Guia Administracion Bitacora

Guía interactiva de usuario final operativo
Administración de bitácora
Índice
 Introducción  Información de las notas
 Modelo de funcionamiento  Borradores
 Administración de bitácora  Notas por firmar
 Catálogo de notas  Notas abiertas.
 Registrar Notas
Ir a índice
Introducción
El objetivo de esta guía es mostrar al usuario final operativo, el funcionamiento

general del sistema de Bitácora Electrónica y Seguimiento a Obra Pública (BESOP), el
cual fue desarrollado para la elaboración, control y seguimiento de bitácoras por
medios remotos de comunicación electrónica y llevar el registro actualizado del
estado que guarden el avance físico y financiero de las obras.
Modelo de funcionamiento
Modelo de funcionamiento
La estructura de funcionamiento del
sistema BESOP se divide en tres secciones
cada una con diferentes niveles de acceso:
• Operación,
• Administración y
• Monitoreo.
Modelo de funcionamiento – Usuarios operativos Ir a índice
Residente:
Entre sus funciones podrá crear, firmar, abrir, cerrar las notas
asociadas a bitácoras de obras y establecer seguimientos a las
Superintendente mismas.
Residente por Frente:
Entre sus funciones podrá crear, firmar, abrir, cerrar las notas
asociadas a bitácoras por frente de obras y establecer
seguimientos a las mismas.
Supervisor Residente Supervisor:
Entre sus funciones podrá crear, firmar, abrir, cerrar y dar
seguimiento a las notas de bitácora.
Superintendente:
Entre sus funciones podrá crear, firmar, abrir, cerrar y dar
Residente por Frente seguimiento a las notas de bitácoras.
Administrar bitácora
Ingresar al módulo de “Administrar contratos”, a continuación
se mostrará la pantalla de “Búsqueda de contratos”. .
Administrar bitácora
Al desplazarse hacia la parte inferior de la pantalla encontrará
el botón “Buscar”, al dar click, muestra la tabla de resultados.
De click al número de contrato en color azul para ingresar al

módulo de “Administrar bitácora”.
Administrar bitácora Ir a índice
Al ingresar a la bitácora podrá observar los componentes que
conforman el módulo.
• Datos del contrato.
• Información de las notas.
• Botones para registrar notas o regresar a la búsqueda de

contratos.
Catálogo de notas
Administrar bitácora / Catálogo de notas
De click en el botón “Registrar notas” para visualizar el catálogo de

notas del sistema.
Se presenta el catálogo de notas. Dependiendo el perfil se mostrarán habilitadas en color azul las notas que puede registrar
y en color gris las notas que exclusivamente pueden llenar a otros perfiles.
Las notas se encuentran organizadas por etapas y temas y dependiendo los temas, están ordenadas por secuencia de
eventos.
Inicio de los trabajos

Residente Superintendente
Ejecución y Supervisión
Terminación
El botón de ayuda del tema “Recepción contractual de El botón de ayuda de la “Nota de Cierre” muestra la
obras o servicios” muestra le leyenda: leyenda:
Es necesario que el Superintendente registre la nota “Notificación Para habilitar esta nota es necesario registrar la nota
de la terminación de los trabajos a la residencia de obra para “Comunicación al contratista de la fecha de recepción de los
habilitar las notas: trabajos.
• Comunicación al contratista de la fecha de la fecha para
recepción de los trabajos,
• Solicitud al contratista de reparación de deficiencias y
• No procedencia a la recepción de los trabajos.
Administrar bitácora / Catálogo de notas Ir a índice
De click al botón de “Cancelar” para volver a la pantalla de
“Administrar bitácora”.
Registrar notas
Administrar bitácora / Registrar notas
De click en el botón “Registrar notas” para visualizar el catálogo de

notas del sistema.
Del catálogo, seleccione la nota que desee registrar.
Se mostrará en pantalla el formulario de registro y
el contenido de la nota.
Dentro del contenido de la nota se observan los
parámetros entre corchetes [ ] que corresponden a
los campos de captura.
Al registrar la información, ésta irá apareciendo
dentro del contenido de la nota y podrá ver en
tiempo real cómo se estructura la redacción de la
nota.
Si desea complementar la información del texto
predeterminado lo puede hacer en el campo
“Complemento”.
Al desplazar la pantalla a la parte inferior, todas las
notas muestran lo siguiente:
• Seguimiento: Si requiere una respuesta a la

nota que está redactando puede seleccionar la
opción “Abierta”.
Se habilitará un campo para registrar una fecha,
la cual será el plazo de respuesta que solicita.
• Adjuntar archivos: Puede adjuntar archivos de

hasta 5MB que en conjunto no excedan los
100MB.
Administrar bitácora / Registrar notas Ir a índice
• Imprimir: Tiene la opción de imprimir la nota en

formato PDF.
• Guardar como borrador: De ser necesario,
puede guardar la nota como borrador para
firmarla en otro momento.
Al seleccionar esta opción aparecerá una
ventana informándole la vigencia de los
borradores.
• Firmar: Seleccione esta opción para firmar la
nota, le recordamos que para firmar debe
utilizar Internet Explorer.
• Cancelar: Saldrá del registro de la nota sin
guardar cambios.
• Normatividad: Es el sustento normativo de la
nota, al dar click en el link podrá consultar el
documento seleccionado.
Información de las notas
Administrar bitácora / Información de las notas
De click en el link del número de “Notas” para visualizarlas.

Administrar bitácora / Información de las notas
Se muestran los criterios de búsqueda. En caso de que lo requiera,
puede ingresar los filtros de búsqueda para encontrar una o varias
notas en específico.
Seleccione los botones:
• Buscar: para aplicar los criterios de búsqueda.
• Limpiar: para limpiar la información capturada en los criterios de
búsqueda.
• Cerrar: para regresar a la pantalla de “Administrar bitácora”.
Tabla de resultados:
• Información del creador de la nota.
• Información de la nota.
• Información de quién ha firmado la nota.
Botón para exportar la tabla de resultados a Excel.
Administrar bitácora / Información de las notas Ir a índice
Seleccione el link de la columna “Tipo de nota” para visualizar la

nota.
A continuación se abrirá la nota con las opciones de “Imprimir”,
“Firmar” y “Salir”.
Borradores
Administrar bitácora / Borradores
De click en el link del número de “Borradores” para visualizarlos.
Los borradores tienen una vigencia de 7 días naturales. Si al finalizar

este plazo no son firmados, estos se eliminarán automáticamente
del sistema.
Administrar bitácora / Borradores

puede ingresar los filtros de búsqueda para encontrar uno o varios
borradores en específico.
• Limpiar: para borrar la información capturada en los criterios de
búsqueda.
• Información del creador del borrador.
• Información del borrador.
Administrar bitácora / Borradores Ir a índice
Seleccione el link de la columna “Tipo de nota” para continuar con

la captura y firma del borrador.
A continuación se abrirá el borrador con los campos de captura
habilitador para editar y las opciones de “Imprimir”, “Guardar como
borrador”, “Firmar” y “Salir”.
Notas por firmar
Administrar bitácora / Notas por firmar
De click en el link del número de “Notas por firmar” para

visualizarlas.
Administrar bitácora / Notas por firmar
búsqueda.
Únicamente se muestran las notas pendientes por firmar del
usuario en sesión.
Administrar bitácora / Notas por firmar Ir a índice
Seleccione el link de la columna “Tipo de nota” para firmar la nota

creada por otro usuario.
A continuación se abrirá la nota con las opciones de “Imprimir”,
“Firmar” y “Salir”.
Seleccione la opción “Firmar” y realice el proceso de firma.
Notas Abiertas
Administrar bitácora / Notas abiertas
De click en el link del número de “Notas abiertas” para visualizarlas.

búsqueda.
Para cambiar el estatus de una nota de “Abierta” a “Cerrada”, debe
contestar dicha nota con otra.
Para contestar una nota de click al botón azul de “Referencia”.

A continuación se abrirá el catálogo de notas.
Seleccione a su criterio la nota con la que desee

responder.
Recuerde que en su mayoría, las notas están

ordenadas secuencialmente conforme al
Reglamento de la Ley de Obras Públicas y
Servicios Relacionados con las Mismas, por tal
motivo se recomienda utilizar la nota consecutiva
para contestar, sin embargo, dependiendo las
características de los trabajos y los eventos que se
presenten durante la ejecución de los mismos
puede utilizar otra nota.
Administrar bitácora / Notas abiertas Ir a índice
Al consultar las notas se aprecia que el estatus de la nota 4

“Notificación de la suspensión de los trabajos” cambió a “Cerrada”.
La nota 5 “Atención a la notificación de la suspensión de los

trabajos” muestra que hace referencia a la nota 4 antes
mencionada.

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 Administración de bitácora  Notas por firmar

 Catálogo de notas  Notas abiertas.

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De click al número de contrato en color azul para ingresar al

• Datos del contrato.

• Información de las notas.

• Botones para registrar notas o regresar a la búsqueda de

De click en el botón “Registrar notas” para visualizar el catálogo de

Inicio de los trabajos

De click en el botón “Registrar notas” para visualizar el catálogo de

• Seguimiento: Si requiere una respuesta a la

• Adjuntar archivos: Puede adjuntar archivos de

• Imprimir: Tiene la opción de imprimir la nota en

De click en el link del número de “Notas” para visualizarlas.

Seleccione el link de la columna “Tipo de nota” para visualizar la

De click en el link del número de “Borradores” para visualizarlos.

Los borradores tienen una vigencia de 7 días naturales. Si al finalizar

Se muestran los criterios de búsqueda. En caso de que lo requiera,

Seleccione el link de la columna “Tipo de nota” para continuar con

De click en el link del número de “Notas por firmar” para

Seleccione el link de la columna “Tipo de nota” para firmar la nota

De click en el link del número de “Notas abiertas” para visualizarlas.

Para contestar una nota de click al botón azul de “Referencia”.

Seleccione a su criterio la nota con la que desee

Recuerde que en su mayoría, las notas están

Al consultar las notas se aprecia que el estatus de la nota 4

La nota 5 “Atención a la notificación de la suspensión de los

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