Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Secretaría de Turismo
-2-
INDICE
Presentación 4
Bienvenida 5
¿Qué es el Sistema de Calidad Moderniza? 6
¿Qué es el Distintivo M? 11
¿Qué es el Programa Moderniza? 12
Fases de implementación del Sistema de Calidad Moderniza 16
-3-
Presentación
Es por ello que el sector turístico mexicano tiene que desarrollar una posición de
liderazgo basada en la competitividad y modernización de sus empresas, que le
permita responder a las nuevas tendencias de la demanda, adaptarse a sus
transformaciones y mayores exigencias de calidad y manifestando un profundo
respeto al medio ambiente.
En México, las micro, pequeñas y medianas (MIPyMEs) empresas representan más del 97%
de la oferta actual de servicios turísticos, por lo que su fortalecimiento, en términos de
capacitación, calidad y modernización son fundamentales.
-4-
Bienvenida
El Programa Moderniza tiene como objetivo apoyar a los micro, pequeños y medianos
empresarios turísticos para conducir la dirección de sus negocios hacia la
modernización; mediante la adopción de sistemas de gestión y estándares de calidad y
servicio de clase mundial; a fin de satisfacer las necesidades de sus clientes internos y
externos, y alcanzar una mayor rentabilidad y competitividad.
El Sistema Moderniza fue adaptado por el Ing. Mauricio Rodríguez Martínez y sus
colaboradores de la empresa Lajapyme, S.A. de C.V., (www.lajapyme.com) con base en
el Sistema Dia LAJACONET, (www.lajaconet.com), desarrollado por el experto brasileño
Carlos S. Andriani. La presente versión se enriqueció con la valiosa colaboración y
contribuciones de los consultores M a nivel nacional. Es importante mencionar que la
Secretaría de Turismo es la propietaria de todos los derechos y operación de este
Programa.
Esta Guía del Empresario contiene toda la información que utilizará durante el
Programa. Le pedimos que lea cada una de las secciones cuidadosamente.
Secretaría de Turismo
Dirección de Modernización Turística
Schiller 138, 6to Piso, Col. Chapultepec Morales,11570, México, D.F.
Tel. (55) 3003 1643 directo (55) 3002 6300 ext. 4425 y 4431
Fax (55) 3002 6300 ext. 4428
-5-
¿Qué es el Sistema de Calidad Moderniza?
Elementos Técnicas
Cada elemento y sus técnicas relacionadas están diseñados para impactar en los
aspectos clave de las empresas, por lo que es un sistema integral.
-6-
Elemento 1. Calidad Humana
Objetivo General:
Humanizar el trabajo.
La empresa aplicará técnicas que le permitan el establecimiento de reglas claras y un
estilo de liderazgo participativo, la creación de un ambiente propicio para elevar la
moral y la disciplina del equipo de trabajo; y además, el desarrollo de un sistema
humanista, más no paternalista, a partir de las metas organizacionales.
Objetivos Específicos:
-7-
Elemento 2. Satisfacción del Cliente
Objetivo General:
Clientes satisfechos.
La empresa aplicará técnicas que le permitan entender el mercado a su disposición, la
creación de estrategias adecuadas de marketing. (Producto, Promoción, Plaza, Precio) y
el desarrollo de una postura de atención adecuada y técnicas de ventas en el personal
de contacto con el cliente.
Objetivos Específicos
Técnica 6. Marketing
Mejorar las ventas a través de la implementación de una
estrategia mercadológica que considere aspectos de
publicidad, promoción, precio, seguimiento y ubicación.
Medir el impacto de la publicidad que hace la empresa
para determinar un uso eficiente de los recursos.
-8-
Elemento 3. Gerenciamiento de Rutina
Objetivo General:
Procesos eficientes y reducción de desperdicios
La empresa conocerá las técnicas para la creación de una estructura con un alto grado
de autonomía en el nivel operativo, la estandarización de los procesos y el desarrollo
de un sistema de administración visual y auditoria que le permita gerenciar la rutina.
Objetivos Específicos
Técnica 8. Estandarización
-9-
Elemento 4. Gerenciamiento de Mejora
Objetivo General
Objetivos Específicos
- 10 -
¿Qué es el Distintivo M?
Para lograr el Distintivo M las empresas deben cumplir con los siguientes requisitos:
- 11 -
¿Qué es el Programa Moderniza?
- 12 -
Resultados del Programa Moderniza 2002-2010
Los resultados globales del programa señalan que de las 7,923 empresas participantes
a nivel nacional, 6,385 calificaron para obtener el Distintivo M que las acredita como
empresas turísticas modernas. Es decir, más del 80% alcanzó una calificación de
excelencia.
MICRO
64%
Por giros los hoteles representan el 26%, restaurantes 44% y agencias de viajes 11%,
empresas de ecoturismo 3%, balnearios y parques recreativos 1%, transportación
turística 1% y el 14% de otras empresas de diferentes giros.
Balnearios y Parques
Recreativos
1%
Agencias de Viajes
11%
Hoteles
Restaurantes
26%
44%
- 13 -
El programa además ha sido muy bien calificado por los más de 6,000 empresarios
participantes en Moderniza, alcanzando un 90% en el nivel de excelente y el 10% en el
nivel de bueno.
- 14 -
Materiales proporcionados en el Programa Moderniza
En la primera sesión del Programa Moderniza cada empresa recibe los siguientes
materiales:
Carpeta de Trabajo
Es una carpeta vacía que contiene únicamente separadores para cada una de las
12 Técnicas del Sistema Moderniza.
En ella el empresario concentra las evidencias documentales que se generan.
En otras palabras, los formatos del Anexo 3, conforme son utilizados se colocan
en la carpeta de trabajo como evidencia.
CD del participante
Contiene:
Presentaciones de las 12 Técnicas, usted podrá utilizarlas para capacitar a su
personal.
Formatos para la implementación. Elaborados en Excel, que pueden ser
adaptados fácilmente a las necesidades de cada negocio. Si usted no cuenta con
computadora pueden obtener los formatos impresos directamente del Anexo 3,
de su carpeta de participante. Por otro lado, si su empresa cuenta con formatos
desarrollados equivalentes a los que aquí sugerimos, serán perfectamente
válidos como evidencia documental.
Evaluaciones para aplicar al personal de la empresa. Se incluyen 4 evaluaciones
una por cada elemento con hoja de respuestas para calificarlas. De acuerdo al
perfil o madurez de su personal usted puede reducir o incrementar el grado de
dificultad.
Documentos del giro. Documentos de apoyo para hoteles, restaurantes y
agencias de viajes. Incluyen procedimientos operacionales, lineamientos de
rutina, normas técnicas de competencia laboral y otros que pueden ser de
interés para usted.
Anexos varios. Contiene algunos artículos complementarios interesantes,
glosario de términos y un juego de Maratón.
- 15 -
Fases de implementación del Sistema de Calidad Moderniza
- 16 -
Primera fase: Diagnóstico
Los dos primeros se realizan por el propio empresario durante la sesión plenaria 1 con
el apoyo del consultor M.
Una empresa tiene que vigilar las situaciones externas a la empresa (demográfico-
políticas, tecnológicas, Político-legales y socio-culturales), y las situaciones internas
(clientes, competidores, distribuidores y proveedores).
Para cada tendencia o acontecimiento, la dirección de la empresa necesita identificar
las oportunidades y los riesgos correspondientes.
- 17 -
Si bien la generación de este análisis corresponde a la Técnica 11. Política básica y
directrices, la conceptualización de los diferentes conceptos permitirá a la empresa
definir un estatus inicial con lo que se podrá identificar acciones inmediatas o la
canalización hacia técnicas del Programa que tengan relación directa.
- 18 -
b) Diagnóstico de estructura financiera
Objetivo:
Identificar la estructura financiera de la empresa e identificar las prioridades
financieras que nos permitan maximizar los resultados focalizando nuestras acciones.
Ventas, utilidades y rentabilidad son los indicadores más comunes para calificar
a una empresa.
Cuando ponemos dinero en el banco nos interesa el rendimiento sobre la
inversión.
En una empresa la forma de medición de rentabilidad es: utilidad sobre capital
invertido. La imagen siguiente ilustra este concepto:
Todos los que aspiren a llegar a la cima, tienen que entender las finanzas de los
negocios. La siguiente imagen muestra los principales rubros de la estructura
financiera.
- 19 -
Acciones a mediano y largo
Bien Regular Mal Acciones inmediatas
plazo
Ventas Precio
Instrucciones:
Volumen
Costos Variables.
Utilidad Menos
(Varían de acuerdo a las Ventas):
Materias primas, Algunos Salarios, Comisiones
Costos fijos.
Costos y (NO varían de acuerdo a las Ventas)
gastos Renta, Gastos, Salarios (Director, Gerentes, etc.)
Depreciaciones
Gastos Financieros.
- 20 -
Intereses que origina el PASIVO con COSTO
Rentabilidad
Efectivo y Bancos
Inventarios
Califique cada uno de los rubros que se presentan en el esquema:
Recomendaciones:
- 21 -
Acciones inmediatas Acciones a mediano y largo plazo
Procesos. Son todos aquellos indicadores que tienen relación directa con los
recursos o insumos utilizados en la empresa y que involucran principalmente a
los equipos de trabajo en la empresa.
Potencial. Son todos aquellos indicadores que tienen relación con aspectos del
desarrollo y comportamiento de nuestros colaboradores.
- 22 -
Como siguiente paso, utilizando el Formato T10-03 Cuadro de Mando Integral,
estableceremos al menos un indicador para cada uno de los niveles siguientes:
Resultado Año
Unidad Meta Resultados del Período
Anterior
Indicadores de Responsable
Prom.
Medida TOTAL Frecuencia Ene Feb Mar Trim 1 Abr May Jun Trim 2 Jul Ago Sep Trim 3 Oct Nov Dic Trim 4 TOTAL TOTAL
Mes
FINANCIEROS
MERCADO
PROCESOS
POTENCIAL
El objetivo del Programa Moderniza es generar resultados, ya que al final, sólo los
resultados cuentan.
- 23 -
Después de la primera sesión plenaria, un consultor M realiza la visita de diagnóstico
inicial de su empresa. En ella se realizan las siguientes acciones:
Por esta razón le pedimos agendar desde un inicio estas sesiones para que pueda
tomar parte en todas ellas. Es recomendable que los representantes de la empresa
asistan a todas las sesiones y no sean rotativos. Si la máxima autoridad no puede
hacerlo, puede enviar a alguien en su representación; es conveniente que esa persona
tenga nivel de decisión en la empresa o reciba el respaldo directo de la Alta Dirección.
Durante cada sesión, se revisan los avances en la implementación para evitar atrasos.
Para ello el consultor Moderniza a cargo del grupo, le asesorará nuevamente utilizado
un semáforo de referencia.
- 24 -
Tercera fase: Implementación
Evidencia Documental
¿Cuando? Semanas del programa
No. ¿Qué? ¿Quién? (Formato de moderniza o equivalente)
Clave Nombre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Como se muestra en la figura, cada técnica implica una serie de actividades a realizar:
Aquí se introduce el concepto de 3W (What, Who, When), en español: ¿Qué?,
¿Quién?, ¿Cuándo?
- 25 -
Es decir para cada actividad, debemos asignar un responsable y una fecha para
la realización de dichas acciones establecidas en la Guía de implementación.
No es conveniente que todo lo haga una misma persona, debe repartir la
responsabilidad entre las personas de la empresa, a manera que el proceso sea
bajo una perspectiva de alto involucramiento.
El proceso de implantación Moderniza implica que algunas actividades sean
evidencias bajo registros. Para ello el Programa Moderniza ha desarrollado
formatos que se encuentran en el CD del sistema, que le permitirá a usted hacer
patente el trabajo realizado para la puesta en marcha de las técnicas de
Moderniza.
Recuerde que dichos formatos son sugeridos y flexibles, puede adaptarlos a las
necesidades y características de su empresa.
- 26 -
La calificación obtenida en la evaluación debe ser del conocimiento del evaluado y
firmado de conformidad por el representante de la organización y el consultor
evaluador.
Las empresas que logran la meta presentan un Caso de éxito, destacando los cambios
más significativos que experimentaron y los resultados alcanzados con base en los
indicadores establecidos en el Cuadro de Mando Integral.
- 27 -
Técnica 1.
Lenguaje Básico y Estructuras
Organizacionales
Temario
Objetivo general
Asegurar que la aplicación del lenguaje de calidad Moderniza sea una referencia
del quehacer del día con día entre los colaboradores de la organización.
Propiciar que la participación de los colaboradores dentro de la empresa, se dé
mediante un poder autónomo y que todos entiendan las reglas del juego.
Crear dos estructuras organizacionales para el fomento de la productividad:
o Las UGB´s (unidades gerenciales básicas) que serán los equipos de
trabajo para las actividades cotidianas.
o Grupos interfuncionales, para las actividades de mejora e implementación
del Programa Moderniza
- 28 -
Técnica 1. Lenguaje
Estructura básicode
general y estructuras
la técnica organizacionales.
1
Estructura de la técnica
Estructura para la
Lenguaje básico Estructura Funcional
transformación
Matriz de
responsabilidades con
1. Proceso de cambio cultural Organigrama
asignación hacia las 12
técnicas del sistema
Gerenciamiento por
El ciclo PDCA
la Calidad Total
¿Porqué el futbol
Liderazgo
motiva?
Conceptos ligados
a otras técnicas
- 29 -
La implementación de un sistema de gestión como lo es Moderniza, o cualquier
proceso de cambio profundo que deseemos hacer en nuestra vida, personal o laboral,
atraviesa por estas etapas.
Clientes,
Accionistas,
Colaboradores y
Sociedad.
Los consumidores de la empresa desean:
- 30 -
2. ¿Qué significa Gerenciar?
Gerenciar es girar el PDCA
3. El ciclo PDCA
• Es la base para la administración de un negocio.
• Es un ciclo que se conforma de 4 etapas, que inician con la P (Plan) planeación
de lo que se va hacer, la D (Do) ejecución de lo previsto, la C (Check) revisión
constante de los resultados y por último, A (Act) ajustar en caso de ser
necesario.
¿Qué es un objetivo?
- 31 -
¿Qué es un método?
Método es el camino para llegar a la meta.
- 32 -
Ciclo PDCA. Tercer paso, la “C” Ciclo PDCA. Cuarto paso, la “A”
- 33 -
6. ¿Qué es responsabilidad?
En la administración, responsabilidad significa
responder por las metas.
Sin metas claras no se puede hablar de
responsabilidad.
A partir de las metas fijadas se define la
autonomía.
7. El Padre de la Administración
Peter Drucker
- 34 -
¿Él está liderando?
9. ¿Qué es autonomía?
Camino “X”
En este camino, el jefe no cree en el potencial del equipo.
Consecuencia: planea sólo y se gasta poco tiempo en la planeación.
En este caso el jefe está todo el tiempo apagando incendios (es lo que sabe
hacer y le gusta).
En ocasiones la culpa por la falta de planeación y sus consecuencias es culpa de
los empleados y no de la dirección.
- 35 -
Camino “Y”
El jefe cree en el potencial de su equipo.
La planeación es realizada en conjunto con aquellos que van a implementar el
plan.
El jefe invierte más tiempo en planear.
El resultado es que se gasta menos tiempo checando y actuando
correctivamente (menos tiempo de bombero), y con economía.
Al final, se termina todo en menos tiempo.
El diagrama refleja que una planeación bajo el enfoque “Y” avala que los tiempos del
logro de resultados,
- 36 -
11. ¿Qué es un jefe estrella?
Autoritario
Centralizador
Sabelotodo
No cree en el equipo
Planea solo
- 37 -
14. ¿Por qué el futbol motiva?
- 38 -
- 39 -
Conclusión:
- 40 -
17. ¿Qué son las directrices?
Las directrices son los lineamientos de la empresa, fijados por la dirección. En algunos
casos se consideran los proyectos para mejorar la condición de la empresa.
Las directrices buscan la sobrevivencia y el crecimiento del negocio. Para emitir una
directriz, la Dirección debe basarse en:
Política básica;
Evaluación Interna:
Indicadores internos (financieros, de
satisfacción de cliente, del desempeño
del recurso humano).
Determinación de debilidades.
Evaluación externa;
o Desempeño de los competidores;
o Evaluación del producto por los clientes;
o Reclamaciones, etc.
Las UGB’s se conocen desde esta primera técnica, ya que la empresa debe ir
visualizando la forma como se estructura para realizar las actividades rutinarias.
Sin embargo, será hasta el elemento 3 que se contemplarán las técnicas relacionadas
con el gerenciamiento de la rutina.
En dicho gerenciamiento, las UGB’s encontrarán los elementos necesarios para lograr
de manera eficiente con sus objetivos.
Una empresa debe tener una estructura funcional acorde con sus procesos y
actividades rutinarias.
El grupo de personas que realizan actividades similares se agrupan en una
Unidad Gerencial Básica (UGB’s).
- 41 -
Cada UGB’s, debe identificar quiénes son sus clientes internos y externos, así
como sus productos e indicadores, con el propósito de gerenciar la rutina del
día a día.
- 42 -
Ejemplos de UGB:
- 43 -
Ejemplo de estructura
Tal como muestra el ejemplo, elabore el organigrama de su empresa en base al
concepto de UGB´s. Puede apoyarse con el formato T1-03 Organigrama.
- 44 -
Elementos Técnicas Criterios para asignar responsable:
- 45 -
Matriz para asignar responsabilidades
De acuerdo a las sugerencias anteriores y utilizando el formato T1-02 Matriz de
responsabilidades, asigne la responsabilidad de cada técnica a los colaboradores de su
empresa.
Responsable
Marco Antonio
Eduardo
Yessica
Técnica
Javier
Jaime
Lenguaje Básico y Estructuras
T1.
Organizacionales
x
T6. Marketing x
- 46 -
Acciones para implementar la técnica 1
De acuerdo a guía de implementación GI Anexo 3, se tienen las siguientes:
Conclusión
En la implementación de un Sistema de Gestión, uno de los elementos estratégicos es
la capacidad para involucrar a todos los miembros de la organización en el proceso de
cambio considerando como la primera etapa del arranque, el de la sensibilización con
vías a que todos entiendan y asuman el papel que les corresponde. Dentro de este
contexto, resulta adecuada la reflexión hacia el establecimiento de diferentes
estructuras: la de organización y la del cambio.
La sensibilización y el involucramiento del equipo, resulta pues, un paso ineludible en
un programa que considera como piedra angular la participación de todos los niveles
organizacionales.
- 47 -
Técnica 2.
Las 5´s
Temario
Objetivo General
- 48 -
Estructura general de la técnica 2
Las 5´S son un soporte firme para mejorar la calidad de vida en el trabajo, ayudan en
el desarrollo de la disciplina e incrementan la moral de todo el equipo.
La Técnica de las 5S, nace en Japón y es una de las más poderosas para generar
cambios en las empresas, su impacto es realmente sorprendente.
- 49 -
Toma su nombre de la primera letra de cada actividad de la metodología.
SEIRI – Seleccionar
Separar lo que sirve y lo que no y eliminar lo que no sirve.
SEITON- Organizar
Seleccionar el mejor lugar para cada cosa.
SEISO-Limpiar
Limpiar y mientras limpio, inspeccionar, reparar, prevenir.
SEIKETSU- Estandarizar
Mantener el “estado de limpieza” y que todo se vea bien.
SHITSUKE- Disciplina
Hacer “las cosas correctas, naturalmente” con disciplina.
Ejercicio
Complete las oraciones siguientes:
Nunca puedo encontrar...................
No tengo lugar para poner....................
Pierdo tiempo y dinero por...................
La desorganización me hace sentir.........
SELECCIONAR (SEIRI)
el arte de colocar fuera cosas sin uso
- 50 -
Hasta al tablero de avisos, le aplica las 5S´s,
éste debe contener solamente documentos
actualizados.
Cada documento expuesto en el tablero debe
contar con su fecha de caducidad.
Cada tablero debería de contar con un
responsable de mantener los avisos
actualizados.
- 51 -
El proceso de selección implica la participación del personal de una organización.
Se puede mencionar que la visión colectiva ante el entorno permite generar una
lluvia de ideas sobre cómo mejorarlo. Es por ello que existen dos fases del proceso
de selección que son importantes a considerar para involucrar al personal en el
cambio. Estas son:
Utilice el formato T2-01 Fotos del antes y después, para exhibir y calificar la situación
inicial.
- 52 -
Punto clave: Punto clave:
Antes Después
Fecha: Responsable: Fecha: Responsable:
3 3
2 2
1 1
0 0
Notas: Notas:
Criterio de evaluación
0: Mal. Ausencia de los principios de las 5`S
Misma distancia
1: Regular. Pequeñas acciones de mejora realizadas
2: Bien. Notorias acciones de mejora realizadas
3: Excelente. Aspecto que se considera en un nivel óptimo.
2. Día de la bermuda
En el día de la bermuda, todos los armarios y gavetas deben ser vaciados y solamente
deben de regresar al lugar los objetos que tengan uso. Lo demás debe de ir hacia el
área de desecho donde se tomará la decisión sobre el destino que se le dará a cada
cosa.
- 53 -
Una vez hecha la limpieza, es hora de
utilizar mucha agua y jabón para lograr
una mejora inmediata en el ambiente.
Una vez que todo está limpio, si es necesario, reasigne los espacios como mejor
convenga.
Rotule y regrese los objetos a sus lugares aplicando las primeras S´s,
Seleccionar (Seiri) y Seiton (Organizar)
Es posible que en algunas empresas o áreas de la misma, el proceso de
selección (Bermuda) tome más de un día.
Podemos implementar días de la bermuda por áreas. Le sugerimos tomar fotos
del proceso pues siempre es agradable ver los cambios positivos.
Cuando usted y su equipo sientan que han alcanzado el aspecto óptimo de las
áreas, tomen nuevamente fotos y compare con las del “antes”.
- 54 -
T2-01 Fotografías del antes y después
Punto clave: Hojarasca cerca de las cabañas Punto clave: Área libre de hojarasca.
Antes Después
Fecha: Junio 2010 Responsable: Anita Rodríguez Fecha: Ago 2010 Responsable: Anita Rodríguez
3 3
2 2
1 1
0 0
Notas: No hay rutina de limpieza en las cercanías de la cabañas y se acumulan Notas: Área libre, rutina de limpieza implementada
ramas, hojas secas y hojarasca
Criterio de evaluación
0: Mal. Ausencia de los principios de las 5`S
Misma distancia
1: Regular. Pequeñas acciones de mejora realizadas
2: Bien. Notorias acciones de mejora realizadas
3: Excelente. Aspecto que se considera en un nivel óptimo.
3 3
2 2
1 1
0 0
Notas: Se encontró el área desordenada y con materiales sin uso. Se encontraró fauna Notas: Área libre, solo se está acumulando leña para las chimeneas de las
(vibora de cascabel) cabañas.
- 55 -
ORGANIZAR (SEITON)
el arte de cada cosa en su lugar para su rápido uso
Las cosas móviles deben de contar con un lugar definido en el piso; como el
carrito de carga.
- 56 -
Se considera como buena organización, cuando se consigue localizar o guardar
cualquier cosa en su lugar en menos de 30 segundos.
- 57 -
LIMPIEZA (SEISO)
el arte de eliminar el polvo
- 58 -
ESTANDARIZACIÓN (SEIKETSU)
el arte de mantener el estado de limpieza
- 59 -
En esta fase, la empresa emite los estándares de orden y limpieza, con vías a que cada
miembro de la organización los reconozca y cuide de ellos. Habitualmente, estos
estándares deberán ser plasmados en una lista de verificación para que la
organización evalué que estos se mantienen vía la técnica de las 5S’s. Si no
establecemos una forma de mantener las 5´s de forma permanente será fácil regresar
al punto de partida y de poco habrá servido el esfuerzo.
3
4
6
7
8
Criterio de evaluación
0: Mal. Ausencia de los La lista de verificación se aplica por UGB.
Puntos obtenidos 0 0 0 0
principios de las 5`S Cada UGB debe dividir su área de
1: Regular. Pequeñas responsabilidad y recursos asignados en
acciones de mejora partes. En cada parte definir aspectos a
% = Puntos obtenidos / 60 (Puntos máximos posibles) 0% 0% 0% 0% verificar semanalmente.
realizadas
2: Bien. Notorias acciones
- 60 -
DISCIPLINA (SHITSUKE)
el arte de hacer las cosas correctas naturalmente
- 61 -
Frases de las 5’S para recordar
Seleccionar: “Mucho ayuda lo que no estorba”
Organizar: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”
Limpiar: “Un lugar limpio no es el que se barre mucho, sino el que se ensucia poco”
Estandarizar: “De la vista nace el amor”
Disciplina: “La práctica hace al maestro”
Hacer hoja de verificación con los estándares de órden y limpieza. Aplicar inicialmente
5
cada semana.
Conclusión
La creación de un ambiente 5´s es tarea de todos trabajando en equipo.
Un ambiente 5´s:
• Es condición indispensable para elevar la calidad de vida y para que nuestros
procesos generen productos de calidad a bajo costo.
• Reduce la adicción a la urgencia y el estrés que ocasiona el trabajar en un lugar
desordenado.
• Influye en la satisfacción de los colaboradores, cliente y resultados financieros
Crear un ambiente 5´S debe ser uno de los primeros pasos en un programa de
mejoramiento y debe considerarse una prioridad.
- 62 -
Técnica 3.
Liderazgo y
Desarrollo humano
Temario
Introducción. La importancia de la capacitación
Desarrollo humano
o Conduciendo tu destino
o Conceptos de naturaleza humana
Liderazgo
o Introducción al liderazgo
o Estilos de liderazgo y niveles de madurez
o Las cuatro facetas: El líder PAEI
o Principios para generar cambios de conducta
Objetivo
Que el participante identifique el tipo de liderazgo en todos los niveles de la
organización.
El participante reconocerá el trabajo como una fuente de desarrollo y liberación
del potencial humano.
Que el participante asegure la creación en su empresa de un ambiente de
felicidad para los colaboradores, a través de un método humanístico, más no
paternalista, a partir de las metas organizacionales.
- 63 -
Estructura general de la técnica 3
Tema 1. Introducción.
La importancia de la capacitación
Hoy más que nunca las empresas reconocen que la capacitación del personal
representa una ventaja competitiva, sin embargo, no se trata de tomar todos los
cursos existentes o contratar especialistas en todas las áreas, sino de definir
específicamente las áreas y los temas en que se requiere actualizar, mejorar o
implementar.
- 64 -
Existen dos factores básicos en un proceso de capacitación:
Conduciendo tú destino
- 65 -
¿Por qué fracasan las personas?
- 66 -
Usted se vuelve empleable incorporando a su
patrimonio personal el máximo de
aprendizaje; aquel que se da día a día en la
empresa.
¡La combinación de la teoría y la práctica!
Inteligencia y voluntad
Inteligencia y voluntad son dos factores
fundamentales para el crecimiento del
individuo.
La inteligencia está limitada a encontrar las
soluciones a los problemas.
Pero sin la voluntad para ejecutar las
acciones, la inteligencia tendrá poco valor.
El peso de la voluntad es lo que interesa.
Definición de objetivos
El punto de partida para el auto-desarrollo es la
definición de objetivos
Cuando una persona no tiene objetivos carece
también de auto-motivación.
- 67 -
Conceptos de Naturaleza Humana
Conózcase a sí mismo
Auto-realización
Estima
Sociales
Seguridad
Fisiológicas.
Necesidad de Auto-realización
Al realizarse el individuo como profesional y como persona, construye su
camino para la felicidad.
- 68 -
Con la auto-estima el individuo adquiere
confianza y valor, que le ayuda a superar las
barreras interiores y a crecer.
Cuando la persona tiene un fuerte ego, se
pueden olvidar de sus valores morales y empiezan
a vivir en función de los demás. Por ello se debe
cuidar que no sea la necesidad preponderante.
Necesidades sociales
Es una característica del ser humano, buscar vivir en
grupos, huyendo de la vida solitaria.
¡Nadie quiere estar solo permanentemente!
No hay nada que guste más a un ser humano, que otro
ser humano.
Necesidades de seguridad
La seguridad, en todos sus aspectos, es una necesidad
básica del ser humano.
De la misma forma que un hombre bien alimentado no
piensa en comida, un hombre seguro no inunda su
mente con pensamientos de inseguridad.
Necesidades fisiológicas
Las necesidades fisiológicas están
ligadas directamente al cuerpo, pueden ser
de sueño, sexo, hambre, etc.....
Por ejemplo: en el caso del hambre, si
no hubiese la presión del cuerpo, algunas
personas dejarían de comer y morirían.
De esta forma se mueven todas las necesidades, la que predomina, es la que genera la
mayor motivación.
- 69 -
Tema 3. LIDERAZGO
El cambio
El líder debe tener capacidad de: Konosuke Matsushita
Fundador de Panasonic
Generar cambios y adaptarse a cambios.
Entender por qué los cambios fracasan para evitar cometer los mismos errores.
- 70 -
Liderazgo y niveles de madurez
Estilos de Liderazgo
A cada nivel de madurez corresponde un estilo que el líder debe aplicar.
- 71 -
Madurez muy baja. ESTILO DETERMINAR
El jefe tiene una responsabilidad a cumplir, el
colaborador, no tiene conocimiento ni voluntad para
hacer las cosas..
El camino es determinar lo que debe ser hecho,
como debe ser hecho y en qué plazo.
El estilo del líder debe ser el de determinar.
Paternalismo
Cuando el jefe ejecuta las tareas que serían de
los empleados debido al desconocimiento de los
mismos, acaba generando apatía y falta de interés.
El paternalismo es una falla grave que afecta la
estructura psicológica de los liderados, generando
dependencia.
Así surgen los jefes estrella.
- 72 -
El jefe como instructor de su equipo
Existen cuatro facetas que definen a un líder, las cuales son: Productor, Administrador,
Emprendedor e Integrador.
Para considerarse un líder completo debe existir un equilibrio entre dichas facetas, sin
embargo es común que alguna de ellas sea preferida por encima de las demás.
- 73 -
Productor
El líder PRODUCTOR se caracteriza por:
Obtener resultados o producir es su prioridad.
Es especialista en los asuntos de su sector.
Es muy practico.
En exceso:
No le gustan los papeles ni las reuniones.
Está muy concentrado en el aquí y en el ahora.
A veces no planea y descuida el mañana.
Administrador
El líder Administrador se caracteriza por:
Planea y es organizado.
Coordina y verifica la implementación.
Tiene un sistema o método
En exceso:
Se puede volver burocrático.
Puede abusar haciendo juntas para
todo.
Se vuelve teórico y se aleja de la práctica.
Emprendedor
El líder emprendedor se caracteriza por:
• Es creativo en la búsqueda de nuevos
caminos.
• Asume riesgos y busca aprovechar las
oportunidades.
• Nunca acepta los resultados actuales; siempre buscará
nuevos niveles de desempeño.
- 74 -
En exceso:
• Le falta aterrizar y concretar.
• Es desorganizado y tiende a no planear
• Puede llevar a olvidar los propósitos centrales de un negocio.
Integrador
El líder integrador se caracteriza por:
Involucrar a todo el equipo.
Crea un ambiente de trabajo agradable.
Su área de trabajo se presenta excelente
en cuanto a la comunicación entre las
personas.
En exceso
Hay buena voluntad de las personas pero no hay producción.
Falta lo principal que son los resultados. Le toman la medida.
- 75 -
Escuchar activamente
- 76 -
Es de suma importancia utilizar las técnicas de reforzamiento especialmente el
reforzamiento positivo.
Las técnicas de reforzamiento nos permitirán intensificar las conductas deseadas
y disminuir las indeseadas.
Reforzamientos:
- 77 -
Acciones para implementar la técnica 3
Aplicar la evaluación de líder PAEI a todos los puestos de mandos altos y medios
5
(opcional).
Conclusión
Cuando las empresas son profundamente sensibles en la importancia de la
capacitación como base para el desarrollo de habilidades, se están creando
organizaciones que tienen como base fundamental la innovación, soportada por
crecimiento continuo del equipo de trabajo.
- 78 -
Técnica 4.
Conocimiento del mercado
Temario
Introducción
Segmentación de Mercado
Identificación y Traducción de Necesidades del Cliente
Diferenciación y Producto Ampliado
Objetivo General
- 79 -
Estructura general de la técnica 4
Tema 1. Introducción
El éxito de cualquier negocio o actividad comercial, tiene su origen en la alineación de
dos fuerzas:
Las necesidades de un mercado.
Los productos o servicios que alguien pueda ofrecer para satisfacer dichas
necesidades.
- 80 -
¿Cómo descubrir las oportunidades en el mercado?
Segmentar el mercado. Identificar y definir los perfiles de distintos grupos de
compradores que podrían requerir productos o servicios diferentes.
Selección del Nicho o Mercado Meta apropiado. Seleccionar uno o más
segmentos de mercado en los cuales la empresa desea concentrarse.
- 81 -
Selección del nicho ó mercado meta
Un Nicho es:
Grupo de consumidores más pequeño que un segmento.
Frecuentemente presentan necesidades no atendidas.
Ejercicio de segmentación
Utilizando el formato T4-01 Segmentación de Mercado, identifique sus segmentos
principales.
Segmentos. Listar de acuerdo al grado de importancia Nichos. Listar de acuerdo al grado de Importancia
a1 Ejecutivos de empresas
a3 Altos funcionarios
b1 Nacionales
b Turistas b2 Regionales
b3 Extranjeros
c1 Familias
c Adultos c2 Señoras
c3 Maestros
- 82 -
Tema 3. Identificación y traducción de necesidades
Identificar las Necesidades Principales. El consumidor tiene muchas
necesidades, pero sus recursos son limitados, por lo cual es indispensable
identificar a cuales de ellas, les da más valor ya que de eso dependerá su
satisfacción.
Encuestas al mercado
Sugerencia: Que las preguntas de la encuesta arrojen indicadores para las UGB´s:
¿Cómo califica el sabor, higiene y presentación de nuestros platillos? (Cocina)
¿Cómo califica el servicio que le proporcionó nuestro personal? (Meseros)
- 83 -
T4-04 Encuesta al cliente
Nombre: Fecha:
Email: Sexo: M F
Mayor
Procedencia: Edad: Menor de 29 De 30 a 40
de 40
Usted es muy importante para nosotros, por lo que nos gustaría conocer sus comentarios.
- 84 -
Del Qué al Cómo: Análisis de un nicho
¿CÓMOs? (características) En orden de importancia
¿QUÉs? (necesidades)
Describa al nicho
En orden de importancia
1er cómo 2o cómo 3er cómo
Tenemos infraestructura
Buscan lugares propios para Estamos buscando promociones
2 adeacuada para recibir a un
reunir y celebrar para el mercado
número grande de personas
Señoras de altos ingresos
que no trabajan o que
trabajan en actividades Trato personalizado y buscamos Nuestros meseros cumplen con
3 Buscan buen servicio. Promociones personalizadas
independientes que en zonas conocer a nuestros clientes el propósito
residenciales y que buscan
desayunos
Encuentros de amigas
4 Convivencia y relacionarse Música y ambiente confortable
frecuentes
El producto MÁS las características con las que decidimos ENCANTAR al cliente forman
el PRODUCTO AMPLIADO. Cuando se define, permite a la empresa asignar los recursos
a lo que más valora el cliente y optimizar la contribución de las personas,
diferenciando a la empresa.
Postura de atención,
Rapidez,
Variedad,
Horario,
Detalles que aprecie el cliente,
Ambiente,
Es indispensable el conocimiento del cliente.
- 85 -
Creación de calidad atractiva
Calidad Atractiva es aquello por lo que el cliente siente algo que supera la satisfacción,
algo que lo encanta.
Características básicas
Calidad Exigida o Esperada:
El cliente espera que el producto cubra al menos las características básicas, por
lo que su presencia no implica gran satisfacción pero su ausencia si representa
gran insatisfacción.
Un ejemplo puede ser que el caldo de pollo esté caliente.
Características inesperadas
Calidad Atractiva:
El cliente no la espera por lo que su ausencia no produce insatisfacción, sin
embargo cuando está presente produce una gran satisfacción y crece en forma
exponencial.
Como ejemplo, podríamos tener que el caldo de pollo tenga un sabor
extraordinario y sea servido por una persona sonriente y en una loza bonita.
Producto ampliado
El ambiente propicio para cerrar un negocio importante, para festejar un evento personal o
simplemente para disfrutar de un momento agradable.
Nuestra cocina sigue los estándares tradicionales de la mejor cocina, adaptada con matices locales
para lograr una experiencia memorable.
Usted y su familia pueden tener la seguridad de que en nuestro restaurante encontrará cocina de
calidad, un servicio impecable y el mejor valor por su dinero.
Contamos también con servicios para eventos que pueden ir desde bocadillos hasta menús
completos (100 personas).
- 86 -
La Competencia Directa
La competencia directa surgiría con aquellos que tienen productos similares dentro del
mismo mercado y, normalmente, presenta la desventaja de estar basada en una
competencia de precios. La diferenciación conlleva a la selección de un nicho de
mercado, que puede ser más pequeño, pero donde existe menor competencia directa.
Diferenciación
La diferenciación es el acto de diseñar un conjunto de diferencias importantes
que distingan a su empresa de sus competidores.
Una vez identificado nuestro mercado potencial ha de analizarse la
competencia. Se trata de destacar sus puntos débiles y fuertes, comparándolos
con los de nuestro proyecto.
Para una PYME, la estrategia de posicionamiento debe ser la diferenciación.
- 87 -
Consideraciones al diferenciar
Es imposible ser mejor que la competencia en todo, si así fuera los competidores ya
habrían desaparecido, lo importante es ser mejor que los demás en lo que realmente le
interesa a un cliente.
Una vez definidas las necesidades del cliente e identificar las de mayor importancia,
debemos crear una estrategia de diferenciación que nos distinga de los demás y
tenemos que PROMOVERLA, es decir darla a conocer en el mercado (Técnica 6).
Diagnóstico competitivo
Sirve para evaluarnos junto con nuestra competencia en base a los aspectos que más
valora en cliente.
- 88 -
Acciones para implementar la técnica 4
Conclusiones
El éxito de una empresa depende de su capacidad para comprender y satisfacer las
necesidades de sus clientes, en una época que se caracteriza por los cambios, una
empresa no puede quedar estática, debe continuamente considerar innovaciones que
tengan como eje central el profundo conocimiento del segmento y nicho de mercado al
que está dirigida.
El propósito de la técnica, puede resumirse en identificación, análisis y mejoras
continuas con la base del conocimiento de uno de sus consumidores: el cliente.
- 89 -
Técnica 5.
Desarrollo del personal de
contacto
Temario
Postura de Atención
Habilidades de la Venta
Objetivo General
- 90 -
Estructura general de la técnica 5
La importancia de la postura
de atención
Atención
Interés
El profesional de atención Modelo AIDA
Deseo
Apariencia personal
La sonrisa
Aspectos específicos de la
La mirada
postura de atención
Saber escuchar
Postura corporal
- 91 -
Importancia de la atención
Las dos causas principales están relacionadas con el contacto directo de
la empresa con el cliente.
La reacción del cliente a la atención es
emocional.
El profesional de la atención
Gusta servir y hacer al otro feliz.
Gusta trabajar con personas.
Es extrovertido.
Cultiva un estado de espíritu positivo.
Cuida de la apariencia.
- 92 -
Momentos de magia
Experiencia plenamente satisfactoria.
Capturan al cliente.
Generan credibilidad de la empresa.
Momentos de miseria
Experiencia insatisfactoria.
Alejan al cliente.
Generan descrédito en la empresa.
¿Cómo se manifiestan?
Con la información que se brinda al cliente de los productos y servicios del
negocio.
Con la amabilidad del personal al recibir y atender a los clientes.
Con la eficiencia o deficiencia del servicio.
En la limpieza y estado físico de las instalaciones del negocio.
Con la sonrisa y el saludo de los empleados al atender a los clientes.
¡La suma de todos los momentos de verdad, se convierten en la imagen del
servicio que brinda una empresa!
La primera impresión
La primera impresión es la que queda y ésta es
decisiva.
La empresa gasta más para recuperar su imagen.
Apariencia personal
La apariencia transmitirá mayor o menor confiabilidad en el
contacto.
Se debe poner especial cuidado en los siguientes aspectos:
Cabello
Dientes
Ropa
Calzado
Aliento (Olores en general)
- 93 -
Empatía
Hay empatía cuando la persona se ve en el lugar del otro.
Cada persona es única en el mundo, con sus propios valores
y gustos.
La sonrisa
El contacto personal
La mirada
Por la mirada podemos mostrar interés o
desprecio por las personas.
Una persona que desea atender bien, tiene
una mirada expresiva que muestra el
interés por el otro.
- 94 -
Tono de voz y uso de las palabras
Saber escuchar
Evite interrumpir y confirme que está entendiendo el
mensaje.
Escuchar es aún más importante cuando el cliente
está nervioso. Esta actitud calma al cliente.
Postura corporal
El cuerpo habla, cada gesto tiene significado.
La mirada a los ojos del cliente transmite seguridad
e interés.
- 95 -
Sintonía entre conversación y expresión corporal
Agilidad
Atender con agilidad significa tener rapidez, sin
perder calidad en el servicio prestado.
¡La agilidad transmite al cliente la idea de respeto!
Atención extra
Es hacer “algo más” para el cliente.
Es decir, significa hacer algo más de lo normal, que
no espera el cliente.
Autonomía
La Autonomía está directamente relacionada al proceso de toma de decisión.
La Autonomía de los colaboradores muestra que la
empresa está totalmente dirigida al cliente.
Valores humanos
“La felicidad comienza cuando dejamos de buscar
nuestra felicidad para buscar la de los otros”
“Haga a los otros lo que le gustaría que le hicieran a
usted”
¡Su desarrollo profesional depende de que usted sea
una buena persona, con Moral y Valores Sólidos!
- 96 -
Reglas para el mejoramiento del servicio
Saludar al cliente.
Los primeros 30 segundos cuentan.
Ser cordial.
¡Hacer uso de la AUTONOMÍA que se tiene!
Siempre sonreír.
Los 30 últimos segundos cuentan.
Mantenerse en forma.
- 97 -
Tema 2. Habilidades de venta
Venda beneficios
El vendedor experto es aquel que es capaz de hacer tangibles los beneficios de sus
productos y servicios.
Ejemplo: En un restaurante el mesero debe ser
hábil en sugerir una determinada bebida, platillo
o una mesa en particular dependiendo el caso.
Si el cliente viene solo y se ve que tiene prisa. -
“Le ofrezco lugar en la barra”-
Si viene con su familia. – “Tengo una mesa
grande junto al área de juegos”-
Si viene con su pareja. – “Señor le sugiero esta
mesa, es tranquila y podrán estar cómodos”-.
Modelo AIDA
- 98 -
1. Atención
Todo el mundo se encuentra muy ocupado, por lo que la venta necesariamente
interrumpe las actividades del prospecto.
Lo que se busca es que el prospecto escuche y preste
atención.
2. Interés
Las personas son curiosas
por naturaleza.
Les interesa conocer sobre nuevos productos y
servicios.
El vendedor aumenta el interés cuando muestra los
beneficios.
3. Deseo
El deseo provoca que el cliente realice la compra.
Habilidad para hacer tangibles los beneficios reales
que el cliente va a obtener.
Lograr que los prospectos deseen obtener dichos
beneficios.
4. Acción
El cierre mismo de la venta.
Se solicita al prospecto que tome la
decisión de la compra.
Esto se puede hacer de diversas
formas, generalmente a través de
preguntas:
o – “¿Cuál sería su forma de
pago?”-
o – “¿Prefiere el pastel de chocolate
o las crepas con cajeta? “-
- 99 -
Cierre
Es el resultado de todo el trabajo de venta.
Atento al momento en el que el cliente está listo para cerrar sin importar en que etapa
del proceso de venta se encuentre.
El cierre es sólo el principio,
es el comienzo de una relación duradera.
- 100 -
Acciones para implementar la técnica 5
1 Definir quienes son los colaboradores que están en contacto con el cliente.
-Ventas ($)
- Índice de satisfacción del cliente.
- Número de quejas y reclamaciones.
- Número de felicitaciones.
- En el sector de turismo alternativo. Días sin accidentes.
Conclusión
Las empresas de servicio deben considerar que una de las actividades básicas es la
atención al cliente, si bien no existe una postura estándar, las reglas básicas de la atención
se consideran intrínsecas a la naturaleza humana: todos sabemos cómo nos gustaría ser
tratados, ésa es la premisa básica, si se enriquece con el conocimiento de mercado y la
empatía, el resultado seguramente será una postura de atención que estará siendo parte
de las fortalezas de la empresa.
- 101 -
Técnica 6.
Marketing
Temario
Mercadotecnia-Marketing.
El mensaje, la publicidad y promoción.
La decisión de compra.
Estructura para la Transformación.
Objetivo general
- 102 -
Estructura general de la técnica 6
T6. Marketing
Producto o servicio
Precio
Ubicación
Medio y mensaje
Folletos y catálogos
Publicidad
Sistemas de seguimiento
Promoción
Las 4 P’s
Producto
Cualquier cosa que se pueda ofrecer a un mercado para su atención,
adquisión, uso o consumo y que puede satisfacer un deseo o una
necesidad; incluye objetos físicos, servicios, personas, lugares
organizaciones e ideas.
- 103 -
Servicio
Cualquier actividad o beneficio que una parte puede ofrecer a otra y que es
básicamente intangible y no tiene como resultado la propiedad de algo.
Características: Intangibles, variables, inseparables y caducos.
Precio
Es la cantidad de dinero que el cliente está dispuesto a pagar por un
producto.
Plaza / Ubicación
Para un negocio turístico, tal vez la decisión más
estratégica para el éxito, es la selección de la ubicación
adecuada.
Debemos estudiar los mercados que deseamos atender y
ubicar nuestro negocio en el lugar adecuado.
Entender la frase “Si del cielo te caen limones, aprende a
hacer limonada”.
Sin embargo sabiendo que puede ser la decisión más importante para el éxito, es
conveniente detenernos a realizar un análisis.
Los criterios que se pueden evaluar son:
Densidad de población
Generadores de tráfico, peatonal y vehicular
Estacionamiento
Fachada y estado del inmueble
Saturación del mercado
Vecinos
Seguridad de la zona
- 104 -
La plaza como estrategia debe considerar:
Canales, cobertura, surtido, ubicaciones, inventario, transporte, logística.
Las características del producto y/o servicio afectan las decisiones de canal.
Promoción
Es el elemento de la mezcla de mercadotecnia que se utiliza para informar,
persuadir y recordar al mercado de nuestra organización y/o sus productos.
El formato T6-01 Diagnóstico de Mercado, está diseñado para evaluar su negocio con
respecto a las 4P´s
El mensaje
Lo mejor del mensaje es que no depende de cuanto
dinero tengamos para invertir.
Algunas campañas completas de TV no emiten resultados, mientras que un
simple volante bien hecho, si los puede generar.
Todo depende del Mensaje.
- 105 -
El medio y la publicidad
Si usted ya cuenta con folletos, trípticos o página web, analícelos en base al modelo
AIDA y mida el impacto que tienen. Para cuando decida crear uno nuevo tenga más
elementos de decisión.
La publicidad
Objetivos de la publicidad
Inducir a la compra de un producto.
Información al público.
Aumentar el uso del producto.
Combatir a la competencia.
Aceptación y reconocimiento de la marca.
Ayudar a la promoción de ventas.
Alcanzar clientes inaccesibles.
Ayudar a crear relaciones con empresas.
- 106 -
Impacto de la publicidad
Otros ejemplos:
Llamadas recibidas / volantes repartidos.
Ventas cerradas / Prospectos visitados
Citas concertadas / Llamadas realizadas
Formularios enviados / Clicks registrados en la página
Respuestas de interesados / Mails enviados.
Promoción
Las actividades promocionales que una empresa son limitadas
únicamente por la imaginación del empresario.
Regalos y obsequios.
Demostraciones y muestras de productos.
Exposiciones y concursos.
Reducción de precios.
Ofertas, 2x1, 3x2 etc.
Programas de fidelidad
- 107 -
Las promociones no deben ser una simple reducción de precio de los productos y
servicios.
Es importante que los clientes entiendan la justificación de la promoción, algunos
ejemplos serían:
Por aniversario
Por volumen
Para clientes frecuentes
- 108 -
Acciones para implementar la técnica 6
Conclusión
El proceso de comercialización de los servicios y productos de una empresa debe estar
siempre dirigidos hacia los mercados meta de las organizaciones. El éxito en la
captación de los clientes siempre deberá estar basado en el correcto balance de
precios, producto, promoción y tomando conciencia de las plazas de influencia que
tiene en la empresa para atender las necesidades del cliente. El empresario Moderniza,
deberá tener en cuenta que a partir de la definición de sus mercados, cualquier
esfuerzo de mercadeo deberá ser medido y analizado y sobre todo focalizado al
mercado que formalmente le otorga resultados.
- 109 -
Técnica 7.
Procesos y eliminación
de desperdicios
Temario
Objetivo general
- 110 -
Estructura general de la técnica 7
Conformación de UGB´s
Macroprocesos
Identificación de procesos
Diagramación
Defectuosos
Movimiento
Proceso
Identificación de desperdicios
( mudas )
Transporte
Espera
Puntualicemos:
El Gerenciamiento de Rutina controla las actividades rutinarias y repetitivas que
se llevan a cabo en todas las áreas de una organización.
- 111 -
Es la base tecnológica de una empresa, a través del establecimiento,
cumplimiento y mejoramiento de estándares para realizar, sea un producto o
servicio.
El cumplimiento de la misión de la empresa depende de un buen
Gerenciamiento de Rutina.
Es la base para la consolidación de mejoras dentro de la empresa; ya que
permite a los responsables de las áreas delegar la administración de los
procesos estables, obteniendo con esto la oportunidad de dedicarse a las
mejoras de la organización.
Permite que cada UGB o función dentro de la empresa se transforme en una
micro-empresa en la que cada responsable de área sea su Líder.
La visión empresarial hacia los procesos, eliminó lo que se conocía como enfoque
tradicional empresarial, donde la generación de valor por parte de las áreas no era un
punto destacable y la interrelación entre los miembros de una organización se perdía.
- 112 -
Efectos positivos del enfoque a procesos
Tema 3. Macroproceso .
La manera gráfica en las cuales las operaciones de varios procesos se enlazan, para
efectos del Programa Moderniza, se le domina Macroproceso. Es conveniente por lo
tanto, que la empresa visualice los procesos que inciden en la rutina, sea para la
prestación del servicio o para la elaboración de un producto.
- 113 -
Procesos estratégicos: Son aquellos enfocados a la sobrevivencia y crecimiento
del negocio: planeación, finanzas, contabilidad, cobranza, innovación y
desarrollo de productos.
Procesos de apoyo: Generalmente enfocados al cliente interno para que los
procesos clave puedan llevarse a cabo: almacenaje, limpieza, recursos humanos.
- 114 -
Identificación de proveedores, productos y/o servicios así como clientes
Un ejemplo
Definición de UGB
Utilizando la primera parte del formato T7-02 Definición de UGB, identifique los
proveedores, materias primas, procesos, productos y clientes de cada UGB que ha
definido en el organigrama de su empresa.
Aquí es importante señalar que los objetivos de una UGB están ligados a los productos
que genera.
- 115 -
Ejemplo:
Asegurar que el proceso de recepción y registro de huéspedes se lleva a cabo cubriendo los requerimientos
Objetivo(s):
normativos internos
¿Quién provee? ¿Qué s e neces i ta pa ra el proces o? Proceso ¿Qué se genera del proceso? ¿A quién va dirigido?
Información de reserva,
Reservación en sistema y Recepción, Cocina y servicio
Cliente potencial externo pago y requerimientos Reservaciones
bloqueo de habitación a habitaciones
especiales del huesped
Indicadores de la UGB
Administración Visual
Indicador de medición Unidad de Medida Responsable (Tabla, tipo de gráfico,
semáforo, etc)
Dos puntos importantes para simplificar los procesos de las organizaciones son: el
flujo de las actividades en que se llevan a cabo y el control de los desperdicios o
mermas con los que cuentan.
- 116 -
Diagramación
Una vez identificados los procesos del negocio, el siguiente paso es representar los
procesos de una forma gráfica con el fin de analizarlos y simplificarlos.
La diagramación de los procesos bajo la modalidad de flujo, puede ser la forma más
sencilla para visualizar las actividades, por lo que el empresario Moderniza puede
darse a la tarea de investigar la relación que guardan las actividades, para llevar a cabo
sus procesos.
Diagrama de flujo
- 117 -
Desperdicios en los procesos
Defectuosos y retrabajos
Movimiento
Del proceso
Transporte
Esperas
Defectuosos y retrabajos
Los productos defectuosos, retrabajos, devoluciones o quejas de los clientes cuando
no se detecta el error, antes de que éste ocurra, es tal vez el desperdicio con el que
más familiarizados estamos.
Tiene varios componentes.
Costos de retrabajos,
Costos de materiales utilizados
Costos de la mano de obra invertida y todo lo asociado con la fabricación.
De movimiento
Cualquier movimiento, esfuerzo o desplazamiento del cuerpo que no esté ligado
directamente con la acción de agregar valor, es improductivo.
Debemos eliminar todo movimiento innecesario.
Del proceso
Muda del proceso es el desperdicio que ocurre durante las operaciones que
agregan valor al producto.
Existen muchas ocasiones en que una operación hace necesario que se realice
otra que no existiría si la primera se hiciera de forma diferente.
También podemos encontrar que se utilizan muchos recursos en operaciones
que podrían ser ejecutadas con menos inversión.
- 118 -
De transporte
El movimiento de materiales de un lugar a otro, entre una operación y la
siguiente es clasificado como Muda de Transporte.
De espera
Siempre que en un proceso alguien espera a que algo más suceda para poder
realizar sus actividades de valor agregado, se produce el Muda de Espera.
Este muda puede ser enorme y lo podemos detectar observando el lugar de
trabajo.
En los procesos administrativos los ciclos de producción son extremadamente
largos ya que existen periodos muy largos de Muda de Espera.
Impacto (efectos en
¿Qué tipo de Posibles Acciones para
Desperdicios identificados
MUDA es? Causas
tiempo, dinero, materias Recurrencia
reducirlos
primas, quejas, etc)
- 119 -
Acciones para implementar la técnica 7
Conclusión
- 120 -
Técnica 8.
Estandarización
de procesos
Temario
Objetivo general
- 121 -
Estructura general de la técnica 8
- 122 -
El camino para un buen método
El método para ser eficiente debe estar compuesto por acciones claras y
objetivas, para alcanzar la meta en el plazo establecido.
La acción debe ser definida de manera que: cualquier persona entienda lo
que debe realizar.
Veamos un ejemplo:
Procedimientos operacionales
- 123 -
Generalmente su desarrollo implica:
Instrucciones técnicas
Son instrucciones detalladas que provienen de proveedores, o de otras
fuentes y que la empresa integra a su sistema de gestión a través de la
identificación de los mismos como: instrucciones técnicas (ITs).
Las ITs son mencionadas en los procedimientos operacionales.
- 124 -
Herramientas para estandarizar y lograr la mejor documentación:
Entre más gráfica y sencilla es mejor.
Únicamente utilizar textos cuando otro método no cumpla el objetivo.
Diagramas de operaciones y de flujo que son excelente opción.
Fotografías de los platillos, el montaje de una mesa para servicio, las
habitaciones; cubren de manera excelente y rápida las necesidades de
estandarización.
Un check list o lista de verificación también es un excelente estándar.
Ejemplos:
Lineamiento de Rutina
- 125 -
Objetivo: debe señalar con que fin se realiza la rutina que se describe en el
documento.
Registros o formatos: corresponde a los datos que tienen que ser recolectados a
lo largo del proceso.
Herramientas: son los utensilios de cualquier tipo que son usados a lo largo de
la rutina que se desarrolla.
Lineamientos: debe señalar los pasos principales o puntos importantes que se
deben cuidar al realizar la rutina.
Restricciones: especifica lo que NO se debe hacer en la rutina.
Receta estándar.
- 126 -
Prioridades para realizar la estandarización
Entre los procesos que un negocio o una UGB realizan existen algunos que son
de mayor impacto en los resultados. (En dinero, tiempo, quejas, etc.)
Estos procesos deben seleccionarse como los primeros que debemos
estandarizar.
De acuerdo a los desperdicios detectados en la T7, determinaremos los
procesos prioritarios.
El objetivo.
Las actividades básicas de cómo se lleva a cabo una rutina de trabajo.
Los registros o indicadores que surgen del control de la operación.
Las medidas de seguridad o restricciones que debemos observar al momento de
realizar una actividad.
- 127 -
Capacitación al personal
Al capacitar al personal en algún estándar
es importante medir el aprendizaje y la
habilidad al realizarlo, efectuando un
examen acerca del mismo, así como
observar el grado de obtención de
resultados al llevarlo a cabo; dejando
constancia de ello.
Los aspectos teóricos del entrenamiento
Entrenar del personal debe ser de manera
sencilla y rápida; siempre cerciorándonos
de que se comprendió perfectamente el
paso a paso del estándar.
En forma práctica, realizando y
demostrando paso a paso y a detalle las
acciones mencionadas en el estándar.
Auditoría interna.
Es una verificación periódica del cumplimiento del estándar.
El jefe o supervisor habitualmente debe realizar una verificación de que los
estándares se lleven a cabo tal como debe de ser, aplicando para ello un check
list.
Dando un seguimiento estrecho a las rutinas de trabajo, se evita la omisión de
pasos en un estándar o rutina. Formato T8-03 Seguimiento y auditoria interna.
- 128 -
Acciones para implementar la técnica 8
A nivel de empresa identificar las rutinas o procesos que son prioridad para
1
estandarizar.
Adaptar y seleccionar los tipos de documentos que se van a usar, ya sea
2
procedimientos operativos o lineamientos para la rutina, según convenga.
Con la participación de los miembros de la UGB, documentar las rutinas sin olvidar los
3
registros que ayudan a monitorear que la rutina se están llevando a cabo.
Entrenar a los miembros de la UGB y a los nuevos miembros conforme ingresen, en
4
los estándares documentados.
Conclusión
- 129 -
Técnica 9.
Administración Visual
Temario
Objetivo general
- 130 -
Estructura general de la técnica 9
- 131 -
Tema 2. Indicadores y metas operativas
- 132 -
Cuando un superior pasa por las UGB’s, él de inmediato percibe como anda el
desempeño del sector.
Usos complementarios
Diagramas de flujo
Gráficos
Fotos de antes y después
Check List
Fotos de procesos estandarizados; ejemplo: Presentación de platillos, cortesías
en habitaciones, etc.
- 133 -
Administración visual y 5´S
Auto-control
Es cuando el mismo colaborador controla su trabajo, es decir, hace girar su
PDCA. En esta situación el colaborador no necesita de supervisión.
La esencia del control está en los chequeos y acciones correctivas que hacemos
a diario en el trabajo.
La referencia son los indicadores de la Administración Visual y los
procedimientos operacionales.
- 134 -
Acciones para implementar la técnica 9
Definir los indicadores de las UGB´s que serán expuestos de manera visual.
1 Establecer para cada UGB al menos un indicador de medición (considerar el
establecimiento de metas)
Cuadro de Mando Integral de la UGB con indicadores definidos en los cuatro niveles:
financieros, mercado, procesos y potencial, con objetivo de delegar el control de la
rutina al equipo de trabajo.
Conclusión
Solo el autocontrol de las metas por parte de los involucrados lleva a un eficiente
desarrollo de los procesos. En la medida que la empresa Moderniza implante
mecanismos de seguimiento a los resultados de dichas metas y las comparta con los
colaboradores, la mejora organizacional tendrá sentido.
- 135 -
Técnica 10.
Sistema de Información y
Análisis Financiero
Temario
Objetivo general
- 136 -
Estructura general de la técnica 10
La técnica busca:
Integrar un Sistema de Información, que
contenga los indicadores principales de
cada una de las áreas que nos permitirán
monitorear que las estrategias se estén
llevando a cabo y que los resultados se
estén alcanzando.
- 137 -
Cálculo de los indicadores de la empresa
Debemos definir los puntos de mayor importancia, los más críticos, para
garantizar el éxito y sobrevivencia del negocio, considerando la satisfacción
equilibrada de todos.
Todos los puntos críticos ligados a la sobrevivencia y crecimiento del negocio
deben estar listados y ser responsabilidad de alguna de las personas de nivel
directivo o gerencial.
El responsable debe asegurar que haya objetivo y meta para cada uno de los
indicadores y debe definir cuáles de ellos deben contar con un benchmarking.
El cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta que nos permite agrupar los
indicadores clave de la empresa en 4 niveles.
Financieros (Accionistas)
Mercado (Clientes)
Procesos (Rutina)
Potencial, (Colaboradores)
Los 4 niveles presentan una relación de causa y efecto, es decir para tener resultados
financieros, requerimos estar bien en el mercado para lo cual a su vez requerimos
buenos procesos, que se basan por último en el potencial que tiene la empresa.
- 138 -
Resultado Año
Unidad Meta Resultados del Período
Anterior
Indicadores de Responsable
Prom.
Medida TOTAL Frecuencia Ene Feb Mar Trim 1 Abr May Jun Trim 2 Jul Ago Sep Trim 3 Oct Nov Dic Trim 4 TOTAL TOTAL
Mes
FINANCIEROS
MERCADO
PROCESOS
POTENCIAL
- 139 -
BENCHMARKING
Benchmarking significa localizar una empresa que tenga un producto o proceso que
sea “el mejor” del mercado y buscar visitarla para aprender con ella. Ofrecer a cambio,
una visita recíproca.
La búsqueda de referencias debe estar ligada a la tecnología crítica de la empresa.
Objetivos
Sensibilizar al empresario de la importancia del análisis financiero para detectar las
áreas de oportunidad y facilitar la toma de decisiones.
Fuentes de información
Los controles básicos del aspecto financiero implica el registro diario del
movimiento del dinero en la empresa, esto es: entradas y salidas de los recursos
monetarios (ingresos-egresos).
En los últimos años las empresas han adoptado sistemas computarizados para
el manejo de sus recursos financieros y es bajo esta modalidad que están
registrando todos sus movimientos de manera cotidiana.
Aquellas microempresas que no cuenten con estos sistemas deben mantener
actualizados diariamente los controles que se muestran en los siguientes
cuadros. Consulte el formato T10-04 Manual de control administrativo.
- 140 -
Caja de movimientos de efectivo
Fechas
Concepto
15-may-07 28-may-07 09-jun-07 16-jun-07 23-jun-07 30-jun-07 07-jul-07
Formatos de Ventas
Esta cuenta registra los ingresos de ventas al contado o a crédito.
Es conveniente registrar los ingresos clasificados por rubros que tengamos:
PROGRAMA MODERNIZA
INGRESOS
Renta de
Fecha Factura Descripción Alimentos Hospedaje salón Eventos
02-jun-07 123 acceso 4 personas $ 80.00
03-jun-07 1 paseo en lancha $ 500.00
4 menús $ 180.00
2 cabañas (1 noche) $ 600.00
acceso a 10 personas $ 200.00
124 2 paseos en lancha $ 1,000.00
06-jun 10 menús $ 600.00
acceso a 2 personas $ 40.00
2 comidas $ 120.00
acceso 5 personas $ 100.00
1 paseo en lancha $ 500.00
5 menús $ 180.00
5 cenas $ 150.00
125 2 cabañas (1 noche) $ 600.00
corte semana 1 $ 540.00 $ 2,000.00 $ 1,110.00 $ 1,200.00
- 141 -
Costo, Gasto y Sueldo
Costo: Deben registrarse todas las compras de materia prima.
Gasto: Deben registrarse los gastos como teléfono, papelería, luz, agua, etc.
Sueldos: En esta cuenta se anotan las erogaciones por concepto de sueldos al
personal, incluyendo el del dueño.
Flujo de efectivo
Es un control financiero programado de las entradas y salidas de efectivo en un
periodo determinado (semanal, mensual, trimestral). Para su elaboración es necesario:
Precisar el periodo de flujo de efectivo
Pronosticar los ingresos y pronosticar los egresos
Restar a los ingresos los egresos
Estimar la cantidad mínima de efectivo que se requiera para mantener en
operación la empresa
Estimar un colchón de seguridad para los imprevistos
Comparar lo presupuestado con lo real.
INGRESOS
CONCEPTO SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 TOTAL MES
Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
TOTAL (A) $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
EGRESOS
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 TOTAL MES
CONCEPTO
Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
$0.00 $0.00
TOTAL (B) $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
UTILIDAD O PÉRDIDA DE LA OPERACIÓN
CONCEPTO SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 TOTAL MES
Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real Plan Real
Utilidad de la Operación A-B $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
- 142 -
El análisis financiero, aunque varía de acuerdo con los intereses particulares de las
organizaciones, siempre radica en dos pilares: el balance general y el estado de
resultados.
Balance general
Principales componentes
Activo Circulante:
Son todos los recursos líquidos con los que cuenta la empresa tales como caja
chica, cuentas de cheques, etc.
Aquí también se encuentran las inversiones que temporalmente no se necesitan
para las actividades del negocio.
Activo Circulante:
Representa la cantidad total de ventas a crédito (clientes) y documentos por
cobrar que tiene la organización.
Representa las materias primas y materiales que se tienen en el almacén y que
se ocupan cotidianamente en la operación del negocio.
Activos Fijos:
Representa las instalaciones y herramientas con que cuenta la empresa para
producir utilidades. Dichos elementos se deprecian a lo largo del tiempo y
afectan a los resultados
- 143 -
Capital Social
Representa el valor de los recursos que los accionistas de la empresa invirtieron
para su formación.
Resultados
Acumulados: Representan utilidades o pérdidas de otros ejercicios.
Del periodo: Es la utilidad o pérdida del presente ejercicio.
Estado de resultados
- 144 -
Principales componentes
Ventas
Son los ingresos provenientes de las operaciones normales.
Las ventas brutas de mercancías o servicios deben aparecer con deducciones de
las devoluciones y descuentos sobre las ventas, obteniéndose las ventas netas.
Costo de ventas
Se incluyen los tres elementos del costo:
o Materia prima
o Mano de obra
o Gastos indirectos
Gastos de operación
Se incluyen los gastos administrativos, sobre ventas y otros.
Gastos financieros
Utilidad (o pérdida)
Es el rendimiento final del negocio antes de impuestos
Una vez que las empresas consolidan el control financiero, pueden evolucionar a un
análisis detallado de los indicadores, aplicando para ello aplicaciones financieros más
detallados. A continuación se puntualizan los más recurrentes.
- 145 -
Análisis de porcentajes integrales (Análisis Vertical)
- 146 -
Razones financieras
Indicadores
Financieros
Rentabilidad operativa de los activos
(Utilidad Neta de Operación/Activo Total)
Rentabilidad sobre el capital
(Utilidad Neta/Capital Total)
Liquidez
(Activo circulante/Pasivo circulante)
Prueba del ácido
(Activo circulante-Inventario)/Pasivo circulante
Capital de trabajo
(Activo circulante-Pasivo circulante)
Endeudamiento
(Pasivo totales/Activos totales)
Actividad
Ventas/cantidad de empleados
Número de clientes atendidos
Rotación de activos (Ventas netas / AcT)
- 147 -
Diagnóstico de estructura financiera
Rentabilidad
Todos los que aspiren a llegar a la cima, tienen que entender las finanzas de los
negocios.
- 148 -
Acciones para implementar la técnica 10
Cuadro de Mando Integral de la UGB con indicadores definidos en los cuatro niveles:
financieros, mercado, procesos y potencial, con objetivo de delegar el control de la
rutina al equipo de trabajo.
Conclusión
- 149 -
Técnica 11.
Política Básica y Directrices
Temario
Objetivo General
Que el participante establezca los grandes rumbos a ser seguidos por todos en
la empresa, mediante la Política Básica formada por: Misión, Valores y Visión
Que el participante garantice la planeación de toda la empresa, a partir de la
definición de las políticas, su despliegue en objetivos y creación de equipos de
mejora.
- 150 -
Esquema general de la técnica 11
Técnica 11. Política Básica y Directrices
Establecimiento de
directrices.
Proyectos
Establecimiento de Seguimiento y
Ejecución de planes
estrategias. Creación acuerdos cobre los
y proyectos
de planes (3W) proyectos
El arte de la guerra
Misión.
Valores.
Visión.
- 151 -
Su horizonte es de largo plazo y con excepción de la visión que debe ajustarse cada
periodo de 1, 3 ó 5 años, la misión y los valores, cambian poco con el paso del tiempo.
Misión
Razón de ser de la empresa, cuáles son las características que harán destacar a
la empresa y cómo se pretenden alcanzar.
Al ver nuestra misión nos debemos identificar plenamente, debemos evitar un
enunciado de misión que se acomode a cualquier empresa.
Valores
Marcan los principios que deben regir el desempeño de las personas, dentro de
la organización.
A través de ellos quedan determinados grandes lineamientos de la cultura
organizacional que los líderes quieren implantar en su empresa.
Visión
Máxima aspiración de la empresa para los próximos años, es conveniente que
sea clara y concreta, algo equivalente a una Macro Meta, que sirva de brújula a
los esfuerzos que se realizarán en los próximos años y que guíen el
establecimiento de las directrices.
Ejercicio:
Usando el formato T11-01, defina la Política Básica de la Empresa.
Si ya cuenta con Misión, Valores y Visión, analícela y actualícela si es necesario.
Difunda la Política Básica a todos los colaboradores de la empresa.
*El enunciado de Visión, debe ser concreto, y representar una Macro Meta que tenga el
poder de inspirar al equipo
- 152 -
Tema 2. Análisis FODA
Una empresa tiene que vigilar las situaciones externas a la empresa (demográfico-
políticas, tecnológicas, político-legales y socio-culturales), y las situaciones internas
(clientes, competidores, distribuidores y proveedores).
Una cosa es percibir oportunidades atractivas y otra muy distinta es contar con
las aptitudes para aprovecharlas con éxito.
En muchas ocasiones surgen oportunidades imprevistas y la dirección de la
empresa debe estar muy atenta para aprovecharlas, incluso modificando toda la
planeación realizada.
Por otro lado las amenazas son situaciones externas que incluso pueden llegar a
atentar contra la sobrevivencia de la empresa.
Es obvio que el negocio no tiene que corregir todas sus debilidades, ni tampoco
debe felicitarse por todas sus fortalezas.
Cada negocio debe evaluar sus fuerzas y debilidades periódicamente.
La importancia de una fuerza no es que se tenga o no, sino los resultados que
podemos generar con ella.
En ocasiones el efecto negativo de una debilidad se contrarresta aprovechando
algunas fortalezas o tomando ciertas acciones.
No siempre es posible o conveniente eliminar una debilidad.
- 153 -
Ejercicio: Análisis FODA
S Fortalezas Debilidades
i Lo que la empresa hace bien Aquello en lo que tenemos desempeño deficiente o carencias.
t
u
a
c 1. 1.
i
o
n
e 2. 2.
s
I 3. 3.
n
t
e
r 4. 4.
n
a
s
5. 5.
Amenazas
Oportunidades
S Factores externos que pueden ser un peligro o un inconveniente, que
Factores externos que podrían ser aprovechados en nuestro favor.
i nos afectan.
t
u
a
c 1. 1.
i
o
n
e 2. 2.
s
E
x 3. 3.
t
e
r
4. 4.
n
a
s
5. 5.
La transición a Directrices
- 154 -
Tema 3. Directrices
El punto clave para que la planeación estratégica realmente sirva es que sea la
base para la determinación de la planeación operativa y la ejecución de las
acciones.
De esta forma una directriz de la dirección podrá ser desdoblada en planes de la
gerencia que a su vez va a generar planes de la jefatura, etc., generando una
relación de causa y efecto muy clara.
Para alinear los esfuerzos es necesario que una vez definidas las directrices (el
QUE), la energía y la atención sean aplicadas ahí, por todas las áreas y personas
que tengan relación con ellas.
Para que haya compromiso real de las personas es fundamental un camino
simple como el método “Ringi”, donde el superior presenta el “QUE” (Meta) y el
equipo dispone el “COMO” (Método), dándose una negociación Meta - Método.
El periodo para determinar las directrices es normalmente al final del año y debe
iniciarse su implantación a partir del mes de Enero.
Empresas que tienen una temporada alta a fin de año, pueden hacer su ciclo de
planeación en otro tiempo.
Despliegue de Directrices
- 155 -
Tema 4. De las Directrices al Gerenciamiento de Mejora
T11-03 Directrices
Las directrices son las líneas de acción vitales para que la empresa se mantenga competitiva. En ella se deben considerar la
satisfacción a las necesidades del Cliente, Accionistas, Colaboradores y lineamientos que impliquen un redireccionamiento
estratégico
Indicador de
No. Directrices Presupuesto Responsable Acciones mayores a implentar
medición
Evaluación y Ajuste
Al menos mensualmente se deben verificar avances en la ejecución de lo que esta
planeado con el fin de:
Remover obstáculos que se presenten en la implementación.
Establecer un contacto mas estrecho entre los niveles superiores e inferiores de
la organización.
Conocer puntos que pueden incorporarse en la etapa de planeación del
siguiente periodo.
Cada trimestre se deben hacer planes 3W.
- 156 -
Problemas frecuentes con Directrices
Falta claridad.
No se recolecta información ni se dan instrucciones a los niveles inferiores.
El despliegue a diferentes niveles no es claro.
La evaluación y ajuste no se dan.
El tiempo asignado para la ejecución es limitado.
No se diferencian las actividades de Mejoramiento y las actividades rutinarias.
No son claros los roles y responsabilidades.
La meta no es clara ni se establece en cifras.
Las metas son demasiado optimistas o pesimistas.
Establecer y aprobar por la dirección la Política Básica del Negocio definiendo Misión,
1
Visión y Valores.
Por la naturaleza de la técnica deben ser definidas directrices hacia los cuatro niveles
del cuadro de mando Integral: Financieros, Mercado, Procesos y Potencial; a través de
las cuales deben verse impactados los indicadores correspondientes.
Conclusión:
Un elemento básico en la implementación de un Sistema de Gestión se encuentra en la
definición clara del rumbo de la organización, las técnicas de planeación estratégica
tienen el mismo fin: que las empresas consideren la importancia de asignar recursos a
la planeación pero sobre todo, la ejecución de las acciones que se establecen,
haciendo partícipes a todo el equipo con el nivel de responsabilidad que les
corresponda.
- 157 -
Técnica 12.
PDCA y Rendición de Cuentas
Temario
Objetivo General
• Desarrollar un verdadero gerenciamiento con base en las 4 fases del PDCA.
• Que la planeación de cada área de la empresa sea la resultante de:
El despliegue de las directrices de la empresa.
Los objetivos propios de cada área.
Establecer un sistema de rendición de cuentas que permita de manera
efectiva, medir los avances de los esfuerzos.
Reconocer a las personas que cumplen los compromisos.
- 158 -
Estructura general de la técnica 12
T12.PDCA y Rendición de Cuentas
- 159 -
OBJETIVO: Es una dirección a seguir entre diversas posibilidades.
En la empresa no es posible hacer todo a la vez.
Tenemos que seleccionar que cosas debemos atacar primero.
Objetivo, es un foco de atención para el período programado.
PUNTO A DESTACAR:
Es responsabilidad de los superiores la fijación del objetivo y de la meta.
El método es elaborado y presentado por el equipo que ejecutará las acciones.
El objetivo y meta van de la gerencia hacia las áreas operativas y el método de
las áreas operativas hacia la gerencia.
- 160 -
Checar: plan vs. real y ajustar
- 161 -
Tema 3. Reunión de rendición de cuentas
La reunión de rendición de cuentas es el momento de presentar los resultados
alcanzados contra la planeación realizada.
Funciona como una fecha fatal para el cumplimiento del plan.
Es en esta reunión que queda transparente el desempeño del equipo; el trabajo
es visto y reconocido.
Esta reunión es un motivador muy fuerte para el cumplimiento de las acciones
que fueron negociadas.
La UGB debe prepararse con anticipación, así como: el equipo audiovisual, las
evidencias; los hechos que comprueban la ejecución del método y realizar un
entrenamiento previo buscando realizar la presentación de cuentas dentro del
plazo fijado.
La UGB lleva a la reunión las
evidencias del cumplimiento
de las acciones del método.
La meta es colocada en un
Gráfico de Control y es el
punto de partida de la
presentación.
- 162 -
Todo el equipo se coloca frente a los superiores que recibirán la presentación de
cuentas. Cada colaborador presenta la acción de su responsabilidad.
Un equipo responsable, comprometido con sus metas, va a la reunión solamente
para ser reconocido por sus acciones.
En la rendición de cuentas no hay lugar para explicaciones ni para
protagonismos.
El objetivo de la reunión es demostrar la ejecución del método, de lo que fue
hecho y no de lo que se realizó y dar reconocimiento a los cumplidores.
- 163 -
Acciones para implementar la técnica 12
Por la naturaleza de la técnica deben ser definidas directrices hacia los cuatro niveles
del cuadro de mando Integral: Financieros, Mercado, Procesos y Potencial; a través de
las cuales deben verse impactados los indicadores correspondientes.
Conclusión:
Con este tema concluyen las Técnicas del Sistema Moderniza.
El futuro de la empresa depende de la capacidad de asignar hoy, los recursos
humanos necesarios a proyectos de mejora.
De acuerdo a K. Matsushita debemos mantener un proceso de constante
innovación para asegurar nuestra sobrevivencia.
- 164 -
Anexo 1
Ruta para la maduración
de técnicas
Introducción
La búsqueda de competitividad es seguramente la mayor ventaja de
la implantación del Sistema Moderniza, ahora que el Programa ha
concluido, el objetivo es sumergir a la empresa en un estado de
permanente desarrollo, convertirla en una empresa dinámica y con
visión de futuro, en una empresa competitiva en definitiva.
- 165 -
- 166 -
- 167 -
- 168 -
- 169 -
- 170 -
- 171 -
Anexo 2
Glosario
- 172 -
Autonomía: Es la libertad para la utilización de los factores de producción. Amenaza:
Factores externos que pueden representar un peligro para nuestra actividad
empresarial
Análisis FODA: Herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos
internos a la empresa y por tanto controlables, tales como fortaleza y debilidades,
además de factores externos a la misma y por tanto no controlables, tales como
oportunidad y amenazas.
Análisis financiero: Método de análisis y pronóstico bursátil que estudia la situación
patrimonial de una sociedad que cotiza en Bolsa, relacionando sus datos
fundamentales con la cotización para determinar el precio teórico de una acción.
Atención: Acción de atender. Cortesía, urbanidad, demostración de respeto u
obsequio.
Auto-control: Capacidad consciente de regular los impulsos de manera voluntaria
Balance general: Es un análisis financiero que resume los activos, pasivos y el capital
de los dueños de un negocio en algún momento en el tiempo, por lo cual se le
considera estático.
Benchmarking: Referencia de marca
Calidad Atractiva: Es aquello por lo que el cliente siente algo que supera la
satisfacción, algo que lo encanta.
Calidad Exigida o esperada: Es el producto que cubre al menos las características
básicas, por lo que su presencia no implica gran satisfacción pero su ausencia si
representa gran insatisfacción.
Calidad Atractiva: Es el producto que el cliente no la espera por lo que su ausencia no
produce insatisfacción, sin embargo cuando está presente produce una gran
satisfacción y crece en forma exponencial.
Capacitación: Acción y efecto de capacitar.
Capital Social: Designa la diferencia entre el activo y el pasivo de una empresa. Refleja
la inversión de los propietarios en una entidad y consiste generalmente en sus
aportaciones más o menos sus utilidades retenidas o pérdidas acumuladas, más otros
tipos de superávit como el exceso o insuficiencia en la acumulación del capital
contable y las donaciones.
Cinco S (5`s): Técnica japonesa que permite generar cambios en la empresa.
Día de la bermuda: Establecer un día para descartar objetos funcionales, no
funcionales y asignar un lugar para cada uno de los objetos.
Compartir: Repartir, dividir, distribuir algo en partes.
Consultor M: Profesional capacitado y registrado por la Secretaría de Turismo.
Conducta: Manera con que los hombres se comportan en su vida y acciones.
Costo: Cantidad que se da o se paga por algo. Valor que le asigna el cliente al
producto o servicio
- 173 -
Gastos de operación: Dinero desembolsado por una empresa u organización en el
desarrollo de actividades. Los gastos operativos son los salarios, el alquiler de locales,
la compra de suministros y otros.
Gastos financieros: Desembolsos que se derivan de la necesidad de obtener, en
préstamo, capitales ajenos.
Costo de ventas: Es el indicador de rentabilidad que se define como la utilidad bruta
sobre las ventas netas, y nos expresa el porcentaje determinado de utilidad bruta
(Ventas Netas- Costos de Ventas) que se está generando por cada peso vendido.
Cuadro de mando integral: Es una herramienta de administración de empresas que
muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los
resultados definidos por el plan estratégico. También es una herramienta que ayuda a
la compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la
estrategia.
Cliente: Persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa.
Debilidad: Carencia de cualidades o resoluciones.
Delegar: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga
sus veces o para conferirle su representación.
Directrices: lineamientos de la empresa, fijados por la dirección.
Deseo: Movimiento afectivo hacia algo que se apetece.
Despliegue: Exhibición, demostración. Despliegue de fuerzas, de riquezas, de
conocimientos.
Determinar: Hacer tomar una resolución
Diagnóstico competitivo: Evaluación junto con nuestra competencia en base a los
aspectos que más valora en cliente.
Diagrama de operaciones: Presentación gráfica Este diagrama que contiene las
operaciones que agregan valor dentro de un proceso, no es utilizado para el estudio
de tiempos ya que no contempla las actividades de valor no agregado.
Diagrama de flujo: Presentación gráfica la cual detalla las actividades dentro de un
proceso, clasificándolas como operaciones, demoras, transportes, almacenajes e
inspecciones.
Diagrama de flujo real: Presentación gráfica muestra en un plano a escala del área de
trabajo, el movimiento del producto. Nos da una idea clara de las distancias recorridas
y de la complejidad del proceso. Nos permite estimar rápidamente el potencial de
mejora del proceso.
Distintivo M: Reconocimiento que otorga la Secretaría de turismo el cual avala la
adopción de las mejores prácticas y una distinción de empresa turística modelo.
Empatía: Cuando la persona se ve en el lugar del otro
Encuesta: Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra representativa,
para averiguar estados de opinión o diversas cuestiones de hecho
- 174 -
Estado de resultados: Es el reflejo de las operaciones que ha tenido una empresa
durante un periodo, hasta llegar a los resultados obtenidos (ya sean pérdidas o
ganancias).
Estandarización: Acción y efecto de estandarizar.
Estrategia Omnidireccional: Es la estrategia en la cual se trata de ser mejor que la
competencia en todo lo posible mientras el competidor está dormido o cruzado de
brazos.
Estrategia Unidireccional: Es la estrategia la cual busca ser efectiva a través de la(s)
característica(s) que valora MÁS el cliente y se debe partir de lo más profundo
conocimiento del cliente.
Entrenamiento: Preparar, adiestrar personas para la práctica de alguna actividad en
especifico que beneficia a la empresa.
Fecha fatal: Fecha fijada para el logro de una meta y la dirección.
Fortaleza: Defensa natural que tiene un lugar o puesto por su misma situación.
Flujo de efectivo: Es un estado financiero programando las entradas y salidas de
efectivo en un periodo determinado (semanal, mensual, trimestral).
Gasto: Cantidad que un individuo utiliza para la adquisición de un bien.
Gerenciar: Es girar el PDCA.
Gerenciamiento de Rutina: Gerenciamiento del día a día, realizado por el nivel
operativo.
Gerenciamiento de Mejora: Es el gerenciamiento responsabilidad de los directores y
gerentes
Gerenciamiento por la Calidad Total: Es el gerenciamiento que compromete a todos los
niveles y áreas de una empresa.
Guía de implementación: Herramienta que permite llevar un seguimiento de la
implantación de las técnicas por elemento de acuerdo al Programa de Calidad
Moderniza.
Indicador: Medida de resumen, de preferencia estadística, referente a la cantidad o
magnitud de un conjunto de parámetros o atributos de una sociedad. Permite ubicar o
clasificar las unidades de análisis (personas, naciones, sociedades, bienes, etc.) con
respecto al concepto o conjunto de variables que se están analizando.
Inteligencia: Capacidad de resolver problemas.
Interés: Conveniencia o beneficio en el orden moral o material.
KISS: Keep it simple stupid. Acción fácil de entender y aplicar.
Liderazgo: Capacidad del jefe, gerente o director.
Líder Productor: Es aquella persona la cual su principal prioridad es obtener
resultados, muy práctico y especialista en la actividad que realiza.
Líder Administrador: Es aquella persona la cual su principal prioridad es planear,
organizar, coordina y verifica lo planeado.
- 175 -
Líder Emprendedor: Es aquella persona la cual su principal prioridad es buscar nuevos
caminos, asume riesgos, aprovecha oportunidades y siempre busca niveles de
desempeño.
Líder Integrador: Es aquella persona la cual su principal prioridad es involucrar a todo
el equipo, crea un ambiente de trabajo agradable y su área de trabajo se presenta
excelente en cuanto a la comunicación entre las personas.
Lista de verificación: Es una herramienta que permite enlistar los aspectos que deberán
evaluarse en cada área de trabajo.
Macro procesos: Mapa en el que se representa el diagrama de valor de acuerdo a las
condiciones de la empresa.
Matriz de responsabilidades: Es una herramienta la cual permite al empresario asignar
diferentes actividades entre miembros clave de la empresa.
Mensaje: Conjunto de señales, signos o símbolos que son objeto de una comunicación.
Mercado: Conjunto de actividades realizadas libremente por los agentes económicos
sin intervención del poder público.
Mercado meta: Designa al destinatario ideal de una
determinada campaña, producto o servicio. Tiene directa relación con el marketing y
el merchandising
Mercadotecnia / Marketing: Sistema total de actividades de negocios diseñado para
planear como crear valor y satisfacción para los clientes, mediante la estrategia que
considera la mezcla de: productos y/o servicios, fijación de precios, promoción y
distribución.
Meta: Es un objetivo traducido en números y fecha.
Método: Método es el camino para llegar a la meta.
Misión: Razón de ser del negocio.
MIPyMEs: Micro, pequeñas y medianas.
Modelo AIDA: Proceso lógico para tomar una decisión de compra.
Momentos de verdad: Es todo momento o experiencia en la que un cliente entra en
contacto con nuestra empresa y da como resultado su impresión o percepción sobre la
calidad de nuestro servicio.
Momentos de magia: Es todo momento o experiencia plenamente satisfactoria que
capturan al cliente y generan credibilidad de la empresa.
Momentos de miseria: Es todo momento o experiencia insatisfactoria que alejan al
cliente y generan descrédito en la empresa.
Muda: Desperdicio
Nicho de mercado: Segmento de mercado constituido por un reducido número de
consumidores con características y necesidades homogéneas y fácilmente
identificables
Objeción: Razón que se propone o dificultad que se presenta en contra de una opinión
o designio, o para impugnar una proposición.
Objetivo: Es una dirección a seguir y al cual se dirige la acción.
- 176 -
Oportunidad: Área que se detecta para incursionar a través de producto o servicios a
un precio más bajo del que normalmente tiene.
Organigrama: Presentación gráfica de las áreas y puestos de la empresa.
Pasivo: Valor monetario total de las deudas y compromisos que gravan a una empresa,
institución o individuo, y que se reflejan en su contabilidad.
Persona empleable: Individuo que cuenta con un oficio o profesión que le permiten
desempeñar cualquier actividad con base en los conocimientos que cuenta.
PDCA: Es un ciclo que se conforma de 4 etapas, que inician con la “P”(Plan)planeación
de lo que se va hacer, la “D”(Do) ejecución de lo previsto, la “C”(Check) revisión
constante de los resultados y por último, “A” (Act) ajustar.
Pérdida: Exponer en compañía de otros una cantidad de dinero, llevando parte en el
menoscabo o utilidad que resulte.
Persuadir: Inducir, mover, obligar a alguien con razones a creer o hacer algo
Postura corporal: El cuerpo habla y cada gesto tiene significado.
Política básica: Ejes rectores que guiarán los esfuerzos dentro de la empresa
Plaza / Ubicación: Canales, cobertura, surtido, ubicaciones, inventario, transporte,
logística.
Precio: Es la cantidad de dinero que el cliente está dispuesto a pagar por un producto.
Problema: Es todo aquello que impide o dificulta lograr una situación ideal, o sea, un
objetivo o meta.
Procedimiento: Método de ejecutar algunas actividades
Procedimientos operacionales: Es definir cual es el producto necesario para cada
departamento.
Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial.
Proceso clave o de generación de valor: Son aquellos procesos enfocados al cliente
externo y hay una transformación o producción, venta, hospedaje, preparación de
alimentos.
Procesos estratégicos: Son aquellos procesos enfocados a la sobrevivencia del negocio
es decir a la planeación, finanzas, contabilidad, cobranza y gestión de calidad.
Procesos de apoyo: Son aquellos procesos enfocados al cliente interno para que los
procesos clave puedan llevarse a cabo es decir al almacenaje, limpieza y los recursos
humanos.
Producto: Cualquier cosa que se pueda ofrecer a un mercado para su atención,
adquisión, uso o consumo y que puede satisfacer un deseo o una necesidad; incluye
objetos físicos, servicios, personas, lugares organizaciones e ideas.
Producto de una UBG: Es el conjunto de actividades que se producen como resultado
final para la UGB y con las que cubren las necesidades de sus clientes
Producto ampliado: El producto más las características con las que se encanta al
cliente.
- 177 -
Promoción: Es el elemento de la mezcla de mercadotecnia que se utiliza para informar,
persuadir y recordar al mercado de nuestra organización y/o sus productos.
Publicidad: Divulgación de noticias o anuncios de carácter comercial para atraer a
posibles compradores, espectadores o usuarios.
Programa de Calidad Moderniza: Sistema de Gestión para el mejoramiento de la
calidad.
Reforzamiento: Fortalecer o reparar lo que padece detrimento.
Rendición de cuentas: Reunión donde se rinden cuentas de un plan previamente
negociado y se reconoce el trabajo desempeñado.
Rentabilidad: Que produce renta suficiente o remuneradora.
Responsabilidad: Responder por las metas establecidas en el plan.
Seguimiento: Acción y efecto de monitorear a los clientes después de ventas
realizadas.
Segmento de mercado: División del mercado en grupos diversos de consumidores con
diferentes necesidades, características o comportamientos, que podrían requerir
productos o mezclas de marketing diferentes.
SEITON: Organizar. Seleccionar el mejor lugar para cada cosa.
SEISO: Limpiar .Limpiar y mientras limpio, inspeccionar, reparar, prevenir.
SEIKETSU: Estandarizar. Mantener el “estado de limpieza” y que todo se vea bien.
SHITSUKE: Disciplina Hacer “las cosas correctas, naturalmente” con disciplina
Servicio: Cualquier actividad o beneficio que una parte puede ofrecer a otra y que es
básicamente intangible y no tiene como resultado la propiedad de algo.
Sistema de información: Conjunto de elementos orientados al tratamiento y
administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso,
generados para cubrir una necesidad (objetivo)
UGB: Unidad Gerencial Básica.
Utilidad: Provecho, conveniencia, interés o fruto que se saca de alguna actividad
empresarial
Valores: Son principios que deben regir el desempeño de las personas, dentro de la
organización Ventas.
Voluntad: Elección de algo sin precepto o impulso externo que a ello obligue.
Visión: Máxima aspiración de la empresa para los próximos años
3W: Es una técnica la cual permite asignar una serie de actividades a distintos
integrantes en una empresa.
- 178 -