Funciones: Unidad 3

Unidad 3
Funciones
· UNIDAD 3 · EXCEL PARA EMPRESAS PYMES
· 48 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·
Temario:
 Insertar funciones.
o Rango de datos.
 Función para realizar búsquedas en la planilla.
 ¿Para qué se usan las funciones lógicas y cómo puedo emplearlas?
 Función.
o ¿Cómo combino diferentes funciones en una sola?
 Revisar funciones con errores.
o Indicadores de error.
o Encontrar las celdas usadas en una fórmula.
Introducción
Es indispensable el uso de funciones para poder aprovechar el poder de cálculo de Excel,
en esta unidad nos centraremos en la creación de funciones de nivel medio y avanzado,
emplearemos funciones de búsqueda y lógicas; combinaremos varias funciones en una y
revisaremos los errores identificando a partir de los identificadores de error la solución
que tenemos que aplicar, además aplicaremos técnicas básicas de auditoría para
encontrar rápida y fácilmente las celdas usadas en una fórmula o función.
Relación con otras Unidades

En esta tercer Unidad nos enfocaremos en la creación y combinación de funciones,
cuestión determinante en el manejo de una planilla de cálculo, todas las técnicas de esta
unidad se pueden combinar con las aprendidas en la unidad anterior de fórmulas y
podremos luego mostrar los resultados obtenidos con las herramientas que trabajaremos
en la unidad próxima.
Objetivos específicos
 Inserta funciones.
 Aplica rangos de datos.
 Emplea funciones para realizar búsquedas en una planilla de cálculo.
 Aplica funciones lógicas identificando las situaciones en las cuales es
ventajoso su uso.
 Combina varias funciones en una.
 Revisa funciones con errores identificando los distintos indicadores de error.
 Encuentra las celdas usadas en una fórmula en forma automática.
EXCEL PARA EMPRESAS PYMES · UNIDAD 3 ·
· Prof. Ing. Lorena Carballo · 49 ·
Esquema de contenidos
Funciones
Función para realizar

Insertar funciones. búsquedas en la
planilla.
Rango de datos.
¿Para qué se usan las

funciones lógicas y
Función.
cómo puedo
emplearlas?
¿Cómo combino
diferentes funciones
en una sola?
Revisar funciones con

errores.
Encontrar las celdas

Indicadores de error. usadas en una
fórmula.
Insertar funciones
Las funciones nos permiten realizar cálculos, los valores de entrada se llaman argumentos,
y a partir de ellos obtendremos un resultado.
Excel en la ficha Fórmulas nos provee la Biblioteca de funciones donde

se clasifican los siguientes grupos de funciones: Financieras, Lógicas,
Texto, Fecha y hora, Búsqueda y referencia, Matemática y
trigonométricas, Estadísticas, Ingeniería, Cubo e Información.
Actividad de aprendizaje
Insertar función Paso a paso
1) Seleccione la celda en la que desea el resultado.

En Fórmulas/Biblioteca de funciones haga clic en Insertar función.
Elija la fórmula que desea, Buscar una función ingresando su nombre y
presionar Ir; O seleccionar una categoría.
Al Seleccionar una función, puede ver en la parte inferior de la ventana una
breve descripción, si necesita mayor cantidad de información haga clic sobre
Ayuda sobre esta función y aparecerá una ventana con Ayuda de Excel sobre
la función seleccionada.
Presione Aceptar.
2) En la ventana de Argumentos de función ingrese las celdas, o puede

presionar el icono al final del renglón en blanco para ver mejor la hoja, y
seleccionar las celdas en la hoja. Si necesita otro conjunto de celdas haga clic en el
renglón en blanco del Número2, etcétera; al finalizar presione Aceptar.
Al ingresar los argumentos a la derecha podremos ver los valores actuales de las celdas,
esto nos permite controlar si estamos seleccionando los elementos correctos, en la parte
inferior de la misma ventana podemos ver el Resultado de la fórmula, donde se va
actualizando el total a medida que vamos seleccionando valores parciales.
Datos útiles
Cuando seleccionamos alguna celda que tiene un formato que no

corresponde al tipo esperado veremos el error #¡VALOR!, por ejemplo
si en una función de Suma seleccionamos una celda con texto Excel nos
mostrará #¡VALOR! en el resultado.
Rango de datos
Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, se las representa con dos puntos, por lo
tanto A1:A3 involucra las celdas A1, A2 y A3 inclusive.
En las fórmulas de conjuntos como Suma, Promedio, Min, Máx, etc generalmente
incluimos rangos de celdas, podemos seleccionar el conjunto de datos, tipear las
referencias de las celdas.
Para las personas es más significativo hacer pensar en sumar los ingresos por
ejemplo en lugar de sumar B2:B13, para resolver esta situación podemos
asignarle nombre a los rangos seleccionando el conjunto de celdas y en
Fórmulas/Nombres definidos/Asignar nombre a un rango hacemos
clic en Definir nombre, en la ventana Nombre nuevo Excel nos sugiere el Nombre de
la columna si lo hemos seleccionado, en el renglón Hace referencia a podemos
seleccionar las celdas a incluir en el rango, para culminar presionamos Aceptar.
Al agregar un nombre a un rango de celdas podemos indicar el Ámbito en el que estará

disponible, podemos elegir todo el libro o alguna de las hojas.
Datos útiles
Otra forma de definir nombres es seleccionar las celdas con los

valores y las celdas que tienen el nombre, en
Fórmulas/Nombres definidos/Crear desde
la selección en
la ventana tildamos
si vamos a Crear
nombres a
partir de los
valores de la:
Fila superior,
Columna
izquierda, Fila
inferior,
Columna
derecha, luego presionamos Aceptar.
Si definimos los nombres utilizando Crear desde la selección no

podremos modificar desde la ventana el rango de celdas a incluir.
En el futuro podemos indicar las celdas utilizando su nombre, ahorrando el tiempo y

esfuerzo en buscar las referencias a las celdas. Revisar fórmulas y funciones será mucho
más sencillo y diseñaremos funciones más rápidamente.
El uso de nombres de
rangos facilita el ingreso
de las funciones, hace
más sencillo el
seguimiento y minimiza
los errores por
equivocación al
referenciar celdas.
Datos útiles
También podemos asignarles nombres a las celdas individuales, una

técnica sencilla para hacerlo es seleccionar la celda y en el Cuadro
de nombres,
ingresamos el texto y
presionamos ENTER,
ahora podremos referenciar a la
celda con el nombre definido.
Tanto los nombres de los rangos

como los de las celdas no pueden
incluir espacios en blanco.
Costo y precio de artículos Ejercicio integrador
Practicamos con tablas y funciones.
1) Ingrese en Excel: Fecha, Tipo de producto, Artículo, Cantidad,

Costo.
2) Agregue valores de 5 productos.
3) Haga que los títulos (fila 1) estén siempre visibles, imagine que prepara el
archivo para usarlo con más de 1000 productos.
4) En la columna F obtenga el Precio si al Costo le aumentamos el 35%.
5) En la hoja 2 obtenga el total de las cantidades, que se actualice

automáticamente.
6) Busca la función que deberías emplear para obtener el mayor (o máximo)

costo, ubicarlo en la hoja2.
7) ¿Y para el menor? crear también la fórmula en la hoja2.
Resolución:
Compara esta secuencia con los pasos que realizaste para comprobar
vos mismo que resolviste en forma correcta.
1) Ingresar los textos de los títulos.

2) Ingresar valores para las columnas A hasta E.
3) Hacemos clic en la ficha Vista luego en Inmovilizar paneles y elegimos Inmovilizar
fila superior.
4) Clic en F1 escribimos Precio. Clic en F2 e ingresamos =E2*1.35 (en el caso que no
sepa aplicar aumentos de porcentajes de esa manera puede ingresar la fórmula
=(E2*0.35)+E2 ahora tenemos que aplicar la misma fórmula para el resto de los
artículos podés resolverlo empleando autollenado (seleccionamos la celda que
tiene la fórmula o función, posicionamos el puntero del mouse en el ángulo
inferior derecho de la celda, cuando vemos una cruz finita negra, arrastramos el
mouse hasta la celda que deseamos copiar la fórmula); ó con la herramienta
rellenar (seleccionamos la celda con la fórmula y las celdas de abajo, y empleamos
Inicio/Rellenar/Hacia abajo); ó también usando pegar (hacemos clic en la celda
con la fórmula, accedemos al comando Inicio/Portapapeles/Copiar, seleccionamos
las celdas donde queremos las fórmulas y en Inicio/Portapapeles/Pegar elegimos
Fórmulas); ó podríamos haber usado las opciones de teclado (seleccionamos la
celda y Copiar mediante CTRL+C, y luego seleccionamos las celdas de abajo y
Pegar utilizando CTRL+V); ó la última alternativa mediante copiar y enter

(seleccionar la celda con la fórmula, Copiar, seleccionar las celdas donde
queremos pegar las fórmulas y presionamos ENTER).
5) Hacer clic en la hoja2 en la celda que desee, en Fórmulas/Biblioteca de funciones
haga clic en Insertar función, buscar la suma, en el asistente en el renglón
número1 hacer clic en el ícono de la flecha roja, clic en la hoja1 seleccionar desde
D2 hasta D6 (donde están las cantidades) volver a hacer clic en la flecha roja del
asistente y presionar aceptar. La fórmula será =SUMA(Hoja1!D2:D6) podés
comparar con la tuya.
haga clic en Insertar función, buscar la máximo (se llama MAX), en el asistente en
el renglón número1 hacer clic en el ícono de la flecha roja, clic en la hoja1
seleccionar desde E2 hasta E6 (donde están los costos) volver a hacer clic en la
flecha roja del asistente y presionar aceptar. La fórmula será =MAX(Hoja1!E2:E6)
compará con tu fórmula.
haga clic en Insertar función, buscar la mínimo (se llama MIN), en el asistente en
el renglón número1 hacer clic en el ícono de la flecha roja, clic en la hoja1
seleccionar desde E2 hasta E6 (donde están los costos) volver a hacer clic en la
flecha roja del asistente y presionar aceptar. La fórmula será =MIN(Hoja1!E2:E6)
compará con tu fórmula.
Función para realizar búsquedas en la planilla

Las búsquedas en los libros de trabajo son tareas habituales, muchas
personas buscan en forma manual revisando renglón a renglón cada dato,
perdiendo mucho tiempo hasta encontrar valores; si estamos buscando
valores en una lista para llamar por teléfono, consultar o ver algún dato es
ideal que usemos el comando Inicio/Modificar/Buscar y
seleccionar/Buscar trabajado en el capítulo anterior; sin embargo cuando tenemos
datos como un listado original y queremos utilizarlo como base para ingresarlos en otra
tabla, contamos con las funciones de Búsqueda y Referencia.
A partir de un listado origen, crearemos una función que al indicar el

contenido de una celda nos traiga las columnas o filas relacionadas. Por
ejemplo supongamos que tenemos un listado de empresas en la hoja1, y
en la hoja2 queremos indicar compras que realizamos a las empresas, para
no reingresar los datos utilizaremos una función que al colocar el código de cada empresa
nos devuelva la razón social, teléfono, o cualquier otro dato relacionado.
Buscar datos con funciones Ejercicio paso a paso
1) En la Hoja1 ingrese los valores de su listado origen,

recuerde ingresar una columna con un campo clave
como un código de empresa, número de cliente,
número de legajo, número de historia clínica, etc.
2) En la Hoja2 diseñe su tabla con fecha, código,
empresa, teléfono y monto; es donde quiere ingresar
el código y que la función le devuelva el nombre,
teléfono, etc.
Haga clic en la celda C4, donde quiere el

resultado.
En Fórmulas/Biblioteca de
funciones/Búsqueda y referencia elija
BUSCARV.
En Valor_buscado ingrese la celda B4

donde se encuentra el código.
3) Haga clic en Matriz_buscar_en, ahora debe indicar la ubicación de las celdas

con el listado origen, puede tipear los valores o hacer clic en el nombre de la
Hoja1, seleccionar todas las celdas que tienen los datos de las empresas.
En la ventana de Argumentos de función, haga clic en Indicador_columnas,
ingrese el número de columna que tiene los nombres, en este caso tipee 2.
En Ordenado escriba falso.
Para no reingresar la función y poder usar Rellenar para el resto de la columna,
tiene que convertir a absolutas las referencias de la Matriz_buscar_en, agregue
el sigo $ antes de las letras de columna y números de fila.
4) Presione Aceptar y podrá ver el resultado para la celda C4.

Ahora necesita aplicar la misma función al resto de las celdas de la lista,
seleccione desde C4 todas las celdas donde quiere el resultado, en
Inicio/Modificar/Rellenar seleccione Hacia abajo.
Para aplicar la misma fórmula y obtener los datos de otra columna como el
teléfono tiene que repetir el procedimiento.
Seleccione la celda D4, ingrese la función como en los pasos anteriores,
cambiando únicamente el número Indicador_columna al valor 3, presione
Aceptar.
5) Utilice Rellenar para aplicar la misma función al resto de los valores.

Si cambia un
código de
empresa
automáticamen
te Excel le
mostrará el
nombre y
teléfono que
corresponda.
El uso de funciones para buscar valores nos ofrece una gran flexibilidad ya que al cambiar
cualquiera de los datos originales o los códigos en la tabla final, siempre tendremos los
datos actualizados.
El Valor_buscado debe ser único, no se puede repetir, porque si hay

valores repetidos la función devolverá la primera fila que encuentre con dicho
contenido. Por lo tanto es conveniente elegir como valor a buscar un valor que
estamos seguros que nunca se repetirá.
En Ordenado siempre es conveniente colocar falso, ya que si

la lista está ordenada encontrará el resultado, y si en el futuro
nosotros u otra persona agrega elementos o cambia el orden del
listado origen, las funciones seguirán configuradas correctamente.
De esta forma funciona si el listado original está ordenado o
desordenado.
Tengamos en cuenta que esta función nos permite buscar en una lista de datos,
podríamos emplearla para buscar personas, productos, tareas, o cualquier dato que
tengamos almacenado y necesitemos “pasar” a otra hoja; de manera que cuando
cambiemos el valor de referencia, generalmente es un código, se actualicen los resultados
en la tabla final.
BuscarV y BuscarH
Esta parte es contenido avanzado para que profundices.
Si en lugar de buscar valores en forma vertical (por columna), necesitáramos

buscar en forma horizontal (por fila) contamos con la función BUSCARH,
que se utiliza con el mismo procedimiento que realizamos para BUSCARV;
la única diferencia es que los datos de origen tienen que estar invertidos,
ubicando los títulos en la columna A y todos los datos por columnas.
Factura automática Ejercicio integrador
Practicamos con funciones.
1) Imagina que tenemos un listado de artículos en la Hoja 1 de

nuestro archivo, coloca los campos Código de artículo en la columna
A, descripción en la columna B, costo y precio en las columnas C y D
respectivamente. Recuerda ingresar los títulos en la fila 1 (no tienes que
dejar filas vacías arriba).
2) Agrega al menos 10 productos completando todos los datos.
3) En la Hoja 2 armaremos nuestra factura, ingresamos los títulos en la

columna A coloca fecha, en la columna B código de artículo, en la columna
C descripción, en D cantidad, en E precio y en F subtotal.
4) En la Hoja 2 completa con fechas, códigos de artículo y cantidades. El resto

de los valores los obtendremos mediante fórmulas.
5) Usando la fórmula de búsqueda trabajada en el seminario anteriormente a

partir del código del artículo obtener la descripción.
6) Emplear la misma fórmula para conseguir el precio, tener cuidado que

debemos traer el precio no el costo del artículo.
7) Calcular el subtotal para cada renglón.
8) Obtener el total general de la factura.
9) Cambiar el color de la etiqueta de las hojas y colocarles un nombre más

significativo como “artículos” a la hoja 1 y “factura” a la hoja 2 por
ejemplo.
Resolución:
1) Ingresar los textos de los títulos.

2) Ingresar valores para las columnas A hasta D.
3) Hacer clic en la Hoja2 e ingresar los textos de los títulos.
4) Ingresar valores para las columnas A,B,D inventa valores podés usar artículos
repetidos imagina que estás vendiendo estos productos.
5) Hacer clic en D2, en Fórmulas/Biblioteca de funciones/Búsqueda y referencia elija
BUSCARV, en el asistente completamos en:
valor_buscado B2 (porque es el código del producto que estamos vendiendo)
matriz_buscar_en seleccionamos en la hoja1 desde A2 hasta D11 donde está el listado

de artículos
indicador_columnas 2 (porque la descripción es la segunda columna en el listado de la

hoja1)
ordenado 0 (siempre es conveniente colocar en 0 o falso para que encuentre los

artículos estén o no ordenados)
Presionamos aceptar y obtendremos la siguiente fórmula

=BUSCARV(B2;Hoja1!A2:D11;2;0).
6) Hacer clic en E2 en la hoja2, en Fórmulas/Biblioteca de funciones/Búsqueda y

referencia elija BUSCARV, en el asistente completamos en:
valor_buscado B2 (porque es el código del producto que estamos vendiendo)
matriz_buscar_en seleccionamos en la hoja1 desde A2 hasta D11 donde está el listado

de artículos
indicador_columnas 4 (porque el precio es la cuarta columna en el listado de la hoja1)
ordenado 0 (siempre es conveniente colocar en 0 para que encuentre los artículos

estén o no ordenados)
Presionamos aceptar y obtendremos la siguiente fórmula

=BUSCARV(B2;Hoja1!A2:D11;4;0).
7) En la Hoja2 hacemos clic en F2 e ingresamos =D2*E2 (cantidad vendida por

precio) y presionamos enter, ahora tenemos que aplicar la misma fórmula para el
resto de los artículos podés resolverlo empleando autollenado (seleccionamos la
celda que tiene la fórmula o función, posicionamos el puntero del mouse en el
ángulo inferior derecho de la celda, cuando vemos una cruz finita negra,
arrastramos el mouse hasta la celda que deseamos copiar la fórmula); ó con la
herramienta rellenar (seleccionamos la celda con la fórmula y las celdas de abajo,
y empleamos Inicio/Rellenar/Hacia abajo); ó también usando pegar (hacemos clic
en la celda con la fórmula, accedemos al comando Inicio/Portapapeles/Copiar,
seleccionamos las celdas donde queremos las fórmulas y en
Inicio/Portapapeles/Pegar elegimos Fórmulas); ó podríamos haber usado las
opciones de teclado (seleccionamos la celda y Copiar mediante CTRL+C, y luego
seleccionamos las celdas de abajo y Pegar utilizando CTRL+V); ó la última
alternativa mediante copiar y enter (seleccionar la celda con la fórmula, Copiar,
seleccionar las celdas donde queremos pegar las fórmulas y presionamos ENTER).
8) Hacemos clic en F12 (abajo del último total podemos colocarlo en otra celda si
deseamos), en Fórmulas/Biblioteca de funciones haga clic en Insertar función,
buscar la suma, en el asistente en el renglón número1 hacer clic en el ícono de la
flecha roja, clic en la hoja2 seleccionar desde F2 hasta F11 (donde están los
subtotales) volver a hacer clic en la flecha roja del asistente y presionar aceptar.
La fórmula será =SUMA(F2:F11) podés comparar con la tuya.
9) Presionamos el botón secundario (si tenés configurado para diestros tu mouse el
botón derecho) sobre la etiqueta Hoja1, elegimos Cambiar nombre, escribir
artículos y presionar enter, ahora sobre la etiqueta nueva botón derecho del
mouse y seleccionar color de etiqueta elegir el deseado; repetimos para la hoja2
sobre la etiqueta Hoja2, elegimos Cambiar nombre, escribir factura y presionar
enter, ahora sobre la etiqueta nueva botón derecho del mouse y seleccionar color
de etiqueta elegir el que más te guste.
¿Para qué se usan las funciones lógicas y cómo puedo

emplearlas?
Las funciones lógicas nos permiten conocer la relación entre las celdas,
valores constantes que ingresamos en las funciones y hasta tomar decisiones.
Funciones lógicas
Función Descripción
Si Es la principal función lógica, nos permite obtener diferentes resultados a
partir de una pregunta o Prueba Lógica.
Podremos obtener como resultado números, textos o fechas; por ejemplo a
partir del tipo de un cheque si tenemos que depositarlo o no; el tipo de
transporte dependiendo de la cantidad de personas, etc.
Verdadero Devuelve el valor verdadero, lo utilizamos generalmente dentro de otras
funciones.
Falso Retorna el valor falso, lo usamos combinado con otras funciones.

Y Nos devuelve verdadero si todas las preguntas o pruebas lógicas que
ingresamos son verdaderas.
Lo empleamos dentro de otras funciones, por ejemplo para saber si
aprobamos una materia al aprobar el 1° parcial y aprobar el 2° parcial.
O Obtenemos el valor verdadero si al menos una de las condiciones es
verdadera.
También es utilidad relacionado con otras funciones, por ejemplo si tenemos
colectivo o avión en un horario determinado podremos viajar.
Si.Error Devuelve verdadero si la función que le ingresemos devuelve un error.
Trabajaremos con esta función si necesitamos analizar funciones complejas.
El uso de funciones lógicas muchas veces está asociado a obtener valores que pueden
cambiar, de manera que nuestros libros se ajusten a las modificaciones y
automáticamente nos muestren los valores correctos.
Función Si Ejercicio paso a paso
1) Obtendrá el tipo de compra si las cantidades a pedir son mayores o iguales

a 10 realizaremos una compra por mayor, en caso contrario una compra por
menor.
Ingrese los siguientes valores en su hoja, seleccione la celda C2 donde desea
el resultado.
En Fórmulas/Biblioteca de funciones/Lógicas elija SI.
En el asistente de funciones en la ventana Argumentos de función cuenta con

tres renglones, en Prueba_lógica ingresará la celda donde están las cantidades
comparada con el valor 10, B2>=10, cuando sea verdadero Excel devolverá el
Valor_si_verdadero “Mayor”, cuando sea falso Excel nos mostrará el
Valor_si_falso “Menor”.
Complete los datos como los siguientes:
2) Presione Aceptar y podrá ver el resultado para la celda B2.

Ahora necesita aplicar la misma función al resto de las celdas de la lista,
seleccione todas las celdas donde quiere el resultado, en
Inicio/Modificar/Rellenar seleccione Hacia abajo.
El campo de uso de las funciones lógicas es muy grande ya que en muchas situaciones hay
decisiones que podemos configurar para hacer facilitar el armado de nuestros libros.
¿Cómo combino diferentes funciones en una sola?

Las funciones en forma individual dan solución a variadas situaciones, sin
embargo el mayor potencial lo podemos obtener al combinar las
funciones en otras nuevas, de esta forma se adaptarán mejor a nuestros
datos, y los resultados que necesitemos obtener.
Hay funciones que fueron creadas para utilizarlas en forma combinada

con otras; como la función Y que nos devuelve si todas las celdas cumplen con los
requisitos, por ejemplo supongamos que tenemos un listado de personas con idioma,
conocimientos de informática, manejo bancario, podemos crear una función SI que nos
devuelva “apto” en las personas que manejen idioma inglés, tengan conocimientos de
informática y manejo bancario; colocando en la Prueba lógica una función Y que analice
cada celda con el valor que necesitamos.
Para combinar funciones en el renglón del asistente tipeamos la función en

forma manual, o podemos seleccionar el nombre de la función del Cuadro
de nombres donde se encuentran las últimas funciones utilizadas.
Combinar funciones Ejercicio paso a paso
1) Suponga que tiene un listado de alumnos y notas, para aprobar la materia cada
alumno tiene que aprobar el 1° parcial y el 2° parcial, sino deberá rendir
recuperatorio.
Ingrese los valores en la hoja, haga clic en la celda que quiere los resultados D2,
en Fórmulas/Biblioteca de funciones/Lógicas elija SI.
Para aprobar cada alumno tiene que tener aprobados ambos, por tal motivo
tenemos que utilizar una función Y en la Prueba_lógica, seleccione el renglón y
haga clic en el Cuadro de nombres, seleccione la función Y. En el caso que no
esté en el listado haga clic en Más funciones… y elíjala.
2) Como las notas de los parciales se encuentran en las celdas B2 y C2

respectivamente, en Valor_lógico1 ingresamos B2>=4 para indicar que debe
tener una nota de 1° parcial mayor o igual a 4; y en Valor_lógico2 C2>=4 para el
segundo parcial-
Presione Aceptar.
3) Aparecerá una cuadro de diálogo que le informa que no ha terminado la

función, en la Barra de fórmulas ingrese luego de la función Y, cuando cierra el
paréntesis ;”Aprobado”;”Recuperatorio”) para indicar que si la función Y
devuelve verdadero quiere decir que tenía los dos parciales con nota mayor a 4 y
por tal motivo aprueba, en caso contrario tiene que rendir recuperatorio.
Presione ENTER.
La cantidad de funciones que podemos incluir depende del problema a solucionar,

podemos agregar una función SI que sume valores, devuelva la fecha de pago, etc.
Avanzado
Es factible combinar varias funciones de diferentes tipos en varios niveles,

imagine que al listado de notas le queremos agregar una columna con los
resultados del recuperatorio y otra columna que calcule el resultado final; de
manera que si el alumno obtiene 4 o más en el recuperatorio apruebe o, si tenía
los dos parciales aprobados también aprueba, en caso contrario deberá
recursar la materia. En este caso tenemos una función SI, que incluye una
función O, que además contiene una función Y, este tipo de situaciones se
llaman funciones anidadas.
Ingresamos la columna con las notas de recuperatorio y otra con

el resultado final, hacemos clic F2 y en
en
Fórmulas/Biblioteca de funciones/Lógicas
elejimos SI, en el renglón de Prueba_lógica seleccionamos
del Cuadro de nombres la función O.
En Valor_Lógico1 ingresamos la celda que tiene la nota del

recuperatorio y analizamos si aprobó, los valores son E2>=4.
Hacemos clic el renglón de Valor_lógico2, en el Cuadro de

nombres elegimos la función Y.
Para la función Y ingresamos las comparaciones para cada nota

de parcial en Valor_lógico1 B2>=4 y en Valor_lógico2 C2>=4,
presionamos Aceptar.
Excel nos mostrará una ventana donde le informa que la función

está sin terminar para que no olvidemos colocar en la Barra
de fórmulas ;”Aprobado”;”Recursa”), para
finalizar presionamos ENTER.
Debemos recordar Rellenar con la función para el resto de los

alumnos.
En el caso que necesitemos identificar más de dos alternativas podemos combinar una
función SI dentro de otra, se denominan Si anidados; por ejemplo imaginemos que
tenemos un listado con montos a pagar donde queremos determinar 3 niveles; los valores
hasta 1000 los pagaremos de contado, para los valores entre 1001 y 5000 con cheque; y
para los valores superiores a 5000 mediante interdepósito.
Ingresamos los conceptos, montos a pagar y forma de pago, seleccionamos la celda C2 y

en Fórmulas/Biblioteca de funciones/Lógicas elija SI, en el renglón de
Prueba_lógica ingresamos B2<=1000.En el argumento Valor_si_verdadero colocamos

Contado, ya que los montos hasta 1000 los pagaremos de contado.
Ahora analizaremos si el valor es menor a 5000 para pagar con cheque o en

caso contrario pagaremos mediante un interdepósito; por lo tanto en el
renglón de Valor_si_falso tenemos que ingresar otra función SI,
seleccionándola del Cuadro de nombre.
Necesitamos varios niveles y podemos lograrlo colocando una función SI dentro de otra.
En Prueba_lógica ingresamos B2<5000, en Valor_si_verdadero Cheque y

Valor_si_falso Interdepósito.
No preguntamos si es mayor o igual a 5000 porque no hay otra alternativa, directamente

colocamos interdepósito.
Podemos combinar funciones de cualquier tipo unas dentro de otras, esto nos permite
ampliar las posibilidades y funcionalidad de Excel.
Reserva en viajes turísticos internacionales Ejercicio integrador
Es el momento de practicar con ejercicios que integren los temas

trabajados hasta el momento, a continuación te ofrecemos varios ejercicios
que combinan las herramientas de este seminario, te invitamos a
resolverlos para que vos mismo puedas comprobar si entendiste los temas al resolver
las diferentes situaciones que te planteamos, éxitos!!
1) Cree una tabla que contenga los datos del ejemplo anterior.
2) En la columna C coloque a qué continente corresponde cada país.
3) En la columna D cree una fórmula que devuelva “mayor” cuando el

porcentaje sea mayor a 5 y menor en el resto de los casos.
4) En la columna E construir una fórmula que devuelva “categoría A” si el

valor es mayor a 10, “categoría B” si el valor está entre 5 y 10 y el país es
Americano, “categoría C” en el resto de los casos.
Resolución:
1) Ingresar los textos de los títulos y valores para las columnas A y B.
2) En C1 colocar Continente y escribir para cada país el continente al que pertenece.
3) En D1 escribir Mayores a 5. Hacer clic en D2 en Fórmulas/Biblioteca de
funciones/Lógicas elija SI. En el asistente de funciones en la ventana Argumentos
de función cuenta con tres renglones, en Prueba_lógica ingresará la celda donde

están las cantidades comparada con el valor 5, escriba B2>5, cuando sea
verdadero Excel devolverá el Valor_si_verdadero “Mayor” (escribir mayor),
cuando sea falso Excel nos mostrará el Valor_si_falso “Menor” (escribir menor).
Ahora tenemos que aplicar la misma fórmula para el resto de las celdas, podés
resolverlo empleando autollenado (seleccionamos la celda que tiene la fórmula o
función, posicionamos el puntero del mouse en el ángulo inferior derecho de la
celda, cuando vemos una cruz finita negra, arrastramos el mouse hasta la celda
que deseamos copiar la fórmula); ó con la herramienta rellenar (seleccionamos la
celda con la fórmula y las celdas de abajo, y empleamos Inicio/Rellenar/Hacia
abajo); ó también usando pegar (hacemos clic en la celda con la fórmula,
accedemos al comando Inicio/Portapapeles/Copiar, seleccionamos las celdas
donde queremos las fórmulas y en Inicio/Portapapeles/Pegar elegimos Fórmulas);
ó podríamos haber usado las opciones de teclado (seleccionamos la celda y Copiar
mediante CTRL+C, y luego seleccionamos las celdas de abajo y Pegar utilizando
CTRL+V); ó la última alternativa mediante copiar y enter (seleccionar la celda con
la fórmula, Copiar, seleccionar las celdas donde queremos pegar las fórmulas y
presionamos ENTER).
4) En E1 escribir Categoría. Tenemos que crear una función SI anidada porque
tenemos que devolver 3 alternativas (categoría A, categoría B y categoría C).
Hacer clic en E2 en Fórmulas/Biblioteca de funciones/Lógicas elija SI. En el
asistente de funciones en la ventana Argumentos de función cuenta con tres
renglones, en Prueba_lógica ingresará la celda donde están las cantidades
comparada con el valor 10, escriba B2>10, cuando sea verdadero Excel devolverá
el Valor_si_verdadero “Categoría A", cuando sea falso podemos estar entre la
categoría B y la C, para saberlo tenemos que volver a aplicar otra función SI, por lo
tanto hacemos clic en el renglón de Valor_si_falso y haga clic en el Cuadro de
nombres, seleccione la función SI. En el caso que no esté en el listado haga clic en
Más funciones… y elíjala. En prueba lógica colocamos Y(B2>=5;
B2<=10;C2="americano") hacemos clic en Valor_si_verdadero y escribimos
"Categoría B";luego clic en Valor_si_falso y escribimos "Categoría C", presionamos
aceptar. La fórmula que obtenemos en E2 debería ser =SI(B2>10;"Categoría
A";si(Y(B2>=5; B2<=10;C2="americano");"Categoría B";"Categoría C")). Ahora
tenemos que aplicar la misma fórmula para el resto de las celdas, podés
resolverlo empleando autollenado (seleccionamos la celda que tiene la fórmula o
función, posicionamos el puntero del mouse en el ángulo inferior derecho de la
celda, cuando vemos una cruz finita negra, arrastramos el mouse hasta la celda
que deseamos copiar la fórmula); ó con la herramienta rellenar (seleccionamos la
celda con la fórmula y las celdas de abajo, y empleamos Inicio/Rellenar/Hacia
abajo); ó también usando pegar (hacemos clic en la celda con la fórmula,
accedemos al comando Inicio/Portapapeles/Copiar, seleccionamos las celdas
donde queremos las fórmulas y en Inicio/Portapapeles/Pegar elegimos Fórmulas);
ó podríamos haber usado las opciones de teclado (seleccionamos la celda y Copiar
mediante CTRL+C, y luego seleccionamos las celdas de abajo y Pegar utilizando

CTRL+V); ó la última alternativa mediante copiar y enter (seleccionar la celda con
la fórmula, Copiar, seleccionar las celdas donde queremos pegar las fórmulas y
presionamos ENTER).
Revisar funciones con errores

Al incluir fórmulas y funciones a menudo cometemos errores, Excel nos muestra un
indicador para que sea más sencillo encontrar y solucionar los errores.
Indicadores de error
Indicador Significado
#¡VALOR! Utilizamos un operando incorrecto, por ejemplo al
multiplicar por una celda que contenga letras.
#¡REF! La referencia a la celda no es válida, cuando
eliminamos una hoja en una referencia externa por
ejemplo.
#¿NOMBRE? Escribimos un texto en una fórmula, un ejemplo es
cuando en una prueba lógica ingresamos texto.
#¡DIV/0! Estamos dividiendo por cero.
#¡NUM! Escribimos un número incorrecto, la función
esperaba un número y colocamos una fecha.
#N/A Los datos son insuficientes para realizar el cálculo,
cuando nos falta colocar algún valor en una función,
por ejemplo cuando en una función para buscar en
forma vertical ingresamos un código que no existe.
Datos útiles
###### indica que ingresamos un número o fecha cuyo ancho es mayor

al ancho de la celda, por lo tanto no puede mostrarlo, para solucionar el error
simplemente tenemos que hacer más ancha la columna.
En el libro donde encontramos un indicador de error accedemos a

Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Comprobación de errores.
En la ventana aparecerán las celdas con errores, al presionar Anterior y Siguiente

podemos ver cada error.
Para cada error contamos con Ayuda sobre este error directamente del sitio
web de Microsoft, si detectamos el motivo del error con Modificar en la barra
de fórmulas lo corregimos.
Hay situaciones donde no identificamos el error, usaremos Rastrear error para ver con
flechas de color rojo las celdas que generan el error. La celda donde comienzan las flechas
rojas es el motivo del error.
Rastremos errores con mediante Fórmulas/Auditoría de

fórmulas/Rastrear error.
Si modificamos la fórmula automáticamente desaparecerán las flechas rojas.
Para quitar las fechas azules de rastreo utilice el comando Fórmulas/Auditoría

de fórmulas/Quitar flechas.
Revisar errores es indispensable para lograr libros con fórmulas y funciones perfectas.
Encontrar las celdas usadas en una fórmula

Las fórmulas que contienen referencias a otras celdas, hojas o libros, que son utilizados
por muchas personas, o tienen una gran cantidad de datos; muchas veces requieren
seguimiento para comprobar que estamos incluyendo todas las celdas necesarias y que no
agregamos celdas incorrectas.
Seleccionamos la celda que tiene el

resultado, usamos
Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Rastrear precedentes, veremos con
flechas azules el primer nivel de celdas utilizadas, si presionamos
nuevamente Rastrear precedentes veremos un segundo nivel de flechas,
etc.
En el caso que quiera realizar el camino inverso, podemos seleccionar una celda y con
Rastrear dependientes veremos las celdas que utilizan el dato. Para eliminar
las flechas seleccionamos Quitar flechas.
En algunas fórmulas es interesante analizar paso a paso los resultados parciales que
componen un total; seleccionamos la celda con el resultado y en Fórmulas/Auditoria de
fórmulas elegimos Evaluar fórmula, con Evaluar obtendremos el resultado de cada
término (parte) de la fórmula.
Al presionar Paso a paso para entrar veremos la fórmula o función

relacionada y el valor actual. Al finalizar el análisis presionamos Cerrar.
El seguimiento no siempre está asociado a una fórmula errónea, sino a identificar los
elementos que agregamos en cada fórmula, quizás estamos sumando números y la
fórmula es correcta, pero sumamos gastos e ingresos y conceptualmente está mal; por lo
tanto el seguimiento nos permite analizar gráficamente las celdas utilizadas dentro de una
fórmula o función.
Avanzado
Cuando tenemos muchas fórmulas o funciones, o tienen una complejidad

elevada por el tipo de función o por la cantidad de celdas que incluye;
podemos utilizar el comando Fórmulas/Auditoría de
fórmulas/Ventana de inspección, obtendremos una
Ventana de inspección, al presionar Agregar inspección
podemos indicar la celda con la fórmula o función mediante Seleccione
las celdas cuyos valores desea inspeccionar, luego
presionamos Agregar.
Al repetir el procedimiento con otras fórmulas o funciones

podremos observar la Celda, Valor y Fórmula a medida
que cambiamos los valores en nuestra hoja.
Es recomendable que utilicemos Asignar nombre a un

rango o a las celdas para facilitar el seguimiento de las
fórmulas por nombre en lugar de referencia a la celda.
Resumen
En esta unidad explotamos la funcionalidad de las funciones, aprendimos a usar el
asistente de fórmulas y funciones, creamos rangos de datos para hacer más significativas
nuestras funciones, diseñamos funciones para buscar valores y funciones lógicas; luego las
combinamos en una sola celda.
Empleando los identificadores de error más frecuentes pudimos revisar las funciones y
solucionar los errores que podamos cometer.
Aplicando técnicas de auditoría sencilla de celdas, encontramos las celdas que empleamos
en una función o fórmula.
Si resolviste todos los ejercicios te invitamos a pasar a la unidad siguiente donde

trabajaremos con varias técnicas para mostrar los resultados obtenidos.

Funciones: Unidad 3

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Unidad 3

· 48 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Relación con otras Unidades

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 49 ·

Función para realizar

¿Para qué se usan las

Revisar funciones con

Encontrar las celdas

· 50 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Excel en la ficha Fórmulas nos provee la Biblioteca de funciones donde

1) Seleccione la celda en la que desea el resultado.

2) En la ventana de Argumentos de función ingrese las celdas, o puede

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 51 ·

Cuando seleccionamos alguna celda que tiene un formato que no

· 52 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Al agregar un nombre a un rango de celdas podemos indicar el Ámbito en el que estará

Otra forma de definir nombres es seleccionar las celdas con los

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 53 ·

Si definimos los nombres utilizando Crear desde la selección no

En el futuro podemos indicar las celdas utilizando su nombre, ahorrando el tiempo y

También podemos asignarles nombres a las celdas individuales, una

Tanto los nombres de los rangos

· 54 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Costo y precio de artículos Ejercicio integrador

Practicamos con tablas y funciones.

1) Ingrese en Excel: Fecha, Tipo de producto, Artículo, Cantidad,

2) Agregue valores de 5 productos.

4) En la columna F obtenga el Precio si al Costo le aumentamos el 35%.

5) En la hoja 2 obtenga el total de las cantidades, que se actualice

6) Busca la función que deberías emplear para obtener el mayor (o máximo)

7) ¿Y para el menor? crear también la fórmula en la hoja2.

1) Ingresar los textos de los títulos.

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 55 ·

Pegar utilizando CTRL+V); ó la última alternativa mediante copiar y enter

· 56 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Función para realizar búsquedas en la planilla

A partir de un listado origen, crearemos una función que al indicar el

1) En la Hoja1 ingrese los valores de su listado origen,

Haga clic en la celda C4, donde quiere el

En Valor_buscado ingrese la celda B4

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 57 ·

3) Haga clic en Matriz_buscar_en, ahora debe indicar la ubicación de las celdas

· 58 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

4) Presione Aceptar y podrá ver el resultado para la celda C4.

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 59 ·

5) Utilice Rellenar para aplicar la misma función al resto de los valores.

El Valor_buscado debe ser único, no se puede repetir, porque si hay

En Ordenado siempre es conveniente colocar falso, ya que si

· 60 · Prof. Ing. Lorena Carballo ·

Si en lugar de buscar valores en forma vertical (por columna), necesitáramos

Practicamos con funciones.

1) Imagina que tenemos un listado de artículos en la Hoja 1 de

2) Agrega al menos 10 productos completando todos los datos.

3) En la Hoja 2 armaremos nuestra factura, ingresamos los títulos en la

4) En la Hoja 2 completa con fechas, códigos de artículo y cantidades. El resto

5) Usando la fórmula de búsqueda trabajada en el seminario anteriormente a

6) Emplear la misma fórmula para conseguir el precio, tener cuidado que

7) Calcular el subtotal para cada renglón.

8) Obtener el total general de la factura.

9) Cambiar el color de la etiqueta de las hojas y colocarles un nombre más

· Prof. Ing. Lorena Carballo · 61 ·

1) Ingresar los textos de los títulos.

valor_buscado B2 (porque es el código del producto que estamos vendiendo)