Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
PG-05
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTION
FECHA :
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
1. OBJETIVO
Establecer los parámetros que permitan facilitar la tarea de elaboración y codificación de los
documentos del Sistema Integrado de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de
EMPRESA XXXX, documentos integrados por: Manuales, Reglamento Interno de Seguridad y Salud
Ocupacional, Planes, Documentos Descriptivos, Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. El
control de dichos documentos se estable en el procedimiento de Control de Documentos.
2. ALCANCE
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
3. DEFINICIONES
3.1. Manual: Documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar
la calidad mediante la adopción del correspondiente Sistema Integrado de Gestión.
3.3. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman entradas en salidas y así agregar valor.
3.4. Procedimiento: Forma especificada para realizar una actividad o un proceso. Descripción de
actividades en secuencia que documentan un proceso.
3.5. Instructivo: Documento que específica cómo se debe realizar una Tarea específica en un
proceso. Un instructivo establece detalles operativos de una tarea, a fin de prevenir errores y/o
defectos por parte de las personas que lo realizan.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5. RESPONSABLES
El Encabezado figurará en la Carátula y en todas las páginas de los documentos del SIG,
el encabezado tendrá la siguiente estructura:
ENCABEZADO
Campo 2: Contiene la identificación del documento del SIG. Ejemplo: Los Manuales,
Reglamentos, procedimientos, instrucciones, especificaciones técnicas, u otros
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
Campo 3: Contiene el título del documento del SIG que se va a redactar, en negritas y
mayúsculas. Ejemplo: ELABORACION Y CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DEL
SIG.
FECHA :
En las demás páginas aparecerán el nombre del documento y el proceso relacionado, que
estará de acuerdo al código del documento:
XXXX.SIG.SSO.PRC-01
Procedimiento de Elaboración y Codificación de Documentos del SGSSOMA
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
Los documentos elaborados en las diferentes áreas serán enviados al Coordinador de SIG
en formato WORD, quien asignará el código respectivo al documento según control de la
Lista de Maestra de Documentos Internos del SIG.
Letra: Arial, tamaño 12. (La única excepción es el título del documento en la portada que
se escribe en tamaño 18, los pies de página que se escriben en tamaño 9 y los
encabezados en tamaño 10 para los extremos y el nombre de la entidad).
Márgenes: Para las márgenes superior e inferior y de 2,5 cm. para las márgenes izquierdo
y derecho con respecto a cada uno de los bordes de la hoja.
1. OBJETIVO
El objetivo, establece la razón de ser del procedimiento o instrucción, lo que se pretende
alcanzar con éste y el beneficio de su aplicación.
2. ALCANCE
En el alcance se especifica la entidad o ámbito de aplicación del procedimiento o instrucción
(área, proceso, actividades, etc.). Las instrucciones pueden omitir este capítulo, cuando el título
refleja claramente el alcance.
3. DEFINICIONES
Incluye términos específicos que se incluyen en el documento y cuya definición servirá para
facilitar la comprensión y ejecución del mismo. De no tener ninguna definición se colocará en
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
este capítulo “No aplica”. En el caso de instrucciones puede omitirse éste capítulo.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Relación de documentos que contienen información necesaria para entender el procedimiento o
la instrucción, ó aplicar los conceptos que en ellos se expresan.
En el caso de instrucciones puede omitirse éste capítulo y mencionar los documentos a
consultar en el mismo texto.
5. RESPONSABILIDADES
Señala el/los cargos responsables de la implementación, aplicación efectiva y/o correcto
cumplimiento de lo establecido en el documento. No se colocan nombres propios, sólo los
cargos.
En el caso de las instrucciones, los responsables pueden mencionarse en el mismo texto y
eliminar éste capítulo.
6. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO
a) Del procedimiento: La descripción debe incluir en lo posible las actividades en forma
secuencial del producto de entrada, desde el punto de partida del proceso descrito
detallándose las etapas o actividades llevadas a cabo, los responsables y las funciones que
realizan; los documentos generados como parte del procedimiento(instrucciones, registros,
etc). Puede presentarse también en forma de Diagrama de Flujo o través del uso de tablas
teniendo como modelo:
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
b) De la Instrucción: Es una secuencia de pasos o tareas que se deben ejecutar para realizar
una actividad o tarea específica. Puede incluir diagramas, gráficos, fotos, etc. Por ejemplo:
Lista de chequeo para el arranque de un equipo, Lista de verificación, Uso de un programa
de informática, etc.
7. REGISTROS / ANEXOS
Se codificará con las siglas F; tomando en consideración las siglas del procedimiento al cual
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
pertenecen y el Nº (número de registro). Por ejemplo: SIG- A-001 ACTA DE REVISION POR LA
DIRECCION.
6.2.2. La estructura de los formatos de registros variarán según el tipo de información contenida
y actividad realizada, sin embargo en cualquiera de los casos, incluirá la información
siguiente: código de identificación del formato de registro, título del formato de registro,
Fecha de elaboración y Nº de Versión.
Versión: 001
ELABORACION Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS
DEL SIG Página 8 de 12
6.2.3. La estructura de las tablas variará de acuerdo al tipo de información que se quiera indicar,
incluyendo en cualquiera de los casos: código de identificación, título y Nº de Revisión.
XXXX.AA.TD – 99
XXXX: Empresa EMPRESA XXXX
AA: Siglas del área donde se genera y/o aplica el documento (Tabla 1)
TD: Tipo de documento (Tabla 2)
99: Número correlativo generado según control de Lista Maestra de Documentos que
controla el Coordinador de SIG.
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
Tabla 02
Documento Inici Documento Inicia Documento Inicia Documento Inicial
al l l
Procedimien
Procedimiento
PG to PS Formato F Manual MA
General
Secundario
Especificaci
Instructivo IT Anexo ANX ón ET Política POL
Tecnica
Reglamento RISS Organigram
Programa PRG Plan PLN ORG
Interno T a
XXXX.AA.TD - 99
Ejemplo:
XXXX.SIG.IT-025: Instructivo de la Jefatura de Seguridad, elaboración de pedidos (025)
Los elementos que conforman la estructura de cada tipo de documento interno del Sistema de
Gestión Integrado de EMPRESA XXXX se describen en la siguiente tabla:
ELEMENTOS MA PO PR PRG PL N C IT E F RI
Objetivo X X X X X X
Alcance X X X X X X X
O
Definiciones OP X X X OP X
P
Documentos de O O
OP X OP OP X
Referencia P P
Responsabilidades X X OP X X X X
O O
Políticas OP OP OP OP X
P P
O O
Condiciones básicas OP OP OP OP OP
P P
Descripción X X X X X X X X X X
O O
Registros OP X OP OP OP
P P
O O
Anexos OP X OP OP OP
P P
Cambios en el O
X OP X OP X OP X OP OP
documento P
O O
Distribución OP OP OP OP OP OP OP OP
P P
Leyenda:
PG =
MA = Manual PO = Política
Procedimiento
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
General
N = Norma
PRG = Programa PLN=Plan
Interna
E=
C = Cartilla IT = Instructivo
Especificación
PS =
RI = Reglamento
F = Formato Procedimiento
Interno
secundario
SI = X No= (vacío) OP = Opcional
La elaboración, revisión y aprobación de los documentos está registrada en la primera página del
procedimiento donde se indica también el nombre del procedimiento a desarrollar.
Entendiéndose que:
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION XXXX.SIG.PG-05
FECHA :
Los documentos aprobados no deben tener como elaborador, revisor y aprobador al mismo
responsable del puesto.
XXXX.SIG.PG-05
Procedimiento Elaboración y Codificación de Documentos del SIG