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Filtros Avanzados

El comando Filtro avanzado te permite filtrar una lista en su lugar (como el comando
Autofiltro), pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello,
tienes que escribir los criterios (o condiciones) según los cuales deseas filtrar los
datos (en un rango independiente).

Criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro.

Los filtros avanzados se utilizan para:

- Filtrar criterios complejos en menor tiempo.


- Llevar una copia de los datos filtrados a otro lugar o dentro de la misma.
- Filtrar sólo parte de la lista. Por ejemplo sólo algunas columnas en particular.

Preparar la base de datos o lista

El filtro avanzado exige marcar tres rangos en la hoja de cálculo: El rango de Lista (que es
base de datos), El rango de criterios y el rango de extracción (o rango copiar a).

1. Rango de Lista: es la lista normal en la que deseamos realizar el filtro (Base de Datos)
2. Rango de criterios: Espacio donde se escribirán las condiciones o parámetros que
limitan los datos que se filtrarán. En este rango podrás colocar todos o sólo algunos de
los campos (columnas).
3. Rango de Salida: Celdas donde Excel realizará una copia de la información
filtrada. Puedes omitir este rango si decides no copiar los datos filtrados en otro lugar
sino simplemente ocultar los datos que no cumplen las condiciones en la lista original.

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas


Preparar la siguiente Base de Datos para realizar Filtros Avanzados en el siguiente ejemplo:

1. Filtrar a todos los registro cuyo primer carácter del nombres es la letra “C” y tengan hijos

Definimos nuestro rango de criterios y rango de extracción en la hoja de cálculo, el rango de


criterios debe contener una copia idéntica de los nombres de campos de la base de datos y en
el rango de extracción no.

A continuación escribiremos los criterios de extracción para la pregunta 1:

Debajo de Nombre escribimos C* (Nombres que empiecen con C) y debajo de Hijos escribimos
>0 (que tengan hijos)

RANGO DE CRITERIOS PREGUNTA 1


APE-PATERNO APE-MATERNO NOMBRE PROFESION SECCION SUELDO FONO FECNAC HIJOS ESTCIV EDAD SEXO
C* >0

Una vez definidos nuestros criterios, completamos la acción de extracción de los registros que
cumplen dichos criterios, para ello haremos lo siguiente:

NOTA: No siempre se van a utilizar todos los campos de la base de datos, se pueden utilizar
solo los campos en donde se van aplicar criterios (Para este ejemplo sólo pudo ser
NOMBRE y HIJOS en el rango de criterios)

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas


Ubicamos el cursor dentro de la base de datos, hacemos un clic en la ficha Datos y a un clic en
avanzadas (observe la figura)

Aparece la siguiente ventana


Como se observa el Rango de la lista aparece
especificado el rango de la base de datos
(B9:M29), es porque ubicamos el cursor
dentro del rango.

El Rango de criterio debemos indicarle desde


donde hasta donde, para nuestro ejemplo
seria desde B33:M34 (nombres de campos y la
(s) filas de criterios)

Por ultimo indicamos el rango de extracción


(Copiar a), pero como se observa esta
desactivado, para activarlo debemos
seleccionar en Acción la opción Copiar a otro
lugar y luego indicar la celda donde se desea
los datos

Indicados todos los rangos, debe quedar la


ventana de Filtro avanzado de la siguiente
manera.

Hacemos un clic en el botón Aceptar y deben


aparecer los registros que cumplen los
criterios indicados.

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas


Resultado de la Pregunta 1
RANGO DE EXTRACCION PREGUNTA 1
APE-PATERNO APE-MATERNO NOMBRE PROFESION SECCION SUELDO FONO FECNAC HIJOS ESTCIV EDAD SEXO
VALAREZO BURGA CECILIA ING.ELECTRONICO COMUNICACIONES 620 25-8894 02/10/1960 4C 52 F
MELENDEZ QUIROZ CESAR TEC.COMPUTO COMPUTO 750 24-8459 14/02/1971 1C 41 M
SANCHEZ MONTOYA CARLOS CONTADOR CONTABILIDAD 900 25-9349 01/05/1962 2V 50 M
RODRIGUEZ ROMERO CARLOS ADMINISTRADOR GERENCIA 1650 25-5783 18/04/1950 3C 62 M

Tipos de Criterios: Hay dos tipos de Criterios para Filtros Avanzados

EL CRITERIO TIPO “Y”: Cuando utiliza una fila del rango de criterios y especifica condiciones en
diferentes campos de la base de datos y extrae solo a los registros que cumpla todos los criterios

EL CRITERIO TIPO “O”: Cuando utiliza varias filas del rango de criterios y especifica condiciones en
diferentes campos de la base de datos y extrae a todos los registro que cumpla al menos unos de
los criterios

Ejemplos Tipo “Y”


1. Extraer a los registros que trabajen en Planta y sean Casados
2. Extraer a los registros que sean Ingenieros y tengan hijos
3. Extraer a los registros cuyo segundo carácter del ap. Paterno sea la letra “E” y tengan un
sueldo mayor a 900 pero solo mostrando los siguientes campos: Ap_Paterno, Ap_Materno,
Nombre, Sueldo y Profesión.
4. Extraer a los registros cuya fecha de nacimiento sea de la década de los 60
5. Extraer a los registros cuyo primer carácter de la Sección es la letra “C” y sean masculinos y
sean diferentes de divorciados

Ejemplos Tipo “O”


6. Extraer a los registros que trabajen en la sección de Gerencia, Secretaria y Administración
7. Extraer a los registros cuyo segundo carácter del Ap. Paterno es la letra “A” y sean femeninos y
su sueldo este entre 1000 y 1400 o trabajen en la sección de Computó
8. Extraer a los registros cuya edad estén entre 50 y 70 o sean solteros pero con los siguientes
campos: Nombres, Ap_Paterno, Ap_Materno, Profesion, Edad. Est_Civil y Sueldo en ese orden.

Todos estos ejemplos serán desarrollados en clase.

Profesor: Oscar A. Zavaleta Cedeño Centro de Informática de Ciencias Económicas