con la lista actualizada de personas y firmas autorizadas para entregar materiales. . No se permite que los almacenistas entreguen materiales y suministros a terceros si estos no tienen una autorización por escrito. longitud o volumen se aceptara un margen de diferencia del 2. El almacenista debe estar presente en la evaluación de inventarios tanto en la toma física del almacén y deberá verificar el informe de las inconsistencias encontradas por el auditor.A 11. 12. 17. 19. Queda terminantemente prohibido que los almacenistas realicen salidas y entradas con el propósito de ajustar el inventario. Cuando sea salidas para proyectos de inversión deben contar con el presupuesto y código de la obra.En cuanto a las diferencias en los productos cuyas unidades de medidas sean por peso. suministros y equipo. 14. Queda prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes. 15. 20. Cualquier cambio de firma autorizada deberá ser hecho de forma escrita por la gerencia administrativa. En todo momento el acceso a los almacenes debe mantenerse restringidos y con mecanismos de seguridad. por revisión de auditoría o supervisión administrativa. y las diferencias faltantes serán cargadas a los almacenistas cuando la gerencia administrativa considere que no hay justificación razonable por tal diferencia. 18. Cuando la compra es con orden de compra: La entrada se hará en el módulo de compras. el almacenista buscara la orden y la copiara a pedidos entradas y creara la entrada. para cualquier otro tipo de unidad de medida no se aceptara ningún margen de error. el auxiliar que realiza los pagos para que aplique el reembolso de caja chica. 13. 16. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. salvo en casos especiales.

Almacenista: Empleado responsable de resguardar el producto terminado de la empresa en el área destinada para el almacén. 89. ya sean estas instalaciones permanentes o contenedores. Existencia:Es la cantidad física de producto en el almacén.Cuando la compra tiene un pago anticipado: La recepción y entrada de estos artículos se hace de manera normal. si el pago fue solamente un porcentaje debe asociar el anticipo a la factura y debe revisar el saldo de la factura. Entrega de producto:Documento con el cual el almacenista comprueba la entrega de productos terminados a clientes. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. destinado para el resguardo de los productos disponibles para la venta. 87. Supervisor de producción: Empleado que se encarga de recibir y registrar la cosecha de biomasa por cada camión que ingresa a la planta. el agente de compras debe reportar al almacenista que es una compra con pago anticipado y le entrega la orden de compra. FarmControl: Sistema de información que sirve para controlar el registro de consumo. crecimiento y existencia de los peces. . con esta documentación al momento de crear la factura el almacenista debe asociar el anticipo a la factura y debe revisar que el saldo de la factura sea cero si se canceló el 100%.A 21. la factura al proveedor con el sello de cancelado y el Boucher con el cual se realizó el anticipo. Autorización de donación y muestras: Formato con el cual la gerencia autoriza la entrega de producto para donación a terceros o muestras de producto enviadas a clientes o laboratorio para su análisis. 88. ALMACENES DE PRODUCTO TERMINADO Espacio físico.

Crear la orden de Producción: Registro en el sistema de información donde se indica la cantidad de producto que se requiere producir. en este caso es la transformación de alimento concentrado en peces. 98. 91.Entrega de componentes: Consiste en la asignación de materia prima (biomasa) a los productos en cada una de las órdenes de producción que se crearon durante el día. . Transferencias entre Almacenes: Traslados de producto realizados entre los distintos almacenes de la compañía. 92. 97. Biomasa por camión: Es el reporte que se genera a partir de la biomasa cosechada que ingresa a la planta de proceso. 96. Cantidad planificada: Es la cantidad que por defecto tiene la orden de producción al momento de crearla. Devoluciones de producto: Es la cantidad física de producto que retorna al almacén después de haber realizado la entrega física y haberse operado la salida en el sistema. 95. 93. 94. Biomasa: Es la materia prima para la elaboración de producto terminado. Interfaz: Es la interrelación entre un sistema y otro consistente en la generación de un archivo denominado XML generado en el sistema FarmControl y que genera las cosechas de biomasa en SAP Business One. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. en este caso la cantidad es 1. Recibo de producción: Es el registro de la producción en el sistema SAP Business One en el momento que ocurre.A 90.

Orden y aseo del almacén 2. Controles de seguridad y calidad generales en área restringida (temperaturas. El informe de las evaluaciones de los almacenes será presentado por el auditor a la gerencia administrativa y debe ser presentado a más tardar dos días después de haber culminado la evaluación. peso. En el acta de recepción se hace entrega del total de las existencias de productos que contiene determinado almacén. 6. ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD La asignación de un almacén. la cual será emitida por la gerencia administrativa refrendada por la firma del gerente de proyecto y/o los almacenistas que reciben. el auditor designado deberá considerar y plasmar en el informe los siguientes aspectos a evaluar: 1. 7. Revisión de existencias del almacén virtual. Esta disposición quedara sujeta a cambios según lo estime conveniente la gerencia a administrativa.) 8. Registro de las transacciones en el momento que ocurren. Manejo de las existencias (claridad. exactitud y actualización) 3. sellos de empaque. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Transformación de productos: Es la conversión de un producto terminado a otro tipo deproducto terminado. y cerraduras en los puntos de entrada y salida etc. utensilios de medición.A 99. Durante la toma física. estará respaldada por una “Acta de Recepción”. Dicha acta es de carácter legal y a partir de ser firmada. . Archivo de documentación y manejo de papelería. EVALUACION DE EXISTENCIAS (INVENTARIOS FISICOS) Las evaluaciones al manejo de las existencias en los almacenes de producto terminado se realizaran al 100% una vez al mes por el personal que la gerencia administrativa designe. Exactitud de existencias (físico-sistema) 5. el empleado almacenista tiene total responsabilidad sobre el manejo de los inventarios. 100. higiene de los productos. 101. 4.

FORMAS A UTILIZAR Las formas de la papelería a utilizar por los almacenistas. Acta de recepción de almacén: Deberá estar en fólder separado en la parte destinada para documentación diversa del almacén. fecha y correlativo ascendente. Correspondenciaentre almacenes 3. 2. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Correspondencia entre contabilidad y el almacén. Además deberá justificar en cada documento la razón que dio lugar a la transferencia. fecha y número correlativo ascendente. con separador por mes. por mes. Correspondencia entre las gerencias y el almacén. . 106. 105. Todas estas clasificaciones se archivaran por fecha en un solo fólder por año. Entregas de productos: Archivadas en folders. Autorización de donaciones: Archivadas por fecha en un fólder con separadores por mes.A 102. estructurada de la siguiente manera: 103. Comunicación Interna: Clasificados en tres tipos: 1. serán establecidas por la administración de y solo se aceptaran como válidas las nuevas que la gerencia considere implementar. ARCHIVO DE CONTROL Los almacenistas deberán tener un archivo de la papelería utilizada. fecha y número correlativo ascendente. Devoluciones de producto: Archivadas en folders. Descripción funciones y responsabilidades/políticas y procedimientos: Esta documentación deberá archivarse en un solo fólder junto con los detalles de las personas que poseen firmas autorizadas para el retiro de producto terminado del almacén. Transferencias entre almacenes: Archivadas en fólder separado por mes. 108. 104. 107.

registra las cosechas en un formato pre-impreso denominado (Reporte de biomasa por camión). Al finalizar el proceso de cosechas firma el reporte de biomasa por camión y lo lleva al jefe de producción. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO CONTABLE El almacenista de producto terminado hará todos los registros de inventarios en el sistema SAP Business One. 2. el sistema ya tiene la configuración de las cuentas contables que afectara dichas transacciones. Genera la orden de producción de biomasa y cierra la orden. Al generar la última cosecha del día.A 109. reporta al jefe de producción para que genere las órdenes de producción de biomasa. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. 4. REGISTRO DE ENTRADA MATERIA PRIMA PLANTA PROCESO Este proceso tiene como objetivo transformar el alimento consumido por la cosecha en biomasa (materia prima) y se ejecuta de la siguiente manera: 1. El jefe de producción al finalizar el ingreso biomasa la planta hace lo siguiente: Revisa el reporte de biomasa por camión y lo firma. Al terminar de cosechar una jaula lleva el reporte a la analista de datos de producción. Ingresa al sistema SAP y busca las cosechas que se generaron a través de la interfaz (FarmControl–SAP) y revisa que estas sean igual a las que están en el reporte de biomasa por camión. .Reporta al almacenista de producto terminado que ya se generó la cosecha. 110. 3. La analista de datos de producción una vez que obtiene el reporte ingresa al sistema FarmControl y hace lo siguiente: Genera la cosecha y este a su vez genera un archivo denominado XML El archivo XML genera la interfaz de cosecha en el sistema SAP. El supervisor de producción en el área de recepción de biomasa.

aceite húmedo de tilapia y aceite Premium de tilapia. . 2. dicho de otra manera si no hay proceso en la planta proceso no hay producción en la planta de harina. Producción de aceite Premium:la materia prima es aceite húmedo y el almacenista crea la orden de producción por cada día de proceso y registra la producción. Al momento de crear la orden de producción el sistema asume por defecto la cantidad 1 conocida como cantidad planificada la que se actualizara al momento de completar la producción del día. REGISTRO DEL RECIBO DE PRODUCCION El procedimiento de registro diario de entrada de producto terminado se hace de acuerdo a los siguientes procesos: Crear la orden de producción En la planta de proceso para crear la orden de producción el almacenista recibirá la programación de pedidos semanales que le entrega la gerencia de planta y el departamento de ventas nacionales. PLANTA HARINA En esta planta el proceso de registro de la materia prima lo hace el almacenista a través de otras entradas de la siguiente manera: La planta de proceso le remite un pase de salida de desechos (Cabezas) indicando la cantidad de bienes. elija el producto En cantidad planificada coloque 1.A 111. 113. Coloque la fecha de finalización En el espacio para comentario escriba lo más relevante para orden Presione el botón crear. Crear la orden de producción (Módulos – Producción.904 kilos por cada viaje. Para la planta de harina el almacenista no recibe programación de producción ya que está se sujeta a los días de procesamiento en la planta de proceso.Órdenes de fabricación) En el campo No de producto presione la tecla TAB. Con estos datos el almacenista ingresa la cantidad de materia prima. además los productos están previamente determinados y son harina. En el caso particular del aceite de tilapia el registro de la producción se hace en dos etapas: 1. cada bien contiene 738 kilos de cabezas por 8 bines hacen un total de 5. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. 112. Producción de aceite húmedo:la materia prima es cabezas de tilapia y el almacenista crea la orden de producción por cada día y registra la producción diaria de este tipo de aceite.

Antes de entregar componentes es obligatorio que el almacenista revise en el sistema la disponibilidad de biomasa.lista de partidas abiertas . 6.Entregar componentes Una vez comprobados que los datos de la cosecha coinciden con los registros del sistema. Recibir la producción En el sistema al momento de registrar la producción en la orden se acumulara en el campo denominado “Cantidad completada” que representa la cantidad de producto recibido en el cuarto frio o el almacén. una vez liberado haga clic en el botón “OK” 114. verificar que todas las ordenes producción de biomasa estén registradas y de acuerdo al reporte biomasa por camión. busque la orden que creo y selecciónela. entonces el almacenista debe ejecutar el proceso entrega de componentes para cada una de las órdenes de producción a las que les ingreso producto. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. 2. Ver el ingreso de materia prima a planta proceso. Libere la orden de producción. Haga clic derecho sobre la orden de producción y elija la opción de “Terminación report”. luego clic en el botón actualizar. aparecerá el formulario de recibo de producción.informes de producción .en el campo “Documentos pendientes” elija órdenes de fabricación. Haga clic en el icono “Crear”. (Asegúrese que la cantidad completada sea igual que la cantidad planificada) Revisar la disponibilidad de biomasa 5. en el campo “Estado” elija la opción liberado esto le permitirá ingresar producto. . 3. Este paso se repite cuantas veces reciba producción. 1. en la columna “Cantidad” coloque la cantidad recibida y escriba el comentario.A Busque la orden de producción Módulos . Actualizar la orden de producción 4. Vuelva a la orden de producción y presione la viñeta “Componentes” y luego presione la viñeta “Resumen” esto actualizara los datos de producción. Completar la cantidad planificada En el campo “cantidad planificada1” coloque la cantidad según la cantidad que aparece en el campo “Cantidad completada”.

A 7. haciendo clic en la viñeta “componentes” y luego en “resumen”. AJUSTES DE INVENTARIO Errores de registros: Al final del proceso diario. En el campo de estado elija la opción de “Cerrado”. 9. Seingresó más producto en la orden de producción. 0. Luego clic en Ok. Haga clic derecho sobre la orden de producción y de clic en “Entrega de componentes”. utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado. 115. contador general y gerente administrativo. una vez autorizados y operados lo registros los deben imprimir para que sean firmados por el almacenista.00 Inventario de producto terminado Lps. de planificado ha cerrado haciendo lo siguiente: 10. 8. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Hacer la salida de producto por la cantidad ingresada de más. Cerrar la orden de producción Este proceso consiste en cambiar el estatus de la orden de producción. el almacenista debe revisar y comparar la producción física versus el sistema. 0. a su vez este pedirá al contador general para que verifique y luego solicite la autorización a la gerencia administrativa. Los errores que con frecuencia ocurren son los siguientes: 1. en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. si tiene errores le notificara al auxiliar de contabilidad para que le apoye en los registros. aparecerá el formulario de “artículos para la producción”. Regrese a la orden de fabricación y actualícela.00 . auxiliar de contador. coloque el comentario y de clic en el botón crear. Se debe imprimir el registro contable DEBE HABER Cuenta puente para producto terminado Lps.

con el valor de la salida anterior. 0. colocando el costo según el registro contable que se operó en la salida anterior.00 Cuenta puente para producto terminado Lps. el registro contable es el siguiente: DEBE HABER Inventario de biomasa Lps.00 Cuenta puente para producto terminado Lps. El artículo al cual le ingreso producción es incorrecto Tiene que corregir los errores el mismo día en que los identifica y debe comunicarse con el auxiliar de contabilidad para que le apoye en la corrección del error y juntos harán los siguientes registros: Se hace la salida de producto por el total o parcial del producto equivocado utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. 0. en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido. 0. Se debe imprimir el registro contable. 0. 0.00 2. 0.00 Para registrar la producción correcta al artículo se debe hacer otra entrada afectando la cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado. DEBE HABER Inventario de producto terminado Lps.00 Inventario de producto terminado Lps.A Después de realizar la salida se debe hacer la entrada de biomasa que fue utilizada para esa cantidad de producto.00 . DEBE HABER Cuenta puente para producto terminado Lps.

re-procesos y descartes.A Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de inventarios físicos cuando así lo considere necesario la gerencia administrativa y estarán a cargo de un auxiliar de contador quien será el responsable de presentar el informe avalado con la firma del contador general y autorizado por la gerencia administrativa. 0. Hacer la salida de producto por la cantidad ingresada de más. colocando el costo según el registro contable que se operó en la salida anterior.00 Inventario de producto terminado Lps. el registro contable es el siguiente: DEBE HABER Inventario de biomasa Lps. Se debe imprimir el registro contable. El artículo al cual le ingreso producción es incorrecto . a continuación se describen los procesos para cada uno de los casos: 1. 116. Prepara físicamente el pedido y luego en el sistema copia el pedido a la entrega. en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido.Al crear la entrega notifica al encargado(a) de facturación para que elabore la factura en el caso de la venta. 0. REGISTRO DE SALIDAS Las salidas de producto terminado se realizan cuando se generan las entregas por venta. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.00 Cuenta puente para producto terminado Lps. Entrega por ventas y donaciones: Para realizar la entrega.00 Después de realizar la salida se debe hacer la entrada de biomasa que fue utilizada para esa cantidad de producto. el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente. 0. DEBE HABER Cuenta puente para producto terminado Lps. donaciones. 0. transferencias entre almacenes.00 2. utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado.

00 Estos registros quedan sujetos a verificaciones previas de inventarios físicos cuando así lo considere necesario la gerencia administrativa y estarán a cargo de un auxiliar de contador quien será el responsable de presentar el informe avalado con la firma del contador general y autorizado por la gerencia administrativa.00 Para registrar la producción correcta al artículo se debe hacer otra entrada afectando la cuenta 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado. con el valor de la salida anterior.00 Inventario de producto terminado Lps.A Tiene que corregir los errores el mismo día en que los identifica y debe comunicarse con el auxiliar de contabilidad para que le apoye en la corrección del error y juntos harán los siguientes registros: Se hace la salida de producto por el total o parcial del producto equivocado utilizando la 102200-00000 Cuenta puente para producto terminado. Se debe imprimir el registro contable. 0. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. a continuación se describen los procesos para cada uno de los casos: . 0. en el campo comentarios se debe colocar la sinopsis explicando lo ocurrido.00 Cuenta puente para producto terminado Lps. DEBE HABER Inventario de producto terminado Lps. donaciones. re-procesos y descartes. 0. REGISTRO DE SALIDAS Las salidas de producto terminado se realizan cuando se generan las entregas por venta. 0. DEBE HABER Cuenta puente para producto terminado Lps. transferencias entre almacenes. 117.

procede a la entrega. Entrega por ventas y donaciones: Para realizar la entrega. Séptimo: Si la transferencia en el sistema. notifica de inmediato al almacenista origen y debe aclarar donde está el error. Para hacer una entrega físicamente el almacenista debe exigir la factura o la autorización de donación. rebajando el almacén origen y afectando el almacén destino. Sexto: Si la transferencia en el sistema esta correcta procede realizar la transferencia del almacén virtual a su almacén. Almacenista de Destino Cuarto: El almacenista destino recibe de la persona que lo transporta la documentación y ambos tienen el deber de contar y revisar todos los productos en mención luego el almacenista firmara el documento de transferencia. finalmente solicita la firma de recibidos en la transferencia. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. también le comunica quien es la persona responsable de llevar los productos. Transferencia de productos: Para realizar este tipo de transacción se utilizara el almacén virtual como almacén destino y los almacenistas deben tener bien claro que existe un almacén origen quien es el que transfiere los productos y el almacenista destino quien es el que recibe los productos. esto implica también a la persona que entrega los productos . conteo y revisión de los productos junto con la persona que los transportara. difiere a lo recibido. Segundo: una vez que ha creado la transferencia en SAP. Almacenista de Origen Primero: realiza la transacción de transferencia en el sistema SAP. imprime el formato.A 118. la transferencia. luego le explica que esos productos tiene que entregarlos si y solo si al almacenista destino. 1119. el almacenista busca en el sistema el pedido del cliente. Tercero: Informa al almacenista destino y le detalla los productos que le está transfiriendo. por lo tanto cado uno debe hacerlo siguiente: 120. Antes de entregar el producto debe firmar los documentos tanto el almacenista el cliente o supervisor de entrega. Quinto: El almacenista destino revisa en SAP.

se debe realizar una salida del producto que se desea transformar y luego generar otra entrada por la cantidad de producto que resulte de este proceso. . 2. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. 123. Descarte de Productos Para ejecutar este proceso. 3. contralor y gerente administrativo. Transferencias de Producto Para realizar una transformación de producto terminado en otro tipo de producto. 6. 124. Una vez autorizados procederán a registrar las devoluciones en el sistema. Con la autorización de la gerencia administrativa el auxiliar de contabilidad y el almacenista de producto terminado realizan la salida de producto utilizando la cuenta de gasto correspondiente y la firman el almacenista y auxiliar de contador. 122. Registros que se deben hacer en el sistema Solamente se ha realizado la entrega: En este caso la devolución en el sistema hace los ajustes al inventario y el registro contable correspondientes.A 121. se debe hacer lo siguiente: 1. 5. El departamento de control de calidad hará la inspección y redactara un informe técnico del producto y lo remitirá al departamento de contabilidad. 4. OTRAS ENTRADAS Devoluciones de producto: Este proceso se registrara en el sistema a través de otras entradas en el módulo de inventarios. Con el inventario físico más el reporte de calidad el contador general lo remite a la gerencia administrativa para que autorice el descargo del producto. El almacenista notificara al departamento de contabilidad y control de calidad que existe producto dañado. El registro contable que genero la salida la firmaran el contador general. El departamento de contabilidad ordenara levantar un inventario físico del producto terminado. Para proceder a realizar este tipo de entradas el almacenista notificara al auxiliar de contador que existen devoluciones y este a su vez debe solicitar autorización a través de contador general al gerente administrativo.

6. Se realizó la entrega y la factura: Cuando esto ocurre. En todo momento el acceso a los almacenes debe mantenerse restringidos y con mecanismos de seguridad.A 125. por revisión de auditoría o supervisión administrativa. Para ingresar al almacén de producto terminado se debe usar la indumentaria correcta exigida por el departamento de control de calidad de planta proceso (Bota de hule. Firmas Autorizadas Son las personas designadas por la gerencia administrativas cuya firma avala o autoriza la salida de productos del almacén. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. el almacenista y auxiliar de contador tendrán que hacer el registro de la nota de crédito para el cliente. 5. 1. gorro desechable. Queda terminantemente prohibido que los almacenistas realicen salidas y entradas con el propósito de ajustar el inventario. 3. 126. Las únicas personas autorizadas para recibir productos del personal de planta son los almacenistas. Solamente en aquellos caso que la red o el sistema hayan fallado pero se debe solicitar al contador general para proceder a realizar los registros con fechas posteriores. 2. naricera). no está permitido registro fuera de tiempo. Al final del día el almacenista y auxiliar de contador deben verificar si quedan órdenes de producción abiertas. La recepción de producto terminado se debe registrarse en el momento que ocurre. El almacenista deberá tener una copia en el archivo y una copia pegada en un punto que sea visible al momento de hacer la entrega del producto. El almacenista debe estar presente en la evaluación de inventarios tanto en la toma física del almacén y deberá verificar el borrador de las inconsistencias encontradas por el auditor. Queda prohibido la permanencia de personas ajenas a los almacenes. 4. . gabacha. Procedimientos Generales Los procedimientos generales y contables que de estas políticas emanan deberán cumplirse en completo apego. de existir alguna o varias las cancelara el almacenista. salvo en casos especiales. 127.

El almacenista debe estar presente en la evaluación tanto en la toma física del almacén como en la verificación del informe sobre las inconsistencias encontradas por el auditor. Queda prohibido a los almacenistas que realicen registros de productos que no hayan verificado físicamente. Libro para control numero inventario de activos: Es donde se registra el número de inventario y los datos generales del activo fijo al momento de hacer la asignación a los empleados y a los proyectos. Queda entendido que el horario de recepción de producto terminado queda sujeto al horario de procesamiento de las plantas. el cual debe estar concertado con la gerencia del proyecto y gerencia administrativa. PLANTA Y EQUIPO Propiedad. Todo almacén debe tener un horario específico para la recepción y entrega producto terminado. Y las diferencias faltantes serán cargadas a los almacenistas cuando la gerencia administrativa considere que no hay justificación razonable por tal diferencia. 9.A 8.5% sobre el valor total del producto. 12. En caso que el medio de transporte tenga mecanismos de seguridad el almacenista debe colocar marchamos o candados y anotar en el pase de salida el número de marchamos. 11. con una expectativa de duración mayor a un año. Vida útil:Es el plazo durante el cual se espera que los bienes o propiedades cumplan su función con un grado razonable de eficiencia. Importe en libros:Es el valor por el que se reconoce un activo. volumen se aceptara un margen de diferencia del 2. En cuanto a las diferencias en los productos cuyas unidades de medidas sean por peso. verifique y costee cada producto que recibe. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. PROPIEDAD. Este horario debe estar colocado en un lugar visible para las partes involucradas. una vez deducidas la depreciación acumulada. 128. 13.Cuando se trate de un producto que por su naturaleza no se puede culminar el mismo día y requiera más de un día de proceso es necesario que el almacenista revise. En caso de requerir usar tiempo adicional al tiempo requerido se debe solicitar autorización a la gerencia de proyecto y gerencia administrativa. planta y equipo: Son los bienes tangibles adquiridos o construidos por la compañía para ser usados en la producción o suministro de bienes y servicios. 10. . cuente.

131. Todos los costos directamente relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para operar de forma prevista por la gerencia además de los gastos de instalación inherentes al activo. Responsable del descarte: Es el empleado nominado por la gerencia administrativa para que se encargue de dirigir el proceso de descarte de los activos. 132. Marcación de activos:Es el acto que consiste en colocar una marca permanente al activo. con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes. El 1% sobre el costo de adquisición es el que se considera como valor residual. Informe técnico: Es un informe pormenorizado a cargo de un experto en el ramo que señala si un activo puede o no seguir operando de manera continua o amerita ser reemplazado. de manera que sea fácil de identificar. Asignación de activos de uso personal o específico: Es el documento mediante el cual se delega la responsabilidad de un bien de uso personal a un empleado o tercero. Descarte de activos: Es el documento mediante el cual se solicita y autoriza retirar un activo de su uso corriente. 133. 130. 3. de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva. . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Depreciación: Es la proporción en que disminuye el costo de los bienes. La estimación de los costos de rehabilitación o desmantelamiento del lugar donde se construya el bien. 129. distribuido durante su vida útil estimada. Este se determina de la siguiente manera: 1. 2. para su cuido y buen desempeño en el uso del mismo. El costo de adquisición más los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaen sobre la adquisición. Valor residual: Es el valor de un bien sujeto a depreciación al final de su vida útil o en cualquier momento anterior. después de deducir cualquier descuento. Y cualquier otro costo necesario para el funcionamiento del bien.A Costo de adquisición:Es el importe en efectivo o medios equivalentes al efectivo que la empresa paga por la compra o construcción de un activo. 4. este concepto es conocido también como valor de salvamento.

ASIGNACION Y RESPONSABILIDAD La responsabilidad de velar por la custodia y buen uso de los bienes de la compañía recae de manera directa sobre la gerencia de departamentos. 135. 137. Para los bienes que queden fuera de estos parámetros pero que sean de uso personal o específico se manejaran como implementos de trabajo y se asignaran bajo este concepto a través del sistema. Clasificación de activos: Consiste en la estructura contable bajo la cual se registrara el activo no corriente y que se ve reflejado en la estructura financiera de la compañía. 139. Autorización de salida: Es el comprobante que autoriza el traslado de un activo fijo a otro centro de costo ya sea como asignación permanente o para uso temporal en dicho centro de costo. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. La asignación de responsabilidad se definirá con la entrega del mayor de propiedad planta y equipo para cada departamento. REGISTRO CONTABLE ESQUEMA DE APROBACION Se considera activo fijo aquel cuya vida útil exceda de un año y su costo de adquisición sea superior a los Lps.A 134. Para el esquema de solicitud de compras y adquisición debe apegarse a las políticas y procedimientos de compras. . 136. Mayor de propiedad planta y equipo: Es el reporte detallado y específico de los activos no corrientes de la empresa. cuando el activo tenga que ser trasladado a reparaciones en talleres tanto internos como externos. 140. 1.000. Manifiesto de entrega: Es el comprobante mediante el cual se autoriza la salida de un activo no corriente de las instalaciones físicas en donde está asignado. gerencia de proyectos y jefaturas correspondientes. La elaboración y entrega del mayor de propiedad y asignaciones directas es obligación del departamento de contabilidad de la empresa. Para los activos de uso personal o específicos. Ficha técnica del activo: Es el registro de control en el sistema que contiene toda la información relacionada al activo no corriente.00. se elaborara una asignación directa de los bienes. 138.

METODO Y REGISTRO DE DEPRECIACION La depreciación de los activos tangibles se hará por el método de “LíneaRecta” con base en la vida útil estimada de cada activo. Asignación de uso personal o específico: Antes que el activo sea retirado del almacén el responsable de activos no corrientes deben realizar la asignación en el formato establecido. dar de baja a los activos y velar porque se cumplan los procedimientos de marcación. verifica la solicitud de descarte. con su clasificación correspondiente.A 141. . 142. liquidación de proyectos de inversión. Es el responsable de remitir al archivo toda la documentación que soporte la asignación de activos. todo activo de la compañía será marcado física mente en un lugar visible con el número correlativo que se lleva en el libro para control inventarios de activos. Auxiliar de contador:registra los activos fijos en el sistema. realizar los registros contables por concepto de depreciación. de la manera siguiente: Elauxiliar de activos no corrientes: realiza inventarios físicos con sus respectivos informes cuando así lo defina la administración. 143. La responsabilidad recae sobre el almacenista de la bodega principal y supervisado por el auxiliar de contabilidad que la gerencia administrativa asigne. Control Se establecen las partes involucradas en el control de los activos de acuerdo a su función. recepción y documentar activos para reparaciones. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. esta acción se ejecutara inmediatamente después de ingresar activo al almacén. el cual será firmado por el empleado responsable de uso del activo. su fórmula de determinación es la siguiente: Valor de adquisición (-) Valor residual (1%) Vida Útil El registro contable de la depreciación será de forma mensual y se origina de la suma de la depreciación de cada uno de los activos que posee la compañía. PROCEDIMIENTOS GENERALES Marcación: Sistemáticamente. asignación.

Este formato servirá como soporte para avalar la permanencia de activos en el taller. 1. las asignaciones de responsabilidad y todos aquellos registros que conciernen a transacciones de activos fijos. Este manifiesto servirá a su vez como constancia de recepción y entrega del activo. Gerente administrativo: Es quien autoriza la adquisición de activos no corrientes. 3. Elresponsable de asignación de uso personal o especifica: Custodia los activos bajo su responsabilidad. el descarte de activos.A Contador General:revisa y autoriza registro de activos fijos. Movimientosfísicosdeactivosnoasignadosdeformapersonal: Existen varios tipos de movimientos activos y entre los más comunes están los siguientes: Envío a mantenimiento: 2. entrega activos al auxiliar de activos no corrientes cuando se requieran reparaciones. . En caso de venir de un taller externo el almacenista soportara la recepción con la factura y la orden de compra por reparación. colabora en inventarios físicos. descarte y aprueba y presenta los informes de inventarios físicos cuando así lo defina la administración. especificando hacia donde deberá llevarse el activo. el jefe de taller lo debe remitir al almacén de su departamento y solicitar el movimiento de activo. La jefatura a la cual se le asignó la responsabilidad de la custodia de activos debe remitir el activo al taller de su departamento dejando constancia de la entrega y recepción a través del formato envió de activo a taller de departamento. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. mantener su archivo de control de asignaciones en orden y actualizado. En caso que el taller del departamento no pueda hacer las reparaciones y se requiera moverlo a un taller de otro departamento o a un taller externo. Una vez reparado el activo debe retornar al almacén que lo remitió para que este lo entregue al taller que solicito la reparación. entregar personalmente el activo no corriente al auxiliar de activos cuando este ya no vaya estar bajo su custodia. reportar en el término de 24 horas cualquier extravió o daños del activo. solicita descartes.Una vez que el activo haya sido reparado debe ser entregado de nuevo a la jefatura responsable de la custodia del activo y dejando constancia mediante el formato de entrega activo reparado. asientos por depreciación.

el auxiliar de contador indicara el retiro del activo para colocarlo en el centro de acopio. e) Cuando se haya autorizado el descarte.A 4. c) Una vez aprobado el informe. la jefatura que tiene la responsabilidad del bien solicitado. Cada vez que se requiera hacer los descartes de activos. f) El centro de acopio deberá llevar un inventario de los activos no corrientes que están bajo su custodia. Descarte activos no corrientes Para realizar esta actividad. El documento que genere este movimiento debe ser autorizado por el gerente del centro de costo origen. 5. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. la administración designara a un responsable para coordinar y realizar el proceso de descarte. d) El contador general presentara el informe a la gerencia administrativa para que autorice el descarte del activo. el responsable de descarte lo remite al auxiliar de contabilidad quien verifica la documentación y le dan el visto bueno junto con el contador general. Deducción de responsabilidad por pérdida o daños de activos . lo reporta al almacén de su departamento para que elabore el movimiento de activos en el sistema especificando a qué almacén lo remite. b) El responsable asignado hace la inspección con un técnico para elaborar el informe técnico y después lo presentan a la gerencia del centro de costo para la aprobación. 1. se debe cumplir con los siguientes procedimientos: a) El empleado que tenga asignado el activo solicitara por escrito el descarte al responsable asignado. Prestamos entre centros de costos Cuando esto se requiera.

recursos humanos. PROYECTOS DE INVERSION Proyecto de inversión: Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad utilizando un conjunto de recursos disponibles. 144.A Toda perdida o daño de activos debe ser reportada dentro de las veinticuatro horas en que se dio el evento. En el caso de la pérdida de un activo se deducirá responsabilidad al empleado que tiene asignado el activo. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Los costos de reparación o reposición del activo serán cargados a la cuenta del empleado y deduciendo por planilla el valor de reposición del activo. Formulario para autorización de inversión Es el formato oficial autorizado para solicitar. Contrato: Es el documento legal que sirve de soporte entre la compañía y el(los) contratista(s) aprobados para llevar a cabo el proyecto de inversión. los cuales pueden ser. Contratista: . En caso de daño se exigirá un reporte técnico para comprobar si el activo puede ser reparado o requiere ser reemplazado en su totalidad. Dicha comunicación debe ser dirigida por escrito al auxiliar contable responsable de activos fijos con copia a su jefe inmediato. justificar y aprobar los proyectos de inversión a realizar en la compañía. si se comprueba que el usuario del activo cumplió con las normas de seguridad e instrucciones para el buen uso del activo y además que el incidente que provoco el daño no es responsabilidad directa del mismo. no se le deducirá responsabilidad sobre el daño. materiales y tecnológicos entre otros. cargando a su cuenta personal y deduciendo por planilla el valor de reposición del activo. este contrato deberá contener las cláusulas necesarias estipuladas en las leyes del país. especificando los pormenores del incidente. 145. 146. En caso de no respetarse esta disposición se deducirá la responsabilidad total de reparación o reposición al responsable del activo. En caso del daño.

147. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Es la persona natural o jurídica externa que es elegida por la compañía para realizar los proyectos de inversión planificados. fletes. equipos. tomando en consideración el cumplimiento del contrato y la ejecución del presupuesto. 152. SUPERVISION DE OBRAS La responsabilidad de supervisión de los proyectos de inversión es compartida en coordinación entre la gerencia del departamento. 148. Reporte semanal avance de la obra. tomando en cuenta la cantidad y costo de los materiales. Presupuesto de inversión: Es el valor estimado del costo de las obras. SQUEMA ELABORACION . 151. la mano de obra.APROBACION-DOCUMENTOS El documento que se presentara para la aprobación de un proyecto de inversión es el formulario para autorización de inversión. Acta de liquidación de obra: Es el documento que confirma y garantiza la culminación de una obra en proceso. Liquidación de obras: Es el proceso final de la obra en el cual se determina y se contabiliza su costo real. EXPEDIENTE DE CONTROL Antes de iniciar y al culminar un proyecto de inversión se debe tener un expediente formado con los documentos siguientes: 1. la gerencia administrativa financiera y la gerencia de proyectos y mantenimiento. Liquidación de la obra. el cual cuenta con los siguientes elementos: . Contrato firmado por el (los) contratistas y empresa. Formulario para autorización de inversión 2. la gerencia del proyecto solicitante. gastos de supervisión y cualquier otro necesario para que la inversión pueda ser operable correctamente. 3. 150. 149. 4.

.A 1.Periodo de análisis. -Otros. esto incluye (Utilización de materia prima para pruebas. -. 154. gastos de puesta en marcha. 153. - Requerimientos obligatorios. Análisis económico-financiero Tendrá como base el flujo de caja proyectado. -Optimización: Cuando se requiera aumentar índices de eficiencia. esto debe incluir costos tales como: Maquinaria y equipo. 155. Justificación del proyecto Es una narración detallada del proyecto de inversión que especifica los beneficios. seguros. 3. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. si usare recursos externos debe incluirse los intereses y costos financieros que ocurran durante el proceso de inversión.Ingresos y costos marginales. gasto por desmantelamiento. que son todos los costos incurridos en la inversión -. mano de obra. energía. VAN. Es el nombre y una breve reseña de lo que es el proyecto de inversión. combustibles y lubricantes etc. cualquier otra necesidad inherente que no esté especificados anteriormente. -Ampliación.Los indicadores que se utilizaran para el análisis financiero serán TIR.). que estará sujeto a la vida útil del proyecto. cuando se requiera cumplir con un mandato de carácter interno o externo para poder operar según estándares determinados (Calidad. gastos de supervisión. Descripción del proyecto 2. infraestructura. -. Tipo de proyecto de inversión Se refiere a la naturaleza del proyecto de inversión y se tomara como clasificación básica la siguiente: -Reposición de activos.).incluyendo los gastos financieros durante el proceso de inversión. los objetivos que se persiguen. periodo de recuperación. que corresponderán a partir del primer periodo después del inicio de operación del activo.la vida útil. fletes. materiales. -. que consta de los siguientes elementos: --. cuando se requiere aumentar capacidad.Inversión inicial. productividad etc. es cuando se sustituye un activo que ya cumplió su vida útil o no cumple con los requisitos operativos. Presupuesto de inversión: Consiste en calcular la cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de inversión y no debe obviarse ningún detalle inherente al mismo. derechos arancelarios de los equipos.

b) Gerencia general c) Consejo de administración d) Asamblea general 157. 2. 3. Dependiendo de la naturaleza del proyecto este apoyo se puede extender a otros departamentos de la empresa o a consultores externos. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. La respuesta a la propuesta de inversión debe ser comunicada al gerente del departamento proponente en un tiempo no mayor de quince días después de presentada la propuesta. diseños. servicios. equipos y servicios necesarios para la ejecución del proyecto . 4. Este comité lo presidirá la gerencia general y además convocara a los que considere necesarios para la discusión. que apliquen al proyecto financiero. ROCEDIMIENTOS GENERALES Elaboración y presentación del proyecto de inversión Este procedimiento se regirá bajo los siguientes puntos: 1. Después de elaborado el formulario para autorización de inversión. que estará constituido dependiendo del nivel de autorización que requiera la inversión. En caso de que la propuesta sea aprobada esta debe ser entregada a la gerencia administrativa financiera para iniciar las acciones de cotización y compra de los materiales. debe ser entregado al comité de estudio y aprobación de inversiones. materiales.A 156. 5. una vez que se haya realizado el estudio técnico se remitirá al departamento administrativo financiero para elaborar el presupuesto de inversión y el análisis económico-financiero. este solicitara el apoyo interno al:departamento de proyectos con el propósito de obtener el estudio técnico de equipo. especificaciones etc. La elaboración del proyecto de inversión estará bajo la responsabilidad directa del gerente del departamento solicitante. Autorización Una vez avalado el proyecto de inversión será autorizado mediante las firmas correspondientes según los niveles siguientes: a) Gerencia financiera-administrativa.

Compra de suministros y contratación de servicios La compra de suministros como equipo y materiales está bajo la responsabilidad de la gerencia administrativa financiera basada en las recomendaciones técnicas expuestas en la propuesta de inversión y además en las políticas y procedimientos de compra establecida en la compañía. b) Semanalmente se dará seguimiento a los avances de la obra mediante un comité de revisión que estará compuesto por un representante de contabilidad. un representante del departamento de proyectos. Dichos contratos solamente deben ser firmados por los funcionarios que tengan poder de representación en la compañía. El acta de liquidación también servirá para avalar el último pago por servicios a los contratistas y para realizar el registro contable descargando el proyecto en ejecución y cargándolo como activo fijo. donde se plasmara las firmas de conformidad del gerente solicitante del proyecto.A 6. Consideraciones especiales 1. quien se encargara de hacer uso racional de los recursos. 8. Debe velar por cumplir con el cronograma del avance y calidad de proyecto. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Esta liquidación se ejecutara hasta obtener el acta de liquidación del proyecto en ejecución. c) La liquidación del proyecto de inversión será responsabilidad del departamento administrativo financiero. el contratista y la gerencia solicitante. . 7. La contratación de servicios externos está bajo la responsabilidad de la gerencia administrativa financiera basándose en las recomendaciones técnicas expuestas en la propuesta de inversión. gerente administrativo financiero y el contratista. Para tal fin dependiendo de cuál sea el caso lo hará mediante la emisión de orden de compra por servicios o contratos. seguimiento y liquidación del proyecto de inversión a) La ejecución de la obra está bajo la responsabilidad del departamento de proyectos. Los contratistas de los proyectos en ejecución deben apegarse a las normas y procedimientos de seguridad y cualquier otro reglamento que la compañía estime conveniente aplicar. la gerencia de proyectos. Ejecución. con el propósito de cumplir con lo estipulado en la propuesta. Este comité dará el visto bueno para realizar los pagos parciales a los contratistas de acuerdo a los avances y/o estipulado en la base del contrato. 158.

4.6. Los sobrantes de materiales serán reportados por el contratista al almacenista que se le asignó el proyecto. Cualquier defecto o error del proyecto de inversión que sea imputable al contratista será responsabilidad del mismo y todos los costos que se incurriere serán cargados a su cuenta. Cuentas por pagar a proveedores: Son obligaciones contraídas por la compañía. este último será el responsable de contar y medir los sobrantes y los reportara al departamento de contabilidad para proceder a realizar el registro de otras entradas. se deberá justificar y presentar solicitud por escrito a la gerencia administrativa financiera. 4. CUENTAS POR PAGAR/PROVEEDORES 1. 5. El contratista deberá cumplir con todos los requerimientos de ley que establece el estado de Honduras con respecto a los empleados de este. y cualquier otro requerimiento que la empresa considere necesario. producto de acuerdos comerciales formales e informales con diferentes proveedores. Los almacenistas solamente entregaran al contratista la cantidad de materiales que está en el presupuesto del proyecto de inversión. si se requiere de material adicional. dichos valores son originados por las compras al crédito y registrados en la contabilidad a favor de las casas comerciales.A 2. Acuerdos comerciales formales: Son las relaciones comerciales con los proveedores que exigen a la compañía la firma de documentos legales que respalden parcial o totalmente los plazos. estos acuerdos son denominados como de “Buena fe” o la compañía ha creado un buen record crediticio con los proveedores. condiciones y límites de crédito concedidos. Condiciones de crédito: Son los términos o parámetros exigidos por los proveedores y los que la compañía debe cumplir en el manejo y pago de lasfacturas de compras al crédito. 2. El comité de revisión elaborara el informe de los sobrantes de materiales y lo presentara a la gerencia administrativa antes de realizar el último pago por servicios y esta decidirá el cobro o no de dichos materiales al contratista. 159. 3. Acuerdos comerciales informales: Son las relaciones comerciales con los proveedores que no exigen a la compañía la firma de documentos legales que respalden los límites de crédito concedidos. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. 3. .

es obligatorio que el almacenista haya registrado en el sistema la entrada de los artículos y desde esta debe realizar la factura que acredita los valores a pagar a favor del proveedor. No se reconocerá como cuenta por pagar aquellas facturas que no estén respaldadas con una entrada al almacén y con la orden compra emitida a través del sistema SAP. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. *Facturas compras pendientes de pago *Otros que sean relacionados Proveedores Extranjeros: El departamento de contabilidad llevara un expediente por proveedor donde se archiven los documentos siguientes: *Factura pro-forma *Orden de compras *Bill of landing B/L *Copia Del pago realizado *Fotocopias de notas de débito y crédito *Fotocopias de cotizaciones . Esquema de Registros Contables y Documentos Factura del proveedor: Para registrar la cuenta por pagar. * Expedientes de control: El departamento de contabilidad llevara un expediente por proveedor donde se archiven los documentos siguientes PROVEEDORES NACIONALES: *Listas de precios u ofertas de venta de los proveedores *Pagares. *Copias de cotizaciones aprobadas. solicitudes y contratos exigidos (Si aplica) *Notificaciones de cambios de precios (Si aplica) *Copias de notas de débito y crédito *Cartas de confirmación enviadas por los proveedores.A 160.

*No se dará por aceptado un estado de cuenta del proveedor cuando esto no esté debidamente autorizado. *El departamento de contabilidad debe realizar revisiones y reconciliaciones internas de proveedores de forma trimestral o mensual con los proveedores que la administración considere conveniente. *Los almacenistas deben registrar las facturas de compras al crédito inmediatamente después que realicen la entrada de materiales. PROCEDIMIENTOS GENERALES *Las cuentas por pagar se originan por la contabilización de las facturas de compras al crédito. salvo facturas pendientes de pago.A *Facturas pendientes de pago *Otros relacionados Los expedientes se formaran. 161. *En el caso de que algunos proveedores otorguen descuentos por pronto pago en sus facturas. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. . *Los pagos de facturas se hacen de acuerdo al orden de antigüedad y es responsabilidad del auxiliar de contador reportar todas las facturas en el orden mencionado para que sea tramitado su pago. el auxiliar de contador debe solicitar la persona contacto que le envié un estado de cuenta sellado y firmado por el contador general del proveedor. el valor por ese descuento debe ser registrado rebajando el costo del inventario. siempre y cuando los proveedores proporcionen los documentos mencionados. *Para realizar conciliaciones de cuentas entre el proveedor y la empresa. *El control de saldos de proveedores será a través del reporte antigüedad de saldos del módulo compras en el sistema SAP Business One y los saldos deben ser igual al archivo de facturas pendientes de pago de existir diferencias se deben realizar las conciliaciones respectivas.

Ventas internacionales o exportaciones: Son las ventas que se realizan a los clientes que están geográficamente ubicados fuera del país adoptado como origen de operaciones de la compañía. Factura de ventas: Es el documento por medio del cual se realiza la venta al cliente. 169. 167. Clientes:Son las personas jurídicas o naturales que a través de una compra adquieren bienes y servicios. Ventas nacionales o locales: Son las ventas que se realizan a los clientes que están geográficamente ubicados dentro del país adoptado como origen de operaciones de la compañía. Oferta de venta:Documento mediante el cual se difunde precios. modalidades de productos requeridos. 165. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Pedidos de clientes: Es la petición de compra que hace un cliente a un proveedor en donde se detallan las cantidades. estas pueden ser ventas al crédito y ventas al contado 163. 166. 170. precios. 168.A POLITICA 12 VENTAS DEFINICIONES 162. Ventas al contado:Son las ventas que se cobran de inmediato al entregar los productos y las modalidades de cobro son acordadas previamente con los clientes. 164. 171. fecha y lugar de entrega. Ventas: Es la comercialización de los diferentes productos y sub productos. así como de los desechos obtenidos del mismo giro o finalidad comercial de la compañía. modalidad de productos y condiciones de ventas en general. Ventas al crédito:Son las ventas que se esperan cobrar en un periodo de tiempo determinado bajo las condiciones establecidas y previamente aceptadas por las partes. Expediente De Control La Empleada de facturación y el auxiliar contable encargado de la cuenta de ingresos tendrán el siguiente expediente de control: . el mismo indica cuando la venta es al crédito o al contado.

*Las facturas se anulan en el sistema y posteriormente se estampa el sello de anulado a la factura original y a las copias 172. los días y horarios para la toma de pedidos. *Cualquier correspondencia relacionada. Proceso de venta *Inicia con la toma del pedido. 173. *Si cumplen los requisitos anteriores. especificando los productos. que deberá elaborar el jefe de ventas. *Para aprobar un nuevo cliente en la base de datos. *Las condiciones aprobadas deberán ser plasmadas en la oferta de venta. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. el gerente administrativo financiero autorizara a un auxiliar de Contabilidad para la apertura de la cuenta en el sistema. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA LA VENTA Aprobación de Clientes y fijación de las condiciones Comerciales. el Gerente Administrativo la solicitud aprobada o desaprobada. especificara por escrito al empleado de atención al cliente. . *Con la información proporcionada por el jefe de ventas. los volúmenes y el tiempo que durante el cual se le realizara la venta de los productos. el Jefe de ventas debe presentar ante la gerencia administrativa financiera el perfil del potencial cliente. Los clientes harán los pedidos al empleado que se desempeña en atención al cliente. autorizada por la gerencia administrativa financiera y con la aceptación de condiciones por parte del cliente. a través de los medios que la compañía ponga a la disposición. volúmenes.A *Oferta de venta aprobada *Solicitud de crédito aprobada *Correspondencia actualización oferta de ventas. *En casos que aplique para algunos clientes debe estar los procedimientos de entrega de productos y facturas. *El jefe de ventas. En caso de ser aprobado el Gerente administrativo indicara los productos. tiempo durante el cual se le venderá y las condiciones de pago.

*Con la autorización. Una vez recibido el producto. . dos copias. la original la remitirá al departamento de contabilidad a diario. la cual deberá firmar el cliente al momento de la entrega del producto.A *El empleado de atención al cliente no está autorizado para tomar Pedidosde clientes queno tengan la oferta de ventas debidamente aprobadas y que no estén en la base de datos. el jefe de almacén le entrega una de las copias firmadas al cliente y la copia sobrante la dejara en archivo. que luego deberá entregar al cliente para retirar el producto. el empleado de atención al cliente ingresara Al sistema la orden de venta según el orden de prioridades que autorizo el jefe de ventas. *Una vez completada la toma de pedido por el empleado de atención al cliente lo remitirá al jefe de ventas quien especificara por escrito y autorizara a que clientes se les dará prioridad en la entrega de producto. *Cuando ha terminado el proceso de entrega el empleado encargado de facturación elabora la factura. *No se permitirá depósitos o pagos con cheques sin que reúnan las condiciones anteriores.  Factura de contado: Antes de proceder a la facturación el facturador debe tener a la vista los siguientes documentos de pago: Un depósito que haya realizado en efectivo a nuestras cuentas de banco. En cuanto a la facturación hay que hacer dos consideraciones dependiendo de las condiciones de crédito. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. *Una vez que las ordenes de pedido está en el sistema el jefe de Almacén genera las órdenes de entrega según la prioridad que se estableció en el pedido y prepara el pedido físicamente. o cheques certificados o de caja a nombre de la empresa. ambos (Cliente y persona que entrega) deben firmar la factura y la orden de entrega (para productos inventaríales). *Una vez que el cliente tenga la factura en sus manos. se remitirá al área y la persona que le especificara el facturador para que a la presentación de la factura reciba el producto especificado en este.  Facturas al crédito: Al momento de entregar la factura al cliente para retiro de producto se le entrega un juego completo con factura Original.

la empresa no será responsable de aceptar devoluciones. Los valores procedentes de este mecanismo de pesado deben venir por escrito y con la firma tanto del cliente como el que entrega el producto por parte de la empresa. 174. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. PROCEDIMIENTOS GENERALES *Al momento de entregar físicamente el producto al cliente se le permitirá que revise y pese el producto.A *Al momento de retirar el producto de la empresa. *Al momento de la entrega del producto se le permitirá al cliente corroborar los productos que se le facturaron y en caso que la compañía de por aceptados los mecanismos de pesos. En caso de existir una devolución por este asunto esta deberá tener una autorización verbal o por escrita del jefe de ventas y que deberá ser refrendada por escrito cuando se registre en el sistema SAP. *En el caso de las ventas que se realicen a través de la empresa se seguirá el siguiente procedimiento especial: todas las entregas a distribuidoras se acumularan en el mes corriente para ser consolidadas contra la facturación de Distribuidora al fin de mes y generar una solo factura. es decir que ninguna venta podrá salir de la compañía sin los procedimientos de revisión y control que establece la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI). En caso que el cliente no tenga un mecanismo formal de recepción la empresa lo hará en el formato de recepción. en este momento se podrá dar por aceptado cualquier devolución de productos. Después de este proceso y de haberse decepcionado el producto. . *En caso de que el cliente pese el producto con material de empaque. la empresa aceptara como peso para el peso de las cajas el cual deberá estar especificado por el jefe de ventas al cliente. se tomara para efectos de cobro el valor que resulte de esta operación. sea mayor o menor al peso facturado. el cliente debe presentar y dejar una copia de estos dos documentos en los diferentes puntos de control. *Todas las ventas sin excepción deben someterse a los controles establecidos por la ley de ZOLI.

178. 177. Los periodos de tiempo son previamente acordados con los proveedores. a un determinado precio.A POLITICA13 COMPRAS DEFINICIONES 175. Las compras al contado se realizaran cuando los productos sean de suma urgencia. Anticipo sobre compras: Esta modalidad de compras se efectúa cuando no se tiene crédito con el proveedor ya sea este por servicios o por artículos. Compras: Es el acto de obtener bienes y servicios de calidad. 176. en el tiempo razonable y en el lugar correcto. cuando las emergencias en su tiempo lo ameriten y cuando el proveedor lo exija de tal manera. Compras al crédito: Estas son las que sus pagos se realizan dentro de un periodo posterior a la fecha en que se reciben los productos o servicios. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. en otras palabras es un nuevo proveedor y para facilitarnos los artículos o servicios nos solicita por anticipado el valor de la compra. con el propósito de aprovisionar de los recursos necesarios para el desempeño productivo de la compañía. Proveedores: Se les llama proveedores a todas las empresas o personas tanto del mercado local como del extranjero que en más de una vez se les haya comprado productos o servicios utilizados por la compañía. 179. . Compras al contado: Estas se realizan con pagos inmediatos y los productos o servicios serán recibidos de la misma forma.

184. La orden de compra exenta. Orden de compra importaciones 3. 183.A 180. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Orden de compra exenta 2. Se registra en SAP Business One al igual que las otras contiene dos autorizaciones la electrónica que se genera cuando el agente de compras ingresa los datos en SAP Business One. Las mismas se realizan con la modalidad de importación. términos de pago. si es aprobada entonces el departamento de compras la imprime en un formato pre-impreso. Cotización: Documento formal que emiten los proveedores con el propósito de proporcionar información de costo. Existen tres tipos orden de compra: 1. 181. presentación. de inmediato el sistema genera una alerta que la recibe el gerente administrativo. Orden de compra: Este es un documento con el cual la administración autoriza la compra de materiales y suministro necesarios para la operación de la compañía. 182. especificaciones de calidad. Orden de compras gravadas 185. Compras internacionales: Son las que se realizan a los distintos proveedores que están geográficamente ubicados fuera del país. Compras nacionales: Son las que se realizan a los distintos proveedores que están geográficamente ubicados dentro del país adoptado como origen de operaciones de la compañía. el Jefe . toma de decisión. Solicitud de compras: Es el formulario establecido por la Empresa para realizar los pedidos de materiales y suministros siendo estos autorizados por el gerente de proyecto solicitante.

Las existencias de inventario deben ser consistentes con la situación financiera de la compañía y las mismas deben ser sometidas a análisis periódicos que determinen límites mínimos y máximos de los diferentes productos que lo forman 190. ESQUEMA ELABORACION-APROBACION DE DOCUMENTOS El proceso de elaboración y aprobación de documentos debe apegarse estrictamente a las políticas establecidas. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. ningún empleado está facultado para contravenir las disposiciones aquí emanadas. 189. Se utiliza este formato cuando se realizan compras que son para donaciones. Se diferencia de la orden de compra exenta. y se imprime en una página tamaño carta y todos los datos se imprimen en inglés. FINALIDAD DE LAS COMPRAS El objetivo principal de las compras es formar un inventario de productos que sirva en medidas y limites necesarios para hacerle frente a las diferentes necesidades que a diario se presentan los clientes. (Ver Anexo) 187. (Ver Anexo) 188. Sera elaborado por el almacenista según los requerimientos este formato de pedidoserá de uso exclusivo para los siguientes casos: . su numeración correlativa y en el formato de impresión se le adiciona los dígitos del año corriente. La orden de compra gravada.A de importaciones. si la orden no es aprobada queda en el sistema en un estatus pendiente de autorización. sino tiene el visto bueno de la Gerencia General y la Gerencia Administrativa.Reporte de compras: Es el reporte mensual de las compras exoneradas que se presenta a la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI). también se utiliza la orden de compra gravada para la asignación de combustibles a empleados y/o menaje del hogar. 191. originadas por el desarrollo de las operaciones productivas y administrativas de la empresa. 186. autoriza el documento impreso. La orden de compra importaciones. Solicitud de compras.

compras masivas para celebraciones y donaciones. 194. Cuando sean proyectos de inversión. No se tramitara ninguna orden de compra sino reúne los dos requisitos antes mencionados. 193.3el departamento de compras elabora la OC. Cotización. El jefe de compras enviara la cotización al contador para revisión según las presentes políticas y luego a la gerencia administrativa para la aprobación de acuerdo a las de mejores condiciones y costos. se utilizara el formato Orden Compra gravada. No se requiere de cotización por aquellos materiales y suministros que de manera recurrente se estén comprando y que el costo unitario no excede a incrementos de un 5%. Existe diferencia entre la asignación de combustibles para empleados y la asignación de combustibles para stock en los . las autoriza solamente el gerente administrativo. 192.la orden de compra deberá ser autorizada de la siguiente manera: a. De USD xxxxx a USD su equivalente en Lempiras. En apego al inciso13. servicio por reparaciones de maquinaria y equipo. Celebraciones o eventos especiales que requiera compras masivas. De USD XXXX a USD XXXX Las autoriza el gerente general y el gerente administrativo. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. reemplazo de activos. Orden de compra (Materiales y suministros). el departamento de compras no debe recibirlas sin la revisión del jefe de almacenes. Es potestad única del departamento de compras elaborar este documento y su autorización depende del monto a comprar.A 1. b. Obras en proceso y reposición de activos fijos 2. Orden de compra (combustibles). basado en el reporte MRP y solamente en los casos especiales se hará a través de la solicitud de compra. Para el suministro de combustibles que se maneja para cada almacén como el que se asigna y autoriza a los empleados. NOTA:Las solicitudes de compra se remitirán directamente al almacén central.

mientras que cuando sea combustible para stock en los almacenes se usara los códigos CLU-0008 si es diesel. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. La empresa tiene la potestad de elegir a sus proveedores de acuerdo a la mejor proporción de precios. 3. Reporte de compras: De manera sistemática entre los primeros cinco días de cada mes se debe generar el reporte en el departamento de compras. esto con el fin de cerciorarse de existencias de esos productos tanto en su almacén como en los diferentes almacenes que pertenecen a la compañía. La herramienta para realizar el monitoreo será proporcionada por el sistema contable y sus datos siempre serán reales y cuando los ingresos y salidas de productos estén completamente actualizados. 196. Fecha factura proveedor c. 195. Antes de elaborar un pedido de compras. PROCEDIMIENTOS GENERALES 1. servicios y calidad de productos. Monto de la compra i. Monto 12% sobre el valor de la compra h. Fecha orden de compra b. este debe contener lo siguiente: a. Numero factura proveedor e. . el almacenista debe realizar un monitoreo de existencias de los productos que se requieren. si es gasolina el código CLU-0009. consiste en que para los empleados el código del articulo iniciara con los caracteres alfanuméricos ACE-0000. Nombre del proveedor g. Numero orden de compra d. Será potestad de la gerencia general y la gerenciaadministrativa recibir y aprobar propuestas de plazos y montos de créditos ofrecidos por los proveedores.A almacenes. Destino de la compra. 2. Descripción de los artículos comprados f. en este caso es importante que en la orden de compra se asigne el código de almacén solicitante.

Las solicitudes de compras internacionales se harán de acuerdo a las necesidades de los productos o por proyectos de inversión que se planifiquen. Cuando van motoristas a retirar materiales a la bodegas de proveedores: Ocasionalmente. 8. 9. producción y logística y en todos los casos la gerencia general. 7. 5. Las órdenes de compra se remitirán a los proveedores por el medio que se considere de mayor seguridad. Para las compras internacionales se establecen como firmas autorizadas la gerencia administrativa. Cuando se planifiquen compras como se menciona en el inciso definiciones en el título de “Cotizaciones” será de carácter obligatorio exigir como mínimo tres cotizaciones. pero no deben ser motivo de descontrol en el manejo de los inventarios. no es el agente de compras quien retira materiales y suministros de las bodegas de los . 12. 6. Las solicitudes de compras se harán de forma manual y en formato pre-impreso diseñado por la compañía. 10.A 4. Es muy probable que las compras hechas en estado de emergencia incumplan los procedimientos mencionados en las presentes políticas. Una vez realizada la compra debe ser remitida al almacén central o en su caso a los demás almacenes siguiendo los procedimientos establecidos por la Dirección Ejecutiva de Ingresos (DEI) y las normas de recepción de las compras en los almacenes. 11. previamente el agente de compras la elaborara y girara un resumen por proyecto con el fin de reconfirmar los pedidos y evitar no proveer los productos solicitados. Se entregaran las solicitudes de compras nacionales semanalmente en los días que establezca la gerencia administrativa y de esta misma forma serán remitidas e este departamento para proceder a elaborar las órdenes de compra. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. para las compras nacionales ya se especifica en el inciso III numeral 3. ya sea vía fax o correo electrónico.

 Entregar los documentos al almacenista indicado. sino que lo hacen los motoristas de la empresa. cuando esto ocurra los motoristas deben hacer los siguiente:  Revisar contra la factura cada uno de los artículos que reciben.  Al momento de entregar los materiales al almacenista deben contar y revisar juntos.  Deben firmar la entrada junto con el almacenista.  Si hay diferencias deben responsabilizarse ya sea por el faltante o sobrantes .A proveedores.  Contar y verificar que los artículos a retirar están en buen estado y que valla la cantidad debida. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Anexo 1 .

A AQUAFINCA SAINT PETER FISH. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. S.A Reembolso de caja chica Nombre del empleado: ________________________________________________________________________ Centro de costos: ________________________________________________________________________ Fecha: ________________________________________________________________________ Fecha Descripción Numero de documento Cuenta contable Valor Total reembolso Saldo en caja Total del fondo .

50. L. . . . - L.00 L. 500. . 5. . 20. - L.A Nº cheque de reembolso: _______________________ Para el uso exclusivo de contabilidad Elaborado por:_____________________ Autorizado por:________________________ Anexo 2 AQUAFINCA SAINT PETER FISH. S. L.00 L. L. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.00 L. 100. 10.00 L.A Arqueo de caja Nombre del empleado: ___________________________________________________ Cargo del empleado: __________________________________________________ Fecha del arqueo: __________________________________________________ Fecha ultimo reembolso: __________________________________________________ Monto total del fondo Detalle de efectivo Detalle de gastos Denominación de moneda Cantidad Total Descripción Valor L. L. - .00 L. - L. - L. L.00 L. L. - L. .

- Total efectivo L. L.. - L. - TOTAL L. - L. . . . - Otros / Cheques L. . L. . Total gastos L. - L. - L. . - . - L. 0. - L. L. 1. - RESUMEN L. 0. 0.00 L. L. - L.05 L.00 L. - L. . - Efectivo L. - .50 L.10 L. L. . . - Variación L.Fondo asignado L. L. . L. 0. 2. L. . . - Sub-total L. - .20 L. . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. L. L.A L. L. - L.+ Gastos L. . L. L.

A.A Anexo 3 AQUAFINCA SAINT PETER FISH. S. LIQUIDACION DIARIA DE INGRESOS Lugar y fecha: _______________________________ Desde factura:_________________ Hasta:_______________________ VENTAS AL CREDITO Orden de entrega Factura Cliente Orden de entrega Valor Faltante . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

- VENTAS AL CONTADO Orden de entrega Factura Cliente Valor de la factura Valor del deposito Diferencia TOTAL VENTAS AL CONTADO L. - . .A TOTAL VENTAS AL CREDITO L. - Cheques pendientes de depósito Banco Cliente Nº cheque Valor TOTAL L. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. . L. L.

A TOTAL VENTAS DIARIAS L. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. - Observaciones: Firma del encargado de facturación Firma del auxiliar del Contador Sobrante . - RESUMEN DE LIQUIDACION Ventas al crédito L.total L. - Ventas al contado L.Faltante (sobrante) L. - Sub. - Cheques pendientes de deposito Depósitos en efectivo Total pagos recibidos Diferencia neta .

S.A Observaciones: Elaborado por:__________________________________ Firma del responsable :________________________________ Anexo 4 AQUAFINCA SAINT PETER FISH. COMPROBANTE DE CAJA POR L. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. Nº 0000001 Pagado a: _________________________________________________________________________ La Suma de: _________________________________________________________________________ Por Concepto de:_____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ Aldea Borbotón ________de_____20________ Cárguese a:_________________________________________________________________________ Vº Bº Recibí conforme .A.

- Créditos de Aqua finca no operados por el Banco Debito de Aqua finca y no operado por el Banco L. - Créditos del Banco no operados p/Aqua finca L. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. - Saldo de Aqua finca según libros L.A Anexo 5 AQUAFINCA SAINT PETER FISH CONCILIACION BANCARIA BANCO CUENTA : Fecha :31 de mayo Saldo del banco según estado de cuenta L. - Débitos del Banco no operados p/Aqua finca Valor conciliado L. - . - Saldo a Conciliar L.

A Observaciones:________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Hecho por el controlador Anexo 6 . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

cualquier cambio en la información declarada en el presente formulario.A SOLICITUD DE CREDITO 1 LUGAR FECHA 2 ACTUALIZACION DE DATOS CODIGO DEL CLIENTE A NOMBRE DE EMPRESA O COMERCIANTE INDIVIDUAL NOMBRE DEL REPRESENTANTE DIRECCION DE LA EMPRESA TELEFONOS Casa Oficina Celular DIRECCION PARTICULAR CEDULA DE IDENTIDAD Pasaporte No.Me comprometo a informar a AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. RTN CORREO ELECTRONICO B SOCIEDAD / RAZON SOCIAL NOMBRE COMERCIAL DIRECCION TELEFONOS RTN CORREO ELECTRONICO NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL CEDULA DE IDENTIDAD Pasaporte No. a comprobarlos. CASA TEL.PRESENTAR Gtiasbancarias Pagare Cks post-fechados Otros Nacional Internacional MERCADO META 4 REFERENCIAS COMERCIALES EMPRESA TELEFONO CONTACTO DIAS CREDITO MONTOS CLASIFICACION - 5 REFERENCIAS PERSONALES NOMBRE TEL. MONTO AUTORIZADO FIRMAS ESPONSABLES Firma 1 Firma Anexo 07 .Declaro que los datos arriba consignados son reales.2. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. SAINT PETER FISH S. 7..A..1.A. en fe de lo cual firmo la presente solicitud. TRABAJO CELULAR 6 REFERENCIAS BANCARIAS BANCO CLASE DE CTA. NUMERO PTMO.A. y autorizo a AQUAFINCA. GARANTIA SALDOS 7 OBLIGACIONES DEL SOLICITANTE 7. TELEFONOS PBX Fax Otros CORREO ELECTRONICO 3 DATOS PARA EL CREDITO SOLICITADO MONTO MAXIMO DE CREDITO DIAS CREDITO SOLICITADO DOCUMENTOS . Firma del solicitante Sello de la empresa 8 Para uso de AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. NUMERO CTA.

A Anexo 8 . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Anexo 9 .

A Anexo 10 . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.A Anexo 11 .

A Anexo 12 . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

S. LIBRO CONTROL DE ACTIVOS CODIGO DE DESCRIPCION MODELO SERIE COLOR ASIGNADO AL EMPLEADO DEPARTAMENTO PROYECTO INVENTARIO 8322 8323 8324 8325 8326 8327 8328 8329 8330 8331 8332 8333 8334 8335 8336 8337 8338 8339 8340 8341 8342 8343 8344 8345 8346 8347 8348 Anexo 13 .A AQUAFINCA SAINT PETER FISH.A. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

A .AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

A Anexo 14 . AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

nos reunimos por la gerencia administrativa. especificar y anotar en el acta la entrega de los mismos al contratista y rebajarlo del monto final./UDS. con identidad numero___________________________.valorada en un monto de Lps. jurisdicción del municipio de San Francisco de Yojoa. Cortes. con el propósito de liquidar la obra en construcción numero____________ denominada ____________________________________________. también mayor de edad._____________________.A ACTA DE RECEPCION Y LIQUIDACION DE OBRA EN CONSTRUCCION En La Aldea Borbotón. ____Nombre del titular___________________________. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S. en carácter de __PUESTO QUE DESEMPEÑA______________________. y el contratista ___________________________________________.__________________________ Ejecución de la obra: Lps.__________________________ Variación Porcentaje de variación %: _________________________ (Si hay sobrantes de materiales.) El objeto de la reunión es la aprobación de la siguiente liquidación: BASES ESPECIFICAS DE LA LIQUIDACIÓN Liquidación del proyecto N:________________________ Costo total de la obra: _______ Firma del contratista firma del gerente administrativo Firma del supervisor firma del supervisor Firma del gerente de logística o representante Conclusión . con identidad número___________________________ mayor de edad. los cuales detallamos a continuación: Presupuesto de la obra: Lps.

ya que contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa.A El manual es una herramienta muy útil para la contabilidad de los movimientos que se hacen internamente en la Compañía. . así se manejan más ordenadamente todos los datos que la contabilidad necesita para cualquier reporte y así presentar los datos confiables a los Dueños y asociados de la Compañía. Un manual es tan indispensable como él trabajó de un gerente financiero porque si no es por ellos no se podría tener un buen control del efectivo y todo sería un tanto más difícil de presentar. AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.

A .AQUAFINCA SAINT PETER FISH S.