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UNIVERSITÄT IN BANJA LUKA

WIRTSCHAFTSFALULTÄT BANJA LUKA

DIE DIENSTREISE
DIE SEMINÄRARBEIT

Fach: Deutsch für Wirtschaftler

Mentor: Doc dr Amira Žmirić

Student: Dušica Bosančić 04/14

Abschnitt: Wirtschaft und Business-Management

Richtung: Bankwesen und Versicherungen

Banja Luka, Mai 2017


INHALTSVERZEICHNIS

EINLEITUNG ................................................................................................................................. 3

1. BEGRIFFSBESTIMMUNG ....................................................................................................... 4

2. DIE DIENSTREISEKOSTEN ................................................................................................... 5


2.1. Nachweis von Reisekosten ................................................................................................. 5

3. ORGANIZATION DER DIENSTREISE ................................................................................... 6


3.1.Die Möglichen Verkehrsmittel ............................................................................................ 6
3.2.Koffer packen ...................................................................................................................... 8
3.3.Hotel reservieren ................................................................................................................. 9

4. 9 TIPPS FÜR ERFOLGREICHE GESCHÄFTSREISEN ........................................................ 10

5. SICHERHEITSREGELN BEI UNS ........................................................................................ 12

ZUSAMMENFASSUNG .............................................................................................................. 13

LITERATUR ................................................................................................................................. 14

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EINLEITUNG

Die Dienstreise stellt eine wichtige und ziemlich anspruchsvolle Organisation im


Unternehmen. Dienstreise ist eine Reise, auf die wir von der Firma geschickt worden, in
denen wir arbeiten, um bestimmte Aufgaben zum Wohl unseres Unternehmens
durchzuführen.

Passagiere (Mitarbeiter im Unternehmen) müssen einige Sachen im Vorhinein


bereitstellen, z.B. prüfen ob alle Ausweispapiere gültig sind. Wichtige Dokumente sollten
kopiert werden oder digital erfasst, zum Beispiel so: einfach abfotografiert und die Bilder in
eine Dropbox oder in Ihren Mailaccount hochladen. Passagiere müssen auch
Auslandsreiseschutz prüfen, dh entweder EU Krankenversicherungskarte haben oder
Auslandsreise-Krankenversicherung besorgen. Die Vorbereitungsliste für Reisen lässt sich
nahezu unendlich fortsetzen, aber wir haben einige Punkte, die für Business Reisen von
besondere Bedeutung sind, dargestellt.

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1. BEGRIFFSBESTIMMUNG

Die Dienstreise ist eine begrenztere und konzentrierte Teilmenge der regelmäßigen
Tourismus.Während des Geschäftstourismus (Reisen), sind Einzelpersonen immer noch
arbeiten und bezahlt werden, aber sind so weg von ihrem Arbeitsplatz und zu Hause.1

Einige Definitionen des Tourismus neigen dazu, Geschäftsreisen auszuschließen.


Allerdings definiert die Welttourismusorganisation (WTO) Touristen als „ Menschen, die in
außerhalb ihres üblichen Umfelds für nicht mehr als ein aufeinanderfolgendes Jahr für
Freizeit-, Geschäfts- und andere Zwecke unterwegs sind und dort bleiben. "2

Zu den Aktivitäten des primären Geschäftstourismus gehören Treffen und Teilnahme


an Konferenzen und Ausstellungen. Trotz des Begriffs Geschäft im Business-Tourismus,
wenn Einzelpersonen von Regierungs- oder Non-Profit-Organisationen in ähnliche
Aktivitäten engagieren, ist dies immer noch als Business-Tourismus (Reisen) kategorisiert.

Dienstreise kann einzelne und kleine Gruppenreisen beinhalten, und Destinationen


können kleine bis größere Treffen beinhalten, darunter Kongresse und Konferenzen, Messen
und Ausstellungen. In SAD, etwa die Hälfte des Geschäftstourismus beinhaltet die Teilnahme
an einem großen Treffen dieser Art. 3

Einfachere, Dienstreise ist eine Reise, auf die wir von der Firma geschickt worden, in
denen wir arbeiten, um bestimmte Aufgaben zum Wohl unseres Unternehmens
durchzuführen.

1
Mayrhofer, Furtmüller, Kasper, Personalmanagement, Linde Verlag, 2015
2
Georg Schreyögg, Daniel Geiger, Organisation, Springer Gabler, 2015
3
http://www.spiegel.de, stand am 20.05.2017

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2. DIE DIENSTREISEKOSTEN

Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Tagegelder und sonstige Nebenkosten können erstattet


werden. Der Nachweis von Reisekosten erfolgt durch Originalbelege. Erhält der
Dienstreisende von dritter Seite Zuwendungen für dieselbe Dienstreise bzw. Dienstgang,
muss diese auf die Reisekostenvergütung angerechnet werden. Tägliche Fahrtkosten zwischen
Wohn- und Arbeitsstätte sind nicht erstattungsfähig.

Das Tagegeld berechnet sich vom Zeitpunkt der Abfahrt bis zur Rückkehr. Z.B.:

• ab 8 Stunden 12,00 KM

• ab 14 Stunden 24,00 KM

• ab 24 Stunden 48,00 KM

Gibt es bei der Dienstreise kostenlose Bewirtung, wird das Tagegeld folgendermaßen
gemindert. Z.B.:

• Frühstück: - 20 %

• Mittagessen: - 50 %

• Abendessen - 30 %

2.1. Nachweis von Reisekosten

Grundsätzlich gilt, dass alle Reise- und Dienstreisekosten durch entsprechende


Originalbelege nachgewiesen werden müssen. Aus den Belegen sollte hervorgehen, wer die
Dienstreise bzw. die Dienstgänge, wann unternommen hat und welchem Zweck sie diente.
Dienstreisen sollten einzeln mit einem Reisekostenabrechnungsformular abgerechnet werden.
Der Projektbezug muss dokumentiert und die schriftliche Genehmigung der Projektleitung
beigelegt sein. Bei der Abrechnung von Dienstgängen können eigene Formulare verwendet
werden, wenn sie alle erforderlichen Angaben enthalten. Es empfiehlt sich eine monatliche
Abrechnung der Fahrtkosten zu erstellen.

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3. ORGANIZATION DER DIENSTREISE

Wir müssen vorsichtiger sein, wenn wir auf eine Dienstreise gehen. Außer unseren
Koffern, tragen wir auf eine Dienstreise große Verantwortung. Deshalb muss unsere
Dienstreise sehr organisiert sein. Wir sollen achten auf: die Möglichen Verkehrsmittel, Koffer
packen, Hotel reservieren.

3.1. Die Möglichen Verkehrsmittel

Wenn wir auf eine Dienstreise gehen, können wir mit Auto, Flugzeug, Schiff oder mit
Zug reisen. Es gibt die Pro und Nachteile für jede Verkehrsmittel.

Reisen mit dem Auto: Mit dem Auto zu fahren ist sehr praktisch und beliebt. Einige
Vorteile die auftauchen sind zwar: im Vergleich mit andere Optionen ist es ziemlich schnell.
Es gibt eine begrenzte Anzahl von Menschen die mitfahren können, d.h. man kann die ruhige
Atmosphäre genießen. Ein zusätzlicher Vorteil ist die Möglichkeit viel Gepäck mitzunehmen.
Falls man sich von den Tieren nicht trennen kann, ist das Auto die einzige realistische
Option. Wer mit dem Auto fahrt kann seine/ihre Reise je nach eigene Wünsch organisieren,
man kann mehrere Pause machen falls es notwendig ist oder genau umgekehrt. Falls man
etwas Neues sehen will, gibt es idR viele Sehenswürdigkeiten oder schöne Natur unterwegs.
Jedoch ist es nicht alles so perfekt, es gibt ein paar wichtige Punkte die gegen diese Option
sprechen. Nämlich, es kostet deutlich mehr als z.B. Reisen mit dem Flugzeug oder Zug. Viele
Nebenkosten müssen inkludiert werden: Benzin, KFZ-Steuer, Versicherung,
Parkplatzgebühren, Wartungen und eventuelle Reparaturen. Außerdem muss man immer
einen geeigneten Parkplatz finden und natürlich bezahlen. Die Reise mit dem Auto ist auch
sehr gefährlich. In jedem Jahr sterben an die 20 000 Deutsche auf den Straßen.4 Während der
Autoreise setzen Sie sich stundenlang einer der größten Gesundheitsgefährdungen aus: dem
dauernden Einatmen von Kohlenoxyd-Gasen. Wir können sagen, dass Autofahren die Umwelt
verschmutzen.

 Reisen mit dem Flugzeug:

Mit dem Flugzeug haben wir eine kürzere Anreise. Auch ist ein Flug für viele Menschen
besonders spannend. Ihr müsst Euch nicht auf die Fahrt konzentrieren und könnt um
4
http://wikitravel.org, stand am 20.05.2017

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kümmern. Wir können über unsere Aufgabe denken und wir müssen nicht ein Parkplatz
suchen. Vor der Flugbuchung achtet Gezielt auf stirbt verschiedene Tarife für Reise. Es gibt
viele unterschiedliche Preise und ein Vergleich kann bares Geld sparen. Für eine Dienstreise
müssen wir geruht sind und dass kann Flugzeugreise uns leisten.

Die Flugzeugreise hat viele Nachteile. Das Fliegen ist oft die teurere Anreise. Wir können
keine individuellen Pausen machen wie mit dem Auto. Das Hauptproblem bei Flugreisen
besteht für Menschen in den wechselnden Druckverhältnissen. Vor allem bei Start und
Landung leiden sie häufig unter Ohrenschmerzen. Auch es gibt nur bedingtes Arbeiten im
Flugzeug (Handyverbot…)

 Reisen mit dem Zug:

Die Reisen mit dem Zug sind nicht sehr teuer. Eine Reise mit der Bahn ist gemütlicher und
entspannter als eine Flug- oder Autoreise. In keinem Transportmittel können sich Menschen
so frei bewegen wie im Zug. Auch in Zug haben wir Zeit uns zu geruchen und während der
Fahrt kann man sich noch anderen Dingen widmen und so die Zeit besser nutzen. Wenn man
nicht oft umsteigen muss, ist die Bahn auf längere Strecken auch recht schnell.

Ein Nachteil der Bahn ist die fehlende Flexibilität. Sie sind bei der Reise an die vorgegebenen
Abfahrts- und Ankunftszeiten gebunden. Am Zielort angekommen müssen Sie weitere
Verkehrsmittel nutzen, beispielsweise ein Taxi oder die Bahn, um zum Hotel oder der
Ferienwohnung zu gelangen. Man braucht meist weitere Verkehrsmittel um an den
gewünschte Ort zu kommen (Umsteigen, Taxi…).

 Reisen mit dem Schiff:

Schifffahren umgibt noch immer der Charme des Teuren, des Extravaganten, des Exklusiven.
Doch das ist nur begrenzt zutreffend. Exklusiv sind Schifffahren ganz sicher, extravagant
manchmal, aber teuer müssen sie nicht mehr zwingend sein. Schon durch ihre Exklusivität
allerdings bieten Schifffahren eine Reihe von Vorteilen. Die Kabinen sind in
unterschiedlichsten Preiskategorien verfügbar und lassen keine Wünsche offen. Zu den
Vorteilen von Schifffahren gehören vor allem das umfangreiche und komfortable Bordleben.
Sportliche Aktivitäten aller Art, Fitness Studio, unterschiedlichste Sportkurse und mehrere
Schwimmbänder lassen keinen Zweifel am gebotenen Komfort aufkommen. Dazu kommt ein
Spa und ein Wellfit Bereich, der seinesgleichen sucht und von Massagen über Sauna bis zu
allen Arten von Schönheitsbehandlungen das gesamte Spektrum abdeckt, das sich der

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erholungssuchende Urlauber wünscht. Auch in Schiff haben wir Zeit uns zu geruchen und
während der Fahrt kann man sich noch anderen Dingen widmen und so die Zeit besser nutzen.

Die eventuellen Unannehmlichkeiten oder negativen Folgeerscheinungen nun im Nachgang:


eingeschränkte Bewegungsfreiheit, stürmischer Seegang, jeden Tag derselbe Ausblick auf
Wasser und einem scheinbar nicht endenden Horizont. Unter Umständen kündigt sich noch
eine nicht abklingen wollende Seekrankheit an. Es schwankt den ganzen Tag von links nach
rechts, Ausflüge ans Oberdeck werden von Schwindel und Übelkeit begleitet. Wir haben
keine Flexibilität am Urlaubsort wie bei einer Anreise mit dem Auto. Eventuell müsst Ihr
Euch vor Ort einen Mietwagen nehmen. Die Schifffahren sind sehr teuer.

3.2. Koffer packen

Sein Sie darauf vorbereitet. Achten Sie auf, wie lange es dauern wird. Wenn Sie auf
eine Reise gehen, das drei Tage dauern wird, eigentlich brauchen Sie nicht über einen großen
Koffer, die normalerweise mit Ihnen im Urlaub tragen. Wir können lieber eine größere Tasche
wählen, in welcher Kleidung und Kosmetika zu setzen. Dieser Ansatz vermeidet die
Notwendigkeit für einen Vortrag Gepäck und nehmen Sie auch die Möglichkeit, Ihr Gepäck
durch den Verlust zu haben. Ist die Art und Weise Business-Anzug, keine Angst, eine Tasche
mit Kleidung zu nehmen und es in die Kabine des Flugzeugs ein. Flugbegleiter wird
ordentlich passen zusammen mit Ihrem Gepäck und Sie können es herunterladen aus dem
Flugzeug zu verlassen.

Wenn Sie mehr reisen, können Sie sich beraten mit den Passagieren auf dem Volumen
des Gepäcks und Situationen, in denen Sie gefunden werden. Wirklich brauchen Sie nicht
mehr als 10 Paar Schuhe, wenn Sie in den Sitzungen den ganzen Tag und Nacht auf den
Arbeitstreffen mit Mitgliedern seines Teams sein werde. Stellen Sie außerdem sicher genug
saubere Kleidung zu bringen, so dass Sie wäre nicht passiert, wenn in einer Panik für eine
Reinigung in der Nähe des Hotels an.

Wenn wir auf ein Dienstreise gehen, müssen wir saubere, zum jeweiligen Situationen
passende Kleindung tragen. Z.B. die passende Kleindung für Dienstreise ist: sportliche,
bequeme Kleidung, sportlicher Anzug, bequemer Rock, bequeme Schuhe. Erkündige dich
vorher, welche Kleidung in der jeweiligen Situationen üblich ist. Ziehe nichts an, worin du
dich unwohl fühlst. Die erste Eindruck ist sehr wichtig.

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3.3. Hotel reservieren

Hotel Auswahl muss die Bedürfnisse von reisende Person erfüllen. Es ist auch wichtig,
dass es viele verschiedene Gelegenheiten für Entspannung gibt, weil Business Reisen oft sehr
anspruchsvoll und stressig sind (z.B. Fernseher, Fitness, Sauna, Computer usw.). Wir müssen
grossen Wert legen darauf, dass das Hotel Dusche in jedem Zimmer und Parkmöglichkeit hat.
Auch ist es sehr wichtig, dass das Hotel verkehrsgünsig sein. Das Hotel muss auch ein
Konferenzräume hat. Es gibt viele Tipps für Hotel Auswahl, z.B.:5

1) Preisvergleichsportale nutzen und Hotels anrufen

Hat man einen guten Tarif entdeckt, ruft man am besten beim Hotel an und fragt noch einmal
persönlich nach einem besseren Preis. Eine Sache gilt es auf Vergleichsportalen zu beachten:
Ganz oben in der Trefferliste landen nicht unbedingt die günstigsten oder am besten
bewerteten Hotels.

2) Zeitliche Flexibilität

Unter dem Woche sind Übernachtungen viel günstiger als am Wochenende. Wer kann,
meidet Ostern, Weihnachten und generell die Ferienzeiten - dann sind Übernachtungen teurer
als im Jahresschnitt. In der Neben- oder Zwischensaison gibt es bessere Preise.

3) Flexibilität in der Reisedauer

Oft lohnt es sich zu prüfen, ob ein längerer Aufenthalt günstiger ist. Doch Hotels freuen sich
über längere Belegungen und geben Rabatt, wenn der Gast länger bleibt.

4) Prämienprogramme nutzen

Hotels legen Wert auf Planungssicherheit. Stammgäste sind gerne gesehen und können nach
individueller Absprache große Rabatte direkt beim Hotel bekommen. Bei Hotelketten
funktioniert das ähnlich. Daher ein Unternehmen, das seine Mitarbeiter auf Geschäftsreisen
sendet , kann immer der gleichen Hotelkette suchen , um Geld zu sparen.

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http://www.impulse.de, stand am 20.05.2017

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4. 9 TIPPS FÜR ERFOLGREICHE GESCHÄFTSREISEN

Hier kommen sie - Tipps für ein stressfreies Arbeitsleben unterwegs:

 Zug um Zug: Hier finden Sie die Steckdosen in Bahnabteilen

Eine stundenlange Zugfahrt steht bevor, der Akku vom Handy hat gerade schlapp gemacht...
Wollen Bahnfahrer im Zug mit dem Laptop arbeiten oder ihr Handy aufladen, sollten sie bei
der Reservierung darauf achten, dass sie einen Platz mit Steckdose bekommen. Wo und ob es
Strom im Waggon gibt, variiert je nach Fahrzeugtyp, Baujahr und Strecke.

 Backup für unterwegs: Mailen Sie sich Ihre Reisedokumente

Vor der Abreise sollten Sie Ihre kompletten Reisedokumente einmal einscannen: Reisepass,
Buchungsbestätigungen, Reise- und Lagepläne. Speichern Sie die Unterlagen auf Ihrem
Smartphone, und schicken Sie außerdem noch eine E-Mail mit den entsprechenden Anhängen
an sich selbst - so haben Sie es einfacher, wenn Sie wirklich einmal etwas verlieren sollten
oder es ihnen gestohlen wird.

 So packen Sie am effektivsten

Sein Sie darauf vorbereitet. Achten Sie auf, wie lange es dauern wird. Wenn Sie auf eine
Reise gehen, das drei Tage dauern wird, eigentlich brauchen Sie nicht über einen großen
Koffer, die normalerweise mit Ihnen im Urlaub tragen. Wir können lieber eine größere Tasche
wählen, in welcher Kleidung und Kosmetika zu setzen. Dieser Ansatz vermeidet die
Notwendigkeit für einen Vortrag Gepäck und nehmen Sie auch die Möglichkeit, Ihr Gepäck
durch den Verlust zu haben. Ist die Art und Weise Business-Anzug, keine Angst, eine Tasche
mit Kleidung zu nehmen und es in die Kabine des Flugzeugs ein. Flugbegleiter wird
ordentlich passen zusammen mit Ihrem Gepäck und Sie können es herunterladen aus dem
Flugzeug zu verlassen.

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 Elektronische Helfer: Packlisten auf dem Smartphone

Gewöhnen Sie es sich an, Ihre Packlisten elektronisch zu führen - etwa mit Apps wie "Mein
Reiseplaner" für das iPhone oder "Pack the Bag", für Android gibt es zum Beispiel das
empfehlenswerte "KofferPacken" und "PackingPro".6

 Wissen, wohin du gehst

Bevor Sie losfahren, überprüfen Sie den Namen und die Anschrift des Hotels, wo sie sich
aufhalten, benötigen Sie ein Taxi oder ein Auto mieten, da es „rent-a-car“ Agentur genannt
wird, von dem ein Auto Sie mieten. Sie brauchen nicht genau zu wissen, wie man das
endgültige Ziel zu bekommen, aber Sie würden nicht gedankenlos um die Stadt für ‚sein‘
Hotel an schweifen lassen .

 Zur Orientierung: Flughäfen und Bahnhöfe online anschauen

Gerade wenn Sie rasch umsteigen müssen oder Termine einzuhalten haben, kann es sich
lohnen, bereits vor der Ankunft eine virtuelle Tour durch den Flughafen oder den Bahnhof zu
machen.

 Achtung, fragil: Kleben Sie Ihrem Koffer eine

Gerade Geschäftsreisende scheuen buntes Gepäck - und müssen sich dann am Gepäckband
anstrengen, ihren schwarzen oder anthrazitfarbenen Koffer zwischen all den anderen
schwarzen und anthrazitfarbenen Koffern herauszufinden. Verwenden Sie einen bunten
Koffergurt, den Sie um das Gepäckstück schnallen - ein an den Griff geknotetes buntes Tuch
tut es auch, beides lässt sich ja schnell wieder entfernen.

 Schnelles Hotel-W-Lan selbstgemacht: Mobiler Hotspot

Hotel-W-Lans sind oft langsam. Etliche Häuser limitieren sogar die Menge an Geräten, mit
denen Sie sich einwählen können - und lassen Sie für weitere noch mehr blechen. Eine
elegante technische Lösung für beide Probleme kann es sein, einen W-Lan-Pocket-Router
mitzunehmen - die Geräte sind billig und klein. Damit können Sie sich, entsprechende
Verkabelung vorausgesetzt, ans stationäre Netz hängen und Ihr eigenes W-Lan aufbauen, das
oft deutlich schneller funktioniert.

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http://www.pauschal.reisen, stand am 20.05.2017

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 Ignorieren Sie nicht reguläre Aufgaben

Nur weil Sie auf Geschäftsreise sind, bedeutet nicht, dass Ihr Unternehmen im Büro steht.
Regelmäßig E-Mails überprüfen, beziehen Sie sich auf die Bedingungen von anderen
Projekten zu arbeiten und zu dem kommenden Meetings und Aufgaben vorzubereiten. Wenn
während des Tages für Meetings oder Reisen kommen Sie den Status des Büros zu
überprüfen, einige Zeit am Abend nehmen zu halten. So werden Sie in der Lage sein,
schneller zu reagieren, wenn Sie Änderungen oder ungeplanten aufkommt.

5. SICHERHEITSREGELN BEI UNS

Um möglichst sicher zu reisen, gibt es viele spezifische Regeln welche man beachten
muss. Zuerst müssen alle Reisende (vor allem Kinder!) Sicherheitsgurt verwenden. Das gilt
sowohl für Auto als auch Bus, mini-Bus usw. Während der Fahrt darf man nicht telefonieren.
Grundsätzlich darf man auch kein Alkohol trinken, bzw es gibt eine Obergrenze, welche man
nicht überschreiten darf. Für verschiedene Wege gelten verschiedene Regeln bezüglich
Geschwindigkeit. Im Winter muss man auch besondere Ausrüstung zur Verfügung stellen.

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ZUSAMMENFASSUNG

Wenn wir reisen möchten, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten unsere Vorbereitung zu
erleichtern und Effizienz der Verpackung zu verbessern.

Zuerst müssen wir festlegen, wie wir fahren können: Mit dem Auto, mit dem Flugzeug, mit
dem Zug oder mit dem Schiff. Jeweilige Vor- und Nachteile sind gesondert und detalliert
dargestellt, so dass man je nach Wünsch und Finanzlage die richtige Entscheidung treffen
kann.

Weiter müssen wir entsprechend vorbereitet sein, d.h. unsere Koffer muss alle notwendige
Sachen enthalten. Unterkunft spielt in diesem Kontext eine sehr wichtige Rolle, wir sollen uns
rechtzeitig informieren und die eventuelle spezielle Möglichkeiten wie z.B. Rabatt jedenfalls
ausnutzen. Schließlich kann man feststellen, dass wir uns sowohl viel Geld als auch viel Zeit
sparen können, wenn wir uns bemühen, richtig zu organisieren.

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LITERATUR

1. Mayrhofer, Furtmüller, Kasper, Personalmanagement, Linde Verlag, 2015

2. Georg Schreyögg, Daniel Geiger, Organisation, Springer Gabler, 2015

3. http://wikitravel.org, stand am 20.05.2017

4. http://www.spiegel.de, stand am 20.05.2017

5. http://www.impulse.de, stand am 20.05.2017

6. http://www.pauschal.reisen, stand am 20.05.2017

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