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Qualitäts-Management-Handbuch

HUMMEL GmbH, Hamburg

Managementhandbuch-Nr.: 01

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Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines
1.01 Wir über uns
1.02 Benutzerhinweise
1.03 Abkürzungen und Begriffe
1.04 Zuordnung QM-System zu ISO 9001:2008

2 Organisations- und Dokumentationsprozesse


2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems
2.02 Beauftragte im Managementsystem
2.03 Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems
2.04 Dokumentationssystem
2.05 Netzwerk- und Datensicherung
2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit

3 Führungsprozesse
3.01 Qualitätspolitik
3.02 Qualitätsziele
3.03 Datenerfassung und -analyse
3.04 Bewertung des Managementsystems
3.05 Kommunikation
3.06 Personalentwicklung
3.07 Ressourcenmanagement
3.08 Interne Audits
3.09 Verbesserungsmanagement

4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus


4.01 Anlagenprojekte planen und bauen
4.02 Geräte entwickeln und fertigen
4.03 Serviceleistungen erbringen

5 Unterstützende Prozesse
5.01 Sekretariatsleistungen erbringen
5.02 Betriebsmittel bereitstellen
5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement

Dieses Managementhandbuch ist Eigentum der Firma HUMMEL GmbH, Hamburg, und ist auf Verlangen zurückzu-
geben. Vervielfältigung und Veröffentlichungen jeglicher Art bedürfen der Genehmigung der Geschäftsführung der
HUMMEL GmbH, Hamburg.

Dieses Managementhandbuch unterliegt dem Änderungsdienst.

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1 Allgemeines
1.01 Wir über uns

Wir planen, bauen und warten Kälte-, Klima- und Lüftungsanlagen nach Maß.

Die Hummel GmbH ist spezialisiert auf Lüftungs-, Kälte- und Klimatechnik für gewerbliche Kunden. Wir entwickeln
und realisieren national und international komplexe Anlagen u.a. für chemische Fabriken, die Lebensmittelindustrie,
Logistik- und Lagerfirmen, Werften, Kliniken und wissenschaftliche Institute. Unsere Spezialisten verfügen über
langjährige Erfahrung: Hummel wurde vor über 20 Jahren in Hamburg gegründet und ist bis heute ein innovatives,
inhabergeführtes Kompetenzzentrum für Klima-, Kälte- und Lüftungstechnik. Unsere Philosophie: Der Kunde steht
an oberster Stelle. Ihre Forderungen sind für uns Herausforderung, auch und gerade beim Thema Umweltfreund-
lichkeit und Energieeffizienz.

1.02 Benutzerhinweise

Das vorliegende Managementhandbuch beschreibt das Qualitätsmanagementsystem der Firma HUMMEL GmbH,
Hamburg. Es beschreibt die Qualitätspolitik sowie die daraus abgeleiteten Qualitätsziele.

Dieses Managementhandbuch wurde gemeinsam mit den Führungskräften unter Einbeziehung der Mitarbeiter er-
arbeitet und berücksichtigt in Verbindung mit den weiterführenden Regelungen die Anforderungen der ISO
9001:2008.

Das Managementhandbuch sowie die fortführenden Regelungen dienen allen Mitarbeitern sowohl als Nachschla-
gewerk als auch als Referenzdokumentation für die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Management-
systems. Die hier enthaltenen Regelungen dienen insbesondere zur Sicherstellung eines reibungslosen und effizi-
enten Ablaufs unseres Tagesgeschäfts unter Berücksichtigung der Anforderungen unserer Kunden.

Die in diesem Managementhandbuch sowie in den folgenden Anweisungen enthaltenen Regelungen und Vorga-
ben sind für alle Mitarbeiter der HUMMEL GmbH verbindlich.

Das Managementhandbuch wird mindestens einmal jährlich im Rahmen des internen Audits überprüft und ggf. ge-
ändert bzw. aktualisiert. In einer Änderungshistorie werden die vorgenommenen Änderungen dokumentiert und die
aktuelle Ausgabe des Managementhandbuchs durch die Geschäftsführung in Kraft gesetzt.

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1 Allgemeines

1.03 Abkürzungen und Begriffe


Abkürzungen

Systembezogene Abkürzungen

QMS Qualitätsmanagementsystem
QMH Qualtätsmanagementhandbuch
KVP kontinuierlicher Verbesserungsprozess
MH Managementhandbuch
VA Verfahrensanweisung
AA Arbeitsanweisung
FB Formblatt/Vorlagen/Aufzeichnungen
PK Protokoll
CL Checkliste

Funktionsbezogene Abkürzungen

BA Beauftragter für Arbeitssicherheit


SB Sicherheitsbeauftragter
DB EDV/Datenschutzbeauftragter
FG Fertigung
GF Geschäftsführung
SV Servicekräfte
PB Projektbüro
PL Projektleiter
QMB Qualitätsmanagementbeauftragter (QM-Beauftragter)
SK Sekretariat
MT Montage
IS Infrastruktur
VB Vertrieb

Hummel-spezifische Abkürzungen

SMA Service/Montage-Auftrag
RLT Raumlufttechnik
HKL Heizung/Klima/Lüftung
HWK Handwerkskammer
LV Leistungsverzeichnis
BV Bauvorhaben

Namenskurzzeichen

Die Verwendung von Namenskurzzeichen ist in der Regel aus dem Kontext zu erkennen. Namenskurzzeichen sind
im Sinne des QMS keine Abkürzungen beziehungsweise kein Begriff. Namenskurzzeichen sind in der Arbeitsan-
weisung „A-1 Telefonliste“ dokumentiert und vom Benutzer des QMH dort nachzuschlagen.

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Begriffe

Vorgabedokumente (Regelungen)

 sollen dem Anwender Vorgaben in Form von (Durchführungs-) Bestimmungen vermitteln;


 werden in der Regel nur bei Bedarf während längerer Zeiträume geändert;
 sind immer mit einer Identifikationskennzeichnung und einem Änderungsindex versehen.

Formblatt/Vorlagen

 sind Vordrucke oder Vorlagen, die noch nicht bearbeitet oder ausgefüllt sind;
 sind immer mit einer Identifikationskennzeichnung und einem Änderungsindex versehen;
 werden, nachdem sie ausgefüllt wurden, z.B. zu Aufzeichnungen.

Nachweisdokumente

 sind Aufzeichnungen in Form von Beurteilungen und Berichten;


 dienen zur Nachweisführung und werden bei Bedarf ausgewertet;
 können bzw. müssen mit Hilfe von Formblättern oder Vorlagen erstellt werden.

Prozess

Satz von in Wechselbeziehung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.

Protokoll

 Festlegung von Details


 Gegenzeichnen von Mitarbeitern und/oder Kunden und/oder anderen Partnern

Checkliste

 Festlegung von Details

Richtlinien

 Festlegungen externer Stellen, die Einfluss auf die Arbeitsabläufe haben.

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1 Allgemeines

1.04 Zuordnung QM-System zu ISO 9001:2008

Nr. ISO 9001:2008 Kapitel Managementhandbuch


4 Qualitätsmanagementsystem
4.1. Allgemeine Anforderungen 2.01, 2.03, 2.04, 2.05
4.2 Dokumentationsanforderungen 2.01, 2.03, 2.04, 2.05
4.2.1 Allgemeines 2.01, 2.03, 2.04
4.2.2 Qualitätsmanagementhandbuch 2.01, 2.03, 2.04
4.2.3 Lenkung von Dokumenten 2.04, 2.05, 3.03
4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen 2.04, 2.05, 3.03
5 Verantwortung der Leitung
5.1 Verpflichtung der Leitung 3.01
5.2 Kundenorientierung 3.05
5.3 Qualitätspolitik 3.01
5.4 Planung 3.07
5.4.1 Qualitätsziele 3.02
5.4.2 Planung des Qualitätsmanagementsystems 2.03, 3.07
5.5 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation 2.01, 2.02
5.5.1 Verantwortung und Befugnis 2.01, 2.02
5.5.2 Beauftragter der obersten Leitung 2.02
5.5.3 Interne Kommunikation 3.05
5.6 Managementbewertung 3.04
5.6.1 Allgemeines 3.04
5.6.2 Eingaben für die Bewertung 3.04
5.6.3 Ergebnisse der Bewertung 3.04
6 Management von Ressourcen
6.1 Bereitstellung von Ressourcen 3.07
6.2 Personelle Ressourcen 3.06
6.2.1 Allgemeines 3.06
6.2.2 Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung 3.06
6.3 Infrastruktur 3.07
6.4 Arbeitsumgebung 3.07

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

Nr. ISO 9001:2008 Kapitel Managementhandbuch


7 Produktrealisierung
7.1 Planung der Produktrealisierung 4
7.2 Kundenbezogene Prozesse 3.05
7.2.1 Ermittlung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt 3.05, 4.01, 4.02,4.03
7.2.2 Bewertung der Anforderungen in Bezug auf das Produkt 3.05, 4.01, 4.02,4.03
7.2.3 Kommunikation mit dem Kunden 3.05, 4.08, 5.03,4.03
7.3 Entwicklung 4.01, 4.02
7.3.1 Entwicklungsplanung 4.01, 4.02
7.3.2 Entwicklungseingaben 4.01, 4.02
7.3.3 Entwicklungsergebnisse 4.01, 4.02
7.3.4 Entwicklungsbewertung 4.01, 4.02
7.3.5 Entwicklungsverifizierung 4.01, 4.02
7.3.6 Entwicklungsvalidierung 4.01, 4.02
7.3.7 Lenkung von Entwicklungsänderungen 4.01, 4.02
7.4 Beschaffung 4.01, 4.02
7.4.1 Beschaffungsprozess 4.01, 4.02
7.4.2 Beschaffungsangaben 4.01, 4.02
7.4.3 Verifizierung von beschafften Produkten 5.02
7.5 Produktions- und Dienstleistungserbringung 4.01, 4.02, 4.03
7.5.1 Lenkung der Produktions- und Dienstleistungserbringung 4.01, 4.02, 4.03
7.5.2 Validierung der Prozesse zur Produktion und zur 4.01, 4.02, 4.03
Dienstleistungserbringung
7.5.3 Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit 2.06
7.5.4 Eigentum des Kunden 4.01, 4.03
7.5.5 Produkterhaltung 4.02
7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln 5.02
8 Messung, Analyse und Verbesserung
8.1 Allgemeines 3.04, 3.08, 3.09, 4.06
8.2 Überwachung und Messung 5.02
8.2.1 Kundenzufriedenheit 3.03, 3.04
8.2.2 Internes Audit 3.08
8.2.3 Überwachung und Messung von Prozessen 3.03, 3.04, 3.08
8.2.4 Überwachung und Messung des Produkts 4.02
8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte 4.02
8.4 Datenanalyse 3.03, 4.01
8.5 Verbesserung 3.09
8.5.1 Ständige Verbesserung (KVP) 3.01, 3.02, 3.03, 3.04, 3.05, 3.09
8.5.2 Korrekturmaßnahmen 3.09
8.5.3 Vorbeugungsmaßnahmen 3.09

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems

Zielsetzung

Durch eine transparente Darlegung des QM-Systems soll die Zuordnung der jeweiligen Prozesse sowie deren
Wechselwirkungen innerhalb des QM-Systems aufgezeigt werden.

Verantwortung

Für den Aufbau und die Struktur der QM-Dokumentation und damit für die Darlegung des QM-Systems ist der QMB
verantwortlich.

Geltungsbereich

Das Managementhandbuch gilt für das gesamte Unternehmen HUMMEL.

Ausschlüsse

Ausschlüsse gegenüber den Anforderungen der ISO 9001 wurden nicht vorgenommen.

Dokumentation

Allgemeingültige bzw. übergeordnete Regelungen sind in unserem Managementhandbuch festgelegt. Detailrege-


lungen sind in den weiterführenden Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Richtlinien enthalten.

Verantwortungen und Befugnisse

Eine Übersicht der im Unternehmen bestehenden Aufbauorganisation mit Angabe der jeweils verantwortlichen
Stelleninhaber ist in einem Organigramm festgelegt, das durch die GF erstellt und gepflegt wird.

Verantwortungen und Befugnisse innerhalb des Unternehmens sind in diesem Management-Handbuch sowie in-
nerhalb der weiterführenden Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Richtlinien geregelt. Darüber hinaus bestehen
für alle Mitarbeiter Rollen- bzw. Stellen- bzw. Aufgabenbeschreibungen.

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

Übersicht Managementhandbuch/Verfahrensanweisungen

Die nachfolgende Übersicht zeigt die Struktur unserer Prozesse, die sich in folgende Bereiche gliedert:

 Organisations- und Dokumentationsprozesse


 Führungsprozesse
 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
 Unterstützende Prozesse

Diese Struktur verdeutlicht die in unserem Unternehmen bestehende Abfolge der Prozesse sowie die verschiede-
nen Prozessbereiche, innerhalb derer vielfältige Wechselwirkungen bestehen.

Die jeweiligen Prozessbeschreibungen im Managementhandbuch und die Verfahrensanweisungen enthalten die


detaillierten Abläufe und Schnittstellen der einzelnen Prozesse.

Nr. Kapitel Managementhandbuch Mitgeltende Verfahrensanweisungen


2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems ---
2.02 Beauftragte im Managementsystem ---
2.03 Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems ---
2.04 Dokumentationssystem VA D-2.04 Dokumentenlenkung
2.05 Netzwerk- und Datensicherung VA D-2.05 Datenschutz
2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit VA D-2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit
3 Führungsprozesse
3.01 Qualitätspolitik ---
3.02 Qualitätsziele ---
3.03 Datenerfassung und -analyse ---
3.04 Bewertung des Managementsystems VA F-3.04 Managementbewertung
3.05 Kommunikation ---
3.06 Personalentwicklung VA F-3.06 Personalentwicklung
3.07 Ressourcenmanagement ---
3.08 Interne Audits VA F-3.08 Interne Audits
3.09 Verbesserungsmanagement VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement
4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
4.01 Anlagenprojekte planen und bauen VA P-4.01 Anlagenprojekte planen und bauen
4.02 Geräte entwickeln und fertigen VA P-4.02 Geräte entwickeln und fertigen
4.03 Serviceleistungen erbringen VA P-4.03 Serviceleistungen erbringen

5 Unterstützende Prozesse
5.01 Sekretariatsleistungen erbringen VA U-5.01 Sekretariatsleistungen erbringen
5.02 Betriebsmittel bereitstellen VA U-5.02 Betriebsmittel bereitstellen
5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement

Die Lenkung der aufgeführten Verfahrensanweisungen sowie Formblätter und Vorlagen sind unter „Dokumenten-
lenkung“ geregelt.

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

2.02 Beauftragte im Managementsystem

Zielsetzung

Die in unserem Unternehmen benannten Beauftragten handeln im Auftrag der Geschäftsführung und sind bzgl.
ihrer Handlungen unabhängig und weisungsbefugt gegenüber allen Mitarbeitern. Hierzu ist es besonders wichtig,
dass die die Beauftragten Fachleute im betreffenden Aufgabengebiet sind.

Verantwortung

Für die Koordinierung der Aktivitäten der Beauftragten in unserem Qualitätsmanagementsystem ist die Geschäfts-
führung verantwortlich.

QM-Beauftragter

Der QMB ist in Angelegenheiten des Qualitätsmanagementsystems weisungsbefugt und stimmt sich hierzu bei der
Einleitung von erforderlichen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen mit den betroffenen Projektleitern und Pro-
zesseigentümern ab.

Er berichtet der Geschäftsführung mindestens jährlich über die Leistung des Qualitätsmanagementsystems. Hierzu
werden Auswertungen zu Kundenreklamationen, Ergebnisse der internen Audits sowie Produkt- und Prozessleis-
tungen in Form eines Jahresberichts der Geschäftsführung vorgelegt.

Zur Förderung der Kundenorientierung werden aktuell ermittelte Reaktionen und Anforderungen unserer Kunden in
regelmäßigen Schulungen durch den QMB allen Mitarbeitern vermittelt. Entsprechende Schulungen werden ange-
boten und sind im Schulungsplan aufgeführt.

Weitere Beauftragte

Entsprechende Rechtsgrundlagen geben Aufschluss, ob ein Beauftragter zu bestellen ist und welche Anforderun-
gen bzgl. Qualifikation und Weiterbildung erforderlich sind. Dieser muss die Fach- und Sachkunde für das jeweilige
Aufgabengebiet nachweisen. Hierbei kann es erforderlich sein, dass der in Frage kommende Mitarbeiter über eine
entsprechende Ausbildung und/oder Berufserfahrung verfügen muss. Um die Fach- und Sachkunde für bestimmte
Beauftragte zu erlangen, sind neben der Ausbildung und Berufserfahrung ggf. behördlich anerkannte Lehrgänge zu
besuchen.

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

Bestellung von Beauftragten

Bei der Benennung der jeweiligen Beauftragten ist darauf zu achten, dass neben der fachlichen Qualifikation auch
die Zuverlässigkeit sichergestellt wird.

Beauftragte werden von der Geschäftsführung benannt und schriftlich bestellt, wobei dies auch die Beauftragung
externer Stellen einschließen kann, welche die jeweiligen Anforderungen nachweislich erfüllen. Bei behördlich ge-
forderten Beauftragten wird die Bestellung gegenüber der Behörde schriftlich angezeigt.

Folgende Beauftragte sind in unserem Unternehmen benannt:

 QM-Beauftragter (ISO 9001, 5.5.2) wie bereits oben genannt


 Sicherheitsbeauftragter (§719 RVO, § 22 SGB VII und § 9 BGV A 1)
 Fachkraft für Arbeitssicherheit (gemäß §§ 5, 6 ASiG)
 Mehrere Ersthelfer (§§ 8,9,10 Abs. 2, 8 BGV A 5)
 EDV-/Datenschutzbeauftragter (BDSG § 4f.)

Daneben steht uns ein externer Betriebsarzt (gemäß § 2 ASiG und BGV A 7) zur Verfügung.

Nachweise und Hilfsmittel

QMS-Jahresbericht
VA D-2.02 Ernennung und Aufgaben von Beauftragten
AA A-01-Telefonverzeichnis

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

Prozesseigentümer
ist derjenige, der die meisten personellen Anteile am Prozess hat oder derjenige, der das meiste Interesse daran
hat, dass der Prozess funktioniert. Der Prozesseigentümer hat folgende Verantwortungen und Kompetenzen:

 Gestaltung und Änderung von Regelungen


 Weiterentwicklung der Regelungen und Verfahren
 Ansprechpartner bei internen und externen Audits
 Einleiten von Korrekturmaßnahmen, die z. B. aus internen und externen Audits resultieren
 Schulung von Mitarbeitern zur jeweiligen Regelung bzw. zum jeweiligen Verfahren

Nachfolgend sind die in unserem Unternehmen relevanten Prozesseigentümer aufgelistet:

Nr. Kapitel Managementhandbuch Prozesseigentümer Stellvertreter


2 Organisations- und Dokumentationsprozesse
2.01 Aufbau und Struktur des QM-Systems --- ---
2.02 Beauftragte im Managementsystem --- ---
2.03 Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems QMB GF
2.04 Dokumentationssystem QMB GF
2.05 Netzwerk- und Datensicherung DB QMB
2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit Leitung PB Leitung FG
3 Führungsprozesse
3.01 Qualitätspolitik --- ---
3.02 Qualitätsziele --- ---
3.03 Datenerfassung und -analyse QMB GF
3.04 Bewertung des Managementsystems GF QMB
3.05 Kommunikation GF QMB, Leitung VB
3.06 Personalentwicklung GF GF
3.07 Ressourcenmanagement GF Leitung VB
3.08 Interne Audits QMB GF
3.09 Verbesserungsmanagement QMB GF
4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus
4.01 Anlagenprojekte planen und bauen Leitung PB QMB
4.02 Geräte entwickeln und fertigen Leitung PB Leitung FG
4.03 Serviceleistungen erbringen Leitung SK GF
5 Unterstützende Prozesse
5.01 Sekretariatsleistungen erbringen Leitung SK QMB
5.02 Betriebsmittel bereitstellen Leitung PB QMB
5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement GF QMB

Der QMB ist verantwortlich für die Erstellung und Aktualisierung der Liste der Prozesseigentümer.

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

2.03 Planung und Weiterentwicklung des QM-Systems

Zielsetzung

Unser Managementsystem soll ein Steuerungsinstrument für unser Unternehmen sein. Hierzu ist es wichtig, dass
für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eindeutige und nachvollziehbare Handlungsanweisungen vorhanden
sind. Des Weiteren soll das Managementsystem anhand der gewonnenen Daten und Erfahrungswerte gezielt wei-
terentwickelt und kontinuierlich verbessert werden.

Verantwortung

Die Aktivitäten zur Planung und Weiterentwicklung unseres Managementsystems werden durch unseren QMB ko-
ordiniert.

Planung

Die Planung des QM-Systems erfolgt innerhalb der QM-Dokumentation, welche aus dem Managementhandbuch
und weiterführenden Verfahrensanweisungen besteht. Unterstützt wird dies durch bedarfsorientiert erstellte Ar-
beitsanweisungen sowie entsprechende Vorlagen und Nachweise.

Weiterentwicklung

Die Weiterentwicklung des Managementsystems erfolgt anhand dessen Beurteilung im Rahmen der Management-
bewertung unter Berücksichtigung der Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien. Maßnahmen zu
dessen Weiterentwicklung sind in der Maßnahmenliste aufgeführt. Einen wesentlichen Bestandteil zur Weiterent-
wicklung des Managementsystems nimmt hierbei auch die Durchführung der Internen Audits ein.

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess

Um den sich ändernden Anforderungen der interessierten Parteien innerhalb des Managementsystems gerecht zu
werden, wird das Managementsystem einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterzogen.

Weiterführende Regelungen

VA F-3.09 Fehler- und Beschwerdemanagement

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

2.04 Dokumentationssystem

Zielsetzung

Durch eine geeignete Systematik zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen soll sichergestellt werden,
dass in unserem Unternehmen ein durchgängig funktionierendes Dokumentationssystem vorhanden ist. Damit ver-
bunden sollen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die für die Ausübung ihrer Tätigkeiten erforderlichen Doku-
mente, Vorlagen und Aufzeichnungen jeweils aktuell verfügen. Ein sicherer und schneller Zugriff soll die tägliche
Arbeit unterstützen und wo erforderlich für eine lückenlose Nachweisführung sorgen.

Verantwortung

Für die Pflege und Aufrechterhaltung des Dokumentationssystems ist der QMB verantwortlich. Detaillierte Zuord-
nungen von Verantwortlichkeiten bzgl. der Erstellung, Änderung und Freigabe sind den Dokumentenlisten zu ent-
nehmen. Bei der Ermittlung der relevanten externen Dokumente wird der QMB durch die Projektleiter fachlich un-
terstützt.

Vorgabedokumente

Vorgabedokumente sollen dem Anwender Vorgaben in Form von Informationen oder (Durchführungs-) Bestimmun-
gen vermitteln. Die Dokumentation des Managementsystems wird durch unser Management-Handbuch sowie
durch weiterführende Vorgabedokumente in Form von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Richtlini-
en dargelegt.

Beispiele für Vorgabedokumente

Intern: Managementhandbuch, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisung


Extern: Gesetze, Verordnungen, Genehmigungen, Bedienungsanleitungen, Kundenspezifikationen

Nachweisdokumente

Nachweisdokumente sind Aufzeichnungen in Form von Beurteilungen und Berichten und können bzw. müssen
unter zu Hilfenahme von Formblättern oder Vorlagen erstellt werden. Die Nachweisführung zum QM-System sowie
zu unseren Dienstleistungen wird in Form von Aufzeichnungen sichergestellt.

Beispiele für Nachweisdokumente

Intern: interner Auditbericht, Schulungsnachweis, Prüfberichte, Maßnahmenplan, Protokolle


Extern: Auditbericht des Zertifizierers, Gutachten der Berufsgenossenschaft, Beurteilungen durch Kunden

Lenkung der Dokumente

Eine Übersicht der verwendeten internen und externen Dokumente und Aufzeichnungen befindet sich in der EDV-
geführten Dokumentenliste „JJMMTT-Dokumente.lst“.

Der Name von Dokumenten setzt sich aus der Abkürzung des Dokumententyps, einer Eingruppierung per Buchsta-
be, einer Nummer einer optionalen Untergruppierung per Buchstabe, der Versionsnummer und einem beschreiben-
den Text zusammen.

Weiterführende Regelungen

VA D-2.04 Dokumentenlenkung
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Organisations- und Dokumentationsprozesse

2.05 Netzwerk- und Datensicherung

Zielsetzung

Durch geeignete Maßnahmen sollen die Sicherung und der Schutz sowie die Geheimhaltung von persönlichen und
vertraulichen der sich auf dem internen EDV-System befindlichen Daten sichergestellt werden.

Verantwortung

Die regelmäßige Datensicherung erfolgt automatisch zeitgesteuert. Die Verantwortung für den sicheren Prozess
hat der EDV-Beauftragte.

Beschreibung

Hierzu werden alle auf dem Server befindliche Daten täglich auf dem Datensicherungsmedium gesichert. Des Wei-
teren werden alle Daten nochmals durch eine Festplattenspiegelung gesichert.

Daten auf den jeweiligen PCs werden keiner Datensicherung unterzogen.

Weiterführende Regelungen

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2 Organisations- und Dokumentationsprozesse

2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit

Zielsetzung

Durch geeignete Maßnahmen der Kennzeichnung und Zuordnung sollen die Identifikation und Rückverfolgbarkeit
sowie der Prüf- und Überwachungsstatus der Produkte und Dienstleistungen während deren Erstellung bzw. Er-
bringung sichergestellt werden.

Verantwortung

Für die Festlegung der jeweils erforderlichen Maßnahmen zur Identifikation und Rückverfolgbarkeit von Produkten
ist das Projektbüro und für die von Serviceleistungen der Serviceleiter verantwortlich. Unterstützt wird dieses ggf.
durch einzelne Projektleiter und den QMB.

Beschreibung

Im Rahmen einer reibungslosen Auftragsabwicklung ist es erforderlich, dass die von uns hergestellten Produkte
bzw. erbrachten Dienstleistungen jederzeit und eindeutig den jeweiligen Fertigungs- und Auftragspapieren zuord-
bar sind.

Bei der Planung und Entwicklung neuer Produkte werden das Ausmaß und die Art der jeweiligen Rückverfolgbar-
keit des Produkts und dessen Komponenten festgelegt. Kriterien hierfür sind die Ergebnisse der Risikobetrachtun-
gen sowie die Einschätzung der Produktrisiken im Rahmen der Produkthaftung.

Weiterführende Regelungen

VA D-2.06 Identifikation und Rückverfolgbarkeit

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3 Führungsprozesse

3.01 Qualitätspolitik

Zielsetzung

Durch die Festlegung der Qualitätspolitik soll die strategische mittel- und langfristige Ausrichtung des Management-
systems vorgegeben werden.

Verantwortung

Für die Erstellung sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Qualitätspolitik ist die Geschäftsfüh-
rung verantwortlich.

Qualitätspolitik

Die Hummel GmbH ist spezialisiert auf Lüftungs-, Kälte- und Klimatechnik, primär für gewerbliche Kunden. Wir ent-
wickeln und realisieren national und international komplexe raumlufttechnische Anlagen höchster Qualität. Regio-
nal bieten wir den zugehörigen Service für die Systeme an.

Die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen muss den sich ändernden Bedürfnissen unserer Kunden und
des Marktes jederzeit gerecht werden. Dies ist die Basis für den Erfolg unseres Unternehmens und die Vorausset-
zung zur Sicherung unserer Arbeitsplätze.

Die Qualitätspolitik des Unternehmens betrachtet folgende Aspekte:

- Kunden
- Mitarbeiter
- Leistungen
- Kooperationen
- Wirtschaftlichkeit
- gesellschaftliche Verantwortung

Kunde

Der Kunde steht an oberster Stelle unserer Unternehmenspolitik. Der Kunde hat Bedarf an Produkten und Dienst-
leistungen der Hummel GmbH und Anforderungen an die Zusammenarbeit mit einem Partner. Der Kunde signali-
siert das Interesse zur Zusammenarbeit durch seine Anfrage. Er stellt nur dann eine Anfrage, wenn er der Hummel
GmbH zutraut, seine Anforderungen zu erfüllen. Die Hummel GmbH verfolgt nur Anfragen, aus denen sich ein wirt-
schaftlich wert-schöpfender Auftrag generieren lässt. Anfragen, die die Hummel GmbH nicht weiter verfolgt, wer-
den abgesagt. Anfragen, bei denen kein ernsthaftes Interesse an einem Vertragsabschluss zu erkennen ist, müs-
sen nicht beantwortet werden.

Wir arbeiten als Partner stets im Dialog mit unseren Kunden. Es ist unser Bestreben, die Kundenanforderungen
bestmöglich zu kennen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und den Kundenstamm kontinuierlich zu erweitern.

Die Hummel GmbH lebt von Kundenaufträgen, daher ist die Sicht des Kunden auf das Unternehmen wichtig. In der
Wahrnehmung des Kunden sollen folgende Aspekte im Vordergrund stehen:

- fachliche Kompetenz
- kundenorientiertes Handeln
- Leistungen hoher Qualität
- korrektes Auftreten
- Verlässlichkeit
- Fairness

Mitarbeiter

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Die Mitarbeiter tragen durch Ihre Leistungen den Erfolg des Unternehmens. Die Mitarbeiter identifizieren sich mit
dem Unternehmen und repräsentieren das Unternehmen nach außen. Das Unternehmen stellt sicher, dass die Mit-
arbeiter auch bei sich ändernden Anforderungen qualitativ hochwertige Leistungen erbringen können. Durch Aus-
bildung und Weiterbildung wollen wir sichere Arbeitsplätze schaffen.

Toleranz und gegenseitige Achtung unter unseren Mitarbeitern und Kollegen sowie Vertrauen und partnerschaftli-
che Zusammenarbeit stellen eine besondere Herausforderung unseres täglichen Arbeitens und Handelns dar.

Über die wirtschaftliche Grundlage hinaus bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern:

- Werkzeuge hoher Qualität


- Weiterbildungsangebote
- Kommunikationsinfrastruktur
- soziale Verantwortlichkeit

Hochwertige Leistungen

Die Qualität unserer Arbeit ist die Grundlage einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Die Qualität der erbrachten
Leistungen entsteht durch strukturiertes Arbeiten und qualifizierte Mitarbeiter. Das strukturierte Arbeiten ist in
einem Qualitätsmanagementsystem festgelegt.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Qualitätsmanagementsystems und der damit verbundenen Prozes-
se ermöglicht uns ein effektives und effizientes Arbeiten, um einen stabilen Ertrag und die Zukunft des Unterneh-
mens zu sichern.

Kooperation

Das Unternehmen baut auf den Fähigkeiten, Leistungen und Produkten von Partnern und Zulieferern auf. Da unse-
re Lieferanten und Partner einen wesentlichen Beitrag zum Erreichen unserer Qualitätsziele leisten, pflegen wir
einen seriösen und vertrauensvollen Umgang. Wir achten die Leistungen unserer Geschäftspartner.

Wirtschaftlichkeit

Effizientes Arbeiten und kostenbewusstes Handeln ist die Voraussetzung für den Fortbestand des Unternehmens.
Aufgaben werden pragmatisch im Sinne des Kunden gelöst. Jeder Mitarbeiter hat die Verpflichtung, erkennbare
und relevante Veränderungen des Marktes im Unternehmen bekannt zu machen und Lösungen zur verbesserten
Positionierung des Unternehmens zu erarbeiten. Mitarbeiter gehen mit Ressourcen verantwortungsvoll um. Arbeits-
abläufe werden effektiv und effizient durchgeführt. Wir haben das Ziel, den wirtschaftlichen Erfolg des Unterneh-
mens nachhaltig zu steigern.

Gesellschaftliche Verantwortung

Die Hummel GmbH ist in der rechtsstaatlichen Gesellschaft fest verwurzelt. Alle Handlungen basieren auf der so-
zialen Marktwirtschaft und entsprechen den rechtlichen Grundlagen. Die Ermittlung und Einhaltung der für uns rele-
vanten gesetzlichen und behördlichen Anforderungen bedeutet verantwortungsvolles Handeln gegenüber der Ge-
sellschaft und ist Voraussetzung für ein langfristiges Bestehen am Markt. Wir wollen durch Ausbildung und Weiter-
bildung sicher zu beherrschende Technik liefern. Die Hummel GmbH hat das Ziel, das Gemeinwohl in der Gesell-
schaft zu steigern.

Durch einen umsichtigen Umgang mit Energie und umweltrelevanten Stoffen können wir dazu beitragen folgenden
Generationen eine lebenswerte Umwelt zu erhalten. Die Hummel GmbH verpflichtet sich zu umweltbewusstem
Handeln.

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3 Führungsprozesse

3.02 Qualitätsziele

Zielsetzung

Durch die Festlegung geeigneter Qualitätsziele soll allen Mitarbeitern eine konkrete Orientierungsvorgabe bei der
Umsetzung und Weiterentwicklung unseres QM-Systems gegeben werden.

Verantwortung

Für die Festlegung der Qualitätsziele ist die Geschäftsführung verantwortlich, wobei die Ziele unter Einbeziehung
der Projektleiter beschrieben werden.

Beschreibung

Die nachfolgenden Qualitätsziele sind aus unserer Qualitätspolitik abgeleitet und orientieren sich an den interes-
sierten Parteien unseres Unternehmens sowie an deren Anforderungen und Erwartungen. Im Rahmen der jährli-
chen Managementbewertung werden die dargestellten Ziele bzgl. Aktualität, Zielerreichung und Änderungsbedarf
bewertet.

Ziele Maßnahmen zur Zielerreichung Indikatoren/Messgrößen


Wir wollen zufriedene  Einbeziehung der Kunden bei der  Ergebnisse Kundenbefragungen
Kunden Produktentwicklung  Auftragsentwicklung
 Sicherstellen regelmäßiger Kunden-  Anzahl Neukunden
kontakte durch persönliche An-  größere Aufträge
sprechpartner
 Einsatz von qualifiziertem Personal
 Einsatz modernster Maschinen- und
Anlagentechnik
Wir wollen zufriedene  Durchführung regelmäßiger Mitarbei-
und engagierte Mitar- tergespräche  Fluktuation
beiter  Ermitteln und Durchführen geeigne-  Ergebnisse Mitarbeitergespräche
ter Qualifizierungsmaßnahmen  Anzahl Verbesserungsvorschläge pro Jahr
 Eindeutige Festlegung von Verant-
wortung und Befugnissen
 Zur Verfügung stellen der besten
verfügbaren Arbeitsmittel sowie
einer geeigneten Arbeitsumgebung
Wir wollen qualitativ  Marketingaktivitäten  Anzahl der Notdienste bei von Hummel ge-
hochwertige Leistun-  Schulungen lieferten Anlagen
gen liefern  Verbesserungswesen
Wir wollen ein gutes  Sicherstellen des Innovationsvor-  Umsatzentwicklung
Unternehmensergebnis sprungs  Umsatzrendite
 Erweiterung unseres Stammkunden-  Entwicklung Auftragsvolumen
geschäfts  Ergebnisse Prozessleistungen
 Optimierung unserer Prozesse hin-
sichtlich Effektivität und Effizienz
 Aufrechterhalten und Weiterentwi-
ckeln des bereichsübergreifenden
Controllingsystems
Wir wollen gegenüber  Durchführung von jährlichen Infota-  Zugriffe auf die Hummel-Internetseiten
der Gesellschaft ver- gen für Presse und Kunden  Entwicklung des Energieverbrauchs
antwortungsvoll han-  Schaffen neuer Ausbildungs- und Ar-  Entwicklung des Kältemittelverbrauches
deln beitsplätze  Anzahl Ausbildungsplätze
 Reduzierung und Optimierung der  Entwicklung Mitarbeiterzahlen
eingesetzten Ressourcen
 Vermeidung des Einsatzes von um-
weltgefährdenden Stoffen

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3 Führungsprozesse

3.03 Datenerfassung und -analyse

Zielsetzung

Durch die systematische Erfassung geeigneter Daten soll die Bewertung der Eignung und Wirksamkeit des Quali-
tätsmanagementsystems im Rahmen der Managementbewertung, internen Audits und Prozessüberwachungen si-
chergestellt werden.

Verantwortung

Für die Erfassung der jeweiligen Daten sind die Bereichsleiter verantwortlich. Die Analyse und Auswertung der
Daten erfolgen durch den QMB.

Kundenzufriedenheit

Die Ermittlung und Verbesserung der Kundenzufriedenheit sind zentrale Aufgaben im Rahmen unseres Qualitäts-
managementsystems. Daten zu Reklamationen, Kundenbefragungen, Auftrags- und Umsatzentwicklung sowie In-
formationen zu Neukunden und Stammkunden werden im Rahmen der Datenerfassung ermittelt, durch den QM-
Beauftragten ausgewertet und im Rahmen der Managementbewertung durch die Geschäftsführung beurteilt. Ge-
eignete Maßnahmen zur Aufrechterhaltung und Steigerung der Kundenzufriedenheit werden in die Maßnahmenlis-
te übernommen.

Prozess-, Produkt- und Leistungsmerkmale

Um Effektivität und Effizienz unserer Prozesse und deren Schnittstellen sicherzustellen ist es erforderlich, individu-
ell geeignete Daten zu deren Beurteilung zu erfassen. Hierzu werden Prozesse anhand von Kennzahlen sowie mit
Hilfe von Prozessaudits untersucht und bewertet.

Im Rahmen der Prozessüberwachung werden, soweit relevant, folgende Prozesskriterien überprüft:

 Prozessfähigkeit (Deckungsbeitrag pro Projekt)


 Reaktionszeit (Notdienstreaktion vor Ort)
 Durchlaufzeit
 Personaleinsatz
 Einsatz von Mitteln

Die Qualität unserer Produkte wird durch Endprüfungen überprüft. In entsprechenden Prüfplänen werden folgende
Kriterien definiert:

 Prüfmerkmale (inkl. Annahmekriterien)


 Prüfverfahren (inkl. zu verwendende Mittel, Ort, Zeitpunkt, Methoden)
 Art und Umfang von Prüfaufzeichnungen

Prüfergebnisse werden in Prüfberichten bzw. Prüfprotokollen dokumentiert.

Lieferanten

Die von uns beauftragten Lieferanten werden anhand geeigneter Kriterien ausgewählt.

Weiterführende Regelungen

VA F-3.04 Managementbewertung

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3 Führungsprozesse

3.04 Bewertung des Managementsystems

Zielsetzung

Durch die Erfassung und Auswertung geeigneter Daten wird das QM-System einer Beurteilung unterzogen, mit der
Zielsetzung, die Angemessenheit und Wirksamkeit des QM-Systems zu bewerten und gezielt Maßnahmen zur kon-
tinuierlichen Steigerung der Kundenzufriedenheit einleiten zu können.

Verantwortung

Verantwortlich für die Durchführung der Managementbewertung ist die Geschäftsführung. Für die Erfassung und
Aufbereitung der entsprechenden Daten sind die jeweils festgelegten Projektleiter und Prozesseigentümer sowie
der QMB verantwortlich.

Beschreibung

Die Bewertung des Qualitätsmanagementsystems ist das zentrale Instrument für die Aufrechterhaltung und Weiter-
entwicklung des QM-Systems. Dabei werden die Zielsetzung und die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsys-
tems anhand der ermittelten und ausgewerteten Daten überprüft.

Die jährliche Managementbewertung wird im vierten Quartal des laufenden Jahres im Rahmen des erweiterten
Führungskreises durchgeführt. Koordiniert wird dieser Führungskreis durch den QMB. Die aus dem Bericht zur Ma-
nagementbewertung resultierenden Maßnahmen werden durch die Geschäftsführung freigegeben und in die Maß-
nahmenliste übernommen.

Weiterführende Regelungen

VA F-3.04 Managementbewertung

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3 Führungsprozesse

3.05 Kommunikation

Interne Kommunikation

Zielsetzung

Durch die Einführung und Aufrechterhaltung geeigneter Kommunikationswege soll ein reibungsloser innerbetriebli-
cher Informationsfluss erreicht werden.

Verantwortung

Für die Bereitstellung der internen Kommunikationsstrukturen ist die Geschäftsführung verantwortlich. Für die Auf-
rechterhaltung und Weiterentwicklung der internen Kommunikation ist die Leitung SK verantwortlich.

Beschreibung

Die interne Kommunikation erfolgt mit Hilfe der nachfolgenden Kommunikationsmittel:

 Rundschreiben per E-Mail


 Aushänge
 Informationsveranstaltungen
 Intranet zur Wissensvermittlung
 Gesprächsprotokolle
 Ergebnisse aus Qualitätszirkeln

Qualitätspolitik und Qualitätsziele werden im Rahmen der jährlichen Vorstellung von Auszügen aus dem Bericht zur
Managementbewertung durch Veröffentlichungen und Informationsveranstaltungen allen Mitarbeitern präsentiert
und erläutert.

Übersicht Regelkommunikation

Besprechung Teilnehmer Inhalte Zyklus Aufzeichnungen


Führungskreis GF, Projektleiter, QMB Umsatzentwicklung jährlich Jahresbericht GF
Marktentwicklung
Verbesserungsteam GF, QMB, ausgewählte Status und Wirksam- wöchentlich Maßnahmenverfolgung
„Mittwochsrunde“ Mitarbeiter keit der Maßnahmen

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3 Führungsprozesse

Externe Kommunikation

Zielsetzung

Durch die Einführung geeigneter Kommunikationsmittel werden die Anforderungen unserer Kunden nachvollzieh-
bar mit dem Ziel ermittelt, die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Verantwortung

Für die Festlegung, Koordinierung und Aufrechterhaltung geeigneter externer Kommunikationsstrukturen und
-mittel ist der Vertrieb verantwortlich.

Kommunikationsmittel

Prospekte

Beschreibungen der angebotenen Produkte und Leistungen werden in Form von Prospekten Interessierten kosten-
los zur Verfügung gestellt. Prospekte enthalten optional einen Rückantwortbogen, um potenziellen Kunden eine
einfache Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

Imagebroschüre

In der im Regelfall jährlich aktualisierten Imagebroschüre werden, neben der Vorstellung des Unternehmens und
der Ansprechpartner, alle angebotenen Produkte und Leistungen in einer Übersicht kurz beschrieben. Daneben
sind aktuelle Aussagen von Kunden enthalten, die über Erfahrungen mit unserem Hause berichten.

Website

Die Website enthält ausführliche Informationen zu Geschichte und Aufbau des Unternehmens sowie zu allen ange-
botenen Produkten und Leistungen. Die Aktualisierung erfolgt nach Bedarf.

Kundenanfragen

Kundenanfragen werden mit Label erfasst und vom PB abgearbeitet. Entsprechende Detailregelungen zur Behand-
lung von Kundenanfragen sind in den Verfahrensanweisungen für die wertschöpfenden Prozesse enthalten.

Kundenbeschwerden

Kundenbeschwerden werden im Bericht Kundenreklamation durch den QMB erfasst und abgearbeitet. Auswertun-
gen hierzu werden durch den QMB zum Ende des Jahres erstellt.

Weiterführende Regelungen

VA P-4.0x
PK F-07-A Liste zur Kundenreklamation

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3 Führungsprozesse

3.06 Personalentwicklung

Zielsetzung

Durch eine systematische Schulungsbedarfsermittlung und Schulungsplanung soll eine den sich ständig steigen-
den Anforderungen des Marktes entsprechende Qualifikation der Mitarbeiter sichergestellt werden.

Verantwortung

Für die Ermittlung des Schulungsbedarfs ist die Geschäftsführung mit den jeweiligen Projektleitern verantwortlich.
Die Freigabe von geplanten internen und externen Schulungsmaßnahmen erfolgt durch die Geschäftsführung.

Beschreibung

Damit wir unseren Kunden die bestmögliche Produkt- und Dienstleistungsqualität bieten können, ist es erforderlich,
die Qualifikation unserer Mitarbeiter fortlaufend zu überprüfen und gezielt weiterzuentwickeln.

Hierzu erfolgt eine systematische Planung und Durchführung von geeigneten internen und externen Schulungs-
maßnahmen, wobei unterschiedliche Auslöser einen Schulungsbedarf erforderlich machen können. Planung und
Verfolgung von Qualifizierungsmaßnahmen erfolgen anhand eines Schulungsplans.

Neue Mitarbeiter arbeiten sich in das Unternehmen ein, indem sie die Verfahren im QMH durcharbeiten. In einem
Vieraugengespräch werden Fragen des Mitarbeiters zum QMH geklärt. Anschließend zeichnet der Mitarbeiter die
Kenntnis des QMH gegen.

Weiterführende Regelungen

VA F-3.06 Personalentwicklung

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3 Führungsprozesse

3.07 Ressourcenmanagement

Zielsetzung

Durch die Bereitstellung geeigneter Ressourcen sollen Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des QM-Systems
sichergestellt werden, um die Kundenanforderungen dauerhaft zu erfüllen und die Kundenzufriedenheit kontinuier-
lich zu erhöhen.

Verantwortung

Für die Bereitstellung ausreichender Ressourcen ist die Geschäftsführung verantwortlich.

Verantwortung

Die Budgetplanung sowie die Personalplanung erfolgen durch die Geschäftsführung. Arbeits- und Urlaubspläne
werden durch die Projektleiter in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung erstellt und gepflegt. Für die Sicher-
stellung einer anforderungsgerechten Infrastruktur und Arbeitsumgebung ist die Geschäftsführung verantwortlich.

Budgetplanung

Die erforderlichen Personalressourcen sowie mögliche Investitionen für Infrastruktur und Arbeitsumgebung werden
jährlich durch die Geschäftsführung ermittelt. Die Einhaltung der genehmigten Budgets wird durch die Geschäfts-
führung regelmäßig überprüft und im Rahmen der Managementbewertung einer Gesamtbewertung unterzogen.

Infrastruktur

Zur Infrastruktur unseres Unternehmens zählen unsere Gebäude inkl. der Versorgungseinrichtungen, die erforderli-
chen Maschinen und Anlagen, Werkzeuge und Messmittel, Kraftfahrzeuge, Gabelstapler, Computerhardware, Ko-
piermaschinen, Software sowie interne Kommunikationsmedien, wie Telefon und Intranet, welche im Rahmen der
Inventarisierung erfasst werden.

Maschinen und Anlagen

Die Wartung und Instandsetzung unserer Maschinen und Anlagen erfolgt durch die Fertigung. Bei Bedarf erfolgt
eine diesbezügliche Beauftragung des jeweiligen Herstellers.

Werkzeuge und Messmittel

Der geplante Einsatz von Werkzeugen und Messmitteln wird durch das Projektbüro gesteuert. Die Wartung und In-
standsetzung der Werkzeuge erfolgt durch die Fertigung. Die regelmäßige Kalibrierung der Messmittel erfolgt
durch den Hersteller bzw. durch externe Kalibrierlabore oder durch einen Messmittelfähigkeitsnachweis.

Computerhardware und Kopiermaschinen

Der Einsatz geeigneter Computer-Hardware und Software sowie Drucker und Kopiermaschinen bildet die Säule
unseres täglichen Arbeitens. Hierdurch werden die erforderlichen Informationen für alle Aufträge und Dienstleistun-
gen aufbereitet und den entsprechenden Bereichen zur Verfügung gestellt. Die Wartung und Pflege unserer Com-
puterhardware und Kopiermaschinen erfolgt durch einen externen Dienstleister nach Bedarf oder Wartungsvertrag.

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Telefon und Intranet

Ein wesentlicher Teil des täglichen Informations- und Datenaustauschs zur Geschäftsabwicklung wird über Telefon
und Intranet abgewickelt. Die Wartung und Pflege unserer Telefonanlage und IT-Infrastruktur erfolgt durch einen
externen Dienstleister nach Bedarf oder Wartungsvertrag.

Software

Die in unserem Unternehmen eingesetzte Software beschränkt sich auf das von uns eingesetzte Betriebssystem,
AUTOCAD, LABEL, die im elektronisch geführten Softwarekataster verzeichneten Programme sowie unsere Büro-
software, welche auf unserem Server und auf unseren Personalcomputern installiert sind.

Die Einsatzfähigkeit unserer Infrastruktur wird durch regelmäßige Büro- und Fertigungsbegehungen, welche durch
die Projektleiter und Geschäftsleitung durchgeführt werden, unterstützt.

Arbeitsumgebung

Die Gestaltung und Aufrechterhaltung einer geeigneten Arbeitsumgebung trägt einen wesentlichen Teil zur Mitar-
beiterzufriedenheit, zur Qualität unserer Arbeit und somit auch zur Kundenzufriedenheit bei.

Bei neuen oder geänderten Produkten wird die Arbeitsplatzgestaltung im Rahmen der Arbeitsvorbereitung berück-
sichtigt. Dazu erforderliche Maßnahmen werden durch die Arbeitsvorbereitung in Zusammenarbeit mit der Ferti-
gung, dem Projektbüro und der Fachkraft für Arbeitssicherheit erarbeitet und umgesetzt. Besonders zu beachtende
Punkte sind in den Arbeitspapieren enthalten.

Als wesentliche Parameter, welche die Arbeitsumgebung beeinflussen, sind Beleuchtung, Temperatur, Luftfeuch-
tigkeit, Belüftung, Hygiene und Lärm zu nennen. Eine Überprüfung dieser Parameter erfolgt durch regelmäßige, je-
doch mindestens einmal jährlich stattfindende Büro- und Fertigungsbegehungen, welche durch durch das Projekt-
büro durchgeführt werden. Unterstützt wird dies bei Bedarf durch den externen arbeitsmedizinischen Dienst sowie
durch Begehungen der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Ergebnisse hierzu werden in die Maßnahmenliste aufge-
nommen.

Nachweis und Hilfsmittel

Softwarekataster (Verzeichnis auf Server)


FB F-08-A Feststellungen aus Büro- und Fertigungsbegehungen

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3 Führungsprozesse

3.08 Internes Audit

Zielsetzung

Interne Audits werden regelmäßig durchgeführt, um notwendige Verbesserungs- und Korrekturmaßnahmen zu er-
mitteln und der Leitung eine geeignete Basis für Entscheidungen zu geben. Gleichzeitig soll dadurch die interne
bereichsübergreifende Kommunikation gefördert und von Mitarbeitern Möglichkeiten und Anregungen zur Verbes-
serung gewonnen werden. Mit Hilfe der Internen Audits soll ermittelt werden, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten
gemäß den bestehenden Anweisungen durchgeführt werden und ob das QM-System geeignet ist, die Ziele zu er-
reichen.

Verantwortung

Für die Koordinierung und Durchführung der Internen Audits ist der QMB verantwortlich.

Beschreibung

Das Interne Audit bildet neben der Managementbewertung eine weitere Säule zur Bewertung und Weiterentwick-
lung unseres Qualitätsmanagementsystems.

Unsere internen Audits werden durch qualifiziertes Personal durchgeführt, welches über ausreichende Kenntnisse
und Fertigkeiten zur Durchführung von Audits nach ISO 19011 verfügt.

Die von uns einmal jährlich durchgeführten Systemaudits werden durch Prozessaudits unterstützt. Die Planung die-
ser Audits erfolgt durch den QMB unter Einbeziehung der jeweils betroffenen Bereiche und wird in einem Auditpro-
gramm festgehalten.

Weiterführende Regelungen

VA F-3.08 Interne Audits

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3 Führungsprozesse

3.09 Verbesserungsmanagement

Zielsetzung

Durch eine systematische Vorgehensweise soll der kontinuierliche interne Verbesserungsprozess gefördert und ein
erneutes Auftreten eines in Erfahrung gebrachten Fehlers verhindert werden. Des Weiteren soll durch die systema-
tische Ermittlung von potenziellen Fehlern ein Auftreten dieser Fehler vermieden werden.

Verantwortung

Für das Verbesserungsmanagement ist der QMB verantwortlich.

Beschreibung

Zur kontinuierlichen Verbesserung ist das Verbesserungsmanagement der zentrale Prozess innerhalb unseres
Qualitätsmanagementsystems. Verbesserungspotenziale können anhand der Auswertungen der internen Audits,
der Managementbewertung, des Fehler- und Beschwerdemanagements sowie der Risikobetrachtungen und Ge-
fährdungsbeurteilungen erkannt werden. Für die Festlegung der Maßnahmen zur Umsetzung dieser Verbesse-
rungsmöglichkeiten ist der QMB zuständig.

Dabei wird zwischen Korrekturmaßnahmen (reaktiv) und Vorbeugungsmaßnahmen (präventiv) unterschieden. Kor-
rektur- und Vorbeugungsmaßnahmen werden in unserer zentralen Maßnahmenverfolgung erfasst und verfolgt. Die
Beurteilung der Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen erfolgt durch den QMB bzw. im Rahmen der internen
Audits durch den jeweiligen Auditor. Die Dokumentation hierzu erfolgt in der zentralen Maßnahmenverfolgung, wel-
che in der EDV hinterlegt ist.

Weiterführende Regelungen

VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement

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4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus

4.01 Anlagenprojekte planen und bauen

Zielsetzung

Der Anlagenbau ist ein wertschöpfender Kernprozess des Unternehmens.

Verantwortung

Für die Angebotserstellung ist der Vertrieb, für weitere Teilprozesse ist das Projektbüro verantwortlich.

Beschreibung

Der Prozess „Anlagenprojekte planen und bauen“ wird im Rahmen von Projekten durchgeführt.
Die Projektkoordination erfolgt durch den benannten Projektleiter.

Moderne gewerbliche Gebäude brauchen Klima- und Lüftungsanlagen, weil sie luftdichter sind als die Fabriken frü-
herer Jahre. In einer industriellen Umwelt ist die Prozesskälte für Herstellungsprozesse und Logistikprozesse z. B.
in der Lebensmittelindustrie unverzichtbar. Die baulichen Anforderungen und die gesetzlichen Bestimmungen der
Europäischen Union ändern sich ständig.

Der Prozess „Anlagenprojekte planen und bauen“ beschreibt das Vorgehen bei der Realisierung. Ein projektorien-
tiertes Vorgehen ist bei Anlagen dieser Art sinnvoll, da jede Anlage ein Unikat darstellt.

Weiterführende Regelungen

VA P-4.01 Anlagenprojekte planen und bauen

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4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus

4.02 Geräte entwickeln und fertigen

Zielsetzung

Das Entwickeln und Fertigen von Geräten ist ein wertschöpfender Kernprozess des Unternehmens.

Verantwortung

Für die Angebotserstellung ist der Vertrieb, für weitere Teilprozesse ist das Projektbüro verantwortlich.

Beschreibung

Der Prozess „Geräte entwickeln und fertigen“ wird im Rahmen von Projekten durchgeführt.
Die Projektkoordination erfolgt durch den benannten Projektleiter.

In kleinen Serien werden Geräte als Sonderkonstruktionen gebaut, die in der Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik
eingesetzt werden. Diese Geräte werden entsprechend der Kundenspezifikation konstruiert. Als Module werden,
soweit möglich, Standardkomponenten und Bauteile eingesetzt.

Der Prozess „Geräte entwickeln und fertigen“ beschreibt das Vorgehen bei der Realisierung. Ein projektorientiertes
Vorgehen ist bei Anlagen dieser Art sinnvoll, da jede Kleinserie nicht zwangsläufig eine Folgeserie impliziert.

Weiterführende Regelungen

VA P-4.02 Geräte entwickeln und fertigen

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4 Prozesse des Anlagen- und Gerätebaus

4.03 Serviceleistungen erbringen

Zielsetzung

Das Erbringen von Serviceleistungen ist einer der wertschöpfenden Kernprozesse.

Verantwortung

Für die Angebotserstellung ist der Vertrieb, für weitere Teilprozesse ist die Leitung des Service verantwortlich.

Beschreibung

Der Prozess „Serviceleistungen erbringen“ wird im Rahmen von Aufträgen durchgeführt.


Die Koordination erfolgt durch die Leitung des Service.

Serviceleistungen sind für den störungsfreien Betrieb von Anlagen der Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik unerläss-
lich. Betriebsmittel der Anlagen müssen regelmäßig überprüft und ausgetauscht werden.

Weiterführende Regelungen

VA P-4.03 Serviceleistungen erbringen

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5 Unterstützende Prozesse

5.01 Sekretariatsleistungen erbringen

Zielsetzung

Durch entsprechende Dienstleistungen administrativer Art sollen die Fachbereiche und die Geschäftsführung unter-
stützt und entlastet werden.

Verantwortung

Für korrekte Durchführung der Prozesse ist das Sekretariat verantwortlich.

Beschreibung

Es werden Sekretariatsleistungen erbracht und gleichzeitig die allgemeine Erreichbarkeit des Unternehmens zu
Geschäftszeiten sichergestellt. Die Fachbereiche werden besonders im Bereich der Erstellung nicht-technischer
Unterlagen unterstützt. Die allgemeine Ablage des Unternehmens wird betreut.

Weiterführende Regelungen

VA U-5.01 Sekretariatsleistungen erbringen

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5 Unterstützende Prozesse

5.02 Betriebsmittel bereitstellen

Zielsetzung

Leistungen gleicher Qualität können nur unter Verwendung von Betriebsmitteln definierter Qualität erbracht wer-
den. Die Betriebsmittelüberwachung wird sukzessiv auf ein zentrales CAQ-System umgestellt.

Verantwortung

Für die Bereitstellung der Betriebsmittel sind die Projektleiter bzw. Leiter des Service verantwortlich. Für projekt-
übergreifende Arbeiten ist das Projektbüro verantwortlich.

Beschreibung

Die Betriebsmittel werden in geprüfter Weise bereitgestellt. Das Verfahren dazu wird in der VA U-5.02 Betriebsmit-
tel bereitstellen beschrieben.

Weiterführende Regelungen

VA U-5.02 Betriebsmittel bereitstellen

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5 Unterstützende Prozesse

5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement

Zielsetzung

Mit geeigneten Maßnahmen zur Kennzeichnung, Bewertung und Handhabung fehlerhafter Produkte und Dienst-
leistungen soll sichergestellt werden, dass keine fehlerhaften Produkte weiterverarbeitet oder an den Kunden aus-
geliefert werden. Durch eine systematische Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Kundenbeschwerden soll
eine schnelle Abwicklung von Reklamationen erreicht werden.

Verantwortung

Für das Fehler- und Beschwerdemanagement ist der QM-Beauftragte verantwortlich.

Beschreibung

Da das Auftreten von Fehlern nicht ausgeschlossen werden kann, wird hierzu ein offener und sachlicher Umgang
in unserem Unternehmen geführt.

Fehlerhafte Produkte werden anhand von Aufklebern durch die Fertigungsmitarbeiter gekennzeichnet und der Feh-
ler wird anschließend in der Fehlermeldung durch den Mitarbeiter dokumentiert und dem QMB gemeldet, der die
weitere Fehlerbehandlung veranlasst und alle Fehlermeldungen quartalsweise auswertet.

Kundenreklamationen werden durch die VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement geregelt.

Weiterführende Regelungen

VA U-5.03 Fehler- und Beschwerdemanagement

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