INFORME

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de l a empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO ASOCIADO

Política
Mapa de procesos
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos -
programas
Formatos - fichas - Guías
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:
 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones Correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de creación o Elaborar borrador del documento y

mejora de documento enviar por correo a la Directora del
1 Líder del proceso
Departamento de Biblioteca con
copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.

Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
Revisa la adecuación de la donde la mejora sea evidente. Sin
documentación embargo, en los casos problemáticos
para la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
2 Corrector de Estilo comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de
su envío como versión final al
Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

SI Modifica y envía En caso de requerir ajustes en partes

La
problemáticas para la interpretación
documentación nuevamente al
el líder del proceso hará las
3 requiere ajustes? corrector
Líder del proceso modificaciones en las partes
indicadas por el corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, mejora creación,

o anulación de documento
mejora o Enviar por correo al Coordinador de
anulación de Salud, Seguridad e Higiene en el
trabajo con copia a la Profesional de
documentos Apoyo del SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-OH-
12 junto con el documento sometido
a consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
1

5 1 Profesional de Apoyo
SG-QHSE
Revisar la solicitud y evaluar la
Auxiliar del necesidad de crear, modificar o
Revisa solicitud y verifica necesidad SG-QHSE anular el documento.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
NO Informa al líder delCoordinador del Área
Aprobada la proceso de Salud, Seguridad e
Solicitud? Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario
define la intervención de un experto a
6 fin de retroalimentar el documento
SI 3 antes de su aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-
7 Anulación de Documentos
Auxiliar del 12, marcando la casilla de aprobado,
SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Apoyo
Codifica y/o actualiza la versión Para el caso de creación de
SG-QHSE
8 documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se
Auxiliar del
actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elaboró, revisó
Emite y Aprueba Documento Coordinador del Área y aprobó, si aplica. El coordinador del
de Salud, Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa
Higiene en el Trabajo al líder sobre la aprobación del
documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada,
se graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.

10 Profesional de Apoyo
SG-QHSE Se publican los nuevos documentos
en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca el
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
y se destruye la versión anterior.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Actualiza Listado Maestro
Control de Documentos
11
Profesional de Apoyo
Listado Maestro de SG-QHSE
Control de Documentos
Actualizar Listado Maestro Control de
Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013
F-SO-OH-013
SG-QHSE

2
2

Coordinador del Área

de Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo documento se encuentra liberado y
proceso y/o funcionario que se autoriza su uso.
realizó solicitud

Aplica documento en el Informar los cambios de la

proceso correspondiente documentación a los participantes del
Líder del proceso proceso.
13 3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a

controlar Coordinador de Gestion Los líderes de proceso con apoyo del
en Salud, Seguridad e coordinador del Área de salud, seguridad
Higiene en el Trabajo e Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en
Líderes de procesos el trabajo

Enviar por correo al Coordinador de

NO Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en
Hay solicitud o el Trabajo con copia a la Profesional de
necesidades de 1
Apoyo del SG-QHSE el formato
3 registros Líderes de procesos
Solicitud de Creación, Mejora o
SI Anulación de Documento F-SO-
OH-12 junto con el documento sometido
a consideración

Coordinador de Gestion Revisar la solicitud y evaluar la necesidad

Revisar solicitudes o
4 en Salud, Seguridad e de crear, modificar o anular el
necesidades de registros
Higiene en el Trabajo documento.

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina.
NO Informa al líder del
proceso Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud Coordinador de Gestion intervención de un experto a fin de
o necesidad de
5 registros
en Salud, Seguridad e retroalimentar el documento antes de su
Higiene en el Trabajo aprobación final.
SI
Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud,

Se autoriza y controla los Seguridad e Higiene en el Trabajo
registros Coordinador de Gestion actualiza los registros que se generaron
6 en Salud, Seguridad e cambios y controla los cambios o nuevos
Higiene en el Trabajo documentos relacionados con la
estructura de los documentos del SG-
QHSE

7 El Coordinador de Gestion en Salud,

1
Seguridad e Higiene en el Trabajo
establece criterios de control sobre los
Establecer criterios de control
registros del SG-QHSE
de registros Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Higiene en el Trabajo

Listado Maestro de
Actualización del listado Control de Documentos
maestro Actualizar Listado Maestro Control de
8
Coordinador de Gestion Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario que
realizó solicitud

Se comunica al líder que el documento se

9 Coordinador de Gestion encuentra liberado y se autoriza su uso.
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
1

Aplica documento en el
Informar los cambios de la
proceso correspondiente
Líder del proceso documentación a los participantes del
13 proceso.

Socializa el contenido de los documentos

a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
 SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en
Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en
una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.