FORMULACION DE PROYECTOS EN SU PROFESION

FORMULACION DE PROYECTOS EN SU PROFESION

ACTIVIDAD 1

Tutora:
ANDREA VARGAS ALVAREZ

Alumno:
César Augusto Duque Restrepo

SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE

SENA
JUNIO DE 2016
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1. Título: Mejoramiento de la eficiencia operativa de ACCESS SAS y sus clientes,

a través del desarrollo tecnológico, automatización e innovación en procesos.

2. Planteamiento del problema

El problema general del proyecto es la baja eficiencia operativa que limita la
expansión de la empresa ACCESS SAS, y la productividad en las empresas cliente.
El cual se explica a continuación:

Causa 1: Complejidad en el proceso de implementación de Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF)

Durante 6 años la empresa ACCESS ha prestado sus servicios dando aplicación a

los lineamientos de los entes de control del estado relacionados con el manejo y
control de la propiedad planta y equipo, ahora requiere conocer en detalle las
bases de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los estados
financieros, teniendo en cuenta que las empresas están en un contexto
globalizado.

En Colombia se dieron cambios sustanciales en las políticas contables NIC,

(Normas de Información Contable), y se establecieron plazos para que las
empresas apliquen las NIIF. Las NIIF son un conjunto de normas de contabilidad
publicadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad. Su
implementación requiere que las empresas, implementen cambios en los
procesos, procedimiento y sistemas operativos, para lo cual deben considerar el
acompañamiento por parte de un consultor en NIIF, o formarse en el tema.

Por lo anterior, ACCESS SAS requiere actualizar el Sistema de Gestión integral de

inventarios (SGii) y sus procedimientos, para responder a los requerimientos que
tienen los clientes potenciales en el sector privado.

Causa 2: Reprocesos en actividades que hacen parte del servicio integral que
presta ACCESS SAS.

Una de las actividades es la toma física de los inventarios del almacén general y
de los elementos devolutivos. Esta actividad se realiza de forma manual y
posteriormente se digitaliza la información. También se realiza manualmente la
asignación de la placa de inventarios.
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Con base en la experiencia de ACCESS SAS y la investigación realizada, las dos

actividades mencionadas ocasionan reprocesos, por ejemplo, en un hospital de
primer nivel la toma de inventarios requiere 30 días, al sistematizarla se planea
que el tiempo sea de 15 días, disminuyendo el tiempo en un 50%. Y se espera
reducir el tiempo de plaqueteo, el cual se realizará a través de códigos QR (Quick
Response por sus siglas en inglés, que traduce código de respuesta rápida) al
pasar de 15 días adicionales a cero días, teniendo en cuenta que se realizará de
forma paralela a la toma de inventarios.

Adicionalmente, se disminuirá el traumatismo para la empresa cliente quien debe

detener las áreas para realizar el inventario.

Causa 3: Dependencia del sector público como cliente de ACCESS SAS

El mercado objetivo de ACCESS SAS se ha enfocado en hospitales públicos de

primer nivel y baja complejidad, (21 hospitales del departamento de Caldas).

En la ejecución del plan comercial, ACCESS SAS, encontró que aunque todos los
hospitales tenían la necesidad de contratar el servicio integral ofrecido, no
contaban con los recursos para financiar el proyecto. Esta ha sido una de las
causas que más ha limitado el crecimiento en número de clientes.

El 95% de los clientes de ACCESS SAS son del sector salud público, lo que
sustenta la necesidad de explorar nuevos mercados relacionados con la
experiencia de la empresa, pero en el sector privado.

Causa 4: Baja disponibilidad de capital humano en temas específicos de gestión

de activos y su actualización a las NIIF.

Uno de las actividades que más conocimiento técnico requiere es la toma de

inventarios, teniendo en cuenta que existen aproximadamente 5000 elementos.
Lo anterior ha generado alta dependencia del conocimiento técnico del Director
operativo, experto en el tema, por lo cual se ve afectada la eficiencia operativa
de la empresa ejecutora.
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3. Justificación
El Ministerio de la Protección Social busca a través de las TIC, garantizar el acceso
a los servicios de salud; asegurar una mejor calidad y una mayor oportunidad de
acceso a la atención en salud; hacer más eficiente la gestión de las redes de
prestación de servicios; capacitar el talento humano correspondiente al área;
contar con información disponible y oportuna para la toma de decisiones; y,
finalmente, implementar y desarrollar la infraestructura tecnológica necesaria
para prestar un adecuado servicio de salud a los colombianos.

El proyecto no solo propone el uso de la actualización de una herramienta

tecnológica, sino que acompaña a la entidad en el proceso de cambio, que inicia
con la auditoría de procesos en el área de almacén, contabilidad y la oficina de
control de inventarios, hasta la capacitación en los nuevos procesos definidos, la
parametrización del sistema y la clasificación de los inventarios de acuerdo a la
normatividad, posteriormente se capacitan a los usuarios del sistema, para que
de forma autónoma puedan continuar la gestión de su propiedad planta y equipo.
Más allá de que los servidores del sector salud aprendan a usar la herramienta,
es que puedan analizar la información que genera y su importancia dentro del
conocimiento de la realidad financiera y patrimonial de la entidad.

El proyecto Sistema de Gestión Integral de inventarios se quiere implementar

con la finalidad que las entidades del sector salud, tengan una herramienta de
trabajo adecuada que les permita establecer de manera acertada el estado
patrimonial de sus bienes, en lo que tiene relación con la propiedad planta y
equipo.

Cuando se trata de una entidad prestadora de servicios de salud, toda la atención

debe estar concentrada en dar un excelente cumplimiento a su objeto social, no
existe la posibilidad de desviar su atención en otros temas diferentes al de la
atención de los usuarios. Cuando no se lleva un manejo adecuado de los
elementos devolutivos en una entidad, estos quedan expuestos a muchas
situaciones anómalas con respecto a su manejo y custodia, cuando el control no
es estricto sobre estos elementos se pueden dañar o en situaciones extremas,
pueden ser sustraídos de las instalaciones de la entidad sin que la administración
se entere. Estas fallas van en detrimento patrimonial de la entidad.
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De otra parte, también se afecta a los funcionarios que tienen bajo su

responsabilidad y custodia los artículos, ya que cuando se logra establecer a
quien le fue entregado el elemento, este debe responder pecuniariamente por
él. Con mucha frecuencia se pueden observar en estas entidades, artículos
obsoletos e inservibles ubicados en las salas de espera o de atención a pacientes,
atentando así contra la integridad física de las personas que laboran a su
alrededor, generando un riesgo de tipo epidémico o de algún accidente. Adicional
a esto se afecta los estados financieros ya que estos elementos deben ser
detectados y dados de baja de los activos de la entidad. Otro de los factores que
se consideran de suma importancia para el desarrollo de este proyecto, es el
hecho de que no se ha implementado un proceso sistematizado que de cobertura
de principio a fin, a cada uno de los procesos que se requieren para llevar a cabo
un buen control sobre la propiedad planta y equipo La implementación y puesta
en funcionamiento de esta herramienta les permitirá presentar los informes
acorde a las exigencias de la Contraloría General de la Republica y la Contaduría
General de la Nación.

Otro elemento valioso que presenta en la justificación de este proyecto, es el

hecho que esta herramienta, no solamente aplica en las entidades del sector
salud, sino que igualmente puede proyectarse a cualquier ente público que
maneje patrimonio del estado y que obligatoriamente deba regirse por las
normas dictadas para este fin.

El factor diferenciador entre el proyecto y lo que ofrece la competencia, es que

permitirá cumplir a cabalidad con lo que se exige a nivel de la depreciación de
los elementos devolutivos, la cual se da por su utilización, estos elementos sufren
un deterioro físico; por tal motivo desde el punto de vista contable, el valor
histórico de compra se debe depreciar de manera secuencial, hasta llegar a ser
amortizado de manera total, esto a diferencia de cómo lo hacen algunas
herramientas que existen en el mercado, que han venido depreciando los
elementos de manera grupal; es decir afectan en la misma medida todos los
elementos pertenecientes al mismo grupo, sin tener en cuenta la fecha de
adquisición del artículo y que su periodo de vida útil. La depreciación refleja el
desgaste que sufren los elementos del activo fijo. Si una empresa quiere conocer
el resultado real que ha obtenido, tendrá que sumar a los demás gastos el
referente a la depreciación.
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4. Objetivos
OBJETIVO GENERAL
Aumentar la eficiencia operativa en ACCESS SAS y sus empresas cliente del sector
privado a través del desarrollo tecnológico y la innovación en procesos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Desarrollar un componente tecnológico para el sistema integral de inventarios, para
que se ajuste a los procesos y normas internacionales de información financiera
(NIIF).
2. Automatizar procesos a partir del desarrollo tecnológico, que impacten la
productividad no solo en cliente sino también en la empresa ejecutora.
3. Desarrollar un nuevo modelo de negocio, a partir de la experiencia de ACCESS
SAS, con el nuevo componente tecnológico para probarlo en el sector privado