:: Fase 1: Revisión de objetivos

En esta fase se pretende delimitar y conocer el

ámbito y los objetivos para el SIG. Es necesario
realizar un estudio de oportunidades, revisar de
todos los objetivos de la empresa, su desarrollo
para el proyecto SIG, y discutir y negociar con
la gerencia de la empresa, teniendo en cuenta a
los usuarios.

:: La adquisición del SIG ha de ser compatible con el propósito de la organización al

que va dirigido, estar de acuerdo con su plan de negocio. Ha de encajar en las líneas
de actuación y con los objetivos estratégicos, no ir en contra de las iniciativas ya en
marcha. Debe prever la interacción con sus clientes y otras organizaciones con las que
se relaciona. Los aspectos principales deben incluir coste, tiempo, calidad, precisión e
impacto que tendrá sobre la plantilla de la empresa. Todo ello hará que sea necesario
una revisión del plan de negocio.

Los interlocutores en este caso serán los gerentes y responsables de la empresa,

dentro del nivel de decisión y de gestión. Necesitamos una serie de formularios en los
que ha de ir relatada la información general de la empresa, los datos de las distintas
unidades de negocio que operan, el organigrama de la organización, los objetivos
generales, los objetivos que se pretenden con el SIG y los beneficios que aporta.

Como documento final de esta fase tendremos la propuesta de proyecto SIG, en la que
se incluirán las funciones que desarrollará, sus costes, tiempos de implementación,
aprendizaje, etc., y los beneficios que revertirán a la empresa.
:: Fase 2: Análisis de requisitos

En esta fase se pretende determinar los requisitos

necesarios para el usuario, sobre los que el SIG va
a ser diseñado y evaluado. El primer paso es la
preparación del propio análisis, en el que se
estudian los procesos y flujos de información
actuales en la empresa y se identifican las
necesidades de información y usuarios, esto es,
qué información se usa y quién la usa.

:: A continuación se requiere una definición de productos de información, que es la

clave del proceso. Los productos pueden estar en múltiples formatos, tanto físicos
como de salida de la empresa, y lo mismo ocurre con los datos de tipo de digital. En
primer lugar se elabora una lista de necesidades; también es necesaria una descripción
de productos. Los productos tipo los encontraremos en la forma de mapas, informes y
documentos.

Las aplicaciones del SIG y la captura de datos, pueden requerir una variedad de
productos intermedios que verifiquen el proceso. Los productos que proporcionan la
Información Geográfica en ese momento, constituyen el punto de partida para
determinar las necesidades de los usuarios, con la posibilidad de facilitar productos
nuevos y mejorados (para los que se ha creado la necesidad de incluir un SIG).

Es necesario un estudio de los datos y funciones indispensables dentro del esquema

del SIG. Los requisitos de los datos están determinados directamente por la definición
de los productos. El análisis debe identificar las clasificaciones, precisión y frecuencia
de actualización, requeridas para cada tipo de datos. Las funciones han de cubrir las
relaciones lógicas entre datos, en concreto los niveles entre mapa-atributo, atributo-
atributo y mapa-mapa.

Dentro de la precisión nos encontramos con la tolerancia a error. Podemos encontrar

errores referenciales, de inecuación entre elementos y referencias, como pueden ser
código
os de parcelas mal refe
erenciados. Existen, as
sí mismo, errores topológicos, com
mo
redes desconecta
adas o nud
dos colgados y finalme
ente, errore
es relativos o absoluto
os,
como pueden serr las distanc
cias entre elementos
e o la discorda
ancia entre conjuntos de
datos..

Todo el análisis repercute en un resu

umen econó
ómico. Hay
y que valorrar los costtes
actualles en el us
so y genera
ación de datos, y ver los
l posibles
s beneficios generados al
reemp
plazar los sis
stemas actu
uales por el SIG propue
esto.

Por último, se de
ebe determin
nar el alcan
nce que tend
drá la impla
antación. Se
e fijan en es
sta
parte las priorida
ades y los recursos diisponibles en
e la actualidad. En la
as prioridad
des
emos una enumeración
tendre e n de las fun
nciones a re
ealizar y el número de veces que se
utilizará cada una
a. De esta manera,
m se podrán
p clasificar en:

•Deberán ser im
mprescindibles dentro del
d
Alta prioridad sisttema.

•Sonn deseables, pero su de

esarrollo no ha de
Media prrioridad ser tan exhaus
stivo como las primerass.

•Tenndrán una aparición

a esp
porádica y como
c tal
Baja prioridad se tratarán.
t

aracterística
Las ca as de funcio
onamiento y el marco de
d trabajo del
d SIG, ten
ndrán un grran
impac
cto en la configuración del hardwa
are propuesto y por consiguiente en
e los coste
es.
Aspectos importa
antes son: el
e número simultáneo de
d usuarios,, los volúme
enes de dattos
os, los tiemp
usado pos de respu
uesta y las necesidades
n s de producc
ción.

álisis de requisitos del usuario puede llevarr a una me

El aná ejora en la definición de
objetiv
vos. Los intterlocutores que se van
n a encontra
ar en esta fa
ase van a ser, dentro del
d
nivel de
d gestión, los jefes de
e área o serrvicio y a nivel operativ
vo, los usua
arios experttos
que en
n definitiva utilizarán el sistema y conocen la estructura y usos de lo
os datos.
Para conseguir toda esta información se
recurre a una serie de formularios. En ellos se
reflejarán los procesos actuales y la estructura
de la información. Se deberán identificar los
usuarios potenciales del SIG. Encontraremos la
lista de necesidades, la descripción de pro-
ductos de información, la lista maestra de
datos de entrada, las relaciones lógicas, las
tolerancias al error, así como la lista maestra
de funciones y su frecuencia de uso. En
definitiva, habrán de estar reflejados todos los
aspectos del análisis citado anteriormente.

Los documentos que resulten de esta fase, constituirán la lista de requisitos del SIG y
un resumen ejecutivo.
:: Fase
F 3:
3 Dise
eño co
oncepttual.
El ob
bjetivo, en este
e caso, es
e estructurrar y delimittar
el co
ontenido de
el sistema. La información recogida
en el
e paso an
nterior, permite hace
er un diseño
preliminar parra el des
sarrollo de
el SIG, l
las
activ
vidades a ejjecutar será
án un diseñ
ño conceptu
ual
de la
l base de
e datos a utilizar y otro de las
l
funciiones.

Denttro del dise

eño de la base de datos habrá que
tener en cuentta los requ
uisitos de lo
os datos, así
a
como
o su precisión y los estándares
e q
que se van a
utiliz
zar. Se deb
berán integrrar los dato
os existente
es.
En el
e manejo de estos datos
d dentro
o de la ba
ase
tendremos unas opciones de dispon
nibilidad y de
necesidades de conversión
c entre tipos de datos.

:: La clasificación
c n, precisión y la frecuen
ncia de actu
ualización pa
ara cada tip
po de dato, ya
fueron
n identifica
adas duran
nte el aná
álisis de lo
os requisittos de los
s datos. L
Las
especificaciones de
d la base de
d datos de
eben tambié
én identificar las fuente
es, volúmen
nes
y estructuras, tan
nto para los datos espaciales como
o para los attributos.

Estas consideraciones previa

as deberán conducirnos
c s a la elecció
ón de un mo
odelo espac
cial
de tipo raster o vector
v (o am
mbos) y a la
l escogenc
cia entre tip
po relacional pleno u ottro
tipo de base de datos,
d para los atributos (en defin
nitiva escog
ger el mode
elo conceptu
ual
de dattos).

Las especificacio
e ones del diseño
d de las funciones del SIG están determinad
das
directa
amente porr la definició
ón de los elementos
e a
anteriores y las caracte
erísticas de la
base de
d datos. Es
stos definen
n las funcion
nes y proces
sos que se requieren
r pa
ara permitir el
desarrrollo de la base de datos
d y la producción de produc
ctos de infformación, en
definittiva, un aná
álisis de utillización de las
l funcione
es y sus pro
opiedades. Guptill
G (198
88)
propone una lista
a de funciones genéricas de SIG pa
ara interface
es de usuario, manejo de
la base de datos, creación de la misma, análisis y manipulación de datos, presentación
de los datos y generación de productos.

::Según los requisitos de interfaz, comunicaciones, hardware y software nos

encontraremos con unas funciones u otras. En definitiva, lo que se presentará al final
del proceso es una serie de ventanas al usuario, con unas funciones asociadas e
interrelacionadas entre sí, con salidas en pantalla o a través de impresora u otro
dispositivo de salida.

Los modelos conceptuales deben ser desarrollados y documentados,

para describir el diseño lógico y físico del sistema propuesto. Deben
incluir los aspectos relativos al hardware, software, comunicaciones,
procesos, recursos humanos y las líneas de acción de la organización.
Se pueden incorporar modelos alternativos para la estructura del
hardware y de las comunicaciones.

Para algunas empresas la elección entre un modelo centralizado o distribuido del SIG
puede suponer un elemento crítico del diseño. Dangermond (1988) recoge las
tendencias, ventajas y desventajas de varias estructuras de SIG.

Como en las otras fases, se deberá contactar a una serie de interlocutores válidos para
el desarrollo del diseño. En este caso, se contará con los técnicos de la organización,
dentro del nivel operativo.

Para llegar a este diseño preliminar, contamos con

formularios donde se requerirá la especificación de la base de
datos, la especificación funcional del sistema y el diccionario
de datos.

Tendremos como resultado final un documento que contendrá

el diseño preliminar del SIG, en los dos aspectos
mencionados.
:: Fase
F 4:
4 Estrategia
a de im
mplanttación
:: En esta fase se
e plantea el cómo llevar a cabo la implementa
ación del SIIG. Son variios
spectos a te
los as ener en cue
enta en este
e momento; nos enfoc
camos en la
a estrategia
a a
seguirr y el análisiis coste-ben
neficio.

Para definir
d la esttrategia deb
bemos recurrrir
al estudio de diversas v
variables. La
tecnolo
ogía existe
ente supone un prim
mer
factor de estudio.

studio de mercado
Un es m info
ormal tras el diseño preliminar,
p debería estar dirigido a
determ
minar las ca a. En un principio se podría realiizar median
apacidades del sistema nte
visitas
s a vended
dores y a puestos
p de usuarios. El objetivo sería dete
erminar si las
l
especificaciones preliminares
p s pueden se
er suplidas por la tecn
nología existtente. Si es
sto
no es así, las opc
ciones serían rebajar la
a funcionalid
dad y las es
specificacion
nes de uso del
d
sistem
ma o bien ac
ceptar la po
osible adquisición de un
n sistema de
d mayores componenttes
de des
sarrollo.

Otro de
d los eleme
entos sería un estudio de las aplic
caciones del SIG en relación con los
l
datos.. A medida que se re
ealice la implementació
ón del SIG,, deberán articularse
a l
las
divers
sas fases pa
ara que el sistema
s empiece a gen
nerar, lo antes posible,, los primerros
resulta
ados a trav
vés de sus
s aplicacione
es. Para ello, se recu
urre a la elaboración de
cronog
gramas, que
e indican la distribución
n en el tiem
mpo de las diversas
d actividades en el
tiempo
o.

o de la estrategia no
Dentro o se puede olvidar el factor hum
mano. El pe
ersonal de la
empre
esa necesittará adapta
arse paulatinamente al
a nuevo sistema.
s Para ello, se
erá
necesa
ario un pe
eriodo de formación
f del mismo que se acomode
a al proceso de
implem
mentación, de manera que el sisttema esté operativo,
o s demoras
sin s debidas a la
falta de
d manejo de
d los usuarrios.
 Por último, habrrá de realiz
zarse un estudio
e de riesgos-seg
guridad. Se evaluará en
ntaje según
porcen n los posibles factores de riesgo, aunque és
ste presente
e dificultade
es,
entre otras por lo
os múltiples
s interlocuto
ores, sobrettodo por la toma de de
ecisiones y las
l
distinttas prioridad
des.

El anális
sis coste-ben
neficio tiene
e por objeto establecer
los argumentos económicos, pa ara la propu
uesta de
adquisición del SIG..

Lo
os costes, be
eneficios, im
mpactos y rie esgos de la
ad
dquisición de
el sistema, se
s miden co on relación a los que
se tendrían quue mantene er con los prroductos, daatos y
procesos actuuales de la empresa.
e

Si el dise
eño preliminnar admite diversas
d alternativas, será
s
necesariio analizar lo
os costes y beneficios de
d cada una a de
ellas.

Lass fases del análisis

a consisten en es
stimar el moodelo de
cos
stes comple eto del SIG, valorar los beneficios, valorar
los
s riesgos y el
e cál-culo del beneficio neto ponde erado.

Los costes
s de implementación y operación
o del SIG, inclu
uyen
los de adquisición y manteni-mie
m nto del hard
dware y
software, la
l captura y el almacen namiento dee datos, la
formación de personal adicional y más cualifficado
(requerido
o para el maanejo, progrramación proopia, soportte a
los usuario
os y ejecució
ón de aplica
aciones del sistema),
s lo
os
consumiblees, la prepa
aración de lo
ocales y todos los gastoos
generales asociados.

ste del proce

El cos eso de adqu
uisición pue
ede ser también incluid
do. Los costes constanttes
deberían determinarse a parrtir de un modelo
m de vida
v del sisttema en el tiempo, de al
s cinco años
menos s. El descue
ento refleja el coste de oportunidad del capita
al y permite la
compa
aración de costes
c y ben
neficios que
e ocurran en
n diferentes
s tiempos du
urante la vida
del sis
stema.
Se podrían obtener unos costes indicativos del hardware, software, mantenimiento y
formación, a través de dos o tres de los vendedores identificados anteriormente. Si
fuera posible, estos costes se podrían validar a través de contactos con otras empresas
usuarias ya existentes. Los costes de captura de datos pueden oscilar entre 10 a 1.000
veces el coste del hardware y software. Los modelos del proceso de digitalización
manual desarrollados por Marbie, Lauzon y McGranaghan (1984) y La¡ (1988),
proporcionan una base para evaluar este componente.

Se pueden definir tres categorías de beneficios de un SIG: de eficiencia, eficacia e

intangibles (Prisley y Mead 1987; Maffini y Saxton 1987). Los beneficios de eficiencia
son los relativos a los ahorros de tiempo y coste, debidos a un proceso de datos más
rápido y a la reducción de resultados duplicados, mientras que los beneficios de
eficacia se refieren a la mejora de los procesos de toma de decisiones, debido a la
nueva distribución temporal o a la información nueva.

Los beneficios intangibles pueden incluir la mejora de la imagen pública de la empresa,

la reducción de la confusión ante datos contradictorios, la mejora de la cooperación
entre los usuarios compartiendo los datos, el incremento de la profesionalidad y moral
del personal, el avance en la posibilidad de hacer frente a imprevistos y los nuevos
conocimientos debidos a la mejora del análisis de los datos.

Los efectos del SIG propuesto sobre la organización y la plantilla de la empresa,

pueden ser grandes y también pueden tener una relación significativa con el análisis
coste-beneficio. Los impactos en la recopilación, en el proceso de datos y en el
personal que toma decisiones, pueden ser valorados en el análisis de requerimientos
del usuario. Los impactos en la organización pueden incluir cambios en la estructura de
organización y gestión asociados con las nuevas tecnologías, nuevos papeles y
procedimientos y nuevos requerimientos de consulta y cooperación. Estos elementos
institucionales pueden tener mayor influencia en el éxito del SIG que los técnicos. Una
reunión temprana con el personal y sus representantes advirtiendo sobre estos
impactos, ayudará a evitar conflictos durante la implementación. Puede haber
implicaciones legales y políticas para la empresa en términos de responsabilidad,
autoridad y garantías con respecto a la recopilación y mantenimiento de los datos y la
diseminación de productos de información.
 El análisis coste-beneficio debe incluir una valoración del riesgo en caso de que el
proyecto no consiga un próspero resultado en términos de tiempo, coste,
especificaciones y beneficios. El riesgo económico puede ser valorado mediante un
análisis detallado, determinando los valores más optimistas y pesimistas para los
costes y beneficios cuantificados. Otros factores de riesgo incluyen la complejidad de
los datos y del sistema considerado, la experiencia y composición del equipo del
proyecto del SIG y el impacto previsto del sistema en la organización y la plantilla. La
descripción de los riesgos en este momento inicial, permite a los gestores actuar y
reducir los riesgos, o seguirlos de cerca durante el proyecto.

Los costes, beneficios, impactos y riesgos, pueden ser analizados y presentados de

varias maneras. Dickinson y Calkins (1988) describen un modelo de beneficio/coste
basado en los valores del producto SIG. El requisito mínimo es presentar los aspectos
económicos básicos de la propuesta, junto con una relación de factores no incluidos en
el análisis económico.

La ecuación económica básica es:

Coste
Coste Beneficios Beneficio
operativo y
operativo de cuantificados económico
capital del
reemplazo del SIG neto del SIG
SIG
del sistema propuesto propuesto
propuesto

Este beneficio económico neto, debe ser valorado a continuación con respecto a
informes concisos de los beneficios intangibles y de los riesgos, y a los impactos en la
organización y el personal. La consideración del análisis coste-beneficio es un hito
principal en el proyecto de adquisición del SIG. Puede mostrar que la propuesta debe
ser aplazada, que se necesita un trabajo mayor a la hora de fijar los objetivos, los
requerimientos y el diseño preliminar, o que la adquisición pase a la fase siguiente.

Una buena medida es hacer un estudio piloto para examinar el diseño preliminar antes
de llegar al diseño final y para invertir más recursos, así como para desarrollar la
comprensión y la confianza de los usuarios en la nueva tecnología, y ganar algo de
experiencia operacional para ayudar al diseño de lo que será el test de control
(benchmark test).
El esttudio piloto
o comprend
de como ac
ctividades su
s propio diseño,
d la selección del
d
sistem
ma piloto, la adquisición
n de los dato
os para el mismo,
m la prroducción de
e resultados
sy
su aná
álisis. El doc
cumento de diseño del estudio deb
be hacer con
nstar los objjetivos, dirig
gir
la sele
ección del sistema piloto, de los
s datos y productos,
p e identificarr los recurs
sos
requeridos y el horario
h prop
puesto. Es importante
i para los us
suarios esta
ar de acuerrdo
os objetivos y el alcance
con lo e del estudio
o.

nte el dise
Duran eño prelimiinar se ha
abrán identificado un
n número de sistem
mas
potenc
ciales. La selección
s de
e uno de ellos
e para este
e estudio
o, se basa en el ajus
ste
aparente de sus capacidade
es a los req
querimientos
s y al coste
e de establecimiento del
d
estudiio piloto. El hardware y el softwarre pueden ser
s arrendad
dos durante
e el estudio,, o
los pro
opios proveedores del sistema
s pue
eden prestar apoyo. Ha
a de indicars
se claramen
nte
a toda
as las partes que la ele
ección de un
n sistema para
p el estud
dio no impliica que sea el
que se
e adquiera finalmente.
f Los usuario
os deben ev
vitar el pelig
gro de sentirse obligad
dos
a esco
oger el siste
ema por su familiaridad
f con él.

atos piloto deben

Los da d incluir ejemplos de todos lo
os tipos de datos espec
cificados en el
diseño
o preliminar. Un acerrcamiento al problema es escog
ger un áre
ea geográfiica
peque
eña pero rep
presentativa
a y adquirirr todos los datos
d del árrea. Los pro
oductos pilo
oto
deben
n ser consig
guientementte representtativos del sistema fina
al, e incluirr aquellos que
los usuarios cons
sideren fund
damentales para el éxitto del sistem
ma. Si hay conflicto
c enttre
er datos tipo
escoge t raster o vectoria
al, los datos y productos piloto deben ser
s
selecc
cionados parra resolver esta
e cuestió
ón.

El es
studio pilo
oto proporrcionará una
experiiencia valios
sa, así como
o sugerencias
de los usuarios.. Los resultados deben
condu
ucir a la mejjora de la base
b de dattos
y de la especificación del sistema y a
revisar los ele
ementos d
del coste y
benefiicio y la relación d
de beneficios
intang
gibles, impactos y riesgos.
Para toda esta fase los interlocutores dentro de la empresa se encuentran en el nivel
de gestión, siendo los jefes de área o de servicio.

Se incluye dentro de los formularios todo aquello que interviene en el proceso, como
es la relación de los costes del SIG, la valoración de los beneficios, riesgos y del
beneficio neto ponderado.

Como documentos finales tenemos el plan de implantación y un resumen ejecutivo.

9.2.5.
:: Fase 5: Implementación
::Tras la aprobación definitiva de la estrategia de implantación, llegamos en este punto
de la metodología a la construcción final del SIG. Se puede estructurar esta fase con
tres subfases, que incluirán el diseño final del sistema, la construcción propiamente
dicha del mismo y la implantación como tal dentro de la empresa.

:: Diseño final

El objetivo de este paso es producir la

documentación del diseño necesaria para la
adquisición. Para ello contamos con el diseño
de la estructura del sistema.

:: Los estudios anteriores del mercado nos habrán fijado los límites de la tecnología
existentes, para realizar el diseño detallado. Se finalizarán las especificaciones de la
base de datos (tipos de datos, adquisición de los mismos, etc.), así como las
especificaciones funcionales (las aplicaciones, el modelo de procesos, los módulos,
etc.) y las genéricas del sistema. Si se ha realizado un estudio piloto sus resultados se
incorporarán al proceso.

En esta parte conviene insistir en la especificación detallada de las funciones y su

clasificación como obligatorias (corresponderían con la clasificación de prioridades),
deseables u opcionales. Únicamente aquellas que sean esenciales deberán ser
clasificadas como obligatorias, de lo contrario una sobreespecificación redundará en
una difícil evaluación de alternativas y podrían provocar la desaparición de propuestas
de innovación. Las especificaciones de ejecución deben ser expuestas en términos de
actuaciones mínimas aceptables (capacidad de trabajo obligatoria) y requerimientos
óptimos.

Hay una serie de elementos existentes previamente, que deben ser identificados y
especificados, como son el hardware, el software, los sistemas de comunicación, los
 requis
sitos de la in
nterfaz y la política de la empresa
a sobre com
mpatibilidad y estándare
es,
ya que
e suponen condicionant
c tes del siste
ema a los qu
ue hay que adaptarse, en lo posible.

equisitos genéricos de
Los re el sistema, incluyen el
e mantenim
miento, sop
porte técnic
co,
formación, docum
mentación del usuario
o y del sisttema, herra
amientas del desarrollo,
actuallizaciones, seguridad
s y ergonomía.

Para todo
t este prroceso, los interlocutorres válidos se
s encuentrran en el niv
vel operativ
vo,
ya qu
ue son los técnicos de
e sistemas los que mejor
m conoce
en las nece
esidades y el
funcio
onamiento básico
b de la empresa. El contacto con
c estos intterlocutores
s deberá ten
ner
como resultado una serie de formularios
s que incluirrán toda la serie
s de req
quisitos finalles
del SIG.

ncluir este paso

Al con p tendre
emos ya el documento
o que refleja
a el diseño detallado del
d
sistem
ma.

:: Co
onstrucc
ción

:: El paso siguiente es lleva

ar a la realidad el diseño detallado obtenido
o. La prime
era
ción a realiz
operac zar sería la adquisición
n de la tecn
nología nece
esaria. Para llegar a es
sta
adquis
sición son necesarios
n to
oda una serrie de estud
dios previos.. Tanto si se
e ha realizado
un esttudio de me
ercado prev
vio como un
n estudio piloto, en deffinitiva se necesitará
n una
solicitud formal de ofertas a los prov
veedores de
e sistemas del mercado, que se
erá
da a los mis
enviad smos. Dicha
a solicitud habrá
h de especificar los
s requisitos contractualles
y la metodología
m de evaluación.

ntractuales que deben ser

equisitos con
Los re s incluidos
s son:

La acepttación La provisióón La
a adecuaciónn Un borrador
Las condiciones
c
de soluc
ciones de desarrollo de los de
e las
geneerales de la
con varios especial de
el elementos cond diciones
prropuesta.
proveeddores. software.. prreexistentes
s. del co
ontrato.
La solución óptima a los complejos requisitos de un SIG, puede implicar una variedad
de proveedores de hardware y software. La empresa ha de especificar si quiere un
suministrador principal que coordine todo el proceso, aceptando la responsabilidad, o
varios que pueden ser contratados para implementar las diversas partes del sistema,
bajo la dirección de la plantilla de la empresa.

El suministrador principal puede ser tanto un único proveedor como una compañía
especializada en integración de sistemas. La solicitud de ofertas ha de evaluar, de igual
modo, si se ha de dirigir el proceso en su totalidad o si se pueden considerar
propuestas para partes concretas.

La empresa debe también especificar si las soluciones propuestas se deben ajustar a

un modelo ya cerrado o actualmente en vía de desarrollo. Hay riesgos en ambas
posiciones, ya que los sistemas en desarrollo pueden prometer mayores beneficios que
otros, pero hay un riesgo significativo de que se desarrollen sus especificaciones de
ejecución o de tiempo. El riesgo de eliminar estos sistemas del proceso, radica en
renunciar a los beneficios potenciales a mediano y largo plazo.

Una aproximación al problema es realizar un test de control (benchmark test) y fijar la

fecha del mismo como límite. Se considerarán sólo aquellos que para entonces tengan
los requerimientos demostrables.

El desarrollo especial del software debe

incluir la personalización de los interfaces
del usuario, el software de traducción de los
datos existentes, funciones de proceso
únicas e interfaces con otros sistemas. Se
debe especificar, así mismo, el proceso de
desarrollo y actualiz ación de las
especificaciones del software y del diseño, y
el seguimiento de la implementación.

Las condiciones generales de la oferta deben incluir la fecha tope, la información

mínima para la oferta formal, las condiciones de variación de propuestas durante el
tiempo de evaluación y los precios base. La propuesta exige a los proveedores
responder a un gran número de requisitos técnicos y contractuales. De la misma
manera, pueden ser requeridos para explicar cómo se adecuan sus propuestas a las
funciones y ejecuciones obligatorias, deseables y opcionales. Deben adaptarse a las
condiciones genéricas del sistema y a las condiciones de contrato del borrador. La
empresa puede incluir un cuestionario para reflejar con mayor claridad los aspectos
que más interesen, para evitar respuestas vagas.

La metodología de evaluación sería un índice de los procesos de preselección, test de

control de evaluación de ofertas, evaluación de coste-efectividad y una descripción
general de los criterios de evaluación de cada paso.

Esta petición de ofertas es enviada finalmente a los proveedores por cualquiera de los
medios existentes en la actualidad. Para permitir a los proveedores preparar
convenientemente sus propuestas, es recomendable un periodo de al menos ocho
semanas; durante este periodo se puede proponer una reunión formal con ellos.

El siguiente paso dentro de la adquisición de tecnología sería la propia evaluación de

alternativas para determinar cuál es la más adecuada.

En primer lugar tendríamos una preselección de ofertas, cuyo objetivo sería una lista
breve de sistemas posibles, mediante la evaluación y valoración de la información
suministrada por los proveedores. La evaluación previa de propuestas detalladas debe
identificar cualquier relación entre las mismas, y si deben ser rechazadas sin
evaluación posterior. Las causas del rechazo, en primera instancia, pueden ser la falta
de adecuación con los requerimientos obligatorios, la ausencia de detalles, un
desarrollo inaceptable del sistema, la imposibilidad de formar parte de una solución
global y unos costes que excedan considerablemente las alternativas y el presupuesto
del proyecto.

Las funcionalidades no obligatorias y los requisitos genéricos del sistema, se califican a

partir de las respuestas dadas por los proveedores; se asigna un peso a cada requisito
y se evalúa según una escala numérica. Los pesos se determinan mediante la consulta
a los usuarios, antes de recibir una oferta.

La experiencia ganada, si se ha realizado un estudio piloto, supondrá una base para

determinar la importancia relativa de las funciones. El diálogo con otros usuarios
ayuda
ará enormem
mente a la valoración
v d aspectos como, la ca
de alidad del mantenimien
m nto
y la as
sistencia téc
cnica.

Como resultado de esta ev

valuación prrevia, tendremos una lista de offertas que se
mienda no ex
recom xceda las ciinco, para que
q el proce
eso de contrrol de las mismas
m no sea
s
engorroso.

ntinuación se
A con s realiza un
u test de control, cuyo objetivo
o radica en confirmar la
califica
ación de lo
os requisito
os funciona
ales y dete
erminar estimaciones reales de su
actuac
ción, en térm
minos de ca
apacidad de trabajo.

Las
s partes son:

El dise
eño del El de
esarrollo La documentaciión El análisis de
conntrol de lo
os datos de control los resultados

El dise e basar en los requisito

eño se debe os especifica
ados en la solicitud
s de ofertas; debe
establecer las tarreas a desa
arrollar, los datos sobre los que se
s trabajará y las salid
das
requeridas. La do
ocumentació
ón debe proveer una descripción general de
e las tareas
s y
opia de los datos a utiilizar. Los proveedores
una co p pueden prepararse pa
ara el control,
cargan
ndo los datos existente
es y asegurrándose con
n los conocimientos ap
propiados y la
experiiencia dispo
onible, pero no es nece
esario ni apropiado esp
pecificar dettalles de cada
tarea que se desa
arrollará en el proceso.

Han de se anotaciones con cu

d realizars uidado dura
ante toda la ejecución
n del contrrol,
especialmente en
n lo referen
nte a la con
nfiguración, la carga y la versión del softwa
are
o. Los evalu
usado uadores han de asegurarse de que entienden lo que
e se les es
stá
demos
strando y qu
ue todas las
s funciones se ejecutan en tiempo real.

Los re d test de control, pe

esultados del ermitirán el refinamien
nto de la calificación
c de
funcio
onalidad y la
a valoración de puntuac
ciones para la capacida
ad de trabajo. Las oferttas
que se
e prueben que
q no reún
nen las cond
diciones de funcionalida
ad obligatorrias, o que no
puede
en proporcio
onar el míínimo de capacidad
c d trabajo, se elimina
de arán en es
ste
mome
ento.
La última parte consistiría en una evaluación de coste-efectividad. Las ofertas que
sobrevivan a los procesos anteriores, serán evaluadas finalmente a través de su
efectividad de coste. Se realizarán una serie de actividades como son, la formación de
configuraciones teóricas, el análisis de los costes de cada configuración, el cálculo de
las tasas de coste-efectividad y el análisis de los resultados.
Las configuraciones teóricas se crean definiendo el hardware y software requerido. Se
puede requerir una normalización del hardware en cuanto al volumen de
almacenamiento en disco y el número de estaciones de trabajo.

Los costes operativos de capital y recurrentes para cada configuración, se determinan

para una vida nominal del proyecto de al menos cinco años. Mientras, sólo se
requieren las diferencias de coste para evaluar las distintas alternativas de
configuración, pero los costes totales deben ser también determinados para asegurar
que el análisis coste-beneficio original sigue válido. Las relaciones deben mostrar los
costes de capital y operativos para cada año, tanto a precio constante como a valor
actual.

La tasa de coste-efectividad para cada configuración, se evalúa a continuación

dividiendo el coste del valor actual para el conjunto de la vida nominal, entre la
puntuación de la ejecución funcional y de la capacidad de trabajo, dando el coste por
unidad teórica de ejecución. Dado que aquellos sistemas que no cumplan los niveles
mínimos requeridos de funcionalidad y capacidad de trabajo no aparecerán en la lista
final, las tasas son realmente una medida del incremento marginal de efectividad que
se puede alcanzar con cada configuración superviviente.

Al final de la selección sólo quedaría la adquisición propia del sistema. Una vez
adquirido se ejecutarían todos los aspectos que se han tenido en cuenta hasta el
momento, como son, la construcción de las aplicaciones (programación, etc.) y la
construcción de la base de datos (con sus aspectos de generación y conversión de
datos, etc.).

Dentro de la empresa habrá que tratar con diversos interlocutores, para todo este
proceso, pasando desde el nivel de gestión, donde se contactará a los responsables
económicos, hasta el nivel operativo, con los técnicos de sistemas.
:: Implantación

:: Es la última parte de la fase de implementación. En primer lugar, habrá que dotar de

infraestructura al soporte del sistema. La propia instalación del sistema implicará
preparar locales, establecer el sistema de comunicaciones y desarrollar los interfaces
propios y especiales del software.

Se necesitará una adaptación de los datos al uso del sistema (captura inicial de datos y
desarrollo de los productos), así como a los nuevos procedimientos de manipulación y
actualización. La adaptación deberá llevarse a cabo también en las aplicaciones en
utilización.

La formación puede hacerse en fases para apoyarse en la experiencia ganada. La

efectividad de la formación se evaluará formalmente después de cada fase y los
resultados revisados con el proveedor. La captura inicial de datos y los productos,
puede ser también evaluada junto con los usuarios y, en el caso de existir problemas,
con el proveedor.

Una vez que el sistema se encuentre en

funcionamiento, es necesario un equipo de
soporte que se encargue del mantenimiento de
las aplicaciones y de las bases de datos, siendo
sus funciones verificar que el sistema opere
correctamente y reparar las posibles
deficiencias, bien a través de su experiencia o
contactando a los proveedores.

Dado el nivel físico al que se trabaja, los interlocutores en este caso serán, dentro del
nivel de gestión, los jefes de área o servicio, y a nivel operativo, los usuarios finales
que manejarán el sistema.

De la misma manera, se recogerán las actuaciones en documentos, en los que figurará

la política de servicio, los nuevos procedimientos de trabajo finales y toda la
información del usuario (manuales, etc.).
:: Fase 6: Puesta en marcha.

Por último, nos encontramos con la definitiva puesta en

marcha. En esta fase se pretende evaluar los resultados
que se obtendrán al final del proceso. De aquí surgirán
nuevas necesidades dentro de la empresa, que inducirán a
revisar todo el proceso de la metodología, produciéndose
una retroalimentación de todo el conjunto.

Habrá que examinar la organización en producción, si está dando los resultados

previstos, si los nuevos procedimientos en funcionamiento se adecuan a la
organización y al sistema. El impacto en la organización que tenga el SIG, habrá de ser
estudiado frente a actitudes de rechazo, tiempos, etc., que pueden dar resultados
negativos.

Por último, se deberá revisar la generación de productos de información, si estos son

los previstos y si se producen tal y como se pretendía, al instalar el sistema. Estos
productos pasarán, en un principio, a generar únicamente mapas, para que con el
tiempo y la experiencia se desarrollen el campo del análisis y de la gestión integral,
que es para lo que en definitiva se implementa el SIG.

Para hacer esta revisión, los interlocutores irán desde el nivel de decisión, con los
gerentes de la empresa, hasta el nivel de gestión, contactando a los jefes de área o
servicio, y el nivel operativo, con los técnicos y usuarios finales.

En esta última fase, los documentos que se obtienen son ya los propios productos de
información, el objetivo final de todo el proceso, para los que se ha desarrollado toda
esta metodología de implantación del SIG.