Sistemas de información Producto Académico N°2

Producto Académico N°2

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DESARROLLE LAS PREGUNTAS Y PRESENTE SU PRODUCTO ACADÉMICO EN EL AULA VIRTUAL. (Si cree
conveniente puede comprimir su archivo para entregar).

CASO ICPNA – REGIÓN CENTRO

DATOS GENERALES
RESEÑA HISTORICA
Para hablar de la historia de EL ICPNA Región Centro tenemos que remontarnos a la historia del ICPNA (SEDE
LIMA) de la cual se desprenden las demás sedes. Este fue fundado el 2 de junio de 1938 por iniciativa de
distinguidos escritores, intelectuales y científicos peruanos y miembros de la embajada estadounidense
quienes mediante esta organización buscaban difundir la cultura peruana y norteamericana. Entre sus
fundadores figuran personalidades como Manuel Beltroy, Estuardo Núñez, Jorge Basadre, Luis E. Valcárcel,
Julio C. Tello, Aurelio Miró Quesada, Juan Pardo Heeren, Ricardo Palma Silva, Luis C. Infante, Alberto Tauro del
Pino, Horacio Urteaga, José Gálvez, José Jiménez Borja, Godofredo García, Carlos Monge, José Flores-Araoz,
Nicomedes Santa Cruz, John Murdoch, Albert Anthony Giesecke P., entre otros personajes del arte, la ciencia y
la cultura. Curiosamente, al igual que otras empresas, el ICPNA inició sus actividades en un modesto local de
la calle Pando (hoy Carabaya), en el centro de Lima, con tres alumnos y dos profesores. Desde su fundación, el
ICPNA comprendió el valor del inglés americano como el idioma que habla el mundo, habiendo formado a
decenas de generaciones de peruanos que alcanzaron metas internacionales.
Con el pasar de los años ICPNA vio la necesidad de ampliar su cobertura hacia otros departamentos pues se
veía la necesidad de una enseñanza seria del idioma Ingles en otros puntos del país a pesar de que existía
competencia, el Británico, esta no estaba tan bien cimentada como el ICPNA y solo llegaba al mercado Limeño.
Es así que surge ICPNA de Huancayo (hoy ICPNA – Región Centro) fundada por un grupo de prominentes
personalidades peruanas y norteamericanas. Entre ellos el Mayor Comisario de la Guardia Civil- Don Jorge
Pérez Astete, Dr. Luis F. Caballero Alvarado, Sr. Lester Long, Sr. Joseph G. Williams, Dr. Juan Verand Hidalgo, Sr.
Antonio Torres Ortega, Sr. James Long Vegler, Sr. Luis Bazo Guidino, Dr. Mayor Guardía Civil - Luis Cárdenas
Málaga, Sr. Renato Defilippi Cambiasso, Ing. Enrique Olivares Cabrera, Sr. Alfredo Elejalde Granados, Sr. Edwin

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Coger y Sr. Edgard Brown, como una Asociación Civil sin fines de lucro que promovería el intercambio cultural
entre Perú y los Estados Unidos de Norteamérica, habiéndose inscrito en Registros Públicos de Huancayo, el
08 de agosto de 1969, motivo por el cual se fijó como la fecha de aniversario institucional. El 26 de noviembre
de 1969, el ICPNA de Huancayo (hoy ICPNA – Región Centro) tuvo la iniciativa de fundar la Federación Nacional
de ICPNA´s del Perú, con el ICPNA de Tacna y el ICPNA de Ica, asociación sin fines de lucro que tuvo un Estatuto
que fue el modelo para todos los ICPNA´s, y se inscribió en Registro Públicos de Lima, habiendo tenido entre
sus miembros a nueve ICPNA´s: Piura (hoy ICPNA Región Grau); Chiclayo; Trujillo (hoy El Cultural); Huancayo
(hoy ICPNA – Región Centro); Ica (ya no existe) ; Arequipa (hoy Centro Cultural Peruano Norteamericano);
Tacna (ya no existe); Cusco y Puno (ya no existe).
El 30 de abril del 2004, el ICPNA de Huancayo cambió su denominación por: ICPNA – Región Centro y registro
el logo del ICPNA, pero esta decisión de patentar el logo del ICPNA, que en esos momentos representaba a todos
los ICPNA’s, no fue recibida de buena manera por los demás ICPNA’s generándose así que el ICPNA Lima iniciara
un proceso judicial contra el IPCNA - Región Centro pero afortunadamente estos problemas fueron superados
estableciéndose convenios entre todos los ICPNAS con respecto a la tenencia del logo.
Para el año 2007, el ICPNA – Región Centro comprendía solo las sedes de Huancayo y Huánuco por lo cual para
agosto del mismo año ICPNA – Región Centro amplió su ámbito geográfico y de influencia, inscribiéndolo en los
Registros Públicos de Huancayo, a los Departamentos de: Ancash,
Ucayali, Huánuco, Pasco, Junín, Huancavelica, Ayacucho e Ica. Actualmente, ICPNA – Región Centro es la
institución líder en la enseñanza del inglés americano y manteniéndose fieles al espíritu de sus fundadores;
convertidos en una organización seria, eficiente y moderna, cuyo éxito radica en el permanente esfuerzo por
servir a la educación y la cultura.

VISIÓN
Ser Institución líder en la difusión de la cultura en todas sus expresiones y la formación de profesionales
multilingües, reconocida por su excelencia académica y su permanente servicio a la sociedad.

MISIÓN
Difundir la cultura para el desarrollo de la persona y formar profesionales multilingües, español, inglés y otras
lenguas.

VALORES
Servicio: Vocación de servicio a la sociedad, a los clientes internos y clientes externos
Credibilidad: Nuestros actos son coherentes con lo que decimos. Nuestros productos y servicios son superiores
y de excelencia y nos esforzamos en que siempre sea así.
Compromiso: Para asumir responsabilidades y retos de manera proactiva, involucrándonos en alcanzar las
metas. Compromiso además con el desarrollo de la persona. Honestidad: En nuestros actos, en nuestras
palabras, en nuestros pensamientos. Unidad: Somos una Unidad
Trabajo y colaboración en equipo: Somos un equipo al servicio de los clientes, interactuamos e
interprendemos generando sinergias.
Respeto y valoración a los clientes internos y externos: Respeto a la dignidad humana, a las normas y a los
principios institucionales.

OBJETIVOS
 Ofrecer la formación profesional en el Idioma Inglés y español
 Propender el ejercicio profesional mediante la prestación de servicios a la comunidad educativa.
 Patrocinar, promover, preparar, desarrollar y auspiciar actividades culturales artísticas y educativas,
así como ofrecer facilidades para la difusión de las acciones e instituciones culturales de la comunidad.
 Establecer centros de recursos técnico-culturales norteamericanos y peruanos que contribuyan de
manera actualizada al conocimiento de las expresiones culturales del Perú y de los Estados Unidos de
Norteamérica, realizando intercambio de los educandos de acuerdo a su rendimiento académico.

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 Organizar exhibiciones o muestras, conciertos, programas radiales y televisivos, conferencias, cursos,

seminarios funcionales, teatrales y demás actos culturales que propicien el conocimiento y el
intercambio recíproco de las expresiones culturales de ambos países.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL PASADO

Cuando el ICPNA se creó hace casi 52 años su actividad principal fue la académica y las labores realizadas se
centraban en los alumnos; por lo que el registro de sus datos se realizaba haciendo uso de fichas rellenadas con
lapicero, por un grupo de trabajadores. El registro de los datos contables y de las demás áreas también se
realizaba de la misma manera; es decir, todos los registros fueron manuales y hasta ahora en cada área se
conservan los archivos de manejo interno donde se observa que fueron del tipo convencional. Con el paso del
tiempo se adquirieron computadoras, principalmente para acceder a la información de los alumnos, y
básicamente para tener un control de los ingresos y egresos; pero a pesar de la adquisición y el uso básico de
las computadoras en el área académica y contable (utilización del software MS Excel – hoja de cálculo, y el
software de facturación y contabilidad para el entorno DOS) no hubo mayores cambios, con respecto a la
Gestión de la Información, ya que en la mayoría de procesos se seguía realizando los registros y principalmente
el procesamiento de los datos, de manera manual.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL PRESENTE

Cuando ingresó a laborar al ICPNA Región Centro, el señor Julio Anchiraico Trujillo, en el año 2007, notó todo
ello y más aún al existir una necesidad de información de calidad por parte de los directores se comenzó a
cambiar la manera de gestionar la información, primeramente, se inició por caja y luego fue extendiéndose a

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las demás áreas. Para cambiar la forma de gestionar la información, se adquirieron computadoras para todas
las áreas, se incorporó el uso del sistema gestor de base de datos MS SQL server y se utilizó las computadoras
normales como servidores para su arquitectura de red. Anteriormente en el área de informática, había poco
personal y no se contaban con programadores, sino más bien con personal de soporte técnico también llamado
Help Desk con un jefe de área que realizaba funciones diversas.

En una reunión de los directores: Director académico, Moisés Alcántara Ayre; Director Administrativo, María
Santillana Poma: Director General, Fredy Córdova Guere; Director de Cultura, Diana Casas, se plantea
desarrollar un proyecto de mejora de la Gestión de la Información en las diferentes áreas del ICPNA Región
Centro y para esto se le pregunto al jefe de cada área ¿si es que conocían la información sobre su área al 100
%? Y ¿si es que tenían problemas para obtener datos e información en sus respectivas áreas?; a estas
interrogante ellos respondieron que si conocían toda la información de su área y que no tenían problema
alguno; pero los directores no estaban conformes con estas respuestas por lo cual decidieron hacer una prueba
piloto, en la cual pedían al personal datos e información específica de las diferentes áreas, para sorpresa de los
directivos, coordinadores y personal no obtuvieron las respuesta que ellos esperaban de la prueba piloto, y de
estos análisis que se hicieron se observó que algunos datos no habían sido registrados y por ello no se podía
obtener algunas informaciones, es así que gracias a esta prueba piloto los directores deciden implantar, en el
año 2008, un control académico totalmente automatizado con el propósito de mejorar la Gestión de la
Información y para lograr esto se empieza implantando un sistema de registro de notas y de asistencia, el cual
permite contar con información de calidad, algo muy diferente a lo que antes se daba, con esto el área
administrativa ve la necesidad de automatizar los diversos procesos académicos con las diversas áreas como:
Informática, contabilidad, almacén, personal y otros, por lo que el área de informática propone a la dirección
general un proyecto para mejorar la Gestión de la Información en todas las áreas. Una vez aprobado el proyecto
llamado Suit ICPNA se procede a su implantación con el propósito de que la información se pueda obtener con
mayor rapidez y exactitud sin temor a que falte algún dato o no se pueda obtener la información necesaria. Para
implantar este proyecto Suit ICPNA se adquiere hardware y software apropiado, también se incorporó a un
encargado de redes, así mismo se contrató dos programadores para la ejecución del proyecto mencionado, que
estuvieron a cargo durante la creación y ejecución del proyecto, pero una vez terminado se continuo sólo con
el apoyo de uno de ellos para el mantenimiento de dicho proyecto.

Pero como en toda organización existen una serie de dificultades, el proyecto corrió el riesgo de fracasar, este
debido a que el personal se opuso al cambio ya que ellos estaban acostumbrados a trabajar de manera
convencional, entre las dificultades a superar se tenía: la existencia de nuevas aplicaciones para las diferentes
áreas, como contabilidad, logística, marketing que trabajaban en forma independiente. Ejemplo: almacén
trabajaba con el Software MS Excel de la suit MS Office, mientras que en caja se utilizaba archivos y tecnologías
convencionales, siendo imposible hacer un cruce de información, generando mucha demora en este proceso ya
que se tenía que esperar que una área termine y sintetice la información utilizada para que otra área pueda
hacer uso de tal informe, contabilidad tenía que esperar a que caja cierre su reporte boleta por boleta para
luego recién registrar la información en las cuentas contables correspondientes.

El proyecto desarrollado Suit ICPNA, en el área académica permite contar con la siguiente información: el
número de alumnos matriculados, los horarios, ciclos, horas académicas de los docentes, asignación de los
salones, etc.; en el área de contabilidad permite integrarse con el sistema de caja. Si bien es cierto todas las
áreas estaban relacionadas faltando integrar algunos puntos, priorizando así el área de almacén por la
necesidad de tener el control exacto de los materiales, por ejemplo cuando sale un libro ya sea del almacén local
o almacén central, este dato de un libro menos ahora es actualizado al instante, del mismo modo ya se tiene

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actualizado, en tiempo real, los asientos contables de las ventas realizadas, de manera que posteriormente se
pueda tener un manejo contable adecuado.

En el 2010 se notó que la inscripción directa en caja era propensa a errores, principalmente en digitación, pero
esto fue superado con un nuevo proyecto de mejora de la Suit ICPNA; es decir, actualmente caja después de
registrar los datos de los pagos de los alumnos, automáticamente actualiza la información en línea en el área
de contabilidad. Así mismo, se solucionaron problemas de interconexión de sedes del ICPNA - Región Centro,
usando el servicio de red privada Speedy para intercambio de información; este proyecto fue aprobado el 2010
con la intención de integrar la información de todas las áreas para el apoyo a la toma de decisiones y de esta
manera evitar la pérdida de tiempo en la entrega de información y reducir el costo en personal innecesario.
Actualmente, en los procesos operacionales como el de matrícula se cuenta con información exacta de los
alumnos con su correspondiente curso, materia, pago, etc., es más, se cuanta con el servicio de Intranet con el
cual los alumnos pueden pre matricularse, facilitando a los trabajadores las labores académicas y de caja. Otro
problema que se solucionó fue el caso del proceso de compras a diversos proveedores, la información en dicho
proceso era aislada debido a que sus sistema fue desarrollada con el software Visual FoxPro que no era
compatible con el de contabilidad y almacén, es por eso que con esta mejora del proyecto se buscó cambiar esta
situación, para lo cual se adquirió nuevos equipos para el almacén, específicamente para inventarios, tales
como lectores de códigos de barra portátiles con sistema operativo incluido, siendo este el Windows Mobile
para actualizar en línea la Base de Datos.

A cargo de este proyecto mejorado Suit ICPNA, está el señor Julio Anchiraico Trujillo, Jefe del Área de
Tecnologías de Información, gracias a cursos de actualización en análisis de sistemas, gestión de Base de Datos,
herramientas de desarrollo como el Visual Studio y otros, es que orienta a su equipo a trabajar ayudando a la
implantación de estándares de trabajo en cada área, cambiando la denominación del área de informática y
sistemas al nombre de área de Tecnologías de Información esto debido a la adaptación de normas y estándares
internacionales como ITIL, donde la gestión de todos los recursos informáticos se engloba en Tecnologías de
Información.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL FURTURO

El ICPNA - Región Centro con el fin de ser una empresa innovadora, desde mediados del 2010 está
implementado un proyecto, de creación propia, acerca de una BASE CENTRAL, con la que registrarán datos
para poder obtener información de mayor calidad, proyecto que está generando grandes expectativas en la
organización cuya primera fase se concluirá a mediados del año 2012. Este proyecto permitirá una mayor
integración con las demás sedes de la institución, gestionando no solo información, sino mejorando la toma de
decisiones a nivel de los más altos ejecutivos, por ello el personal encargado del área de Tecnologías de
Información se está capacitando, ya que como se sabe el desarrollo, implantación y mantenimiento de un
Sistema de Información demanda tiempo y recursos.

Un gran propósito del nuevo proyecto es que será un Sistema de Información integrado, predictivo y mucho
más flexible que satisfagan las futuras necesidades de información de la organización.

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PREGUNTAS

1. Según el nivel y alcance ¿Qué tipos de Sistemas de Información identifica en la Organización? y ¿A qué
nivel de la Organización apoya dichos Sistemas de Información? Explique su respuesta.

Anteriormente el ICPNA manejaba el sistema de procesamiento de transacciones de oficina pero

al ser un método poco convencional por la demora que generaba en la entrega de datos, la gestión cambio
y pasaron a utilizar el sistema de información gerencial el cual le permite brindar datos más exactos y
mantener un seguimiento apropiado a toda su gestión, pero como toda empresa que siempre está en busca
de mejoras optaron por usar el sistema de apoyo ejecutivo, el cual brinda reportes flexibles en demanda
para toma de decisiones problemas no estructurados

2. ¿Qué beneficios ha traído a la organización el desarrollo e implantación del Sistema de Información

actual?

La información se puede obtener con mayor exactitud y rapidez sin temor a que falte algún dato
en el informe. Permite integrar la información de todas las áreas para el apoyo a la toma de decisiones, y
también reduce el costo del personal innecesario.

3. Según Nolan ¿En qué etapa de la evolución de los Sistemas de Información se encuentra actualmente
la organización? Explique su respuesta.

Según Nolan, actualmente la organización se encuentra en la etapa de madurez ya que han logrado
desarrollar los sistemas de información aplicando sistemas estratégicos, y como también cuenta con el
sistema de apoyo ejecutivo, el cual es una herramienta bastante flexible, deben aplicar bastante creatividad
e innovación lo que cumple con el concepto propuesto por Nolan.

4. ¿Considera necesario cambiar el Sistema de información actual de la Organización? Explique su

respuesta.

No. Porque están usando un método bastante convencional y que se ajusta a los diferentes
requerimientos que se van a necesitar en una organización, brindando respuestas a problemas inesperados,
pero sin reemplazar el criterio directivo.

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BIBLIOGRAFÍA
 Manual Autoformativo, “Universidad Continental”
http://v.calameo.com/?bkcode=003354746e6377b1254f0&amp

 Facultad de Informática de Barcelona, “Sistemas De Información”

https://www.fib.upc.edu/es/estudios/grados/grado-en-ingenieria-informatica/plan-de-
estudios/especialidades/sistemas-de-informacion

 Arita Sotelo, “Sistemas De Información De La Empresa” (2 sep. 2014)

https://www.youtube.com/watch?v=7NpZOP3xO_U

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