ÍNDICE

Comparativa de sistemas RRHH 3

Calculadora de presupuestos de software RRHH 8
Costes ocultos de un proyecto de software RRHH 10
Precios diferentes software de recursos humanos 12
Analizar las necesidades de su empresa respecto al software RRHH 14
Inversión en Taleo o HCM Fusion de Oracle 16
Proveedores: Factores a tener en cuenta 17
4 errores a evitar en las presentaciones de software RRHH en su empresa 19
6 preguntas esenciales que hay que hacer al proveedor 21
Soluciones a problemas con un software de nóminas 23
Autoservicio del empleado: características y utilidad 25
¿Cómo implicar a los empleados en el autoservicio del empleado? 27
Precio de un programa de gestión de turnos 29
Errores comunes al utilizar el autoservicio del manager 30

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2
 Comparativa de sistemas RRHH
Uno de los aspectos más importantes a la
hora de elegir sobre un sistema de RRHH
está en ver qué sistema se adapta mejor a
sus necesidades. En este sentido, la gran
variedad de sistemas de gestión de
recursos humanos, cada uno de ellos
orientado a campos concretos, puede
causar más de un quebradero de cabeza en
un director de proyecto. Aquí se ofrece una
comparativa de algunos de los sistemas de
gestión más conocidos, incluyendo la
mayoría de las funciones disponibles en
cada uno de ellos.

Oracle Fusion HCM SAP HCM Workday HCM Meta4

Modelo de pago Pago único de licencia o Pago único de licencia Subscripción mensual, Subscripción mensual,
subscripción mensual o subscripción licencias únicas por licencias únicas por
(dependiendo de la mensual (dependiendo add-on add-on
versión elegida) de la versión elegida)
On-Premise No Sí No No
SaaS Sí Sí (hosting de versión Sí Sí
on-premise por SAP)
Integración con otros Sí (especialmente los Sí (especialmente los Sí (consultar) Sí (consultar)
productos propios de Oracle) propios de SAP)
Módulos o add-ons Sí Sí Sí Sí
Personalización Sí Sí Sí (con limitaciones) Sí (gestión directa con
el proveedor)
Funcionalidades • Administración de • Administración de • Administración de • Administración de
puestos y ascensos puestos y ascensos puestos y ascensos puestos y ascensos
• Administración global • Asignación de • Asignación de • Asignación de
de recursos humanos puestos de trabajo puestos de trabajo presupuestos por
• Asignación de puestos • Autoservicio del • Autoservicio del departamentos
de trabajo empleado empleado • Autoservicio del
• Autoservicio del • Autoservicio del • Autoservicio del empleado
empleado (con mánager mánager • Autoservicio del
funcionalidades más • Cálculo de impuestos • Cálculo de impuestos mánager
avanzadas) y prestaciones y prestaciones • Cálculo de impuestos
• Autoservicio del • Control de asistencia • Control de asistencia y prestaciones
mánager (con • Desarrollo del • Evaluación del • Control de asistencia
funcionalidades más empleado rendimiento • Control de
avanzadas) • Evaluación del • Gestión de nóminas presupuestos
• Cálculo de impuestos y rendimiento (en un módulo • Gestión de
prestaciones • Gestión de separado) contratación
• Control de asistencia contratación

3
 Oracle Fusion HCM SAP HCM Workday HCM Meta4
(Funcionalidades) • Evaluación del • Gestión de flujos de • Gestión de períodos • Gestión de flujos de
rendimiento trabajo vacacionales trabajo
• Gestión de • Gestión de nóminas • Gestión de personal • Gestión de nóminas
contratación • Gestión de períodos • Gestión del talento • Gestión de personal
• Gestión de flujos de vacacionales • Planificación de • Gestión del talento
trabajo • Gestión de personal formación • Planificación y
• Gestión de nóminas • Gestión del talento • Planificación y gestión de la
• Gestión de períodos • Planificación de gestión de la organización
vacacionales formación organización • Repositorio de
• Gestión de personal • Planificación y información
• Gestión del talento gestión de la • Simulación del pago
• Planificación y gestión organización de nóminas
de la organización
Multilenguaje Sí Sí Sí Sí
Cálculo de divisas Sí Sí Sí Sí
Compatibilidad con Sí Sí Sí Sí
dispositivos móviles
Herramientas de Sí Sí Sí Sí
Business Intelligence
Pros • Varias opciones para • Gran capacidad para • Constantes • Las mejores
la implementación: el análisis de datos actualizaciones funciones para la
on-premise, host por • Experiencia en el • Amplias opciones de gestión de nóminas y
Oracle o un tercero, mundo del ERP hace integración para un salarios
modelo híbrido que su integración SaaS • Presentación de los
• Frecuentes con este sistema sea • Gran capacidad para informes de datos
actualizaciones una de las mejores acceso remoto con empresariales claros
• Módulos • Todos los módulos dispositivos móviles y concisos
especializados están disponibles • Gran alternativa para • De acuerdo a
• Fuertes opciones para desde el principio tener un sistema Gartner, tiene una de
la seguridad de los • Una de las mejores RRHH en la nube las mejores
datos suites para la gestión • La disponibilidad de integraciones entre
• Herramientas de BI del talento Workday Financials sus distintos módulos
completamente • Si ya se utiliza el puede servir a • Su entorno de flujo
integradas con los software de SAP ERP, empresas que de trabajo es uno de
datos de RRHH la integración se necesiten un los mejores del
• Si tiene un entorno puede realizar de software RRHH con mercado
empresarial de Oracle, forma más rápida funciones de ERP • Es uno de los
la implementación es • Gran cantidad de sistemas RRHH más
mucho más sencilla funcionalidades en especializados
diversos ámbitos de
recursos humanos

4
 Oracle Fusion HCM SAP HCM Workday HCM Meta4
Contras • Necesita una gran • Inversión inicial y • Limitada capacidad • El acceso remoto es
cantidad de memoria período de para la gestión de mejorable, su app
para su versión on- implementación nóminas en algunos para móviles no
premise (sobre los bastante altos países parece ser muy
128gb de RAM) • Los módulos del • Menor atención a popular
• La confusa paquete básico están pequeñas empresas • No tiene demasiadas
terminología de Oracle disponibles desde un • No hay acceso sin opciones respecto a
puede no resultar primer momento, conexión a Internet redes sociales
atractiva para los pero funcionalidades ni disponibilidad para • Su herramienta de
usuarios avanzadas deben ser una instalación on- gestión del talento
• No tiene opciones adquiridas premise puede ser
para la gestión de posteriormente • Aunque Workday insuficiente
formación a pesar de • Se necesita un Financials puede • Al estar enfocado en
tener módulo de conocimiento de complementar el RRHH, puede ser
gestión del talento software SAP para núcleo RRHH, todavía poco atractiva para
• Su módulo de poder personalizarlo no es una opción quienes busquen una
contratación es o configurarlo muy sólida suite ERP completa
bastante limitado • La versión en la nube • Su función como ERP con su propio
• La integración con J.D. es simplemente un no es comparable a módulo de RRHH
Edwards es bastante host de la versión on- la de competidores
limitada premise como SAP o Oracle,
• El mercado de Oracle • La gran cantidad de lo que provocará que
en Europa es bastante funcionalidades haya que
limitado disponibles a veces acompañarlo de
abruma otros sistemas extra

5
 SuccessFactors a3EQUIPO
Modelo de pago Subscripción mensual, licencias únicas Modelo híbrido: Licencias + mantenimiento
por add-on anual o Suscripción mensual
On-Premise No Sí
SaaS Sí Sí
Integración con otros Sí (especialmente los propios de SAP) Sí, personalizados en cada caso
productos
Módulos o add-ons Sí Sí
Personalización Sí Sí, en ciertos casos
Funcionalidades • Administración de sucesiones y • Nómina y administración de personal
ascensos • Portal del empleado
• Asignación de puestos de trabajo • Notas de gastos
• Autoservicio del empleado • Gestión de la compensación
• Autoservicio del mánager • Análisis salarial
• Cálculo de impuestos y prestaciones • Selección
• Desarrollo del empleado • Gestión del tiempo
• Evaluación del rendimiento y • Evaluación
objetivos • Formación
• Gestión de contratación y selección • Cuadros de mando
de personal
• Gestión de nuevos empleados
(Onboarding)
• Gestión de nóminas
• Gestión de períodos vacacionales
• Gestión de tiempo y ausencias
• Gestión de las compensaciones
• Gestión del talento
• Formación
• Planificación y análisis
Multilenguaje Sí La nómina no, pero el Portal del Empleado sí.
Cálculo de divisas Sí No
Compatibilidad con Sí Sí, app para iOs y Android
móviles
Herramientas de BI Sí Sí

6
 SuccessFactors
Pros • Interfaz intuitiva y orientada al usuario
• Disponibilidad en diversos idiomas
• Escuchan a los clientes y toman en cuenta
sus comentarios para futuras
actualizaciones
• Si se utiliza el ERP SAP, la integración
puede ser más rápida
• Gran variedad de funcionalidades en
diferentes ámbitos de los RRHH
• Permite tener todos los datos en un
mismo sitio
Contras • Muchos módulos han sido adquiridos y
añadidos posteriormente y no acaban de
integrarse con el software
• Algunas aplicaciones se encuentran
desactualizadas
• Adaptar las aplicaciones realizándole
modificaciones pueden afectar la
experiencia de usuario de forma negativa
• La administración del sistema es engorrosa
y compleja
• El soporte es mejorable, cada vez se habla
con un técnico diferente por ello hay que
explicarlo todo desde el principio
Tabla comparativa de precios Workday vs. SuccessFactors
Precios Workday
Precio por usuario/año 90 - 180 €
a3EQUIPO
• Gran experiencia en el cálculo de
nóminas
• Muy extendidos por España
• Dos opciones de implementación (on-
premise & cloud)
• Actualizaciones en normativas legales
gratuitas
• Fuertes opciones de análisis de la
información
• Extraíble casi todo a Excel
• Posibilidad de acceder fuera del puesto
de trabajo, movilidad
• Mucha autonomía del usuario
• Sin costes ocultos (correcciones,
actualizaciones y soporte incluidos en el
mantenimiento)
• Necesario módulo de nóminas para
obtener todo el rendimiento de la solución
• Límites en la gestión de nóminas en otros
países
• Limitado en cuanto a los idiomas
SuccessFactors
165€ (Licencia)
7
Calculadora de presupuestos de software RRHH
Calcular el presupuesto del software
RRHH elegido es siempre una odisea: hay
que tener en cuenta tanto las
funcionalidades como los usuarios, las
licencias, etc., y en muchas ocasiones el
precio no acaba de estar claro tras un
largo análisis. En estos casos lo mejor es
guiarse por los precios ofrecidos en la
Calculadora de Presupuestos que se
ofrece a continuación, y así estimar
cuánto puede suponer la implementación
de un software de RRHH en su empresa.
Modelos de pago
Pago mensual por empleado: bastante
popular gracias a la gran cantidad de
software de recursos humanos que se
vende como SaaS (software como servicio).
En este caso, se paga por empleado que se
incorpora al sistema, use este empleado el
sistema o no. Puede que haya costes de
implementación al principio, aunque no
suele ser común en el campo de las
aplicaciones SaaS.
El coste medio suele estar entre 2€ y
10€por empleado al mes, con reducciones
en el precio para empresas que superen los
1000 empleados (incluso hasta 0.20€ por
empleado en algunos casos). En el precio
va incluido el mantenimiento y las
actualizaciones, aunque algunos
fabricantes o proveedores pueden añadir
costes extra por pago único de licencia,
opciones de personalización, add-ons y
módulos complementarios, formación o
consultoría.
Pago mensual por usuario: cambia la
perspectiva y sólo se paga por usuario del
sistema, normalmente administradores o
responsables dentro del departamento de
recursos humanos. El precio del software
de recursos humanos que siga este modelo
puede ser más económico, aunque hay que
fijarse en que algunos fabricantes y
proveedores dicen usuario cuando quieren
decir empleado y viceversa. Además,
muchos programas de recursos humanos
también incluyen funciones para los
empleados, lo que puede ser una sorpresa
en el precio final al categorizar a estos
empleados como administradores.
El coste medio suele estar entre 5€ y 25€
por responsable al mes y al igual que el
modelo anterior este suele incluir el
mantenimiento y las actualizaciones.
Igualmente, puede haber costes extra en
servicios complementarios.
8
Pago único: este tipo de licencia suele estar
ligada a grandes suites de gestión de
recursos humanos o a un ERP que incluya
funciones de recursos humanos.
Normalmente este tipo de licencias son
para instalaciones on-premise en grandes
compañías. Además, puede traer costes
extra en forma de funcionalidades y
módulos añadidos o de gastos de
mantenimiento.
Muchas de estas suites tienen un precio
fijo, mientras que otras basan su precio
total en la cantidad de usuarios de la que
disponga el sistema, aumentando a medida
que aumenta el número de usuarios. El
precio de este tipo de modelos de pago
depende mucho del alcance y volumen del
proyecto, pudiendo llegar a alcanzar cifras
millonarias.
Código abierto: en el mundo del software
empresarial también hay muchas
alternativas de código abierto. Algunas de
ellas ofrecen planes de precios que
incluyen extras como mantenimiento,
asesoramiento, etc., mientras que otras
simplemente dejan a cargo del equipo de IT
de la empresa cualquier tipo de instalación,
desarrollo, reparación o cambio del
sistema.

Ejemplos de presupuestos
Presupuesto 1
Sistema: SAP Business One ERP con funciones RRHH.
Características: Host por SAP, subscripción cuatrienal (48 meses), mínimo
3 responsables que utilizarán el sistema.
Precio: 95€/mes x usuario. 95 x 3 = 285€; 285 x 48 = 13.680€
Observaciones: No incluye precio por extras, personalización, o consultoría.

Presupuesto 2
Sistema: Oracle Fusion HCM Cloud con Fusion Global Payroll (nóminas).
Características: En la nube, subscripción anual (12 meses) alrededor de
500 empleados.
Precio: 8€/mes x usuario (Fusion HCM Cloud) y 5€/mes x usuario (Fusion
Global Payroll). 8*500 + 5*500 = 6500€; 6500 x 12 = 78.000€
Observaciones: No incluye precio por extras, personalización o consultoría.

9
Costes ocultos de un proyecto de software RRHH
Los mayores gastos a la hora de adquirir
un sistema de gestión de recursos
humanos raramente se encuentran en el
precio. El coste total no se limita
simplemente al precio, sino también al
tiempo que se invierte en poner a punto el
nuevo sistema, la cantidad de recursos
que deben asignarse y el efecto que un
proyecto de estas características tendrá
en la estructura organizativa de su
empresa. Por ello, cuando llegue la hora
de poner un proyecto en marcha, es
importante no sólo prestar atención al
presupuesto, si no a otras áreas que
pueden provocar un aumento final del
coste total en términos tanto productivos
como económicos.
Alcance del proyecto
Un proyecto de implementación de un
software RRHH tiene en cuenta muchas
variables y cuando esas variables empiezan
a modificarse en mitad del proyecto, las
fechas, plazos y límites acaban siendo
sobrepasados. Una tardanza excesiva en la
finalización de un proyecto tiene un
impacto directo en el coste, ya sea por el
tiempo malgastado por los empleados o
responsables IT o por los gastos extra en
consultoría.
En estos casos, la clave está en planificar
todo el proyecto lo más ajustado posible.
No porque evitará que el alcance del
proyecto pueda extenderse, si no porque al
menos minimizará sus consecuencias.
Intente tener en cuenta todos los posibles
inconvenientes y escenarios, las
integraciones que necesitará, las opciones
personalizadas, las sesiones de formación,
etc., y asigne el tiempo y recursos
adecuados a cada paso del proceso.
Gestión del equipo encargado del
proyecto
La gestión de proyectos es una habilidad
esencial en la implementación de cualquier
tipo de software y, en el caso del software
RRHH, es igual de cierto. Necesitará a
alguien capaz de aplicar la metodología de
gestión de proyecto ideal y que tenga
experiencia en la instalación de software
empresarial, tanto de forma interna como
de forma externa (proveedor). En el caso
del proveedor es bastante sencillo, pues
tan sólo necesitará pruebas de que han
realizado una implementación del mismo
sistema o uno similar.
10
En cuanto a su equipo interno, debe tener
en cuenta que no siempre el responsable
del departamento RRHH tendrá
experiencia en cuanto a cuestiones
tecnológicas, por lo que tendrá que guiarse
por otro tipo de habilidades. En este caso,
la persona encargada tiene que ser capaz
de entender lo que se requiere desde el
departamento de RRHH, pertenezca o no a
él, además de poder presentar cualquier
tipo de duda, problema o mejora tanto al
vendedor como a los empleados internos
de su propia empresa.
Formación insuficiente
La formación en sistemas de gestión de
recursos humanos tiene la reputación de
ser bastante cara. Si se hace de forma
eficiente, es precisamente lo contrario: el
ROI que obtendrá con empleados
formados para utilizar el software al 100%
será mayor y vendrá mucho más pronto de
lo esperado. Sin embargo, si no se cuida la
formación es posible que los costes totales
del sistema RRHH se disparen ante la
imposibilidad de utilizar un software
especializado tras gastar mucho dinero en
una formación inservible. Lo mejor es
realizar un plan de formación muy
detallado para que los empleados puedan
estar listos cuando el sistema empiece a
utilizarse internamente.
Disponibilidad de los implicados en
el proyecto
Cuando muchas personas distintas están
involucradas en un mismo proyecto, puede
que nos encontremos que reunirlas a todas
al mismo tiempo es una tarea ardua. Puede
que el proceso de implementación se
prolongue a mitad porque algunos de los
implicados tengan tareas “más
importantes” que atender. Este
incremento de tiempo ralentizará todo el
proyecto, con una consecuente subida de
costes tanto en tiempo, como en dinero,
sobre todo si hay una consultoría que sigue
cobrando mientras el tiempo corre. En este
sentido, la motivación y compromiso del
equipo elegido para la realización del
proyecto es un factor crítico, tanto como
para el proyecto en sí mismo como para
poder mantener el presupuesto y la fecha
límite dentro de lo que se calculó en un
primer momento.
11
Precios diferentes software de recursos humanos

Precio de Workday
El software de Recursos Humanos, Workday presenta un precio por empleado y año que oscila
entre los 90 – 180€/año. Presentamos ahora en estos dos casos, dos situaciones de presupuesto
diferentes:

Caso 1: Versión optimista:

En este caso para una empresa de 1.500 empleados seleccionando el paquete más básico de
Workday. El coste anual de la suscripción cloud sería:

1.500 trabajadores * 90 €/año = 135.000 €/año

Si añadimos, el primer año, un coste de implementación que habitualmente es un 1,25 sobre el coste
anual de la suscripción a la nube, el coste del primer año de Workday sería:

135.000€/año * 1.25 (coste mantenimiento) = 168.750 €/primer año

Caso 2: Versión pesimista:

En este caso para una empresa de 1.500 empleados, se seleccionaría el paquete completo de
funcionalidades de Workday. El coste anual de la suscripción cloud sería:

1.500 trabajadores * 180 €/año = 270.000 €/año

El primer año, hay que añadir el coste de implementación que habitualmente es un 1,25 sobre el
coste anual de la suscripción cloud, el coste del primer año del software de RRHH Workday sería:

270.000 €/año * 1.25 (coste mantenimiento) = 337.500 €/primer año

12
Precio a3EQUIPO
El software de Recursos Humanos de Wolters Kluwer, a3EQUIPO, se presenta en un modelo
híbrido, donde se puede optar por dos opciones:

• Modelo de licencia + mantenimiento.

• Modelo de pago por uso.

En el modelo pago por uso o SaaS (Software as a Service) presenta un coste por empleado al mes que
oscila entre 1 y 4,5 €. Presentamos ahora en estos dos casos, dos situaciones de presupuesto
diferentes:

Caso 1:
Una empresa de 400 empleados que quiere implementar únicamente el módulo de nóminas. El coste
anual de la suscripción cloud sería:
400 empleados x 1 € /mes = 400 € x 12 meses = 4.800 € / año.

Caso 2:
Una empresa de 400 empleados que quiere implementar una gestión global de los RRHH, incluyendo
los diferentes módulos de gestión del talento. El coste anual de la suscripción cloud sería:
400 empleados x 4,5 € /mes = 1.800 € x 12 meses = 21.600 € / año.

Cabe mencionar que, en este modelo de precios, no existen costes ocultos, ya que en cualquiera de
las dos opciones tanto licencia como en SaaS queda incluido:

• El uso del producto.

• Las actualizaciones de mantenimiento correctivo y evolutivo.
• Las actualizaciones legales.
• El servicio de soporte de atención al cliente.

13
Analizar las necesidades de su empresa respecto al software
RRHH
El día ha llegado, es hora de adquirir un
nuevo software RRHH, pero ¿ha definido
bien sus necesidades? Un sistema de
gestión de recursos humanos es una gran
inversión y es mejor asegurar que se elige
el mejor software para responder a sus
necesidades. Por ello, el análisis interno
previo es una de las mayores piezas del
puzle que supone la implementación de
un nuevo software RRHH. Asegure el éxito
evitando los errores más comunes
durante este proceso:
1. Una participación parcial conlleva
unos requisitos incompletos
Si las necesidades y requisitos del software
RRHH involucran sólo a una parte del
departamento de recursos humanos, lo
más probable es que se acabe escogiendo
una solución que no satisface a todos los
usuarios. Aunque no todo el mundo tenga
el mismo poder de decisión, para realizar la
mejor elección de software RRHH se
necesita tener una visión general del uso de
datos y las funcionalidades requeridas,
tanto de los máximos responsables como
de los empleados concretos. Es mejor
incluso involucrar a otros departamentos
como el financiero o el de informática,
simplemente para que cada persona pueda
aportar perspectivas distintas que ayuden
a mejorar el resultado final. En estos casos
es mejor preguntar demasiado, que tener
que gastar más tiempo y dinero en incluir
esas funcionalidades que no se habían
contemplado en un primer momento.
2. Permitir que la información de un
proveedor se imponga a sus
criterios
Aunque esté trabajando con los mayores
expertos en software RRHH, es un error
común permitir que lo que ofrece el
proveedor prevalezca sobre sus propias
opiniones. Que un software pueda hacer
esto o aquello de forma perfecta, no
significa que usted vaya a tener que
necesitar dichas funcionalidades. A veces
será más cómodo incorporar la
información del vendedor a su
planificación de software, pues evitará un
proceso de análisis más largo, pero podrá
pasar por alto funcionalidades que
encarezcan el precio y no necesite u obviar
otras que necesite dentro de la
configuración de su software RRHH.
14
Utilice la información de un proveedor
solamente como soporte a las necesidades
de su organización y no como pilar central
que determine todo el proyecto en su
conjunto.
3. No establecer prioridades para los
requisitos
Todas las necesidades de su empresa en el
campo de recursos humanos no tendrán la
misma prioridad y tampoco deberían
tenerla. Por mucho que un máximo
responsable presione para incorporar una
funcionalidad en el sistema, hay que saber
establecer un rango de prioridades que
defina aquellos requisitos con un mayor
peso, o se acabarán olvidando las
necesidades más básicas del software
RRHH. Para evitar este riesgo, lo mejor es
crear una serie de etiquetas que definan la
urgencia o importancia de cada
funcionalidad. Después, podrá debatir los
elementos en cada rango o etiqueta con el
resto de miembros encargados de la
implementación del software RRHH, para
así tener una visión de conjunto más
objetiva y definir una estrategia más clara a
la hora de incorporar funcionalidades a su
software RRHH.
15
Inversión en Taleo o HCM Fusion de Oracle

Oracle presenta dos opciones de softwares de recursos humanos que son Taleo y HCM
Fusion. El primero está especializado en la gestión del talento y el segundo, de forma más
global, abarca todos los aspectos de los recursos humanos.

Se presenta la situación para una empresa de 750 empleados. Estudian la inversión que
supondría cada software y las funcionalidades que les aportarían. Estas son importantes
para cubrir las necesidades optimizando la inversión.

• Taleo, para la gestión del talento, con funcionalidades como adquisición de talento,
rendimiento, desarrollo profesional, aprendizaje, sucesiones, compensaciones. El
coste anual para la empresa de 750 empleados con la totalidad de los módulos sería:

100,80€ usuario al año * 750 empleados = 75.600€ anuales

• HCM Fusion, o como se denomina actualmente “Global Human Resources”, cuenta

con mayor número de funcionalidades: RRHH (perfiles, organización), gestión de
personal (tiempo, áreas, proyectos), retribuciones de personal (nóminas, beneficios,
compensaciones), optimización de RRHH (planes y predicciones) y análisis RRHH
(estadísticas). El coste anual para la empresa de 750 empleados con la totalidad de
los módulos sería:

194,40€ usuario al año * 750 empleados = 145.800€ anuales

Las inversiones deben de tenerse en cuenta en relación a las funcionalidades que ofrece
cada sistema. HCM Fusion es una inversión doble a la de Taleo, pero es un sistema global
para los recursos humanos. Hay que tener en cuenta las modificaciones de precio que pueda
ofrecer el proveedor elegido.

16
 Proveedores: Factores a tener en cuenta
Tras la elección del software RRHH, hay
que establecer cómo se implanta el
sistema. Aquí entran en juego los
proveedores, cuya elección no es tan fácil
como parece en un principio. De hecho,
uno de los factores de éxito de un
proyecto de implantación de un HRM
recae sobre la correcta elección del
proveedor. Por ello, se recomienda
asegurarse de los siguientes aspectos
antes de elegir al proveedor que trabajará
con su software RRHH.
Factores a tener en cuenta
✓ Experiencia del proveedor
✓ Conocimiento del sector de su empresa
✓ Entendimiento de los objetivos de su
empresa
✓ Compromiso para el trabajo con el cliente
✓ Soporte y consejo tras la instalación
Experiencia del proveedor
Es importante trabajar con un proveedor
que ofrezca seguridad con una larga
experiencia en el campo de implantación
de sistemas software RRHH. Un proveedor
de un sistema debe conocer cómo
funcionan los procesos y los pasos a dar en
cada momento, si no quiere ver su
proyecto comprometido desde el primer
momento. No obstante, esto no significa
que un proveedor más nuevo no pueda
realizar un gran trabajo, pero debe ser
capaz de suplir esa carencia con unos
objetivos y un asesoramiento del proceso
que transmita seguridad y confianza a su
empresa.
Conocimiento del sector de su
empresa
Aunque puede no parecer un aspecto
esencial, el conocimiento que el proveedor
tenga de su sector contribuirá a la
reducción de tiempo o problemas durante
la implantación. Incluso el mismo software
RRHH puede variar en cuanto su
implantación de un sector a otro. Además,
un proveedor que tiene experiencia directa
en el mismo sector de su negocio
comprenderá los retos a los que puede
enfrentarse y así predecir y solucionar
alguna necesidad que usted no se dio
cuenta que tenía.
17
Entendimiento de los objetivos
El proveedor debe entender desde un
primer momento las razones que le llevan
a adquirir un software RRHH y ser capaz de
responder y asesorarle para conseguir
alcanzarlas todas. Esa será la única manera
en la que el proveedor podrá tener la
perspectiva correcta para la implantación
del sistema de forma eficaz y con la
solución más completa y adecuada. Un
proveedor que se implica con los objetivos
de su compañía es clave para poder
alcanzarlos, ya que ofrecerá las mejores
opciones para cubrir cualquier tipo de
necesidad de la empresa en el software.
Compromiso para el trabajo con el
cliente
La experiencia de algunos proveedores
puede llevarles a pasar por alto sus
peticiones y realizar una implantación de
un software RRHH en base a su experiencia
previa. Hay que comprobar si el proveedor
está dispuesto a colaborar codo con codo
con los responsables del proyecto y así
asegurar que se contemplan todos los
procesos y perspectivas necesarios para la
implantación correcta y completa en base
a lo que se ha establecido desde la empresa
que adquiere el software RRHH.
Soporte y seguimiento tras la
implantación
Una vez que la implantación se ha
realizado, puede ocurrir que el proveedor
tenga menos tiempo para ayudarle con su
sistema. En estos casos, pueden aparecer
imprevistos que no pueda resolver con su
equipo informático interno y tenga que
recurrir al proveedor, y desconocer si está
disponible para resolverlos puede resultar
catastrófico. Las actualizaciones del
sistema que aparezcan después de la
implantación también pueden ser un
quebradero de cabeza. Por eso es
importante hasta establecer acuerdos
sobre hasta qué punto el proveedor
realizará un seguimiento tras la
implantación.
Conclusión
Es importante asegurarse de que el
proveedor que se va a encargar de realizar
este proyecto reúna más o menos las
condiciones óptimas. No obstante,
también hay otras preguntas que se
pueden realizar como cuánto tardará en
implantarse el software, qué tipo de
formación para los usuarios proporcionan
o cómo se dividen los costes del proyecto.
18
4 errores a evitar en las presentaciones de software RRHH
en su empresa
Uno de los pasos clave en el proceso de
selección, es la reunión con los
proveedores de software RRHH. Usted y
su equipo se encontrarán en una sala,
escuchando atentamente a lo que el
representante del producto vaya
mostrando. En ocasiones, se encontrará
ante un vendedor que moverá el ratón por
la pantalla casi tan rápido como habla, sin
poder atender claramente a lo que quiere
mostrarle; en otras ocasiones, se aburrirá
soberanamente ante una presentación
larga y tediosa.
No obstante, hay que tener en cuenta que
este es un paso clave en la selección: es el
momento en el que usted podrá ver de
cerca los sistemas y tendrá la oportunidad
de hacer las preguntas más importantes.
Pero también, hay que mantener una
posición firme y evitar:
1. No tener a los responsables
adecuados en la reunión
En la mayoría de ocasiones, el equipo
necesario para la supervisión de un
proyecto de software de RRHH estará
compuesto por el director de recursos
humanos, uno de los máximos
representantes del departamento TIC y
quizás alguno de los responsables de lo que
en inglés se denomina C-Suite (CEO, CIO,
CTO, etc.). Pero, ¿de verdad necesitan estar
todos presentes en las citas con los
proveedores de software de recursos
humanos? Que esta sea la parte más
interesante del proceso de selección no
significa que la sala tenga que estar llena de
gente.
De la misma forma, la antigüedad o
posición en la empresa no tiene por qué ser
una buena señal. Por ejemplo, el
administrador de RRHH que vaya a pasar su
tiempo trabajando con la herramienta
tendrá más que decir sobre el nuevo
sistema que el jefe de RRHH que
simplemente vaya a autorizar su compra.
2. Dejar que los proveedores de
software de recursos humanos
dominen la presentación
Reservar un día en el calendario y una sala
de reuniones puede ser muy sencillo, pero
la cita puede ser bastante improductiva si
deja que el proveedor tome las riendas de
la presentación. Cuanta más libertad le dé
al proveedor, más probable será qué le
19
enseñe lo que él quiere que vea, pero no
lo que usted necesita saber. Preparar un
guion de preguntas para la presentación de
los proveedores de software de recursos
humanos puede ser tedioso, pero hay una
gran cantidad de ventajas asociadas. En
primer lugar, será más fácil comparar los
distintos programas, tan sólo comparando
la información obtenida de cada uno. Por
otro lado, podrá obtener una visión mucho
más directa de si el software se adapta a
sus necesidades y procesos. Además, así
consigue que el proveedor pueda cubrir
todas las dudas referentes al software
desde un principio y evitar de esta manera
una presentación vacía e impersonal del
producto.
3. Adquirir el proveedor y no el
sistema
La persona que presente el nuevo software
no es, casi con toda seguridad, la persona
con la que tratará durante el ciclo de vida
del software y su soporte técnico. De
hecho, es muy probable que no vuelva a
verle jamás, por lo que fijarse en la persona
por encima del sistema no es muy viable en
estos casos.
Ante este tipo de situaciones, lo mejor es
realizar preguntas sobre el soporte y
atención al cliente que será recibido tras la
implementación, para asegurar que el
sistema tendrá una solidez y seguridad que
se sustente más allá de las palabras del
proveedor. Tenga doblemente en cuenta
este aspecto sobre el proveedor si además,
ofrecerá servicios de consultoría durante la
implementación.
4. Estar satisfecho con muy poco
Si el sistema y el proveedor son nuevos
para su compañía (es decir, se adquiere un
nuevo sistema en vez de actualizar uno ya
existente), no se conforme con una breve
presentación o repaso a las características
del producto. Necesita una visión completa
del producto, con demostraciones basadas
en la selección de características y procesos
clave que usted haya identificado en su
negocio (es por ello que un guion es
esencial para asegurarse de que no olvida
nada durante la presentación).
Tenga en cuenta que a veces una reunión
de un par de horas no es suficiente, e
incluso considere, si es posible, descargar
una versión de prueba gratuita del
programa para poder comprobar si todo lo
que oyó en la reunión está en lo cierto o no.
20
6 preguntas esenciales que hay que hacer al proveedor
La elección del software de recursos
humanos es una cosa, pero que se llegue a
conseguir que funcione todo sin ningún
problema es otra cosa distinta. Por lo
general, los proveedores ofrecerán
asesoramiento durante el proceso de
instalación del software, ya que actuarán
como consultores del proyecto para
conseguir completar una implementación
satisfactoria. Sin embargo, algunos están
más interesados en acabar cuanto antes
para dedicarse a su próximo proyecto. En
todo caso, si cuenta con los servicios de un
proveedor como los descritos, siempre es
recomendable hacer unas preguntas para
conocer aspectos clave de estos
proveedores.
1. ¿Cómo ayudarán a involucrar a
los distintos tipos de usuarios?
No todos los usuarios tienen las mismas
necesidades al usar un nuevo software de
RRHH. Los responsables ejecutivos
necesitarán acceso completo a los
informes estratégicos y a los análisis sobre
el personal; los gerentes de RRHH tendrán
sus portales de autoservicio para gestionar
las peticiones de los usuarios, así como
entender y manejar todas las funciones del
sistema; y los empleados tendrán que
poder, como mínimo, acceder a su propia
información personal. El apoyo del
proveedor en este sentido viene en la
forma de una metodología clara con la que
diferenciar los diferentes grupos de
interés, las personas involucradas en el
proceso y conseguir hacerlas partícipes del
mismo.
2. ¿Cómo presentará el cambio en
toda la empresa?
Con los nuevos sistemas RRHH en la nube
llegan asociados una gran cantidad de
cambios estructurales y de procesos.
Funcionalidades de autoservicio del
mánager y del empleado mucho más
avanzadas, acceso continuo mediante
dispositivos móviles, herramientas de
colaboración y redes sociales: todo ofrece
una nueva forma de trabajo que requiere
cambios desde la misma esencia de los
trabajadores de la empresa. ¿Cómo podrá
exponer ese cambio? ¿Habrá un proceso
formativo que también sirva de adaptación
a las nuevas oportunidades del sistema?
3. ¿Cómo será la colaboración con
el departamento TIC interno?
Ya sea una instalación on-premise o en la
nube, es necesario establecer una estrecha
21
relación de trabajo entre el proveedor del
software RRHH y el equipo informático de
pueden retrasar seriamente la entrada en
funcionamiento del sistema si se realizan
de manera incorrecta o no se tienen en
cuenta los aspectos definidos por el propio
departamento interno de informática.
4. ¿Existe algún período de pruebas
para el sistema?
Antes de la puesta en escena, debe
considerar si existirá un periodo para las
pruebas en recinto cerrado, para descartar
posibles errores y fallos al usarlo en un
contexto real. Después de todo, este
sistema tratará datos personales (y
dependiendo de la versión, nóminas) de
todos sus empleados, provocando que
cualquier error pueda hacer surgir quejas
contra el sistema (o la gestión del proceso
en sí). También puede ser bueno una
implementación progresiva por
departamentos, o incluso tener un área de
pruebas dentro de la empresa dónde
comprobar que todo va según lo planeado.
5. ¿Cuánto tiempo se tarda en
ponerse en funcionamiento?
Debe conseguir que el proveedor le dé una
respuesta realista, pues una fecha
demasiado temprana puede ser buena en
cuánto al ahorro de tiempo, pero fatal si no
se implementan los aspectos importantes
su empresa. Temas como la migración de
datos o la integración con otros sistemas
correctamente. Sobreponer la fecha antes
de las funcionalidades es un factor que
puede llevar a un proyecto fallido.
6. ¿Tiene el proveedor alguna
referencia?
Ya se trate de una consultoría o del propio
fabricante del sistema RRHH, solicite ver
referencias en las que pueda comprobar
los procesos y seguimientos realizados
para empresas similares durante la
implementación del sistema. Tome como
punto de partida esas referencias para el
alcance del proyecto, el presupuesto, el
rendimiento, el ROI y cualquier otro
aspecto que pueda venir tras la
implementación. Lo ideal en todo caso
sería que esas referencias estuviesen
dentro de un negocio similar al suyo, en
tamaño, actividad o metodología.
22
Soluciones a problemas con un software de nóminas
El pago de salarios es un aspecto esencial
en cualquier empresa, como lo puede ser
el departamento de ventas o el de
atención al cliente. Es la forma de
recompensar, motivar y retener a sus
empleados, por lo que pagos incorrectos o
con retraso pueden provocar
insatisfacción y desmotivación en la
empresa, e incluso hacer que parte de sus
empleados decidan abandonar la
compañía.
Las relaciones entre la empresa y el
empleado están bastante reguladas a nivel
gubernamental. Hay cientos de aspectos a
tener en cuenta a la hora de realizar y
calcular los salarios, y cualquier error
puede traer una serie de problemas que
están más allá de un simple retraso en el
pago. Aquí se presentan algunos de los
errores más comunes y cómo solucionarlos
mediante un software de nóminas.
1. Tener a autónomos en su plantilla
La forma más fácil de evitar tener que
realizar cálculos con nóminas y demás es
simple: que todos sus empleados sean
autónomos. Además, así se puede evitar
ciertos costes extra (sobre todo los
referidos a la Seguridad Social de los
trabajadores). Pero esto es un error muy
serio y además ilegal. Por ello, para saber si
sus trabajadores son realmente
autónomos debe considerar lo siguiente:
¿Establece su trabajo y horarios? ¿Les
proporciona las herramientas necesarias
para realizarlo? ¿Les tiene un puesto
asignado? ¿Les prohíbe hacer otro tipo de
trabajos para otras empresas o sustituir a
alguien en otra empresa? Si su respuesta a
estas preguntas ha sido sí total o
parcialmente, quizá debería considerar que
su empleado no es autónomo. Con un
software de nóminas, es mucho más fácil
diferenciar entre los distintos tipos de
empleados, tanto si son autónomos como
asalariados.
2. No informar debidamente a la
administración de cambios o
impuestos
Cada trabajador tiene unos impuestos
asociados a su tipo de contrato, el salario
que percibe, etc. Para el cálculo de algunos
impuestos propios del trabajador, este
necesita que se informe de cualquier
cambio a la Seguridad Social en su contrato
o salario. No hacerlo puede conllevar
problemas tanto para el trabajador como la
propia empresa. Además, normalmente
23
suelen establecerse plazos para este tipo
de comunicaciones, por lo que entregarlo
de forma tardía puede suponer una multa
de cantidad considerable. Un software de
nóminas puede llevar un control de las
fechas y cálculos necesarios para poder
tramitar todo tipo de impuestos con la
administración y así evitar cualquier
inconveniente.
3. Aplicar un tipo de contrato o un
cómputo de horas incorrecto
Un contrato a media jornada tiene unos
requisitos e impuestos diferentes a uno a
jornada completa, igual que un contrato de
formación no será lo mismo que un
contrato indefinido. En este sentido, la
administración no ayuda con la cantidad de
contratos existentes, cada uno con su
estructura y parámetros distintos y que no
hacen nada más que traer quebraderos de
cabeza a los encargados de gestionarlos.
Un software de nóminas puede incluir en
un solo sistema todos los tipos de contratos
que se apliquen dentro de su empresa,
para que sea mucho más fácil diferenciar
los distintos impuestos y parámetros de
cada empleado.
4. No llevar un control o archivo de
nóminas y salarios
Imagine que de repente la administración
le comunica que tiene que reenviarle la
nómina de un empleado que lleva 6 meses
fuera de la empresa. Si no ha llevado un
control de las nóminas emitidas, esto
puede convertirse en un serio problema.
En el mejor de los casos, tras una ardua
búsqueda podrá encontrar las nóminas
emitidas en emails o escondidos en algún
rincón de un sistema de gestión
documental. En el peor, puede que tenga
que pagar una multa imprevista
simplemente por no llevar un registro de
las nóminas en su empresa. Para evitarlo,
cualquier software de nóminas hoy en día
puede almacenar el tiempo que sea
necesario las nóminas de los empleados,
incluso aquellos que ya no estén en la
compañía, en caso de que necesite
comunicarlas a la administración en algún
momento.
Aunque estos no son los únicos errores, se
puede comprobar como no tener cuidado
con la gestión de nóminas y salarios puede
traer grandes problemas a la empresa. En
este caso, la mejor solución es contar con
un software de nóminas que pueda
ayudarle a mantener una gestión
impecable y ahorrar cualquier
inconveniente con la administración.
24
Autoservicio del empleado: características y utilidad
El autoservicio del empleado incluye una
amplia variedad de aplicaciones que
permite a los empleados realizar un gran
número de tareas que anteriormente
necesitarían un intermediario. Aunque los
usos más comunes del autoservicio del
empleado se han centrado en procesos
administrativos propiamente dichos,
como la consulta de salarios, existen
compañías que han empezado a utilizarlo
también para la formación de los
empleados, como asistencia técnica, para
el control de gastos, la investigación y las
compras. En general, las características del
autoservicio del empleado pueden
resumirse en las siguientes:
Gestión personal
La que permite al empleado consultar o
solicitar aspectos administrativos
personales, normalmente relacionados con
los salarios, las ausencias, la gestión de
vacaciones, planes de pensiones, seguros
médicos, etc.
Gestión de elementos de la empresa
Incluye aquellos cambios relacionados con
la propia actividad dentro de la empresa, y
que pueden resultar útiles a efectos de
evaluación de rendimiento o ahorra tiempo y costes en los pasos
productividad. También para realizar
seguimientos a las actividades por parte
tanto del departamento de RRHH como de
otros responsables directos de cada
empleado. En este caso se puede informar
de los proyectos en los que cada empleado
se encuentra trabajando, cambiar el
número de asignados a un proyecto, o
registrar los gastos debido a un viaje por
cuestiones de la empresa.
Gestión de formación y desarrollo
Ayuda a que los empleados puedan realizar
solicitudes de formación para una mejora
de sus capacidades dentro de la empresa.
También algunos sistemas incluyen la
gestión de encuestas y test sobre el estado
de los empleados, que puedan prevenir
riesgos para la salud o cambios en la
motivación de los empleados. Además,
también pueden incluir oportunidades de
mejora de las habilidades mediante la
inscripción a programas de formación o
tras el análisis de la evaluación del
desempeño del trabajador. Estas son
principalmente las áreas de acción dentro
de un autoservicio del empleado, que
ayudarán a mejorar la relación del
empleado con la empresa, a la vez que se
25
necesarios para gestionar estos aspectos
relacionados con el departamento de
recursos humanos.

Además, todos los datos en tiempo real

introducidos por los empleados serán de
gran utilidad para los análisis internos de la
compañía, tanto en productividad como
rendimiento e incluso motivación, lo que
podrá llevar al departamento de RRHH a
diseñar estrategias de mejora a nivel
global.

26
¿Cómo implicar a los empleados en el autoservicio del
empleado?
Que la implantación de un autoservicio del
empleado tenga éxito depende también de
cómo se presente esta herramienta a los
propios empleados. Si no saben qué
pueden hacer con ella y las ventajas que
aportará, la inversión será un gasto inútil
más que una ayuda. Además, los
empleados siempre pueden recurrir a lo
que hacían antes de que el autoservicio se
implementase, es decir, acudir
directamente al departamento de RRHH,
cosa que solamente podría evitarse si se
sustituyese el departamento completo por
una solución de software (algo que no es
recomendable). El secreto para que la
inversión ofrezca una máxima rentabilidad
es conseguir que los empleados utilicen el
sistema y lo vean como una herramienta
útil a la que acudir cuando necesiten ayuda
con los salarios, las ausencias, etc. Para
ello, aquí se muestran algunas tácticas para
implicar a los empleados con el nuevo
autoservicio.
Mantenga una comunicación
constante con los usuarios
Al contrario que en otros proyectos, el
personal de la empresa al completo se
convierte en el objetivo principal del
proyecto. De hecho, es el más importante,
ya que el software estará diseñado
principalmente para responder a sus
necesidades dentro del departamento de
RRHH y serán ellos los que decidan
utilizarlo o no. Manténgalos informados
con newsletters internas, memorándums,
etc., que enfaticen los beneficios del
autoservicio del empleado y que les invite
a señalar cualquier problema potencial con
el sistema. Además, conseguirá hacerles
sentir aún más implicados en el proceso si
les involucra en el proceso de corrección de
los posibles problemas detectados.
Una interfaz familiar producirá un
mayor uso del sistema
Las funcionalidades del sistema pueden ser
las más avanzadas del mercado, pero si la
experiencia de usuario es demasiado
extraña, puede que esas funcionalidades se
queden a la espera de alguien que las
ponga en marcha. La familiaridad de los
usuarios con el sistema es un factor muy
importante para promover su uso. De
hecho, quizás convenga introducir las
nuevas funciones poco a poco o enlazadas
con aquello que los usuarios sí conozcan.
Sin embargo esto puede ser bastante difícil
27
dependiendo del nivel de habilidad de cada
usuario, por lo que a veces comprobará
que los usuarios tendrán que confiar en su
intuición y conocimiento previo para poder
empezar a utilizar el sistema.
Motive a los usuarios a utilizar el
nuevo sistema
Si el sistema se está implantando a gran
escala, tal vez sea imposible centrar la
atención en cada uno de sus empleados,
por lo que tendrá que utilizar otro tipo de
estrategias si quiere conseguir que los
usuarios empiecen a utilizar el programa.
Una de estas estrategias es ofrecer algún
tipo de bonificación (económica, de
producto, de tiempo libre) para aquellas
personas que utilicen ciertas funciones del
nuevo sistema. No obstante, intente no
sobrepasar los límites de la bonificación y
ofrecer algo que pueda suponer grandes
costes o establecer un límite en el número
de usuarios que pueden acceder a esta
bonificación, ya que esto último supondría
crear una competición interna que puede
resultar negativa para el ambiente de
trabajo.
Modifique el acceso al
departamento de RRHH
Tras la implementación del sistema,
comprobará que muchos de los usuarios
volverán a hacer lo que han hecho siempre,
llamar por teléfono al contacto de RRHH
que les resolverá todas sus dudas. Evite
que esto ocurra cambiando el teléfono del
departamento de RRHH y comunicando
cambios en los puestos de responsabilidad
de este departamento. Desvíe todas las
llamadas al antiguo número de RRHH a un
número de atención que ayude a los
usuarios a utilizar el nuevo sistema paso a
paso.
Consiga que sean los propios
usuarios los que motiven a sus
compañeros
En toda empresa, siempre habrá algunos
empleados reticentes a utilizar el nuevo
sistema, mientras que otros lo utilizarán
desde el primer día de forma entusiasta.
Pida ayuda a estos últimos y consiga que
transmitan su entusiasmo a aquellos
compañeros que todavía no se hayan
atrevido a utilizar el sistema. Al estar en
contacto con los usos del sistema, podrán
resolver dudas desde el primer momento,
al mismo tiempo que identifican aquellos
problemas potenciales de sus compañeros.
28
Precio de un programa de gestión de turnos
En el mercado existen muchas soluciones para la gestión de los turnos de trabajo de una empresa.
La elección de un software u otro dependerá sobre todo de las funcionalidades que éste ofrece y de
su compatibilidad con las soluciones ya implementadas en la empresa. Pero el factor que más influye
en el precio del programa es el número de trabajadores que se gestionará. Existen varias
modalidades de pago, siendo las más extendidas la adquisición de una o varias licencias para la
versión completa, o el pago mensual por el servicio.

Si se prefiere hacer solo un pago inicial, puede ser que el paquete incluya un periodo limitado de
actualizaciones. Es posible que con el tiempo tenga que renovar la solución por quedarse obsoleta.
Antes de decidirse a adquirir la solución, asegúrese de la política de actualizaciones del proveedor. Las
licencias mensuales no suelen presentar este inconveniente, al ser programas a los que se accede en
la nube y actualizarse automáticamente.

El precio de la licencia completa puede ser fijo o variable respecto al número de empleados. Sin
embargo, cuando suele aumentar es con la incorporación de nuevas funcionalidades, como puede ser
la adición de un control de presencia o la integración con una base de datos local. Una solución básica
podría tener un precio de 250 € al año, con un número ilimitado de usuarios. Pero la misma solución
con un servicio de soporte, la funcionalidad de control de asistencia y a integración con la base de
datos de la empresa, podría llegar a los 980 €.

El precio de las soluciones con pago mensual suele ser más dependiente del número de empleados
que se quiera gestionar. Una solución básica para gestionar de 1 a 10 empleados puede costar 20 € al
mes. Pero si se aumenta el número de empleados a 500, el precio podría subir hasta los 2500 €
mensuales.

29
Errores comunes al utilizar el autoservicio del manager
Tras un proceso de implementación de un
sistema de RRHH puede ser que algunas
de sus opciones no saquen todo el
provecho que se planteó en un primer
momento. El autoservicio del mánager es
un ejemplo perfecto de esto, siendo uno
de los nuevos elementos cruciales para un
departamento RRHH. Sin embargo,
existen ciertos errores comunes a la hora
de utilizarlo que pueden hacer que la
inversión en estos sistemas haya sido en
vano.
Aumentar la carga de trabajo en
lugar de disminuirla
La principal misión del autoservicio del
mánager es hacer más fáciles procesos de
administración de empleados (que pueden
llegar a través del autoservicio del
empleado o no). Sin embargo, una mala
optimización de los flujos de información o
los procesos, puede sobrecargar a los
mánager de trabajo, teniendo que
dedicarse a aprobar cientos de solicitudes
cuando podrían estar automatizadas.
Establecer permisos y procesos
automáticos podrá sacar el máximo partido
al autoservicio del mánager. Los
responsables tan sólo tendrán que
supervisar que esas acciones
automatizadas se hacen correctamente y
no tener que aprobar una por una cada una
de ellas.
No presentar todas las opciones y
funcionalidades a los usuarios
directos
Otro de los errores comunes es no enseñar
a cada uno de los responsables que
utilizarán el autoservicio del mánager todas
las funciones que se incluyen en el sistema.
Por ejemplo, si existe también un
autoservicio del empleado con el que se
envíen solicitudes que tengan que ser
supervisadas por los mánager de la
compañía pero éstos no saben cómo
acceder a dichas solicitudes, es muy
probable que se produzca un retraso en la
respuesta, o que nunca llegue a producirse.
Esto acabará teniendo un impacto negativo
en los empleados, que se desmotivarán al
no recibir respuesta por parte de los
responsables. Por ello, es recomendable
organizar unas sesiones de formación
previas con los responsables para mostrar
todas y cada una de las funciones
disponibles del software.
30
 No realizar análisis de los datos
obtenidos a través del sistema
El nuevo sistema puede ser muy fácil de
usar, tener muchas funcionalidades y una
interfaz muy atractiva pero, ¿cómo se
puede saber si está siendo realmente
eficaz? Motive a sus mánager realizando
análisis periódicos de los datos recogidos a
través del sistema: registre la velocidad y
volumen de las actividades más habituales
a través del sistema, compare el tiempo
que se tarda en completar una tarea con el
nuevo sistema con el tiempo que se
tardaba anteriormente, analice la tasa de
errores y la calidad de los datos recogidos
antes y después de implementar el sistema
y calcule (si es posible) el ahorro
aproximado que el sistema ha podido
aportar a la organización. Una vez tenga
estos datos, podrá tomar la estrategia
necesaria para sacarle el máximo partido al
sistema y motivará a los responsables a
utilizarlo con mayor frecuencia.
TIC Portal • info@ticportal.es • +34 954 040 045 • Iniciativa del European Knowledge Center for Information Technology (EKCIT) • www.ekcit.eu
Evalúe las funciones y
características del programa
periódicamente
En el campo tecnológico, los avances se
suceden a una velocidad vertiginosa. Al
mismo tiempo, una empresa en plena
expansión puede cambiar sus procesos o
departamentos a la misma velocidad,
provocando que el autoservicio del
mánager sea insuficiente para atender a
todas las nuevas peticiones o los nuevos
procesos que se incluyan en la empresa.
Por ello es necesario realizar evaluaciones
periódicas del funcionamiento y la
respuesta de los usuarios al sistema, de
forma que puedan mejorarse o añadirse
todas las funciones necesarias para que el
sistema tenga siempre un rendimiento
óptimo.
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