ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

1 Sumário
2 Arquivo, Museu e Biblioteca ........................................................................................................................................................... 8
2.1 Definições de Arquivo ............................................................................................................................................................ 8
2.2 Definições de bibliotecas........................................................................................................................................................ 9
2.3 Definições de Museu............................................................................................................................................................... 9
2.4 Características comuns:........................................................................................................................................................... 9
2.5 Diferenças ............................................................................................................................................................................... 10
2.6 Paralelo entre Arquivo e Biblioteca .................................................................................................................................... 12
3 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 13
4 Conceitos Básicos ........................................................................................................................................................................... 15
4.1 Arquivo.................................................................................................................................................................................... 15
4.1.1 Lei 8159/91........................................................................................................................................................................ 15
4.1.2 Polissemia da palavra arquivo ......................................................................................................................................... 16
5 Arranjo.............................................................................................................................................................................................. 16
6 Arquivologia .................................................................................................................................................................................... 17
6.1 Arquivologia – Arquivística – Estudo dos Arquivos ....................................................................................................... 17
6.2 Profissional da Informação .................................................................................................................................................. 17
7 Documento ...................................................................................................................................................................................... 18
7.1 Informação ............................................................................................................................................................................. 18
7.2 Suporte .................................................................................................................................................................................... 18
7.3 Características de um Documento de Arquivo ................................................................................................................. 18
7.4 Outros conceitos importantes ............................................................................................................................................. 19
8 Tipos de Arquivo ............................................................................................................................................................................ 19
9 Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística .................................................................................................................. 20
10 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 23
11 Conceitos (parte 2) ......................................................................................................................................................................... 25
12 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 30
13 Princípios Arquivísticos ................................................................................................................................................................. 31
13.1 Proveniência / respeito aos fundos .................................................................................................................................... 31
13.2 Ordem original ....................................................................................................................................................................... 31
13.3 Organicidade .......................................................................................................................................................................... 31
13.4 Cumulatividade / naturalidade ............................................................................................................................................ 32
13.5 Indivisibilidade / integridade ............................................................................................................................................... 32
13.6 Unicidade ................................................................................................................................................................................ 32
13.7 Territorialidade ....................................................................................................................................................................... 32
13.8 Legalidade ............................................................................................................................................................................... 32
13.9 Inalienabilidade ...................................................................................................................................................................... 33
13.10 Imprescritibilidade ............................................................................................................................................................ 33
13.11 Princípio da Reversibilidade ............................................................................................................................................ 33
13.12 Princípio da Pertinência ................................................................................................................................................... 33

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13.13 Pertinência Territorial....................................................................................................................................................... 33
14 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 34
15 Gestão de Documentos/Gestão Documental ........................................................................................................................... 35
15.1 Para que uma política de gestão de documentos? ............................................................................................................ 35
15.2 O que é a gestão de documentos?....................................................................................................................................... 35
15.3 Objetivos ................................................................................................................................................................................. 35
15.4 Fases ........................................................................................................................................................................................ 36
15.5 Atividades desenvolvidas...................................................................................................................................................... 36
15.6 Níveis de Aplicação ............................................................................................................................................................... 37
15.7 Principais características da gestão documental ................................................................................................................ 37
15.8 Tratamento dos documentos nos arquivos intermediários:............................................................................................ 38
16 Instrumentos de Gestão Documental ......................................................................................................................................... 38
17 Valor dos Documentos .................................................................................................................................................................. 39
17.1 Primário ................................................................................................................................................................................... 39
17.2 Secundário............................................................................................................................................................................... 40
17.3 Outros conceitos:................................................................................................................................................................... 41
18 Funções Arquivísticas .................................................................................................................................................................... 41
18.1 Criação/Produção ................................................................................................................................................................. 41
18.2 AVALIAÇÃO ........................................................................................................................................................................ 41
18.3 AQUISIÇÃO ......................................................................................................................................................................... 42
18.4 CONSERVAÇÃO/PRESERVAÇÃO.............................................................................................................................. 42
18.5 CLASSIFICAÇÃO ................................................................................................................................................................ 42
18.6 DESCRIÇÃO ........................................................................................................................................................................ 42
18.7 DIFUSÃO/ACESSO ........................................................................................................................................................... 43
19 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 43
20 Código de Classificação ................................................................................................................................................................. 45
21 Tabela de Temporalidade e Destinação Documentos (TTD) ................................................................................................. 46
21.1 Prazo de guarda dos documentos ....................................................................................................................................... 47
21.2 Destinação final dos documentos ....................................................................................................................................... 47
21.3 Exemplo de Tabela de Temporalidade de Documentos ................................................................................................. 48
22 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 50
23 Gabarito............................................................................................................................................................................................ 51
24 Ciclo Vital......................................................................................................................................................................................... 51
24.1 Arquivo corrente ou arquivo de primeira idade ............................................................................................................... 52
24.1.1 Características:............................................................................................................................................................... 52
24.2 Arquivo intermediário........................................................................................................................................................... 52
24.2.1 Características:............................................................................................................................................................... 52
24.3 Arquivo permanente ............................................................................................................................................................. 53
24.3.1 Características:............................................................................................................................................................... 53
24.4 Transferência, recolhimento e eliminação dos documentos........................................................................................... 53

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25 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 54
26 Gabarito............................................................................................................................................................................................ 55
27 Avaliação .......................................................................................................................................................................................... 55
27.1 Vantagens do processo de avaliação ................................................................................................................................... 56
27.2 OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS .......................................................... 56
28 Plano de Destinação de Documentos ......................................................................................................................................... 57
29 Eliminação de Documentos Arquivísticos ................................................................................................................................. 57
29.1 Passos para a eliminação de documentos arquivísticos (Resolução nº 40 de 2014 – CONARQ) ........................... 57
30 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 58
31 Gabarito............................................................................................................................................................................................ 59
32 Classificação de Arquivos .............................................................................................................................................................. 60
32.1 Classificação quanto às entidades mantenedoras ............................................................................................................. 60
32.2 Classificação quanto à natureza dos documentos ............................................................................................................ 60
32.3 Classificação quanto aos estágios de sua evolução ........................................................................................................... 61
32.4 Classificação quanto à extensão de sua atuação................................................................................................................ 61
33 Classificação de Documentos ....................................................................................................................................................... 62
33.1 Classificação quanto ao Gênero .......................................................................................................................................... 62
34 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 63
35 Gabarito............................................................................................................................................................................................ 65
36 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 65
37 Gabarito............................................................................................................................................................................................ 67
38 Atividades de protocolo................................................................................................................................................................. 68
38.1 Recebimento ........................................................................................................................................................................... 68
38.2 Classificação............................................................................................................................................................................ 69
38.2.1 Plano de classificação e código de classificação ...................................................................................................... 70
38.2.2 Aspectos Importantes da Classificação Arquivística .............................................................................................. 70
38.2.3 Objetivos da Classificação Arquivística .................................................................................................................... 70
38.2.4 Procedimento para a classificação arquivística: ....................................................................................................... 71
38.3 Registro ................................................................................................................................................................................... 71
38.4 Controle da tramitação ......................................................................................................................................................... 71
38.5 Distribuição ............................................................................................................................................................................ 72
38.6 Expedição ............................................................................................................................................................................... 72
38.7 Autuação de documento avulso para formação de processo ......................................................................................... 72
38.7.1 Elementos da autuação ................................................................................................................................................ 72
38.8 Outras competências............................................................................................................................................................. 72
39 Exercícios ......................................................................................................................................................................................... 72
40 Gabarito............................................................................................................................................................................................ 74
41 Métodos de Arquivamento............................................................................................................................................................ 74
41.1 Método Alfabético ou Onomástico .................................................................................................................................... 75
41.1.1 Vantagens:...................................................................................................................................................................... 76

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41.1.2 Desvantagem: ................................................................................................................................................................ 76
41.1.3 Regras de Alfabetação.................................................................................................................................................. 76
41.2 Método Geográfico ............................................................................................................................................................... 80
41.2.1 Vantagens....................................................................................................................................................................... 80
41.2.2 Desvantagem ................................................................................................................................................................. 80
41.2.3 Organização por estado ............................................................................................................................................... 80
41.2.4 Organização por cidade ............................................................................................................................................... 81
41.2.5 Correspondência por país ........................................................................................................................................... 81
41.3 Métodos Numéricos.............................................................................................................................................................. 81
41.3.1 Numérico Simples ........................................................................................................................................................ 82
41.3.2 Numérico-cronológico ................................................................................................................................................ 82
41.3.3 Numérico dígito-terminal............................................................................................................................................ 83
41.4 Método ideográfico – (assunto) .......................................................................................................................................... 84
41.4.1 Alfabético - dicionário ................................................................................................................................................. 85
41.4.2 Alfabético - enciclopédico........................................................................................................................................... 86
41.5 Ideográfico - numérico ......................................................................................................................................................... 86
41.5.1 Numérico - duplex ....................................................................................................................................................... 86
41.5.2 Numérico – decimal ..................................................................................................................................................... 87
41.5.3 Unitermo ........................................................................................................................................................................ 88
41.6 Métodos Padronizados ......................................................................................................................................................... 88
41.6.1 Variadex ......................................................................................................................................................................... 88
41.6.2 Automático, Soundex, Rôneo e Mnemônico ........................................................................................................... 89
41.6.3 Método alfanumérico ................................................................................................................................................... 90
42 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO .................................................................................................................................. 90
42.1 Atividades de Arquivamento ............................................................................................................................................... 91
42.1.1 Inspeção ......................................................................................................................................................................... 91
42.1.2 Estudo ............................................................................................................................................................................ 91
42.1.3 Classificação .................................................................................................................................................................. 91
42.1.4 Codificação .................................................................................................................................................................... 91
42.1.5 Ordenação ..................................................................................................................................................................... 91
42.2 Arquivamento......................................................................................................................................................................... 91
42.3 Tipos Básicos de Instrumentos de Pesquisa ..................................................................................................................... 91
42.3.1 Instrumentos de Pesquisa Auxiliares ......................................................................................................................... 92
43 Microfilmagem ................................................................................................................................................................................ 92
43.1 Conceitos Importantes ......................................................................................................................................................... 92
44 Microfilmagem ................................................................................................................................................................................ 93
44.1 Condições Básicas do Local de Armazenamento dos Microfilmes ............................................................................... 93
44.2 Vantagens da Microfilmagem .............................................................................................................................................. 93
44.3 Legislação ................................................................................................................................................................................ 94
44.4 Sinaléticas ................................................................................................................................................................................ 95

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44.4.1 Obrigatórias em todos os rolos: ................................................................................................................................. 96
44.4.2 Obrigatórias em todos os rolos caso o documento seja microfilmados em mais de um rolo: ........................ 96
44.5 Tratamento da documentação a ser microfilmada ........................................................................................................... 97
44.6 LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968........................................................................................................................ 98
44.7 DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996. .............................................................................................. 98
45 Digitalização .................................................................................................................................................................................. 101
45.1 POR QUE DIGITALIZAR? ............................................................................................................................................ 101
45.2 Parâmetros para a obtenção de qualidade da imagem digital ....................................................................................... 103
45.3 Formatos dos arquivos dos representantes digitais........................................................................................................ 104
45.3.1 Matriz Digital .............................................................................................................................................................. 104
45.3.2 Formatos de acesso .................................................................................................................................................... 104
45.3.3 Geração de matrizes digitais ..................................................................................................................................... 104
45.4 Metadados técnicos ............................................................................................................................................................. 106
45.5 Controle de qualidade no processamento técnico de captura digital .......................................................................... 106
45.5.1 Formas de obtenção e verificação da qualidade: ................................................................................................... 106
45.6 ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ......................................................... 107
45.7 Acesso.................................................................................................................................................................................... 108
45.8 Extração de conteúdos ....................................................................................................................................................... 108
45.8.1 OCR (Optical Character Recognition) – Reconhecimento Óptico de Caracteres .......................................... 108
45.8.2 ICR (Intelligent Character Recognition) – Reconhecimento Inteligente de Caracteres ................................. 108
45.8.3 OMR (Optical Mark Recognition) – Reconhecimento Óptico de Marcas ....................................................... 108
45.8.4 HCR (Handwritten Character Recognition) – Reconhecimento de Caracteres Manuscritos ........................ 108
45.9 Aspectos gerais para segurança, armazenamento e preservação das imagens digitais .............................................. 109
45.9.1 Armazenamento ......................................................................................................................................................... 109
46 Preservação, Conservação e Restauração (P1) ......................................................................................................................... 109
46.1 Áreas de Armazenamento .................................................................................................................................................. 110
46.1.1 Áreas Externas ............................................................................................................................................................ 110
46.1.2 Áreas Internas ............................................................................................................................................................. 110
46.1.3 Depósitos especiais .................................................................................................................................................... 111
46.2 Fatores de deterioração....................................................................................................................................................... 111
46.3 Fatores ambientais ............................................................................................................................................................... 111
46.3.1 Condições Ambientais ............................................................................................................................................... 111
46.3.2 Temperatura e umidade relativa ............................................................................................................................... 112
46.3.3 Radiação da luz ........................................................................................................................................................... 113
46.3.4 Qualidade do ar........................................................................................................................................................... 113
46.4 Agentes biológicos............................................................................................................................................................... 114
46.4.1 Fungos .......................................................................................................................................................................... 114
46.4.2 Bactérias ....................................................................................................................................................................... 115
46.4.3 Roedores ...................................................................................................................................................................... 115
46.4.4 Baratas .......................................................................................................................................................................... 115

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46.4.5 Brocas ........................................................................................................................................................................... 115
46.4.6 Cupins .......................................................................................................................................................................... 115
46.4.7 Traça ............................................................................................................................................................................. 116
46.5 Intervenções inadequadas nos acervos ............................................................................................................................ 116
46.6 Problemas no manuseio de livros e documentos ........................................................................................................... 116
46.7 Furto e vandalismo .............................................................................................................................................................. 116
46.8 Critérios de intervenção para a estabilização de documentos ...................................................................................... 116
46.8.1 Características gerais dos materiais empregados em conservação ...................................................................... 117
46.9 Higienização de documentos ............................................................................................................................................. 117
46.9.1 Limpeza de superfície ................................................................................................................................................ 117
46.9.2 Materiais usados para limpeza de superfície........................................................................................................... 117
46.9.3 Higienização de documentos de arquivo ................................................................................................................ 118
46.9.4 Limpeza do espaço físico – salas de acervo ........................................................................................................... 118
46.10 Acondicionamento.......................................................................................................................................................... 118
46.10.1 Os documentos devem ser acondicionados em invólucros apropriados, que assegurem sua preservação. A
escolha deverá ser feita observando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. ....................................... 118
47 Armazenamento ............................................................................................................................................................................ 119
47.1 Produção, Acesso, Manuseio e Transporte ..................................................................................................................... 119
47.1.1 CUIDADOS NO MANUSEIO DE DOCUMENTOS ..................................................................................... 120
47.1.2 Uso de papel reciclado para a produção de documentos de arquivo ................................................................. 120
48 Preservação .................................................................................................................................................................................... 121
48.1 Principais atividades de conservação ................................................................................................................................ 121
48.1.1 Desinfestação .............................................................................................................................................................. 121
48.1.2 Congelamento ............................................................................................................................................................. 122
48.1.3 Limpeza ........................................................................................................................................................................ 122
48.1.4 Alisamento ................................................................................................................................................................... 122
49 Restauração .................................................................................................................................................................................... 122
49.1.1 Banho de Gelatina ...................................................................................................................................................... 122
49.1.2 Tecido ........................................................................................................................................................................... 122
49.1.3 Silking ........................................................................................................................................................................... 123
49.1.4 Laminação.................................................................................................................................................................... 123
49.1.5 Laminação manual...................................................................................................................................................... 123
49.1.6 Encapsulação............................................................................................................................................................... 123
49.1.7 fumigação ..................................................................................................................................................................... 123
49.1.8 laminação ..................................................................................................................................................................... 123
50 Gestão de Documentos Eletrônicos ......................................................................................................................................... 124
51 Gestão Eletrônica de Documentos............................................................................................................................................ 125
52 Órgãos e Competências ............................................................................................................................................................... 125
52.1 Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002. ..................................................................................................................... 125
52.1.1 Capítulo I - do Conselho Nacional de Arquivos ................................................................................................... 125
52.1.2 Capítulo II - Do Sistema Nacional de Arquivos ................................................................................................... 126

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52.1.3 Capítulo V - Da Declaração de Interesse Público e Social De Arquivos Privados ......................................... 127
52.2 Arquivo Nacional ................................................................................................................................................................ 127
52.3 ˃ Quem integra o SIGA? ................................................................................................................................................... 127
52.4 O QUE É O SIGA?............................................................................................................................................................ 128
52.5 CONARQ............................................................................................................................................................................. 129
52.5.1 Câmaras Setoriais ........................................................................................................................................................ 131
52.6 A História do Sinar .............................................................................................................................................................. 131
52.6.1 O Que é e-ARQ Brasil? ............................................................................................................................................. 132
52.6.2 Histórico ...................................................................................................................................................................... 133
53 Bibliografia ..................................................................................................................................................................................... 134

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2 Arquivo, Museu e Biblioteca

Nenhuma entrada de sumário foi encontrada.Iniciamos nosso estudo em arquivologia
diferenciando três entidades de documentação comumente cobradas de forma comparativa
nas provas de concursos. Para tanto, é necessário que entendamos o que é um documento.
No conceito mais amplo um documento consiste de uma informação registrada em um meio,
material ou digital. Contudo, deve-se destacar que nem todo documento compõe um arquivo,
por isso fique atento, uma vez que, muitas provas mencionam documento de arquivo e
documentos, por vezes discriminadamente (partindo do pressuposto contexto), por outras
comparando a diferença, seja implícita ou explicitamente.

INFORMAÇÃO DOCUMENTO
SUPORTE

2.1 Definições de Arquivo

Uma vez que nosso estudo se concentra na disciplina de Arquivologia (Estudo da
Arquivística) levantamos várias definições de arquivo, usados corriqueiramente em provas de
concursos, baseados nos principais autores e na legislação vigente.
Para Paes (2004) define-se por arquivo “a acumulação ordenada dos documentos, em
sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e
preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no
futuro” (grifo nosso).
Schellenberg (2006) define arquivo como “os documentos de qualquer instituição pública
ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de
referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo
de custódia permanente.”, contudo deve-se observar que o autor pontua nessa definição como
arquivo apenas aquele que tomaremos como Arquivo Permanente.
Para Bellotto (2006) estabelece que “o arquivo é um órgão receptor (recolhe naturalmente
o que produz a administração pública ou privada à que serve) e em seu acervo os conjuntos
documentais estão reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao
organograma da respectiva administração” (grifo nosso).

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A Lei 8.159 de Janeiro de 1991 (Lei de Arquivo) define o arquivo no Art. 2º - “Consideram-
se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos” (grifo nosso).
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística há 4 situações em que se
define um arquivo “(1) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade
coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte. (2) Instituição ou serviço que tem por finalidade a
custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. (3) Instalações onde
funcionam arquivos. (4) Móvel destinado à guarda de documentos” (grifo nosso). Nesse primeiro
momento vamos nos concentrar na definição 1, guardemos às demais para um momento de
análise específica do arquivo.
A partir das definições dadas podemos definir e enfatizar que um arquivo tem por objetivo
a guarda/acumulo de documentos (nas suas mais diversas formas) que tenha sido
originado/produzido/gerado na própria instituição, ou de fonte externa e recebido pela
instituição, em função do exercício de suas atividades, ou seja, documento que tenha sido criado
para a execução das tarefas diárias da instituição.
Vale lembrar que estamos no estágio inicial do estudo do arquivo, ainda teremos vários
conceitos a serem compreendidos.
2.2 Definições de bibliotecas
A autora Paes (2004) define como biblioteca “o conjunto material, em sua maioria impresso,
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta”.
De acordo com Bellotto (2006) “biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o que
vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo
conteúdo (assunto); que os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que os
fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias, editoras, empresas gráficas, empresas
jornalísticas, laboratórios de microfilmes, etc)”.

2.3 Definições de Museu

Segundo Bellotto (2006) “museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e
classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e
que seus objetivos finais são educativos e culturais”.
Paes (2004) também define museu, como “uma instituição de interesse pública, criada com
a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de
valor cultural”.
2.4 Características comuns:
As três entidades têm por objetivo realizar:
• A Guarda;
• A Preservação; e
• Oferecer Acesso.
Ao seu acervo de documentos.

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2.5 Diferenças
A Tabela 1, a seguir, apresenta um comparativo das principais diferenças entre arquivos,
bibliotecas e museus, embora existam algumas semelhanças.
De modo geral observa-se que a finalidade das bibliotecas e museus é prioritariamente
cultural, enquanto um arquivo tem finalidade administrativa, embora os documentos em um
arquivo possam assumir valor cultural eles existem no arquivo por razões administrativas em
primeira instância.
Bellotto (2006) indica que as bibliotecas, museus e centros de documentação reúnem
documentos (dos mais variados tipos) de forma artificial, enquanto o arquivo reúne documentos
de forma orgânica.

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

CENTROS DE
DOCUMENTAÇÃO OU
ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEU INFORMAÇÃO / BANCO DE
DADOS
Manuscritos, impressos, Impressos, manuscritos, Objetos (bidimensionais ou Audiovisuais (reproduções)
Suporte audiovisuais audiovisuais tridimensionais) ou virtual
Único Múltiplos Único Único ou Múltiplos
Exemplar
Coleção: documentos Coleção: documentos Coleção: documentos
Tipo de Fundos: documentos unidos pelo conteúdo
unidos pelo conteúdo unidos pelo conteúdo
conjunto unidos pela proveniência (assunto)
(assunto) (assunto) ou pela função
Atividade humana Atividade humana, a Atividade humana
Produtor A máquina administrativa
individual ou coletiva natureza
Culturais, científicos, Científicos
Fins de Administrativos, jurídico, Culturais, artísticos,
técnicos, artísticos,
produção funcionais, legais funcionais
educativos
Provar, testemunhar Instruir, informar Instruir, entreter Informar
Objetivo
Acúmulo natural no Compra, doação, pesquisa
decorrer do desempenho
Entrada dos Compra, doação, permuta Compra, doação, permuta
das atividades da instituição
Documentos de fontes múltiplas de fontes múltiplas
(criados/produzidos ou
recebidos)
Administração na figura do Pesquisador
Grande público e Grande público e
Público administrador e
pesquisadores pesquisadores
pesquisadores
Registro, arranjo, descrição: Tombamento, classificação,
Processament Tombamento, classificação, Tombamento, catalogação: catalogação: fichários ou
guias, inventários,
o técnico catalogação: fichários inventários, catálogos computador
catálogos, etc.
Tabela 1: comparativo entre arquivo, biblioteca e museu adaptado de Bellotto (2006, p45).

professor@joaopaulo.pro.br @JPOrso Página 11 de 134

 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Tanto Bellotto (2006) como Paes (2004) apresentam ainda os chamados Centros de
Documentação ou informação que já foram, e ainda podem ser, cobrados em provas de
concursos, por esta razão também estão incluídas suas características no comparativo da Tabela
1.
Belloto (2006) define Centro de Documentação ou informação como “órgão colecionador
ou referenciador (quando não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente
o fazem e só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente
científicos, já que a coleção (quando os documentos são armazenados) é formada de originais ou
de reproduções referentes a determinada especialidade”.
Segundo o Dicionário Brasileiro de terminologia arquivística centro de documentação é
uma “instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de
informações”.
Os centros de documentação abrangem atividades que são específicas da biblioteconomia,
como da arquivística e da informática. Um centro tem como finalidade armazenar, classificar,
disseminar e reunir documentos de uma especialidade (para qual são destinados) nem sempre
um documento existe fisicamente no centro de documentos, mas uma referência a ele. A essência
por trás do centro é de organizar pelo assunto [1].
2.6 Paralelo entre Arquivo e Biblioteca
Uma vez que o renomado historiador e arquivista americano Theodore R. Schellenberg
teve participação na arquivologia brasileira, em 19601 ao descrever o relatório “problemas
arquivísticos do governo brasileiro”, sua obra é referência para a elaboração de questões de
provas.
É comum encontrar questões comparando arquivos, museus e bibliotecas, porém o
comparativo entre arquivo e bibliotecas é mais comum, dado o paralelo descrito na obra de
Schellenberg (2006).
A Tabela 2 a seguir descreve um comparativo mais acurado entre essas entidades.

ARQUIVO BIBLIOTECA
Documentos textuais. Documentos impressos.
GÊNERO DOS Audiovisual. Audiovisual.
DOCUMENTOS
Cartográfico. Cartográfico

Os documentos são Os documentos são

ORIGEM produzidos e conservados com produzidos e conservados com
objetivos funcionais. objetivos culturais.
Os documentos não são Os documentos são
objetos de coleção; provêm colecionados de fontes
AQUISIÇÃO OU
tão-só das atividades públicas diversas, adquiridos por
CUSTÓDIA
ou privadas, servidas pelo compra ou doação.
arquivo.

1
em virtude da mudança da capital do Brasil do Rio de Janeiro para Brasília, durante o governo JK, a convite de José H.
Rodrigues, na época diretor do Arquivo Nacional

professor@joaopaulo.pro.br @JPOrso Página 12 de 134

 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Os documentos são Os documentos existem em

produzidos em um único numerosos exemplares.
exemplar ou em limitado
número de cópias.
Há significação orgânica entre A significação do acervo não
os documentos depende da relação que os
documentos tenham entre si.
Preserva-se a documentação Aplica-se a unidades isoladas.
referente a uma atividade,
como um conjunto e não como
unidades isoladas.
MÉTODO DE
Os julgamentos são finais e O julgamento revogável.
AVALIAÇÃO
irrevogáveis.
A documentação existe em via O julgamento envolve questões
única. de conveniência, e não de
preservação ou perda total.
Estabelece classificação Utiliza métodos
específica para cada predeterminados (normas).
instituição, ditada pelas suas
MÉTODO DE particularidades
CLASSIFICAÇÃO Exige conhecimento da relação Exige conhecimento do
entre as unidades, a sistema, do conteúdo e da
organização e o funcionamento significação dos documentos a
dos órgãos. classificar.
Aplica-se a conjuntos de Aplica-se a unidades
documentos. discriminadas.
As séries (órgãos e suas As séries (anuários, periódicos,
MÉTODO subdivisões, atividades etc.) são unidades isoladas para
DESCRITIVO funcionais ou grupos catalogação.
documentais da mesma
espécie) são consideradas
unidades fins da descrição.
Tabela 2: comparativo entre arquivo e biblioteca [1].

3 Exercícios
1. Robert S. Martin afirma que há uma diferença fundamental entre usar, ler e ver documentos,
funções que caracterizariam, segundo ele, a postura típica que se tem perante os acervos de

(A) museus, bibliotecas e arquivos.

(B) bibliotecas, museus e arquivos.
(C) museus, arquivos e bibliotecas.
(D) arquivos, bibliotecas e museus.

13
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

(E) arquivos, museus e bibliotecas.

2. Arquivos, bibliotecas e museus têm em comum a missão de

(A) desenvolver regularmente projetos de extroversão de documentos.

(B) reunir documentos mediante processo de recolhimento ou transferência.
(C) cuidar de documentos cuja natureza é essencialmente contingente.
(D) tornar acessível a informação contida nos respectivos acervos.
(E) priorizar o conteúdo dos documentos nos respectivos programas descritivos.
3. Analise o texto abaixo:
“ .........................é o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma pessoa ou
instituição, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução dos seus
objetivos.
Já .........................é o conjunto de material, na sua maioria impresso e não produzido pela
instituição ao qual está inserido, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através
de compras ou doações […]"
Assinale a alternativa que preenche correta e sequencialmente as lacunas do texto.

(A) O suporte; o arquivo

(B) O museu; a biblioteca
(C) A biblioteca; a biblioteca
(D) O arquivo; o documento
(E) O arquivo; a biblioteca
Com relação à arquivologia, julgue o item que se segue.

4. Os arquivos são preservados e mantidos indefinidamente por motivos culturais e históricos.

5. Durante um processo seletivo interno para o cargo de assistente administrativo de uma
empresa, uma das questões da prova teórica abordava as diferenças existentes entre
arquivo e biblioteca. Considerando essas diferenças, é correto afirmar:

(A) Os documentos de arquivo existem em numerosos exemplares e os de biblioteca, em

um único exemplar ou em limitado número de cópias.
(B) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos culturais; os
de biblioteca, com objetivos funcionais.
(C) Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas; os de biblioteca não
são objeto de coleção.
(D) Os documentos de arquivo são classificados através de métodos predeterminados e
os de biblioteca, pelas particularidades das instituições.
(E) Os documentos de arquivo provêm tão só das atividades públicas e privadas e os da
biblioteca são adquiridos por compra, doação ou permuta.
A respeito dos fundamentos da arquivologia, julgue o item a seguir.

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

6. O conjunto material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo,

pesquisa e consulta pode ser chamado de arquivo.
A respeito dos fundamentos da arquivologia, julgue o item a seguir.

7. Os arquivos nascem com a finalidade de serem celeiros da história.

8. São considerados órgãos de documentação, segundo Renato Valentini (2009), museus,

centros de informação, bibliotecas e arquivos.
Marque a alternativa que caracteriza, adequadamente, esses órgãos de documentação.

(A) Centro de informação tem a finalidade de informar, com objetivo cultural, científico,
funcional ou jurídico, evitando reproduções audiovisuais ou virtuais, baseando-se
em informações registradas exclusivamente em papel.
(B) A biblioteca não se trata de um órgão colecionador. Seus conteúdos não podem,
portanto, ser unidos por seu conteúdo ou assunto.
(C) No arquivo, a documentação referente a um assunto específico ou assuntos ligados
entre si é recomendada que seja preservada como atividades isoladas e não um
conjunto.
(D) Museu é uma instituição de interesse público. Seus documentos são peças e objetos
de valor cultural, tendo os mais variados tipos e dimensões.
(E) Nos arquivos, evita-se que os documentos sejam unidos pela proveniência ou origem.
9. Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta.
I. Arquivo e biblioteca trabalham com o mesmo objeto, mas possuem características que os
diferenciam. O arquivo guarda e organiza os documentos com objetivo funcional e a
biblioteca organiza a informação para fins culturais.
II. As informações orgânicas são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto
informações não orgânicas são conservadas nas bibliotecas.

(A) Somente a afirmação I está correta.

(B) Somente a afirmação II está correta.
(C) Todas as afirmações estão corretas.
(D) Nenhuma das afirmações está correta.

4 Conceitos Básicos
4.1 Arquivo
4.1.1 Lei 8159/91

A Lei 8.159 de Janeiro de 1991 (Lei de Arquivo) define o arquivo no Art. 2º - “Consideram-
se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de

15
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
a natureza dos documentos” (grifo nosso).

4.1.2 Polissemia da palavra arquivo

O termo arquivo pode ser empregado em diversas circunstâncias, dentre as quais
destacam-se as definidas em [2].
1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do
suporte. Ver também fundo.
2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a
conservação e o acesso(1) a documentos.
3 Instalações onde funcionam arquivos(2).
4 Móvel destinado à guarda de documentos.

5 Arranjo
“Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de
um arquivo(1) ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido” [2]

O arranjo documental se baseia em dois métodos, estrutural e funcional, e sua aplicação

tem gerado controvérsias na literatura e na prática arquivística. Contudo, observa-se, tanto na
literatura internacional quanto nacional, que não há a adoção de um método puramente
estrutural ou funcional. Uma das dificuldades encontradas na aplicação do princípio da
proveniência refere-se à determinação das unidades administrativas que irão se constituir em
fundos de arquivo. A escolha desses fundos deverá obedecer a dois critérios: estrutural, quando
constituído de documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos e funcional,
quando constituído de documentos provenientes de mais de uma fonte, reunidos pela
semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da proveniência.
As cópias de documento desvinculadas de dossiês podem ser descartadas, desde que o
documento original esteja em boas condições fato comprovado pelo “manual de arranjo e
descrição de arquivos” da associação dos arquivistas holandeses que afirma que esta é uma das
regras para o arranjo dos documentos tendo ainda: o método de arranjo deve se sempre baseado
na organização primitiva; o arranjo original pode ser modificado para corrigir desvios;
documentos que não estavam originalmente juntos, só devem ser combinados se forem
absolutamente da mesma natureza; documentos originais não devem ser descartados, mesmo
estragados ou fragmentados.
A atividade de arranjo é típica dos arquivos permanentes e é um processo de agrupamento
de documentos singulares em unidades significativas e de agrupamento, é, portanto, a ordenação
dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, caso necessário, dos
itens documentais dentro das séries. A escolha das séries e subséries obedecerão à mesma
orientação adotada para os fundos, uma vez que se constituem em parte dos fundos. Os arquivos
intermediários não existem métodos ou princípios específicos de arranjo, já que é mantido o
feito no arquivo corrente.
A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes
das eliminações, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna
e externamente e a associação dos arquivistas holandeses cita que entre as várias regras para o
arranjo deve ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária e só depois de um
levantamento deve-se fazer qualquer alteração, e esta, quando feita, deve ser para corrigir erros

16
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

na estrutura geral do conjunto documental e determinar se os desvios são atribuídos a enganos

ou resultados de modificações temporárias de conservação de documentos.
“Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente.
(...). No arquivo corrente a documentação é recente e provém de setores próximos, que a utilizam
com frequência. No arquivo permanente os documentos, procedentes dos arquivos correntes, já
vem ordenados, (...), o arquivista se ocupa da ordenação de todos os documentos sob sua guarda e
que provêm de múltiplos órgãos. (...). Quanto aos arquivos intermediários, não existem métodos ou
princípios específicos de arranjo (...)” [1].

6 Arquivologia
6.1 Arquivologia – Arquivística – Estudo dos Arquivos
O estudo da Arquivologia ou Arquivística tem por objetivo o conhecimento dos Arquivos e
das Teorias, Métodos e Técnicas na Constituição, Organização, utilização, Desenvolvimento e
Conservação de documentos e incluem ainda, em seus estudos, a Biblioteconomia e Museologia.
O seu estudo terá por base fornecer subsídios para a Gestão da Informação com a função
de auxiliar o gestor nos diferentes níveis hierárquicos a tomar decisões e ter acesso rápido e fácil
à documentação necessária.
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ -encontramos as seguintes definições
ara arquivo: um Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente
da natureza do suporte; uma instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso a documento arquivístico, salientando- se,
ainda que, Arquivo Digital é o Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável
por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.
Por Arquivo, portanto, pode-se entender como sendo um Órgão de Documentação; um
Conjunto de Documentos ou o Móvel para guardar documentos.
Segundo o Arquivo Nacional (2006) p. 27: “conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de
suas atividades, independentemente da natureza do suporte.”
6.2 Profissional da Informação
O Decreto no 82.590/1978 regulamenta a profissão criada pela Lei 6.546/1978, que, pela
evolução em suas atribuições passou a ser denominada de “gestão de documentos” que é
definida pela Lei 8.159/1991 em seu artigo 3º como “conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento do documento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. No
livro Arquivística, Temas Contemporâneos, Vanderlei Batista dos Santos (org.), Editora Senac,
3ª edição, p. 188: “(...) o arquivista, ou o profissional da informação de forma geral, seja atuante
no ciclo decisório que envolve os objetivos institucionais. (...) Atuar de forma pró-ativa significa
antecipar demandas e elaborar instrumentos que permitam aos clientes de informação
concatenarem fontes e chegarem às suas próprias decisões com base em insumos de alto valor
agregado.”
Pela Lei nº 6546 de 04/07/78, que regulamenta a profissão de arquivista, em seu artigo 2°,
determina que são atribuições do arquivista: planejamento, organização e direção de serviços
de arquivo; planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e
informativo; planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies
documentais e participação no planejamento de documentos e controle de multicópias;

17
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

planejamento, organização e direção de serviços e centros de documentação e informação

constituídos e acervos arquivísticos e mistos; planejamento, organização e direção de serviços
de microfilmagem aplicada aos arquivos e orientação do planejamento da automação aplicada
aos arquivos; orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos e orientação
da avaliação e seleção de documentos para fins de preservação; adoção de medidas necessárias
à conservação de documentos; elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre
assuntos arquivísticos e assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-
administrativa; desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.
A mesma Lei em seu Art. 3º estabelece quais são as atribuições dos Técnicos de Arquivo:
recebimento, registro e distribuição dos documentos, bem como controle de sua movimentação;
classificação, arranjo, descrição e execução de demais tarefas necessárias à guarda e conservação
dos documentos, assim como prestação de informações relativas aos mesmos; preparação de
documentos de arquivos para microfilmagem e conservação e utilização do microfilme;
preparação de documentos de arquivo para processamento eletrônico de dados. No Art. 4º da
referida lei temos, ainda, “O exercício das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo
depende de registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho”. Veja o
Decreto nº 93.480, de 1986. E no Art. 5º diz: “Não será permitido o exercício das profissões de
Arquivista e de Técnico de Arquivo aos concluintes de cursos resumidos, simplificados ou
intensivos, de férias, por correspondência ou avulsos”.
• Microfilme
• Fita magnética
7 Documento • película videográfica/filmográfica
• negativo fotográfico
Como visto um documento é toda e
• mídia eletrônica
qualquer informação em um suporte material
• diapositivo
que seja útil para consulta, estudo, prova ou
Disco - Suporte circular plano, onde são
pesquisa. Pode, ainda, comprovar ou atestar os
gravados sons. [2]
fatos, fenômenos, formas de vida e
disco magnético - Suporte circular
pensamento do gênero humano em
plano, revestido por camada magnetizada que
determinada época ou lugar.
permite o armazenamento de dados. [2]
Documento de Arquivo São produzidos
disco ótico - Suporte circular plano, com
ou recebidos; Recebidos por uma Instituição
grande capacidade de armazenamento, em que
ou pessoa; São acumulados.
se registram sinais visuais, sonoros ou
7.1 Informação audiovisuais, por gravação digital. Também
chamado disco laser. [2]
É uma ideia ou conhecimento, um
elemento de referência ou uma mensagem
contida no documento.
7.3 Características de um Documento de
7.2 Suporte
Arquivo
“Material no qual são registradas as
informações” [2]. a) Autenticidade – documentos devem
Exemplos de suporte: possuir marcas, sinais ou símbolos que
• Papel indicam sua origem. Não confundir com
veracidade. Informação pode ser falsa ou
• Papel fotográfico
verdadeira.
• Tecido
b) Naturalidade – documentos são
• Couro
produzidos e/ou recebidos por instituição ou
• pedra pessoa. Atividade tem relação com finalidade.
• Filme

18
 ARQUIVOLOGIA
São acumulados em função do fluxo
administrativo contínuo e progressivo.
c) Unicidade – questão de economia
(gastos). No arquivo não devem existir
documentos com a mesma finalidade. Cópia de
documentos somente se anexada a um
processo ou com outra função. Eliminar cópias
desnecessárias.
d) Imparcialidade – documentos só
servem à administração. É isento de
parcialidade.
e) Inter-relacionamento – documentos
interagem entre si ao longo de seu ciclo vital.
7.4 Outros conceitos importantes
˃ Documento de arquivo = Produção ou
recebimento de documento em virtude de
atividade administrativa = acumulação
contínua e progressiva = característica
naturalidade.
˃ Documento autêntico apresenta valor
que comprova sua origem. Não quer dizer que
as informações sejam verdadeiras, e sim, que a
pessoa que está identificada é a autora do
documento. Processo de criação.
˃ VERACIDADE = verdadeiro ou falso.
Qualidade da informação.
˃ FUNDO = conjunto documental de
determinada instituição. Formado por um
conjunto de documentos. Pode ser aberto ou
fechado.
8 Tipos de Arquivo
arquivo administrativo: “Arquivo(1)
com predominância de documentos
decorrentes do exercício das atividades-meio
de uma instituição ou unidade administrativa.
Expressão usada em oposição a arquivo
técnico” [2].
arquivo central: “Arquivo(2)
responsável pela normalização dos
procedimentos técnicos aplicados aos
arquivos(1) de uma administração, podendo
ou não assumir a centralização do
armazenamento. Também chamado arquivo
geral. Em alguns países, a expressão designa o
arquivo nacional” [2].
19
João Paulo Colet Orso
arquivo corrente: “1 Conjunto de
documentos, em tramitação ou não, que, pelo
seu valor primário, é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a
quem compete a sua administração. 2
Arquivo(2) responsável pelo arquivo
corrente(1)” [2].
arquivo de família: “Arquivo privado de
uma família ou de seus membros, relativo às
suas atividades públicas e privadas, inclusive à
administração de seus bens. Também
chamado arquivo familial ou arquivo familiar”
[2].
arquivo de segurança: “Conjunto de
cópias arquivadas em local diverso daquele
dos respectivos originais para garantir a
integridade da informação. Ver também
câmara de segurança e microfilme de
segurança” [2].
arquivo digital: “integrado por
documentos codificados em dígitos binários,
acessível por meio de sistema computacional”
[2].
arquivo eletrônico: “integrado por
documentos em meio eletrônico ou somente
acessíveis por equipamentos eletrônicos,
como cartões perfurados, disquetes e
documentos digitais” [2].
arquivo especial: “integrado por
documentos em linguagem não-textual, em
suporte não convencional, ou, no caso de
papel, em formato e dimensões excepcionais,
que exige procedimentos específicos para seu
processamento técnico, guarda e preservação,
e cujo acesso depende, na maioria das vezes,
de intermediação tecnológica” [2].
arquivo especializado: “Arquivo(2)
cujo acervo tem uma ou mais características
comuns, como natureza, função ou atividade
da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte
ou data dos documentos, entre outras” [2].
arquivo estadual: “Arquivo público(2)
mantido pela administração estadual,
identificado como o principal agente da
política arquivística nesse âmbito” [2].
arquivo federal: “Arquivo público(2)
mantido pela administração federal. Em
 ARQUIVOLOGIA
alguns países, a expressão designa o arquivo
nacional” [2].
arquivo intermediário: “1 Conjunto de
documentos originários de arquivos
correntes(2), com uso pouco frequente, que
aguarda destinação. 2 Arquivo(2) responsável
pelo arquivo intermediário(1). Também
chamado pré-arquivo. 3 Depósito(1) de
arquivos intermediários(1) ” [2].
arquivo municipal: “Arquivo público(2)
mantido pela administração municipal,
identificado como o principal agente da
política arquivística nesse âmbito” [2].
arquivo nacional: “Arquivo público(2)
mantido pela administração federal ou central
de um país, identificado como o principal
agente da política arquivística em seu âmbito”
[2].
arquivo permanente: “1 Conjunto de
documentos preservados em caráter definitivo
em função de seu valor. 2 Arquivo(2)
responsável pelo arquivo permanente(1)).
Também chamado arquivo histórico” [2].
arquivo pessoal: “Arquivo(1) de pessoa
física” [2].
arquivo privado: “Arquivo(1) de
entidade coletiva de direito privado, família ou
pessoa. Também chamado arquivo particular”
[2].
arquivo público: “1 Arquivo(1) de
entidade coletiva pública, independentemente
de seu âmbito de ação e do sistema de governo
do país. 2 Arquivo(2) integrante da
administração pública” [2].
arquivo setorial: “1 Arquivo(1) de um
setor ou serviço de uma administração.
Arquivo(2) responsável pelo arquivo
setorial(1); existindo um arquivo central,
estará aele tecnicamente subordinado ” [2]
9 Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística
A seguir são apresentados conceitos
destacados do Dicionário brasileiro de
terminologia arquivística (2005), não foram
listados todos, embora sua leitura seja
recomendada. Os grifos são do autor.
20
João Paulo Colet Orso
Alguns termos serão estudados a fundo
em momento oportuno, deste modo alguns
foram listados e outros deixados para serem
apresentados quando necessário.
Acervo: Documentos de uma entidade
produtora ou de uma entidade custodiadora.
Acessibilidade: Condição ou
possibilidade de acesso(1, 2) a serviços de
referência, informação, documentação e
comunicação.
Acesso: 1 Possibilidade de consulta a
documentos e informações. 2 Função
arquivística destinada a tornar acessíveis os
documentos e a promover sua utilização.
Acondicionamento: Embalagem ou
guarda de documentos visando à sua
preservação e acesso(1).
Acumulação: Reunião de documentos
produzidos e/ou recebidos no curso das
atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou
família.
Aditamento: Informação acrescentada a
um documento para alterá-lo, explicando ou
corrigindo seu conteúdo.
administração de arquivos: Direção,
supervisão, coordenação, organização e
controle das atividades de um arquivo(2).
Também chamada gestão de arquivos.
Alienação: Transmissão formal da
custódia ou propriedade de documentos ou
arquivos(1).
Anexação: Juntada, em caráter
definitivo, de documento ou processo a outro
processo, na qual prevalece, para referência, o
número do processo mais antigo.
Anexo: 1 Documento ou processo
juntado, em caráter definitivo, a outro
documento ou processo, eventualmente de
mesma procedência, por afinidade de
conteúdo. 2 Depósito(1) fora da sede do
arquivo(2).
Anopistógrafo: Documento escrito ou
impresso de um único lado. Ver também
opistógrafo.
Apensação: Juntada, em caráter
temporário, com o objetivo de elucidar ou
subsidiar a matéria tratada, conservando cada
processo a sua identidade e independência.
 ARQUIVOLOGIA
Apócrifo: Documento de autenticidade
não reconhecida.
Armazenamento: Guarda de
documentos em depósito(1). Ver também
acondicionamento.
Armazenamento de dados: Guarda de
documentos e informações em meio
eletrônico.
Arquivamento: 1 Sequência de
operações intelectuais e físicas que visam à
guarda ordenada de documentos. Ver também
arranjo, método de arquivamento e sistema de
arquivamento. 2 Ação pela qual uma
autoridade determina a guarda de um
documento, cessada a sua tramitação.
Arquivista: Profissional de nível
superior, com formação em arquivologia ou
experiência reconhecida pelo Estado.
arquivo administrativo: Arquivo(1)
com predominância de documentos
decorrentes do exercício das atividades-meio
de uma instituição ou unidade administrativa.
Expressão usada em oposição a arquivo
técnico.
arquivo central: Arquivo(2)
responsável pela normalização dos
procedimentos técnicos aplicados aos
arquivos(1) de uma administração, podendo
ou não assumir a centralização do
armazenamento. Também chamado arquivo
geral. Em alguns países, a expressão designa o
arquivo nacional. Ver também arquivo
setorial.
arquivo corrente: 1 Conjunto de
documentos, em tramitação ou não, que, pelo
seu valor primário, é objeto de consultas
frequentes pela entidade que o produziu, a
quem compete a sua administração. 2
Arquivo(2) responsável pelo arquivo
corrente(1).
arquivo de família: Arquivo privado de
uma família ou de seus membros, relativo às
suas atividades públicas e privadas, inclusive à
administração de seus bens. Também
chamado arquivo familial ou arquivo familiar.
arquivo de segurança: Conjunto de
cópias arquivadas em local diverso daquele
dos respectivos originais para garantir a
integridade da informação. Ver também
21
João Paulo Colet Orso
câmara de segurança e microfilme de
segurança.
arquivo especializado: Arquivo(2) cujo
acervo tem uma ou mais características
comuns, como natureza, função ou atividade
da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte
ou data dos documentos, entre outras.
arquivo estadual: Arquivo público(2)
mantido pela administração estadual,
identificado como o principal agente da
política arquivística nesse âmbito.
arquivo federal: Arquivo público(2)
mantido pela administração federal. Em
alguns países, a expressão designa o arquivo
nacional.
arquivo intermediário: 1 Conjunto de
documentos originários de arquivos
correntes(2), com uso pouco frequente, que
aguarda destinação. 2 Arquivo(2) responsável
pelo arquivo intermediário(1). Também
chamado pré-arquivo. 3 Depósito(1) de
arquivos intermediários(1).
arquivo municipal: Arquivo público(2)
mantido pela administração municipal,
identificado como o principal agente da
política arquivística nesse âmbito.
arquivo nacional: Arquivo público(2)
mantido pela administração federal ou central
de um país, identificado como o principal
agente da política arquivística em seu âmbito.
arquivo permanente: 1 Conjunto de
documentos preservados em caráter definitivo
em função de seu valor. 2 Arquivo(2)
responsável pelo arquivo permanente(1)).
Também chamado arquivo histórico.
arquivo pessoal: Arquivo(1) de pessoa
física.
arquivo privado: Arquivo(1) de
entidade coletiva de direito privado, família ou
pessoa. Também chamado arquivo particular.
arquivo público: 1 Arquivo(1) de
entidade coletiva pública, independentemente
de seu âmbito de ação e do sistema de governo
do país. 2 Arquivo(2) integrante da
administração pública.
arquivo setorial: 1 Arquivo(1) de um
setor ou serviço de uma administração. 2
Arquivo(2) responsável pelo arquivo
 ARQUIVOLOGIA
setorial(1); existindo um arquivo central,
estará a ele tecnicamente subordinado.
arquivo setorial: 1 Arquivo(1) de um
setor ou serviço de uma administração. 2
Arquivo(2) responsável pelo arquivo
setorial(1); existindo um arquivo central,
estará a ele tecnicamente subordinado.
Arranjo: Sequência de operações
intelectuais e físicas que visam à organização
dos documentos de um arquivo(1) ou coleção,
de acordo com um plano ou quadro
previamente estabelecido. Ver também
método de arquivamento, nível de arranjo,
quadro de arranjo e sistema de arranjo.
atividade-fim: Atividade desenvolvida
em decorrência da finalidade de uma
instituição. Também chamada atividade
finalística.
atividade-meio: Atividade que dá apoio
à consecução das atividades-fim de uma
instituição. Também chamada atividade
mantenedora.
Autenticação: Atestação de que um
documento é verdadeiro ou de que uma cópia
reproduz fielmente o original, de acordo com
as normas legais de validação.
Cuidado para não confundir com o
princípio Autenticidade.
Avaliação: Processo de análise de
documentos de arquivo(1), que estabelece os
prazos de guarda e a destinação, de acordo
com os valores que lhes são atribuídos. Ver
também comissão de avaliação.
Averbação: Anotação oficial em
documento que o altera ou complementa.
Backup: Cópia de segurança em meio
eletrônico.
banco de dados: Conjunto de dados
relacionados entre si, estruturados em forma
de base de dados, gerenciado por programa
específico.
base de dados: Conjunto de dados
estruturados, processados eletronicamente, e
organizados de acordo com uma sequência
lógica que permite o acesso(2) a eles de forma
direta, por meio de programas de aplicação.
câmara de segurança: Local próprio
para armazenamento dotado de condições
especiais visando restringir o acesso(1) e
22
João Paulo Colet Orso
garantir a máxima segurança contra furtos e
sinistros. Também chamado caixa-forte,
câmara forte ou cofre-forte.
Conceito usado em microfilmagem.
Catálogo: Instrumento de pesquisa
organizado segundo critérios temáticos,
cronológicos, onomásticos ou toponími cos,
reunindo a descrição individualizada de
documentos pertencentes a um ou mais
fundos, de forma sumária ou analítica.
Centro de documentação: Instituição
ou serviço responsável pela centralização de
documentos e disseminação de informações.
Centro de informação: Instituição ou
serviço responsável pela centralização e
disseminação de informações.
Ciclo vital dos documentos: Sucessivas
fases por que passam os documentos de um
arquivo(1), da sua produção à guarda
permanente ou eliminação. Ver também teoria
das três idades.
Classe: Primeira divisão de um plano de
classificação ou de um código de classificação.
classificação
1 Organização dos documentos de um
arquivo(1) ou coleção, de acordo com um
plano de
classificação, código de classificação ou
quadro de arranjo.
2 Análise e identificação do conteúdo de
documentos, seleção da categoria de assunto
sob
a qual sejam recuperados, podendo-se-
lhes atribuir códigos.
3 Atribuição a documentos, ou às
informações neles contidas, de graus de sigilo,
conforme
legislação específica. Também chamada
classificação de segurança. Ver também
desclassificação, documento classificado e
documento sigiloso.
Códice: 1 Livro de registro. 2 Conjunto
encadernado de manuscritos avulsos
Código: Conjunto de símbolos,
normalmente letras e/ou números, que,
mediante uma convenção, representam dados.
código de classificação: Código
derivado de um plano de classificação.
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

código de referência: Código elaborado Alguns autores gostariam que tal termo
de acordo com a Norma Geral Internacional de fosse erradicado do universo arquivístico, por
Descrição Arquivística –ISAD(G), destinado a confundir com características de bibliotecas e
identificar qualquer unidade de descrição. museus.
Coleção: Conjunto de documentos com
características comuns, reunidos
intencionalmente.

10 Exercícios
10. Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata de reunião são exemplos, respectivamente, de

(A) espécie, gênero, tipo, suporte e forma.

(B) técnica de registro, formato, forma, tipo e espécie.
(C) invólucro, formato, forma, espécie e técnica de registro.
(D) gênero, forma, formato, tipo e suporte.
(E) formato, técnica de registro, espécie, invólucro e tipo.
11. Os suportes dos documentos de arquivo incluem

(A) papel, papel fotográfico, película videográfica.

(B) plantas, mapas, fotografias.
(C) mídia eletrônica, película filmográfica, iconográfico.
(D) negativo fotográfico, diapositivo, audiovisual.

12. “É a operação ao mesmo tempo intelectual e material: deve-se organizar os documentos uns
em relação aos outros; as séries, umas em relação às outras; os fundos, uns em relação aos
outros; dar número de identificação aos documentos…” (Bellotto, 2007.)
No trecho anterior a autora está tratando sobre que tipo de operação arquivística?

(A) Arranjo.
(B) Avaliação.
(C) Descrição.
(D) Recolhimento.
13. Na arquivologia, entende-se por arranjo:

(A) a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos
e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries;
(B) a ordenação dos documentos em códigos, a ordenação dos códigos em índices e, se
necessário, dos itens documentais em fundos;
(C) a produção de instrumentos de pesquisa como guia, inventário analítico e inventário
sumário;
(D) a classificação dos documentos em pastas, caixas, gavetas e estantes;
(E) a análise da documentação de arquivos, visando a estabelecer a sua destinação, de
acordo com os valores primários e secundários.
Acerca dos arquivos correntes e intermediários, julgue

23
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

14. A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da
organização como um todo.
15. Constituem exemplos de suporte:

(A) fita magnética e disco óptico.

(B) pergaminho e manuscrito.
(C) filme e caixa-arquivo.
(D) papiro e guia-fora.
(E) livro e papel.
16. O arranjo no arquivo permanente corresponde

(A) à estrutura interna dos fundos.

(B) à sequência de documentos dentro da série.
(C) à ordenação dos documentos dentro do dossiê.
(D) à organização das séries dentro do fundo.
(E) ao organograma funcional da produção documentária.
17. Os documentos de arquivo podem ser:

(A) Registrados em qualquer suporte.

(B) Registrados somente em suporte textual.
(C) Registrados somente em suporte iconográfico.
(D) Registrados somente em suporte audiovisual.
(E) Não são registrados em suporte, pois o termo “suporte” é um acessório do arquivo.
18. A ordenação dos documentos em fundos é chamada de:

(A) Arranjo.
(B) Descrição.
(C) Publicação.
(D) Conservação.

19. Na organização de arquivos correntes, o processo que consiste em colocar ou distribuir os

documentos de acordo com o método de arquivamento previamente adotado é denominado

(A) Coleção.
(B) Dossiê.
(C) Avaliação.
(D) Arranjo.
Com relação às políticas públicas de arquivo e à legislação arquivística, julgue os itens que se
seguem

20. Os arquivos do Poder Judiciário estadual são considerados arquivos estaduais.

24
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

11 Conceitos (parte 2)

25
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

comissão de avaliação e destinação

Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo(1),
responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

cópia azul: Cópia obtida da impressão em tecido ou papel sensibilizado por sais de ferro,
produzindo uma imagem em branco num fundo azul, normalmente utilizada para copiar mapas,
desenhos e plantas. Também chamada blueprint ou cópia blueprint.
cópia de segurança: Cópia feita com vistas a preservar as informações no caso de perda
ou destruição do original(1).
correspondência: Comunicação escrita, expedida (ativa) ou recebida (passiva), por
entidades coletivas, pessoas ou famílias.
Custódia: Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos(1),
independentemente de vínculo de propriedade
Desapensação: Separação de documento ou processo juntado por apensação.
descarte: Exclusão de documentos de um arquivo(2) após avaliação.
desclassificação: Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em
parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.
descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de
conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. Ver também nível de
descrição e unidade de descrição.
destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos
para guarda permanente, descarte ou eliminação. Ver também plano de destinação e tabela de
temporalidade.
Diapositivo: Imagem fotográfica positiva sobre filme(1), normalmente emoldurada e
apropriada para projeção. Também chamada eslaide ou slide.
Digitalização: Processo de conversão de um documento para o formato digital por meio
de dispositivo apropriado, como um escâner.
Diplomática: Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da
autenticidade dos documentos.
Documentação: 1 Conjunto de documentos. 2 Ato ou serviço de coleta, processamento
técnico e disseminação de informações e documentos.
Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato
documento digital: Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de
sistema computacional
documento eletrônico: Gênero documental integrado por documentos em meio
eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados,
disquetes e documentos digitais.
documento especial: Documento em linguagem não-textual, em suporte não
convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige
procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso
depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.
documento oficial: Documento emanado do poder público ou de entidades de direito
privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.
documento ostensivo: Documento sem qualquer restrição de acesso.
documento pessoal: 1 Documento cujo teor é de caráter estritamente particular. 2
Documento que serve à identificação de uma pessoa.
documento sigiloso: Documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de
acesso.

professor@joaopaulo.pro.br @JPOrso Página 26 de 134

 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

documento textual: Gênero documental integrado por documentos manuscritos,

datilografados ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro, panfletos
e relatórios.
Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa,
lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.
edital de ciência de eliminação: Ato publicado em periódicos oficiais que tem por
objetivo anunciar e tornar pública a eliminação.
Eliminação: Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor
permanente. Também chamada expurgo de documentos.
Emenda: 1 Adendo, supressão, aglutinação, substituição ou modificação feita em
documento. 2 Junção, por colagem ou fusão, de pedaços de um mesmo suporte
entidade coletiva: Grupo de pessoas que age de maneira organizada e é identificado por
um nome específico, variando no seu grau e forma de organização, como movimentos sociais e
políticos, feiras, seminários, conferências, instituições econonômicas, sociais, políticas e
religiosas, embarcações e aeronaves. Também chamado entidade corporativa.
entidade custodiadora: Entidade responsável pela custódia e acesso(2) a um acervo
espécie documental: Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu
formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto,
fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e
da estrutura da informação e conteúdo de um documento.
formato de arquivo: Regras e padrões para a interpretação dos bits constituintes de um
arquivo digital
fundo: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a
arquivo(1).
fundo aberto: Fundo ao qual podem ser acrescentados novos documentos em função do
fato de a entidade produtora continuar em atividade.
fundo fechado: Fundo que, não recebe acréscimos de documentos, em função de a
entidade produtora não se encontrar mais em atividade.
gênero documental: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus
caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento
técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso(1), como documentos audiovisuais,
documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos, documentos
filmográficos, documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais.
gestão de documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento(1, 2) de documentos em fase corrente e
intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento(1, 2). Também chamado administração
de documentos.
Guia: Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções
existentes em um ou mais arquivos(2).
herança de fundos: Transmissão de um fundo a outra entidade produtora, a título de
continuidade administrativa ou funcional.
Incorporação: Adição de documentos a um fundo ou coleção já sob custódia. Também
chamada acréscimo de acervo.
Indexação: Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos,
palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação
Índice: Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em
documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua
localização.

27
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Informação: Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento

instrumento de pesquisa: Meio que permite a identificação, localização ou consulta a
documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos
permanentes(2). Ver também catálogo, guia, índice, inventário, listagem descritiva do acervo,
repertório e tabela de equivalência.
integridade arquivística: Objetivo decorrente do princípio da proveniência que consiste
em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações
indiscriminadas. Também chamado integridade do fundo.
Inventário: Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as
unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma
ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.
item documental: 1 Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante
de dossiês ou processos. 2 Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada peça.
Juntada: 1 Apensação ou anexação de um processo a outro. 2 Junção de documentos a um
processo.
listagem de eliminação: Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por
autoridade competente. Também chamada lista de eliminação
metadados: Dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar,
gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.

Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento em formato

altamente reduzido. [2]
Microfilme: Filme(1) resultante do processo de reprodução de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é
possível por meio d e leitor de microformas. [2]
Microforma: termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo
microimagens.
Minuta: Versão preliminar de documento sujeita à aprovação.
Opistógrafo: Documento escrito ou impresso de ambos os lados. Ver também
anopistógrafo.
Original: 1 Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. 2 Versão final
de um documento, já na sua forma apropriada.
papel neutro: Papel de pH neutro ou ligeiramente alcalino, de degradação mais difícil.
plano de classificação: Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo
com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções
de uma instituição e da análise do arquivo(1) por ela produzido. Expressão geralmente adotada
em arquivos correntes. Ver também código de classificação.
plano de destinação: Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.
prazo de eliminação: Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os
documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.
prazo de guarda: Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de
uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente(2) ou no arquivo
intermediário(2), ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção
ou prazo de retenção
procedência: Termo em geral empregado para designar a origem mais imediata do
arquivo(1), quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela
que o gerou. Conceito distinto do de proveniência.
Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação
administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Ver também dossiê

28
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação(2), distribuição,

controle da tramitação e expedição de documentos. Ver também arquivo corrente(2) e unidade
protocolizadora.
Proveniência: Termo que serve para indicar a entidade coletiva, pessoa ou família
produtora de arquivo(1). Ver também entidade produtora e princípio da proveniência.
quadro de arranjo: Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um
arquivo(1), a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da
análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes(2).
Rascunho: Esboço que serve de base para a elaboração final de um documento.
Recolhimento: 1 Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes(2), com
competência formalmente estabelecida. 2 Operação pela qual um conjunto de documentos passa
do arquivo intermediário(2) para o arquivo permanente(2).
Repertório: Instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente
documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios
previamente definidos.
Seção: Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do
fundo, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s)
administrativa(s) com competências específicas. Também chamada subfundo.
Seleção: Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de
eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de
temporalidade.
Série: Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos
relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
Sinalética: Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações
pertinentes ao conteúdo da microforma.
sistema de arquivamento: Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de
arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e a preservação de documentos
ou arquivos(1), bem como o acesso(1) às informações neles contidas.
sistema de arquivos: Conjunto de arquivos(2) que, independentemente da posição que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado
na persecução de objetivos comuns.
tabela de equivalência: Instrumento que estabelece uma correspondência entre notações
diferentes
tabela de temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
tipo documental: Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas
características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou
técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-
patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos,
litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
tramitação: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento
de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
transferência: Passagem de documentos do arquivo corrente(2) para o arquivo
intermediário(2).
unitermo: Indexação por termos simples extraídos do conteúdo do documento. Também
chamada método unitermo.
valor administrativo: Valor que um documento possui para a atividade administrativa de
uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

29
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

valor primário: Valor atribuído adocumento em função do interesse que possa ter para a
entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
valor probatório: Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo(1) servir de
prova legal. Ver também valor legal.
valor secundário: Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter
para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foi originalmente produzido.

12 Exercícios
21. A passagem de um conjunto de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermediário e do arquivo intermediário para o arquivo permanente são denominadas,
respectivamente, de:

(A) recolhimento e transferência;

(B) transferência e recolhimento;
(C) transferência e reintegração;
(D) reintegração e transferência;
(E) recolhimento e reintegração.
22. As sinaléticas servem para

(A) medir o grau de acidez do microfilme, controlando sua longevidade.

(B) alertar sobre a iminência de deterioração física dos filmes de sais de prata.
(C) identificar cada fotograma inserido em jaquetas.
(D) indicar a remoção temporária de um rolo de microfilme.
(E) fornecer informações básicas sobre o documento microfilmado

23. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) recomenda aos órgãos integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR) a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística elaborado pelo Arquivo Nacional. Atendendo a essa recomendação, o conceito
“recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes
ao conteúdo da microforma”, corresponde ao termo:

(A) sinalética
(B) selo
(C) cifra
(D) sigla
(E) Marca

24. É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística

é o(a)

(A) respeito à pertinência territorial.

(B) gestão de documentos.
(C) arranjo estrutural funcional.

30
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

(D) respeito à proveniência.

13 Princípios Arquivísticos
Os princípios arquivísticos surgem ao longo do tempo à medida que se mostraram
necessários à gestão de documentos, para que essa seja eficiente. Contudo, não há uma origem
descritiva direta como veremos a seguir, a maioria dos princípios não é definido como tal, mas
são leituras doutrinarias.
Mesmo o principal princípio, tomado como base para o arranjo de documentos em um
arquivo, não consta com seu nome na legislação, mas sua essência é identificada nas entrelinhas
dos textos legais.
13.1 Proveniência / respeito aos fundos

Princípio básico da Arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família, não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também
chamado de princípio de respeito aos fundos (respect des fonds).
“Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo(1) produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também
chamado princípio do respeito aos fundos” [2].
Vale destacar que um fundo2 pode ser aberto ou fechado:
• fundo aberto: é o arquivo que continua a receber novos documentos. “Fundo ao qual
podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade
produtora continuar em atividade” [2].
• fundo fechado: é o arquivo que não possui mais atividade de recebimento, pois a
origem não produz mais documentos, pois suas atividades cessaram. “Fundo que, não
recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar
mais em atividade” [2].
Palavra-chave: Fonte Geradora
13.2 Ordem original
Também chamado de princípio da “santidade” ou ordem primitiva, o princípio ressalva que
os documentos devem ser mantidos na ordem original sem mudança de ordem, pois pode afetar
a sua compreensão no contexto.
relações estruturais e funcionais da origem dos arquivos. Fornece o caminho para a
organização interna do fundo.
“Princípio segundo o qual o arquivo(1) deveria conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu” [2].

13.3 Organicidade
A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e
atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. Relação
natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

2
“Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo(1)” [2].

31
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Os documentos refletem a estrutura, funções e atividades da instituição. Documentos não

devem ser misturados com de outras entidades produtivas. “Relação natural entre documentos
de um arquivo(1) em decorrência das atividades da entidade produtora” [2].
Palavras-chave: Orgânica, Reflete a estrutura da organização.
13.4 Cumulatividade / naturalidade
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. Os registros arquivísticos são
acumulados naturalmente nas administrações, em função do cumprimento dos seus objetivos
práticos. Eles se acumulam de maneira contínua e progressiva. Um arquivo não é composto por
documentos escolhidos aleatoriamente ou artificial como ocorre em museus e bibliotecas.
Este princípio é fundamentado pelas ideias do italiano Elio Lodolini ao afirmar que o
arquivo é uma informação espontânea, natural e sedimentar já que o documento de arquivo é
aquele que foi produzido no transcurso de uma atividade administrativa.
Palavras-chave: acúmulo natural, sedimentar
13.5 Indivisibilidade / integridade
“Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação,
destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e
informação”. Este princípio alinha-se ao princípio da ordem original e da cumulatividade.
Segundo o Dicionário de terminologia arquivística (2005) define-se por Integridade
arquivístiva ou integridade do fundo o “objetivo decorrente do princípio da proveniência que
consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações
indiscriminadas”.
Palavras-chave: Não alteração, não mutilação.
13.6 Unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função de seu contexto de
produção.
“Não obstante sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função de seu contexto de produção” [3].
13.7 Territorialidade
Define o domicílio legal dos documentos, ou seja, a jurisdição a que pertence cada
documento, de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde
foi produzido e recebido.
Abrangência territorial do documento. Os poderes de pertença, onde foi produzido e/ou
recebido (nacional, regional, institucional)
“Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos(1) deveriam ser
conservados em serviços de arquivo(2) do território no qual foram produzidos, excetuados os
documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares”
[2].

13.8 Legalidade
Princípio que atribui aos documentos públicos a “fé pública”, conferindo-lhes valor legal e
probatório, como provas testemunhais, uma vez reveladas as circunstâncias de sua criação tem,
portanto, valor probatório.

32
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Cuidado com a veracidade, pois pode ser considera como princípio, pautada na legislação
(Lei 7.115 de 1983) que confere à documentos de declaração de prova de vida, residência,
pobreza, dependência econômica, homonímia ou bons antecedentes a veracidade.
Lei 7.115, de 29 de agosto de 1983:
Art. . 1º - A declaração destinada a fazer prova de vida, residência, pobreza, dependência econômica, homonímia
ou bons antecedentes, quando firmada pelo próprio interessado ou por procurador bastante, e sob as penas da Lei,
presume-se verdadeira.
Parágrafo único - O dispositivo neste artigo não se aplica para fins de prova em processo penal.
Art. . 2º - Se comprovadamente falsa a declaração, sujeitar-se-á o declarante às sanções civis, administrativas e
criminais previstas na legislação aplicável.

13.9 Inalienabilidade
Documentos públicos, produzidos ou recebidos por instituições públicas ou privadas de
interesse público, pertence, ao Estado e não podem ser cedidos a outros.
“Princípio pelo qual é impedida a alienação de arquivos públicos a terceiros” [2].

13.10 Imprescritibilidade
Documentos públicos, produzidos ou recebidos por instituições públicas ou privadas de
interesse público, pertence, ao Estado para sempre, ou seja, não há prazo que permita que
possam ser alienados/cedidos.
“Princípio pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos(1), sem
limitação de tempo, por serem estes considerados bens públicos inalienáveis”. [2]

13.11 Princípio da Reversibilidade

“Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos
pode ser revertido, se necessário” [2].
Ao realizar procedimentos de restauração estes devem ser realizados de modo que possam
ser revertidos ao estado anterior, caso necessário.

13.12 Princípio da Pertinência

Também chamado princípio temático, é o princípio segundo o qual “os documentos
deveriam ser classificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original”
[2], denomina-se de pertinência ou temático. Baseia-se na análise do conteúdo para definir a
organização dos documentos, é oposto ao princípio de respeito aos fundos. É um princípio
depreciado, ou seja, pouco usado.

13.13 Pertinência Territorial

“Conceito oposto ao de princípio da proveniência e segundo o qual documentos ou
arquivos(1) deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos(2) com jurisdição arquivística
sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar em que foram
produzidos” [2].

33
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

14 Exercícios
25. A passagem de um conjunto de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermediário e do arquivo intermediário para o arquivo permanente são denominadas,
respectivamente, de:

(A) recolhimento e transferência;

(B) transferência e recolhimento;
(C) transferência e reintegração;
(D) reintegração e transferência;
(E) recolhimento e reintegração.
26. As sinaléticas servem para

(A) medir o grau de acidez do microfilme, controlando sua longevidade.

(B) alertar sobre a iminência de deterioração física dos filmes de sais de prata.
(C) identificar cada fotograma inserido em jaquetas.
(D) indicar a remoção temporária de um rolo de microfilme.
(E) fornecer informações básicas sobre o documento microfilmado

27. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) recomenda aos órgãos integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (SINAR) a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística elaborado pelo Arquivo Nacional. Atendendo a essa recomendação, o conceito
“recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações pertinentes
ao conteúdo da microforma”, corresponde ao termo:

(A) sinalética
(B) selo
(C) cifra
(D) sigla
(E) Marca

28. É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística

é o(a)

(A) respeito à pertinência territorial.

(B) gestão de documentos.
(C) arranjo estrutural funcional.
(D) respeito à proveniência.
Com relação aos arquivos permanentes, julgue o item.

29. O princípio que norteia o arranjo dos documentos nos arquivos permanentes é o princípio
da proveniência.
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue.

34
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

30. A aplicação do princípio da proveniência à classificação e ao agrupamento de documentos

tem como principal consequência prática o surgimento do fundo de arquivo.
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue.

31. Na ordenação interna do fundo de arquivo, aplica-se o princípio da reversibilidade.

Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue.

32. O agrupamento dos documentos pela proveniência evita que eles sejam agrupados
tematicamente.
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue.

33. Para garantir o vínculo arquivístico entre documentos oriundos da mesma atividade, é
necessário adotar o princípio da pertinência na classificação desses documentos.
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue.

34. A existência jurídica resultante de lei, decreto ou resolução, a subordinação firmada por lei,
a chefia com poder de decisão e a organização interna fixa da Secretaria de Estado de
Educação do DF (SEE/DF) caracterizam esse órgão como detentor de um fundo de arquivo.

15 Gestão de Documentos/Gestão Documental

15.1 Para que uma política de gestão de documentos?
Porque é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos
documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
15.2 O que é a gestão de documentos?
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação
ou recolhimento” [2].
Lei 8.159/91 Art. 3º - “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO,
TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de documentos em fase CORRENTE E
INTERMEDIÁRIA, visando a sua ELIMINAÇÃO ou RECOLHIMENTO para a guarda permanente.

15.3 Objetivos
• EFICIÊNCIA: Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de
documentos arquivísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e
destinação) sejam realizados de forma eficiente e prezando pela economicidade.
• DISPONIBILIDADE DAS INFORMAÇÕES: Garantir que as informações estejam
disponíveis no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas.

35
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

• ELIMINAÇÃO SEGURA DOS DOCUMENTOS: Garantir a eliminação segura dos

documentos destituídos de valor. Realizar a avaliação e a seleção dos conjuntos
de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser
eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais
• USO ADEQUADO DE EQUIPAMENTOS: Garantir a adequada utilização dos
equipamentos disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos de gestão
documental.

15.4 Fases
1 Produção
2 Utilização
3 Avaliação/Destinação

Produção Utilização Destinação

Fluxo percorrido pelos Atividades de análise, seleção e fixação de
elaboração dos
documentos; necessário prazos de guarda dos documentos; deve-
documentos em
para o cumprimento de se decidir quais os documentos a serem
razão das atividades
sua função eliminados e quais serão preservados.
específicas de uma
administrativa. É a 2ª fase Deve-se avaliar e selecionar os
instituição ou setor. É
com a seguintes documentos para determinar o prazo de
a 1ª fase com as
características: envolve vida dos mesmos de acordo com seus
seguintes
as atividades de valores informativo e probatório e, caso
características:
protocolo; classificação não os tenha, a eliminação. Schellenberg
otimização na
dos documentos; (2006) ressalta que a gestão na fase
criação, evitar a
controle de acesso e corrente tem como objetivo “fazer com
reprodução
recuperação da que os documentos sirvam aos propósitos
desnecessária de
informação; de sua criação, tanto econômica quanto
documentos
eficientemente possível, e realizar sua
adequada destinação depois que tiverem
atendido aos seus objetivos”.

Fase Desenvolvida a gestão de Acontece no arquivo Corrente e

Ocorre na
Arquivos Correntes e Intermediário.
Corrente
Intermediários

15.5 Atividades desenvolvidas

▪ Produção:
• gestão de formulários e modelos;
• otimizar o uso dos recursos reprográficos e informáticos;
• difusão de diretrizes e normas para o bom desempenho institucional;
• definição de qual equipamentos e quem será pessoal que irá desempenhar tarefas
arquivísticas
▪ Utilização
• Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e
expedição;
• Organização e arquivamento dos documentos;
• Elaboração de normas de acesso;

36
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

• Recuperação de informações.
▪ Destinação
• Análise e avaliação das séries documentais, com vistas a estabelecer prazos de guarda;
• eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente;
• transferências e recolhimentos.

15.6 Níveis de Aplicação

Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode
ser desenvolvida em quatro níveis
• Mínimo: Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e
eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional
daqueles de valor permanente.
• Mínimo ampliado: Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de
arquivamento intermediário.
• Intermediário: O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo
ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em
elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente,
gestão de correspondência e documentos vitais etc.
• Máximo: O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e
intermediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de
correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de
automação etc.

15.7 Principais características da gestão documental

Vale sempre ressaltar que a gestão documental ocorre apenas nas fases corrente e
intermediária dos arquivos.

Vantagens para as instituições:

• A gestão documental realizada corretamente possibilita que os documentos com
informações importantes e sensíveis sejam disponibilizados de forma mais rápida
e eficaz, para os diversos níveis de tomada de decisão (desde o estratégico ao
operacional, passando inclusive pelo tático);
• Uma vez que o processo de gestão esteja nos conformes o tempo gasto para
localização e espaço para armazenamento pode ser melhor aproveitados, assim
otimizando os recursos humanos, materiais e orçamentários relacionados ao
universo arquivístico;
• Estando os processos bem definidos, é possível mensurar com maior precisão as
etapas e procedimentos para a execução das atividades administrativas, deste modo
contribuindo para uma maior eficiência para alcançar aos resultados e metas
propostas;
• A gestão documental além de obrigação legal, tem por objetivo facilitar o acesso às
informações, pois permite que a busca e recuperação de informações e documentos
se torne mais rápida e segura; e
• Com a avaliação e destinação dos documentos, normalmente ainda na fase corrente,
já são identificadas as destinações finais dos documentos (eliminação ou guarda
permanente) o que conduz ao trato necessário aos documentos de guarda

37
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

permanente em prol a sua preservação e conservação desde seus “primeiros

passos” de seu ciclo vital.

Pode-se ainda destacar que a gestão documental pode ser descentralizada apenas na fase
corrente, logo, na fase intermediária ela é centralizada. Embora a gestão de documentos vigore
apenas nos arquivos corrente e intermediário pode-se dizer que o trato documental na fase
permanente é similar ao da fase intermediária, ou seja, centralizada.

Outro fator levando em contra na gestão documental é o que concebe a criação do arquivo
intermediário como uma estrutura que roga pela economicidade, ao propor a redução do volume
de documentos na fase corrente e possibilitar menores gastos com investimento em locais para
seu armazenamento afastados dos centros urbanos [1]. Ex.: imagine uma instituição que está
localizada no centro da cidade de São Paulo, onde o m² é de alto custo, quanto menos espaço for
desperdiçado melhor. Assim é possível investir em um local afastado com custos menores.

15.8 Tratamento dos documentos nos arquivos intermediários:

Ao adquirir (receber os arquivos pela transferência do arquivo corrente para o
intermediário) é realizada a LIMPEZA e, se necessário, a DESINFESTAÇÃO dos documentos.
A CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA aplicada aos documentos no arquivo Corrente é
mantida no Arquivo Intermediário.
O Arquivo Intermediário é proposto para fins de economicidade, logo é comum que sua
localização seja fora do prédio principal da empresa, muitas vezes encontrados em outras
cidades, assim ele deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo
permanente, de modo a evitar a propagação de mais depósitos e manter a política arquivística
uniformemente organizada.
Os documentos presentes tanto no Arquivo Corrente como no Arquivo Intermediário
pertencem a unidade produtora do documento, logo se outras unidades ou pessoas precisem
acessar o documento é necessário solicitar autorização aos proprietários.
Vale lembrar que documentos presentes no Arquivo Permanente são abertos ao acesso,
sem necessidade de solicitação ao proprietário, uma vez que já cumpriu os prazos
administrativos.

16 Instrumentos de Gestão Documental

Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo, são instrumentos de gestão.
A elaboração desses instrumentos é um processo multidisciplinar que envolve
profissionais de diversas áreas, sob a orientação de técnicos da Coordenação-Geral de Gestão de
Documento do Arquivo Nacional, obedecendo aos parâmetros técnicos e jurídicos.
A aplicação dos instrumentos técnicos de gestão de documentos permite a preservação dos
conjuntos documentais que possuem valores histórico, probatório e informativo, bem como
eliminar, com segurança, àqueles que já atenderam à sua finalidade, facilitando o acesso à
informação e possibilitando a melhoria dos serviços arquivísticos.
“O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:
atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-meio da administração pública foram elaborados por técnicos do Arquivo

38
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Nacional, (...) e constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e

intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalização e controle eficazes
das informações neles contidas” [4].
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
de Arquivo relativos às atividades-fim do são instrumentos técnicos de gestão de documentos
complementares ao Código de Classificação e a Tabela Básica de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração
Pública, aprovados por meio da Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho
Nacional de Arquivos (CONARQ) e de uso obrigatório pelas entidades da Administração Pública
Federal, conforme Decreto nº 4.073, de 2002.

“Cabe ressaltar que, por refletirem as funções e atividades dos órgãos, o Código de
classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela
básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da
administração pública são dinâmicos. Sendo assim, requerem revisões e alterações periódicas, a
fim de garantir sua atualização frente às constantes transformações da administração pública”
[4].

17 Valor dos Documentos

Um documento de arquivo pode assumir ou valor primário ou secundário.
17.1 Primário
“O valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira da criação do
documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à
eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de
utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais” (grifo
nosso) [4].
Outra definição para Valor Primário de documentos é a do Arquivo Nacional “Valor
atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-
se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais” (grifo nosso) [2].
Também podemos definir como valor primário dos documentos a sua própria existência
como um documento de arquivo, ou seja, “os documentos nascem do cumprimento dos objetivos
para os quais um órgão foi criado – administrativos, fiscais, legais e executivos” [5].

39
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

"Valor que um documento possui para a

atividade administrativa de uma entidade
Administrativo produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos" [3].

"Valor que um documento possui perante

Valor a lei para comprovar um fato ou
Legal constituir um direito" [3]
Primário Ex.: estatutos e regimento internos.

"Valor atribuído a documentos ou

Fiscal arquivos para comprovação de operações
financeiras ou fiscais "[3].

17.2 Secundário
“Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os
quais foi originalmente produzido” [2].
Schellenberg (2006) também aponta que documentos que sejam de interesse de outras
instituições ou pessoas diferentes daquelas que produziram o documento com a intensão de uso
para fins diferentes daqueles para os quais os documentos foram criados.
Por vezes o valor secundário é mencionado em provas como valor permanente “Valor
probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um
arquivo. Também chamado valor arquivístico ou valor histórico” [2].
Shellenberg (2006) propõe dois aspectos que caracterizam um documento como detentor
de valor secundário: probatório e informativo.
a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição
que os produziu. “Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal”
[2];
b) Informativo – quando contém informações “sobre pessoas, entidades, coisas,
problemas, condições, etc. com que o órgão governamental haja tratado” [5]. “Valor que um
documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor
probatório” [2].

40
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Probatório

Valor Secundário Histórico

Informativo

17.3 Outros conceitos:

Permanente Vitais = conservados indefinidamente por serem de importância vital para a
organização;
Permanente = conservados indefinidamente, apesar de não serem vitais, a informação que
possuem devem ser preservadas em caráter permanente;
Temporários = podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o Valor do
documento.

18 Funções Arquivísticas
De acordo com Santos (2008, P. 178), são sete as funções arquivísticas voltadas para a
gestão de documentos:
1 Criação / Produção
2 Avaliação
3 Aquisição
4 Conservação / Preservação
5 Classificação
6 Descrição
7 Difusão / acesso

18.1 Criação/Produção
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na
produção dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos,
formatos e trâmite. A execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da
instituição, seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos
adequados ao exercício do negócio da instituição
18.2 AVALIAÇÃO
Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação
(eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada

41
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

instituição. A avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura

administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documentos.
Contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais
e listas de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos
à instituição arquivística na esfera de competência.
Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de
documentos arquivísticos.
No âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e
de digitalização de documento.
Nesta função se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem
para séries documentais elimináveis.
18.3 AQUISIÇÃO
Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente;
refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do
acervo. Cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo
recebido é completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade
como evidência.
18.4 CONSERVAÇÃO/PRESERVAÇÃO
Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao
longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação; ao
arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas
fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles.
Nesta função estão inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de
contingência para minimizar a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres
e sinistros e, mais importante, salvar vidas.
18.5 CLASSIFICAÇÃO
Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções,
atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases
corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente.
A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura
organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos
produzidos. Também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como
contato com os setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste
instrumento.
18.6 DESCRIÇÃO
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus
elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às
necessidades do usuário.
A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de
acesso para facilitar a recuperação dos documentos ou informação. A descrição compreende a
criação e utilização de índices e de vocabulários controlados.

42
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

18.7 DIFUSÃO/ACESSO
Esta função não se restringe ao acesso às informações e documentos armazenados, mas a
difusão das práticas para que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras
funções: difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e
promoção de treinamento para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que
regulamentam o acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e ao sigilo;
utilização de sistemas informatizados; formas de atendimento; permissão de reprodução ou
impressão; elaboração de guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização
de exposições e concursos de pesquisas, etc.

19 Exercícios
35. A produção de documentos, no âmbito das instituições públicas ou privadas, não é
arbitrária, nem discricional. Ao contrário, é determinada

(A) pelo quadro de arranjo adotado pelos setores de protocolo e arquivo.

(B) por normas formuladas pelo Conselho Nacional de Arquivos.
(C) por tabelas de temporalidade e planos de classificação aprovados pelos órgãos
competentes.
(D) pela legislação arquivística vigente em cada unidade da Federação.
(E) pelas funções que lhes são atribuídas e pelas normas que as regulam.
Com relação à arquivologia, julgue o item que se segue.

36. Produção, uso, conservação e destinação final são fases da gestão de documentos.

37. Segundo Jardim (1987), a gestão documental perpassa por três etapas distintas:
primeiramente pela _______________ , que envolve o desenvolvimento e/ou padronização dos
documentos da instituição. Posteriormente, pela_______________ e_________________,
caracterizadas pelo controle do fluxo documental e sua preservação. Por fim a
__________________ , responsável pelo desenvolvimento do "sistema" de avaliação documental,
o qual determina quais documentos possuem valores permanentes.
Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas.

(A) Avaliação, classificação, conservação, preservação.

(B) Produção, classificação, avaliação, preservação.
(C) Avaliação, utilização, recolhimento, destinação.
(D) Produção, utilização, conservação, destinação.
Julgue o próximo item, relativo ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos.

38. Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir, por meio da preservação do acervo,
que a documentação produzida esteja acessível em longo prazo.
Com relação à gestão de documentos, julgue o próximo item.

43
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

39. As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente.

40. Responsável pelo controle do ciclo de vida dos documentos, cujo foco é o domínio das
versões destes, abrange todos os estágios de evolução dos documentos. Esse conceito
refere-se a:

(A) Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

(B) Digital Imaging (Digitalização).
(C) Workflow (Fluxo de trabalho).
(D) Document Management (Gerenciamento de Documentos).
41. Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é INCORRETO afirmar que

(A) a gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é divida em fases

arquivísticas, que, em seu conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos.
(B) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são
a produção, a utilização e a destinação.
(C) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de
gestão de documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de
documentos.
(D) identificar os documentos destituídos de valor através dos processos de avaliação
documental é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de
documentos.

42. O “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a

eficácia em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos
correntes e intermediários de uma organização” denomina-se sistema de:

(A) arquivamento.
(B) informação.
(C) gerenciamento arquivístico de documentos.
(D) gerenciamento de operações.
(E) gestão de arquivos.
43. Em relação aos instrumentos de gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um
instrumento arquivístico resultante da

(A) avaliação de documentos.

(B) produção de documentos.
(C) utilização de documentos.
(D) tramitação de documentos.

44. As funções arquivísticas são, comumente, enumeradas em sete. De acordo com essa visão,
assinale a alternativa que contém somente funções arquivísticas.
(A) Criação – Classificação – Preservação.
(B) Avaliação – Gestão – Difusão.

44
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

(C) Aquisição – Arquivamento – Conservação.

(D) Produção – Reprografia – Descrição.
(E) Eliminação – Acesso – Restauração.

20 Código de Classificação
O trecho a seguir apresenta a definição e estruturação do código de Classificação,
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da
Administração Pública do CONARQ.
”O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e
atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo
tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a
avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o
trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou
e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos
documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente
denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem
a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se
sempre do geral para o particular.
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação decimal. Como o próprio nome
indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez
classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são
representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas
em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se
o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:

Classe 000 Administração Geral

010 Organização e Funcionamento
Subclasse
012 Comunicação Social
Grupo
012.1 Relação com a Imprensa
Subgrupos
012.11 Credenciamento de Jornalistas

45
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à
subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia
dos assuntos tratados.
O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio,
possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO
GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do órgão. Estas
classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição
arquivística na sua esfera específica de competência.
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são
ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo, serão
apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses.” [4].

A elaboração deste instrumento tem por objetivo orientar as unidades da instituição para
que os seus documentos sejam classificados no momento de sua produção ou de seu
recebimento. Esses documentos deverão ser classificados no código específico referente ao seu
descritor.
Para auxiliar a classificação desses documentos, pode ser utilizado o índice, que,
alfabeticamente ordenado, facilita a localização dos descritores no Código de Classificação e na
Tabela de Temporalidade.

21 Tabela de Temporalidade e Destinação Documentos (TTD)

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo é o instrumento de
destinação, aprovado por autoridade competente, que determina os prazos de guarda e a
destinação final dos documentos, que podem ser a eliminação ou a guarda permanente.
A aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo permite
evitar o acúmulo desordenado e desnecessário de documentos e, principalmente, para que não
se proceda à eliminação de documentos sem critérios legais preestabelecidos, provocando
lacunas irreparáveis nos registros que constituem a história do órgão.

“A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada

órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos
documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica aqui
apresentada. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para
aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade” [4].

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação. Seus

objetivos são: definir prazos de guarda (em anos ou condicionada, no arquivo corrente e
intermediário) e a destinação de documentos (recolhimento ou eliminação), com vista a
garantir o acesso à informação [4].
Sua estrutura deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e
recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases
corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um
campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação [4].

46
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

21.1 Prazo de guarda dos documentos

O prazo de guarda dos documentos constante na Tabela de Temporalidade refere-se ao
tempo necessário para arquivamento dos documentos nas idades corrente e intermediária.
Expresso, preferencialmente, em anos, contudo, em alguns casos, ele poderá ser
condicionado a uma ação concreta que deverá, necessariamente, ocorrer em relação a um
determinado conjunto documental [4].
Determinantes na definição dos prazos de guarda:
• Frequência de uso;
• Normas;
• Outras fontes de informações;
• Prazos precaucionais.
21.2 Destinação final dos documentos
Na Tabela de Temporalidade o campo reservado à destinação final dos documentos pode
conter as seguintes destinações: eliminação ou guarda permanente. Esses procedimentos
podem ser sistematizados da seguinte forma [4]:
• ELIMINAÇÃO: destinação dada aos documentos que perderam o valor primário e
não apresentam valor secundário.
• GUARDA PERMANENTE: destinação dada aos documentos que possuem
informações consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa,
ou seja, fins culturais, sociais e científicos.

47
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso
21.3 Exemplo de Tabela de Temporalidade de Documentos
A Tabela 3 ilustra uma parte da tabela de temporalidade e destinação de documentos da PRF.
PRAZOS DE GUARDA
DESTINAÇÃO
CÓDIGO ASSUNTO FASE FASE INTER- OBSERVAÇÕES
FINAL
CORRENTE MEDIÁRIA
120 AÇÕES DE CONTRAINTELIGÊNCIA
121 SEGURANÇA ORGÂNICA
Enquanto Vigora 5 anos Eliminação
121.1 CONTROLE DE ACESSO A ÁREA RESTRITA
Enquanto o 10 anos Eliminação Deverá ser levado em consideração o prazo de
PREVENÇÃO DE VAZAMENTO DE servidor guarda dos documentos de classificação sigilosa,
INFORMAÇÃO mantiver vínculo em conformidade com a Lei nº 12.527, de 18 de
com a instituição novembro de 2011.
121.3 INVESTIGAÇÃO SOCIAL
121.31 5 anos 95 anos Eliminação
CANDIDATO A SERVIDOR. SERVIDOR

121.32 Enquanto 5 anos Eliminação

permanecer em
ESTAGIÁRIO
estágio na
instituição
121.33 Enquanto 5 anos Eliminação
PRESTADOR DE SERVIÇO permanecer
prestando
serviço na
instituição
121.4 Enquanto Vigora 10 anos Eliminação
DECLARAÇÃO DE RESPONSABILIDADE
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ÀS POLITICAS E DIRETRIZES DE INTELIGÊNCIA E CONTRAINTELIGÊNCIA
200 POLICIAMENTO E FISCALIZAÇÃO
201 Enquanto Vigora 5 anos Guarda Após cumprir suas funções administrativas o
Permanente documento tem interesse histórico e/ou
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO
probatório, pois retrata uma ação ou função
naquele período.
Enquanto Vigora 5 anos Guarda Após cumprir suas funções administrativas o
202
Permanente documento tem interesse histórico e/ou
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO
probatório, pois retrata uma ação ou função
naquele período.

professor@joaopaulo.pro.br @JPOrso Página 48 de 134

 ARQUIVOLOGIA
203
RELATÓRIO ANUAL DE POLICIAMENTO E
FISCALIZAÇÃO - ROD
203.1
OCORRÊNCIAS DIÁRIAS
204
ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DAS
RODOVIAS E ESTRADAS FEDERAIS
João Paulo Colet Orso
2 anos 5 anos Guarda Após cumprir suas funções administrativas o
Permanente documento tem interesse histórico e/ou
probatório, pois retrata uma ação ou função
naquele período.
2 anos 5 anos Eliminação As informações consolidadas encontram-se
recapituladas no Relatório Anual de Policiamento
e Fiscalização – ROD, classificado no código 203,
que são de guarda permanente.
Enquanto Vigora - Guarda Após cumprir suas funções administrativas o
Permanente documento tem interesse histórico e/ou
probatório, pois retrata uma ação ou função
naquele período.
Tabela 3: recorte tabela temporalidade PRF.
49
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Diante deste pequeno fragmento de Tabela de Temporalidade elaborado pela PRF e

disponibilizado para a administração pública federal é possível fazer os seguintes apontamentos
quanto às suas subdivisões:
ASSUNTO Neste campo são apresentados os conjuntos documentais
produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com
plano de classificação de documentos da instituição.
Conforme foi visto anteriormente, referem-se ao tempo necessário
PRAZOS DE
para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária,
GUARDA
visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os
gerou, mencionado, preferencialmente, em anos.
Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a
DESTINAÇÃO
eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário ou a
FINAL
guarda permanente, quando as informações contidas no documento são
consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.
OBSERVAÇÕES Neste campo são registradas informações complementares e justificativas,
necessárias à correta aplicação da tabela.

22 Exercícios
Com relação à arquivologia, julgue o item que se segue.

1. A aplicação da tabela de temporalidade é feita para todos os documentos de arquivo,

independentemente do suporte documental.
Com relação à arquivologia, julgue o item que se segue.

2. A unidade utilizada para estabelecer, na tabela de temporalidade, o tempo de permanência

dos documentos na fase intermediária é o ano.
No que se refere à política nacional de arquivos públicos e privados, julgue o item
subsequente.

3. Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados de acordo com as

tabelas de temporalidade e destinação aprovadas pelo Arquivo Nacional.

4. No Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos Área-Meio e Área-Fim

de Documentos, desenvolvido pelo Arquivo Público do Estado do Mato Grosso, a classe 800
é destinada à área de Segurança Pública, Justiça e Direitos Humanos. Sobre o Plano de
Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, por meio de códigos
pré-definidos, viabiliza a recuperação dos documentos.
( ) O Código de Classificação de Documentos facilita as atividades como avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso.

professor@joaopaulo.pro.br @JPOrso Página 50 de 134

 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo auxilia na definição

da organização física dos documentos arquivados.
( ) A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo determina a validade
dos documentos durante o seu ciclo de vida.
( ) O Código de Classificação de Documentos estabelece os critérios para eliminação dos
documentos.
Assinale a sequência correta.

(A) V, V, F, F, F
(B) F, V, F, V, F
(C) F, F, V, F, V
(D) V, F, F, V, V

5. Em relação aos instrumentos de gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um

instrumento arquivístico resultante da

(A) avaliação de documentos.

(B) produção de documentos.
(C) utilização de documentos.
(D) tramitação de documentos.

6. Um dos princípios básicos norteadores do trabalho de análise de documentos é a

importância do documento em relação aos seus valores:

(A) corrente, histórico e perene.

(B) vital, corrente e significativo.
(C) informacional, histórico e temporário.
(D) probatório, administrativo e informacional.
(E) administrativo, probatório e histórico.

23 Gabarito
1) Certo.
2) Certo.
3) Certo.
4) B.
5) A.
6) E.

24 Ciclo Vital
Também chamado de Teoria das 3 idades.
Segundo o dicionário brasileiro de terminologia arquivística o ciclo vital dos documentos
consiste em “sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à
guarda permanente ou eliminação”.

51
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

24.1 Arquivo corrente ou arquivo de primeira idade

O arquivo corrente consiste na 1ª Idade do ciclo de vital.

Segundo o texto da Lei 8.159/91 Art. 8º § 1º “Consideram-se documentos correntes

aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes”.

Compõe o arquivo corrente “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu
valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete
a sua administração” [2].

São arquivos que devem permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois
existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa.

Via de regra um documento de arquivo ao ser criado possui valor primário e, portanto,
pertence a fase corrente.

24.1.1 Características:
• Primeira fase do ciclo de vida dos documentos;
• Documentos consultados frequentemente;
• Devem permanecer próximos aos produtores por razões administrativas e técnicas;
• Devem ser de fácil acesso;
• São absolutamente essenciais ao funcionamento de quem os acumula;
• Consulta restrita ao órgão produtor.
• Uso de Armazenamento Vertical.

24.2 Arquivo intermediário

Segundo o texto da Lei 8.159/91 Art. 8º § 2º “Consideram-se documentos intermediários
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Corresponde a 2ª Idade. São os conjuntos documentais que, não sendo mais de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Existe para fins de economicidade, de modo a diminuir o volume de documentos presentes
no arquivo corrente, uma vez que já não possuem mais uso tão frequente.
Os arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo” ou
“purgatório”.
24.2.1 Características:
• Segunda fase do ciclo de vida dos documentos;
• Documentos com baixa frequência de consulta;
• Conservados por ordem administrativa, legal ou financeira;
• Aguardam a eliminação ou guarda permanente;
• Podem ser alocados em local afastado, de manutenção barata;

52
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

• Permanência transitória, por isso, também, são conhecidos como "limbo" ou

"purgatório";
• Consulta restrita ao órgão produtor.
24.3 Arquivo permanente
Segundo o texto da Lei 8.159/91 Art. 8º § 3º “Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.”

Segundo o texto da Lei 8.159/91 Art. 10º “Os documentos de valor permanente são
inalienáveis e imprescritíveis”.
Deste modo jamais podem ser eliminados.

Essa representa 3ª Idade e a última fase do ciclo de vida dos documentos de arquivo.
É composta pelos conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados pela instituição.
Nesta fase do ciclo vital ele passa a interessar mais aos pesquisadores (fins científicos,
sociais e culturais) do que aos produtores. Os arquivos dessa natureza situam-se em lugares
acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público.
24.3.1 Características:
• Terceira fase do ciclo de vida dos documentos;
• Conjuntos documentais de valor histórico, probatório e informativo;
• O documento permanente perdeu todo o valor de natureza administrativa;
• O documento permanente deve ser guardado definitivamente;
• Possui fins científicos, sociais e culturais;
• Os arquivos permanentes devem ficar localizados em lugares de fácil acesso;
• Consulta liberada ao público;
• Mais comum a adoção do Arquivamento Horizontal.
24.4 Transferência, recolhimento e eliminação dos documentos.
Atenção pois estes conceitos são amplamente cobrados em provas de concursos e prezam
pela exatidão do emprego dos termos.
TRANSFERÊNCIA: representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o
arquivo intermediário.
O processo de transferência é realizado por meio da produção do termo de transferência,
que é o instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos.
RECOLHIMENTO: representa a operação pela qual um conjunto de documentos passa para
o arquivo permanente.
O recolhimento pode ocorrer tanto a partir do arquivo corrente como oriundo do arquivo
intermediário.
O processo é realizado por meio da produção do termo de recolhimento, que é o
instrumento legal que define e formaliza o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.
ELIMINAÇÃO: é a destruição de documentos destituídos de valor primário e secundário,
cujos prazos de guarda já foram cumpridos
Ela também é conhecida como expurgo de documentos.
Muito cuidado, por mais que a destinação final seja a eliminação, os documentos não
podem ser simplesmente jogados fora é necessário formalizar por meio da publicação do edital

53
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

de ciência de eliminação, que é um ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo
anunciar e tornar pública a eliminação.

Segundo o texto da Lei 8.159/91 Art. 9

º “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público
será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera
de competência”.

CONARQ Resolução nº 40 de 2014 Art. 5º “A eliminação de documentos arquivísticos

públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica,
pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos
documentos não possa ser revertida”.
§ 2° “A escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos
deverá observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente e da
sustentabilidade”.

Portanto a eliminação por meio de incineração fica condenada perante os aspectos de

preservação do meio ambiente.

25 Exercícios
7. Arquivo corrente é aquele chamado de 1ª idade e é constituído por documentos em curso
ou consultados frequentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou
produziram ou dependências próximas e de fácil acesso. Assinale a alternativa que indique
uma característica não relacionada a esse tipo de arquivo.

(A) É a fase em que os documentos são produzidos

(B) É constituído pelos documentos mais novos da instituição
(C) Apresenta grande frequência de consulta aos seus documentos
(D) Nessa fase, aguardam uma destinação final

Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item que se segue.

8. Quando se envia documentos dos arquivos correntes para o arquivo intermediário, realiza-
se atividade de transferência.
Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item que se segue.

9. O recolhimento consiste na saída de documentos dos arquivos correntes ou intermediários

e em seu envio ao arquivo permanente.
A respeito dos fundamentos da arquivologia, julgue o item a seguir.

10. A organização dos acervos arquivísticos é fundamentada na teoria das três idades.

11. Os documentos públicos identificados como correntes são

54
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

(A) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, são objeto de seguidas
consultas.
(B) os que, por interesse administrativo, serão eliminados ou recolhidos
definitivamente.
(C) os que têm valor histórico, com reconhecimento internacional.
(D) os eliminados e refeitos continuamente.
(E) substituídos a qualquer momento.

12. Gestores e administradores devem manter documentos de alto valor primário nas
proximidades do seu local de uso, registrando-os no momento de sua criação, ou de seu
recebimento. Caso tenham de transferi-los para arquivos intermediários, deverão fazê-lo
mediante registro em um(a):

(A) manifesto de mudança.

(B) guia de situação.
(C) registro de evolução.
(D) listagem de transferência.
(E) declaração de destino.

13. Após análise e avaliação dos documentos acumulados em arquivo, devem-se estabelecer os
prazos de guarda e determinar os que precisam ser eliminados. Além disso, selecionar os
que serão recolhidos ao arquivo permanente por apresentarem valor:

(A) venal.
(B) histórico.
(C) intermediário.
(D) primário.
(E) secundário.

26 Gabarito
1) D.
2) Certo.
3) Certo.
4) Errado.
5) A.
6) D.
7) E.

27 Avaliação

“A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico,

na medida em que define quais documentos serão preservados para fins administrativos ou de

55
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário
e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que
os gerou e para a sociedade” [4].

“Processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda e

sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos” [6].

A avaliação de documentos dentro do contexto de gestão documental colabora para a

redução da massa documental, garantindo a eliminação dos documentos arquivísticos
destituídos de valor no prazo determinado.

A avaliação é a etapa em que são atribuídos aos documentos os prazos de guarda e dada
sua destinação final, de acordo com o que prescreve a tabela de temporalidade, principal
instrumento da avaliação.

A avaliação de documentos é um trabalho complexo, uma vez que deve analisar um

conjunto de direitos e obrigações e todo um contexto social, histórico e informativo antes de se
definir pelo descarte ou pelo recolhimento de um conjunto ou série documental. Deste modo, a
Comissão Permanente de Avaliação (CPAD) deve ser composta por equipes técnicas
multidisciplinares para a realização dessa atividade, que, ao seu término, dará origem ao
instrumento de gestão documental conhecido como Tabela de Temporalidade.

Composição recomendada pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ – para

instituição de uma CPAD:
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação.
• servidores das unidades organizacionais, com profundo conhecimento das atividades
desempenhadas.
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo.
• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos.
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação
(economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros).
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.

27.1 Vantagens do processo de avaliação

A avaliação de documentos permite ao servidor saber se o documento manuseado é
destinado a guarda permanente, assim indicando uma maior necessidade de seguir a política de
preservação e conservação dos documentos de arquivo. “A aplicação dos critérios de avaliação é
feita com base na teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a
fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de
valor probatório e/ou informativo” [6].
Outra grande vantagem é a redução do volume de documentos acumulador, uma vez que,
“deve-se evitar a transferência para os arquivos intermediários de documentos que não tenham
sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliação e seleção nesses arquivos são
extremamente onerosas do ponto de vista técnico e gerencial” [6].
27.2 OBJETIVOS DA AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
• Redução da massa documental.
• Agilidade na recuperação de documentos e informações.

56
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

• A conservação dos documentos de guarda permanente.

• A racionalização da produção e do fluxo dos documentos de arquivo.
• A eliminação dos documentos desprovidos de valor, gerando ganho de espaço físico.
• A otimização dos gastos com recursos humanos, materiais e financeiros.
Incremento à pesquisa. Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.

28 Plano de Destinação de Documentos

“Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos” [2].
Os planos de destinação de documentos são instrumentos que auxiliam o tratamento da
massa documental acumulada. Eles contêm informações sobre a tipologia documental
existente, os prazos de guarda definidos e as séries em que se dividiu o acervo.
Portanto, neles mesclam-se o plano de classificação de documentos e a tabela de
temporalidade usados nos arquivos correntes.

29 Eliminação de Documentos Arquivísticos

A eliminação de documentos arquivísticos no paradigma do arcabouço normativo vigente
no âmbito do Poder Executivo Federal segue os parâmetros apresentados nesta seção.

Nem todo documento produzido é um documento de arquivo, e mesmo dentre aqueles

definidos como documentos de arquivo não se faze necessário guardar todos. Assim, se faz
necessário uma política de eliminação/descarte de documentos.

O descarte consiste na “exclusão de documentos de um arquivo após avaliação” [2].

Similarmente também o conceito de Eliminação é dado por “destruição de documentos que, na
avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de
documentos” [2].
29.1 Passos para a eliminação de documentos arquivísticos (Resolução nº 40 de 2014 –
CONARQ)
1. Avaliar e selecionar os documentos. Esse procedimento será conduzido pelas
respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos – CPAD.
2. Registrar os documentos a serem eliminados em Listagem de Eliminação de
Documentos.
3. Solicitar aprovação da Listagem de Eliminação de Documentos pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD e pelas autoridades dos órgãos e
entidades a quem compete aprovar.
4. Submeter a Listagem de Eliminação de documentos aprovada à instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para autorização da
eliminação. Devem ser encaminhadas duas vias rubricadas.
5. Solicitar que a eliminação seja autorizada pela instituição arquivística pública na
específica esfera de competência.
6. Elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em periódico
oficial, sendo que na ausência destes, os municípios poderão publicá-los em outro
veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que serão eliminados os
documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos.

57
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

7. Encaminhar para a instituição arquivística pública, na sua específica esfera de

competência, uma cópia da página do periódico oficial ou do veículo de divulgação
local no qual o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos foi publicado.
8. Eliminar os documentos autorizados. A eliminação de documentos arquivísticos
públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou
mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a
descaracterização dos documentos não possa ser revertida. Todo o procedimento
deverá ser supervisionado. A escolha do procedimento a ser adotado para a
descaracterização dos documentos deverá observar as normas legais em vigor em
relação à preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.
9. Elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação.
10. Encaminhar uma cópia do Termo de Eliminação de Documentos para a instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para ciência de que a
eliminação foi efetivada.

30 Exercícios
1. A avaliação documental permite a definição dos prazos de guarda corrente e intermediária,
bem como a destinação final dos documentos, tendo por base seus valores

(A) primários (arquivos correntes), secundários (arquivos intermediários) e terciários

(arquivos permanentes).
(B) primários (que determinam os prazos de guarda corrente) e secundários (que
definem o prazo de guarda intermediário e o destino final dos documentos).
(C) administrativo, jurídico, fiscal, histórico probatório e histórico informativo.
(D) primários (administrativo, jurídico e legal) e secundários ou históricos (probatório
e informativo).
(E) administrativo, jurídico, legal, probatório e informativo.
Com relação aos arquivos permanentes, julgue o item.

2. A atividade de arranjo, desenvolvida nos arquivos permanentes, resume-se à avaliação

documental.
Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item que se segue.

3. A organização dos documentos nos arquivos correntes é feita com base no plano de
destinação.
Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item que se segue.

4. As massas documentais acumuladas são tratadas de maneira técnico-científica com

instrumentos de pesquisa.

No que se refere à política nacional de arquivos públicos e privados, julgue o item

subsequente.

58
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

5. A eliminação de documentos públicos é uma decisão autônoma dos órgãos e das entidades
do serviço público.

6. Tanto a tabela de temporalidade, quanto a lista de eliminação fazem parte dos instrumentos
de:

(A) avaliação.
(B) descarte.
(C) referência.
(D) destinação.
(E) seleção.

7. O conjunto de procedimentos por que passam os documentos de arquivo, da sua produção

à guarda permanente ou eliminação, é denominado:

(A) ciclo vital dos documentos.

(B) certificação vital dos documentos.
(C) autenticação vital dos documentos.
(D) custódia vital dos documentos.

8. A avaliação de documentos arquivísticos deverá ser realizada no momento da produção,

paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada. A
avaliação consiste fundamentalmente em:

(A) analisar informações com a finalidade de reduzir a produção e a aquisição

documental.
(B) elaborar planos, códigos e tabelas de classificação e temporalidade.
(C) definir intelectualmente os valores e prazos em formato multinível.
(D) identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo.
9. Quanto ao ciclo de vida, os arquivos são classificados como:

(A) Disponíveis, Semidisponíveis e Indisponíveis.

(B) Atuais, Inertes e Definitivos.
(C) Ativos, Reservados e Concluídos.
(D) Correntes, Intermediários e Permanentes.
(E) Em uso, Em espera e Terminais.

31 Gabarito
1) C.
2) Errado.
3) Errado.
4) Errado.
5) Errado.
6) D.

59
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

7) A.
8) D.
9) D.

32 Classificação de Arquivos
A compreensão dos arquivos, como conjunto e objeto de estudo e de trabalho, abrange
classificá-los segundo:
1) As entidades mantenedoras;
2) Os estágios de evolução;
3) A extensão de atuação; e
4) A natureza dos documentos.
32.1 Classificação quanto às entidades mantenedoras
Esta classificação parte do entendimento acerca da origem dos documentos de arquivo, em
face das características das organizações. De acordo com Paes (2007, p.21), quanto à entidade
mantenedora, os arquivos podem ser classificados da seguinte forma:

❖ Público
➢ Federal
▪ Central
▪ Setorial
➢ Estadual
➢ DF
➢ Municipal
❖ Institucionais
➢ Instituições Educacionais
➢ Igrejas
➢ Corporações não lucrativas
➢ Sociedades e associações
❖ Comerciais
➢ Firmas
➢ Companhias
❖ Família ou pessoa

Pela Lei 8.159/91 os arquivos são Públicos ou privados:

Públicos: são aqueles produzidos e mantidos por instituições públicas nas esferas federal,
estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições administrativas, legislativas e/ou
judiciárias. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos.
Privados: consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

32.2 Classificação quanto à natureza dos documentos

Quanto a natureza dos documentos os arquivos podem ser classificados como Especial ou
Especializado.
Cuidado: Natureza do Documento é diferente da Natureza do Assunto.

60
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Arquivo Especial: é constituído por documentos de diversos formatos que, devido às

características físicas do suporte, merecem um TRATAMENTO ESPECIAL quanto ao seu
armazenamento e tratamento técnico. Ou seja, exigem TRATAMENTO DIFERENCIADO no que se
refere à sua guarda e conservação.
Exemplos:
• CD.
• Fitas de Vídeo
• Fitas de Áudio
• Disquetes
• Fotografias
• Microfilmes
• Slides
“Documento em linguagem não textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel,
em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento
técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação
tecnológica” [2].
Arquivo Especializado: é o arquivo constituído por documentos resultantes do
desenvolvimento de atividades de DETERMINADA ÁREA DO CONHECIMENTO HUMANO,
independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. Também são
conhecidos como ARQUIVOS TÉCNICOS.
Exemplos:
• Arquivos Médicos ou hospitalares.
• Arquivos de Imprensa.
• Arquivos de Engenharia.
• Arquivos de Arquitetura.
32.3 Classificação quanto aos estágios de sua evolução
Quanto ao estágio de evolução, os arquivos são divididos em: arquivo corrente, arquivo
intermediário e arquivo permanente. Esses três elementos da divisão apresentada
representam as três fases/idades constantes da teoria do Ciclo Vital dos Documentos de arquivo,
que, devido a sua grande importância para a resolução de questões de provas, será
minuciosamente explorada em capítulo próprio.
Lei 8.159/91 Art. 8º:
“Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.”

32.4 Classificação quanto à extensão de sua atuação

Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser divididos em duas categorias:
setorial ou central/geral.

61
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Arquivo setorial: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo
função de arquivo corrente. A instituição que opta por organizar sua estrutura de gestão
documental por meio da criação de arquivos setoriais, passa a ter arquivos instalados nas
unidades de trabalho do órgão, de forma descentralizada. Eles ficam responsáveis por apoiar as
atividades do dia-a-dia. Por exemplo:
• Presidência
• Pessoal
• Material
• Patrimônio
• Tecnologia
Arquivo central ou geral: destina-se a receber os documentos correntes provenientes de
diversos órgãos que integram a estrutura da instituição, centralizando as atividades de arquivo
corrente.

Patrimônio Pessoal

Material Tecnologia
Arquivo
Central

33 Classificação de Documentos
Conforme suas características e elementos essenciais, os documentos podem ser
classificados de acordo com o gênero, a natureza do assunto, a forma, o formato, a espécie e
a tipologia.

33.1 Classificação quanto ao Gênero

Gênero documental é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema
de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

TEXTUAL OU ESCRITO: Gênero documental integrado por documentos manuscritos,

datilografados ou impressos, como atas de reunião, cartas, decretos, livros de registro,
panfletos e relatórios.

62
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

ICONOGRÁFICOS: Gênero documental integrado por documentos em suporte sintético,

em papel emulsionado ou não, que contêm imagens fixas (estáticas), impressas, desenhadas ou
fotografadas, como: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos.
SONORO: Gênero documental integrado por documentos com dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fonográficos.
FILMOGRÁFICOS: Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens
em movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnéticas. Também é conhecido
como documento cinematográfico.
INFORMÁTICOS OU DIGITAIS: Gênero documental integrado por documentos
produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido, disco óptico).
CARTOGRÁFICOS: Gênero documental integrado por documentos em formatos e dimensões
variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia, como:
mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas.
MICROGRÁFICOS: Gênero documental integrado por documentos resultantes da
microrreprodução de imagens em microforma, mediante a utilização de técnicas específicas.

34 Exercícios
1. O instituto da delegação de competências foi sempre empregado pela administração estatal
no Brasil, seja pelo número insuficiente e pouco especializado de agentes públicos, em
tempos passados, seja pela vontade política de descentralização, mais recentemente. Os
documentos acumulados por uma empresa de direito privado, encarregada da prestação de
serviços de iluminação de uma cidade ou de uma região, constituem, do ponto de vista legal,

(A) arquivos públicos.

(B) arquivos privados de interesse público.
(C) arquivos privados.
(D) patrimônio histórico.
(E) bens tombados.
No que se refere à arquivística e a tipos de arquivamento, julgue o próximo item.

2. São considerados como arquivos públicos os arquivos mantidos pelos órgãos públicos das
esferas municipal, estadual e federal e pelas instituições privadas que tenham como objetivo
gerir os serviços públicos.

3. Arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física, pessoa

jurídica e por todo serviço de instituição pública ou privada no exercício de suas atividades.
Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos estabelecidos junto aos órgãos operacionais
que cumprem função corrente são classificados como:

(A) setoriais.
(B) centrais.
(C) gerais.
(D) correntes.
(E) específicos.
4. Assinale a opção que apresenta corretamente as três características básicas dos arquivos.

63
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

(A) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição; origem
no curso de suas atividades; caráter orgânico que liga o documento aos outros do
mesmo conjunto.
(B) Arquivos de primeira idade (intermediários); classificação pela natureza das
entidades mantenedoras; caráter orgânico que liga o documento aos outros do
mesmo conjunto.
(C) Arquivos gerais ou centrais que recebem documentos provenientes dos diversos
órgãos que integram a estrutura de uma instituição; centralização exclusiva dos
serviços; origem no curso de suas atividades.
(D) Arquivo em depósito, com guarda de arquivos permanentes sem pertencer ao
acervo; arquivo privado, produzido ou recebido por instituições não
governamentais; arquivo corrente, com documentos em curso ou de uso frequente.
(E) Análise de dados coletados; planejamento através de um plano de coordenação dos
serviços de arquivos; definição do arranjo por assunto e cronológico.
A respeito dos fundamentos da arquivologia, julgue o item a seguir.

5. Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente.

6. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e

social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Consideram-se arquivos privados aqueles conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas:

(A) como herança de ascendente brasileiro.

(B) que conviveram com os fatos que cercam a história.
(C) em decorrência de suas atividades.
(D) reconhecidas pela dedicação histórica.
(E) no campo das artes ou produção científica.
Julgue o item subsequente, relativo à legislação arquivística e a sistemas de arquivo.

7. Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e

por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos não são considerados
arquivos públicos.

8. A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos
e privados, classificando os documentos públicos como correntes, intermediários e
permanentes. Os arquivos correntes são aqueles destinados aos documentos com valor
primário, que podem ser distinguidos pelo(a):

(A) capacidade de gerar controvérsias.

(B) facilidade de entendimento.
(C) obsolescência prevista.
(D) baixo nível de complexidade.

64
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

(E) alto índice de uso.

9. Tendo por base noções elementares a respeito de arquivologia no âmbito da Administração

pública, assinale a alternativa INCORRETA.

(A) Os arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de
serviços públicos no exercício de suas atividades.
(B) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
(C) Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no
exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias.
(D) Entende-se como arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja
o suporte da informação ou a natureza dos documentos

35 Gabarito

1) A.
2) Certo.
3) A.
4) A.
5) Errado.
6) C.
7) Errado.
8) E.
9) A.

36 Exercícios
1. Assinale a alternativa que não indica arquivos classificados quanto ao gênero.

(A) Textuais
(B) Cartográficos
(C) Ostensivos
(D) Filmográficos
Com relação aos arquivos permanentes, julgue o item.

65
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

2. Independentemente dos gêneros documentais, os arquivos permanentes deverão ficar

agrupados em um mesmo local (depósito).
Com relação aos arquivos permanentes, julgue o item.

3. Os arquivos permanentes armazenam os documentos sigilosos.

4. A classificação de documentos arquivísticos consiste em

(A) três métodos de classificação baseados nos valores que cada documento possui:
administrativo, jurídico ou fiscal.
(B) uma operação técnica que irá determinar a ordenação física, por meio da aplicação
de métodos de arquivamento (alfabético, cronológico ou geográfico), dos conjuntos
documentais.
(C) uma atividade de ordenação intelectual de acervos arquivísticos, baseada em uma
proposta de hierarquização dos documentos e seus conjuntos.
(D) uma técnica aplicada às massas documentais acumuladas que permite separar o que
deve ser arquivado e o que não requer tratamento imediato.
(E) organização física dos documentos em séries e subséries, segundo métodos de
arquivamento padronizados.
Com relação à arquivologia, julgue o item que se segue.

5. A classificação adequada dos documentos de arquivo é feita de acordo com a espécie do

documento.

6. O documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso
ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. Um documento
sigiloso classificado como “reservado” NÃO poderá manter este grau de sigilo por mais do
que:

(A) 5 anos.
(B) 30 anos.
(C) 15 anos.
(D) 20 anos.
(E) 10 anos.

7. Há temas relacionados à empresa que não devem ser do conhecimento do público em geral.
Assim, em vez de ter sua difusão liberada, receberá uma classificação sigilosa de menor
intensidade, que é:

(A) secreto.
(B) protegido.
(C) reservado.
(D) guardado.
(E) ostensivo.

66
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

8. Para Sousa (2013), a classificação deve representar a atividade intelectual de construção de

instrumentos para

(A) produção dos documentos de idade corrente ou intermediária.

(B) organização documental, independente da idade a que os documentos pertençam.
(C) ordenação dos documentos em idade intermediária e permanente.
(D) descrição documental, independente da idade a que os documentos pertençam.

9. A Lei de Acesso à Informação define o tempo pelo qual os documentos classificados como
secretos deverão ficar restritos. Assinale a alternativa que indica, em anos, o tempo de
restrição dos referidos documentos.

(A) 1
(B) 5
(C) 10
(D) 15
(E) 20
Em relação ao acesso e sigilo dos documentos públicos, analise a questão.

10. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma transparente e com respeito
à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como à liberdade e garantias
individuais. As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de
classificação de sigilo, pelo prazo máximo de

(A) 05 anos.
(B) 25 anos.
(C) 50 anos.
(D) 75 anos.
(E) 100 anos.
Com relação às funções arquivísticas de criação, classificação e avaliação de documentos,
julgue o item seguinte.

11. Documentos de um acervo que podem ser amplamente divulgados à sociedade são
considerados ostensivos quanto à natureza do assunto.

37 Gabarito
1) C.
2) Errado.
3) Errado.
4) C.
5) Errado.
6) A.
7) C.

67
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

8) B.
9) D.
10)E.
11)Certo.

38 Atividades de protocolo
Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a
distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos
para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes, sendo estas atividades
aplicáveis a todos os documentos, avulsos ou processos, independentemente do suporte.
De acordo com a definição apresentada pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (2005, p.140), o termo protocolo pode ser devidamente conceituado da seguinte
forma: “Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos”
É uma unidade muito importante no âmbito das organizações, tendo em vista que responde
pelo rigoroso controle de toda a documentação recebida ou expedida.
Deve-se tomar muito cuidado com a polissemia do termo protocolo, pois ele também pode
ser utilizado para designar o número de registro dado ao documento ou, ainda, o nome
atribuído ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos.
38.1 Recebimento
Atividade realizada no âmbito da unidade de protocolo. É acompanhada de uma série de
procedimentos importantes que devem ser rigorosamente observados com o intuito de efetuar
a formalização dos documentos para que eles cumpram suas funções institucionais, a saber:

1º. Verificar se o documento, avulso ou processo, destina-se ao órgão ou entidade,

independentemente de o destinatário ser ou não ocupante do cargo indicado.
Havendo comprovante de recebimento, este deverá ser datado, assinado ou emitido por
sistema informatizado e devolvido. Caso o mesmo não se destine ao órgão ou entidade,
providenciar a sua devolução.
2º. Verificar se o invólucro do documento, avulso ou processo, encontra-se íntegro.
Havendo danos no invólucro, registrar o fato no ato do recebimento e comunicar
imediatamente à autoridade competente.
3º. Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular.
Os de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou
entidade.
4º. Separar os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial em ostensivos ou
sigilosos. Os documentos, avulsos ou processos, de caráter oficial sigiloso receberão
tratamento de acordo com o estabelecido pela legislação em vigor.
5º. Identificar o documento, avulso ou processo, caracterizado como "Urgente", que
precisa ser priorizado para fins de classificação, registro e distribuição.
6º. Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s)
anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar
ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente

68
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

7º. Verificar se o documento avulso será objeto de autuação ou não, conforme

regulamentação interna do órgão ou entidade.
8º. Classificar o documento, avulso ou processo.
9º. Registrar o documento, avulso ou processo, em sistema informatizado ou
excepcionalmente em formulário, no qual constarão os seguintes dados
identificadores:
1. a espécie/tipo do documento;
2. o número e a data de produção do documento;
3. a data de recebimento do documento;
4. o identificador de que o documento é avulso ou processo;
5. o Número Único de Protocolo - NUP;
6. o número de anexo(s);
7. o número de volume(s);
8. o código de classificação e o respectivo descritor, ou o assunto a que se refere o
documento;
9. o remetente/interessado/representante legal; e
10. o destinatário.

38.2 Classificação
A classificação representa o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos
documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. É realizada a
partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade e pode incluir ou não a
atribuição de código aos documentos.
A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores (processos
e dossiês) e o agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou
entidade. Para isso, deve tomar por base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que
o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação também define a
organização física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para agilizar sua
recuperação e facilitar tanto as tarefas de destinação (eliminação ou recolhimento dos
documentos) como as de acesso.
O Dicionário de Terminologia Arquivística (2005, p.49) apresenta mais de uma definição
para o termo classificação, o que nos força a ter que prestar bastante atenção quanto ao aspecto
polissêmico do termo:

1 - Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a

qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
2 - Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme
legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

Dos dois conceitos apresentados acima, o segundo conceito de classificação (atribuição de

graus de sigilo, conforme legislação específica) apresenta uma peculiaridade que é bastante
cobrada em provas de concursos. Destaca-se a existência do seu oposto “desclassificação” (ato
pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento
anteriormente sujeito a grau de sigilo).

69
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

38.2.1 Plano de classificação e código de classificação

Um plano de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes, de
acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas
e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
A estruturação de um plano de classificação pode ser facilitada pela utilização de códigos
(numéricos ou alfanuméricos) para designar as classes, constituindo um código de classificação.
Seguem exemplos do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo elaborado pelo
Conselho Nacional de Arquivos para os órgãos e entidades que compõem a Administração
Pública Federal.

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
SUBCLASSE
012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
GRUPO
012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
SUBGRUPOS 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 000ADMINISTRAÇÃO GERAL

010ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
PESSOAL
020
030MATERIAL
040PATRIMÔNIO
050ORÇAMENTO E FINANÇAS
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
060
070COMUNICAÇÕES
080(vaga)
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL
090

• Toma por base o conteúdo do

38.2.2 Aspectos Importantes da Classificação documento;
• Define a organização física dos
Arquivística
documentos.
• Analisar e identificar o conteúdo dos
documentos arquivísticos;
38.2.3 Objetivos da Classificação Arquivística
• Selecionar a classe sob a qual serão
recuperados; 1. Estabelecer a relação orgânica dos
documentos arquivísticos;
• É realizada a partir de um plano de
2. Assegurar que os documentos sejam
classificação;
identificados de forma consistente ao
• Determina o agrupamento de
longo do tempo;
documentos;

70
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

3. Auxiliar a recuperação de todos os 6) Identificação do responsável pelo

documentos arquivísticos relacionados encaminhamento.
a determinada função ou atividade; 7) Data do recebimento
4. Possibilitar a avaliação de um grupo de 8) Identificação do responsável pelo
documentos de forma que os recebimento
documentos associados sejam 9) Providências a serem implementadas,
transferidos, recolhidos ou eliminados quando couber.
em conjunto.
“O registro consiste em formalizar o
recebimento de determinado documento
38.2.4 Procedimento para a classificação arquivístico dentro de um sistema de gestão
arquivística: arquivística de documentos por meio da
atribuição de um número identificador e de
1º. Identificara ação ou atividade
uma descrição informativa. Ele tem por
registrada no/pelo documento
objetivo precípuo demonstrar que o
2º. Localizara ação ou atividade no plano
documento foi produzido ou recebido e bem
de classificação.
como facilitar sua localização, recuperação
3º. Comparar a atividade com a estrutura
e acesso.”
organizacional para verificar se é
apropriada à unidade que gerou o
documento. 38.4 Controle da tramitação
O controle da tramitação de documentos,
38.3 Registro avulso ou processo, realizado através de
sistema próprio (informatizado ou manual),
As rotinas das unidades de protocolo são
possibilita mapear o curso do documento
compostas por uma série de operações que
desde a sua produção ou recebimento até o
objetivam controlar os documentos
cumprimento de sua função
produzidos e recebidos que estão em processo
administrativa.
de tramitação na instituição, garantindo
Para que essa atividade seja realizada
eficiência máxima na localização, recuperação
de forma eficiente e possa produzir os
e acesso. Após efetuar o recebimento do
resultados esperados, torna-se necessário
documento, a unidade de protocolo fará o
que as etapas de recebimento e de registro
registro de algumas informações básicas, a
tenham sido executadas corretamente.
saber:
O controle da tramitação permitirá saber
a exata localização do documento, bem como a
1) Identificação do documento por meio do
data de entrada na instituição, as unidades
Número Único de Protocolo.
pelas quais o documento já tramitou, a pessoa
2) Remetente/interessado/representante
que recebeu na respectiva unidade, horário do
legal.
recebimento, etc., de forma a tornar sua
3) Destinatário.
recuperação ágil e precisa.
4) Especificações do documento, avulso ou
É vedada a tramitação de documento,
processo, encaminhado: espécie/tipo,
avulso ou processo, sem o respectivo registro
número e data de produção; identificador
no instrumento de encaminhamento e de
de que o documento é avulso ou processo;
controle da tramitação, disponíveis em
número de anexos e número de volumes;
sistema informatizado ou excepcionalmente
código de classificação e o respectivo
em formulário.
descritor ou o assunto a que se refere o
documento.
5) Data do encaminhamento.

71
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

38.5 Distribuição o Apensação

• Desapensação
É o procedimento de remessa dos
• Desentranhamento: retirada de
documentos, avulsos ou processo, às
folhas/documentos de um processo de
unidades destinatárias. Na distribuição, os
forma definitiva, mediante justificativa.
documentos são entregues às unidades
Usado quando ocorreu anexação
internas.
indevida.
“Distribuição: primeira tramitação do
• Desmembramento: retirada de
documento, avulso ou processo, para o
folhas/documentos de um processo de
destinatário, que ocorre dentro do órgão ou
forma definitiva para a formação de um
entidade”
novo processo.
38.6 Expedição
É o procedimento de remessa das 38.8 Outras competências
correspondências para outras instituições.
Compete ainda ao protocolo indicar o
As correspondências serão encaminhadas por
tipo de correspondência:
meio do protocolo central da instituição
• Interna
remetente. Poderão ser utilizados os serviços
da Empresa de Correios e Telégrafos ou meios • Externa
próprios para a entrega ao destinatário. • Oficial
• Particular
• Recebida
38.7 Autuação de documento avulso para • Expedida
formação de processo
Também cabe ao protocolo realizar a
As atividades executadas no âmbito da
numeração de folhas do processo, de forma
Administração Pública, em determinados
devidamente identificada.
momentos, exigem que os documentos
avulsos passem a constituir processos, os
quais deverão ser autuados por uma unidade 39 Exercícios
protocolizadora. A autuação de documentos 1. Com relação a protocolo de documentos,
avulsos para formação de processos é considere as seguintes funções:
obrigatória quando o assunto, tema ou
solicitação requerer análises, informações, 1. Recebimento.
despachos, pareceres ou decisões 2. Triagem.
administrativas dos órgãos e entidades da 3. Registro.
Administração Pública. 4. Distribuição.
De acordo com o Dicionário de São funções do protocolo:
Terminologia Arquivística (1996, p.11 e 62),
processo pode ser definido da seguinte (A) 1 e 3 apenas.
maneira: (B) 1 e 4 apenas.
“conjunto de documentos oficialmente
reunidos no decurso de uma ação (C) 1, 2 e 3 apenas.
administrativa ou judicial, que constitui uma (D) 2, 3 e 4 apenas.
unidade de arquivamento.” (E) 1, 2, 3 e 4.
38.7.1 Elementos da autuação 2. Analise as afirmações sobre Protocolo de
• Despacho documentos e assinale a alternativa
• Juntada correta.
o Anexação

72
 ARQUIVOLOGIA
I. Classificar o documento de acordo com o
seu assunto, buscando identificar o
destinatário, é uma tarefa de Protocolo.
II. Encaminhar os documentos aos
respectivos destinatários internos ou
externos, é uma tarefa de Protocolo.
Estão corretas as afirmativas:
(A) I e II
(B) Nenhuma
(C) I, apenas
(D) II, apenas
Com relação à arquivologia, julgue o item
que se segue.
3. As atividades de protocolo são
desenvolvidas nos arquivos correntes.
Com relação à arquivologia, julgue o item
que se segue.
4. A identificação de dados para controle e
recuperação dos documentos é feita na
atividade de distribuição do protocolo.
Acerca da gestão arquivística de
documentos, julgue o item que se segue.
5. Os protocolos são responsáveis pela
distribuição e pelo controle de tramitação
de documentos dentro da organização.
6. O Protocolo do Sistema de Arquivo da
Secretaria de Segurança Pública do Mato
Grosso é responsável pelo recebimento,
registro, controle da tramitação e
expedição de documentos dentro da
instituição. A coluna da esquerda
apresenta rotinas desenvolvidas nos
Arquivos Correntes e a da direita, setores
de atividades onde essas rotinas são
desenvolvidas. Numere a coluna da direita
de acordo com a da esquerda.
73
João Paulo Colet Orso
1 - Fazer a leitura da correspondência e
verificar a existência de antecedentes.
2 - Preparar e utilizar o sistema de
protocolo ou fichas, em duas vias, anotando
o número do protocolo, data da entrada,
procedência, espécie, número e data do
documento, código e resumo do assunto.
3 - Receber a correspondência para envio
(original e 3 cópias).
4 - Verificar a classificação atribuída no ato
do recebimento, ratificando-a quando
necessário.
( ) Registro e distribuição
( ) Expedição
( ) Arquivamento
( ) Recebimento
Assinale a sequência correta.
(A) 4, 2, 3, 1
(B) 3, 4, 1, 2
(C) 2, 3, 4, 1
(D) 1, 2, 4, 3
7. Com relação aos procedimentos gerais
para as atividades de protocolo no âmbito
dos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal, é correto afirmar que
(A) o desentranhamento de
documentos de um processo tem
por objetivo a retirada de
documentos de forma definitiva de
um processo para a formação de
um novo processo, quando houver
interesse do órgão ou entidade ou
a pedido do interessado.
(B) a juntada de processo pode
ocorrer por meio da anexação,
atividade a qual ocorre a juntada
de processo(s) a processo(s) ou de
processo a documento(s) avulso(s
)de forma temporária.
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

(C) a juntada de processo pode (E) não identificada.

ocorrer por meio da apensação,
10. Referente aos serviços de protocolo,
atividade na qual ocorre a juntada
analise as afirmativas a seguir.
de processo(s) a processo(s) de
forma temporária. I. Os servidores do protocolo devem
(D) depois da ocorrência de juntada indeferir os documentos redigidos em
por anexação de documento(s) desacordo às normas de ortografia.
avulsos a processo ou de II. O protocolo não tem obrigação de
processo(s) a processo, não é mais encaminhar correspondências particulares
de funcionários.
possível o desmembramento ou
III. A autuação de processo se dará
desentranhamento de
mediante despacho específico de
folhas/documentos do processo.
autoridade competente.
8. É a denominação do protocolo IV. A abertura de volumes facilita no
responsável pela autuação de manuseio, por isso é aconselhável que um
documentos: processo não ultrapasse 400 folhas.
Estão corretas apenas as afirmativas
(A) sistema de recebimento.
(B) unidade protocolizadora. (A) I e II.
(C) plano protocolar. (B) I e III.
(D) documento jurídico. (C) II e III.
(E) serviço de entrada. (D) II, III e IV.
9. O protocolo trabalha por processo. Assim,
a partir do recebimento da
40 Gabarito
correspondência, deve-se, inicialmente,
separar a correspondência oficial da 1) E.
2) A.
correspondência particular para poder,
3) Certo.
primeiramente, distribuir a 4) Errado.
correspondência: 5) Certo.
6) C.
(A) sigilosa.
7) C.
(B) particular. 8) B.
(C) de maior grau de sigilo. 9) B.
(D) de menor grau de sigilo. 10) C.

41 Métodos de Arquivamento
Os métodos de arquivamento de documentos se dividem em dois grandes sistemas:
• Sistema Indireto: são aqueles que necessitam do uso de um instrumento/ferramenta
intermediário para localizar um documento específico, como um índice ou código.
• Sistema Direto: neste se enquadram os métodos que utilizam elementos do próprio
documento para sua ordenação, não necessitado, assim, de instrumentos intermediários

74
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Podemos dividir os métodos de arquivamento existentes em duas grandes classes BÁSICOS

e PADRONIZADOS, conforme ilustrado nos esquemas a seguir.

Alfabético

Geográfico Simples

Numérico Cronológio

Básicos Dígito-terminal

Enciclopédico
Alfabético
Dicionário
Ideográfico ou por
assunto Duplex

Decimal
Numérico
Unitermo ou
Indexação
coordenada

Padronizados

Variadex Automático Soundex Mnemônico Rôneo

Além dos métodos citados existe o método ALFANUMÉRICO (combina letras e números)
este método pode ser considerado semi-indireto.

41.1 Método Alfabético ou Onomástico

O método alfabético é simples e no nome existente no documento para realizar a
ordenação, baseado na ordem alfabética (que pode ser letra por letra ou por palavra).
É um método direto, uma vez que a pesquisa é realizada diretamente no conjunto
documental, sem a necessidade de utilização de um índice para localizar qualquer documento.

75
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

41.1.1 Vantagens:
• Rápido;
• Direto;
• Fácil;
• Barato.
41.1.2 Desvantagem:
Grande possibilidade de erro quando o volume de documentos é muito grande, por conta
do cansaço visual e da variedade de grafia dos nomes.

41.1.3 Regras de Alfabetação

1º. Nos nomes pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome;
Exemplos:

João Barbosa
Maria Luísa Vasconcelos
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos

Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa

2º. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivos ou ligados por hífen não se

separam;
Exemplos:

Camilo Castelo Branco

Heitor Villa-Lobos
Paulo Monte Verde

Arquivam-se
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor

3º. Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra anterior;

Exemplos:
Carlos São Paulo
Luciano Santo Cristo
Waldemar Santa Rita

Arquivam-se
Santa Rita, Waldemar

76
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Santo Cristo, Luciano

São Paulo, Carlos

4º. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes

iguais;

Exemplos:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira

Arquivam-se
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José

5º. Os artigos e preposições, tais como: a, o, de, d’, da, do, e, um, uma não são considerados;

Exemplos:
Arnaldo do Couto
Lúcia da Câmara
Pedro de Almeida
Ricardo d’Andrade

Arquivam-se
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d’
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do

6º. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho
são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na
ordenação alfabética;
1. Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de
elemento de distinção.

Exemplos:
Antônio Almeida Filho
Antônio Almeida Neto
Henrique Viana Neto
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Paulo Ribeiro Júnior

Arquivam-se
Almeida Filho, Antônio
Almeida Neto, Antônio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

77
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

7º. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.

Exemplos:
Ministro Milton Campos
Professor Evandro Guedes
General André Arruda
Dr. Pedro Pablo

Arquivam-se
Arruda, André (General)
Campos, Milton (Ministro)
Guedes, Evandro (Professor)
Pablo, Pedro (Dr.)

8º. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais;

Exemplos:
Georges Aubert
Jorge Schmidt
Paul Müller
Winston Churchill

Arquivam-se
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge

9º. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula;

Exemplos:
Charles Du Pont
Esteban De Penedo
Giulio di Capri
Gordon O’Brien
John Mac Adam

Arquivam-se
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O’Brien, Gordon

78
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

10º. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que

corresponde ao sobrenome de família do pai

Exemplos:
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ríos
Francisco de Pina de Mello
José de Oviedo y Baños

Arquivam-se
Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baños, Jose de
Pina de Mello, Francisco de
Ríos, Antonio de los

11º. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se

apresentam

Exemplos:
Al Ben-Hur
Li Yutang

Arquivam-se
Al Ben-Hur
Li Yutang
12º. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser
transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação,
os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que
os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome;

Exemplos:
Álvaro Ramos & Cia.
A Colegial
Barbosa Santos Ltda.
Companhia Progresso de Guanabara
Embratel
The Library of Congress

Arquivam-se
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso de Guanabara
Embratel
Library of Congress (The)

79
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

13º. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os

números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses

Exemplos:
II Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia

Arquivam-se
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)

41.2 Método Geográfico

Este método pertencente ao sistema direto, ou seja, quando o usuário realizar uma busca,
ela será feita diretamente no documento, sem a necessidade do uso de um índice ou código.
É uma metodologia de arquivamento bastante utilizada quando o principal elemento a ser
considerado em um documento é a procedência ou local.
Método de ordenação que tem por eixo aspectos geográficos.
41.2.1 Vantagens
• Direto
• Fácil
41.2.2 Desvantagem
Exige duas classificações – uma para a procedência e outra para o correspondente.

O método geográfico pode ser ordenado por estado, por cidade ou por país:
41.2.3 Organização por estado
Na organização do arquivo por estado, a capital do estado deve ser ordenada em primeiro
lugar, mesmo que não fique na ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar
dispostas alfabeticamente na sequência.
As regras de alfabetação presentes no método alfabético continuam sendo necessárias e
empregadas para ordenar os nomes dos estados e cidades. Por exemplo:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Brasília Orso, João Paulo Colet
Distrito Federal
Manaus (Capital) Sobreira, Luísa
Amazonas
Itacoatiara Santos, Antônio J.
Amazonas
Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro
Campos Almeida, José de
Rio de Janeiro
São Paulo São Paulo (capital) Corrêa, Gilson
Lorena Silva, Alberto
São Paulo

80
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Observa-se que os estados estão ordenados alfabeticamente (Distrito Federal e Minas

Gerais), seguidos das respectivas capitais, que nessa metodologia aparecem em primeiro lugar.
Na sequência, aparecem as demais cidades, também ordenadas alfabeticamente.
41.2.4 Organização por cidade
O principal elemento de identificação do documento é a cidade e não o estado, nesta forma
não há destaque para as capitais.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Distrito Federal Orso, João Paulo Colet
Brasília
Rio de Janeiro Almeida, José de
Campos
Amazonas Santos, Antônio J.
Itacoatiara
São Paulo Silva, Alberto
Lorena
Amazonas Sobreira, Luísa
Manaus
Rio de Janeiro Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro
São Paulo Corrêa, Gilson
São Paulo

A ordenação alfabética deve ser seguida à risca.

É imprescindível que as cidades sejam acompanhadas dos respectivos nomes dos estados,
tendo em vista a ocorrência de cidades com o mesmo nome em estados distintos. Por exemplo:
Cascavel – CE e Cascavel – PR.

41.2.5 Correspondência por país

O nome de países é elemento a ser considerado na ordenação da documentação.
Primeiro toma-se a ordem alfabética dos países e depois a ordenação das cidades segue
iniciando pela capital e as demais em ordem alfabética.

País Cidade Correspondente

Paris (capital) Unesco
França
Lorena Vadim, Roger
França
Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal
Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal
Porto Ferreira, Antônio
Portugal

41.3 Métodos Numéricos

Método utilizado quando o principal elemento a ser considerado para arquivamento e
busca de um documento for o seu número. É subdividido em três categorias: simples,
cronológico e dígito-terminal. É considerado um método do sistema indireto, tendo em vista
que para a recuperação dos documentos deve-se fazer uso de um índice alfabético.

81
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

41.3.1 Numérico Simples

É materializado por meio da atribuição de um número único a cada correspondente, de
acordo com a ordem de ingresso na instituição ou de registro. Esse método dispensa o uso da
ordenação alfabética, pois a seu uso será acompanhado da confecção de um índice alfabético
remissivo.
Método de ordenação que tem por eixo o número atribuído às unidades de
arquivamento.

Exemplo de Método Simples

Exemplo de Índice Alfabético Remissivo

Nº da
Correspondente pasta
4
Barbosa, Heloisa
2
Guedes, Evandro
3
Lima, Ana
1
Orso, João

O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos especiais (discos,
fotografias, filmes, fitas sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de
financiamento, prontuários médicos, cadastros funcionais).
41.3.2 Numérico-cronológico
Deve-se observar a numeração e a data atribuídas aos documentos. A atribuição de número
e data aos documentos é um método bastante difundido e utilizado pelas instituições públicas.

Valores para ordenação: o número e a data dos documentos.

Esse método toma o próprio documento para a ordenação ao invés de sua pasta. Após cada
documento receber seu identificador único, ele será ordenado em ordem numérica.
Assim como o numérico simples, o numérico-cronológico caracteriza-se por ser um
método do sistema indireto, tendo em vista a necessidade de confecção de um índice auxiliar
para ajudar na localização e recuperação dos documentos.

82
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Na autuação dos seus processos, o Poder Executivo Federal adota uma metodologia
padronizada e estabelecida pela Portaria Nº 3, de 16 de maio de 2003 do Ministério do
Planejamento.
De acordo com a referida Portaria (aplicável aos órgãos do Poder Executivo Federal), o
número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será constituído de quinze
dígitos acrescido de mais dois dígitos de verificação (DV), assim o número atribuído ao processo
será composto por dezessete dígitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00),
conforme descrito abaixo:
I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído
a cada unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do processo,
mantendo-se inalterado;
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e
determina o registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado
a cada ano;
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formação do processo; e
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica
os dígitos verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.

Exemplo: 35041.000387/2000-19

41.3.3 Numérico dígito-terminal

Método de organização utilizado em instituições com grandes quantidades de documentos
e que adotaram o número como principal elemento de identificação.

O método dígito-terminal tem por eixo um código numérico dividido em grupos de

dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos.
Os documentos devem receber numeração sequencial e sua leitura apresenta uma
peculiaridade que caracteriza o método - os números, dispostos em três grupos de dois dígitos
cada um, são lidos (SEMPRE) da direita para a esquerda formando pares. Por exemplo:

NÚMERO SEQUENCIAL DÍGITO-TERMINAL

963.256 96.32.56

83
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Convertendo-se o número 963.256 para o método dígito-terminal, o responsável pela

ordenação terá o seguinte grupo: 96. 32. 56. A leitura é feita da direita para esquerda e é dividida
em grupos: o número 56 pertence ao grupo primário, o número 32 pertente ao grupo secundário
e o número 96 pertente ao grupo terciário.
Quando do arquivamento, os documentos serão armazenados levando-se em consideração
os grupos que compõem o número. Primeiramente será considerado o grupo primário (56), em
seguida o grupo secundário (32) e, por fim, o grupo terciário (96).
Para que o usuário possa localizar o documento 96-32-56, arquivado com base no método
dígito-terminal, ele, primeiramente, deverá localizar onde se encontram as pastas terminadas
em 56, em seguida, localizar as pastas cujo grupo secundário é 32 e, por fim, a pasta desejada,
96.
Exemplo de ordenação baseada no método simples e no método dígito terminal:

MÉTODO SIMPLES MÉTODO DÍGITO-TERMINAL

42.639 (1°) 36.95.21
(1°)
236.895 (2°) 04.26.39
(2°)
369.521 (3°) 99.01.56
(3°)
953.456 (4°) 95.34.56
(4°)
990.156 (5°) 23.68.95
(5°)

Percebe-se que no método dígito-terminal, quando o número for composto por menos de
cinco dígitos, será colocado (0) zero à sua esquerda para sua complementação, a exemplo do que
ocorreu com o número 42.639, que passou a ter a seguinte composição: 04.26.39.
Observa-se, também, que a organização dos documentos é em ordem crescente, levando-
se em consideração, primeiramente, o grupo primário. Os demais grupos (secundário e terciário)
serão considerados para fins de ordenação quando mais de um documento tiver números
idênticos ao do grupo primário.
41.4 Método ideográfico – (assunto)
Método de arquivamento de documentos que tem sua aplicação atrelada à interpretação
do assunto do documento em análise. Paes (2007, p. 77) defende que o método em estudo é mais
aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois exige
profundo conhecimento das atividades institucionais.

Método de ordenação que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou

não, nos documentos.

84
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Enciclopédico
Alfabético
Dicionário
Ideográfico ou
por assunto Duplex

Decimal
Numérico
Unitermo ou
Indexação
coordenada

41.4.1 Alfabético - dicionário

Os assuntos tratados por determinada instituição ou pessoa são dispostos alfabeticamente,
levando em consideração, somente, a sequência das letras.

Disposição das entradas na sequência rigorosa das letras.

Vejamos um exemplo de sua aplicação:

A instituição X realiza determinadas atividades que dão origem aos documentos que
tratam dos assuntos presentes na coluna A. Com a aplicação do método ideográfico alfabético
dicionário, todos os assuntos serão dispostos em ordem alfabética, seguindo a lógica de um
dicionário comum. O resultado da organização por meio deste método é o que consta da coluna
B.

COLUNA – A (assuntos sem ordenação) COLUNA – B (assuntos ordenados)

Nomeação de servidor
Exoneração de servidor
Aquisição de bem permanente
Aquisição de material de consumo
Administração de imóvel
Administração de veículo
Elaboração da proposta orçamentária
Elaboração do plano plurianual
Levantamento da produção documental
Transferência / recolhimento de
documentos
Administração de imóvel
Administração de veículo
Aquisição de bem permanente
Aquisição de material de consumo
Elaboração da proposta orçamentária
Elaboração do plano plurianual
Exoneração de servidor
Levantamento da produção documental
Nomeação de servidor
Transferência / recolhimento de
documentos

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Após a aplicação do método, observa-se que todos os assuntos constantes da coluna A

foram colocados na estrita ordem alfabética na coluna B. Esse é um exemplo de como aplicar o
método alfabético dicionário em uma instituição.

41.4.2 Alfabético - enciclopédico

No método alfabético enciclopédico, o responsável pela ordenação da documentação
realiza o agrupamento de assuntos correlatos por títulos gerais, ordenados conforme a
sequência rigorosa das letras, ou seja, a alfabetação. Por exemplo:
• Cursos
o Especialização
o Formação
o Pós-graduação
▪ Doutorado
▪ Mestrado
• Pesquisas
o Administração
o Ciência política
o Economia
▪ Custo de vida
▪ Desenvolvimento econômico
o Psicologia
▪ Aplicada à educação
▪ Aplicada ao trabalho
• Publicações
o Exposições
o Impressão
▪ De livros
▪ De periódicos
o Postos de vendas

41.5 Ideográfico - numérico

A utilização dos métodos numéricos (duplex, decimal e unitermo) em conjunto com a
classificação por assunto tem o intuito de facilitar o desenvolvimento da atividade de
organização e arquivamento dos documentos, tendo em vista a simplicidade de se trabalhar com
números

41.5.1 Numérico - duplex

Centra-se na distribuição dos documentos em grandes classes por assunto. As classes
gerais podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos
com traços de união.
Outra importante característica deste método é a possibilidade de abertura de
quantidade ilimitada de classes. Ou seja, não se torna necessária a previsibilidade de todas as

86
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

atividades no momento da construção do plano de classificação, pois novas classes poderão ser
abertas de acordo com a necessidade institucional.
Para facilitar o entendimento, será utilizado o exemplo do esquema de classificação
apresentado no método alfabético enciclopédico. Contudo, ele será incrementado com a
metodologia de numeração duplex.
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-1 Aplicada ao trabalho
1-1-2 Aplicada à educação
1-2 Ciência política
1-3 Administração
1-4 Economia
1-4-1 Desenvolvimento econômico
1-4-2 Custo de vida
1-4-2-1 No Rio de Janeiro
1-4-2-2 Em São Paulo
2 Cursos
2-1 Formação
2-2 Especialização
2-3 Pós-graduação
2-3-1 Mestrado
2-3-2 Doutorado
3 Publicações
3-1 Impressão
3-1-1 De periódicos
3-1-2 De livros
3-2 Postos de vendas
3-3 Exposições

CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX

1 - Existência do traço de união, por exemplo: (1-1-2).
2 - Método dividido em classes, conforme os assuntos, partindo-se sempre do geral para o
particular, por exemplo:
1 PESQUISAS(geral)
1-3-2-2 em São Paulo(particular).
3 - Possibilidade de abertura ilimitada de classes. O exemplo apresentado para o método duplex
só apresenta cinco classes, mas nada impede o crescimento ilimitado das classes e subclasses.

41.5.2 Numérico – decimal

Baseia–se em um plano prévio de distribuição dos documentos limitado a dez grandes
classes, um podendo ser subdividida em dez subclasses e, assim, sucessivamente, partindo-se
sempre do geral para o particular.
Tendo em vista a quantidade limitada classes, Paes (2007, p.85) aponta que o mais
complexo na utilização deste método é a necessidade de determinação, quando da elaboração
do plano de classificação, das classes principais que compreendem em si toda e qualquer espécie

87
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

de documentos produzidos ou recebidos, o que torna necessária a previsão do desenvolvimento

das atividades da instituição.

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

SUBCLASSE 020 PESSOAL
GRUPO 024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS.
SUBGRUPOS 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS
FINANCEIRAS.
024.11 SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E
REMUNERAÇÕES.

CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES NA IDENTIFICAÇÃO DO MÉTODO DECIMAL

1 – Separa-se o número em classe de três algarismos por ponto, por exemplo: (024.11).
2 - O método é dividido em classes, subclasses, grupos, subgrupos, conforme os assuntos,
partindo-se sempre do geral para o particular, por exemplo:
020 PESSOAL (geral)
024.11 Salários, vencimentos, proventos e remunerações (particular).
3 – Todos os assuntos referentes à determinada classe ficam juntos

41.5.3 Unitermo
A utilização deste método consiste na atribuição, a cada documento ou grupo de documentos, de
um número em ordem crescente, de acordo com seu ingresso na unidade de arquivo (assinalado
em local visível e previamente determinado).

Após a realização da numeração, cada documento passará pelo processo de análise e indexação
por termos simples extraídos de seu conteúdo, de forma que as palavras indexadas servirão de
base à pesquisa posterior. Tais elementos deverão ser transcritos em uma ficha-índice sob a
forma de palavras chave.

Na ficha índice deverão constar ainda outras informações complementares sobre a apresentação
do documento e a quantidade. Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha (ficha de palavra-
chave), dividida em 10 colunas e numeradas de 0 a 9. O número de registro é transcrito na ficha
ou fichas correspondentes às palavras chaves.
A pesquisa é feita por intermédio das fichas de palavras-chaves, as quais devem ser
consultadas superpostas, uma vez que o método aqui descrito funciona à base da comparação.
O método unitermo é utilizado com êxito em arquivos especiais e especializados, não sendo
recomendada sua aplicação em acervos convencionais.
41.6 Métodos Padronizados
41.6.1 Variadex
É o método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores
diferentes. Para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos, decidiu-se atrelar
cores ao método alfabético já estudado anteriormente.
Haverá uma chave dividida em cinco cores: Letras

Letras Cores

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

A, B, C, D e abreviações Ouro
E, F, G, H e abreviações Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde
O, P, Q e abreviações Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações Palha

De acordo com o método, as cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas
em função da segunda letra do nome de entrada e não da letra inicial, a qual indicará a seção
alfabética correspondente para sua ordenação.
Exemplo:

RELAÇÃO DE NOMES NOMES ORGANIZADOS EM ENTRADA

ORDEM ALFABÉTICA CORES
• Júlio Cesar Andrade de Souza Andrade, Tatiane Moura d’ Andrade Verde
• Maurício Matias da Costa
Costa, Maurício Matias da Costa Azul
• Tatiane Moura d’ Andrade
• Fernando Radamés Madureira Madureira, Fernando Radamés Madureira Ouro
• Celso Neiva Testoni
• Leonardo Travassos Souza, Júlio Cesar Andrade de Souza Azul
Testoni, Celso Neiva Testoni Rosa
Travassos, Leonardo Travassos Palha

Os documentos devem ser arquivados nas letras A, C, M, S, T e T, conforme a ordenação

alfabética apresentada na segunda coluna. As notações estariam inscritas em projeções
(etiquetas nas cores, verde, azul, ouro, rosa e palha), conforme as associações entre a terceira e
quarta coluna.
Por meio do método variadex, é possível adotar todas as cinco cores para cada letra do
alfabeto, minimizando a possibilidade de arquivamento errado e agilizando a pesquisa. Por
exemplo: conforme o esquema de ordenação apresentado, os documentos organizados na letra
“T” devem ser colocados em pastas com projeções nas cores rosa e palha.

41.6.2 Automático, Soundex, Rôneo e Mnemônico

Não possui aplicação prática

AUTOMÁTICO
nos arquivos brasileiros
Método de ordenação que tem por
eixo a fonética e não a grafia dos
Não possui aplicação prática nomes. Reúne os nomes pela
SOUNDEX
nos arquivos brasileiros semelhança da pronuncia, apesar da
grafia ser diferente. Busca sons
próximos e semelhantes.
É conhecido como método híbrido,
RÔNEO Obsoleto
pois faz o relacionamento de letras,

89
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

números e cores para fins de

arquivamento.
Usa-se, para a codificação dos
assuntos, a combinação de letras. As
letras são consideradas símbolos
MNEMÔNICO Obsoleto
com o intuito de auxiliar a memória
do arquivista, de forma a facilitar a
recuperação da informação.

41.6.3 Método alfanumérico

É o método de ordenação de documentos arquivísticos que tem como característica
principal a combinação de letras e números, visando facilitar a atividade de arquivamento.
Exemplo:
Projeções das pastas
DIVISÕES DO ALFABETO NÚMERO DA
PREVIAMENTE PLANEJADAS PASTA
Aa – Af 1
Ag – Al 2
Am – As 3
At – Az 4
Ba – Bl 5
Bm – Bz 6
(...) (...)
Za – Zz 100
Quando da utilização do método alfanumérico, o responsável pela gestão do acervo deve
estudar previamente o número de divisões alfabéticas que comporão a tabela, tendo em vista a
grande incidência de determinados nomes.
Exemplo de utilização do método alfanumérico:

Nomes Pastas
Acrísio, Paulo 1
Almeida. João 2
Amaral, Roberto 3

O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) não se insere

nas classes de métodos básicos e padronizados.

42 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
Algumas atividades devem ser executadas no arquivamento dos documentos, visando
preservar a memória da instituição no tempo e no espaço e fornecer ao usuário, de forma
eficiente, as informações necessárias

90
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

42.1 Atividades de Arquivamento

42.1.1 Inspeção
É realizado o exame da documentação com a finalidade de se verificar se ela, de fato, está
destinada ao arquivamento. Tal condição poderá ser verifica mediante a presença de despacho
de arquivamento, por exemplo: Arquive-se
42.1.2 Estudo
Leitura minuciosa do documento com o objetivo de se verificar a entrada que lhe deverá
ser atribuída, a existência de antecedentes e a necessidade de referências cruzadas.
42.1.3 Classificação
É realizado o procedimento de classificação ou ratificação/retificação da classificação
recebida pelo documento com base em um esquema de distribuição de documentos em classes,
elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo
por ela produzido. Para isso é indispensável conhecer bem o funcionamento das atividades
desempenhadas pelo órgão. A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um
instrumento (Plano de Classificação). Tem como fundamento o Princípio de Respeito aos Fundos
(Proveniência), segundo o qual “os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa
devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”.
É uma atividade intelectual de construção de instrumentos para organização dos
documentos, independente da idade à qual eles pertençam.
42.1.4 Codificação
Aposição, nos documentos, dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento
adotado: letras, números, letras e números e corres. É uma atividade intelectual.
42.1.5 Ordenação
É a disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação.
A definição do método de ordenação depende do uso que é dado aos documentos, podendo
ser:
Ordenação alfabética – sequência das letras do alfabeto;
Ordenação cronológica – sucessão temporal (data);
Ordenação geográfica – unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos,
bairros etc.); e
Ordenação numérica – sequência numérica atribuída aos documentos

42.2 Arquivamento
É a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas orientadas pelo esquema
de classificação e pela ordenação definida

Por fim o Arquivamento pode ser Vertical ou Horizontal.

42.3 Tipos Básicos de Instrumentos de Pesquisa

˃ Guia - Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos
fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. É o instrumento de pesquisa mais
genérico, pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo.

91
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

˃ Inventário –
a) Sumário: as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são
identificadas e descritas sucintamente e
b) Analítico: as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são
identificadas detalhadamente.
˃ Catálogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos, pertencentes a um ou
mais fundos, são descritos de forma sumária ou pormenorizada.
˃ Repertório - Descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou
geográfico. Pressupõe um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinados
documentos.
42.3.1 Instrumentos de Pesquisa Auxiliares
˃ Índice - É uma lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua
localização no texto.
˃ Tabela de Equivalência ou Concordância - É um instrumento de pesquisa auxiliar que
dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência
de alterações no sistema de arranjo.

43 Microfilmagem
43.1 Conceitos Importantes
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) apresenta os seguintes
conceitos importantes ao contexto da microfilmagem:
Microfilmagem: Produção de imagens fotográficas de um documento em formato
altamente reduzido. [2]
Microfilme: Filme(1) resultante do processo de reprodução de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é
possível por meio d e leitor de microformas. [2]
microfilme de complemento: Microfilme cujo conteúdo serve para complementar ou
suplementar acervo. [2]
microfilme de preservação: Microfilme que serve à preservação de documentos,
protegendo-os do uso e manuseio constantes.
microfilme de segurança: Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo ser
armazenado em local distinto daquele dos originais(1), de preferência em câmara de segurança
microfilme de substituição: Microfilme que serve à preservação das informações
contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento
de espaço.
Microforma: Termo genérico para designar todos os tipos de suporte contendo
microimagens.
Micrografia: Conjunto de técnicas e procedimentos usados para o registro de informações
em microformas.
Sinal ética: Recurso de comunicação utilizado em microfilmagem, contendo informações
pertinentes ao conteúdo da microforma.

92
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

imagem de abertura: Conjunto de informações técnicas e outros dados considerados

úteis, localizado no início de um rolo de microfilme. [2]
imagem de encerramento: Conjunto de informações técnicas e outros dados
considerados úteis, localizado no fim de um rolo de microfilme. [2]

44 Microfilmagem
A microfilmagem é uma técnica fotográfica que surgiu em meados de 1870 durante a
guerra prussiana. Esta técnica permite a substituição do original por representar uma cópia fiel
à fonte primária.
O microfilme é um material translúcido, flexível e estável, contendo microimagens para
projeção ótica. É considerada uma tecnologia estabelecida, possui padrões e técnicas definidas e
tem validade legal como prova, ou seja, é juridicamente amparado, tendo o mesmo valor legal do
documento original (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de
1996).
Os documentos são microfilmados em rolo de filme de sais de prata, podendo ser
reduzidos, até cinquenta vezes o tamanho do original. É composto por uma sucessão de
imagens/fotogramas, ou seja, microimagens, reproduções exatas e fiéis de um documento
original, bastando a sua ampliação para se conseguir a leitura.
Tendo em vista que a microfilmagem é um processo técnico comprovado
laboratorialmente, alguns autores estimam uma garantia de vida de cerca de 500 anos, se a
produção, manuseamento e armazenamento forem feitos em condições adequadas.
É uma tecnologia que está estabilizada e normalizada, além disso, os documentos
microfilmados possuem valor de documento original. Desta forma, a microfilmagem adquiriu
um estatuto de grande credibilidade, sendo um processo fiável e reconhecido mundialmente.

Os microfilmes são criados com poliéster e corantes de halogeneto de prata em uma

gelatina dura. Esta mistura permite-lhes manter a sua função durante longos períodos.
Os microfilmes de gelatina de prata com base de poliéster são os únicos apropriados para
propósitos de preservação. Se processados apropriadamente, armazenados sob condições
arquivísticas ideais e inspecionados regularmente possuirão expectativa de vida de
aproximadamente 500 anos.

44.1 Condições Básicas do Local de Armazenamento dos Microfilmes

• Afastado de locais onde existam canalizações de água, gás ou ar quente;
• Longe de depósitos de produtos químicos e inflamáveis;
• Não ser utilizado como local de trabalho;
• Temperatura e humidade relativa do ar constantes; e Local limpo.

44.2 Vantagens da Microfilmagem

• Alta durabilidade do suporte, desde que confeccionado e preservado de forma
correta.
• Diminuição do espaço de armazenamento do acervo.

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

• Possui valor legal. Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996,
que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.
• Confiável quanto a sua autenticidade, pois não permite alterações.
• Os documentos microfilmados podem ser digitalizados.
• Dificulta ação dos falsificadores.
• Favorece o sigilo das informações.
• Acesso rápido e fácil, quando bem catalogado e indexado, em comparação com o
suporte em papel.
• Devido ao volume reduzido, permite seu armazenamento em caixas-fortes
(arquivos de segurança).
• Integridade do arquivo.
• Facilidade de reversão ao papel.

44.3 Legislação
A microfilmagem é um procedimento respaldado pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 e
pelo Decreto n° 1.799, de janeiro de 1996, que, resumidamente, trazem os seguintes e
importantes apontamentos sobre o procedimento: A microfilmagem, em todo território
nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais
ou públicos, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou
jurídicas.
As cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses
documentos, possuem efeitos legais.
Os microfilmes resultam do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Tanto o filme original como o filme cópia terá, na sua parte superior, área reservada à
titulação, à identificação e à numeração sequencial legíveis com a vista desarmada, bem como
fotogramas destinados à indexação.
A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o
mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e qualidade de
imagem e de reprodução.
Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia, do filme original.
Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção
do original como para a extração de cópias.
O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme
cópia.
Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.
Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo
obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de
modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
Cada série microfilmada deverá possuir imagem de abertura, imagem de
encerramento.
Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo

permitido corte ou inserção no filme original. A microfilmagem destes documentos será
precedida de uma imagem de observação.
É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a
localização dos documentos.
Para o processamento dos filmes serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade
competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua
destinação final.
A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que
garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a
revisão e a extração de filme cópia.
A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma
estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão.
Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão
ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua
esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados,
para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que ser autenticados pela
autoridade competente detentora do filme original.
Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados,
deverá ser emitido termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o acompanha é
cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios.
A autenticação far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartórios. A cópia
em papel poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja
assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.
A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados, que
deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será
exercida.
As empresas e os cartórios, que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros,
fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: que a microfilmagem foi
executada de acordo com o disposto com as normas vigentes, que se responsabilizam pelo
padrão de qualidade do serviço executado e que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio
e conservação das microformas.
Os microfilmes e filmes cópia, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo
ou fora dele, quando: autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem
reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os
houver autenticado e forem acompanhados de tradução oficial
As infrações, às normas, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da
Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou
suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis

44.4 Sinaléticas
Tendo em vista a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja
realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolveu-se adotar o uso de sinaléticas
que transmitam informação o mais acessível possível aos futuros leitores e que, ao mesmo
tempo, contribua na execução do trabalho por parte do técnico de microfilmagem.

95
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

O uso de sinaléticas na execução de um microfilme tem que estar de acordo com todos os
padrões de qualidade e integridade de imagem e o técnico de microfilmagem deve compreender
bem onde as inserir.

44.4.1 Obrigatórias em todos os rolos:

Início de rolo
Sinalética que deve constar em todos os rolos para que não restem dúvidas quanto
ao início do filme.

Fim do rolo
Sinalética que deve constar em todos os rolos para que não restem dúvidas quanto
ao fim do filme.

44.4.2 Obrigatórias em todos os rolos caso o documento seja microfilmados em mais de um rolo:
Continua em outro rolo
Sinalética usada para informar que documentos do mesmo conjunto
documental encontram-se microfilmados noutro rolo.

Continuação de outro rolo

Sinalética usada para informar que os documentos que precedem os que
serão microfilmados encontram- se em outro rolo.

Outras sinaléticas:
Essas devem ser apresentadas sobre a imagem do documento (em um dos cantos) a fim de
indicar sua condição de acordo com cada sinal ética.
Original ilegível
Sinalética usada para indicar as omissões e problemas de legibilidade

Texto deteriorado
Sinalética usada para indicar texto deteriorado problema na
encadernação

Numeração incorreta
Sinalética usada para indicar erro na numeração das páginas ou datas

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Original colorido
Sinalética usada para indicar que o documento original é colorido

Repetição de imagem
Sinalética usada sempre que houver repetição de imagem

Páginas e/ou números em falta

Sinalética usada para indicar a falta de página ou número do
documento.

44.5 Tratamento da documentação a ser microfilmada

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o procedimento de microfilmagem de
documentos arquivísticos não elimina o tratamento prévio da documentação, em termos de
classificação do acervo e da ordenação de suas séries.
Microfilmar acervos arquivísticos sem o devido tratamento prévio, na desordem em que
frequentemente se apresentam nos arquivos institucionais, em vez de agilizar e facilitar a
recuperação das informações pode até mesmo dificultar o processo.
Analisar e preparar a documentação objeto do projeto de microfilmagem é uma das
atividades mais relevantes de todo o trabalho de microrreprodução das imagens. Todos os
documentos devem ser classificados, ordenados e indexados, o que torna imprescindível o
conhecimento das técnicas de organização de arquivos para o profissional que atua em projetos
dessa natureza.
Não basta adquirir modernos equipamentos e programas, nem aprender a operar o
maquinário; é preciso que a preparação da documentação e o acompanhamento do processo
contenha orientação e a participação de profissionais com conhecimentos arquivísticos.
Quando da realização de um projeto de microfilmagem, também deve se levar em
consideração os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manutenção de um sistema
micrográfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessários ao preparo da documentação.

MICROFILMAGEM DE COMPLEMENTO: Microfilme cujo conteúdo serve para

complementar ou suplementar acervo.
MICROFILMAGEM DE PRESERVAÇÃO: Microfilme que serve à preservação de documentos
originais, protegendo-os do uso e manuseio constantes
MICROFILMAGEM DE SEGURANÇA: Microfilme que serve de cópia de segurança, devendo
ser armazenado em local distinto dos documentos originais, de preferência em câmara de
segurança (caixa-forte).
MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIÇÃO: Microfilme que serve à preservação das
informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o
aproveitamento de espaço. Ou seja, substituir, em situações específicas, grandes volumes
de documentos de guarda transitória.

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

44.6 LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono
a seguinte Lei:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares
e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias
fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos
documentos originais em juízo ou fora dêle.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser
eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure
a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-
á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição
detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.

§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á

mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados
antes de seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade
competente.
Art 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados
em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei,
indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a
autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos
públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como
os requisitos que a microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos públicos devem
preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle,
quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir
para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos
contra terceiros.
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos
oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de
microfilmes.
44.7 DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996.
Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos
oficiais, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituição, e tendo em vista o disposto na art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968,
DECRETA:
Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio
de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer
suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo,
inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios,
e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a

autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele,
é regulada por este Decreto.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução.
Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das
informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos
previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área
reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista
desarmada, e fotogramas destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo
de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de
reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do
original, como para a extração de cópias.
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a
legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do
campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo
obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo
que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura,
com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é
continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos
documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento,
imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em
microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação
ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou
inserção no filme original.

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 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com

os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório
ou empresa executora da microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a
localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem
dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que
assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade
competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua
destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam
sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a
extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista
na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua
atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser
eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos
microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados
pela autoridade competente detentora do filme original.
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá
ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme
original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no
artigo seguinte.
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a
autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem
os requisitos especificados no artigo seguinte.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se
qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de
leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados
nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e
cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer
registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto
ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de
terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em
juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira
que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.

100
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos

sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos
de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados
no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de
advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será
cassado definitivamente.

45 Digitalização
A digitalização de acervos tem se tornado um dos procedimentos essenciais ao acesso e à
difusão dos documentos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que
restringe o manuseio dos documentos originais. Por isso, o uso da tecnologia digital traz grandes
perspectivas de trabalho para os arquivos e bibliotecas, instituições por excelência
mantenedoras de fontes primárias de informação.
Constitui-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus
representantes digitais.

Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento arquivístico

para o formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação
das informações, com a visualização instantânea das imagens dos documentos.

Diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software)

poderão ser utilizados para converter o documento original para o formato digital. No entanto,
o produto dessa conversão não permite a eliminação automática do documento original. A
digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental.

Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de

acordo com o disposto na legislação pertinente

O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a

autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego
de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira -
ICP – Brasil.”

45.1 POR QUE DIGITALIZAR?

Contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos
por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação. O documento em suporte de
papel limita o acesso e manuseio a apenas um usuário por vez, sendo que um
documento digitalizado fica disponível, em ambiente virtual, podendo ser visualizado
e acessado simultaneamente por diferentes usuários.

101
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Permite o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de

pesquisa por meio de redes informatizadas.

Promove a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em

formatos e apresentações diferenciados do formato original.

Incrementa a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais,

por restringir seu manuseio. O documento em suporte de papel, por sua fragilidade,
possui tendência maior a desgastar-se com o manuseio, podendo ser, também,
alterado, extraviado ou destruído.

Redução do tempo das atividades que requerem análise de documentos.

Redução no tempo de recuperação e duplicação dos documentos. Na

microfilmagem, a leitura do documento é sequencial, sujeita a avanço físico. Os
documentos digitalizados permitem a localização por “acesso direto”, propiciando
maior rapidez e precisão na busca e recuperação da informação.

A digitalização permite o incremento na segurança por meio da restrição de

acesso a usuários autorizados. Os meios de armazenamento dos documentos digitais
deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição indevidas. O
processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a
autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o
emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP - Brasil.

Redução do custo de reprodução e recuperação do documento.

A digitalização não substitui a cópia original. O produto da digitalização, a

imagem digital, não substitui legalmente a informação armazenada no suporte original.

Antes de iniciar o projeto de digitalização de documentos arquivísticos, é importante que

o acervo tenha sido avaliado, selecionado, higienizado, identificado e organizado.
A captura digital da imagem deverá ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de
fidelidade entre o representante digital gerado e o documento original, possibilitando a
identificação do menor caractere possível (linha, traço, ponto, mancha de impressão).
Recomenda-se a digitalização das capas, contracapas e envoltórios, bem como de páginas sem
impressão (frente e verso) especialmente quando contiverem sinalização gráfica de numeração
e outras informações.
A digitalização deve observar os parâmetros que possam significar riscos ao documento
original, a saber: condições de manuseio, definição dos equipamentos de captura, tipo de
iluminação, estado de conservação, valor intrínseco do documento original, etc.
É necessário que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um
documento arquivístico de forma a garantir a geração de um representante digital que
reproduza, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1, sem qualquer
tipo de processamento posterior através de softwares de tratamento de imagem.
Para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se observar
os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-

102
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

químicas de cada tipo de documento, pois isso reduzirá os riscos à integridade física do
documento original.
O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das
instituições detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados,
e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio. Recomenda-se
a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries. No entanto,
é possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de
conservação, ou alto valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem,
entretanto, descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após
o minucioso exame do suporte original, considerando suas características físicas e estado de
conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em
relação aos documentos originais, sem comprometer o estado de conservação deste.

45.2 Parâmetros para a obtenção de qualidade da imagem digital

A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores:

1 Da resolução óptica adotada no escaneamento.

Da resolução óptica adotada no escaneamento.
2
Da profundidade de bit (é uma medida do número de bits utilizados para
3
definir cada pixel). Quanto maior o número de bits para compor cada pixel, maior
será a escala de tonalidades de cinza. Quando só se utiliza um bit por pixel
denominamos de bitonal, ou seja, há apenas o preto e o branco.
Dos processos de interpolação (quando utilizados) e dos níveis de compressão.
4
Das características dos próprios equipamentos.
5
Das técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam no objeto digital.
6
A resolução linear é determinada pelo número de pixels. Quanto maior o número de pixels
utilizados no processo de captura digital de imagem, mais elevada será a resolução linear e,
portanto, a possibilidade de representar a imagem original com a riqueza de detalhes do
documento original.
A compressão de formato de imagem digital é um recurso amplamente utilizado, tanto para
armazenamento quanto para a transmissão de dados, pois tornam as imagens menores em
volume de bits. Existem formatos de compressão sem perda de qualidade aparente (lossless), ou
de compressão com perdas (lossy). A compressão não deve afetar a qualidade da imagem digital
em relação a sua fidelidade com o original na recomendada escala 1:1.
Outro fator a ser considerado são as condições de iluminação direta e indireta do local de
trabalho. Deve-se obter um ambiente com controle das fontes de luminosidade, sejam os
refletores utilizados para iluminar diretamente o documento seja as condições do local
destinado a essa atividade (tipos e posicionamento), adequando-o aos requisitos técnicos
necessários, como cor de paredes e piso, controle de aberturas (janelas e portas). O uso de
roupas de cores fortes deve ser evitado no local onde é realizada a operação de captura digital.

103
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

45.3 Formatos dos arquivos dos representantes digitais

Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se
sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de
acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.27 O
formato mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image
File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado
para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da
informação existentes. Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o
formato Portable Network Graphics - PNG29 e o formato JPEG 200030.
O processo de captura digital, a partir dos documentos originais, deverá, necessariamente,
gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções, denominados respectivamente, Matrizes
e derivadas:
45.3.1 Matriz Digital
Os representantes digitais denominados como tal deverão ter alta qualidade de captura
(resolução óptica em dpi e profundidade de bit) e ser armazenados e gerenciados por
profissionais altamente qualificados em Tecnologia da Informação; o acesso deverá ser restrito
e sob nenhuma hipótese autorizado a usuários não credenciados. O armazenamento desta
matriz deverá ser feito em ambiente altamente protegido e fora dos sistemas e redes de dados
para acesso remoto.
45.3.2 Formatos de acesso
São os representantes digitais de acesso para visualização em tela de navegação, de
impressão e para download e que são gerados a partir das Matrizes Digitais para diferentes usos
e, sempre que possível, de acordo com a demanda dos usuários finais.
A partir da Matriz Digital, serão criados um ou mais representantes digitais, que
denominamos nessa recomendação como Derivadas de Acesso, com compressão e menor
resolução linear, facilitando o seu acesso, disseminação e uso. As derivadas de acesso podem
receber tratamento de imagem a fim de permitir melhor visualização ou impressão. Sempre que
possível, deverão ser utilizados preferencialmente formatos abertos para a geração dessas
derivadas, e recomendamos os formatos JPEG e PNG. No entanto, pode ser necessária a utilização
de outros formatos de arquivo digitais, até mesmo proprietários, em virtude de concepção de
acesso por parte dos provedores e custodiadores dos representantes digitais. O formato de
arquivo digital Portable Document Format - PDF ou PDF/A também é recomendado, embora
possua uma taxa de compressão menor. Esse formato digital permite dar acesso ao usuário final
uma representação fiel do documento original, em um único arquivo digital, especialmente
quando esse é formado por múltiplas páginas e contiver também imagens fixas.

45.3.3 Geração de matrizes digitais

Recomendações para a captura digital, de acordo com o tipo de documento original,
indicando o tipo de reprodução (modo de cor), formato de arquivo digital e resolução mínima
em dpi.

TIPO DE TIPO DE FORMATO RESOLUÇÃO MÍNIMA, MODO DE COR E

DOCUMENTO REPRODUÇÃO DE OBSERVAÇÕES
ARQUIVO
DIGITAL

104
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Bitonal (**) TIFF38 sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1,
Textos
compressão com margem preta de 0,2 cm ao redor do
impressos,
documento, 4 bits, modo bitonal (**)
sem
ilustração,
preto e
branco. (*)
sem manchas
Tons de cinza TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1,
Textos
(***) compressão com margem preta de 0,2 cm ao redor do
impressos,
documento, 8 bits, modo tons de cinza (***)
com
ilustração e
preto e
branco.(*)
com manchas
Cor TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi , escala 1:1,
Textos
compressão com margem preta de 0,2 cm ao redor do
impressos,
documento, 24 bits (8 bits por canal de cor),
com
modo RGB (****)
ilustração e
cor
Tons de cinza TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1,
Manuscritos
compressão com margem preta de 0,2cm ao redor do
sem a
documento, 8 bits, modo tons de cinza (***)
presença de
cor
Cor TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1,
Manuscritos
compressão com margem preta de 0,2 cm ao redor do
com a
documento, 24 bits (8 bits por canal de cor),
presença de
modo RGB (****)
cor
Cor TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1,
Fotografias
compressão com margem preta de 0,2 cm ao redor do
(Preto e
documento, 24 bits (8 bits por canal de cor),
Branco e Cor)
modo RGB, com carta de cinza para ajuste de
(**)
níveis (preferencialmente)
Cor TIFF sem Resolução mínima de 3000 dpi, 24 bits (8
Negativos
compressão bits por canal de cor), modo RGB (****)
fotográficos e
diapositivos
(a)
Cor TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1,
Documentos
compressão com margem preta de 0,2cm ao redor do
cartográficos
documento, 24 bits (8 bits por canal de cor),
modo RGB, com carta de cinza para ajuste de
níveis (preferencialmente) (****)
Preto e branco TIFF Resolução mínima de 600 dpi, 8 bits, com
Plantas
possibilidade de modo tons de cinza (****)

105
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Tons de cinza TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, 8 bits, modo
Microfilmes e
(***) compressão tons de cinza (***)
microfichas
Cor TIFF sem Resolução mínima de 300 dpi, escala 1:1,
Gravuras,
compressão com margem preta de 0,2cm ao redor do
cartazes e
documento, 24 bits (8 bits por canal de cor),
desenhos
modo RGB, com carta de cinza ou cores para
(Preto e
ajuste de níveis (preferencialmente) (****)
Branco e Cor)

(*) Sem manchas / com manchas.

(**) Bi-tonal: Captura de imagem onde não há gradação entre o claro e o escuro.
Recomenda-se o seu uso somente para textos impressos e/ou datilografados monocromáticos e
muito homogêneos, sem presença de manchas ou escurecimento do suporte original.
(***) Tons de Cinza / Escala de cinza: (Greyscale) - Recomenda-se o uso de escala de cinza
para evitar que pequenas manchas interfiram na leitura final do representante digital. Da mesma
forma para a digitalização de microformas, caso tenham as características assinaladas acima.
(****) Modo de cor: RGB (Red-Green-Blue). Padrão de cores. RGB é a abreviatura do
sistema de cores aditivas formado por Vermelho (Red), Verde (Green) e Azul (Blue). Este sistema
é constituído por projeções de luz como monitores de vídeo e projetores (data displays), em
contraposição ao sistema substrativo, formado por impressões (CMYK). O padrão RGB é padrão
para apresentação de cores na internet e seu uso é recomendado para documentos
originalmente coloridos ou com informações relevantes em cor e fotografias de modo geral.

45.4 Metadados técnicos

Os metadados técnicos descrevem as características do representante digital no que diz
respeito ao processo de captura digital, onde deve ser descrito e registrado o ambiente
tecnológico (software e hardware), bem como algumas das características físicas do documento,
tais como tipo e dimensão. Estes metadados devem, preferencialmente estarem inseridos ou
encapsulados no representante digital e também descritos e registrados em planilhas em banco
de dados. A maior parte dos metadados discriminados abaixo são produzidos e inseridos
automaticamente seja no próprio representante digital ou em planilha de banco de dados.
45.5 Controle de qualidade no processamento técnico de captura digital
O controle de qualidade no processamento técnico de captura digital de imagem, deve ser
realizado pelos responsáveis da captura digital da imagem, um conjunto de procedimentos
técnicos com o propósito de efetuar a verificação da fidelidade do representante digital em
relação ao documento original, e se foram obtidas as características técnicas requeridas como
resolução, modo de cor e registro de metadados técnicos.
Recomenda-se a amostragem quando forem grandes volumes (quantidade de itens
individuais) e com características muito homogêneas. Recomenda-se o exame individual nos
casos em que os documentos possuam grande valor intrínseco.
45.5.1 Formas de obtenção e verificação da qualidade:

NA TELA (MONITOR CALIBRADO)

106
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

Os monitores devem ser calibrados e estarem bem posicionados no ambiente,

levando-se em consideração eventuais reflexos na tela.

Ver a imagem em escala 1:1 - 100 %.

Uso de escala para avaliar escala de cinza ou modo de cor.

Uso de escalas de resolução e histogramas para avaliar a resolução espacial e a

reprodução tonal.

POR IMPRESSÃO

Exame pelo olho humano, de cópias impressas para avaliar a qualidade da captura
digital comparando com o documento original.

CONTROLE DE QUALIDADE DO ESCÂNER E/OU DA CÂMERA DIGITAL

Seguir os manuais dos equipamentos.

Utilizar as escalas de cinza e cores padrões para a calibração.

Verificar em amostras em tela e por impressão, e por comparação com o original.

Utilizar softwares específicos para calibração de escâneres.

Observar o perfil de Cor pelo Padrão ICC. Especificações para sistemas de cores em
formatos e plataformas abertas.

Cada equipamento deve ser calibrado e gerado o seu ajuste individual denominado
de ICC Profile.

CALIBRAÇÃO DE MONITORES

Recomenda-se o uso de espectrofotômetros para calibragem dos monitores e a

criação de perfis de cor para que sejam equivalentes às visualizações no monitor e na
impressão.

VALIDAÇÃO E CONFORMIDADE

Verificar se os formatos de arquivo digitais gerados (Matrizes e derivadas de

acesso) estão de acordo com as especificações técnicas.

45.6 ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

107
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

1º. Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à
digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique
o acesso do documento ao scanner, desmontagem das pastas, desamassar
documentos dobrados ou amassados, recuperação documentos rasgados,
separação dos documentos manchados, etc).
2º. Digitalização dos documentos. Deve ser feita a escolha da resolução, cor e formatos
desejados. Recomenda-se que a escolha dos formatos leve em consideração a necessidade
de preservação de longo prazo que recai sobre determinados tipos de documentos.
3º. Indexação dos documentos. Contribuem para a precisa localização, agrupamento e
gerenciamento das imagens geradas durante a digitalização, permitindo a posterior
conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
4º. Controle de qualidade dos representantes virtuais. Análise minuciosa das imagens para
verificar se estão de acordo com as especificações do projeto de digitalização.
5º. Disponibilização dos representantes virtuais para acesso e pesquisa. O projeto de
digitalização deverá permitir que as imagens capturadas possam ser visualizadas em
microcomputadores convencionais, podendo ser ampliadas para melhor leitura de
detalhes, reduzidas para oferecer uma visão total da imagem, rotacionadas, impressas
por impressoras gráficas ou mesmo transmitidas via comunicação de dados.

45.7 Acesso
Os representantes digitais, que serão colocados em acesso à própria organização e aos
usuários finais deverão estar à disposição por meio de algum sistema eletrônico de acesso:
(intranet e internet), para pesquisa, busca e recuperação, acesso, visualização, e download (se
couber). Recomenda-se que os formatos digitais destinados para uso de usuários finais
(download ou cópia por demanda), sejam preferencialmente em formato digital aberto, e
disponibilizados em variados tamanhos.
45.8 Extração de conteúdos
45.8.1 OCR (Optical Character Recognition) – Reconhecimento Óptico de Caracteres
Tecnologia para reconhecimento óptico de caracteres a partir de um arquivo de imagem.
Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto
editável, de forma a permitir, por exemplo, alteração e pesquisa no conteúdo do texto.
45.8.2 ICR (Intelligent Character Recognition) – Reconhecimento Inteligente de Caracteres
Forma avançada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo ou
usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer
caracteres manuscritos.
45.8.3 OMR (Optical Mark Recognition) – Reconhecimento Óptico de Marcas
Detecta presença ou ausência de marcas em áreas definidas. Usado para processar
questionários, testes padronizados, cédulas, gabaritos, etc. Os documentos a serem processados
são semelhantes e preenchidos à mão.
45.8.4 HCR (Handwritten Character Recognition) – Reconhecimento de Caracteres Manuscritos
Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em
código ACSII, ou seja, conversão do manuscrito ou letras em caracteres de texto.

108
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

45.9 Aspectos gerais para segurança, armazenamento e preservação das imagens digitais
45.9.1 Armazenamento
Para o armazenamento de representantes digitais de acervos de grandes dimensões e que
envolvam grande quantidade de dados e portanto maiores dimensões de volume em bytes
recomenda-se preferencialmente a utilização de memórias secundárias e terciárias.
Para matrizes digitais: discos rígidos (HD) e fitas magnéticas do tipo LTO (permitem o
armazenamento off-line de grandes volumes de documentos digitais com custo mais baixo que
os Hds).
Para as derivadas de acesso: Os representantes digitais para acesso pelo usuário final
(internos ou externos), deverão estar disponíveis por meio de unidades de HD ou mesmo em
juke-box de CDs/DVDs, concebidas especificamente para esse fim. Quando se pretender
disponibilizar os representantes digitais em sistemas de acesso externo (sítios da internet),
esses devem estar armazenados em dispositivos próprios, como os citados acima, mas não
interligados (on-line) ao sistema de armazenamento e segurança das Matrizes Digitais.
Cópias de segurança: Devem ser criadas ao menos duas matrizes digitais de segurança, e
uma matriz com processamento de imagem (se for gerada). Essas cópias devem estar
armazenadas fora de linha (off-line), ou seja sem conexão física na rede de dados e recomenda-
se que uma cópia esteja em armazenamento off-site (armazenada em condições adequadas em
instalação diversa e afastada da organização detentora do acervo). Recomenda-se a geração e
manutenção também de cópias de segurança dos representantes digitais (derivadas) para
acesso. Cada tipo de cópia, matriz ou derivada deve ser armazenada em dispositivo específico.

46 Preservação, Conservação e Restauração (P1)

PRESERVAÇÃO

CONSERVAÇÃO
RESTAURAÇÃO

109
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

PRESERVAÇÃO: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa,

política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da
integridade dos materiais. Ex.: leis, campanhas, congressos, etc.

CONSERVAÇÃO: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o

processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de
tratamentos específicos (higienização, reparos e acondicionamento).

RESTAURAÇÃO: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão

de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

46.1 Áreas de Armazenamento

Todos os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condições
ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo prazo de guarda estabelecido
em tabela de temporalidade e destinação.
46.1.1 Áreas Externas
A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurança
contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo
• INUNDAÇÕES
• MARGENS DE RIOS SUBSOLOS
• ÁREAS DE RISCO DE INCÊNDIOS
• ÁREAS COM ALTOS ÍNDICES DE POLUIÇÃO ATMOSFÉRICA
• PROXIMIDADE COM O MAR
• LOCAIS SUJEITOS A INUNDAÇÕES
• TERRENOS E SUBSOLOS ÚMIDOS
• ÁREAS DE INTENSO TRÁFEGO SUJEITAS À TREPIDAÇÃO
• RUÍDO
• POLUIÇÃO
• ÁREAS DE RISCO DE VENDAVAIS
46.1.2 Áreas Internas
As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender às necessidades de
funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser
totalmente independentes das demais.
Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:

A ÁREA DOS Os espaços menores e compactos são mais eficientes

DEPÓSITOS NÃO DEVE quanto à manutenção das condições ambientais, necessárias
EXCEDER A 200 M2 à preservação.
As condições de umidade que, geralmente, apresentam os
A CONSTRUÇÃO
solos não são adequadas para a guarda de documentos.
SUBTERRÂNEA NÃO É
RECOMENDADA

110
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

A ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial

VENTILAÇÃO
com soluções de baixo custo deve ser estimulada, inclusive com
a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo
do ar.

No edifício para arquivo, com vários serviços, a área destinada aos depósitos deve ser em
torno de 60% da área construída. Da área restante, 15% deverão ser destinados aos trabalhos
técnicos e administrativos e 25% para o público.
É, também, importante prever o crescimento do acervo e a necessidade futura, dentro de
um prazo médio de cinquenta anos, de ampliação das áreas de depósito.
46.1.3 Depósitos especiais
Para o armazenamento de fotografias, filmes, discos, registros eletrônicos, fitas de áudio e
videomagnéticas são necessárias condições especiais de armazenamento, que irão influir nos
requisitos arquitetônicos relativos à termoestabilidade, luminosidade e estática. Ou seja, os
documentos especiais devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e
suas especificidades, pois demandam parâmetros climáticos de preservação mais rigorosos.
46.2 Fatores de deterioração
Agentes de deterioração dos acervos são aqueles que levam os documentos a um estado de
instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência. Eles são
classificados em: fatores ambientais, fatores biológicos, intervenções impróprias, agentes
biológicos, furtos e vandalismo.

46.3 Fatores ambientais

Os agentes ambientais são exatamente aqueles que existem no ambiente físico do acervo:
• Temperatura
• Umidade
• Radiação da luz
• Qualidade do ar
Em um levantamento cuidadoso das condições de conservação dos documentos de um
acervo, é possível identificar facilmente as consequências desses fatores, quando não
controlados dentro de uma margem de valores aceitável.
46.3.1 Condições Ambientais
A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por
reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de temperatura e umidade
relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas,
especialmente dos raios ultravioleta.
A adoção dos parâmetros recomendados de temperatura e de umidade exige, nos locais
com climas quentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em altos
custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia.

Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e

a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de
micro-organismos, que aumentam as proporções dos danos.

111
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

46.3.2 Temperatura e umidade relativa

As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais
para prolongar a sobrevivência dos registros.
Se os níveis de umidade relativa (UR) são muito baixos, aumenta-se o risco de quebra das
fibras e esfarelamento dos materiais orgânicos fibrosos. Para pergaminhos e encadernações em
couro a UR abaixo de 40% é perigosa e o papel, também, sofre abaixo desses níveis. Já na faixa
de UR acima de 65% crescem micro-organismos e ocorrem reações químicas danosas.
De acordo com o CONARQ, por meio da Recomendação para Construção de Arquivos,
(2000, p. 14), o controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve obedecer aos seguintes
parâmetros:

DOCUMENTOS EM TEMPERATURA UMIDADE RELATIVA DO AR

SUPORTES TRADICIONAIS
DOCUMENTOS EM SUPORTE- 20° C com variação Entre 45% e 55% com variação de ±
de ± 1°C 5%
PAPEL

O controle da temperatura e da umidade relativa do ar deve estar relacionado.

As flutuações de temperatura e umidade relativa do ar são muito mais nocivas do
que os índices superiores aos considerados ideais, desde que estáveis e constantes.

DOCUMENTOS ESPECIAIS TEMPERATURA UMIDADE RELATIVA

DO AR
12° C com variação de ± 35% com variação de ±
FOTOGRAFIA EM PRETO E BRANCO
1° C 5%
5° C com variação de ± 1° 35% com variação de ±
FOTOGRAFIA COLORIDA
C 5%
18° C com variação de ± 40% com variação de ±
FILMES
1° C 5%

REGISTROS MAGNÉTICOS E ÓPTICOS 18° C com variação de ± 40% com variação de ±

1° C 5%

horas do dia, tornando os custos iniciais de

No caso de não existir a possibilidade de
se instalar um sistema de climatização, a
instalação de umidificadores,
desumidificadores, exaustores e ventiladores
pode surtir bons resultados.
O sistema de climatização deve ser
independente para as áreas de depósitos, pois
devem atender às necessidades de
preservação dos documentos ali armazenados
e manter condições estáveis, exigindo que os
equipamentos funcionem sem interrupção.
Ele deve ficar em funcionamento durante as 24
instalação e os de manutenção muito altos.
Algumas instituições, por exemplo, só podem
arcar com os custos de manter o sistema
operando durante o horário de expediente,
razão suficiente para contraindicar a sua
adoção.
O calor e a umidade contribuem
significativamente para a destruição dos
documentos, principalmente quando em
suporte-papel. O calor acelera a deterioração e
a umidade relativa alta proporciona as

112
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

condições necessárias para desencadear níveis de luminosidade devem ser sempre

intensas reações químicas nos materiais. controlados.
Evidências de temperatura e umidade A luz pode ser de origem natural (sol) e
relativa altas são detectadas com a presença de artificial, proveniente de lâmpadas
colônias de fungos nos documentos, sejam incandescentes (tungstênio) e fluorescentes
estes em papel, couro, tecido ou outros (vapor de mercúrio). Em áreas muito
materiais ensolaradas são necessárias persianas ou
Umidade relativa do ar e temperatura outros recursos para reduzir a entrada da luz
muito baixas transparecem em documentos solar. Recomenda-se, especialmente, o uso de
distorcidos e ressecados. filtros contra a radiação ultravioleta invisível.
É importante destacar que parte dos Para o controle da radiação UV emitida
acervos é formada por materiais pelas lâmpadas fluorescentes, recomenda-se o
higroscópicos, isto é, absorvem e liberam uso de filtros ou absorventes de radiação UV.
umidade muito facilmente e, portanto, se O sistema de iluminação setorizado e
expandem e se contraem com as variações de controlado, que desliga a fonte de luz artificial
temperatura e umidade relativa do ar. Essas após um período pré-determinado, reduz o
variações dimensionais aceleram o processo tempo de exposição dos documentos às
de deterioração e provocam danos visíveis aos radiações. Não é permitido o uso de
documentos, ocasionando o craquelamento de lâmpadas de mercúrio ou sódio, devido a
tintas, ondulações nos papéis e nos materiais sua intensa emissão de radiação
de revestimento de livros, danos nas emulsões ultravioleta.
de fotos, etc.
ALGUMAS MEDIDAS PODEM SER
A circulação do ar ambiente representa TOMADAS PARA PROTEÇÃO DOS
um fator bastante importante para amenizar ACERVOS CONTRA A RADIAÇÃO DA LUZ
os efeitos da temperatura e umidade relativa As janelas devem ser
elevadas. 1
protegidas por cortinas ou
persianas que bloqueiem
46.3.3 Radiação da luz totalmente o sol.

As radiações luminosas podem causar Uso de filtros produzidos

2
sérios danos pelas reações físico-químicas que com filmes especiais também
desencadeiam nos materiais. A radiação ajudam no controle da radiação
produz um efeito cumulativo. Isso quer dizer UV, tanto nos vidros de janelas
que o dano causado pela radiação se relaciona quanto em lâmpadas
à intensidade e ao tempo de exposição. O papel fluorescentes.
se torna frágil, quebradiço, amarelecido,
escurecido e as tintas desbotam ou mudam de
cor, alterando a legibilidade dos documentos 46.3.4 Qualidade do ar
textuais, dos iconográficos e das
Os poluentes são classificados como
encadernações.
externos e internos.
O componente da luz que mais merece
O ar dos centros urbanos e industriais
atenção é a radiação ultravioleta (UV). Ela é
contém uma grande diversidade de partículas
invisível e constitui a forma mais energética e
e gases. As partículas que compõem a parte
destrutiva da luz, devendo, no que se refere à
sólida dos poluentes são de dimensões
conservação de documentos, ser evitada ao
microscópicas. Reúnem especialmente o pó, a
máximo. Entretanto, as radiações visíveis
fuligem e os esporos dos micro-organismos.
também podem causar danos e, portanto, os

113
 ARQUIVOLOGIA
A poeira é composta por partículas em
suspensão que penetram nas fibras do papel.
Quando este é manuseado faz-se sentir sua
ação cortante.
A poeira é composta por partículas em
suspensão que penetram nas fibras do papel.
Quando este é manuseado faz-se sentir sua
ação cortante
Os gases formam os poluentes mais
reativos e perigosos para os documentos,
contribuindo pesadamente para a substâncias orgânicas, que atraem insetos.
deterioração dos suportes.
Os poluentes externos são,
principalmente, o dióxido de enxofre (SO2),
óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o ozônio
(O3). São gases que provocam reações
químicas, com formação de ácidos que
causam danos sérios e irreversíveis aos
materiais, pois possuem comprovada ação
destrutiva. O papel fica quebradiço e
descolorido, o couro perde a pele e deteriora.
As partículas sólidas, além de
carregarem gases poluentes, agem como
abrasivos e desfiguram os documentos.
Os agentes poluentes, também, podem
ter origem no próprio ambiente do acervo,
como no caso de aplicação de vernizes,
madeiras, adesivos, tintas etc., que liberam
gases prejudiciais à conservação de todos os
materiais.
46.4 Agentes biológicos
Os agentes biológicos de deterioração de
acervos são, entre outros, os insetos (baratas,
brocas, cupins), os roedores e os fungos, cuja
presença depende quase que exclusivamente
das condições ambientais reinantes nas
dependências onde se encontram os
documentos
114
João Paulo Colet Orso
Para que atuem sobre os documentos e
proliferem, necessitam de conforto ambiental
e alimentação. O conforto ambiental para
praticamente todos os seres vivos está
basicamente na temperatura e umidade
relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta
de higiene etc.
Os livros e documentos, além da celulose
do papel, contêm proteínas e carboidratos sob
forma de encolagem, adesivos, couros e outras
Ambientes quentes e úmidos, escuros e mal
ventilados favorecem a presença e o
desenvolvimento de insetos.
46.4.1 Fungos
Os fungos representam um grupo grande
de organismos que atuam em diferentes
ambientes, atacando diversos substratos. No
caso dos acervos de arquivos, são mais comuns
aqueles que vivem dos nutrientes encontrados
nos documentos.
Os fungos são organismos que se
reproduzem através de esporos e de forma
muito intensa e rápida dentro de
determinadas condições. Como qualquer outro
ser vivo, necessitam de alimento e umidade
para sobreviver e proliferar. O alimento
provém dos papéis, amidos (colas), couros,
pigmentos, tecidos, etc.. A umidade é fator
indispensável para o metabolismo dos
nutrientes e para sua proliferação.
Essa umidade é encontrada na atmosfera
local, nos materiais atacados e na própria
colônia de fungos. Além da umidade e
nutrientes, outras condições contribuem para
o crescimento das colônias: temperatura
elevada, falta de circulação de ar e falta de
higiene.
Os fungos, além de atacarem o substrato,
fragilizando o suporte, causam manchas de
coloração diversas e intensas de difícil
remoção. A proliferação se dá através dos
esporos que, em circunstâncias propícias, se
reproduzem de forma abundante e rápida.
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

As medidas a serem adotadas para inconfundíveis. Para combatê-lo se torna

manter os acervos sob controle de infestação necessário conhecer sua natureza e
de fungos são comportamento. As brocas têm um ciclo de
vida em 4 fases: ovos – larva – pupa – adulta. A
MEDIDAS IMPORTANTES CONTRA OS FUNGOS fase de ataque ao acervo é a de larva. Esse
Estabelecer política de controleinseto se reproduz por acasalamento,
ambiental, principalmente, temperatura,que
1 ocorre no próprio acervo. Uma vez instalado,
umidade relativa e ar circulante, mantendo os índices o mais próximo possível do
ideal e evitando oscilações acentuadas.ataca não só o papel e seus derivados, como,
também, a madeira do mobiliário, portas, pisos
Praticar a higienização tanto edotodos
local
os quanto
materiaisdos documentos,
à base de celulose.com
2
metodologia e técnicas adequadas. As brocas precisam encontrar condições
especiais que, como todos os outros agentes
biológicos, são temperatura e umidade
46.4.2 Bactérias relativa elevadas, falta de ar circulante e falta
de higienização periódica no local e no acervo.
Das bactérias que vivem sobre os livros, A característica do ataque é o pó que se
umas se alimentam da celulose, outras de encontra na estante em contato com o
substâncias colantes e outras, de substâncias documento. Este pó contém saliva,
de origem animal. As secreções que esses excrementos, ovos e resíduos de cola, papel,
micro-organismos apresentam provocam as etc..
principais alterações nas matérias das
publicações, degradação da celulose manchas 46.4.6 Cupins
de várias cores e intensidades. Os cupins representam risco não só para
46.4.3 Roedores os documentos como para o prédio em si.
Vivem em sociedades muito bem organizadas,
Habitantes frequentes dos velhos reproduzem-se em ninhos e a ação é
edifícios, os ratos exercem uma ação mecânica devastadora onde quer que ataquem. Na
destrutiva sobre o papel que roem. A profilaxia grande maioria das vezes, sua presença só é
se faz controlando a temperatura e a umidade detectada depois de terem causado grandes
relativa e realizando a higienização periódica danos.
do local Os cupins chegam aos acervos em
ataques massivos, através de estantes coladas
46.4.4 Baratas às paredes, caixas de interruptores de luz,
assoalhos, etc..
Esses insetos atacam tanto papel quanto Os ninhos não precisam,
revestimentos. O ataque tem características obrigatoriamente, estar dentro dos edifícios
bem próprias, revelando-se, principalmente, das bibliotecas e arquivos. Podem estar a
por perdas de superfície e manchas de muitos metros de distância, inclusive, na base
excrementos. de árvores ou outros prédios.
São atraídas pelos mesmos fatores já Da mesma forma que os outros agentes
mencionados: temperatura e umidade citados anteriormente, os cupins se instalam
elevadas, resíduos de alimentos, falta de em ambientes com índices de temperatura e
higiene no ambiente e no acervo. umidade relativa elevados, ausência de boa
46.4.5 Brocas circulação de ar, falta de higienização e pouco
manuseio dos documentos.
São insetos que causam danos imensos
em acervos. Exigem vigilância constante,
A principal fonte alimentar dos cupins é
devido ao tipo de ataque que exercem. Os
a celulose, presente no papel, no tecido e na
sintomas desse ataque são claros e
madeira. Quando de posse do documento eles

115
 ARQUIVOLOGIA
não param enquanto não devoram todo o
papel, deixando no fim uma massa onde antes
havia páginas impressas.
46.4.7 Traça
Inseto de corpo mole, cor cinzenta e
brilho prateado, reconhecido facilmente pelas
antenas largas e pontiagudas. Foge da luz e se
movimenta com rapidez. Come os materiais de
origem vegetal, em particular o papel.
46.5 Intervenções inadequadas nos acervos
Chamamos de intervenções inadequadas
todos os procedimentos de conservação que
realizamos em um conjunto de documentos
com o objetivo de interromper ou melhorar
seu estado de degradação. Muitas vezes, com a
boa intenção de protegê-los, fazemos
intervenções que resultam em danos ainda
maiores.
Nos acervos formados por livros,
fotografias, documentos impressos,
documentos manuscritos, mapas, plantas de
arquitetura, obras de arte, etc., é preciso ver
que, segundo sua natureza, cada um apresenta
suportes, tintas, pigmentos e estruturas
completamente diferentes.
Qualquer tratamento que se queira
aplicar exige um conhecimento das
características individuais dos documentos e
dos materiais a serem empregados no
processo de conservação. Todos os
profissionais de arquivos devem ter noções
básicas de conservação dos documentos com
que lidam, seja para efetivamente executá-la,
seja para escolher os técnicos capazes de fazê-
lo, controlando seu trabalho. Os
conhecimentos de conservação ajudam a
manter equipes de controle ambiental,
controle de infestações, higienização do
ambiente e dos documentos, melhorando as
condições do acervo.
Pequenos reparos e acondicionamentos
simples podem ser realizados por aqueles que
tenham sido treinados nas técnicas e critérios
básicos de intervenção.
116
João Paulo Colet Orso
46.6 Problemas no manuseio de livros e
documentos
O manuseio inadequado dos documentos
é um fator de degradação muito frequente em
qualquer tipo de acervo.
O manuseio abrange todas as ações de
tocar no documento, sejam elas durante a
higienização pelos funcionários da instituição,
na remoção das estantes ou arquivos para uso
do pesquisador, nas reproduções, na pesquisa
pelo usuário, etc..
O suporte-papel tem uma resistência
determinada pelo seu estado de conservação.
Os critérios para higienização, por exemplo,
devem ser formulados mediante avaliação do
estado de degradação do documento. Os
limites devem ser obedecidos. Há documentos
que, por mais que necessitem de limpeza, não
podem ser manipulados durante um
procedimento de higienização, porque o
tratamento seria muito mais nocivo à sua
integridade, que é o item mais importante a
preservar.
46.7 Furto e vandalismo
Um volume muito grande de documentos
em nossos acervos é vítima de furtos e
vandalismo. A falta de segurança e nenhuma
política de controle são a causa desse desastre.
Além do furto, o vandalismo é muito
frequente. A quantidade de documentos
mutilados aumenta dia a dia. Esse é o tipo de
dano que, muitas vezes, só se constata muito
tempo depois. É necessário implantar uma
política de proteção, mesmo que seja através
de um sistema de segurança simples.
46.8 Critérios de intervenção para a
estabilização de documentos
Os documentos que sofrem algum tipo de
dano apresentam um processo de
deterioração que, progressivamente, vai levá-
los a um estado de perda total. Para evitar esse
desfecho, interrompe-se o processo através de
intervenções que levam à estabilização do
documento.
 ARQUIVOLOGIA
Estabilizar um documento é, portanto,
interromper um processo que esteja
deteriorando o suporte e/ou seus agregados,
através de procedimentos mínimos de
intervenção. Por exemplo: estabilizar por
higienização significa que uma limpeza
mecânica corrige o processo de deterioração.
Antes de qualquer intervenção, a
primeira avaliação é se nós somos capazes de
executá-la. Alguns de nós seremos capazes e
muitos outros não. Esse é o primeiro critério a
seguir.
Caso não nos julguemos com
conhecimentos necessários, a solução é buscar
algum especialista da área ou acondicionar o
documento enquanto aguardamos o momento
oportuno de intervir.
46.8.1 Características gerais dos materiais
empregados em conservação
Nos projetos de conservação de acervos
arquivísticos, é recomendado apenas o uso de
materiais de qualidade arquivística, isto é,
daqueles materiais livres de quaisquer
impurezas, quimicamente estáveis, resistentes
e duráveis. Suas características, em relação aos
documentos onde são aplicados, distinguem-
se pela estabilidade, neutralidade,
reversibilidade e inércia.
Os materiais não enquadrados nessa
classificação não podem ser usados, pois
apresentam problemas de instabilidade,
reagem com o tempo e decompõem-se em
outras substâncias que vão deteriorar os
documentos com os quais estão em contato.
Materiais com qualidade arquivística:
papéis e cartões alcalinos, poliésteres inertes,
adesivos alcalinos e reversíveis, papéis
orientais, borrachas plásticas, etc., usados
tanto para pequenas intervenções sobre os
documentos como para acondicionamento.
46.9 Higienização de documentos
A sujidade é o agente de deterioração que
mais afeta os documentos. Ela não é inócua e,
quando conjugada a condições ambientais
inadequadas, provoca reações de destruição
de todos os suportes num acervo. Portanto, a
117
João Paulo Colet Orso
higienização das coleções deve ser um hábito
de rotina na manutenção de arquivos, razão
por que é considerada a conservação
preventiva por excelência.
46.9.1 Limpeza de superfície
O processo de limpeza de acervos de
arquivos se restringe à limpeza de superfície,
que é mecânica e feita a seco. A técnica é
aplicada com o objetivo de reduzir a
quantidade de poeira, partículas sólidas,
incrustações, resíduos de excrementos de
insetos ou outros depósitos de superfície.
Nesse processo, não se usam solventes. A
limpeza de superfície é uma etapa
independente de qualquer tratamento mais
intenso de conservação, porém, é sempre a
primeira etapa a ser realizada.
POR QUE LIMPAR???
A sujidade escurece e desfigura o
1
documento, prejudicando-o do ponto
de vista estético.
As manchas ocorrem quando as
2
partículas de poeira se umedecem, com
a alta umidade relativa ou mesmo por
ataque de água, e penetram
rapidamente no papel.
A sujidade provoca a formação de
3
manchas.
Os poluentes atmosféricos são
4
altamente ácidos e, portanto,
extremamente nocivos ao papel. São
rapidamente absorvidos, alterando
seriamente o pH do papel.
46.9.2 Materiais usados para limpeza de
superfície
A remoção da sujidade superficial (que
está solta sobre o documento) é feita através
de pincéis, flanela macia, aspirador e inúmeras
outras ferramentas que se adaptam à técnica
 ARQUIVOLOGIA
• PINCÉIS: São muitos os tipos de pincéis
utilizados na limpeza mecânica. Diferentes
formas, tamanhos, qualidades e tipos de
cerdas.
• FLANELA: Serve para remover sujidade de
encadernações.
• ASPIRADOR DE PÓ: Sempre com proteção
de bocal e com potência de sucção
controlada.
• OUTROS MATERIAIS: Bisturi, pinça,
espátula, agulha, cotonete.
46.9.3 Higienização de documentos de arquivo
Materiais arquivísticos têm os seus
suportes, geralmente, quebradiços, frágeis,
distorcidos ou fragmentados. Isso se deve,
principalmente, ao alto índice de acidez
resultante do uso de papéis de baixa
qualidade. As más condições de
armazenamento e o excesso de manuseio
também contribuem para a degradação dos
materiais. Tais documentos têm que ser
higienizados com muito critério e cuidado.
46.9.4 Limpeza do espaço físico – salas de
acervo
A limpeza do espaço físico abrange,
especialmente, o piso, as estantes e os móveis.
Piso – a forma mais eficiente e adequada
de limpeza do piso é com aspirador de pó,
pois remove a sujidade sem transferir parte da
mesma para outras áreas. Qualquer tipo de
solvente ou cera não é recomendado. Deve-se
evitar, também, a água, pois sua interferência,
por menor que seja, desequilibra a umidade
relativa do ambiente. Normalmente, os
arquivos funcionam em espaços não
adequados, que apresentam elevado índice de
umidade relativa do ar e temperatura. Toda a
umidade residual que entrar no ambiente vai
se transformar em vapor e, desta forma, fazer
subir ainda mais o índice de umidade nas salas
de acervo.
Estantes – as estantes, também, podem
ser limpas com aspirador de pó. Caso seja
necessário remover a sujidade muito intensa
(incrustada) da sua superfície pode ser usada
118
João Paulo Colet Orso
uma solução de água + álcool a 50%, passada
com pano muito bem torcido. Em seguida,
passar outro pano seco. É preciso estar atento
à umidade relativa do ar. Não devem ser
utilizados produtos químicos, porque estes
exalam vapores que, geralmente, são
compostos de elementos de natureza ácida. As
estantes mais adequadas são as de metal
esmaltado. A madeira sem revestimento ou de
fórmica não é recomendada, pois, em ambos os
casos, há emissão de produtos voláteis ácidos.
O mesmo tratamento se aplica aos móveis de
madeira ou metal.
46.10 Acondicionamento
46.10.1 Os documentos devem ser
acondicionados em invólucros
apropriados, que assegurem sua
preservação. A escolha deverá ser feita
observando-se as características físicas e
a natureza de cada suporte.
As embalagens protegem os documentos
contra a poeira e danos acidentais, minimizam
as variações externas de temperatura e
umidade relativa e reduzem os riscos de danos
por água e fogo em casos de desastre.
Acondicionamento: ato ou efeito de
embalar ou guardar documentos de forma
apropriada à sua preservação e ao acesso
MATERIAIS MAIS UTILIZADOS EM AÇÕES DE
ACONDICIONAMENTO
• Papéis e cartões neutros ou
alcalinos das mais variadas
gramaturas.
• Papelões de diversas gramaturas.
• Filmes de poliéster.
• Fita adesiva neutra.
• Tiras ou cadarços de algodão.
• Tubos.
• Tecido.
As caixas de arquivo devem ser
resistentes ao manuseio, ao peso dos
documentos e à pressão, caso tenham de ser
empilhadas. Precisam ser mantidas em boas
 ARQUIVOLOGIA
condições de conservação e limpeza, de forma
a proteger os documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou
pastas devem respeitar formatos
padronizados, e devem ser sempre superiores
as dos documentos que irão abrigar.
Todos os materiais usados para o
acondicionamento de documentos
permanentes devem manter-se quimicamente
estáveis ao longo do tempo, não podendo
provocar quaisquer reações que afetem a
preservação dos documentos.
Os papéis e cartões empregados na
produção de caixas e invólucros devem ser
alcalinos e corresponder às expectativas de
preservação dos documentos.
No caso de caixas não confeccionadas em
cartão alcalino, recomenda-se o uso de
invólucros internos de papel alcalino, para
evitar o contato direto de documentos com
materiais instáveis.
O acondicionamento tem por objetivo a
proteção dos documentos que não se
encontram em boas condições ou a proteção
daqueles já tratados e recuperados,
armazenando-os de forma segura. Para
cumprir sua função, que é a de proteger contra
danos, o acondicionamento deve ser
confeccionado com material de qualidade
arquivística e necessita ser projetado
apropriadamente para o fim a que se
destina. A qualidade arquivística é uma
exigência necessária para o aos móveis de madeira ou ferro.
acondicionamento, pois esse material está em
contato direto com os documentos
Os acondicionamentos mais usados em
acervos de arquivos são: caixas, envelopes,
pastas, porta-fólios.
Os papelões são empregados na
construção de caixas, em quanto que os papéis
e os cartões especiais são bastante utilizados
para a confecção de folders e pastas.
O poliéster é um material muito útil pela
transparência, estabilidade e resistência,
porém, tem uma propriedade física (a força
eletrostática) que impede o seu contato direto
com documentos que possuam suporte ou
119
João Paulo Colet Orso
agregados (pigmentos, tintas, etc.) em estado
precário de conservação.
Numa medida adequada, deve-se
realizar o seguinte processo: avaliar a
natureza do documento, o tipo de suporte, o
estado de conservação, as condições de uso,
manuseio e o armazenamento ao qual deve ser
submetido para, em seguida, definir o
acondicionamento.
Podemos concluir que o
acondicionamento deve ser planejado com
muito critério. Ele não consiste em apenas uma
embalagem do documento, é parte do
processo de conservação e preservação dos
acervos.
47 Armazenamento
O armazenamento é o sistema que
recebe o documento, acondicionado ou não,
para ser guardado. Consiste no mobiliário das
salas destinadas à guarda do acervo: estantes,
arquivos e armários.
Armazenamento: ato ou efeito de
guardar documentos em depósitos (local de
guarda de documentos).
Os móveis mais adequados são os de
metal esmaltado. A madeira não revestida ou
de fórmica não é recomendada, pois, em
ambos os casos, há emissão de produtos
voláteis ácidos. O mesmo tratamento se aplica
A preservação de documentos de
arquivo, em qualquer suporte, depende dos
procedimentos adotados em sua produção,
tramitação, acondicionamento e
armazenamento físico.
47.1 Produção, Acesso, Manuseio e
Transporte
Nos processos de produção, tramitação,
organização e acesso aos documentos, deverão
ser observados procedimentos específicos, de
acordo com os diferentes gêneros
documentais, com vistas a assegurar sua
preservação durante o prazo de guarda
 ARQUIVOLOGIA
estabelecido na tabela de temporalidade e
destinação.
Alguns documentos, conforme as normas
vigentes, deverão ser produzidos em formatos
padronizados. Os documentos identificados
nas tabelas de temporalidade e destinação
como de valor permanente deverão ser
produzidos em papéis com pH neutro ou
alcalinos (básicos).
- Os papéis das capas de processos
devem ser alcalinos;
- As presilhas devem ser em plástico ou
metal não oxidável;
- As práticas de grampear e de colar
documentos devem ser evitadas;
- Os dossiês, processos e volumes devem
ser arquivados em pastas suspensas ou em
caixas, de acordo com suas dimensões.
Todos os documentos devem ser
preservados em condições adequadas ao seu
uso, pelos prazos de guarda estabelecidos nas
tabelas de temporalidade e destinação de
documentos.
O manuseio requer cuidados especiais,
tanto pelos técnicos, durante o tratamento dos
documentos, quanto pelos usuários, a saber:
47.1.1 CUIDADOS NO MANUSEIO DE
DOCUMENTOS
• Manusear os documentos
originais com mãos limpas, de
preferência fazendo uso de luvas.
• Utilizar guarda-pó ou bata de
algodão.
• Utilizar máscaras.
• Utilizar, também, luvas (de
preferência de algodão) e
máscaras ao manusear
fotografias, filmes, microfilmes,
discos e suportes magnéticos e
ópticos, considerando-se a possuir
fragilidade desses materiais e a
necessidade de proteção dos
usuários.
• Manusear documentos de
grandes formatos (mapas,
plantas, etc.) em mesas de
grandes dimensões.
120
João Paulo Colet Orso
De acordo com SANTOS (2008, p. 179,
180):
A conservação de papel, negativos
fotográficos, microformas, fitas magnéticas,
discos de vinil, CD-ROM, transparências, slides
é influenciada pelo próprio processo de
fabricação (acidez, sedimentos depositados,
colas, etc.), pelo uso de tintas (pretas,
ferrogálicas, coloridas), exposição a níveis
inadequados de umidade relativa do ar,
temperatura, luminosidade, poluição
atmosférica. Esses materiais podem sofrer
ação de insetos, roedores e danos pela
manipulação humana ou de equipamentos de
leitura desregulados.
47.1.2 Uso de papel reciclado para a produção
de documentos de arquivo
O papel reciclado é fabricado a partir do
reaproveitamento do papel não funcional,
descartado no lixo, gerando um novo produto,
com características específicas, cujo uso tem-
se intensificado recentemente.
O papel reciclado, em geral, é fabricado
com as fibras de celulose originárias de
diversos tipos de papéis. No seu processo de
produção são usados produtos químicos com o
objetivo de remover diversas impurezas das
fibras, como, por exemplo, adesivos, tintas e
outros contaminantes, deixando as fibras de
celulose muito mais curtas e fragilizadas do
que normalmente são.
As fibras de celulose recicladas dão
origem a papéis com menor capacidade de
resistência física, ou seja, que não possuem
características físico-químicas exigidas
para serem usados na produção de
documentos de arquivo, os quais devem
estabilidade química e,
consequentemente, ter longa duração.
O papel para a produção de documentos
arquivísticos deve ser isento de lignina
apontada como um dos componentes das
fibras da celulose responsável por sua
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

deterioração, reduzindo assim sua 48 Preservação

durabilidade
Preservação = Prevenção da
PROBLEMAS DE DEGRADAÇÃO DE deterioração e danos em documentos, por
PAPÉIS RECICLADOS meio de adequado controle ambiental e/ou
tratamento físico e/ou químico [2].
Escurecimento das folhas

Desprendimento de fibras “Conservação é a promoção da

preservação e da restauração dos
Acidificação e perda da informação documentos” [2].
Perda da resistência para suportar Higienização = Retirada, por meio de
ações repetidas. técnicas apropriadas, de poeira e outros
resíduos, com vistas à preservação dos
documentos.
Portanto, os papéis reciclados
produzidos no Brasil (com fibras curtas) não
controle Ambiental = “Conjunto de
são recomendados para a produção de
procedimentos para criação e manutenção de
documentos arquivísticos, tendo em vista sua
ambiente de armazenamento propício à
reprovação em testes realizados para verificar
preservação, compreendendo controle de
suas qualidades físico-químicas. Estes papéis
temperatura, da umidade relativa, da
também não possuem características
qualidade do ar, da luminosidade, bem como
adequadas para serem utilizados na confecção
prevenção de infestação biológica,
de invólucros primários para a guarda de
procedimentos de manutenção, segurança e
documentos, devido à presença de lignina nas
proteção contra fogo e danos por água”. [2]
suas fibras.
A relação entre custo e benefício dos
Umidade Relativa (UR) = “Razão entre a
papéis reciclados a serem adquiridos e usados
quantidade de vapor d'água e a quantidade
na produção de documentos de arquivo e
necessária para a saturação da atmosfera à
correlatos deve ser medida e avaliada,
mesma temperatura. A umidade relativa do ar
considerando que a possível economia de hoje
é expressa percentualmente”.
pode representar um gasto elevado no futuro
com sua conservação-restauração. Portanto, o
Planificação = “Aplainamento mediante
uso do papel de baixa qualidade prejudicará a
pressão, de documentos dobrados, enrolados
preservação da informação nesse suporte.
ou amarrotados” [2].
Sendo assim, é recomendável utilizar papéis
de qualidade na elaboração de documentos de
arquivo e correlatos
48.1 Principais atividades de conservação
48.1.1 Desinfestação
qualidade arquivística = propriedades
físico-químicas dos suportes que permitem a É o processo de destruição ou inibição da
conservação indefinida dos documentos, atividade de insetos. O método de combate
observadas as condições adequadas de aos insetos mais eficiente é a fumigação. A
acondicionamento, armazenamento e substância química a ser empregada nesse
climatização [2]. processo deve passar por testes de garantia da
integridade do papel e da tinta sob sua ação.

121
 ARQUIVOLOGIA
Fumigação: exposição de documentos a
vapores químicos, geralmente, em câmaras
especiais, a vácuo ou não, para destruição de
insetos, fungos e outros micro-organismos. A
fumigação de documentos não é mais
recomendada em virtude dos gases tóxicos e
compostos oxidantes danosos (gases letais)
poderem mudar as propriedades físicas e
químicas do papel, do pergaminho e do couro.
Existem câmaras especiais para a
fumigação (autoclave). O processo consiste em
introduzir os documentos na câmara, onde se
faz o vácuo, aplica-se o produto químico e
submetem-se os documentos à ação do
fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas,
aproximadamente. Em seguida repete-se o
vácuo, insufla-se o ar e retiram-se os
documentos. Com a fumigação os insetos
adultos, larvas e ovos são completamente
destruídos.
48.1.2 Congelamento
Método que, embora possa ser 100%
eficaz, deve-se tomar cuidado na sua execução.
Existe uma série de regras que se não forem
rigidamente seguidas, podem levar o resultado
final ao fracasso.
1 Os documentos devem ser embalados em
películas ou bolsas hermeticamente
vedadas/seladas.
Não se devem empilhar objetos.
2
Congelamento rápido, saindo da
3
temperatura ambiente até 0°C em 4
horas, alcançando - 20°C em 8 horas e –
30/°C em 72 horas.
Descongelamento gradual: cuidado com
4 raios ultravioletas e infravermelhos. Os
objetos congelados! As peças devem ser
lentamente descongeladas (0°C em 8
horas e depois devolvidas à temperatura
ambiente).
Cuidado com objetos de materiais
5
“compostos” que podem ter coeficientes
de contração e dilatação diferentes.
122
João Paulo Colet Orso
Objetos frágeis não devem ser
6
congelados.
Vantagens do congelamento: rápido e
relativamente simples, absolutamente atóxico,
econômico e ecológico.
Desvantagens do congelamento:
possibilidade de danos devido a diferentes
coeficientes de contração e dilatação.
48.1.3 Limpeza
Fase posterior à fumigação. Na falta de
instalações adequadas, usa-se um pano macio,
uma escova ou um aspirador de pó.
48.1.4 Alisamento
Consiste em colocar os documentos em
bandeja de aço inoxidável, expondo-os à ação
do ar com forte percentagem de umidade (90
a 95%), durante uma hora, em uma câmara de
umidificação. Em seguida, são passados a
ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.
Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de
prensa manual sob pressão moderada. Na falta
de equipamento adequado, aconselha-se usar
o ferro de engomar caseiro.
49 Restauração
Conjunto de procedimentos específicos
para recuperação e reforço de documentos
deteriorados e danificados [2].
49.1.1 Banho de Gelatina
Consiste em mergulhar o documento em
banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua
resistência, não prejudica a visibilidade e a
flexibilidade e proporciona a passagem dos
documentos, porém, tratados por este
processo, que é manual, tornam-se suscetíveis
aos ataques dos insetos e dos fungos.
49.1.2 Tecido
Reparação em que são usadas folhas de
tecido muito fino, aplicadas com pasta de
amido. A durabilidade do papel é aumentada
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

consideravelmente, mas o emprego do amido 49.1.6 Encapsulação

propicia o ataque de insetos e fungos, impede
É considerado um meio seguro e eficaz
o exame pelos raios ultravioletas e
de se proteger um documento. Permite
infravermelhos, além de reduzir a legibilidade
visualizar e manipular um documento sem
e flexibilidade.
expô-lo a elementos perigosos. O processo
49.1.3 Silking envolve o posicionamento de um documento
entre duas lâminas de poliéster, fixadas nas
Utiliza tecido de grande durabilidade
margens externas por fita adesiva de dupla
(crepeline ou musseline de seda), mas devido
face; entre o documento e a fita deve haver um
ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas
espaço de 3mm, deixando o documento solto
qualidades permanentes. Tanto a legibilidade
dentro das duas lâminas. A reversibilidade da
quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame
encapsulação se dá ao momento em que
pelos raios ultravioletas e infravermelhos são
cortam- se as bordas do poliéster para liberar
pouco prejudicados. É, no entanto, um
o documento.
processo de difícil execução e cuja matéria-
Quando um documento é encapsulado,
prima é de alto custo.
está a salvo de sujeira, poluição e impressões
49.1.4 Laminação digitais. No entanto, não está protegido contra
Processo em que se envolve o os perigos da radiação ultravioleta,
documento, nas duas faces, com uma folha de temperatura e umidade relativa do ar (caso o
papel de seda e outra de acetato de celulose, documento encapsulado seja guardado em
colocando-o numa prensa hidráulica, sob clima quente e úmido, pode ocorrer um mini
pressão média de 7 a 8kg/cm e temperatura efeito-estufa no sistema).
entre 145 a 155°C. O acetato de celulose, por
ser termoplástico, adere ao documento, 49.1.7 fumigação
juntamente com o papel de seda, e dispensa
Exposição de documentos a vapores
adesivo. A durabilidade e as qualidades
químicos, geralmente em câmaras especiais, a
permanentes do papel são asseguradas sem
vácuo ou não, para destruição de insetos,
perda da legibilidade e da flexibilidade,
fungos e outros microorganismos. [2]
tornando-o imune à ação de fungos e pragas.
Qualquer mancha resultante do uso pode ser
removida com água e sabão. O volume do 49.1.8 laminação
documento é reduzido, mas o peso duplica. O
Processo de restauração que consiste no
material empregado na restauração não
reforço de documentos deteriorados ou
impede a passagem dos raios ultravioletas e
frágeis, colocando-os entre folhas de papel de
infravermelhos. Assim, as características da
baixa gramatura, fixadas por adesivo natural,
laminação são que mais se aproximam do
semi-sintético ou sintético, por meio de
método ideal.
diferentes técnicas, manuais ou mecânicas.
49.1.5 Laminação manual
Utiliza a matéria-prima básica da
secagem a vácuo
laminação mecanizada, embora não empregue
Tratamento de documentos molhados
calor nem pressão, que são substituídos pela
mediante gradual retirada de ar e elevação de
acetona. Esta, ao entrar em contato com o
temperatura.
acetato, transforma-o em camada semiplástica
secagem por congelamento
que, ao secar, adere ao documento, juntamente
Tratamento de documentos molhados
com o papel de seda.
por congelamento e subseqüente secagem
mediante vácuo e gradual elevação de

123
 ARQUIVOLOGIA
temperatura. Também chamado liofilização ou
secagem a frio.
velatura
Processo de restauração que consiste na
aplicação de reforço de papel ou tecido em
qualquer face de uma folha.
50 Gestão de Documentos
Eletrônicos
Automação = transposição do suporte
inicial para um suporte digital por meio de
computadores. A digitalização tem como
fundamentos principais: Diminuição do
tamanho do acervo; Preservação dos
documentos;
Possibilidade de acesso; Maior agilidade.
Documentos Eletrônicos
GED - Gerenciamento Eletrônico de
Documentos ou Gestão eletrônica de
Documentos é um conjunto de tecnologias que
permite o gerenciamento de documentos em
forma digital auxiliando a produção, controle,
armazenagem, compartilhamento e documento eletrônico, quando alterados,
recuperação de suas informações.
GDE - Gerenciamento de Documentos
Eletrônicos visa o gerenciamento de
documentos produzidos exclusivamente em
meio eletrônico. É de grande auxílio para
políticas de recuperação de documentos e
manutenção das atividades da empresa em
caso de acidente e facilita as atividades que
envolvem colaboração entre pessoas e
equipes.
O GED e o GDE permitem acesso rápido
às informações desejadas pelo fato de que os
documentos podem ser acessados de qualquer
lugar simultaneamente.
A principal preocupação em se adotar
uma ferramenta de gestão eletrônica está na
preservação dos dados e informações
armazenados devido às constantes
atualizações de softwares e hardwares.
Exatamente como os documentos
arquivísticos convencionais, os eletrônicos se
constituem em elementos que podem ser
124
João Paulo Colet Orso
identificados e avaliados por meio da
diplomática - estudo da estrutura formal e da
autenticidade dos documentos. Os
documentos podem e devem ser identificados
por seus constituintes formais e não pela
informação que transmitem. Em relação ao
suporte que contem o documento, os
convencionais não existem até que sejam
afixados em um suporte já nos eletrônicos o
suporte é uma parte física separada do
conteúdo. Documentos eletrônicos não tem no
suporte um elemento significativo, mas um
simples carregador físico, assim sendo, em
cada reprodução de um documento eletrônico
em que a única alteração é o suporte, o
documento continua sendo idêntico ao que foi
reproduzido.
Em relação à Forma ou Estrutura sua
forma física consiste em atributos que
determinam a sua forma externa e, no caso,
dos documentos eletrônicos, esses atributos
são: o texto escrito (tipo de fonte, tamanho,
formato, cores, idioma, existência de anexos,
logomarca, assinatura digital, etc) mais a
tecnologia associada ao documento, que não
interessa ao usuário. Os atributos físicos de um
geram um documento diferente,
diferentemente do suporte.
Nos documentos convencionais a
existência de data e assinatura são suficientes
para que sejam considerados completos, o
mesmo não ocorre com os documentos
eletrônicos que necessitam de complementos
como: à data do documento é necessário
acrescentar a hora de sua transmissão; a
facilidade de se digitar uma assinatura torna
necessário o nome do autor no cabeçalho do
documento, que é feito automaticamente pelo
sistema ou por meio de uma assinatura
eletrônica (uso pelo computador de qualquer
símbolo adotado ou autorizado) ou
assinatura digital (baseada em métodos
criptográficos de autenticação do originador,
podem ser verificados a identidade de quem
assina e a integridade do dado).
A idoneidade de um sistema eletrônico é
garantida pela prevenção e pela verificação. A
prevenção inclui a limitação de acesso à
 ARQUIVOLOGIA
tecnologia por meio de senhas, cartões
magnéticos, etc e definição de regras de
workflow (conjunto de regras formais que são
definidas para melhorar a eficiência de um
processo específico - Sawaya, 1999) que
definem o que será feito e como será feito. Por
verificação temos a trilha de auditoria que é
um mecanismo que permite registrar todas as
intervenções feitas no documento, garante a
autenticidade do documento arquivístico.
Segundo MacNeil, 2000, “autenticidade é
a capacidade de se provar que um documento
arquivístico é o que diz ser”. Fonte: Rosely Curi
Rondinelli, Gerenciamento Arquivístico de
documentos eletrônicos, 4ª edição, Editora
FGV, rio de Janeiro 2005, páginas 55 a 67.
51 Gestão Eletrônica de
Documentos
GED - Gestão Eletrônica de Documentos
= instrumento necessário à recuperação
daquele material digitalizado, constituindo- se
no substituo mais próximo das
leitoras/copiadoras de microfilme.
Tecnologias relacionadas ao GED:
1. Gerenciamento da Imagem dos
Documentos (Document Imaging - DI):
conversão de documentos do meio físico para
o digital.
Não se deve confundir digitação com
digitalização;
2. Gerenciamento de Documentos
(Document Management - DM): gerenciar a
criação, revisão, aprovação e descarte de
documentos eletrônicos de forma eficiente e
eficaz;
3. Fluxo de Trabalho (Workflow - BPM):
controla e gerencia processos para garantir
que as tarefas sejam executadas por pessoas
corretas, em tempo hábil, com objetividade e
segurança;
4. Gerenciamento da Informação e das
Gravações (Records and Information
Management - RIM): é o gerenciamento do
ciclo de vida de um documento, não
importando a mídia em que se encontre. Por
meio desse sistema, ocorre o gerenciamento
125
João Paulo Colet Orso
da criação, do armazenamento,
processamento, manutenção, disponibilização
e descarte dos documentos sob controle de
categorização e da tabele de temporalidade.
Fonte: Arquivologia, George Melo Rodrigues,
2ª Edição, Editora Juspodivm, Salvador, 2012.
GPE - Gerenciamento de Produtos
Eletrônicos = gestão de documentos criados
em meio eletrônico e cujo original permanece
neste meio, embora também englobe os
documentos digitalizados.
52 Órgãos e Competências
52.1 Decreto nº 4.073, de 3 de Janeiro de
2002.
Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados.
52.1.1 Capítulo I - do Conselho Nacional de
Arquivos
Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos
- CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no
8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por
finalidade definir a política nacional de
arquivos públicos e privados, bem como
exercer orientação normativa visando à gestão
documental e à proteção especial aos
documentos de arquivo.
Art. 2º Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o
funcionamento do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos de
arquivos;
II - promover o inter-relacionamento
de arquivos públicos e privados com vistas ao
intercâmbio e à integração sistêmica das
atividades arquivísticas;
III - revogado;
III - propor ao Ministro de Estado da
Justiça normas legais necessárias ao
aperfeiçoamento e à implementação da
política nacional de arquivos públicos e
 ARQUIVOLOGIA
privados; (Redação dada pelo Decreto nº
7.430, de 2011) Vigência
IV - zelar pelo cumprimento dos
dispositivos constitucionais e legais que
norteiam o funcionamento e o acesso aos
arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de
preservação de documentos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal, produzidos ou recebidos em
decorrência das funções executiva, legislativa
e judiciária;
VI - subsidiar a elaboração de planos
nacionais de desenvolvimento, sugerindo
metas e prioridades da política nacional de
arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas
de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo
e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito
Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo
dos Municípios;
VIII - estimular a integração e
modernização dos arquivos públicos e
privados;
IX - identificar os arquivos privados de
interesse público e social, nos termos do art.
12 da Lei no 8.159, de 1991;
X - revogado;
X - propor ao Presidente da República,
por intermédio do Ministro de Estado da
Justiça, a declaração de interesse público e
social de arquivos privados; (Redação dada
pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
XI - estimular a capacitação técnica dos
recursos humanos que desenvolvam
atividades de arquivo nas instituições
integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a
apuração e a reparação de atos lesivos à
política nacional de arquivos públicos e
privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro
nacional de arquivos públicos e privados, bem
como desenvolver atividades censitárias
referentes a arquivos;
XIV - manter intercâmbio com outros
conselhos e instituições, cujas finalidades
sejam relacionadas ou complementares às
suas, para prover e receber elementos de
126
João Paulo Colet Orso
informação e juízo, conjugar esforços e
encadear ações;
XV - articular-se com outros órgãos do
Poder Público formuladores de políticas
nacionais nas áreas de educação, cultura,
ciência, tecnologia, informação e informática.
Art. 3º São membros conselheiros do
CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional,
que o presidirá;
II - dois representantes do Poder
Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder
Judiciário Federal;
IV - dois representantes do Poder
Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo
Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos
Públicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos
Públicos Municipais;
VIII - um representante das instituições
mantenedoras de curso superior de
arquivologia;
IX - um representante de associações de
arquivistas;
X - três representantes de instituições
que congreguem profissionais que atuem nas
áreas de ensino, pesquisa, preservação ou
acesso a fontes documentais.
Art. 4º Caberá ao Arquivo Nacional dar
o apoio técnico e administrativo ao
CONARQ.
52.1.2 Capítulo II - Do Sistema Nacional de
Arquivos
Art. 10. O SINAR tem por finalidade
implementar a política nacional de arquivos
públicos e privados, visando à gestão, à
preservação e ao acesso aos documentos de
arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como órgão central
o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo
Federal;
 ARQUIVOLOGIA
III - os arquivos do Poder Legislativo
Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário
Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos
Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes
Executivo e Legislativo.
52.1.3 Capítulo V - Da Declaração de Interesse
Público e Social De Arquivos Privados
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas
físicas ou jurídicas que contenham
documentos relevantes para a história, a
cultura e desenvolvimento nacional podem ser
declarados de interesse público e social por
decreto do Presidente da República.
§ 1º A declaração de interesse público e
social de que trata este artigo não implica a
transferência do respectivo acervo para
guarda em instituição arquivística pública,
nem exclui a responsabilidade por parte de
seus detentores pela guarda e a preservação
do acervo.
§ 2º São automaticamente considerados
documentos privados de interesse público e
social:
I - os arquivos e documentos privados
tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo
com o art. 3º da Lei no 8.394, de 30 de
dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos
anteriormente à vigência da Lei no 3.071, de 1º
de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da
Lei no 8.159, de 1991.
52.2 Arquivo Nacional
˃ Fornece suporte administrativo e técnico ao
CONARQ;
˃ É o órgão central do SIGA.
CONARQ
127
João Paulo Colet Orso
˃ É o órgão central do SINAR.
Arquivo Nacional
O Arquivo Nacional, criado em 1838, é o
órgão central do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da
administração pública federal.
Subordinado ao Ministério da Justiça - MJ
desde a publicação do Decreto nº 7.430, de 17
de janeiro de 2011, no Diário Oficial da União
nº 12, de 18 de janeiro de 2011.
→ Tem por finalidade:
˃ Implementar e acompanhar a política
nacional de arquivos, definida pelo Conselho
Nacional de Arquivos
- CONARQ, por meio da gestão, do
recolhimento, do tratamento técnico, da
preservação e da divulgação do patrimônio
documental do País,
˃ Garantir pleno acesso à informação, visando
apoiar as decisões governamentais de caráter
político-administrativo, o cidadão na defesa
de seus direitos,
˃ Incentivar a produção de conhecimento
científico e cultural.
52.3 ˃ Quem integra o SIGA?
I - o Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA;
II - as unidades responsáveis pela coordenação das
atividades de gestão de documentos de arquivo nos
Ministérios e órgãos equivalentes, como órgãos
setoriais; e
III - as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes, como órgãos seccionais.
Órgãos equivalentes a Ministério, isto é, cujo titular
possui status de Ministro de Estado. Atualmente,
são órgãos equivalentes: Advocacia-Geral da União -
AGU, Casa Civil da Presidência da República,
Controladoria-Geral da União - CGU, Gabinete de
Segurança Institucional da Presidência da República
 ARQUIVOLOGIA
- GSI-PR, Secretaria de Assuntos Estratégicos da
Presidência da República - SAE/PR, Secretaria de
Aviação Civil - SAC, Secretaria de Comunicação Social
da Presidência da República - SECOM-PR, Secretaria
de Direitos Humanos - SDH, Secretaria de Políticas
de Promoção da Igualdade Racial - SEPPIR,
Secretaria de Políticas para as Mulheres - SPM,
Secretaria de Portos - SP, Secretaria de Relações
Institucionais da Presidência da República - SRI/PR,
Secretaria-Geral da Presidência da República - SGPR.
Qual é a função do Arquivo Nacional como órgão
central do SIGA?
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais
do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à
gestão de documentos de arquivo aprovadas pelo
Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da
República;
II - orientar a implementação, a coordenação e o
controle das atividades e rotinas de trabalho
relacionadas à gestão de documentos nos órgãos
setoriais;
III - promover a disseminação de normas técnicas e
informações de interesse para o aperfeiçoamento
do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
V - estimular e promover a capacitação, o
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo.
˃ Qual é a função dos órgãos setoriais no SIGA?
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de
gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito
de atuação e de seus seccionais, em conformidade
com as normas aprovadas pelo Ministro-Chefe da
Casa Civil da Presidência da República;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho
desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus
seccionais, visando à padronização dos
procedimentos técnicos relativos às atividades de
produção, classificação, registro, tramitação,
arquivamento, preservação, empréstimo, consulta,
128
João Paulo Colet Orso
expedição, avaliação, transferência e recolhimento
ou eliminação de documentos de arquivo e ao
acesso e às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração de código de
classificação de documentos de arquivo, com base
nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão
ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu
âmbito de atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação
e da tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-meio,
instituída para a administração pública federal, no
seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos e de que
trata o art. 18 do Decreto n° 4.073, de 3 de janeiro
de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo
Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-fim;
VI - promover e manter intercâmbio de cooperação
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e
internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na área
de gestão de documentos de arquivo a capacitação,
o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem,
garantindo constante atualização.
˃ Devo me registrar no Cadastro Nacional dos
Integrantes do SIGA?
Devem se cadastrar os servidores federais e os
empregados de empresas públicas da esfera federal
ou de economia mista, que atuem na área de gestão
de documentos, ainda que ocupe somente um cargo
comissionado ou por prazo determinado.
Não estão incluídos nesse grupo os funcionários
terceirizados, estagiários ou servidores e
empregados de empresas públicas da esfera
estadual, distrital ou municipal.
52.4 O QUE É O SIGA?
http://www.siga.arquivonacional.gov.br
Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração
Pública Federal, pelo qual se organizam, sob a forma
de sistema, as atividades de gestão de documentos
 ARQUIVOLOGIA
de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da
administração pública federal.
O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo –
SIGA, da Administração Pública Federal, tem por
finalidade garantir ao cidadão e aos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, de
forma ágil e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas,
resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais; integrar e coordenar as
atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais
que o integram; disseminar normas relativas à
gestão de documentos de arquivo; racionalizar a
produção da documentação arquivística pública;
racionalizar e reduzir os custos operacionais e de
armazenagem da documentação arquivística
pública; preservar o patrimônio documental
arquivístico da administração pública federal;
articular-se com os demais sistemas que atuam
direta ou indiretamente na gestão da informação
pública federal.
Para efeitos de acompanhar, coordenar, controlar,
orientar e promover a gestão de documentos de
arquivo, o SIGA tem o Arquivo Nacional como órgão
central, e uma Comissão de Coordenação, presidida
pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrada
por representantes do Arquivo Nacional, dos
Ministérios e dos órgãos equivalentes, cabendo aos
Ministérios e aos órgãos equivalentes a criação de
Subcomissões de Coordenação do SIGA que reúnam
representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito
de atuação, com vistas a identificar necessidades e
harmonizar as proposições a serem apresentadas à
Comissão de Coordenação. As normas emanadas e
deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA
serão aprovadas pela Ministra-Chefe da Casa Civil da
Presidência da República.
É instituído por este Decreto um sistema de
informações a fim de proceder à operacionalização
do SIGA, visando à integração dos serviços
arquivísticos dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal. A reunião de
instalação da Comissão de Coordenação do SIGA foi
realizada no dia 28 de janeiro de 2004, às 9:30h, no
auditório da Secretaria de Imprensa e Divulgação da
129
João Paulo Colet Orso
Presidência da República, localizado no subsolo do
Palácio do Planalto, com a participação dos
presidentes ou coordenadores das Subcomissões de
Coordenação do SIGA, criadas no âmbito dos
Ministérios e órgãos equivalentes.
→ OBJETIVOS:
˃ Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da
administração pública federal, de forma ágil e
segura, o acesso aos documentos de arquivo e às
informações neles contidas, resguardados os
aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou
legais;
˃ Integrar e coordenar as atividades de gestão de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos
setoriais e seccionais que o integram;
˃ Disseminar normas relativas à gestão de
documentos de arquivo;
˃ Racionalizar a produção da documentação
arquivística pública;
˃ Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de
armazenagem da documentação arquivística
pública;
˃ Preservar o patrimônio documental arquivístico da
administração pública federal;
˃ Articular-se com os demais sistemas que atuam
direta ou indiretamente na gestão da informação
pública federal.
52.5 CONARQ
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um
órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do
Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir
a política nacional de arquivos públicos e privados,
como órgão central de um Sistema Nacional de
Arquivos, bem como exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial
aos documentos de arquivo.
A Constituição Federal de 1988 e particularmente a
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados, delegaram ao Poder Público estas
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto privados de interesse público e social, nos termos do
nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os art. 12 da Lei no 8.159, de 1991;
decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de
˃ Propor ao Presidente da República, por intermédio
1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de
do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de
março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
interesse público e social de arquivos privados;
De acordo com estes dispositivos legais, as ações
˃ Estimular a capacitação técnica dos recursos
visando à consolidação da política nacional de
humanos que desenvolvam atividades de arquivo
arquivos deverão ser emanadas do Conselho
nas instituições integrantes do SINAR;
Nacional de Arquivos – CONARQ.
˃ Recomendar providências para a apuração e a
→ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ foi
reparação de atos lesivos à política nacional de
criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159/91 e
arquivos públicos e privados;
regulamentado pelo Decreto nº 4.073, de 3 de
janeiro de 2002 e tem como competências: ˃ Promover a elaboração do cadastro nacional de
arquivos públicos e privados, bem como desenvolver
˃ Estabelecer diretrizes para o funcionamento do
atividades censitárias referentes a arquivos;
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à
gestão, à preservação e ao acesso aos documentos ˃ Manter intercâmbio com outros conselhos e
de arquivos; instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares às suas, para prover e receber
˃ Promover o interrelacionamento de arquivos
elementos de informação e juízo, conjugar esforços
públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à
e encadear ações;
integração sistêmica das atividades arquivísticas;
˃ Articular-se com outros órgãos do Poder Público
˃ Propor ao Ministro de Estado da Justiça normas
formuladores de políticas nacionais nas áreas de
legais necessárias ao aperfeiçoamento e à
educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e
implementação da política nacional de arquivos
informática.
públicos e privados;
O funcionamento do CONARQ é regulamentado pelo
˃ Zelar pelo cumprimento dos dispositivos
seu regimento interno aprovado pela Portaria nº
constitucionais e legais que norteiam o
2.588, de 24 de novembro de 2011.
funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
O CONARQ é constituído por dezessete membros
˃ Estimular programas de gestão e de preservação
conselheiros: o Diretor-Geral do Arquivo Nacional,
de documentos públicos de âmbito federal,
que o presidirá, representantes dos poderes
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos
Executivo Federal, Judiciário Federal, Legislativo
ou recebidos em decorrência das funções executiva,
Federal, do Arquivo Nacional, dos arquivos públicos
legislativa e judiciária;
estaduais e do Distrito Federal, dos arquivos
˃ Subsidiar a elaboração de planos nacionais de públicos municipais, das instituições mantenedoras
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da de curso superior de Arquivologia, de associações de
política nacional de arquivos públicos e privados; arquivistas e de instituições que congreguem
profissionais que atuem nas áreas de ensino,
Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos
pesquisa, preservação ou acesso a fontes
Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União,
documentais.
dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes
Executivo e Legislativo dos Municípios; Cada Conselheiro tem um suplente. Sua composição
espelha, portanto, a convergência de interesses do
˃ Estimular a integração e modernização dos
Estado e da Sociedade, de modo a compatibilizar as
arquivos públicos e privados; identificar os arquivos
questões inerentes à responsabilidade funcional e
social do Poder Público perante a gestão e

130
 ARQUIVOLOGIA
preservação do patrimônio arquivístico público e
privado brasileiro e o direito dos cidadãos de acesso
às informações.
Para melhor funcionamento do CONARQ e maior
agilidade na operacionalização do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR, foi prevista a criação de
Câmaras Técnicas e Câmaras Setoriais e Comissões
Especiais, com a incumbência de elaborar estudos e
normas necessárias à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados e ao
funcionamento do SINAR.
Ao Arquivo Nacional cabe dar suporte técnico e
administrativo ao CONARQ.
As Câmaras Técnicas, constituídas pelo Plenário, são
de caráter permanente e visam a elaborar estudos e
normas necessárias à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados e ao
funcionamento do SINAR.
→ Desde a implantação do CONARQ foram criadas
as seguintes câmaras técnicas:
˃ Câmara Técnica de Avaliação de Documentos;
˃ Câmara Técnica de Capacitação de Recursos
Humanos;
˃ Câmara Técnica de Classificação de Documentos;
˃ Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais,
Iconográficos e Sonoros;
˃ Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos;
˃ Câmara Técnica de Normalização da Descrição
Arquivística;
˃ Câmara Técnica de Paleografia e Diplomática;
˃ Câmara Técnica de Preservação de Documentos.
52.5.1 Câmaras Setoriais
A Portaria nº 2.588, de 24 de novembro de 2011, do
Ministério da Justiça que aprova o recente
Regimento Interno do CONARQ, institui no Capítulo
IV Da Organização e do Funcionamento, as Câmaras
Setoriais, de caráter permanente visando a
identificar, discutir e propor soluções para questões
temáticas que se repercutirem na estrutura e
131
João Paulo Colet Orso
organização de segmentos específicos de arquivos,
interagindo com as câmaras técnicas.
Câmara Setorial de Arquivos de Instituições de
Saúde; Câmara Setorial sobre Arquivos de Empresas
Privatizadas ou em Processo de Privatização; Câmara
Setorial sobre Arquivos do Judiciário; Câmara
Setorial sobre Arquivos Municipais; Câmara Setorial
sobre Arquivos de Arquitetura, Engenharia e
Urbanismo; Câmara Setorial sobre Arquivos
Privados.
SINAR
http://www.siga.arquivonacional.gov.br
52.6 A História do Sinar
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308,
instituiu o Sistema Nacional de Arquivos -SINAR.
A implementação do Sistema foi bastante
prejudicada já que sua área de abrangência ficou
restrita aos arquivos intermediários e permanentes,
tendo em vista os limites impostos na criação, pelo
Governo Federal, em 1975, do Sistema de Serviços
Gerais - SISG, ao qual se vinculariam os arquivos
correntes da Administração Pública Federal.
A postura equivocada de limitar a atuação do SINAR
confrontava- se radicalmente com o princípio da
organicidade dos documentos de arquivo, que
preconiza a complementaridade entre as três idades
que compõem o ciclo vital dos documentos.
Embora formalmente criado, o Sistema nunca
chegou a ser implantado uma vez que trazia em seu
bojo dispositivos conflitantes e que não atendiam às
necessidades e à realidade de nossos arquivos.
Mesmo assim, esse decreto teve o mérito de
despertar a atenção de vários governos estaduais
para a importância dos arquivos na administração
pública, motivando-os a criarem seus sistemas
estaduais de arquivos. Foi o caso dos governos do
Rio Grande do Norte, do Pará, de Sergipe e do
Espírito Santo.
Com a “recriação” do Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR, pela Lei n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991 e
pelos decretos nº 1.173, de 29 de junho de 1994 e
1.461, de 25 de abril de 1995, consolidados e
revogados pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de
 ARQUIVOLOGIA
2002, o SINAR desenvolverá suas atividades de
forma integrada com esses sistemas e estimulará os
demais Estados bem como os municípios, que ainda
não dispõem também seus sistemas de arquivo.
O art. 26 da Lei nº 8.159/91, não só criou o Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ como institui
também o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,
cuja competência, organização e funcionamento
estão regulamentados pelo Decreto nº 4.073, de 3
de janeiro de 2002.
De acordo com esse dispositivo legal, o SINAR tem
por finalidade implementar a política nacional de
arquivos públicos e privados, visando à gestão, à
preservação, e ao acesso aos documentos de
arquivo.
→ Integram o SINAR, que tem como órgão central o
CONARQ:
˃ Arquivo Nacional;
˃ Os arquivos do Poder Executivo Federal;
˃ Os arquivos do Poder Legislativo Federal;
˃ Os arquivos do Poder Judiciário Federal;
˃ Os arquivos estaduais dos Poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário;
˃ Os arquivos do Distrito Federal dos Poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos
municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
Os arquivos referidos acima, exceto o Arquivo
Nacional, quando organizados sistemicamente,
passam a integrar o SINAR por intermédio de seus
órgãos centrais.
As pessoas físicas e jurídicas de direito privado,
detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR
mediante acordo ou ajuste com o órgão central.
→ Compete aos integrantes do SINAR:
˃ Promover a gestão, a preservação e o acesso às
informações e aos documentos na sua esfera de
competência, em conformidade com as diretrizes e
normas emanadas do órgão central;
˃ Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e
normas estabelecidas pelo órgão central, zelando
132
João Paulo Colet Orso
pelo seu cumprimento; implementar a
racionalização das atividades arquivísticas, de forma
a garantir a integridade do ciclo documental;
˃ Garantir a guarda e o acesso aos documentos de
valor permanente; apresentar sugestões ao
CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
˃ Prestar informações sobre suas atividades ao
CONARQ; apresentar subsídios ao CONARQ para a
laboração de dispositivos legais necessários ao
aperfeiçoamento e à implementação da política
nacional de arquivos públicos e privados;
˃ Promover a integração e a modernização dos
arquivos em sua esfera de atuação;
˃ Propor ao CONARQ os arquivos privados que
possam ser considerados de interesse público e
social;
˃ Comunicar ao CONARQ, para as devidas
providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico
nacional;
˃ Colaborar na elaboração de cadastro nacional de
arquivos públicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitárias
referentes a arquivos; possibilitar a participação de
especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais
e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;
˃ Proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos
técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.
˃ Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e
normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua
subordinação e vinculação administrativa.
Fonte: Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
52.6.1 O Que é e-ARQ Brasil?
Estabelece um conjunto de condições a serem
cumpridas pela organização produtora/recebedora
de documentos, pelo sistema de gestão arquivística
e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua
confiabilidade e autenticidade, assim como seu
acesso. Pode ser usado para orientar a identificação
de documentos arquivísticos digitais, estabelecer
 ARQUIVOLOGIA
requisitos mínimos para um Sistema Informatizado
de Gestão Arquivística de
Documentos – SIGAD – independente da plataforma
tecnológica em que for desenvolvido e/ou
implantado.
O objeto do e-ARQ Brasil é o documento arquivístico
digital.
Este documento não trata de processos de
digitalização, isto é, de procedimentos técnicos de
conversão de um documento em qualquer suporte
ou formato para o formato digital, por meio de
dispositivo apropriado, como o escâner.
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e
operações técnicas da gestão arquivística de
documentos desde a produção, tramitação,
utilização e arquivamento até a sua destinação final.
Todas essas atividades poderão ser desempenhadas
pelo SIGAD, o qual, tendo sido desenvolvido em
conformidade com os requisitos aqui apresentados,
conferirá credibilidade à produção e à manutenção
de documentos arquivísticos.
52.6.2 Histórico
Década de 1980
Programa de Modernização do Arquivo Nacional:
desenvolvimento de ações e programas de
assistência técnica, publicação de manuais,
treinamento de recursos humanos, promoção de
seminários e cursos, recolhimento de documentos
públicos federais, implantação do Registro Geral de
Entrada de Acervos Arquivísticos no Arquivo
Nacional. Essas ações permitiram delinear uma
política arquivística para o governo federal.
Década de 1990
Concepção do Sistema Federal de Arquivos do Poder
Executivo – SIFAR.
Anos 2000 e 2001
Aperfeiçoamento do SIFAR, que passou a ser
denominado Sistema de Gestão de Documentos de
Informações – SGDI, do Poder Executivo Federal.
Instituição do SIGA:
133
João Paulo Colet Orso
12 de dezembro de 2003
O Decreto nº 4.915 cria o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração
Pública Federal, organizando, sob a forma de
sistema, as atividades de gestão de documentos de
arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
A Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527, de 18
de novembro de 2011) estabelece que as
informações de interesse coletivo ou geral devem
ser divulgadas pelos órgãos públicos, espontânea e
proativamente, independentemente de solicitações.
Com esse objetivo o Arquivo Nacional apresenta
nesta seção, um conjunto significativo de dados de
interesse público, de forma organizada, de modo a
oferecer ao cidadão um padrão claro e uniforme de
acesso, que facilite a localização e a obtenção das
informações.
Aqui estão disponíveis, entre outros, dados sobre o
funcionamento, a base jurídica e a própria história
da Instituição, além daqueles referentes a diárias e
passagens, licitações, relatórios de gestão, despesas,
programas e ações, reforçando a missão do Arquivo
Nacional de fornecer amplo acesso às informações,
incluindo aquelas que se relacionam à transparência
pública.
Neste sentido, destacam-se ainda a criação do SIC-
AN que se destina a atender aos pedidos de
informações sobre o acervo produzido pela
Instituição de 1985 até o presente, e o fácil acesso à
Ouvidoria, que recebe reclamações, denúncias e
sugestões visando aperfeiçoar a qualidade dos
serviços prestados pelo Arquivo Nacional.
A Instituição também apresenta um amplo conjunto
de informações reunidas no item Perguntas
Frequentes que, de modo objetivo, visa a esclarecer
as dúvidas e questões encaminhadas habitualmente
às áreas técnicas e ao Gabinete da Direção- Geral.
Atento à importância das diversas ferramentas de
acesso à informação e, ao mesmo tempo, à
necessidade de um contínuo aperfeiçoamento deste
portal, o Arquivo Nacional busca contribuir, com
esta seção, para a modernização dos serviços
arquivísticos governamentais.
 ARQUIVOLOGIA João Paulo Colet Orso

53 Bibliografia

[1] M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3 ed., Rio

de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004, p.
228.

[2] Arquivo Nacional, Dicionário brasileiro de

terminologia arquivística, Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005, p. 232.

[3] H. L. Bellotto, Arquivos Permanentes:

tratamento documental, 4 ed., Rio de Janeiro:
Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 320.

[4] A. Nacional, Classificação, temporalidade e

destinação de documentos de arquivo; relativos
às atividades-meio da administração pública..,
M. J. A. Vieira, Ed., Rio de Janeiro: Conarq
(Conselho Nacional de Arquivos), 2001, p. 156.

[5] T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos:

Princípios e Técnicas, 6 ed., Rio de Janeiro:
Fundação Getúlio Vargas, 2006, p. 388.

[6] C. N. d. Arquivos, e-ARQ Brasil: Modelo de

Requisistos para Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de Documentos, Rio de
Janeiro, Rio de Janeiro: Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos, 2011, p. 136.

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