PARTE I.

FUNDAMENTOS DE ANÁLISIS DE SISTEMAS

3. Determinación de la Viabilidad y Administración
de las Actividades de Análisis y Diseño.

Lourdes Lorena Mendoza

Objetivos
• Comprender como se inician y seleccionan los
proyectos.
• Determinar la viabilidad de un proyecto
propuesto.
• Planear un proyecto identificando actividades
y programándolas.
 Introducción
• Capacidades fundamentales que debe dominar un analista de sistemas:
la iniciación de proyectos, la determinación de la viabilidad de un
proyecto, la programación de proyectos, y la planeación y
administración de las actividades y los miembros de un equipo para
optimizar la productividad.
• Un proyecto de sistemas comienza con problemas o con oportunidades
de realizar mejoras en un negocio, que surgen con frecuencia conforme
la organización se adapta al cambio.
• Los cambios que requieren una solución de sistemas pueden surgir del
entorno legal asi como del medio ambiente donde opera la empresa.
• Una vez que se propone un proyecto, el analista de sistemas trabaja
rápidamente en colaboración con los encargados de la toma de
decisiones para determinar la viabilidad del mismo.
• Si se aprueba un proyecto para un estudio de sistemas completo, las
actividades del proyecto se programan con ayuda de herramientas
como gráficas de Gantt y diagramas de Técnicas de Evaluación y
Revisión de Programas (PERT, Program Evaluation and Review
Techniques) a fin de terminar a tiempo el proyecto.
 Iniciación de un Proyecto.
• Hay muchas fuentes de proyectos de sistemas.
• Los ejecutivos de negocios sugieren sistemas
por dos razones:
– Tienen problemas que requieren una solución de
sistemas.
– Identifican oportunidades de mejorar mediante la
actualización, modificación o instalación de nuevos
sistemas cuando ocurren problemas.
 Problemas en la Organización.
Factores que ayudan al analista a identificar problemas y
oportunidades de sistemas: la revisión de resultados, la observación
del comportamiento de los empleados, retroalimentación de
entidades externas.
 Selección de Proyectos
• No todos los proyectos pueden seleccionarse para
un estudio muy profundos.
• Debe asegurarse que el proyecto no tiene como
propósito mejorar su imagen o la de alguien más.
• Cinco criterios específicos para la selección de
proyectos:
– Respaldo de los directivos de la organización
– Un período adecuado para terminar el proyecto
– Posibilidad de mejorar la consecución de metas
organizacionales
– Factibilidad en cuanto a recursos para el analista y la
organización.
– Rentabilidad del proyecto en cuanto a otras formas en
que la organización podría invertir sus recursos.
Determinación de la Viabilidad.
• Se evalúa de tres maneras principales: Operativa,
técnica y económicamente.
• El estudio de viabilidad no es un estudio
completo del sistema.
• Se trata de recabar información mediante
entrevistas a los que necesitan ayuda y a los que
toman decisiones.
• No debe ocupar demasiado tiempo del analista.
Determinación de la Viabilidad
Definición de Objetivos.
• Las mejoras a los sistemas se pueden definir como
cambios que darán como resultado beneficios crecientes y
valiosos. Las mejoras pueden ser de muchos tipos:
– Aceleración de un proceso.
– Optimización de un proceso al eliminar pasos innecesarios o
duplicados.
– Combinación de procesos.
– Reducción de errores en la captura de información mediante la
modificación de formularios y pantallas de despliegue.
– Reducción de almacenamiento redundante.
– Reducción de salidas redundantes.
– Mejora en la integración de sistemas y subsistemas
Cuadrícula de Impacto de la Viabilidad para mostrar como afectan los componentes
del sistema a los objetivos de los procesos
Determinación de la Viabilidad
Definición de Objetivos.
• Las mejoras a los SI afectan a los objetivos
corporativos, incluyen:
– Mejora de las ganancias corporativas.
– Apoyo a la estrategia competitiva de la organización.
– Mayor cooperación con distribuidores y socios.
– Incremento del apoyo a las operaciones internas con el fin
de producir bienes y servicios de manera más eficiente y
eficaz.
– Incremento del apoyo a la toma de decisiones internas
para que éstas sean más eficaces.
– Mejora del servicio al cliente.
– Incremento en la moral de los empleados
Cuadrícula de Impacto de la Viabilidad para mostrar como afectan los componentes
del sistema a los objetivos de los procesos
Determinación de la Viabilidad
Determinación de Recursos.
• Viabilidad Técnica: Es posible incrementar o actualizar
recursos técnicos que satisfagan los requerimientos? Hay
tecnología disponible que cumpla las especificaciones?
• Viabilidad Económica: Tiempo del equipo de análisis de
sistemas, costo de realizar el estudio completo (empleados
con los que trabajará usted), tiempo de los empleados de
la empresa, costo estimado de hardware y software
comercial o el desarrollo del software. Comparación:
costos a corto plazo contra ganancias a largo plazo.
• Viabilidad Operativa: Depende de los recursos humanos
asignados al proyecto. Implica determinar si el sistema
funcionará y si será utilizado una vez que se instale. En
base a experiencia del analista.
Determinación de la Viabilidad
Evaluación de la Viabilidad.
• La viabilidad de un proyecto no es una decisión a cargo del
analista sino de los directivos de la organización.
• La decisión se toma en base a la información recolectada sobre
la viabilidad y profesionalmente presentada por el analista de
sistemas.
• El estudio de viabilidad debe realizarse con rapidez para
asegurar que este proceso consuma recursos mínimos,
antecede a un estudio completo en caso de ser aprobado.
• El proyecto debe cumplir con los objetivos de los procesos y los
corporativos, además de las tres viabilidades para poder ser
candidato de un estudio profundo.
• Este proceso es útil para desechar los proyectos que se
contraponen a los objetivos de la organización, que desde el
punto de vista técnico no son factibles y que no ofrecen un
aliciente económico.
Planeación y Control de Actividades
• El analista de sistemas debe manejar el proyecto con
cuidado si desea que éste tenga éxito.
• La planeación incluye todas las actividades requeridas
para seleccionar un equipo de análisis de sistemas, asignar
miembros del equipo a proyectos adecuados, calcular el
tiempo necesario para realizar cada tarea y programar el
proyecto de tal manera que las tareas se terminen a
tiempo.
• El control implica el uso de retroalimentación para
monitorear el proyecto, incluyendo la comparación del
plan original del proyecto con su evolución real;
emprender las acciones apropiadas para agilizar o
reprogramar actividades para terminar en tiempo, a la vez
que estimulen a los miembros del equipo a realizar el
trabajo de manera profesional
Planeación y Control de Actividades
• Cálculo del Tiempo Requerido.
– Determinar el nivel de detalle necesario para definir
las actividades. El nivel más bajo es el CVDS y el nivel
más alto incluir cada paso en detalle.
– Lo ideal es venir del nivel más bajo e ir desagregando
más hasta llegar al nivel deseado.
– Todos los pasos críticos deben aparecer en los planes.
– El cálculo del tiempo invertido en cada actividad se
hace en base a la experiencia del analista.
Planeación del Tiempo
Planeación y Control de Actividades
Uso de Gráficos de Gantt para la Programación de
Proyectos.
• Representa las actividades como barras cuya
longitud indica la duración relativa.
• La principal ventaja de Gantt es su sencillez, fácil
de utilizar y de entender.
• Mostrar Pequeño Proyecto en Project
Planeación y Control de Actividades
Uso de Diagramas PERT.
• Es un acrónimo de Program Evaluation and Review Techniques.
• Se representa por una red de nodos y flechas que se evalúan para
determinar cuales son las actividades críticas, mejorar la programación
de flechas si es necesario y revisar el proceso una vez que se aborda el
proyecto.
• Las longitud de las flechas no tiene que ver con la duración.
• Un proyecto tiene un inicio, un punto medio y un fin
• Para identificar las rutas críticas se listan las rutas por la enumeración de
sus nodos y se suman sus duraciones
• La ruta más larga se denomina RUTA CRITICA, la ruta que causará que el
proyecto se retrase si no se cumple.
• La libertad de retrasarse en las rutas no críticas se conoce con el
nombre de Holgura.
• Se usan actividades simuladas para preservar la lógica y clarificar el
diagrama.
• Punto de entrega (timeboxing) se puede establecer para poder
completar las actividades más importantes del proyecto.
 Administración de las Actividades de Análisis y Diseño.
Estrategias de Comunicación para Administrar Equipos.
• Los equipos tienen su propia personalidad.
• Los equipos tendrán 2 líderes
–Guía a los miembros en la consecución de las metas
–Relaciones sociales entre los miembros del grupo
•Los equipos padecen tensiones que deben
solucionar, de lo contrario, el equipo irá a la
desintegración.
•Creación de normas explícitas e implícitas
•La norma más importante es que el cambio es la
norma.
 Administración de las Actividades de Análisis y Diseño.
Fijación de las Metas de Productividad del Proyecto.
• Si usted ha trabajado con su equipo en otros proyectos
será fácil programar las actividades porque sabe lo que
puede conseguir en un período de tiempo, el cálculo se
debe hacer en conjunto con los miembros del equipo.
•Es necesario que el equipo formule las metas y
esté de acuerdo con ellas y que lo haga con base
en la experiencia de todos sus miembros, el
desempeño anterior y la naturaleza del proyecto.
 Administración de las Actividades de Análisis y Diseño.
Motivación de los Miembros del Equipo de un Proyecto.
• Los individuos se agrupan para satisfacer sus
necesidades básicas, todos tenemos necesidades más
elevadas con la pertenencia al grupo, el control, la
independencia y la creatividad.
•Se pueden motivar involucrándolos en la
definición de metas, los miembros de un equipo
saben exactamente lo que se espera de ellos,
definiendo el grado de éxito que se espera.
 Administración de las Actividades de Análisis y Diseño.
Administración de Proyectos con Software Comercial.
• A veces se utiliza software comercial para terminar más
rápido un proyecto o reducir el riesgo, la administración
de estos proyectos requiere una cuidadosa planeación.
•Los paquetes de software admiten cierto grado
de personalización, sin embargo tienen
problemas de compatibilidad y algunas veces no
funcionan bien en conjunto
•Peoplesoft es un software muy popular en
muchas universidades.
 Administración de las Actividades de Análisis y Diseño.
Administración de Proyectos de Comercio Electrónico.
• La mayor parte de lo que hemos discutido hasta ahora es
igual para este tipo de proyectos.
• Estos proyectos se diferencian en que los datos utilizados
están dispersos por toda la organización
• Requieren más personal con habilidades diversas, incluyendo
desarrolladores, consultores, expertos en bases de datos e
integradores de sistemas.
• Para que no exista boicot para un proyecto de Comercio
Electrónico, es necesario que el líder del equipo desde el
principio plantee la necesidad de integración de todos los
sistemas de la organización
• La seguridad es de extrema importancia. El desarrollo e
implementación de un plan de seguridad antes de poner en
marcha el proyecto es vital.
 Administración de las Actividades de Análisis y Diseño.
Cómo evitar el Fracaso de un Proyecto.
• Las primeras fases son importantes, ya que con el cálculo de
la viabilidad se podrán eliminar los proyectos que tienen
mayores probabilidades de fracaso.
• Debe estar al tanto del clima organizacional y de la situación
financiera y competitiva
• Aprenda de personas involucradas en fracasos anteriores,
entre esas razones se mencionan:
–Fechas de cumplimiento irreales
–Incorporar personal nuevo para acelerar el proyecto
–La prohibición de pedir consejo externo a problemas que no se
identificaron con anticipación
• Recuerde que no es usted quien decide que proyecto es
digno o no, sino los directivos.
Proyectos de Programación Extrema XP
• Es un enfoque de desarrollo que acepta lo que
se conoce como buenas prácticas de desarrollo
de sistemas y las lleva al extremo.
• Técnicas que garantizan que el proyecto se
terminará a tiempo.
• Las 4 variables que un desarrollador de
sistemas puede controlar son: Tiempo, costo,
calidad y alcance
• Las actividades consisten en codificar, probar,
escuchar y diseñar.
Proyectos de Programación Extrema XP
Balance de los Recursos de la XP.
• Tiempo: es necesario terminar a tiempo, pero el
tiempo está asignado a las actividades, en
necesario dejar tiempo para escuchar a los
usuarios, para diseñar, para codificar y para
probar. Cliente satisfecho 80% con 20% de
funcionalidad en primera entrega.
• Costo. Puede usarse para equilibrar el proyecto.
Asignar el doble de las personas no significa que
las cosas se harán en la mitad del tiempo. Tiempo
extra no ayuda. Uso de herramientas de software
y equipo portátil ayuda a mejorar el uso del
dinero e incrementar la productividad.
Proyectos de Programación Extrema XP
Balance de los Recursos de la XP.
• Calidad: permite poner menos esfuerzo del
esperado en mantener la calidad. No es
conveniente ajustar la calidad externa
(funcionalidad y conformidad) pero sí la externa,
la GUI puede ajustarse en versiones posteriores.
• Alcance. Se determina escuchando a los clientes y
poniéndolos a hacer relatos breves y fáciles de
comprender. Podría aplazarse una funcionalidad
que el cliente desea para entregar a tiempo y con
los costos y calidad que el cliente espera.
Proyectos de Programación Extrema XP
Prácticas Esenciales en XP.
• La mejor manera de administrar un proyecto
XP es desarrollar prácticas que produzcan
resultados excelentes. Se listan 4 prácticas:
– Liberación limitada.
– Semana de trabajo de 40 horas
– Cliente en el sitio
– Programación en Parejas
Proyectos de Programación Extrema XP
Roles Esenciales en XP.
• Hay muchos roles que una persona puede
desempeñar en un proyecto XP. Se listan 7
roles:
– Programador
– Cliente
– Probador de un equipo de desarrollo
– Ratreador
– Entrenador
– Consultor
– Gran Jefe o líder
Proyectos de Programación Extrema XP
Manejo de Riesgos en un proyecto XP
Proyectos de Programación Extrema XP
El proceso de Desarrollo en un proyecto XP