Propostas para execução de processo referente à secretaria acadêmica de uma

Instituição Federal de Ensino Superior

Rutiely Tomaz Silva1

Junio Walisson Miranda*
Max André Antônio Rodrigues*

RESUMO

As secretarias institucionalizadas numa instituição de ensino possuem papel relevante para o

bom funcionamento de toda a organização. Os profissionais que desempenham suas funções

em secretarias em uma instituição de ensino tornam-se responsáveis pelos processos. A

Universidade Federal do Triângulo Mineiro - UFTM é uma instituição de ensino vinculada ao

Ministério da Educação – MEC com vocação para formar cidadãos científica e

humanisticamente competentes para o exercício profissional e capazes de contribuir para a

transformação da realidade da região e do próprio país. Os objetivos deste trabalho são

apontar os principais gargalos no desenvolvimento das atividades de uma secretaria de apoio

pedagógico da UFTM e apontar sugestões de melhorias para esses.

Palavras-chave: Secretarias. Ensino. Mapeamento de Processos.

ABSTRACT

The institucionalized secretaries in an educational institution has a relevant role of the good

functioning to all organization. The professionals that play their functions at these secretaries

are responsible for all internal process. The Triângulo Mineiro Federal University – UFTM is

an institution subordinated to the Brazilian Eduaction Ministery – MEC with vocation to form

citiziens able to exercise their career in both, scientific and humanistic chais, contributing to a

transformation in the reality of the country. The main goal of this papper is point the

1
Alunos da Universidade Federal do Triângulo Mineiro – UFTM - PROFIAP
botlenecks on the development of tasks and process in a specific pedagogic suport secretary

of UFTM and point sugestions of improvements on their process.

Keywords: Secretaries. Teaching. Process Mapping.

RESUMEN

Las secretarías institucionalizadas em las instituciones de enseñaza superior tenen um

relevante papel para su buen funcionamento em toda la organización. Los profesionales que

desenpeñan sus funciones em secretarías de una institucion de enseñaza superior se convierten

em resposables por los processos. La Universidad Federal del Triangulo Mineiro – UFTM és

una institución de enseñaza superior vinculada al Ministério de Educación – MEC con

vocación para formar ciudadanos, científica y humanamente competentes para el ejercicio

professional y capaces de contribuir para la transformación da la region y del país. Los

objetivos del proyecto son señalar los principales problemas em el desarrollo de las atividades

de una secretaría de apoyo pedagógico de la UFTM y señalar sugerencias de mejora em los

procesos.

Palabras clave: Secretarías. Enseñaza. Mapeo de procesos.

1. INTRODUÇÃO

A Universidade Federal do Triângulo Mineiro - UFTM é uma instituição de ensino

vinculada ao Ministério da Educação – MEC com vocação para formar cidadãos científica e

humanisticamente competentes para o exercício profissional e capazes de contribuir para a

transformação da realidade socioeconômica, cultural e técnico-científica da região e do

próprio país.

As secretarias de apoio pedagógico, objeto de pesquisa deste estudo, estão inseridas

informalmente nas unidades acadêmicas da universidade, que por sua vez, são vinculadas à

Reitoria. As unidades acadêmicas visam dar suporte ao funcionamento e ao desenvolvimento

do ensino, da pesquisa e da extensão.

A UFTM apresenta atualmente cinco unidades acadêmicas no ensino superior e em

cada uma delas, um servidor responsável pelos serviços desenvolvidos na secretaria de apoio

pedagógico, sendo elas: Instituto de Ciências da Saúde – ICS, Instituto de Ciências Biológicas

e Naturais – ICBN, Instituto de Ciências Tecnológicas e Exatas – ICTE, Instituto de Ciências

Exatas, Naturais e Educação – ICENE, Instituto de Educação, Letras, Artes, Ciências

Humanas e Sociais – IELACHS.

A secretaria de apoio pedagógico é indiretamente regulamentada na UFTM pela

Resolução ad referendum n°1, de 26 de fevereiro de 2016, do Conselho Universitário, que

dispõe de algumas das funções dessa. Destacam-se como principais atividades desse setor,

além da oferta de disciplinas no Sistema Acadêmico da UFTM - SISCAD, acompanhamento

da atualização das matrizes curriculares, controle e fornecimento de documentação específica

aos discentes, como Planos de Ensino das disciplinas cursadas e aprovadas, carimbados e

validados, para eventual aproveitamento de estudos em outras instituições ou quaisquer outros

fins de interesse discente (UFTM, 2016).

O fato de não ser um setor regulamentado de forma direta, com funções específicas

delimitadas, alguns gargalos são evidenciados no dia a dia de trabalho dos servidores

responsáveis por essa função. A falta de padronização e referências para essas atividades

interferem na qualidade final de trabalho dos servidores responsáveis?

 Os objetivos deste trabalho são apontar os principais gargalos no desenvolvimento das

atividades de uma secretaria de apoio pedagógico da UFTM, no caso, do ICENE, e apontar

sugestões de melhorias embasadas no relato dos principais problemas encontrados no

cotidiano das atividades desse setor em específico.

Diante do fato da inexistência de padronização do trabalho desempenhado por esse

setor, o que resulta na deficiência de referências voltadas para essas atividades, há uma

necessidade de ferramentas de pesquisa acerca desta seara a fim de reduzir ou sanar os

principais gargalos, tanto interna quanto externamente à instituição foco da pesquisa, uma vez

que o desempenho das atividades desse setor apresenta uma importância crucial e sucesso

desde o início de seu funcionamento, permitindo que outras instituições possam utilizar de tal

atividade como exemplo de boas práticas administrativas.

O presente estudo trata-se de estudo de caso, tendo em vista que consiste no estudo

profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado

conhecimento (GIL, 2008). Para elaboração deste, foi realizada uma pesquisa qualitativa,

conforme enuncia Silveira e Cordova (2009), estudo que busca o aprofundamento da

compreensão de um grupo social ou de uma organização e a explicação da dinâmica das

relações sociais.

Para alcançar o seu objetivo, esse estudo descreverá o processo de umas das atividades

do setor de forma detalhada, apresentando os principais gargalos diagnosticados com a

utilização de ferramentas de avaliação e de melhorias de processos, como o Diagrama de

Ishikawa, macrofluxo e fluxograma do processo, de tal forma que permita identificar os

principais pontos onde devem incidir esforços de melhoria por parte da organização. Além

desse conteúdo introdutório, o estudo apresenta uma abordagem teórica sobre os serviços de

secretarias acadêmicas voltadas ao ensino, bem como sobre a importância das ferramentas de

qualidade para as organizações numa configuração denominada Diagnóstico Organizacional.

Na sequência, em Plano de Ação, utilizando da ferramenta 5W2H para propor as melhorias no

processo estudado. Finalizando com a Metodologia utilizada que direciona a condução da

pesquisa e com as Considerações Finais de todo o estudo.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

As secretarias institucionalizadas numa instituição de ensino possuem papel relevante

para o bom funcionamento de toda a organização. Segundo estudos de Alves e Marques

(2008), a filosofia da administração e de serviços sugerem que todos inseridos na organização,

logo, os secretários em seus diversos departamentos e respectivas funções, possuem um papel

a desempenhar a fim de garantir que os serviços funcionem de forma satisfatória para o

cliente, no caso de uma instituição pública de ensino superior, para o público usuário. Tão

logo, todo profissional responsável por funções em uma organização deve se colocar na

posição do usuário para satisfazê-lo da melhor maneira possível, para que, de forma geral,

cada secretaria funcione como parte de um todo para um melhor atendimento ao público.

Os profissionais que desempenham suas funções em secretarias em uma instituição de

ensino tornam-se responsáveis pelos processos, tanto administrativos quanto pedagógicos na

instituição em que estão inseridos. Esses profissionais podem então propor modelos e ideias

para melhoria no atendimento das necessidades dos usuários. Esses servidores são então

capazes de se adaptarem a novas situações e assumirem os valores e responsabilidades

necessários para a eficiência no serviço público e consequente a total satisfação dos usuários

dependentes de seus serviços. (GIANINI; JÚNNIOR, 2010).

Em uma instituição pública, como é o caso da Universidade Federal do Triângulo

Mineiro - UFTM, a gestão e organização administrativa possuem características diretamente e

constantemente ligadas à melhoria de processos. Cabe então a essas instituições

operacionalizar boas práticas de gestão, objetivando agilidade no sentido de melhorias na

eficiência (fazer mais com menos), aumentar sua eficácia (padronização de suas ações), bem

como fortalecer sua efetividade (proporcionar benefícios aos usuários) (ATHAYDES;

ARAÚJO, 2016).

A UFTM apresenta as secretarias de cada setor de forma institucionalizada e com suas

funções regulamentadas em resoluções internas. As unidades acadêmicas nela inseridas

possuem suas secretarias próprias e são nessas secretarias que estão lotados os servidores que

atuam nas então denominadas, porém não formalizadas, secretarias de apoio pedagógico.

Silva, Almeida e Moura (2016) apontam que as secretarias acadêmicas, como são

consideradas as secretarias de apoio pedagógico na UFTM, são setores responsáveis pela

operacionalização administrativa de todas as atividades relacionadas aos discentes vinculados

a elas, interagindo e direcionando as demandas desses usuários para a instituição, quando

necessário, de forma centralizada e padronizada, o que facilita e organiza o fluxo de trabalho e

o bom funcionamento daquele órgão como um todo.

Marques (2015) apresenta em seus estudos que ao promover a definição, descrição e

padronização das atribuições de uma determinada secretaria, torna-se possível que os

servidores responsáveis por ela tenham ferramentas para monitorar e aperfeiçoar os serviços

de forma gradual, sendo possível estabelecer as demandas diárias e sazonais de todo o

trabalho desempenhado.

Uma forma de melhor apresentar o trabalho de uma secretaria que funciona atualmente

de forma distribuída em uma instituição pública de ensino superior é centralizar a força de

trabalho de forma unificada, logo, padronizada. Além de permitir o monitoramento

supracitado, a longo prazo, é possível ainda definir o quantitativo médio de atendimento bem

como o tempo que se leva para realizar cada tarefa.

 Com posse dessas ferramentas de qualidade é possível realizar estudos relacionados ao

quantitativo ideal de servidores necessários para alcançar a melhor forma de desenvolver as

atividades, bem como propor até mesmo escalas envoltas de regime de turno e revezamento, a

fim de atender aos usuários por maior tempo, durante todo o expediente da instituição,

atingindo melhor eficiência e eficácia para o todo e consequentemente, satisfação para os

usuários (MARQUES, 2015).

Assim sendo, é importante traçar estratégias para melhorias dos serviços públicos em

quaisquer setores organizacionais, sejam acadêmicos ou não. Para a efetivação de

determinada estratégia estabelecida, a eficiência e a eficácia operacional são fundamentais. Na

busca por essa eficiência organizacional, é necessário aumentar os esforços, ou seja, utilizar

de tecnologias que possibilitem a melhoria da eficácia operacional (BACK et al., 2016).

3. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

A análise setorial da secretaria de apoio pedagógico foi realizada por meio de

entrevistas com o servidor responsável pelo setor, lotado no Instituto de Ciências Exatas,

Naturais e Educação – ICENE da Universidade Federal do Triângulo Mineiro - UFTM. Foram

coletados dados que possibilitaram a realização do mapeamento de processos de uma das

principais atividades realizadas pela secretaria em questão, sendo a inserção de ofertas de

disciplinas dos cursos de graduação no Sistema Acadêmico da instituição – SISCAD.

No processo de ofertas de disciplinas, alguns setores são envolvidos na instituição

pesquisada, como o Departamento de Registro e Controle Acadêmico – DRCA que está

vinculado no organograma geral da universidade à Reitoria, as coordenações dos

Departamentos Didático-Científicos, vinculados aos Institutos (unidades acadêmicas), a

secretaria de apoio pedagógico, não sendo essa institucionalizada, estando então vinculada aos
Institutos, e as coordenações dos cursos de graduação e suas respectivas secretarias, estando

esses últimos vinculados à Pró-Reitoria de Ensino da instituição, conforme representado no

macro fluxo abaixo:

Figura 01 – Macro fluxo do processo de oferta de disciplinas dos cursos de graduação na

UFTM com as áreas envolvidas em destaque.

Fonte: elaborado pelos autores (2017).

O macrofluxo auxilia no entendimento panorâmico dos caminhos por onde

determinado processo percorre dentro da organização, possibilitando evidenciar a inter-

relação entre todos os setores envolvidos internamente (OLIVEIRA, 2012).

A construção de um fluxograma ou mapa de processos atua no fortalecimento do

entendimento de todo um processo, desde que o mesmo seja confeccionado levando em

consideração a sequência lógica de todas as atividades que o processo apresenta, desde o

início até a obtenção de seu resultado, sendo esse o fim do processo.

A sequência das atividades do processo nesse fluxograma deve ser apresentada de

forma que os símbolos identificadores estejam ligados por segmentos de reta que representam

o fluxo do item. (STAINO et al., 2013).

 A figura 02 apresenta o fluxograma do processo estudado, onde o início se apresenta

com a entrada das planilhas com as informações necessárias para a inserção de disciplinas.

Utilizando desse fluxograma, podemos identificar de forma clara onde estão localizados os

gargalos que são responsáveis por possíveis atividades de retrabalho dentro do processo.

Figura 02 – Fluxograma do processo de oferta de disciplinas dos cursos de graduação na

UFTM

Fonte: elaborado pelos autores (2017).

O mapeamento de processos tem a finalidade de auxiliar na melhoria dos processos

existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para estes. Essa ferramenta também

auxilia a instituição a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que

precisam ser melhorados, como por exemplo: complexidade na operação; redução de custos,

gargalos, falhas de integração; atividades redundantes; tarefas que apresentam baixo valor

agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações).

 Para que um processo seja melhorado, é necessário que o mesmo seja conhecido em

sua totalidade e complexidade. Para tal, é de suma importância que todos nele envolvido, ou

seja, todos que já participam das atividades e que realizam as tarefas rotineiras nele contidas

participem na formulação de projetos de melhorias, possibilitando um levantamento mais

preciso dos dados necessários para o mapeamento.

Segundo Santos, Schuster e Pradella (2013), a técnica de mapear um processo

possibilita expor de forma detalhada as atividades nele envolvidas. Tal ferramenta visa a

redução das distâncias entre cada operação desenvolvida, cada etapa necessária, melhorando

então o tempo e tão logo o espaço de produção de todo o processo.

Figura 03 – Tabela Complementar ao Mapeamento de Processos referente à inserção das

ofertas de disciplinas no Sistema Acadêmico – SISCAD

Fonte: elaborada pelos autores (2017)

 O Departamento de Registro e Controle Acadêmico – DRCA da UFTM disponibiliza,

após aprovação do Conselho Universitário da instituição – CONSU, o calendário acadêmico

vigente para cada ano letivo na universidade. Esse calendário dispõe de informações

importantes para o sucesso das ofertas de disciplinas no SISCAD, tais como: 1. Data máxima

para as coordenações dos departamentos didático-científicos encaminharem às secretarias de

apoio pedagógico as planilhas com as informações necessárias para o processo de ofertas de

disciplinas, tais como número de turmas teóricas e práticas com o respectivo número de

vagas, cursos atendidos e docentes responsáveis por cada uma das disciplinas; 2. Período de

inserção das ofertas de disciplinas no SISCAD pelas secretarias de apoio pedagógico em

conjunto com as coordenações de cursos e suas respectivas secretarias; 3. Conferência das

ofertas de disciplinas cadastradas no SISCAD pela secretaria de apoio pedagógico em

conjunto com as coordenações de cursos e suas respectivas secretarias.

Para a análise de dispersões desse processo e apontamento dos principais gargalos

relatados pelo servidor entrevistado, foi confeccionado uma importante ferramenta

administrativa, o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e

Efeito ou Espinha de Peixe. O Diagrama foi desenvolvido com o objetivo de fazer com que os

interessados pensassem sobre as possíveis causas que levam a um determinado problema e

recebeu esse nome em alusão ao seu criador, Kaoru Ishikawa (SCHNEIDER et al., 2016).

Figura 04 – Diagrama de Ishikawa

Fonte: elaborado pelos autores (2017)

 Nesse contexto, são verificadas algumas causas que interferem negativamente no

objetivo final do processo, que seria as ofertas de disciplinas efetivadas no SISCAD, como:

- Não cumprimento dos prazos estabelecidos no calendário acadêmico para entrega da

planilha pelos departamentos didático-científicos;

- Falha na comunicação entre os Institutos que oferecem disciplinas para um

determinado curso em comum, o que pode ocasionar em choque de horários entre as

disciplinas obrigatórias em um mesmo semestre letivo;

- Falta de informações referentes a carga horária a distância (AD) e de atividades

prático-curriculares (APC), que algumas disciplinas apresentam, na própria planilha de ofertas

entregue pelos departamentos didático-científicos. No ato da matrícula pelos coordenadores

dos cursos no período fixado pelo Calendário acadêmico, tal falta de informação pode gerar

choque de horários com outras disciplinas obrigatórias que também possuem essa mesma

característica de carga horária, pois, o responsável pela oferta, nessas situações, precisa

utilizar de horários aleatórios fora do período regular em que acontece os cursos;

- Problemas com as ferramentas de tecnologia da informação (internet, Sistema

Acadêmico - SICAD) nos períodos destinadas para que o trabalho seja realizado.

3.1 – PLANO DE AÇÃO

Para solucionar ou diminuir as falhas identificadas através das ferramentas dispostas

pelo Diagrama de Ishikawa, utilizou-se de outra ferramenta de suma importância no que se

refere a uma gestão organizacional de excelência: o 5W2H. O nome 5W2H faz menção as

primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas no processo, que são What,

Why, Where, When, Who, How e How much (SCHNEIDER et al., 2016).
Figura 05 – Ferramenta 5W2H

Fonte: elaborada pelos autores (2017)

4. METODOLOGIA

Para elaborar este relatório técnico, foi realizada uma pesquisa qualitativa, conforme

enuncia Silveira e Cordova (2009), o estudo busca o aprofundamento da compreensão de um

grupo social ou de uma organização e a explicação da dinâmica das relações sociais. Quanto

ao objetivo, o relatório é considerado uma pesquisa descritiva, que segundo Vergara (2016),

serve para expor características de determinado fenômeno ou população. Em relação à

natureza, a pesquisa pode ser considerada aplicada, pois tem o objetivo de gerar

conhecimentos para aplicação prática, dirigidos à solução de problemas específicos.

 Na fase de investigação dos problemas e coleta de dados, foram realizadas reuniões

com o servidor responsável pela secretaria de apoio pedagógico do Instituto de Ciências

Exatas, Naturais e Educação – ICENE da Universidade Federal do Triângulo Mineiro -

UFTM.

Após coleta de dados e informações com o referido servidor, foi realizada uma

pesquisa bibliográfica, estudando os trabalhos científicos que tratam de secretarias

acadêmicas e seus papéis em âmbitos educacionais, como instituições de ensino superior,

disponíveis em redes eletrônicas.

Vale ressaltar que o presente estudo se trata de estudo de caso, tendo em vista que

consiste no estudo profundo e exaustivo de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu

amplo e detalhado conhecimento (GIL, 2008).

Foi realizado o diagnóstico organizacional e desenvolvido o plano de ação para sanar

alguns gargalos apresentados no diagnóstico no que tange o processo de ofertas de disciplinas

no sistema acadêmico da instituição em questão. Em relação ao mapeamento das falhas

identificadas e as propostas objetivando as melhorias no processo em estudo, prevaleceu-se o

uso da ferramenta administrativa 5W2H, que determina as etapas, tempo, motivos e

responsáveis pelas ações e ainda serve como referência para o constante acompanhamento das

atividades propostas.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Com base nos relatos do responsável pelo setor no ICENE, o objetivo principal desse

estudo foi apontar falhas encontradas no desenvolvimento das atividades de uma secretaria de

apoio pedagógico da UFTM. Em consonância com o diagnóstico realizado com esses relatos,

objetivou-se também apontar sugestões de melhorias para o processo de uma das operações
do mesmo. Na busca para atingir tais objetivos, foram realizadas consultas e entrevistas com o

servidor que realiza as atividades de tal secretaria em uma unidade acadêmica e,

posteriormente, foram realizadas reuniões entre o grupo de pesquisa desse trabalho.

Com o auxílio da ferramenta 5W2H foram apontadas algumas melhorias para os

problemas encontrados, sendo que para a elaboração do plano de ação ficou definido que

somente seria aceita a formulação de sugestões que não acarretassem em custos adicionais ao

órgão, o que vai de encontro ao princípio da eficiência no serviço público.

Foi diagnosticado, durante o desenvolvimento deste, que tal departamento não é

institucionalizado e as atividades não padronizadas, nem na universidade pesquisada, nem em

outras, além disso, houve grande dificuldade para encontrar referências e estudos aplicados e

com resultados comprovados nessa seara. Essa falta de padronização afeta o desenvolvimento

de pesquisas com os mesmos objetivos deste estudo, que tende a ser pioneiro na área por esse

motivo. Consequentemente, essa mesma falta de padronização afeta na qualidade dos

serviços, uma vez que cada secretaria trabalha de sua forma particular, sem utilização de

nenhuma ferramenta de qualidade. Se fosse um setor com atividades padronizadas, teorias e

práticas aplicadas poderiam servir como boas práticas internamente entre todas as cinco

secretarias de apoio pedagógico.

Diante da importância das atividades realizadas pela secretaria de apoio pedagógico,

fica a sugestão da formalização do respectivo setor pela universidade, o que possibilitaria aos

servidores lotados em todas as unidades acadêmicas a discussão em conjunto das atividades a

serem executadas, bem como para oportunizar a elaboração de melhores práticas para o

desenvolvimento dessas atividades. De tal modo, com o intuito de obter um melhor

agrupamento, padronização e regulamentação dos serviços executados, fica como sugestão a

centralização de todas as secretarias de apoio pedagógico em um único setor, possibilitando

que o trabalho seja desenvolvido de forma contígua por toda a equipe e com a montagem de
uma escala de trabalho mais adequada, o que tornaria possível a extensão do horário de

atendimento aos usuários, com mais qualidade no processamento das informações.

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