PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

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CONTROL DE DOCUMENTOS
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. DESARROLLO

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

6. BUENAS PRÁCTICAS
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1. OBJETIVO

Establecer una forma conveniente de administrar, codificar, archivar y distribuir toda la

documentación recibida y enviada por MACCAFERRI para el presente proyecto.

2. ALCANCE

Aplicable a los documentos administrativos, técnicos y de correspondencia para asegurar

la calidad aplicable para el presente proyecto.

3. DEFINICIONES

Control Documentario
Área que controla la documentación del Proyecto enviada y recibida por Cliente y
Subcontratistas.

Documento
Es el soporte material del conocimiento. Es todo escrito o fuente de información
materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba. Por ejemplo:
registro, especificación, plano, procedimiento, informe, norma.

Documentos administrativos
Los documentos administrativos son: Valorizaciones, cronogramas, planes de trabajo,
reportes, informes, documentos contractuales: Contrato, requerimiento de orden de
trabajo, orden de trabajo, orden de cambio, Valorizaciones, Control de Avance.

Documentos de correspondencia
Los documentos de correspondencia son: las cartas (dirigidas a terceros), actas de
reuniones, minutas, emails, transmisión de documentos (transmittals).

Documentación superada
Se refiere a la documentación desactualizada (planos, información técnica, etc.) que ha
sido reemplazada por una revisión posterior.

Documentos técnicos
Los documentos técnicos son: planos, especificaciones técnicas, memorias de cálculo,
memorias descriptivas, sketchs, criterios de diseño, alcances de trabajo, solicitudes de
información e instrucciones de campo

Procedimiento
Documento que explica las actividades específicas para llevar a cabo un proceso,
definiendo las responsabilidades del personal involucrado durante el desarrollo de un
Proyecto.

Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o que proporcionan evidencia de las
actividades desempeñadas.
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Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Conjunto de procesos, recursos y acciones utilizadas en forma planificada para dirigir y
controlar la organización en lo relativo a la calidad.

4. DESARROLLO

El área de Control Documentario, controlará los documentos técnicos, administrativos y

de correspondencia del Proyecto que serán enviados y recibidos internamente.

4.1 Codificación de Documentos

La codificación de los documentos para este proyecto deben cumplir con los formatos
establecidos por cada área de MACCAFERRI.

4.2 Formato y contenido de documentos

a) Documentos administrativos, técnicos y de correspondencia

Los documentos administrativos, técnicos y de correspondencia deben cumplir con los

formatos establecidos por cada área de MACCAFERRI.

b) Documentos del SGC

El tipo de letra a utilizar para la elaboración de los documentos propios del SGC, será
Verdana - tamaño 10.

4.3 Control de registros

Los registros se deberán guardar para proporcionar evidencia sobre el cumplimiento

de requisitos, así como la operación eficiente del Sistema de Gestión de la Calidad.

Los registros deben ser legibles, fácilmente identificables y recuperables.

4.4 Manejo de información

El manejo de la información implica la emisión, recepción y seguimiento de

documentos, éstos pueden ser de 3 tipos:

a) Documentos técnicos Externos

Se considera como documentos técnicos externos a los documentos de Ingeniería

desarrollada en Lima.

b) Documentos técnicos Internos

Los documentos técnicos Internos son los RFI’s generados por las áreas de
MACCAFERRI (Producción, Costos), estos documentos son emitidos para aprobación
del área de Ingeniería de Acompañamiento en obra. Estos documentos son remitidos
al cliente a través de correo electrónico para Información.
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c) Documentos administrativos

Control Documentario es el área que centraliza la emisión y recepción de

documentos administrativos de todas las áreas de MACCAFERRI al cliente.

4.4.1 Emisión, recepción y seguimiento de información

Control Documentario se hará cargo de la recepción y emisión de documentos del

proyecto hacia el Cliente.

El proceso de recepción y seguimiento, se inicia en el momento que se recibe

información por parte del Cliente. Recibida la información este se distribuye y se
comunica al personal de MACCAFERRI.

4.5 Control de Cambios

El Control de Cambios de los documentos del Proyecto estará a cargo del Área de
Control Documentario.

Los cambios podrán ser generados por:

 Personal responsable de cada área del Proyecto

 Auditoría interna
 Auditoria del Cliente o Supervisión
 Cambios en los procesos, tecnología, equipos, normas, etc.
 Revisión anual de documentos del Sistema de Gestión Calidad.

4.6 Registro de cambios

Cada vez que se emita una nueva versión de cualquier documento será validado por
el área de Control Documentario, quien actualizará el número de revisión y la fecha
de emisión del nuevo documento.

4.7 Documentos en el Proyecto

El área de Control Documentario se asegurará de mantener una copia digital

(actualizada) de todos los documentos enviados y recibidos del proyecto, asegurando
la confidencialidad de éstos.

4.8 Control de documentos superados

Las versiones electrónicas de documentos superados se identificarán con la palabra

“SUPERADO” en el nombre del archivo electrónico y serán puestas en una carpeta
con el nombre “Documentos Superados”.

Los documentos físicos, deberán estar identificados con un sello de “SUPERADO”,

siempre y cuando, se cuente con una versión vigente del mismo.

El área de Control de Documentario será responsable de retirar los planos superados

en campo e identificar con el sello de “SUPERADO” los que permanezcan en campo.
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5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Calidad del

Document.
Residente

Construc.
Proyecto
Área de

de obra

Control

PdR
Actividades

Redactar y preparar los documentos del Sistema de Gestión

1 X
de Calidad

2 Elaborar los procedimientos de trabajo X

3 Validar los procedimientos de Trabajo X X X

Validar actualizaciones y revisiones a los documentos del

4 X
Proyecto.
Informar a las áreas involucradas de los cambios y
5 actualizaciones que se realicen a los documentos del X
Proyecto.
Llevar el control, mantenimiento y archivo físico de los
6 X
documentos del SGC aplicables al proyecto.
Enviar y recibir documentos administrativos, técnicos y de
7 X
correspondencia del Proyecto, hacia el cliente.
Asegurar que se esté trabajando con la información
8 X
actualizada y aprobada.
Proporcionar los recursos necesarios para cumplir con los
9 X
requisitos del SGC.

Realizar inspecciones y/o auditorias en campo para

10 X
retirar documentos superados.
Administrar y ejecutar la información recibida por el
11 X X X
responsable de calidad en el proyecto QA/QC.
Informar al personal a su cargo de los cambios ocurridos en
12 X X X X X
las nuevas revisiones.

13 Verificar el cumplimiento del presente procedimiento X X X

6. BUENAS PRÁCTICAS
No Aplica.