TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA NTC ISO 9001-19011

Ángel Mauricio Fernández Oliveros

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje (FAVA)
Auditoria Interna de Calidad – NTC 9001
Bogotá D.C
2018
TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA NTC ISO 9001-19011

Angel Mauricio Fernández Oliveros

Plan De Auditoría
Efectividad En El Sistema De Gestión De Calidad

Instructora
Karen Iveth Garay De La Hoz

Ficha 1737543
Resultados de Aprendizaje: 512545
Período de calificación: RAP2

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Formacion Complementaria Virtual (FAVA)
Auditoria Interna de Calidad – NTC 9001
Bogotá D.C
2018
 OBJETIVO GENERAL Y RESULTADO DE APRENDIZAJE
 Desarrollar el proceso de planificación y preparación de las auditorías
internas, según lo estipulado en el sistema de gestión de calidad de la
organización.
COMPETENCIA
 Determinar los Sistemas de Gestión según el marco estratégico.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Desarrollar un programa y el plan de auditoría.
 Verificar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad.
 Demostrar la importancia de la normatividad ISO 19011 2012 para la
implementación de un plan de auditoría.

TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA

Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación:

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa
(real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto
en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría

que diseñe debe contener lo siguiente:

INTRODUCCION
Se realizara un plan de auditoría interna con el propósito de productividad
siendo el ámbito de acción el producto “yogurt entero con frutas” en
nuestra compañía donde la organización “el auditado da inicio a la reunión
 previa de apertura donde se confirma en acuerdo común para el plan de
auditoria como lo es estipulado en la norma ISO 19011 de 2012 presentar al
equipo auditor y asegurar que todas las actividades puedan llevarse a cabo
correspondiente a la auditoría planeada.

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

Alpina S.A, para demostrar la capacidad de proporcionar un servicio que satisfaga

los requisitos de sus clientes y que aumente la satisfacción de los mismos, ha
decidido actualizar el sistema de gestión de la calidad conforme a los requisitos de
la norma ISO 9001:2008 a la versión 2015.
La forma de dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 9001:2015 se recoge
en el presente documento, al que denominamos Manual de Calidad, y en todos
aquellos documentos que se referencien en éste.

El alcance de Alpina S.A considera desde la planificación, programación, ejecución y

documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que
resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de
la calidad.

El alcance de nuestro sistema de gestión de la calidad es el siguiente:

“Mejorar la formulación del yogurt con frutas de nuestra compañía y aumentar
las ventas de nuestro producto, llevándolo a presentaciones de diferentes empaques
de dosificaciones”
a) Hacer la fórmula de nuestro yogurt de futas para así aumentar las ventas
del mismo en el mercado.

b) Desarrollar las presentaciones de diferentes empaques de dosificaciones

que las materias primas cumplan con nuestras especificaciones técnicas
para el procesamiento.

c) Obtener la certificación del sistema de gestión de calidad ISO 9001 DEL

2015 en nuestro producto en la parte de mercadeo aumentar nuestras
ventas aprovechando nuestra posición reconocida a nivel internacional y
como estrategia de venta.
”

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

 AGOSTO 2018
DETALLE

2 3 4 5 8 9 10 11 12 16 17 18 19 22 23 24 25 26 30 31
Elaborar el programa de
auditoria

Preparar La Auditoria

Realizar reunión de apertura

Recolección de Información
Preparar Conclusiones de la
Auditoria

Ejecutar reunión de Cierre

Informe de Auditoria
Distribuir el Informe y
Socialización

Fin de la auditoría

SEPTIEMBRE 2018

Realizar Seguimiento

Se anexa formato en Excel pera este procedimiento del programa de

auditoría Anexo 1 cronograma auditoría.

c. Criterios de auditoría.

Alpina S.A. ha establecido, documentado e implementado un Sistema de

Gestión de la Calidad (SGC) de acuerdo con los requisitos de ISO
9001:2015.
Los objetivos de calidad, los resultados de las auditorías internas y
externas, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la
Revisión de la Dirección son algunas de las técnicas y las herramientas que
Alpina S.A.
Para medir y mejorar el sistema continuamente.
  La Dirección General junto con los directores de departamento y los
empleados con mayor número de años de trabajo y experiencia,
identificaron los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de
la Calidad, la secuencia y las interacciones entre estos.
 Por cada proceso identificado se determinaron los criterios y
métodos de funcionamiento así como también se determinaron la
disponibilidad de los recursos y la información necesaria para la
efectiva operación y el control de tales procesos.
 Cada proceso es supervisado, medido y analizado para identificar e
implementar las acciones necesarias con el fin de alcanzar los
resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
 El Diagrama de Flujo de Proceso contenido en la sección 4 brinda
una descripción de la interacción entre los procesos de nuestro
Sistema de Gestión de la Calidad.
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE
Elaborar el programa
de Auditoria
Elaborar Planes de
*Programa de Auditoria *Evidencias de
Auditoria Preparar la auditoria la Auditoria
*Plan de Realizar reunión de *Hallazgos *Alta Direccion
*Alta dirección Auditoria apertura *Acciones *Dependencias Jefe de Control
*Dependencias *Procesos de Recolección de la Correctivas y y/o procesos Interno
de la entidad la Entidad Información Preventivas. de la entidad Lider grupo
*Organismos *Planes de Preparar conclusiones *Informes de Organismos de auditor
de Control Mejoramiento de la auditoria Auditoria Control
Vigentes Ejecutar reunión de *Planes de
*Auditorias cierre Mejoramiento
Anteriores
Informe de Auditoria
Distribuir el Informe
Realizar Seguimiento.

d. Auditores seleccionados por procesos.

Empezamos por la evaluación, selección y capacitación de auditores. Con la suma
importancia de quien será el auditor líder.
DETALLE NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

01 de
Agosto
ELABORO Diana López Analista de calidad 2018
19 de
Coordinador de Agosto
REVISO Angel Fernández producción 2018

Ana María Duque 31 de

Agosto
APROBÓ Campuzano Gerente legal de alpina 2018

Auditor líder representante de recursos humanos y contables de la

organización.

e. Recursos necesarios.
Comunicamos al auditado como se va a proceder desde la auditoría interna hasta
la auditoría de terceros.

Proceso de Apoyo y soporte.

1. Gestión o proceso de Soporte Técnico.
2. Gestión o proceso de recursos humanos y capacitación
3. Gestión o proceso de Auditorias de Calidad
4. Gestión de recursos o servicios financieros
5. Gestión o procesos de medición análisis y mejora (Auditoria internas,
PNC, acciones correctivas y preventivas, evaluación de la satisfacción del
cliente)

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

La alta dirección debe designar un miembro de la dirección de la organización quien,

independientemente de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y
autoridad

RECURSOS HUMANOS

El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del
producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y
experiencia apropiadas.
Competencia, formación y toma de conciencia La organización debe:

a. Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que

afectan a la conformidad con los requisitos del producto

b. Cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr
la competencia necesaria

c. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas,

d. Asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de

sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad

e. Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y

experiencia

INFRAESTRUCTURA

La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura

necesaria para lograr la conformidad

Con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:

a. Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados,

b. Equipo para los procesos tanto hardware como software

c. Servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de

información).

AMBIENTE DE TRABAJO

La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para

lograr la conformidad con los requisitos del producto.

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

Planificación de la realización del producto

La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la

realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser
coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la
calidad

Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe

determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente:

a. Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto,

b. La necesidad de establecer procesos y documentos, y de proporcionar recursos
específicos para el producto

c. Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición,

inspección y ensayo/prueba específica para el producto, así como los criterios
para la aceptación del mismo

d. Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los
procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos

El resultado de esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la

metodología de operación de la organización

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

Determinación de los requisitos relacionados con el producto. La organización debe

determinar:

a. Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las
actividades de entrega y las posteriores a la misma

b. Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso

especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido,

c. Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto

d. Cualquier requisito adicional que la organización considere necesario.

REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

La organización debe revisar los requisitos relacionados con el producto. Esta

revisión debe efectuarse antes de que la organización se comprometa a
proporcionar un producto al cliente (por ejemplo, envío de ofertas, aceptación de
contratos o pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos) y debe
asegurarse de que:

a. Están definidos los requisitos del producto

b. Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o
pedido y los expresados previamente

c. La organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos.

Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones

originadas por la misma.

COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la
comunicación con los clientes, relativas a:

a. La información sobre el producto,

b. Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones

c. La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.

PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO

La organización debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto

PROCESO DE COMPRAS
La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos
de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al
producto

Adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior

realización del producto o sobre el producto final.

La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su

capacidad para suministra productos de acuerdo con los requisitos de la
organización

INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS

La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo,

cuando sea apropiado:

a. Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y

equipos,

b. Los requisitos para la calificación del personal, y

c. Los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra

especificados antes de comunicárselos al proveedor.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

 IMPACTO PROBABILIDAD VALORACION DEL
RIESGO (I+P)

M
DESCRI E
PCION POSIBLES MANEJO D
NOMBRE DEL
DEL CONSECUENCI DEL I
RIESGO
RIESG AS 1 2 3 1 2 3 RIESGO D
O A

6 Inaceptable
5 Importante
S

2 Aceptable

4 Moderado
3 Tolerable
C
a
p
a
ci
Que el t
program a
a de Deficiencia en el ci
Asumir y
auditori seguimiento a la ó
Incumplimiento X X 5 IMPORTANTE enfrentar
a no se gestión y la n
el riesgo
cumpla calidad c
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totalidad n
st
a
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t
e
C
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p
a
ci
t
Informe Decisiones
a
s no Equivocadas
ci
basados basadas en Asumir y
ó
Inexactitud en las informes no X X 5 IMPORTANTE enfrentar
n
evidenci ajustados a la el riesgo
c
as realidad de la
o
reales entidad
n
st
a
n
t
e
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe
contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

Elaborar nueva formulación del “yogurt entero con fruta” para mejorar el control de
gestión sobre la normatividad a actualizar y mejorar la gestión financiera y de servicio de
Alpina S.A

Alcance

“Mejorar la formulación del yogurt con frutas de nuestra compañía y aumentar

las ventas de nuestro producto, llevándolo a presentaciones de diferentes empaques
de dosificaciones de acuerdo a la normatividad vigente”

b. Procesos a ser auditados.

Importancia del enfoque de los procesos

Todas las actividades de la empresa constituyen procesos o subprocesos que

tienen un costo.

Tradicionalmente, todo el apoyo para la optimización ha estado orientado hacia los

procesos de producción. Sin embargo, estudios realizados en Estados Unidos de
Norteamérica demuestran que los costos de producción representan únicamente
el 10% del costo del producto; el más significativo es el de los procesos de la
empresa que en algunas áreas de servicio alcanzan al 100% del costo.

La interacción de los clientes es muy importante. No obstante la buena calidad de

un producto o servicio, se pueden perder clientes si existen deficiencias en otros
procesos de la empresa, que impliquen mayor costo o una mala percepción de la
misma.

Los clientes son susceptibles a alejarse debido a procesos mediocres y productos

deficientes.

Si antes el enfoque estaba centrado en la organización, ahora debe ser

reexaminado y orientado al proceso. Tabla N.º 1
En el siguiente cuadro, mostramos las diferencias entre ambos enfoques:
III. AUDITORÍA A LOS PROCESOS
a. El planeamiento estratégico de Auditoría y el enfoque a los procesos.

La auditoría, consciente de su compromiso con la organización, de ofrecer

servicios eficientes, eficaces, económicos y oportunos, debe orientarse al
planeamiento estratégico de auditoría con la visión del control permanente de la
ejecución de las estrategias empresariales.

Pasando de una auditoría funcional a desarrollar una auditoría orientada a los

procesos (flujos de actividad, información, decisión y recurso).

Este proceso comprende la definición de los siguientes elementos.

- Misión: tomando como base lo que somos ahora establece lo que aspiramos ser.

- Factores críticos de éxito: nos permite identificar aquellos elementos necesarios

para alcanzar la misión que hemos definido. Por ejemplo, pueden ser
considerados factores críticos de éxito la imagen profesional que proyectan
individual y grupalmente los auditores, la calidad del personal, etc.

- Fuerza y debilidades: se debe tener comprensión de nuestras fuerzas y

debilidades en relación a las expectativas de la gerencia y a las necesidades
percibidas para alcanzar los factores críticos de éxito.

- Oportunidades y amenazas: éstas provienen para este caso, fundamentalmente

de las innovaciones tecnológicas debiendo capitalizarlas o evitarlas según sea el
caso.

- Objetivos y metas: son aquellos logros a largo plazo hacia los cuales se dirigen
los esfuerzos para que la misión no quede en el ámbito de las intenciones.

- Estrategias: define como se va a lograr los objetivos básicos de la auditoría.

- Plan de acción: en este aspecto culmina formalmente el planeamiento

estratégico. Se fijan las acciones necesarias para aplicar las estrategias y
conjuntamente con ellas se definen las responsabilidades, los recursos
necesarios, los plazos y logros esperados.
b. Utilización de indicadores de gestión
Los indicadores de gestión tienen importancia dentro de las técnicas de Auditoría.

La combinación de objetivos bien planeados, una organización firme y dirección

capaz, así como la motivación, tendrán pocas probabilidades de éxito si no existe
un sistema adecuado de control que permita determinar desviaciones respecto al
plan estratégico y visualizar si el desarrollo de las operaciones está contribuyendo
al logro de la misión, los objetivos y las estrategias empresariales.

Los indicadores de gestión deben cumplir las siguientes características claves: ser
simples, estar estrechamente relacionados a los procesos y tener gran flexibilidad
para adecuarse a las estrategias gerenciales.

De esta perspectiva se pueden definir tres categorías de indicadores de gestión:

- Efectividad: cuantifica la bondad de un producto o servicio y debe ser medida en
función al grado hasta el cual los OUTPUTS del proceso o subprocesos satisfacen
las necesidades y expectativas de calidad de los clientes internos y externos.
Efectividad es tener el OUTPUTS apropiados en el lugar apropiado, en el
momento apropiado y para los clientes externos al precio apropiado.

- Eficiencia: mide en términos económicos los resultados de la organización en su

conjunto, así como de los productos o servicios que ofrece y de sus distintos
procesos.

Se alcanza cuando los recursos se minimizan y se elimina el desperdicio en

búsqueda de efectividad. A través de la productividad es posible tener una medida
de la eficiencia.

- Adaptabilidad: cuantifica la eficiencia de un proceso y la velocidad de respuesta

de toda la organización a las expectativas futuras y cambiantes del cliente y los
requerimientos especiales e individuales del cliente de hoy.
c. Establecimiento de medidas de control

Se dice "si usted no puede medir lo que hace, no puede controlarlo. Si no puede
controlarlo, no puede dirigirlo. Si no puede dirigirlo, no puede mejorarlo". Esta
expresión, describe con realismo la importancia de contar con medidas que
permitan evaluar la gestión gerencial.

Un punto de referencia en el proceso de evaluación de la eficiencia y efectividad

con que se están conduciendo los procesos de la empresa constituyen las
medidas y objetivos establecidos para los procesos. Éstos deben haber sido
definidos por la gerencia y nos permiten entender los resultados que se han
propuesto lograr.
Desde el punto de vista del auditor, en el establecimiento de medidas de control
gerencial, es importante considerar:

En las medidas de efectividad: para que el proceso sea efectivo, deben haberse
definido las necesidades y expectativas del cliente a fin de determinar si esas
necesidades están siendo satisfechas. Estas necesidades y expectativas deben
haber sido descritas específicamente en términos mensurables.

Por lo general las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos

se relacionan con:
- Exactitud

- Puntualidad

- Rendimiento

- Responsabilidad

- Contabilidad

- Costos

- Uso fácil

- Rapidez

- Atención
En las medidas de eficiencia: aunque la primera es satisfacer las necesidades y
expectativas del cliente, la eficiencia debe lograrse primero. A medida que se
reducen los costos operacionales parte de los ahorros deben trasladarse al cliente
externo.

Cada proceso o subproceso debe tener un mínimo de dos requerimientos de

eficiencia establecidos:

Uno que constituya una relación beneficio/costo o recurso por unidad de OUTPUT
(por ejemplo costo por solicitud de compra procesada, costo por nuevo empleado)
y otro que mida el tiempo del cielo (horas para procesar una orden de compra,
días para contratar un empleado).

Son medidas típicas de eficiencia.

- Tiempo de procesamiento

- Recursos contados por unidad de output

- Costo del valor agregado por unidad de output

- Costo de mala calidad

- Tiempo de espera por unidad.

En las medidas de adaptabilidad: la calidad comprende la satisfacción de los
requerimientos del cliente; sin embargo, para muchos clientes de hoy lo
suficientemente bueno ya ha dejado de serlo. Los procesos deben tener la
capacidad de ajustarse no solo para satisfacer las expectativas del cliente
promedio, sino también para suministrar información a los procesos de manera
que éstos puedan satisfacer las necesidades y expectativas futuras del cliente.
Las posibles medidas en este aspecto son:
- Tiempo promedio para procesar la solicitud especial de un cliente en
comparación con los procedimiento estándares;

- Porcentaje de solicitudes especiales devueltas.

d. Identificación de los procesos críticos

El planeamiento de la auditoría debe obtener suficiente información sobre todo los

procesos de la empresa identificando los principales y que resultan críticos para el
logro de sus objetivos estratégicos empresariales.

Por lo general dentro de la organización coexisten dos tipos de proceso. Uno de

ellos está organizado a lo largo de las líneas funcionales, recibe su material de un
solo departamento y genera su producción dentro de éste. Estos procesos simples
normalmente son subprocesos de proceso, mucho más complejos denominados
procesos interfuncionales que fluyen horizontalmente a través de varias funciones
o departamentos.

Por regla general ninguna persona tiene individualmente la responsabilidad final

de todos los procesos que pueden ser:
- Desarrollo de nuevos servicios o productos

- Informática

- Abastecimiento
- Contratación

- Facturación y cobro

- Servicio o producto de post venta

- Capacitación.
Cada uno de los procesos puede descomponerse en sus correspondientes
subprocesos.

e. Selección de procesos

Es importante establecer criterios para la selección de los procesos a ser

auditados. Puede desperdiciarse gran cantidad de esfuerzo si se seleccionan los
procesos equivocados.

Razones para seleccionar un proceso:

- Alto impacto en los ingresos de la empresa

- Procesos de alto costo

- Procesos con tiempo de ciclo prolongados

- Problemas y/o quejas de los clientes externos e internos

- Existencia de nuevas tecnologías

- Antecedentes de dolo o fraude.

Para la selección de un proceso debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
- Impacto en el cliente

- Impacto sobre la empresa

- Impacto sobre el trabajo

Un método objetivo para establecer prioridades en los procesos a ser auditados en
la empresa considera los siguientes principios:
- Centrarse en las actividades tanto correctivas como preventivas

- Hacer énfasis en las áreas que tengan potencial de mejoramiento

- Trabajar en un número de procesos que sea manejable.
Se debe recolectar datos reales de los clientes y de las operaciones internas; esto
requiere un mayor tiempo para planificar las actividades. En esta labor se emplean
los siguientes medios:
- Conocer los requerimientos del cliente externo.

- Evaluar la importancia de los procesos de la empresa.

- Evaluar las oportunidades de mejoramiento de los procesos a través de las

recomendaciones.

- Seleccionar los procesos críticos.

f. Diagramas de flujo

Son herramientas clave para la comprensión del funcionamiento interno y las

relaciones entre los procesos de la empresa.

Se define como un método para describir gráficamente un proceso existente o uno

nuevo propuesto mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples,
demostrando sus actividades y su secuencia en el Proceso.

Mediante la utilización de esta técnica, se logra:

- Revelar y describir cualquier proceso, desde el más simple al más complejo

- Mediante la comparación del diagrama de flujo de actividades del proceso real,

resaltar las áreas donde los procedimientos confusos interrumpen la calidad y
productividad.

- Representar gráficamente las actividades que conforman un proceso.

Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel de
tarea es la base para analizar y auditar los procesos. Existen muchos tipos de
diagrama de flujo y cada uno tiene su propósito. Los más utilizados son:
Diagrama de bloque, que proporciona una visión rápida del proceso.
Diagrama de flujo funcional, que muestra el flujo del proceso entre áreas.

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación NTC ISO 9001 2015
La cualificación se revisa durante la contratación, cuando un empleado
cambia de cargo o cuando se modifican los requisitos para un cargo.
Recursos Humanos mantiene registros de las cualificaciones de los
empleados.
Si se encuentran discrepancias entre la cualificación del empleado y los
requisitos del puesto, se decide dar capacitación o se emprende otra acción
para brindar al empleado la capacidad necesaria para su tarea. En este
último caso se evalúan los resultados para determinar si fueron eficaces. La
formación y la evaluación se llevan a cabo de acuerdo con el Procedimiento
de Competencia, Conciencia y Capacitación (AP-622).
Todos los empleados reciben capacitación sobre la importancia y la
trascendencia de sus actividades y sobre la manera en que contribuyen al
logro de los objetivos de calidad.

a. Elaborar el Plan de visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría tales

como:

 Determinación del tipo de auditoría.

 Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.
 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades,
preparación y entrega de informe.
 Asignación de tareas al equipo auditor.
 Determinación de recursos necesarios.

Definir:

 Objetivo.
 Alcance
 Antecedentes

b. Someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del jefe de la oficina de

Control Interno.
c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Abrir archivo documental de la auditoria.

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las

actividades de auditoría.

Cronograma.

Se determina la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la NTC ISO -19011:2012 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de
Gestión. Así como por las buenas prácticas institucionales se considera una
secuencia adecuada sería la siguiente:

• Preparación del Plan de Auditoría.

• Asignación de las tareas al equipo auditor

•Preparación de los documentos de trabajo

•Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.

•Recopilación y verificación de la información

•Generación de hallazgos de la auditoría

•Preparación de las conclusiones de la auditoría

•Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.

•Preparación del informe de auditoría

• Aprobación y distribución del informe de auditoría.

La documentación relevante del SGC debería ser revisada con el fin de, por
ejemplo:

• Reunir información para preparar actividades de auditoría y documentos de trabajo

aplicables.

• Establecer una visión general del grado de documentación del SGC para detectar
posibles vacíos.

• La documentación puede ser documento y registros del SGC, reportes de

auditorías previas.

• El auditor líder debería preparar un plan de auditoría basado en la información

contenida en el plan anual de auditoría y la documentación del SGC del ALPINA
S.A.

• El plan de auditoría debería facilitar la programación y coordinación eficiente de

las actividades de auditoría a fin de alcanzar efectivamente los objetivos.

• Para la preparación del plan de auditoría el auditor líder debería considerar, por

Ejemplo:

 Las técnicas de muestreo.

 La composición del equipo auditor y su competencia colectiva.
 El riesgo creado por la auditoría para el ALPINA S.A.

El plan de auditoría debería incluir, por ejemplo:

• Los objetivos de auditoría

• El alcance de la auditoría, identificando las unidades y/o áreas del ALPINA S.A. a
ser auditadas.

• Los criterios de auditoría y documentos de referencia.

Tabla flujo de las actividades de auditoría

e. Métodos de auditoría a utilizar.

•Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

•Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios

de contabilidad de general aceptación.

•Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.

• Aplicación de normas generales a situaciones específicas

•Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoría.

 Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoría.
 Planificar y conducir de forma efectiva y eficiente las responsabilidades
asignadas.
 Documentar las observaciones.
 Reportar los resultados de la auditoría.
 Verificar la efectividad de las acciones correctivas.
 Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoría.
 Asegurar su confidencialidad.

REPONSABILIDADES DEL AUDITOR LÍDER

 Participar en la selección de otros miembros.

 Preparar el plan de auditoría.
 Representar el equipo auditor.
 Presentar el informe de auditoría.

FUNCIONES DEL AUDITOR

  laborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito
asignado, en coordinación con las unidades administrativas
correspondientes.
 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados,
tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las
condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos,
tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución,
número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre
otros.
 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el
propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría
específica.
 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del
trabajo, la asistencia técnica necesaria para que estos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
 Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la
planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de
áreas críticas.
 Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la información
significativa de lo que se comete
 Contar con razonamiento educativo para que durante cualquier situación
o problema se llega a la conclusión lógica.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo

tras el desarrollo de esta actividad.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 2: Objeto

de
aprendizaje llamado "Planificación y preparación de auditorías".
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

CONCLUSIONES
 Se desarrolló el proceso de planificación y preparación de las auditorías
internas, según lo estipulado en el sistema de gestión de calidad de la
organización y aplicativos de la normatividad.
 Se Determinó los Sistemas de Gestión según el marco estratégico.
 Desarrollamos un programa y el plan de auditoría.
 Verificamos la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad.
 Demostramos la importancia de la normatividad NTC ISO 19011 2012 para
las directrices para la auditoría. De los sistemas de gestión.

La elaboración de un plan de auditoría es un aprendizaje importante para los que

deseamos ser profesionales en auditorías internas además que es un campo
extenso ya que la historia empieza desde la revolución industrial en Europa hasta
el día de hoy y a un siguen en continuidad para el mejoramiento de los sistemas de
gestión y fortalecer las actividades de una empresa. La importancia de crear el
diseño de los planes de auditorías son para concentrarnos en áreas de la
organización y todos los procesos identificando los riesgos para así tomar acciones
correctivas a las no conformidades y seguir teniendo mejoras continuas dentro de
la misma controlando los programas de sistema de gestión.

La creatividad y el conocimiento son necesarios para la formulación de un plan de

auditoría.

BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA
1. Guía planificación y preparación de Auditorías SENA - Servicio Nacional de
Aprendizaje- FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje.
2. https://repository.ucatolica.edu.co/bitstream/10983/13904/4/Trabajo%2
0de%20Grado.pdf
3. http://www.uba.ar/download/institucional/auditoria/Informe420.pdf
4. http://www.unidadvictimas.gov.co/es/formato-cronograma-
auditor%C3%ADa-interna-al-sistema-integrado-de-gesti%C3%B3n/15716
5. http://www.unidadvictimas.gov.co/es/formato-cronograma-
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6. http://estrucplan.com.ar/Producciones/entrega.asp?IDEntrega=1438
7. http://www.hazaconsejerostecnicos.com/auditorias-por-procesos/
8. NTC 9001 -2015 – NTC ISO 19011 -2012 -- ISO/IEC17021-2011-NIA 315
9. https://estebanuyarra.com/como-identificar-y-evaluar-los-riesgos-de-auditoria-segun-
nias/
10. http://www.icac.meh.es/NIAS/NIA%20315%20p%20def.pdf