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Januar 2009
Cindy Jutras, David Hatch
Finanzplanung, Budgetierung und Erstellen von Prognosen
Seite 2
Zusammenfassung
Neue wirtschaftliche Bedingungen zwingen die Unternehmen, erhöhte Untersuchungs-Benchmark
Vorsichtsmaßnahmen für die kurzfristige Planung zu treffen. Während Aberdeens Untersuchungs-
bislang der Fokus auf einer exakten Budgetierung lag, liegt der Blickwinkel Benchmarks bieten einen
nun auf erhöhter Flexibilität und der Bereitschaft für dynamische gründlichen und
Veränderungen. Dies führt dazu, dass Unternehmen Gefahr laufen, die leichtverständlichen Einblick in
Erwartungen der Aktionäre nicht zu erfüllen. Dieser Bericht dient daher als Prozesse, Verfahren,
Roadmap für eine effektive Planung, Budgetierung und das Erstellen von Methodologien und
Prognosen- mit dem Ziel, Verbesserungen in Punkto Anpassungsfähigkeit, Technologien mit
Genauigkeit und Unternehmensleistung zu, erzielen. Identifizierung der besten
Praktiken und verwirklichbaren
Empfehlungen
Best-in-Class-Leistung
Für die Klassifizierung der Best-in-Class-Unternehmen wurden von
Aberdeen vier Hauptleistungsparameter verwendet. Diese Unternehmen
erzielten in den folgenden Statistiken deutlich bessere Ergebnisse:
• 24% Rückgang des Zeitaufwands für die Budgetierung während der
“Noch nie mussten wir mit
letzten beiden Zyklen des Budgetierungsprozesses
solch massiven
• 108% Genauigkeit des allgemeinen Budgets (Verhältnis Istwerte zu Marktveränderungen leben wie
Planzahlen) dieses Jahr. Wir führen nun
vierteljährliche Überprüfungen
• 68% erstellen immer vollständige Budgets vor Beginn des neuen der Prognosen durch und
Geschäftsjahres passen die Zahlen
entsprechend an. Wir
• 17% verbesserte Profitabilität in den vergangenen 24 Monaten
betrachten unsere Ergebnisse
im Vergleich zu dem starren
Competitive Maturity Assessment (Verfahren zum Budget, und versuchen, die
Bewerten der Prozessreife) Prognosen vierteljährlich
anzupassen. Dieses Jahr wagten
Umfragen haben ergeben, dass Unternehmen mit Best-in-Class-Leistungen wir erstmals eine
allgemeine Merkmale teilen: Vorausplanung für die nächsten
Jahre, allerdings habe ich
• 72% der Best-in-Class-Unternehmen sind in der Lage, die Prognosen Zweifel, ob dies der richtige
an veränderte Marktbedingungen anzupassen Ansatz ist. Insbesondere
• In 92% der Best-in-Class-Unternehmen fand während des deshalb, weil kaum die
folgenden zwei Monate
Planungsprozesses unternehmensweit sowohl nach dem Top-Down-
vorhersehbar sind. Die
Prinzip als auch abteilungs- bzw. bereichsübergreifend eine Metallpreise sind in den
Zusammenarbeit statt vergangenen zwei Jahren in die
• 70% der Best-in-Class-Unternehmen sind in der Lage, die Ergebnisse Höhe geschnellt und gehen
detailliert zu visualisieren; weitere 60% sind fähig, multidimensionale momentan wieder zurück. Wie
auch die Gaspreise schwanken
Aufschlüsselungen bereitzustellen
diese Kosten sehr stark.”
~Joe Spyhalski, Manager von
Cost and Budgets, East Jordan
Iron Works “ :
Erforderliche Maßnahmen
Zusätzlich zu den in Kapitel 3 dieses Berichts genannten Empfehlungen sind
folgende Schritte erforderlich, um den Status eines Best-in-Class-
Unternehmens zu erlangen:
• Konzentration auf eine zeitlich verbesserte Entscheidungsfindung,
basierend auf neuen Prognosedaten
• Investition in Anwendungen für Planung, Budgetierung und
Forecasting
• Sicherstellen, dass diese Anwendungen die Möglichkeit bieten, die
erstellten Prognosen an veränderte Marktbedingungen anzupassen
Inhaltsverzeichnis
Zusammenfassung ......................................................................................................... 2
Best-in-Class-Leistung .................................................................................................. 2
Competitive Maturity Assessment (Verfahren zum Bewerten der
Prozessreife)................................................................................................................... 2
Erforderliche Maßnahmen........................................................................................... 2
Kapitel 1: Benchmarking der Best-in-Class-Unternehmen.................................. 5
Business-Kontext........................................................................................................... 5
Aufbau der Maturity-Class-Bewertung..................................................................... 6
Best-in-Class-PACE-Modell ........................................................................................ 9
Best-in-Class-Strategien.............................................................................................11
Kapitel 2: Anforderungen für ein erfolgreiches Benchmarking ........................15
Bewerten der Wettbewerbsfähigkeit ....................................................................17
Möglichkeiten und Mittel...........................................................................................20
Kapitel 3: Erforderliche Maßnahmen ......................................................................31
Erfolgreiche Schritte für strukturschwache Unternehmen ...............................31
Erfolgreiche Schritte für den Branchendurchschnitt...........................................31
Erfolgreiche Schritte für Best-in-Class-Unternehmen........................................32
Anhang A: Untersuchungsmethode ........................................................................34
Anhang B: Verbundene Aberdeen-Untersuchungen...........................................37
Mitwirkende..................................................................................................................37
Abbildungen
Abbildung 1: Veränderte Anforderungen durch bessere Leistung ................... 6
Abbildung 2: Strategische Aktionen der Best-in-Class-Unternehmen............11
Abbildung 3: Allgemeine Häufigkeit für das Erstellen von Prognosen ............12
Abbildung 4: Bereiche, in denen “Was wäre wenn”-Analysen sinnvoll sind.14
Abbildung 5: Best-in-Class-Unternehmen tendieren eher dazu, ihre Budgets
für das Jahr 2009 anzupassen....................................................................................14
Abbildung 6: Best-in-Class-Möglichkeiten für das Erstellen der Prognosen .24
Abbildung 7: Möglichkeiten von Best-in-Class-Unternehmen, die momentan
implementiert oder geplant werden.......................................................................25
Abbildung 8: Vergleich zwischen Top-Down und Bottom-Up-Methode.......25
Abbildung 9: Best-in-Class-Möglichkeiten des Wissensmanagements ..........26
Abbildung 10: Best-in-Class-Möglichkeiten des Risikomanagements..............27
Abbildung 11: Best-in-Class-Möglichkeiten des technologischen
Managements................................................................................................................28
Abbildung 12: Veränderte Sichtbarkeit des Budgetierungsprozesses für
beteiligte Mitarbeiter..................................................................................................28
Abbildung 13: Die Rolle von Tabellenkalkulationen ...........................................30
Tabellen
Tabelle 1: Unternehmen mit besten Leistungsergebnissen erlangen Best-in-
Class-Status..................................................................................................................... 7
Tabelle 2: Genauigkeit des Budgets über mehrere Jahre .................................... 8
Tabelle 3: Best-in-Class-PACE-Leistungsrahmen ...............................................10
Tabelle 4: Der Leistungsrahmen..............................................................................19
Tabelle 5: PACE-Rahmen ..........................................................................................35
Tabelle 6: Leistungsrahmen.......................................................................................35
Tabelle 7: Zusammenhang zwischen PACE und Leistungsrahmen..................35
Kapitel 1:
Benchmarking der Best-in-Class-
Unternehmen
Business-Kontext
Fast Facts
Planung, Budgetierung und das Erstellen von Prognosen sind das Fundament
effektiver Geschäftspläne. In wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist es nicht nur √ Best-in-Class-Unternehmen
schwierig, klare Ziele und Vorgaben festzulegen, sondern insbesondere konnten die Zykluszeiten des
Budgetierungsprozesses um
auch, diese Daten in einen Finanzplan einzubinden, der diese Ziele
24% senken. Gleichzeitig
unterstützt. Die Unternehmen sind gezwungen, Mittel zu finden, um ihre konnten sie ihre Zahlen im
Planung, Budgetierung und das Erstellen von Prognosen den geänderten letzten Jahr um 27%
Bedingungen anpassen zu können. Um auch in wirtschaftlich unsicheren verbessern, das entspricht
Zeiten erfolgreich zu sein und auf dem Markt bestehen zu können, ist diese einer 3,6-fach höheren
Grundvoraussetzung wichtiger denn je. Das Geschäftsklima ist geprägt von Verbesserung als alle
laufenden Veränderungen, die durch globale Einflüsse und knappe Margen anderen Unternehmen
noch zusätzlich erschwert werden.
√ Best-in-Class-Unternehmen
Die von Aberdeen unter 150 Unternehmen durchgeführte Befragung kam zu konnten durch bessere
dem Ergebnis, dass seit Anfang 2008 Veränderungen stattfanden, die die Planung, Budgetierung und
Anforderungen und die daraus entstehenden Auswirkungen auf Planung, Erstellung von Prognosen
317% höhere
Budgetierung und das Forecasting beeinflussen. Der im April 2008 von
Verbesserungen der
Aberdeen erstellte Bericht Finanzplanung und Budgetierung machte deutlich, Profitabilität erreichen
dass die Hauptanforderung der Anspruch ist, die Genauigkeit des Budgets zu
verbessern (42%). Während diese Anforderung für 27% der Nicht-Best-in- √ Die leistungsstärksten
Class-Unternehmen zwar ein Thema ist, ist dieser Anspruch für die Unternehmen tendieren nur
leistungsstärksten Unternehmen auf die niedrigste Prioritätenstufe noch halb so häufig wie im
gerutscht. Vorjahr dazu, Budgets für ein
Jahr unverändert zu lassen.
√ Best-in-Class-Unternehmen
tendieren zu 45% weniger
häufig dazu, die Budgets auf
ausschließlich historischen
Daten zu erstellen. Die
Tendenz geht mit 157% zu
einer leistungsorientierten
Budgetierung sowie einer auf
ergebnisorientierten Planung
und Budgetierung
Best-in-Class-PACE-Modell
Für die Feinabstimmung von Finanzplanungen, der Budgetierung und dem
Erstellen von Prognosen zum Erreichen von Unternehmenszielen ist eine
Kombination strategischer Aktionen, Organisationsmöglichkeiten sowie
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www.aberdeen.com Fax: 617 723 7897
Finanzplanung, Budgetierung und Erstellen von Prognosen
Seite 11
Tabelle 3: Best-in-Class-PACE-Leistungsrahmen
Anforderungen Aktionen Möglichkeiten Mittel
Anforderung für Verbessern der Möglichkeit, Prognosen an Automatisieren des Arbeitsflusses
Flexibilität und Datenqualität veränderte Marktbedingungen Anwendungen für die
Anpassungsfähig- Entwickeln von anzupassen Leistungsverwaltung
keit, um Planungs-, Möglichkeit, Geschäftsimpulse Anwendungen für Budgetierungen /
dynamisch und im Budgetierungs- und in den laufenden Prozess zur zum Erstellen von Prognosen
Voraus Prognose- Erstellung von Prognosen Finanz-Reporting und Konsolidierung
Änderungen Arbeitsfluss- einzubinden
auszuführen Tools für Abfragen und Reporting
prozessen Möglichkeit, „Was wäre
Unternehmens-BI-Plattformen
wenn“-Szenarien und
Änderungsanalysen Tools für Dashboards / Scorecards
auszuführen Sichere Integration von
Möglichkeit, Tabellenblättern in Anwendungen
Verkaufsprognose Risikomanagement (Auslöser /
einschließlich Warnindikatoren)
Geschäftserträge und Tools für Datenbereinigung und
Aufwandsprognosen zu Integration, ETL
integrieren und anzupassen
Möglichkeit, um ein
multidimensionales Reporting
mit entsprechenden
Aufschlüsselungen
auszuführen
Quelle: Aberdeen Group, Januar 2009
Best-in-Class-Strategien
Die Veränderungen der strategischen Aktionen von Best-in-Class-
Unternehmen zwischen den Jahren 2008 und 2009 sind deutlich. Jahr für
Jahr ändern sich die Prioritäten. Während in 2008 die oberste Priorität bei
der Automatisierung der Prozessabläufe lag, ist dieser Ansatz nun auf den
letzten Platz gerückt. Gleichzeitig rückte die niedrigste Priorität des
Vorjahres, das Verbessern der Datenqualität, auf den ersten Platz im
laufenden Jahr. Wie sind diese Wechsel möglich? Zunächst ist wichtig zu
wissen, dass 100% der Best-in-Class-Unternehmen in Anwendungen
Der erhöhte Bedarf an Anpassungsfähigkeit erfordert eine höhere Priorität für Prognosen und deren
Anpassungen. Diese können entweder in regelmäßigen Abständen oder bei Bedarf, d. h. bei geänderten
Geschäftsbedingungen erfolgen. Für die Mehrheit der Befragten (62%) liegt das Ziel in der Schaffung von
Möglichkeiten für das Anpassen von Prognosen auf monatlicher Basis bzw. nach Bedarf, während ein Drittel
der befragten Unternehmen diese Anpassungen nur vierteljährlich ausführen können (Abbildung 3).
Ertrag 100%
89%
Kostenbudget pro Abteilung 88%
60%
Investitionen Forschung und Entwicklung 50%
16%
Variable (zyklische) Kompensationspläne 50%
25%
Anteil Gemeinkosten (an zugeordneten 50%
42%
Fixkosten)
Marketingausgaben 50%
42%
Personalstand (Gruppen-/Abteilungsebene) 50%
35%
Fixe Kompensationspläne 44%
21% Best-in-Class-Unternehmen
Personalstand (unternehmensweit) 38% Alle anderen
33%
0% 50% 100%
Quelle: Aberdeen Group, Januar 2009
Welche Auswirkungen haben diese Neubewertungen von Prognosen auf das Gesamtbudget? Verglichen mit
dem Vorjahr sehen wir hier bei Best-in-Class-Unternehmen ein deutliches Umdenken. Die leistungsstärksten
Unternehmen tendieren nur noch halb so häufig wie im Vorjahr dazu, Budgets für ein Jahr unverändert zu
lassen. Obwohl diese Veränderung sich bislang nur bei rund einem Drittel der Best-in-Class-Unternehmen
bemerkbar macht, findet doch bei nahezu der Hälfte der Unternehmen (44%) eine Anpassung des Budgets
statt, indem Zahlen korrigiert werden und der Bedarf und Wunsch nach Anpassungsfähigkeit steigt.
0%
Nie – Budget ist fix Ja – sehr selten Ja – mit entsprechender Begründung
Best-in-Class-Unternehmen unterscheiden sich außerdem in der Auswahl von verschiedenen Methoden zur
Budgeterstellung. Während 45% eher nicht auf die Erstellung von Budgets basierend auf historischen Daten
setzen (insbesondere gefährlich bei unsicheren und schwankenden Marktbedingungen), zählen Best-in-Class-
Unternehmen zu 157% eher auf die Erstellung einer leistungsorientierten Budgetierung, d. h. einer
ergebnisorientierten Planung und Budgetierung. Weiterhin ist erkennbar, dass eine kleine Anzahl
Unternehmen (9% aller Befragten) zu einer Budgetierung basierend auf Geschäftsimpulsen tendiert, während
33% der Best-in-Class-Unternehmen diese Methode anwenden.
“So fanden wir heraus, dass es bei uns nicht unüblich ist, ein Kostenbudget in zwei verschiedenen
Abteilungen zu haben, wodurch zusätzliche und unnötige Kosten verursacht werden. Die nun
durch das Vergleichen der Budgets auf detaillierte Art und Weise erreichte Sichtbarkeit
ermöglicht uns nicht nur, diesen Fall zu erkennen, sondern auch Überhänge zu beseitigen und den
allgemeinen Budgetierungszyklus zu verkürzen“, fährt Cole fort. “Es findet eine genaue Prüfung
des Budgets statt, da alle Abteilungen sich wesentlich auf das Gesamtergebnis und nicht nur eine
bestimmte Position auswirken."
Der Zeitaufwand für den Planungs- und Budgetierungszyklus des Unternehmens konnte von 5
Monaten (von 2007 auf 2008) auf lediglich 2 Monate (von 2008 auf 2009) verkürzt werden (das
Geschäftsjahr des Unternehmens entspricht dem Kalenderjahr). Des Weiteren war das
Unternehmen in der Lage, den Planungsprozess vor dem Beginn des neuen Geschäftsjahres
abzuschließen, während dieser Prozess im Vorjahr erst 2 Monate nach Beginn des neuen
Geschäftsjahres abgeschlossen war. Das Unternehmen konnte außerdem die Prognose nach
Ablauf des ersten Geschäftshalbjahres bzw. Planungszyklus überprüfen und dadurch besser auf
den wirtschaftlichen Abschwung Ende 2008 reagieren.
“Im Juni 2008 fand eine halbjährliche Überprüfung statt und wir sind uns sicher, dass diese
Möglichkeit für uns sehr wichtig war. Eine mindestens pro Halbjahr durchgeführte Überprüfung
ist unerlässlich, um auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren. Wichtig ist insbesondere, dass
wir uns besser auf Veränderungen einstellen können, da wir auch während des Geschäftsjahres
die Möglichkeit haben, Ist- und Solldaten kontinuierlich zu vergleichen. Weiterhin werden die
Auswirkungen von Entscheidungen in Echtzeit, d. h. während der Überprüfung der Budgetierung
und Anpassung der Prognose sichtbar und verständlich. Der Antrieb für unser Budget ist
Produktinnovation und Entwickung. Diese Faktoren bestimmen größtenteils die Leistung sowie
Erträge und Aufwand", erklärt Cole.
Das in 1994 gegründete Unternehmen Mannatech Incorporated ist weltweiter Anbieter von
Wellnessprodukten, beispielsweise innovative und qualitativ hochwertige eigene Diätzusätze,
Hautpflegeprodukte sowie Produkte für die Beibehaltung des Körpergewichts. Diese
Produkte werden durch unabhängige Vertreter und Mitglieder sowohl in den USA als auch
auf internationalen Märkten wie Kanada, Australien, Großbritannien, Japan, Neuseeland, der
Volksrepublik Korea, Taiwan, Dänemark, Deutschland, Südafrika und Singapur vertrieben.
Weltweit beschäftigt Mannatch ungefähr 540 Mitarbeiter. Der Vertrieb der Produkte erfolgt
durch ungefähr 530.000 unabhängige Vertreter und Mitglieder, die über einen
Netzwerkvertriebskanal koordiniert werden. Seit 2000 ist Brigitte Fanale als
Budgetdirektorin beschäftigt. Zu Beginn ihrer Tätigkeit fanden die Verkäufe des
Unternehmens in 5 Ländern statt, und die gesamte Budgetierung und Planung wurde mithilfe
von Tabellenkalkulationen erstellt.
“Mit den damaligen Mitteln mussten alle Vorgänge manuell bearbeitet werden, einschließlich
der Umrechnung in Landeswährung", teilt Fanale mit. “Der Konsolidierungsprozess war
insbesondere deshalb schwierig, weil manche Gruppen mit verschiedenen Tabellen
arbeiteten, was zahlreiche manuelle Bearbeitungen mit sich brachte. Diese manuellen
Prozesse nahmen sehr viel Zeit und Personal in Anspruch. Als das Unternehmen dann immer
weiter wuchs, war schnell klar, dass wir anstelle von Tabellen ein Tool benötigten, dass mehr
automatisierte Vorgänge ermöglichte.“
2003 war der Druck, manuelle Prozesse abzuschaffen, groß genug, um sich auf die Suche
nach Lösungen für Planungen, Budgetierungen und das Erstellen von Prognosen zu machen.
Das Unternehmen entschied sich für einen Anbieter, der eine stufenweise Annäherung für
die Anpassung an die bestehende Technologie bot. Es folgte eine Implementierung, bei der
die manuelle Tabellenerstellung im Rahmen einer Budgetierungsanwendung erfolgen konnte,
indem lizenzierte Datenbankbenutzer Daten in vom System vorgegebene Vorlagen eingeben
konnten. Dieser erste Schritt ermöglichte es dem Unternehmen, Berichte zum Vergleichen
des Budgets mit Istzahlen zu erstellen, ohne dass Fehler auftauchten oder manuelle Schritte
in Tabellen ausgeführt werden mussten. Dank dieser Erfahrung wurden weitere
Systemmöglichkeiten mit erweiterten Funktionen angepasst, beispielsweise in 2005 das
Personalplanungsmodul. Die täglich aktuellen Importe von G/L-Daten boten außerdem eine
verbesserte Datenintegrität.
weiter
Fanale ergänzt: “Dieses System wurde dann weitere 3 Jahre lang für die Erstellung von
Budgets und Planungsberichten oder Versionen verwendet. Im August 2008 wechselten wir
dann zu einer SQL-Server-Ausgabe, die einen direkten Zugriff auf unsere SQL-Datenbank
unterstützt. Dieses Upgrade verwendeten wir auch für die Erstellung des Budgets für 2009.
Wir verfügen nun erstmals über eine direkte ODBC-Verknüpfung mit unserer SQL-
Datenbank. Dadurch können wir Istdaten unverzüglich und in Echtzeit auf dem Server
aktualisieren, wodurch aufwändige Abstimmungsprozesse entfallen können. Mehr also 800
Eingabe- und Rollup-Konten sowie über 400 Mitglieder von Unternehmen liefern uns Daten,
die wir dann auf verschiedene Arten aufschlüsseln oder zusammenfassen können.“
Das Unternehmen konnte bereits deutliche Einsparungen verzeichnen. Dies zeigt sich in
einer deutliche Reduzierung des erforderlichen Zeitrahmens für die Erstellung des
Jahresbudgets und der vierteljährlichen Überprüfungen der Prognosen. Mit dem Umstieg auf
ausgeklügelte und auf das Unternehmen angepasste Softwareversionen konnten die
Leistungsverbesserung bei Mannatech ständig gesteigert werden. Des Weiteren wurde auch
die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens positiv beeinflusst.
Abschließend bemerkt Fanale: "Momentan finden verschiedene Revisionen des Budgets statt,
um auf die schwankende Marktsituation und den Verkaufsrückgang in einer Rezession zu
reagieren. Wir müssen in der Lage sein, “Was wäre wenn“-Szenarien basierend auf
wirtschaftlichen Trends zu verstehen. Nur so können wir schnell und gezielt handeln. Vor
der Verwendung dieses neuen Systems war das Abmelden der zugewiesenen Datenbanken
für Aktualisierungen sowie das Anmelden am Server für den Konsolidierungsprozess ein
zeitaufwändiger und unhandlicher Prozess. Oft mussten der Budgetadministrator und die für
Aktualisierungen lizenzierten Benutzer Zusatzstunden leisten, um diese Aufgaben innerhalb
des durch das Management vorgegebenen Zeitrahmens zu erfüllen. Die in unserem neuen
System integrierte Aufschlüsselungsfunktion ermöglicht es uns nun, monatliche G/L-
Transaktionsdetails nach Konten zu erhalten, ohne dass eine Unterstützung durch die
Buchhaltungsmitarbeiter erforderlich ist. Der SQL-Server bietet deutlich verbesserte und
anwenderfreundliche Möglichkeiten für die Erstellung von Budgets und überarbeiteten
Prognosen. Die Dateneingabe für Konten (in Echtzeit, die unmittelbar auf dem Server
aktualisiert wird) kann in wenigen Minuten oder Stunden erfolgen. Die anschließende
Genehmigung und Freigabe des Budgets und der aktualisierten Prognosen durch den CEO
und Vorsitzenden, den CFO, die Abteilungsleiter, Manager von Niederlassungen anderer
Länder und dem Vorstand kann dann in einem "vorgegebenen Zeitrahmen" von 1 bis 2
Wochen erfolgen. Falls verschiedene Änderungen erforderlich sind, kann dieser Vorgang
auch länger dauern."
Prozess
Unternehmen, die als Endbenutzer auftreten, haben als wichtigste
Geschäftsanforderung für verbesserte Planung, Budgetierung und das
Erstellen von Prognosen angegeben, dass sie ihre Anpassungsfähigkeit
verbessern möchten, insbesondere in wirtschaftlich unsicheren Zeiten. Dies
führt uns wieder zu den Fähigkeiten der Best-in-Class-Unternehmen, die in
der Lage sind, die Prognosen an die veränderten Marktbedingungen
anzupassen. In manchen Unternehmen findet dieser Prozess halb- oder
vierteljährlich statt. In extremen Fällen kann es auch notwendig werden, die
Prognosen sehr kurzfristig, außerhalb der monatlichen oder vierteljährlichen
© 2009 Aberdeen Group. Telefon: 617 854 5200
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Finanzplanung, Budgetierung und Erstellen von Prognosen
Seite 20
Organisation
Die Planungs-, Budgetierungs- und Erstellungsprozesse für Prognosen sind
zum Scheitern verurteilt, wenn diese ungeplant und ohne ordnungsgemäße
Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten internen Stellen ablaufen. Best-
in-Class-Unternehmen tendieren eher dazu, ihr Hauptaugenmerk aller drei
Richtungen während des Planungs- und Erstellungsprozesses von Prognosen
auf die Zusammenarbeit zu legen: Top-Down, Bottom-Up sowie eine
Kombination beider Methoden (Abbildung 7).
0%
Bottom-Up-Methode Top-Down-Methode Kombination von Top-Down
und Bottom-Up-Methode
Wissensmanagement
Eine erfolgreiche Budgetierung kann auf verschiedene Arten gemessen
werden. Die Befragten gaben an, dass der Zeitraum vom ersten Entwurf bis
zum endgültig genehmigten Budget und den Prognosen entscheidend ist.
Best-in-Class-Unternehmen konnten im letzten Jahreszeitraum die
Zykluszeiten um 24% senken, während die Zahl bei den anderen
Unternehmen nur 5% betrug. Strukturschwache Unternehmen konnten in
diesem Bereich sogar gar keinen Rückgang verzeichnen. Im Rahmen der
Befragung stellte sich heraus, dass eine der beliebtesten Methoden zur
Reduzierung der Zykluszeiten ist, die Planungs-, Budgetierungs- und
Erstellprozesse für Prognosen zu formalisieren und zu automatisieren und
somit den Endbenutzern einen schrittweise angeleiteten Prozess zu bieten
(Abbildung 9).
Best-in-Class-
50% Unternehmen Alle anderen 46%
28% 29%
25% 20%
0%
Externe Ereignisse (z. B. Branchen- Interne Ereignisse (z. B.
oder Finanzvorfälle) lösen Warnmeldungen Vertragsschwankungen, nicht
aus, um Prognosen anzupasen eingehaltene Lieferpläne, verlorene oder
verspätete Aufträge können
Warnmeldungen auslösen, um Prognosen
anzupassen
Quelle: Aberdeen Group, Januar 2009
zu reagieren und zu verstehen, wie sich diese Änderungen auf den untersten
Unternehmensebenen auswirken (Abbildung 11).
0%
Möglichkeit, multidimensionales
Möglichkeit, nachfolgende Ebenen
Reporting mit Aufschlüsselungen
der Zusammenfassungen
detailliert aufzuschlüsseln auszuführen
Quelle: Aberdeen Group, Januar 2009
Leistungsverwaltung
Zusätzlich zu den im Leistungsrahmen beschriebenen Leistungserfolgen ist
letztendlich festzustellen, dass Best-in-Class-Unternehmen deutlich höhere
Leistungen in den Bereichen Zugriff und Sichtbarkeit für Prozessbeteiligte
erzielen (Abbildung 12).
Eine der beliebtesten Funktionen von Betriebsanwendungen ist die Möglichkeit, Daten direkt in eine
Tabellenanwendung zu exportieren. Es ist daher nicht verwunderlich, dass Tabellenkalkulationen
eine so beliebte Rolle einnehmen. Wichtig ist jedoch, dass der Grad an Kontrolle und Zugriff auf
diese Daten entscheidend ist. Best-in-Class-Unternehmen tendieren weniger häufig dazu, Daten zu
Beginn der Planungs-, Budgetierungs- oder Erstellungsprozesse von Prognosen in manuelle
Tabellenkalkulationen zu exportieren. Somit liegt es auf der Hand, dass Tabellenkalkulationen auch
nicht häufig als Eingabemechanismen für erste und eventuell nachfolgende Änderungen des
Gesamtprozesses eingesetzt werden. Weniger als halb so häufig tendieren Best-in-Class-
Unternehmen dazu, Tabellenkalkulationen als einzigen Kommunikationsmechanismus im
Gesamtprozess einzusetzen (Abbildung 13).
52%
Daten werden von Anwendungen in Tabellen
exportiert und manuell bearbeitet 58%
67%
29%
Daten mehrerer Tabellen müssenmanuell
konsolidiert werden 32%
36%
0% 35% 70%
Kapitel 3:
Erforderliche Aktionen
Egal ob ein Unternehmen die Leistung im Bereich Finanzplanung, Fast Facts
Budgetierung und Forecasting von strukturschwach zu √ 100% der Best-in-Class-
Branchendurchschnitt oder von Branchendurchschnitt zu Best-in-Class Unternehmen
verbessern möchte, folgende Aktionen führen in jedem Fall zur implementierten
erforderlichen Leistungsverbesserung: Anwendungen für die
Finanzplanung, Budgetierung
und das Erstellen von
Erfolgreiche Schritte für strukturschwache Prognosen
Unternehmen
√ Best-in-Class-Unternehmen
• Für den Planungs- bzw. Budgetierungsprozess wird eine sind zu nahezu 80% in der
Kombination der Top-Down und Bottom-Up-Methoden angewandt. Lage, Zusammenstellungen
Best-in-Class-Unternehmen tendieren zu 33% häufiger dazu, diese detailliert in einzelne
beiden Methoden zu kombinieren. Die Top-Down-Methode stellt Erfolgsebenen
sicher, dass die festgelegten Budgetziele im gesamten Unternehmen aufzuschlüsseln
bekannt sind. Die Bottom-Up-Methode gliedert die √ Verglichen mit Best-in-Class-
Budgetverantwortlichen direkt in den Prozess ein. Unternehmen tendieren der
• Investition in Anwendungen für Planung, Budgetierung und Branchendurchschnitt zu
60% und strukturschwache
das Erstellen von Prognosen Während 100% der Best-in-Class-
Unternehmen zu 180% eher
Unternehmen diese Lösungen entweder als eigenständige dazu, Budgets während des
Anwendungen oder als ERP-Funktionen implementiert haben, ist gesamten Geschäftsjahres
diese Umstellung bei weniger als zwei Drittel der unverändert zu lassen
strukturschwachen Unternehmen erfolgt.
• Verbesserte Transparenz nach der Top-Bottom-Methode
für den gesamten Planungs-, Budgetierungs- und
Forecastingprozess Best-in-Class-Unternehmen sind zu nahezu
80% in der Lage, Zusammenstellungen detailliert in einzelne
Erfolgsebenen aufzuschlüsseln. Dies ist eine wichtige Funktion, die
von geeigneten Anwendungen, die von Aberdeen empfohlen
werden, für die Planung, Budgetierung und Prognoseerstellung
eingesetzt werden können.
Anhang A:
Untersuchungsmethode
Im Dezember 2008 untersuchte Aberdeen die Nutzung, Erfahrungen sowie Hauptaugenmerk der Studie
die Absichten von über 150 Unternehmen, die in verschiedenen Branchen
und Unternehmen Finanzplanungen, Budgetierungen und das Erstellen von Die Befragten füllten einen
online Fragebogen aus, dessen
Prognosen zur Aufgabe haben.
Fragen folgende Themen
Aberdeen ergänzte diese Online-Befragung durch Telefoninterviews mit behandelten:
ausgewählten Befragten. Hierbei wurden zusätzliche Informationen über √ Das Ausmaß der
Finanzplanungen, Budgetierungen sowie Strategien, Erfahrungen und Formalisierung und
Ergebnisse von Prognosen gesammelt. Automatisierung des
Planungs-, Budgetierungs-
Zu den befragten Unternehmen gehörten:
und Erstellungsprozesses von
• Position/Funktion: Befragt wurden Teilnehmer in folgenden Prognosen
Positionen: CEO, COO, oder Vorsitzende (18%); CIO (3%); CFO √ Aktuelle und geplante
(8%); Vice Presidents (10%); Direktoren (16%); Manager (25%). Verwendung von
• Branche: Befragt wurden Teilnehmer aus folgenden Branchen: Technologien
Hersteller (39%); IT-Consulting und Dienstleistungen (13%); √ Möglichkeit, „Was wäre
Finanzen / Bankwesen / Versicherungen (10%); Großhändler / wenn“-Szenarien
Händler / Verteilung (8%); NGOs (8%); andere Dienstleister (17%). auszuführen
• Geografie: Die Mehrheit der Befragten (72%) stammte aus √ Möglichkeit, die tatsächliche
Nordamerika. Die restlichen Befragten stammen aus Europa (13%), Leistung mit dem Budget /
Asien / Pazifik (12%), und sonstigen Ländern (3%). der Prognose zu vergleichen,
einschließlich einem
• Unternehmensgröße: Sechzehn Prozent (16%) der Befragten multidimensionalen
stammten aus Großunternehmen (Jahreseinkommen größer als 1 Reporting und geeigneter
Milliarde USD), 44% aus dem Mittelstand (Jahreseinkommen und detaillierter
zwischen 50 Millionen USD und 1 Milliarde USD) und 40% der Aufschlüsselung
Befragten stammten aus Kleinunternehmen (Jahreseinkommen von
√ Grad der Zusammenarbeit
50 Millionen USD oder weniger). und Koordination während
• Mitarbeiteranzahl: Fünfunddreißig Prozent (35%) der Befragten des Planungs- und
stammten aus Großunternehmen (mehr als 1.000 Mitarbeiter), 41% Budgetierungsprozesses
aus Mittelbetrieben (101 bis 1000 Mitarbeiter) und 24% aus Ziel dieser Studie war es, Best-
Kleinbetrieben (1 bis 100 Mitarbeiter). Practice-Methoden für die
Die als Sponsoren beteiligten Anbieter für Lösungen hatten keinen Einfluss Verwaltung von Budgetzyklen,
Prognosen und der
auf den Inhalt des Berichts. Dank der Unterstützung durch Sponsoren
Finanzplanung festzulegen
können die Ergebnisse dieser Untersuchung durch die Aberdeen-Gruppe sowie einen Rahmen
kostenlos zur Verfügung gestellt werden. darzulegen, den der Leser für
die Finanzplanung und
Budgetierung auf sein
Unternehmen anpassen kann.
Tabelle 5: PACE-Rahmen
Übersicht
Aberdeen verwendet für die Benchmarking-Untersuchung eine Methode zur Bewertung der
Geschäftsanforderungen, Aktionen, Möglichkeiten und Mittel (PACE), die das Unternehmensverhalten in bestimmten
Geschäftsprozessen bestimmen. Diese Begriffe können wie folgt definiert werden:
Anforderungen - Externe Anforderungen, die die Marktposition, die Wettbewerbsmöglichkeit oder die
Geschäftsvorfälle des Unternehmens beeinflussen (beispielsweise Wirtschaft, Politik, Regulierungen, Technologien,
veränderte Kundenanforderungen, Wettbewerb)
Aktionen - Strategische Annäherung eines Unternehmens als Antwort auf Anforderungen der Branche
(beispielsweise Anpassung des Geschäftsmodells mit Hebelwirkung für industrielle Möglichkeiten, z. B. Produkt-
/Dienstleistungsstrategie, Zielmärkte, Finanzstrategien, Go-to-market-Strategie, Verkaufsstrategie)
Möglichkeiten - Prozesskompetenzen des Unternehmens, die zur Ausführung der Unternehmensstrategie
erforderlich sind (beispielsweise Fachleute, Marken, Marktpositionierung, lebensfähige Produkte/Dienstleistungen,
Ökosystem-Partner, Finanzierung)
Mittel - Hauptfunktion der technologischen Lösungen, die für die Unterstützung des Unternehmens erforderlich
sind, um Geschäftspraktiken umzusetzen (beispielsweise Entwicklungsplattform, Anwendungen,
Netzwerkverbindung, Benutzerschnittstelle, Schulung und Unterstützung, Partner-Schnittstellen, Datenbereinigung,
Verwaltung)
Quelle: Aberdeen Group, Januar 2009
Tabelle 6: Leistungsrahmen
Übersicht
Der Leistungsrahmen von Aberdeen legt fest, welchem der In folgenden Kategorien:
folgenden drei Leistungsrahmen die einzelnen Prozess – Wie hoch ist der Umfang der
Unternehmen zuzuordnen sind: Prozessstandardisierung? Wie hoch ist die effektive
Best-in-Class (20%) – Anwendung der derzeit besten Leistung und Wirksamkeit dieses Prozesses?
verfügbaren Praktiken, die deutlich über dem Organisation – Welche Organisation wird in Ihrem
Branchendurchschnitt liegen und zu den besten Unternehmen derzeit für die Verwaltung und
Branchenleistungen führen. Optimierung dieses bestimmten Prozesses angewandt?
Branchendurchschnitt (50%) – Anwendung von Wissen – Wie hoch ist die Sichtbarkeit von
durchschnittlichen oder normgerechten Praktiken, die zu Schlüsseldaten und der erforderlichen Intelligenz für
durchschnittlicher Leistung führen. die Verwaltung dieses Prozesses?
Strukturschwach (30%) – Anwendung von Praktiken, die Technologie – Wie hoch ist der
deutlich unter dem Branchendurchschnitt liegen und zu Automatisierungsgrad, der für die Unterstützung
einer unterdurchschnittlichen Leistung führen dieses Prozesses angewandt wird? Wie wird diese
Automatisierung integriert und angepasst?
Leistung – Wie wird diese gemessen? Wie oft? Wie
lautet die derzeitige Leistung?
Anhang B:
Verbundene Aberdeen-Untersuchungen
Verbundene Aberdeen-Untersuchungen, die Teil dieses Berichts sind oder
auf die verwiesen wird:
• Liquidität: Integration von Geschäftsprozessen zur Verbesserung der
operativen Leistung; März 2008
• Bereitstellung von Business Intelligence Strategien; April 2008
• Finanzplanung und Budgetierung; April 2008
• Analytische Vorhersagen, Die BI-Kristallkugel; Mai 2008
• Ist Ihre GRC-Strategie intelligent?; Juli 2008
• Operative KPIs und Leistungsverwaltung; August 2008
• Bessere Ergebnisse mit geringerem Aufwand: Zusammenspiel von
unternehmenseigenen Anwendungen und Desktop-Tools; September
2008
• Veränderte Strategien im Zuge der Globalisierung: Erbauen eines festen
Fundaments dank Unternehmensanwendungen; Oktober 2008
Weitere Informationen über diese oder andere Veröffentlichungen von
Aberdeen finden Sie unter www.Aberdeen.com.
In seiner Rolle als Harte-Hanks Gesellschaft übernimmt Aberdeen eine Schlüsselrolle, indem das Unternehmen
weltweite direkte Zusammenhänge erläutert und zielgerichtet für Marketingunternehmen umsetzt. Aberdeens
analytische und unabhängige Betrachtung des „Kundenoptimierungsprozesses“ von Harte-Hanks (Information -
Möglichkeit – Einblick – Engagement – Interaktion) steigert den Kundenwert und betont die strategische Rolle von
Harte-Hanks auf dem Markt. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, besuchen Sie die Aberdeen-Website
http://www.aberdeen.com oder wenden Sie sich telefonisch an (617) 723-7890. Weitere Informationen über Harte-
Hanks erhalten Sie unter (800) 456-9748 oder http://www.harte-hanks.com
Dieses Dokument ist das Ergebnis einer von der Aberdeen Group durchgeführten Untersuchung. Die Methodologie
der Aberdeen Group gewährleistet objektive, faktengebundene Untersuchungen und stellt zum Zeitpunkt dieser
Veröffentlichung die bestmögliche Analysenmethode dar. Falls nicht anders angegeben liegt das Urheberrecht aller in
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