1.

¿Qué importancia tienen los manuales, herramientas organizacionales para

documentar una empresa?
Los manuales son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos
administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando
los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos
trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el
transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra organizada. Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la
organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha
utilidad para lograr una eficiente administración.
Los manuales son de suma importancia en el logro de los objetivos de una entidad ya que estos constituyen
una herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto administrativas
como operativas, con el objetivo de lograr un buen Control Interno de los recursos, impidiendo que el
proceso se interrumpa. Los Manuales Administrativos son documentos que sirven como medio de
comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de
una organización, antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas y procedimientos,
así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus
tareas.
 Características de una empresa que implementa manuales
 Tienen un equipo directivo que dirige los esfuerzos de crecimiento y desarrollo de
la organización.
 Tienen una cultura de resultados midiendo continuamente sus objetivos e
indicadores.
 Conocen su posición competitiva frente a sus principales competidores
 Tienen una estructura organizacional bien definida.
 Tienen programas anuales de certificación de competencias laborales.

2. ¿Cuáles son los objetivos que se persiguen al documentar los procesos de una
organización?
La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Puede estar
en cualquier formato o tipo de soporte y su extensión depende de cada organización, según su tamaño,
complejidad de los procesos e interacciones, competencia del personal, etc.
Todas la Empresas deben tener documentados sus procesos y registros con su respectiva codificación; con
la finalidad de mantener controles internos que van a permitir una mejor gestión y desempeño por parte del
personal en cada área. Una vez implementados los Procedimientos y Registros en toda las áreas tanto
Operativas como Administrativas de la Empresa; la Gerencia General, Gerentes y/o Jefes podrán aplicar
Indicadores de Gestión de calidad y por lo tanto medir el desempeño de los trabajadores que están bajo su
cargo. Por su puesto, dichos Indicadores deben ser previamente definidos en conjunto con el encargado de
cada área y el responsable de la unidad de Gestión de Calidad. Ningún programa de gestión documental
tendría sentido si no es planificado con vistas a cumplir ciertos objetivos administrativos o de gestión, entre
estos tenemos:
 Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.
 Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas,
procedimientos, funciones y autoridad.
 Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.
 Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.
 Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.
 Normalizar el desarrollo de las tareas.
 Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso.
 Dejar evidencia escrita acerca de lo que realizan los empleados.
 Analizar el trabajo realizado por estos y buscar las mejoras correspondientes.
 Entrenar y transmitir conocimientos a nuevos empleados.
 3. ¿Qué tipos de costos podemos asociar a los manuales? ¿Cuál es su comportamiento a
lo largo del proceso de documentación?
La decisión de documentar los procedimientos en una compañía, conlleva a estar conscientes acerca
del costo/beneficio de la decisión y de los resultados y obstáculos que se pueden presentar a lo largo del
proceso.
En términos económicos, si se paga a un “consultor” para que elabore los manuales, probablemente el
costo sea “mucho mayor” que el costo involucrado cuando todas las personas de la organización participan
en su elaboración. Si se hace internamente, el mayor costo corresponderá al tiempo que el personal de la
organización dedique a la elaboración, revisión, adecuación e implantación de las políticas, procedimientos
y manuales y al costo de las actividades que deja de realizar por estar dedicado a esta actividad. Además, la
ventaja es que generalmente este tiempo estará cubierto dentro de la nómina del personal. Aunque en este
momento valdría la pena comentar que el costo de no tener manuales es mucho mayor debido a que,
todos los días, la gente se la pasa persiguiendo la información, corrigiendo problemas por ”malos
entendidos” y por “fallas de comunicación”, autorizando ”desviaciones”, ”negociando” cambios con las
diferentes áreas y departamentos de la organización, modificando compromisos con los clientes,
”capacitando al vapor” a la gente de nuevo ingreso y atendiendo otras actividades desgastantes e
improductivas. ¿Cuánto cuesta todo esto? Muchísimo dinero, mucha salud y mucha energía humana. El
costo de no tener manuales podría ser equivalente al desperdicio global que genera la organización. En
algunos casos, este desperdicio llega a ser del 20-25% de la facturación anual de la organización
Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles
de los manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organización debe ver a los
manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluación, control y análisis de las empresas
en términos por ejemplo, de la eficiencia operacional.
Tres tipos de costos podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:

 De desarrollo: Los costos de desarrollo están representados por todos los costos en que la
empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentación tales como:
planificación del personal de apoyo involucrado, consultores especializado, herramientas de
software a utilizar, tiempo adicional en que deben incurrir los empleados en sus horas
laborables diarias para participar en el proyecto y cualquier otro costo necesario para ponerlo
en vigencia y uso.
 De Implantación: Los costos de implantación están representados por todos aquellos costos
necesarios para dar a conocer el contenido de los manuales y darles vigencia a todos los
niveles que apliquen en la organización. Dentro de esta categoría se debe incluir las horas de
entrenamiento al personal, los ejemplares que se elaboran para cada uno de los empleados que
lo requieran, el manual como herramienta de trabajo y cualquier otro costo necesario para
ponerlo en vigencia y uso.
 De mantenimiento: Los costos de mantenimiento están representados por las actualizaciones
periódicas que normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones
totales a su contenido, por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgación de
leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización
de los ya existentes.
4. ¿Cómo están compuestos los Costos de un Manual?

En el desarrollo de los manuales se pueden distinguir tres tipos de costos:

 Costos de desarrollo: Son los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de
documentación. Ejemplo: planificación del personal de apoyo involucrado, y otros. Es decir aquellas
actividades necesarias para iniciar y desarrollar el proceso de documentación del manual.
 Costos de implantación: Son los costos que están representados por aquellos costos necesarios para dar a
conocer el contenido de los manuales y darles vigencia a todos los niveles que apliquen en la organización.
Por ejemplo: horas de entrenamiento del personal, aquellas actividades para que el manual entre en
vigencia.
 Costos de mantenimiento: Son los costos que están representados por las actualizaciones periódicas que
normalmente tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por
innovaciones tecnológicas, cambio en la legislación y otros.
 5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en las etapas de mantenimiento de los
manuales?

Las actividades que se deben realizar en el mantenimiento de los manuales están representadas por
aquellas actualizaciones periódicas que normalmente tiene los manuales sean estos por cambios menores o
revisiones totales a su contenido por innovaciones tecnológicas, cambios operativos o promulgaciones de
leyes y reglamentos que impliquen el desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización de los ya
existentes.
Actividades que se realizan en la etapa de mantenimiento de los manuales
 Controlar las actividades de mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos.
 Facilitar las actividades del mantenimientopredictivo, preventivo
y correctivo, ordenando cada uno de los procesos dentro de la unidad de mantenimiento.
 Controlar la satisfacción de los usuarios de las instalaciones y equipos.
 Controlar el servicio prestado por proveedores, mediante la normativa y
procesos ordenados.
 Establecer normas de seguridad relacionadas con el trabajo de mantenimiento. El
Manual de Mantenimiento es un documento indispensable para cualquier tipo
y tamaño de industria. Refleja la filosofía, política, organización,
procedimientos de trabajo y de control de esta área de la empresa.
 Constituye el medio que facilita una acción planificada y eficiente del
mantenimiento.
 Es la manifestación a clientes, proveedores, autoridades competentes y al
personal de la empresa del estado en que se encuentra actualmente este sistema.
 Permite la formación de personal nuevo.
6. Cite 3 ejemplos de manuales de técnicas que puedan ser clasificados como tales

 EJEMPLO 1:
LOS MANUALES DE TECNICAS
Son aquellos manuales en los que se explican las pautas, pasos o procedimientos que deben
seguirse para aplicar alguna técnica específica. Por ejemplo:
Un manual de operación de un equipo o maquinaria debe ser clasificado en ese grupo. El uso y objetivo de
este tipo de manuales es por lo general limitado

 EJEMPLO 2:
Manual de técnicas de Instalación de impresora
Muchos usuarios no saben manejar las bandejas de papel de sus impresoras en este
ejemplo realizaremos una serie de técnicas que el usuario debe saber antes de usar un equipo
multifuncional como lo es una impresora.
  EJEMPLO 3:
Muchas empresas invierten en sistemas contables que permita el desarrollo de sus
empresas atreves de esta herramienta. A continuación, mostraremos como la empresa FEL ha
permitido realizar software contable con el objetivo de que muchas empresas puedan beneficiarse
con esta herramienta tecnológica
 7. Detalle el contenido de un manual de organización, ¿Qué tipo de herramientas
organizacionales utilizan en este tipo de manuales?
De igual manera, se pueden señalar que la información que integra un Manual de Procedimientos va a
depender de lo que la Institución o Empresa pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin
embargo, pueden mencionarse los siguientes aspectos como parte del contenido:
 Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, nombre de la
institución o unidad administrativa, el tipo de manual que se presenta, la fecha y el lugar
de elaboración del Manual de Procedimientos, denominación y extensión. De corresponder
a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable
(s) de su elaboración, revisión y/o autorización.
 Introducción: se indica una breve exposición sobre el documento, su contenido, objeto,
áreas de aplicación o alcances e importancia de su revisión y actualización.
 Objetivo de los procedimientos: es una explicación del propósito que se pretende cumplir
con los procedimientos.
 Alcance de los procedimientos: representa la esfera de acción que cubren los
procedimientos.
 Responsable (s): en este apartado se indican las unidades administrativas y/o puestos que
intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
 Políticas o Normas de Operación: se incluyen, en esta sección, los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la
cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
 Conceptos: se indican las palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el
procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de
mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la
consulta del manual.
 Procedimientos: se realiza la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de
cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y
por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a
su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Se debe
indicar el objetivo del procedimiento, la base jurídica, los órganos que intervienen, las
políticas y normas de operación.
 Diagramas de flujo: se incluye la representación gráfica de la sucesión en que se realizan
las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Los diagramas
representados enforma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensión.
 Formularios: se adjunta todos los formularios e instructivos empleados para el desarrollo
de los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios que se utilizan en el
procedimiento y sus respectivas instrucciones de llenado.
 Glosario de términos: es la lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de
apoyo para su uso o consulta.
 Firmas de autorización: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los
titulares de la Institución que autorizan el manual, así como de las unidades
administrativas que los elaboran y revisan.
8. ¿Qué deben incluir un manual de políticas?, ¿Cuál es el ámbito de aplicación?
Se incluyen, en esta sección, los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en
los procedimientos.

9. ¿Cuál debe ser el contenido de un manual de normas y

procedimientos?

 Título y código del procedimiento.

 Introducción: Explicación corta del procedimiento.
 Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
 Descripción del procedimiento.
 Objetivos del procedimiento.
 Normas aplicables al procedimiento.
 Requisitos, documentos y archivo.
 Descripción de la operación y sus participantes.
 Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento.
 Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
 Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
 Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
 Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

10. Los Manuales de Normas y Procedimientos documentan los procesos que se llevan a
cabo en algún área específica. ¿Qué criterios de clasificación se pueden utilizar para
documentar los Procedimientos Contables?

 Costo histórico: La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben

efectuarse al valor de adquisición o producción correspondiente. Este principio del costo
histórico, es uno de los más importantes y trascendentales para el registro de las
operaciones y transacciones que afectan a la Empresa.
 Negocio en marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se
asume que una entidad que emita estados financieros, está en la capacidad de continuar sus
operaciones por un período razonable de tiempo.
 Revelación suficiente: Todo estado financiero debe tener la información necesaria y
presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la
situación financiera y los resultados de sus operaciones.
 Importancia relativa: Sólo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un efecto
importante en los estados financieros. No hay un parámetro que establezca a partir de que
monto o cifra se puede considerar una partida como de importancia relativa, en todo caso,
se debe recurrir a juicio lógico y razonado.
 Consistencia: Las Normas de contabilidad deben ser aplicadas en forma uniforme de un
período a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.
 Conservatismo: A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las
pérdidas deberán ser registradas cuando se conozca o se estime cuando se van a producir,
en tanto que las ganancias únicamente cuando éstas se realicen.

11. ¿Cuáles son los Manuales que se pueden elaborar en el Área Contable?

 De Políticas Contables.
 Del Código Contable.
 De Normas y Procedimientos.
 12. ¿Cuál es el objetivo de un Manual de Políticas Contables?

Detallar todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad o empresa respecto a los
registros contables.

13. ¿Qué importancia tiene el Manual del Código Contable que detalla el Manual del
Código Contable?

El Manual del Código Contable es importante porque en él se detallan cuidadosamente cada una de
las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan, por estas razones, son
de mayor uso en el área contable.

14. ¿Qué tipo de Procedimientos se deben incluir en el Manual de Normas y

Procedimientos Contables?

Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo con el esquema responsable/acción, cada
procedimiento debe tener anexo su correspondiente flujograma, de tal forma que un usuario pueda
comprender en forma gráfica cada procedimiento descrito bajo el esquema de responsable/acción. Dentro
de los tipos de procedimientos, se tienen:
 Procedimientos Contables: Procedimientos contables procesos e instructivos que se
utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros contables. Dentro
del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro
de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos
ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:
 Recepción de inventarios.
 Ventas de productos.
 Fabricación de productos.
 Registro de estimaciones.
 Destrucción de inventarios.

 Procedimientos No Contables: Procedimientos no contables aquellos que no afectan las

cifras de los estados financieros. En contraposición a los procedimientos anteriormente
mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados
financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
 Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente.
 Procedimiento para contratación de empleados.
 Procedimiento para cambio de horario laborable.
 Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.

15. ¿Cuáles son los principales elementos de un sistema contable?

Los elementos de un sistema contable son los siguientes:
1. Documentos de soporte:
Son documentos que dan evidencia de la realización de transacciones u operaciones
comerciales, estos tienen carácter de legalidad delante de la empresa y terceros.
 Dan constancia de operaciones realizada
 Informan las operaciones efectuad
 Sirven como base de datos para registros contables
 Facilitan tareas de fiscalización y control fiscal
Los documentos son: facturas, recibos de caja, comprobantes de egreso, facturas de servicios
públicos y privados, consignaciones bancarias.
2. Comprobante de contabilidad:
Son de carácter interno en las empresas y permiten el registro de las transacciones en los libros
de contabilidad.
 Deben elaborarse con base en los soportes de orden interno o externo.
 Debe tener numeración consecutiva, dejando constancia de personas que lo elaboraron y
aprobaron, fecha, origen, descripción, cuantía de operaciones, cuentas afectadas con
código y nombre en el PUC
-Plan de cuentas:
Conjunto de cuentas con un código y nombre, que describen categorías en las que se registran las
operaciones. Las NIIF no consideran un plan de cuentas.
3. Libros de contabilidad:
Cada país determinará que libros deben inscribirse en la Cámara Comercio, en Colombia no se
inscriben pero se conservan como práctica contable debido a que no están reconocidos en los
Códigos de Comercio. Los libros elaborados manualmente que se llevan en la práctica comercial
se clasifican como:
 Libro diario
 Libro mayor
 Balances
 Libro de inventarios

4. Estados financieros:

Son informes financieros clasificados como:

Generales: Balance general, estado de resultado, estado de flujos de efectivo, estado de cambios
en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio

Bajo las NIIF se consideran cuatro estados de propósito general: estado de situación financiera,
estado integral de resultados, estado de flujos de efectivo, estado de cambios en el patrimonio. Los
estados financieros también muestran los resultados de la gestión llevada a cabo por la gerencia,
dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a la misma.

16. ¿Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en las empresas ha
influido en el procesamiento de los sistemas mecanizados?
Si, hoy en día, las tecnologías de la información están presentes en todas las áreas de las
organizaciones. Esta implantación generalizada de SI se ha realizado en muchos casos sin la
necesaria planificación, en parte porque los conceptos necesarios no estaban suficientemente
desarrollados. Debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los registros
contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo
cuando existe un sistema integrado de información.
La tendencia hacia los sistemas abiertos, la interconexión global y el deseo por parte de los
consumidores de independizarse de los fabricantes traen consigo la necesidad de un estudio más
profundo de los SI antes de tomar decisiones. Por lo tanto, se hace necesario mejorar la
planificación de futuras implementaciones, la compatibilidad entre sistemas y la organización del
personal y de la empresa.
La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza
de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo.
Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y honesto en el registro,
interpretación y utilización de los agencias gubernamentales.
Recogen y almacenan datos que proporciona.
17. ¿Cuáles son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?
Un sistema de información contable proporciona información financiera sobre la empresa.
Esta información ayuda a los administradores a planificar y controlar las operaciones, y
proporciona informes a terceros, tales como los accionistas, los acreedores y las
 datos: Una de las funciones de un sistema de información contable es recoger y almacenar
de manera eficiente y eficaz los datos sobre las actividades y transacciones comerciales. El
sistema debe capturar datos de transacciones en los documentos de origen, registrar los
datos de transacciones en publicaciones para presentar un registro cronológico de
transacciones y postear los datos desde publicaciones hasta diarios que los ordenen por
tipo de cuenta.

 Proporcionan información: La segunda función de un sistema de información contable

es proporcionar información útil para la toma de decisiones. Esta información
generalmente incluye informes en la forma de estados financieros e informes de gestión.

 Proporcionan controles: La tercera función de un sistema de información contable es

incorporar controles para garantizar el registro preciso y tratamiento de los datos. El
sistema tiene que asegurarse de que la información que sale del sistema sea fiable,
asegurando que las actividades comerciales son eficientes y están en línea con los
objetivos de gestión, y mantener seguros los activos del negocio.
18. El control sobre el ingreso de los datos asegura que la información gravada, esté de
acuerdo con los parámetros necesarios para su procedimiento. ¿Cuáles son los controles que
se pueden llevar a cabo sobre el ingreso de los datos?
Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el
tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo
todos los errores que pueden generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el
momento de la validación.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan
a presentarse en el futuro, asimismo como localizar los sectores responsables de la administración,
desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar
errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
Tipos De Controles
 Control preliminar: Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y
procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

 Control concurrente: Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los
planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.

 Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la

información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del
estándar aceptable.
19. ¿Cuáles son los tipos de comprobantes que pueden procesarse por un sistema contable?
Los comprobantes de contabilidad son documentos muy importantes para las
organizaciones. Ya sea si trabajas en organismos públicos o privados, es fundamental que lleves
un registro ordenado de todas las transacciones de la compañía, ya que sobre la base de esa
información se respaldarán los estados financieros, y al mismo tiempo se tendrá un apropiado
seguimiento del estado en que se encuentra una empresa, y sus proyecciones de crecimiento
futuras.
Documentos que se numeran consecutivamente para fines de registro y control de cada una de las
operaciones de la empresa. Y que permitirán hacer seguimiento a los flujos de cada área de una
empresa, así como de los dineros que se ingresan y los gastos que se generan en cada etapa del
proceso operacional.
 Comprobante de iniciación: Tanto para los contribuyentes de primera como de segunda
categoría, se trata del primer comprobante tributario que obtiene la compañía. Este
documento respalda el estado económico de la entidad cuando se constituye la sociedad y
se inician las actividades comerciales.

 Comprobante de ingresos: También llamado recibo de caja general o comprobante de

pago, este documento contable es clave para registrar todos los detalles de las
transacciones económicas que involucran ingresos de dinero en efectivo, cheque u otras
formas de recaudo. Estamos hablando de ingresos por concepto de ventas, préstamos,
anticipos de clientes o aportes de capital realizados por inversionistas, entre otras entradas
económicas. Esta información debe estar debidamente registrada en conformidad con la
ley, de tal forma que todo ingreso en dinero, cuente con sus respectivos respaldos.

Para llevar una contabilidad ordenada, cada recibo de caja debe tener una numeración
consecutiva, así como el nombre y razón social de la empresa, RUT, descripción del
contenido del documento, la fecha en que se llevó a cabo la operación y la firma de
los involucrados, entre otros datos.

 Comprobante de egresos: Consiste en el soporte contable que respalda el desembolso de

una cantidad específica de dinero, ya sea por concepto de pago a proveedores, adelantos de
sueldos, viáticos, anticipos o cualquier tipo de gastos en que incurra una empresa. Al
llevar la contabilidad de cualquier negocio, es de gran importancia llevar un seguimiento
detallado de todos los gastos relacionados al funcionamiento de una empresa junto con sus
respectivos comprobante de egresos.

 Comprobante de traspasos: No registra ingresos ni egresos de fondos, sino el

movimiento de los recursos de la empresa. Este puede ser un traslado de dinero de la caja
general a la caja chica de la oficina, o bien un traspaso entre diferentes cuentas bancarias.

 Comprobante de nómina: Se trata de un documento que soporta los valores que se pagan
a los trabajadores en materias como salarios, seguridad social y deducciones. Se respalda
en la planilla de la nómina con la información de cada empleado.

 Comprobantes de débito y crédito: Las notas de débito se utilizan para cargar un valor
mayor en la cuenta de los clientes, principalmente por una equivocación u omisión en la
liquidación de facturas. Por su parte, el comprobante de crédito registra las rebajas o
devoluciones de mercancías que no están liquidadas en la facturación.
20. ¿Qué información es relevante para un comprobante contable?
Cada comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es decir
asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:
  Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a
través del ingreso de datos en un formulario de captura de datos

 Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para

transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de
procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema integrado de información. Es
posible encontrar problemas de integración, es decir que no todos los datos son
transferidos a la base de datos central por esta razón se deben establecer controles que
verifiquen a nivel de software que la información transferida está completa cotejándola
con los comprobantes fijos definidos.
21. ¿Considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar débitos y
créditos sea una facilidad de un sistema contable?
No, porque la validación de datos es aquella que permite verificar que los datos que se
ingresen en el sistema cumplen con parámetros establecidos para el control de los mismos desde
el punto de vista de su consistencia. Dado que uno de los problemas que puede presentar un
sistema contable es el de que no se capturen todas las transacciones, por ellos se puede decir en
términos de riesgo que existe muy poca confianza en que las cifras reveladas por los estados
financieros sean correctas, lo cual ocurre si las transferencia de datos son muy frecuentes y estas
no se corrigen antes de preparar los estados financieros. El control de los datos debe realizarse en
todas las etapas que guarden relación con el tratamiento de los datos.
22. Enumera las ventajas / desventajas que considera si la información contables es
procesada en lotes.
El procesamiento por lotes significa que un cierto número de tareas o archivos se procesan en
un grupo y por lo general en orden. Este método de procesamiento se convierte en una ventaja
cuando un gran volumen de trabajo requiere de acciones repetitivas sin supervisión directa. Sin
embargo, el procesamiento por lotes no está exento de desventajas.
 Ventajas
1. Personal de un centro de datos puede programar durante épocas cuando los equipos son
de otra manera ociosos, como noche de procesamiento por lotes.
2. Los operadores de computadora pueden retrasar o priorizar diferentes lotes fácilmente,
dependiendo de las circunstancias.
3. Trabajos por lotes son archivos informáticos estándar, comandos, programas y datos;
una vez creado, algunos pueden ejecutar varias veces como sea necesario, agregando
comodidad para el personal y ayuda a mantener bajos los costos de procesamiento.
 Desventajas
1. Todos de un trabajo por lotes datos de entrada deben estar listos antes de que se puede
ejecutar Esto significa que debe revisarse cuidadosamente.
2. Problemas con datos, errores y caídas del programa que se producen durante los trabajos
por lotes llevar todo el proceso a un alto; las entradas deben ser cuidadosamente revisadas
antes de que el trabajo se puede ejecutar otra vez.
3. Datos incluso menores errores, tales como errores en fechas, pueden evitar que un
trabajo por lotes del funcionamiento.
23. Defina que es un comprobante de diario.
Se denominan registros de diario al conjunto de comprobantes de diario (ingreso, egreso y
traspaso) utilizados en una empresa para practicar el registro de sus transacciones
diariamente. Conjunto de hojas reimpresas especialmente para tal efecto, que tienen por finalidad
reemplazar a los clásicos libros diarios. Para que estas evidencias contables, tengan el sustento
necesario deberán cumplir con todas disposiciones descritas.
El objetivo de los comprobantes de diario es agrupar las transacciones de similar naturaleza en sus
correspondientes cuentas y a través de estas proporcionar información referida a las operaciones
suscitadas en una empresa cronológicamente.
24. ¿Qué es un listado de excepciones?
El manejo de excepciones es una técnica de programación que permite al programador
controlar los errores ocasionados durante la ejecución de un programa informático. Cuando ocurre
cierto tipo de error, el sistema reacciona ejecutando un fragmento de código que resuelve la
situación, por ejemplo retornando un mensaje de error o devolviendo un valor por defecto.
El manejo de excepciones ayuda al programador a trasladar el código para manejo de errores de la
línea principal de ejecución, además se puede elegir entre manejar todas las excepciones, las de
cierto tipo o de las de grupos relacionados, esto hace que la probabilidad de pasar por alto los
errores se reduzca y a la vez hace los programas más robustos. Pero es importante utilizar un
lenguaje de programación que soporte este manejo, de lo contrario el procesamiento de errores no
estará incluido y hará el programa más vulnerable.
25. ¿Cuáles son las formas en las cuales puede ser actualizada la información?
Esta disciplina nos permite seguir el rastro y verificar todas las compras y ventas realizadas,
de manera ordenada y legal, así como proyectar a futuro el crecimiento del negocio y su
categorización a partir de los ingresos e inversiones.
1. Tener un control de todas las ventas del día para conocer los ingresos diarios.
2. Llevar la cuenta de todos los gastos, como compras a proveedores, rentas, consumo de
servicios, etc., esto se plasma en la parte de egresos.
3. Hacer un balance general entre ingresos y egresos, llevando registro de las facturas o tickets
emitidos, para compararlos fácilmente si fuera necesario.
4. Administrar el inventario de productos e insumos. Puedes seguir el modelo de ingresos y
egresos de dinero: anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada producto, y en la columna
conjunta anotas la cantidad del producto que va siendo vendido (también el que estuviera
defectuoso). A simple vista puedes saber cuántas unidades te quedan de cada cosa.
5. Controlar los servicios que estamos utilizando, como los recibos del agua, de la luz, del
teléfono, entre otros. Si hay personal a cargo, no debes olvidar contar con las planillas en
orden para los pagos correspondientes, al igual que los seguros por accidente.
26. ¿Qué reportes básicos deben emitir un sistema contable?
 Estado de balance: Los estados de balance son ecuaciones que comparan los activos
contra pasivos y el patrimonio. Los activos corrientes son el inventario y cuentas por
cobrar que se pueden convertir en dinero en efectivo en menos de un año. Los activos no
corrientes son propiedades o activos financieros que requerirán más tiempo para
convertirse en efectivo. Los pasivos corrientes son las obligaciones por pagar en un año o
menos y, los pasivos no corrientes son deudas a largo plazo. El patrimonio representa la
inversión del propietario o accionistas, más las ganancias desde el comienzo de la empresa
o de otro período de referencia.

 Estado de resultados: Los estados de resultados son los informes financieros que
muestran los ingresos obtenidos durante un período de presentación de informes anuales.
Los estados de resultados restan los gastos de los ingresos para el período que cubre el
informe, indicando si hubo una pérdida o ganancia. Una parte de los beneficios se
distribuyen a los accionistas y otra parte, se reporta como ganancias retenidas, que se
reinvierten en la compañía. La línea superior indica los ingresos brutos por las ventas y, la
línea final indica la pérdida o ganancia neta después que se han restado los gastos.

 Estado de cambios al capital contable: Los estados de capital muestran el aumento o

disminución en las cuentas de capital de los propietarios a través del tiempo. El análisis
histórico de los estados de capital durante varios años te indicará cómo la inversión de los
propietarios ha aumentado o disminuido. Las cuentas de capital incluyen las inversiones
directas en efectivo, las tenencias de valores, bonos, préstamos, cuentas bancarias y las
 divisas en reserva. Los estados de capital se producen después de que se preparan los
estados de resultados, por lo que se pueden hacer ajustes a las cuentas de capital del
propietario.

 El estado de flujo de efectivo: El estado de flujo de efectivo es la herramienta de

presupuesto principal que se utiliza para analizar el desempeño pasado y, predecir futuras
fluctuaciones de flujo de caja. Los estados de flujos de efectivo registran cada entrada y
salida de efectivo durante un período que reporta el listado de gastos de operación, las
inversiones y los ingresos en efectivo. Estos informes se utilizan para planificar las
compras de inventario, de equipo y para determinar si la empresa tiene un flujo de caja
suficiente para soportar el aumento de la deuda para la expansión empresarial
27. ¿En qué consiste la opción de generador de reportes?
Consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y
actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la información sea presentada bajo
ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad un software
debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus
propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le permitirá presentar la
información contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel de detalle que quiera.
28. ¿Cuáles son los aspectos de forma que deben cubrir los reportes financieros de un
sistema contable?
Representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto, presentar
información financiera para que los diversos usuarios de los estados financieros puedan tomar
decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, la información financiera que tales usuarios
requieren se enfoca primordialmente en la:
a. Evaluación de la rentabilidad;
b. Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez;
c. Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento;
d. Evaluación del flujo de fondos.
29. ¿Qué importancia tienen que las cuentas se encuentren clasificadas en un sistema
contable?
Permitirá el correcto registro de las transacciones de la organización, el mismo contendrá la
información necesaria para la elaboración de los estados financieros. Se prepara en base a las
características de las empresas y ésta tiene por objeto facilitar la contabilidad de las diferentes
actividades que ejecuta la organización, con respeto a la contabilidad.
 Facilitar la localización de las cuentas, registros y aportes, así como la información de
manera rápida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un informe sobre los ingresos
del restaurante por rublos del mes de enero 2011, o informe sobre los gastos que involucra
a la plantilla de trabajadores que se tiene.
 Simplificar su denominación: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02 Bono
nocturno, gasto, 6101-03 horas extras, otros.
 Permite una mejor visión de un conjunto de cuentas y dar orden racional a la contabilidad
30. ¿Qué diferencia hay entre procesar la información en lotes o en líneas?
Un sistema de procesamiento de transacciones en línea bien concebido actualiza sus
registros casi al instante. Esto significa que puede recibir informes de estado tan a menudo como
desee, y será precisa. El procesamiento por lotes se produce en un horario, como por ejemplo
diaria o mensual. Los registros de la computadora son precisas sólo a partir de la hora del último
trabajo por lotes. Algunas organizaciones, como compañías multinacionales, siguen necesitando
algún tipo de procesamiento por lotes. Las transferencias de datos a larga distancia lentas y las
diferencias horarias crean complicaciones para el procesamiento en línea. Para resolver este
problema, las operaciones locales hacen sus transacciones en línea. Al final de los asuntos del día,
crean un lote de transacciones para enviar a la sede.