Les gestion des stocks et d’approvisionnement

Les éléments que l’administration a besoin d’acheter sont :

- Les équipements

L’équipement est composé de toutes les machines, les outils, les accessoires et les meubles
de bureau nécessaire à son fonctionnement. L’achat de ces biens nécessite la réponse à
un certain nombre de questions

• Est-ce que l'équipement fonctionne bien? Combien de fois tombe-t-il en panne?

• Y a-t-il un nouveau type de matériel qui serait mieux?
• Quel est le matériel moins coûteux à gérer et plus facile à utiliser?
• Ai-je besoin d'une formation spéciale pour utiliser l'équipement? Puis-je l’obtenir? Est-elle
gratuite?
• Combien de temps durera l'équipement?
• Est-ce que le fournisseur donne une garantie écrite?
• Est-ce que le fournisseur va installer l'équipement et l'entretenir?
• Puis-je le faire réparer sur place?

Votre équipement va avoir besoin de réparations. Renseignez-vous auprès du fournisseur ou

des ateliers de réparation locaux sur la disponibilité des pièces de rechange et sur les
garanties de service avant d'acheter tout Équipement. Vous devez trouver des réponses aux
questions suivantes:
• Est-ce que les pièces de rechange sont disponibles au localement? Si non, combien de
temps faut-il
pour les obtenir?
• Quelle est la qualité des pièces de rechange et combien coûtent-elles?
• Y a-t-il des experts locaux formés pour entretenir ou réparer ce genre d'équipement?
• Quelle est la durée de la garantie de l'équipement? Quelles sont les conditions de la
garantie?

- Les matières premières

Obtenir des estimations précises de la bonne quantité dont l’administration a besoin

garantit que l’administration n’est pas sous-approvisionnée et assure le pouvoir livrer les
produits à l’heure.

D'autre part, avoir trop de matières premières en stock mobilise une grande quantité de
capital. Les activités manufacturières doivent être bien planifiées et les délais de livraison
doivent être bien établis afin que votre achat de matières premières soit opportun et précis.

Etapes à suivre au moment de l’achat et documents à produire

1. Découvrir le besoin de l’administration : recueil des besoins des services en quantité et

estimation des prix
2. Obtenir des informations sur les fournisseurs : collecte d’informations
3. Vérifier les informations sur les fournisseurs
4. Contacter les fournisseurs pour les devis : (demande d’informations)
5. Négocier les termes et de choisir les meilleurs fournisseurs : (devis) contient
a. Les différents types de biens
b. Prix et conditions de paiement
c. livraison
 6. Signer le contrat et passer la commande : ( bon de commande)
7. Recevoir et vérifier les marchandises immédiatement : (bon de livraison)le fournisseur
envoie un bon de livraison contenant la liste détaillée des biens pour approuver la
réception

il ya lieu de vérifier les produits commandés , les quantités commandés et que les
marchandises sont en bon état .

8. Vérifier la facture et effectuer le paiement ; (facture et reçu)

Qu’est ce qu’un stock ?

Un stock est l’ensemble des produits que l’administration garde pour un éventuel usage
assurant son fonctionnement. Dans le stock on trouve aussi toutes les matières ou les pièces
de rechange, les biens meubles que l’administration garde et utilise pour assurer sa mission.

Qu’est ce qu’un contrôle des stocks ?

Le contrôle des stocks passe par les étapes suivants :

- Enregistrement des stocks : noter les biens et matériaux qui entrent ou sortent de
l’administration
- Rangement et organisation des stocks : garder la bonne quantité des stocks en toute
sécurité et de façon pratique en vue de faciliter le comptage
- Vérification des stocks : contrôler et compter fréquemment le stock
- Conservation des registres des stocks dans lesquels sont enregister les quantités qui
entrent et qui sortent
o A l’achat , garder les copies des factures et des reçus : compter les entrées
o A la livraison interne , garder les bons de sorties : compter les sorties
- Garder un registre du stock est utile pour savoir:
o Quelles sont les marchandises ou les matériaux que vous avez utilisés.
o Combien de marchandises ou de matériaux vous avez ou utilisé.
o Quand les biens ou les matériaux ont été ou utilisés.
o Combien de biens ou de matériaux vous avez en stock.
- Elaboration des cartes mensuelles des stocks contenant les entrées, les sorties et le
solde

Qu’est ce qu’un inventaire des stocks ?

L’inventaire est un système qui consiste en compter physiquement le stock de

l’administration et l’enregistrer
dans une liste.

Il s’agit de recenser le stock en comptant physiquement les articles , en les examinant et en

les comparant avec les renseignements contenues dans la fiche des stocks.
L’inventaire aide à ;

- vérifier le stock en décelant les articles endommagés ou en mauvais état et

- détecter les pertes.
- Déterminer la fréquence d’utilisation par articles

ses étapes sont les suivantes :

- Préparer la liste d’inventaire

- Compter les articles et noter les quantités dans la liste
- Transférer les informations de la fiche de stock à la liste d’inventaire
- Comparer les deux
- Corriger les quantités dans les fiches de stock