Auditoría Administrativa

3.1 Antecedentes
El estudio de los temas administrativos, así como el de su evaluación, ha llamado
la
atención de personas y profesionistas involucrados en el medio. De esta manera,
en el
siglo xix existió una corriente en Inglaterra en donde se enfatizaba la revisión de
procedimientos,
los cuales se buscaba uniformar de acuerdo con los conceptos de eficiencia y
eficacia que sustentan esta disciplina; también se contemplaba lo relativo a las
políticas en
las organizaciones, lo cual recibía aceptación por su contribución en la
administración.
En el periodo que se indica, prevalecían dos conceptos fundamentales:
estandarización
y medición, mismos que en el futuro marcarían pautas a seguir en beneficio del
control en general.
Los estudios administrativos en el siglo xix y principios del xx prácticamente
constituyeron
el detonador para enfatizar en la importancia del proceso administrativo y de
las funciones sustentadas por el padre de la administración general, Henry Fayol.
En ese
entonces, las expectativas de evaluación estaban consideradas en la función de
control.
En nuestro país fue a finales de los años cincuenta y transcurso de la década de
los
sesenta y setenta cuando se difundieron en forma más amplia los aspectos
generales de
la evaluación administrativa. Hoy en día, estos conocimientos se siguen
enriqueciendo
por medio de los institutos profesionales de auditoría, contabilidad y
administración,
así como mediante las personas interesadas en el tema.
En la década de los años sesenta, por su identificación con la actividad de los
negocios, el contador público comenzó a prestar el servicio de exámenes de tipo
administrativo
a solicitud de su cliente, lo cual era identificado como auditoría operacional.
Posteriormente, al introducirse el término de auditoría administrativa ha existido
cierta confusión y se han suscitado algunas discusiones. Se puede decir que
ambas
prácticas coinciden en sus objetivos, y sus divergencias son más bien de forma,
grado,
normatividad y adscripción o identificación colegiada del auditor.
Uno de los documentos que en la época de los años setenta constituyó un punto
de partida fundamental en la definición de estas actividades, fue el presentado en
el
VII Congreso de Licenciados en Administración, celebrado en la ciudad de Mérida,
Yucatán, en julio de 1977, donde se difundieron las normas, características,
alcance y
sectores de aplicación público y privado.
En las facultades de contaduría y administración pertenecientes a las diferentes
instituciones de enseñanza superior del país, los profesores han contribuido a
difundir
este tipo de evaluación; de esta manera, existen textos editados de manera
interna por
la Universidad Autónoma de México, el Instituto Tecnológico y de Estudios
Superiores
de Monterrey (Campus Sonora), la Universidad Autónoma de Nuevo León, entre
otros. También los hay de carácter externo, nacionales e internacionales, todos
ellos
con un contenido similar, aunque con algunos enfoques y aportaciones
personales.
La evaluación administrativa es un campo que, a pesar de contar con cierta
antigüedad
a nivel tanto nacional como internacional, sigue evolucionando día con día.
Por lo tanto, resulta indispensable que los auditores se preocupen por mantenerse
actualizados
con respecto a los avances administrativos, ya que ello redundará en una
actuación
más eficiente en beneficio de su trabajo y de la organización a quien le presten
su servicio, ya sea en forma interna o externa. (Alfonso Amador Sotomayor pag:
30 )

GENERALIDADES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

Durante el paso del tiempo se han venido presentando diferentes autores que
van definiendo la Auditoría Administrativa, actualizando dichas definiciones
cada vez mas e intentando explicar cada concepto que forma parte de la
definición.
Definición.
Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se
lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando
eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a
la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una
revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura
orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las
instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la
eficiencia de operación y el ahorro en los costos. La auditoría administrativa puede
ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas y otros
profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas
administrativas o que esté respaldado por otros especialistas. El resultado de la
auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la
empresa o parte de ella.(L.A. Carlos C. Rubio Narvaez UACyA 2011 Pag:01 )

Franklin recupera algunas definiciones propuestas por diversos autores, entre

ellos encontramos una citada por Fernández, que dice que la auditoría
administrativa es “la técnica que tiene el objeto de revisar, supervisar y evaluar la
administración de una empresa” (Franklin, 2007: 8).

En la misma obra hallamos la definición propuesta por Macías Pineda: “La

auditoría administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo
de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios
de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales” (Frankin,
2007: 10).

Por su parte, Franklin define a la auditoría administrativa como: “Una revisión

analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel
de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar, valorar y lograr
una ventaja competitiva sustentable” (Frankin, 2007: 11).

NORMAS

La Asociación Nacional de Colegios de Licenciados en Administración, en el año

de 1977, fue quien promulgó las siguientes Normas de Auditoría Administrativa.
No siendo estas las únicas que normen la actitud del auditor administrativo.

1ª. El Licenciado en Administración es el profesional idóneo para realizar,

participar o dirigir el servicio independiente de auditoría administrativa de
entidades, tanto privadas como públicas, siempre que cuente con la preparación
académica y, sin ser especialista, la experiencia práctica que requiera el servicio a
prestar.

2ª. El Licenciado en Administración está obligado a practicar la auditoría

administrativa dentro de las normas de ética que le impone la Asociación Nacional
de Licenciados en Administración, A.C.

3ª. La auditoría administrativa puede ser parcial o integral, por lo que debe
contratarse por escrito, y el auditor administrativo debe cuidar que se defina el
alcance de su trabajo y la responsabilidad que asume con toda precisión.

4ª. Cuando el auditor administrativo detecte inseguridad en su cliente respecto de

lo que cree necesitar, o de la naturaleza de la auditoría administrativa en general,
el Licenciado en Administración debe proponerle que, en primer lugar, se contrate
un diagnóstico administrativo, cuyo alcance y responsabilidad debe también
quedar claramente definidos por escrito.

5ª.Es responsabilidad profesional del auditor administrativo planear

adecuadamente su trabajo mediante uno o más programas que analicen la
metodología a aplicar.

6ª. Es responsabilidad del auditor administrativo realizar trabajo con el máximo de

esmero, tanto en lo personal, como en la supervisión de ayudantes, aún en el caso
de que dificultades no previstas obliguen a incurrir en costos que sobrepasen a los
honorarios.

7ª. La auditoría administrativa es un examen de evaluación de naturaleza crítico-

constructiva. Su propósito es localizar las oportunidades de mejoría administrativa
de la entidad auditada y, en su caso, proponer las recomendaciones que
considere adecuadas el auditor administrativo. La auditoría administrativa puede
realizarse con base en técnicas objetivas, numéricas y hasta científicas, pero el
proceso evaluatorio es siempre subjetivo, por lo que el Licenciado en
Administración no emitirá dictámenes sobre la efectividad o eficiencia generales
de la administración de sus clientes. (Lic Adm (tesis)Lorena Hernández Palacios
Pag: 39)

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Por sus características, la auditoría administrativa constituye una herramienta

fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que
permite detectar en qué áreas se requiere de un estudio más profundo, qué
acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos,
cómo imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo,
realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con
las ideas.
En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos
congruentes cuya cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos.
Entre los criterios más sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:
a. De control
Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el
comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

b. De productividad
Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
c. De organización
Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de
autoridad y el trabajo en equipo.

d. De servicio
Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización
está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las
expectativas y satisfacción de sus clientes.

e. De calidad
Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.

f. De cambio
Transforman la auditoría en un instrumento que hace más permeable y receptiva a
la organización.

g. De aprendizaje
Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las
capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

h. De toma de decisiones
Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido
instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.

i. De interacción
Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para
relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como
con los proveedores y clientes.

j. De vinculación
Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la organización y un
contexto globalizado.(ENRIQUE BENAMIN FRABKLIN Pag: 12-13 )

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

El área de influencia que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad
de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y
formas de actuación.
Esta connotación incluye aspectos tales como:
• Naturaleza jurídica
• Criterios de funcionamiento
• Estilo de administración
• Enfoque estratégico
• Sector de actividad
• Giro industrial
• Ámbito de operación
• Tamaño de la empresa
• Número de empleados
• Relaciones de coordinación
• Desarrollo tecnológico
• Sistemas de comunicación e información
• Nivel de desempeño
• Trato a clientes (internos y externos)
• Entorno
• Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento
• Sistemas de calidad (http://app.ute.edu.ec/content/3299-147-1-1-18-
18/MODULO%20DE%20AUDITORIA%20ADMINISTRATIVA.pdf)

Clasificación de la Auditoría Administrativa

Auditoría Externa

La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema

de información de una unidad administrativa o financiera realizado por un auditor
especializado en el campo de acción al que se aplica dicho examen, sin vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno
del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión
independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la
información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe
Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información
examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información

de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las
empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información
financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del
producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría
Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es
totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de
Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información
Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad

profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una
opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de
auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe
presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una
opinión basada evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su
trabajo de investigación.

Auditoría Interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad administrativa o financiera realizado por un auditor
especializado en el campo de acción al que se aplica dicho examen con vínculos
laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir
informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes
son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la Fe Pública.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno
tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y
operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y
procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y
eficaz.

En el caso de las Instituciones educativas tendrá a su cargo la evaluación

permanente del control de la aplicación de la Ley y Reglamento General a la ley
de educación, la revisión y aplicación de planes y programas que contribuyan al
mejoramiento de la calidad educativa, el manejo de los instrumentos curriculares
como el PCI, PEI, POA, Reglamento Interno, Código de Convivencia, por parte de
Autoridades, Personal Docente y Administrativo, Padres de Familia y todos los
miembros de la Comunidad Educativa.

La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor

interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser,
esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros.
Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente,
sino parecerlo para así obtener la confianza del Público. La auditoría interna es un
servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene
características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener
autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que
forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo
alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la
empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta
dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría
interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su unidad, pero
nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus
servicios, pues como se dijo es una función asesora.( Msc. Jorge Revelo Rosero
Pag: 11-12 http://app.ute.edu.ec/content/3299-147-1-1-18
18/MODULO%20DE%20AUDITORIA%20ADMINISTRATIVA.pdf)

ÁREAS DONDE SE APLICA LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Las áreas de aplicación de la auditoría administrativa son las áreas funcionales
que integran la empresa, denominadas en formas diferentes según el tipo de
entidad económica de que se trate y son:
1. Investigación de desarrollo.
2. Producción:
Compras
Control de producción
Control de calidad
3. Distribución:
Publicidad
Ventas
4. Finanzas.
5. Recursos Humanos.
6. Relaciones Públicas.

PERSONA INDICADA PARA REALIZAR LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.

El auditor administrativo es la persona con estudios profesionales y capacidad

técnica para la revisión y evaluación de una empresa, esta persona debe ser
profesionista:

1. Contador Público;
2. Licenciado en Administración de Empresas;
3. Licenciado en Administración Pública;
4. Licenciado en Relaciones Industriales, etc.

Cualquiera de estos profesionistas para poder ser auditor administrativo debe

reunir los siguientes atributos:
Conocimientos idóneos en administración;
Experiencia en administración;
Espíritu de investigación e iniciativa;
Objetividad y equidad;
Sentido analítico y observación;
Prudencia, claridad y precisión;
Integridad de carácter;
Ética profesional;
Discernimiento y sensibilidad para formarse un criterio en la apreciación de
conjunto de la empresa en revisión;
Habilidad de expresión oral y escrita.
Disciplina.
Puntualidad.
Trato social y presentación apropiada.

La preparación que el auditor administrativo tiene está enfocada al conocimiento a

fondo de la ciencia administrativa, es conveniente que el auditor administrativo
esté bien preparado en materias básicas, que le capaciten para reconocer
problemas con los que se ve confrontado y los medios que le auxilien a dar
soluciones adecuadas, así como dar asesoramiento a la alta dirección en aspectos
de coordinación y evaluación administrativa.
El auditor administrativo debe poseer facilidad de palabra, de redacción, de
comunicación persuasiva y eficaz, iniciativa, imaginación, ingenio para poder idear
cosas nuevas, originalidad en ideas y sugerencias; así como ética profesional,
esta última la podemos definir como el conjunto de normas que regulan los
derechos y obligaciones de los profesionistas en el seno de la sociedad, es parte
de la moral y las obligaciones del hombre.

El auditor administrativo tiene la obligación de cerciorarse de su capacitación y

experiencia y, debe ejercer una adecuada supervisión de sus labores.

¿A QUIÉN VA DIRIGIDA UNA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA?

Propietarios y accionistas.- por que ratifica la confiabilidad de las cifras sobre las
que apoyaran sus decisiones y juzgarán la productividad y solidez financiera.

Inversionistas (futuros accionistas o acreedores).- Porque de ésta manera pueden

concluir con mayor confianza la estabilidad económica que garantice su inversión
y la productividad que asegure un rendimiento adecuado.

Gobierno Federal.- Porque avala la buena fe del contribuyente en el cumplimiento

de sus obligaciones tributarias y el gobierno puede confiar en que recibió la parte
que legalmente le corresponde.

Empleados y obreros.- Porque la imparcialidad del auditor al emitir su dictamen les

asegura la corrección en la determinación de la participación en las utilidades, a
que tiene derecho.

VENTAJAS

Aplicación de conocimientos profesionales con personas de experiencia en

determinadas áreas específicas.

Aplicación actualizada de conocimientos, pues el auditor está obligado a conocer

los avances técnicos del área administrativa, así como estar al tanto de la solución
de problemas que le permiten resolver con rapidez y eficiencia las situaciones que
detecte.

Tensión específica de problemas, en virtud de que el auditor debe dedicarse a un

trabajo concreto y específico, concentrar su atención, esfuerzo y tiempo, para
lograr los resultados deseados.

El auditor proporciona opiniones y juicios imparciales, pues conoce las

situaciones, libre de prejuicios o intereses personales dentro de la empresa.
Economía en el costo.- El auditor proporciona servicios profesionales calificados
sin gravar permanentemente los costos, ya que generalmente, se contrata para un
trabajo específico.

LIMITACIONES

1. Carece de modelos administrativos.- No cuenta con una escala de valores

precisa con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple
una función.

2. Subjetividad.- Ya que el responsable de ella determina el patrón ideal que

usará como base para la evaluación.

3. El éxito depende de la calidad profesional del auditor.- El auditor realizará

su trabajo de la mejor manera poniendo en práctica sus conocimientos.

4. El tiempo necesario para llevar a cabo la auditoría.- El tiempo en llevar a

cabo la auditoría depende del grado de cooperación del personal que
participe o forme parte de la auditoría.

5. Apoyo total por parte de los más altos niveles gerenciales.- El personal de
gerencia es el único que puede autorizar el acceso a cierta información o
determinado departamento.

6. Costo de la auditoría.- El costo depende del grado de dificultad de la

auditoría así como de la importancia que se le asigne a la misma.
(http://cdigital.uv.mx/bitstream/123456789/28385/1/Hernandez%20Palacios.
pdf

EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1 PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Planeamiento de la Auditoria Administrativa:
El desarrollo de la Auditoria Administrativa requiere de la previsión
racional y anticipada de la de acción, logrando que el planeamiento guíe el
desarrollo del trabajo. Este proceso, permite programar las actividades, los
trabajos por áreas, los procedimientos, definir la metodología y los recursos
que se requiere para realizar el examen.
· Plan de Auditoría:
A continuación observaremos un modelo, que será tomado como
referencia. Cada institución o empresa diseña el plan de auditoria teniendo en
cuenta las características y necesidades propias de entidad.
· Contenido Mínimo de un Plan de Auditoría:
Datos de identificación de la Empresa a Auditar.
o Nombre o Razón Social
o Dirección o Localización.
o Áreas de Auditoria
Datos de Auditor o Empresa Auditora:
o Nombre o Razón Social
o Dirección
o Del Personal Auditor o
o Currículum Vitae de la Empresa Auditora.
Del Trabajo de Auditoría:
o Duración
o Descripción de la Empresa.
o Antecedentes de Auditorias Anteriores.
o Objetivos de la Auditoria:
_ Objetivos Generales.
_ Objetivos Específicos
o Fases de la Auditoría.
o Descripción de la Empresa.
o Ubicación de las Áreas y su respectiva delimitación funcional.
o Recolección de la información por áreas.
_ Encuestas
_ Entrevistas
_ Revisión de Archivos y Documentos
o Depuración y Selección de información o datos.
o Ordenamiento de la información o los datos.
o Procesamiento de la Información.
o Análisis de la Información.
o Elaboración y presentación del dictamen e informe final.
Metodología y Procedimientos:
o Metodología aplicada.
o Los procedimientos usados.
Recursos:
Cronograma de Actividades.
· Plazo de Ejecución de la Auditoria
Se establece en función a:
o Magnitud de la Entidad.- La pequeña empresa requiere treinta días de
ejecución aproximadamente y una empresa grande requiere de noventa o
más días.
o Tipo de Auditoria.- Si la auditoria es parcial, es decir a un área de la entidad,
puede ser efectuado en un período mínimo mientras que la auditoria total o
integral, demanda un período más extenso.
o Equipo de Trabajo.- La auditoria puede ser ejecutado por un grupo grande
de auditores o un grupo pequeño, esto, determina el período de ejecución.
o Tecnología Empleada.- Se recomienda utilizar computadoras u otras
técnicas sofisticadas de recopilación, procesamiento y análisis de la
información, para simplificar el periodo de ejecución de la auditoria.
o Experiencia del Equipo Auditor.- La experiencia es importante en la
determinación de los plazos de auditoria, es mucho más fácil calcular el
período que se empleará en una auditoria cuando se tiene experiencia
porque se conoce los procedimientos, dificultades e imprevistos del trabajo
en si.
o Complejidad.- Es determinante en el plazo la complejidad de las
operaciones de la entidad, pues depende de la organización de los
documentos y los archivos. Hay organizaciones que voluntariamente o no,
mantienen su información desordenada. Lo cual exige reconstruir acciones,
procedimientos y ottas acciones para poder obtener la información.
o Período de la Auditoria.- Este podría comprender uno o más años.
o Examen Preliminar.- En caso de organizaciones grandes, algunas veces es
necesario un examen preliminar de la entidad a auditar y los plazos varían
entre 30 y 90 días como máximo.
· Cronograma de Ejecución de la Auditoria:
El cronograma permite definir actividades, tareas y metas que se ajustan al
tiempo de ejecución de la auditoría, constituyéndose posteriormente en un
instrumento de control del avance del trabajo. El cronograma puede basarse en
el diagrama de Gantt
· Definición de la Metas de Auditoria
Existirán metas por cada área de la entidad, así como también se
identificaran metas de trabajo diario: Por ejemplo, el análisis de un determinado
documento, el análisis del organigrama, de puestos de trabajo, etc.
· Organización del Trabajo de Auditoria:
La organización es necesaria si se quiere aprovechar los recursos
adecuadamente, reducir el tiempo y el esfuerzo. Por tanto, el trabajo de
auditoría deberá sujetarse a los siguientes pasos de organización:
o Recursos Disponibles: Humanos, materiales y económicos
o Subdividir el Trabajo de Auditoria.
o Clasificar al Personal Auditor: Podría clasificarse tres tipos de recursos
humanos: El Jefe, Los Analistas y Los Auxiliares.
o Responsabilidad de la Auditoria.- Recae en la Empresa auditora en
cuanto a su calidad, veracidad y seriedad, siendo el responsable en
primer lugar el gerente o propietario de la organización. Corresponde
también al Auditor si actúa como persona natural.
o Delegación.- Se puede delegar para efectuar los análisis, solicitar
información, detectar anomalías y formular juicios, conclusiones o
recomendaciones.
o Responsabilidades por Áreas.- Se puede dividir el trabajo por cada área
de la Empresa, como por ejemplo: Comercialización, producción,
abastecimiento, etc.
o Instalaciones y otros Recursos.- se debe facilitar ambientes de trabajo
aparentes y cómodos.
Todos estos aspectos deberán ser previstos en el contrato correspondiente.
o Organización Documentaria.- Es necesario organizar la información para
su tabulación y análisis en forma adecuada, mediante carpetas de
trabajo, por rubros.
o Recopilación, Selección y Análisis.- Al igual que la recopilación, el
análisis, es un paso importante, del análisis depende la calidad de las
conclusiones y recomendaciones
3.2. DIRECCIÓN Y CONTROL DEL PLAN DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Dirección
· Responsable de la Dirección:
La Dirección esta a cargo de un profesional Licenciado en Administración
que tenga capacidad y experiencia profesional reconocida. La Dirección orienta
la ejecución, motiva y lidera al grupo humano.
El líder necesita poseer tres tipos de autoridad: a) La Autoridad Delegada
– Se obtiene mediante el nombramiento como tal. b) La Autoridad de
Conocimientos – Es el dominio de cierto nivel de conocimientos y en una
determinada área. Es reconocida por los clientes, subalternos y público en
general y c) La Autoridad Moral.
La debe orientar se a las acciones siguientes:
· Comunicar y Explicar los Objetivos a los Subordinados:
El grupo recibirá la orientación necesaria respecto al trabajo de auditoria,
por lo tanto sus esfuerzos estarán orientados adecuadamente hacia le logro de
los objetivos.
· Conducir y Motivar para que el trabajo sea eficiente:
El encargado de la Dirección, no sólo se limita a dar órdenes, además
deberá conducir, orientar y efectuar el trabajo en equipo.
Control · Supervisión del Trabajo de Auditoría:
La Auditoria Administrativa, debe estar supervisado en forma
permanente por parte de los responsables, con la finalidad de verificar el
cumplimiento del plan de auditoría. Se verifica la calidad y cantidad de los
trabajos, así como los procedimientos y métodos que se utilizan.
· Avances y Medidas:
Verificar el cumplimiento del cronograma, se supervisa los avances del
trabajo a fin de que se cumpla con los períodos propuestos. Si existen retrasos
o errores, se procede a reprogramar.
· Verificación de los Resultados:
Se verifican los resultados obtenidos más de una vez a fin de tener la
certeza de los resultados y la calidad de los informes o dictámenes.
3.3 PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DEL PLAN DE
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Los Procedimientos:
La Auditoria Administrativa exige la realización de un procedimiento
técnico y sistemático que se debe seguir con la finalidad de realizar el análisis o
examen correspondiente.
Necesariamente, el trabajo de auditoría administrativa pasa por un
reconocimiento previo de la empresa o institución, a fin de conocer en forma
genérica la misión, objetivos y actividad de la misma, de tal manera que al
recopilar la información y seleccionar la misma no se efectúe trabajos
improductivos. Se define con suma claridad la misión y finalidad de la empresa
o institución, el nivel de prestigio, referencias comerciales, referencias de parte
del público o consumidores y otros aspectos que son importantes para el
examen, mediante conversaciones preliminares con los trabajadores y los
directivos. Además se debe conocer las instalaciones, ambientes, capacidad,
niveles de productividad o servicios que viene brindando en la Empresa.
· Técnicas de Recopilación de Información:
Se recomienda lo siguiente:
o Técnica Documentaria o de Archivo.- Se refiere a la recopilación de
la información de los archivos existentes en la empresa, como:
Estatutos, planes, acuerdos, programas, políticas, tácticas,
estrategias, etc.
o Técnicas de Encuestas.- Consiste en diseñar un cuestionario de
preguntas que deben ser aplicadas a trabajadores, directivos y
público en general para obtener información sobre el manejo interno
de la empresa, como el cumplimiento de políticas, estrategias, logro
de objetivos, así como también para conocer el temperamento de los
trabajadores, en función a la organización.
o Técnicas de Entrevistas.- Se usa para despejar dudas, descartar o
confirmar si algún dato o información, en función a la auditoria. Se
aplica a los directivos y trabajadores. Las entrevistas deben ser dinámicas,
concretas y directas. El levantamiento de la información
se hace en formatos denominados papeles de trabajo, especialmente
diseñados para tal efecto, donde se consolida la información.
· Registro de la información:
La información que se obtenga como resultado del trabajo de
recopilación, debe ser registrada en forma coherente, legible y ordenada,
tomando en cuenta las características de la empresa o institución, de manera
que permita un análisis correcto. En estos casos se usan los cuadros y/o
sábanas de trabajo.
· Pruebas selectivas:
Son los medios o instrumentos mediante los cuales el auditor comprueba
dudas o hipótesis. Estas pruebas se aplican de acuerdo a los criterios del
auditor, que según el trabajo, su experiencia y capacidad, determinará las
áreas, rubros y momentos en los que se aplicarán.
Una prueba selectiva permite desechar indicios falsos o comprobar
sospechas del auditor, aún cuando su mayor aplicación se ajusta a la auditoría
contable o financiera, no se descarta su utilidad en la Auditoría Administrativa.
· Muestreo:
El muestreo es una técnica estadística por intermedio del cual se puede
efectuar exámenes a un gran volumen de información de una manera
simplificada. Se toman muestras, al azar o estratificada y/o sistemática, cuya
técnica depende de las características, tipo y forma de trabajo se está
realizando.
· Procedimientos mínimos:
Es necesario establecer adicionalmente ciertos procedimientos que
servirán de guía para la acción de la Auditoría Administrativa.
· Procedimiento sugerido para la auditoria administrativa:
o Aspecto legal de la empresa:
Escritura Pública de Constitución.- Se verifica si los estatutos se
ajustan a las normas legales vigentes, además se observa si los artículos
del estatuto se vienen cumpliendo o no por sus integrantes.
Se verifican los fines y objetivos de la institución para después
compararlos con los resultados obtenidos.
Se procede a verificar la composición social, composición del capital,
funciones y atribuciones de los órganos de gobierno para comprobar si
estos están cumpliendo con las atribuciones y funciones que le competen.
o Registros, Licencias y otros Documentos:
Son objeto de verificación los Registros y Licencias como: Registro
Comercial, Registro Patronal, Registro Industrial, Registro de Centro de
Trabajo, licencia Municipal, etc., De ellos se verifica la vigencia,
autenticidad y beneficios: En el caso de alguna omisión se procederá a
formular las recomendaciones para la regularización correspondiente.
o Libro de Actas:
El Libro de Actas, contiene muchos detalles, sobre los acuerdos
tomados por el Directorio, Consejos, Asambleas de Accionistas,
Delegados, etc., debiendo contrastarse para comprobarse si se implementaron y
que efectos tienen sobre la administración y los
resultados alcanzados.
o Planificación Empresarial:
Se debe verificar, si la empresa planifica, considerando si la misma
es sólo indicativa o tiene carácter imperativo. Si se orientan hacia el
logro de los objetivos, metas, programas y presupuestos. Si los
presupuestos se incrementaron o redujeron, para compararlos con lo
que sucedió en la organización, detectando sus causas y efectos sobre
los resultados.
Se verifica también, el grado de compromiso de los trabajadores con
el proceso de formulación y aplicación de los planes por la incidencia en
los resultados parciales o totales de la empresa.
o Organización:
Los aspectos a verificar son: grados de autoridad y responsabilidad;
procedimientos operativos; interferencia o duplicidad de funciones, tipos
de organización, magnitud de la estructura orgánica, existencia de
reglamentos, manuales, directivas y vigencia de todos los instrumentos
de gestión; así mismo el grado de aplicación y su incidencia en los
resultados obtenidos.
o El Control:
Se comprueba si existe o no sistemas de control en la empresa y el
grado de efectividad, los tipos de control que se aplican, si se aplica el control
concurrente en la ejecución de los planes, administración de
inventarios, dirección de personal, etc.
Se detectan los aspectos débiles en el control, la posibilidad de
irregularidades por parte del personal en cuanto a ingreso, permanencia,
rendimiento, adquisición, recepción, internamiento y almacenamiento de
bienes y materia prima. Si hay control en el manejo de fondos de
acuerdo a normas establecidas, si existe una adecuada reposición de
fondos, si se realizan los arqueos de manera permanente y finalmente
se verifica si los gastos se orientan en función a los programas
presupuestales y a los objetivos propuestos.
o Los Informes y Formularios:
Se realiza un análisis a los informes, documentos y formularios
empleados por la empresa en las operaciones rutinarias y en sus
diferentes unidades orgánicas; con el propósito de determinar si sirven al
fin para el cual han sido formulados, si el diseño se ajusta a los objetivos
para los que se usan: Determinar también la utilidad de los mismos o si
ocasionan gastos innecesarios para la organización.
Esquema del Procedimiento:
Insumos Procesamiento Resultados
Escritura Pub. Tabulación Informes
Libros de Actas Depuración Dictámenes
Planes Análisis Conclusión
Objetivos Exámenes Recomendación
Metas Comparaciones