Manual Word 2007 Final-1

MS–Word
avanzado
©SIC, SL
Índice
Introducción a MS–Word _______________________________________________________ 1

Edición avanzada de estilos y formatos ____________________________________________ 3
El carácter_________________________________________________________________ 3
Tipo de letra, cuerpo y estilos del texto ________________________________________ 6
Tipo de letra ___________________________________________________________ 6
El párrafo ________________________________________________________________ 20
La sección ________________________________________________________________ 24
El documento _____________________________________________________________ 25
Las herramientas de ayuda ____________________________________________________ 30
Desplazarse por el texto _____________________________________________________ 30
Con el ratón ____________________________________________________________ 30
Con el teclado: __________________________________________________________ 31
Mediante funciones: _____________________________________________________ 32
Selección de texto _________________________________________________________ 33
Trabajando con tablas ____________________________________________________ 35
Cortar y Pegar_____________________________________________________________ 35
F8 ________________________________________________________________________ 38
Búsqueda y substitución avanzadas en documentos de texto _________________________ 40
Buscar con comodín ________________________________________________________ 47
La regla, tabulaciones y sangrías ________________________________________________ 51
Tablas _____________________________________________________________________ 55
Las utilidades lingüísticas ______________________________________________________ 59
La gestión de idiomas _______________________________________________________ 59
La ortografía ______________________________________________________________ 60
Composición de un documento y tareas avanzadas Estilos____________________________ 65
Composición de un documento y tareas avanzadas Tablas e índices ____________________ 73
Tablas de contenidos _______________________________________________________ 73
Índices temáticos __________________________________________________________ 81
Las macros _________________________________________________________________ 86
Hacer macros sin saber programar ____________________________________________ 86
La grabadora de macros _____________________________________________________ 89
Activar la cinta Programador _______________________________________________ 91
MS–Word avanzado SIC, SL i

Asignar un botón en la barra de herramientas a macro __________________________ 92
Asignar una combinación de teclado a la macro ________________________________ 93
El Editor de Visual Basic _______________________________________________________ 96
Conceptos de Visual Basic ___________________________________________________ 97
Los objetos _____________________________________________________________ 97
Las propiedades _________________________________________________________ 97
Los métodos ____________________________________________________________ 98
Un método un poco especial para hacer macros__________________________________ 98
Las variables _____________________________________________________________ 100
El Editor de Visual Basic, otra vez_____________________________________________ 100
Macros de referencia ______________________________________________________ 102
La primera macro: buscar un texto _________________________________________ 102
Un par de cosas de Visual Basic que requieren una explicación _________________ 105
Movernos por el documento ______________________________________________ 107
Escribir y borrar ________________________________________________________ 108
Solicitar datos desde la misma macro _______________________________________ 108
Mostrar datos desde la misma macro _______________________________________ 111
Obtener información desde el propio documento _____________________________ 112
El uso de estructuras de repetición _________________________________________ 113
El uso de estructuras condicionales _________________________________________ 115
¿Y qué diferencia hay con las macros de los 'profesionales'? _____________________ 118
Herramientas de corrección y revisión de documentos Maquetación e impresión del
documento ________________________________________________________________ 120
Los comentarios ________________________________________________________ 120
Eliminar un comentario ________________________________________________ 122
Activar el panel de comentarios__________________________________________ 122
Visualizar un comentario _______________________________________________ 122
Modificar un comentario _______________________________________________ 123
Comentarios a los comentarios __________________________________________ 123
Eliminar únicamente los comentarios de un editor determinado ________________ 123
Imprimir un documento con comentarios __________________________________ 125
Cómo eliminar los nombres de usuario sin eliminar los comentarios _____________ 126
Mostrar los comentarios en línea ________________________________________ 128
Control de cambios (revisiones) ____________________________________________ 128
MS–Word avanzado SIC, SL ii

Activar y desactivar el control de cambios____________________________________ 129
Modificaciones relativas a texto ___________________________________________ 131
Modificaciones relativas a formato _________________________________________ 133
Configurando el control de cambios ________________________________________ 134
La mecánica de la revisión ________________________________________________ 136
Comparar documentos ______________________________________________________ 139
Comparar dos versiones de un documento _____________________________________ 139
Combinar comentarios y cambios de dos documentos ____________________________ 142
Comparar en paralelo _____________________________________________________ 143
Ver simultáneamente dos partes de un mismo documento ________________________ 144
Maquetación e impresión del documento ________________________________________ 146
Maquetación del documento ________________________________________________ 146
Publicar un documento PDF _______________________________________________ 146
Guardar las tipografías en el documento _____________________________________ 149
Impresión del documento __________________________________________________ 150
Vista preliminar ________________________________________________________ 152
MS–Word avanzado SIC, SL iii

Introducción a MS–Word
La vertiginosa renovación de la actualización tecnológica convierte la tarea de
estar al día en este apartado en un trabajo ímprobo que a menudo requiere
un tiempo del que no disponemos. La productividad que obtenemos de
diferentes herramientas de uso cotidiano, como por ejemplo tratamientos de
textos u hojas de cálculo, suele estar muy por debajo de sus posibilidades
reales. La razón de esta situación es muy simple: la supuesta simplificación
operativa de los programas no existe, por el contrario, y obviando las
opciones más básicas, la complejidad y la falta de información clara y
completa es la norma más común.
La evolución lógica, en el entorno tecnológico, de la máquina de escribir al
ordenador ha supuesto, además de las variaciones en los soportes físicos y en
las herramientas utilizadas, un cambio en la filosofía en la forma de escribir,
cambio que, demasiado a menudo, suele ignorarse ante una prolongación de
hábitos largamente arraigados. Empecemos, sin embargo, con un poco de
historia.
Con los primeros ordenadores aparecieron los primeros programas de
procesamiento de texto. Programas que, condicionados por su entorno, se
reducían a una simple herramienta de tecleo con pocas capacidades de
trabajo y, aún menos, elementos de estilo. Probablemente, hasta la aparición
del programa Wordstar no podemos empezar a hablar de una verdadera
herramienta de procesado de textos. En el año 1989 sin embargo, coincidieron
dos hechos que transformaron de raíz los métodos de trabajo de toda una
comunidad que tenía en el hecho de escribir el núcleo de su actividad: el
abaratamiento de los ordenadores personales (los popularizados clónicos) y la
aparición en el mercado de la versión 5 del programa WordPerfect. En ese
preciso instante algo cambió y el uso de los procesadores de texto se convirtió
en algo habitual para quienes la palabra escrita constituía una necesidad.
Hoy por hoy, salvo contadísimas y militantes excepciones, escritores,
traductores, correctores, guionistas, periodistas, oficinistas, estudiantes y
redactores de cualquier tipo de documento usan cotidianamente algún tipo de
procesador de textos.
El procesador o tratamiento de textos es una de las utilidades básicas en un
entorno ofimático y consiste en un conjunto de herramientas que permiten
introducir, modificar, revisar y estructurar textos con facilidad. Los de nivel
más alto suelen incorporar elementos de control y diseño de formas gráficas y
se completan con herramientas de productividad (correspondencia,
programación, elementos de cálculo ...) y con complementos lingüísticos
(diccionarios, correctores gramaticales y de estilo...).
Los tratamientos de textos, en especial aquellos que trabajan en un entorno
gráfico, aportan un mayor grado de libertad en la tarea de escribir al no ser
determinantes para el resultado final ninguna de las limitaciones mecánicas
de una máquina de escribir. Los errores tipográficos, los defectos de estilo, la
estética del documento, etc. son susceptibles de corrección o mejora a
posteriori y sin ningún tipo de complejidad adicional.
MS–Word avanzado SIC, SL 1 de 158

Esta aparente simplificación del hecho de escribir y la extensión de este tipo
de herramientas han potenciado que el uso de los procesadores de textos sea,
a menudo, anárquico y que buena parte de las potencialidades de la
herramienta sean desconocidas por sus usuarios. La mayoría de las encuestas
de uso de tratamiento de textos coinciden en afirmar que los usuarios no
suelen aprovechar más del 15 o 20% de las posibilidades de este tipo de
herramienta. Y que los más avanzados suelen quedar por debajo del 50% de
utilización de las características de la herramienta.
En este curso se exploran buena parte de las características más avanzadas
del programa más extendido en la actualidad: el Microsoft Word para
Windows, y más concretamente su versión 2007.
El estudio, y práctica, de estas características se hará desde la óptica de
usuarios que utilizan el MS–Word 2007 como una herramienta para la
redacción, la traducción o la corrección, obviando una visión de oficina de la
herramienta. Los complementos lingüísticos, la automatización de procesos,
la gestión de textos o la comprensión de la mecánica de la escritura serán
desarrollados con profundidad, mientras que aspectos como la gestión de
correspondencia o los aspectos formales del documento no se contemplarán.

Edición avanzada de estilos y formatos
Para comprender cómo funciona una herramienta debemos conocer en cómo
se estructura. MS–Word se ha encuadrado desde sus primeras versiones en un
grupo de procesadores de texto que tuvo su primer representante en el
programa McWrite, de Apple. Este diseño se basaba en la asignación de las
instrucciones de todo tipo que acompañan al texto base (desde formatos a
estructuras de página) a una serie de unidades estructurales elementales de
edición.
Por unidad de edición, en un tratamiento de textos, entenderemos cualquier
referencia a un símbolo o conjunto de símbolos (letras, números, signos
tipográficos…) que presentan unas características comunes determinadas.
Cada una de estas unidades puede adquirir una serie de propiedades
específicas que la diferenciarán de otras unidades equivalentes. Conocer estas
propiedades puede simplificar muchas tareas y ahorrar más de un problema.
En la actualidad, todo lo que es posible gestionar en MS–Word se agrupa en
cuatro de esos elementos estructurales:
• Carácter
• Párrafo
• Sección
• Documento
El carácter
Empecemos con una definición: Carácter es cualquier grafema que podamos
insertar en un documento.
Esta definición abarca, por lo tanto, desde una simple letra del alfabeto
latino, a un signo matemático. O a un símbolo fonético o a un Kanji japonés…
Nos estamos refiriendo, por lo tanto, a varias decenas de miles de elementos
que requieren una representación gráfica específica y, en consecuencia, un
tratamiento digital específico y diferenciado.
Por otro lado, la simplificación estructural de la información en los sistemas
digitales binarios (ordenadores) hace que la disponibilidad de recursos básicos
asignados a almacenar elementos unívocos sea muy reducida.
Dicho de una otra manera, un ordenador no puede gestionar más que dos
estados de información: cero y uno. Y dado que con únicamente dos
posibilidades no tenemos suficiente, los bits (0,1) se agrupan de ocho en ocho
(byte, octeto).
Esta asociación de ocho bits nos permite gestionar un total de 256 (el
resultado de 28) elementos unívocos. Estos elementos conforman lo que
conocemos como tablas de caracteres.

De todas, la más conocida es la tabla ASCII (del inglés American Standard
Interchange), que en su versión de 7 bits de 1968 (128
Code for Information Interchange),
7
elementos; 2 ) es un código estándar que permitió (y permite) intercambiar
información a partir de las equivalencias establecidas entre los números
binarios utilizados por los ordenadores y símbolos y letras del lenguaje
escrito. Dicho también de otra forma: A cada combinación de ceros y unos
uno
disponible se le asignó, más o menos arbitrariamente, un carácter o una orden
única.
Imagen extraída de Wikipedia

Los 128 elementos que contiene la tabla ASCII comprenden el alfabeto inglés
en mayúsculas y en minúsculas, los números,
números una serie de caracteres
tipográficos básicos y elementos de control.
control
Dado que para la mayoría de los idiomas esto es totalmente insuficiente se

han sucedido múltiples versiones y ampliaciones, de ésta y de otras tablas sin
que, en ningún momento, podamos hablar con exactitud de una tabla
verdaderamente estándar en el entorno informático.

Traducido a lenguaje normal: Nos estamos refiriendo al hecho que,
cuando dos personas de entornos lingüísticos y tecnológicos diferentes
intercambiaban archivos el resultado de las transformaciones de
aquellos caracteres que no se encontraban en el alfabeto inglés podían
sufrir transformaciones más o menos desconcertantes. ¿Quién no
recuerda los Mu/oz o P rez de las cartas de los bancos? o ¿Quién no ha
recibido un correo en el que el camión del reparto se convertía en un
cami=F3on?
La aparición de Windows permitió resolver parcialmente el problema de las
necesidades particulares de cada comunidad lingüística incrementando la
cantidad de caracteres gestionables en cada tabla (tablas ANSI). Eso sí, sin
que llegaran a solucionarse todos los casos.
A nivel de normas ISO la temática está mucho más resuelta, aunque nos
deberemos remitir al uso de programas del entorno Internet compatibles con
la especificación 4.1 de HTML (la última especificación aprobada, 1998).
Especificación que adoptó la tabla universal de caracteres ISO/IEC:10646
(equivalente a Unicode 2.1), que contiene una buena parte, si no la mayoría,
de los caracteres utilizados en todo el mundo.
Evidentemente Internet tenía un problema grave. Por definición es un entorno
de usuarios multilingües. La solución no consistía en aumentar el tamaño de
las tablas (como se hizo de alguna forma con las tablas ANSI de Windows) si no
en utilizar los caracteres que eran comunes a todos los ordenadores (el ASCII
de 7 bits) para definir el resto de caracteres (así, por ejemplo, la a con
acento grave se convierte en à o en à). Con esta simple acción
disponemos de una ilimitada capacidad para añadir nuevos valores a costa,
eso sí, de aumentar nuestro consumo de recursos (una B o una m ocupan un
byte, mientras que à ocupa 6 byte).
Actualmente esta tabla da cobertura a los caracteres incluidos en la ISO–8859–
1 (latin 1) que soporta la mayor parte de los caracteres de las lenguas del
oeste de Europa, las correspondientes a la zona Este, también a los
comprendidos a la ISO–8859–5, para caracteres cirílicos, y a las tablas de
caracteres SHIFTJIS y EUC–JP (ambas del japonés) y a las UTF–8 (relativas a
caracteres que utilizan más de un byte de información para ser representados
como el chino o el coreano)… Os recomendamos una consulta en la Wikipedia
para ampliar estos datos.
Sin embargo, a nivel del sistema operativo las posibilidades han sido muy
limitadas hasta la actualidad. En lo referente a Windows, fue necesario
esperar hasta la versión XP o a Windows Vista para encontrar un soporte
consistente de los diferentes alfabetos y características de escritura. Con
respecto a los entornos operativos anteriores (Windows 95 y 98 y 2000 en
cierta medida) trabajaban con múltiples tablas ANSI, que no son más que
tablas ASCII ampliadas para dar cabida a los diferentes caracteres adicionales
existentes en cada lengua. Así teníamos tablas para el griego, para los idiomas
basados con alfabeto latino, etc.
Por su parte, MS–Office 2007 está basado en el estándar Unicode. Esto
significa que MS–Word 2007, independientemente del sistema dónde se
encuentre instalado y siempre que éste disponga de compatibilidad para el

idioma de trabajo seleccionado, podrá visualizar correctamente un
documento de manera independiente del idioma en el que haya sido
redactado.
La mayor parte de los tipos de letra que vienen con el programa son
compatibles con varios alfabetos: los europeos occidentales, el griego, el ruso
y parte de los alfabetos asiáticos. De cualquier manera, el tipo de letra más
completo en el entorno Windows (unos 40.000 caracteres, estándar Unicode
2.1) es la tipografía Arial Unicode MS . Esta tipografía sin embargo tiene un
peso considerable (22,1 Mb frente a los 748 Kb de una Arial normal o los
674 Kb de una Courier) y sólo deberá usarse en el supuesto que los caracteres
disponibles en los tipos de letra normales no cubran las necesidades de
redacción.
Tipo de letra, cuerpo y estilos del texto

La estructura visual de un carácter, o de una serie de caracteres, estará en
función del valor que se le otorgue a diversas propiedades formales, entre las
que debemos destacar el tipo de letra, el cuerpo y los estilos de texto.
Tipo de letra
Se denomina tipo de letra o fuente (por traducción incorrecta de la
inglés font) cada uno de los diferentes diseños de letras existentes. En el
cuadro desplegable Tipo de letra de la opción Fuente… del menú
Formado aparecen todos los disponibles a nuestro ordenador.

Las tipografías son archivos independientes que, en general, se
almacenan de forma conjunta. Para ver las que tienes en tu ordenador
ve a Inicio, Panel de Control y activa la carpeta Fuentes.
Antes de empezar a desmenuzar el comportamiento de los caracteres en

un documento digital vamos a aprovechar el momento para clarificar un
dato que, si bien no nos debería generar problemas en la actualidad, sí
que supuso un verdadero quebradero de cabeza en la traducción hace
pocos años.
Podemos agrupar en dos los tipos de tipografía básicos: Las tipografías
proporcionales y las de paso fijo. Lo más simple será visualizarlo:
Emilo milita en un equipo lituano

Emilo milita en un equipo lituano
El primer texto utiliza una tipografía de tipo proporcional, mientras que
el segundo utiliza una tipografía de paso fijo. Los diferentes caracteres
de un tipo de letra se circunscriben en un rectángulo llamado celda. En
las tipografías de paso fijo esas celdas tienen la misma medida
independientemente de la letra que contengan. En cambio las
tipografías de paso proporcional modifican el ancho de la celda en
función de la letra.
Las tipografías de paso fijo facilitan la composición de textos ya que en

una línea caben exactamente un número exacto y constante de
caracteres. Y, siguiendo las reglas de proporción establecidas, en cada
página caben tantas líneas. La justificación, los tabulados, los
centrados… son situaciones fácilmente calculables y, por lo tanto,
económicas de aplicar.
Por el contrario, la excesiva holgura con la que algunos caracteres
cuentan (i, l, j…) contrasta con la estrechez con la que conviven otros
(la m, por ejemplo). Esa característica produce un efecto aguas en los
documentos escritos, especialmente vistos desde una cierta distancia.
Efecto que dificulta la comodidad de la lectura.
Por su parte las tipografías proporcionales ajustan perfectamente los
aspectos visuales del conjunto del texto, facilitando la lectura a costa de
dificultar la gestión de los caracteres. En el mundo de la imprenta
tradicional supuso la necesidad de generar toda una serie de elementos
relacionados que permitían compensar la línea (que seguía siendo un
espacio de medida fija). Espacios m, espacios n, cuartos de espacio…
servían para compensar la variabilidad de longitudes de cada línea.
Con la impresión digital todo este conjunto de operaciones se traspasó al
programa de edición que es quien se encarga de realizar los cálculos
necesarios, por lo que, desde el punto de vista de la edición digital, el
uso de una tipografía u otra queda reducido a una simple cuestión
estética.
El cuerpo es otra de las características definitorias de los tipos de letra
y se corresponde con la altura en puntos del tipo. Cada punto mide unos
0,35 mm (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm). Un cuerpo de 18 puntos
significa que la suma de la altura x, el ascenso y el descenso da un total
de 18 puntos. En el supuesto de que no existan ascenso o descenso
(letras versalitas, p.e.) el cuerpo corresponde a la distancia entre dos
líneas de baselina consecutivas.

Los estilos de tipos de letra son modificaciones del propio carácter o de
su entorno que permiten enfatizar el texto. El cuadro de diálogo de
Fuente, accesible desde la cinta Inicio de MS–Word mediante un clic en
el pequeño icono situado en la zona inferior, a la derecha del nombre
del grupo de funciones, agrupa las diferentes posibilidades de estas
modificaciones en los diferentes apartados y fichas existentes.
Nota: Según los idiomas instalados en el ordenador este cuadro

de diálogo puede mostrar elementos adicionales (en la imagen el
ordenador tiene incorporadas las características del ruso, el
árabe, el chino y el chino además del español y del inglés)
Recordemos que los estilos de tipos de letra, los tipos de letra y los
cuerpos estarán activos desde el momento de su activación hasta que se
genere una instrucción de desactivación o de modificación.
Los estilos de tipos de letra, los tipos de letra, los cuerpos, el color, el
espaciado entre caracteres, los efectos de animación, los bordes y los
fondos (opción sombras) determinan lo que denominamos formato de
carácter.
Para visualizar el formato de un carácter deberemos utilizar el Panel
de estilos, más concretamente el panel Inspector de estilo. Este

panel, que no es visible por defecto, lo podremos activar, en dos pasos,
desde la cinta Inicio. Más concretamente desde el bloque de estilos:
Si hacemos clic en el diminuto icono situado en la parte inferior derecha

del bloque de Estilos la ventana del programa incluirá, en su lado
derecho, el panel de Estilos, desde el que es posible visualizar los estilos
disponibles y aplicarlos.
Ahora, para activar el panel de Mostrar formato deberemos realizar

un par de pasos extras. En primer lugar activaremos el botón Inspector
de estilo (en el círculo rojo). El Inspector de estilo nos aportara
directamente la información básica de formato tanto de párrafo como
del texto y nos permite borrar formatos y estilos o restablecer un
formato de párrafo.

Si seleccionamos un carácter (o un grupo de caracteres) y pulsamos en el
botón Mostrar formato (en el círculo rojo), el panel homónimo nos
indicará los pormenores de formato de ese carácter (o grupo de
caracteres), así como los del párrafo en el que se encuentra y los
correspondientes a la sección a la que pertenece.
Por ejemplo, el formato de los caracteres de la palabra CURSO es:
Los hipervínculos existentes en el cuadro conducen a la ventana de

configuración correspondiente, por lo que si tuviéramos que resolver un
problema relacionado con este tema podríamos acceder fácilmente al
recurso en el que modificarlo.

Hasta ahora nos hemos referido a los caracteres como entes teóricos.
Recordemos la definición que dábamos:
Carácter es cualquier grafema que podamos insertar en un
documento.
Pues bien la definición sigue siendo válida. Cada elemento individual
tiene su reflejo en un código único perteneciente a la tabla de
caracteres activa. Remarcamos este concepto ya que, bien por
contaminación del uso de máquinas de escribir manuales, bien por
desconocimiento, existe toda una serie de caracteres casi desconocidos o
utilizados de forma incorrecta. Valga como ejemplo el carácter puntos
suspensivos. Dicho carácter es un único elemento, no la suma de tres
puntos consecutivos. De entrada esto puede parecer una nimiedad, no
obstante en función del entorno en el que nos encontremos puede
suponer una diferencia crucial. Pero vayamos poco a poco. De entrada
recordar dónde podremos encontrar la mayoría de esos caracteres. En la
cinta Insertar encontraremos el grupo de funciones Símbolos en el que
aparecen tres opciones: Ecuación, Símbolo y Número. Seleccionemos
símbolo y, en el cuadro que se visualiza hagamos clic en Más símbolos…
Empecemos fijándonos en la esquina inferior derecha. Esa marca, y el

hecho que el cursor cambie la forma al situarlo sobre ella, nos indica que
podemos modificar el tamaño del cuadro si nos es necesario. Otro
detalle: en el cuadro de lista de: se indica la codificación según la
nomenclatura Unicode hexadecimal o ASCII decimal o ASCII
hexadecimal. No se muestran las mismas informaciones en todos los
casos. Comprobemos que la selección es Unicode (hex).
La primera ficha de este cuadro (Símbolos) nos muestra la tabla de
caracteres al completo (en relación a la codificación). Fuente
corresponde con la tipografía mostrada mientras que Subconjunto

especifica agrupaciones de caracteres en esa tipografía. Y tiene su
utilidad: Seleccionad la tipografía Arial Unicode MS y desplazaros
utilizando la barra de desplazamiento lateral…
Bajo Símbolos utilizados recientemente (cuya utilidad se explica por sí
misma) aparece el nombre que se le asigna al carácter (en el caso del
gráfico de muestra es LATIN SMALL LETTER AE) y el código del carácter,
en este caso el código Unicode hexadecimal. Buscad un carácter
cualquiera y memorizad su código. Si volvéis al documento de trabajo,
escribís ese código y, seguidamente, pulsáis conjuntamente la tecla Alt y
la letra X obtendréis el carácter deseado sin necesidad de entrar en la
ventana Símbolos, buscarlo y pulsar el botón Insertar. Volvamos a
nuestro objetivo inicial. La ficha Caracteres especiales:
Abramos un cortísimo paréntesis. A estas alturas alguien puede

estar preguntándose a qué viene todo esto. Pues bien, tratar con
el alfabeto inglés no presenta problemas. Cuando el original
contiene algo más es cuando aparecen. Y la mejor forma de
saber qué está pasando consiste en haberlo visto antes.
Empecemos por los espacios. No todos los espacios entre caracteres
tienen el mismo tamaño o la misma función. En general un espacio es el
producto de pulsar la tecla espacio. Esta acción separa el carácter
anterior del siguiente mediante una zona no ocupada cuyo tamaño puede
variar si estamos ajustando el texto a la derecha.
Pero no siempre es así. Herencia de la tipografías utilizadas en la
imprenta clásica en las cuales el ajustado se realizaba manualmente en
MS–Word encontraremos varios tipos de espaciado que reciben los
nombres de Espacio largo, Espacio Corto, Espacio y ¼ Espacio largo. En
general sólo utilizaremos Espacio (el de la tecla espacio). Las medidas,
utilizando una tipografía normal serían:

Hemos dejado de lado, que no olvidado, el carácter espacio de no
separación. Carácter que en MS–Word se representa con el mismo
símbolo que para los espacios largo y corto: Un círculo ligeramente
elevado (°) que sólo es posible visualizar si los códigos ocultos son
visibles. Este carácter se utiliza para evitar que dos caracteres
consecutivos separados por uno o más espacios puedan separarse. Por
ejemplo, para evitar que una cifra y la palabra que la sigue puedan
ubicarse en líneas separadas (128°libras esterlinas no será separado por
el programa entre la cifra y el término libras) o para que en las lenguas,
como el francés, que utilizan el espacio como separador de millares no
rompan cifras al final de línea (1 000 000).
Su inserción puede hacerse utilizando la ventana Símbolo o, de forma
mucho más simple, pulsando de forma simultánea las teclas Control,
Mayúsculas y espacio.
El problema de los espacios de no separación no termina aquí. En
muchos textos actuales, especialmente aquellos que han tomado
prestado parte de su contenido en un entorno web, de un correo
electrónico o de un archivo PDF, suelen incorporar este símbolo con
frecuencia. Aunque en principio su existencia en un documento de MS–
Word no suele suponer problema alguno, en tareas como la traducción o
la corrección asistidas la existencia de este tipo de caracteres sin razón
específica puede suponer una verdadera molestia ya que puede generar
segmentaciones erróneas.
Evidentemente la solución consiste en convertir todos los espacios de no
separación en espacios normales. En la edición posterior restituiremos
aquellos que, a nuestro entender, sean necesarios.
Otro problema relacionado con los espacios es cuando, por la razón que
sea, alguien ha escrito una palabra con espacios en blanco entre letras
(M A N U A L). Evidentemente estamos ante un mal uso del entorno. Para
separar los caracteres disponemos de una función específica en la
ventana Fuente (accesible desde el icono situado en la parte inferior
derecha del bloque de Fuente):

La diferencia visual puede ser mínima:
MANUAL MANUAL
Sin embargo en el primer caso estamos ante seis letras independientes (y
en consecuencia son 6 palabras) y el segundo caso es una única palabra.
El uso que de esa información deba hacerse puede convertir esta mala
praxis en un rompecabezas: Traducción asistida, traducción automática,
revisiones ortográficas… serán situaciones en las que estas prácticas nos
presentarán dificultades.
Cómo resolver esta mecánica de máquina de escribir es algo que tiene
difícil solución. Si es una situación que se produce a menudo, lo mejor
que podemos hacer es construir una macro que simplifique la operativa
de trabajo y aplicarla en el momento en el que aparezca (por ejemplo
seleccionando el texto completo afectado y substituyendo la secuencia
letra + espacio por letra). De todas formas la mejor respuesta en este
caso consiste en intentar convencer al autor que no recurra a este tipo
de trucos.
El segundo conjunto de caracteres que requieren especial atención es el
de los guiones.
Estamos ante otro posible problema fruto, en general, de la ignorancia
de los generadores de documentación en lo referente a la utilización de
signos tipográficos. En MS–Word podemos encontrar hasta cinco tipos de
guiones diferentes:
— Guión largo (o raya) ----------- (Alt+Ctrl+-(teclado numérico))
– Guión corto (Ctrl+-(teclado numérico))
– Guión de no separación --------------------------- (Ctrl+Mayús+-)

- Guión normal (tecla -)
¬ Guión opcional (Ctrl+-; es un símbolo oculto)
En principio, la correcta utilización de los diferentes guiones no debe
producir problema alguno. La utilización de un único guión en todos los
casos, sí.
El guión normal, el que se obtiene al pulsar la tecla guión, es el que se
utiliza para separar una palabra en segmentos para facilitar el acabado
más o menos homogéneo de una línea o para palabras con guión.
¿Cuándo surge el problema?
Con la inclusión de un guión de forma natural en medio de una palabra a
consecuencia de la pulsación de la tecla guión de un te-clado produce
una ruptura de línea en esa posición si nos encontramos en la zona final
de la línea. Hasta aquí, correcto. Si la posición de una palabra varía con
el tiempo, ese guión no desaparecerá y provocará que la palabra arrastre
ese símbolo a la nueva posición (te¬clado, en el ejemplo en este mismo
párrafo, ver gráfico). Evidentemente te¬clado no es lo mismo que
teclado.
Si prevemos que el documento puede sufrir modificaciones constantes la

solución consiste en utilizar los guiones normales o los guiones de no
separación para aquellas palabras que deban contener el guión y guiones
opcionales para aquellas que precisen ser fraccionadas para obtener una
justificación de línea más armónica (tengamos en cuenta que es posible
añadir varios guiones opcionales en una misma palabra). Si el error ya
existe, deberemos evaluar si es más simple revisar los guiones de
partición para diferenciarlos de los guiones ortográficamente necesarios
o, simplemente, eliminar todos los guiones existentes. ¿Cómo? Mediante
una búsqueda con reemplazo.
En cuanto al guión que MS–Word llama corto y que es algo más largo que
el normal, se utiliza para cuestiones numéricas, ya que tiene la misma

longitud que el símbolo más (+). También se utiliza cuando se debe
separar la fecha completa de nacimiento y muerte de una persona: 26 de
mayo de 1919 – 22 de enero de 1987 en lugar de 26 de mayo de 1919 - 22
de enero de 1987 o también en estructuras de tipo Paris (Francia), 1919
– Bath (Reino Unido) 1987 en lugar de Paris (Francia), 1919 – Bath (Reino
Unido) 1987. En cambio si se escriben sólo los años, se debe utilizar el
guión normal: 1919-1987.
El guión de no separación, como su nombre indica se utiliza para que el
guión no sea utilizado como elemento de separación y se comporte,
estructuralmente, como si de una letra se tratara. Se suele utilizar para
expresiones en las que la separación puede ser fuente de conflicto.
Queda por explicar el uso del guión largo, de nombre oficial raya.
Generalmente su uso se asemeja al de los paréntesis, indicando
introducción de una oración o en los diálogos para separar los partes
vocales de los comentarios y explicaciones.
Por cierto. La explicación teclado numérico que aparece junto al
método para obtener alguno de los símbolos del guión hace
referencia a que el guión que hay que pulsar es el existente en el
teclado numérico, algo que en los portátiles puede ser bastante
molesto.
Sigamos con los caracteres especiales. Ahora les toca el turno a las
comillas tipográficas dobles y simples.
Nuestro teclado dispone de un único par de teclas para introducir las
comillas simples (') y las dobles ("). Pero MS–Word (y muchos otros
editores de texto) consideran dichos símbolos poco elegantes y suelen
gestionar un cambio de tipo automático transformando las comillas
rectas en comillas tipográficas. Sin embargo, para el ordenador, una
doble comilla recta (") o una comilla tipográfica (“ y ”) son,
exactamente, tres caracteres diferentes (las comillas tipográficas se
abren y se cierran). La existencia de esos tres caracteres produce
problemas con algunos programas (los programas de traducción asistida,
por ejemplo, las digieren bastante mal y las transformaciones a
estructuras web pueden presentar algunos problemas).
Ya que la conversión entre unas y otras es muy simple, es preferible
transformar las comillas tipográficas en comillas rectas y desactivar la
función automática de transformación antes de empezar a trabajar con
un documento MS–Word y, si las preferimos, volver a realizar el proceso
una vez finalizado el documento.
En la versión 2007 la opción de Autocorrección se encuentra algo
escondida.
En el botón Microsoft Office deberemos pulsar el botón

Opciones de Word:

Esta acción nos conducirá al entorno de configuración de la mayoría de
las opciones del programa. Desde las opciones de guardado a las de
corrección ortográfica o a las de visualización de códigos. Hagamos clic
en Revisión en la columna de opciones situada la izquierda de la
ventana:
Pulsemos el botón Opciones de Autocorrección.

En la ventana Autocorrección aparecen dos fichas que nos pueden llevar
a confusión: Autoformato mientras escribe y Autoformato. La segunda
corresponde a las opciones de autoformato que se utilizarán al activar la
función de dicho nombre (la idea consiste en escribir normalmente y

luego dejar que MS–Word ponga bonito el documento). De todas formas,
esta opción ha desaparecido de las aplicaciones de Microsoft Office 2007
y, en MS–Word, deberemos agregar la función de forma manual.
Autoformato mientras escribe, por su parte, permite especificar qué
acciones se realizarán, de forma automática, mientras se escribe un
texto.
Como podemos ver, son varios los cambios generados automáticamente

por MS–Word: El primero de ellos la transformación automática de
comillas. Nuestro primer paso será desactivar dicha casilla.
La segunda acción que deberemos realizar será tan simple como activar
la función Reemplazar (en la cinta Inicio) y substituir comillas por
comillas. Si la función de Autocorrección no está activada, este cambio
transformará las comillas tipográficas (y cualesquiera otras) en comillas
rectas. Si la función está activada, la transformación será de comillas
rectas (y, de nuevo cualesquiera otras) a comillas tipográficas.
Aprovechemos para remarcar que algunas de las funciones
disponibles en esta ventana pueden ser una ayuda o un incordio
en función de nuestro entrono de trabajo.
Para terminar este apartado un último elemento más: El uso de los
puntos suspensivos.
Éste es otro de los errores producidos por desconocimiento de causa. MS–
Word dispone de un carácter específico para los puntos suspensivos, que
puede obtenerse pulsando, de forma simultánea, las teclas Control, Alt
y la correspondiente al punto, en lugar de recurrir a la típica secuencia
de tres puntos individuales.
La problemática se produce en este caso cuando se utilizan los puntos
suspensivos en el interior de una frase y la palabra que les sigue empieza
con minúscula. A parte que el programa tendrá la tendencia a ponernos
la siguiente letra en mayúsculas, las herramientas que utilizan el punto

para detectar la existencia de una frase (programas de traducción
asistida, de traducción automática, de gestión gramatical…) pueden
interpretar las secuencias de puntos como un único punto en el momento
de generar una segmentación de información. Por lo tanto, si existen
tres puntos normales en el texto, el programa los reconocerá como
elementos independiente. Si el carácter corresponde al símbolo único de
tres puntos el programa lo reconocerá como elemento integrante de la
frase y no ejecutará ninguna función específica.
El párrafo
En un documento MS–Word la unidad básica de edición es el párrafo
Por párrafo entenderemos cualquier cantidad de información (un carácter, un
símbolo, un elemento de control, etc.) que finalice con un retorno de carro.
Por lo tanto una línea en blanco será considerada como un párrafo.
La aplicación de una orden que requiera una parte significativa de texto para
que tenga sentido, se aplicará invariablemente al párrafo completo. Así por
ejemplo, las justificaciones, las sangrías, las opciones de partición de
palabras, las listas, las viñetas, la numeración automática de títulos, etc.
tendrán efecto en todo el párrafo, y el resultado final de la acción será
independiente del punto del párrafo dónde se encuentre el cursor en el
momento de ejecutar la orden o de que hubiera una selección previa de parte
de los caracteres del párrafo.
En este punto deberemos constatar que estructuralmente son dos cosas
distintas un párrafo al que se le aplique el estilo negrita a la aplicación
de estilo negrita a todos los caracteres de un párrafo. Visualmente el
resultado será el mismo y, no obstante, en algunos procesos
presentarán comportamientos diferentes
Sigamos con la explicación: Al conjunto de características propias de un
párrafo lo denominaremos formato de párrafo.
Toda la información referida a un párrafo se encuentra codificada en la marca
de final de párrafo:
¶
Cualquier actuación sobre una de estas marcas puede modificar el aspecto del
párrafo afectado. La visualización de marcas de final de párrafo y de todas las
otras marcas del programa se activa al hacer clic en el botón correspondiente
(Mostrar u ocultar) de la cinta Inicio, en el grupo de funciones Párrafo:

En función de las Opciones de Word seleccionadas, las marcas de formato
que se visualizarán con el botón Mostrar u ocultar pueden ser diversas.
En el botón Microsoft Office deberemos pulsar el botón Opciones

de Word:
Esta acción nos conducirá al entorno de configuración de la mayoría de

las opciones del programa. Desde las opciones de guardado a las de
corrección ortográfica o a las de visualización de códigos. Hagamos clic
en Mostrar en la columna de opciones situada la izquierda de la
ventana

Regresemos a la explicación: Siempre que finalizamos un párrafo el programa
nos dejará en disposición de generar uno nuevo en el que todas las
características de formato del párrafo serán idénticas a las del párrafo
anterior.
Esta forma de actuar tiene sus consecuencias: El hecho que la información del
párrafo esté asimilada al símbolo es el responsable de que si borramos un
código de párrafo con la tecla Supr, el párrafo que resulte de combinarlos
tenga la configuración del primer párrafo y no la del segundo.
En cambio, si borramos con la tecla Retroceso, las consecuencias pueden ser
diferentes. Supongamos la siguiente distribución de texto (.
Frase justificada a la izquierda.¶
Frase centrada.¶
Frase justificada a la izquierda.¶
Si situamos el cursor después del punto, tanto en la primera frase como en la
segunda, al borrar con la tecla suprimir el resultado será una frase con el
formato de justificación de la frase de partida. En cambio si situamos el
cursor al principio de la tercera frase y borramos con Retroceso el resultado
será una frase centrada, mientras que si situamos el cursor al inicio de la
segunda frase y borramos con Retroceso lo que obtendremos es la eliminación
del centrado. Para que la frase centrada se adicionara a la frase anterior, con
justificación izquierda, deberíamos borrar dos veces o extender la selección
hasta el carácter de párrafo de la primera frase.

Si deseamos obtener información precisa de cómo se ha configurado un
párrafo deberemos utilizar, al igual que con el formato de carácter, el panel
Inspector de estilo o, mejor todavía, el panel Mostrar formato (desde la
cinta Inicio, más concretamente desde el bloque de estilos).
Veamos otra de las características que tienen una repercusión especial en un
entorno de gestión textual: Dado que utiliza la unidad párrafo para aplicar
gran cantidad de características, MS–Word permite generar un cambio de línea
sin generar un nuevo párrafo: Simplemente pulsando la tecla Mayúsculas
mientras se pulsa la tecla Retorno (Enter, Intro). Si la visualización de
códigos ocultos está activada podremos constatar que en lugar del símbolo del
calderón (¶) aparecerá el símbolo característico de la tecla Retorno ( ).
Sin embargo, dada la extrema semejanza de ambas acciones en algunos
entornos, debemos estar atentos para no confundir un salto de línea con un
salto de párrafo. El párrafo posee una serie de características asimiladas a
este concepto que le confieren un comportamiento especial. Por ejemplo: Un
párrafo puede estar centrado o alineado a la derecha, contiene una definición
específica de márgenes y de tabuladores, tiene un estilo propio, etc. En
cambio, un salto de línea tiene una única característica, que el texto que le
sigue va en la línea siguiente, línea con las mismas características que el resto
de las que componen el párrafo. Así pues, un salto de línea no incluirá la
distancia entre párrafos, o no activará la característica de comportamiento
que presenta un párrafo en su última línea. Veámoslo más claramente con un
ejemplo.
En el primer párrafo, en la tercera línea hemos aplicado un salto de

línea. Como que el párrafo está justificado, MS–Word añade espacio
extra para conseguir la justificación de esa línea, mientras que la
distancia con la línea inferior se mantiene igual que entre el resto de
líneas.
Entre los tres párrafos existe un espacio añadido de 18 puntos. El salto
de párrafo entre el segundo y tercer párrafo refleja esa característica,
además la justificación a ambos lados no se aplica al ser la última línea
de un párrafo.

Suele ser corriente utilizar los saltos de línea para fragmentar textos que
aparecen en las tablas cuando la partición que ofrece el programa no coincide
con nuestros deseos. En la siguiente tabla, la cantidad correspondiente al IVA
cabría perfectamente en un solo renglón, sin embargo hemos forzado la
existencia de dos líneas con un salto de línea:
IVA
Cantidad Descripción Precio Total
(16%)
Otra fuente importante de problemas asociados a la marca de párrafo se

produce al trasvasar información desde un entorno diferente. En general
documentos con fragmentos copiados desde Internet o desde documentos PDF
hacia MS–Word suelen incorporar múltiples saltos de línea en lugar de los
correspondientes saltos de párrafo.
La sección
La sección es la tercera unidad elemental de trabajo de MS–Word y se refiere
a una porción determinada del documento con un formato de tipo global
invariable. Así por ejemplo, hablaremos de cambio de sección en el momento
que queramos usar un estilo de escritura en columnas en un documento donde
el texto era de tipo estándar, o cuando modificamos la estructura básica de la
página (medida del papel, márgenes, orientación, numeración de las páginas,
etc.) o cuando queramos usar encabezamientos y pies de página diferentes a
lo largo del documento.
La longitud de las secciones puede variar muchísimo, desde pocos caracteres
a una gran cantidad de páginas. Un documento simple suele tener,
típicamente, una sola sección.
La inclusión de saltos se realiza desde el grupo de opciones Configurar página
de la cinta Diseño de página. La opción de Salto de página que
encontraremos en la cinta Insertar (grupo de opciones Páginas) sólo realiza
un salto de página estándar.
Para insertar un salto de sección En la misma ventana podemos

usaremos la orden Saltos del el introducir un salto de página
grupo de opciones Configurar manual (en la misma sección), un
página. El programa nos permitirá salto de columna (periodística) o un
especificar si la nueva sección salto de ajuste de texto que
empezará en una página nueva (y si finaliza la línea actual y fuerza al
esta será par o impar) o si la texto posterior existente a
modificación se realizará en la continuar en la siguiente línea en
misma página. Esta última opción blanco que no contenga una tabla
puede usarse para introducir un (u otro elemento) alineada con el
texto en columna periodística en margen izquierdo o derecho.
mitad de una página estándar.

MS–Word muestra una doble línea continua no imprimible para indicar la
existencia de los saltos de sección, con un texto que indica esa orden y el tipo
de salto especificado. De manera equivalente al párrafo, todas las
características de formado de una sección se guardan en el código del salto. Si
eliminamos un salto, la sección siguiente perderá su formato y usará el de la
sección precedente.
Las aplicaciones más usuales del salto de sección son, además de la ya
reseñada, poder insertar páginas de una orientación diferente (para poder
insertar una tabla o una hoja de cálculo, por ejemplo) o controlar la gestión
de múltiples encabezamientos y pies de página (para insertar la numeración
por capítulos, por ejemplo).
Si al insertar un salto de sección en el documento éste reacciona de
forma incomprensible (término que no significa incoherencia sino la
aplicación de algún razonamiento esotérico del programa ;-), probad lo
siguiente: En lugar de insertar el salto del texto en el lugar en el que lo
estamos intentando probad empezando por poner el salto de sección
que marque el final de la sección especial que vayáis a crear. Ese salto
no estará afecto de ningún parámetro nuevo ya que reproducirá los
parámetros en activo. Una vez realizado este salto, desplazaros al
punto en el que deseáis insertar el salto de sección especial y, antes de
hacerlo, añadid de forma preventiva uno o dos saltos de párrafo.
El documento
El cuarto nivel de edición es, de hecho, la suma de elementos del resto de
niveles, y no sería necesario incluirlo en este curso si no fuera por el hecho
que a menudo ignoramos que existen una serie de datos globales y
AUTOMÁTICOS que pueden facilitar informaciones que a menudo pueden ser
indiscretas.

En el botón Microsoft Office podemos acceder a la opción Preparar:
Dos son las opciones relacionadas con la información personal que,

generalmente, dejamos en accesible en el documento. Activemos
Propiedades. Aparece una cinta de datos en la parte superior del documento:
Si hacemos clic sobre Propiedades del documento aparece una nueva opción:
En la opción Propiedades del menú Archivo accedemos a una serie de fichas

informativas que, entre de otras, incluyen fechas de creación, modificación y
revisión, la cantidad a veces que hemos abierto el fichero y el tiempo total
que este ha sido activo (o dicho de otro modo los minutos que hemos
empleado en hacer el trabajo).

En las propiedades, se muestra nombre del autor del documento, nombre que
MS-Word saca de la ficha Información del usuario (botón Microsoft Office,
Opciones de Word, Más frecuentes), el Asunto, palabras clave, etc.… Si bien
esta información puede ser modificada fácilmente en la cinta anterior,
debemos tener en cuenta que un dato semejante también puede aparecer en
la ficha Estadísticas. Y esta vez no es un dato modificable, por lo cual si fuera
necesario eliminarlos del documento deberemos modificar en primer lugar las
opciones del programa.
Si, además, guardamos el documento como página web o como documento
RTF y lo abrimos posteriormente con un bloc de notas, la cantidad de
información disponible para un observador avezado aumentará
exponencialmente. Y, aunque es posible modificar dichos formatos
(especialmente el RTF) y cambiar esos datos, no es una tarea fácil.
De todas formas MS-Word ha mejorado algo en este aspecto respecto a
versiones anteriores. En el botón Microsoft Office, en Preparar, también
aparece la opción Inspeccionar documento.
Si seleccionamos dicha opción, en primer lugar nos pedirá que actualicemos la
información en disco (vamos que guardemos):
Después de guardar, el programa nos ofrece analizar una serie de elementos

en los que es posible que exista información sensible:

Seleccionemos aquellos datos que nos interesen (puestos a analizar, que lo
analice todo) y pulsemos el botón Inspeccionar. El programa irá
informándonos de los diferentes elementos analizados:
Y terminará diciéndonos dónde ha encontrado información y nos ofrecerá la

posibilidad de eliminarla:

Las herramientas de ayuda
Una vez finalizada la introducción de los conceptos básicos profundizaremos
en una serie de complementos y prestaciones del programa a los que, a
menudo, sacamos poco provecho. Las opciones de búsqueda y sustitución
avanzadas, el uso de diccionarios de exclusión y de los diccionarios
personalizados, las capacidades lingüísticas del programa o algo a priori tan
simple como los diferentes métodos de desplazarse por el programa no suelen
ser de uso frecuente y, por el contrario, aportan ese plus de productividad
que nos puede convertir en competitivos.
Desplazarse por el texto
Moverse por un documento es una acción habitual para cualquier usuario de
un procesador de textos. No obstante existen muchas más opciones de las que
utilizamos con regularidad y que, en algunos momentos, como en la grabación
de macros, va a ser imprescindible que conozcamos. Para desplazarnos por el
texto podemos utilizar diferentes técnicas basadas en el ratón, en el teclado y
en funciones propias del programa.
Con el ratón
El desplazamiento con el ratón consiste en desplazar físicamente el cursor
mediante la ubicación del puntero en otra zona del texto y hacer clic en ella.
Dado que el puntero no puede desplazarse fuera de la pantalla, hay que
recurrir a las barras de desplazamiento para movernos por el texto.
Así, por ejemplo, al arrastrar un espacio cualquiera el cuadro de la barra nos
desplazaremos a través del texto una distancia proporcionalmente
equivalente (la longitud de la barra equivale a la longitud del documento).
Por cierto, si tenemos cierta paciencia aparecerá un elemento informativo
que nos indicará la página y, si utilizamos estilos, los títulos de mayor nivel.
Al hacer clic en una de las flechas avanzaremos una línea en esa dirección,
mientras que un clic en la barra, entre el cuadro y la flecha, nos desplazará
una ventana completa en la dirección de la flecha.
Hasta aquí algo que todo el mundo domina. Sin embargo, desde hace ya
algunas versiones, en la barra de desplazamiento vertical, en su zona inferior,
aparecen tres nuevos iconos. En un primer momento los iconos extremos nos
desplazarán al principio de la página anterior o al final de la siguiente, sin
embargo en otras situaciones actuarán de forma totalmente diferente.
Empecemos por hacer clic en el botón central, con lo que aparecerán las
diferentes opciones de desplazamiento:

Las opciones, que pueden activarse de forma automática al ejecutar la
función a la que se refieren, son (de izquierda a derecha) en la primera línea:
• Repetición de la función Ir a (función a la que también podemos
acceder con un doble clic en la barra de estado en la zona en donde se
muestra en número de página).
• Por búsqueda (anterior o posterior).
• Por modificaciones (tres últimos movimientos).
• Por títulos (títulos preestablecidos).
• Por gráficos.
• Por tablas.
En la segunda línea (también de izquierda a derecha) tenemos:
• Por campos.
• Por notas al final.
• Por notas al pie, por comentarios.
• Por secciones.
• Por páginas.
Con el teclado:
Utilizando las flechas de cursor, solas o con las teclas modificadoras y las
teclas Inicio, Fin, RePág y Av Pág podremos desplazarnos a diferentes partes
del documento. Los movimientos con el cursor pueden resumirse en la
siguiente tabla. Si los realizamos con la tecla Mayúsculas pulsada activaremos
la selección:
Carácter siguiente FLECHA DERECHA
Carácter anterior FLECHA IZQUIERDA
Línea siguiente FLECHA ABAJO
Línea anterior FLECHA ARRIBA
Principio de línea INICIO
Final de línea FIN
Pantalla siguiente AV PÁG
Pantalla anterior RE PÁG
Palabra siguiente CONTROL+FLECHA DERECHA
Palabra anterior CONTROL+FLECHA IZQUIERDA
Principio de ventana CONTROL +RE PÁG
Fin de ventana CONTROL +AV PÁG
Párrafo siguiente CONTROL+FLECHA ABAJO
Párrafo anterior CONTROL+FLECHA ARRIBA
Principio de documento CONTROL+INICIO
Fin de documento CONTROL+FIN

F5 función Ir a
Y dos movimientos más bastante desconocidos y muy prácticos:

MAYÚS+F5 A una posición de revisión anterior
MAYÚS+F5 Después de abrir un documento, al lugar
donde se encontraba cuando el
documento se cerró por última vez (no
siempre funciona).
Mediante funciones:
La función Ir a activa una ventana que nos permite desplazarnos a
secciones, notas, páginas, líneas, marcadores, gráficos, etc. de una
manera rápida y segura (por ejemplo para los desplazamientos que se
quieran indicar en una macro).
El uso de marcadores puede facilitar el acceso a determinados puntos.
Un marcador identifica una ubicación o selección de texto a la que
asigna un nombre e identifica para futuras referencias. Por ejemplo,
puede utilizarse un marcador para identificar el texto que desea revisar
más adelante. En lugar de desplazarse por el documento para localizar el
texto, puede irse a la posición específica utilizando el cuadro de diálogo
Ir a, cuadro al que accederemos bien desde el sistema de navegación por
temas de la barra de desplazamiento vertical, bien con un simple clic en
el número de página que se visualiza en la barra de estado.
El acceso, la creación de marcadores o su eliminación, puede realizarse

desde el grupo de opciones Vínculos que encontraremos en la cinta
Insertar:
Que nos dará acceso a la ventana Marcadores:

También mediante la función de búsqueda podremos desplazarnos a un
punto determinado del texto, siempre que éste sea conocido o esperado.
Selección de texto
Seleccionar un texto supone elegir una parte de él para someterlo a un
cambio o a una acción. La mecánica de la selección es muy simple e intuitiva.
Un texto seleccionado podrá ser copiado, borrado, justificado, se le podrá
cambiar el tipo de letra, los atributos, el tamaño…
Antes de comentar algunos sistemas de selección definiremos la llamada barra
de selección. Nos estamos refiriendo, de hecho, a la zona vertical del área de
trabajo situada a la izquierda del margen del mismo lado. Dicha zona será
mucho más amplia en párrafos sangrados que en los normales. Sabremos que
el cursor se halla en la barra de selección puesto que cambia la forma de
puntero “|” a flecha, pero con una orientación derecha, diferente a la que
utiliza para señalar comandos o herramientas.
Algunos de los sistemas de selección que proporciona MS–Word son:

1. Para seleccionar una palabra desplazar el puntero hasta señalarla y
hacer doble clic en ella.
2. Para seleccionar un texto posicionar el puntero al principio (o al final)
de la sección a seleccionar, hacer clic y, sin dejar de presionar el botón
del ratón, arrastrar el puntero hacia el final (el principio) de la sección
de texto que se desea seleccionar, al dejar de pulsar el botón la
sección señalada permanecerá seleccionada. Si se parte de una palabra
seleccionada con doble clic y se arrastra desde el segundo clic, la
selección va de palabra completa en palabra completa.

3. Para seleccionarlo todo se puede hacer como se ha descrito en el punto
2) desde el principio del documento hasta el final del mismo o se puede
utilizar la función Seleccionar todo de las opciones de Seleccionar en
el grupo Edición de la cinta Inicio.
También podemos hacer triple clic en la barra de selección o pulsar

Control+E.
4. Para extender una selección activa pulsar la tecla Mayúsc,
Mayúsc y sin dejar
de pulsarla, desplazar el puntero hacia el punto que deseamos incluir
hacia adelante o hacia atrás y hacer un clic. Todo el texto comprendido
entre la posición final del puntero y el texto resaltado estará
seleccionado.
5. Tres clics consecutivos
consecutiv en el texto,, o bien doble clic en la barra de
selección nos permitirán seleccionar un párrafo completo, mientras que
un clic simple en dicha barra seleccionará una línea.
6. Para seleccionar una frase basta con hacer Control + clic en cualquier
punto de la frase
Y, como antes algunas opciones poco habituales:
1. Si mantenemos pulsada la tecla ALT antes de hacer clic en un punto
del texto y arrastramos el cursor sin dejar de pulsar ALT,, consegui-
remos seleccionar una porción rectangular del texto. Esta opción nos
n
permitirá, por ejemplo, seleccionar una columna central de un listado.
También podemos utilizar la combinación de teclas CTRL + Mayúsculas

+ F8 y luego hacer clic en un punto y arrastrar el cursor a la esquina
opuesta.
2. Si realizamos una selección (por cualquiera de los métodos anteriores)
y seguidamente seleccionamos una nueva parte del texto manteniendo
pulsada la tecla Control conseguiremos realizar una selección
discontinua. Podemos repetir tantas veces como deseemos esta acción.
Cuando finalicemos las selecciones discontinuas podremos aplicar
globalmente formatos, borrarlas, copiarlas (cuidado al pegar, se pegan
una bajo otra y en el estilo Normal)…

Trabajando con tablas
Las Tablas son una herramienta extremadamente versátil que nos proporciona
el programa. Tal es su facilidad de utilización y la frecuencia de su uso que
existen dos cintas de opciones dedicada íntegramente a gestión. Se utilizan,
principalmente, para organizar información o crear composiciones en columna
de texto y gráficos. Dado que es posible adornar las tablas con bordes y
sombreados podemos obtener diseños de gran elaboración y un fuerte impacto
visual. Hasta aquí lo que todos sabemos. Y algo más que no ignoramos: Al
rediseñar una tabla las estructuras de la misma pueden comportarse de una
forma desesperante. Vamos a ver un par de opciones para redimensionar una
tabla que facilitan su uso:
• Arrastrar: El ancho de la columna cambiará según nuestras
especificaciones, mientras que la columnas situada a la derecha se
ajustará sin que el tamaño de la tabla varíe.
• Arrastramos mientras mantenemos pulsada la tecla Mayúsculas: el
ancho de la columna cambiará según nuestras especificaciones,
mientras que las columnas situadas a la derechas no se ajustarán y, en
consecuencia, el tamaño de la tabla varía.
• Arrastramos y mantenemos pulsada la tecla Control: el ancho de la
columna cambiará según nuestras especificaciones, mientras que las
columnas situadas a la derecha se ajustarán e igualarán sin que el
tamaño de la tabla varíe.
En cualquiera de las especificaciones si también pulsamos la tecla ALT: el
comportamiento será el descrito. Sin embargo en la regla se reflejará
numéricamente la medida de las celdas.
Cortar y Pegar
Vamos a desplazar de su posición una frase cualquiera de nuestro documento.
Para ello vamos a utilizar una de las funciones más simples, potentes y global
del sistema: Cortar y Pegar.
En la cinta Inicio, grupo Portapapeles (o en el menú contextual después de
seleccionar un texto) aparecen tres funciones Copiar, Cortar y Pegar.
• Copiar genera una copia de la sección seleccionada (CONTROL +C es el

atajo de teclado asociado).

• Cortar, además de generar la copia, elimina la selección de la pantalla
(CONTROL +X es el atajo de teclado asociado).
• En ambos casos la copia se archiva en un sector especial de la memoria
del ordenador llamado Portapapeles. El Portapapeles reconoce el tipo
de información copiado (gráfico, texto, datos…).
• Pegar inserta la información contenida en el Portapapeles en el punto
que señala el cursor (CONTROL +V es el atajo de teclado asociado).
La información guardada en el Portapapeles permanece invariable hasta que
una nueva copia la sustituya o se apague el ordenador.
Para desplazar (cortar) un párrafo procederemos de la siguiente manera:
• Situaremos el cursor en el borde izquierdo de la primera línea del
párrafo y procederemos a seleccionarlo en su totalidad con alguna de
las técnicas ya explicadas. Con el texto seleccionado activaremos la
opción Cortar del menú Edición y observaremos que desaparece el
texto resaltado. Desplazaremos el cursor hasta el punto donde
deseemos insertar el párrafo y activaremos la función Pegar. La frase
deberá aparecer en la nueva posición.
Para copiar un párrafo procederemos de la siguiente manera:
• Como en el caso anterior seleccionaremos el párrafo en su totalidad y
con el texto seleccionado activaremos la opción Copiar. Observaremos
que esta vez no desaparece el texto resaltado. Desplazaremos el cursor
hasta el punto deseado y seleccionaremos la función Pegar del menú
Edición. La frase deberá aparecer en la nueva posición.
Existe una variante de estas operaciones llamada Arrastrar y Colocar cuya
principal característica es que no deposita ninguna copia del texto
seleccionado en el Portapapeles. Esta técnica también tiene la doble
vertiente de Copiar y Cortar.
Para desplazar (cortar) un párrafo procederemos de la siguiente manera:
• Una vez seleccionado el texto, haremos clic sobre la selección y, sin
dejar de pulsar el botón del ratón, arrastraremos el cursor a la nueva
posición, donde dejaremos de presionar el botón. Podemos observar
que el cursor variará su forma incluyendo un pequeño rectángulo en su
zona inferior.
Para copiar un párrafo procederemos de la siguiente manera:
• Una vez hayamos seleccionado el texto haremos clic en la selección
mientras mantenemos presionada la tecla Control, y sin dejar de pulsar
el botón del ratón, ni soltar la tecla Control, arrastraremos el cursor a
la nueva posición, donde dejaremos de presionar el botón y la tecla.
Podemos comprobar (mediante un simple copiar) que, en ambos casos, en el
Portapapeles existe todavía la copia de la frase copiada en los procesos
anteriores y que los textos arrastrados no se encuentran en él.
Y una nueva opción. El Portapapeles de Office. El paquete de programas
Office dispone de su propio portapapeles. De entrada la principal

característica es que es capaz de conservar las 24 últimas acciones de copiar y
de hacerlo entre los diferentes programas de Office y algunos otros
compatibles. Por defecto el Portapapeles de Office puede activarse de forma
automática si al realizar la acción de copiado utilizando la combinación
Control + C dos veces seguidas.
El uso de este portapapeles es muy simple. Cada elemento (palabra, gráfico,
párrafo, documento completo…) copiado o pegado se ubica, secuencialmente
en el portapapeles.
Para recuperar la información simplemente debemos colocar el cursor sobre
el elemento que deseemos pegar y, en el icono lateral, activar la opción de
pegar.
Entre las características más interesantes de esta función cabe destacar el

hecho de que funciona fuera de la aplicación. Así, pues, podemos copiar
textos en Word, en Excel o, incluso, en aplicaciones no Microsoft y pegarlas
en alguno de los programas de Office, ya que todos comparten el mismo
portapapeles.
El botón Opciones permite establecer el comportamiento de esta utilidad.

F8
Y una característica que, en nuestra opinión, vale su peso en oro:
Cuando se activa la función de búsqueda (al hacer clic en el botón Buscar
siguiente) el resultado que se produce, si la búsqueda ha tenido éxito, se
traduce en la selección de la cadena de caracteres especificada.
Si deseamos ampliar esa selección con los caracteres adyacentes, deberemos
pulsar la tecla Mayús (Shift–Mayúsculas). Mientras esa tecla esté pulsada, al
utilizar cualquiera de los sistema de desplazamiento disponibles en MS-Word:
cursores, clic con el ratón, teclas Av Pág... se modificará la selección,
ampliándola o reduciéndola en función del sentido del movimiento aplicado.
Pues bien, ¿cómo conseguir esa modificación de la selección mediante un
segundo buscar y, por lo tanto sin tener que pulsar y mantener pulsada la
tecla Mayús?
Podéis utilizar un texto cualquiera. Buscad, por ejemplo, la primera palabra
de un párrafo. Quedará seleccionada. Buscad la última palabra de ese mismo
párrafo. ¿Qué hay que hacer para que ese párrafo quede totalmente
seleccionado?
Una sola acción y sólo una tecla para la respuesta. Probad lo siguiente:
Ejecutad la primera búsqueda. Pulsad F8. Ejecutad la siguiente búsqueda
y pulsar Buscar siguiente (esta opción es especialmente útil en el
desarrollo de macros).
La tecla F8 activa el modo de selección de un modo especial. En función de la
cantidad de veces que la pulsemos mostrará diferentes selecciones:
La primera pulsación activará el modo de selección. A partir de aquí, y
hasta que pulsemos la tecla escape (ESC) cualquier movimiento
extenderá la selección en la dirección del mismo. Lo mismo ocurrirá al
hacer clic con el ratón en cualquier punto del documento.
La segunda pulsación seleccionará, directamente, la palabra en la que
se encuentre situado el cursor. A partir de aquí, y hasta que pulsemos
la tecla escape (ESC) cualquier movimiento extenderá la selección en la
dirección del mismo. Lo mismo ocurrirá al hacer clic con el ratón en
cualquier punto del documento.
La tercera pulsación seleccionará directamente una frase (bien, de
hecho desde el inicio de la frase hasta el primer punto, sea o no el de
final de frase). A partir de aquí, y hasta que pulsemos la tecla escape
(ESC) cualquier movimiento extenderá la selección en la dirección del
mismo. Lo mismo ocurrirá al hacer clic con el ratón en cualquier punto
del documento.
La cuarta pulsación seleccionará, directamente, el párrafo en el que se
encuentre situado el cursor. A partir de aquí, y hasta que pulsemos la
tecla escape (ESC) cualquier movimiento extenderá la selección en la
dirección del mismo. Lo mismo ocurrirá al hacer clic con el ratón en
cualquier punto del documento.

La quinta pulsación seleccionará, directamente, la sección en la que se
encuentre situado el cursor (evidentemente, si el documento consta de
una única sección, seleccionará el documento al completo). A partir de
aquí, y hasta que pulsemos la tecla escape (ESC) cualquier movimiento
extenderá la selección en la dirección del mismo. Lo mismo ocurrirá al
hacer clic con el ratón en cualquier punto del documento.
La sexta pulsación seleccionará, directamente, el documento al
completo. A partir de aquí, y hasta que pulsemos la tecla escape (ESC)
cualquier movimiento extenderá, o mejor en este caso reducirá, la
selección en la dirección del mismo. Lo mismo ocurrirá al hacer clic con
el ratón en cualquier punto del documento.
Y una más. Si después de pulsar F8 por primera vez pulsamos un carácter
cualquiera, la selección abarcará hasta la primer aparición de dicho carácter.
Cualquier pulsación posterior del mismo o de otro carácter también
modificará la selección extendiéndola hasta dicho carácter.

Búsqueda y substitución avanzadas en documentos de
texto
Hacer una búsqueda es una opción que todo usuario de un tratamiento de
textos ha realizado alguna vez. No obstante, y por lo general, se suele hacer
un uso bastante pobre de las posibilidades de la función. Son muchas las
ocasiones en las que alguna de las diferentes posibilidades de búsqueda y
reemplazo que nos puede ofrecer un resultado muy por encima de lo
imaginado, por lo que vamos a dedicar una parte de nuestro tiempo a
refrescar estos conocimientos.
Las funciones Buscar y Reemplazar se encuentran en la cinta Inicio, en el
grupo de funciones Edición, aunque puede accederse a las mismas con la
combinaciones Control + B y Control + L. El acceso a cualquiera de las dos
posibilita la otra opción, a demás del de la función Ir a a la hemos hecho
referencia antes.
Las opciones de Buscar y Reemplazar. presentan un formato simplificado

que, rápidamente, ampliaremos con un clic en el botón Más >>.
El programa permite ahora especificar una serie de características que es

preciso controlar con mucho cuidado, ya que su modificación y
comportamiento se hereda, en una misma sesión de trabajo, de acciones
anteriores, por lo que, si se mantiene oculto el botón Más >> podremos
obtener comportamientos anómalos al realizar una búsqueda o una
substitución. Esta precaución es especialmente importante cuando trabajemos
con macros, ya que absolutamente todos los marcadores se registran al grabar
una macro.
Un segundo detalle. Las opciones que parecen en la ventana pueden variar en
función de los idiomas activados para trabajar en nuestro ordenador. En este
caso, por ejemplo, aparecen funciones específicas de trabajo con el alfabeto
árabe y con alfabetos orientales.

La primera de todas las opciones que debemos controlar es la dirección de la
búsqueda (cuadro de texto desplegable Buscar en el apartado Opciones de
búsqueda). Por defecto el programa especifica que es preciso buscar en Todo
el documento (notas, comentarios, encabezados y pies de página, etc.). Por el
contrario si seleccionamos las opciones Hacia adelante o Hacia atrás, la
búsqueda solamente se hará en el cuerpo del documento y desde el lugar
donde se encuentra el cursor hasta el inicio o el final del documento, en
función de la dirección seleccionada, lo que generará la parición de una
pregunta al final del proceso solicitando autorización para seguir con el resto
del documento.
Antes de seguir, una aclaración: MS-Word no puede buscar ni sustituir objetos

flotantes, efectos de texto MS-WordArt ni objetos de dibujo.
Bajo la dirección de búsqueda encontraremos cinco casillas de verificación.
Las dos últimas (Suena como y Todas las formas de la palabra) sólo
funcionan si el texto está escrito en inglés. En ese caso, si marcamos Suena
como MS-Word se detendrá en feet o en fit si en el cuadro de texto Buscar
hemos introducido el vocablo feed. Todas las formas de la palabra tendría
que permitir localizar palabras de una forma genérica, e incluso hacer
sustituciones inteligentes, como por ejemplo adaptar una forma verbal
irregular del tipo traía y trajera por movía y moviera con una orden única:
sustituir traer por mover. Esta última prestación del programa es, sin
embargo, de una efectividad bastante dudosa, ya que no hemos conseguido

nunca que funcione, aunque se encuentra perfectamente documentada en las
ayudas del programa (en este caso en la ayuda de la versión 2003):
Las casillas Sólo palabras completas y Coincidir mayúsculas y minúsculas

limitan la acción a la localización de la cadena completa y aislada o a la
coincidencia exacta de la distribución de mayúsculas y minúsculas.
En una búsqueda normal, si buscamos la cadena rosa localizaremos las
palabras rosa, rosado o calurosa (indistintamente de la combinación de
mayúsculas o minúsculas que utilicemos). Con la opción Sólo palabras
completas localizaríamos rosa, Rosa o ROSA, mientras que con la limitación
referida a las mayúsculas y minúsculas solamente encontraríamos la palabra
rosa.
Por su parte, en el lado derecho, encontramos cuatro opciones en una
configuración básica.
Sufijo y Prefijo limitan la búsqueda a cadenas que empiecen o que terminen
con el texto establecido. Por su parte, Omitir puntuación no tendrá en
cuenta en los resultados los posibles caracteres de puntuación existentes, con
lo que una búsqueda de la palabra establecimiento tendría un resultado
positivo aun cuando el texto real fuera establecim,iento. Otro tanto ocurre
con Omitir espacios en blanco, en el que el resultado sería también positivo
aunque el texto real fuera est abl ecimi ento.
En esta nueva versión, exclusivamente en el apartado de búsqueda, existe una
opción verdaderamente interesante:
Con Resaltar todo, aquella cadena de búsqueda que introduzcamos quedará

resaltada en color amarillo (de hecho en el color de resaltado seleccionado)
en todo el documento. Para retirar el resaltado, simplemente deberemos
seleccionar Borrar resaltado.

De todas formas la parte más interesante de la búsqueda se halla en la
posibilidad de localizar o añadir códigos de formato (negrita, estilos, cuerpos,
etc.), códigos de control (retornos, saltos, etc.) y, en menor medida, en el
uso de caracteres comodín.
Con el cursor situado en el cuadro de texto Buscar (y de forma paralela e
INDEPENDIENTE en Reemplazar) podemos hacer clic en el botón Formato y
seleccionar una de las opciones que nos ofrece.
Cualquiera de ellas nos llevará a la misma ventana de control de formato

accesible desde los elementos de acceso a través de las cintas de opciones.
Todas las especificaciones (de formato de carácter o de formato de párrafo)
que seleccionemos se utilizarán como restricciones en la búsqueda o en la
sustitución en curso y quedarán reflejadas justo debajo del cuadro que
contiene la cadena a buscar o a reemplazar.
Por lo tanto, si lo que queremos es buscar, o buscar y reemplazar un texto,

sólo tendremos que insertar el texto en la casilla de búsqueda y el texto que
lo reemplazará en el cuadro Reemplazar. Pero si lo que queremos es buscar
un texto con un formato específico hará falta, además, hacer clic en el botón
Formato y seleccionar las características que queramos. Si tenemos que
reemplazar el texto también podremos especificar su formato con el mismo
procedimiento.
Ahora bien, si lo que queremos es localizar un formato específico, lo que
tendremos que hacer es no insertar ningún texto en el cuadro de búsqueda y
seleccionar los formatos desde el botón Formato.
Si nuestro objetivo es eliminar un texto determinado, tendremos que dejar
vacío el cuadro Reemplazar, mientras que si lo que queremos eliminar es un
formato de carácter determinado (negrita, cursiva, etc.) tendremos que
escoger, en el mismo cuadro, la opción opuesta a la seleccionada (sin negrita,
sin cursiva, etc.). Por lo tanto, para eliminar todas las negritas deberíamos
configurar la ventana según:

Para eliminar las restricciones de formato en el cuadro Buscar deberemos
utilizar el botón Sin formato, asegurándonos de que el cursor se halla en
dicho cuadro. Para eliminar las restricciones del cuadro Reemplazar
deberemos repetir este proceso situando previamente el cursor en dicho
cuadro.
Un detalle. En los cuadros de texto en los que existen casillas de verificación,
debemos tener en cuenta que son tres las posibles opciones: Activo (marca en
la casilla), No activo (casilla en blanco) y no considerar (sombreado o color
sólido):
Y otro detalle: Desde la ventana Buscar y reemplazar no es posible llamar a

la opción Símbolo de la cinta Inicio. Para utilizar caracteres especiales en los
cuadros de texto Buscar y Reemplazar tendremos que insertar o localizar los
símbolos en el documento, seleccionando el carácter o caracteres en cuestión
y copiándolos (por cualquier método válido). De regreso en la ventana de
Buscar y reemplazar podremos incluir el texto en el cuadro correspondiente
pulsando, de forma simultánea, las teclas Control y V (la acción de teclado
para pegar).
Así, para buscar ► podemos seleccionar este carácter y pegarlo en la
ventana de búsqueda. El resultado será:
Esta posibilidad no siempre funciona con todos los caracteres de

cualquier tipografía. Cuando existe un carácter correspondiente en la
tabla (texto normal), MS-Word, al pegar, inserta el valor
correspondiente de esa tabla y no el carácter copiado.
Los códigos del programa como, por ejemplo, saltos de página, campos,
retornos, tabuladores, etc. y los elementos genéricos que actúan como
comodines (un carácter, una letra, un dígito, una secuencia de caracteres,
etc.) son accesibles desde el botón Especial. Es preciso tener en cuenta que
las opciones disponibles son mucho más reducidas para reemplazar que para
buscar.
Nota: Como antes, los idiomas instalados disponibles en el ordenador
condicional la lista de opciones, aumentándola en función de las
necesidades de los mismos.

Cursor en el cuadro Buscar Cursor en el cuadro Reemplazar
El uso de esta característica del programa suele ser crucial en muchos

procesos de gestión de datos, en especial combinado con las macros. Sin
embargo ahora queremos resaltar especialmente la posibilidad de reemplazar
un texto por el contenido del portapapeles. Si con la utilidad de cortar o de
copiar hemos colocado en la memoria del ordenador un elemento gráfico,
ahora podremos reemplazar un texto o una marca por este gráfico sin ningún
tipo de limitación. La búsqueda de gráficos sólo es posible si estos se
comportan como caracteres (nos daremos cuenta con facilidad porque no
podremos ubicarlos libremente en cualquier posición de la página).
Podemos escribir directamente los diferentes códigos en los cuadros Buscar o
Reemplazar pulsando el acento circunflejo ^ seguido de un carácter
determinado:
Si lo que queremos especificar es Tenemos que escribir
Una marca de párrafo (¶) (esta orden no está ^p
disponible en el cuadro Buscar si está activada

la casilla Usar caracteres comodín)
Marca de tabulación () ^t
Carácter de intercalación (^) ^^
Salto de columna ^n
Guión largo (—) ^+
Guión corto (–) ^=
Salto de línea manual (↵) ^l
Salto de página manual (también es posible ^m
buscar y sustituir saltos de sección con los
caracteres comodín activados)
Guión de no separación (-) ^~
Espacio de no separación (º) ^s
Guión opcional (¬) ^-
Caracteres ANSI o ASCII ^0nnn
(nnn: código del
carácter)
Códigos que pueden utilizarse sólo en el cuadro Buscar:

Marca de comentario ^a
Gráfico (formato carácter) ^r
Códigos que pueden utilizarse sólo en el cuadro Buscar (con la opción Usar
caracteres comodín desactivada):
Cualquier carácter ^?
Cualquier número ^#
Cualquier letra ^$
Marca de nota de pie de página ^f
Marca de nota al final ^e
Campo ^d
Salto de sección ^b
Espacio en blanco (cualquier combinación de ^w
espacios normales, de no separación, y
marcas de tabulación)
Códigos que pueden utilizarse sólo en el cuadro Reemplazar:


Contenido del Portapapeles de Windows ^c
Contenido del cuadro Buscar ^&
Si en la búsqueda incluimos el código de guión opcional, MS-Word encontrará

solamente el texto con los guiones opcionales en la posición especificada. Si
no se especifica un guión opcional el programa encontrará todo el texto que
coincida, incluido el texto con guiones opcionales.
Si queremos buscar campos, tenemos que mostrar los códigos de campo. Para
cambiar entre las opciones mostrar códigos de campo y mostrar el resultados
del campo, podamos seleccionar el campo y pulsar Mayúsculas + F9. Para
mostrar o ocultar los códigos de todos los campos del documento hay que
pulsar ALT + F9.
Vamos a practicar, ahora, un poco con los sistemas de búsqueda.
Ejercicio 1: Búsqueda y reemplazo.
Ejercicio 2: Búsqueda y reemplazo con formato.
Ejercicio 3: Búsqueda y reemplazo de elementos especiales.
Buscar con comodín
Para acabar el tema de la búsqueda y la sustitución es preciso hablar de la
opción Usar caracteres comodín.
La búsqueda con comodín suele considerarse como una búsqueda poco
práctica, rebuscada. Tenéis razón. De todas formas tener una ligera idea de
cuáles son sus capacidades podrá solucionarnos alguna papeleta. En especial
si decidís lanzaros y os ponéis a diseñar macros.
Para activar la búsqueda con comodines deberemos seleccionar la casilla
correspondiente de la ventana de búsqueda, con lo que el programa efectuará
una serie de modificaciones de manera automática:
Las dos primeras opciones en Opciones de búsqueda (Coincidir
mayúsculas y minúsculas y Sólo palabras completas) no son accesibles,
porque en principio deberían estar activas de manera automática.
Las dos últimas opciones no son compatibles con la búsqueda con
caracteres comodín.
Las opciones del botón Especial se modifican y no admiten las mismas
funciones que antes.
Cursor en el cuadro Buscar Cursor en el cuadro Reemplazar

Ahora estaremos en condiciones de aplicar una serie de técnicas de búsqueda
y sustitución bastante completas:
Carácter
Para buscar Ejemplo
comodín
Cualquier carácter individual ? p?z encuentra paz y pez
Cualquier cadena de * s*l encuentra sal y sociocultural
caracteres
Uno de los caracteres [] d[ae]n encuentra dan y den
especificados
Cualquier carácter individual [-] [b-d]ota encuentra bota y cota.
incluido en el intervalo Los intervalos se han de ordenar
en serie ascendente.
Cualquier carácter individual, [!] p[!a]n encuentra pin y pon, pero
excepto los caracteres no pan
incluidos entre corchetes
Cualquier carácter individual, [!x-z] p[!a-j]so encuentra poso y puso,
excepto los caracteres del pero no paso ni peso ni piso
intervalo incluido entre
corchetes
n apariciones del carácter o {n} cal{2}a encuentra calla, pero no
expresión anterior cala
Como mínimo n apariciones {n;} cal{1;}a encuentra calla y cala
del carácter o expresión
anterior
De n a m apariciones del {n;m} 10{1;3} encuentra 10, 100 y 1000

carácter o expresión anterior
Una o más apariciones del @ per@o encuentra pero y perro
carácter o expresión anterior
El principio de una palabra < <(inter) encuentra interesante e
interceptar, pero no tintero
El final de una palabra > (en)> encuentra en y origen,
pero no comentario
Se pueden utilizar paréntesis para agrupar los caracteres comodín y el texto,
e indicar el orden de evaluación. Por ejemplo, podemos escribir <(pre)*(ar)>
para encontrar predeterminar y prestar.
El carácter comodín \n sirve para buscar una expresión y, a continuación,
reemplazarla por la misma expresión en un orden diferente. Por ejemplo,
podemos escribir (Manlleu) (Montserrat) en el cuadro Buscar y \2 \1 en el
cuadro Reemplazar. MS-Word encontrará Manlleu Montserrat y lo reemplazará
por Montserrat Manlleu.
Si necesitamos encontrar uno de los caracteres que se utilizan como
comodines tendremos que añadir el carácter contrabarra antes del
comodín. Así, si queremos encontrar el interrogante ? deberemos
escribir \?.
Existen, sin embargo, determinados elementos que no pueden localizarse si la
casilla Usar caracteres comodín está activada: las marcas de nota final y de
nota al pie de página, los campos, las marcas de párrafo, los saltos de sección
y los espacios en blanco. Para localizar estas marcas es necesario introducir
un código alternativo (excepto para los campos, que no tienen ninguno):
Para buscar Insertar Comentario
Marca de nota a pie de ^2 MS-Word no puede diferenciar las
página unas de las otras
Marca de nota final
Marca de párrafo ^13
Marca de salto de sección ^12 Saltos de sección y de página
manual manuales, MS-Word no puede
Marca de salto de página diferenciar las unas de las otras
manual
Espacio en blanco espacio Hay que escribir un espacio y
{1;} después {1;}
Los errores más comunes en la búsqueda avanzada con comodines suelen
deberse a no tener en cuenta que la opción de control de mayúsculas y
minúsculas está activada. Así, por ejemplo, si queremos encontrar todas las
ocurrencias de una palabra como gas, no podemos limitarnos a poner g*s,
puesto que no encontrará ni Gas ni GAS. Para que localice todas las
ocurrencias tendremos que escribir [gG]*[sS].
El otro error común, probablemente error del mismo MS-Word, se debe a una
actuación errática de la casilla Sólo palabras completas, que según el propio
programa está activada por defecto. Si nuestra cadena de búsqueda fuera
d*a, encontraría dona y no debería encontrar donar, puesto que la expresión

correcta para ese resultado (recordemos que Sólo palabras completas está
activo) sería <d*ar. Pero no sólo encuentra donar, sino que el programa,
además, nos encontrará "... de los comodines suele deberse al hecho de ..."
Y, ya puestos a criticar: En todos los casos, para cancelar una búsqueda que
esté en marcha tenemos que pulsar la tecla Esc. Pues bien, eso es algo que no
siempre funciona, por lo que recomendamos guardar el documento antes de
realizar una búsqueda con reemplazo compleja o masiva por si debemos
tomar soluciones drásticas.

La regla, tabulaciones y sangrías
La regla, esa barra horizontal que aparece justo bajo las cintas, es una
herramienta de presentación por pantalla optativa (en el cinta Vista, en el
grupo Mostrar u ocultar, la casilla Regla desactiva y activa la regla).
Y, aunque existen dos reglas, la vertical y la horizontal, nos centraremos en

ésta última, puesto que la regla vertical, disponible sólo en el modo de
presentación de página, tiene como única utilidad (además de la meramente
informativa) la modificación de los márgenes superior e inferior, con una
mecánica igual a la utilizada para modificar los márgenes izquierdo y derecho.
El uso de la regla horizontal nos permite variar el margen izquierdo y el
derecho, los tabuladores, las sangrías izquierda y derecha del párrafo y la
sangría de la primera línea.
Visualmente la regla presenta tres partes. La primera es un pequeño icono
representando un ángulo recto y corresponde a la utilidad para seleccionar el
tipo de tabulador que deseamos utilizar. La segunda es la zona intermedia
numerada en color blanco que corresponde a la zona horizontal de escritura y
cuyos límites son los márgenes izquierdo y derecho del documento y que
contiene, además, los marcadores de sangría izquierda (icono inferior,
izquierda), de sangría derecha (icono inferior, derecha) y de sangría de
primera línea (icono superior, izquierda). La tercera corresponde a la zona
horizontal no utilizada del papel.
Los tabuladores son paradas preestablecidas para el texto. A diferencia de las
máquinas de escribir clásicas, en las cuales se podían definir varios
tabuladores de un sólo tipo, los procesadores de texto por ordenador
permiten definir tabuladores de varios tipos diferentes.
Haciendo clic en el icono del tabulador aparecerán cinco diferentes símbolos
que se corresponden con los cuatro distintos tipos de tabuladores: izquierdo,
centro, derecho, decimal y la barra de tabulación(según el orden de
aparición). De su correcta utilización depende, muchas veces, el diseño de un
escrito. A continuación aparecen los iconos correspondientes a la sangría de la
primera línea y a la sangría francesa.
• Tabulador izquierdo: Fija la posición del primer carácter (el carácter
más hacia la izquierda) que se escriba después de pulsar la tecla
tabulador. Y lo hace en la posición indicada por la parada de
tabulación, desplazando el resto de los caracteres hacia la derecha, en
el sentido normal de la escritura. Es el más adecuado para posicionar
texto en columnas o para sangrías, no automáticas, de la primera línea.

• Tabulador centro: Fija en el punto indicado el centro de toda la
información que se teclee hasta que se pulse retorno o una nueva
tabulación. Títulos, firmas, poemas, … son sus principales usos.
• Tabulador derecho: Fija la posición del último carácter (el carácter
más hacia la derecha) que se escriba después de pulsar la tecla
tabulador. Y lo hace en la posición indicada por la parada de
tabulación, desplazando el resto de los caracteres hacia la izquierda,
en el sentido contrario de la escritura. Se utiliza normalmente para
entradas numéricas sin decimales (o con la misma cantidad de lugares
decimales) y para rellenos.
• Tabulador decimal: Fija la posición del separador decimal (la coma, si
ese es el carácter definido como tal en nuestro sistema) en la posición
indicada por la parada de tabulación y desplaza la parte entera hacia la
izquierda y la parte decimal hacia la derecha tomando como referencia
esa posición. Se utiliza para entradas numéricas con decimales.
• El quinto icono permite ubicar una barra vertical simple de la altura de
la línea. Se utiliza normalmente para separar columnas tabulares.
Para establecer una nueva tabulación (MS-Word 2007 preestablece una
tabulación de tipo izquierdo cada 1,25 cm) debemos seleccionar el tipo de
tabulador haciendo clic en el cuadro de tipo de tabulador de forma sucesiva
hasta que se muestre la tabulación adecuada a nuestro caso y,
posteriormente, hacer clic en la posición exacta de la regla donde deseemos
insertar la tabulación.
Con tabuladores se puede estructurar texto con la siguiente apariencia:
Tab izq. Tab centro Tab dcha. con relleno Tab,dec
Franco Francia _________________________ 24,0
Marco Alemania ________________________ 82,53
Libra est. Gran Bretaña ______________________ 205,6
Para modificar, borrar, añadir, seleccionar un relleno, etc., deberemos
activar la ventana Tabulaciones. La forma más simple de hacerlo es mediante
un clic en el botón Tabulaciones… al que accederemos en la ventana Párrafo
que aparece al hacer clic en el icono de acceso situado en el grupo Párrafo de
la cinta Inicio:

O bien con un doble clic directamente sobre un tabulador.
Mediante el uso de la regla también se pueden borrar y mover tabulaciones,

haciendo clic en uno de los marcadores y arrastrándolo a una nueva posición
para moverlo o ubicándolo fuera de la regla para borrarlo.
Por su parte, las sangrías son modificaciones temporales de los márgenes
izquierdo y derecho establecidos para el documento y se establecen
adicionando (o sustrayendo) una determinada distancia la margen. La regla
incluye tres iconos para automatizar algunos los tipos de sangrado de párrafo
más usuales.
En primer lugar, a la izquierda y en la zona inferior, un icono consistente en
un pequeño cuadrado con un triángulo encima representa la sangría a partir
del margen izquierdo. Haciendo clic en el cuadrado (¡cuidado! ubicar el cursor
en el triángulo genera otro comportamiento) y desplazándolo hacia la derecha
o hacia la izquierda modificaremos el margen izquierdo para todo ese párrafo.
Observaremos que al desplazar el marcador de Sangría izquierda también se
desplaza el icono correspondiente al marcador de la Sangría de primera
línea.
A la derecha, en la zona inferior, un pequeño pentágono irregular corresponde
al marcador de Sangría derecha. Haciendo clic en él y desplazándolo hacia la
derecha o hacia la izquierda modificaremos el margen derecho para todo ese
párrafo.
El uso del marcador de Sangría de primera línea (icono triangular superior, a
la izquierda) permite obtener dos efectos bien diferenciados.
Si hacemos clic en el marcador y lo desplazamos hacia la derecha entraremos
la primera línea de cada párrafo. Este efecto es muy parecido al que se
obtiene al pulsar la tecla Tab al inicio de cada párrafo, ahora bien, la Sangría
de primera línea es automática (no hay que pulsar ninguna tecla) y además es
independiente de la regla de altos de tabulación.
Si por contra, hacemos clic en el marcador y lo desplazamos hacia la izquierda
sacaremos la primera línea de cada párrafo. Este efecto recibe el nombre de

Sangría francesa. Observemos que al arrastrar el marcador no se desplaza el
correspondiente al de Sangría izquierda.
La pulsación en el triángulo situado en la parte superior del icono de Sangría
izquierda posibilita el desplazamiento independiente de este atributo
respecto a la Sangría de primera línea.
Mediante el uso de los botones de sangrado de la barra de herramientas
Formato aumentará (o disminuirá) el sangrado de un párrafo determinado
hasta la posición deseada aproximada ya que el programa evalúa la posición a
partir del tipo de letra. En cambio, mediante el uso del la ventana Párrafo es
posible establecer medidas exactas para las sangrías.
NOTA IMPORTANTE: La configuración de las tabulaciones y sangrías
afecta sólo al párrafo actual o a los párrafos seleccionados, por ello es
necesario, para que las tabulaciones y sangrías afecten a más de un
párrafo, que éstos hayan sido seleccionados conjuntamente.
Los márgenes, por su parte, determinan el espacio imprimible del papel. MS-
Word 2007 inserta normalmente el texto y los gráficos dentro de los
márgenes, mientras que encabezados, pies de página y números de página
aparecen en los márgenes.
Para modificar los márgenes mediante el uso de la regla deberemos arrastrar
el límite del margen hasta la posición deseada (observaremos que el cursor
modifica su forma habitual de flecha blanca y se convierte en una flecha
doble horizontal de color negro.
Esta acción suele ser de difícil ejecución en el margen izquierdo. En ese
caso lo más simple consiste en desplazar momentáneamente los iconos
de sangría hacia otra posición.
La modificación de los márgenes se aplica bien a todo el documento o a la
sección actual. Para obtener un control total sobre este tema lo mejor es
activar la ventana Configurar página mediante el uso del grupo Configurar
página de la cinta Diseño de página (icono inferior derecho) o con un doble
clic en la regla (mejor en la zona externa).

Tablas
Las Tablas son una herramienta extremadamente versátil que nos proporciona
el programa. Tal es su facilidad de utilización, las opciones posibles y la
frecuencia de su uso que existen dos cintas dedicadas íntegramente a gestión,
además del apartado Tablas situado en la cinta Insertar.
Las tablas se utilizan , principalmente, para organizar información o crear
composiciones en columna de texto y gráficos. Dado que es posible adornar
las tablas con bordes y sombreados pueden obtenerse diseños de gran
elaboración y de un fuerte impacto visual.
Una tabla está formada por un entramado vertical de columnas y filas. La
intersección entre una fila y una columna recibe el nombre de celda y será la
unidad básica de la tabla.
La forma más simple de crear una tabla es haciendo clic en el botón Tabla de
la cinta Insertar y arrastrar sobre la cuadrícula hasta haber resaltado el
número de filas y columnas deseadas. También es posible insertar una tabla
utilizando la opción Insertar tabla que aparece en el mismo menú.
Para desplazarnos por la tabla utilizaremos el ratón o el teclado. La tecla Tab

nos desplazará de celda en celda horizontalmente, seleccionando el contenido
de la siguiente celda en el caso de que existiera. Mayúsculas + Tab nos
desplazará hacia atrás. Si se pulsa Tab en la última celda, Word añadirá una
nueva línea a la tabla.
La cuadrícula punteada que delimita la tabla es simplemente orientativa y
podemos ocultarla seleccionando Ver cuadrículas del grupo Tablas de la cinta
Presentación, cinta que aparece cuando situamos el cursor en una tabla. Las
marcas de fin de celda y de fin de línea se ocultarán/visualizarán al hacer clic
en el botón Mostrar todo. Si se desean imprimir líneas entre las celdas,
alrededor de la tabla, etc. para enfatizar nuestro texto podemos utilizar las
posibilidades de Bordes y Sombreado en la cinta Diseño, los estilos
automáticos…
En una tabla podemos seleccionar el texto que contiene o su estructura en
función de las necesidades del diseño que vayamos a utilizar. La selección de
texto no presenta variaciones, respecto a la norma general establecida. Para
seleccionar celdas, filas, columnas o la totalidad o parte de una tabla

usaremos, en general, el ratón, aunque también es posible utilizar el teclado
o la opción Seleccionar en la cinta Presentación.
Para seleccionar: Deberemos hacer…
Una celda clic en la barra de selección de la
celda, situando el cursor en la parte
izquierda interna de la celda en el lugar
exacto donde el puntero cambia de
puntero I a la flecha de selección negra.
Una fila clic en la barra de selección de la fila,
situando el cursor en la parte izquierda
externa de la primera columna de
celdas en el lugar exacto donde el
puntero cambia de puntero I a la flecha
de selección negra.
Una columna clic en la parte superior de la
cuadrícula, situando el cursor en el
lugar exacto donde el puntero cambia
de puntero I a una flecha vertical
negra.
Varias celdas, filas o arrastrando celdas, filas o columnas o
columnas bien haciendo un clic en la primera de
ellas seguido de Mayús + clic en la que
delimite el extremo opuesto.
Para insertar celdas, filas y columnas deberemos antes seleccionar la celda,

fila o columna en la cual deseemos realizar la inserción en un número total
igual al que deseemos insertar y seleccionaremos la opción apropiada del
menú Tabla. Para añadir una fila al final de la tabla solamente habrá que
pulsar la tecla Tab con el cursor situado en la última celda de la última
columna.
Para borrar celdas, filas y columnas deberemos antes seleccionar la celda, fila
o columna en la cual deseemos eliminar y seleccionar la opción apropiada del
botón Eliminar en la cinta Presentación.
Veamos algo especial. Si seleccionamos celdas, filas o columnas y
pulsamos la tecla Supr (o realizamos una operación Cortar) veremos
como el contenido de esa selección se borra, eso sí, sin que la
estructura desaparezca. En cambio, si pulsamos la tecla Borrar
(Retroceso), además del contenido también se elimina la estructura.
Los anchos de columna, los altos de fila y los espacios se pueden modificar
mediante el uso del ratón o seleccionando la opción Alto y ancho de celda en
el menú Tabla.
El botón "Autoajuste" de comando la ficha Columna en el comando Alto y
ancho de celda del menú Tabla hará que el programa analice la tabla y ajuste
el ancho de las columnas de forma automática.

Si situamos el cursor justo en la posición de la cuadrícula vertical que separa
dos columnas observaremos que cambia su diseño a una doble ralla paralela
vertical con dos flechas horizontales externas una en cada sentido. Esa marca,
o la existente en la regla , en la misma posición y que se asemeja a una
pequeña cuadrícula corresponden al icono de Límite de columna. Con el
cursor en esa posición si :
arrastramos el ancho de la columna situada a la derecha
cambiará según nuestras especificaciones sin
que el tamaño de la tabla varíe.
arrastramos y mantenemos el ancho de la columna situada a la
pulsada la tecla Mayús izquierda cambiará según nuestras
especificaciones sin que las columnas
situadas a la derecha se ajusten. En
consecuencia el tamaño de la tabla variará.
arrastramos y mantenemos el ancho de la columna izquierda cambiará
pulsada la tecla Control según nuestras especificaciones, mientras
que todas las columnas situadas más a la
derecha se ajustarán proporcionalmente sin
que el tamaño de la tabla varíe.
Otras acciones:
Para añadir un salto de tabulación es necesario mantener pulsada la tecla
Control al pulsar la tecla Tab.
Para alinear la tabla respecto a los márgenes es necesario seleccionar el
botón Propiedades del apartado Tablas en la cinta Presentación. En la
ventana Propiedades de tabla, en la ficha Tabla debemos seleccionar la
alineación (izquierda, centrada o derecha) y la sangría.
Cuando una tabla ocupa más de una página y queremos que una determinada
fila o filas (empezando desde la primera) se repitan, a modo de títulos, en
cada página deberemos seleccionar el comando Repetir como fila de
encabezado en cada página en la ventana Propiedades de tabla, en la ficha
Fila o mediante el botón repetir filas de título en el apartado Datos en la
cinta Presentación.
Para facilitar el trabajo con tablas MS-Word 2007 aporta una gran variedad de
estilos de formato predefinidos (con bordes, sombreados, colores, ...) que
pueden aplicarse a una tabla con sólo situar el cursor en cualquier celda de
una tabla y seleccionar alguna de las opciones predefinidas (apartado Estilos
de la cinta Diseño). Si, simplemente posicionamos el cursor sobre uno de los
estilos veremos una muestra del estilo en la tabla.
Así mismo existe un asistente para estilos de tabla. Esta opción, disponible en
la zona inferior del apartado de Estilos (es necesario desplegarlos ) permite
seleccionar todas las características de una tabla de forma simple para que,
posteriormente, el programa pueda aplicar la misma estructura a otras tablas.
Es posible unir o dividir celdas usando los comandos Combinar celdas y
Dividir celdas del apartado Combinar en la cinta Presentación (las celdas
sólo se pueden unir en sentido horizontal). También es posible dividir

físicamente una Tabla mediante la opción Dividir tabla del mismo apartado.
MS-Word insertará entre las dos nuevas tablas una marca de párrafo. Para
volver a unirlas habrá que suprimir dicha marca.
Otras funciones posibles para el trabajo con tablas corresponden a la
aplicación de relaciones matemáticas simples entre celdas (sumas, promedios,
cálculos aritméticos básicos…), la inserción de filas y columnas, el ordenar y
numerar celdas o convertir la tabla en texto.

Las utilidades lingüísticas
Los tratamientos de texto siempre han completado sus características con
complementos de tipo lingüístico. Desde los diccionarios correctores hasta
aplicaciones de corrección gramatical, sin olvidar los diccionarios de
sinónimos y antónimos o las herramientas de partición de palabras. Como
todas estas utilidades completarías son de uso muy común, en este curso sólo
contemplaremos algunas características muy especiales de la gestión
idiomática de los diccionarios y haremos algunos apuntes sobre las
peculiaridades del contador de palabras.
La gestión de idiomas
MS-Word 2007 (y el resto de programas del Office) admiten la edición y la
visualización de documentos en más de 80 idiomas, ya que como hemos
avanzado, trabajan según el estándar Unicode.
En principio, el programa dispone de un sistema de detección automática del
idioma que detecta en qué idioma estamos escribiendo y activa consecuen-
temente las diferentes herramientas disponibles para ese idioma.
La versión española incorpora de serie las herramientas de corrección para los
idiomas inglés, castellano, catalán y euskera. Esto quiere decir que si el texto
que insertamos (o hay) en un documento se encuentra en alguno de estos
idiomas, el programa detectará la lengua y activará los diccionarios
ortográficos y gramaticales correspondientes, las reglas de puntuación y las
especificaciones de clasificación alfabética. El uso de otras lenguas deberá
activarse desde la instalación del programa o desde la aplicación accesible en
Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Herramientas de Microsoft
Office y, a continuación, Configuración de idioma de Microsoft Office 2007:

El uso de las herramientas de corrección específicas para lengua, también
permiten corregir la fecha, la hora y el estilo de los números y seleccionar la
lengua de diálogo y de la ayuda del programa. Y, si hemos adquirido un
paquete de idioma el programa mostrará la cinta de opciones (que es parte de
la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent), los menús y la Ayuda en el
idioma correspondiente además de las herramientas de corrección, como el
corrector ortográfico, revisor gramatical y diccionario de sinónimos si están
disponibles.
Hay idiomas como los asiáticos, los que escriben de derecha a izquierda o los
correspondientes Europa central que requieren determinados requisitos en el
sistema para poder operar con normalidad.
La ortografía
Los diccionarios ortográficos son una herramienta común en cualquier
programa donde se utilice texto. De los diferentes tipos de corrección posibles
(ortográfica, gramatical-sintáctico-, semántica o estilística), la versión 2007
de MS-Word incluye un corrector ortográfico y un sistema de corrección
gramatical y estilística.
El sistema de corrección de un texto con estas utilidades requiere que en
primer lugar nos aseguremos que el idioma seleccionado para el documento
sea el correcto (opción Definir idioma del apartado Revisión en la cinta
Revisar o en con un doble clic en la barra de estado sobre el idioma
mostrado).
El siguiente paso será activar la corrección ortográfica con la tecla F7 o con la

opción Ortografía y gramática, lo que activará automáticamente la
corrección.

Las diferentes opciones que aparecen en esta ventana son de fácil
comprensión y no será necesario describirlas individualmente, salvo el botón
Opciones…, que nos permitirá establecer un sistema de trabajo que nos
posibilita el acceso al sistema de gestión de diccionarios de MS-Word 2007.
Desde Opciones…, o bien desde el botón de Office, Opciones de Word,
Revisión, llegaremos a la siguiente ventana de configuración del programa:
Para hacer la corrección automática MS-Word 2007 utiliza dos tipos de

diccionarios. El diccionario básico de Word es un elemento no modificable y
no editable que acompaña al programa y consiste en un listado de palabras y
de reglas que podríamos clasificar como de temática general.
MS-Word permite un segundo nivel de diccionarios. Los llama diccionarios
personalizados. Este tipo de diccionario consiste en un documento de texto
ANSI (sólo texto) donde se listan, por orden alfabético, palabras que no han
tenido cabida en el diccionario original.
El diccionario personalizado llamado custom.dic o personal.dic lo configura el
programa de manera automática, lo que no impide que nosotros podamos
seleccionar uno especial desde el botón Diccionarios personalizados.

En esta versión, el programa permite añadir diccionarios genéricos para todos
los idiomas (en los que incluir elementos invariantes idiomáticamente:
marcas, nombres propios…) y diccionarios específicos para un idioma
determinado.
Los diccionarios personalizados pueden construirse a partir de la propia
aportación a través de la característica Agregar al diccionario que aparece
como disponible en el menú contextual al realizar la corrección ortográfica:
O por cualquier otro método. Por ejemplo, durante bastante tiempo, en la

página web de los servicios lingüísticos de los Departamento de Justicia de la
Generalitat de Catalunya era posible descargar un Vocabulario de derecho
penal y penitenciario (descárgalo en el área del curso). Tan solo es necesario
copiarlo en una carpeta y usar el botón Agregar…
A partir del momento en que el diccionario se encuentre activo, la corrección

ortográfica del programa contrastará también con este diccionario la correcta
grafía de cada palabra.
Veamos cómo podemos crear un sistema de diccionarios efectivo con este
diccionario y un diccionario personalizado:
Empecemos por crear un nuevo diccionario personal, por ejemplo
personal2.dic. Dispondremos ahora de un sistema de cuatro diccionarios:
• diccionario original
• diccionario personal
• diccionario de derecho penal y penitenciario
• diccionario personal2

Cuando la utilidad de corrección detecta una palabra desconocida (que no se
encuentra en ninguno de los cuatro diccionarios), MS-Word nos permite
añadirla al diccionario seleccionado como personalizado. Si como tal tenemos
seleccionado el diccionario personal2, todas las palabras que añadimos no se
incorporarán al Vocabulario de derecho penal y penitenciario ni en el
diccionario personal principal, que quedarán intactos, sino que se guardarán
en el archivo personal2.dic.
El contenido de este archivo es editable desde la ventana Diccionarios

personalizados, botón Editar lista de palabras, el cual nos permitirá acceder
al diccionario y agregar o eliminar palabras.
También podemos buscar el diccionario y abrirlo con el Bloc de notas. Aquí,

las únicas condiciones son mantener el orden alfabético, guardar el
documento codificado como Unicode y mantener la primera línea del
diccionario, que es la que codifica el idioma (por ejemplo, para el español
esta línea será: #LID 3082).
Una vez revisado, habrá que añadir las palabras en el diccionario personal.dic,
para evitar que en nuevas correcciones sea necesario discriminar entre

antiguas y nuevas adquisiciones y proceder a su eliminación del nuevo
diccionario personalizado (así en siguientes correcciones sólo se incorporarán
palabras nuevas).
Este proceso nos permitirá eliminar posibles errores y, lo que es más
importante, detectar terminología no contemplada en ninguno de los
diccionarios utilizados.
Para terminar el tema de los diccionarios sólo recordar que el MS-Word
también permite definir diccionarios de exclusiones. Si queremos evitar la
aparición de una forma no recomendable de un término podemos generar un
diccionario especial que marcará las palabras en él contenidas como faltas de
ortografía.
Para crear un diccionario de este tipo, empieza por generar un documento
con el bloc de notas. Añade la lista de palabras que quieres excluir del
diccionario estándar. En minúsculas. Ordénalas alfabéticamente.
Guarda el documento codificado como Unicode y, este es el punto clave, dale
el siguiente nombre:
ExcludeDictionaryXXYYYY.lex
En donde XX son las letras ISO del idioma e YYYY el código LCID del idioma.
Así, por ejemplo, el diccionario de exclusiones para el español sería:
ExcludeDictionaryES240c.lex
El diccionario debe almacenarse en la carpeta de diccionarios de Microsoft,
carpeta que, en función del sistema operativo, puede diferir ligeramente:
Así, para Windows Vista sería:
C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Microsoft\UProof
Mientras que para Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP
sería:
C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application
Data\Microsoft\UProof
Puedes encontrar un listado de los códigos de idioma en:
http://msdn.microsoft.com/ca-es/goglobal/bb964664.aspx

Composición de un documento y tareas avanzadas
Estilos
El siguiente nivel en la estructuración del texto lo encontraremos en los
estilos. Con este término MS-Word define una de las herramientas más
potentes del programa.
Podemos definir un estilo como una macroinstrucción de formato. Para cada
una de las características de formato de carácter y de párrafo que hemos
aplicado hasta ahora hemos debido introducir la correspondiente orden
individual. Los estilos agrupan conjuntos de esas órdenes y permiten aplicarlas
todas a la vez con una única instrucción.
Los estilos, además de permitir un rápido formateo del texto, también
garantizan una uniformidad del mismo a lo largo del documento, además de
simplificar tareas como la realización de tablas de contenido, los esquemas…
Para aplicar un formato de estilo determinado deberemos de indicar el texto
al cual vamos a aplicarlo y posteriormente determinaremos el estilo escogido
de la lista de estilos disponibles en el apartado Estilos de la cinta Inicio. De
forma completamente automática MS-Word aplicará las diferentes
especificaciones a los caracteres, si el estilo era de carácter (sólo incluía
formatos de tipo carácter) o al párrafo completo (si el estilo era de ese tipo).
Sin embargo empecemos con lo que aporta MS-Word por defecto. El apartado
Estilos de la cinta Inicio presenta tres grupos desplegables. El primero
corresponde con la ventana de estilos rápidos y accederemos a ella utilizando
el icono inferior de la barra de desplazamiento:
Los estilos rápidos son eso… estilos que se aplican con rapidez. Consiste en
una lista preparada, e interrelacionada, de opciones:

La parte superior de esta ventana permite visualizar el nombre y el aspecto
de aquellos estilos que cataloguemos como de uso común. Basta con situar el
cursor sobre un párrafo y seleccionar uno de los estilos propuestos. Y casi
siempre funciona (dejaremos la explicación para más tarde).
La parte inferior aporta tres características interesantes. La primera es la que
permite convertir en estilo rápido una determinada composición que hayamos
configurado en nuestro documento. Simplemente posicionemos el cursor en el
párrafo escogido y hagamos clic en Guardar selección como un nuevo estilo
rápido:
Un nombre que nos recuerde para qué lo queremos y ya está (si nos olvidamos
del botón Modificar…). Un clic en Aceptar y ya tenemos una nueva casilla en
nuestra ventana de estilos rápidos.
La opción Aplicar estilos tiene su máxima utilidad cuando estemos
componiendo el estilo visual de un documento. En lugar de acceder a las listas
de estilos rápidos o al panel de estilos, Aplicar estilos abre una ventana de
reducidas dimensiones que aporta las mismas funcionalidades:
La opción central, Borrar formato, elimina todo el formato aplicado al

párrafo (o a la selección) y aplica el estilo más simple del programa: El estilo
Normal.
Por su parte, el botón Cambiar estilos, situado a la derecha del desplegable
que acabamos de comentar, permite redefinir el conjunto de tipografías,
colores y estilos aplicados al documento. Nada que objetar si nuestro deseo es
la edición de documentos. En cambio, si lo que deseamos es, simplemente,
reducir los costes de edición, lo mejor que podemos hacer es olvidarnos de
esta función y centrarnos en la creación de un conjunto de estilos
interrelacionados simple que resuelva la mayor parte de nuestros documentos
de una forma sencilla y , especialmente, rápida.
Empecemos por dar algunas definiciones. MS-Word establece toda una serie
de tipos de estilo en función del alcance de su aplicación:
• Estilo de carácter
• Estilo de párrafo

• Estilo vinculado
• Estilo Tabla
• Estilo Lista
Los estilos de carácter son aquellos que sólo aplican formato a los caracteres
como tales, mientras que los estilos de párrafo afectan a todo el párrafo (y
por tanto también a todos los caracteres que lo componen). En función de esa
distinción los elementos aplicables serán los que correspondan a cada unidad.
Así pues, podrá aplicarse un estilo tipográfico como la negrita a un carácter (o
a un grupo de caracteres) o a un párrafo completo, pero no podrá aplicarse
una alineación centrada más que a un párrafo.
Los estilos vinculados pueden aplicarse indistintamente a caracteres o a
párrafos. Este nuevo tipo de estilo se ha incorporado a MS-Word para resolver
los conflictos que creaba la aplicación, por ejemplo, de un estilo de carácter
sobre un párrafo con un estilo propio y que compartiera alguna característica
de con el anterior. Así, por ejemplo, si tenemos los siguientes estilos:
• Carácter: Color azul, 18 puntos negrita.
• Párrafo: Color rojo, Times, negrita.
Y aplicamos a un párrafo el estilo de párrafo y luego a una parte de ese
párrafo le aplicamos el estilo de carácter, dado que aplicamos sobre esos
caracteres dos veces la instrucción negrita, esta característica se autoanula y
el resultado carece de esa particularidad a pesar de que ambos estilos la
incorporaban.
Por su parte, los estilos de tablas y de listas configuran estructuras en tabla y
en listas.
Vamos a centrarnos en la construcción de un grupo de estilos y a ver cómo
podemos, con un poco de paciencia, construir un sistema de trabajo que
facilite nuestra tarea de maquetar un documento con el mínimo coste posible.
Para ello obviaremos algunos puntos que más parecen de lucimiento que
elementos prácticos y nos centraremos en los detalles básicos más esenciales.
El único secreto para poder definir un nuevo conjunto de estilos
correctamente interrelacionados consiste en la planificación previa de los
estilos. En general, los estilos se suelen utilizar para gestionar los diferentes
niveles de títulos de un documento. La estrategia en este caso es diseñar el
formato de cada título según una línea creciente que vaya desde el texto
genérico (el de nivel más bajo) hasta el título de más alto nivel. Esto
permitirá organizar una estructura interdependiente que permitirá asimilar
cambios posteriores de forma automática.
Empecemos pues, por escribir un texto cualquiera en un documento en blanco
de forma que configure un párrafo y repitamos el paso para tantos niveles
como deseemos (que en nuestro caso van a ser 5 niveles). Apliquemos las
características que creamos interesantes a nuestro nivel básico (fuente,
tamaño, justificación, tabuladores…).
Activemos el panel de estilos con un clic en el icono situado en la esquina
inferior derecha del apartado Estilos:

Ahora nuestra pantalla debería parecerse a:
Observaremos la aparición de un panel lateral en el que se visualizan todos los

estilos disponibles.
Panel en el que podemos observar las características visuales del estilo y el

tipo del mismo gracias al icono situado en el lado derecho. Así mismo, si
ubicamos el cursor sobre uno de los estilos, MS-Word nos mostrará una
ventana con todos los datos del mismo:

Una segunda característica interesante la obtenemos al hacer clic sobre un
estilo determinado:
En esta ventana es posible, entre otras opciones, seleccionar todas las

apariciones de un estilo, borrarles el formato o revertir al formato base de
cada uno de ellos.
Retornemos a nuestro propósito. La forma más cómoda de crear un estilo de
párrafo es seleccionar un párrafo con todos los elementos de formato que
queramos incluir y entonces hacer clic en el botón Nuevo estilo situado en el
Panel de estilos en la esquina inferior izquierda.
Esta acción da paso a la siguiente ventana:
Empecemos por darle un nombre al estilo (Normal no vale, que ya está cogido
☺). Y por especificar que el estilo es de párrafo.

Con la especificación Estilo basado en MS-Word permite elegir cuál será el
estilo del que partirá este estilo. Esta opción permite crear una verdadera
cadena de dependencias entre estilos. Así por ejemplo una estructura:
estilo C basado en un estilo B basado en un estilo A permitiría que al
modificar una característica básica del estilo A automáticamente el estilo C y
estilo B se vieran afectados en la misma línea.
En este caso, y ya que es nuestro estilo básico, no seleccionemos ningún estilo
base (opción (sin estilo))
Establecer una verdadera jerarquía de familias de estilos que cubra
todas las posibilidades puede convertirse en un trabajo complejo por su
extensión, aunque no por su dificultad
Y con Estilo del párrafo siguiente que permite definir cuál será el estilo que
aplicado de forma automática al párrafo siguiente al pulsar la tecla Retorno,
tendremos cerrado el círculo. Esto tiene una especial relevancia cuando se
utilizan títulos de forma habitual. Si definimos que un estilo de texto básico
es el que sigue a un estilo de título, no deberemos de preocuparnos de
modificar el estilo al iniciar el texto normal que sigue al título, puesto que el
programa lo hará por nosotros.
Orea vez, ya que estamos en el estilo básico, seleccionemos como estilo
siguiente al propio estilo para facilitar la secuencia de escritura.
Una nota más: El estilo normal es el que utiliza MS-Word como el
estándar en los documentos nuevos. Por lo tanto, si procedemos a
modificarlo estaremos personalizando los nuevos documentos de forma
automática con todas aquellas características básicas que deseemos.
Terminemos por acabar con la definición de nuestro estilo básico. En el botón
formato podremos configurar todos los elementos básicos que queremos
establecer como base. Elementos que irán a apareciendo en el cuadro de
texto situado bajo el ejemplo.
Establezcamos los parámetros de la tipografía. A nuestro gusto. Ataquemos las

características de párrafo. Aquí serán de especial interés el espaciado
posterior (en general un 50% del tamaño de la tipografía seleccionada), la
alineación y, en los estilos referentes a títulos será muy importante
establecer el nivel de esquema.
En la ficha Líneas y saltos de página será importante establecer el Control de
líneas viudas y huérfanas y cuando tratemos con los niveles de títulos, las
características de Conservar con el siguiente y de Salto de página anterior.
Aprovechemos ya que estamos aquí, para controlar las tabulaciones: Colocar
una tabulación izquierda cada centímetro o centímetro y medio hasta un total

de 5 (por el número de niveles) y una tabulación derecha en el margen
derecho puede ser una buena política.
Idioma y método abreviado (si queremos asignar el estilo a una combinación
de teclas) son otro par de características a tener en cuenta.
Así, pues, si por ejemplo establecemos una letra de 12 puntos deberemos
indicar un espaciado posterior de 6 puntos, lo que nos aportará claras
ventajas:
• Para separar dos párrafos no habrá que añadir un retorno manual
adicional, bastará con el primer retorno.
• No será necesario revisar el documento para localizar líneas en blanco
al inicio de la página o tener que añadir líneas entre párrafos en el caso
de que por posteriores modificaciones del documento hayan desplazado
un párrafo al inicio de una página (y sin línea en blanco por encima) a
la página anterior (y consecuentemente que falte una línea para
separarlo del párrafo anterior).
Se puede elegir entre definir un espacio antes o un espacio después ya
que los resultados son prácticamente los mismos, aunque nuestra
propuesta es que reservaremos el espaciado por encima del párrafo para
aumentar la distancia con los apartados anteriores de los títulos.
En cuanto al nivel de esquema hay que saber qué significa el término esquema
para MS- Word.
La función esquema aplica a un párrafo un formato no visible que establece el
rango (del 1 al 9) de un párrafo respecto al resto de párrafos del documento
de tal forma que se genera una relación de dependencia estructurada en el
documento. Con esta asignación de relevancia el programa podrá después
gestionar los párrafos según la estructura jerárquica que se les haya otorgado.
Esta gestión la hará con herramientas como la visualización de esquema, el
mapa del documento o los índices (tablas de contenidos).
En nuestro caso los diferentes niveles de títulos llevarán asimilados un nivel
de esquema correlativo desde el nivel más alto (el 1) hasta el nivel más bajo
(el 5), mientras que el texto normal se clasificará como Texto
independiente.
En la ficha Líneas y saltos de página:
El control de líneas viudas y huérfanas, activada siempre por defecto,
impide que quede la primera línea de un párrafo sola al final de una
página (huérfana) o la última línea del párrafo sola al comienzo de una
página (viuda). Este problema se soluciona con el desplazamiento de la
línea huérfana a la página siguiente. Para las líneas viudas, el programa
tomará una línea adicional del párrafo para que la acompañe. Esta
solución, sin embargo genera un conflicto de intereses si el párrafo en
cuestión sólo tiene tres líneas, lo que se traduce en una nueva
repaginación siempre que el cursor se desplaza por este párrafo en
concreto.
Con la opción Conservar con el siguiente evitaremos la inserción de un
salto de página automático entre el párrafo afectado por esta orden y en

el párrafo siguiente, lo que impedirá que un título pueda quedar aislado
al final de una página. Obviamente esta función no la activaremos para
el texto base, sino que lo haremos para todos los formatos de título.
No hay que confundir esta opción con la de Conservar líneas juntas, que
evita la aparición de un salto de página entre las líneas que se
especifican.
Salto de página anterior inserta un salto de página manual antes del
párrafo. Esta característica puede ser válida para el títulos de primer
nivel que inician, por ejemplo, un capítulo, ya que evita tener que
insertar un salto de página manualmente.
Terminado esta definición podemos definir el resto de estilos. Podemos actuar
de diferentes formas. Basar el estilo de nivel cinco en el estilo básico, el del
nivel 4 en el de nivel 5, el de nivel 3 en el nivel 4…
Nuestra propuesta es más simple. Basarlos todos en el nivel base. Así pues,
definiremos el nivel 1 como un estilo de párrafo de nivel 1 basado en el estilo
base, con las características que deseemos y estableciendo que el Estilo del
párrafo siguiente es el estilo base. El nivel 2 como un estilo de párrafo de
nivel w basado en el estilo base, con las características que deseemos y
estableciendo que el Estilo del párrafo siguiente es el estilo base…
En todos los casos marcaremos la opción Agregar a la lista de estilos rápidos
para que este estilo aparezca en la galería de Estilos rápidos, activaremos la
opción Documentos nuevos basados en esta plantilla si no trabajamos
directamente en una plantilla y, sin embargo, deseamos que los nuevos estilos
se asocien a la plantilla en la que se basa el documento actual. Y,
desmarcaremos la opción Actualizar automáticamente para que las
modificaciones que se efectúen a un párrafo con uno de esos estilos no se
apliquen al estilo de forma automática (esta última opción no está disponible
para los estilos de caracteres y de tabla).
Finalizada la estructuración, podríamos guardar el documento como una
plantilla y utilizarla para la creación de nuevos documentos

Composición de un documento y tareas avanzadas
Tablas e índices
MS-Word llama Tabla de contenidos (del inglés Table of contents) al índice de
un documento, mientras que reserva el término Índice para hacer referencia al
índice temático o alfabético del documento.
Accesibles en la cinta referencias, MS-Word incluye toda una serie de sistemas
automáticos de referenciación. Además de los dos ya comentados,
encontraremos las Tablas de ilustraciones para agrupar las referencias a
ilustraciones, tablas y ecuaciones y las Tablas de autoridades para agrupar
las referencias a citas, autores, referencias legales…
Tablas de contenidos
Una tabla de contenidos, nuestro Índice, es una lista ordenada de los capítulos,
artículos, materias, voces, etc. que contiene un documento, con indicación del
lugar donde aparecen. En general tendremos, pues, una lista de los diferentes
títulos del documento o, mejor dicho, una lista que incluirá todos los párrafos
del documento que tengan asignado un estilo con un nivel de esquema
específico.
Si hemos utilizado una estructura de estilos correctamente diseñada
podremos generar una tabla de contenidos de forma automática y simple
desde la opción Tabla de contenidos de la cinta Referencias.
La asignación de un elemento a la Tabla de contenidos se realiza mediante el
uso de los estilos tal como hemos comentado, aunque también es posible
añadir manualmente un determinado texto a la misma de forma puntual sin que
se le haya asignado un estilo específico.
Empecemos, no obstante, con lo más fácil. Si partimos de un documento en el
que se ha aplicado estilos específicos a los títulos que deseamos referenciar,
nuestra única preocupación, antes de definir la tabla, es asegurarnos si esos
estilos tienen indicado un nivel de esquema.
Observemos los siguientes textos:
Si nuestra forma de trabajar no acostumbra a ser la de quienes se

encuentran más cómodos visualizando los códigos no textuales en la
pantalla, ha llegado el momento en cambiarla. Cuando menos en lo que
a generación de tablas se refiere. Pulsemos, pues el botón Mostrar todo
en el grupo Párrafo de la cinta Inicio:

A pesar de que los textos mostrados son exactamente iguales y que ambos
tienen la misma apariencia, el primero corresponde a un estilo al que se le ha
asignado un nivel de esquema, mientras que al segundo es un párrafo normal
al que se le han aplicado una serie de características de formato.
Así, pues, si nuestro estilo está adaptado a la generación de tablas, en la ficha
Sangría y espacio de la ventana Párrafo, observaremos que el nivel de
esquema está asignado a alguno de los nueve valores disponibles en lugar de
la marca Texto independiente que es la que corresponde al texto normal de
los párrafos.
Por cierto, los marcadores en forma de pequeños cuadrados negros que

aparecen en ambos laterales del primer párrafo indican la existencia de
especificaciones relativas a la relación con otros párrafos (conservar con
el siguiente, conservar líneas juntas…) y no tienen nada que ver con los
niveles de esquema o con la aplicación de estilos.
Sigamos. Estábamos en que disponíamos de un documento (podéis
descargaros el documento tablas.docx) en el que se habían aplicado estilos y
que dichos estilos tenían asignados niveles de esquema. Nuestro documento,
además, dispone de una página inicial en blanco.
Situémonos en dicha página inicial, un par de párrafos bajo el indicador del
índice y activemos la cinta Referencias. En el lado izquierdo encontraremos el
apartado Tabla de contenido.

En el botón Tabla de contenido tendremos acceso a las tablas
predeterminadas que aporta MS-Word y a un menú para personalizar nuestro
índice.
Vayamos a Insertar tabla de contenido…

En la ficha Tabla de contenido determinaremos cuáles son los parámetros
que utilizaremos al configurar nuestro índice.
Mostrar números de página, alinearlos o no al lado derecho de la página,
establecer un carácter de relleno o determinar si los números de página
actuarán como hipervínculos para redirigir el foco del programa al punto exacto
del documento serán características que visualizaremos directamente en las
dos ventanas de vista previa disponibles (para documentos de MS-Word o
estructuras web).
Además de estas características meramente formales, en Mostrar Niveles
podremos especificar qué textos con estilos que incluyan niveles de esquema
formarán parte de nuestro índice. Seleccionemos, en el documento de ejemplo,
el valor 5.
Observemos lo siguiente: en las vistas previas aparecen los estilos Curso
Nivel 1 y Título 1. Ambos son estilos que incluyen niveles de esquema. Título 1
es uno de los estilos predeterminados de MS-Word, mientras que Curso Nivel 1
es un estilo generado para nuestro documento de ejemplo.
En el supuesto de que no hayan utilizado los títulos por defecto del programa
(Título 1 a Título 9) deberemos indicarle al programa qué estilos corresponden
a cada nivel de índice. Para ello accederemos a la ventana Opciones de tabla
de contenido:

En Estilos disponibles aparecerán todos los estilos que incluyen niveles de
esquema. Observemos que los estilos Curso aparecen en el listado y están
seleccionados. A cada estilo le acompaña el nivel de esquema que tiene
asignado. Esta forma de especificar el nivel permite modificar la posición
horizontal de la presentación del estilo en la tabla sin que el estilo en sí se vea
afectado.
Comprobemos que no existen más estilos activados. Para ello desplacémonos
por el listado de estilos y borremos los guarismos que especifican el nivel de
TDC:
Esta acción no es imprescindible, sin embargo nos garantizará que si por

error hemos activado otros estilos, los párrafos afectados no interfieran
en la tabla.
Observemos, ahora, que las vistas previas reflejan únicamente los estilos
contenidos en el documento.

Si en el cuadro de texto Formato seleccionamos uno de los estilos predefinidos
observaremos las propuestas que hace el programa. En cambio, si elegimos la
opción Estilo personal, MS-Word activará el botón Modificar... desde el que
podremos adaptar cada uno de los 9 estilos de título que soporta el programa y
que designa con los nombres TDC 1 … TDC 9.
De todas formas no os aconsejamos entrar a este detalle. Es más simple

modificar globalmente características como el tipo de letra o los
márgenes directamente sobre la tabla ya generada.

Establecidos todos los parámetros sólo tendremos que hacer clic en el botón
Aceptar para que MS-Word inserte el índice en el punto en el que hubiéramos
situado el cursor.
Dejemos algo claro. El índice es un código. A pesar de ello podemos hacer clic
en un punto cualquiera y modificar el texto, la configuración o los valores que
se visualizan e imprimen (aunque si actualizamos el índice perderemos todas
las modificaciones hechas manualmente).
Hagamos clic en cualquier punto del índice:

Si hemos revisado el documento, modificado la numeración de página (al
colocar el índice en la primera página podemos necesitar establecer
numeraciones con saltos de sección, numeraciones modificadas…) o cualquier
otra acción que haya podido afectar a la estructura visual del documento,
deberemos actualizar la tabla.
Para ello bastará con hacer clic en la icono Actualizar tabla o pulsar la tecla
F9 (con la tabla seleccionada) y seleccionar la opción que más nos convenga:
La versión 2007 de MS-Word aporta dos nuevas características a las tablas. De

entrada podemos añadir elementos al índice aunque les hayamos aplicado un
estilo específico.
Así pues, si deseamos que el índice incluya texto que no tiene formato de título,
podemos marcar manualmente elementos de texto específicos. Para ello
debemos empezar por seleccionar el texto que queremos incluir en la tabla de
contenido (¡cuidado!, se utiliza el párrafo al completo, no una parte del mismo).
El siguiente paso será hacer clic en Agregar texto, en el grupo Tabla de
contenido de la cinta Referencias.
En el cuadro que aparece hagamos clic en el nivel en el que deseemos

etiquetar la selección. Si, por ejemplo, marcamos Nivel 1 podremos mostrar un
nivel principal en la tabla de contenido.
Repitamos los pasos hasta haber etiquetado todo el texto que deseamos que
aparezca en el índice. Actualicemos la tabla y los párrafos indicados formarán
parte del mismo.
NOTA: no existe indicación visual alguna de la selección realizada, por lo
que para deshacer una inserción deberemos saber qué párrafo fue
seleccionado para incluirlo en el índice.

La segunda característica es que podemos añadir nuestra propia configuración
de Tabla de contenido al sistema automático del programa.
Seleccionemos la tabla y, en el grupo Tabla de contenido de la cinta
Referencias, hagamos clic en el botón Tabla de contenido. La opción
Guardar selección en galerías de tablas de contenidos está ahora activa.
Establezcamos los parámetros que deseemos y pulsemos el botón Aceptar. A

partir de ese momento nuestra definición particular de índice estará disponible
en el cuadro Tabla de contenido.
Índices temáticos
Un índice será para MS-Word un listado de conceptos del documento. Cada
concepto puede estar representado por cosas tan dispares como un símbolo,
un término, una palabra o un grupo de palabras, una temática que ocupe varias
páginas o, incluso, otra referencia del propio índice (Rafting: Ver deportes de
aventura).
Reconozcámoslo. Lo más pesado de los índices es que hay que marcar,
una a una, todas las referencias del documento y dado que los índices
temáticos en general sólo se generan para documentos largos realizar
esta tarea supondrá un gasto importante de tiempo ya que para cada
referencia deberemos establecer una marca en el documento para
identificar la referencia.
Existen dos formas de generar los índices alfabéticos o temáticos. Una
totalmente manual y otra a partir de un documento de relaciones. Empecemos
por el sistema manual.
Para crear las marcas de índice de forma manual debemos realizar la siguiente
secuencia de acciones:
Seleccionemos el elemento que queramos añadir al índice (una palabra o
palabras, una frase o varias…) o situémonos en el punto exacto en el que
queramos insertar la marca.
1. Accedamos a la cinta Referencias y, en el grupo Índice, hagamos clic
en el botón Marcar entrada (o utilicemos la combinación de teclas Alt +
Mayús + X).

2. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos
seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya inscrito ese
texto (podemos modificarlo si queremos). En el supuesto que
quisiéramos utilizar un texto específico y hubiéramos únicamente
posicionado el cursor, deberíamos introducir el texto en el recuadro
Entrada ahora. El texto de este recuadro es el único que aparecerá en
el índice.
3. El botón Marcar cierra el proceso

La repetición de estos tres pasos con todos aquellos puntos que queramos
utilizar como elementos de índice finalizará el primer proceso estableciendo los
campos indicadores del índice en el documento ya que MS-Word genera
automáticamente un campo especial de entrada de índice (XE):
{XE "deportes de aventura"}
Veamos algunas particularidades. Empecemos por aclarar que es posible
personalizar una entrada creando una subentrada, una entrada de tercer nivel
o una referencia cruzada a otra entrada:
• Para crear una subentrada, es preciso escribir el texto de la misma en el
cuadro Subentrada.
• Para incluir una entrada de tercer nivel, es preciso escribir el texto de la
subentrada seguido por el símbolo dos puntos (:) para, a continuación,
escribir el texto de la entrada de tercer nivel.
• Para crear una referencia cruzada a otra entrada, es preciso hacer clic
en Referencia cruzada en el apartado Opciones y, a continuación,
escribir en el cuadro el texto exacto de la otra entrada.

Si deseamos aplicar un cierto estilo (negrita, tipo de letra versal… a un texto de
una entrada o subentrada, simplemente seleccionemos el texto con ese
formato o, en el mismo cuadro Marcar entrada de índice, procedamos a
activar la ventana Fuente (cinta Inicio, grupo Fuente). En cambio , para el
número de la página de la referencia, debemos utilizar directamente las
opciones del apartado Formato de los números de página.
Con un clic en el botón Marcar establecemos, tal como hemos dicho, el
marcador correspondiente al índice para esta única referencia). En cambio el
botón Marcar todas nos permitirá hacer referencia de una vez a todas las
apariciones de ese elemento en el documento. Apariciones con una distribución
de mayúsculas y minúsculas exactas a la del texto seleccionado.
El cuadro de diálogo Marcar entrada de índice puede permanecer abierto
mientras navegamos por el documento y establecemos diferentes marcas de
índice. Para terminar, simplemente, pulsaremos sobre el botón Cerrar.
Así pues, el establecimiento de un marcador podría parecerse a:
Y el marcador correspondiente:
También podemos marcar entradas de índice para texto que se extienda un

intervalo de páginas. Para ello deberemos empezar seleccionando el intervalo
de texto al que deseemos que haga referencia la entrada del índice.
Luego, en el grupo Vínculos de la cinta Insertar, debemos hacer clic en
Marcador.
Introduciremos un nombre en el cuadro Nombre del marcador y haremos clic
en Agregar.
De regreso al documento, haremos clic al final del texto marcado con el
marcador que acabamos de establecer. En ese punto, en el grupo Índice de la
cinta Referencias, haremos clic en Marcar entrada, y en el cuadro Entrada
escribiremos el texto que deseemos utilizar para referirnos a la entrada de
índice.

Marcadas todas las entradas de índice, podemos generar el índice en sí.
MS-Word agrupará las entradas de índice, las ordenará alfabéticamente, creará
referencias a sus números de página, buscará y quitará las entradas
duplicadas de la misma página y mostrará el índice del documento.
Para ello, simplemente, debemos hacer clic en el botón Insertar índice de la
cinta Referencias:
En la ventana Índice, de forma paralela a cómo hicimos para las Tablas de

contenido, debemos seleccionar los diferentes indicadores y pulsemos
Aceptar para cerrar el proceso.
El sistema utiliza un cambio de sección para separar el índice del texto

existente. Dado que, por defecto el índice se estructura en dos columnas,
deberemos tener en cuenta este detalle si colocamos un índice en mitad del
documento.

Si las referencias son conocidas podemos acelerar el proceso usando un
archivo de concordancias, que no es más que un archivo donde, en columnas
tabulares (separadas por un único tabulador) o en tabla de dos columnas, han
sido introducidos, a la izquierda el texto tal como está en el documento y a la
derecha la entrada para el índice. Este fichero de concordancias se activa
desde el botón Automarcar de la ficha Índice. En este contexto sólo se hace
referencia a la primera ocurrencia de la entrada en un mismo párrafo. Con este
proceso marcaremos las entradas de forma automática, conservando el uso del
separador dos puntos (:) para los niveles y solamente nos quedará la
generación final del índice.
Si en lugar de palabras o frases queremos marcar símbolos como @, © o ®,
éstos se relacionaran antes del texto normal, y en los formatos que incluyen
separadores alfabéticos, el separador utilizado será la almohadilla (#).

Las macros
Las macros son la gran meta inalcanzable de los programas de tratamiento de
textos. Fueron concebidas, en un principio, como la posibilidad de memorizar
series de pulsaciones de teclas para ganar tiempo en tareas repetitivas.
Rápidamente sin embargo, las empresas desarrolladoras añadieron nuevas
posibilidades de gestión de datos y de control del flujo de trabajo.
Para bien o para mal, ahora, las macros son una aplicación de programación
avanzada muy lejos del objetivo de simplificación que teóricamente impera en
el mundo digital.
A pesar de todo ello, todavía podemos afirmar que una macro consiste en una
serie de órdenes e instrucciones que se agrupan en un único mandato, que al
ser invocado ejecuta, punto por punto, todas y cada una de las instrucciones
especificadas.
Hacer macros sin saber programar
Que las macros sean un recurso de programación avanzada no significa que
estén reservadas a los programadores. MS-Word ofrece dos maneras de crear
macros: La grabadora de macros y el Editor de Visual Basic.
Y con cuatro nociones básicas es suficiente para poder hacer macros eficientes
y con relativa facilidad.
En primer lugar debemos tener en cuenta una serie de premisas previas a la
creación física de la macro:
1. Antes de grabar o escribir una macro, hay que planificar los pasos y
conocer las peculiaridades de las órdenes que queremos ejecutar con la
macro. Si se comete un error en el momento de la grabación, las
correcciones también se grabarán (aunque no siempre será fácil, si nos
equivocamos después podremos modificar la macro y borrar los pasos
innecesarios que se hayan grabado).
2. Debemos prever los posibles mensajes (de error, de alerta, de
información, de confirmación, etc.) que MS-Word pueda mostrar. Por
ejemplo, si la macro incluye una orden de Búsqueda o de Reemplazo y
no hemos tenido la precaución de seleccionar Todo en el cuadro
Buscar, puede ocurrir ser la macro sólo busque hacia arriba o hacia
abajo. En este caso MS-Word detendrá la macro cuando llegue al
principio o al final del documento y mostrará un mensaje preguntando si
deseamos continuar la labor iniciada.
3. Si utilizamos con frecuencia una macro específica, es preferible
asignarla a un botón de la barra de herramientas o una combinación de
teclas de método abreviado. De esta forma, podremos ejecutarla
directamente sin tener que abrir el cuadro de diálogo de macros.
4. La versión 2007 de MS Word no muestra el diálogo de Macros de forma
completa. Es preciso modificar la configuración de fábrica para poder
visualizar la cina Programador en la que se agrupan todos los
elementos relacionados con las macros (en la cinta Vista aparece un

botón Macros que solamente permite grabar macros y acceder a la
ventana homónima).
Una vez dibujada la macro en un papel debemos determinar qué segmentos de
nuestra macro corresponden a acciones que pueden completarse con
funciones u órdenes dentro del mismo documento, y cuáles son los pasos que
requieren programación.
Por ejemplo:
Problema: Hemos conseguido un glosario inglés - español - italiano en
formato de texto, donde los códigos de idioma son UK, ES e IT, y
lo queremos incorporar a nuestra base de datos en formato
MultiTerm, donde los códigos de idioma correspondientes son
<English>, <español> e <italiano> y las fichas se separan con un
doble asterisco:
Formato de datos de origen Formato de datos de final
**
UK Accounting Principles Board <English>Accounting Principles Board
UK APB <English>APB
ES Consejo de principios de <español>Consejo de principios de
contabilidad contabilidad
**
UK Act annexed to this decision <English>Act annexed to this decision
ES acto unido a la presente <español>acto unido a la presente
decisión decisión
IT atto unito alla presente decisione <italiano>atto unito alla presente
decisione
UK Act of Congress **
ES proyecto del Congreso USA, <English>Act of Congress
que es aprobado por el Presidente <español>proyecto del Congreso USA,
y se convierte en ley que es aprobado por el Presidente y
se transforma en ley
UK Administrative Council **
ES consejo de administración <English>Administrative Council
IT consiglio d'amministrazione <español>consejo de administración
<italiano>consiglio d'amministrazione
UK Administrative Council **
<English>Administrative Council
UK Admiralty **
ES Almirantazgo <English>Admiralty
NOTA relativo al derecho marítimo <español>Almirantazgo
IT Ammiragliato <Nota>relativo al derecho marítimo
<italiano>Ammiragliato
Solución 1: Realizar cuatro búsquedas y sustituciones consecutivas de las

cadenas para los tres idiomas y las notas y una más para el
espacio entre términos (en total 5 operaciones).
Inconvenientes: La función de búsqueda y sustitución suele fallar cuando el
documento de trabajo es muy grande. En este caso pueden

surgir mensajes que comunican la imposibilidad de deshacer
la operación.
Cinco búsquedas suponen cinco veces más de posibilidades
de equivocarse. Por ejemplo si en el caso del español
olvidamos marcar la casilla Coincidir mayúsculas y
minúsculas podremos generar un nuevo término si nos
encontramos una definición o una nota si existe alguna una
frase que empiece por ES.
Debemos permanecer delante del ordenador para encadenar
todas las búsquedas.
Solución 2: Diseñamos una macro que evalúe cada caso y que haga la
sustitución correcta en cada caso
Inconvenientes: Si no tenemos que repetir nunca más este proceso y el
documento es poco voluminoso dedicaremos más tiempo a
hacer la macro que a realizar las operaciones de forma
manual.
Veamos cómo resolveríamos la primera de las premisas con las que hemos
iniciado el tema:
Análisis del problema:
Buscar un código, borrarlo, y escribir un texto nuevo son cosas que podemos
hacer con las órdenes de MS-Word. En cambio, la acción de volver atrás y
repetir el proceso anterior hasta que ya no haya ningún otro código para
sustituir no podemos hacerla con opciones del programa. Esta segunda parte
será una candidata clara al trabajo con el lenguaje de macros del programa y la
gestionaremos desde el Editor de Visual Basic, mientras que para las demás
acciones usaremos la grabadora.
Ejecutar la búsqueda del

espacio entre términos
Insertar la marca de
inicio del término (**)
Ejecutar la búsqueda
código de idioma o nota
Seleccionar la opción
correcta
Insertar la etiqueta Insertar la etiqueta

para la opción 1 para la opción 5

La grabadora de macros
La grabadora de macros es una característica del programa que permite
memorizar secuencias de instrucciones y las guarda como una serie de
órdenes de MS-Word en Visual Basic para Aplicaciones.
Al grabar una macro debemos tener siempre presente una norma: Podemos
utilizar el ratón para seleccionar comandos y opciones, no obstante la
grabadora de macros no grabará los movimientos del ratón en la ventana del
documento. Por ejemplo, no puede utilizarse el ratón para mover el punto de
inserción, ni tampoco para hacer clic o arrastrar para seleccionar, copiar o
mover elementos. Es necesario utilizar el teclado para grabar estas acciones
(ver el Anexo Utilizando el teclado).
Para empezar a grabar una macro debemos activar la opción Grabar macro en
la cinta Programador (o su acceso homónimo en la cinta Vista):
En ambos casos se nos solicitará un nombre para la macro, nombre que no

admitirá espacios en blanco. De manera opcionalmente obligatoria podremos
añadir una descripción y, si queremos tener un acceso rápido a la macro,
podemos asignarla a la barra de herramientas o especificar una combinación
de teclas de método abreviado. En este caso, para ejecutarla sólo tendremos
que hacer clic en el botón de la barra de herramientas o pulsar la combinación
de teclas asignada. Deberemos, también, indicar dónde se guardará la macro.
Por defecto el programa las guarda en la plantilla normal.dotm.
Debemos tener cuidado con los nombres. Si asignamos a una nueva

macro el mismo nombre de una macro interna de MS-Word, las acciones
de la que estamos grabando reemplazarán a las de la macro existente.
Por ejemplo, la orden Guardar del menú Office tiene una macro adjunta
denominada ArchivoGuardar. Si creamos una nueva macro y le damos
el nombre ArchivoGuardar, al seleccionar el orden Guardar, el
programa ejecutará las instrucciones de la nueva macro. Para ver la lista
completa de las macros que incorpora MS-Word, hagamos clic en el

botón Macros de la cinta Programador, en el grupo Código y, en la
ventana Macros, seleccionemos Comandos de Word en el cuadro
desplegable Macros en.
Las macros pueden almacenarse en plantillas o en documentos. De forma

predeterminada, MS-Word guarda las macros en la plantilla Normal para que
estén disponibles desde todos los documentos. Sin embargo, si queremos
utilizar la macro en un único documento (el activo), podemos almacenarla en el
mismo documento. Las macros individuales de un documento se almacenan en
un apartado específico del documento llamado elementos de proyecto
macros y de forma predeterminada, el conjunto de las macros disponibles
recibe el nombre de NewMacros. Es posible copiar los proyectos desde un
documento a otro. Para hacerlo, o para eliminar o cambiar el nombre de un
proyecto macro, podemos utilizar el Organizador, accesible en el botón
Macros de la cinta Programador, en el grupo Código.
Tan pronto como finalicemos los requisitos previos volveremos a la ventana

activa del documento, en ese momento observaremos varios cambios en
nuestro entorno de trabajo

• En el grupo Código de la cinta Programador la opción Grabar macro
se ha convertido en Detener grabación, mientras que la opción Pausar
grabación ha pasado a estar activa.
• En la barra de estado ha aparecido un botón equivalente al de Detener

grabación.
• El cursor ha modificado su forma y lleva anexada una casete.
A partir de este punto todas, absolutamente todas, nuestras acciones (salvo los
desplazamientos y los clics del ratón en el área de edición del documento)
quedarán registrados hasta que pausemos la macro o la demos por finalizada.
Eso significa que, si minimizamos la ventana, cambiamos de aplicación o de
documento… todas esas acciones quedarán registradas y se repetirán cuando
queramos ejecutar la macro de nuevo.
Cualquier modificación o acción posterior sobre la macro deberemos realizarla
en el Editor de Visual Basic.
Veamos, ahora, algunos puntos que hemos dejado pendientes.
Activar la cinta Programador
Para activar la cinta Programador con todas las opciones relacionadas con las
macros y el diseño del documento debemos activar la opción Opciones del
Word en el botón de Office.
El acceso a las diferentes opciones se controla mediante el menú lateral

izquierdo. Por defecto la opción que aparece preseleccionada es Más
frecuentes. En caso contrario, selecciona este apartado. En la ventana que
aparece deberemos marcar la casilla Mostrar la ficha Programador en la
cinta de opciones. A partir de este momento y hasta nueva orden tendremos
disponibles las opciones asignadas a esa cinta.

Asignar un botón en la barra de herramientas a macro
Cuando creamos una macro con la grabadora, en la ventana Grabar macro
aparecen dos botones. El primero lleva como leyenda la palabra Botón.
Si pulsamos ese botón accederemos a la configuración del programa.

Observemos que el cuadro Comandos disponibles especifica la opción Macros
y que se encuentra desactivado.
Si en lugar de grabar una macro y asignarle un botón lo hiciéramos a
posteriori, deberíamos acceder desde la opción Opciones del Word en el
botón de Office, ir al apartado Personalizar y especificar Macros en ese
cuadro. Sigamos por esta vía (es totalmente equivalente a la anterior).

Observemos que nuestra macro se encuentra disponible en el cuadro de la
izquierda. Seleccionémosla y pulsemos el botón Agregar>>.
Con esta acción, nuestra macro se agregaría a la barra de herramientas de
acceso rápido. Con el icono de macros por defecto y con el nombre de macros
por defecto. Cambiémoslos. Pulsemos el botón Modificar…
Ahora podemos seleccionar el icono que deseemos de entre los disponibles y,

en el cuadro Nombre para mostrar, podemos cambiar el nombre con el que la
macro se identificará visualmente (el nombre real de la macro no cambia).
Asignar una combinación de teclado a la macro

Cuando creamos una macro con la grabadora, en la ventana Grabar macro
aparecen dos botones. El segundo lleva como leyenda la palabra Teclado.

Si pulsamos ese botón accederemos a la configuración del programa.
Observemos que el cuadro Categorías especifica la opción Macros y que se
encuentra desactivado.
Si en lugar de grabar una macro y asignarle una atajo de teclado lo hiciéramos
a posteriori, deberíamos acceder desde la opción Opciones del Word en el
botón de Office, ir al apartado Personalizar y especificar Macros en ese
cuadro. Sigamos, esta vez también, por esta vía (es totalmente equivalente a
la anterior).
Observemos que nuestra macro se encuentra disponible en el cuadro de la

izquierda. Esta vez no hace falta que la seleccionemos, simplemente pulsemos
el botón Personalizar…

En Categorías seleccionemos Macros (está en posiciones finales). Y de la
lista de Macros seleccionemos la nuestra (recordemos que conserva el nombre
con el que la grabamos aunque luego modificáramos el nombre con el que se
muestra).
En Nueva tecla de método abreviado pulsemos la combinación de teclas que
queremos asignar a la macro. Las combinaciones son teclas de función, letras,
números y las teclas Alt, Ctrl y Mayúsc. Cada vez que pulséis una
combinación, si ésta ya estuviera asignada, el programa os lo advertirá:
Dado que las teclas preasignadas son muchísimas, os recomendamos la

combinación Ctrl + Alt + [cifra], ya que es fácil de recordar y, además, están
todas libres.

El Editor de Visual Basic
Hablar del Editor de Visual Basic es hablar de programación. Como nuestro
propósito es obviar (en la medida de lo posible) todo aquello que parezca
aprender un lenguaje de programación, nos limitaremos una introducción
práctica a lo que nos interesa saber sobre el editor.
En general, si hacemos clic en la opción Editor de Visual Basic, en el submenú
Macro del menú Herramientas, nos aparecerá la pantalla del editor de
programación, que se parecerá estructuralmente a:
Cada una de las ventanas de estas pantallas tiene una funcionalidad muy
determinada. Por ejemplo, la ventana Propiedades establecerá toda una serie
de características propias de cada objeto, como el nombre del proyecto (o el
color del borde de un cuadro de texto, etc.). Si quisiéramos cambiar el nombre
de NewMacros por algo más comprensible podríamos hacer clic en la celda del
nombre y cambiarlo.
Y con eso habríamos iniciado nuestra carrera como programadores. Sin
embargo y ya que como hemos visto antes es posible cambiar este nombre
desde el Organizador, lo que haremos es olvidarnos (de momento) de esta
ventana y centrarnos en una serie de conceptos que a menudo aparecen en el
lenguaje de las macros y que una vez asimilados, tampoco volveremos a usar,
pero que hay que conocer ya que en un momento u otro, si nos aficionamos a
hacer macros, los veremos escritos en los mensajes de ayuda o en los
diferentes manuales que podamos consultar.

Conceptos de Visual Basic
Uno de los inconvenientes de la mentalidad informática es la facilidad extrema
de cambiar radicalmente un procedimiento con el pretexto de mejorar su
rendimiento. No es la primera vez que los documentos de un programa son
incompatibles con la nueva versión recién salida al mercado. Y las macros, el
reducto de los informáticos en las aplicaciones ofimáticas, no han escapado
casi nunca de esta problemática.
Hasta la versión 6.0 del MS-Word usaba un lenguaje de programación propio,
llamado WordBasic para escribir las macros. A pesar de que no era ninguna
maravilla de simplicidad, hay que reconocer que como mínimo, tenía la
mentalidad del tratamiento de textos con pocas (o muchas) pinceladas de
informática.
Con la aparición de Office 97 (MS-Word 7.0), Microsoft unificó todos los
lenguajes de macros de las diferentes aplicaciones y se incorporó una
adaptación del lenguaje Visual Basic (la evolución del antiguo Basic en el
entorno Windows) que llamó Visual Basic para aplicaciones.
La consecuencia de este cambio es que ahora, para hacer macros,
disponemos de un entorno de trabajo informático con algunas (más bien pocas
aunque suficientes) pinceladas del tratamiento de textos.
Visual Basic para aplicaciones es lo que se conoce como un lenguaje de
programación orientado al objeto. Esto quiere decir que en lugar de las
antiguas y crípticas órdenes de programación ahora tendremos referencias a
objetos reales, en propiedades y métodos que se estructuran bajo una lógica a
menudo ininteligible para el usuario no iniciado.
Probemos, sin embargo, definir qué es un objeto, una propiedad y un método.
Los objetos
Los objetos son la pieza fundamental de Visual Basic, casi todo lo que se hace
en Visual Basic implica el manejo o la modificación de objetos. Cualquier
elemento de la MS-Word como un documento, una tabla, un párrafo, un
marcador, un campo o un carácter puede ser representado por un objeto de
Visual Basic.
Un conjunto es un objeto que contiene otros objetos, normalmente del mismo
tipo, por ejemplo, todos los objetos párrafo de un documento están incluidos en
un único conjunto. Con las propiedades y los métodos, podemos manipular
tanto un único objeto como un conjunto de objetos.
Las propiedades
Una propiedad es el atributo de un objeto o un aspecto de su comportamiento.
Por ejemplo, en las propiedades de un documento se incluyen el nombre, el
contenido y el formato en el que se almacena o si está activado el control de
cambios. Para cambiar las características de un objeto cambiaremos los
valores de sus propiedades. Para establecer el valor de una propiedad
escribiremos el objeto, un punto (.), el nombre de la propiedad, un signo igual y
el nuevo valor de la propiedad.
Application.WindowState = wdWindowStateMinimize

En este ejemplo el objeto Application (el propio programa MS-Word) tiene una
propiedad llamada WindowState (estado de la ventana de la aplicación) al que
nosotros le hemos asignado el valor wdWindowStateMinimize (minimizada).
Documentos ("Manual.docx").TrackRevisions = True
En este otro ejemplo, el objeto Manual.docx (un documento abierto en la sesión
actual de trabajo) que pertenece al conjunto Documentos (el conjunto de todos
los documentos abiertos en la misma sesión del programa) tiene una propiedad
llamada TrackRevisions que se corresponde con la característica del programa
de Control de cambios, que en este caso ha sido activada con el valor True.
Los objetos también pueden aportarnos información. Por ejemplo:
docName = ActiveDocument.Name
Con esta expresión obtendremos el nombre del documento activo.
Los métodos
Un método es una acción que puede realizar un objeto. Por ejemplo, de la
misma manera que podemos imprimir un documento, el objeto Documento
tiene un método PrintOut que hará que se imprima. Con frecuencia, los
métodos tienen argumentos que acotan o especificamos cómo se debe realizar
la acción.
ActiveDocument.PrintOut From: = "1", To: = "3"
En este ejemplo se imprimen las tres primeras páginas del documento activo.
En resumen cualquier cosa que tenga entidad propia es un objeto. Un
ordenador es un objeto. Una propiedad es una característica del objeto. Ser un
Apple o un compatible, llevar un procesador Intel o un procesador AMD, tener
la carcasa beige o gris son propiedades. Un método es una acción que puede
realizar un objeto. Calcular, jugar, guardar o navegar son cosas que puede
hacer un ordenador: calcular, jugar, guardar y navegar son métodos.
A partir de ahí todo se enreda, ya que no siempre esta división de conceptos es
estanca. En determinados entornos hay propiedades de los objetos que son a
la vez objetos con sus propiedades y unos y otros pueden realizar o
desencadenar acciones. Además, deberemos tener en cuenta que la sintaxis
de las declaraciones de programa (que es como se llama una línea de
programación que es reconocida por el intérprete del lenguaje como una
instrucción válida), puede llegar a ser verdaderamente ilegible:
ActiveDocument.Paragraphs (1). Range.InsertAfter Texto: = "Hola"
Un método un poco especial para hacer macros
Si queremos hacer pequeños programas bajo el paraguas de la MS-Word
tendremos que aprender a programar, pero si lo que queremos es librarnos de
algunas tareas repetitivas, bastará con conocer cuatro o cinco procesos de
trabajo y con no desanimarnos si alguna vez no podemos resolver un reto.
En principio la mayor parte de nuestras macros ejecutarán órdenes del
programa, bien de forma repetitiva, bien tomando una decisión en función de
los datos analizados.

En el problema que nos hemos planteado antes (buscar unos códigos y
sustituirlos por otros) podríamos haber hecho un encadenamiento de órdenes
de búsqueda y sustitución. Sin embargo, además de los errores del programa
con esta función si se trabaja con grandes volúmenes de datos, el proceso
requiere de nuestra atención casi continua. Por el contrario una pequeña macro
que evalúe cada código y tome una decisión nos permitirá activar el proceso a
la hora de ir a comer y encontrar el trabajo realizado al regresar.
¿Qué pasos deberemos dar?
Dividamos la macro en elementos que podamos manejar. Así podremos grabar
aquellas partes del proceso que se correspondan con funciones del programa.
Y tratamos de hacerlo como si se tratara de solucionar un único problema, en
este caso un único código. Estudiemos el problema y busquemos una forma de
resolverlo. Así, por ejemplo, en el problema propuesto buscaríamos la forma de
realizar un único cambio para un único término.
Ya que cada código se encuentra al inicio de un párrafo, buscaríamos por tanto
una letra que fuera precedida por un retorno (así evitaríamos que la
investigación se detuviera en el primer retorno de la secuencia de dos seguidos
que separan un término).
Finalizada esa primera búsqueda nuestra situación sería tal que la primera letra
de un código cualquiera y el retorno que le precede están seleccionados. Con
los pertinentes desplazamientos del cursor deseleccionamos el grupo y nos
situamos al inicio del código. Ahora nuestro objetivo es seleccionar el código
completo (ya sea de dos o de cuatro letras), o lo que es lo mismo queremos
coger el texto que hay desde el punto donde se encuentra el cursor hasta el
primer espacio en blanco.
Esto podría realizarse, manualmente, con un simple clic en el final del código
mientras se mantiene pulsada la tecla de mayúsculas. Sin embargo ya hemos
dicho que los clics en el documento no se registran. Pues bien: ¿Recordáis la
tecla F8? Si antes de hacer una búsqueda de un espacio, pulsamos la teclaF8
una única vez, MS-Word generará una selección desde el punto de partida (el
inicio del código) hasta el espacio. Recortaremos la selección (pues sigue
estando activa la extensión de la selección) retrocediendo con el cursor y
procederemos a desactivar la extensión de la selección bien con la teca ESC,
bien con un clic sobre la indicación Extender selección que ha debido
aparecer en la barra de estado (siempre y cuando hayáis activado esta
característica).
Para activar la visualización del indicador Extender selección debéis
hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado.
Podéis seleccionar cualquiera de los elementos que aparecen en la
ventana emergente para que se visualicen en la barra. En este caso, por
ejemplo, debéis seleccionar Modo Selección.
Con el código seleccionado escribiremos el código nuevo (nos sirve cualquier
código ya que lo cambiaremos después).
Si repetimos el proceso, paso a paso, comprobaremos que nos sirve también
para el siguiente código…

Ha llegado el momento de la grabadora. Tan pronto como estemos seguros de
que el sistema funciona, activaremos la grabadora de macros y repetiremos de
nuevo el proceso.
Ahora ya tendremos el cuerpo de la macro y sólo nos quedará poner un toque
de genialidad para lograr que funcione: En este caso, por ejemplo, el problema
inicial que tendremos que analizar y resolver es averiguar en cada paso cuál es
el código que hemos conseguido aislar y conseguir que la macro tome una
decisión diferente para cada caso. Y luego quedará el problema de conseguir
que la macro se ejecute el suficiente número como para cubrir todo el archivo.
Para ver cada uno de estos toques analizaremos una serie de macros de
referencia que nos aportarán cada una solución a un problema. Antes, sin
embargo, un nuevo consejo. Si nuestra macro está formada por muchas
secuencias de comandos, es preferible grabar separadamente estos elementos
y luego unirlos en el Editor de Visual Basic, lo que nos permitirá controlar con
más facilidad dónde empieza y dónde termina cada procedimiento.
Las variables
Antes de empezar a analizar una serie de macros de referenica necesitamos
añadir una nueva definición: la de variable.
En el ejemplo propuesto decíamos que teníamos que abarcar por completo el
código del idioma y una vez conocido ese código tomar una decisión. Sin
embargo en cada búsqueda el código será diferente, y desde el momento en
que capturemos el código hasta el momento en que lo analicemos para poder
realizar la acción correspondiente, deberemos ejecutar una serie de pasos
intermedios serie de pasos intermedios. Para poder conservar y manipular esta
información, es necesario que la depositemos en una especie de contenedor
temporal que llamamos variable.
Para trabajar con variables lo primero que hay que hacer es dejar claro que las
queremos usar, para ello deberemos usar la siguiente expresión:
Dim NombreDeLaVariable
Desde el preciso instante en el que hemos establecido esta declaración (que es
como llaman los profesionales de este tipo de cajón para la información),
podremos poner y quitar datos de este receptáculo sin más complicación que
usar su nombre.
El Editor de Visual Basic, otra vez
Tanto las variables como el resto de elementos con los que vamos a trabajar
deben introducirse en el Editor de Visual Basic. Ha llegado, pues, el momento
de echarle un nuevo vistazo, ya que será necesario que sepamos interpretar lo
que vamos a ver en esta parte del curso.
Vayamos a la cinta Programador y pulsemos sobre la opción Visual Basic en
el grupo Código.
Accederemos a la ventana que ya hemos visto antes. Centrémonos en la
ventana de mayor tamaño situada a la derecha. La ventana del código.
En el caso de no verla puede deberse a dos razones: o bien está cerrada o
bien está solapada por otras ventanas. En el primer caso podemos hacer que

aparezca pulsando F7 (o con la opción Código del menú Ver). En el segundo
caso podemos ir cerrando las ventanas (icono de cierre situada a la derecha de
la barra de menús) o seleccionando la de código en el menú Ventana.
Evidentemente, el contenido siempre será variable en función de las

instrucciones programadas, salvo las sintaxis correspondientes al inicio y
al cabo de cada uno de estos pequeños programas que escribiremos y
que reciben el nombre oficial de procedimientos.
Analicemos los elementos básicos de la ventana de Código:
La partícula Sub (en azul, a veces veremos un Private Sub), seguida del
nombre del procedimiento (el que nosotros hayamos establecido como
nombre de la macro al solicitar la grabadora; es posible cambiarlo en
este punto; no admite espacios en blanco ni nombres duplicados;
aunque no es obligatorio es mejor no usar letras acentuadas ni
caracteres especiales), seguido de un espacio en blanco y de un doble
paréntesis (de apertura y cierre) inician obligatoriamente un
procedimiento.
En verde y precedidos por un apóstrofo también verde (') y en cualquier
posición de la macro podemos encontrar los comentarios (en una sola
línea, si queremos ocupar más de una línea debemos iniciar cada una
de ellas con el apóstrofo). En general los programadores ponen pocos
comentarios (los que veis los pone la grabadora de forma automática). Si
los pusieran no perderían tanto tiempo en revisar una macro intentando
averiguar para qué sirve un determinado conjunto de instrucciones. Un
consejo pues:
Hay que utilizar los comentarios con mucha generosidad.
End Sub (también en azul) indica que el procedimiento iniciado en Sub
ha finalizado. Las rayas horizontales que separan un procedimiento de
los inmediatamente anteriores o posteriores las inserta el programa de
manera automática.
En la parte central, con elementos en negro y en azul (si aparece algo en
rojo o en amarillo es que tenemos algún problema) se encuentran las
instrucciones del procedimiento.
Si escribimos un procedimiento de forma completamente manual sólo será
necesario que tecleemos la partícula Sub seguida de un nombre y un retorno

para que el Editor de Visual Basic añada el resto de parámetros (los dos
paréntesis, un espacio para las instrucciones del procedimiento y la declaración
de final del procedimiento en sus colores correspondientes). Por cierto, si nos
dejamos un argumento imprescindible (con el nombre de la macro en este
caso), además de un mensaje de error (no siempre en castellano y veces
incomprensible), el texto se ve en rojo.
Macros de referencia
Vamos a construir macros muy simples, que resuelvan procesos simples, con
el objetivo de comprender los diferentes mecanismos de trabajo para,
posteriormente, poder combinarlos.
Todas las macros a las que se refiere las siguientes pantallas se
encuentran en el documento macros_sic.docm que podéis encontrar en
el apartado de material del módulo. Utilizadlo como referencia y, para
trabajar, cread vuestro propio documento de macros.
La primera macro: buscar un texto
Cread un documento en el que podéis escribir la palabra lorem. Guardadlo.
Activad la opción Grabar Macro en el grupo Código de la cinta Programador.
Dadle un nombre a macro (BuscarTexto) y estableced que la macro se
guardará en el propio documento. Introducid una descripción (Primera macro
de prueba).
Pulsad el botón Aceptar y empezad a grabar la macro. Activad la función de

búsqueda (con Ctrl + B, por ejemplo). Escribid lorem en el cuadro de búsqueda
y pulsad en Buscar siguiente. El programa localizará la palabra lorem. Pulsad
el botón Cancelar de la ventana Buscar. Detened la grabación de la macro.
Volvamos a la cinta Programador, al grupo Códigos y pulsemos sobre la
opción Macros. Accederemos a la ventana Macros desde la que podemos
buscar, ejecutar y depurar una macro.

Seleccionemos nuestro documento de macros en el cuadro de texto Macros en
y la macro que acabamos de crear en la lista de Nombres de macro para,
posteriormente, hacer clic en Modificar. Esta acción nos posicionará en el
Editor de Visual Basic:
Veamos paso a paso qué elementos podemos observar.

Lo primero que asegurarnos de que Explorador de Proyectos haya
seleccionado el módulo NewMacros dentro del Project (Macros), que es como
se llama el documento que tiene las macros. En caso contrario deberíamos
localizarlo y hacer un doble clic sobre él. En la ventana del Explorador de
Proyectos se muestran todos los proyectos activos en la sesión activa de MS-

Word, desde el documentos abiertos a las plantillas activas (como la plantilla
normal), por lo que la visualización del gráfico puede diferir de la vuestra.
En la ventana de Propiedades se visualizarán las propiedades de los objetos

del proyecto. Así, si pulsamos sobre el objeto ThisDocument veremos las
propiedades que el programa le asigna a nuestro documento:
El código de las macros se visualiza en la ventana Código, que de hecho es la

que nos interesa. Ahora, si queremos, podemos cerrar las otras ventanas (la de
Propiedades y la del Explorador de Proyectos), y hacer que la ventana
Código ocupe toda la pantalla. Si hay que recuperar las otras ventanas
podemos hacer clic en sus botones correspondientes de la barra de
herramientas del Editor.
La ventana de Código tiene dos cuadros de lista desplegables en la parte

superior, el de la derecha lista los objetos disponibles (en este caso el módulo
de macros), mientras que el de la derecha los diferentes procedimientos que
contiene el objeto en cuestión (las macros individuales del documento). De esta
última lista seleccionaríamos la macro BuscarTexto si nuestra lista fuera más
larga.
Vamos ahora a trabajar en una tabla a dos columnas. La de la derecha
contendrá el texto contenido en la ventana de Código, mientras que la columna
izquierda incluirá comentarios y aclaraciones a cada grupo de datos.

Comentarios Código de la macro
Declaración de inicio Sub BuscarTexto ()
Comentarios en la macro '
' BuscarTexto Macro
' Primera macro de prueba
'
Instrucciones de la macro Selection.Find.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "lorem"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchControl = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute
Declaración final End Sub
Aunque ahora no entraremos a analizar las instrucciones, esta macro

localizaría el texto lorem. Si quisiéramos modificar la macro para que localizara
otro texto sólo deberíamos escribirlo en esta misma ubicación y, sobre todo, no
olvidarnos de las comillas dobles.
Un par de cosas de Visual Basic que requieren una explicación
Son muchas las órdenes que podemos encontrar en una macro y también
son muchos los pequeños detalles sin los cuales no funcionará una macro
El uso de la ayuda puede resolver una buena parte de nuestras dudas
aunque hay que reconocer que sus contenidos suelen ser bastante
crípticos, tanto para iniciados como para los no iniciados.
Ahora, sin embargo, veremos una instrucción de Visual Basic que no hace
nada, pero que está presente en la mayor parte de las macros: la
declaración With.
Fruto de su propia estructura sintáctica, las referencias a objetos,
métodos, etc. del programa terminan por ser unas expresiones
larguísimas que además hay que repetir una y otra vez.

Analicemos nuestra macro. Estamos buscando el texto lorem, hacia
adelante, sin formato, sin coincidencia de mayúsculas… Cada instrucción
es un parámetro de búsqueda condicionado que gestiona un
procedimiento aplicado al objeto Selection (que podríamos definir más o
menos como el cursor). Eso significa que la sintaxis de cada parámetro
sería:
Selection.Find.Parámetro = "valor"
Pues bien, la instrucción With permite abreviar la escritura (y en
consecuencia la carga) de la macro eliminado la parte común de cada
procedimiento
Original Código de la macro modificado

con With
With Selection.Find
Selection.Find.Text = "lorem" .Text = "lorem"
Selection.Find.Replacement.Text = "" .Replacement.Text = ""
Selection.Find.Forward = True .Forward = True
Selection.Find.Wrap = wdFindContinue .Wrap = wdFindContinue
Selection.Find.Format = False .Format = False
Selection.Find.MatchCase = False .MatchCase = False
Selection.Find.MatchWholeWord = False .MatchWholeWord = False
Selection.Find.MatchControl = False .MatchControl = False
Selection.Find.MatchWildcards = False .MatchWildcards = False
Selection.Find.MatchSoundsLike = False .MatchSoundsLike = False
Selection.Find.MatchAllWordForms = False .MatchAllWordForms = False
End With
En el bloque de instrucciones encontramos una instrucción With, que

permanece activa hasta que encuentra la correspondiente instrucción de
desactivación End With. Delaración que toma siempre la forma:
With objeto
.Referencias al objeto
End With
Una vez especificado el objeto, todas las propiedades o métodos que le
sean asociadas se especifican en párrafos independientes y empiezan con
un punto. La sangría es optativa, aunque facilita la lectura de la
instrucción.
Y ya que hemos empezado a hablar de pequeños detalles vitales, en la
estructura With tenemos la propiedad Wrap del objeto Selection.Find
establecida en el valor wdFindContinue.

La propiedad Wrap especifica cuál debe ser el comportamiento de la
opción de buscar (o de buscar y sustituir) si no la iniciamos al inicio del
documento (o nos encontramos en una selección) y llegamos al final del
documento (o la búsqueda ha sido infructuosa o ha finalizado en la
selección). En estos casos el programa muestra un mensaje de alerta y
nos solicita si queremos continuar con el resto del documento (caso de
una selección) o si queremos seguir desde el inicio.
Para evitar la posible aparición de la pregunta (y que esto nos haga estar
pendientes de la macro!) Podemos asignar a la macro uno de estos
valores:
• WdFindAsk: Después de buscar en la selección o el intervalo, la
MS-Word muestra un mensaje y pregunta si debe continuar la
investigación en el resto del documento.
• WdFindContinue: La operación de búsqueda continúa cuando se
llega al principio o al final del intervalo de búsqueda.
• WdFindStop: La operación de búsqueda finaliza cuando se llega
al principio o al final del intervalo de búsqueda.
Movernos por el documento
Ya hemos indicado que no podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el
documento puesto que la grabadora de macros no registra ese tipo de evento.
La macro Moverse, no es, de hecho una macro, sino un listado de instrucciones
para desplazarse.
Sub Moverse()
'
' Moverse Macro
' Elementos de movimiento en el documento
'
'
Moverse una línea hacia arriba
Selection.MoveUp Unit:=wdLine, Count:=1
'Moverse dos líneas hacia abajo
Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=2
'Moverse un carácter hacia la derecha
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
'Moverse 3 caracteres hacia la izquierda
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=3
'Moverse dos palabras hacia la derecha
Selection.MoveRight Unit:=wdWord, Count:=2
'Moverse una palabra hacia la izquierda
Selection.MoveLeft Unit:=wdWord, Count:=1
'Moverse hasta el final de la línea
Selection.EndKey Unit:=wdLine
'Moverse hasta el inicio de la línea
Selection.HomeKey Unit:=wdLine
'Moverse hasta el final del documento
Selection.EndKey Unit:=wdStory
'Moverse hasta el inicio del documento

Selection.HomeKey Unit:=wdStory
End Sub
La modificación de las propiedades Unit y Count permite adaptar los ejemplos a
la mayor parte de las necesidades de desplazamiento que nos puedan surgir
en una macro. Cualquier otro movimiento no contemplado en esta lista puede
obtenerse con la grabación de una macro nueva desde un documento donde
se efectúe el desplazamiento con el uso de las combinaciones de teclas
correspondientes (que es de hecho como se han obtenido los datos de la lista).
Para conocer las posibilidades de desplazamiento con el teclado puedes
consultar el anexo Utilizando el teclado.
Escribir y borrar
Como en el caso anterior esta macro es un listado de opciones, como las que
podemos utilizar para insertar y eliminar texto de un documento desde nuestras
macros.
'Escribir texto
Selection.TypeText Text: = "Escribir una frase"
'Insertar un párrafo
Selection.TypeParagraph
'Insertar 3 párrafos
'Borrar a la derecha 5 caracteres
Selection.Delete Unido: = wdCharacter, Count: = 5
'Borrar a la derecha 2 palabras
Selection.Delete Unido: = wdWord, Count: = 2
'Borrar hacia la izquierda 3 caracteres (tecla borrar atrás)
Selection.TypeBackspace
'Borrar hacia la izquierda 4 caracteres
Selection.Delete Unido: = wdCharacter, Count: =- 4
'Borrar a la izquierda 2 palabras
Selection.Delete Unido: = wdWord, Count: =- 2
Solicitar datos desde la misma macro
Hasta ahora todas las informaciones que hemos comentado podían haberse
hecho con la grabadora. A partir de ahora empezaremos a ver funciones
exclusivas del lenguaje Visual Basic.
En primer lugar empezaremos con una macro (que tiene por nombre
Preguntar) nos enseñará cómo una macro nos puede pedir información y
también dos forma de utilización de variables.
En las instrucciones siguientes hemos eliminado las declaraciones de
inicio y de final de la macro y los comentarios estándares para facilitar
su lectura. Cada declaración aparece en una celda de la tabla en la

que, si se ha considerado necesario, se han separado partes de la
misma para hacer más comprensible el comentario.
La mecánica de trabajo será, a partir de ahora y si no se indica lo contrario,
siempre la misma:
• Acceder al Editor de Visual Basic.
• En la ventana de código del módulo NewMacros de nuestro documento
de macros debemos empezar por teclear la instrucción de inicio de
procedimiento, Sub NombreDeLaMacro (), seguida de un retorno de
carro (esto nos insertará automáticamente la partícula End Sub de final
de procedimiento).
• Introducir un comentario pulsando primero el apóstrofo (‘).
• Empezar a escribir el código de la macro.
• Comprobar que no haya errores.
• Al terminar activaremos la opción Cerrar y volver a Microsoft Word en
el menú Archivo.
Objetivo de la macro Preguntar: Hacer que aparezca un cuadro de texto
solicitando un dato. Insertar este dato en
el documento en la posición del cursor.
Dimensionar las variables Dim Pregunta, Respuesta
Pregunta y Respuesta.
Con esta acción se generan dos
contenedores para datos. Aunque
hay diversos tipos de
contenedores en función de los
datos que recibirán (números,
números enteros, objetos, texto,
etc.), Si no indicamos nada la
variable es de tipo universal
(variant). La sintaxis completa
sería del tipo:
Dim NombreVariable As Variant
Asignar el valor Por favor, Preguntar = "Por favor, escribe algo."
escribe algo a la variable
Preguntar.
Con esta instrucción llenamos el
contenedor con un valor de
partida. Observad que
encerramos todos los textos
entre dobles comillas. Si el texto
tuviera una sola palabra eso no
sería necesario, aunque nunca
estará de más, ya que así es más

fácil distinguir entre los textos y
los nombres de las variables.
Asignar a la variable Respuesta el Respuesta = InputBox (Preguntar, "Cuadro
texto que el usuario introducirá de pregunta", "Introduce un texto aquí",
en el cuadro. 2000, 2000)
Con la instrucción InputBox
podemos generar un cuadro de
texto a partir de cinco
argumentos:
• Título del cuadro: “Cuadro
de pregunta”
• Texto del cuadro:
Pregunta (utilización del
contenido de la variable
Pregunta)
• Texto por defecto:
“Introduce un texto aquí”
• Posición horizontal: 2000
• Posición vertical: 2000
Notas:
Las posiciones se cuentan
desde la esquina superior
izquierda de la pantalla y se
miden en picas.
Una pica es una medida
tipográfica que corresponde a
la sexta parte de una pulgada
anglosajona 1"= 72 puntos =
6 picas
Con esta última instrucción Selection.TypeText Text: = Respuesta
tomaremos el contenido de la
variable Respuesta y la
insertaremos en el documento en
la posición del cursor.
Cuando estemos escribiendo el nombre de la función InputBox y tecleemos el

primer paréntesis, el editor nos proporcionará una guía de ayuda para los
parámetros:
Que nos indica cuáles son los argumentos posibles, que van entre paréntesis,
que deben ir separados por comas y que todos los argumentos son opcionales
(están entre corchetes) salvo Prompt (el texto de la pregunta).
Si en el Editor de Visual Basic seleccionamos la instrucción InputBox y
solicitamos ayuda pulsando la tecla F1 (o navegamos por la ayuda genérica:
Referencia del lenguaje Visual Basic / Funciones / InputBox), obtendremos la
siguiente ayuda:

Mostrar datos desde la misma macro
Vayamos a por nuestro siguiente objetivo. De la misma forma en que la macro
puede necesitar que le proporcionemos un dato, a nosotros nos puede
interesar que la macro nos avise de alguna situación en un momento
determinado, bien para indicarnos que tenemos que realizar una determinada
acción o para que nos comunique un dato, o incluso aunque sólo sea para
confirmar de que la macro ha finalizado (una macro compleja en un
documento inmenso puede tardar tanto en terminar que ya no sepamos si lo
ha hecho, si la macro sigue ejecutándose o si, simplemente, si se nos ha
colgado el ordenador.
Objetivo de la macro Hacer aparecer un cuadro de texto
MostrarUnMensaje que nos facilite una información.
Para simplificar la macro el mensaje
es fijo.
Dimensionar la variable Mensaje. Con Dim Mensaje
ello se genera un contenedor para
datos.
Asignar el valor Esto es un mensaje Mensaje = "Esto es un mensaje
informativo que ocupa dos líneas en informa-" + Chr (13) + "tivo que ocupa
la variable Mensaje. dos líneas"

Con el código Chr. (13) -o con
Chr. (10)- conseguimos generar un
salto de línea en el cuadro (un salto
de línea directo generaría una nueva
declaración y editor consideraría
incompleta, y errónea, la anterior).
La función MsgBox visualiza un MsgBox Mensaje, 48, “Título de la
cuadro informativo con el mensaje ventana del mensaje”
Mensaje
El número que completa los
argumentos especifica qué botones,
el tipo de imagen que acompaña el
texto y el comportamiento del cuadro
(ver MsgBox en la ayuda del Editor).
Obtener información desde el propio documento

No siempre la información la insertaremos nosotros desde el teclado o desde
la misma macro. En determinados momentos podemos necesitar información
suministrada por un documento. El proceso se basa en nuestra capacidad para
seleccionar unos datos genéricos (con una búsqueda, extendiendo una
selección, etc.), datos que podremos ubicar en un contenedor (una variable).
En el ejemplo inicial decíamos que, según el código de idioma, deberíamos
hacer una u otra acción. Pues bien, en esa macro la acción que se requería
era colocar el primer código localizado en una variable, analizarla, actuar en
consecuencia, y reiniciar el proceso para encontrar el segundo código, que, a
su vez, sería insertado en la misma variable (y por tanto sustituiría al
anterior), desde donde sería analizado…
Vamos, de todas formas, por pasos. Empecemos por aprender cómo se obtiene
una información desde el documento.

Objetivo de la macro Coger un texto previamente
VariableVariable seleccionado, copiarlo en una
variable, insertar tres párrafos y
duplicar el texto.
Dimensionar la variable captura. Dim captura
Generamos el contenedor para los
datos.
Asignamos el texto seleccionado en la captura = Selection.Text
variable captura.
Deseleccionar el texto al mover el Selection.MoveRight Unit: =
cursor hacia la derecha wdCharacter, Count: = 1

Insertamos tres párrafos en la Selection.TypeParagraph
posición del cursor
Copiamos el texto a la nueva posición Selection.TypeText Text: = captura
del cursor
Recordemos que, para aplicar la macro, debemos disponer de un texto

en nuestro documento y seleccionar una palabra en el mismo.
El uso de estructuras de repetición
Recordemos que contábamos, al principio del tema de las macros, respecto al
trabajo a realizar en un archivo para cambiar una serie de códigos que
debíamos repetir el proceso una y otra vez hasta completar el proceso.
Pues bien, en una estructura de datos regular (como un diccionario o un
listado de clientes) es probable que para su manipulación debamos t repetir
una misma secuencia de instrucciones muchas veces. Una de las formas más
simples de hacerlo es con un bucle For … Next.
La principal ventaja de la aplicación de esta instrucción es que es
verdaderamente muy simple y fácil de recordar, como veremos en la macro
Repetir. Además, una gran mayoría de nuestras necesidades en este tema
pueden resolverse con ella.
Sin embargo su utilización, en un entorno normal, presenta un
problema básico: ¿Cuál es el número de veces que debe repetirse el
proceso?
Un sistema simple y efectivo que suele dar buenos resultados en los
casos en que queremos realizar una determinada cadena de acciones y
siempre que dispongamos un elemento específico que aparezca de
forma constante en cada acción individual, consiste en hacer una
búsqueda / sustitución del elemento por sí mismo.
Una palabra, un código, una secuencia de retornos o de tabuladores…
cualquier elemento que se repita nos servirá para obtener el valor de la
repetición ya que, una vez finalizado el proceso de búsqueda con
reemplazo, MS-Word muestra un mensaje informativo con el número
total de veces en que se ha hecho la sustitución. Con este dato,
decrementado en un par o tres de unidades para poder disponer de un
cierto margen de seguridad que evite la posibilidad de que la macro
llegue al final del documento y vuelva a ejecutarse desde el inicio del
documento, nos bastará para escribir una macro que haga las
transformaciones establecidas, por extenso que sea el archivo.
La estructura de un bucle For … Next es muy simple. Sólo tenemos que situar
todas las instrucciones que se repetirá entre una declaración de inicio del
bucle (For i = m To n) y una de final del bucle (Next i).
Donde m y n son valores numéricos enteros que podemos escribir
directamente en este punto de la macro o bien obtenerlos como variables de
un proceso determinado (por ejemplo con una consulta al usuario).

La partícula i no es más que una variable numérica que se incrementa una
unidad cada vez que la macro pasa por la declaración Next i (de hecho en
lugar de una i podríamos poner cualquier otra letra, aunque por lo general se
suele utilizar la i ).
Cada vez que se completa un ciclo, la instrucción For … Next comprueba que
la variable i, incrementada en una unidad respecto al bucle anterior, sea
inferior al valor m. En caso de que se haya llegado a la igualdad, la macro
sigue con la ejecución de la instrucción que haya después de Next i.
Nota: siguiendo la línea de simplificación que nos hemos marcado
vamos a generar una macro muy simple. De hecho una macro que
escriba un determinado número de veces una palabra. La razón es que
queremos centrarnos en la mecánica del bucle For … Next y no
complicarnos con otras instrucciones.
Objetivo de la macro Repetir Esta macro escribe una texto un
determinado número de veces. Tanto
la cadena a localizar como la
cantidad de veces que habrá que
repetir la acción se obtienen por
interrogación al usuario con cuadros
de texto generados con la función
InputBox
Dim CadenaTexto, Repeticiones
Se generan las ventanas de petición Repeticiones = InputBox(“¿Cuántas
de información y los datos recogidos veces hay que repetir la acción?”,
se guardan en las variables "Cuadro de pregunta", "Introduce un
CadenaTexto y Repeticiones número aquí", 2000, 2000)
CadenaTexto = InputBox(“¿Qué hay
que escribir?”, "Cuadro de pregunta",
"Introduce un texto aquí", 2000,
2000)
Se posiciona el cursor al inicio del Selection.HomeKey Unit: = wdStory
documento.
Se inicia el bucle For … Next, desde For i = 1 To Repeticiones
el valor 1 de la variable y hasta que
ésta alcance al valor almacenado en
la variable Repeticiones. Fijémonos
que el posicionamiento al inicio del
documento queda fuera del bucle de
repetición.
Instrucciones que se repetirán un Selection.TypeText
total de (Repeticiones) veces. Text:=CadenaTexto
Observemos que CadenaTexto no se Selection.TypeParagraph
introduce entre dobles comillas, ya
que no es un texto, es una variable.

Declaración final del bucle, cuando la Next i
variable i iguale el valor de la
variable Repeticiones, la macro
seguirá con la declaración que viene
después de Next i (en este caso
End Sub, con lo que finalizará el
procedimiento)
MS-Word tiene, además, dos instrucciones adicionales para planificar

bucles y que no desarrollaremos aquí: For … Each, que se utiliza para
procesar una serie de acciones que afectan a una colección de objetos
(en todos los documentos abiertos, a todos los párrafos, en todas las
tablas, en todas las notas al pie de página, etc.) y Do … While que en
lugar de utilizar un contador comprueba una determinada condición
hasta que ésta cambia el estatus de Falso a Verdad.
Esta última estructura de bucle tiene formatos diferentes en función de
cómo se estructure la condición, y puede dar lugar a errores si no se
diseña una condición que tenga un comportamiento inequívoco, lo que
la hace más compleja de utilizar.
Por último, los bucles For … Next (For … Each también) aceptan una
instrucción adicional que rompe la secuencia de ejecución de la macro. Esta
instrucción es Exit For. Su uso suele ser muy práctico combinado con las
estructuras condicionales que comprueban determinadas condiciones y que,
en caso necesario, interrumpen el bucle de manera automática.
El uso de estructuras condicionales
Visual Basic, como cualquier otro lenguaje de programación, permite generar
estructuras que analizan una condición determinada que permiten actuar
según el resultado de ese análisis. De estas estructuras de decisión, la más
conocida es la instrucción If … Then.
En función de la cantidad de condiciones que queramos establecer, las
estructuras If … Then presentan diferentes sintaxis. La que sigue es la más
completa:
If condición1 Then …
Instrucciones a ejecutar si condición1 es verdad
ElseIf condición2 Then …
Instrucciones a ejecutar si condición2 es verdad
…
Else
Instrucciones a ejecutar si ninguna de las condiciones es verdad
End If
El funcionamiento de la estructura de decisión es muy simple. Primero se
evalúa la condición1, si el resultado es Verdad, se ejecutan las declaraciones
que hay después del Then y hasta llegar a la siguiente declaración Else o
ElseIf. Una vez hecho esto la macro continúa después de la declaración End If.

Si el resultado de la condición1 es Falso, se evaluará la condición2, donde
volveremos a recomenzar el proceso anterior. Si ninguna de las condiciones es
Verdad se ejecutarán las instrucciones que siguen a la declaración Else y
luego se continuará la macro con las declaraciones que siguen a End If.
La interpretación de las estructuras If … Then tiene un punto crítico en el
orden de las expresiones condicionales. Si hiciéramos una comparativa entre
variables numéricas y estableciéramos la secuencia de condiciones según
> 1000, > 10000 y > 20000, una variable de valor 30.000 cumpliría las tres
condiciones, lo que haría que se ejecutasen las instrucciones de la primera
condición en lugar de las que correspondieran a la tercera. La solución en este
caso, sería invertir la secuencia de las condiciones: > 20000; > 10000; > 1000.
Objetivo de la macro Condiciones Esta macro solicita al usuario que
pulse una tecla correspondiente a
una vocal y luego visualiza un cuadro
informativo donde muestra la vocal
insertada o comunica al usuario que
ha cometido un error
Dimensiona la variable RespuestaV Dim RespuestaV
Genera el cuadro de interrogación RespuestaV = InputBox("Por favor,
escribe una vocal.", "Cuadro de
pregunta", "Introduce una vocal aquí",
2000, 2000)
Inicia la estructura If … Then y If RespuestaV= "a" Or RespuestaV =
analiza la primera condición. Si la "A" Then
tecla que ha pulsado el usuario es MsgBox "Has tecleado una " &
una A (mayúscula o minúscula) se
RespuestaV,, "Vocales"
mostrará un cuadro informativo que
dirá: Has tecleado una A (o una a) y
la macro seguirá después de la
declaración End If. Fijaros en la
forma en la que se establece la
condición doble.
La partícula Then debe estar en la
misma línea que If (editor de Visual
Basic).
En los atributos de MsgBox aparecen
dos comas seguidas ya que hemos
obviado el símbolo gráfico y, sin
embargo, no podemos obviar su
existencia en la declaración.
También resaltar que para unir el
texto de la variable con el texto fijo
utilizamos el conector & (y tenemos
cuidado de añadir un espacio en

blanco donde sea necesario)
Primera declaración ElseIf … Then ElseIf RespuestaV= "e" Or RespuestaV
que analiza la segunda condición. Si = "E" Then
la tecla que ha pulsado el usuario es MsgBox "Has tecleado una " &
una E (mayúscula o minúscula) se RespuestaV,, "Vocales"
mostrará un cuadro informativo que
dirá: Has tecleado una E (o una e) y
la macro seguirá después de la
declaración End If.
La partícula Then debe estar en la
misma línea que ElseIf (editor de
Visual Basic)
Segunda declaración ElseIf … Then… ElseIf RespuestaV= "i" Or RespuestaV
= "I" Then
MsgBox "Has tecleado una " &
Tercera declaración ElseIf … Then… ElseIf RespuestaV= "o" Or RespuestaV
= "O" Then
Cuarta declaración ElseIf … Then… ElseIf RespuestaV= "u" Or RespuestaV
= "U" Then
Si la tecla pulsada no ha sido una Else
vocal, la declaración Else mostrará MsgBox RespuestaV & " no es una
un cuadro informativo que dirá: X no vocal",, "Vocales"
es una vocal y la macro seguirá
después de la declaración End If.
Declaración final de la estructura End If
If … Then
En esta macro encontraremos otras funciones y sintaxis que debemos conocer.

Por ejemplo el uso del carácter & (Ampersand; et; &) ya indicado como
conector para unir dos cadenas de datos, o el hecho de que éstas tengan que
ir cerradas entre el símbolo de comillas para ser interpretadas como cadenas
textuales. Si no llevaran las comillas, el programa las consideraría como
variables y, ya que no estarían declaradas con la declaración Dim, el
programa generaría un error.
También observamos el uso de una serie de operadores lógicos que unen dos
condiciones en una sola (RespuestaV = "a" Or RespuestaV = "A"):
Operadores lógicos
And Sólo si ambas expresiones son Verdad

el resultado global es Verdad.
Or Si una de las dos expresiones es
Verdad el resultado global es Verdad.
Not Si la expresión condicional es Falsa,
el resultado de la expresión es
Verdad.
Xor Si una, y sólo una, de las expresiones
es Verdad, el resultado global es
Verdad. Si ambas son Verdad o ambas
son Falsas, el resultado global es
Falso.
Operadores relacionales Significado
= Igual a
<> No igual a
< Menor que
> Mayor que
<= Menor o igual que
>= Mayor o igual que
Operadores matemáticos Significado
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
% Tanto por ciento
^ Potencias y raíces
Otros operadores Significado
& Concatena cadenas
¿Y qué diferencia hay con las macros de los 'profesionales'?

Si sabemos lo que se queremos hacer, y cómo hacerlo, es casi seguro que
podremos escribir una macro que lo haga por nosotros. ¿Dónde, pues, llegan
nuestras limitaciones?
Cuando un programador diseña un programa debe prever todas y cada una de
las posibles desviaciones del comportamiento normal de la macro. Y eso es lo
que nosotros no estamos haciendo.
Cuando tomamos un dato para utilizarlo y lo ponemos en una variable
deberíamos prever cuáles son los tipos de datos que nos llegarán y
establecer los controles necesarios para evitar operaciones ilegales

como dividir un número por una letra, intentar sumar dos palabras,
buscar un marcador inexistente, etc.
Cuando solicitamos al usuario (a nosotros mismos) que hagamos una
acción, esperamos que se realice dicha acción y no cualquier otra. Así,
si por ejemplo solicitamos que se seleccione un documento, si lo que
hacemos es mandarlo a imprimir, entonces el siguiente paso de nuestra
macro será impredecible.
Cuando activamos una función del programa, como una búsqueda o una
sustitución, no controlamos desde qué punto exacto iniciamos la macro
o no prevemos todos los posibles mensajes de error que pueden
aparecer (o no) en cualquier punto de la ejecución.
Cuando ...
El control de los posibles errores y la limitación del margen de maniobra del
que dispone el usuario son las principales dificultades a la hora de programar
una macro, ya que los procedimientos necesarios para gestionarlos rompen la
línea del procedimiento central y generan nuevas líneas de actuación que a
menudo pueden entrecruzarse entre ellas.
En consecuencia… cuando apliquemos macros, lo más fácil y efectivo es no
cometer errores.

Herramientas de corrección y revisión de documentos
Maquetación e impresión del documento
MS-Word dispone de dos herramientas especialmente adecuadas cuando
debemos someter a un texto finalizado a un proceso de revisión o de
corrección. Ante una revisión de estilo, al revisar los cambios introducidos
después de una traducción o, simplemente, para controlar los cambios
surgidos ante una última lectura del documento las funciones de comentarios
y el control de cambios nos facilitarán la tarea.
Los comentarios son elementos visuales que añaden información en un nivel
diferente al del texto del documento. Crear, modificar y acceder a dichos
textos y controlar su ubicación y contenido es uno de los métodos de trabajo
que deberemos conocer.
Por su parte, el control de cambios es una de las aplicaciones del procesador
de textos que más aceptación tiene entre los profesionales de la corrección
de textos y entre quienes deben localizar los famosos cambios que ha
introducido el autor en la revisión del documento, o en una traducción ya
finalizada.
Al ser documentos con informaciones duplicadas, su tratamiento en un
entorno de gestión del texto (como la conversión a un entrono web o XML, o
como la traducción automática o la traducción asistida), esa información
puede requerir de algunas acciones específicas para minimizar el impacto que
esas duplicidades puedan implicar.
Empecemos con los comentarios.
Los comentarios
Los comentarios son un proceso de generación de informaciones
independientes del texto base que se relacionan con un punto del documento
o con una porción del mismo. Por defecto, los comentarios aparecen como
bocadillos (globos en la traducción del programa) situados en el lateral del
documento.
Este espacio lateral se genera para todo el documento, por lo que si en

el texto existe un comentario, aunque sea uno sólo, esté vacío y se
encuentre en la última página, observaremos la existencia de ese
espacio adicional claramente diferenciable del fondo de la ventana del
documento. Su existencia, por consiguiente, será un indicador claro de
la presencia de comentarios. Su no existencia no supone, por el
contrario, la no existencia de comentarios, ya que es posible ocultarlos.
Para agregar un comentario simplemente debemos seleccionar el texto al cual
va hacer referencia (o situar el cursor en el punto que queramos) y, en la
cinta Revisar, pulsar el botón Nuevo comentario que encontraremos en el
grupo Comentarios.

Esta acción activará el globo correspondiente (en este caso el texto
seleccionado es eget y el globo generado corresponde al
Comentario [ASIC5]):
Y si hemos ocultado los globos, se activará el panel de revisiones en la

posición preestablecida (aquí también el texto seleccionado es eget y el globo
generado corresponde al Comentario [ASIC5]):
Vemos cómo hacer algunas de las funciones relacionadas con los comentarios.

Eliminar un comentario
Para eliminar un único comentario, podemos hacer clic con el botón
derecho del ratón en el propio comentario para, a continuación,
seleccionar la opción Eliminar comentario en el menú contextual. O
posicionar el cursor en el comentario y pulsar en el botó Eliminar que
encontraremos en el grupo Comentarios en la cinta Revisar.
Para eliminar todos los comentarios de un documento, basta con hacer

clic en un único comentario del documento y, en la cinta Revisar, en el
grupo Comentarios, hacer clic en la flecha que aparece debajo de
Eliminar para, a continuación, hacer clic en Eliminar todos los
comentarios del documento.
Activar el panel de comentarios

El Panel de revisiones nos será útil si los bocadillos (globos) están
ocultos o si sólo se muestra parcialmente el comentario y queremos
visualizar o modificarlos. Para mostrar el Panel de revisiones, en el
grupo Seguimiento, debemos pulsar en el botón Panel de revisiones en
la cinta Revisar.
Podemos situar el Panel de revisiones horizontalmente bajo el texto o

verticalmente en el lado izquierdo de la pantalla.
Visualizar un comentario
Si los comentarios no son visibles en pantalla, deberemos comprobar qué
marcas están activas tanto por tipo como por tiempo. Empecemos por el
botón Mostrar marcas en el grupo Seguimiento de la cinta Revisar.
MS-Word permite visualizar, selectivamente los comentarios, y también

las inserciones y eliminaciones de texto, las entradas manuscritas y los

cambios de formato (todos estos, excepto los comentarios, relacionados
con el control de cambios).
Resaltar área con marcas simplemente modifica el color del fondo del
área de pantalla reservada a las marcas.
Por otro lado, con el botón Marcas mostradas finales (cuidado, el botón
cambia de nombre al seleccionar una u otra opción), las marcas se
mostrarán en función de si estaban presentes al iniciar la sesión o al
finalizarla, o no se mostrarán si seleccionamos Original o Final.
• Marcas mostradas finales: Muestra el documento final con todas

las marcas de revisión y comentarios a la vista. Se trata de la vista
predeterminada de todos los documentos abiertos en MS-Word.
• Final: Muestra el documento con todos los cambios incorporados
en el texto y sin que se muestren las marcas de revisión. Sin
embargo, las marcas de revisión o los comentarios que no se
hayan aceptado, rechazado o eliminado permanecen en el
documento.
• Marcas mostradas originales: Muestra el texto original con marcas
de revisión y comentarios.
• Original: Muestra el documento original sin que aparezcan las
marcas de revisión ni los comentarios. Sin embargo, las marcas de
revisión o los comentarios que no se hayan aceptado, rechazado o
eliminado permanecen en el documento.
Modificar un comentario
Para modificar un comentario debemos acceder al mismo, con un clic
dentro del bocadillo del comentario que deseamos modificar o en el
Panel de revisiones un clic en la zona de texto. Luego procederemos de
manera normal para borrar o editar el texto.
Comentarios a los comentarios
Para comentar un comentario haremos clic en su bocadillo (o en el Panel
de revisiones) y, a continuación, haremos clic en el botón Nuevo
comentario, en el grupo Comentarios.
Eliminar únicamente los comentarios de un editor determinado

Empecemos por establecer el entorno. Cuando instalamos las
aplicaciones de Microsoft se nos solicita que, voluntariamente,
introduzcamos algunos de nuestros datos (recordad las explicaciones de

la unidad de edición Documento al inicio del curso). Pues bien, esos
datos se utilizan para firmar los comentarios.
Cuando un documento es revisado por usuarios diferentes, el programa
utiliza códigos de color para establecer diferencias visuales entre los
mismos. Empecemos viendo cómo podemos cambiar el nombre con el
cual firmamos nuestros comentarios:
En el grupo Seguimiento de la cinta Revisar, haremos clic en Control de
cambios y, a continuación, en Cambiar nombre de usuario…
Esto nos llevará directamente a la ventana Más frecuentes de las

Opciones de Word (también podemos acceder a través del botón del
Office). Allí, en el apartado Personalizar la copia de Microsoft Office,
podemos cambiar nuestro nombre de usuario y las iniciales asimiladas al
mismo.
Un par de datos sobre este cambio:
• El nombre y las iniciales que escribamos se utilizarán en todos los
programas de Microsoft Office. Cualquier cambio que realicemos
en la configuración afectará al resto de programas de Office que
tengamos instalados.
• Cuando realicemos un cambio en el nombre o en las iniciales que
utilizaremos para firmar nuestros comentarios, deberemos tener
en cuenta que únicamente los comentarios efectuados después de
dicho cambio se verán afectados. Los comentarios existentes en el
documento antes de modificar el nombre o las iniciales no se
actualizarán.
Ahora sí. Si tenemos un documento con comentarios de varios usuarios y
deseamos eliminar únicamente los de uno en concreto, deberemos
empezar por mostrar únicamente los correspondientes a ese editor. Para
ello deberemos activar la opción revisores en Mostrar marcas del grupo
Seguimiento de la cinta Revisar.
En Revisores seleccionaremos únicamente al usuario en cuestión:
Esta acción mostrará sólo los comentarios del usuario seleccionado y

activará la opción Eliminar todos los comentarios mostrados en
Eliminar del grupo Comentarios de la cinta Revisar.

Imprimir un documento con comentarios
También es posible conservar los comentarios (y las otras marcas) al
imprimir. Comprobemos que los comentarios están visibles (marcas
finales o originales):
Vayamos a imprimir. En la ventana Imprimir (botón Office, Imprimir), en

el cuadro Imprimir debemos seleccionar Documento con marcas.
El resultado incluirá la columna con los bocadillos (globos)

correspondientes:
Un dato más. Podemos especificar tanto qué marcas de revisión y de qué

revisores vamos a imprimir. En la cinta Revisar, dentro del grupo
Seguimiento, especificaremos las marcas que queramos haciendo clic en
Marcas mostradas finales (el primer botón, cuidado, cambia de nombre)
y seleccionando si queremos las marcas finales o las originales o si vamos
a imprimir el documento final o el original. En el botón Mostrar marcas

podemos especificar si queremos imprimir las marcas de formato o no…
mientras que, por su parte, en la opción Revisores, también del botón
Mostrar marcas, podremos seleccionar al revisor o revisores cuyas
marcas queremos que se impriman.
Cómo eliminar los nombres de usuario sin eliminar los comentarios
Es posible eliminar los nombres y las iniciales de usuario de las marcas
de un documento sin que para ello sea necesario eliminar los
comentarios o el resto de marcas.
Para ello debemos empezar por guardar el documento (con un nuevo
nombre si también deseamos conservar para nuestro uso la información
inicial).
El siguiente paso consistirá en activar el Inspector del documento.
Hagamos clic el botón Microsoft Office y accedamos a la opción

Preparar:
A continuación, hagamos clic en Inspeccionar documento.

Activemos el botón Inspeccionar. El proceso inspeccionará el documento
y terminará diciéndonos dónde ha encontrado información y nos ofrecerá
la posibilidad de eliminarla:
Pulsemos el botón Quitar todo situado a la derecha de Propiedades del

documento e información personal. Volvamos a inspeccionar y, cuando

volvamos a abrir el documento, éste carecerá de los nombres y las
iniciales de los revisores que estaban asociados con dicho documento.
NOTAS:
• NO Debemos hacer clic en Quitar todo junto a Comentarios,
revisiones, versiones y anotaciones, ya que si lo hacemos
borraremos definitivamente todos los comentarios y marcas del
documento del documento.
• El Inspector del documento también es una buena herramienta
para comprobar si el documento contiene algún tipo de marca
(comentarios, control de cambios, texto oculto a algún tipo de
información personal).
Mostrar los comentarios en línea
También es posible visualizar los comentarios sin los bocadillos (globos).
En el grupo Seguimiento, haremos clic en el botón Globos:
Seleccionaremos ahora, la opción Mostrar las revisiones en línea:
El efecto obtenido es que los comentarios aparecen marcados con el

color correspondiente al ususario, seguidos de las iniciales de éste y el
número de orden del comentario. Como en los globos, si se sitúa el
cursor sobre el comentario se visualiza un cuadro de texto con la
información del mismo.
Control de cambios (revisiones)

El control de cambios es una herramienta especialmente diseñada para la
tarea de revisión de documentos, ya que permite conservar la información de
los cambios introducidos en el documento y conservar dichas informaciones
para su validación posterior.
Y, como cualquier otra herramienta, también tiene su parte
problemática. Si se utiliza constantemente el control de cambios, en
especial en las fases iniciales de edición, la cantidad de datos puede
llegar a ser tal que llegue a imposibilitar la lectura del propio
documento. Por esa razón os aconsejamos activar el control de cambios
después, cuando menos, de haber realizado una corrección ortográfica
del documento.

Afortunadamente, desde la versión 2007 de MS-Word, el control de
cambios permite una mayor personalización que posibilita que
determinados cambios puedan ser ocultados o mostrados a voluntad
(que no aceptados o rechazados), lo que simplifica bastante el
seguimiento de los mismos.
Veamos para qué cambios el programa nos permite realizar una supervisión.
En la cinta Revisar, en el grupo Seguimiento, hagamos clic en el botón
Mostar marcas.
Éste es un menú permite establecer qué elementos relacionados con la

revisión del documento van a visualizarse en pantalla.
• Comentarios visualizará, como ya hemos visto en el apartado anterior,
los comentarios.
• Entradas manuscritas es una característica específica de las tabletas
(ordenadores con pantalla táctil como el IPad de Apple; son más
conocidos por su nombre inglés: Tablet PC) en las que el marcado sobre
el texto se realiza mediante los dedos o mediante un lápiz específico
que permite, por ejemplo, tachar un texto, escribir o introducir marcas
como flechas, círculos, subrayados…
• Inserciones y eliminaciones es, con total seguridad, el apartado más
práctico de todos, ya que permite controlar qué ha sido eliminado y
qué ha sido añadido a nuestro documento y por quién.
• Formato permite realizar un seguimiento de los cambios relativos a
formato.
• Revisores permite establecer las modificaciones de qué revisor
queremos controlar
• Resaltar área con marcas, por su parte, es una característica visual del
documento que, como ya explicamos en el apartado de comentarios,
simplemente permite distinguir mejor la zona dedicada a mostrar los
cambios.
Nota: Para facilitar la comprensión de este apartado empezaremos trabajando
con los elementos relativos a Comentarios y a Entradas manuscritas
desactivados.
Activar y desactivar el control de cambios
Para activar el Control de cambios, en el grupo Seguimiento de la cinta
Revisar deberemos hacer clic en el botón Control de cambios.

Esta acción dejará activo el indicador del control de cambios y será nuestra
primera indicación de que el proceso se encuentra activo.
Evidentemente, la repetición de esa acción desactivará el control de cambios.

Si se desactiva el control de cambios, el documento se podrá revisar sin
marcar los cambios. De todas formas debemos tener en cuenta que al
desactivar la función Control de cambios no se eliminan los cambios que ya
tenían su correspondiente marca de revisión.
Para quitar las marcas de revisión, deberemos utilizar las órdenes
Aceptar o Rechazar que aparecen en el grupo Cambios en la cinta
Revisar.
Y, como en los comentarios, si limitamos el tipo de marcas o especificamos a

los revisores, el seguimiento se realizará en ese tipo de marcas o para esos
revisores.
Antes de seguir con el tema observar qué ocurre al realizar cambios con la
opción de Control de cambios activada veamos cómo agregar un indicador de
Control de cambios a la barra de estado
La barra de estado corresponde a la zona inferior de la ventana en la que,
horizontalmente, se visualizan una serie de elementos informativos. En
general, el número de la página, los modos de visualización, el corrector
ortográfico y el nivel de zoom suelen ser los elementos más comunes de la
misma.
En la versión 2007 se ha añadido una utilidad de configuración de los datos
mostrados. Si hacemos clic con el botón secundario del ratón en la barra de
estado, aparecerá un cuadro de selección con todos los elementos que
podremos visualizar:

Hagamos clic en Control de cambios y observemos como esa información
aparece ahora en la barra de estado.
A partir de este momento, con un clic en el indicador Control de cambios de

la barra de estado podremos activar o desactivar el control de cambios.
Modificaciones relativas a texto
El sistema de control de cambios registra, en cuanto a modificaciones de
texto, tantos las incorporaciones como las eliminaciones o los
desplazamientos de mismo, aunque esto último lo hace de una forma algo
especial.
Vamos a partir del siguiente texto:
Empezaremos moviendo (con un simple arrastre) la frase Sed ac ligula situada

al final del segundo párrafo y desplazándola al final del tercero. Con el
control de cambios activo y mostrando los cambios mediante bocadillos
(globos) tendremos:

Si, en lugar de bocadillos, mostramos las revisiones en línea (seleccionando
Mostrar todas las revisiones en línea en el botón Globos del grupo
Seguimiento, en la cinta Revisar), la visualización del cambio sería:
Dejando de lado el tema meramente visual, observemos el botón Ir a que

aparece únicamente si la visualización utiliza los globos. Su pulsación moverá
el foco del programa al punto correspondiente, con lo que se facilita mucho el
seguimiento de este tipo de cambio.
Vamos, ahora, a borrar, desde el documento original, la misma frase.
Y un detalle más. Tanto en este ejemplo como en el anterior y en los

siguientes, en el lado izquierdo del texto aparece una línea vertical. MS-Word
marca con esa línea la existencia de los cambios, facilitando su localización
cuando, por su extensión, pueden llegar a ser difíciles de localizar (el borrado
de un espacio subrayado, por ejemplo).
Barra que también observamos, en este mismo ejemplo, si en lugar de

bocadillos visualizamos las revisiones en línea:
La inserción de texto, por su parte, no provoca la aparición de ningún

bocadillo. Simplemente se refleja la incorporación en el texto mediante un
cambio de formato. Así, por ejemplo, hemos añadido Sed ac ligula tecleando
el texto directamente al final del primer párrafo. En este caso, pues, tanto
con la opción de mostrar globos como en la de mostrar revisiones en línea
obtendremos el mismo resultado visual:
Y cuando hacíamos referencia a que los movimientos de texto se comportaban

de una forma algo peculiar, nos referíamos al hecho de que si en lugar de
mover la frase entera (o frases enteras), desplazamos sólo una parte de la

misma (o un conjunto de frases más una parte de otra frase), en resultado es
totalmente diferente al del primer caso. Esta vez vamos a desplazar las
palabras ac lígula del final del segundo párrafo al final del tercero:
Como podemos observar, el efecto desplazamiento que antes se realizaba se

ha convertido en un doble cambio: una eliminación y una inserción, sin que
esta vez se conserve ninguna relación entre ambos puntos.
Si, en lugar de bocadillos, mostramos las revisiones en línea (seleccionando
Mostrar todas las revisiones en línea en el botón Globos del grupo
Seguimiento, en la cinta Revisar), la visualización del cambio sería:
Modificaciones relativas a formato

Vamos a ver, ahora, cómo actúa el control de cambios cuando aplicamos un
cambio de formato. Aplicaremos el estilo negrita a la aptent que aparece
hacia el final del primer párrafo.
Evidentemente, ahora debemos tener activo el valor Comentarios de la

cinta Revisar, en el grupo Seguimiento, el botón Mostar marcas.
La visualización de las revisiones en línea, por el contrario, es bastante pobre,

ya que se limita a la inclusión de la barra vertical en el texto, por lo que si
coincidiera con la existencia de otros formatos previos tendríamos problemas
para saber cuál ha sido modificado:
NOTA: Para evitar que puedan distribuir inadvertidamente documentos que

contengan marcas de revisión y comentarios, MS-Word muestra de forma
predeterminada las marcas de revisión y los comentarios. Marcas mostradas
finales es la opción predeterminada del cuadro Mostrar para revisión.

Configurando el control de cambios
Además de especificar qué tipo de marcas y la forma en la que se visualizarán
o imprimirán, también es posible un control sobre algunos aspectos formales
del control de cambios.
Si en la cinta Revisar, en el grupo Seguimiento, hacemos clic en la parte
inferior del botón Control de cambios (el que nos ha servido para activar y
desactivarlo), desplegaremos el siguiente menú:
Vayamos a la entrada Cambiar opciones de seguimiento. En la ventana que

emergerá podremos configurar los aspectos visuales, tanto del control de
cambios y de los comentarios, como las relativas a la visualización de
bocadillos (globos), así como una característica muy específica de la
impresión de documentos con marcas: la orientación del papel.
La ventana se divide en diferentes secciones que, a grandes rasgos permiten

controlar tanto la forma en cómo se visualizarán los cambios en el texto y los
colores que se utilizarán. Así, por ejemplo, podemos establecer que las
inserciones estén afectadas por un determinado color o estilo:

O que las eliminaciones sigan una regla parecida (como el Tachado) o que en
el lugar en el que se ha eliminado texto aparezca una marca /# o ^).
También es posible establecer dónde queremos que aparezca la barra vertical

que indica la existencia de cambios en una determinada línea:
En cuanto al uso de los colores, además de afectar al texto reformateado,

eliminado, movido o insertado, también afectan al color de los globos que los
acompañan.
Existe, sin embargo, un detalle que es necesario puntualizar: Aunque no se

pueden asignar colores específicos a los cambios realizados por cada revisor,
sí que debemos saber que las referencias a cada revisor aparecen de un color
distinto en el documento, color que es asignado de forma automática por MS-
Word. De este modo es posible realizar el seguimiento de un documento en el
que han intervenido varios revisores.
La ventana permite también configurar los parámetros visuales de las
modificaciones en tablas y las modificaciones de formato. Por ejemplo, de
forma predeterminada MS-Word especifica que los cambios de formato no se
visualizan en el documento y que los globos correspondientes se indican
utilizando el color correspondiente a cada revisor:
Finalmente, en el conjunto de atributos etiquetados como Globos, además de

elementos como el tamaño reservado a los mismos o si se mostrarán o no las
líneas que unen al texto con el bocadillo correspondiente, tenemos la
posibilidad de especificar cómo imprimirá MS-Word el documento, girando o
no la orientación del papel para facilitar la inclusión de los mismos en la
página.
Y un detalle adicional ya que en este apartado se hace referencia a la vista de

diseño de impresión y a la vista de diseño web: Si se utiliza el control de
cambios y después se guarda el documento como página Web (.htm o .html),

las marcas de revisión formarán parte de la página y serán en consecuencia,
visibles.
La mecánica de la revisión
Dado que existen diferentes formas de ocultar las marcas de revisión o los
comentarios es posible, en especial si el documento no ha sido generado por
nosotros, que el control de cambios se encuentre activo y que no nos demos
cuenta de ello. Y ya que todos los cambios realizados mientras está activada
la característica Control de cambios (y todos los comentarios) insertados
seguirán formando parte del documento hasta que se acepten o rechacen (o
en el caso de los comentarios hasta que se eliminen), deberíamos asegurarnos
de que esta opción no ha sido utilizada en el documento. Si nuestro
documento debe ser enviado a otras personas, entonces este tema es una
medida más que recomendable puesto que, en función de la versión de Word
y de la configuración utilizada, las marcas de revisión o los comentarios
pueden volver a aparecer cuando se abre el documento en un nuevo entorno.
Si no deseamos, pues, que otras personas vean las marcas de revisión ni los
comentarios, deberemos aceptarlas o rechazarlas y deberemos, también,
eliminar los comentarios existentes.
Empecemos pues, por asegurarnos si existen comentarios o cambios
registrados en nuestro documento. La forma más simple es utilizar el
Inspector del documento.
Hagamos clic el botón Microsoft Office y accedamos a la opción

Preparar:
A continuación, hagamos clic en Inspeccionar documento.

Activemos el botón Inspeccionar. El proceso inspeccionará el documento y
terminará diciéndonos dónde ha encontrado información y qué tipo de
información ha encontrado y nos ofrecerá la posibilidad de eliminarla:
En el gráfico, por ejemplo, podemos ver que el documento

inspeccionado tenía comentarios, pero que carecía de de revisiones.
Tan pronto como determinemos que ha llegado el momento de revisar los
cambios introducidos en el documento, deberemos activar la cinta Revisar.
Empecemos por comprobar cómo está configurada la visualización de marcas.

En el grupo Seguimiento haremos clic en la flecha situada junto a Mostrar
marcas y comprobaremos que están marcados los diferentes elementos:
• Comentarios
• Anotaciones manuscritas
• Inserciones y eliminaciones
• Formato
• Revisores (en Revisores debemos asegurarnos que está activada la
opción Todos los revisores, en caso contrario sólo estaremos
comprobando los cambios realizados por un determinado revisor).
Si no aparece ninguna marca de verificación junto a alguno de los elementos
haremos clic en él para seleccionarlo.
Situémonos al principio del documento (con Ctrl + Inicio, por ejemplo) y, en

el grupo Cambios de la cinta Revisar, haga clic en Siguiente.
A partir de este momento podemos:

• En el grupo Cambios, hacer clic en Aceptar.
• En el grupo Cambios, hacer clic en Rechazar
• En el grupo Comentarios, hacer clic en Eliminar
Sigamos, paso a paso hasta haber aceptado o rechazado todas las marcas de
revisión del documento y haber eliminado todos los comentarios.
Evidentemente, también disponemos de acciones más globales:
• Si deseamos aceptar todos los cambios, haremos clic en la parte
inferior del botón Aceptar (en la flecha) y, a continuación, un nuevo
clic en Aceptar todos los cambios del documento.
• Si desea rechazar todos los cambios, haremos clic en la parte derecha
del botón Rechazar (en la flecha) y, a continuación, un nuevo clic en
Rechazar todos los cambios del documento.
NOTA: Si hubiéramos especificado un revisor o revisores específicos, o sólo

quisiéramos revisar alguno de los elementos posibles (comentarios, cambios,
formatos…), entonces deberíamos pulsar sobre Aceptar (Rechazar) todos los
cambios mostrados.

Comparar documentos
La versión 2007 de MS-Word ha incorporado algunas mejoras a la funcionalidad
de comparación de documentos:
• Si lo que queremos es comparar dos versiones de un documento con el
fin de saber qué cambios se han realizado, utilizaremos la opción de
comparación de estilo jurídico.
• Si lo que queremos es combinar comentarios y cambios de varios
documentos en un único documento, utilizaremos la opción Combinar.
• Si lo que queremos es comparar documentos uno al junto al otro,
abriremos ambos documentos y utilizaremos la vista en paralelo.
• Si lo que queremos es ver dos partes de un mismo documento de forma
simultánea activaremos la división de la ventana.
Comparar dos versiones de un documento
Ésta sería la función equivalente a la función de comparación de versiones
anteriores del programa.
Definamos nuestro objetivo. Tenemos dos versiones de un mismo documento y
queremos compararlas con el fin de saber qué cambios se han producido entre
ambas. Para realizar esta acción utilizaremos la opción de comparación de
estilo jurídico.
En la cinta Revisar, en el grupo Comparar, haremos clic en el botón

Comparar para, a continuación, seleccionar la opción Comparar…
La opción comparación Estilo jurídico comparará dos documentos y mostrará

únicamente las diferencias existentes entre ambos. Los documentos
comparados originales no se modifican y el resultado de la comparación se
muestra, en todos los casos, en un documento nuevo.
Al pulsar en Comparar… se nos activará la ventana Comparar documentos, en
la que debemos indicar los documentos original y revisado.

De todas formas, empecemos por ampliar la ventana que ampliaremos con un
clic en el botón Mas >>.
A diferencia de versionas anteriores ahora podemos especificar qué elementos

vamos a comparar, marcando o desmarcando casillas en el apartado
Configuración de la comparación. Observemos que no sólo compara los
elementos típicos de la revisión (inserciones y eliminaciones, comentarios…) si
no que es posible especificar que compare tablas, notas, encabezados y pies
de página… especial interés tiene la casilla Etiquetar cambios con que se
activará al seleccionar el documento revisado ya que permite especificar al
autor de esta revisión con una marca configurable, a diferencia de los
nombres de revisor que, aunque modificables, afectaban a todo el entorno
Office.
Si dejamos los valores por defecto, el resultado digamos que requiere una
pantalla bastante grande:

De todas formas disponemos de una opción que permite reconfigurar las
ventanas visualizadas: Fijémonos que el botón Mostrar documentos de
origen, en el grupo Comparar, está ahora activo:
Posibilidad que nos permite decidir qué documentos vamos a visualizar de

forma simultánea:
Además, todas las características de visualización estudiadas hasta ahora,

también se encuentran activas. Por ejemplo la de visualizar globos en lugar de
mostrar el panel de revisiones:
Unos apuntes más:

• Las opciones que seleccionen en Más >> serán las opciones
predeterminadas para la comparación la próxima vez que comparemos
documentos.
• Si alguna de las versiones del documento contiene marcas de revisión,
el programa mostrará un cuadro de mensaje. Deberemos aceptar los
cambios para poder seguir con la comparación de documentos. En el
tercer documento, pues, se aceptan las marcas de revisión del
documento original y se muestran como marcas de revisión los cambios
efectuados en el documento revisado.
• No se modifican los documentos de origen usados para la comparación.

Combinar comentarios y cambios de dos documentos
Si son varias las personas que intervienen en el documento: autores,
revisores, correctores… saber quien puso qué en cada sitio puede ser un
verdadero problema estratégico. MS-Word permite combinar comentarios y
cambios de dos documentos en un único documento agrupando todas las
aportaciones de cada editor. Si luego comparamos ese documento con un
tercero, y el resultado con un cuarto… y así hasta donde sea necesario
podremos reunir en un único documento todas las modificaciones realizadas.
En el grupo Comparar de la cinta Revisar, haremos clic en Comparar.
En la ventana de opciones haremos clic en Combinar.
Ahora nos aparecerá una ventana en la que debemos especificar los diferentes
parámetros a considerar. Como antes ampliaremos la ventana con un clic en
Mas>>.
En Documento original, seleccionaremos el documento en el que deseamos

combinar los cambios de distintos orígenes (si no aparece el documento en la
lista, deberemos utilizar la opción de navegación situada a su derecha).
En Documento revisado buscaremos el documento que contiene los cambios
realizados por uno de los revisores.
En Configuración de la comparación especificaremos qué opciones queremos
aplicar al realizar la comparación de los documentos. Como en el caso
anterior, la lista no se limita a las opciones de revisión.
En Mostrar cambios MS Word permite especificar si el seguimiento se hace a
Nivel de palabra completas o a Nivel de carácter. Eso significa que si, por

ejemplo, en el original tenemos la palabra condicional y en la corrección ha
sido modificada a incondicional, el nivel de palabra marcará la palabra
incondicional como cambiada, mientras que el nivel de carácter simplemente
afectará a los caracteres in.
Como antes, podremos especificar qué documentos aparecerán en la pantalla
cuando haga clic en Aceptar. Y como antes podremos cambiar de opinión en
Mostrar documentos de origen, en el grupo Comparar.
Y como siempre, otro detalle más: MS-Word almacena sólo un conjunto de
cambios de formato a la vez. Por tanto, al combinar varios documentos, es
posible que nos solicite si deseamos mantener el formato del documento
original o utilizar el formato del documento modificado. Si no necesitamos
controlar los cambios de formato, podemos desactivar la casilla de
verificación Formato en el cuadro de diálogo Combinar documentos.
Comparar en paralelo
Si lo que queremos es comparar documentos uno al junto al otro, abriremos
ambos documentos y utilizaremos la vista en paralelo.
En primer lugar abriremos los dos archivos que deseamos comparar (la vista
en paralelo funciona con dos ventanas independientes).
En el grupo Ventana de la cinta Vista, haremos clic en Ver en paralelo.
Para desplazar ambos documentos al mismo tiempo, deberemos hacer clic en

Desplazamiento sincrónico.
Para finalizar la visualización en paralelo, volveremos a hacer clic en Ver en
paralelo.
Si, tenemos varios documentos abiertos, entonces MS-Word nos preguntará
con qué documento queremos comparar el documento activo:

La vista en paralelo, mientras que no se desactive, tendrá también activa la
opción Restablecer posición de la ventana que reconstruye la vista si hemos
estado moviendo las ventanas individuales.
Ver simultáneamente dos partes de un mismo documento

Si lo que queremos es ver dos partes de un mismo documento de forma
simultánea activaremos la división de la ventana.
Para ello, en la cinta Vista, en el grupo Ventana, haremos clic en Dividir.
Esta acción situará una división temporal que, bien mediante el uso del ratón,
bien mediante las flechas de cursos del teclado, podemos ubicar en cualquier
posición de la pantalla (como es lógico, la propuesta predeterminada divide la
pantalla en dos partes iguales). Mediante un clic o pulsando la tecla Retorno,
la línea de división quedará fijada, apareciendo una nueva barra de
desplazamiento horizontal y fraccionándose en dos la de desplazamiento
vertical.

A partir de este momento, cada mitad actúa de forma independiente,
pudiéndonos mover de una a otra con el ratón y, en cada una de ellas, de
forma normal.
Para eliminar la división bastará con un clic en el botón Quitar división, del
grupo Ventana de la cinta Vista.
También es posible dividir la ventana desplazando el separador situado en lo
alto de la barra de desplazamiento vertical (y finalizar la división desplazando
la barra separadora hasta la posición de ese marcador):

Maquetación e impresión del documento
Evidentemente, a estas alturas, pretender que hay que explicarle a alguien
cómo se imprime o cómo se estructura el documento, y hacerlo en un curso
avanzado, puede parecer algo totalmente fuera de lugar.
Y así es. Por lo tanto no debéis preocuparos que no va de esto esta parte final
del curso.
Nuestra intención es, simplemente, dar a conocer unos pocos detalles que, en
general, por ser poco conocidos y poco utilizados, suelen pasar desapercibidos
por los usuarios de MS-Word.
Maquetación del documento
Según el diccionario de la Real Academia Española, maquetar es hacer la
maqueta de una publicación que se va a imprimir. Y, también según la RAE, la
maqueta es el boceto previo de la composición de un texto que se va a
publicar, usado para determinar sus características definitivas.
En el mundo de la informática de usuario, la acción de maquetar un
documento suele aplicarse al hecho de darle formato al mismo.
En este curso, con el apartado de estilos y los referentes a las características
de las unidades de edición, hemos cubierto de forma suficiente ese tema, ya
que opciones más básicas de formateo se suponen conocidas.
De todas formas podemos incluir dos elementos más a este apartado que
pueden ser de gran utilidad en algunos casos.
Empecemos por la publicación de un documento en formato PDF.
Publicar un documento PDF
Tras los documentos HTML y los documentos MS-Word, la tipología de archivo
más común, en cuanto a documentación se refiere, corresponde a los
documentos PDF.
Las siglas PDF (acrónimo del inglés portable document format, formato de
documento portátil) corresponden a un formato de almacenamiento de
documentos desarrollado por la empresa Adobe Systems y, a diferencia de los
anteriores, es un formato de documento pensado por y para la impresión.
Dejemos los detalles para más tarde y empecemos por reconocer que Adobe
hizo diana y que su formato se ha convertido en un estándar, primero de facto
y, ahora en un estándar formal abierto conocido como ISO 32000 que, al estar
mantenida por la Organización Internacional de Normalización (ISO) debe
seguir desarrollándose con el objetivo de proteger la integridad y longevidad
del formato PDF, proporcionando un estándar abierto para los más de mil
millones de archivos PDF que existen hoy en día (Sí, este párrafo ha sido
copiado de información propia de Adobe. Se nota ¿no?).
Eso significa que cuando hablamos de PDF, estamos hablando ya de una
colección de versiones del mismo formato. Para ser exactos, de nueve:
• 1993 - PDF 1.0 / Acrobat 1.0
• 1994 - PDF 1.1 / Acrobat 2.0

• 1996 - PDF 1.2 / Acrobat 3.0
• 1999 - PDF 1.3 / Acrobat 4.0
• 2001 - PDF 1.4 / Acrobat 5.0
• 2003 - PDF 1.5 / Acrobat 6.0
• 2005 - PDF 1.6 / Acrobat 7.0
• 2006 - PDF 1.7 / Acrobat 8.0
• 2008 - PDF 1.7, Adobe Extension Level 3 / Acrobat 9.0
Esta multiplicidad de versiones tiene su lado negativo. Los lectores de
documentos PDF (Acrobat Reader, por ejemplo) han tenido que adaptarse a
esos cambios, lo que puede provocar situaciones de incompatibilidad si se
intenta leer un formato determinado con un lector obsoleto.
Repasemos las principales características de este formato:
Empecemos por la principal: el formato PDF es multiplataforma: los
archivos PDF se pueden ver e imprimir en cualquier plataforma: Mac
OS, Microsoft Windows, UNIX y en la mayoría de las plataformas
móviles, incluyendo los lectores de e-books.
Es un formato de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y
texto). Eso significa que es capaz de combinar texto, elementos
multimedia (vídeos y sonido) y elementos de hipertexto (vínculos,
marcadores y enlaces).
Admite elementos de seguridad como el cifrado de la información o la
incorporación de firmas digitales.
Es una especificación abierta, lo que significa que sigue las
convenciones del software libre en su diseño. Esta opción posibilita el
desarrollo de aplicaciones que integren este formato (sin ir más lejos el
mismo MS-Office 2007 SP2 puede generar directamente archivos PDF).
Los archivos PDF son independientes del dispositivo, el mismo archivo puede
imprimirse en una impresora de inyección de tinta o una laser sin que
podamos observar diferencias entre las copias obtenidas (a una misma
resolución, evidentemente).
Para terminar con esta breve introducción al formato PDF expliquemos que los
documentos generados bajo esta especificación son documentos comprimidos
y que cada tipo de información se comprime según sus propias
especificaciones (el texto se comprime en LZW y las imágenes en JPEG, ZIO o
RLE según su tipología).
Esta característica tiene algunas consecuencias importantes. Si, por ejemplo,
copiamos una imagen y la compresión ha sido con reducción de calidad,
cualquier uso de esa imagen arrastrará esa pérdida, por lo que el documento
resultante (la traducción, por ejemplo) no tendrá la misma calidad que el
original, ya que cuando volvamos a comprimir durante el proceso de
generación del PDF de destino incrementaremos la pérdida original.
Otra consecuencia estriba en que si intentamos comprimir un documento PDF
veremos que prácticamente no reducimos el tamaño del archivo.

Un documento PDF es, en resumen, un documento especialmente ideado para
ser impreso, y en él se especifica toda la información necesaria para que la
presentación final del documento sea la deseada.
En función de cómo sea generado el PDF nos encontraremos con dos clases de
PDF:
En términos generales distinguiremos entre los documentos que se
generaron a través de un programa de conversión (por ejemplo, los que
se escribieron en Word y luego se transformaron a PDF mediante esta
misma aplicación) y los que han sido generados por un scanner.
Y aunque los dos tipos sean archivos en formato PDF y los dos
contengan de hecho una imagen, los primeros conservan las
propiedades básicas del texto mientras que los segundos no disponen de
dicha característica y simplemente contienen un gráfico puro.
Finalizada esta introducción veamos como encara MS-Word la publicación de
documentos en formato PDF.
MS-Word incorpora un sistema para la impresión de documentos PDF de forma
predeterminada, por lo que ya no es necesario utilizar aplicaciones de
terceros como hasta el lanzamiento de la versión 2007.
De hecho, el programa puede imprimir tanto PDF como XPS, el formato
con el que Microsoft intentaba hacerle la competencia a Adobe en este
segmento.
Para imprimir un documento PDF simplemente debemos utilizar la
característica PDF o XPS que encontraremos en la función Guardar como,
accesible en el botón de Office .
Si seleccionamos esta característica el programa nos dirigirá directamente al

cuadro Guardar como que ahora ha cambiado el nombre a Publicar como PDF
o XPS (característica, esta última, que no aparece por defecto y para la que
deberíamos cambiar el tipo de documento en el cuadro a tal efecto).

El programa permite un par de niveles de calidad (Estándar y Tamaño
mínimo) y una serie de opciones accesibles desde el botón del mismo nombre
y que no requieren mayor explicación:
Guardar las tipografías en el documento

El segundo tema que vamos a tratar tiene relación con la capacidad de un
documento MS-Word (y en contraposición al tema anterior, de naturaleza
editable) que contiene caracteres cuyas tipografías pueden ser ajenas al
sistema en el que va a utilizarse. Éste sería el caso de un documento con
caracteres griegos (por ejemplo) que tuviera que leerse en un ordenador
asiático (y siempre y cuando no hubiéramos utilizado tipografías Unicode), O

cuando hemos utilizado tipografías de dibujos como Webdings o Wingdings
(tipografías de típicas del entorno Windows).
En esa situación podemos incorporar las tipografías o los caracteres utilizados
de esas tipografías, para que el receptor del documento visualice
exactamente lo que nosotros hubiéramos escrito. Para conservar esos
caracteres en el documento deberemos acceder a las Opciones de Word,
botón que encontraremos el botón de Office . Allí, en el apartado

Guardar, podremos configurar las condiciones en las que MS-Word guarda los
documentos.
De entrada observemos que aquí es donde se activan las copias de seguridad

automáticas, y el tiempo de intervalo entre las mismas. Tiempo que, si
trabajamos con documentos muy grandes, convendrá incrementar si no
queremos que constantemente el programa se ralentice al tener que guardar
la copia de seguridad.
La parte inferior de la ventana nos permitirá incrustar las tipografías en el
archivo. Completas o sólo aquellos caracteres que hayamos utilizado.
Impresión del documento
Imprimir es algo que, también, suele ser conocido por cualquier usuario
medio-básico de cualquier herramienta informática. Por lo tanto, también
aquí, vamos a tocar un par de temas que suelen dejarse de lado.

Tratemos de imprimir un documento. Para ello vayamos al botón de Office
y seleccionemos la opción Imprimir. Aparecerá la ventana Imprimir:
Pulsemos en el botón de Opciones… situado en el ángulo inferior izquierdo. El

programa nos llevará a las Opciones de Word, al apartado Mostrar:
Las opciones, que quedarán activas hasta una nueva definición cuando
cerremos la ventana, permiten entre otras característica, determinar si se
imprimirá o no el texto oculto, o si se imprimirán gráficos y cuadros de texto
flotantes o, por el contrario, su lugar aparecerá ocupado por cuadrados en
blanco (algo que puede ser muy interesante al precio que está la tinta de
impresora si el documento está cargado de imágenes y sólo queremos sacar un
borrador para trabajar con él en papel).

De todas formas, las posibilidades de la impresión no terminan aquí.
Incomprensiblemente, MS-Word guarda especificaciones de impresión en otro
punto de esta misma ventana, en el apartado Avanzadas:
Vista preliminar
Accesible en el botón de Office ,opción Imprimir, la vista preliminar nos

permitirá visualizar el documento tal como aparecerá por impresora.
Evidentemente, en un entorno WYSIWYG, eso no tiene una especial

relevancia, ya que si se ocultan todos los códigos no imprimibles, el

resultado de la vista Diseño de impresión, en la cinta Vista, es la
misma.
Si seleccionamos la opción Vista preliminar el programa nos mostrará una
previsualización de la impresión en una ventana llamada Vista preliminar.
La cinta de opciones que acompaña al documento permite realizar algunos

cambios generales sobre la estructura del documento, como definir la
orientación, los márgenes o el tamaño del papel. De todas formas todo esto
no es nada nuevo y, a excepción de la posibilidad de echarle un vistazo a la
impresión utilizando los niveles del zoom y los botones de navegación, esta
ventana no incluye ninguna novedad si no fuera por una pequeña utilidad que,
en caso de necesidad, puede resolvernos un problema bastante molesto.
Nos estamos refiriendo al botón Encoger una página. Veamos qué mps explica
el programa sobre esta opción:
Pues bien, por cada pulsación en ese botón, el programa intentará disminuir
el número de páginas en una, reduciendo, especialmente, el tamaño del
texto.

Esta utilidad puede parecernos poco interesante… hasta que aparece esa
carta, ese folleto, en el que el espacio ocupado abarca, por unos pocos
caracteres, más de lo debido. Pues bien, dado que el programa intenta
realizar una reducción compensada, modifica globalmente el documento y
trata de conservar la apariencia del mismo. Algo que, si se trata de un
documento con un único tipo de letra, no suele ser problemático. Y que, por
el contrario, cuando se trata de un documento de gran complejidad visual
puede ser un verdadero incordio.
La utilidad trata el documento de forma global, por lo que no puede utilizarse
para reducir el contenido de una página en concreto. Así pues, la utilidad de
la opción queda restringida a páginas finales con poco contenido.

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MS–Word

Introducción a MS–Word _______________________________________________________ 1

MS–Word avanzado SIC, SL i

MS–Word avanzado SIC, SL ii

MS–Word avanzado SIC, SL iii

MS–Word avanzado SIC, SL 1 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 2 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 3 de 158

Imagen extraída de Wikipedia

Dado que para la mayoría de los idiomas esto es totalmente insuficiente se

MS–Word avanzado SIC, SL 4 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 5 de 158

Tipo de letra, cuerpo y estilos del texto

MS–Word avanzado SIC, SL 6 de 158

Antes de empezar a desmenuzar el comportamiento de los caracteres en

MS–Word avanzado SIC, SL 7 de 158

Las tipografías de paso fijo facilitan la composición de textos ya que en

MS–Word avanzado SIC, SL 8 de 158

Nota: Según los idiomas instalados en el ordenador este cuadro

MS–Word avanzado SIC, SL 9 de 158

Si hacemos clic en el diminuto icono situado en la parte inferior derecha

Ahora, para activar el panel de Mostrar formato deberemos realizar

MS–Word avanzado SIC, SL 10 de 158

Los hipervínculos existentes en el cuadro conducen a la ventana de

MS–Word avanzado SIC, SL 11 de 158

Empecemos fijándonos en la esquina inferior derecha. Esa marca, y el

MS–Word avanzado SIC, SL 12 de 158

Abramos un cortísimo paréntesis. A estas alturas alguien puede

MS–Word avanzado SIC, SL 13 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 14 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 15 de 158

Si prevemos que el documento puede sufrir modificaciones constantes la

MS–Word avanzado SIC, SL 16 de 158

En el botón Microsoft Office deberemos pulsar el botón

MS–Word avanzado SIC, SL 17 de 158

Pulsemos el botón Opciones de Autocorrección.

MS–Word avanzado SIC, SL 18 de 158

Como podemos ver, son varios los cambios generados automáticamente

MS–Word avanzado SIC, SL 19 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 20 de 158

En el botón Microsoft Office deberemos pulsar el botón Opciones

Esta acción nos conducirá al entorno de configuración de la mayoría de

MS–Word avanzado SIC, SL 21 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 22 de 158

En el primer párrafo, en la tercera línea hemos aplicado un salto de

MS–Word avanzado SIC, SL 23 de 158

Otra fuente importante de problemas asociados a la marca de párrafo se

Para insertar un salto de sección En la misma ventana podemos

MS–Word avanzado SIC, SL 24 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 25 de 158

Dos son las opciones relacionadas con la información personal que,

En la opción Propiedades del menú Archivo accedemos a una serie de fichas

MS–Word avanzado SIC, SL 26 de 158

Después de guardar, el programa nos ofrece analizar una serie de elementos

MS–Word avanzado SIC, SL 27 de 158

Y terminará diciéndonos dónde ha encontrado información y nos ofrecerá la

MS–Word avanzado SIC, SL 28 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 30 de 158

MS–Word avanzado SIC, SL 31 de 158

Y dos movimientos más bastante desconocidos y muy prácticos:

El acceso, la creación de marcadores o su eliminación, puede realizarse

Que nos dará acceso a la ventana Marcadores:

MS–Word avanzado SIC, SL 32 de 158

Algunos de los sistemas de selección que proporciona MS–Word son: