Contenido

I. INTRODUCCIÓN................................................................................................................... 2
II. DATOS BASICOS DE LA EMPRESA ................................................................................... 3
2.1. DESCRIPCION DE SU FUNCIONAMIENTO ...................................................................... 3
2.1.1. Finalidad de la empresa ........................................................................................ 4
2.1.2. Constitución de la empresa ................................................................................... 4
2.1.3. Organización de la empresa .................................................................................. 4
2.1.4. Descripción de los productos de EMPAFRUT SAC. ................................................ 6
2.1.5. Participación en el mercado internacional............................................................ 7
2.2. PROCESO DE PRODUCCIÓN ........................................................................................... 7
2.2.1. Procedimiento de empaque de palta fresca de exportación ................................ 7
2.2.2. Flujo de proceso de palta fresca para exportación. ............................................ 12
III. DESCRIPCION DE CADA UNO DE LOS PROCESOS
DEL SISTEMA LOGISTICO DE EMPAFRUT SAC. .................................................................... 13
3.1. ESTRUCTURA FUNCIONAL ........................................................................................... 13
3.2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES: .................................................................................... 14
3.2.1. Gerencia Logística ............................................................................................... 14
3.2.2. Jefatura de Compras: .......................................................................................... 15
3.2.3. Jefatura de almacenes de insumos ..................................................................... 16
3.2.4. Jefe de Logística de Salida: .................................................................................. 17
3.3. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LOGÍSTICA DE ENTRADA.............................. 18
3.3.1. Diagnóstico de la logística de entrada en EMPAFRUT SAC. ................................ 21
IV. ANALISIS DE ESTRETAGIAS DE
PROVEEDORES ......................................................................................................................... 24
4.1. CATEGORIZACIÓN DE PROVEEDORES ......................................................................... 24
4.1.1. Estrategia con los Proveedores ........................................................................... 25
4.1.2. Evaluación de Proveedores ................................................................................. 26
V. PROBLEMÁTICA Y POSIBLES SOLUCIONES ................................................................. 27
5.1. PROBLEMÁTICA Y POSIBLES SOLUCIONES DE LAS ACTIVIDADES DE ABASTECIMIENTO.
28
5.2. PROBLEMÁTICA DE LAS ACTIVIDADES DE ALMACENAMIENTO .................................. 30
VI. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 31
VII. RECOMENDACIONES ................................................................................................... 32
 I. INTRODUCCIÓN

En el entorno actual cada vez más competitivo y con menores márgenes, las
empresas buscan estrategias de mejora continua que las haga más
competitivas. En este sentido, en los últimos años se ha tomado mayor interés
en la Gestión Logística, siendo un punto importante la especialidad de Logística
de Entrada la cual se encarga de comprar, almacenar y gestionar los inventarios,
siendo el tema de investigación del presente trabajo.

Cada proceso de la Logística de Entrada representa por sí mismo una

oportunidad de desarrollo, así, por ejemplo, las empresas industriales utilizan
más del 60% de todos sus ingresos para adquirir insumos para la producción,
materiales, equipos y suministros, además de otros servicios complementarios,
de ahí la necesidad de gestionar eficazmente las compras dentro de la empresa.

Asimismo, la gestión adecuada de inventarios nos permite atender con un nivel

óptimo a los clientes internos y externos, estableciendo políticas y niveles de
rotación de stock que permitan una optimización en los costos de
almacenamiento. Para manejar niveles óptimos de servicios se hace necesario
mantener la confiabilidad del nivel de las existencias físicas en los almacenes
con los registros contables de inventarios.

En este marco, el objetivo del presente trabajo es desarrollar una metodología

que permita a las empresas analizar el desempeño de la Logística de Entrada,
identificando sus problemas y orientándolas hacia el desarrollo de alternativas
de mejora mediante el uso de las herramientas que esta especialidad desarrolla.

2
II. DATOS BASICOS DE LA EMPRESA

2.1. DESCRIPCION DE SU FUNCIONAMIENTO

Es una Empresa Sullanera DE CAPITALES 100% NACIONALES, que

apuesta por el desarrollo y bienestar de la Región. Dedicados a ofrecer servicios
vinculados a la actividad agrícola, actualmente siendo uno de los principales
servicios es el empacado de Frutas como son UVA, MANGO y PALTA. Habiendo
realizado en sus primeros años el empaque y exportación de TORONJA Y
CEBOLLA BLANCA.

EMPAFRUT SAC. Se inicia en abril del 2001 como una Empresa

Agroexportadora y a partir del 2006 se convirtió en una Empresa netamente
Empacadora rubro que lo sigue hasta la actualidad, con instalaciones propias,
está ubicada en Carretera a Tambogrande Km 7.8 Caserío Cieneguillo Centro
Sullana. -Margen derecha del Canal Daniel Escobar.

DENTRO DE SU ACTIVIDAD, cuenta con Socios estratégicos agrícolas con

tierras en plena producción y plantas de cultivo permanente donde destacan
frutas como MANGO de la variedad KEN, TOMI ATKINS, ATAULFO, HADEN.
UVA de la variedad RED GLOBEL, SUGRAONE, CRIMSON, y PALTA de la
variedad HASS, FUERTE Y ETTINGER, todos ellos con posibilidades y
condiciones para el empaque de exportación a mercados como ESTADOS
UNIDOS, EUROPA, CHINA, JAPÓN entre otros.

Conocedores de las nuevas exigencias de los mercados para productos de

consumo humano directo y porque estamos involucrados en la cadena de
producción en el sistema de trazabilidad sanitaria, pensamos que la
comercialización y distribución forman un eslabón muy importante en esta
cadena.

Todo esto nos sitúa como una empresa peruana pionera e innovadora en esta
actividad.

3
2.1.1. Finalidad de la empresa

Misión

Empacadora de Frutos Tropicales es una empresa de servicios de

acondicionamiento y empaque de frutas y hortalizas para exportación; es nuestro
compromiso trabajar en el desarrollo de procesos seguros, brindando así
productos inocuos y que cumplan los niveles de calidad y legalidad exigidos.

Visión

Poder alcanzar una posición de liderazgo en el mercado, potenciando nuestra

presencia como una organización que incorpora valores para la gestión de una
empresa moderna y eficiente.

2.1.2. Constitución de la empresa

EMPACADORA DE FRUTOS TROPICALES fue constituida mediante

Escritura de fecha 19 de abril de 2001, otorgada ante el Notario Público Dr. Pedro
Tercero Benites Sosa, inscrita en la Partida Nº11000109 del Registro de
Personas Jurídicas de Sullana.

2.1.3. Organización de la empresa

La organización estructural de la empresa está dividida en departamentos. La

estructura orgánica de la empresa se muestra en el siguiente organigrama.

4
 Figura 01: Estructura organizacional de EMPAFRUT S.A.C

Fuente: La empresa EMPAFRUT S.A.C

5
 2.1.4. Descripción de los productos de EMPAFRUT SAC.

PRODUCTOS PRINCIPALES
MANGO

El mango es un árbol originario del Asia tropical; es una

de las frutas, la cual es empleada para el consumo. Se
exporta en diferentes variedades, tales como kent, keitt,
haden, tommy atkins, etc,

EMPAFRUT SAC ofrece al mercado este producto en sus

presentaciones de fresco.

UVA

EMPAFRUT SA ofrece al mercado este producto en sus

presentaciones, es una fruta obtenida de la vid. Las uvas
vienen en racimos, son pequeñas y dulces. Se comen
frescas o se utilizan para producir agraz, mosto, vino,
vinagre y pisco. Crecen agrupadas en racimos de entre
6 y 300 uvas.

PALTA

EMPAFRUT SAC ofrece fruta fresca de plata de acuerdo a

los requerimientos del cliente.

6
2.1.5. Participación en el mercado internacional

Figura 02: Cobertura del mercado de EMPAFRUT SAC

Fuente: La empresa, EMPAFRUT S.A.C.

2.2. PROCESO DE PRODUCCIÓN

2.2.1. Procedimiento de empaque de palta fresca de exportación

 Recepción materia prima

La fruta es transportada en camiones desde los campos a la Planta en
bines. Para su ingreso a la Planta es requisito indispensable la “Guía de
Cosecha”.
La fruta es colocada en la zona de recepción para su respectivo pesado
en balanza (control de peso) y control de calidad (contenido de aceite,
materia seca y evaluación de daños mecánicos, fitopatológico y/o
entomológico). Una vez aprobado el ingreso de la fruta a la Planta, el
supervisor de materia prima le asignará un número de lote a la fruta del
productor.
Simultáneamente durante la recepción se hace una evaluación de materia
prima con la finalidad de saber a través del muestreo con que
características llega la fruta (daños, defectos, calibres, índices de
madurez).

7
 Se toma una muestra se tomará de la siguiente manera: del total de
número de jabas ingresadas se tomará el 5% en frutos a evaluar, de este
número de frutos se tomarán el 25% para la determinación del porcentaje
de grasa y materia seca.
Se considerarán los siguientes parámetros:
 % Materia Seca: 19 – 25%
 % Grasa: Hass: 8 – 12%
 % Fuerte: 9.5 – 14%

 Pesado
El pesaje inicial de materia prima se realizará en balanzas de plataforma
para conocer la cantidad de fruta que está ingresando al proceso de
empaque y poder determinar los rendimientos de proceso (materia prima
acta y descarte).
Inmersión
Esta etapa se realiza con la finalidad de eliminar todo resto de residuos
de polvo y tierra adheridos a la fruta, además por tratarse de una
inmersión en una solución fungicida se elimina la carga microbiana con la
que podría llegar o haber adquirido durante la cosecha o su transporte
hasta la planta empacadora.
La inmersión consiste en sumergir la fruta en una solución de agua y
SPOTACK (Fungicida), a una concentración de 1-2 ppm, la inmersión
demanda el tiempo que demora en ser transportada a través de un
transportador de polines para la etapa posterior.

 Almacenamiento y reposo
La fruta reposa a una temperatura de preenfriamiento a 22 °C. Para que
no haya mucho porcentaje de deshidratación.

 Volcado
Una vez que la fruta pase su tiempo de reposo, se procede a pasar los
bines en las volcaduras para empezar el proceso de empaque.

8
 Lavado con detergente
El lavado se realiza con la finalidad de limpiar la fruta del polvo o cualquier
impureza que lleva del campo.

 Enjuague:
Se realiza con hipoclorito de sodio para eliminar cualquier microorganismo
presente a una concentración de 100ppm.

 Tratamiento post cosecha:

Realizado el enjuague, se adiciona el fungicida (tiabendazole) para evitar
la proliferación de hongos en el empaque de la palta.

 Secado
Esta operación consiste en hacer chocar aire forzado a temperatura
ambiente sobre la palta con la finalidad de eliminar el agua presente en la
superficie.

 Selección
Con esta etapa se busca descartar todo fruto que no cumpla con las
especificaciones y parámetros de calidad determinados por planta, serán
sujetos de variación o tolerancia solo sí el exportador o cliente intermedio
así lo disponga y siempre y cuando estos daños no afecten directamente
la pulpa del fruto.

 Calibración
Con ayuda de maquinaria automatizada (calibradora electrónica), las
frutas son separadas por peso y tamaño en los calibres 4, 6, 8 , 10, 12,
14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28, 30 y 32. Al mismo tiempo se va separando
las paltas que presentan defecto.

9
 Cuadro N° 1

Calibre Rango de pesos (gr)

4 661-750
6 566-660
8 465-565
10 372-464
12 314-371
14 273-313
16 242-272
18 216-241
20 195-215
22 179-194
24 164-178
26 153-163
28 141-152
30 134-140
32 108-133
Fuente: La empresa, EMPAFRUT SAC.

 Empaque
Etapa manual en la que se colocan los frutos de un determinado calibre
en cajas de cartón corrugado, según las normas y especificaciones de
cada cliente.
Cada caja es identificada con un código de trazabilidad que consiste en
un número de 8 dígitos los cuales representan datos tal como se indica a
continuación:
08010200
080 = Fecha Juliano
1 = Código de la empresa
02 = Código Fundo o Lugar de procedencia
00 = Lote/Parcela

 Pesaje
Se realiza con el fin de comprobar que el correcto peso de cada caja este
en el rango de 4.1 a 4.15 para presentación de 4 kg, para la presentación
de 10 Kg el rango del peso debe oscilar entre 10.10 y 10.15 Kg y por último
la presentación de 15 Kg debe estar entre 15.1 a 15.15 Kg. No obstante,
la caja que no cumpla con los estos parámetros será re empacada.

10
 Paletizado
El paletizado es la etapa en la cual las cajas con el producto son apiladas
sobre “pallets” de madera en filas de 12 cajas por 21 niveles, (252 cajas
por pallet para la presentación de 4 kg y 70 cajas por pallet para la
presentación de 15 kg). Luego se colocan esquineros anclados a la
parihuela y se enrolla estratégicamente con zunchos de plástico para
asegurar el transporte.
La medida de las parihuelas será de acuerdo al formato de caja
empacada.
Caja 4 Kg = 1.11 mt. x 1.14 mt.
Caja 10 Kg = 1.0 mt. x 1.20 mt.
Caja 15 Kg = 1.0 mt. x 1.20 mt.
Se colocarán 2 zunchos en la base del pallet (1 zuncho por nivel) los
siguientes son colocados como se puede ver en el grafico siguiente,
finalizado el paletizado deben hacer un total de 9 zunchos por pallet.

 Enfriado
Consiste en llevar la temperatura interna de la palta hasta temperaturas
entre 6 a 7 ºC y así reducir la actividad fisiológica del fruto y evitar su
rápida maduración, conociendo que la palta es una fruta climatérica que
genera su propio etileno (gas responsable de la madurez de la fruta).

 Almacenamiento
Una vez obtenida la temperatura de pulpa en el parámetro requerido (6 –
7ºC) los pallets son colocados en cámaras de almacenamiento que
deberán mantener el producto terminado a esta temperatura hasta su
posterior despacho.

 Embarque
Teniendo en cuenta la programación de embarque para su exportación se
cargan en contenedores de 22 TM, para su transporte a puerto.

11
2.2.2. Flujo de proceso de palta fresca para exportación.

Fuente: La empresa, EPAFRUT SAC.

12
III. DESCRIPCION DE CADA UNO DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA
LOGISTICO DE EMPAFRUT SAC.

El objetivo general del Área de Logística de EMPAFRUT SAC es soportar los

procesos productivos y administrativos de la adquisición de los materiales y
servicios, control de inventarios, entrega y/o distribución en el lugar apropiado
para garantizar la operación de la empresa. Así mismo se encarga de la
administración y control de los inventarios de los productos terminados, su
preparación y distribución hasta el punto de embarque, al mínimo costo y a
tiempo, realizando una gestión eficiente para satisfacer las expectativas de los
clientes internos (demás áreas) y externos, así como mantener excelentes
relaciones con los proveedores. Para ello realiza la coordinación de las
actividades siguientes:

• Abastecimiento (Requerimientos, compras y economía de material)

• Almacenaje y Control de Inventarios

• Distribución Local (Despachos y Transporte)

3.1. ESTRUCTURA FUNCIONAL

La unidad de soporte de Logística funcionalmente se divide en tres áreas:

Abastecimientos, Almacén de Insumos y Logística de Salida.

El organigrama funcional de la Unidad de Logística de EMPAFRUT S.A.C. se

muestra en la figura:

13
 Figura 03. Organigrama del área logística de EMPAFRUT S.AC.

Gerencia Logística

Jefe de Compras Jefe de Jefe de Logística de

Almacén Insumos Salida

Almacenes en
Almacenes
Compradores Fundo
de PT
Almacenes en
planta Distribución Local

Combustibles

Fuente: La empresa, EMPAFRUT S.A.C.

3.2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

3.2.1. Gerencia Logística

Función Principal:
 Establecer políticas y procedimientos para aprovisionar en forma oportuna
los bienes y servicios que la empresa necesita para su normal
funcionamiento teniendo en cuenta criterios de economía y ética.

Funciones Secundarias:
 Coordinar con la jefatura de planificación y abastecimiento el flujo de la
información a fin de garantizar el abastecimiento oportuno de las
necesidades.
 Coordinar con jefatura de comercio exterior los despachos a los clientes
internacionales afín de garantizar la entrega oportuna de los productos
terminados.
 Establecer políticas y procedimientos para el funcionamiento del área
logística.
 Realizar la planificación y ajuste de inventarios; el cual se realiza en forma
mensual.

14
  Verificar y visar las órdenes de compras emitidas por los compradores,
sin tener en cuenta el monto de la compra.
 Programación de pagos a proveedores en coordinación con el jefe de
abastecimientos.
 Coordinar con el área de tesorería pagos a proveedores
 Establecimiento de políticas para control de inventarios y reposición de
stock para evitar roturas y niveles por debajo del stock de seguridad.
 Definición y ejecución de políticas y procedimientos para la importación
de los materiales e insumos que se requiere adquirir en el extranjero
 Efectuar compras internacionales

3.2.2. Jefatura de Compras:

Función Principal:
 Proveer en el momento oportuno los bienes y servicios que la empresa
necesita para satisfacer sus necesidades.

Funciones Secundarias:
 Elaborar plan de compras de materiales críticos,
 Verificación de consumos de Ítems críticos - Evaluar y seleccionar
proveedores.
 Programación de pago a proveedores en concordancia con las políticas
establecidas por el área de tesorería.
 Revisión de los productos críticos para su reposición.
 Definición y ejecución un programa diario de utilización de las unidades
de transporte tanto de conservas como de fresco en el recojo de
materiales e insumos a su regreso a planta.
 Dar servicio de logístico a las empresas que forman parte de la alianza
estratégica con EMPAFRUT SAC.
 Recepción de las solicitudes de requerimientos de usuarios internos los
cuales deberán contar con el VB de la gerencia respectiva.
 Asignar a los compradores los requerimientos de acuerdo a grupos de
materiales.

15
  Realizar el seguimiento a la atención de pedidos.
 Evaluación del avance del desempeño de los compradores a su cargo.

Compradores:

Función Principal:
 Emitir órdenes de compra de acuerdo a los lineamientos establecidos por
la gerencia de logística: precio, calidad y tiempo de entrega

Funciones Secundarias:
 Recepción e ingreso de facturas al sistema SAP
 Realiza el trámite administrativo de la documentación.
 Realiza el seguimiento a las órdenes de compras, coordinando con los
proveedores para la atención oportuna de las mismas.
 Realizan la toma de inventarios

3.2.3. Jefatura de almacenes de insumos

Función Principal:
 Elaborar Políticas para la adecuada inspección y recepción de los
materiales e insumos diversos, así como su correcto registro en los
sistemas de información en cuanto a códigos de material, cantidades y
lotes.

Funciones Secundarias:
 Administración física de los inventarios, en cuanto a los movimientos, la
custodia en sí de los mismos y su mejor ubicación para el surtido.
 Surtir de insumos y materiales a las diferentes áreas de las unidades de
negocio y de soporte, en las cantidades que son requeridas.
 Realiza el correcto registro en los sistemas de información en cuanto a
códigos de material, cantidades y lotes.
 Verificar la calidad del producto a recepcionar coordinando con el área de
aseguramiento de la calidad en caso de ser necesarios.

16
  Seguimiento de salida de materiales de acuerdo a los vales de salida
debidamente visado por el área que lo solicita.
 Mantener la documentación al día; así como el orden del almacén para la
toma de inventarios
 Realiza el requerimiento semanal de combustibles

Almaceneros en Planta:

 Recepción física de materiales remitida por el jefe de almacenes de

insumos o por parte del proveedor.
 Despacho de materiales a los diferentes usuarios.
 Abastecimiento de combustible a las diversas unidades de transportes de
la empresa.

3.2.4. Jefe de Logística de Salida:

Función Principal:
 Definición y ejecución de políticas para la recepción, identificación,
contabilización y administración física de los inventarios de producto
terminado de acuerdo a normas de calidad establecidas por la empresa.

Funciones Secundarias
 Definición y ejecución de políticas de control de avance de producción de
pedidos de clientes y cumplimiento de fechas de embarque a fin de
alcanzar y de mantener un adecuado nivel de servicio al cliente. Todo esto
en coordinación de las áreas de producción y de comercio exterior.
 Coordinar con el jefe de comercio para la programación de despacho y
utilización de la capacidad de los vehículos asignados para esta función,
en coordinación con el área de comercio exterior.
 Definición y ejecución de políticas y procedimientos para la exportación
de los productos terminados hacia el extranjero de acuerdo a los contratos
y/o pedidos de los clientes.

17
  Preparación de producción terminada para despacho asignando el
etiquetado, embalajes necesarios a los productos terminados.

Almaceneros de Productos terminados:

 Recepción física de productos terminados - Despacho de producto

terminado.

Asistente de distribución local

 Verificar la carga a despachar de acuerdo al packing list.

 Coordina con el jefe de logística de salida el programa de despacho de
contenedores.

3.3. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LOGÍSTICA DE ENTRADA

En este punto se detallan los procesos de abastecimiento y almacén de insumos

que se desarrollan en la empresa.
Actualmente en EMPAFRUT SAC. no existen procedimientos ni políticas
documentados sobre las actividades de la logística de entrada.
En este parte se describirán el proceso actual.

A. Proceso de compras

18
 Figura 04: Proceso de compras en EMPAFRUT S.A.C.

Fuente:La empresa. EMPAFRUT S.A.C.

 Identificación y agrupación de necesidades

Cada área usuaria envía sus requerimientos de materiales y servicios los
días sábados según lo establecido en la empresa; los cuales se pueden
realizar a través del sistema o por correo electrónico para que el área de
compras ingrese esta información al sistema.
El área de compras agrupa todas las solicitudes por familias asignándolas
a los compradores.
Para materiales que son materiales críticos solo se hace el seguimiento
de stock según lo informado por el almacén y según la tendencia de
consumo el área de compras genera el pedido por reposición de los
materiales críticos.

 Proceso de cotización
Agrupadas las solicitudes de los usuarios estas son enviadas a los
proveedores para valorizar y analizar tiempos de entrega, calidad, precios
y formas de pago. Se analiza las propuestas de los proveedores
seleccionando la mejor alternativa.

19
  Generación de la orden de compra
Con la mejor alternativa y con el visto del jefe de compras se genera la
orden de compra la cual es visada por el comprador y/o jefatura de ser
necesario.
La orden es envía al proveedor vía fax.

 Seguimiento de la orden de compra

Se baja del sistema el reporte de seguimiento de órdenes por comprador
y se establece reuniones para ver cumplimientos de entrega.

 Recepción e ingreso de facturas

Registro en el sistema de la factura del proveedor para el pago respectivo.

B. Proceso de almacenamiento

Figura 05: Proceso de almacenamiento en EMPAFRUT SAC.

Transformación

Proveedores Insumos Cliente

Output
Materiales e
Almacenamiento
insumos. de Materiales Áreas de
Dpto. de Compras.
Proveedores de
Instalaciones. materiales e Almacenados. producción y
Personal de mantenimiento.
materiales e
almacenes.
insumos.
insumos.
Software.
Áreas de
Equipos.
producción y
Energía.
mantenimiento.

:
Empieza con Acaba con:
Recepción de los materiales e insumos Entrega del material o insumo al
comprados área de producción y
mantenimiento

:
Otros procesos
Recepción, Inspección, Almacenamiento y Despacho. Control de Stock. Inventarios

Fuente: La empresa. Elaboración Propia

20
  Recepción y verificación de materiales
Encargado de la revisión visual y documentaria de todos los materiales
adquiridos por compras. Se verifica la calidad y cantidad de los materiales, así
como fechas de fabricación y caducidad en los materiales.
Se registra en el sistema el ingreso de materiales y se comunica a los usuarios
solicitantes la recepción y disponibilidad de estos.

 Almacenamiento
Encargados de la ubicación, ordenamiento y protección de los materiales propios
para la operación.

 Despacho de materiales
Para la salida de materiales se generan requerimientos diarios, para los cuales
cada área asigna un personal responsable para estos requerimientos, el cual
llena un formato “vale de salida” donde se indica material, cantidad, área a la
que pertenece; luego el personal de almacén procede con el despacho
respectivo y al final del día el formato de pedidos se ingresa al Sistema.

3.3.1. Diagnóstico de la logística de entrada en EMPAFRUT SAC.

Se realizará un diagnóstico de las actividades de la logística de entrada que

permitan determinar el funcionamiento del área y la problemática asociada a
esta, a fin de establecer las posibles soluciones para mejorar la productividad y
por tanto la rentabilidad de la empresa.
El análisis del sistema logístico de EMPAFRUT SAC, se realizará separando las
actividades de compras y almacenes, permitiendo poner énfasis en los
problemas que se presentan en cada una de las actividades que se realizan en
la logística de entrada.

 Área de Compras

Es el área encargada del aprovisionamiento de materiales y/o servicios para

garantizar la operatividad de EMPAFRUT SAC. y las empresas asociadas a esta.

21
Debido a que todas las necesidades de las empresas que forman la alianza
estratégica son atendidas por el área de compras de EMPAFRUT SAC. se
aprecia un incremento en las actividades de compras con el mismo recurso
humano, esto ha generado disminución en el tiempo de respuesta de esta área
hacia las necesidades.

Procedimiento de requerimiento, salida y compra de materiales

(EMPAFRUT SAC)

 Objetivo
Asegurar que la compra de insumos y servicios, cumplan con los
requisitos especificados y asegurar el buen control del ingreso y salida de
materiales.

 Alcance
El procedimiento se aplica a todos los procesos de compra y de
movimiento de insumos o servicios con impacto significativo durante la
realización del producto y/o en el producto final.

 Responsable
El Responsable de Almacén es el responsable de comunicar los
requerimientos de compras de las áreas involucradas en la producción.
El Asistente Administrativo es el responsable de verificar que las
actividades descritas en este procedimiento sean realizadas y queden
debidamente registradas.

 Procedimiento

1. De acuerdo a la necesidad del material o insumos para la ejecución de

una actividad, el jefe del área solicitante autoriza el requerimiento en el
Registro de REQUISIÓN DE MATERIALES – COD. LO 00-001-01.

22
2. El solicitante averigua si el material o insumo se encuentra en stock, de
existir procederá a retirar el material de los almacenes de planta para
ser utilizado.

3. De no existir en stock, el responsable de almacén coordina con el Jefe

de Planta y este a su vez con Gerencia generándose así la orden de
compra y la que debe consignar los siguientes datos:
 Fecha,
 Área solicitante,
 Descripción del artículo,
 Cantidad,
 Utilización del material,
 Observación (si la hubiese),
 Nombre del solicitante,
 Firma del Jefe de Área solicitante.

4. El responsable de la Logística revisará la(s) orden(es) de compra y se

procederá a solicitar las cotizaciones, o de lo contrario se cotejará con
la lista de proveedores calificados de Insumos de acuerdo del tipo de
compra a realizar (Registro de Proveedores Calificados de Insumos
Rg.SGC-11).

5. Previa evaluación de costos y proveedores se aprueba la orden de

compra por Jefatura de planta, el jefe de almacén coordina con el
responsable de Logística la adquisición.

6. Una vez realizada la compra se ingresan los productos al almacén,

verificando que sean conforme a la orden de compra y esta a su vez
con la guía de remisión del producto y la factura emitida por el
proveedor.

7. Se procede a cumplir con el Procedimiento de Control de Insumos,

materiales y Materia Prima Pr.SGC-08.

23
 8. De estar conforme, se sella la factura y/o guía de remisión, haciendo el
ingreso de esta en el sistema de contabilidad y archivándola en el file
de cada proveedor.

 Registro
Proveedores Calificados de Insumos Rg.SGC-11.

IV. ANALISIS DE ESTRETAGIAS DE PROVEEDORES

El trabajo con los proveedores en un punto fundamental que el área de

abastecimiento debe desarrollar. Para empezar el trabajo con los proveedores
es necesario categorizarlos con el fin de enfocar los esfuerzos en aquellos que
son piezas claves en las operaciones de la empresa. Crear y sostener buenas
relaciones con los proveedores es una habilidad organizacional crítica dentro de
un sistema equilibrado de abastecimiento.

4.1. CATEGORIZACIÓN DE PROVEEDORES

La categorización de proveedores se trabajará con los de Giro de Compra de los

materiales, esta metodología tiene la finalidad de agrupar a los proveedores en
categorías con la finalidad de poder evaluarlos según el nivel de importancia, así
como establecer estrategias de abastecimiento para cada una de las categorías.
Esta técnica es aplicable a todos los proveedores que abastecen de productos y
servicios.
Para empezar a aplicar esta técnica tenemos que tener claro los siguientes
conceptos:
 Giro de Compra: Son las agrupaciones de materiales según el negocio o
mercado al que pertenecen.
 Posicionamiento de Abastecimiento: Es la ubicación del Giro de
Compra en una matriz definida en términos de valor de compra y riesgo
de la operación de la empresa.

24
 La Matriz de Posicionamiento de Abastecimiento tiene cuatro cuadrantes:

 Estratégico: Giros de Compra de alto valor y alto riesgo.

 Operacional: Giros de Compra de bajo valor y alto valor.
 Apalancamiento: Giros de Compra de alto valor y bajo riesgo.
 Transaccional: Giros de Compra de bajo valor y bajo riesgo.

Cuadro 2. Matriz de posicionamiento de abastecimiento

Fuente: La empresa. EMPAFRUT S.A.C.

4.1.1. Estrategia con los Proveedores

La categorización de los proveedores permitirá a la empresa desarrollar

estrategias de abastecimiento acorde con los objetivos, metas y estrategias
organizacionales. Las estrategias de abastecimiento permitirán determinar el tipo
de relación deseada con el proveedor y por tanto los criterios para tener en
cuenta en su selección.

CATEGORIA ESTRATEGIA ACCIONES BENEFICIOS

SOCIO Tener un solo proveedor Evaluar la compatibilidad de las  Tener al proveedor como un aliado
mediante acuerdos de prácticas comerciales del proveedor manteniendo una relación de
asocian a largo plazo con las de la empresa: sus clientes, colaboración y trabajo conjunto.
capacidad para reducir costos,  intervención del proveedor en el
importancia del producto para el diseño de nuevos productos y
proveedor, estabilidad del tecnologías.
Mercado y financiera.

25
  intercambio constante de
información concerniente a los
procesos y productos.

EN Reducir el riesgo de Evaluar la importancia del producto  Garantías del suministro con la
abastecimiento al mínimo para el proveedor, su estabilidad calidad acordada
DESARROLLO
contando con uno o dos financiera y de mercado.  Relaciones a largo plazo que se
proveedores que trabajen Análisis y gestión de riesgos. revisan periódicamente.
mediante contratos a plazo Implantación de formas de control.  Suministros frecuentes en base a
fijo pequeños lotes o en base a pedidos
abiertos

COMPETITIVO Reducir al máximo los
precios y costos.
Evaluar los costos de cambio de  Contar con proveedores alternativos
proveedor. Si el costo es bajo  Compra de productos sustitutos.
efectuar compras puntuales  Suministros basados en pedidos
escogiendo el precio más bajo; si el únicos y a corto plazo.
costo es alto efectuar contratos a
largo plazo.
Evaluar al proveedor sus costos,
eficiencias, inversión, garantías y
estabilidad financiera y del mercado.

PRESCINDIBLE Reducir al máximo el Seleccionar un proveedor único por  Contar con proveedores
tiempo y el esfuerzo artículo para cubrir la mayor parte de alternativos.

utilizado en la compra. requerimientos.  Negociaciones basadas en

Evaluar al proveedor la gama de especificaciones cualitativas
productos, disponibilidad, rapidez mínimas y el precio.
entregas, sencillez de gestión  Suministros basados en pedidos
operativa. únicos y a corto plazo.

4.1.2. Evaluación de Proveedores

Parte importante del seguimiento de la efectividad y eficiencia de la gestión de

abastecimientos es la evaluación de proveedores la cual se realizará una vez al
año centrándose en el desempeño de los proveedores clasificados como socios
y en desarrollo a fin de alinear los objetivos de la empresa y el proveedor
logrando establecer relaciones a largo plazo.

 Objetivo
Evaluar a los proveedores de EMPAFRUT SAC con el fin de asegurar la calidad,
oportunidad y continuidad del abastecimiento.

26
  Evaluación de proveedores
La evaluación de proveedores está a cargo del jefe de abastecimiento y será
aprobado por el Gerente de logística.
La evaluación consiste en el análisis de cada proveedor según el cumplimiento
de los factores de evaluación que permitirán obtener un puntaje Los factores de
evaluación de los proveedores de materiales y servicios son los siguientes.

Cuadro 3. Criterios para la evaluación de proveedores

Fuente: La empresa, EMPAFRUT S.A.C.

La evaluación para cada uno de estos factores se hace mediante la pregunta de

cumple (0) o no cumple (1) y con la multiplicación de los factores se obtendrá el
puntaje para el proveedor evaluado.
El puntaje mínimo que como proveedores deben alcanzar debe estar por arriba
del 0.7 (70%). Este valor se obtuvo conjugando los valores mínimos que debe
alcanzar un proveedor según la apreciación de la Gerencia logística de la
empresa.

V. PROBLEMÁTICA Y POSIBLES SOLUCIONES

Para cada uno de los problemas se ha determinado la causa, el efecto y las

posibles soluciones que ayudan en el proceso de mejora.

27
5.1. PROBLEMÁTICA Y POSIBLES SOLUCIONES DE LAS ACTIVIDADES
DE ABASTECIMIENTO.

POSIBLES
PROBLEMA CAUSA EFECTO
SOLUCIONES
Aumento de pedidos de Falta de coordinación Sobrecostos en la Formación de equipos
urgencia entre el área de adquisición de de trabajo:
planificación y materiales y/o planificación
producción servicios producción-
Falta de conocimiento abastecimiento
del personal de Paradas de producción Contar con programas
planificación de los de ventas para la
procesos productivos planificación de los
Falta de un programa requerimientos
de ventas anuales
Falta de tiempo para Sobrecarga laboral por Retrasos en la Establecer
ejecutar funciones de aumento de solicitudes atención al usuario procedimientos del
compras de pedido y número de interno área de compras
transacciones
realizadas por
Personal desmotivado Revisión de
empresa.
actividades realizadas
No se realizan las por el personal de
No hay soporte de
funciones de la compras con la
sistemas informáticos manera más eficiente
para ejecutar labores finalidad de eliminar
de compras tareas que no aportan
valor
Distracción del tiempo
en otras actividades no
relacionadas con la
función de compras
como ingreso de
facturas, remitir vía fax
comprobante de pago
a proveedores entre
otros.
Incumplimiento de Retrasos en la firma de Falta de atención de Políticas de pago a
pago a proveedores en gerencia para la ordenes por parte proveedores.
los tiempos acordados autorización de pago a de los
proveedores proveedores. Establecer sistema de
No se asigna Retrasos en la pagos On-line para
presupuesto para pago atención al usuario eliminar retraso de
a proveedores interno. pago por falta de firma
dando preferencia a a los cheques.
inversiones en las Establecer
Pérdida de credibilidad
nuevas empresas presupuestos de
ante el proveedor por
Tesorería no comparte no realizar pagos de gastos para pago a
compromiso con las acuerdo a lo pactado. proveedores.
obligaciones
adquiridas con Incomodidad del
proveedores personal de compras
Falta de liquidez para para atender a los
pago a proveedores proveedores por
motivo de pago
Requerimientos Solicitante desconoce Malas compras Reestructurar el
carecen de datos claros la información técnica generadas por error en catálogo de materiales
y no especifican No hay uniformidad en las especificaciones.
prioridad de atención. la nomenclatura que Establecer
maneja logística y el procedimiento para
usuario solicitudes de pedido

28
 Catálogo de materiales Incremento de
desactualizado inventarios por malas
compras

Retrasos en atención
al usuario interno
No se manejan puntos No se maneja Desabastecimiento en Implementar la gestión
de reposición para gestión de la producción de inventarios en los
materiales críticos inventarios en la Compras de urgencia almacenes.
empresa No hay
una personal Paradas de producción
Establecer
destinado a la labor
de gestión de procedimientos de
inventarios inventarios
No se sabe si el
sistema tiene opciones
para el manejo de
reposiciones
No hay No hay integración Usuarios insatisfechos Redefinición de
retroalimentación de la entre el personal de funciones del área de
información entre las compra y almacenes Roturas de stock almacenes
áreas de compras y Problemas de actitud Retraso de actividades Establecer
almacenes. del personal de procedimientos de
almacenes. almacenes
El personal de
almacenes no se
siente comprometido
con el nivel de servicio
logístico
No se utiliza el software Falta de capacitación Procesos manuales Establecimiento de un
logístico al 100% en el uso del sistema innecesarios plan de capacitación a
SAP Retraso en la todos los usuarios del
Falta de inversión para disponibilidad de la sistema SAP en
mejoras del sistema información coordinación con el
No permite gestionar proveedor del software
mejor las compras
Falta de políticas y No hay interés para No hay delimitación de Establecer de políticas
procedimientos documentar los las actividades del y procedimientos en el
documentados en el procesos área logística área logística
área logística Personal involucrado No hay mejora
más en temas continua del área
operativos que en
gestión
Incumplimiento de Mala elección del Retraso en la atención Evaluación de
fechas de entrega de proveedor del usuario interno proveedores
los materiales Falta de pago a Paradas de producción Establecer
proveedor Bajo rendimiento del procedimiento para la
No hay evaluación del nivel de servicio generación de órdenes
desempeño de los de compra
proveedores
Demora en la
generación de la orden
de compra
Falta de seguimiento a
orden de compra
Fuente: Elaboración propia

29
5.2. PROBLEMÁTICA DE LAS ACTIVIDADES DE ALMACENAMIENTO

POSIBLES
PROBLEMA CAUSA EFECTO
SOLUCIONES
Información de stock no No se registra a tiempo Compras de urgencia Implementar salidas
está en tiempo real de materiales del
Salidas en vales Roturas de stock almacén a través del
manuales sistema Establecer
Registro doble de los No existe confiabilidad en procedimientos para
insumos en SAP y en la información del sistema el despacho de
Excel materiales
Almacenes no avisa a la El almacenero no cumple Retraso en la producción Redefinición de funciones
solicitante llegada de sus funciones Genera malestar en el Establecimiento de
materiales Problema de actitud del usuario procedimientos para
personal de almacén recepción de materiales
Sobrecarga de trabajo Materiales no son
por atención a retirados del almacén
EMPAFRUT y las
empresas de la alianza Usuario solicita
estratégica información a compras
sobre llegada de
materiales
No se verifica todo el El almacenero no cumple Devoluciones a Redefinición de funciones
material recibido sus funciones destiempo de almacenes
Problema de actitud del Incremento del material Establecimiento de
personal de almacén innecesario en procedimientos de
No tiene tiempo por estar el inventario del almacén almacenes
digitación
documentación en el
sistema
No ubica correctamente Catálogo de materiales Incremento del Reestructurar el catálogo
los materiales, desactualizado inventario en almacén de materiales
demorando en la Falta de orden en el Compras innecesarias Establecimiento de
atención al usuario almacén habiendo stocks en el procedimientos para
No cuenta con espacio almacén despacho de materiales
suficiente por guardar
productos en desuso
Carece de la estructura
necesaria para el
ordenamiento de
materiales
Usuario da mala Usuario desconoce la Compras innecesarias Reestructurar el catálogo
información para información técnica No habiendo stocks en el de materiales
búsqueda de materiales hay uniformidad en la almacén
nomenclatura que Retrasos en atención al Difundir el catálogo de
maneja logística y el usuario interno materiales entre los
usuario usuarios
Fuente: Elaboración propia

30
VI. CONCLUSIONES

 El área logística no gestiona los inventarios incurriendo en compras de

urgencia para abastecer de materiales de alta rotación en los procesos
productivos. Con la matriz de posicionamiento y el manejo de
procedimientos se logrará el control de materiales que deben manejarse
con compras de reposición.
 El uso de mapeo de procesos permite conocer el flujo de la información e
identificar los cuellos de botella que se generan en cada una de las
actividades.
 La implementación de las estrategias con los proveedores permite
establecer planes de acción a largo plazo logrando un abastecimiento
equilibrado.

31
VII. RECOMENDACIONES

 Tomar como practica de mejora continua el uso de mapeos de procesos

para identificar los problemas en cada área.
 Implementar el sistema de pagos mediante transferencia bancaria para
realizar pagos a los proveedores vía on-line.
 Establecer un plan de compras anual para los productos identificados
críticos para el normal funcionamiento de las operaciones.
Formar equipos de trabajo entre personal de compras, producción y
planificación de las operaciones a fin de tener una mejor planificación de
requerimientos.

32