Manual de Usuario Sae

MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN

GERENCIA DE INFORMÁTICA
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
DOC-DSI-011 “Manual de Administración de Usuarios”

[v.1.0]
[Sistema de Administración Escolar]

[1.0]
Elaborado Por: Revisado: Aprobado:
Eliezer Dimas Alvarado

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha Versión Descripción Autor

Elaboración de formato del documento.
03/03/2011 1.0 Ing. Xiomara López
(Versión revisada y aprobada).
12/09/2011 1.1 Se agregó a la portada el ítem “Versión del documento” Ing. Xiomara López
Se creó el manual de usuario “Administración de
04/10/2012 1.1 Br. Eliezer Dimas A.
Usuarios” para SAE
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Tipo de Documento
Fecha Destinatario
(Digital o copia impresa)
04/03/2011 Digital Ing. Fátima Rodríguez, Ing. Max Mirón
TITULO: Manual del Usuario – [Sistema de Administración Escolar (SAE)] Desarrollo HH[1.0]
CODIGO: DOC-DSI-011 PROCESOS COBIT: AI2
VERSION: 1.1 Página 3 de 24
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 4
1. OPERACIONES DEL SISTEMA________________________________________ 5
1.1 Listado de Usuarios _________________________________________________ 5
1.2 Asignación de Derechos de Grupo ____________________________________ 15
1.3 Asignación de Derechos de Usuario ___________________________________ 17
1.4 Tipo de Usuario ___________________________________________________ 22
2. Anexos ____________________________________________________________ 24
INTRODUCCIÓN
Este documento se centra específicamente en el modulo “Administración de

Usuarios” del “Sistema de Administración Escolar (SAE)”. Este modulo tiene un
objetivo especifico, y es el de ayudarle a usted a Administrar de una forma
eficiente y ordenada todos los usuarios que van a tener acceso al sistema
informático en el centro educativo.
Este modulo es muy importante, ya que con una administración eficiente de
usuarios, se puede al mismo tiempo estar implementando seguridad informática, lo
cual es de gran necesidad para un correcto funcionamiento del sistema.
Se debe de tomar en cuenta la gran utilidad que este sistema proporciona al
permitir ocultar información o restringir el acceso a ella, simplemente no otorgando
permisos de acceso a aquellos usuarios a los cuales no les corresponda conocer
esa información.
El modulo de “Administración de Usuarios” posee una sola área o sección
básica e importante, la cual le es de conveniencia comprender.
Las partes que componen este modulo son los siguientes: Listado de los
usuarios, asignación de derechos de usuario, asignación de derechos de grupo y
Tipos de usuarios.
Tenga en consideración que algunas de las secciones contenidas en este
modulo son solamente de consulta, lo cual lo restringe a usted a poder realizar
modificación alguna.
Nota: Se recomienda ver el videotutorial de la Plataforma base y el manual
de instalación del SAE, antes de estudiar este manual, ya que el primer usuario
con el que se debe ingresar es: “Usuario: admin”; Contraseña: admin
1. OPERACIONES DEL SISTEMA

Para empezar a usar el modulo “Administración de Usuarios”, ubíquese en el
Menú o árbol de tareas y haga click en el signo (+) ubicado en la Opción “Administración
de Usuarios”. (Ver imagen A.1) y se desplegaran todas las secciones que componen este
módulo.
Imagen A.1 Árbol de Menú-Administración de Usuarios
1.1 Listado de Usuarios
La sección “Listado de Usuarios” es utilizada para registrar a cada una de las

personas que tendrán autorización de acceder al sistema de Administración Escolar
(SAE) de cada centro educativo. Entre ellos pueden considerarse aquellos que ingresan
notas de alumnos, información financiera, etc.
Para comenzar en “Listado de Usuarios”, diríjase a “Administración de Usuarios” ->

Luego a “Listado de Usuarios”. (ver imagen 1.1.a)
Imagen 1.1.a Iniciar Administración de Usuarios

`
Gestionar listado de usuarios: Esto comprende consultar, modificar, adicionar y/o
eliminar registros
a) Consultar listado de usuarios.

Paso 1: A continuación se presentara la pantalla inicial de “Listado de Usuarios” donde
predeterminadamente se desplegaran todas las opciones disponibles sin necesidad de
haber introducido algún filtro. (Ver imagen 1.1.b)
Imagen 1.1.b Pantalla inicial Listado de Usuarios

Paso 2: Si usted necesitara realizar algún tipo de filtro, usted podría incluir algún criterio
de búsqueda ya sea por el nombre, por los apellidos o por la entidad educativa. (Ver
imagen 1.1.c)
Imagen 1.1.c Filtro por Nombres
Paso 3: Para conocer la información detallada de un usuario, posiciónese sobre el

registro y haga doble click sobre él (ver imagen 1.1.d)
Imagen 1.1.d Selección de registro de usuario

Paso 4: Seguidamente aparecerá la siguiente pantalla donde se muestra la información

detallada acerca del registro de este usuario. (ver imagen 1.1.e)
Imagen 1.1.e Información detallada de usuario
b) Modificar usuario en listado de usuarios.
Paso 1: Para modificar información de cada usuario del listado de usuarios, posiciónese
sobre el usuario al que desea modificarle su información y haga doble click sobre él. (ver
imagen 1.1.f)
Imagen 1.1.f Selección de registro de usuario

Paso 2: Aparecerá la información del usuario y los campos habilitados para ser
modificados (ver imagen 1.1.g)
Imagen 1.1.g Modificación de información de usuario
Paso 3: puede cambiar el login de identificación. Para eso digite un nuevo “Nick” de
identificación seleccionando la casilla Login
Paso 4: Para cambiar el password o contraseña, tenga en cuenta de escribir la misma

contraseña en las dos casillas
ya que de lo contrario enviara un mensaje de error (ver imagen 1.1.h). Tenga en cuenta
que la información introducida en los campos no es visible para el usuario y por lo tanto
tenga mucho cuidado cuando introduce letras mayúsculas juntamente con minúsculas
Imagen 1.1.h Error al modificar contraseña
Paso 5: Este paso es muy importante, ya que da autorización a un usuario de poder

operar información de diferentes centros educativos en el mismo sistema. La razón de
esta situación es porque en algunos municipios donde existen varios centros educativos
cercanos, solamente un centro educativo cuenta con centro de computo e internet donde
procesar la información, de tal manera que otros centros educativos acuden para procesar
su información. Para eso, de click en el botón “Nueva entidad” y se activaran
los campos de la siguiente área donde debe de ingresar el código del centro escolar que
desea agregarle al dominio de este usuario. (ver imagen 1.1.i)
Imagen 1.1.i Agregar nuevos centros educativos al usuario.
Paso 6: Para guardar los cambios realizados, haga click en el icono “Guardar”
ubicado en la parte superior de la pantalla.
Paso 7: Si todos los datos fueron guardados correctamente aparecerá el siguiente

mensaje (ver imagen 1.1.j)
Imagen 1.j Datos almacenados correctamente
c) Nuevo Usuario.
Paso 1: Para agregar un nuevo usuario al Listado de usuarios, haga click en el ícono
“Nuevo” que está ubicado en la “Barra de Herramientas” y aparecerá la siguiente
pantalla (ver imagen 1.1.k) donde usted debe ingresar toda la información requerida de
forma ordenada.
Recuerde que existe información que es requerida (obligatoria) y no puede dejar

ningún campo sin datos, de lo contrario no se procederá a guardar la información.
NOTA: No se olvide de guardar su información antes de cambiar de pantallas.
Imagen 1.1.k Agregar un nuevo usuario
Paso 2: Seleccione el “Grupo” al que va a pertenecer este usuario,
.
Los grupos en esta versión del sistema ya están predefinidos y no tiene opción de crear
nuevos grupos.
Esta opción es de las más interesantes, ya que usted tiene la opción de poder hacer un
uso eficiente de su recurso humano. Vamos a proponer las siguientes situaciones,
entre las cuales usted debe seleccionar la que mas se adecue a su necesidad.
a) Que un solo usuario sea el encargado de manipular y tener acceso COMPLETO al

SAE (Sin restricciones). A este usuario le conoceremos como “Usuario del grupo
Administrador”. Esto significa que el usuario tiene acceso SIN RESTRICCIONES
y además PUEDE CREAR MÁS USUARIOS. Tenga en cuenta lo peligroso que
podría ser asignarle a un usuario este rol de Administrador, ya que vería toda la
información que se maneja en el Centro Escolar.
b) Que un solo usuario sea el encargado de manipular el SAE. A este usuario le

conoceremos como “Usuario del grupo Completo”. Esto significa que el usuario
tiene la necesidad de tener acceso a todos los módulos del SAE (Activo Fijo,
Desarrollo Humano, Expediente del Alumno, Finanzas, Control de Bodegas, etc.).
Aun dentro de esta opción, existe una restricción y es que este usuario NO
PUEDE CREAR MÁS USUARIOS. Esta opción es recomendada para aquellos
centros escolares pequeños, donde son pocos docentes entonces le obligaría a
que una sola persona se haga cargo de el SAE.
c) En este ultimo panorama, nos referimos como el mas conveniente cuando es un

centro escolar grande, y que la planta docente NO sea reducida. En este caso, el
director puede “delegar funciones”. Esto implica seleccionar entre los docentes por
su perfil más idóneo, al docente que será el encargado de llevar un módulo
específico. Este docente puede tener el siguiente rol: Por ejemplo:
 Un docente que sea el encargado de llevar el control del Activo Fijo; A este se le
conocerá como “Usuario del grupo Activo Fijo”.
 Otro docente que sea el encargado de llevar el control del Desarrollo Humano; A
este se le conocerá como “Usuario del grupo Desarrollo Humano”
 Un docente que sea el encargado de llevar el control del Expediente del Alumno; A
este se le conocerá como “Usuario del grupo Expediente del Alumno”
 Un docente que sea el encargado de llevar el control del módulo Financiero; A este
se le conocerá como “Usuario del grupo Financiero”
 Un docente que sea el encargado de llevar el Control de Bodegas; A este se le
conocerá como “Usuario del grupo Control de Bodega”
 Etc.
Este rol se le puede asignar fácilmente en el campo “Grupo”
Paso 3: Ingrese los datos completos del usuario en la sección “”Datos Personales”. Estos
campos son obligatorios por lo que no pueden quedarse sin completar. Introduzca el
Login o Nick con el que se identifica, el password o contraseña de seguridad y la
confirmación de la contraseña, y una pregunta secreta que le ayudara a ingresar al
sistema en caso de haber olvidado su contraseña.
Paso 4: En este paso, se debe configurar la información de cómo el SAE lo

reconocerá. Para eso se debe de elegir un “Login” que es un nombre corto que se
elige al gusto del usuario.
Nota: No es recomendable que el “Login” sea su propio Nombre. Además, ingrese
un password (Contraseña) personal (longitud mínima 6, máxima 10 ). En confirmar
debe de ingresar la misma contraseña, para confirmar que esta seguro/a de ella.
La pregunta secreta le servirá cuando al usuario se le olvide la clave. Puede ser
algo muy personal, Por ejemplo: Fecha de nacimiento de mi hijo, nombre de mi
abuelita, año de graduación, etc.
Paso 5: Este paso es muy importante, ya que da autorización a un usuario de poder

operar información de diferentes centros educativos en el mismo sistema. La razón de
esta situación es porque en algunos municipios donde existen varios centros educativos
cercanos, solamente un centro educativo cuenta con centro de cómputo e internet donde
procesar la información, de tal manera que otros centros educativos acuden para procesar
su información. Para eso, de click en el botón “Nueva Entidad” y se
activaran los campos de la siguiente área donde debe de ingresar el código del centro
escolar que desea agregarle al dominio de este usuario. (ver imagen 1.1.l)
Al darle click en el botón buscar Aparece la siguiente pantalla donde se

debe de ingresar el código de infraestructura y nuevamente darle click en buscar.

En seguida aparecerá el nombre del centro escolar al cual se le dará doble click.
Imagen 1.1.l Agregar nuevos centros educativos al usuario.

mensaje (ver imagen 1.1.m)
Imagen 1.1.m Datos almacenados correctamente

1.2 Asignación de Derechos de Grupo:
La sección “Asignación de Derechos de Grupo” es utilizada para asignar las

opciones de menú que estarán disponibles o accesibles para cada grupo de usuarios del
sistema.
Para comenzar en “Asignación de Derechos de Grupo”, diríjase a “Administración de

Usuarios” -> Luego a “Asignación de Derechos de Grupo”. (ver imagen 1.2.a)
Imagen1. 2.a Iniciar Asignación de Derechos de Grupo
Paso 1: A continuación se presentara la pantalla inicial de “Asignación de Derechos de

Grupo” donde predeterminadamente se desplegaran todas las opciones disponibles sin
necesidad de haber introducido algún filtro. (Ver imagen 1.2.b)
Imagen 1.2.b Pantalla inicial asignación de derechos de grupo

Paso 2: Seleccione el grupo al que desea asignar derechos

. Los grupos ya están predeterminados en esta
versión del sistema, de tal forma que usted no puede crear nuevos grupos. Entre los
grupos predeterminados están: Administrador, Expediente del alumno, Activo Fijo,
Desarrollo humano, Financiero, entre otros. (ver imagen 1.2.c)
Imagen 1.2.c Selección de Grupo.
Paso 3: En este paso seleccione el modulo para filtrar los campos. (ver imagen 1.2.d).
En el bloque izquierdo, aparecerán todas las opciones a las cuales este usuario puede
tener acceso o permiso para usarlo.
Imagen 1.2.d Selección de Módulo.

Paso 4: Haga click en los íconos de flechas, , , , para agregar o para

quitar opciones.
Paso 6: Si existiera algún problema con la información introducida, aparecerá el

siguiente mensaje (ver imagen 1.2.e)
Imagen 1.2.e Datos almacenados correctamente

mensaje (ver imagen 1.2.f)
Imagen 1.2.f Datos almacenados correctamente
1.3 Asignación de Derechos de Usuario
La sección “Asignación de Derechos de Usuario” es utilizada para asignar

derechos que tendrá cada uno de los usuarios dentro del grupo. Esta división de
derechos es solamente con fines de no entorpecer o estropear la información que le
compete a otros usuarios y los cuales no deben ser manipulados por otra persona.
Para comenzar en “Asignación de Derechos de usuario”, diríjase a

“Administración de Usuarios” -> Luego a “Asignación de Derechos de Usuario”. (ver
imagen 1.3.a)
Imagen1. 3.a Iniciar Asignación de Derechos de Usuario
a) Agregar derechos de usuario
Paso 1: A continuación se presentara la pantalla inicial de “Asignación de Derechos

de Usuario” donde predeterminadamente se desplegaran todas las opciones
disponibles sin necesidad de haber introducido algún filtro. (Ver imagen 1.3.b)
Imagen 1.3.b Pantalla inicial Tipo de Descargo

Paso 2: Seleccione el usuario al que desea asignar derechos

. Los grupos ya están predeterminados en
esta versión del sistema, de tal forma que usted no puede crear nuevos grupos. En
cada grupo existe un determinado número de integrantes que son parte de él. (ver
imagen 1.3.c)
Imagen 1.3.c Selección de Usuario
Paso 3: Puede seleccionar una variedad de opciones al mismo tiempo y agregarlas o

quitarlas de las opciones de derechos de este usuario (ver imagen 1.3.d)
Imagen 1.3.d Selección de Usuario

Paso 4: Haga click en los íconos de flechas, , , , para agregar o para

quitar opciones.

siguiente mensaje (ver imagen 1.3.e)
Imagen 1.3.e Datos almacenados correctamente

mensaje (ver imagen 1.3.f)
Imagen 1.3.f Datos almacenados correctamente
b) Modificar derechos de usuario
paso 1: Para modificar los derechos de un usuario, seleccione de la lista desplegable el

usuario al que desea hacerle modificaciones. (ver imagen 1.3.g)
Imagen 1.3.g Selección de Usuario
Paso 2: Agregue o quite elementos del usuario, según convenga usando los iconos de
flechas , , , . Estos cambios serán efectivos en el instante en que
guarde esta modificación.

siguiente mensaje (ver imagen 1.3.h)
Imagen 1.3.h Datos almacenados correctamente

mensaje (ver imagen 1.3.i)
Imagen 1.3.i Datos almacenados correctamente
1.4 Tipo de Usuario
Esta sección solamente es de consulta de tal manera que existen

predeterminadamente ciertos tipos de usuarios que han sido creados directamente por
personal técnico del MINED, los cuales pueden ser ampliados o reducidos mediante una
actualización de software sin que esto afecte el funcionamiento del sistema.
Para comenzar en “Tipos de Usuario”, diríjase a “Administración de Usuarios” ->

Luego a “Tipo de usuario”. (ver imagen 1.4.a)
Imagen1.4.a Iniciar en Tipo Usuario
Paso 1: A continuación se presentara la pantalla inicial de “Asignación de Derechos de

Usuario” donde predeterminadamente se desplegaran todas las opciones disponibles sin
necesidad de haber introducido algún filtro. (Ver imagen 1.4.b)
Imagen 1.4.b Pantalla inicial Tipo de Descargo
Paso 2: Haga uso de las herramientas de búsqueda que presenta esta sección para
encontrar todos los tipos de usuarios existentes.
Paso 3: Usted puede hacer una búsqueda por detalle. Solamente introduzca el filtro por el
que desea hacer la búsqueda y a continuación haga click en el botón buscar
( ver imagen 1.4.c)
Imagen 1.4.c Búsqueda de Tipo de usuario

2. Anexos
07 DOC-DSI-011 MANUAL DEL USUARIO V1.1

Manual de Usuario Sae

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN

DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN

DOC-DSI-011 “Manual de Administración de Usuarios”

[Sistema de Administración Escolar]

Elaborado Por: Revisado: Aprobado:

Eliezer Dimas Alvarado

Fecha Versión Descripción Autor

Este documento se centra específicamente en el modulo “Administración de

1. OPERACIONES DEL SISTEMA

Imagen A.1 Árbol de Menú-Administración de Usuarios

1.1 Listado de Usuarios

La sección “Listado de Usuarios” es utilizada para registrar a cada una de las

Para comenzar en “Listado de Usuarios”, diríjase a “Administración de Usuarios” ->

Imagen 1.1.a Iniciar Administración de Usuarios

a) Consultar listado de usuarios.

Imagen 1.1.b Pantalla inicial Listado de Usuarios

Imagen 1.1.c Filtro por Nombres

Paso 3: Para conocer la información detallada de un usuario, posiciónese sobre el

Imagen 1.1.d Selección de registro de usuario

Paso 4: Seguidamente aparecerá la siguiente pantalla donde se muestra la información

Imagen 1.1.e Información detallada de usuario

b) Modificar usuario en listado de usuarios.

Imagen 1.1.f Selección de registro de usuario

Imagen 1.1.g Modificación de información de usuario

Paso 4: Para cambiar el password o contraseña, tenga en cuenta de escribir la misma

Imagen 1.1.h Error al modificar contraseña

Paso 5: Este paso es muy importante, ya que da autorización a un usuario de poder

Imagen 1.1.i Agregar nuevos centros educativos al usuario.

Paso 7: Si todos los datos fueron guardados correctamente aparecerá el siguiente

Imagen 1.j Datos almacenados correctamente

Recuerde que existe información que es requerida (obligatoria) y no puede dejar

Imagen 1.1.k Agregar un nuevo usuario

Paso 2: Seleccione el “Grupo” al que va a pertenecer este usuario,

a) Que un solo usuario sea el encargado de manipular y tener acceso COMPLETO al

b) Que un solo usuario sea el encargado de manipular el SAE. A este usuario le

c) En este ultimo panorama, nos referimos como el mas conveniente cuando es un

Paso 4: En este paso, se debe configurar la información de cómo el SAE lo

Paso 5: Este paso es muy importante, ya que da autorización a un usuario de poder

Al darle click en el botón buscar Aparece la siguiente pantalla donde se

debe de ingresar el código de infraestructura y nuevamente darle click en buscar.

Imagen 1.1.l Agregar nuevos centros educativos al usuario.

Paso 6: Si todos los datos fueron guardados correctamente aparecerá el siguiente

Imagen 1.1.m Datos almacenados correctamente

1.2 Asignación de Derechos de Grupo:

La sección “Asignación de Derechos de Grupo” es utilizada para asignar las

Para comenzar en “Asignación de Derechos de Grupo”, diríjase a “Administración de

Imagen1. 2.a Iniciar Asignación de Derechos de Grupo

Paso 1: A continuación se presentara la pantalla inicial de “Asignación de Derechos de

Imagen 1.2.b Pantalla inicial asignación de derechos de grupo

Paso 2: Seleccione el grupo al que desea asignar derechos

Imagen 1.2.c Selección de Grupo.

Imagen 1.2.d Selección de Módulo.

Paso 4: Haga click en los íconos de flechas, , , , para agregar o para

Paso 6: Si existiera algún problema con la información introducida, aparecerá el

Imagen 1.2.e Datos almacenados correctamente

Paso 7: Si todos los datos fueron guardados correctamente aparecerá el siguiente

Imagen 1.2.f Datos almacenados correctamente

1.3 Asignación de Derechos de Usuario

La sección “Asignación de Derechos de Usuario” es utilizada para asignar

Para comenzar en “Asignación de Derechos de usuario”, diríjase a

Imagen1. 3.a Iniciar Asignación de Derechos de Usuario

a) Agregar derechos de usuario

Paso 1: A continuación se presentara la pantalla inicial de “Asignación de Derechos