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Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Microfilmación uso actual y futuro


de esta tecnología en la gestión documental

“La información se constituye en el elemento esencial para el conocimiento, el


desarrollo y los nuevos paradigmas entre los hombres sin distinción de fronteras,
etnias o creencias y para establecer la unidad moral de la especie humana en la
dimensión planetaria”. Jorge Palacios Preciado.

Bogotá
2017
Microfilmación uso actual
y futuro de esta tecnología
en la gestión documental

2
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Créditos

Archivo General de la Nación


Jorge Palacios Preciado - Colombia
Establecimiento público
adscrito al Ministerio de Cultura

Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Mariana Garcés Córdoba
Viceministra: Zulia Mena García
Presidenta del Consejo

Representante de los Archivos del País


Margarita Monsalve Salas
Alcaldía Distrital de Barranquilla
Autor
Academia Colombiana de Historia Carlos Rojas Núñez
Eduardo Durán Gómez
Presidente Gráficas
Catalina Lozano Ortega
Colciencias
Ángela María González Lozada ISBN
Delegada de la Sra. Directora 978-958-8242-39-2

Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación de Colombia


Armando Martínez Garnica Carrera 6 No. 6-91
Teléfono: 328 2888 Fax: 337 2019
Coordinación Editorial y Diagramación E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Dania Paola Asprilla Yurgaqui Página web: www.archivogeneral.gov.co
María Angélica Osorio C. Bogotá D.C., Colombia - 2016
Catalina Lozano Ortega
Las publicaciones del Archivo General de la Nación
Fotografía de Colombia están protegidas por lo dispuesto en
Mario Quiñones la Ley 23 de 1982. Podrán reproducirse extractos
Catalina Lozano Ortega sin autorización previa, indicando la fuente.

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Contenido
Presentación 5
Parte 1. Consideraciones Generales 7
1. Introducción 8
1.1 Campo de Aplicación 8
1.2 Campo de Acción 8
1.3 ¿Cómo usar e interpretar este minimanual? 9
2. PARTE 2. Estado del Arte de la microfilmación en Colombia 10
3. PARTE 3. Situación de la microfilmación a nivel mundial 24
4. PARTE 4. Referentes de la microfilmación a nivel colombiano 39
5. PARTE 5. Alternativas al uso de la microfilmación 45
6. Conclusiones y recomendaciones 48
7. Glosario 52
8. Bilbiografía 56

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Presentación
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación – Jorge Palacios y en especial en el Programa


Preciado AGN, dentro de sus funciones debe fijar de Reprografía, es preciso
políticas y expedir los reglamentos necesarios definir los procesos de copiado
para organizar, conservar y hacer uso adecuado de documentos que se
del patrimonio documental de la Nación, de encuentran en soporte papel,
conformidad con los planes y programas que sobre ya sea con miras a garantizar
la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo la conservación del documento
Directivo. Función que ha venido cumpliendo, original, para facilitar la difusión
hasta el año 2012 con orientación preferencial de la información o para sustituir
hacia la documentación en soporte papel, ya que el soporte análogo.
por nuestra tradición proveniente de la cultura
Todas las instituciones
española, acostumbramos a llevar a nivel de
gubernamentales, en razón
documentos en papel, la mayoría de actuaciones
de su objeto social, generan
administrativas de nuestras entidades, lo que ha
documentos cuya información
traído como consecuencia la acumulación de
debe conservarse por
grandes bodegas con este soporte.
períodos largos de tiempo (10
A partir de ese año, se hizo un énfasis en la o más años) y en especial
necesidad de atender la iniciativa presidencial aquellos que por su contenido
04/2012 denominada Cero Papel, lo que ha informativo son declarados con
conllevado a un mayor uso de técnicas de valores secundarios, y que por
digitalización, microfilmación y al uso del ende su disposición final es
documento electrónico. conservación total.
Dentro del Programa de Gestión Documental- Conforme con lo anterior la
PGD, que todas las entidades gubernamentales Subdirección de Tecnologías
deben implementar, según la Ley 594 de 2000 de la Información Archivística y
Documento Electrónico-TIADE,
genera el presente minimanual,
con el fin de mostrar un
panorama de la situación
actual de la microfilmación en
Colombia y referenciada con lo
que sucede en el mundo, con
el fin de orientar a las entidades
del estado colombiano y
demás posibles lectores a
nivel interncional, sobre las
posibilidades actuales y futuras
de aplicación, el riesgo de
que se vuelva obsoleta y las
alternativas tecnológicas.

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Parte 1
Consideraciones generales
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

1. Introducción

1.1 Campo de aplicación


De acuerdo con la Ley 594
de 2000, Artículo 2º. “Ambito
de aplicación. La presente ley
comprende a la administración
pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas Adicionalmente los archivos
que cumplen funciones públicas privados y empresas
y los demás organismos privadas, que apoyados en
regulados por la presente la normatividad jurídica o
ley.” y Artículo 5°, numeral b) por razones administrativas
“Integran el Sistema Nacional también recurren a realizar
de Archivos: el Archivo General aplicaciones reprográficas,
de la Nación, los archivos de y finalmente, a todas
las entidades del Estado en las entidades del orden
sus diferentes niveles de la internacional que tengan
organización administrativa, acceso a este minimanual,
territorial y por servicios. en especial aquellas que
Los archivos privados podrán hacen parte de la Asociación
hacer parte del Sistema Latinoamericana de Archivos,
Nacional de Archivo. Las que por su cercanía geográfica
entidades del Sistema y cultural, poseen las mismas
actuarán de conformidad con o similares problemáticas a la
las políticas y planes generales realidad colombiana.
que para el efecto adopte el
Ministerio de la Cultura;”. 1.2 Campo de acción
Este documento está dirigido a Este documento tiene como
todas las entidades del estado objeto la documentación en
colombiano, de los diferentes soporte papel o digital que
poderes y del nivel nacional, requiere aplicación del microfilm
departamental, distrital y u otra tecnología, de acuerdo
municipal. (Ver concepto de la con lo que disponga el Programa
Sala de Consulta y Servicio Civil de Gestión Documental, los
del Consejo de Estado, número instrumentos TRD o TVD y el
2209 del 29 de enero de 2015). Programa de Reprografía.
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1.3 ¿Cómo usar e interpretar este minimanual?


El presente texto se ha estructurado en cinco partes.

La primera parte del documento plantea las


1. consideraciones generales, el alcance y
propósito de este minimanual.

La segunda, ofrece un panorama sobre el


2. Estado del Arte de la Microfilmación.

La tercera parte desarrolla esta tecnología


3. a nivel mundial.

La cuarta parte hace una referencia a la situación


4. actual de la microfilmación en Colombia.

Y, finalmente la quinta parte suministra las


5. alternativas actuales a la microfilmación.

Microfilmación, uso actual y futuro de esta tecnología en la


gestión documental es un minimanual desarrollado de manera
inductiva, es decir, de lo general a lo particular, teniendo como
propósito final el que los archivos que se incluyen en el numeral
1.1 (Campo de Aplicación), puedan entender la dimensión del
problema del uso actual de la microfilmación y así tomar la
decisión más efectiva desde el punto de vista de la conservación.
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Parte 2
Estado del Arte de la
microfilmación en Colombia

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10
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La microfilmación como Recordak MR2 Kodak, una


técnica de reproducción de procesadora de películas
documentos se viene usando Prostar DVR y una máquina
en Colombia desde 1950, duplicadora de microfilmes de
fecha en la cual se autorizó su marca EXTEK. Es de anotar
uso mediante el Decreto Ley que hasta ese momento
2527/1950. Los principales esta institución no hacía
usuarios han sido las entidades microfilmación de conservación,
del Estado, seguidas por la solo se limitaba a microfilmar
empresa privada, en la que se los documentos seleccionados
destaca el sector bancario. por investigadores del Archivo
para su trabajo, a fin de evitar
Como ya se ha expuesto, la un fotocopiado excesivo.
microfilmación comenzó en el
año 1950 y el Archivo Nacional En el año de 1974, la
de Colombia no fue ajeno a esteOrganización de Estados
proceso. En aquellos años los Americanos – OEA, capacitó
primeros equipos fueron de la en los Estados Unidos al
señor Jorge Alberto Montoya,
marca Deboll, las películas eran
para un procesado tipo monobañofuncionario del Archivo
y en su conjunto fueron traídosNacional, en las técnicas de
por el gobierno nacional para microfilmación y control de
el Ministerio de Hacienda, de calidad y desde ese momento
los cuales el Archivo Nacional comenzó la microfilmación de
heredó dos de estos equipos en conservación en esta entidad;
al mismo tiempo y con el fin
el año 1962: una planetaria y un
procesador manual con manivela.de aprovechar los equipos de
procesado y duplicación, el
En 1974, el Archivo Nacional Archivo Nacional comenzó a
adquiere una cámara planetaria prestar un servicio de revelado

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y duplicación a las empresas microfilmación en Colombia y en


de servicios que existían en la el mundo: seguridad y reducción
época. También aquí debemos de espacio.
aclarar que hasta esta fecha
el único control de calidad que El primero, aplicado a aquellos
se realizaba era la inspección documentos que, por su
de las imágenes, con el fin de valor informativo, se hace
ver si alguna era ilegible y si se indispensable preservarlos a
debería repetir el trabajo; fue largo plazo, a fin de evitar su
entonces cuando el Archivo desaparición causada por un
Nacional compró un densitómetro posible evento catastrófico de
Macbeth y un inspectómetro, origen natural o provocado
con lo cual comenzó una tarea por el hombre. En este caso
de concientizar a las empresas las películas de microfilm
de servicios de microfilmación y de tipo original o también
otros usuarios del microfilm, de la llamado máster, deben estar
necesidad de elaborar microfilmes guardadas en sedes diferentes
basados en normas técnicas y distantes (cuando menos
internacionales para obtener 300 kilómetros) al sitio donde
resultados de calidad. se conservan los papeles, que
para este caso no deben ser
En el año de 1975, la Federación destruidos.
de Cafeteros, el Archivo Nacional,
Kodak, 3M y Animex (Canon, En el segundo se aprovecha
en ese entonces), conformaron del valor legal que tiene la
la Asociación Colombiana de microfilmación en Colombia
Microfilmación con el ánimo de para evitar acumular
propender por la expansión del grandes volúmenes de
uso de la microfilmación y fue papel que tienen tiempos de
así que llegaron expertos en el conservación limitados entre
tema, provenientes de Brasil 2 y 20 años; así, una vez
(Algunos de ellos José Roberto microfilmada la documentación
Vascocellos, Antonio Andrade se procede a la eliminación del
e Silva y al técnico en control soporte papel (preferiblemente
de calidad de Kodak Wilson mediante procesos de
Camuso;) después la Asociación reciclado), ahorrando espacio
se diluyó debido a intereses de almacenamiento en
particulares y personales con depósitos de archivo.
lo que se perdió el rumbo y los
Los principales problemas que
objetivos que se tenían.
se han presentado en el uso de
Son dos los objetivos por la microfilmación en Colombia
los cuales se ha hecho son los siguientes:

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Pérdida de documentos destrucción se perdió buena


originales valiosos: parte de la documentación
original que hoy debería
Entre 1950 y 1989, años conformar las transferencias
que son hitos en el uso de la secundarias de las entidades
microfilmación, en razón que del estado colombiano a los
en el primero se autorizó su archivos históricos como el
uso en Colombia con valor Archivo General de la Nación.
probatorio y en el segundo se
crea el Archivo General de la Almacenamiento
Nación, que como ente rector
inadecuado de las
de la política archivística del
país, inició la reglamentación películas:
técnica y jurídica que obligó El soporte documental
a las entidades públicas a microfilm se ha promocionado
implementar Programas de actualmente como el único
Gestión Documental, de tal capaz de resistir inalterado
manera que el uso de la por un tiempo de cuando
microfilmación para reproducir menos 200 años y pese a
documentos con soporte en ser cierto, pero requiere que
papel, sin que existiera una se conserve en espacios
valoración sobre los mismos físicos que garanticen
conllevaba a que una vez condiciones ambientales de
reproducidos se procedía a 17°C de temperatura con un
eliminar el original y en esta margen de + o – 5°C y una

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humedad relativa de 35%


con una tolerancia del 5%,
pero como estas condiciones
no se tuvieron en cuenta, ha
conllevado en muchos casos,
que las películas adquieran
hongos, los cuales forman
manchas en la emulsión de
la película, que en los casos
extremos impiden la lectura de
los documentos allí registrados.
Otro deterioro frecuente es el
avinagrado de las películas, en
el cual la humedad y el calor
atacan la base en acetato de
las mismas, degradándolo
y generando un fuerte olor
a vinagre producto de la
descomposición del material.
Dado que no existe tratamiento
que permita eliminar los hongos
en una película que está
infectada con este problema,
la única solución para esta
situación es proceder a realizar
una digitalización de la película
para hacer la conservación y
uso de los documentos a partir
de las imágenes digitales o
volver a generar un microfilm,
mediante un procedimiento
de microfilmación digital o
electrónica. Para el caso del
avinagrado, cuando este es
avanzado no hay nada que hacer
para rescatar la información,
ya que este problema provoca
la adhesión uno con otro del
soporte de acetato del microfilm,
el cual al tratar de despegarlo
rompe la emulsión.

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Diseño inadecuado más acordes para garantizar la


de los parámetros de reproducción exacta y completa
de los documentos; no obstante,
microfilmación:
por diversas razones, entre
La microfilmación como técnica las que se pueden mencionar
tiene diferentes posibilidades falta de conocimientos en
técnicas de aplicación; para aplicaciones de microfilmación,
ello es necesario tener en bajar costos para maximizar
cuenta las condiciones de la ganancias por parte de las
documentación original, tales empresas contratistas y compra
como tamaños, unidades de equipos inadecuados, se
de conservación, estado de produjeron microfilmes que
legibilidad, condición del soporte no estaban en condiciones de
papel, colores de tintas y papel, reproducir exactamente toda la
entre otros. información que se encuentra
en el papel.
A partir de esta información y
del objetivo de la microfilmación
se deben establecer los
parámetros técnicos que sean

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2.1. Microfilmación las empresas estadunidenses,


análoga o tradicional europeas y asiáticas; las
rotativas más recientes que se
2.1.1. Equipamiento vendieron en Colombia fueron
de 2005, de esa fecha hasta
2.1.1.1. Cámaras hoy no es posible encontrar
2.1.1.1.1. Rotativas este tipo de equipo nuevo.

Equipos diseñados para 2.1.1.1.2. Planetarias


microfilmar documentación de Cámaras usadas para la
formatos carta y oficio a gran microfilmación de documentos
velocidad, (hasta 120 hojas por que se encontraban en mal
minuto), mediante un sistema estado de conservación,
automático de alimentación de manuscritos, grandes formatos
papeles. Se requiere que la y en general documentación
documentación se encuentre en empastada (siempre y cuando
buen estado de conservación el libro abriera lo suficiente para
y adicionalmente suelta, sin permitir la total reproducción de
material metálico, adhesivos, ni la información).
pliegues. Este tipo de equipos
se han dejado de producir por

Rotativa Planetaria

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Los últimos equipos nuevos


de estas características se
adquirieron en Colombia en
el año 2010; a partir de este
año su importación se redujo
casi a cero y aunque aún hoy
es posible adquirir equipos
nuevos, estos solo los fabrican
por encargo, lo que incrementa
notablemente su valor.

2.1.1.2. Procesado
Son los equipos que
permiten revelar la imagen
de los rollos. Una vez estos
son microfilmados con la
cámara de microfilmación
utilizan químicos reveladores Procesadora
y fijadores para su
funcionamiento, además de nuevas en Colombia y en el
agua a 100°F, para el correcto mundo; no obstante, no hay
lavado de las películas. En mucha demanda porque las
razón a que la microfilmación empresas contratistas ya
digital requiere el concurso de cuentan con equipos y las
este tipo de equipos, aún es entidades estatales suelen
posible adquirir procesadoras tercerizar este servicio.

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2.1.1.3. Control de calidad


Densitómetro
Para hacer control de calidad de
microfilmes se requieren por lo
menos los siguientes equipos:
• Inspectómetro o pantalla de
visualización de microfilmes,
con lupa accesoria.
• Densitómetro
• Microscopio de 100
aumentos
• Empalmadoras ultrasónicas
A excepción de las Microscopio
empalmadoras, este tipo
de equipos aún es posible
adquirirlos nuevos; no obstante
su demanda es baja por el
descenso en el uso de la
microfilmación.

2.1.1.4. Duplicación
El copiado de las películas
de microfilm es una actividad
necesaria en virtud del Empalmadora Ultrasónica

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requerimiento técnico usan. Estos equipos están


de utilizar para consulta, descontinuados del mercado
rollos copia y dejar para nacional e internacional.
preservación los rollos Aún existen en Colombia
originales. Los equipos para algunos en buen estado de
esta actividad son de tipo funcionamiento que prestan el
plata-plata, diazo y vesicular, servicio a través de empresas.
Duplicadora dependiendo del material que
2.1.1.5. Lectura
Para la consulta de los
microfilmes se usan lectores,
existen de 3 tipos:
• Solo consulta
• Copiadores: permiten
realizar fotocopia
• Digitalizadores
De estos solo se pueden
conseguir nuevos los
digitalizadores o escáner de
microfilmes que realizan la
digitalización del fotograma
de microfilm y lo envían al
computador para que sea
visualizado, consultado
y procesado por este; es
preciso aclarar que existen
escáneres de microfilmes que
no solo pueden incorporar
al computador uno a uno los
fotogramas, sino que también
existen aquellos en los que
la reproducción digital de las
imágenes se hace de manera
veloz de hasta 205 fotogramas
por minuto y están diseñados
para el volcamiento masivo
de documentación que se
encuentra en microfilm a
formatos digitales.

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2.1.2. Mantenimiento modificaciones a los equipos


o reacondicionamiento de los
La dificultad en la consecución repuestos dañados, no siempre
de este servicio es quizá el con la calidad que el proceso de
problema más importante microfilmación requiere.
por el cual cada vez se usa
menos la microfilmación en 2.1.3. Insumos
Colombia, dado que no existen
suficientes suministros de Los insumos directos usados
repuestos originales y que el para realizar el proceso de
personal adiestrado en esta microfilmación son:
operación está cada vez más • Películas
dedicado a otras labores o se ha
pensionado, resulta difícil poner • Químicos de revelado y fijado
en funcionamiento un equipo de • Carretes plásticos
microfilmación que ha sufrido un
desperfecto, por lo que las pocas • Cajas de cartón para los
empresas que aún prestan este rollos, tanto desacidificadas
servicio han recurrido a realizar como corrientes.
adaptaciones de repuestos • Cinta adhesiva para procesado
provenientes de equipos dañados,
• Tarjetas técnicas de resolución
Todos estos insumos están
disponibles en varias empresas
distribuidoras colombianas;
no obstante, en el caso de
las películas solo existen a
nivel internacional dos marcas
productoras, lo cual ha conducido
a que este insumo sea casi un
monopolio en Colombia, lo que
consecuentemente ha aumentado
considerablemente el precio.

2.1.4. Recurso humano


Aun cuando la microfilmación
se viene utilizando desde
1950, no existen ni han
existido programas formales de
capacitación en esta materia,
solo el SENA (Institución

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colombiana encargada de que esta técnica facilita la


formar técnicos y tecnólogos consulta de la información,
en diferentes áreas), imparte sin contar con que se ha
algunas pocas horas de cátedra vuelto moda, la microfilmación
a sus estudiantes del programa tradicional ha cedido terreno
de Gestión Documental; de y como opción ha quedado
igual manera sucede en los la microfilmación digital o
programas profesionales electrónica, que se vale de las
universitarios de Archivística, imágenes digitales obtenidas
Ciencias de la Información y por escaneo para a partir
otros afines. Por esta razón el de ellas generar el rollo de
personal dedicado a esta labor microfilm sin tener que recurrir
se ha formado principalmente de nuevo a los originales
mediante el entrenamiento en en papel. Adicionalmente,
el sitio de trabajo, lo cual deja la microfilmación digital
muchos vacíos que luego se también permite microfilmar
reflejan en los múltiples errores, documentos nacidos digitales
resultantes en las actividades sin que se lleven al soporte
de microfilmación. Solo una papel. Es importante tener en
minoría a pudo formarse en cuenta que al trasladar una
escuelas de entrenamiento información que se encuentra
internacional. en formato digital a otra que
es de tipo análogo, se pierden
2.2. Microfilmación los metadatos embebidos los
digital o electrónica cuales son imposibles ser
representados como imagen.
En razón a la incursión
de la digitalización como 2.2.1. Equipamiento
técnica de reproducción de
documentos del papel y a El principal equipo utilizado
para realizar la microfilmación
digital o electrónica es el
La microfilmación como técnica de Escritor de Microfilmes, el
reproducción de documentos se viene cual se gestiona a través de
un equipo computador que
usando en Colombia desde 1950, fecha en la
tiene a su vez el software de
cual se autorizó su uso mediante el Decreto manejo. Al computador se le
Ley 2527/1950, los principales usuarios han cargan las imágenes digitales
sido las Entidades del Estado, seguidas por de los documentos y con ellas
la empresa privada, en la que se destaca el se genera el rollo de microfilm.
sector bancario. Este puede ser de tipo positivo
o negativo según se requiera.
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Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

A partir de esta actividad la en período de garantía o bajo


película debe ser procesada contrato de mantenimiento.
y manejada de la misma
manera que con la 2.2.3. Insumos
microfilmación análoga.
A excepción de una de las
marcas de Escritores de
2.2.2. Mantenimiento Microfilm, que requiere una
referencia especial de rollo, las
Dado que no existen muchos
demás usan el mismo tipo de
equipos en Colombia para
película que se usa para las
este tipo de microfilmación,
cámaras de tipo análogo.
no hay técnicos capacitados
para realizar el mantenimiento,
2.2.4. Recurso humano
en especial cuando es de
tipo correctivo que requiere Tiene la misma problemática
solucionar problemas físicos referida en la sección de
del equipo. Para los de tipo recurso humano de la
lógico se recurre a conexiones microfilmación análoga, con
remotas vía internet. No la adición que los operarios
obstante las empresas entrenados por el vendedor
distribuidoras de los equipos, en el momento de la entrega
aseguran el funcionamiento del equipo, suelen rotarse en
de los equipos siempre y el trabajo y en esa medida el
cuando estos se encuentren conocimiento se diluye.

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2.3. Normatividad de densidad y método


de medida.
2.3.1. Técnica
• NTC 5768
En convenio con Icontec, el
Archivo General de la Nación Micrografía. Películas de
Jorge Palacios Preciado, duplicación en plata y
promovió la homologación y diazo. Densidad visual.
publicación de las siguientes Especificaciones y medición.
normas técnicas que se
relacionan con microfilmación: • NTC 5912
Micrografía. Tabla de prueba de
• NTC 3723 resolución. Descripción y uso.
Micrografía. Microfilmación
de documentos sobre 1.3.2 Jurídica
películas de tipo gelatina y
sales de plata de 16 mm y 35 Las siguientes son las normas
mm. Técnicas de operación. que se han expedido en
Colombia que regulan el uso de
la microfilmación:
• NTC 4080
• Ley 141 de 1961
Micrografía. Símbolos
gráficos para uso en • Ley 39 de 1981
procesos de microfilmación.
• Ley 80 de 1989
• NTC 5174 • Ley 6 de 1992. Artículo 74
Procesado y almacenamiento • Ley 594 de 2000
de microfilmes tipo gelatina • Ley 962 de 2005
y plata.
• Decreto 2527 de 1950
• NTC 5238 • Decreto 3354 de 1954
Micrografía. Microfilmación • Decreto 2620 de 1993
de series. Procedimientos de
operación. • Código de Comercio.
Conservación de libros y
papeles de comercio Artículo 60.
• NTC 5421
Microfilmación. Microformas
• Acuerdo 07 de 1994. Artículo 58.
de gelatina y plata de primera • Acuerdo del AGN 037
generación. Especificaciones de 2002

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Parte 3
Situación de la microfilmación
a nivel mundial

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Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

1. El National amplia variedad de códigos


Archives and Records de máquina que requieren
de equipos y programas
Administration (NARA)
informáticos para hacerse
de los Estados Unidos, visibles. Para evitar la
publica en su página web: obsolescencia de cambio
de la tecnología informática,
“En la era de la las imágenes digitales
digitalización, ¿por periódicamente deberán volver
a formatearse.
qué el NARA continúa
la microfilmación de El costo de mantenimiento de
documentos? microfilms en comparación con
el de las imágenes digitales
El microfilm es un soporte de es pequeño. Los microfilmes
bajo costo, de largo plazo, sólo necesitan dejarse de
medio de almacenamiento de lado en un lugar fresco y seco
imagen normalizada fiable. durante un período muy largo
El equipo necesario para ver de tiempo.
las imágenes de microfilm, es
sencillo ya que solo consta de NARA tiene algunos pocos
luz y de ampliación. El medio documentos que se consultan
tiene una esperanza de vida de a menudo lo que puede
cientos de años. causar el desgaste de los
mismos. Dichos registros
Las imágenes digitales, por son candidatos para la
otro lado, consisten en una microfilmación. La mayoría de
los registros no se utilizan con
la suficiente frecuencia para
“El costo de mantenimiento de microfilms en justificar la microfilmación.
comparación con el de las imágenes digitales NARA ha microfilmado
es pequeño. Los microfilmes sólo necesitan millones de páginas de
dejarse de lado en un lugar fresco y seco documentos federales de
durante un período muy largo de tiempo”. valor permanente. Para
Publicado por el NARA obtener información sobre
lo que los registros han sido
microfilmados, consulte el

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National Archives

http://www.archives.gov/preservation/formats/microfilming.html

listado de los catálogos de formats/microfilming.html


microfilm NARA.
La Asociación para la
Las imágenes digitales Información y Gestión de la
pueden resultar útiles para imagen (AIIM por sus sigla
el acceso inmediato al en inglés: Association for
usuario, cuando estos son Information and Image
de uso frecuente. NARA se Management), es una
compromete a mantener el organización de profesionales
ritmo de la tecnología digital estadounidenses que publica
y su aplicación experimental normas que se aplican a
como se puede ver mediante la gestión de contenidos
la visualización del catálogo en empresariales (ECM), las
línea de NARA - Base de Datos prácticas recomendadas,
de Facturación seleccionados informes técnicos y
Prototype.” http://www. especificaciones de la industria
archives.gov/preservation/ para apoyar la interoperabilidad,

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Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

la intercambiabilidad y de la lugares de venta. Un solo GB


empresa global. sirve para almacenar 20.480
imágenes. Así la unidad de 2
En el foro de discusiones de la
TB externa tiene un poco más
AIIM, Dam Elam, Director de
de 49,4 millones de imágenes.
Operaciones de RSC Solutions,
Cada dólar compra 279.620
publicó que el uso del microfilm
imágenes. Para aquellos de
no es práctico ni económico,
ustedes que a los que realmente
tal como puede verse en un
importa este aspecto, eso
apartado de su artículo El
significa que el microfilm cuesta
microfilm debe morir, que está
la friolera de 126 veces más que
transcrito a continuación:
el almacenamiento digital.
“Los costos son demasiado
“Pero Dan, el microfilm
altos para seguir utilizando
es el mejor medio para
microfilm. Vamos a ignorar los
la conservación, ya que
costos de tomar una foto de una
puede estar lista en forma
hoja de papel o de tomar una
analógica.” Oh, por favor.
imagen digital e impresión a la
¿Qué parte de tu vida es digital
película (un concepto absurdo
ahora? Su cuenta bancaria es
en estos tiempos modernos).
completamente digital y no es
Un rollo de película de 16 remotamente práctico hacer
mm cuesta alrededor de $ 45 una copia de seguridad de
Dólares, que incluye la película manera analógica. Y aunque lo
y el revelado. Cada rollo puede fuera, podría tomar años para
contener cerca de 10.000 reconstruir los datos. El medio
imágenes a 40x reducción. Analógico está muerto. Muerto te
La mayoría de microfilmes se digo! Todo lo que va a hacer es
producen en 32x de reducción tomar las imágenes analógicas
y unos pocos se en 42x de y escanear de nuevo a digital. (A
reducción, especialmente un costo de alrededor de $ 1500
cuando las imágenes digitales Dólares, cuando el costo para
son la fuente. Eso significa que tenerlo en digital es cero, ya que
un millón de imágenes requiere ya lo tiene.)
100 rollos de película, con un
“El microfilm es más seguro
costo de alrededor de $ 450
para el almacenamiento a largo
Dólares. Cada dólar compra
plazo.” ¿Espera? ¿Alguna vez
2.222 imágenes.
has olido microfilm que parece
Compare esto con la imagen acetona y que es síntoma de
digital. Un disco duro externo que se está destruyendo a sí
de 2 TB cuesta sólo $ 150 mismo? El microfilm tiene que
Dólares, en la mayoría de los ser almacenado en condiciones

27
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

muy exigentes de temperatura 500 años. Así que un repositorio


y humedad. El almacenamiento ideal para los documentos
digital tiene sus propios permanentes que incluya
requisitos, pero no es tan documentos digitales con una
exigente como la película. Las infraestructura de recuperación
imágenes digitales deben ser ante desastres, que sea
respaldadas de vez en cuando, completo, debe ser respaldado
pero las diferencias de costos por un medio analógico, es
son tan enormes que usted decir, Microfilm. Mantener
podría hacer una nueva copia registros digitales durante 500
de seguridad digital de todos los años implica utilizar técnicas de
años y todavía ser más barato preservación digital de migrar
en el largo plazo.” a la nueva tecnología cada par
de décadas, como mínimo. Así
Lo anterior fue respondido por
que 500/20 = 25 migraciones
el señor Mark Mandel, Gerente
mínimo. El uso del microfilm
de Gestión de Registros de la
en estos días, implica que los
Corporación Open Text, de la
documentos nacidos digitales
siguiente manera:
o los que estando en soporte
“Muchos de los documentos papel han sido escaneados,
oficiales se mantienen de deben pasarse al microfilm
forma permanente, tales a partir de su imagen digital.
como testamentos, actas de Esto es relativamente caro,
nacimiento, escrituras, etc. pero es un costo de una sola
“Permanente”, definido por el vez. El almacenamiento del
gobierno significa por lo menos microfilm de archivo, en climas
controlados es relativamente
menos caro, debido a su
Los costos de microfilmar una serie pequeño tamaño en relación al
documental, frente a realizar una espacio físico que ocupan los
digitalización del mismo material, son archivos de papel. Por cierto,
más altos; no obstante la garantía de el microfilm con calidad de
archivo tiene una duración de
permanencia en el tiempo solo se puede
- usted lo adivinó - 500 años.
obtener o a través del microfilm o del El otro factor es que a veces
soporte digital complementado con Planes los presupuestos públicos
de Preservación Digital. no son compatibles con el
mantenimiento adecuado y
la preservación digital, lo que
potencialmente devastaría

28
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

AIIM.ORG

http://community.aiim.org/home

el repositorio. También, a “Eastman Park Micrographics


veces, el repositorio se vuelve (EPM) se formó en abril de
loco y se pierden los datos, 2011 tras la compra del negocio
incluso si la infraestructura de micrografía de Eastman
de documentos digitales está Kodak Company. La compra
funcionando correctamente. incluyó la base de clientes
Así que ten cuidado de en todo el mundo para los
faltarle el respeto al microfilm, equipos, suministros y servicios,
que todavía tiene un lugar derechos de distribución
muy importante en nuestra mundial exclusiva para
arquitectura de Record microfilm fabricado por Kodak
Management.” y los derechos en curso para
fabricar y vender los equipos de
http://www.aiim.org/community/
micrografía de marca Kodak.
blogs/expert/microfilm-must-die
En enero de 2013, EPM y el
Actualmente una de las
Grupo Agfa-Gevaert firmaron un
empresas importantes de nivel
acuerdo de ámbito mundial para
mundial es Eastman Park
producir y distribuir los productos
Micrographics, quien en su
Imagelink ® Microfilm y así
página web informa lo siguiente:
garantizar y mejorar la oferta de

29
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Eastman Park Micropraphics, Inc.

http://www.epminc.com/about-us

los suministros micrográficos nivel mundial y las actividades


a nuestros clientes en todo de marketing relacionadas con
el mundo. Para ello, EPM los canales de distribución
estableció un nuevo almacén y y venta de equipos de
logística adicional en Alemania. micrografía.”
En julio de 2013, EPM anunció http://www.epminc.com/about-us
la formación de una compañía
Lo anterior significa que
subsidiaria de propiedad total,
esta empresa se encuentra
Equipo EPM, (EPME) dedicada
fabricando y distribuyendo los
al mercado de equipos de
siguientes productos:
micrografía. La cartera de
productos incluye tanto los • Película de microfilm
productos históricos de EPM para cámara y para
micrográficos, así como una duplicación en las diferentes
selección de productos de La presentaciones, de acuerdo
Crowley Company. La EPM a las necesidades, tanto para
ha contratado a The Crowley microfilmación convencional
Company para asumir las como para aquella de tipo
responsabilidades de ventas a electrónico o digital.

30
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Indus

http://www.indususa.com

• Químicos de procesado microfilmación luego de un


convenio en 2009 con la empresa
• Procesador de película ALOS Micrographic Corporation,
de microfilm entre los que se encuentran los
• Escritor de microfimes siguientes:

• Escaner de películas • Cámara Planetaria de 16 mm


y microfichas • Procesador de película
• Densitómetro de microfilm

• Duplicadores de • Escritor de microfimes


película de microfilm • Escaner de películas
De otra parte, la empresa y microfichas
INDUS, cuya casa matriz se
• Lectores de microfilm
encuentra en los Estados Unidos,
también produce equipos de http://www.indususa.com

31
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

FUJIFILM

http://www.fujifilmusa.com/products/microfilm/

La empresa japonesa FUJI, en su línea de


micrografía produce lo siguiente:
• Película de microfilmación de 16 mm y 35 mm
para cámara y para duplicación
• Químicos de procesado
• Escritor de microfilmes
http://www.fujifilmusa.com/products/microfilm/

32
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

GENUSIT

http://www.genusit.com/

Por su parte la alemana Genus, fabrica y distribuye


la marca Ozaphan con los siguientes productos:
• Película de microfilmación de 16 mm y 35 mm
para cámara y para duplicación en sales de plata.
• Químicos de procesado
• Película Diazo para duplicación
• Jackets
http://www.genusit.com/

33
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

CANON

http://www.usa.canon.com

Canon, es una empresa japonesa que para


la línea de micrografía solo está produciendo
actualmente lectores escáner de microfilm.
http://www.usa.canon.com

34
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Konica Minolta

http://www.konicaminolta.sg/business/products/micrographic-equipments/

Konica Minolta aún produce lo siguientes equipos:


• Cámara planetaria de 16 mm
• Lector digitalizador
http://www.konicaminolta.sg/business/products/
micrographic_equipment/

35
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Eyecom produce

http://www.eyecom.com

Eyecom produce y distribuye los siguientes productos:


• Cajas de almacenamiento
• Guantes para manipular microfilm
• Carretes para película de 16 mm y 35 mm
• Líderes para procesado
• Cinta adhesiva para procesado
• Escáner de microfilm
http://www.eyecom.com/

36
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

SMA Electronic Document GmbH

http://www.sma-edocument.com/home.html

Finalmente la empresa alemana SMA Electronic


Document GmbH, fabrica el equipo Escritor de
microfilmes SMA 51, el cual es el más completo
del mercado ya que acepta diversos tipos de
formato de imágenes, funciona con película de
16 mm y 35 mm de tipo convencional y con una
excelente calidad.
www.sma-edocument.com

37
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Conclusión de la situación de la microfilmación


a nivel mundial:
Las aplicaciones de la por tiempos mayores a 20
tecnología del microfilm en años, la microfilmación sigue
archivos de gestión y para siendo usada. Para ello, ya
permanencia de corto plazo, no se recurre a la producción
en el mundo se han reducido tradicional del microfilm a
casi a cero, debido a que es través de cámaras planetarias
más práctico por su velocidad o rotativas, sino que se hace
de consulta, la reproducción uso de la microfilmación digital,
de los documentos en medios partiendo de los procesos de
digitales. digitalización o de las imágenes
de los documentos nacidos de
No obstante, para el caso
manera digital para llegar al
de aplicaciones a largo
soporte película, que por sus
plazo en las cuales se debe
características de resistencia
garantizar la permanencia de
en el tiempo, aseguran la
la información documental,
conservación de la información.

38
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Parte 4
Referentes de la
microfilmación en Colombia

39
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

La información que se incluye en esta sección de este minimanual, solo se


consigna a nivel de referencia y no significa que el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado, esté extendiendo un aval a las empresas
mencionadas, ya que, por razones de transparencia, esta entidad evita
recomendar o respaldar firmas comerciales de ningún tipo; de igual manera, en
caso que se haya omitido referenciar alguna empresa, esto no implica que no
se pueda tener en cuenta al momento de adelantar procesos de selección de
oferentes de este tipo de servicios o suministros.

4.1 Suministro de insumos, equipamento y servicios

4.1.1 Película
De los tres (3) fabricantes de películas a nivel mundial, dos (2) tienen
representantes en Colombia.

Inversiones Ajoveco

http://www.ajoveco.com.co
Inversiones Ajoveco, que representa de manera exclusiva las
películas marca FUJIFILM. (Información Suministrada por el
Doctor Juan Manuel Palacios, Gerente de esta empresa)
www.ajoveco.com.co
40
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Servimagenes

http://www.servimagenes.com.co

Servimagenes, que importa productos a partir de diferentes


las películas marca EPM. No empresas en cada país. Aún
obstante su representante con lo anterior, esta empresa
legal, Saúl Cortés, aclaró es la que importa mayores
que su compañía no es volúmenes de insumos de
representante exclusivo de microfilmación de marca EPM.
la marca EPM, ya que esta
www.servimagenes.com.co
compañía tiene como política
realizar la distribución de sus

41
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

4.1.2 Venta de equipos y servicio de microfilmación

Con relación a los equipos de microfilmación, una de ellas, pero se pueden


a excepción del caso de FUJI, mencionado mencionar: digitalización,
en el punto anterior, existen varias compañías custodia, procesado de
colombianas en capacidad de importar y vender películas, arrendamiento de
los equipos de microfilmación que se producen equipos, organización de
en Estados Unidos, Europa y Japón. archivos, gestión documental y
servicio técnico de equipos de
El modelo de negocio en Colombia,
microfilmación.
generalmente incluye en cada empresa, la
venta de equipos e insumos, servicio de Las principales empresas
microfilmación por tercerización y otros entre dedicadas a esta línea de
los cuales hay diversidad y dependen de cada negocio son:

Venta de equipos y servicio de microfilmación

Ameritec Albatech Ltda Microprocol


www.ameritec.com.co info@albatechltda.com microprocol@etb.net.co

Micromatización Sysentec Setecsa


www.micromatizacion.com www.sysentec.com.co www.setecsa.com

ADOC Adimagen Interprocesos Ltda


cvillegas@adoc.com.co adimagencolombia@gmail.com interprocesos@hotmail.com

Sidein Servimagenes Ecofilm


antonio.ospina@sideinltda.com scs@servimagenes.com.co jrodriguezcasas@hotmail.com

Ajoveco Microscan S.A.S CSA Ltda


www.ajoveco.com.co www.microscan.com.co csaltda@hotmail.com

42
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

4.1.3 Servicio de mantenimiento

Como ya fue mencionado en la primera parte de este


documento, una de las principales debilidades del proceso
de microfilmación radica en el servicio de mantenimiento, en
primer lugar por la falta de técnicos entrenados, pero sobre
todo por la imposibilidad de encontrar repuestos nuevos para
los equipos que presentan fallas.
No obstante, se pueden mencionar las siguientes empresas
como proveedoras de este tipo de servicio:

Venta de equipos y servicio de microfilmación

Ameritec Albatech Ltda


www.ameritec.com.co info@albatechltda.com

Microprocol Micromatización
microprocol@etb.net.co www.micromatizacion.com

ADOC dimagen
cvillegas@adoc.com.co adimagencolombia@gmail.com

Interprocesos Ltda Microscan S.A.S


interprocesos@hotmail.com www.microscan.com.co

4.2 Uso de la microfilmación en Colombia


El descenso de las ventas en Archivo de Gestión, cayeron
insumos de microfilmación prácticamente a cero. Sectores
comparado entre el año 2004 como el bancario, gobierno y
y el 2014 fue del 78% (tomado empresarial, reproducen sus
de la encuesta de uso de la documentos en formato digital
microfilmación, realizada por y realizan aplicaciones de
el AGN en el 2014), en razón documento electrónico para sus
a que las aplicaciones para transacciones y registros.

43
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

El uso de la microfilmación está • Conservación: para reproducir


supeditado a dos objetivos: documentos con valores
primarios y/o secundarios,
• Preservación digital: para con disposición final de
garantizar la permanencia
conservación permanente
de la información que se
o de largo plazo como por
encuentra en formatos
ejemplo: historias laborales,
digitales por períodos de
historias pensionales, nómina,
tiempo superiores a 10 años.
contratos y convenios.
Para ello se utiliza el equipo
Escritor de Microfilmes. El principal cliente de la
Adicional a esta forma de uso, microfilmación en Colombia,
también existe tecnología actualmente es el sector
capaz de reproducir en gobierno, seguido por las
película cualquier información entidades financieras.
digital ya sea en este
formato o realizando una
impresión microscópica de
la información en formato
texto o imagen según sea
el caso, generando así un
medio tipo WORM que no es
posible alterar y que permiten
ganar la capacidad de los
microfilmes para resistir el
tiempo de manera inalterable.

44
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Parte 5
Alternativas al uso de
la microfilmación

45
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Los principales objetivos por tal punto que su pérdida o


los que se ha venido usando la deterioro puede desestabilizar
microfilmación en Colombia son: la continuidad de la misma.
También cuando los valores
1. Sustitución del soporte
secundarios hacen que la
papel para reducción del
disposición final de estas
espacio físico destinado
series documentales de
al archivo. En este caso la
conservación total y a efectos
microfilmación es capaz
de evitar su pérdida se sugiere
de reducir de un 100% que
se haga microfilmación.
ocupa una documentación
en papel a un 2%, una vez Cuando se trata de
microfilmada. Se aplica documentación con
para aquella documentación altos valores primarios o
que no tiene valores documentación vital, se debe
secundarios y en caso de hacer digitalización certificada
requerirse la información ya que en caso de pérdida o
el valor probatorio de la deterioro de los documentos,
microfilmación sirve para se requiere que las imágenes
demostrar ante los entes digitales tengan el valor
de control, lo necesario. De probatorio legal para sustituir
esta manera una vez se a los documentos originales
microfilma, se procede a en papel.
destruir el soporte papel.
Para el caso de documentos
En este objetivo es preciso con valores secundarios,
utilizar la digitalización una digitalización con
certificada, a efectos de fines archivísticos pero sin
que esta pueda cumplir herramientas de certificación,
el mismo propósito de la es suficiente para asegurar
microfilmación. que la información no se
pierda en caso de daño
2. Seguridad para la
o sustracción de los
documentación que tiene
documentos originales.
altos valores primarios y/o
secundarios. Este objetivo En cualquiera de los dos
aplica para documentación casos considerados en este
que en fase de archivo de objetivo, la digitalización,
gestión se considera vital para debe estar complementada
la entidad u organización a por programas de

46
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

preservación digital a otras similares, diariamente


largo plazo que garanticen tramitan grandes volúmenes
la permanencia de la de documentos que luego
información por los tiempos deben ser entregados a
previstos, según sea el caso. otras organizaciones, así que
suelen dejar copia en microfilm
3. Distribución. cuando varias
como herramienta que permite
áreas, dependencias
consultar la información y
o sucursales de una
obtener una copia en papel de
organización requieren
ser necesario.
consultar o tramitar los
mismos expedientes para En este objetivo también
el cumplimiento de sus se puede sustituir la
funciones; se pueden realizar microfilmación con un
procesos de microfilmación y proceso de digitalización,
hacer llegar a cada usuario de teniendo en cuenta que
la información una copia en si el uso posterior de los
película de los documentos. documentos reproducidos
requiere características de
Es importante considerar los
legalidad, se debe hacer el
principales beneficios de la
proceso certificado y si solo
digitalización: la posibilidad de
es informativo es suficiente
utilizar sistemas informáticos
con un proceso sencillo.
que permiten las búsquedas a
partir de metadatos; restringir Las entidades que son
el uso de la información por cobijadas por la Ley 594
personas no autorizadas; de 2000 o Ley General de
acceder a los datos de Archivos, deben tener en
manera remota siempre y cuenta que estos procesos de
cuando existan conexiones microfilmación, digitalización
por intranet o internet. Estas y eliminación, deben estar
razones hacen que para este sustentados en las Tablas
tipo de aplicaciones se use de Retención Documental-
casi que exclusivamente TRD o Tabla de Valoración
reproducción a través de Documental-TVD, instrumentos
digitalización. archivísticos que deben hacen
parte del programa de gestión
4. Copia de trámite. las
documental de cada institución.
entidades bancarias y

47
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Conclusiones
y recomendaciones

48
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

1. 2.
La técnica de la El uso de la microfilmación
microfilmación en Colombia será solo como medio
y en el mundo se seguirá de preservación digital
usando por lo menos por los y conservación de la
50 años siguientes, en razón información de documentos
a su capacidad de resistir el con altos valores primarios
paso del tiempo de manera y secundarios.
inalterable.

4.
Las necesidades

3. de reproducción de
documentos en papel para
En los próximos 5 años aplicaciones en archivo de
se dejará de hacer la gestión, se harán mediante
microfilmación por medio de digitalización, que para
cámaras análogas, ya que la el caso de series con
producción anual de este tipo valores legales, requiere
de equipos actualmente es en Colombia del uso de
inferior a las 100 unidades en la certificación digital para
todo el mundo y los equipos prever un posible valor
existentes, se irán volviendo probatorio que queda
obsoletos o quedarán fuera supeditado en cada
de servicio por la falta de caso a lo regulado por
reparación técnica. la leyes procesales.

5.
Las aplicaciones de documento electrónico, nacido digital,
sumadas a la digitalización con fines de trámite, serán
llevadas a microfilm digital con miras a su preservación a
largo plazo, teniendo en cuenta eso sí, que el microfilm
por ser un soporte de tipo análogo, conlleva a la pérdida
de los metadatos asociados que puedan tener los
documentos electrónicos.

49
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

6. 7.
Se diferencia del anterior Para que la microfilmación
uso, el caso de la sirva para contener la
utilización de película de información a largo plazo,
alta calidad como soporte se requiere que al momento
digital, en el cual puede de su producción se tengan
quedar registrada, toda la en cuenta las normas
información digital que se técnicas colombianas y
requiera sin ningún tipo aquellas de tipo internacional
de pérdida. especialmente las publicadas
por ISO.

8. 9.
El almacenamiento de los La tercerización del proceso
rollos de microfilmación de microfilmación es una
debe hacerse en ambientes posibilidad viable, pero se
controlados de temperatura deben realizar estudios
17°C con una tolerancia de técnicos de conveniencia y
5°C y de humedad relativa contar personal capaz de
de 35% con variación verificar las condiciones en
máxima de 5%. que se reciben los productos
o en su defecto contratar
interventoría especializada.

10. 11.
La consulta de los rollos El valor de las películas de
de microfilmación debe microfilmación ha aumentado
realizarse con equipos en un 67% en los últimos
digitalizadores o equipo cinco años en Colombia
escáner que envían la y en el mundo, lo que ha
imagen al computador y éste aumentado el costo de la
la muestra en su respectivo microfilmación en al menos
monitor. un 45%.

50
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

12. 13.
El valor de los insumos, La eliminación de microfilmes
equipos y servicio de una vez cumplan los tiempos
microfilmación va a seguir previstos en las Tablas de
aumentando debido a que la Retención o Valoración
caída de las ventas provoca Documental, si es que
un mayor costo para el esta disposición es la que
sostenimiento de las plantas procede, se debe hacer
de producción. mediante picado de la
película con miras a realizar
reciclaje del material en
poliéster. No se recomienda
la incineración por temas
ambientales como tampoco
procede la destrucción
mecánica con prensa
hidráulica ya que el soporte
está en capacidad de resistir
este método.

51
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Glosario

52
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

A documento en movimiento
• AUTOMÁTICO. Mecanismo durante la toma.
que actúa por si solo para
• CARRETE. Soporte destinado
efectuar operaciones.
a contener material enrollado,
conformado por un eje
B cilíndrico que hace de eje y
paredes laterales.
• BASE. Lámina transparente • CONTRASTE. Relación
de acetato o polièster.
existente entre las zonas
Material sobre el cual se pega
claras y oscuras de una
la emulsión en una película
película.
fotográfica.
• COPIA. Reproducción de
• BLIP. Señal óptica colocada un original.
junto a un fotograma con el fin
de identificarlo.
D
C • DENSIDAD. Grado de
oscurecimiento de la
• CALIDAD DE ARCHIVO. superficie de un negativo
Capacidad de un material
o copia, que determina la
fotográfico (película o papel)
cantidad de luz trasmitida o
de resistirle al deterioro de
reflejada por el material.
su imagen durante un largo
periodo de archivado en • DENSITOMETRO. Aparato
condiciones específicas. que sirve para medir la
densidad de una película.
• CÁMARA. Equipo
fotográfico que permite • DIAZO. Tipo de película
obtener imágenes a través que es sensible a la luz
de exposición de película ultravioleta y que esta
fotosensible. revestida por sales diazoicas.
• CÁMARA PLANETARIA. • DUPLICAR. Obtener copias
Equipo de microfilmación de un original.
que funciona con película y
documento estáticos durante
la toma. E
• CÁMARA ROTATIVA. • EMPALME. Unión manual o
Equipo de microfilmación mecánica de dos o más trozos
que funciona con película y de película o cinta magnética.
53
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

• EMULSIÓN. Mezcla química, identificación para facilitar la


sensible a la luz, extendida localización.
sobre una base para formar

J
la película.

F • JACKET. Envoltura de
plástico que permite colocar
• FIJADOR. Sustancia química y conservar tiras de película
que le quita a la película (véase Funda).
la característica de ser
fotosensible.
• FORMATO. Tamaño de una
L
microforma. • LECTOR. Aparato que sirve
para consultar microfilmes.
• FOTOGRAFÍA. Técnica
que permite la obtención de • LECTOR COPIADOR. Equipo
imágenes utilizando cámaras que permite la lectura y
y material fotosensible. una copia sobre el papel de
microimagenes.
• FOTOGRAMA. Área de la
película expuesta por la
microfilmadora. Unidad de
imagen en una microforma.
M
• MICROFILM. Película de
grano fino y alto poder
H resolutivo, que se usa
para reproducir imágenes
• HALURO DE PLATA. altamente reducidas de los
Compuesto químico de plata
materiales originales. La
con un halógeno como cloro,
palabra suele aplicarse a
bromo, yodo, flúor, y que
materiales procesados o no,
tiene la característica de ser
y reemplaza a la anterior
fotosensible.
microformato.
• MICROFORMA. Término
I general que designa cualquier
tipo de material, película
• IMAGEN. Resultado de una o papel que contenga
fotografía. Representación del
microimagenes.
objeto.
• INDIZAR. Acto de colocar una

54
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

N • PROCESADOR. Equipo automático


que realiza las operaciones de
• NEGATIVO. Copia fotográfica procesado.
en la que las partes oscuras • PRUEBA. Es todo análisis que
del objeto aparecen claras y se hace con el fin de controlar la
viceversa. calidad.

P R
• PELÍCULA. Conjunto • REDUCCIÓN. Relación entre
compuesto por una copa una imagen original y otra menor,
fotosensible y una base reproducida por medios ópticos o
transparente flexible, que se fotográficos.
utiliza para registrar imágenes
a través de la cámara. • REPROGRAFÍA. Nombre genérico
que designa a todas las técnicas de
• PLATA. Mineral que reproducción de imagen.
compuesto en forma de sales
se convierte en sensible a la • REVELADO. Ver procesado.
luz. • ROLLO. Tira de película enrollada
• POLARIDAD. Característica en un carrete, de longitud de 100,
que posee una imagen de ser 205 o mas pies.
positiva o negativa.
• POLIÉSTER Material plástico
transparente usado como
S
base de películas por su alta • SOPORTE. Sinónimo de base.
estabilidad dimensional y gran
resistencia al desgarro por
tironeo. V
• POSITIVO. Copia fotográfica • VESICULAR. Es una película
en la que las partes claras plástica que reacciona a la luz
y oscuras del objeto se ultravioleta y requiere calor para su
reproducen de la misma procesado.
manera.
• PROCESADO. Conjunto
de operaciones que hacen
X
aparecer en la película la • X. Después de un número significa
imagen latente. aumentos, cuando se refiere a
Reducción.

55
Microfilmación uso actual y futuro de esta tecnología en la gestión documental - Archivo General de la Nación

Bibliografía
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la Administración Pública. Digitalización Certifi-
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57
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