El proceso contable

Proceso Contable o Ciclo Contable. La finalidad básica de la contabilidad es

suministrar información para analizarla e interpretarla. Para registrar y
procesar todas las operaciones que se realizan en una empresa, es necesario
seguir una serie de pasos íntimamente relacionado unos con otros y los
cuales deben guardar una secuencia lógica a esto se define como proceso
contable o ciclo contable.

INICIO
Al Comenzar el ejercicio de una empresa se deben registrar en el libro de
inventarios todos los bienes, obligaciones, y el estado patrimonio para la
fecha, es decir se trata de hacer una síntesis de la situación en que se
encuentra la empresa para esa fecha de inicio de actividades.

Posterior a esto al ir ocurriendo las operaciones de la empresa, es necesario

registrarla en la Contabilidad para ello es conveniente cumplir con un paso
previo e importante, como es la verificación de la operación que se va a
registrar.

Toda operación realizada que amerite ser registrada en la contabilidad debe

de estar amparada por algún tipo de documento que garantice en primer
lugar la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a
procesar y en segundo lugar que quede prueba fehaciente y comprobable
de lo que se va a transcribir; por ejemplo, si se va a registrar en la
contabilidad una venta a crédito a un determinado cliente, esto debe estar
amparado por la factura y su respectiva numeración.

ETAPAS
Registrar la Operación en el Libro Diario

Posteriormente a este proceso de verificación, comprobación y análisis de

los documentos se procede a registrar las operaciones en un libro de
contabilidad conocido como Libro Diario el cual tiene carácter cronológico
es decir se van registrando las operaciones en completo orden de fecha en
que van ocurriendo, valiéndose de la teoría del cargo y del abono.

Las operaciones deben recogerse en el libro día a día, o bien por períodos
no superiores al mes si su detalle aparece en otros libros. Las anotaciones
en el libro se harán por medio de asientos. Registrará día a día todas las
operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida sin, embargo,
la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no
superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o
registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que
se trate."

LIBRO MAYOR
A continuación el empleo del Libro Mayor donde se agrupan y se clasifican
todas las cuentas por separado y determinar su saldo. A lo largo de la vida
de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser
registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la
empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma
cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos
mismos hechos pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta
que se ha visto afectada.

Es un libro no obligatorio, a pesar de que en la práctica resulta imprescindible

llevarlo. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los movimientos que
se hayan realizado en ellas. De este modo, el diario es como lo que su
nombre indica, un libro diario donde se anotan una tras otra todas las
operaciones de la empresa y el mayor - que está representado por una ficha
para cada cuenta - va anotando en cada ficha solo los movimientos que a
ella corresponden.

Respecto a la forma de llevar el Libro Mayor, podemos distinguir dos

principales:
Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es mediante
las cuentas llamadas "en forma de T. De acuerdo a este sistema, se formará
una T, de modo, que se irán anotando las operaciones en el lado izquierdo o
en el derecho, según las operaciones que se quiera reflejar sean cargos o
abonos.

La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el Libro Mayor

es por medio de un cuadro, que es como se hace en la vida real, pues cuando
se hace una anotación es necesario saber también la fecha y el concepto de
la misma.

BALANCE DE PRUEBA
Seguidamente el Balance de Comprobación el cual consiste en una
verificación matemática de los registros que sean realizado en el período
donde es lógico suponer de la suma de los saldos de las cuentas deudora
es igual a la suma de cuenta acreedora. Es un instrumento financiero que
se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de
las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor).
De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado
financiero.

El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u

organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa
como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobación también permite confirmar que la

contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el balance
de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya una
contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de alguien que ha
pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a otro. El balance sería
correcto desde los números, pero no en la práctica.

La elaboración de un balance de comprobación comienza con la realización

de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en
el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la
diferencia entre el debe y el haber). Por último, las sumas y los saldos
obtenidos se trasladan al balance.

Por lo general, el balance de comprobación es un documento voluntario

para el empresario, aunque recomendable para que éste pueda conocer
con precisión el estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar
errores hasta la elaboración de las cuentas anuales.

AJUSTE Y CORRECCIONES
Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben
efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de
asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido
reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y
reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda
funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir
estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la
empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el
ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria
una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.
Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no
se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se
hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable
cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los
ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable,
pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados
financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados
financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se

realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información
financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los
ajustes y correcciones del caso.
Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario
realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo
cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la
empresa.

Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores

en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la
empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar
decisiones equivocadas.

La utilidad de la información contable depende directamente de su

fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de
forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores
contables antes de emitir oficialmente estados financieros.

HOJA DE TRABAJO
Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no
es un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter
optativo, y además de índole interna, que el contador formula antes de
hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer
con seguridad los asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre
del libro diario, así como los Estados financieros: Estado de situación y Estado
de resultados en el libro de inventarios y balances.

El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12 columnas, en

las cuales se hace el resumen del cierre anual de operaciones.

PREPARACIÓN DE LOS ESTADO FINANCIERO

En Base la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo está correcto
se procede a preparar los dos estados financieros más importantes de la
contabilidad: El Estado de Ganancias y Pérdidas (conformado por las
cuentas Nominales de ingresos y Egresos)y el Balance General
(Conformado por las cuentas reales de activo, de Pasivo y Capital.)
ASIENTOS DE CIERRE
Las cuentas nominales son transitorias, es decir, duran el mismo tiempo que
el ejercicio de la empresa, en consecuencia terminado el periodo contable,
debe procederse a cancelar todas las cuentas nominales y a traspasarse la
utilidad o perdida a la cuenta capital a este proceso se le conoce como
asientos de cierre. Sirve para separar un ejercicio económico de otro.

El momento concreto en el que se procederá al cierre de la contabilidad,

será al final del ejercicio. También se cerrará la contabilidad en el momento
en que cese la actividad de la empresa. Estos asientos contables tienen
como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta
de pérdidas y ganancias
Análisis de transacciones comerciales
Hablar del análisis de transacciones u operaciones comerciales, nos obliga a
recordar el concepto citado en la página de Ecuaciones contables.

Se denominan transacciones u operaciones comerciales a todos aquellos

actos de poder comprar o vender mercaderías, bienes que no sean
mercaderías, valores y/o servicios al crédito o al contado.

Como en una empresa se suscitan gran variedad de transacciones, éstas

tienen que ser apropiadas en determinadas cuentas de acuerdo con su
naturaleza Razón por la cual; previamente se debe realizar el análisis de
estas transacciones utilizando una metodología.

Metodología para el análisis de transacciones

Para analizar las transacciones suscitadas en una empresa, es decir,
para agruparlas en determinadas cuentas de acuerde con su naturaleza
utilizaremos la siguiente metodología:

1. Determinar que cuentas intervienen en la transacción

2. Clasificar las cuentas que intervienen

3. Abalizar que cuentas aumentan y/o que cuentas disminuyen

4. Determinar que valores en términos de unidades monetarias corresponden

a cada cuenta

5. Aplicar la ley del movimiento de cuentas

6. Establecer la relación de igualdad numérica en términos de unidades
monetarias entre el Debe y el Haber Demostración
Para demostrar prácticamente lo expuesto en el presente tema como en
anteriores, vamos a plantearnos un ejercicio modelo, que analizaremos de
acuerdo con la metodología descrita en forma sistemática hasta su resolución
completa.

Para tal efecto; de momento no precisamos fechas, explicitación de

documentos comerciales, clase de mercaderías, porque la finalidad de
momento es incursionar en el estudio de apropiaciones contables que
guarden relación con las transacciones suscitadas en una empresa. Sin
embargo; esta parte tiene que ser debidamente reforzada en clases,
planteando los más variados casos para de esa manera lograr el cometido.

Ejemplo:
La empresa adquiere para su uso una computadora en

1.000.00, cancelando en efectivo. Dicha transacción deberá

ser analizada de la siguiente manera:

1. Determinar que cuentas intervienen en la transacción.

Para determinar que cuentas intervienen en la transacción, debemos dar
lectura inextensa a ésta y de esa manera estableceremos que cuentas
intervienen.

Las cuentas que intervienen son:

Caja
Equipos de computación

2. Clasificar las cuentas que intervienen

Para clasificar las cuentas, es decir determinar cuáles son de balance y/o
resultados en sus respectivos grupos que las conforman debemos utilizar
la nomenclatura de cuentas.

Clasificadas las cuentas tendremos:

Caja es una cuenta de Activo (A)

Equipos de computación es una cuenta de Activo (A)

3.Analizar que cuentas aumentan y/o que cuentas disminuyen.

Para determinar que cuentas aumentan (utilizaremos el signo +) y/o que

cuentas disminuyen (utilizaremos el signo +), debemos efectuar un análisis
en función a la transacción realizada.

Efectuado tal análisis tendremos:

Caja es una cuenta de Activo (A) y disminuye (-) por existir salida de
dinero en la empresa, hecho que determina una disminución en sus
activos.
Equipos de computación es una cuenta de Activo (A) y aumenta (+)
porque existe la incorporación de un bien, hecho que determina un
aumento en sus activos.

4.Determinar que valores en términos de unidades monetarias corresponde

a cada cuenta.
Para determinar que valores en términos de unidades monetarias
corresponden a cada cuenta y expresarlos numéricamente, volveremos a
leer la transacción con tal finalidad.

Efectuada la lectura tendremos:

Caja es una cuenta de Activo (A) y disminuye (-) correspondiéndole $ 1.000.00

Equipos de computación es una cuenta de Activo (A) y aumenta (+)

correspondiéndole $ 1.000.00

5.Aplicar la ley del movimiento de cuentas

Para establecer cuales partidas serán debitadas y cuales abonadas con

sus respectivos valores debemos aplicar la ley del movimiento de cuentas.

Utilizando la citada ley tendremos:

Caja es una cuenta de Activo (A) y disminuye (-) correspondiéndole $
1.000.00, para abonar (Haber) este valor a la cuenta.
Estado de resultados

Todas las empresas, sea cual sea su tamaño necesitan obtener

información sobre su desempeño para saber si han logrado resultados
positivos, es decir, ganancias o si al contrario han sufrido pérdidas producto
de su operación al finalizar un periodo determinado.

Y dado que el objetivo primordial de las organizaciones es maximizar las

utilidades, es fundamental que te apoyes en herramientas que te permitan
contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones.

Los estados financieros son una herramienta de gestión que te ayudará a

tener una mejor visión de la situación financiera de la empresa, los recursos
con los que cuenta, los resultados obtenidos, las entradas y salidas de
efectivo que se han presentado, la rentabilidad generada, entre otros
aspectos de gran relevancia para la operación y administración de la
organización.

En esta ocasión, te compartiremos información acerca de uno de los

principales estados financieros, el estado de resultados.

¿Qué es un estado de resultados?

El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y

pérdidas es un reporte financiero que en base a un periodo determinado
muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el
momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida
que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo para analizar esta
información y en base a esto, tomar decisiones de negocio.

Este estado financiero te brinda una visión panorámica de cuál ha sido el

comportamiento de la empresa, si ha generado utilidades o no. En términos
sencillos es un reporte es muy útil para ti como empresario ya que te ayuda
a saber si tu compañía está vendiendo, qué cantidad está vendiendo, cómo
 se están administrando los gastos y al saber esto, podrás saber con certeza
si estás generando utilidades.

Componentes del estado de resultados

Los elementos de un estado financiero se agrupan de la siguiente manera:

ingresos, costos y gastos. En base a estos tres rubros principales se
estructura el reporte.

Las principales cuentas que lo conforman son las siguientes:

 Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de resultados,

debe corresponder a los ingresos por ventas en el periodo determinado.

 Costo de ventas: Este concepto se refiere a la cantidad que le costó a la

empresa el artículo que está vendiendo.
 Utilidad o margen bruto: Es la diferencia entre las ventas y el costo de
ventas. Es un indicador de cuánto se gana en términos brutos con el
producto es decir, si no existiera ningún otro gasto, la comparativa del precio
de venta contra lo que cuesta producirlo o adquirirlo según sea el caso.

 Gastos de operación: En este rubro se incluyen todos aquellos gastos que

están directamente involucrados con el funcionamiento de la empresa.
Algunos ejemplos son: los servicios como luz, agua, renta, salarios, etc.

 Utilidad sobre flujo (EBITDA): Es un indicador financiero que mide las

ganancias o utilidad que obtiene una empresa sin tornar en cuenta los gastos
financieros, impuestos y otros gastos contables que no implican una salida
de dinero real de la empresa como son las amortizaciones y depreciaciones.

 Depreciaciones y amortizaciones: Son importes que de manera anual se

aplican para disminuir el valor contable a los bienes tangibles que la
empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones (activos fijos), por
ejemplo el equipo de transporte de una empresa.
 Utilidad de operación: Se refiere a la diferencia que se obtiene al
restar las depreciaciones y amortizaciones al EBITDA, indica la ganancia
o pérdida de la empresa en función de sus actividades productivas.

 Gastos y productos financieros: Son los gastos e ingresos que la

compañía tiene pero que no están relacionados de manera directa con la
operación de la misma, por lo general se refiere montos relacionados con
bancos como el pago de intereses.

 Utilidad antes de impuestos: Este concepto se refiere a la ganancia o

pérdida de la empresa después de cubrir sus compromisos operacionales
y financieros.

 Impuestos: Contribuciones sobre las utilidades que la empresa paga al

gobierno.

 Utilidad neta: Es la ganancia o pérdida final que la empresa obtiene

resultante de sus operaciones después de los gastos operativos, gastos
financieros e impuestos.

Al momento de elaborar tu estado financiero es importante que tomes en

cuenta algunas consideraciones:

 Es importante que el estado de resultados se realice de forma mensual,

trimestral y anual para un mejor seguimiento.

 Detalla de manera precisa cada rubro de gastos ya sean operativos,

administrativos, financieros etc.

 Asegúrate de contar con información real y confiable, esto puedes de

lograrlo al contar con una herramienta tecnológica ERP que te ayude a
integrar la información de todas las áreas operativas y financieras de tu
empresa.

Objetivos del estado de resultados

Balance general

El balance general es un estado financiero conformado por un documento

que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con
que cuenta una empresa en un momento determinado.

Los activos incluyen:

El dinero que se encuentra físicamente en la empresa (por ejemplo, en su

caja fuerte), o el dinero que tiene depositado en el banco (por ejemplo, en
su cuenta corriente).

Los elementos físicos con que cuenta la empresa para realizar sus
operaciones y que tienen una duración permanente (por ejemplo, edificios,
terrenos, maquinaria, vehículos de transporte, muebles), o que tienen una
duración temporal (por ejemplo, materias primas, mercaderías).

Las deudas que tienen los clientes con la empresa.

El balance general

Los pasivos incluyen:

Las deudas que tiene la empresa con sus proveedores.

Las deudas que tiene pendiente con los bancos y

otras entidades financieras. Mientras que el

patrimonio incluye:

Las aportaciones hechas por los socios o accionistas.

Los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa.
En cuanto a su elaboración el balance general se realiza cada año al
finalizar el ejercicio económico de la empresa (balance final), aunque
también se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balances de
apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral
(balances parciales).

El balance general nos permite conocer la situación financiera de la

empresa (al mostrarnos cuál es el valor de sus activos, pasivos y
patrimonio), analizar esta información (por ejemplo, saber cuánto y dónde
ha invertido, cuánto de ese dinero proviene de los acreedores y cuánto
proviene de capital propio, cuán eficientemente está utilizando sus activos,
qué tan bien está administrando sus pasivos, etc.), y, en base a dicho
análisis, tomar decisiones.

Asimismo, al comparar un balance con otros anteriores, nos permite

comparar la situación financiera actual de la empresa con situaciones
financieras dadas en otros momentos (por ejemplo, saber si ha aumentado
sus activos, en cuánto ha reducido sus deudas, en cuánto ha variado su
patrimonio, etc.), y así, por ejemplo, saber si la empresa está cumpliendo
con sus objetivos financieros.

La forma en que se suele presentar un balance es mostrando los activos en

una columna y los pasivos y patrimonio en otra.

En la columna izquierda se enlistan los activos ordenados generalmente en

función a su liquidez, empezando con aquellos que son más fácilmente
convertibles en dinero en efectivo; por ejemplo, el dinero en caja es el más
líquido que hay y, por tanto, se ubica en primer lugar.

Y en la columna derecha se enlistan los pasivos y el patrimonio ordenados

generalmente en función a su exigibilidad, empezando con aquellos que
tienen una mayor exigibilidad; por ejemplo, las deudas con proveedores
suelen ser más exigibles que el capital y, por tanto, se ubican antes que
éstos.

El valor total de los activos siempre debe ser igual al valor total de los
pasivos más el valor total del patrimonio:
Activo = Pasivo + Patrimonio