Manual de Manejo de Caja Chica

MANUAL DE INTRUCCIÓN EDICION:1
FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
TITULO: CONTROL DE MANEJO DE CAJA CHICA
Manual de Manejo de Caja Chica de la Asociación

Cooperativa de Ahorro y Crédito Santa Victoria
de Responsabilidad Limitada
(COSAVI DE R.L)
Elaborado: ______________ Revisado por_________________ Autoriza por:_______________

Oficial de Cumplimiento Gerente Administrativa Financiera Consejo de Admón.
FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
IDENTIFICACIÒN
AUTORIZADO POR : ________________________________________
Consejo de Administración
REVISADO POR : _________________________________________
Lic. Héctor Cruz
Gerencia Administrativa Financiera
ELABORADO POR : _________________________________________
Mirian de Delgado
Oficial de Cumplimiento

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
CONTENIDO DEL MANUAL

I. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 5
II. ALCANCE ...................................................................................................................................... 5
III. RESPONSABLES ........................................................................................................................ 5
IV. POLITICAS ................................................................................................................................ 6
V. REVISIÓN ..................................................................................................................................... 8
VI. GLOSARIO ................................................................................................................................ 8
ANEXOS ............................................................................................................................................... 9
VALE DE CAJA CHICA ........................................................................................................................... 9
BITACORA DE ACTUALIZACIÓN ......................................................................................................... 11

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
INTRODUCCIÓN
El presente manual ha sido elaborado, con la finalidad de contar con una herramienta valiosa, que
nos permita contar con una guía en el manejo de fondos de caja chica
El manual ha sido constituido por objetivos, responsable y políticas.

FECHA: 21/04/2016
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I. OBJETIVO
Hacer cumplir de manera eficiente las políticas y normas establecidas para el buen manejo de
fondos de caja chica por el personal designado.
II. ALCANCE
La presente herramienta define las normas que se deben seguir por las personas involucradas en
el proceso, desde la solicitud de efectivo a través de caja chica, hasta la solicitud de reingreso de
fondos a contabilidad.
III. RESPONSABLES
A. Consejo de Administración: será el responsable de aprobar la creación, laminación,

disminución o incremento de fondos de caja chica.
B. Gerencia Administrativa Financiera: es la responsable de solicitar la creación, eliminación,

diminución o incremento de caja chica con su respectiva justificación.
C. Presidente de Junta de Vigilancia: Será el responsable de realizar arqueos de los

encargados de caja chica, cuando lo requiera conveniente.
D. Cajas: Será el responsable de manejo de fondos de caja chica asignado a su cargo.
E. Encargados de Agencia: Sera El Responsable de gestionar el pago de fondo de caja chica

del personal su cargo.
F. Gerencia Administrativa Financiera: Sera el responsable de verificar y autorizar la

elaboración de cheques de reintegro de caja.

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
G. Centrador General o Auxiliar Contable: Sera el Responsable de realizar cheque (si lo

hubiere, de reintegro y realizar arqueos de caja chica instrucciones de Gerencia
Administrativa Financiera.
IV. POLITICAS
A. La finalidad de fondo de caja chica tiene el fin de solventar y satisfacer el tiempo

oportuno la necesidad de cancelar gastos menores de la Agencia Central y Sus Respectivas
Sucursales.
B. El fondo de caja chica se asignara por áreas o cargos administrativos que lo requieran por
la naturaleza de sus funciones y por el acuerdo del Consejo de Administración.
C. Los fondos de caja chica estarán asignados a un cajero y al jefe de las agencias respectivas
otro cargo que autorice con su debida justificación.
D. La Gerencia Administrativa Financiera será la responsable de autorizar las facturas y vales

de fondos de caja chica por el cajero responsable y el encargado de la agencia para la
elaboración de cheque de reintegro o cancelación e efectivo.
E. El Contador General o Auxiliar Contable, será el responsable de la elaboración del cheque

(si lo hubiere) en concepto de reintegro de caja chica.
F. Los cheques en concepto de reintegro de caja chica e oficina central, serán emitidos al
mensajero para realizar el cambio del mismo.
G. El área de cajas Oficina Central será el responsable del manejo de caja con un fondo
asignado a su cargo por $100.00.
H. El jefe de sucursal será el responsable de los fondos de caja gestionar los fondos de chica
a través de la agencia central.

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
I. El responsable de los fondos de caja chica en Agencia Central deberá realizar un arqueo de
caja diariamente, en base al efectivo existente y corroborando los vales provisionales y
facturas justificadas.
J. El personal responsable del arqueo de caja lo realizara de manera periódica y dejando

constancia de manera escrita.
K. Los fondos de caja chica y las facturas o documentos que respalden la salida de efectivo
deberán estar resguardados en un lugar seguro y en caja fuerte.
L. Los fondos asignados al cajero responsable de Agencia Central, son designados

exclusivamente para solventar compras menores, pagos de servicios, compras regulares,
viáticos a empleados y viáticos a órganos de dirección. Y recargas a líneas telefónicas en
todas las agencias.
M. Las compras de caja chica no podrán acceder del 10% del monto asignado.
N. Todo egreso de caja deberá estar respaldado por vales o facturas correspondientes al
nombre COSAVI DE R.L o recibido detallado el uso de los fondos.
O. La factura de alimentación deberán ser debidamente firmadas por la persona quien utiliza
el fondo.
P. Los egresos de caja chica en concepto de alimentación podrán ser respaldadas por recibos
detalladando el uso de fondo siempre u y cuando se autorice por el Consejo de
Administración o Gerencia Administrativa Financiera.
Q. El vale provisional se liquidara al presentar facturar correspondiente.
R. Junta de vigilancia, Auditor Interno, Gerencia Administrativa Financiera y Contador

General están facultados para realizar arqueos de caja.

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
V. REVISIÓN
El presente manual será objeto de revisión cada 12 meses, cada vez que se considere necesario
por Consejo de Administración, Gerencia Administrativa Financiera o Contador General.
VI. GLOSARIO
Fondos de Caja Chica: Dinero en efectivo destinado para atenciones y compra de materiales o
compra de suministros menores.
Arqueo: Verificación de los fondos de caja chica, a través de su aplicación en el gasto, factura,
recibos, comprobantes, y saldo disponible.
Atenciones: Se entiende como atenciones a todos aquellos gastos los cuales son considerados
como imprevistos generados por el desarrollo de actividades realizadas por los miembros de la
Junta de Vigilancia y Consejo de Administración a beneficio de la Cooperativa.
Compras Menores: Compra de Material y suministro menores necesarios e uso rutinario para el
desarrollo habitual de las actividades del área Administrativa.

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
ANEXOS
VALE DE CAJA CHICA

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
1. ORIGINAL CONTABILIDAD
1. COPIA CAJAS

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:
BITACORA DE ACTUALIZACIÓN
NOMBRE DE MANUAL FECHA DE FECHA DE FECHA DE

ELABORACIÓN
REVISIÓN VIGENCIA
MANUAL DE CONTROL Y 10/04/2016 21/04/2016

MANEJO DE CAJA CHICA
FECHA VIGENCIA
SUSTITUYE AL DE REVISION PAGINAS FECHA ULTIMA OBSERVACIONES

FECHA SUSTITUIDAS REVISION

FECHA: 21/04/2016
PAGINA:


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