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LOGOTIPO PROCEDIMENTO DA QUALIDADE PQ 002

ASSUNTO: Controle de Documentos

1.0 OBJETIVO

Definir a diagramação e estrutura a ser adotada nas normas e procedimentos e a metodologia para elaborar,
aprovar, revisar, distribuir e arquivar os documentos e dados do Sistema de Qualidade.

2.0 APLICAÇÃO

Todos setores da NOME DA EMPRESA.

3.0 REFERÊNCIAS

PQ 023 - Auditoria Interna;


PQ 026 - Registros da Qualidade.

4.0 RESPONSABILIDADE

4.1 CABE AOS FUNCIONÁRIOS

 Divulgar e cumprir as diretrizes estabelecidas nas normas e procedimentos;


 Revisar as normas e procedimentos quando necessário;
 Analisar e aprovar as normas e procedimentos, quando assim lhes couber.

4.2 CABE À GARANTIA DA QUALIDADE

 Elaborar a diagramação das normas e procedimentos observando-se ao padrão estabelecido neste


procedimento;
 Incorporar e controlar as revisões nas normas e procedimentos;
 Controlar os originais (informatizados e/ou em papel) das normas e procedimentos;
 Distribuir cópias controladas e não controladas dos documentos, na revisão mais atual;
 Controlar a numeração e originais das normas e procedimentos.

5.0 DEFINIÇÕES

5.1 NORMA

É o documento que estabelece as regras da empresa no que se refere a padrões técnicos, meio ambiente,
segurança industrial e patrimonial, administração de pessoal, contábil/financeira e de compra, considerando-se
à legislação, especificações técnicas, normas nacionais, internacionais e de clientes. Há normas dos seguintes
tipos: administrativa, de meio ambiente, de segurança e técnica.

5.2 PROCEDIMENTO

É o documento técnico-administrativo que traduz a forma de como realizar tarefas/atividades, a fim de que
cada funcionário e/ou terceiro envolvido saiba o quê, onde, porquê, quando e como fazer.

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6.0 DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES

6.1 MODELOS DE CABEÇALHO E RODAPÉ DE DOCUMENTOS

(1) (2) (3)

(4)

(1) “Logomarca ”;
(2) identificação do documento;
(3) código do documento;
(4) assunto;

(5) (6) (7) (8)

(5) seção;
(6) revisão;
(7) data da impressão;
(8) página;

6.1.1 Codificação

XX YYY

Número seqüencial

Identificação do documento

Nos documentos do Sistema de Garantia da Qualidade, são utilizadas as seguintes identificações:

MQ: Manual da Qualidade


PQ: Procedimento da Qualidade
IT: Instrução Técnica
FQ: Formulário da Qualidade
Na elaboração dos PQ’s (Procedimentos da Qualidade), a norma de referência é ISO 9001:2008.

6.1.2 Configuração de Documentos

Todas as normas e procedimentos deverão adotar os seguintes tópicos no texto, que devem ser escritos em
letras maiúsculas e em negrito. Os tópicos, itens e sub-itens seguirão a seguinte grafia:

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6.1.3 Estrutura dos Documentos

Na elaboração de documentos do Sistema de Garantia da Qualidade é utilizada, a seguinte estrutura:

1.0 OBJETIVO
Deve apresentar de maneira clara e resumida a finalidade a que se destina o documento.

2.0 APLICAÇÃO
Deve enumerar os Setores/Áreas/Departamentos aos quais se aplica o documento.

3.0 REFERÊNCIAS (quando aplicável)


Normas, procedimentos, instruções ou outros é consultado para complementar ou elucidar a atividade.

4.0 RESPONSABILIDADES
Indicação das atribuições e respectivos responsáveis pela sua execução.

5.0 DEFINIÇÕES (quando aplicável)


Deve conter o significado das palavras e termos técnicos, não considerados de conhecimento generalizado.

6.0 DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE


Detalha o quê e como fazer para atingir o objetivo do documento.

7.0 REGISTROS DA QUALIDADE (quando aplicável)


Lista de registros da qualidade aplicáveis as atividades.
Modelo da tabela de registros:

Identificação Coleta Indexação Acesso Arquivamento Armazenamento Manutenção Disposição

8.0 ANEXOS (quando aplicável)


Qualquer documento, fluxo, diagrama, formulário, etc..., que venha a ilustrar a atividade.

9.0 ALTERAÇÕES
Descrição das alterações efetuadas no documento.
Modelo da tabela de alterações:

REVISÃO DATA ALTERAÇÃO

10.0 LISTA DE DISTRIBUIÇÃO


Lista definindo no mínimo, visto, data e área/ departamento que recebe cópias controladas do documento,
onde não houver sistema eletrônico disponível.
Modelo da lista de distribuição:

ÁREA / DEPARTAMENTO QTD CÓPIAS DATA VISTO

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6.2 EMISSÃO E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS E DADOS

A hierarquia de aprovação de documentos é:

 emitido por: campo não obrigatório


 revisado por: campo não obrigatório
 aprovado por: campo obrigatório

Emitente elabora o documento/ dado conforme PQ 002 consulta os departamentos envolvidos quanto à
aplicabilidade do documento/ dado e envia o documento para aprovação.

O procedimento e/ou norma é considerado aprovado com pelo menos a assinatura de 01 (um) dos
aprovadores, sendo entretanto, oficializado na lista mestra e disponibilizado em sistema eletrônico ou cópia
física.

NOME DATA APROVAÇÃO VISTO


APROVADOR
APROVADOR
APROVADOR

A Lista Mestra dos documentos, considerada um dado, é analisada criticamente e aprovada conforme item 6.5,
sendo mantido somente a última atualização.

As responsabilidades/ autoridades descritas podem ser executadas por pessoal hierarquicamente superior as
funções definidas.

6.3 ALTERAÇÃO DE DOCUMENTOS

Emitente consulta departamentos envolvidos quanto à aplicabilidade da alteração do documento, preenche o


campo “alterações” do documento e informa a Garantia da Qualidade que procede e oficializa as alterações no
documento e sua distribuição.

As alterações em documentos são analisadas criticamente e aprovadas.

A Garantia da Qualidade altera Lista Mestra, quanto à revisão, recolhe e identifica revisão anterior como
obsoleto e distribui as cópias dos documentos controlados aos setores segundo lista de distribuição, mantendo
o original da versão anterior.

6.4 DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS

Os setores usuários assinam colocam a data na lista de distribuição.

A Garantia da Qualidade mantém lista de distribuição junto ao original da revisão pertinente, após distribuição
de todas as cópias.

6.5 CONTROLE DE DADOS

Emitente identifica a necessidade de dados, emite ou utiliza documentos que incluam ou definam sua estrutura,
sendo obrigatório estarem evidenciados o emitente, data e aprovação.

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Responsável analisa criticamente e aprova os dados sempre que emitidos/alterados. As alterações em dados
são analisadas criticamente e aprovadas pelas mesmas funções/ órgãos que realizaram a análise crítica e
aprovação dos originais, salvo, prescrição em contrário.

6.6 IDENTIFICAÇÃO DE "STATUS" DE DOCUMENTOS

6.6.1 DOCUMENTO CONTROLADO: Versões atuais de documentos distribuídos aos usuários, carimbar em
todas as páginas de todas as cópias na cor azul, conforme abaixo:

CÓPIA CONTROLADA
REPRODUÇÃO PROIBIDA

Obs.: Os originais não possuem carimbo para possibilitar a execução das cópias.

6.6.2 DOCUMENTO NÃO-CONTROLADO: Documentos para simples informação, não utilizados para
execução das atividades, carimbar em todas as páginas de todas as cópias na cor vermelha, conforme abaixo:

CÓPIA NÃO-CONTROLADA
REPRODUÇÃO PROIBIDA

6.6.3 DOCUMENTO OBSOLETO: Versões anteriores ao documento original quando mantidas por motivos
legais e/ou para preservação de conhecimentos, são arquivadas na garantia da qualidade carimbadas como
copias obsoletas.

CÓPIA OBSOLETA

6.7 CONTROLE DE DOCUMENTOS DE DADOS DE ORIGEM EXTERNA

Documentos externos deverão ser identificadas conforme figura 1 e controladas. Anualmente uma revisão na
lista mestre deve ser feita, onde a fonte destas normas deverá ser consultada para verificar se existem normas
obsoletas.

Quando documentos de dados de origem externa, recebidos em forma física, os mesmos são identificados e
“carimbados”.

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NOME DA EMPRESA

Documento controlado Nº: _________

Área responsável: ________________

Fig.1

Onde:

"Documento controlado Nº: _______" = número seqüencial que possibilita a identificação do documento;

"Área responsável: ____________" = nome da área que solicitou e recebeu o documento.

Após preenchido os dados do carimbo, o mesmo é incluído no controle de recebimento/liberação de cópias


conforme FQ 003.

Documentos obsoletos de origem externa seguem a sistemática conforme item 6.6.3.

6.8 ANÁLISE PERIÓDICA DOS DOCUMENTOS

Os documentos são periodicamente analisados, por meio de “Check-List”, quando da realização das Auditorias
Internas da Qualidade, conforme PQ 023.

7.0 REGISTROS

Identificação Coleta Indexação Acesso Arquivamento Armazenamento Manutenção Disposição


FQ- 002 – No mínimo
Sistema de
Controle de Livre, via revisão
SGQ Documento Pastas Gestão da Destruir
Documentos de SGQ anterior,
Qualidade
Origem Interna durante 01 ano
FQ-003 – No mínimo
Sistema de
Controle de Livre, via revisão
SGQ Documento Pastas Gestão da Destruir
Documentos de SGQ anterior,
Qualidade
Origem Externa durante 01 ano
FQ-004 – No mínimo
Sistema de
Controle de Livre, via revisão
SGQ Documento Pastas Gestão da Destruir
Política da SGQ anterior,
Qualidade
Qualidade durante 01 ano

8.0 ANEXOS
N/A

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ALTERAÇÕES

REVISÃO DATA ALTERAÇÃO

APROVAÇÃO

NOME DATA APROVAÇÃO VISTO


APROVADOR
APROVADOR
APROVADOR

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