Manual Tecnicas Administrativas

INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO
DIRECCIÓN GENERAL DE FORMACIÓN PROFESIONAL
MANUAL DEL PROTAGONISTA
TECNICA ADMINISTRATIVA PARA LA ASISTENCIA GERENCIAL
ESPECIALIDAD : ADMINISTRACION
MODO DE FORMACION : TECNICO GENERAL
Abril, 2016
0
INSTITUTO NACIONAL TECNOLÓGICO
Dirección Ejecutiva
Cra. Loyda Barrera Rodríguez
Sub-Dirección Ejecutiva
Cro. Walter Sáenz Rojas
Dirección General de Formación Profesional

Cra. Daysi Rivas Mercado
Sub Dirección General de Formación Profesional

Cro. José Virgilio Vásquez
COORDINACIÓN TÉCNICA
Dirección Técnica Docente

Cro. Freddy Garay Portocarrero
Departamento de Currículo
Cra. Mirna Cuesta Loáisiga
1
BIENVENIDA DEL PROTAGONISTA
El manual de “Técnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial” está

asociado a la unidad de competencia: Aplicando técnicas Asistente de Dirección
General Administrativa que se utilizan en el sector para mejorar la calidad de
gestión administrativa y la atención al cliente.
Este manual está dirigido a los Protagonistas que cursan la especialidad del
Técnico General en administración con el único fin de facilitar el proceso
enseñanza aprendizaje durante su formación.
El propósito de este manual es proporcionar al Protagonista una fuente de
información técnica que le ayudará a mejorar su proceso de enseñanza
aprendizaje.
Este manual está conformado por siete unidades didácticas:
 La agenda de trabajo de la Gerencia.
 Redacción de Documentos.
 Logística para eventos empresariales
 Gestión de Viaje.
 Abastecimiento Técnico Material.
 Gestión Presupuestaria
 Manejo de Caja Chica
Cada unidad del manual ha sido estructurada de la siguiente manera:

Objetivo de la unidad
Contenido
Actividades prácticas
Ejercicios de autoevaluación
En los contenidos se presenta la información general, científica y técnica, que

necesita saber el protagonista para el desarrollo de las unidades.
Al final de todas las unidades encontrará:

Glosario
Índice de tablas
Para saber más
Bibliografía
Esperamos que logres con éxito culminar esta formación, que te convertirá en un
profesional Técnico General en Administración y así contribuir al desarrollo del
país.
2
RECOMENDACIONES
Para iniciar el trabajo con el manual, debes estar claro que siempre tu
dedicación y esfuerzo te permitirán adquirir las capacidades del Módulo
Formativo. Al comenzar el estudio de las unidades didácticas debes leer
detenidamente las capacidades/objetivos planteados, para que identifiques
cuáles son los logros que se proponen.
Analiza toda la información consultada y pregunta siempre a tu

instructor cuando necesites aclaraciones.
Amplía tus conocimientos con los links y la bibliografía indicada u

otros textos que estén a tu alcance.
Resuelve responsablemente los ejercicios de autoevaluación y

verifica tus respuestas con los compañeros e instructor.
Prepara el puesto de trabajo según la operación que vayas a realizar,

cumpliendo siempre con las normas de higiene y seguridad laboral.
Durante las prácticas en el campo, se amigable con el Medio Ambiente y

no tires residuos fuera de los lugares establecidos.
Recuerda siempre que el cuido y conservación de los equipos y

herramientas, garantizan el buen desarrollo de las clases y que en el
futuro los nuevos Protagonistas harán uso de ellas.
3
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: Establecer los parámetros que permitan, evaluar las

competencias del Asistente de Dirección General Administrativa en función de
facilitar procesos formativos y de capacitación profesional de jóvenes y adultos en
determinadas funciones laborales
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
 Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de acuerdo a

 Elaborar documentos comerciales y técnicos, de acuerdo a
 Gestionar la logística para los eventos empresariales, tomando en cuenta la
operatividad de la empresa
 Gestionar los viajes al interior y fuera del país de la gerencia, según normas
de control interno y manual de procedimiento.
 Gestionar el abastecimiento de materiales e insumos, de acuerdo al manual
de procedimientos.
 Gestionar el presupuesto del área, de acuerdo a políticas y manual de
procedimiento.
 Emplear caja chica, según políticas y normas de control interno
4
ÍNDICE
Contenido
Modulo: Técnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial¡Error! Marcador
no definido.
Unidad I: La Agenda de Trabajo de la Gerencia ................................................... 10
Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de acuerdo a
técnicas de redacción. ........................................................................................... 10
Técnicas de Redacción ...................................................................................... 10
Redacción .......................................................................................................... 10
Tipos de textos ................................................................................................... 10
Características de los textos .............................................................................. 10
Leyes de los elementos de comunicación .......................................................... 12
Estructura de Redacción .................................................................................... 13
Reglas ortográficas ............................................................................................ 14
REGLAS DE LA LETRA "N" ........................................................................... 16
Agenda de la Gerencia ...................................................................................... 22
Concepto de Programa ...................................................................................... 25
Tipos de Programa............................................................................................. 26
Elaboración de Programa .................................................................................. 27
Programa de Cita. .............................................................................................. 28
Características de la Comunicación efectiva y asertiva. .................................... 29
LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLECER LÍMITES. ...................................... 31
Afectaciones de la Gerencia para la atención al cliente interno y externo. ........ 33
Actividades de aprendizaje.................................................................................... 36
Actividades de aprendizaje....................................... ¡Error! Marcador no definido.
Actividades de Autoevaluación.............................................................................. 36
Unidad II: Redacción de Documentos ................................................................... 37
Objetivo de la Unidad: Elaborar documentos comerciales y técnicos, de acuerdo a
procedimientos convencionales y ofimáticos......................................................... 37
Conceptos de Documentos técnicos y Comercial .............................................. 37
5
Tipos documentos técnico y Comercial.............................................................. 37
Ejemplo de Documentos técnicos y Comercial. ................................................. 38
- Ejemplo de documento comercial................................................................ 39
Formularios para recolectar información de la empresa. ................................... 40
Introducción .......................................................................................................... 40
Partes del formulario............................................................................................... 42
El uso o función ..................................................................................................... 44
Técnicas de Archivo ........................................................................................... 44
Tipos de Archivos............................................................................................... 45
Unidad III: Logística para Eventos Empresariales. ................................................ 49
Objetivo de la Unidad: Gestionar la logística para los eventos empresariales,
tomando en cuenta la operatividad de la empresa. ............................................... 49
Concepto de eventos empresarial...................................................................... 49
Tipos de eventos empresariales ........................................................................ 50
Definición de Planeación de un evento .............................................................. 56
Ejemplo de un plan de un evento empresarial. .................................................. 57
Definición de logística ........................................................................................ 58
Descripción de la Logística de un evento empresarial ....................................... 59
Normas Técnicas de Higiene y seguridad de locales para evento empresarial 61
Montaje y desarrollo de un evento empresarial ................................................ 62
Organización de un evento empresarial............................................................ 63
Memoria de un evento empresarial Memoria de un evento empresarial............ 66
Unidad IV: Gestión de Viaje. ................................................................................. 68
Objetivo de la Unidad: Gestionar los viaje al interior y fuera de la gerencia según
las normas de control interno y manual de procedimiento. ................................... 68
6
Conceptos de Viaje. ........................................................................................... 68
Tipos de Viaje. ................................................................................................... 68
Tramites en Nicaragua para viajes al exterior. ................................................... 69
Migración y Extranjería ................................................................................... 74
¿Por qué debo obtener un pasaporte o cédula de residencia ? ......................... 74
Agencia de Viaje. ............................................................................................... 75
Normas y Procedimiento en la Agencia de Viaje. .............................................. 76
Documentación del Viajante. ............................................................................. 79
Proceso de reservación en los hoteles. ............................................................. 79
Proceso de pago de los viatico de viaje al exterior. ........................................... 80
Unidad V: Abastecimiento Técnico Material. ......................................................... 82
Objetivo de la Unidad: Gestionar el abastecimiento de materiales e insumo, de
acuerdo al manual de procedimiento. ................................................................... 82
Almacén ............................................................................................................. 82
Tipos de almacén ............................................................................................... 82
Políticas y reglamentos de Almacén .................................................................. 83
Materiales e Insumo ........................................................................................... 85
Proceso de solicitud de materiales e Insumo. .................................................... 85
Ejemplo de solicitud de materiales. Formato ..................................................... 86
Control Interno de los materiales del área de la gerencia.. ................................ 86
Programa de abastecimiento de materiales y suministro. .................................. 87
Política de distribución de materiales en las oficinas. . ...................................... 89
Organización del Programa de abastecimiento de los materiales del área de la
gerencia.. ........................................................................................................... 90
1. ¿Qué es almacén? ......................................................................................... 92
7
Unidad VI: Gestión Presupuestaria. ...................................................................... 93
Objetivo de la Unidad: Gestionar el Presupuesto del área, de acuerdo a políticas y
manuales de procedimiento. ................................................................................ 93
Concepto de Presupuesto .................................................................................. 93
Características del presupuesto ......................................................................... 94
Ventajas y desventaja del presupuesto.............................................................. 95
Metodología de Presupuesto ............................................................................ 96
Acción presupuestaria de la Gerencia. .............................................................. 98
Sistema automatizado del presupuesto ............................................................. 98
Normas y Políticas de Presupuesto .................................................................. 99
Solicitud de asignación presupuestaria.. .......................................................... 101
Actividades de aprendizaje.................................................................................. 102
Actividades de Autoevaluación............................................................................ 102
Unidad VII: Manejo de Caja Chica. ..................................................................... 103
Objetivo de la Unidad: emplear caja chica, según políticas y Norma de control
interno. ................................................................................................................ 103
Concepto de Caja chica. .................................................................................. 103
Viatico .............................................................................................................. 104
Tipos de viáticos en Nicaragua. ....................................................................... 104
Descripción de proceso de reembolso de caja chica ....................................... 105
Norma de Control Interno de Caja Chica. ........................................................ 106
Ejemplo de pago de planilla de viatico. ............................................................ 107
Pagos varios por caja chica. ............................................................................ 108
Informe de rendición de cuenta de caja chica.. ................................................ 108
Ejemplo de rendición de cuenta de caja chica... .............................................. 111
Actividades de aprendizaje.................................................................................. 112
Actividades de Autoevaluación............................................................................ 112
Glosario ............................................................................................................... 113
El arqueo de Caja ............................................................................................ 122
8
Controles administrativos ................................................................................. 124
PARA SABER MÁS............................................................................................. 125
Bibliografía .......................................................................................................... 126
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Unidad I: La Agenda de Trabajo de la Gerencia
Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de

acuerdo a técnicas de redacción.
Técnicas de Redacción
Redacción
Redacción es la composición de textos

escritos. El redactor es la persona que
escribe, pero de forma profesional. Es decir
que, en ese sentido, el redactor es un
escritor, pero un escritor profesional (un
profesional de la escritura).
Técnica de redacción es el nombre que se da a la disciplina y normativa que

establece las técnicas para expresarse y para escribir, en los documentos
gerenciales.
Tipos de textos
– Texto argumentativo
– Texto explicativo
– Texto descriptivo
– Texto narrativo
– Texto expositivo
Características de los textos
Según los lingüistas Beaugrande y Dressler, todo texto bien elaborado ha de

presentar siete características:
– Ha de ser coherente, es decir, centrarse en un solo tema, de forma que las

diversas ideas vertidas en él han de contribuir a la creación de una idea global.
– Ha de tener cohesión, lo que quiere decir que las diversas secuencias que lo
construyen han de estar relacionadas entre sí.
10
– Ha de contar con adecuación al destinatario, de forma que utilice un lenguaje
comprensible para su lector ideal, pero no necesariamente para todos los lectores
(caso de los volcados de núcleo mencionados más arriba) y de forma que,
además, ofrezca toda la información necesaria (y el mínimo de información
innecesaria) para su lector ideal o destinatario.
– Ha de contar con una intención comunicativa, es decir, debe querer decir algo a
alguien y por tanto hacer uso de estrategias pertinentes para alcanzar eficacia y
eficiencia comunicativa.
– Ha de estar enmarcado en una situación comunicativa, es decir, debe ser

enunciado desde un aquí y ahora concreto, lo que permite configurar un horizonte
de expectativas y un contexto para su comprensión.
– Ha de entrar en relación con otros textos o géneros para alcanzar sentido y

poder ser interpretado conforme a una serie de competencias, presupuestos,
marcos de referencia, tipos y géneros, pues ningún texto existe aisladamente de la
red de referencias que le sirve para dotarse de significado.
– Ha de poseer información en grado suficiente para resultar novedoso e

interesante pero no exigir tanta que colapse su sentido evitando que el destinatario
sea capaz de interpretarlo (por ejemplo por una demanda excesiva de
conocimientos previos).
Así pues, un texto ha de ser coherente, cohesionado, comprensible para su lector

ideal, intencionado, enmarcado en una situación comunicativa e inmerso en otros
textos o géneros para alcanzar sentido; igualmente ha de poseer información en
grado suficiente para resultar novedoso e interesante.
11
Leyes de los elementos de comunicación
– Claridad: Corresponde al código. Hay

que escribir con un máximo de sencillez
para que el código no haga de filtro,
sino que permita el paso del mensaje.
– Brevedad: Corresponde al mensaje.

Intentar dar la máxima información en
un mínimo de palabras.
– Precisión: Corresponde al contexto:

El texto debe focalizarse en lo que
interesa sin rodeos ni añadidos.
– Corrección: Corresponde al canal. Se

debe escribir correctamente,
cumpliendo las normas gramaticales y
estructurales y presentar el texto
formalmente digno.
– Totalidad: Corresponde al receptor.

No se debe dar la impresión de que transmite un mensaje incompleto.
– Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas.
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Estructura de Redacción
Usar la estructura nombre-verbo-complemento: Lo que mata el interés de un

escrito es no llegar nunca a la idea central. Por tanto, las oraciones subordinadas
son el peor enemigo. Trata, pues, de ejercitar tu escritura utilizando oraciones
simples.
– Ortografía: Visualizar las palabras que se presentan. Descubrir semejanzas.

Añadir grupalmente, palabras semejantes a las presentadas considerando su
correcta escritura, por ejemplo las esdrújulas: pésimo, mínimo, máximo, fantástico,
fanático, etc.
– Puntuación: La idea del texto se pierde por la ausencia o exceso de signos de

puntuación. El uso de la coma, el punto, los dos puntos, las comillas, los guiones,
etc., a veces resulta complicado, pues no es fácil memorizar tantas reglas.
Sin embargo, antes de redactar es recomendable dar un vistazo a las reglas

principales para evitar errores de interpretación.
– Sencillez: Debemos recordar que se escribe para los demás, no para uno
mismo. Por ello, utilizar palabras de dominio común facilita aún más la
comprensión del texto para el lector y la redacción para el autor. Sin embargo,
debe tenerse cuidado de no pecar de ignorante o de abusar de erudito.
– La cohesión: Para que un texto sea cohesivo es necesario que el emisor haya
vinculado entre sí las oraciones mediante los elementos que marcan las relaciones
semánticas. La cohesión permite apreciar en conjunto las oraciones, por eso, se
dice que es una relación interoracional que permite que las oraciones se organicen
en un texto.
De este modo, un texto no es la suma de las oraciones que lo componen, sino que
es el producto de relaciones transfrásticas (entre oraciones) que se instauran en
él.
– La coherencia: Hace referencia al dominio de procesamiento de la información.

El mensaje que vehiculizan los textos se estructura de una determinada forma,
según cada situación de comunicación.
La coherencia establece cuál es la información permanente que se ha podido

comunicar y cómo se ha de hacer.
– Evitar la redundancia: No por mucho escribir nuestro texto será más atractivo.
Esto hace que el texto pierda interés, sentido y propósito. Nos perdemos y
perdemos al lector.
13
– El ritmo: Le confiere movimiento, vida, debe ser motivador y sugerente. Varía
mucho según el tipo de escrito, pero en principio suele ser muy homogéneo en un
mismo texto.
De este modo el lector crea sus propias expectativas sobre lo que va a leer a
continuación y las confirma o rechaza a medida que avanza en la lectura. Los
cambios bruscos, si no son intencionados, dificultan la creación de expectativas y
reducen el interés por la lectura.
Reglas ortográficas
Las reglas ortográficas permiten determinar las letras que forman una palabra o
el uso de los signos de puntuación a partir de normas o pautas de aplicación
general. Estas reglas pueden ser obligatorias, como la que impone la m delante de
la b, mientras que otras son orientaciones estadísticas, no obligatorias, como la
que indica que los verbos terminados en ger suelen tener g y no j. La escritura de
las palabras normalmente no obedece a ninguna regla concreta, sino que se
basan en la etimología o en el uso (como la b de obertura, que no obedece a
ninguna regla general).
Entre las reglas de ortografía que afectan a las palabras están las de las letras
(como m antes de b), acentuación o uso de la tilde, unión y separación de
palabras, división a final de renglón, diéresis.
14
Ortografía de las letras
Reglas ortográficas de la g y la j
• Reglas ortográficas de la m y la n
15
REGLAS DE LA LETRA "N"
1. Se escribe n al inicio de palabras como: trans-, cons-, circuns-, circun-, ins-.
Ejemplos: transcribir, constante, circunstancial, instrumento
2. Se escribe n antes de v.
Ejemplos: invento, envidia, invocar
3. Nunca debe ir n al final de los verbos reflexivos cuando están conjugados en la

forma ustedes del Modo Imperativo.
Ejemplos: levántensen, cámbiese por: levántense

siéntensen cámbiese por: siéntense
• Reglas ortográficas de b y v
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• Reglas ortográficas de la c y la s
- La letra “C” : Tiene dos sonidos distintos. El más suave se asemeja a la “s” y
va siempre antes de una “e”, o de una “i”. En cambio, el más fuerte suena
igual al de la “k” y va antes de una “a”, de una “o”, o de una “u”.
. Terminaciones
/La terminación unción se escribe siempre con c. Ejemplos: conjunción, función,

presunción.
/Las palabras que en singular terminan en “z”, cuando pasan al plural se

escriben con c.
Ejemplos: lápiz = lapices, voz = voces, eficaz = eficaces.
/Las terminadas en -cial, -ícito y -ciosos se escriben siempre con c.

Ejemplos: imparcial, social, ilícito, solícito, precioso, silencioso.
(!) Cuidado: Hay tres excepciones, como la palabra controversial, que pertenece
a la familia de la palabra controversia.
/Las palabras esdrújulas que terminen en -ice y en -ácea o -áceo, van con c.
Ejemplos: apéndice, cómplice, cetáceo.
(!) Excepción: una sola, caucáseo.
/Las que finalizan en -ancia, -ancio, -encia, -encio e -incia, van con c.
Ejemplos: elegancia, cansancio, adolescencia, agencia, silencio.
(!) Excepciones: dos, ansia y hortensia
/Todas las palabras que terminen con -cie se escriben con c.
Ejemplos: especie, superficie, calvicie.
/ Las terminaciones en -cito, -cita, cecito y -cecita, cuando se agregan a

palabras para formar diminiutivos llevan siempre c.
Ejemplos: suave + cito = suavecito; luz + cita = lucecita; pez + cecito =

pececito.
17
/ Los verbos que tienen el infinito terminado en
-zar, cambian la z, por la c cuando van adelante de una e.
Ejemplos: almorzar: almorcé; caracterizar: caractericé; analizar: analicemos.
/ Los verbos que terminan en -cer y -cir se escriben con c.
Ejemplos: cocer (de cocinar), aparecer, deducir, producir.
(!)Excepciones: hay tres: toser, coser (coser la ropa) y asir.
/Las palabras que terminan en -ciencia y – cencia van con c.
Ejemplos:paciencia, docencia, inocencia.
/Las que terminan en -ción cuando hay un adjetivo o un sustantivo de la familia

de esa palabra que termina en -to o en -tor se escriben siempre con c.
Ejemplos: corrección (adjetivo de correcto); canción (sustantivo de canto).
. Para no confundir la “c” con la “k”
/ Si después del sonido fuerte viene una consonante, usar la c.
Ejemplos: cráter, clase.
. Se escriben con c
Estas palabras de uso frecuente: necesario, cicatriz, celofán, cinta, pincel, cero,
irascible, celeste, cepillar, parecido, bicicleta, decepción, recibir.
. La letra “s”
/ Las palabras terminadas en -sión que en su familia poseen una que termina
en -so,- sivo, -sor, -sorio o -sivo.
Ejemplos: erosión (erosivo); confesión (confesor); alusión (alusivo); ilusión

(ilusorio).
/Al escribir un adjetivo que termina en -oso y -osa, se usa la s.
Ejemplos: sospechoso, poderosa, ambicioso, ociosa.
/ En las terminaciones -ísima e ísimo, para formar el superlativo.
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Ejemplos: parecidísima (de parecida); calmadísimo (de calmo).
/Al final de palabras graves o esdrújulas se pone s.
Ejemplos: miércoles, crisis, dosis.
(!)Cuidado: hay excepciones, como cáliz y lápiz.
/Los adjetivos que terminan en -siva o en -sivo, llevan s.
Ejemplos: masiva, agresivo.
/Los sustantivos y adjetivos terminados en -és (la e con acento o tilde).
Ejemplos: cortés, francés, ciempiés, interés.
. Se escriben con s
Puntuación
Toda palabra en español

tiene acento. Puede ser
ortográfico o prosódico.
Lo que
me
ayuda a
saber si
la
palabra
lleva o no
acento es
su
silabas
tónicas
(ST).
La silaba Tónica es
aquella silaba que se
pronuncia con mayor
fuerza en la palabra. .
19
Acentuación
20
21
Agenda de la Gerencia
La agenda es confidencial, ya que contiene la vida
laboral de su titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente la

información y tenemos que consultarla para
recordar la información.
Existen varios tipos de agenda:
- Agenda normal o estándar: Sencilla con todo lo imprescindible.
- Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la

agenda están diferenciadas por separadores de colores.
- Agenda electrónica: Son prácticas por la gran cantidad de información

que almacenan en el mínimo espacio.
- Agenda de ordenador: Están en el

ordenador (Outlook)
Partes mínimas de una agenda
- Listín telefónico y de direcciones
- Calendarios: Año actual, anterior y

posterior
- Planning: Suele ser mensual
- Dietario: Apuntado normalmente por

horas
Agendas que usa la Asistente
- Agenda de la Asistente:
En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.
- Agenda del jefe:
En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.
Gestión de la agenda del jefe
22
Las actividades de la agenda del jefe se
deben distinguir en tres ámbitos:
- Familiar: No se debe invadir, si es

necesario hay que consultarlo con
él, tienen que ser casos
excepcionales.
- Ocio: No se debe interrumpir, él

necesita estos momentos para
poder rendir mejor. En caso
necesario se debe consultar con
él.
- Tiempo empresarial: Es necesario

conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para la gestión
de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar
margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas
complicadas al principio o final de la jornada..
Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.
Planificación diaria, mensual y anual
Antes de registrar las tareas en la

agenda hay que hacer un borrador,
las normas que tendremos en cuenta
para la planificación son:
- El objetivo tiene que

ser concreto y asequible.
- Tiene que tener un plazo

temporal. No se deben
planificar tareas más allá de
un trimestre. El tiempo ideal
son 15 días.
- Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.
23
Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning
siguiendo lo siguiente:
- No dedicar más de 2 horas seguidas en una misma tarea.
- La tarea se entregará a las 12 del día de entrega.
- Las tareas más difíciles se harán en horas Hill
- Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles
- Los días festivos no se programan
- No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad
No todos los espacios en blanco en la agenda significan que el jefe está

disponible. Ese es prácticamente un mandamiento que toda secretaria ejecutiva
debe seguir para conservar el puesto y sumar puntos sin morir en el intento. La
administración de esa agenda constituye un capital invalorable para las asistentes.
“Cuando un jefe está en un día complicado, con reuniones periódicas, conviene
protegerlo de llamadas telefónicas y de visitas que lo distraigan de los asuntos que
lo ocupan”, señala Connie Eastman, consultora en Recursos Humanos y titular del
sitio secretariasenred.com.
Una sana productividad del asistente administrativo permitirá reducir los niveles de
estrés del jefe. Para alcanzar esa meta, Eastman sugiere lo siguiente:
• Adelantarse a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de último
momento y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales
necesarios para la reunión en el debido momento.
• Prepararse para las urgencias críticas. ¿Se necesitará contratar personal

eventual? ¿Podría necesitar ayuda de colegas? ¿Podría ser tan básico como pedir
a un colega que atienda las llamadas entrantes? ¿Podría devolver el favor cuando
él/ella tenga un apuro?
• Si llegan correos a último momento y la reunión de directorio o de comité ya ha

comenzado, no deje de hacérselo saber a su jefe.
La tecnología cambió los hábitos de los gerentes o de los jefes. Antes no existía
los “clisés” informáticos y las citas sólo se anotaban en agendas de papel.
En la actualidad, señala Eastman, los jefes y las secretarias conocen la tecnología

y muchos utilizan Blackberry, Palm u otras herramientas electrónicas. “La
asistente exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no
se vea afectada la productividad y para evitar papelones”, apunta la experta.
24
Además, cuenta con acceso electrónico a múltiples agendas tanto de su jefe como
de otros y puede, por ejemplo, decidir quién está disponible para asistir a cierta
reunión y hasta realiza más análisis de información que su antecesora. Es la
secretaria.com.
Concepto de Programa
Concepto de
programa (término
derivado del latín
programma que, a su
vez, tiene su origen en
un vocablo griego)
posee múltiples
acepciones. Puede ser
entendido como el
anticipo de lo que se
planea realizar en
algún ámbito o
circunstancia; el
temario que se ofrece
25
para un discurso; la presentación y organización de las materias de un cierto curso
o asignatura; y la descripción de las características o etapas en que se organizan
determinados actos o espectáculos artísticos.
El término programa hace referencia a un plan o proyecto organizado de las

distintas actividades que se irá a realizar. También, es un sistema de
distribución de las distintas materias de un curso o asignatura. La expresión
palabra es de origen latín “programma” que a su vez tiene su origen en un vocablo
griego.
Un programa es una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. Para
escribir un programa se requiere que haya un plan previo, al menos en la mente
de la persona que escriba el programa. Un paso del programa se llama objetivo.
Un programa está compuesto de objetivos. Un objetivo es una acción que debería

llevarse a cabo para lograr la finalidad que se desea.
Hay objetivos con diferentes valores. No todos los objetivos tienen el mismo valor
o importancia. A continuación se describen cada uno de ellos.
Tipos de Programa
Es un complejo de políticas, procedimientos, reglas, asignación de funciones, de

recursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de acción
determinado.
Los programas son un tipo de planificación generalizada, que tiene por objeto
definir un plan de acción completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos
y a la estrategia establecida por la empresa.
Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son

generalizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son más específicos, porque
están definidos para actividades específicas. En el caso de los programas
generales, se podría mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa
es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de
trabajo podría ser:
El departamento de producción deberá estudiar y analizar la capacidad productiva

de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para
las nuevas metas de venta, para ello deberá:
Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la

producción.
Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias

primas para las nuevas necesidades de producción.
26
Por su parte el departamento de ventas deberá preparar un plan de incentivos al
personal de su área con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso
necesario requerirá del Departamento de Personal la contratación de un staff
adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de
capacitación.
El departamento de Ventas preparará un estudio del mercado, con el fin de

determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseños
de los productos y envases en conjunto con el departamento de producción si
fuera necesario.
Elaboración de Programa
Para el caso de un programa específico, a modo de ejemplo, un programa de

control de Caja sería:
Preséntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de

los fondos disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos
se podría indicar, fecha, hora y persona que debe realizar el control).
Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Deje
constancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.
Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado según el registro de caja,

el arqueo físico efectuado, el último documento emitido, verifique, además, el
primer documento en blanco y que se cumpla el correlativo.
Durante el arqueo físico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de los
valores controlados, preocúpese, además,
27
Programa de Cita.
Un calendario diario puede usarse para llevar un seguimiento de las actividades
planeadas y de las citas diarias de la gerencia, tales como visitas de la DGI o la
visita de proveedores o acreedores. Microsoft Excel es un programa de
computación que les permite a las personas automatizar el formato de las tareas y
crear calendarios diarios o mensuales usando una hoja de cálculo. Los
calendarios pueden ser impresos y guardados en carpetas o también se pueden
colgar con un imán en la heladera. Los papeles también pueden convertirse en
una agenda diaria de citas y tenerla a mano en un escritorio de trabajo o
directamente en la computadora.
Ejemplo de Cita de trabajo de la gerencia.
28
Características de la Comunicación efectiva y asertiva.
COMUNICACIÓN EFICAZ
Flexibilidad: Es una característica a través de la cual el personal sanitario

demuestra sensibilidad a condiciones cambiantes, y puede ser capaz adaptarse a
situaciones inesperadas. La flexibilidad es una ventaja en la comunicación. En
algunas ocasiones, aunque queramos comunicar un mensaje a otra persona o a
un grupo, nos damos cuenta de que existen circunstancias poco usuales y que no
es el mejor momento para dar un mensaje. Así, permanecemos en silencio y
escuchamos al interlocutor, mientras guardamos su comunicación para un
momento más apropiado. Este acto demuestra flexibilidad ya que el mensaje que
íbamos a transmitir se aplaza para poder escuchar el conflicto que en ese
momento presenta nuestro interlocutor.
Cuando el personal sanitario emplea la flexibilidad, demuestra que es sensible a

los estímulos presentes en el ambiente, además de estar consciente del estado
del paciente con quien se comunica, respetar sus necesidades y sentimientos,
responder con sensibilidad al momento del encuentro.
El personal sanitario con mucha frecuencia no muestra flexibilidad en su trabajo

por estar ocupadas, desarrollando una comunicación rígida.
Agudeza: La agudeza implica vivacidad, vibración, anhelo de interactuar con

éxito. El personal sanitario replicaran a las respuestas verbales y no verbales que
reciban, también el personal sanitario deben saber cuándo hablar, estar callado,
escuchar con atención, participar en un diálogo o actividad con sus pacientes.
Además de estar conscientes de los cambios en el estado físico o emocional del

enfermo, el personal sanitario debe estar alerta al estilo en el cual sus pacientes u
otras personas se comunican.
Receptividad: Es el talento para recibir estímulos y una inclinación para captar

mensajes, respuestas y la presencia del paciente. La receptividad es un
componente importante en el proceso de la comunicación.
La receptividad es condición interna, personal, que les permite ser sensibles a

ciertos rastros de la comunicación que les llegan en el curso de sus actividades
diarias.
Algunas personas no demuestran receptividad en el proceso de la comunicación.

Esperan que otros tomen la iniciativa, permanecen absortos en sí mismos y en sus
propios intereses. Con frecuencia estos individuos critican a los demás o envidian
a aquellos que se comunican bien, a causa de que no se ofrecen a sí mismos.
29
Preparación cuidadosa: El arte de la conversación crece y se perfecciona
conforme una persona lo practica y se prepara para los diálogos que sostendrá. La
preparación cuidadosa permitirá al personal sanitario compartir sus ideas,
sentimientos y reacciones.
La preparación cuidadosa significa que debe considerar cuidadosamente la

comunicación o los estímulos que ha recibido y responden con cierta deliberación.
Ahora sus pensamientos e ideas puede expresarlas sin dificultad.
Estímulo: Dar estímulo es proporcionar ayuda, inspirar valentía y dar esperanzas.

La enfermedad interrumpe el estilo de vida del individuo, relaciones familiares y la
productividad que deriva del trabajo. En consecuencia, cuando él confronta una
situación desconocida, necesita asistencia para salir adelante.
El personal sanitario debe conocer a ese paciente, a sus problemas de salud y sus
necesidades, y después, en un plan de cuidados, incorporar las medidas que le
devolverán la salud perdida.
El uso del silencio: En la comunicación se da escasa atención al uso del silencio.

Las personas no siempre tienen que expresarse en palabras para gozar de los
beneficios de la comunicación. Es valioso ser capaz de:
- Compartir con alguien un momento de silencio.
- Callar cuando otro lo insta a replicar con cólera.
- Percibir la calma en que se mueve nuestro mundo y gozar los sonidos de la

naturaleza.
- Permitir que ocurran momentos de quietud en el día, más que llenarlos con
actividad, ruido o diversión.
- Usar el silencio en una conversación para reunir los pensamientos propios o

adquirir una perspectiva.
- Aceptar el silencio para descubrirse así mismo.
- Compartir en silencio un periodo de espera (resultados de pruebas, intervención

quirúrgica...), puesto que una conversación causaría efectos negativos.
- Guardar silencio de modo que el paciente pueda discutir su problema.
El silencio empleado con cordura puede ser tan eficaz y dar tanto respaldo como
las palabras.
30
LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLECER LÍMITES.
Hay momentos en que el silencio permite a otros saber cuál es nuestra postura, sí
positiva o negativa. No obstante, puede usarse el silencio para castigar o herir a
otros, un hábito común es emplear el silencio cuando las situaciones son difíciles,
cuando alguien ha sido lastimado o desea vengarse. En estas condiciones, el
silencio es capaz de provocar mucho daño a otros y a la persona que lo emplea.
Establecer límites claros nos permite una mejor comunicación con los demás pues
es una manera que preservar nuestro espacio y defender nuestros derechos ante
los demás. Los límites son necesarios en todas nuestras relaciones y saber
establecerlos es una muestra de asertividad y un avance monumental en aquellos
que están trabajando su autoestima.
La comunicación
asertiva es reflejo de
seguridad en nosotras
mismas y autoestima
a la vez que
respetamos los
derechos de los
demás. Muchas veces
en nuestras
relaciones personales,
familiares o laborales
nos dejamos anular
poco a poco cediendo
nuestro espacio,
nuestras decisiones y
nuestros deseos ante
los demás. Dejamos, sin darnos cuenta de lado nuestros derechos, nuestros
deseos y validamos como mejores los deseos y derechos de otros, sobre todo en
las relaciones más cercanas. Los límites
nos dan el poder de ser nosotras mismas
ante cualquier circunstancia y persona.
Walter Riso en su libro los límites del

amor nos muestra que poner límites es
aprender a amar sin perderse uno mismo.
Un límite es línea que trazamos donde
establecemos que es permitido y lo que
no en nuestras relaciones, por lo tanto,
saber establecerlos es una habilidad que
toda persona asertiva debe desarrollar
pues es muestra primero de una sana autoestima, nos empodera como persona,
reconoce nuestro valor, marca el respeto que sentimos por nosotras mismas y el
31
respeto que esperamos de los demás. Los límites son por lo que lo hace sin duda
una herramienta esencial en la comunicación asertiva.
La asertividad es una cualidad esencial en el

liderazgo, los líderes más grandes y eficaces
en la historia, han sido personas asertivas.
Personas que se comunicaban más
efectivamente.
El liderazgo, erróneamente, se asocia como

una cualidad exclusiva de una determinada
posición. Solemos pensar que el líder es
solamente aquel que ocupa una posición
privilegiada y que el liderazgo se mide por la
cantidad de autoridad adjunta a ese cargo o
posición y no siempre es así. Sin embargo, en
esencia, el liderazgo es esencia influencia y
la manera mas efectiva de influir en los demás
es usando la asertividad en nuestro diario vivir.
La asertividad establece una

influencia positiva y una
comunicación eficaz. Su base
es el respeto al derecho de
todas las partes involucradas, a
pensar, sentir y actuar
desacuerdo a sus propias
creencias y la claridad en la
comunicación.
La comunicación asertiva es un
tipo de comunicación donde se
buscan acuerdos y soluciones
de ganar ganar. Parte de la
premisa de que todos somos
importantes y valiosos y que todos tenemos algo valioso que aportar. Por lo tanto yo no
pretendo
32
Afectaciones de la Gerencia para la atención al cliente interno y
externo.
Cuando hablamos
de atención al
cliente, con
frecuencia sólo
pensamos en el
cliente externo.
Solemos olvidar que
los supervisados,
compañeros y
colaboradores son
clientes internos, y
merecen la misma
calidad de atención
que se les exige
tener con los clientes externos.
El nivel de coherencia y consistencia que exista en la calidad de la atención

prestada tanto a clientes externos como internos es una clara expresión de los
valores y cultura de una organización. Es insostenible ser "luz de la calle,
oscuridad de la casa". La eficiencia y eficacia de las comunicaciones corporativas
dependen de este factor.
La buena atención al cliente

interno es también un arte.
Se cultiva, se practica a
diario y se hace realidad en
la acción cotidiana. Implica
una estrategia formal y
planes de acción concretos,
en los cuales la
comunicación interna juega
un rol esencial para
consolidar, transmitir y
compartir los valores
corporativos, cumplir la misión y alcanzar la visión planteada hacia el futuro.
Actualmente, la comunicación corporativa interna debe ir mucho más allá de

"transportar" información desde la gerencia o niveles más altos hacia los
empleados y colaboradores.
33
El área de comunicaciones internas es
medular y debe incluir un completo
conocimiento de sus públicos,
segmentación de las audiencias clave
según posiciones, funciones, necesidades,
intereses y expectativas, así como la
formulación de planes estratégicos
propios, en estrecha alineación con metas
de negocio.
Las empresas que tienen clara la necesidad de brindar una atención excelente a
sus clientes externos, saben que "la ley entra por casa" y para ello invierten
esfuerzos importantes en la ejecución de estrategias de atención a sus públicos
internos para lograr la motivación y compromiso necesarios hacia su trabajo, su
organización y sus líderes.
Visto así, el área de comunicaciones internas ha pasado a ser un centro de

formulación de mensajes clave y planes vitales para la productividad, la
competitividad y la salud de la organización, capaz de promover valores de
excelencia, cooperación y trabajo en equipo en favor de las metas de negocio.
Una comunicación interna efectiva requiere concebir a cada empleado como un

comunicador o vocero invaluable de la cultura corporativa. Esta noción incorpora a
todos en la organización, no sólo a representantes o directivos. Especialmente
debe tomar en cuenta a quienes cada día deben relacionarse con clientes
externos y consumidores.
Existe una significativa correlación entre el compromiso de los empleados y su

productividad. Una empresa que cuenta con una excelente atención al cliente
interno, tiene mecanismos para reconocer las necesidades de sus empleados,
pero, sobre todo, puede incentivar mecanismos de auto-motivación en ellos
(especialmente a través de la capacitación y el entrenamiento). Así, sus oficios y
34
responsabilidades se convierten en claros motivos de realización profesional,
personal, familiar y hasta social.
En este contexto es importante conocer y valorar la percepción del cliente interno

sobre lo que hace la empresa y lo que de ella recibe. No sólo sobre la
compensación salarial, sino también emocional. Esta incluye intangibles clave
como son la calidad de la relación con sus supervisores y jefes, la inclusión y
participación en la toma de decisiones, su desarrollo de carrera, el ambiente físico,
la interacción con los colegas y los clientes, entre otros.
La atención interna favorece los procesos de fortalecimiento del liderazgo, sentido

de pertenencia, neutraliza e incluso evita los rumores o las especulaciones,
minimiza los ruidos y distracciones y, por ende, incrementa la productividad y
creatividad, motiva al talento, enfoca los esfuerzos y premia y reconoce el éxito.
Así pues, ocuparse activamente de la atención al cliente interno es una de las

acciones que más sustentabilidad en el tiempo le da a cualquier organización.
CLIENTES INTERNOS – CLIENTES EXTERNOS DE UNIVERSIDAD
En la relación que
establece el arte de
servir se verán
involucrados tres
protagonistas
fundamentales: La
Empresa
prestadora del
servicio, el
representante de la
empresa en la
persona de vendedor, despachador, agente comercial, etc., y el cliente/usuario. De
dicha interacción se generará un beneficio mutuo derivado de la satisfacción
adecuada de las necesidades detectadas. De acuerdo a Estrada y Borrero (1996),
el resultado óptimo se mide de acuerdo a la siguiente máxima: “Satisface a tu
cliente sin perjudicar a tu empresa”. La Empresa/Organización debe procurar,
entonces, que exista un equilibrio en la relación entre sus clientes internos
(empleados) y sus clientes externos (Clientes/Usuarios). Para lograr esto se ha de
procurar que los encargados de dirigir las actividades propias de la empresa sean
capaces de establecer, de acuerdo a la visión estratégica, relaciones adecuadas a
nivel administrativo que motiven a los empleados (en todos los niveles) a ser
excelentes en sus relaciones con los usuarios.
35
ACTIVIDADES
a. Elabore un cuadro sinóptico del contenido de esta

unidad
b. En grupo de 5 expondrán el contenido del cuadro sinóptico
AUTOEVALUACIÓN
1. Explique la importancia de la
Redacción de documentos
administrativo
2. Explique la importancia de aplicar las
reglas de ortografía en la Redacción
de documentos administrativo
3. Explique la importancia de la agenda
y los programas.
4. Diferenciar entre agenda y programa.
5. Explicar el programa de Cita.
6. Diferenciar la comunicación efectiva y asertiva.
7. Explique la relación de la gerencia y la atención al cliente interno y externo.
8. Diferenciar los diferentes programas y agendas.
9. Explique el proceso de elaboración de programa.
36
Unidad II: Redacción de Documentos
Objetivo de la Unidad: Elaborar documentos comerciales y técnicos, de acuerdo

a procedimientos convencionales y ofimáticos.
Conceptos de Documentos técnicos y Comercial
 Documento técnico: es un sistema de datos e

información que se obtiene de forma sistemática
de una experiencia que implica análisis e
investigación; y es procesada por diversas
técnicas que: resumen, sintetizan, describen,
expliquen, argumentan, etc.; y que se presenta
con una estructura que contiene los elementos
básicos de Título, Introducción, Desarrollo, Conclusión y Referencias.
 Documento comercial: son los que respaldan las operaciones de
transacción de la
empresa,
constituyéndose
en medio de
prueba y la
entrada de datos
para el sistema
contable. Se
elaboran en
original y tantas
copias como lo
requiera la
empresa. Sus
funciones son:
contable, jurídica,
de control, entre
otros.
Tipos documentos técnico y Comercial.
- Tipos de documentos técnicos
37
 Libros y Monografías: textos, manuales, tesis, informes, actas,
antologías.
 Publicaciones periódicas: revistas, diarios, avances, revisiones.
 Publicaciones referativas: Índices, bases de datos, bibliografías.
 Publicaciones técnicas: normas, patentes, catálogos técnicos.
 Materiales de referencia: enciclopedias, diccionarios, atlas, anuarios.
- Tipos de documentos comerciales
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de débito
6.- Nota de crédito
7.- Cheque
8.- Pagare
9.- Nota de crédito bancaria o boleto de depósito
Ejemplo de Documentos técnicos y Comercial.
- Ejemplo de documento técnico

38
- Ejemplo de documento comercial
39
Formularios para recolectar información de la empresa.
Introducción
Formulario es un documento impreso que
transmite información específica de una persona a otra o
de una a otra unidad. Este es un papel portador
de datos e información y es parte integrante del método.
Así, es un medio de transmitir información. El propósito
fundamental del diseño de formularios, es
suministrar medios estandarizados para el eficaz
procesamiento de información administrativa, así como
también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la
información. Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual
dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de
una computadora evitan este problema.
40
Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito
de que el usuario
introduzca datos
estructurados (nombre,
apellidos, dirección, etc) en
las zonas del documento
destinadas a ese propósito,
para ser almacenados y
procesados posteriormente.
En informática, un
formulario consta de un
conjunto de campos de
datos solicitados por un
determinado programa, los
cuales se almacenarán
para su procesamiento y
posterior uso. Cada campo
debe albergar un dato
específico, por ejemplo, el
campo "Nombre" debe
rellenarse con un nombre
personal; el campo "Fecha
de nacimiento" debe
aceptar una fecha válida,
etc.
Formularios
Es una pieza de papel que

contiene datos y espacios
en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización
según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como
un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y
facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime
información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información
variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en
blanco para rellenarlos posteriormente.
41
Partes del formulario
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo,
título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a
la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la
acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se
desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones
acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para
aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también
se asienta el código de registro.
42
Objetivo.
El objetivo fundamental de los formularios reside en que es
un instrumento sobre el cual se apoya la transmisión, el
registro y el control de la información relacionada con las
operaciones de la organización y con todos sus niveles: Por
lo tanto son uno los medios libres para la recolección de
datos debido a su facilidad con que circulan por toda la
organización y afectan a todo el sistema de la misma
forma.
Los objetivos principales de los formularios son

 Minimizar los gastos operativos de la
organización, al establecer un uso racional de los
formularios
 Aumentar la Producción, fomentar la exactitud y
desarrollar el flujo normal del trabajo, con un
mínimo de duplicidad y repetición.
 Obtener considerables ahorros mediante la
uniformidad de diseños y reproducción de los
formularios.
 Mejorar la imagen de la organización, al ofrecer
a clientes y relacionados, formularios
bien diseñados y mejor presentados.
 llenar las necesidades que las oficinas
demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
 Facilitar el flujo de información y
el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos,
sintetizar y relacionar información y por
último, dar valor legal a determinadas
transacciones.
Por ejemplo, si requerimos el registro de
un usuario para que pueda participar
enviando comentarios sobre nuestros
artículos en Internet o para poder acceder
a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos
Como nombres, apellidos y correo electrónico.
Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como
puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de
nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que
representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.
Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los

empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto
administrativo se refleja en un formulario.
43
El uso o función
 Proveer la información
necesaria que requiera en
situaciones similares y en
una secuencia lógica.
 Ahorrar Escritura manual o
mecánica (y por ende el
tiempo) con la impresión
previa de titulos e
instrucciones para su uso.
 suministrar un medio económico de la información escrita con copias
múltiples.
 Asegurar que la información se suministre en la forma debida.
Técnicas de Archivo
El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los
documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y
protegerlos de pérdidas o deterioros.
Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados,

toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el
individuo o firma ya la vez facilitar su localización y manejo.
Importancia:
Representa la memoria de la empresa o de algún negocio, o conservación de los

documentos. Solo se guarda los documentos importantes.
Finalidad de las reglas de clasificación de archivo:
Un archivo tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser
localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas, para
decir, ¿Dónde guarda un documento?, solo esa persona podría encontrarlo, por lo
tanto es necesario observar reglas fijas que permita seleccionar y ordenar los
títulos y de esta manera, poder archivar todos los documentos adecuadamente.
44
Tipos de Archivos.
¿Qué es un archivo?
Se entiende bajo el concepto de archivo a todos
aquellos espacios físicos en los que una persona, institución,
agrupación o comunidad destina para almacenar de forma
organizada una serie de documentos, con el objeto de poder
conservarlos para una futura recuperación y hacerlo de la
forma más rápida posible.
Con el avance de la informática, el concepto de archivo fue
tomado para designar una serie de datos o información en
formato digital y que puede ser recuperado desde alguna PC o dispositivo
informático.
45
Archivo vertical: Los
documentos son
almacenados en carpetas
individuales, colgando de
una guía dentro de las
gavetas. Las carpetas se
colocan una detrás de
otra con el borde que
presenta la pestaña hacia
arriba, donde se escribe
la identificación de lo que
allí se conserva.
Archivo lateral: Los

documentos se archivan
uno al lado del otro como
los libros de estantería en
una biblioteca.
Normalmente se archivan
a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.
Archivo horizontal: Los documentos son

almacenados en plano, uno encima del otro
en carpetas, cajas, archivadores o cajones.
Este archivo es válido en el caso de tener
que archivar pocos documentos o cuando se
trate de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se

pueden mencionar los archivos: activos,
semiactivos e inactivos.
Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente

o que la documentación por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la fecha de
emisión de los registros no es superior a los
cinco años y es consultada más de una vez al
mes.
46
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del
archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para
comprobar operaciones realizadas.
Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que

tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la
destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
47
Actividades
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta

unidad
b. Elabore un ejemplo de cada documento técnico y

comercial
c. En grupo de 5 expondrán el contenido del mapa

conceptual y los ejemplos de documentos técnicos y comerciales..
d. Elaborar un ejemplo de archivo y exponerlo de manera individual.
Autoevaluación
1. Que es documentos técnico y comercial.

2. Que es procesador de texto.
3. Que es formulario en la recolección de la
información
4. Que es archivo.
5. Explique en forma breve los diferentes tipos de
archivo.
6. ¿De qué depende que un archivo preste un
buen servicio al usuario?
48
Unidad III: Logística para Eventos Empresariales.
Objetivo de la Unidad: Gestionar la logística para los eventos empresariales,

tomando en cuenta la operatividad de la empresa.
Concepto de eventos empresarial
Los eventos empresariales (también conocidos

como eventos corporativos) son esenciales para los
negocios hoy en día. Toda empresa o negocio debe
tener la capacidad de organizar eventos que
impulsen un crecimiento desde adentro y al mismo
tiempo eduquen al público acerca del lugar y
propósito de una empresa dentro de su industria. Y
sin lugar a duda, una de las mejores maneras de
lograrlo es con la organización de eventos empresariales.
Normalmente los eventos empresariales incluyen conferencias, actividades inter-

empresa y proyectos comunitarios... Todo esto enfocado a reforzar y lograr las
metas de la empresa. Y aunque en buena medida, la mayor parte de los eventos
empresariales están enfocados a trabajo, estos eventos también son conocidos
por su capacidad de divertir, entretener e integrar a todos los asistentes al evento.
La integración en los eventos empresariales

se vuelve particularmente importante
cuando la empresa tiene numerosas
locaciones (sobre todo cuando éstas se
encuentran en diferentes ciudades o
países). En este caso, las empresas pueden
optar por organizar un evento empresarial
semestral o anual para gerentes y directivos
con el fin de lograr un mayor
involucramiento entre ellos y para compartir
metas, objetivos, recursos e información
que ayude a la empresa.
También existen eventos empresariales cuya meta es el lanzamiento de un

producto o una línea de productos. En este caso, el evento empresarial puede
consistir de exposiciones, exhibiciones, demostraciones, etc... Todas enfocadas a
capturar la atención del mercado y generar nuevos clientes para la empresa.
49
Tipos de eventos empresariales
Conferencias
Estas suelen ser grandes reuniones de
personas que tienen un interés en común o
comparten un sector profesional. Estas son
formales y por lo general implican unos
pocos oradores que abordan un amplio
grupo de profesionales. Se invita a
interactuar pero no en el mismo nivel de
una conversación o seminario.
Recuerda que lo de hoy son las redes sociales, una buena táctica es proporcionar
a tus invitados tu Twitter, blog o Facebook; esto permite que los asistentes
realicen preguntas, consultas o hagan aportaciones de lo que saben y no han
tenido tiempo de explicar en la conferencia; pero sobre todo abre las compuertas
del intercambio de ideas, lo que te permite tener una noción cercana sobre qué les
pareció la conferencia.
Seminarios
Los seminarios tienen lugar
para los propósitos educativos
y generalmente implican
pequeños grupos de
personas. La interacción es
una parte importante, por lo
que regularmente se les da la
oportunidad a los asistentes
de expresar sus opiniones o
realizar preguntas a los oradores.
De acuerdo a las nuevas tendencias, para que un seminario sea más interactivo
puedes estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo
durante la cual cada uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen,
lleva a cabo un rompehielos en el que los participantes compartan con el grupo
algo acerca de sí mismos que nadie sepa. Te recomendamos leas nuestro
artículo “5 secretos para un seminario exitoso”
50
Reuniones
Las reunione s pueden ser las interacciones
entre dos o más personas y en general son
para discutir las oportunidades y desafíos, los
conceptos actuales o transmitir información.
Pueden ser llevadas a cabo para los
empleados de una organización o para los
representantes de diferentes empresas.
Te proponemos elaborar un programa o agenda de temas a tratar. Si cuentas con

un buen programa, ordenado y con estimaciones de tiempo para cada asunto a
tratar, lograrás mantener un orden en la presentación y discusión de los temas.
Sugerimos circular la agenda de la reunión previamente entre los participantes, de
esta manera todos conocerán anticipadamente el tiempo de los puntos a tratar.
Echa un vistazo a nuestro artículo “¿Cómo organizar mis reuniones de trabajo?”
Iniciativas de trabajo en equipo
Como su nombre lo indica,
este tipo de eventos se llevan
a cabo para la motivación y/o
la formación de ciertos grupos
de personas dentro de la
organización. Por lo general
son más pequeños para que
cada individuo tenga atención
personalizada.
Este tipo de eventos no deben dejar de ser creativos aunque sean dirigidos a un
grupo pequeño de empleados. Eventos en Punto te ofrece una serie de
actividades para que tu evento sea realmente efectivo.
 Actividades deportivas: tirolesas, deportes náuticos, rutas a caballo,
organización de viajes.
 Actividades lúdicas: juegos como descubre al asesino o la búsqueda del
tesoro, paintball, disfraces, etc.
51
 Actividades de participación: concursos de canciones, cursos de cocina,
elaboración de productos manuales, concursos y clases de baile, catas de
vinos, etc.
Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo, participación en proyectos
de conservación de la naturaleza, visitas a espacios protegidos, etc.
Ferias
Estas exposiciones permiten a las
empresas mostrar y demostrar sus
nuevos productos o servicios. Éstas
son tomadas muy en serio por
aquellos en los sectores industriales,
por lo que se suele gastar mucho
dinero en la creación de pantallas y
fabulosas presentaciones. Algunas
empresas incluso viajan largas distancias para asistir a ferias comerciales
internacionales.
Un punto importante que tienes que tener en cuenta es que en una feria habrá una
gran cantidad de stands, por lo que tienes que buscar alguna técnica para poder
hacer que el tuyo resalte entre la multitud. Lo más efectivo podría ser utilizar un
diferenciador poco común, decora en verde y utiliza materiales ecológicos como
pufs de cartón, bañeras recicladas como sofás. Todo para recibir a los asistentes
en tu stand. El objetivo, además de ser sostenible, es sorprender y crear gran
impacto visual. Te sugerimos también consultar nuesto artículo “Decálogo para
realizar un evento verde”
Conferencias de Prensa
Estas son las entrevistas
realizadas específicamente
por los medios de
comunicación y por lo
general son en respuesta a
un evento reciente, un
rumor, el anuncio de un
nuevo producto o servicio.
52
Un representante de la compañía llevará a cabo la conferencia de prensa y
responderá a las preguntas de los diversos medios en una ceremonia de
profesionales. Existen varios elementos indispensables que tienes que tomar en
cuenta para llevar a cabo la realización de este evento aquí te presentamos
algunos.
Integrar un presídium con los expertos del tema a tratar, así no vacilarás al pasar
el micrófono cuando haya una pregunta especializada.
Iniciar puntualmente, este punto con frecuencia provoca tensión pues los
reporteros tienen agendas saturadas como para esperar por el director de marca o
el fabuloso e impuntual dueño.
Formar un press kit, es decir, un paquete con información del tema que se aborda,
debe contener fotos, videos, etc. En algunas ocasiones se coloca un obsequio.
Una buena nota no se compara con la inversión que se tiene que desembolsar
para cubrir un flow, por esto la importancia de crear una rueda de prensa exitosa.
Ceremonias de Apertura
Cualquier evento importante, como la
exposición o reunión anual que durará
más de dos días que generalmente inicia
con una ceremonia de apertura o
inauguración, la cual marcará el
comienzo del evento y establecerá el
tono y el tema de los días siguientes.
Oradores y celebridades pueden ser
invitados a participar para hacerla mas emocionante.
Unirse a una organización no lucrativa o de

caridad es una idea grandiosa para la
ceremonia. No sólo ayudarás a una buena
causa, sino que también disfrutarás de
publicidad adicional. Además de ser una
buena opción para realizar causas altruistas.
Cena de Gala
53
Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por al menos tres
deliciosos platillos, entretenimiento y discursos. Estas se celebran a menudo en
combinación con un evento en pro de una fundación o cierre de algún seminario.
Se suele invitar celebridades y oradores, y a veces se otorgan premios. Traje
formal-etiqueta es el código de vestimenta esperada para tales eventos.
Es importante que tengas en claro el motivo de la cena puedes darle un nombre,

título o slogan o bien realizar una buena causa para celebrarla.
Debes tener en cuenta los aspectos logísticos como la recepción, la organización
de las mesas, el menú, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habrá
alguna ponencia, pase de video, exposición, etc.), la animación, la música, algún
otro evento ligado a la cena (subasta, baile, rifa) la decoración, si habrá algún
detalle para los asistentes.
Lanzamientos de productos
Cuando un nuevo producto se es tá
introduciendo al mercado, el lanzamiento en
general se considera como su primera aparición
o exposición al público. El producto se
demuestra y discute su eficacia, utilidad y
contribución a la sociedad o de la industria. El
producto debe estar disponible para su compra
en la puesta en marcha, si es posible.
Lo primero que debes tener en cuenta para lograr el éxito de la campaña, es que
la presentación del producto debe estar integrada en la estrategia de marketing de
la empresa, definir cuál es la época del año más adecuada para el evento y cuál
es la hora del día más apropiada para el público objetivo, así como la definición
del espacio teniendo en cuenta la accesibilidad, la distancia, las condiciones
exigidas, autorizaciones necesarias, seguridad del local, impacto sobre el público-
objetivo, interés, adecuación al mensaje a transmitir, ventajas y desventajas del
local, etc. Para ello es necesario conocer muy bien el target: edad, estilo de vida,
capacidad de reacción ante el riesgo, la novedad, amantes de la aventura, etc.
54
Junta General de Accionistas
Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el
propósito de transmitir información importante a
los accionistas de la sociedad sobre temas
relevantes y elegir al Consejo de Administración.
Un evento tan importante, como una junta de

accionistas no tiene porqué ser tan solemne y
tenso como de costumbre, sería muy bueno que
intentaras abrir la próxima junta de accionistas de
tu empresa, con algún tipo de actividad
distendida y alegre, que relaje a los asistentes
para que la reunión se desarrolle con una mayor naturalidad. Si tu junta de
accionistas es general, seria buena idea comenzar la reunión con un performance
que tenga que ver con tu empresa.
Ceremonias de Reconocimiento
Ya sea a grande o pequeña escala, las
ceremonias de premiación se llevan a cabo
para felicitar y agradecer a los integrantes de
una organización que han cumplido con sus
deberes de manera admirable o han superado
las expectativas y demandas de la empresa.
Es muy importante definir qué tipo de premio vas a otorgar, se dice que los
premios deben corresponder a la acción que se está reconociendo. También
deberían estar de acuerdo con la persona y la ocasión. La clase de símbolo que
se elija dirá mucho sobre qué y a quién está siendo reconocido. Estos son
algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:
Prendedores, estatuillas, certificados, premios, plaquetas, menciones de
reconocimiento enmarcadas, regalos, un ascenso, invitaciones de obsequio.
Debes tomar en cuenta las nuevas tendencias, hoy por hoy las personas prefieren
ser reconocidas por su labor altruista y un buen reconocimiento podría significar
donar su premio a alguna fundación o que el premio haya sido comprado a una
organización de ayuda social.
55
Reuniones Directivas
Estas son las reuniones formales del Consejo de Administración de una empresa,
y se centran en la visión de la organización, metas y estrategias. Para que estas
reuniones sean un éxito deberás escoger la
sala en base a las siguientes
recomendaciones.
Capacidad de la sala (en términos de

cantidad de asientos), dimensiones y forma
de la sala (dependiendo de si existen
presentaciones o actividades), necesidad de acceso a Internet, necesidad de
ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector).
Recuerda que una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable
puede mejorar la eficiencia de la reunión. Para lograr que los participantes se
relajen, podrá servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la
reunión.
Definición de Planeación de un evento

Es el arte de la planificación de un convenio, parte de una exposición, una
ceremonia o por ejemplo una competición deportiva.
Un planificador de eventos tiene que trabajar sobre
el presupuesto, establecer las fechas del evento,
seleccionar y reservar un lugar adecuado, la
adquisición de todos los permisos necesarios de las
autoridades y la coordinación de todos los
involucrados de logística de evento. En el proceso
creativo de la planificación de un evento, el
planificador de eventos tiene que desarrollar un tema, organizar artistas y
oradores, coordinar todos los servicios públicos necesarios, seleccionar y
organizar la decoración, mesas, sillas, carpas y todos los demás requisitos, tales
como catering, seguridad, aseos , planes de emergencia y así sucesivamente.
56
Ejemplo de un plan de un evento empresarial.
57
Definición de logística
La logística es el conjunto de los
medios y métodos que permiten llevar
a cabo la organización de
una empresa o de un servicio.
La logística empresarial implica un
cierto orden en los procesos que
involucran a la producción y la
comercialización de mercancías.
Logística de un evento empresarial
El punto de partida para la logística de

eventos empresariales
está en escuchar al
cliente, entender sus
necesidades y
asesorarle en el
cumplimiento de sus
objetivos.
La logística es el
conjunto de métodos y
medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión
de cualquier emprendimiento o servicio.
Es el puente que une producto y mercado, por lo que el éxito de un proyecto

dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un
puente fuerte y sólido.
El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el

momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera
de generar la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y
calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y
efectivos.
La persona a cargo de la logística de cualquier proyecto, tendrá responsabilidades

operacionales respecto a la implementación de medidas a ejecutar, tácticas en
58
cuanto a cómo se organizan dichas medidas, y estratégicas en los resultados
esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestión a realizar
Descripción de la Logística de un evento empresarial
LOGÍSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIÓN DE

EVENTO.
Para realizar la logística del evento necesitamos

conocer el sitio, como la palma de la mano para que las
personas encargadas, puedan prestar un mejor servicio,
y deben conocer las vías de acceso, los lugares, el tema
y el lugar.
DURANTE LA REALIZACION DE UN EVENTO:
Es muy importante saber de la hora y el lugar donde se relazará el evento, para

poder realizar el menú y las pruebas que deban tener en el salón o lugar donde se
ye vara el evento programado
SERVICIOS:
El liderazgo en servicio, escuchando la voz del cliente se podrán conocer sus

expectativas, lo que ocurre con el desempeño y por qué, y lo que debe hacerse
para mejorar.
INCRIPCIONES:
Eventos Empresariales e Institucionales, herramientas estratégicas y tácticas para
atraer, idealizar y reunir a potenciales clientes.
59
ETIQUETA:
Equivale a las reglas convencionales de comportamiento, a las costumbres que

nos han sido transmitidas y que seguimos al estar en situaciones determinadas.
A continuación nombraremos algunas normas de etiqueta:
PROTOCOLO: Normas a seguir:

1. Lugar de celebración: En interiores o al exterior. Se debe estudiar el espacio en
el que se va a celebrar el evento.
2. PERSONAS INVITADAS: Hacer un cálculo del número de personas que van a
asistir: desde los asistentes más importantes, hasta los camareros del cóctel.
• Planificar por dónde entrarán al acto.
• Dónde debe sentarse el público.
• Dónde deben ponerse las cámaras.
• Cuáles son las áreas de de seguridad, el aparcamiento, etc.
• Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habrá que tener listo el hospedaje
y traslados, en caso que fuese necesario, intérpretes y relaciones públicas.
3. PALABRAS DE BIENVENIDA: Megafonías, sonido ambiental, tarimas,
momento del discurso, agua, orden de intervención.
4. BRINDIS O COCTEL DE BIENVENIDA: Debe preverse con anticipación la
duración del mismo y la adecuación, ambientación del lugar y sonido.
5. LA COMIDA: Puede darse o no, en el caso que si, contratar los servicios
pertinentes.
• Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien puede ir
acompañado de una comida o un coctel o una cena.
SALUDOS:
• Apretón de manos, el término medio es la mejor solución.
• Besos, de preferencia no.
EXPRESIONES:
• Buen provecho: Nunca.
• Palabrotas: No deben de usar palabras altisonantes.
AUTORIDADES:
• Hablar de usted
• Evitar los aires de superioridad
MANÍAS:
• Dedo meñique: no levantar el dedo meñique mientras se bebe.
• Palillos: prohibido su uso.
• Chicles: solo a discreción
LOS PROTAGONISTAS DEL PROTOCOLO.

1. ANFITRIÓN: Es el que tiene convidados a su mesa, casa o institución.
2. PRESIDENCIA: Denota el mayor honor en un acto e indica quién ha de dirigir
su desarrollo entre dos tiempos: el inicio y el final.
60
Normas Técnicas de Higiene y
seguridad de locales para evento
empresarial
Normas de higiene y seguridad en el
desarrollo de los eventos
Para llevar un buen orden en un evento se
necesita de ciertos procedimientos y
reglas para poder hacer de ello un éxito
Es por esto que consideramos
conveniente elaborar unas reglas para
garantizar la seguridad de todos los
participantes.
Estas reglas se dividen básicamente en tres: Las prácticas no permitidas, las que
requieren de previa autorización, y las que requieren de atención y cuidado.
Prácticas no permitidas
Queda prohibido realizar cualquier tipo de práctica relacionada o que incluya sexo
explícito, lluvias de cualquier tipo, cortes, asfixias (o cualquier juego de
respiración) y sangre.
Prácticas que requieren previa autorización
Debe avisarse en mesa de entrada o a algún colaborador del evento (llevan

cartelito negro) si se desea realizar cualquier tipo de suspensión. Si se autoriza, un
colaborador instruido en el
tema observará la sesión sin
participar, pero observando
que todo se haga bajo un
marco de seguridad. En caso
de que esto último no pase,
el colaborador puede (y
debe) parar la sesión.
Si algún participante desea
realizar o participar en una
sesión de agujas, esta debe
ser informada a la
administración en los días
previos al evento. En caso de autorizarse se preparará el marco adecuado de
higiene y seguridad. De realizarse, se hará al estilo performance en un horario
pautado.
Prácticas riesgosas.
61
En el evento podrán encontrar varios carteles explicativos (algunos hasta con
dibujos) sobre buenas y malas prácticas. Dónde golpear, dónde atar, etc.
En caso que algún participante observe que hay alguien sesionando que no
cumple con estas buenas prácticas, está en derecho a acercarse discretamente y
advertirle de buen modo el error. De repetirse, y previo informe a algún
colaborador la sesión será interrumpida.
Alcohol
El alcohol puede ser un factor que transforme un juego en un mal momento. Es

por eso que se establecen límites en la cantidad de alcohol.
Montaje y desarrollo de un evento empresarial

Etapas del montaje y desarrollo de un evento
1. Recepción de
los
participantes y
traslado.
2. Registro de los
participantes.
3. Realizacion del
acto de
Inauguracion
4. Realizacion Coctel de bienvenida
5. Implantación del programa general de actividades.
6. Clausura del evento.
7. Realizacion evento social de despedida.
8. Traslado de los participantes a los terminales de transporte.
62
Organización de un evento empresarial
La organización de un evento requiere una

amplia planificación y una serie de preparativos,
ya que gran parte del trabajo suele realizarse a
escasos meses de la celebración del evento. En
la mayoría de las ocasiones, la organización
parece que funciona como un reloj, ya que los
eventos se desarrollan sin problemas y de
acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un
evento de un Capítulo sea todo un éxito.
1. ESTABLECIMIENTO DE LA TEMÁTICA DEL EVENTO
Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se

basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y
el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento, como
por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en
concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales
dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad
de sus productos durante el evento. Además, la temática del evento o del
seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se
utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de
organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma
correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán
el evento.
2. SELECCIÓN DE UN LUGAR DE CELEBRACIÓN.
La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del

evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de
participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio
adicional disponible con fines de exposición. La ubicación y el estándar de
calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se
recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios
lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente
y precios antes de tomar una decisión. Pregunte sobre las instalaciones y
servicios del lugar. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las
siguientes opciones: Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de
dirección. Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el
evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de información. Visite las
instalaciones.
63
El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades
para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes
aspectos: Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el
evento. Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala. No existen
obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para
ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distracción
sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
Acceso cercano a los aseos. Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi

todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales.
Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones: Acceso a
Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico). Micrófonos: sistema de
solapa y pie de micro (nº necesarios). Proyectores LCD y mandos a distancia
portátiles. Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.
Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.
Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente (nº y
ubicaciones en la sala).
Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos,

incluidos los que se indican a continuación: 1. Gastos de las instalaciones
donde se celebrará el evento. 2. Gastos de los servicios de restauración. 3.
Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. 4. Gastos de servicios de oficina.
5. Póliza de garantía. 6. Servicios gratuitos. 7. Opciones de pago. Existen
varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En función
de la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las oficinas
de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para eventos
de un restaurante. Si está pensando servir comida durante el evento, los
gastos podrían aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a
gente a los eventos por lo que sería conveniente encontrar el lugar adecuado,
o coordinar un servicio de restauración en el evento. Es muy probable que los
hoteles ofrezcan un precio más elevado en lo que respecta a servicios de
restauración, así que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar
comida a las instalaciones.
3. CREACIÓN DE UNA “MAGNÍFICA AGENDA”
Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a
los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena
asistir. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los
asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario
de medio día tiene en cuenta las necesidades de los asistentes: 8:00 a.m.
Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de
apertura 10:00 a.m. Descanso 10:15 a.m. Debates de paneles 11:30 a.m.
Últimos comentarios. Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de
contar con una magnífica agenda, los asistentes del evento tienen
preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a dichos
programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos
64
cuando establezca las fechas y las horas de su evento: 1. Los asistentes
prefieren programas de mañana para los seminarios. 2. Los asistentes
prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo.
3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos. 4.
Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes. 5. Evite programar
eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones. 6. Tenga muy
presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento. Otras
cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar con
puntualidad.
4. REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS
Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público

objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que
incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de
importancia. Los organizadores realizarán una lista principal de posibles
invitados e informarán del evento a los medios de comunicación. Esto
funcionará si trata de completar el número de asistentes maquillando las
estadísticas. Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de
asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelación, y
recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia.
5. MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO
El marketing del evento es la tarea más importante y, con frecuencia, la

más desafiante en la organización de eventos, y suele considerarse como
el factor más importante del éxito de un evento. Esto se debe a que el
número de participantes en un seminario depende en gran manera de la
potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento
logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de
dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento
adecuado del seminario y la estrategia correcta de marketing para
conseguir el número deseado de asistentes al evento.
6. COLABORACIÓN CON PATROCINADORES
Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento

contribuirá a aumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir
costes. Los patrocinadores también pueden servir de ayuda en el
marketing, pues pueden publicitar su evento, además, entre sus clientes.
Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el
alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos
mismos. Algunos patrocinadores solicitan además que se comunique a los
participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento.
65
Memoria de un evento empresarial Memoria de un evento
empresarial
¿QUÉ ES?
Corresponde a un Resumen
informativo del evento,
contando los hitos de las
etapas de la producción y en
especial de la puesta en
escena del evento,
considerando la evaluación del
público e imágenes de apoyo.
¿Para qué sirve?
Se utiliza como material
informativo de la productora de
evento; como documento a entregar a los clientes contratantes del evento y como
agradecimiento a quienes hayan prestado apoyo con la organización.
66
ACTIVIDADES

unidad
b. En grupo de 5 expondrán el contenido del mapa conceptual.
AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué es evento?
2. Enumere los tipos de eventos empresariales

que existen.
3. ¿En qué consiste la planeación de un evento?
4. Defina qué es logística.
5. Enumere las prácticas no permitidas en el

desarrollo de un evento.
6. ¿Es necesaria la supervisión en un evento? Explique su respuesta.
7. Enumere las etapas para la organización de un evento empresarial.

Explique 2 de ellas que le sea de su importancia.
8. ¿Qué es memoria de un evento?
67
Unidad IV: Gestión de Viaje.
Objetivo de la Unidad: Gestionar los viaje al interior y fuera de la gerencia según

las normas de control interno y manual de procedimiento.
Conceptos de Viaje.
Viaje es el cambio en la ubicación de las
personas que se realiza a través de los
medios de transporte, ya sean mecánicos o
de tracción animal, o el viaje realizado
propiamente a pie.
Los viajes pueden ser llevados a cabo
por recreación (como parte del turismo o
para visitar amigos y familia), pero puede
ser por muchas otras razones, como ser
la práctica artística o la migración, o para
huir de una guerra, motivos de salud, etc.
Tipos de Viaje.
Exterior: físico, terrestre y extraterrestre.
VIAJE SENCILLO: Es un viaje de ida entre 2 puntos: origen y destino final.
VIAJE REDONDO: Viaje de ida y vuelta, donde el

origen y el destino son el mismo punto. El pasajero
puede ir y regresar entre los mismos pares de
ciudades, por la misma o diferente vía aérea,
siempre que sean iguales en costo las tarifas.
VIAJE CIRCUITO COMPLETO Viaje en el que se

enlazan varios puntos de un recorrido circular y
continuo. El origen del viaje y el punto final
coinciden. El pasajero sale y regresa al punto de origen por diferentes vías aéreas
y también puede haber deferencia en los costos de las tarifas.
VIAJE DE CUIRCUITO INCOMPLETO Viaje redondo con sectores abiertos en el

área de origen o regreso: Características: El punto de llegada de origen y el punto
de salida de regreso no son los mismos. El punto de salida de origen y el punto de
llegada de regreso (destino) no son los mismos.
68
Tramites en Nicaragua para viajes al exterior.
TRAMITE DE PASAPORTE
¿QUÉ ES EL PASAPORTE ORDINARIO?
Es el documento de viaje que emite la autoridad

competente a las personas nicaragüenses que
pretenden salir del territorio nacional, o bien las que
residen en el exterior.
Es un documento público, personal, individual e

intransferible que utiliza el titular legítimo a cuyo
nombre expide el Estado de Nicaragua para viajar y acreditar en el exterior la
identidad y nacionalidad nicaragüense.
¿QUIÉNES PUEDEN SOLICITARLO?
 Los y las Nicaragüenses de origen.

 Los y las Nacidos en el Exterior hijos de padre y/o madre nicaragüense.
 Los Nacionalizados nicaragüenses.
¿DÓNDE DEBO SOLICITARLO?
 En Nicaragua ante la Dirección

General de Migración y Extranjería
 En el Exterior ante la Representación
Consular o Diplomática más cercana
a su residencia
REQUISITOS GENERALES
I. Pasaporte solicitado por primera

vez(mayor o menor de edad)
 Llenar formulario de solicitud de

pasaporte en el exterior.
 Entregar Certificado de Nacimiento en
original y en buen estado. Si el
Certificado fue emitido antes del 2000
es necesario aporte un certificado de fecha reciente. Es indispensable una
entrevista con el Cónsul cuando presente un Certificado de Nacimiento que
diga “Reposición” siempre que haya sido realizada en los últimos diez años.
69
 Hacer pago de la Tasa Consular (US$50.00). Los jubilados pagaran
US$25.00 para lo cual deben acreditar tal condición con carne del Instituto
Nicaragüense de Seguridad Social (INSS). El recibo que se emita debe
estar a nombre del que será titular del pasaporte, así sea mayor o menor de
edad.
 Entregar cuatro fotografías tamaño pasaporte (ver indicaciones generales).
 Entregar Certificado de matrimonio si la mujer desea aparecer en su
pasaporte con el apellido de casada (ver indicaciones generales).
 Presentar original y entregar obligatoriamente copia de cualquiera de las
identificaciones siguientes: (ver indicaciones generales).

o Cédula de Identidad de Nicaragua.
o Cédula de Residencia.
o Carné Consular o Certificación de Registro Consular.
(Todos emitidos en Nicaragua)
A falta de éstas puede presentar:
 Licencia de Conducir.
 Carné de Seguro Social.
 Título o Diplomas con fotografías.
(Todos de Nicaragua).
En el caso de los menores de edad se debe anexar la identificación de los padres,

si el menor tuviese carné de residencia adicionar copia de éste.
II. Pasaporte solicitado por segunda o más ocasión.
 Llenar formulario de solicitud de

pasaporte en el exterior
(ver formato e instructivo).
 Entregar copia de la hoja de biodatos
del pasaporte anterior, es decir la
hoja principal donde aparece su
fotografía. Si no dispone de esta
copia porque se le perdió, extravió, o
hurtaron su pasaporte, debe hacer la
denuncia respectiva. (ver
indicaciones generales).
 Entregar Certificado de Nacimiento
en copia y en buen estado.
 Hacer pago de la Tasa Consular
(US$50.00). Los jubilados pagaran
(US$25.00) para lo cual deben acreditar tal condición con carne del Instituto
Nicaragüense de Seguridad Social (INSS). El recibo que se emita debe
estar a nombre del que será titular del pasaporte, así sea mayor o menor de
edad.
70
 Entregar cuatro fotografías tamaño pasaporte (ver indicaciones generales).
 Presentar Certificado de matrimonio si la mujer desea aparecer en su
pasaporte con el apellido de casada (ver indicaciones generales).
 Presentar original y entregar obligatoriamente copia de cualquiera de las
identificaciones siguientes: (ver indicaciones generales).
o Cédula de Identidad de Nicaragua
o Cédula de Residencia
o Carné Consular o Certificación de Registro Consular(ver indicaciones
generales)
Si no posee ninguna de las identificaciones anteriores, usted podrá….ver

indicaciones generales.
NACIONALIZADOS RESIDENTE EN EL EXTERIOR
Se refiere a los extranjeros que adquirieron la nacionalidad nicaragüense o se

naturalizaron como tal; independientemente de la fecha de adquisición de la
nacionalidad, siempre y cuando mantengan la misma.
Además de los requisitos generales indicados anteriormente, con excepción del

Certificado de Nacimiento debe presentar:
 Copia de la Resolución de Nacionalización.

 Copia de la Gaceta en que se publica la Resolución de Nacionalización.
 Certificación de Inscripción de Nacionalidad emitida por el Registro Central
del Estado Civil de las Personas de Nicaragua.
Dicha inscripción se aplica desde 1993, año en que el Registro Central del
Estado Civil de las Personas se dispone a llevar el Registro de
Nacionalizados.
Si éste último paso no lo ha realizado se debe proceder a tal inscripción, para lo

cual debe aportar Certificado de Nacimiento emitido por las autoridades de su
lugar de origen debidamente traducida al castellano si estuviese redactado en
idioma distinto y apostillado o legalizado según proceda.
71
INDICACIONES GENERALES
I. DEL EXTRAVIO, PERDIDA O HURTO DE PASAPORTE
Si Usted extravió, perdió ó le hurtaron el pasaporte, debe hacer lo siguiente:
 Poner la denuncia ante la policía o

autoridad competente de su localidad
donde reside. La autoridad que recibe
la denuncia dará constancia del
hecho, la que debe presentar al
funcionario consular para tramitar su
nuevo pasaporte.
 Si usted no hizo la denuncia ante la
policía bien puede hacer una
declaración ante el funcionario
consular al momento de tramitar su nuevo pasaporte.
LO ANTERIOR, SE APLICA TANTO A MAYORES COMO A MENORES DE EDAD

QUE HAYAN EXTRAVIADO O PERDIDO SU PASAPORTE
II. DEL APELLIDO DE CASADA EN PASAPORTE:
Si usted desea que su pasaporte nuevo se emita con el apellido de casada debe
realizar lo siguiente: Anexar el Certificado de Matrimonio, tomando en cuenta lo
siguiente:
 Si se casó en el extranjero y no desea

inscribirlo en el Registro Civil en
Nicaragua, el Certificado de Matrimonio
que emita la entidad competente, debe
ser debidamente apostillado ò legalizado
por las autoridades de ese país. Si es
legalizado debe también pasar por el
consulado de Nicaragua en el país
donde fue legalizado.
 En cualquier caso, si el documento está
elaborado en idioma distinto del
castellano, debe ser traducido a éste y
anexarse a la solicitud de Pasaporte.
 Si se casó en el extranjero y desea que
su Acta de Matrimonio sea inscrito en Nicaragua, usted debe presentar en
el Consulado más cercano a su domicilio los siguientes documentos para
su inscripción:
o Acta de Matrimonio
72
o Identificación de los contrayentes, los cuales pueden ser, (pasaporte,
cédula de residencia, cédula de identidad y Certificado de
Nacimiento de ambos (copias).
 Si se casó en Nicaragua y lo inscribió en el Registro del Estado Civil,
anexar dicho Certificado de Matrimonio a la solicitud.
Ambos trámites: La solicitud de pasaporte e inscripción de matrimonio puede

realizarse simultáneamente en nuestro consulado.
III. DE LAS IDENTIFICACIONES:
Para que el trámite de pasaporte sea

admitido por la Dirección General de
Migración y Extranjería, es importante que
usted demuestre ser nacional de Nicaragua
para lo cual debe presentar lo siguiente:
A) EN EL CASO DE LOS MAYORES DE

EDAD
 Cédula de Identidad (copia).

 Cédula de Residencia vigente (copia).
 Pasaporte (copia). Cuando se solicita por segunda o más ocasión.
 Carné Consular ó en su defecto Certificación Consular.El carné y la
certificación consular son emitidos en los Consulados de Nicaragua toda
vez que hayas hecho tu Registro Consular. (Ver información del Registro
Consular).
Los que no porten ninguno de los documentos anteriores pueden presentar:
 Licencia de conducir (copia).

 Carné de Seguro Social (copia).
 Documentos de Identidad con fotografías de familiares en primer y segundo
grado de consanguinidad.
Asimismo, el solicitante puede presentar copia de otros documentos suministrados

por autoridades nicaragüenses tal como:
 Certificados de Notas de Primarias, Secundaria.

 Títulos ó Diplomas; siempre que los haya obtenido en Nicaragua,
 Cualesquier otro documento que permita establecer su condición de
nacional de Nicaragua.
73
B) EN EL CASO DE LOS MENORES DE EDAD
El padre o madre nicaragüense residente en el exterior, podrá presentar y anexar

copia de cualquiera de los documentos de identidad señalados en el inciso
anterior (para mayores de edad):
Si algunos de los padres es extranjero, podrá identificarse con:
 Documento de identidad del país de origen.

 Pasaporte de su país de origen.
 Cédula de residencia si fuese el caso.
HABIENDO EMITIDO LA AUTORIDAD CEDULA DE RESIDENCIA A FAVOR DEL

MENOR, SE ADMITIRA COPIA AMPLIADA DE ESTA.
IV. DE LAS FOTOGRAFIAS:
Aportar (4) cuatro fotografías,

tomadas recientemente. Las fotos
para que sean aceptadas deben
reunir las siguientes condiciones:
 Fondo blanco (vestimenta de

color intenso, menos de color
negro, para que la foto no
salga oscura).
 Sin cabello sobre la frente.
 Orejas descubiertas.
 Con aretes pequeños (en las
orejas).
 Tamaño 4cm x 5cm.
 Hombro y parte superior del pecho visibles.
 Sin brillo o reflejos de luz sobre el rostro.
 Sin lentes oscuros, ni cubre cabello de cualquier tipo.
 Sin piercing en el rostro.
NO RAYAR O ADHERIR PEGAMENTO SOBRE LA FOTO
Migración y Extranjería
¿Por qué debo obtener un pasaporte o cédula de residencia ?
Si usted es nicaragüense y requiere viajar al extranjero debe solicitar
su pasaporte. Tome nota que no necesita pasaporte para viajar a El Salvador,
Panamá, Guatemala y Honduras. Solo debe presentar su cédula de identidad.
74
Agencia de Viaje.
Una agencia de viajes es una empresa

asociada al turismo, cuyo oficio es la
intermediación , organización y realización de
proyectos, planes e itinerarios, elaboración y
venta de productos turísticos entre sus clientes y
determinados proveedores de viajes , como por
ejemplo: transportistas (aerolíneas, cruceros),
servicio de alojamiento (hoteles), con el objetivo
de poner los bienes y servicios turísticos a
disposición de quienes deseen y puedan
utilizarlos.
La compañía británica Cox & Kings, creada en 1858, es la agencia de viajes más
antigua del mundo y Thomas Cook uno de sus más notables pioneros, por su
planificación desde 1841 de excursiones religiosas en grupo. En cualquier caso,
las agencias de viajes se desarrollaron sobre todo a partir de los años veinte, con
el desarrollo de la aviación comercial.
La frase agencia de viajes ha cambiado su significado desde la emergencia de
compañías como la antes citada, que hoy en día es considerada más bien un tour
operator. La diferencia es que los tour operators ofrecen de una forma muy
cerrada los planes de viaje, mientras que las agencias intentan más bien plegarse
lo más posible a los clientes, tomando sus servicios, entre otros, del mayor
número posible de tour operators.
Las agencias de viajes resultan especialmente útiles para la contratación de viajes
de varios días en el extranjero, pues facilitan los trámites con las compañías
foráneas y resuelven los problemas derivados del alojamiento y de la guía
turística.
75
Normas y Procedimiento en la Agencia de Viaje.
PROCEDIMIENTO PARA LA OBTENCION DE AUTORIZACION PARA OPERAR

AGENCIAS DE VIAJES
Art 11.- Las agencias de viajes deberán solicitar a la Secretaría de Estado de
Turismo, autorización para ejercer su actividad como tales mediante los siguientes
documentos:
a) solicitud de autorización.
b) documentos constitutivos si es una persona moral, y poderes de solicitante.
c) copia del contrato de arrendamiento de los locales donde se establecerá la
agencia de viajes u operadores o copia de la documentación donde se compruebe
la propiedad de los mismos. Los referidos locales deben ser utilizados
exclusivamente para el establecimiento de las agencias de viajes u operadores y
si forman parte de otra dependencia deberán estar individualizados.
d) póliza de seguros de responsabilidad civil que cubre los riesgos de los viajes
organizados por la empresa.
e) igualmente anexar referencias morales y económicas del solicitante o su
representante si se trata de una persona moral.
f) constituir una fianza que deberá acreditar por copia de dicha fianza, o en su
defecto, aportar aval bancario por esta cantidad durante el tiempo que dura la
actividad de la agencia. La cuantía de la fianza o aval para la apertura de una
agencia será de RD $20,000.00 para agencias de viajes mayoristas. RD
$10,000.00 para agencias operadoras de turismo. El objeto de la referida fianza
será garantizar la devolución de las sumas acordadas en caso de cancelación o
cualquier otro motivo de inejecución del contrato.
g) acreditar el uso del personal oficialmente calificado para laborar en la agencia
solicitante.
h) presentación a la Secretaría de los viajes organizados y de su programa.
PARRAFO.- Una vez presentada la solicitud de autorización, y si los antecedentes
están completos, la Secretaría publicará en un periódico de circulación nacional
dicha solicitud dándole un plazo de 10 días a toda persona que quiera oponerse a
su otorgamiento.
NORMAS SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LAS AGENCIAS DE VIAJES Y
OPERADORES DE TURISMO
Art 12.- Una vez presentada la solicitud de información, y si los antecedentes
están completos, la Secretaría publicará en un periódico de circulación nacional de
10 días a toda persona que quiera oponerse a su otorgamiento.
76
Art 13.- Todos los anuncios de viajes, excepto los servicios de líneas regulares de
transporte de viajeros, deberán expresar el nombre de la agencia de viajes y
operadores de turismo que los organice.
Art 14.- Las agencias de viajes y operadores de turismo no podrán cobrar por los
servicios sueltos que presten a sus clientes, más que el precio que tales servicios
tengan señalados y los gastos aplicables a su gestión.
Art 15.- Tratándose de viajes programados y colectivos la agencia y operador
deberán confeccionar y poner a disposición del público el proyecto y ofertas
pertinentes, haciendo constar en estos, de forma detallada, el número mínimo de
participantes y todas las demás condiciones, precios, medios de transporte que se
utilizan, con la indicación de sus características y la categoría de las plazas a
ocupar en los mismos. Figurará, así mismo, una relación nominal, con indicación
de categoría, de los alojamientos a utilizar y demás circunstancias inherentes al
viaje, incluyendo las excursiones opcionales con indicación de sus preciso y
número mínimo de participantes.
Art 16.- En todos los servicios, las agencias de viajes u operadores de turismo,
podrán exigir de sus clientes la entrega de un depósito o el pago total de acuerdo
a la naturaleza del servicio. Art 17.- La contratación de agencias de viajes u
operadores de turismo con las empresas hoteleras y de alojamiento turístico
radicada en el país, cualquiera que sea su nacionalidad, se ajustará
necesariamente a las normas establecidas en este reglamento y disposiciones
complementarias.
Art 18.- Los servicios prestados por la empresa hotelera a los viajeros, clientes de
una agencia de viajes u operadores, tanto si se trata de viajeros individuales como
de grupos, serán de la misma calidad que los habitualmente prestados a los
clientes.
Art 19.- Los contratos entre las empresas hoteleras de alojamientos turísticos en
general y agencias de viajes u operadores pueden efectuarse en régimen
individual de grupo.
PARRAFO 1.- Son contratos en régimen individual los que se efectúan para un
máximo de 5 personas.
PARRAFO 2.- Son contratos en régimen de grupo los que se efectúan para más
de 5 personas.
Art 20.- Toda petición de reserva para grupo, de ser aceptada, deberá confirmarse
en documento escrito, en el que se indique, con toda precisión, los servicios y
precios concentrados.
Art 21.- La empresa hotelera o de alojamiento turístico contestará la petición de
reserva en un plazo máximo de 3 días, contados a partir de la recepción de la
solicitud escrita. Cuando la agencia u operador utiliza el sistema de respuesta
pagada y la petición se haya efectuado por telex, telégrafo, o medios electrónicos,
el plazo será de 24 horas.
77
PARRAFO.- En la aceptación de reservas, la empresa hotelera o de alojamiento
turístico, habrá de especificar claramente su duración, los servicios que
comprende, y el importe de los mismos.
Art 22.- La empresa hotelera o de alojamiento turístico puede exigir un depósito de
garantía. Dicho depósito en este caso, no podrá exceder del importe de una noche
de estancia.
PARRAFO.- En este caso la reserva no se convertirá en definitiva hasta tanto no
se acredite haber efectuado el depósito.
Art 23.- Cualquier contrato de alojamiento turístico da lugar al pago por la empresa
hotelera a la agencia de viajes u operador de una comisión sobre el precio de
todos los servicios contratados, excepción hecha de que el acuerdo entre ambas
se haya pactado sobre la base de precios especiales.
PARRAFO 1.- La empresa hotelera o de alojamiento turístico, al facturar, deducirá
del importe total de la factura el valor de la comisión devengada.
PARRAFO 2.- Cuando el cliente enviado por una agencia u operador page la
factura directamente, la empresa hotelera o de alojamiento turístico remitirá la
comisión a la agencia de viajes u operador, dentro de los 30 días siguientes al
cobro de la factura.
Art 24.- El importe de la factura habrá de ser abonado por la agencia de viajes u
operador que formalizó el contrato en el mismo establecimiento hotelero y en el
plazo máximo de 30 días a partir de la recepción de la factura salvo pacto en
contrario.
Art 25.- Las agencias de viajes u operador podrán utilizar el sistema de " bonos o
vaucher " para el pago de los servicios concertados con las empresas de
alojamiento turístico, cuando así haya sido convenido entre las partes, cuyos
bonos deberán especificar detalladamente los servicios que comprenden, siendo
liberatorios para el cliente.
Art 26.- En los contratos de régimen individual, si la anulación de reserva es
notificada por el agente de viajes u operador con siete días o más de antelación al
señalado por la ocupación, quedará obligada la empresa hotelera o de alojamiento
turístico a la devolución del depósito de garantía en su caso.
PARRAFO.- En caso de anulación dentro de los últimos seis días, el hotelero
podrá retener o reclamar en su caso, en concepto de indemnización el importe de
un día de habitación.
Art 27.- En los contratos de régimen de grupo, salvo pacto en contrario, el plazo
que observarán las empresas hoteleras será el siguiente:
a) treinta días de antelación a la fecha prevista de llegada para la anulación de
más de un 50% de las reservas contratadas.
b) veintiún días de antelación a la fecha prevista de llegada para la anulación
parcial, inferior al 50% y superior al 25% de las reservas contratadas.
78
c) 14 días de antelación a la fecha prevista de llegada para la anulación parcial
superior al 15% de las reservas contratadas.
d) siete días de antelación cuando la anulación sea inferior al 15% de las reservas
contratadas.
PARRAFO 1.- Las anulaciones hechas fuera de los plazos fijados anteriormente
darán lugar al pago de una indemnización.
PARRAFO 2.- La indemnización podrá fijarse por reserva anulada, en un importe
previamente determinado, o en su defecto, en el de una noche de habitación.
Art 28.- La empresa hotelera o de alojamiento turístico que incumpla el
compromiso adquirido de facilitar alojamiento en el escrito de aceptación de
reserva, salvo casos de fuerza mayor, habrá de indemnizar a la agencia de viajes
u operador en una cuantía igual al 50% del importe de los servicios contratados.
PARRAFO.- En el caso de que existieran perjuicios reales demostrables en
cuantía superior, estará obligada a pagar la diferencia.
Art 29.- Corresponde a la SECTUR la inspección, regulación, vigilancia e
intervención de las agencias de viajes u operador en cuanto al cumplimiento de los
requisitos y preceptos reguladores de su actividad.
Documentación del Viajante.
- Visa
- Pasaporte vigente
Proceso de reservación en los hoteles.
RESERVA
Es la acción mediante la cual una persona en su nombre o en nombre de otra,
solicita el alquiler de una o más habitaciones de características determinadas
durante una fecha concreta, contándose las mismas por periodos de veinticuatro
horas bajo un precio determinado de antemano. En algunos países estos
periodos de veinticuatro horas se inician al medio día o a la una de la tarde,
dependiendo de la política de cada establecimiento.
El proceso de reserva es aquel por medio del cual, un huésped solicita que se les
asegure una habitación para determinada fecha y hora, el huésped cuando llega
ya tiene su habitación asignada y segura para el proceso de reserva agiliza la
labor de la recepcionista.
79
En el proceso de reserva se tiene en cuenta las condiciones y necesidades,
expresada por el huésped, este proceso es muy completo porque se tiene los
datos del huésped, el tipo de habitación, la hora de llegada, la permanencia entre
otras que hacen parte del funcionamiento del hotel.
PROCESO DE RESERVAS
1. Manejar las solicitudes de reservas.

2. Determinar la disponibilidad y tarifas por medio del rack.
3. Determinar la disponibilidad de la fecha y hora de la reserva y las tarifas de las
habitaciones.
4. Realizar formato de reserva.
El departamento de reservaciones de un hotel es el encargado de efectuar las

reservas y venta de habitaciones del establecimiento. Normalmente esta a cargo
de un gerente de reservaciones, el cual se encuentra subordinado al gerente de
recepción.
En los hoteles pequeños estos puestos a menudo se combinan con muchos otros.
El resto del departamento, nuevamente variable de acuerdo con el tamaño del
hotel, estará integrado por quienes efectúan las reservaciones por teléfono o
por correo electrónico u otro medio, por los archivistas que manejan el archivo y
control de reservaciones y por una o más secretarias.
Proceso de pago de los viatico de viaje al exterior.
El pago de viáticos al solicitante deberá efectuarse en un día (1) antes del viaje a
través de la oficina de Tesorería de la División General Administrativa Financiera
de conformidad con los procedimientos y políticas establecidas por las
erogaciones.
80
ACTIVIDADES

unidad
b. Elabore una lista de los tipos de viaje y explique en

qué consiste cada uno.
AUTOEVALUACIÓN
1 ¿Qué es viaje?
2 ¿Qué es un pasaporte?
3 Según Migración y Extranjería, ¿Es

necesaria la portación de pasaporte para
cualquier destino?
4 ¿Solo los nicaragüenses de origen podemos

solicitar pasaporte en Nicaragua?
5 ¿Qué es una agencia de viajes?
6 Haga un breve resumen sobre las normas y procedimientos que

necesita una agencia de viajes para operar sus actividades.
7 ¿Qué documentos debo portar como viajante?
8 ¿Es necesario reservar un hotel en el lugar de destino? Explique según

su criterio.
9 ¿Qué necesito hacer para reservar un hotel? ¿Cuál es el proceso?
10 Explique la condición para el pago de viático de viaje al exterior.
81
Unidad V: Abastecimiento Técnico Material.
Objetivo de la Unidad: Gestionar el abastecimiento de materiales e insumo, de

acuerdo al manual de procedimiento.
Almacén
Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de

la cadena de suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible
para la actividad de todo tipo de agentes
económicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales,transportistas, importa
dores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.)
Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en
muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones
peculiares), así como de fábricas, polígonos industriales e instalaciones
industriales de todo tipo, y de los espacios dedicados al
transporte (puertos, aeropuertos, instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros
comerciales, grandes superficies). También se denomina «almacén»,
especialmente en Hispanoamérica, a la
propia tienda o establecimiento de comercio minorista.
Tipos de almacén
ALMACEN CENTRAL
Es el lugar donde se reúnen todos los materiales y productos de la empresa

El almacén central nos permite un mayor y mejor control de las mercancías y
productos, una mejor economía de espacio y un mayor aprovechamiento de los
medios de manipulación.
ALMACEN REGULADOR
Se encuentra en las proximidades de las propias fábricas de las empresas o en

zonas de concentración Geográfica.
Permiten una gran capacidad de reacción a las necesidades del mercado,
reducción del tiempo en el plazo de entregas, una mejora en la calidad de servicio
así como un control diario de los Stocks.
82
ALMACEN TRANSIT POINT
Son almacenes situados en zonas de importancia estratégica, con un mínimo de

stock de seguridad para poder cumplimentar y servir los pedidos de urgencias.
Como inconvenientes presentan la posibilidad de roturas de stocks de seguridad.
ALMACENES CROSS-DOCKING
Son almacenes situados estratégicamente, que trabajan sin stocks, realizándose

en ellos la recepción, verificación y distribución física inmediata de los pedidos.
Presentan el inconveniente de no poder servir los pedidos urgentes, al no tener
stock.
OPERADORES LOGISTICOS
Realizan la función de almacenaje mantenimiento, manipulación de los stocks.
Políticas y reglamentos de Almacén
- Políticas
1) El jefe del departamento de almacén coordinará las actividades de su personal

mediante la distribución del trabajo entre sus subordinados.
2) Aportará información de existencia de material vía fax o telefónicamente.
3) Se imprimirán reportes de cierre de mes de entradas y salidas de material de

almacén y se enviarán copias de los mismos a la gerencia de adquisiciones,
recursos materiales y servicios generales y a la gerencia de contabilidad.
4) Se imprimirá listados y resúmenes de todo el movimiento del mes en el

departamento de almacén.
5) Se imprimirán listados de existencias cuando lo soliciten departamentos a

administrativos y/u operativos
.
7) Se deberán establecer puntos de reorden para mantener un stock constante de
materiales y suministros.
8) El almacenista será el encargado principal de verificar las existencias de

material y reportar cuando sea necesario resurtir, además de llevar un control
diario de entradas y salidas de material.
9) Cuando el material que se entregue a almacén sea por licitación, éste podrá ser
83
entregado a cualquier área que lo solicite.
10) Cuando el material que se entregue a almacén sea por compra directa, éste
solo se entregará al área a la que va dirigido en la factura.
11) Cuando de requiera (quincenal o mensualmente) se realizará un sondeo de

materiales (inventario interno), copiando las claves de los materiales,
contabilizando
Reglamento
1. Solo se podrá acceder al almacén con autorización y revisión previa.

2. Prohibida la entrada al almacén con cualquier tipo de mochila, morral o bolsa.
3. Prohibida la entrada de celulares o equipos de comunicación de uso personal.
4. No se podrá sacar ningún tipo de mercancía del almacén sin previo aviso y
autorización.
5. Cada artículo deberá ir correctamente acomodado en su lugar asignado y en
caso de ocuparlo regresarlo a su lugar correspondiente.
6. El área de carga y descarga deberá mantenerse siempre limpia en orden y sin
mercancía para el final del día.
7. Mantener la puerta del almacén siempre cerrada.
8. Entrar puntualmente al área de trabajo.
9. Se deberá portar siempre el uniforme y la credencial o el gafete correspondiente
de cada área.
10. Mantener siempre limpia y en orden el área de trabajo.
11. Prohibida la entrada de cualquier substancia o material prohibido: alcohol,
drogas y cualquier tipo de arma.
12. Siempre mantener el respeto ante los demás.
13. Usar un tono de vox y lenguaje cordial y moderado en todo momento.
14. Toda la basura se tirara en el lugar correspondiente.
15. Mantener siempre una imagen de limpieza e higiene.
16. No podrán salir del almacén hasta que hayan pasado por la revisión de
seguridad.
17. Siempre debe de haber mínimo 2 personas dentro del almacén.
18. No se deberá correr, gritar, jugar o hacer bromas en el área de trabajo.
19. Los alimentos y bebidas deberán estar siempre en un lugar seguro que no
genere algún riesgo para el mobiliario, maquinaria y el personal.
20. Prohibido darle un mal uso o desperdiciar cualquier material de la empresa.
En caso de cualquier incumplimiento o falta al reglamento se tendrán

amonestaciones ya sean monetarias, horas extras de trabajo o baja definitiva de la
empresa dependiendo de la falta cometida
84
Materiales e Insumo
Los materiales e insumos son los elementos básicos y esenciales de todo proceso
productivo y no contar con ellos es una de las principales razones por las cuales
una industria se puede ver parada. Los insumos siguen un proceso y se
transforman en productos encuentran a través del uso de la mano de obra y de los
costos indirectos de fabricación en el proceso de producción.
Proceso de solicitud de materiales e Insumo.
Una vez creadas las fichas de los proveedores y de los artículos, el siguiente paso
es la generación de pedidos. Este documento básicamente consta de la fecha de
pedido, descripción del artículo, cantidad que se pide, nombre del proveedor al
cual realizamos el pedido. Se hace un pedido para cada proveedor. Ha esta ficha
se le llama solicitud de compra.
Dentro de la estructura organizativa del departamento de ama de llaves, la gestión

de pedidos al almacén estará de acuerdo a la estructura administrativa del hotel,
veamos el ejemplo: La generación de pedidos es realizada por los supervisores,
luego el asistente de la gobernanta o la gobernanta o ama de llaves es quien
verifica y firma el vale de mercancía o requisición.
85
Ejemplo de solicitud de materiales. Formato
Área de Adquisiciones e inventarios

Solicitud de Materiales e Insumos
Código: PA-GA-5.4.5-FOR-1 Versión: 1 Fecha Vigencia: 17-06-2014

CONSECUTIVO N°
Fecha DD MM AA
Hoja DE
FACULTAD \DEPENDENCIA:
DEPARTAMENTO \ OFICINA :
SOLICITANTE: EMAIL
CON CARGO A: C.C. No. EXTENSIÓN
CENTRO DE COSTO(DESTINO)
CANTIDAD PARA FACTURACIÓN EN

UNIDAD DE CANTIDAD
ITEM DESCRIPCIÓN Y REFERENCIA APROBAD EL SISTEMA RECAUDOS
MEDIDA SOLICITADA
A SQUID
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Control Interno de los materiales del área de la gerencia..
El control interno de los materiales lo conforman una serie de formularios, registros

de contabilidad e informes, que dan cuenta de los movimientos de los materiales
desde el momento mismo en que se solicitan al proveedor, hasta cuando el
producto terminado ingresa al almacén respectivo.
Principios que rigen la contabilización y control de la materia prima y materiales
1.- Todas las transacciones que impliquen compra, recepción, almacenaje

y consumo de materias primas, deberán ser autorizados por funcionarios o
ejecutivos responsables basados en pedidos expresos.
2.- Todos los movimientos de entradas y salida de materiales y entregas a

producción deberán intervenir por lo menos dos personas a fin de evitar robos,
fraudes o malversaciones.
86
3.- Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea de manera
inmediata en la producción, deberán estar almacenadas en lugar seguro y bajo
una adecuada vigilancia.
4.- Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los

departamentos productivos o en la producción de una orden determinada, deberán
ser fácilmente conseguidas.
5.- En cualquier momento, deberán poderse averiguar, contar y verificar las

cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las
materias primas y materiales deberán ser susceptibles de comprobación en cuanto
a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias

y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realización
de compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de
inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada
en el proceso productivo, facilitando las labores de auditoria.
Programa de abastecimiento de materiales y suministro.
Todo sistema productivo, para asegurarse su funcionamiento, necesita obtener del

exterior una serie de insumos y materiales a partir de los cuales se realizarán los
procesos de transformación. La función de abastecimiento es la encargada de
suministrar estos recursos y adquiere una importancia fundamental en el
desempeño de una organización, condicionando los costos productivos y la
capacidad de respuesta al consumidor.
Dado que los materiales representan un porcentaje elevado del costo de los
artículos finales en casi todo tipo de manufactura, no es de extrañar la relevancia
que ha tenido y tiene en la actualidad la gestión de aprovisionamiento. Es éste uno
de los motivos por los cuales la administración de la cadena de abastecimiento se
ha convertido en un arma competitiva clave para las empresas.
El encargado del área de abastecimiento tiene como responsabilidad la

coordinación de todas las actividades vinculadas con la adquisición de materias
primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre
las que se pueden nombrar las siguientes:
87
 Compras 
Recepción 
Almacenamiento 
Gestión de
inventarios
Todas estas actividades interactúan en forma dinámica, dando origen a lo que se

denomina el ciclo de abastecimiento:
La secuencia de actividades involucradas en

el proceso de aprovisionamiento comienza
con la recepción de necesidades de
requerimientos de bienes y/o servicios, y ya
sea que se traten de adquisiciones aisladas
(por única vez) o de compras periódicas, el
proceso lleva implícita la búsqueda y
selección de proveedores.
Para las adquisiciones periódicas se
confecciona un programa de abastecimiento,
de acuerdo al pronóstico de la demanda y las
políticas de inventario establecidas.
En un sistema de punto de reorden, cuando

en los almacenes se detecta la necesidad de
reponer existencias, el área de Compras
emite una orden de pedido y la envía a los
proveedores, quienes entregarán posteriormente lo solicitado en el área de
Recepción.
Una vez controlada la entrega, las mercaderías se trasladarán a los Almacenes,

donde permanecerán hasta el momento de su consumo en el proceso productivo;
así, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de
pedido, dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento.
El esquema que se acaba de describir responde a un modelo de reposición, esto

es, cuando el nivel de inventario cae por debajo de un determinado nivel se
repone el stock1. El M.R.P. (Planeamiento de Recursos de Manufactura) introduce
algunas variaciones en este proceso, ya que se trata de un sistema de requisición,
donde los materiales e insumos siguen un programa de aprovisionamiento de
acuerdo al plan maestro de producción.
88
Las modalidades de abastecimiento justo a tiempo también introducen cambios al
modelo presentado, principalmente porque responden a sistemas de producción
de arrastre, en donde, a partir de la demanda de los clientes se moviliza todo el
sistema de producción de la empresa y de los proveedores.
En este tipo de sistema, a partir de las órdenes de producción generadas por

pedidos de los clientes, la firma solicita las materias primas y materiales
correspondientes a sus proveedores, quienes los entregan de manera casi
instantánea en el lugar de producción – evitando los pasos de recepción y
almacenaje previos.
Política de distribución de materiales en las oficinas. .
La política de distribución es una acción comercial ajena ya que el fabricante

pierde control sobre algunos elementos del proceso.
Tiene valor estratégico ya que un esmerado diseño de la política de distribución
potencia el desarrollo de un plan garantizando la consecución de objetivos.
89
Organización del Programa de abastecimiento de los materiales
del área de la gerencia..
Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
(a) Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico.

Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para
el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado
período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un
determinado proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser
por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y
necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor
tiempo.
(b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las
adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en
la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y
al precio total más conveniente.
Los principales objetivos específicos de esta actividad son:-

 Mantener la continuidad del abastecimiento;-
 Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;-
 Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
buscando calidad adecuada;-
 Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;-
 Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-
 Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse
por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.
(c) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a
la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia

de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o
materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.
Los principales aspectos de esta actividad son:
90
 Control de la exactitud de sus existencias.
 Mantenimiento de la seguridad.
 Conservación de los materiales.
 Reposición oportuna.
(e) Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario,

encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades
y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante
en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se
despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos
solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el

asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los
artículos de abastecimiento.
(g) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más
ventajosas para la empresa.
91
ACTIVIDADES
a. Elabore un mapa conceptual del contenido

de esta unidad
b. En grupo de 5 expondrán el contenido del

mapa conceptual
AUTOEVALUACIÓN
1. ¿Qué es almacén?
2. Enumere los tipos de almacén y

explique 2 de ellos.
3. ¿En qué consisten las políticas y

reglamentos de almacén?
Establezca las diferencias, si
considera que existen.
4. Defina materiales e insumos y explique su importancia.
5. De acuerdo al formato dado de solicitud de materiales, haga su

propio pedido.
6. ¿Qué es el programa de abastecimiento de materiales?
7. Enumere las políticas de distribución de materiales.
8. ¿Cómo se organiza el programa de abastecimiento?
92
Unidad VI: Gestión Presupuestaria.
Objetivo de la Unidad: Gestionar el Presupuesto del área, de acuerdo a políticas

y manuales de procedimiento.
Concepto de Presupuesto
Historia.
La palabra presupuesto se compone de dos raíces latinas:

PRE = que significa antes de, o delante de, y
SUPUESTO = hecho, formado, como a continuación se aprecia:
Por lo tanto, presupuesto significa "antes de lo hecho".

Concepto.
Se llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y
egresos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa,
una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un
plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad
de la organización.1 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las
empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un
año.
Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las
organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la
consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario
incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede
ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los
ingresos superan a los gastos).
En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento o informe que
detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el
presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el
servicio.
93
Características del presupuesto
1. De formulación
 Adaptación a la entidad
La formulación de un presupuesto, debe ir en función directa con las
características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma
en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopción de un sistema de
control presupuestario, no puede hacerse siguiendo un patrón determinado,
aplicable a todo tipo de compañías; además el presupuesto no es sólo simple
estimación, su implantación requiere del estudio minucioso, sobre bases
científicas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compañía, en que
se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del
pronóstico de las operaciones futuras, de acuerdo con:
 La acción, coordinación y control de funciones

Todo los actos en la vida, aun los más sencillos, antes de realizar se
han estado basados en un plan; para formular un presupuesto debe partir de un
plan preconcebido, por otro lado, dicha planeación no resultarían práctica si no se
llevará a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se
presenta alguna situación favorable, no, debe tener una proyección futura y ser
encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo es
imprescindible, coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar
dicho objetivo.
Entre los aspectos recomendables respecto o inciso, para un mejor

funcionamiento del presupuesto están:
- seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables en la función que

haya en la entidad, con autoridad precisa e individuales de los interesados en el
control y al cumplimiento del presupuesto, de tal forma, que cada área
de responsabilidad, deba ser controlada por un presupuesto específico.
- los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo contable, para que sean
fácilmente comparables.
- no dejar oportunidad a malas interpretaciones o discusiones.
- elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser alcanzables.
2. De presentación
 De acuerdo con las normas contables y económicas

Los presupuestos se utilizan como herramientas de la administración (pública o
privada) tienen como requisitos de presentación indispensable, ir de acuerdo con
las normas contables y económicas y de acuerdo con la estructura contable para
efectos de comparación.
94
3. De aplicación
 Elasticidad y criterio
Las constantes fluctuaciones del mercado la fuerte precisión a que actualmente se
ven sometidas las organizaciones, debido a la competencia, obligan a los
dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos
relativamente breves, de ahí que sea preciso que los presupuestos sean aplicados
con elasticidad y criterio, debiendo estos aceptar cambios en el mismo sentido en
que varían las ventas, la producción, las necesidades, el ciclo económico,
etcétera.
Ventajas y desventaja del presupuesto
Ventajas:
1. Cada miembro de la empresa pensaran en la consecución de metas específicas

mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que fueron
asignadas.
2. La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus riesgos y

oportunidades y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos
cuidadosamente antes de tomar decisiones.
3. De manera periódica ser replantean las políticas y después de revisarlas y

evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.
4. Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
5. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
6. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficiencia los limitados
recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
7. Es el sistema más adecuado para establecer "costos promedio" y permite su

comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en
el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor
efectividad.
8. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la

empresa.
Desventajas:
95
1. Sus datos al ser estimado se estarán sujetos al juicio o la experiencia de
quienes los determinaron.
2. Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se diseña para

que sirva de guía a la administración y no para que la suplante".
3. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por lo tanto, sus beneficios

se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado
experiencia y el personas que participen su ejecución esté plenamente convencido
de las necesidades del mismo.
Metodología de Presupuesto
METODOLOGÍA PARA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO
Etapas de la preparación del presupuesto.
Para elaborar los presupuestos se deben considerar las etapas siguientes en su

preparación.
1. Preiniciación.
2. Elaboración del presupuesto
3. Ejecución…
4. Control.
5.Evaluación
1. En la etapa de Preiniciación se evalúan los resultados obtenidos en vigencias

anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados
para calificar la gestión gerencial (Ventas, costos, precios de las acciones en el
mercado márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado y otros),
se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la
dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.
Este diagnóstico contribuye a establecer los fundamentos de la planeación, las

estrategias y lo operacional.
2. En la segunda etapa, la elaboración de los presupuestos. Con base en los

planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en
la etapa durante la cual estos planes adquieren dimensión monetaria en términos
presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas:
a. En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los

volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance
de los objetivos mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios de
distribución, los canales promocionales y la política crediticia.
b. En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o
96
ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas de los inventarios de
productos terminados.
c. Las compras se calculan en
términos cuantitativos y monetarios,
con base en los programas de
producción y en las políticas que
regulan los niveles de inventarios de
materias primas, insumos o
componentes.
d. La jefatura de relaciones
industriales o de talento humano,
debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y
operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal
planteados por cada jefe de área y de acuerdo con los criterios de remuneración y
las disposiciones de gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales
y la garantía que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos
colectivos con los trabajadores.
e. De igual forma se tiene en cuenta, la elaboración de otro tipo de presupuestos
como el de Costos indirectos de fabricación, los presupuestos de gastos de
administración y de ventas.
Es competencia de los encargados de la función presupuestal reunir la

información de la operación normal y de los programas que ameriten inversiones
adicionales. El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia
con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su
conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo,
publicarlo y difundirlo-
3. Una tercera etapa es la EJECUCION.

La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés de
alcanzar los objetivos trazados. El Comité de presupuestos se debe constituir
como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de los recursos físicos,
financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las metas preestablecidas.
4. La cuarta Etapa es denominada el CONTROL.

El presupuesto es una especie de medidor en la ejecución de todas y cada una de
las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, un
seguimiento y acompañamiento en tiempo real. Se comparan los pronósticos con
la realidad.
5. y la última etapa es la EVALUACION.

Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto, se prepara un
informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones
sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones empresariales. Es
necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los
logros. Esta retroalimentación es muy importante para las áreas, así se logrará
mayor conciencia de su desempeño y tomar las medidas correctivas necesarias.
97
Debemos recordar que los presupuestos deben ser comparados con la ejecución
real en forma periódica, de tal forma que se establezca aquellos cambios drásticos
o estructurales que pueden hacer que estos sufran ajustes en el tiempo.
Acción presupuestaria de la Gerencia.
El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración

tratará de realizar, por lo que tiene las siguientes características:
1. Integrador. Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades
de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al
logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un
departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el
objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como
presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
2. Coordinador. Significa que los planes para varios de los
departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en
armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en
unidades monetarias.
3. Operaciones. Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es
el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como
los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la
forma más detallada posible.
4. Recursos. No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del
futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus
planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que
incluya Presupuesto de Efectivo y Presupuesto de Adiciones de Activos.
La etapa de preparación de los presupuestos debe constituirse en la

oportunidad de constatar cómo se está manejando la empresa y cómo se
debería hacer para alcanzar los objetivos establecidos en forma eficiente,
eficaz y económica. La evaluación de los métodos, sistemas,
procedimientos y estructura de la organización permite considerar e incluir
mejoras en los presupuestos, contra los cuales se conciliará su
cumplimiento.
Sistema automatizado del presupuesto
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS PARA LA GERENCIA MODERNA
 Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en

las operaciones de la organización, además de:
 Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos límites razonables.
98
 Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la
empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
 Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan
total de acción.
 Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de
programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como
norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
 Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las
necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que
puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia
necesaria.
 Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a
determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de
estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos
para su ulterior análisis.
Normas y Políticas de Presupuesto

A. Políticas
1.1.Fomentar la austeridad, el ahorro, la disciplina presupuestal, la

transparencia y la racionalidad en el uso, conservación y destino de los
recursos, sin menoscabo de las funciones sustantivas.
1.2.Fortalecer el sistema de evaluación del cumplimiento de las metas

establecidas en cada proyecto, de forma tal que permita alcanzar los
objetivos del Plan de Desarrollo Institucional y de los planes de las
entidades de la Red y maximizar la efectividad y eficiencia en el ejercicio
de los recursos institucionales.
1.3.Promover e impulsar la captación de recursos mediante fuentes

complementarias de financiamiento.
1.4.Mantener la eficiencia en los procesos de registro, actualización,

publicación y acceso de la transparencia de información pública
institucional, en los términos establecidos por la ley en la materia.
1.5.Promover la optimización de los recursos humanos, materiales y financieros

y la desconcentración y simplificación de las funciones administrativas, a fin
de hacer eficiente su aplicación para el mejor cumplimiento de las
funciones sustantivas de la Institución, de conformidad con las políticas,
objetivos y estrategias establecidas en el Plan de Desarrollo Institucional.
99
1.6.Vigilar la pertinencia y orientación de las actividades programadas en los
proyectos anuales, atendiendo las necesidades específicas y prioritarias de
la Institución.
1.7. Reducir las asimetrías de personal entre las entidades mediante la

redistribución del personal adscrito a la Administración General y aquellas
dependencias con excedente en su plantilla.
1.8.Fortalecer la infraestructura física y equipamiento tecnológico de la entidad.
B. Normas
1.1 En el caso de las funciones propias

del personal de mandos medios y
superiores, sólo se autorizarán contratos
temporales equivalentes a Jefe de Unidad
o Coordinador.
1.2 El titular de una dependencia
deberá contar con el visto bueno de la
Coordinación General de Recursos
Humanos antes de asignar actividades
académicas o administrativas a personas
que no formen parte de la plantilla de la
dependencia. La solicitud puede ser presentada por vía electrónica.
1.3 La jornada extraordinaria de trabajo deberá ser utilizada como un

mecanismo de carácter excepcional u ocasional y estará sujeta a los lineamientos
previstos en la Ley del Trabajo, a la realización de programas y actividades
prioritarios o de extrema urgencia, propias de la dependencia o en apoyo a otras;
su asignación deberá ser congruente con las funciones del puesto o plaza del
personal que las desempeñe.
1.4 Con el propósito de abatir el impacto presupuestal del crecimiento de la

bolsa de horas y de contribuir a la máxima utilización de los recursos humanos, los
titulares de las entidades deberán aplicar al personal autorizado.
100
Solicitud de asignación presupuestaria..
Este proceso de asignación de presupuesto tiene su

base en las solicitudes que cada área debe
presentar a la gerencia. En este documento se
especifican todos los ingresos y gastos que han
ocurrido anteriormente, adicionándole los posibles
nuevos gastos que pudieran ocurrir. Con esta base,
la gerencia tiene la complicada tarea de analizar cada solicitud y tomar decisiones
para la distribución eficiente del dinero, aprobando y rechazando propuestas. Este
momento es crucial en el proceso de la asignación de presupuesto y de la
rentabilidad de la empresa en general, puesto que si este proceso no se realiza
eficientemente, puede generar eventualidades que resultarían costosas para la
empresa.
En resumen, la asignación de
presupuesto es un proceso muy
importante para el desarrollo eficiente
de las actividades de la empresa. Este
proceso se realiza en el momento de la
planificación, específicamente
financiera. Resultan cruciales las
solicitudes que cada área envía con sus especificaciones respectivas sobre los
ingresos y los gastos que pueden ocurrir en el desarrollo de las actividades de la
empresa. Además, la asignación de presupuesto cuenta con un porcentaje de
seguridad, que consta del 1% al 5% para cubrir gastos ante cualquier eventualidad
y se considera oportuno el monitoreo y control que realizan cada cierto tiempo
durante un periodo, para evitar que estas eventualidades ocurran.
101
Actividades de aprendizaje
- Elabore un mapa conceptual de esta unidad.
- En grupo de 5 realice una exposición de la unidad.
Autoevaluación
1. ¿Qué significa la palabra “presupuesto”?
2. Defina presupuesto.
3. ¿Cuáles son las características del

presupuesto?
4. Describa las ventajas y desventajas del

presupuesto.
5. ¿En qué consiste la metodología del

presupuesto?
6. ¿Cómo se constituye la etapa de preparación del presupuesto?
7. ¿Cuál es la importancia de los presupuestos para la gerencia moderna?
8. Haga un breve resumen de las normas y políticas del presupuesto.
9. ¿Cuál es la base del proceso de asignación del presupuesto?
10. ¿Qué es la asignación del presupuesto?
102
Unidad VII: Manejo de Caja Chica.
Objetivo de la Unidad: emplear caja chica, según políticas y Norma de control

interno.
Concepto de Caja chica.

La Caja de una empresa es el
lugar donde se deposita el dinero
disponible, que existe en la
misma por aportes de sus dueños
o por ingresos derivados de
su actividad. Esos recursos, en
general, se depositan o guardan
en lugares seguros, y no están
a disposición directa de quienes
manejan la entidad.
En toda empresa, pública o
privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no
previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas
urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y
que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios
mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos
disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto
máximo.
Tal vez se trate de enviar una

documentación urgente, sacar
fotocopias, servir un refrigerio a
un cliente importante, abonar
papelería faltante, proceder al
arreglo de cerraduras, gastos de
viáticos no habituales, etcétera,
que requieren
una resolución inmediata,
y pago en efectivo, pues no
justifica la emisión de cheques.
103
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los
comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y
registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán
descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con
fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser
objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda
llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.
Viatico
Son recursos asignados a los

servidores públicos que para el
desempeño de sus funciones deban
de trasladarse por un período mayor
de 24 horas a lugares distintos al de
su adscripción. Dichos recursos
cubrirán los gastos por concepto de
alimentación, hospedaje y gastos
menores inherentes al viaje.
Tipos de viáticos en Nicaragua.
- Alimentación
- Transporte
104
Descripción de proceso de reembolso de caja chica
Procedimiento
Recepción
1.- Se asignará un fondo fijo de
caja chica para Recepción, el cual
se utilizará conforme la actividad
misma de la empresa lo vaya
requiriendo, en gastos con valor
máximo de $ 2,000.00. Los gastos
serán estrictamente
indispensables para la operación
del negocio y deberán estar
soportados con factura, nota o
ticket que ampare el total del
gasto.
2.- Se encargará de hacer la relación de gastos de caja chica donde incluirá fecha,
No. De factura, proveedor, importe, IVA y total, además de una breve descripción
del gasto. Esta será enviada vía correo electrónico a Coordinación Administrativa y
se le presentará en físico para su firma.
Coordinación Administrativa.
3.- Deberá revisar la relación enviada por Recepción y si está de acuerdo con ella,
enviará su autorización por correo electrónico y firmará el documento físicamente
previo conocimiento y autorización de Dirección General.
Recepción.
4.- Anexará al conjunto de facturas la hoja

firmada y elaborará la solicitud de cheque que
entregará a Tesorería para la reposición del
efectivo.
Tesorería.
5.- Generará la transferencia electrónica o el cheque en su caso e informará a

Coordinación Administrativa de que ya fue concluido el proceso.
6.- En caso de generarse el reembolso a través de un cheque, se encargará de

cambiarlo para entregar a Recepción el efectivo pendiente de reembolsar.
Recepción.
7.- Recibirá el efectivo de parte de Tesorería en caja chica para su resguardo.
105
Norma de Control Interno de Caja Chica.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo, o para su eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar

aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y
letras, el monto pagado.
106
Ejemplo de pago de planilla de viatico.
107
Pagos varios por caja chica.
La Caja Chica se utilizará para atender

gastos de menor cuantía que no tengan el
carácter de previsibles y/o que por razones
de urgencia deban ser atendidos de
inmediato, tales como:
a) Para todas las Cajas Chicas:
1) Útiles de oficina y escritorio,

siempre y cuando no existan
los artículos requeridos en
stock y se haya obtenido la
certificación de su inexistencia.
2) Arreglo y adquisición de cerraduras y otros elementos de seguridad.
3) Fotocopias para uso oficial cuando la solicitud no pueda ser
satisfecha en tiempo y forma por el Centro de Fotocopiado, o cuando
no se disponga de una fotocopiadora en el área, en forma
permanente o transitoria.
4) Gastos de servicio de comunicaciones: fax, telefonía fija, Internet,
(siempre que no se trate de abonos periódicos) cuando por razones
de urgencia no puedan ser realizados por medios propios.
5) Reparaciones menores de rodados, cuando por cuestiones de
distancia no puedan realizarse siguiendo el trámite normal que rija
para las contrataciones.
Informe de rendición de cuenta de

caja chica..
Se presenta el “MANUAL Y FORMAS PARA LA

RENDICIÓN DE CUENTAS” para que las
Empresas reflejen su información financiera y
presupuestaria, utilizando las formas
actualizadas que han sido diseñadas para tal
fin.
El manual consta de catorce (14) formas, nueve

(9) consolidadas y cinco (5) complementarias, distribuidas de la manera siguiente:
108
Formas Consolidadas Formas Complementarias
01 Liquidación del Presupuesto de Ingresos 05 Arqueo de Caja General.
02 Liquidación del Presupuesto de Egresos 06 Arqueo de Caja Chica o
Fondo por cada programa
por cada Programa. Rotatorio.
03 Liquidación del Presupuesto de Egresos 08 Control de Financiamientos.
Consolidado. 09 Control de Bienes Muebles e
04 Liquidación del Presupuesto. Inmuebles.
07 Cuenta de Tesorería. 10 Informe Anual de Proyectos.
11 Estado de Ingresos y Egresos.
12 Balance General.
13 Estados de Ingresos y Egresos Comparativo.
14 Balances Generales Comparativos.
109
El uso de estas formas y requisitos es de obligatorio cumplimiento para toda
empresa.
Del manual se entrega un ejemplar impreso y uno en disco compacto (c d),

conteniendo un archivo en Excel con las formas, de la 01 a la 14. En éste se
describen los conceptos y una explicación detallada para el llenado de cada
forma, asimismo, los trabajadores (as) o empleados (as) que deben firmar y
sellar el documento para convertirlo en información oficial de cada entidad,
Empresas. Se incluye también el catálogo de cuentas del presupuesto de
ingresos y egresos.
Requisitos para la presentación: Son requisitos necesarios para la presentación

de la Rendición de Cuentas los siguientes:
1. Formato impreso en original y que contenga
los nombres, firmas y sellos de los
funcionarios y/o empelados responsables de
su elaboración y presentación.
2. Formato digital compacto (CD-Rom), en

hojas electrónicas de Excel con fórmulas,
fuente número 12, en lenguaje office 97-2003 u otro software más reciente.
3. Dictamen u opinión del Auditor Municipal (si

lo hubiera), refiriéndose estrictamente al
contenido y elaboración del informe de
Rendición de Cuentas.
4. Certificaciones de Puntos de Actas por

aprobación del informe de Rendición de
Cuentas, Presupuesto y sus Modificaciones.
5. Constancias originales de Saldos Bancarios, de las cuentas a favor de la

municipalidad, al 31 de diciembre del año que se está liquidando.
110
Ejemplo de rendición de cuenta de caja chica...
111
Actividades
1. Elabore un mapa conceptual de la unidad.
2. En grupo de 5 realice una exposición sobre su mapa conceptual.
Autoevaluación
1. ¿Qué es caja chica?
2. Explique el concepto de viático.
3. Enumere los tipos de viático y explique con sus

palabras en qué consiste cada uno de ellos.
4. ¿En qué consiste el proceso de reembolso de

caja chica? Explique.
5. Resuma las normas de control interno de caja chica.
6. ¿Qué pagos se pueden realizar por medio de la caja chica?
7. ¿Cuál es el objetivo del informe de rendición de cuentas de caja chica?
112
Glosario
Análisis de riesgos: enfoque del análisis de problemas que pondera los riesgos
de una situación al incluir probabilidades para obtener una evaluación más exacta
de los riesgos existentes.
Análisis del punto de equilibrio: gráfica y análisis de relaciones, por lo general

entre ventas y gastos, para determinar el tamaño o volumen en que una operación
alcanza el punto de equilibrio entre las perdidas y las utilidades; se puede usar en
cualquier área problemática donde sea posible determinar con precisión los
efectos marginales.
Auditoria. Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación, y

evidencia aplicada a la empresa. Es el examen realizado por el personal
cualificado e independiente de acuerdo con Normas de Contabilidad; con el fin de
esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio, requisito
fundamental es la independencia.
Auditoria administrativa: auditoria de la calidad de los administradores al

evaluarlos como ejecutivos individuales y al valorar la calidad del sistema
administrativo total de una empresa.
Auditoría interna: análisis o evaluación que realiza una empresa de su posición o

del rumbo que lleva de acuerdo con los programas actuales, cuáles deben ser sus
objetivos y si es necesario modificar los planes para alcanzar estos objetivos.
Auditoria operativa.
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en

forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas
y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los
recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han
alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la
empresa.
Autogestión: gestión de una empresa por los mismos trabajadores a través de

órganos elegidos por ellos mismos.
Autoridad, centralización de: tendencia a restringir la delegación de la toma de

decisiones en una estructura organizacional, por lo general, conservando la
autoridad en la cima de la estructura o cerca de ella.
Autoridad, fragmentada o compartida: situación en que la autoridad total para

logran un resultado terminado depende de más de un puesto u debe agruparse o
combinarse para tomar la decisión requerida.
113
Autoridad funcional: derecho que se delega en una persona o departamento
para controlar procesos, practicas, políticas u otros asuntos específicos,
relacionados con actividades que lleva a cabo personal de otros departamentos.
Autoridad, paridad con la responsabilidad: principio que sostiene que la

responsabilidad por la acción no debe ser mayor ni menor que la autoridad
delegada. La autoridad es el poder discrecional para ejecutar tareas y la
responsabilidad es la obligación que se le debe a quien realizo la delegación para
que estas actividades se cumpliesen.
Autoridad, proceso de la delegación de la: determinación de los resultados

esperados de un subordinado, asignación de tareas, delegación de autoridad para
cumplir estas y atribución de responsabilidad por el logro de las mismas.
Benchmarking: método para el establecimiento de metas y medidas de

productividad con base en las mejores prácticas de la industria.
Cargo: Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con un

mínimo de calificaciones acorde con el tipo de función, puede ejercer de manera
competente las atribuciones que su ejercicio le confiere.
Carrera administrativa: Sistema técnico de administración de personal que tiene

por objeto garantizar la eficiencia de la administración y ofrecer igualdad de
oportunidades para el acceso al servicio, la capacitación, la estabilidad en los
empleos y la posibilidad de ascensos.
La clasificación de cargos: es un medio de determinar el valor relativo de cada

cargo dentro de una estructura organizacional y por tanto, la posición relativa de
cada cargo en la estructura de cargos de la organización.
Comité: grupo de personas a las que, en conjunto se les encomienda algún

asunto con fines de información asesoría, intercambio de ideas o toma de
decisiones.
Comportamiento organizacional, modificación: Se basa en la idea que el

comportamiento depende de sus consecuencias, es posible así que los
administradores influyan en las conductas de los empleados mediante la
manipulación de las consecuencias de éstas.
Es como una ley del efecto según la cual la persona tiende a repetir conductas
acompañadas por consecuencias favorables (“reforzamiento”) y a no repetir las de
consecuencias desfavorables.
Comunicación: transferencia de información de una persona a otra, siempre que

el receptor comprenda.
114
Control: función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a
los planes. Implica medir el desempeño con metas y planes; mostrar donde
existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas.
Costos: La suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir una
cosa.
Coordinación: logro de la armonía de los esfuerzos individuales y de grupo hacia

el logro de los propósitos y objetivos del grupo.
Cronograma: Es el detalle minucioso de las actividades que desempeña o que va

a desempeñar una empresa al realizar un evento o una serie de eventos.
Cultura organizacional: patrón general de conducta, creencias y valores

compartidos por los miembros de una organización.
Decisiones, toma de: selección de un curso de acción entre varias opciones;

selección racional de un curso de acción.
Delegación: dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para
que haga unas tareas o conferirle su representación. Otra posible dirección sería
el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una
tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre
la responsabilidad final por el resultado. La delegación implica al mismo tiempo la
obligación de rendición de cuentas al superior de las tareas que han sido
delegadas.
Departamentalización funcional: agrupamiento de actividades por

departamentos de acuerdo con las funciones características que lleva acabo la
empresa.
Departamento: área, división o sucursal definidos de una empresa sobre la que un

administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades y el logro de
resultados específicos.
Descentralización: Es la transferencia de funciones, recursos y autoridad para la

toma de decisiones desde los niveles centrales a los entes autónomos.
Dirección: función de los administradores que implica el proceso de influir sobre

las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo; se
relaciona principalmente con el aspecto interpersonal de administrar.
División de trabajo: número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo

necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser
realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.
115
Eficacia: consecución de objetivos; logro de los efectos deseados.
Eficiencia: logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el logro de

objetivos al menor costo u otras consecuencias no deseadas.
Efectividad: Es la congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos, sin

cuestionar si dichos objetivos son o no adecuados. Empowerment: la eficaz
autodeterminación de trabajadores y equipos implica que los administradores
estén dispuestos a renunciar a parte de su autoridad para tomar decisiones a fin
de cederla a aquellos.
Entorno: Conjunto de agentes externos a la organización- jurídicos, políticos,

sociales, económicos, tecnológicos, de la competencia, etc.- que afectan a su
supervivencia, mantenimiento o desarrollo y que provoca en ella una determina
respuesta en sus propios agentes internos.
Emprendedores: personas con capacidad de ver una oportunidad para obtener el

capital, el trabajo y otros insumos necesarios, así como los conocimientos para
estructurar exitosamente una operación. También deben estar dispuestos a correr
el riesgo personal del éxito o del fracaso.
Enfoque administrativo, comportamiento de grupo: análisis que examina el

comportamiento de las personas en grupos el enfoque se basa en la sociología y
la psicología social. La tensión se centra en los comportamientos grupales.
Enfoque administrativo de contingencias o situacional: análisis que hace hincapié

en el hecho de que, en la práctica, los administradores dependen de determinado
grupo de circunstancias o de la “situación” y en que no hay una única “forma ideal”
o perfecta de administrar.
Enfoque administrativo empírico o de casos: análisis que estudia la experiencia a

través de casos prácticos, al identificar éxitos y fracasos.
Enfoque administrativo de sistemas: análisis que hace hincapié en los

conceptos de sistemas con amplia aplicabilidad. Los sistemas tienen límites, pero
también una influencia reciproca con el ambiente externo; es decir, las
organizaciones son sistemas abiertos.
Equilibrio: Situación de una economía en la cual las proporciones de las

cantidades globales permiten el ajuste armónico de los flujos, la estabilidad de los
precios y el funcionamiento satisfactorio del conjunto económico.
Equipo: grupo de personas con habilidades complementarias comprometidas con

un propósito común y una serie de metas de desempeño, de los que son
mutuamente responsables.
116
Estrategia: determinación del propósito (misión) y los objetivos básicos a largo
plazo de una empresa y adopción de recursos de acción y asignación de los
recursos necesarios para lograr estos propósitos.
Ética: sistema de principios o valores morales que se relacionan con el juicio

moral, el deber y la obligación; disciplina que trata del bien y del mal.
Supervisión: Función de dirección destinada a asegurar que el personal cumpla

sus tareas en la mejor forma posible (como la norma lo indica), mediante la
orientación, ayuda y capacitación proporcionada por sus superiores jerárquicos
(supervisores) y no sólo mediante procedimientos de control o fiscalización.
Gestión administrativa: Es el proceso mediante el cual se obtiene, despliega o

utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la
organización.
Grafica de Gantt: técnica de plantación y control desarrollada por Henry L. Gantt

que muestra, mediante una grafica de barras los requisitos de tiempo para las
diversas tareas de una producción o algún otro programa.
Incentivo: estimulo que se ofrece a una persona, grupo o sector para elevar la
producción o la actividad a realizar.
Iniciativa: idea que sirve para iniciar o hacer una actividad en la organización.
Instrucción: conjunto de reglas para ejecutar algo o para el manejo de algo.
Jerarquía de las necesidades:
Kaizen: un término japonés que señala la importancia del mejoramiento continúo.

La idea es que dar continuamente pequeños pasos en mejorías será la clave para
el éxito a largo plazo.
Lealtad: cumplimiento de lo que exigen las leyes de la fidelidad y el honor.
Liderazgo: influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se
esfuercen en forma voluntaria y con entusiasmo para el logro de las metas del
grupo.
Línea: relación de autoridad en puestos organizacionales, donde una persona

tiene la responsabilidad de las actividades de otra persona.
Logística de distribución: modelo de optimización de la investigación de

operaciones que trata como un solo sistema de la logística de una empresa, desde
el pronóstico de ventas, la compra y el procesamientos de los materiales y su
117
control en inventarios hasta el embarque de los productos determinados hacia los
almacenes de ventas
Malla administrativa: Una forma de analizar los estilos de liderazgo, desarrollada

por Blake y Mouton, por medio de la cual los líderes se clasifican en una malla o
matriz de acuerdo con dos dimensiones: preocupación por las personas y
preocupación por la producción.
Mando, área de: Poder que sobre los inferiores ejerce el superior. Autoridad que
se tiene sobre los súbditos. / Poder ejecutivo. Potestad jerárquica sobre cualquier
fracción de tropas, sobre todo las de un Ejército o entre varios aliados. / Mandato,
precepto.
Manuales administrativos: son documentos que sirven como medios de

comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización.
Materias primas: elemento primario que al ser procesado o al ser conducido

dentro de un proceso de manufactura sufre unos cambios que generaran un bien o
servicio.
Medición: Se refiere a la información numérica que cuantifica los recursos,

procesos, servicios, desempeño y resultados de la organización
Mercado: El mercado, en economía, es cualquier conjunto de transacciones,

acuerdos o intercambios de bienes y servicios entre compradores y vendedores.
En contraposición con una simple venta, el mercado implica el comercio regular y
regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes.
Meta: fines hacia los que se dirige la actividad; puntos finales de la plantación.
Motivos, objetivos verificables: un objetivo es verificable si, en alguna fecha futura,

la persona puede mirar hacia atrás y determinar con seguridad si se ha cumplido o
no.
Organización: concepto utilizado en diversas formas, como por ejemplo 1

sistemas o patrón de cualquier grupo de relaciones en cualquier clase de
operación 2 la empresa en si misma 3 cooperación de dos o más personas 4 la
conducta de los integrantes de un grupo y 5 la estructura intencional de papeles
en una empresa “formalmente organizada”
Organización informal: por lo general patrones de conducta y relaciones humanas
que coexisten con le estructura formal de la organización, o se encuentran fuera
de ella. Se trata de una red de relaciones personales y sociales que la
organización formal no establece ni requiere, sino que se producen
espontáneamente cuando las personas se relacionan entre sí.
118
Organización virtual: concepto relativamente laxo referente a un grupo de
empresas o individuos independientes enlazados entre sí por medio de tecnología
de información. Las empresas enlazadas de este modo pueden ser proveedores,
clientes e incluso compañías competidoras.
Organizar: establecer una estructura intencional de roles para que sean ocupados
por miembros de una organización.
Organizacional, desarrollo: enfoque sistemático, integral y planeado para mejorar
la eficacia de los grupos de personas y de toda la organización, mediante la
utilización de diversas técnicas para identificar y resolver problemas.
Participación: Es estar involucrado o desempeñar un papel en algo. Ser
escuchado y tomado en serio —por lo general cuando se toman decisiones. La
participación, sin embargo, también puede ser simbólica, lo que quiere decir que
no se toma en serio a la persona y sólo se permite su participación para
mantenerla contenta o porque se ve bien.
Planeación: selección de misiones y objetivos, y estrategias, políticas, programas
y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones; selección de un curso de
acción entre varias opciones.
Planeación contingente: plantación para ambientes futuros cuya posibilidad de

existencia es remota, pero que pueden presentarse; si este futuro posible es muy
diferente al supuesto, será necesario elaborar premisas y planes alternativos.
Planes: propósitos o misión, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos,

reglas, programas y presupuestos.
Poder: capacidad de las personas o grupos para inducir o influir en las creencias
o acciones de otras personas o grupos.
Políticas: declaraciones o interpretaciones generales que guían el pensamiento

durante la toma de dediciones; la esencia de las políticas es la existencia de cierto
grado de discrecionalidad para guiar la toma de decisiones.
Presupuesto: exposición de planes y resultados esperados, expresados en

términos numéricos.
Principios: verdad fundamental, o que en un momento determinado se considera

como tal, que explica las relaciones entre dos o más grupos de variables.
Principios administrativos: orden sistemático del ejercicio de administrar.
Procedimientos: planes que establecen un método para manejar las actividades

futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción, que
detallan la forma exacta en que se deben realizar ciertas actividades.
119
Productividad: razón producción – insumos en un periodo, tomando en cuenta
debidamente la calidad.
Programas: conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de

tareas, pasos a seguir recursos a emplear y otros elementos necesarios para
ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y
presupuestos de operación.
Programación lineal: técnica para determinar la combinación optima de recursos

limitados para obtener una meta deseada; se basa en el supuesto de que existe
una relación lineal entre las variables y que los límites pueden determinarse.
Pronostico de vetas: predicción de las ventas esperadas, por producto o servicio y
precio, para un periodo futuro; los pronósticos de ventas se infieren de los planes y
son también importantes premisas de planeación.
Racionalidad: análisis que requiere de una meta y una comprensión claras de las
alternativas mediante las que se pueden alcanzar una meta, un análisis y
evaluación de las alternativas en términos de la meta deseada, la información
necesaria y el deseo de optimizar.
Reglas: normas que dictan la acción o la abstención, pero que no permiten la

discrecionalidad.
Responsabilidad: obligación que los subordinados le deben a sus superiores con

respecto al ejercicio de la autoridad que les fue delegada como una forma para
lograr los resultados deseados.
Reingeniería de la organización: replanteamiento fundamental y rediseño radical

de los procesos de una empresa para el logro de las mejorar drásticas en medidas
contemporáneas de desempeño tan importantes como costo, calidad, servicio y
rapidez.
Relaciones escalares: la cadena de mando que va desde la cima de las

organizaciones hasta sus niveles más bajos.
Retroalimentación: entrada de información a un sistema que transmite mensajes
de la operación del sistema para señalar si este opera como se planeo;
información relacionada con cualquier tipo de operación planeada, dirigida a la
persona responsable de su evaluación.
Riesgo, análisis del: enfoque del análisis de problemas que pondera los riesgos de
una situación al incluir probabilidades para obtener una evaluación más exacta de
los riesgos existentes.
Rol organizacional: puesto organización diseñado para ser ocupado por

personas; para que sea significativo para estas, debe incluir: 1 objetivos
verificables, 2 una descripción clara de sus principales deberes o actividades, 3 un
120
área de discrecionalidad o autoridad, 4 la disponibilidad de la información y los
recursos necesarios para cumplir una tarea.
Sanciones: mal dimanado de una culpa y que es como un castigo.
Selección de personal: proceso mediante el cual se escoge a la persona más

capacitada para un cargo en particular.
Selva de la teoría administrativa: término aplicado por Harold Koontz, para
identificar la existencia de diversas escuelas, o enfoques, de la teoría y el
conocimiento de la administración.
Sistema, definición de: grupo o conjunto de cosas relacionadas o

interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad compleja;
todo compuesto por partes en una disposición ordenada de acuerdo con algún
programa o plan.
Sistemas abiertos: los que tienen interacción con su ambiente y que

intercambian información, energía o materiales con este.
Sistemas cerrados: son los que no tienen interacción con su ambiente.
Sistemas sociotécnicos: sistema que se contempla como una interconexión de

elementos físicos (técnicos) y sociales en una organización.
Sistematización: Es un proceso permanente y acumulativo de construcción de

conocimiento a partir de nuestra experiencia de acción/intervención en una
realidad específica. Es un primer nivel de teorización sobre la práctica. Por un lado
pretende mejorar la práctica y por el otro enriquecer las teorías existentes.
Staff: relación en un puesto organizacional donde la tarea del titular es dar

consejos o asesoría a alguna persona.
Supervisor: igual que gerentes, pero por lo general este nombre se aplica a
gerentes de nivel inferior, o de primera línea, de la administración.
Táctica: planes de acción mediante los cuales se ponen en práctica las

estrategias.
Teoría: agrupamiento sistemático de conceptos y principios interdependientes que

forman un marco para un conocimiento más significativo.
Unidad de mando: hacer que cada subordinado dependa directamente solo de un

superior. El principio de la unidad de mando únicamente implica que cuando mas
depende una persona de un solo superior, menor será el problema de confusión
de las instrucciones y mayor la sensación de responsabilidad personal por los
resultados.
121
CUENTA GENERAL DE EFECTIVO: Es la cuenta bancaria en la mayoría de las
organizaciones a través de depósitos y desembolsos para todas las demás
cuentas de bancos se suelen efectuar a través de la cuenta general.
CUENTA BANCARIA DE FONDO FIJO: En muchas empresas, mantienen una
cuenta con un saldo fijo, los únicos depósitos que se efectúan en esta cuenta son
el importe líquido a percibir por los empleados, de forma periódica, y los únicos
desembolsos son los cheques de pago, a los mismos. Se debe de tener en cuenta
la circulación del fondo bancario dentro la auditoría para verificar de la exactitud de
los saldos bancarios recogidos en el balance, y debe analizarse lo siguiente:
 Toda clase de saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no,
e indicando la naturaleza de la restricción en caso de que esta exista.
 Cuentas que hayan tenido movimiento durante el pasado año y que
aparezcan saldadas al cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas
cuentas.
 Préstamos o anticipos pendientes de liquidación y no incluidos en las
cuentas de los apartados anteriores.
 Total de las letras.
 Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada
que hayan estado en poder del banco, en custodia o en depósito.
 Personas que figuran en los registros del banco autorizadas para la firma de
cheque, letras, endosos, indicando cuántas de ellas son indispensables.
Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas por el
auditor, desde su envío hasta su recepción, para que el procedimiento tenga
validez.
FONDO FIJO DE CAJA CHICA: Es un fondo disponible en efectivo que se
emplea para compras de paca cuantía, dichos gastos se pagan al contado,
normalmente este fondo tiene una cantidad ya establecida que es reembolsable
periódicamente.
El arqueo de Caja
Se tiene que verificar el los fondos para comprobar la autenticidad del saldo de
caja, el mismo que debe estar firmado por el responsable de la caja y el auditor
que controla el arqueo.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
COBROS: Deben verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas, ventas al
contado, (como los registros de ventas, entregas, envíos o registros puntuales de
inventario) y compararlos posteriormente con los registros de cobros. Debe
verificarse la preparación de registros finales de cobros efectuando un seguimiento
de las cantidades de los registros iníciales hasta los finales. También verificar las
sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.
DESEMBOLSOS: Se deben verificar los asientos en los registros iníciales de
desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los
cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales,
122
como librados múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados
cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados
directamente para su depósito en un banco).
SALDOS DE CAJA Y BANCOS
La auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de
fondos se han de auditar y cuando, así como de qué forma se ha de hacer. Los
saldos de caja y bancos suelen incluir un número de fondos de explotación, y a
veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeños.
Procedimientos de auditoría que se han de aplicar a los saldos seleccionados,
según las circunstancias.
 Debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, cheques,
comprobantes, etc.
 Seguimiento de los cheques especificado como cobros no depositados
hasta los asientos de los registros iníciales de cobros, tal y como se
encuentren en la fecha.
 Comprobar la propiedad de los cheques.
 Efectuar un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas
bancarias, relacionándolos con los registros de desembolsos
simultáneamente con la lista asociada de cheques pendientes.
 Examinar los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro
documento y de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobación. Si
representan una cantidad significativa, podría ser necesario registrarlas
como desembolsos correspondientes al período de auditoría.
 Verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener
directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos.
 Hacer una comparación de los depósitos reflejados en los estados
bancarios con los cobros registrados, previos a la conciliación, para permitir
que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias
lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliación.
 Deben cuadrarse los depósitos en tránsito mostrados en las conciliaciones
con los cobros registrados antes de la fecha de conciliación y deben
referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.
 El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios
y cheques pagados durante un período razonable después de la fecha de la
conciliación. Deben examinarse los números y fechas de cheques y las
fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para
determinar cuáles fueron examinados antes de la fecha de la conciliación y
entonces comprobarlos con la lista de cheques pendientes de la
conciliación.
 Cualquier otra partida en conciliación debe considerarse como inusual y,
por lo tanto, se debe investigar íntegramente.
123
Controles administrativos
Los controles administrativos de las operaciones por parte de la dirección,
constituye una función de dirección asociada con la responsabilidad de logro de
los objetivos de la organización y constituye el punto de partida para establecer el
control contable de las operaciones.
124
PARA SABER MÁS
 http://www.monografias.com/trabajos90/control-elementos-del-costo/control-
elementos-del-costo.shtml#ixzz41xBogGYc
 http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.sht
ml#ixzz41xKYek52
 http://www.monografias.com/trabajos80/conceptos-teoria-
pressupuestos/conceptos-teoria-pressupuestos2.shtml#ixzz41xRs4Ci2
 Concepto de caja chica - Definición en

DeConceptos.com http://deconceptos.com/ciencias-sociales/caja-
chica#ixzz41xslwUH1
 http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controles-
internos.shtml#controlefect#ixzz41xxUf5JB
125
Bibliografía
Administración Una perspectiva Global y Empresarial 14va Edición Harold

Koontz,
Administración de Empresas "Teoría y Práctica 1a parte .Administración de

Personal "Análisis de Puestos"
Administración Moderna (8ª ed.) - Samuel C. Certo...
STONER James y FREEMAN Edward Administración, Sexta edición, México,

Prentice Hall, 1996
126

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MODO DE FORMACION : TECNICO GENERAL

Dirección General de Formación Profesional

Sub Dirección General de Formación Profesional

Dirección Técnica Docente

El manual de “Técnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial” está

Cada unidad del manual ha sido estructurada de la siguiente manera:

En los contenidos se presenta la información general, científica y técnica, que

Al final de todas las unidades encontrará:

Analiza toda la información consultada y pregunta siempre a tu

Amplía tus conocimientos con los links y la bibliografía indicada u

Resuelve responsablemente los ejercicios de autoevaluación y

Prepara el puesto de trabajo según la operación que vayas a realizar,

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Recuerda siempre que el cuido y conservación de los equipos y

OBJETIVO GENERAL: Establecer los parámetros que permitan, evaluar las

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Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de

Redacción es la composición de textos

Técnica de redacción es el nombre que se da a la disciplina y normativa que

Características de los textos

Según los lingüistas Beaugrande y Dressler, todo texto bien elaborado ha de

– Ha de ser coherente, es decir, centrarse en un solo tema, de forma que las

– Ha de estar enmarcado en una situación comunicativa, es decir, debe ser

– Ha de entrar en relación con otros textos o géneros para alcanzar sentido y

– Ha de poseer información en grado suficiente para resultar novedoso e

Así pues, un texto ha de ser coherente, cohesionado, comprensible para su lector

– Claridad: Corresponde al código. Hay

– Brevedad: Corresponde al mensaje.

– Precisión: Corresponde al contexto:

– Corrección: Corresponde al canal. Se

– Totalidad: Corresponde al receptor.

– Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas.

Usar la estructura nombre-verbo-complemento: Lo que mata el interés de un

– Ortografía: Visualizar las palabras que se presentan. Descubrir semejanzas.

– Puntuación: La idea del texto se pierde por la ausencia o exceso de signos de

Sin embargo, antes de redactar es recomendable dar un vistazo a las reglas

– La coherencia: Hace referencia al dominio de procesamiento de la información.

La coherencia establece cuál es la información permanente que se ha podido

Ejemplos: transcribir, constante, circunstancial, instrumento

Ejemplos: invento, envidia, invocar

3. Nunca debe ir n al final de los verbos reflexivos cuando están conjugados en la

Ejemplos: levántensen, cámbiese por: levántense

/La terminación unción se escribe siempre con c. Ejemplos: conjunción, función,

/Las palabras que en singular terminan en “z”, cuando pasan al plural se

/Las terminadas en -cial, -ícito y -ciosos se escriben siempre con c.

Ejemplos: apéndice, cómplice, cetáceo.

(!) Excepción: una sola, caucáseo.

Ejemplos: elegancia, cansancio, adolescencia, agencia, silencio.

(!) Excepciones: dos, ansia y hortensia

/Todas las palabras que terminen con -cie se escriben con c.

Ejemplos: especie, superficie, calvicie.

/ Las terminaciones en -cito, -cita, cecito y -cecita, cuando se agregan a

Ejemplos: suave + cito = suavecito; luz + cita = lucecita; pez + cecito =

-zar, cambian la z, por la c cuando van adelante de una e.

Ejemplos: almorzar: almorcé; caracterizar: caractericé; analizar: analicemos.

/ Los verbos que terminan en -cer y -cir se escriben con c.

Ejemplos: cocer (de cocinar), aparecer, deducir, producir.

(!)Excepciones: hay tres: toser, coser (coser la ropa) y asir.

/Las palabras que terminan en -ciencia y – cencia van con c.

Ejemplos:paciencia, docencia, inocencia.