PROCESO DE SERVICIO DE HOMOLOGACION DE PROVEEDORES

VOLCAN CIA MINERA

El Proveedor que desee solicitar el servicio de Homologación, deberá contar con los recursos
necesarios que le permitan cumplir con cada etapa del proceso dentro de los plazos establecidos,
ya que de no cumplir con las fechas asignadas, no será posible reprogramar el servicio y en
consecuencia será anulado y con ello el 100% del pago efectuado.

Asimismo, de acuerdo a la indicaciones de VOLCAN CIA MINERA, el Proveedor que no alcance el

puntaje mínimo aprobatorio, no podrá acceder al servicio recalificación, así como tampoco
volver a solicitar nuevamente el proceso de homologación, salvo sea autorizado por
VOLCAN CIA MINERA.

1. INSCRIPCIÓN DEL PROVEEDOR

a.) Para dar inicio al proceso, el proveedor deberá abonar S/. 1480.00 + IGV por el servicio, y
deberá realizarlo de la siguiente manera:

- El 90% del total debe ser abonado a la cuenta en Soles del Banco de Crédito del Perú. Recibirá
su factura electrónica en un plazo máximo de 10 días hábiles,
- El 10% restante, una vez recibida su factura, deberá abonarlo a la cuenta del Banco de la
Nación para el pago de la Detracción.

Cuentas bancarias a nombre de BUREAU VERITAS DEL PERU S.A.

BANCO DE CRÉDITO DEL PERÚ
SOLES : CTA.CTE. 193-1127179-0-45

BANCO DE LA NACIÓN – DETRACCIÓN

SOLES Cta. Cte. 00-000-385611

b.) Una vez realizado el pago, enviar la transferencia o comprobante escaneado a los correos:
jose.terrones@pe.bureauveritas.com, tania.davila@pe.bureauveritas.com

Asimismo, es importante, que en el mismo correo nos indique lo siguiente:

 Nombre de la Empresa:
 RUC:
 Servicio que brinda (o brindara) al cliente:
 Trabaja actualmente con el cliente (Si / No / Primera vez):
 Terceriza el servicio que brinda al cliente? (Si / No)
 Opera dentro de las unidades mineras de Volcan? (No / Si - Permanente, temporal,
por paradas):
 Unidad minera de Volcan (Principal) en la que trabaja:
 Persona y Teléfonos de contacto:
Al verificar la información, el área de operaciones le hará llegar el Formulario de Evaluación
(Excel) que le corresponde (Formulario Contratista o Formulario Comunidades campesinas)
y su Constancia de Participación, la cual tendrá un periodo de vigencia, que culmina con la
entrega de resultados del proceso de homologación.

2. INFORMACIÓN DOCUMENTARIA:

a.) Una vez entregado el Formulario (Excel) el proveedor tendrá que completarlo en cada una de
sus categorías y adjuntar los documentos indicados en la pestaña final “Lista de documentos
solicitados” en un CD o USB. Asimismo, cada respuesta afirmativa brindada en el formulario
manual, debe tener la evidencia que la respalde, es decir, el día de la visita técnica debe contar
con toda la documentación para sustentarla de forma física y/o digital.

El plazo máximo de entrega de información digital (CD o USB) es de 10 días calendario

desde el envío del formulario de evaluación (Excel) y deberá ser enviada a la dirección: Av.
Camino Real No 390 Piso 14 – Of. 1402 – San Isidro dirigido al Área de Homologación de
Proveedores, en el siguiente Horario de atención: Lunes a Viernes (09:30 am – 12:30 pm / 3:00
pm. - 5:00 pm).

IMPORTANTE: El proveedor que no envíe toda la información obligatoria dentro de la fecha

señalada se anula el proceso de homologación y con ello el 100% del pago efectuado bajo
responsabilidad del proveedor, manteniendo el derecho de iniciar nuevamente el proceso de
homologación.

3. VISITA TÉCNICA

La visita técnica, se realizará en:

- Las Unidades Operativas de Volcán Cía. Minera, de tener una actividad permanente en el lugar.
En este caso las visitas son programadas de lunes a domingo de forma inopinada, es decir solo
indicaremos el rango de fechas en los que evaluaremos en la zona, por lo que deben estar
preparados con TODA LA DOCUMENTACION (física o digital) que abarca el formulario de
evaluación.

- Instalaciones del Proveedor, de tener ingresos a las unidades mineras de forma temporal, por
paradas o aquellos proveedores que aún no inician relaciones comerciales con el cliente. En este
caso el Área de Operaciones se contactará para indicar las fechas exactas de evaluación, en un
plazo promedio de 05 días antes de la misma.

La visita del auditor, en ambos casos, se realizará en dos días consecutivos y estará comprendida
en: Revisión Documentaría y verificación operativa en campo (de darse el caso).

IMPORTANTE: En caso El Proveedor, una vez confirmada la visita, postergue el servicio de

homologación, se aplicará un cargo del 50% del costo del servicio, brindándole una nueva
fecha sin lugar a ser cancelada por segunda vez y asumirá los costos adicionales por
traslados, alimentación y otros gastos que incurra el auditor.
El Servicio será cancelado bajo responsabilidad del proveedor en los siguientes casos:

- No responda a la comunicación de las fechas de visita (ni vía mail o telefónica)

- Postergue más de una vez las fechas de visita programadas

*Consultas en relación a la visita técnica que se dé fuera de Lima deberá comunicarse con
tania.davila@pe.bureauveritas.com / 4229000 anexo 2023 RPC: 982514893

4. RESULTADOS DE EVALUACIÓN

Posterior a la visita del evaluador en un plazo de 15 días hábiles después de realizada la visita
(para evaluaciones en las unidades mineras) y 10 días hábiles (para evaluaciones en Lima) se
estará haciendo el envío de los resultados obtenidos.

Calificación: 80% a 100% se considera aprobado

NIVEL RANGO

NIVEL A 90-100
NIVEL B 80-89
NIVEL C < 80 DESAPROBADO
De haber obtenido la calificación mínima aprobatoria (Nivel B) se entregará:

- Certificado de Homologación (físico y digital) vigencia de un año.

- Informe Técnico de Evaluación (digital).
- Logo corporativo de Empresa Homologada, vigencia de un año.(digital)

IMPORTANTE: El Proveedor que no alcance el puntaje mínimo aprobatorio, no podrá

acceder al servicio recalificación, así como tampoco a solicitar nuevamente el proceso de
homologación, salvo sea autorizado por VOLCAN CIA MINERA.

5. LISTADO REFERENCIAL DE DOCUMENTOS A SOLICITAR

Listado referencial de los documentos que serán solicitados durante la homologación. (Aplica para
Formulario Contratista)

Formulario Comunidades Campesinas tomar en cuenta solo el CAPITULO III

IMPORTANTE: El listado en mención es solo una guía para el proveedor, por lo cual no
implica que sean los únicos documentos a revisar.
NOTA: SE PONE DE CONOCIMIENTO QUE EN ESTA EVALUACIÓN EL MAYOR PESO DE LA CALIFICACIÓN
(50%) SE CONCENTRARÁ EN LA CATEGORÍA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO POR LO QUE SERÁ
DETERMINANTE PARA APROBAR ESTE PROCESO DE HOMOLOGACIÓN.

CAPÍTULO LISTADO REFERENCIAL DE DOCUMENTOS

N°:
I Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias de los últimos dos periodos o declarados a
SUNAT o auditados.
Lista de obligación bancarias. Cronogramas pagados de Obligaciones Bancarias
PDT: Pago del IGV e Impuesto a la Renta (obligaciones tributarias) de los últimos seis meses
PDT: Planilla Electrónica: ESSALUD, SNP (obligaciones tributarias) de los últimos seis meses
Pagos de AFP de los últimos seis meses
Pagos de planilla del personal
Declaración jurada de pago de autoevalúo / Contrato de alquiler de locales (de ser aplicable)
Comprobantes de compra de maquinaria, tarjetas de propiedad de vehículos, Leasing Financieros
pagados por compra de vehículos (de ser aplicable)
Recibos de pago de sistemas y aplicaciones de comunicación
Facturas de compra de equipos de cómputo y Contratos de alquiler de equipos de cómputo (de ser
aplicable)
Comprobantes de pago de las Licencias de los software y aplicaciones
II Manual de Organización y Funciones
Perfiles de educación, formación, habilidades y experiencia
Procedimiento de selección y reclutamiento del personal
Programa de Capacitación
III Política de Seguridad y Salud Ocupacional
Reglamento Interno de Trabajo
Actas de reunión del comité de SST de los últimos 6 meses
Programa Anual de Inspecciones en SSOMA
Programa de auditoria en SSOMA
Programa Anual de Seguridad y Salud Ocupacional
Matriz de requisitos legales en SSOMA
Matriz de identificación de peligros, evaluación y determinación de riesgos
Mapa de Riesgos de sus instalaciones
Procedimientos de trabajo seguro para los riesgos críticos: altura, caliente, excavaciones, espacios
confinados, Explosivos, Voladura y Desate de Rocas , etc
Procedimientos de Comunicación Interna y Externa
Procedimiento para la investigación y registro de accidentes / incidentes
Plan de respuesta ante emergencias
Programa de Simulacros
Programa anual de capacitación en SSOMA
Procedimiento para el uso de EPP
Programa de salud ocupacional
Estadísticas de indicadores de Frecuencia, gravedad e incidentalidad
 Registros de Permiso Escrito de Trabajo de Alto Riesgo (PETAR)
Procedimiento para gestionar la seguridad basada en el comportamiento
IV Política Ambiental aprobada
Programa Ambiental
Indicadores de gestión ambiental
Matriz de identificación de peligros, evaluación y determinación de riesgos ambientales
Programa anual de capacitación en temas ambientales
Plan de respuesta ante emergencias ambientales
Plan de simulacros (para escenarios de emergencia ambiental)
Procedimiento para la investigación y registro de accidentes / incidentes ambientales
Matriz de requisitos legales en materia ambiental
Registro de inspecciones ambientales
Procedimiento de manejo de residuos
V Certificado de Sistema de Gestión de Calidad certificado
Manual de Gestión de Calidad
Política de Calidad
Objetivos de Calidad
Indicadores de objetivos de calidad
Procedimiento escrito de control de documentos y registros
Reportes de revisión por la dirección
Procedimiento de productos y/o servicios no conformes
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas
Procedimiento de auditorías internas
Especificaciones de los servicios ofrecidos
Procedimientos escritos de trabajo de acuerdo al servicio realizado
Documento de conformidad del servicio/Evaluación de servicio/Encuestas de satisfacción al cliente u
otros
Contratos y/o órdenes de compra o servicios de sus clientes
VI Programa de calibración de los instrumentos de medición
Certificados de calibración de los equipos de medición
Fichas técnicas y certificados de las herramientas
VII Procedimiento sistemático para seleccionar a sus proveedores (de productos y/o servicios)
Procedimiento sistemático para la compra de materiales
Procedimiento sistemático de inspección de los materiales e insumos comprados
Certificados de calidad por lote de materia prima y/o insumos adquiridos
Fichas técnicas y facturas de los EPPs que se utilizan
Hojas de Seguridad -MSDS de los productos almacenados
VIII Programa de mantenimiento preventivo de las máquinas y equipos
Indicadores de mantenimiento
Especificaciones técnicas del fabricante de las máquinas y equipos
IX Manuales Técnicos de los servicios realizados
PERSONAS DE CONTACTO:

 José Terrones – Ejecutivo Comercial

Tel: 51 (1) 4229000 - 2183
RPC: 51 981147741
Jose.terrones@pe.bureauveritas.com

 Tania Dávila. - Coordinadora de Operaciones

Tel: 51 (1) 4229000 - 2023
RPC: 51 982514893
tania.davila@pe.bureauveritas.com

 Karem Morote – Ejecutiva Comercial

Tel: 51 (1) 4229000 – 2006
Karem.morote@pe.bureauveritas.com

HORARIOS DE ATENCIÓN: 9:30 AM. A 5:30 PM. DE LUNES A VIERNES